Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis. Informatiebeleidsplan

Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis

Informatiebeleidsplan 2009-2012

Oktober 2008

Inhoud Informatiebeleidsplan 2009-2012 ............................................................................................. 1 1. Inleiding ........................................................................................................................ 3 1.1. Doel........................................................................................................................ 3 1.2. Reikwijdte ............................................................................................................... 3 1.3. Indeling................................................................................................................... 3 1.4. Aansluiting bij het ICT register van DEN ....................................................................... 4 2. Over het IISG ................................................................................................................. 6 2.1. Missie ..................................................................................................................... 6 2.2. Doelgroep ................................................................................................................ 6 2.3. Rol van informatie en ICT .......................................................................................... 6 2.4. Ambities 2007-2010 .................................................................................................. 7 3. Omgevingsanalyse ........................................................................................................... 9 3.1. KNAW ..................................................................................................................... 9 3.2. Wetenschappelijk onderzoek..................................................................................... 10 3.3. Archief .................................................................................................................. 10 3.4. Bibliotheekwereld ................................................................................................... 12 3.5. Beeld en Geluid ...................................................................................................... 12 3.6. Digitale duurzaamheid ............................................................................................. 13 3.7. EU Digital Libraries Initiatives ................................................................................... 13 4. Huidige situatie en wensen voor de toekomst .................................................................... 14 4.1. ICT basisvoorzieningen ............................................................................................ 14 4.2. Onderzoek ............................................................................................................. 17 4.3. Verzamelingen ....................................................................................................... 18 4.4. Wetenschappelijke dienstverlening ............................................................................ 21 4.5. Bedrijfsvoering ....................................................................................................... 25 4.6. Inwonende instellingen ............................................................................................ 26 5. Beleidsuitgangspunten ................................................................................................... 28

Versiebeheer Versie 1

Juli 2008

Versie 2

Augustus 2008

Versie 3

Oktober 2008

Opgeleverd als resultaat van het IDI project (Subsidie: Digitaliseren met beleid). Interne circulatie: IISG-hoofden van afdelingen en taakgroepen, KNAW, Persmuseum, HSN, Aksant, Sephis, ReclameArsenaal, VKS, IIAV Definitieve versie 2008 Plaatsing op Intranet Openbare versie 2008 (voor publicatie op DEN website en externe verspreiding)

[2]

1.

Inleiding

1.1. Doel In de strategienota 2007-2010 van het IISG speelt de informatie en communicatietechnologie (ICT) een belangrijke rol bij het realiseren van de strategische voornemens. Het hier gepresenteerde informatiebeleidsplan (IBP) brengt de belangrijkste consequenties van deze strategische voornemens in kaart en formuleert de ambities en beleidsuitgangspunten voor de informatisering en automatisering van het instituut. Het geeft de kaders aan voor de verdere ontwikkeling van de binnen het IISG aanwezige informatiesystemen, waarvan een aantal inmiddels aan vernieuwing toe is. Het resulterende projectenprogramma vormt de basis voor de ICT investeringsplanning 20092012 (Bijlage bij het IBP).

1.2. Reikwijdte In de onderstaande paragrafen informatiebeleid worden gesteld.

wordt

aangegeven

welke

grenzen

er

aan

dit

Wat staat er wel in het IBP In het informatiebeleidsplan wordt gekeken naar de huidige situatie: wat is de staat van automatisering en informatisering bij het IISG en waar liggen de knelpunten? Daarbij wordt ook vastgesteld welke verwachtingen er leven over de wijze waarop in de toekomst ICT de werkprocessen kan ondersteunen en innoveren. Het informatiebeleidsplan wil de knelpunten oplossen en de toekomstvisie realiseren. Daarbij zal worden ingegaan op de relevante (technologische) ontwikkelingen in de wetenschappelijke informatievoorziening, zodat het IISG optimaal kan inspelen op de faciliteiten en infrastructuren in wording, zowel in binnen- als buitenland. Verbetering en vernieuwing van de informatisering zal via een projectmatige aanpak worden gerealiseerd. Hiertoe wordt in dit IBP een projectenprogramma geformuleerd, dat voortvloeit uit de gemaakte analyse.

Wat staat er niet in het IBP In de huidige situatie maakt het IISG gebruik van verschillende informatiesystemen. Het is niet vanzelfsprekend dat het verbeteren of uitbreiden van bestaande informatiesystemen leidt tot een verbetering van de situatie of een aansluiting op de toekomst. De bestaande informatiesystemen vormen daarom ook niet het uitgangspunt. Ook de huidige organisatorische inbedding van de verschillende taken in afdelingen is niet als uitgangspunt genomen, hoewel bij de analyse van de werkprocessen de huidige organisatie van taken wel als aangrijpingspunt heeft gediend. Voor de verbetering en vernieuwing van de automatisering en informatisering wordt uitgegaan van de werkprocessen: de primaire (of kern) processen en de secundaire (of ondersteunende) processen. De organisatorische implicaties voor de afdeling Digitale Infrastructuur krijgen de nodige aandacht, maar vormen geen integraal onderdeel van het resulterende projectenprogramma. De directie van het IISG zal erop toe zien dat personele en organisatorische aanpassingen doorgevoerd worden langs de daartoe geëigende wegen (via P&O competentietraject, enz.).

1.3. Indeling In de volgende twee hoofdstukken wordt het kader geschapen waarbinnen het informatiebeleid zich afspeelt. In hoofdstuk 2 wordt de organisatorische context beschreven en worden de ambities van de Strategienota van het IISG besproken die gevolgen hebben voor het informatiebeleid. Hoofdstuk 3 beschrijft de omgeving waarin [3]

het IISG opereert en geeft een analyse van de voor het instituut relevante ontwikkelingen binnen het wetenschappelijke informatiedomein. In hoofdstuk 4 vindt een analyse plaats van de huidige situatie. Hierin wordt vastgesteld welke belangrijkste knelpunten en kansen er op dit moment zijn met betrekking tot de ICT basisvoorziening en de informatisering van de werkprocessen. Deze aandachtspunten zijn geïnventariseerd op basis van interviews met medewerkers in de organisaties. Vervolgens worden, voor elk van de genoemde aandachtspunten, de gewenste ontwikkelingen en bijbehorende beleidsuitgangspunten geschetst. De indeling van dit hoofdstuk volgt grotendeels de indeling in deelgebieden zoals deze ook in de strategienota is gekozen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

ICT basisvoorzieningen Onderzoek Verzamelingen Wetenschappelijke dienstverlening Bedrijfsvoering Inwonende instellingen

Om de eenduidigheid van de beleidsuitvoering te bevorderen, worden in hoofdstuk 5, de beleidsuitspraken en keuzes uit voorgaande hoofdstukken samengevat in hoofdgroepen. Deze hoofduitgangspunten bepalen de kaders van het informatiebeleidsplan. Het projectenprogramma 2009-2012 dat de gewenste voorzieningen (infrastructuren, faciliteiten, enz.) en de beleidsuitgangspunten uitwerkt in een concreet actieplan voor de komende 4 jaar, vormt een apart hoofdstuk. Dit stuk zal regelmatig aangepast worden en vormt een losse bijlage van het informatiebeleidsplan. Tijdens de uitvoering van het programma zullen er op verschillende terreinen meer gedetailleerde projecten en beleidskaders ontwikkeld worden. De uitgewerkte beleidskaders die hier uit voort komen (bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering van collecties) zijn aanvullend op het IBP en randvoorwaardelijk voor de verdere uitvoering van projecten.

1.4. Aansluiting bij het ICT register van DEN De doelstellingen van het IISG zoals deze in dit informatiebeleidsplan zijn verwoord, maken het gebruik van gestandaardiseerde technologie noodzakelijk. Samenwerking door informatie te delen, een Open Architectuur en duurzame opslag van informatie zijn daarvan de belangrijkste voorbeelden. Door middel van het ICT register wordt door DEN deze standaardisering nagestreefd. Het IISG onderkent dat een aansluiting bij de standaarden die door dit register worden omschreven noodzakelijk zijn om haar doelstelling te realiseren. Het IISG formuleert na analyse van de huidige situatie en de toekomstwensen een vijftal hoofduitgangspunten voor het informatiebeleid, een uitgebreid projectenprogramma voor de periode 2009-2012 en een aantal hieruit voortvloeiende organisatorische consequenties die de gewenste situatie zullen realiseren. Deze hebben direct verband met de standaarden in het ICT register. In deze paragraaf worden deze verband omschreven met gebruikmaking van de codering die in het ICT register wordt gehanteerd. Onderhavig Informatiebeleidsplan en bijhorende Digitaliseringsplan zijn opgesteld, zoals in het ICT register wordt voorgesteld (A.01: informatiebeleidsplan en B.01: digitaliseringsplan). Voor standaarden met betrekking tot digitalisering van collectieonderdelen (C.01: voorbereiding fysieke collecties en C.02: vervaardiging) wordt verwezen naar het Digitaliseringsplan. Beschrijvingen van de collectie (C.03) worden van oudsher gedaan volgens internationale normen zoals ISBD (C.03.01.03.02) en MARC (C.03.01.03.01). Archiefbeschrijvingen zijn opgeslagen in EAD (c.03.01.04.01). Hierin komt naar aanleiding van dit plan geen verandering. Informatie wordt opgeslagen (C.04) in relationele database systemen werkend met SQL (C.04.01.01.01). Het zoekplatform “search” dat is ontwikkeld en verder zal worden verfijnd is geheel gebaseerd op XML (C.02.01.01.10) en UNICODE (C.06.02.01.01). [4]

Hiervoor zijn zowel de archiefbeschrijvingen in EAD als de titelbeschrijvingen in XML beschikbaar. Dit is vastgelegd in Uitgangspunt U3: Open Architectuur en wordt gerealiseerd in het Programma Verzamelingen Vooruit van het IBP projectenprogramma. In het informatiebeleid zal worden nagestreefd dat de informatie ook met behulp van OAI-PMH (C.05.02.01.01) beschikbaar wordt gesteld. Ook dit ligt vast in uitgangspunt U3: Open Architectuur. Momenteel wordt al gebruik gemaakt van Z39.50 (C05.01.01.01). Waar nodig zal het IISG zelf extra interoperabiliteit (C.08) realiseren door webservices te ontwikkelen volgens open standaarden voor Webservices. In de projecten uit het programma Verzamelingen Vooruit en het programma Vernieuwing Websites worden collectiematerialen gepresenteerd (C.06). De verbeteringen die aan deze informatiesystemen worden doorgevoerd worden volgens de nieuwste technologie gerealiseerd. Hierdoor wordt informatie en vormgeving gescheiden. Er zal ook gebruik gemaakt worden van een CMS (C.04.02.03.01) en web2.0 technologie. Het realiseren van een informatiesysteem waarmee digitale duurzaamheid (C.09) wordt gerealiseerd is een van de speerpunten in het IISG-beleid. Hiervoor wordt het project voor de ontwikkeling van een Trusted Digital Repository op van basis van OAIS (C.09.01.01.01) uitgevoerd.

[5]

2.Over het IISG 2.1.

Missie Het kader van de instituutsactiviteiten wordt bepaald door wat sinds 1935 statutair de taak van het IISG vormt: “het bevorderen der kennis en der wetenschappelijke studie van de nationale en internationale sociale geschiedenis in de uitgebreidste zin” door het bijeenbrengen en toegankelijk maken van een verzameling en het verrichten of doen verrichten van onderzoek op sociaal-historisch terrein. De verzameling, het onderzoek en de wetenschappelijke dienstverlening ondersteunen elkaar en maken het IISG aantrekkelijk voor zijn gebruikers wereldwijd.

2.2.

Doelgroep Wetenschappelijke onderzoekers en historici in het bijzonder, vormen de primaire doelgroep van het IISG.

2.3.

Rol van informatie en ICT In het kader van het IBP is het van belang onderscheid te maken tussen informatie die een rol speelt bij de kerntaken van het instituut (verzameling, onderzoek en wetenschappelijke dienstverlening) en informatie die een rol speelt bij de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld de personeelsadministratie).

Informatie voor de kerntaken

In de strategienota is sprake van verschillende vormen van digitale informatie die betrekking heeft op het sociaaleconomisch historisch bedrijf. Het gaat hierbij om de volgende informatie: Born-digital archieven Gedigitaliseerde collecties Bibliografische databases Data-hubs (omvangrijke metabronnen voor het historisch onderzoek) Academische e-publicaties (e-pubs op website; IRSH back-issues en TSEG) Webcontent Deze informatie wordt geproduceerd, beheerd en gebruikt in informatiesystemen. Dankzij het in de strategienota vermelde streven om deze informatiesystemen web-based aan te bieden, wordt het gebruik van deze informatiesystemen wereldwijd mogelijk voor alle onderzoekers. In de strategienota worden de volgende soorten informatiesystemen genoemd: zoeksystemen (catalogi) collaboratories data-hubs Trusted Digital Repository (TDR) Portals/websites Hiervoor zijn specifieke softwarematig.

technische

infrastructuren

nodig,

zowel

hardware

als

Informatie voor de bedrijfsvoering Behalve voor de geschiedbeoefening zijn ook voor het voeren van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering informatiesystemen van belang. Er is bijvoorbeeld de personeelsadministratie, financiële administratie, postafhandeling, urenregistratie en het relatiebeheer.

[6]

Daarnaast wordt door alle medewerkers kantoorautomatisering gebruikt, zoals de Microsoft Office Suite en Exchange. Intranet wordt gebruikt voor de interne communicatie en toegang tot interne diensten (supportsysteem, zaalreserveringssysteem, enz.).

2.4.

Ambities 2007-2010 Het IISG verricht vooraanstaand onderzoek op het gebied van „global labour and economic history‟. De beoogde historische analyse van wereldwijde ontwikkelingen, kan worden gerealiseerd met behulp van grote hoeveelheden geautomatiseerd vergelijkbare historische data. Deze worden datahubs of metabronnen genoemd. Het IISG beoogt de afstemming tussen historici wereldwijd over de opzet van deze metabronnen mogelijk te maken met web based hulpmiddelen waarmee onderling eenvoudig kan worden samengewerkt. Deze hulpmiddelen worden collaboratories genoemd. De metabronnen worden verzameld en bewaard. Het zijn dynamische dataverzamelingen in de zin dat er continu aan gewerkt wordt (data toevoegen, data schonen, algorithmes voor dataschattingen verbeteren, datastandardisatie, enz.). Bij gebruik van metabronnen voor onderzoek, wordt gewerkt met datasetversies. Versiebeheer en de reproduceerbaarheid van datasetversies zijn cruciaal voor het wetenschappelijke verificatieproces. Metabronnen worden ook steeds vaker onderling gekoppeld en vergelijkbaar gemaakt om correlaties mogelijk te maken. Daarnaast zou bij de ontsluiting en de presentatie van de metabronnen, idealiter ook relaties gelegd moeten kunnen worden met andere onderdelen uit de eigen collecties en collecties elders (illustraties, archieven, wetenschappelijke publicaties). Om dit allemaal te verwezenlijken dient een „global datahubs‟ infrastructuur ingericht te worden. Het materiaal dat het IISG verzamelt, wordt in toenemende mate digitaal geproduceerd (born-digital). Internet vormt een belangrijk communicatiekanaal voor materiaal dat het IISG beoogt te verzamelen. Daarbij beperkt het IISG zich tot primair materiaal dat niet al verzameld wordt in het kader van andere initiatieven voor digitale bewaring, zoals The Internet Archive en webarchivering door nationale bibliotheken. De focus ligt ook meer op niet-openbare informatie (wat zich op Intranet niveau afspeelt binnen een organisatie). Om het verzamelen en bewaren van dit materiaal mogelijk te maken dient een digitaal magazijn ingericht te worden met gedifferentieerde inname procedures, bewaar regimes, en conserveringstrategieën: het Trusted Digital Repository (TDR). De potentieel grote hoeveelheid informatie die digitaal op het IISG afkomt, maakt dat nog bewuster moet worden gekeken hoe, binnen de beperkte financiële kaders, het materiaal te bewerken en bewaren. Enerzijds wil het IISG dit bereiken door zich steeds meer op de eigen niche te richten en aansluiting te zoeken bij verwante collectievormende netwerken (zoals IALHI) om zodoende gezamenlijk een virtuele collectie te vormen (Global Labour History). Anderzijds biedt ICT, in het bijzonder de nieuwe semantische web technologieën en de krachtige zoektechnieken (data en text-mining) nieuwe ongekende mogelijkheden om digitale informatie beter toegankelijk en bruikbaar te maken. Daartoe zal het IISG aansluiting zoeken bij relevante ICT onderzoeknetwerken (zoals de OCLC-RLG research programs en de CATCH programma‟s). Daarnaast zal de opslag in de fysieke magazijnen (voor de opslag van het papieren en ander analoge materiaal) blijven groeien in een stevig tempo (1000m per jaar), zeker de komende 15 à 20 jaar. In enkele gevallen zullen specifieke collectieonderdelen moeten worden gedigitaliseerd en (fysiek) afgestoten (bijvoorbeeld het AV-materiaal). Het digitale substituut moet dan wel duurzaam worden bewaard in het TDR. In andere gevallen zal digitalisering pro-actief plaatsvinden, om de toegankelijkheid van de collecties te vergroten (zie het Digitaliseringsplan). De komende jaren gaan veel medewerkers met pensioen. De kennis die zij hebben over de collectie is van grote waarde, maar niet altijd goed vastgelegd. Dit moet alsnog gebeuren. Het is de verwachting dat de inzet van Web 2.0 technieken (waaronder “tagging”) dit kan vergemakkelijken. Het ontsluiten van de collectie is tot nu toe beperkt gebleven tot eenrichtingsverkeer van het IISG naar zijn publiek. Het publiek verwacht steeds meer ook zelf een bijdrage te kunnen leveren, of interactief gebruik te maken van de catalogus en de inventarissen. Deze trend zal zich vertalen in het opbouwen van communities (bv. Vrienden van het IISG) en nieuwe manieren om externe expertise over de collecties af te tappen via Internet. Om de beschikbaarstelling van catalogus en collectie snel te kunnen aanpassen aan de wensen van gebruikers in de toekomst, is flexibele ICT noodzakelijk. [7]

Ook het zoekgedrag van de gebruiker verandert: hij gaat niet meer naar de website van een instelling die relevante informatie beschikbaar zou kunnen hebben (bijvoorbeeld “Het IISG”), maar naar het platform waarmee hij de informatie denkt te kunnen vinden (bijvoorbeeld Google of WorldCat). Dit betekent dat het IISG flexibel moet kunnen zijn in het publiceren van de metadata op het platform dat op dat moment het meest aansluit bij de verwachting en het zoekgedrag van de gebruiker. Door digitalisering, zullen naar verwachting de verschillen tussen ontsluiting en beheer van de verschillende materiaalsoorten in de collectie (beeld en geluid, archief, publicaties) afnemen. De werkzaamheden binnen de afdeling Verzamelingen en de ondersteunende ICT hulpmiddelen kunnen daarom steeds beter worden geüniformeerd en op elkaar worden aangesloten. De vraag naar infrastructuur en ondersteuning door inwonende instellingen voor hun primaire processen neemt ook toe. De VKS moet vanuit zijn taakstelling (ondersteuning aan wetenschappers die experimenteren met nieuwe manieren van onderzoek doen en met nieuwe vormen van samenwerken en communiceren), in de voorhoede van innovatieve ICT toepassingen opereren. De HSN heeft sinds de jaren ‟80 een aanzienlijke dataverzameling op het gebied van historische demografie opgebouwd, die nodig gemigreerd moet worden naar een modern en toereikend ICT platform. Het Persmuseum heeft ambities op het gebied van interactieve collectiepresentaties en virtuele tentoonstellingen.

[8]

3.Omgevingsanalyse De omgeving waarin het IISG opereert en de trends die zich in deze omgeving voordoen worden in dit hoofdstuk geanalyseerd ter ondersteuning van de keuzes die het instituut moet maken in zijn informatiebeleid.

3.1.

KNAW In de onmiddellijke organisatorische nabijheid van het IISG bevindt zich de KNAW. Uiteraard vindt, waar mogelijk en nodig, met deze koepelorganisatie van het IISG, regelmatig afstemming en overleg plaats op het gebied van ICT en de informatievoorziening (I&A platform; werkgroep collectiebeleid; digitale duurzaamheid; enz.).

Basisdiensten

De KNAW verzorgt een aantal basisdiensten voor haar instituten. Het IISG maakt hier momenteel beperkt gebruik van: de toegang van het IISG-LAN tot het internet is via de KNAW-ring geregeld; via de KNAW maakt het IISG gebruik van de diensten van SURF, zoals bijvoorbeeld de licentiering van software; via de KNAW plaatst het IISG eigen hardware (colocatie) bij SARA voor back-up. KNAW heeft meer ambities in deze richting, voornamelijk het centraal afnemen of aanbieden van basisproducten en diensten in het gemeenschappelijke belang van de instituten (bijvoorbeeld centrale data opslag). Volgens het beleidsplan I&A 2007-2010 van de KNAW staat de grootschalige vernieuwing van de ICT infrastructuur voor netwerk en kantoorautomatisering op de prioriteitenlijst 2007. I&A wil volledige ondersteuning van kantoorautomatisering, systeembeheer, netwerkbeheer, webhosting en databasebeheer, werkplekondersteuning en aanschaf en beheer van hardware en software aan de instituten kunnen bieden. Door de schaalvergroting die binnen het KNAW-verband kan worden bereikt, kan men ervan uit gaan dat de dienstverlening per saldo goedkoper zal zijn dan wanneer het „in huis‟ gebeurt. Het is daarom de moeite waard om in het kader van de heroriëntatie van het ICT beheerbeleid van het IISG (zie 4.1), de mogelijkheden te verkennen van uitbesteding van de basisdiensten in KNAW verband.

Primaire processen: kerntaken

Daarnaast heeft de KNAW een aantal initiatieven ontplooid voor de inrichting van centrale diensten op het gebied van de primaire werkprocessen van de instituten (onderzoek, collecties en wetenschappelijke dienstverlening): 1) afspraken met OCLC-PICA (in 2006) voor afname van bibliotheekdiensten, zoals Picarta en gebruik van GGC. Het IISG neemt geen deel in de GGC maar stelt Picarta wel beschikbaar aan de eigen gebruikers en maakt (beperkt) gebruik van het NCCIBL-systeem. 2) toegang tot wetenschappelijke content, bijvoorbeeld Science Direct van ESP, aan medewerkers van de KNAW. 3) inrichting van een repository (e-Prints) voor toegang tot wetenschappelijke publicaties van de KNAW instituten. De KNAW participeert in UKB, SURF en NCDD en vertegenwoordigt de belangen van de KNAW instituten in deze fora voor de landelijke wetenschappelijke informatievoorziening.

Secundaire processen: bedrijfsvoering

Tenslotte zorgt de KNAW voor de aanschaf en het beheer van een aantal centrale bedrijfsvoeringproducten en systemen, op het gebied van personele en financiële zaken. Daarnaast ligt de nadruk op management informatie, zoals de inrichting van METIS voor een uniforme registratie van de wetenschappelijk output. De KNAW onderzoekt momenteel de invoering van nieuwe systemen voor de urenregistratie, het relatiebeheer en voor interne en externe communicatie (intranet en website). Voor de instituten die gebruik willen maken van deze concernsystemen is het van belang om inspraak te hebben in de KNAW besluitvorming. Dit geldt ook voor het IISG. Uit het Beleidsplan I&A 2007-2010 van de KNAW wordt duidelijk dat de KNAW in de komende jaren flink wil investeren in ICT infrastructuurvernieuwing voor de centrale [9]

bedrijfsvoering van het Bureau maar ook in schaalvergroting ter ondersteuning van de instituten. Voor het IISG biedt het kansen maar ook bedreigingen: kansen om de eigen ICT basisvoorzieningen over te dragen aan de KNAW, bedreigingen door de toenemende controle en rigiditeit die centralisatie altijd met zich meebrengt.

3.2.

Wetenschappelijk onderzoek Ten aanzien van de informatie die door onderzoekers wordt geproduceerd zijn in het kader van dit IBP de volgende initiatieven van belang: DANS (Data Archiving and Networked Services) is een samenwerkingsverband tussen NWO en de KNAW. DANS heeft een landelijke taak voor de opslag en blijvende toegankelijkheid van onderzoeksgegevens (datasets) in de alfa- en gammawetenschappen. Het deponeren van datasets bij DANS wordt in toenemende mate en meer structureel afgedwongen, door het verplicht te stellen als conditie bij toekenning van NWO en KNAW onderzoeksubsidies. SURFshare, voortgekomen uit het programma DARE, is een initiatief van SURFfoundation. Doel is een infrastructuur van academische repositories op te bouwen die de online toegankelijkheid van de wetenschappelijke output (met name artikelen) kan vergroten (Open Access). KNAW participeert in deze landelijke programma's en beheert NARCIS, de portal voor wetenschappelijk onderzoek in Nederland. In dit kader wordt ook gewerkt aan de ontwikkeling van DAI (Digital Author Identifier). Daarnaast worden experimenten uitgevoerd met de opzet van collaboratories. Het IISG sluit zoveel mogelijk aan op de infrastructuur in wording en participeert in SURFshare met het HubLab project (online samenwerking voor wereldwijde gegevensverzameling in de sociale en economische geschiedenis). DRIVER is een project om de infrastructuur van repositories, waarvoor DARE model staat, op Europees niveau te realiseren. SURF participeert in DRIVER. Het project is toonaangevend voor wat betreft standaarden en best practices en speelt een invloedrijke rol in de e-Infrastructures strategie van de Europese Commissie. De ambities van het IISG sluiten nauw aan op bovenstaande initiatieven. Het instituut wil een wereldwijde infrastructuur van data-hubs realiseren, en DANS, SURFfoundation en DRIVER worden daarbij gezien als belangrijke samenwerkingspartners. Het is echter van belang te benadrukken dat de ontwikkeling van de infrastructuur niet het doel is, maar een middel. Voor het IISG staat het bouwen aan global communities op het eigen vakgebied voorop (collaboratories van dataverzamelaars, gebruikers van archiefcollecties, onderzoekers van labour studies, netwerken van archiefvormers, enz.). Met inzet van ICT, kunnen deze gemeenschappen nu ook fungeren als virtual communities en zowel elektronisch (via portals) als fysiek (via conferenties e.a. bijeenkomsten) nauw met elkaar samenwerken, informatie delen en daardoor productiever en creatiever opereren. In dit kader, streeft het IISG naar samenwerking met de Virtual Knowledge Studio (VKS), een KNAW-instituut dat zich ontwikkelt als expertisecentrum voor community building in de geesteswetenschappen. De inhuizing van de VKS in het IISGgebouw in 2005 werd destijds dan ook gezien als katalysator voor toekomstige samenwerking en synergie. Inmiddels is VKS betrokken bij IISG projecten zoals Global Hubs for Global History, Hublab en bij nieuwe projectaanvragen (HITIME en CLIO-infra).

3.3.

Archief Registers van particuliere archieven Er is een hernieuwde belangstelling bij overheidsarchieven om particuliere archieven te bewaren, als aanvullend bronnenmateriaal voor een meer volledige weergave van de samenleving. Het Centraal Register Particuliere Archieven (CRPA) van het Nationaal Archief en het Bedrijfsarchieven Register van het NEHA (BARN) zijn niet meer operationeel, maar dergelijke landelijke overzichten zijn weer actueel en haalbaar door toepassing van Internettechnologie.

[10]

Het IISG, dat zelf aanzienlijke hoeveelheden (Nederlandse) particuliere archieven beheert, kan bijdragen aan de digitalisering van landelijke registers, in samenwerking met het Nationaal Archief en het NBA. Daarbij zijn methoden en technieken van belang voor: 1. 2.

de unieke identificatie van een particulier archief (individu, organisatie, bedrijf) de (transparante) doorverwijzing naar het betreffende (digitale) archief

Overheidsdata en HSN Bij de overheid, de zorg sector, de rechtspraak, enz. worden vele hoeveelheden dossiers, documenten en data geproduceerd, zoals basisregistraties van personen, gebouwen, adressen, inkomens en vermogens, de basiskaart van Nederland, patiëntendossiers, kinddossiers, enz. Deze bronnen worden steeds meer in samenhang geïnformatiseerd: GBA-gegevens en kinddossiers en strafdossiers worden aan elkaar gekoppeld en samengebracht in één informatieketen. Voor de studie van deze gegevens in historisch perspectief (bijvoorbeeld aan de hand van de levenslopen) speelt HSN een belangrijke rol. HSN verzamelt deze gegevens uit registers in Nederlandse archiefdiensten en voor burgerlijke stand gegevens sinds 1811 maakt HSN onder andere gebruik van de GENLIAS database. Het IISG wil samen met HSN de diensteninfrastructuur rondom deze databases vernieuwen en het beheer ervan organisatorisch inbedden. Dit traject moet zijn beslag krijgen in de komende beleidsperiode. EAD-beschrijvingen Het IISG staat bekend als koploper in Nederland met het toepassen van EAD (Encoded Archival Description) . De inmiddels talrijke en omvangrijke EAD bestanden staan op de IISG website en zijn full-text doorzoekbaar, samen met de titelbeschrijvingen van gedrukt materiaal en beschrijvingen van beeld- en geluidmateriaal, via de Search dienst. Ook hiermee loopt het IISG voorop. Deze (rijke) metadata moeten nog via “harvesting” technieken (bv. OAI-PHM) in andere zoek-omgevingen aangeboden worden, zoals WorldCat, Europeana (EDL), Labour History Portal, enz. Het is ook van belang om de EAD-beschrijvingen beter te benutten op het web (door middel van social tagging), beter te presenteren en te linken met de scans van archiefstukken. Metamorfoze Metamorfoze is het Nationaal Programma voor het Behoud van het Papieren Erfgoed, een samenwerkingsverband tussen de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief. Het programma is een initiatief van het Ministerie van OCW. Metamorfoze werkte eerst met microverfilming, maar is onlangs overgegaan op behoud door digitalisering. Het programma werkt met matching van de projectkosten: de instellingen dragen zelf 30% bij, de overige 70% van de kosten wordt door Metamorfoze gefinancierd. Moederbestanden (microfilms en/of digitale master-files) worden door Metamorfoze zelf duurzaam opgeslagen. In het kader van dit programma neemt het IISG al jaren deel aan twee projecten: „Literaire collecties‟ en „Internationaal waardevolle collecties‟. O.a. de archieven Franc van der Goes, Pieter Jelles Troelstra, SDAP (deels) en Max Nettlau zijn verfilmd; de films zouden gedigitaliseerd kunnen worden. Momenteel wordt het archief Dora Russell voorbereid op verfilming; het IISG zal van de film een gebruikskopie in digitale vorm krijgen (2008-2009). De aanvraag voor het archief Ferdinand Domela Nieuwenhuis, dat direct gedigitaliseerd zal worden (2009-2010) is onlangs gehonoreerd. Het IISG zal de gebruikskopieën direct via het web toegankelijk maken, en de masterfiles zelf opslaan. Voortzetting van de samenwerking met Metamorfoze ziet het IISG als zinvol, omdat hiermee extra middelen beschikbaar zijn voor het behoud van de eigen collecties. Internationale samenwerking Het IISG wordt in toenemende mate benaderd door (commerciële) uitgevers en erfgoed instellingen uit diverse regio‟s van de wereld (waaronder de V.S., G.B., China, India) om in partnerschap digitaliseringprojecten of (virtuele) tentoonstellingen te organiseren. Hiervoor is het nodig om beleid uit te stippelen: onder welke voorwaarden gaat het IISG dergelijke tijdelijke partnerschappen aan? Het IISG wil uitgangspunten formuleren, gebaseerd op best practices uit het veld, en aanpassen aan de specifieke situatie van het IISG. Zij dienen als uitgangspunten voor het onderhandelen over overeenkomsten met derde partijen die een belang hebben bij het digitaliseren van delen van de IISG collecties en het exploiteren daarvan. De uitgangspunten zijn gericht op het maximaliseren van de effecten van de overeenkomsten voor het nut van het wetenschappelijk onderzoek op de korte en lange termijn (zie bijlage Digitaliseringsplan). [11]

3.4.

Bibliotheekwereld RLG-OCLC Omdat het instituut in RLG-OCLC (Research Libraries Group – Online Computer Library Center) participeert, is het titelbestand van de IISG-collecties opgenomen in WorldCat en daarmee onderdeel van het wereldwijde bibliothecaire netwerk. Een aantal technische aanpassingen zijn nog nodig (waaronder deep-linking) om raadpleging via WorldCat helemaal transparant te maken. Voor het interbibliothecair leenverkeer doet het IISG mee aan het OCLC Resource Sharing programma. De IISG-titels zitten niet in het landelijke NCC-IBL systeem. De bibliotheek van het IISG heeft het karakter van een presentiebibliotheek, niettemin worden monografieën die niet ouder zijn dan 20 jaar in voorkomende gevallen uitgeleend. Het beleid van het IISG is erop gericht om de beschikbaarstelling te verbeteren langs de weg van de groeiende digitalisering. Daarbij speelt de reprodienstverlening een belangrijke rol, door scans op aanvraag te vervaardigen en online te leveren (binnen de beperkingen van de auteurs- en reprorechten). Het is de bedoeling dat deze dienst niet alleen aansluit op de eigen e-balie, maar ook waar mogelijk, op online dienstverlening via derden. Voor de informatievoorziening van de eigen onderzoekers en bezoekers biedt het IISG momenteel toegang tot Picarta en een aantal online databases (Historical abstracts), maar hier geldt het uitgangspunt dat het instituut niet zal investeren in toegangen tot externe databases of e-journals omdat de eigen middelen niet toereikend zijn en omdat de landelijke universitaire infrastructuur hierin in voldoende mate zou moeten voorzien. De KNAW als (geassocieerd) UKB-lid ziet er in principe op toe dat de wetenschappelijke medewerkers verbonden aan de KNAW instituten (dus ook het IISG en VKS) adequate toegang genieten. De KNAW is voornemens een onderzoek hiernaar in te stellen. Geheugen van Nederland Het Geheugen van Nederland is het nationale programma voor de digitalisering van het Nederlands cultureel erfgoed – met name beeldmateriaal. Het programma wil de (verborgen) collecties van archieven, musea en bibliotheken digitaliseren en beschikbaar stellen op Internet. Het Geheugen is opgezet met steun van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. De coördinatie van het programma is in handen van de Koninklijke Bibliotheek. De KB zorgt ervoor dat alle gedigitaliseerde materialen worden opgeslagen en beschikbaar gesteld. De diverse deelprojecten worden uitgevoerd door de participerende erfgoedinstellingen. Het IISG behoorde tot de eerste deelnemers aan dit programma, met een multimediale collectie „Nederlandse arbeidersbeweging t/m 1918‟ (2003). Later volgden de fotocollectie van het „Algemeen Hollands Fotopersbureau, 1945-1969‟ (2005) en in samenwerking met het Persmuseum „De politieke prenten van Peter van Straaten‟ (2005). In voorbereiding is een project met delen van de IISG affichecollectie (alleen Nederlandse affiches). Deelname aan het Geheugen van Nederland is voor het IISG zinvol door de cofinanciering van digitalisering en het vergroten van de toegankelijkheid van delen van de collecties. Door de beperking tot Nederlands beeldmateriaal en de nieuwe prioriteiten binnen het programma zelf (een meer infrastructurele en begeleidende rol, vervolmaking van de Geheugen-website) zal de samenwerking de komende jaren voor het IISG niet de allerhoogste prioriteit hebben.

3.5.

Beeld en Geluid Beelden voor de Toekomst/Beeld en Geluid In het landelijke project Beelden voor de Toekomst zal in de komende zeven jaar een kerncollectie van het Nederlandse audiovisuele erfgoed door digitalisering veiliggesteld worden voor de toekomst. Deelnemers zijn verenigd in een consortium, waarin Beeld en Geluid, het Filmmuseum, het Nationaal Archief, de Centrale Discotheek Rotterdam, de Vereniging van Openbare Bibliotheken en Kennisland samenwerken. Het IISG neemt geen deel aan dit project, resp. krijgt geen middelen uit dit project. Onderzocht wordt of dit in de nabije toekomst tot de mogelijkheden kan gaan behoren, in het kader van nieuwe initiatieven van het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid (NIBG), zoals ProArchive, Nederlands erfgoed: Digitaal, enz. In elk geval kan het IISG leren van de expertise die binnen dit project wordt opgebouwd, en zo veel mogelijk [12]

aansluiten op gebruikte technieken, formaten en procedures. Verder zou opslag van door het IISG gedigitaliseerd AV-materiaal in de NIBG opslag-infrastructuur (via de dienst ProArchive) overwogen kunnen worden.

3.6.

Digitale duurzaamheid Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) De NCDD stelt zich ten doel duurzame toegankelijkheid tot digitale data in Nederland te waarborgen, door gezamenlijk in coalitieverband een organisatorische en technische infrastructuur tot stand te brengen die aan de eisen voldoet. De KNAW en DANS zijn aangesloten bij de NCDD, het IISG is dat indirect (via KNAW). De NCDD is voor het IISG een belangrijk platform voor de uitwisseling van informatie en de samenwerking met andere Nederlandse instellingen. Waar de KNAW directe formele vertegenwoordiging in NCDD heeft, tracht het IISG door individuele vertegenwoordiging ervoor te zorgen dat de eigen expertise ingebracht wordt en de eigen inzichten en belangen gehoord worden. Het IISG heeft, als grootste archiefinstelling in Nederland die particuliere archieven beheert, met name belang bij de aandacht te vestigen op de specifieke problematiek van particuliere archieven, die wezenlijk verschilt van die van overheidsarchieven. Dit heeft ook gevolgen voor de aanpak bij digitale duurzaamheid. Bij particuliere archieven geldt bijvoorbeeld dat duurzaamheid “vanaf het begin” (zie http://wiki.den.nl) in de meeste gevallen niet haalbaar is. Dat betekent dat er andere maatregelen en een andere aanpak voor particuliere archieven nodig zal zijn.

3.7.

EU Digital Libraries Initiatives EDL-net In het kader van het Programma van de Europese Commissie voor Digital Libraries zijn er meerdere mogelijkheden om deel te nemen en samen te werken aan de ontwikkeling van digitale infrastructuren voor erfgoed collecties (eContentPlus, IST, enz.) in internationaal verband. Het IISG participeert in EDL-net, een eContentPlus project. In het kader van dit initiatief wordt een prototype gebouwd voor de ontsluiting van digitale erfgoed collecties, op Europees niveau (www.Europeana.eu). Het IISG wil zowel bijdragen aan de afspraken over interoperabiliteit als de overeengekomen standaarden, methoden en technieken toepassen binnen de eigen informatiesystemen.

[13]

4.Huidige situatie en wensen voor de toekomst Inleiding ICT wordt sinds de jaren ‟70 beschouwd als een strategische factor binnen het algemene IISG-beleid. De ICT voorzieningen vormen dan ook het voertuig van de verwezenlijking van een belangrijk deel van de ambities van het instituut op de beleidsterreinen van Onderzoek en Verzamelingen. Het in het verleden gevoerde actieve beleid heeft ertoe geleid dat het IISG beschikt over uitgebreide voorzieningen en binnen de erfgoedwereld een voorhoedefunctie heeft vervuld in de digitale facilitering van haar activiteiten. Het IISG maakt onderscheid tussen:  de ICT basisvoorzieningen die de werkzaamheden in het algemeen ondersteunen.  de specifieke voorzieningen voor de primaire processen (ook wel kerntaken genoemd) van het instituut en van de inwonende instellingen (onderzoek, verzamelingen, wetenschappelijke dienstverlening).  de voorzieningen voor bedrijfsvoering

4.1.

ICT basisvoorzieningen De ICT basisvoorzieningen kunnen ook omschreven worden als dat deel van de technische infrastructuur, dat zonder “bewustzijn” van de primaire processen functioneert. Denk daarbij aan de werkplekken, telefonie, e-mail, servers, netwerk, opslag van data en backup, enz. Aan deze basisvoorzieningen worden bepaalde kwaliteitseisen en gebruikseisen gesteld, zoals performance, mate van beveiliging, bandbreedte van het netwerk, autorisatie en identificatie en beschikbaarheid van systemen. Sinds 2005 investeert het instituut structureel in digitale opslag, met de aanschaf van uitgebreide SAN- en NAS-voorzieningen en een back-up faciliteit die bij SARA staat en waarover IISG het beheer voert. In 2006-2007 heeft het instituut een grootschalige upgrade (“de grote migratie”) doorgevoerd van de kantoorautomatisering en van het systeembeheer (virtualisatie servers). De huidige basisinfrastructuur bestaat uit 91 servers (Linux en Windows) en er worden een 40-tal websites gehost. Momenteel vindt de transitie plaats van één, ongedeelde, netwerkomgeving naar een gesegmenteerd netwerk met Virtual LANs, zodat er beter op de wensen van de diverse gebruikersgroepen kan worden ingespeeld. Nog voor het einde van 2008 wordt het project “Implementatie nieuwe webservers en mysql cluster” uitgevoerd waarbij de infrastructuur van alle webservers wordt vernieuwd en verbeterd. Daarnaast behoort ook de telefonie tot de basisvoorziening. Deze bestaat uit één centrale, van waaruit een traditionele inrichting (PABX) en een VOIP-voorziening worden beheerd. Het PABX-deel omvat zowel analoge, digitale als dect-toestellen. Dankzij de hierboven geschetste vernieuwingsslag die sinds 2005 in volle gang is, zijn al veel voordelen behaald (modernisering, efficiëntie, vereenvoudiging, flexibiliteit, beheersbaarheid en betrouwbaarheid).

Aandachtspunten huidige situatie Grote investeringen en groeiende ICT beheer Met het doorvoeren van de grote migratie van 2007, was de verwachting dat door deze forse investering, de eigen ICT beheerorganisatie efficiënt en slank gehouden kon worden. Dit blijkt tegen te vallen omdat er nog veel meer moet gebeuren om schoon schip te maken. Daarnaast heeft het IISG zich in het verleden faciliterend opgesteld naar derden toe (verwante maar externe instellingen) met de verwachting hiermee de ICT beheerkosten te kunnen drukken door schaalvergroting. Dit blijkt met het huidige tariferingbeleid niet realiseerbaar. De dienstverlening aan derden doet een relatief zwaar beroep op de beschikbare middelen (de technische infrastructuur maar vooral ook de personele capaciteit). Complexiteit systeem-, applicatie- en bestandsbeheer [14]

Het beheer kent nog steeds een aantal knelpunten en er zijn nieuwe aandachtspunten bijgekomen. De server-omgeving wordt nog steeds als tamelijk complex beschouwd. Voor een deel vloeit dit voort uit het brede palet van diensten dat wordt verleend (ook aan externe organisaties). Voor een ander deel hangt dit samen met de aard van de ontwikkeling van systemen in het verleden, waarbij voor elk doel afzonderlijk een oplossing is gecreëerd. Hierdoor is de server-omgeving (nog steeds) te fragmentarisch van opbouw en mist er een onderliggende samenhang. Het beheer van de virtualisatielaag zelf stelt ook nieuwe eisen (expertise, capacity management, enz.). Op applicatie niveau, bestaan er in functie vergelijkbare toepassingen (Word & WordPerfect, Endnote & ProCite) naast elkaar die het beheer onnodig belasten. Tenslotte ontbreekt er een georganiseerde documentatie van systemen en applicaties en is er geen betrouwbaar overzicht van de structuur en inhoud van de aanwezige bestanden. Dit alles zorgt ervoor dat het moeilijk is overzicht te hebben over de omgeving als geheel en stelt hogere eisen aan het beheer. Legacy systemen Een aantal systemen die al lange tijd draaien zijn inmiddels zo verouderd dat zij binnen de moderne postmigratie omgeving niet meer naar behoren functioneren. Voor deze systemen was het noodzakelijk speciale maatregelen te nemen om ze toch draaiende te houden, omdat ze niet gemist kunnen worden en niet makkelijk vervangen kunnen worden. De belangrijkste hiervan vormen het tijdregistratiesysteem, het relatiebeheersysteem, het bibliotheeksysteem en het maatwerksysteem van de Historische Steekproef Nederland (HSN) dat, door de gebruikte applicaties (o.m. Clipper), nog van MS-DOS afhankelijk is. Weinig samenhang informatiesystemen De informatiesystemen waarmee de medewerkers hun dagelijkse taken verrichten zijn tamelijk divers van samenstelling. Ook hier speelt een “organische ontwikkeling” uit het verleden een rol, waardoor er in de loop van de tijd voor verschillende oplossingen is gekozen, zonder dat er altijd afstemming heeft plaatsgevonden met andere organisatieonderdelen of dat er volgens een onderliggend ontwikkelingsplan is gewerkt. Hierdoor is er nauwelijks samenhang tussen de applicaties en informatiebronnen die binnen het instituut worden aangeboden, waardoor de mogelijkheden daarvan onvoldoende kunnen worden benut en er op een aantal plekken redundante gegevens moeten worden bijgehouden (bijvoorbeeld: personeelsgegevens op Intranet en in het personeelsmanagementsysteem). Dit leidt tot weinig greep op de binnen het instituut geproduceerde administratieve en informatieve bestanden. Standaardwerkplek met beperkingen De grote migratie van 2007 hield ook een algehele upgrade van de kantoorautomatisering in (naar MS Office 2007), inclusief migratie van Novell naar MS Exchange. Daarmee is de standaard werkplek ingevoerd (inclusief nieuwe generatie PCs) voor de medewerkers van het IISG (en van de inwonende instellingen) en is de werkplekondersteuning in principe ook een stuk eenvoudiger geworden. Toch zitten er nog een aantal haken en ogen aan vast. De standaard werkplek wordt als beperkend beschouwd, zeker voor medewerkers die vanuit de uitoefening van hun functie (ontwikkelaar, webmaster, catalografen, enz.) regelmatig software, charactersets of plug-ins van het web moeten kunnen downloaden en installeren. Hiervoor zijn speciale maatregelen genomen, maar daarmee is nog geen afdoende oplossing geboden die ook beheersmatig bevredigend is. Web-based werkomgeving met beperkingen Voor het werken op afstand met de informatiesystemen van het IISG is de gebruiker/medewerker aangewezen op een standaard web browser als interface, het Internet als communicatiemedium en standaard applicaties voor informatie-uitwisseling en verwerking. Met de keuze voor Office 2007 heeft het IISG niet voor een open standaard gekozen en is bestandsuitwisseling in de praktijk lastiger geworden. De informatiesystemen van het IISG (website, Intranet, SSL Portal, webmail, Search, enz.) ondersteunen ook niet op een structurele wijze alle standaard browsers (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari, etc.).

Gewenste situatie Heroriëntatie van het ICT beheer op de kerntaken De in gang gezette vernieuwingsslag binnen het ICT beheer van het IISG is nog niet voltooid, maar voortzetting ervan vraagt om aanpassing van beleid. Naast verdergaande [15]

opwaardering van de systeemarchitectuur en rationalisatie van het beheer is het nodig om keuzes te maken en maatregelen te treffen om de herinrichting van het ICT beheer te realiseren binnen de budgettaire ruimte. Overdracht of uitbesteding van de basisvoorzieningen en beheertaken, waar zinvol en waar bezuinigingen gerealiseerd kunnen worden, kan de groeiende discrepantie tussen de benodigde beheerorganisatie en de beschikbare middelen tegengaan. In dit licht is herbezinning op de dienstverlening aan derden ook noodzakelijk. Het doel is de middelen en expertise in huis te concentreren op de meer specialistische ICT voorzieningen die nauw met de primaire processen samenhangen (de kerntaken van het instituut). Om dit te bereiken wil het instituut op basis van weloverwogen keuzes, het beheer van de ICT basisvoorzieningen zoveel mogelijk overdragen/uitbesteden aan een professionele organisatie/shared service centre en de eigen ICT dienstverlening aan derden terugschroeven. In het kader van dit beleid zal de complexiteit van het systeem-, applicatie- en bestandsbeheer terug gebracht worden tot beheersbare proporties door middel van een beheerplan in samenhang met de meerjaren begroting. Er zullen duidelijke en goed afgebakende organisatorische afspraken komen mbt de beheertaken. Uitfaseren van de legacy systemen De legacy systemen moeten zo snel mogelijk uitgefaseerd worden. Dit vereist een zorgvuldige aanpak en planning. Voor de systemen waarvan de onderhoudscontracten aflopen is prioritering van cruciaal belang. Voor elk systeem zal gekeken worden naar de functionaliteiten die behouden moeten blijven en een nieuwe technische implementatie binnen de digitale infrastructuur vereisen. Dit moet opgenomen worden in een ontwikkeltraject. De data die binnen deze systemen door de jaren heen opgebouwd zijn moeten gemigreerd worden naar de datalaag in de nieuwe omgeving. Al deze activiteiten horen opgenomen te worden in het uitfaseertraject dat per systeem opgesteld dient te worden. Het IISG wil de legacy systemen die nog in huis draaien uitfaseren en zal daartoe een prioriteringsbeleid voeren en een geplande uitfaseertraject volgen. Samenhang van informatiesystemen Een toekomstgerichte en flexibele ondersteuning van de werkprocessen vraagt om een samenhangende informatie-architectuur die in lijn is met de inrichting van de werkprocessen en met de gebruikte applicaties. Gegevens die tijdens een gegeven werkproces zijn ingebracht, dienen bij een ander werkproces te kunnen worden benut. De toekomstige geautomatiseerde werkomgeving van de medewerker dient veel meer als één coherent geheel te functioneren. Dit stelt eisen aan de technologische oplossingen, maar ook eisen aan de manier waarop de werkprocessen en datastromen binnen het instituut worden georganiseerd. Het IISG streeft naar een integrale organisatie van werkprocessen, datastromen en ICT voorzieningen. Eigen verantwoordelijkheid voor de geïnstalleerde werkplek De standaard werkplek op het IISG is een werkplek die voldoet aan de meest gangbare eisen van de medewerkers. Deze configuratie wordt volledig beheerd en ondersteund door het ICT beheer. In afwijking tot de huidige praktijk, zou deze configuratie echter geïnstalleerd moeten worden op de kantoorwerkplek met rechten om zelf software te installeren. Dat betekent dat iedere medewerker in staat is niet-standaard maar wel voor zijn werk relevante software, tools en plug-ins te installeren, zonder tussenkomst van ICT beheer. Deze keuze voor meer “vrijheid” van handelen voor de medewerkers heeft echter ook consequenties. Het betekent dat de software die niet tot de standaard configuratie hoort ook niet ondersteund wordt en dat in geval van problemen of bij constatering van misbruik, ICT beheer de standaard configuratie zal herstellen (lees: opnieuw installeren). Het IISG wil de verantwoordelijkheid voor een optimale inrichting van de eigen werkplek bij de medewerker leggen en schept daartoe de nodige randvoorwaarden, zonder hiermee het ICT beheer zwaarder te belasten. De medewerker wordt aangesproken op zijn gedrag en op navolging van de werkplek etiquette. Dit is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende en niet van ICT beheer. Volledig webgebaseerde werkomgeving Een aantal eisen voor de digitale werkomgeving van medewerkers wegen zwaarder dan gemiddeld. Dat heeft te maken met het internationale karakter van het netwerk van onderzoekers, verzamelaars en fellows die voor en met het IISG werken. Naast de werkplek (op het IISG) met volledige functionaliteit moet een stabiele remote access werkomgeving aangeboden worden, die vanaf elke plek in de wereld (thuiswerkplek, Internet café, laptop) oproepbaar is. Dit uitgangspunt impliceert dat de werkomgeving in [16]

principe met open standaarden werkt, zodat de gebruikte formaten overal ook herkenbaar en bruikbaar zijn. De informatiesystemen van het IISG dienen tevens de meest gangbare standaard browsers te ondersteunen (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari, etc.). Het IISG streeft ernaar een remote web-based werkomgeving aan te bieden die open standaarden en het werken met verschillende gangbare web-browsers ondersteunt.

4.2.

Onderzoek Het historisch onderzoek dat bij het IISG wordt uitgevoerd heeft betrekking op de wereldwijde geschiedenis van arbeid (Global Labour History) en wereldwijde economische geschiedenis (Global Economic History). IISG-onderzoekers maken dus intensief gebruik van bronnen die zich over de hele wereld bevinden, en werken nauw samen met onderzoekers uit alle werelddelen. In zijn Strategienota 2007-2010 neemt het IISG zich voor een wereldwijd onderzoeksnetwerk te ontwikkelen, grootschalige digitale bronbestanden (metabronnen) op te bouwen en te gaan fungeren als data-hub voor het vakgebied. In concreto wordt in een aantal projecten gewerkt aan het vormen van groepen onderzoekers die zich met een bepaald onderwerp bezighouden. Met deze onderzoekers worden historische gegevensbestanden opgebouwd en uitgewisseld. Naast de standaard wetenschappelijke output (publicaties en conferenties) leveren deze onderzoeksprojecten een structurele bijdrage aan de inhoudelijke opbouw van metabronnen.

Aandachtspunten huidige situatie Uiteenlopende data-formaten, workflows en applicaties In de afgelopen jaren hebben IISG-onderzoekers, bij het opstarten van nieuwe gegevensverzamelingen, uiteenlopende werkmethoden en technieken (databases en bestandsformaten) toegepast. De werkstromen voor dataverzameling, opslag en beheer, en ter beschikking stelling zijn niet of onvoldoende geïntegreerd, en lopen onderling uiteen. De opzet is vanaf het begin sterk bepaald door het onderzoekproces zelf en veel minder gericht op beheer en dienstverlening na de duur van het project. Dit laatste vergt ook een organisatorische inzet waar de onderzoeksafdeling van het IISG niet op ingericht is. Een door de KNAW gesubsidieerd project is eind 2007 gestart om dit alles beter te stroomlijnen („Global Hubs‟) en de basis te leggen voor een data-hub infrastructuur. Een aantal van de onderzoeksgroepen werkt in „collaboratories‟: nauwe samenwerkingsverbanden op het gebied van dataverzameling, waar met name inhoudelijke afstemming over de data plaatsvindt. Binnen het door SURF gesubsidieerd project Hublab, bouwt het IISG een e-collaboratory omgeving, met faciliteiten voor onderlinge communicatie en data-uitwisseling die het proces van dataverzameling en afstemming aanzienlijk moet vergemakkelijken en versnellen.

Gewenste situatie Een infrastructuur voor data-hubs Het IISG wil voor de ontwikkeling van de metabronnen een stabiele technische en organisatorische infrastructuur inrichten die door onderzoeksgroepen op het vakgebied (binnen en buiten het IISG) gebruikt kan worden voor de onderlinge communicatie, het opbouwen en onderling verbinden van datasets, het publiceren van projectinformatie en resultaten en het (op eenvoudige wijze) beschikbaar maken van de metabronnen voor nieuw onderzoek. De bouwstenen voor deze omgeving moeten uit de „Hublab‟, „Global Hubs‟ en vervolgprojecten voortkomen. De beoogde technische infrastructuur wordt ingebed in de bredere digitale infrastructuur van het IISG. Hierin wordt ook de lange-termijn opslag in duurzame formaten gewaarborgd. Aan de publiekskant wordt ervoor gezorgd dat dataverzamelingen desgewenst doorzoekbaar zijn in samenhang met collectiegerelateerde bronnen (archieven, foto‟s e.a. bronnenmateriaal uit collecties van binnen en buiten het IISG). Het IISG werkt aan de inrichting van een infrastructuur voor de wereldwijde historische gegevensverzameling en uitwisseling door wetenschappers.

[17]

4.3.

Verzamelingen Het IISG verwerft en beheert grote hoeveelheden sociaalhistorisch bronnenmateriaal in uiteenlopende verschijningsvormen. Het instituut beheert meer dan 3.000 archieven, 1 miljoen publicaties en bijna evenveel beeld- en geluidsobjecten. De hoeveelheid digitaal en gedigitaliseerd materiaal neemt snel toe. In de Strategienota 2007 – 2010 heeft het IISG als voornemens geformuleerd: de eigen collectie beschikbaar te maken in samenhang met de verzamelingen van andere instellingen via een zgn. Global Labour History Portal, de webpresentatie van de eigen collectie te verbeteren (meer coherentie en context), te streven naar de status van Trusted Digital Repository (TDR), en in dat kader een infrastructuur te ontwikkelen voor de duurzame opslag van digitaal archiefmateriaal (het digitale magazijn), de mogelijkheden te onderzoeken van het digitaliseren van unieke en kwetsbare analoge materialen (zoals de AV-collectie). Voor de bouw van het digitale magazijn zijn vanaf 2005 investeringsgelden gereserveerd. Tenslotte zijn de perspectieven om in de komende jaren een flinke slag te maken met massadigitalisering toegenomen. In 2008 zijn de randvoorwaarden gecreëerd waarmee financiële middelen beschikbaar kunnen komen voor de digitalisering van een belangrijk deel van de archievencollectie (de “Centrale-collectie”).

Aandachtspunten huidige situatie Vergelijkbare werkprocessen, maar verschillende systemen De werkprocessen voor de binnenkomst, het beschrijven en het opslaan van materiaal zijn voor alle soorten materiaal heel vergelijkbaar. Alleen het bestellen en controleren van publicaties en abonnementen (bibliotheek acquisities) wijkt af. Toch worden verschillende systemen en soorten systemen gebruikt om deze werkprocessen te ondersteunen. De groei van de hoeveelheid digitaal en gedigitaliseerd materiaal dat uit de verschillende werkprocessen voortkomt zet deze traditioneel gegroeide scheidingen verder onder druk. Sommige processen zijn niet geautomatiseerd De registratie van studiezaal bezoekers en de uitleenadministratie gebeurt nog volgens een papierensysteem dat lastig in onderhoud is, ook al zijn de uitleningen nog zo gering omdat het IISG een presentiebibliotheek is. Ook de logistiek van de magazijnen is geheel handmatig van opzet. Geautomatiseerde procedures bevorderen niet alleen de snelheid van de werkprocessen en kwaliteit van de bijbehorende informatie, zij genereren ook betere en betrouwbare managementinformatie in vergelijking met de huidige handmatige tellingen. Een ander voorbeeld is de aanschafprocedure bij de bibliotheekafdeling: de aanschafmedewerker moet informatie over een te bestellen boek vaak overnemen uit de (soms papieren) aanvraag van de vakreferent. De uitwisseling van gestandaardiseerde gegevens tussen afdelingsonderdelen kan door automatisering veel efficiënter ingericht worden. Ontbrekende of incomplete informatie bij bepaalde processen Enkele voorbeelden hiervan: 1) Voor het maken van reproducties, is het noodzakelijk dat wordt gecontroleerd of een afbeelding al is gedigitaliseerd. Deze informatie moet daarom voor de reproductiedienst makkelijk beschikbaar zijn, evenals de plaats waar de digitale versie beschikbaar is – hetgeen ontbreekt tot op heden. 2) Het proces voor het aanvragen van toestemming om archiefstukken in te zien wordt eveneens onvoldoende ondersteund doordat de juiste informatie soms ontbreekt of niet voorhanden is (er zit nog te veel kennis in hoofden van medewerkers). 3) Informatie afkomstig van de vakreferenten die noodzakelijk is of nuttig kan zijn, komt niet altijd terecht bij de beschrijvers van het materiaal. Het kan hierbij gaan om inhoudelijke of meer contextuele informatie, om informatie over de afkomst en status van het materiaal (eigendom, openbaarheid, etc.). Veel van de informatieoverdracht tussen vakreferenten en beschrijvers gebeurt nu informeel: mondeling of met behulp van papier en e-mail. In sommige gevallen gebeurt de informatieoverdracht helemaal niet. Redundante informatie Informatie uit het schenkingscontract wordt bij meerdere schakels apart bewaard, waardoor niet meer duidelijk is op welke plaats de informatie compleet en actueel is. [18]

Daarnaast wordt dezelfde beschrijvende informatie meer dan eens en niet uniform ingevoerd. Bij de archiefafdeling wordt bijvoorbeeld intern gebruik gemaakt van een eigen acquisitienummer en registraties bijgehouden over hetzelfde archief in verschillende systemen. Opgesloten informatie De informatie over beperkingen t.a.v. de beschikbaarstelling van archiefmateriaal en de contactgegevens van de persoon aan wie eventueel toestemming voor openbaarheid moet worden gevraagd, wordt in de studiezaal bewaard. Deze informatie is aan verandering onderhevig, bijvoorbeeld door verhuizing of nadere afspraken die leiden tot nieuwe openbaarheidsbeperkingen. Nu is deze informatie maar op één plek aanwezig, terwijl ook voor anderen in de organisatie deze informatie nuttig kan zijn. Anderen kunnen ook kennis hebben van wijzigingen of aanvullingen op de informatie zonder dat die kennis op de juiste plaats wordt vastgelegd en hergebruikt. Kernsysteem is sterk verouderd Het GEAC bibliotheeksysteem dat de basis vormt van de automatisering binnen de afdeling Verzamelingen, is sterk verouderd (zie 4.1 Legacy systemen). Weinig aansluiting op gebruikersgedrag In het algemeen ligt de focus nog teveel op het eigen aanbod en de eigen website in plaats van aansluiting zoeken op het gebruikersgedrag op Internet. Daarmee blijft het bereik beperkt tot gebruikers die de website expliciet bezoeken. Dit aantal is weliswaar behoorlijk (het IISG staat bovenaan de Google rankinglist van websites van Nederlandse archieven) dankzij het dichte web van hyperlinks dat van en naar het IISG wijst, maar het potentieel aantal gebruikers kan nog aanzienlijk groeien als het instituut beter inspeelt op nieuwe web trends en zich gaat manifesteren in de Web 2.0 omgeving. Weinig samenhang in de collectiepresentaties De website van het IISG is heel rijk aan content (talrijke korte en uitgebreide presentaties van deelcollecties, omschrijvingen van nieuwe aanwinsten en virtuele tentoonstellingen) maar geeft geen samenhangend beeld van de volle omvang, rijkdom, diepte en verscheidenheid van de verzameling. De relaties met verwante of aanvullende collecties van zusterinstellingen wereldwijd zijn onvoldoende zichtbaar. De mogelijkheden om instellingsoverstijgende virtuele verzamelingen bijeen te brengen worden onvoldoende benut. Kansen voor geavanceerde ontsluitingsautomatisering In vergelijking met de meeste andere erfgoedinstellingen, profileert het IISG zich met zeer efficiënte maar onorthodoxe ontsluitingsmethoden, bijvoorbeeld door het toepassen van groepsbeschrijvingen van boekverzamelingen in plaats van het vervaardigen van volledige beschrijvingsrecords op titelniveau. Deze aanpak stoelt op de pragmatische constatering dat het onmogelijk is de volledige collectie stuksgewijs 'diep' te ontsluiten. Het IISG heeft er al jaren geleden voor gekozen om de volledige collectie 'globaal' te ontsluiten in plaats van delen 'diep te ontsluiten en delen niet of nauwelijks.' De spectaculair gegroeide kracht en mogelijkheden van zoekmachines hebben ervoor gezorgd dat de vindkans op basis van vrije tekst zoeken enorm is gestegen, waardoor het rendement van onderhoudsintensieve woordsystemen relatief snel daalt. De nieuwste ontwikkelingen op het gebied van taaltechnologie en text-mining kunnen de vindkans nog verder vergroten en de intellectuele ontsluitingsinspanning verder verlichten. Het ligt voor de hand dat het IISG de ingeslagen weg voortzet en verder investeert in de toepassing van geautomatiseerde intelligente ontsluitingsmethoden en vindtechnieken. Zorg voor de digitale collecties In het kader van de collectievorming komt steeds meer digitaal materiaal binnen, als onderdeel van particuliere archieven of als op zichzelf staande verzamelingen (bijvoorbeeld een foto reportage van een demonstratie). Dit betreft meestal born-digital, dus oorspronkelijk materiaal. Daarnaast neemt digitalisering toe, als onderdeel van de verwerking van beeld&geluidmateriaal of als extern gesubsidieerde activiteit. Al dit materiaal moet opgeslagen en bewaard worden, met alle uitdagingen voor conservering die digitale duurzaamheid met zich mee brengt. Digitaliseren van de collecties Het IISG is al vroegtijdig begonnen met de digitalisering van beeldmateriaal ter verbetering van de ontsluiting hiervan en in het kader van het Geheugen van Nederland Programma. Door de toenemende financieringsmogelijkheden van digitalisering is het van belang het digitaliseringsbeleid van het instituut te gaan formuleren om te voorkomen dat [19]

er ad-hoc selecties uit de collecties gemaakt worden en dat er ad-hoc technische oplossingen komen.

Gewenste situatie Ketenintegratie Het IISG streeft na de processen in de keten van verwerven, verwerken, opslaan en beschikbaar stellen van de collecties beter op elkaar aan te laten sluiten, in samenhang met de datastromen, waardoor incomplete, redundante of opgesloten informatie wordt verminderd. Door de toenemende digitalisering nemen de verschillende soorten informatie (beeld, tekst, geluid) dezelfde (digitale) vorm aan en kunnen daarom makkelijker op eenzelfde wijze verwerkt worden. Digitalisering stelt weliswaar nieuwe eisen aan het opslaan, beheren en beschikbaar stellen van de collectie maar schept ook mogelijkheden tot procesintegratie op ontsluitingsniveau. Bij de beoogde ketenintegratie zullen niet alleen de analoge collecties, maar juist ook van meet af aan, de digitale collecties betrokken worden. Ter ondersteuning van de ketenintegratie is een nieuwe, procesgestuurde en geautomatiseerde werkomgeving nodig, die in tegenstelling tot de traditionele bibliotheeksystemen niet als een monolithische black box fungeert, maar modulair, open en uitbreidbaar is. Bij de geleidelijke opbouw van deze nieuwe geautomatiseerde omgeving zijn twee aspecten van belang: 1) het uitfaseren van het verouderde GEAC systeem 2) het integreren van de TDR omgeving-in-ontwikkeling. Beter aansluiten en inspelen op gebruikersgedrag Waar men in het analoge tijdperk (en zelfs het Web 1.0 tijdperk) mocht verwachten dat gebruikers naar de informatiebronnen toe kwamen, is het nu zaak de informatiebronnen toegankelijk te maken op de plaatsen waar de gebruikers zich bevinden. Internetgebruikers maken intensief gebruik van zoekmachines als Google, online encyclopedieën als Wikipedia, en beeld en geluidmateriaal op sites als YouTube en Flickr. Op deze massaal bezochte sites bevinden zich ook historici, studenten en een algemeen publiek met belangstelling voor geschiedenis – en dus, veel nieuwe potentiële gebruikers van de IISG collecties. Naast de 'algemene' startplaatsen om informatie te vinden, spelen de grootschalige professionele zoekingangen voor de wetenschap een belangrijke rol, zoals WorldCat voor bibliotheekcatalogi en ArchiveGrid voor archiefbeschrijvingen. Er bestaan ook talrijke onderwerpsgebonden 'pools' van informatie. In het algemeen geldt dat hoe meer de collecties van het IISG alom aanwezig zijn op het web, hoe beter het netwerkeffect zal bijdragen aan de bekendheid en het (online) gebruik ervan. Dit betekent in concreto dat de beschrijvingen in de catalogus van het IISG op geautomatiseerde wijze beschikbaar moeten zijn (downloadbaar/harvestable) voor hergebruik via andere bibliografische voorzieningen en tools op het web. De informatie die het IISG aanbiedt, zal door gebruikers zelden alleen in de omgeving worden gebruikt van de IISG website. Er is een toenemende verschuiving waarneembaar van het bronnengebruik van erfgoedsites naar “social sites” (Flickr, YouTube, enz.). Gebruikers plaatsen daar bronnen die ze zelf gescand/gefotografeerd hebben en er ontstaat een autonoom en actief gebruikscircuit. Data en metadata worden naar de eigen werkomgeving gekopieerd en daar met programma's en applicaties bewerkt. De ontwikkeling van gebruikerssoftware (bijvoorbeeld Zotero, een bibliografische hulpmiddel dat als browser extensie vrij en makkelijk te gebruiken is) en van web-services (bijvoorbeeld data importeren in Google Maps) verloopt in een zo hoog tempo dat het weinig zinvol is daarmee te willen concurreren en een 'eigen' IISG-omgeving voor gebruikers te creëren („My IISH‟). Het IISG ambieert beter aan te sluiten op het gebruikersgedrag door ervoor te zorgen dat collectie-informatie zich bevindt daar waar de gebruikers zich bevinden en door de informatie zodanig aan te bieden dat het makkelijk herbruikbaar is in “vreemde” omgevingen. Het IISG kiest voor investering in de grootschalige distributie en verspreiding van metadata en content. Samenhangende en instituutsoverstijgende collectiepresentaties Digitalisering en het web werken de versnippering en het uitwaaieren van collecties sterk in de hand. Het IISG vindt het van groot belang om de collecties, zoals ze verzameld zijn [20]

door het instituut, in hun samenhang te presenteren en te behouden voor de toekomst. Het gaat er hierbij om de logica en de geschiedenis van de collectievorming zelf te expliciteren en visualiseren, en daarmee veel verborgen kennis over de collecties vrij te maken. Een concrete stap in die richting wordt gezet door de digitalisering en presentatie van archieven en andere bronnen uit de “Centrale collectie”. Op het eigen onderzoeksgebied wil het IISG de relevante collecties wereldwijd bij elkaar brengen in een voor de geschiedbeoefening gezaghebbende bron: The Global Labour History Portal. Ook hierbij spelen digitalisering, het bijeenbrengen en doorzoekbaar maken van collectiebeschrijvingen (metadata harvesting en zoekinterface) en het ter beschikking stellen van content een belangrijke rol. Het IISG wil zijn collecties beter profileren door middel van coherente en samenhangende webpresentaties en beter contextualiseren door onderlinge verbanden en relaties met externe collecties te expliciteren. Toepassing van geavanceerde ontsluiting- en verrijkingstechnieken Meer en meer kan gebruik worden gemaakt van door uitgevers en archiefvormers aangeleverde metadata (in digitale vorm), van automatisch uit digitale bestanden uit te lezen kenmerken en van geautomatiseerde ontsluiting. Bij dit laatste kan gedacht worden aan taaltechnologie, en aan beeld- en spraakherkenning van beeld- en geluidmateriaal. Bibliografische beschrijvingen kunnen ook steeds makkelijker worden ontleend aan externe catalogi. Daarnaast kan het netwerk van experts (gebruikers en kenners van de collectie) dat opgebouwd wordt rond de i-balie (zie onder 4.4), ook gestimuleerd worden om bij te dragen aan de ontsluiting, met behulp van social tagging faciliteiten. Experts kunnen met name aanvullende gegevens voor beeldmateriaal aandragen (locatie, persoonsnamen, datum, gebeurtenis) en archiefbeschrijvingen met contextuele informatie verrijken. Het IISG koestert de ambitie om waar mogelijk, de technologie te ontwikkelen om metadata door verrijking te verkrijgen, of door ontlening aan anderen of door middel van geautomatiseerde ontsluiting. Duurzame opslag Het IISG werkt aan de bouw van een infrastructuur die geschikt is voor de duurzame opslag van digitale collecties. Het project „Trusted Digital Repository' (TDR) is eind 2005 gestart. In het kader van dit project worden ook de beleidsuitgangspunten van het instituut uitgewerkt rondom digitale duurzaamheid: de toepassing van veilige opslagregimes, de invulling van het begrip “trusted”, de mate van “compliance” aan certificeringseisen, enz. De haalbaarheid van afspraken met archiefvormers over standaarden en procedures voor deponering van digitaal materiaal vormt eveneens een belangrijk aandachtspunt in dit project, vooral in het licht van de verwerving van particuliere archieven en van de reddingsfunctie van het IISG. Deze aspecten stellen bijzondere eisen aan het digitale magazijn, waardoor zeker voor een aantal voorzieningen (met name INGEST) op maat gemaakte applicaties ontwikkeld moeten worden. In het algemeen geldt echter het streven om de TDR infrastructuur zoveel mogelijk op te bouwen volgens bestaande standaarden en best practices en met bestaande repository tools. Naast het inrichten van een eigen digitale magazijn, zal het instituut steeds blijven uitkijken naar mogelijkheden om bepaalde collecties elders op te slaan, daar waar archiveringsdiensten van derden goedkopere en voldoende faciliteiten bieden. Het IISG bouwt aan de infrastructuur en organisatie van een Trusted Digital Repository, waarvan zowel in huis voorzieningen als externe faciliteiten onderdeel uit zullen maken. Digitaliseringsplan Het IISG wil door digitalisering van zijn collecties het gebruik ervan stimuleren en de kennis van en over de collecties beter ontwikkelen en benutten. Het IISG stelt een Digitaliseringsplan op waarin de beleidskaders en uitgangspunten uitgewerkt worden waarmee het instituut beredeneerde en consistente keuzes kan maken bij de digitalisering van de eigen verzamelingen.

4.4.

Wetenschappelijke dienstverlening De wetenschappelijke dienstverlening van het IISG omvat de communicatie en informatievoorziening met betrekking tot het onderzoek en de verzamelingen. [21]

De website van het IISG is het belangrijkste platform voor de wetenschappelijke informatievoorziening en dienstverlening aan de doelgroepen. De website is het verlengstuk van de studiezaal en verdergaande automatisering maakt het mogelijk de dienstverlening via de e-balie verder te ontwikkelen. Daarnaast zijn er de bij uitstek traditionele wetenschappelijke communicatievormen: publicaties (in het bijzonder de International Review of Social History) en conferenties (in het bijzonder de European Social Science History Conference). ICT heeft de afgelopen jaren een grote impact gehad op de organisatie- en disseminatieprocessen rondom publicaties en conferenties. Naast efficiëntiewinst en kortere communicatielijnen, ondersteunen de nieuwe digitale platforms voor wetenschappelijke communicatie ook steeds beter community building. Denk aan de opbouw van een kring lezers, auteurs, recensenten en redacteurs rondom een wetenschappelijk tijdschrift. Daarnaast wensen onderzoekers ook steeds vaker gebruik te maken van digitale communicatiefaciliteiten in het kader van projecten (discussielijst, mailinglijst, tijdelijk ftp-archief voor documentuitwisseling, webpagina‟s, enz.). Tenslotte maken onderzoekers in toenemende mate gebruik van digitale toegangen tot wetenschappelijke informatie (catalogi, ejournals, databases) die relevant zijn op hun vakgebied. Daarbij zijn ze ook steeds meer afhankelijk van handige tools om die informatie verder te verwerken (bibliografische tools, statistische pakketten, enz.).

Aandachtspunten voor de huidige situatie Lastig beheer van de website Op de website is heel veel verschillende informatie beschikbaar. Een belangrijke functie van de website is de PR van het instituut: bijvoorbeeld het publiceren van persberichten of het jaarverslag. Maar voor verreweg het grootste deel van de website, heeft de inhoud betrekking op het onderzoek en de verzamelingen. De website is dus veel meer dan alleen een PR instrument. Het is het belangrijkste instrument van het instituut voor wetenschappelijke communicatie. Het webredactie team van de afdeling publieksdiensten beheert de inhoud. De technische omgeving voor het content management dateert uit de beginperiode van de website en is nogal beperkt, waardoor efficiënt beheer niet echt goed mogelijk is. Versiebeheer van de informatie, consistentie en coherentie van de informatiestructuur zijn met name problematisch. De webstatistieken zijn versnipperd (over meerdere webservers heen) en sinds 2006 onbetrouwbaar geworden door technische complicaties. De onderliggende infrastructuur van de webservers wordt momenteel vernieuwd (zie 4.1) en daarmee zullen de webstatistieken nog vóór het einde van 2008 weer gaan draaien. Beperkte interactiviteit van de website De interactieve dienstverlening via de website is nog niet goed van bezoekers, het aanvragen van materiaal en het bestellen met behulp van papieren formulieren of via e-mail. Dit zijn verwacht zoveel mogelijk online af te kunnen nemen op een zoeken en vinden tot levering van informatie.

ontwikkeld. De registratie van reproducties gebeurt diensten die het publiek geïntegreerde wijze: van

Kansen voor de verbeterde distributie van elektronische publicaties Het IISG voert op zijn vakgebied toonaangevende tijdschrifttitels zoals International Review of Social History (IRSH) en het Tijdschrift voor Sociale en Economische Geschiedenis, en verspreidt nieuwsbrieven aan gerichte doelgroepen zoals On the Waterfront (Vrienden van het IISG) en Sosyal Tarih (Turkse collecties). Daarnaast faciliteert het IISG ook verwante initiatieven zoals LabourAgain (website op het gebied van Latijns-Amerika) en Sephis e-Magazine (Zuid-Zuid vergelijkend historisch onderzoek). Al deze uitgaven worden op de website van het IISG gepubliceerd en de lezerskring wordt via mailinglijsten geattendeerd. De technologie waarmee mailinglijsten ingericht worden is gebrekkig en verouderd. Er zijn inmiddels veel geavanceerdere technieken en methoden om het bereik te vergroten en de communicatie doeltreffender in te richten. Onderhoudsgevoelige conferentiesoftware Op zijn vakgebied speelt het IISG een toonaangevende rol door het organiseren van de tweejaarlijkse European Social Science History Conference (ESSHC). Daarnaast faciliteert het IISG verwante conferenties zoals de World Economic History Congress en International Congress of Historical Sciences. Voor de ESSHC is op maat gemaakte software ontwikkeld. Het gebruik van de congresdatabase voor de ESSHC is nog steeds afhankelijk van intensieve communicatie [22]

met de programmeur. Voor andere congressen moeten vergelijkbare faciliteiten ingericht worden, zoals een module voor de deelnemersregistratie. Hiervoor wordt de ESSHC software aangepast. Weliswaar wordt met deze aanpak (tailor-made applicaties ontwikkelen) optimaal voorzien in wensen en behoeften van de conferentieorganisatie, maar de aanpak is erg onderhoudsgevoelig en vraagt relatief veel ontwikkelwerk. Meer in het algemeen, geldt ook hier dat de inzet van de nieuwste technologie (Conference and event management software, webconferencing, etc.) het mogelijk maakt de ondersteuning van conferenties te verbeteren en innoveren. Gebrekkige communicatiefaciliteiten voor onderzoeksprojecten De elektronische communicatiefaciliteiten die ter beschikking staan aan onderzoekers zijn technisch eenvoudig (ftp-archief, discussielijst, webpagina, enz.) maar niet altijd even gebruiksvriendelijk. Voor het onderhouden van een projectpagina moet de onderzoeker zijn teksten aanleveren aan de IISG webredactie, wat een vertragingsfactor is. Bovendien is het de vraag of het website team wel de redactie moet voeren over projectpagina‟s. Hiermee wordt het team extra belast, terwijl de projectleider veel beter zelf zijn pagina‟s kan onderhouden. Onvoldoende aansluiting op landelijke informatievoorzieningen Onderzoekers bij het IISG gebruiken relatief vaak diensten van universiteiten via andere deel-aanstellingen of op persoonlijke titel om in hun wetenschappelijke informatiebehoeften te voorzien. Het gaat daarbij met name om het verkrijgen van online toegang tot de vakliteratuur en digitale informatiebronnen (tijdschriften en databases). Voor het IISG is het afsluiten van licentieovereenkomsten voor e-journals financieel niet haalbaar, gezien het beperkte en al jaren lang stagnerende acquisitiebudget voor collectievorming. KNAW-medewerkers (en dus ook IISG-medewerkers) kunnen een universitaire bibliotheek pas aanvragen, maar krijgen daarmee slechts onsite toegang tot UB-voorzieningen, hetgeen te kort schiet in de behoefte aan remote online access. Kortom, de mogelijkheden worden niet als voldoende gezien. Dit vertaalt zich in een gevoel bij de IISG medewerkers dat het instituut onvoldoende biedt op dit vlak. Dit geldt ook, maar in mindere mate voor gebruik van software tools. Er wordt ook geconstateerd dat sommige software die wél wordt aangeboden onvoldoende bekend is en onvoldoende gebruikt wordt. Het gaat hier met name om Endnote (een pakket voor het zoeken naar bibliografische verwijzingen, en het – eventueel gezamenlijk - maken en onderhouden van een bibliografie).

Gewenste situatie Nieuwe voorziening voor website content management Voor de website moet een nieuwe content management omgeving ingericht worden en daarmee in samenhang zou de informatie en navigatiestructuur van de website flink onder de loep genomen moeten worden. Dienstverlening via het web: e-balie en i-balie Belangrijkste diensten die op korte termijn gewenst zijn betreffen het online reserveren en aanvragen van materiaal en het online bestellen, betalen en leveren van reproducties. Er kan nog veel meer relevante en contextgevoelige online informatie aan gebruikers aangeboden worden. Hoe beter dit gebeurt, hoe minder vragen er bij de i-balie van het instituut terecht zullen komen. Daar staat tegenover dat er nog altijd veel vragen zullen overblijven die complexer van aard zijn en specialistische expertise vereisen. Omdat de drempel lager is in de digitale omgeving, zal de toestroom van vragen toenemen en zal het IISG duidelijke grenzen moeten stellen aan de reikwijdte van zijn professionele dienstverlening. Tegelijk biedt de digitale omgeving ook ongekende mogelijkheden om experts in het veld in te schakelen bij het beantwoorden van vragen via de i-balie en een expertise netwerk op te bouwen waaruit getapt kan worden. Het IISG dient nog een belangrijke slag te maken naar verbeterde online dienstverlening en informatieverstrekking aan zijn gebruikers. Daarnaast ziet het IISG kansen om de kenners en gebruikers van de collecties te engageren in een netwerk van experts dat op basis van wederkerigheid ondersteuning biedt en kennis deelt. [23]

Digitale voorziening voor publicaties Het IISG zou met de nieuwste technologie op dit gebied (e-journal management systems, repository software, RSS feeds, enz.) een sprong voorwaarts kunnen maken en met redelijk beperkte middelen een eenvoudige voorziening in kunnen richten als distributiekanaal voor de eigen publicaties. Deze voorziening zou ook aangeboden kunnen worden aan kleine en minder goed geëquipeerde organisaties (op het eigen vakgebied) die daarmee snel en eenvoudig een tijdschrift kunnen beginnen. Het IISG zal een voorziening voor de distributie van digitale publicaties inrichten en streeft daarmee de open wetenschappelijke communicatie op het eigen vakgebied te stimuleren. Dit zal het IISG doen in nauwe samenwerking met betrokken uitgevers, zoals Sephis en Aksant. Het IISG zal de gedigitaliseerde back-issues van de IRSH via deze voorziening verspreiden, in goed overleg met de uitgever Cambridge University Press. Via de nieuwe voorziening zal het ook mogelijk zijn artikelbeschrijvingen, inhoudsopgaven, samenvattingen en boekrecensies (voor zover er geen auteursrechten op rusten) op automatische wijze te verspreiden naar bibliotheken wereldwijd, voor opname in catalogi (in het bijzonder de IISG catalogus). Conferentiepapers die digitaal beschikbaar worden gesteld voor verspreiding, kunnen ook via deze voorziening verwerkt worden. Mogelijkheden om hierbij gebruik te maken van de EPrints voorziening van de KNAW zal worden onderzocht. Digitale voorziening voor conferenties De ondersteuning op maat van de geautomatiseerde congresadministratie zou heringericht moeten worden zodat er één voorziening komt voor alle conferenties die het IISG faciliteert (op het eigen vakgebied). De discussie over de keuze van papers en onderwerpen wordt in de regel gevoerd door onderzoekers die zijn verspreid over Europa en de rest van de wereld en die niet eenvoudig fysiek bij elkaar kunnen zitten om de papers te selecteren en groeperen. Een discussielijst voldoet niet, omdat daarmee het beheer van de papers niet goed verloopt en het peer-review proces niet goed geadministreerd wordt. Het IISG zal een eenvoudige maar wel volwaardige digitale voorziening voor conferenties inrichten, waarin ook de inhoudelijke discussie over de bijdragen aan congressen efficiënt gevoerd kan worden. Eenvoudige standaard collaboratory voor projecten Voor de projecten zou een open collaboratory omgeving ingericht kunnen worden met standaard functionaliteit, zoals uitwisseling van documenten, samenwerken aan teksten, discussieforum, kalender, mailing-list, publicatie van webpagina‟s, enz. Deze collaboratory omgeving is standaard in de zin dat er niets speciaal voor ontwikkeld hoeft te worden, in tegenstelling tot de collaboratory die het IISG ontwikkelt in het kader van de infrastructuur voor de data-hubs (zie 4.2). De standaard omgeving moet wel open zijn in de zin dat deelnemende onderzoekers wereldwijd hier gebruik van moeten kunnen maken, met andere woorden de voorziening is niet beperkt tot intern IISG gebruik. Het IISG zal een eenvoudige en standaard collaboratory faciliteit inrichten voor de eigen onderzoekers en hun projectpartners. Betere aansluiting op landelijke voorzieningen Met betrekking tot de toegang tot e-journals en databases is de KNAW al eerder (zie 3.5) genoemd. Het IISG zal bijdragen aan het voorgenomen onderzoek naar de behoeften van KNAW medewerkers op dit gebied. Onderzocht moet worden wat precies de wensen en behoeften van de onderzoekers zijn op het gebied van ondersteunende software, met name bibliografische tools, maar mogelijk ook op ander gebied (statistische analyse, cartografische weergaven, enz.). Als het gaat om algemene tools die wetenschappers elders ook gebruiken, kan verwacht worden dat de KNAW hierin kan voorzien, niet alleen voor het IISG, maar voor alle KNAW medewerkers. Als het gaat om specifieke tools of functionaliteit dan zal hier afzonderlijk door het IISG naar gekeken worden. Het IISG streeft na de online werkomgeving van de eigen onderzoekers zo goed mogelijk aan te laten sluiten op de landelijke infrastructuur en gebruik te maken van de bestaande voorzieningen voor wetenschappelijk onderzoek. Om dit te realiseren zal het IISG een beroep doen op de KNAW. [24]

4.5.

Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor financiële en projectadministratie, personeelsmanagement, PR en communicatie, secretariaat en receptie en gebouwenbeheer.

Aandachtspunten huidige situatie Redundante informatie Voor het personeelsmanagement zijn veel verschillende soorten informatiesystemen in gebruik, waarin dezelfde informatie steeds moet worden ingevoerd. Dit wordt veroorzaakt doordat informatie ook in systemen van de KNAW moeten worden ingevoerd, waarover het IISG geen zeggenschap heeft. Daarnaast zijn in het verleden vanwege de kleinere schaal en beperktere technische hulpmiddelen, oplossingen geïntroduceerd voor losse problemen, zonder deze in samenhang te beschouwen. Bij de bibliotheek en bij de reproductiedienst worden aparte financiële administraties bijgehouden voor het afhandelen van de bestellingen van respectievelijk boeken en reproductie. Deze worden in de financiële administratie met de hand overgenomen. Managementinformatie wordt ook op diverse plekken, door diverse systemen in verschillende formaten geproduceerd – en in veel gevallen worden gegevens dubbel ingevoerd en bijgehouden. De gegevens voor het jaarverslag bijvoorbeeld worden langs diverse hiërarchische niveau doorgesluisd, elke keer via handmatige invoer en steeds opnieuw in een ander formaat. Legacy systemen Enkele softwaretoepassingen zijn aan het einde van hun technische levensduur. Het relatiebeheerprogramma I&O is sinds de grote migratie van 2007 niet meer werkzaam. Er is aan een tijdelijke oplossing gewerkt, die niet optimaal functioneert. Sommige toepassingen (zoals de PZdatabase en ProTime) werken niet meer optimaal en zijn aan vervanging toe. Lastig beheer intranet Op intranet is veel verschillende informatie beschikbaar. Er zijn handleidingen, notulen worden er gepubliceerd en er staan persoonsgegevens op. Het aanpassen van informatie op intranet is zodanig bewerkelijk dat medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de informatie (bijvoorbeeld in handleidingen), deze niet zo snel actueel houden. Voor sommige onderdelen (zoals de verslagen van vergaderingen) is het aanpassen van de tekst niet mogelijk zonder inschakeling van derden. Via intranet wordt ook functionaliteit aangeboden: men kan een storing melden of een zaal reserveren. Het onderhoud van deze functionaliteit moet gebeuren door een programmeur. Geen voorziening voor projectadministratie Het aantal en de omvang van de projecten die het IISG uitvoert zorgen ervoor dat de administratie van tijdbesteding en financiën belangrijker wordt. Dit is nodig voor de projectleiders om sneller inzicht te hebben in de situatie waarin een project verkeert en voor rapportages en accountantscontrole. Tot nu toe gebeurt de projectadministratie op verschillende wijze per project en met behulp van diverse tools en methoden. Meer uniformiteit is gewenst voor betere controle en management van de projecten.

Gewenste situatie Eenvoudige uitwisseling van bedrijfsvoeringgegevens over systemen heen De datastromen in de bedrijfsvoering moeten in kaart gebracht worden, zodat duidelijk is welke systemen welke gegevens delen. Een volledig geïntegreerde bedrijfsvoeringproces is waarschijnlijk niet goed haalbaar gezien de vele afhankelijkheden met externe systemen en met de primaire processen. Bovendien zijn bedrijfsvoeringgegevens in de regel minder gestandaardiseerd en dat staat geautomatiseerde gegevensuitwisseling in de weg. Toch kan het IISG er naar streven de gegevensstromen tussen systemen beter op elkaar aan te laten sluiten, zodat uitwisseling mogelijk en vlotter wordt. Dit vereist wel een uitvoerige data-analyse. Gekeken zou moeten worden voor welke type gegevens dit nodig is. Management informatie is in ieder geval een goede kandidaat. Legacy systemen uitfaseren [25]

Voor een aantal van deze systemen geldt dat het IISG afhankelijk is van de KNAW concernsystemen. Uitfasering dient daarom in nauw overleg met de KNAW te geschieden. Ook de wensen van het IISG moeten tijdig bij de KNAW aangemeld worden. De afdeling P&O wil graag digitale personeelsdossiers beschikbaar stellen aan de medewerkers. Hierdoor is iedereen geïnformeerd over alle onderwerpen die over zijn/haar dienstverband van belang zijn. Arbeidscontracten, functioneringsverslagen, salarisoverzichten, pensioeninformatie en urenverantwoording komen daarmee digitaal beschikbaar in het personeelsdossier, waarin iedereen zijn eigen dossier kan raadplegen. Indien informatie niet klopt, kan hierop door de medewerker zelf actie worden ondernomen om de informatie wel correct te laten opnemen. KNAW breed wil men naar een selfserviceportaal op het gebied van personeelsmanagement. Voor de tijdregistratie wil het KNAW een nieuw systeem invoeren (Time-Tell). De

overgang van ProTime naar Time-Tell is nog niet ingepland maar zal zeker in 2009 plaatsvinden, als het niet eerder gebeurd. De vervanging van het relatiebeheersysteem I&O is urgent en een nieuwe voorziening moet in principe voldoen aan de eisen van verschillende organisatieonderdelen: PR en communicatie, archiefafdeling en publieksdiensten (contactgegevens van archiefvormers), conferenties (bezoekersadministratie), tijdschriften en publicaties (ledenadministratie en netwerk van recensenten), collectievorming en onderzoek (netwerken van contacten), enz. Daarnaast zijn Sephis en het Persmuseum ook actieve gebruikers van een relatiebeheersysteem. Het is de vraag of één systeem kan voldoen aan zoveel verschillende gebruikers, maar het is helder dat hoe meer gemeenschappelijke relaties gedeeld kunnen worden, hoe beter. Nieuwe voorziening voor Intranet Intranet moet vernieuwd worden zodat medewerkers makkelijker informatie kunnen toevoegen, teksten samen kunnen bewerken (handleidingen, enz.) zodat de interne communicatie beter gaat verlopen en Intranet ook steeds meer gebruikt gaat worden in nauwe samenhang met de werkprocessen, in plaats van weer een informatiesysteem naast alle andere. Het IISG wil het Intranet vernieuwen en gebruiksvriendelijker inrichten, zodat het als belangrijk intern communicatiekanaal blijft functioneren. Ondersteuning van de projectadministratie Afdelingshoofden en projectleiders in de organisatie moeten de mogelijkheid krijgen om te werken met een urenregistratiemethode en een budgetbeheersystematiek waardoor de gegevens op een consistente wijze vastgelegd worden. Deze gegevens moeten op hun beurt weer uitgevoerd kunnen worden in verschillende formaten die geschikt zijn voor de diverse berekeningssystemen van de subsidiegevers, en voor de financiële projectadministratie in AccountView. Het is expliciet niet de bedoeling dat de projectadministratie een doel op zich gaat worden en het moet steeds in verhouding staan tot de zwaarte van het project en de eisen van de opdrachtgever/subsidieverstrekker. Voor de administratie van een groot EU-project bijvoorbeeld, zal al snel een applicatie à la MS Project nodig zijn, maar de meeste projecten van het IISG zijn administratief licht. Een doeltreffend ingerichte MS Excel spreadsheet kan al voldoende zijn. Een goede aansluiting op de financiële administratie van het IISG is uiteraard een must. Voor de ondersteuning van de projectadministratie zal het IISG een meer uniforme aanpak nastreven, ondersteund door een applicatie die in verhouding staat tot de zwaarte van het project.

4.6. Inwonende instellingen Inwonende instellingen zijn organisaties die in hetzelfde gebouw zijn gehuisvest, maar in meer of mindere mate een eigen doelstelling, organisatiestructuur en gezicht hebben. Tot deze categorie worden gerekend: het Persmuseum, de Historische Steekproef Nederland (HSN), de Virtual Knowledge Studio (VKS), Uitgeverij Aksant en SEPHIS. Het IIAV wordt beschouwd als toekomstige inwonende instelling. De inwonende instellingen hebben allemaal hun eigen specifieke knelpunten en toekomstvisie die in het verlengde liggen van hun eigen doelstellingen. Ook zoeken zij elk op een eigen niveau steun en dienstverlening bij het IISG. In deze paragraaf worden de huidige en gewenste situatie omschreven voor zover ze van belang zijn voor het informatiebeleid van het IISG.

[26]

Huidige situatie Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering van elk van de inwonende instellingen wordt verzorgd door de bedrijfsvoering van het IISG. Hierdoor zijn de knelpunten die daarin worden ervaren voor de inwonende instellingen hetzelfde. In het bijzonder wordt het relatiebeheer als zeer gebrekkig ervaren. ICT ondersteuning Het IISG biedt ICT basisdiensten aan de inwonende instellingen. Daarnaast maken ook een viertal externe organisaties hiervan gebruik. De ondersteuning aan externe instellingen kan variëren van server-hosting en dataopslag tot website inrichting en applicatieontwikkeling. Ontbreken vastgelegde afspraken De afspraken over de soort dienstverlening die het IISG levert en de reikwijdte daarvan hebben in het verleden vooral mondeling plaatsgevonden. In de praktijk is hierdoor, voor beide partijen, weinig duidelijkheid over wat er van elkaar kan worden verwacht. In sommige gevallen is de tariefstelling voor de diensten ad hoc afgesproken en vertoont weinig relatie met de werkelijke kosten. Heterogeniteit De diverse instellingen zijn tamelijk verschillend van aard, zowel m.b.t. de organisatorische band met het IISG als de mogelijkheden die zij tot hun beschikking hebben om naast / onafhankelijk van het IISG faciliteiten en diensten in te huren bij derden. Hierdoor is de zeggenschap van het IISG over de inrichting van de dienstverlening niet eenduidig.

Gewenste situatie Duidelijkheid De reikwijdte en voorwaarden van de ICT ondersteuning t.a.v. inwonende instellingen moeten duidelijker worden afgebakend en, samen met andere afspraken m.b.t. de dienstverlening, schriftelijk worden vastgelegd. Hierdoor kunnen niet alleen de verwachtingen van beide partijen worden geëxpliciteerd, maar maakt ook een zakelijker benadering van deze dienst mogelijk, waardoor aanleidingen tot onenigheid of conflict geminimaliseerd kan worden. Het IISG streeft naar duidelijke afspraken met de instellingen die door haar worden ondersteund. Herziening tarifering en dienstencatalogus Voor de inwonende instellingen moet een herziening van tarifering plaatsvinden, gebaseerd op werkelijke kosten. Dit geeft meer duidelijkheid over de opbouw van het tarief. Vervolgens moet er jaarlijks een herziening hiervan plaatsvinden, zodat de tarifering parallel blijft lopen met de werkelijke kosten, Reductie palet van diensten In principe zou het IISG geen extra of andere diensten moeten willen verlenen dan wat het instituut aan de eigen medewerkers aanbiedt. Met dit principe kunnen de dienstverleningskosten beter in de hand worden gehouden. Afbouwen diensten aan externe instellingen Het dienstverleningsbeleid die het IISG voert in relatie tot externe instellingen (momenteel: Huygens instituut, ReclameArsenaal, enz.) moet herzien worden. Het is zeer de vraag of het IISG in staat is de ICT dienstverlening op een bevredigende manier aan derden kan blijven verlenen, binnen de budgetgrenzen. Schaalvergrotingseffecten zijn misschien haalbaar door aanpassing (verhoging) van de tarieven, maar schaalvergroting betekent ook een zwaardere ICT beheerorganisatie – en dit is tegenstrijdig met eerdere beleidsuitgangspunten (zie 4.1)

[27]

5.Beleidsuitgangspunten De technologische ontwikkelingen in de digitale wereld volgen elkaar voortdurend op; ook de inzichten over mogelijke oplossingen zijn aan snelle veranderingen onderhevig. In het kader van dit informatiebeleidsplan is het daarom van belang om een aantal uitgangspunten te formuleren voor de technologische basis van de nagestreefde werkomgeving. Deze kunnen dan als richtsnoer dienen bij de concrete invulling van informatiesystemen en van voorzieningen voor de werkomgeving. Op basis van de in het vorige hoofdstuk gemaakte analyse en de geïnventariseerde wensen, worden de kaders van het IBP bepaald. Dit zijn de hoofduitgangspunten van beleid die eenduidigheid van de beleidsuitvoering bevorderen en richting geven aan de technologische invulling van de te ontwikkelen voorzieningen. De eerste twee uitgangspunten (U1-U2) zijn algemeen van aard en doen uitspraken over algemene principes waarop de inrichting van de werkomgeving dient te worden gebaseerd. Het derde uitgangspunt (U3) bevat nadere richtlijnen voor de meer technologische invulling hiervan. De laatste twee uitgangspunten (U4-U5) geven het perspectief weer van waaruit de beoogde informatisering wordt ingericht. Enkele organisatorische implicaties van onderstaande beleidskeuzes worden aangestipt, voor nadere uitwerking. U1. Samenhang van systemen Overweging:

Nadere Invulling:

Voor de gebruiker betekent samenhang van systemen dat, onafhankelijk van de gekozen technologische oplossingen, de omgeving zoveel mogelijk als één integraal geheel wordt ervaren. Voor de dataorganisatie betekent dit dat gegevens en documenten slechts op één plek worden opgeslagen en toegankelijk zijn voor verwerking vanuit verschillende processen. Browser-based werkomgeving: medewerkers werken niet in een geïsoleerde omgeving. Integendeel, veel van de werkzaamheden gebeuren in interactie met de buitenwereld, in het bijzonder via het Internet. Medewerkers moeten ook vanuit andere locaties dan de eigen werkplek hun werkzaamheden kunnen verrichten. De werkomgeving dient browser-based te zijn, waardoor een uniforme en alom aanwezige gebruikersinterface geboden wordt. Procesgestuurde werkomgeving: de werkomgeving van de medewerkers dient ingericht te worden op basis van de werkprocessen. Door de werkprocessen in kaart te brengen wordt duidelijk in welke stadia welke data geproduceerd, verwerkt en gebruikt worden. Tevens wordt duidelijk welke voorzieningen nodig zijn om de werkprocessen te ondersteunen. Werkzaamheden uit verschillende afdelingen die procesmatig gezien overeenkomsten vertonen, kunnen door dezelfde voorziening worden ondersteund. Generieke oplossingen: hoewel voor de ondersteuning van deelactiviteiten binnen een werkproces, er vaak zeer specifieke eisen gesteld kunnen worden, is een meer algemene oplossing ook vaak afdoende. Met generieke oplossingen worden gelijke oplossingen voor gelijke vraagstukken aangereikt. Hierdoor kunnen applicaties niet alleen efficiënter worden ingezet, maar is ook het onderhoud minder complex en tijdrovend.

U2. Beheersbaarheid Overweging:

De technische ondersteuning van systemen (technisch beheer en applicatiebeheer) is een taak die structurele middelen vereist. Deze taak is de afgelopen jaren sterk gegroeid. Zowel de omvang als de [28]

structurele aard van de ICT beheerorganisatie staan op gespannen voet met het budget. Het instituut moet de beperkte middelen zo efficiënt mogelijk gaan inzetten, en het beheer van de systemen zo doelmatig mogelijk inrichten. Nadere Invulling:

Terugbrengen van de diversiteit in applicaties: hierdoor zal het aantal systemen en applicaties worden beperkt en het beheer vereenvoudigd. Terug naar de kerntaken: in de loop van de tijd zijn er binnen de IISG-omgeving ook systemen van externe organisaties ondergebracht, elk met hun eigen specifieke beheerseisen. Door het opnieuw definiëren van wat wel en wat niet kan worden ondersteund wordt de hanteerbaarheid van de omgeving vergroot en de druk op het beheer verminderd. De ICT beheerorganisatie op afstand: overdracht of uitbesteding van de basisvoorzieningen en beheertaken, waar zinvol en waar bezuinigingen gerealiseerd kunnen worden, kan de groeiende discrepantie tussen de benodigde beheerorganisatie en de beschikbare middelen tegengaan. De verantwoordelijkheid bij de gebruiker: veel beheerwerkzaamheden ontstaan door de hoogte van het veiligheidsniveau, waardoor voor veel handelingen en gebruikerswensen communicatie over en weer met de ICT afdeling noodzakelijk is. Door de gebruiker meer vrijheid (en dus meer verantwoordelijkheid) te geven op de eigen machine en een omgeving te kiezen waarin de gebruiker zelf aanpassingen kan verrichten, kan de druk op het beheer worden verminderd.

U3. Open Architectuur Overweging:

Een open software architectuur bevordert de flexibiliteit van de omgeving en versterkt de samenhang en interoperabiliteit van technische oplossingen. De keuze van de technologische basis van de onderdelen kan beperkt worden tot een aantal bewezen open standaarden en open source oplossingen, waardoor het mogelijk is om effectief te investeren in eigen kennisopbouw.

Nadere invulling:

Open source based ontwikkeling betekent het toepassen en delen van vrij beschikbare broncode. Dit draagt bij tot een veel flexibeler inzet van dit type software dan de „gesloten‟ variant, meestal commerciële software, met restrictieve licenties en vendor lock-in gevolgen. Open source ontwikkeling is alleen interessant daar waar schaalvoordeel behaald kan worden, dat wil zeggen wanneer een bepaalde open source applicatie een grote gemeenschap ontwikkelaars en gebruikers heeft, waardoor het mogelijk wordt de kosten te delen van het ontwikkelen en testen van software. Uitgangspunt is dat software ontwikkeling bij het IISG zoveel mogelijk open source gebaseerd wordt. Belangrijkste toepassingsgebieden met open source platforms die voor het IISG interessant zijn: content management systemen (CMS), portals, collaboratories, indexing en search, bibliotheeksystemen, enz.



Web standaarden: bij de ontwikkeling van web applicaties horen ook keuzes met betrekking tot talen (database querytaal, programmeertaal, enz.) en standaarden, die speciaal geschikt zijn voor webontwikkeling. Het uitgangspunt is dat ontwikkeling bij het IISG zich richt op open source web applicatie technieken, zoals: PHP als scripting taal voor het maken van dynamische [29]

webpagina‟s. JAVA als programmeertaal om webservices te bouwen (applets, servlets, portlets, etc.).  AJAX voor dynamische content updates in webpagina‟s.  XML als de opmaaktaal van de meeste web-based diensten en het uitwisselingsformaat bij preferentie van een groeiend aantal informatiesystemen. Daarnaast is het platformonafhankelijk en is het (mede daardoor) uitstekend geschikt voor langdurige gegevensopslag.  MySQL als het database management systeem (RDBMS) dat het meest gebruikt wordt voor web applicaties – vaak in samenhang met PHP en Ruby on Rails. Veel gegevens binnen het IISG bevinden zich in een SQL omgeving, hetzij in MySQL of het proprietary MS-SQL. In de ontwikkelomgeving van het IISG worden bovenstaande (defacto) web standaarden toegepast, maar de eenduidige keuze hiervoor en voor open source ontwikkeling is nog niet eerder zo expliciet gemaakt. Deze beleidskeuze heeft natuurlijk gevolgen voor de manier van werken en de inrichting van de ontwikkelomgeving (zie hieronder). 

  

Open standaarden: het is van belang dat er zo min mogelijk afhankelijkheden bestaan tussen verschillende software onderdelen die met elkaar samenwerken en tussen verschillende informatiesystemen die met elkaar communiceren. Alleen dan kunnen interoperabiliteit, platformonafhankelijkheid en leveranciersonafhankelijkheid ook op de lange termijn worden gegarandeerd. Het gebruik van open standaarden speelt hierin een sleutelrol. Het stimuleert de uitwisselbaarheid van gegevens en maakt ze makkelijker toegankelijk. Het uitgangspunt voor het IISG is zoveel mogelijk gebruik te maken van open standaarden voor de uitwisseling van gegevens binnen de erfgoedsector en de onderzoekwereld, zoals: OAI-PMH voor de uitwisseling van metadata; UNICODE voor de uitwisseling van karakterset informatie; OpenURL voor het linken naar content elders. Drie lagen model: de procesgestuurde werkomgeving van de medewerkers en de informatiesystemen waarmee zij werken en die beschikbaar gesteld worden aan eindgebruikers, dient modulair, open en uitbreidbaar van opbouw te zijn. Het uitgangspunt is dat de onderliggende software architectuur uit een datalaag, een applicatielaag en een presentatielaag bestaat, het zogenaamde drie lagen model.

U4. De gebruiker staat centraal Overweging:

Nadere invulling:

De inzet van ICT is uitdrukkelijk bedoeld als middel om de IISG strategische doelen te bereiken en om de IISG activiteiten te ondersteunen. Hoezeer ook ICT hierbij faciliterend is, het gaat toch primair om het mensenwerk: de medewerkers en hun werkprocessen, de gebruikers en hun gebruiksgedrag. Daarom staan de behoeftes en wensen van medewerkers en gebruikers centraal. Dit is echter een loze stelling als hier geen concrete invulling aan gegeven wordt. Hoe worden gebruikers betrokken bij ICT ontwikkeling en wat kunnen zij wel/niet verwachten? Ontwikkeling versus beheer: ICT ontwikkeling gebeurt op initiatief vanuit de IISG organisatie (directie, afdelingen, onderzoekers) en altijd in het kader van een project (zie Projectorganisatie binnen het IISG, juli 2008). Andere ICT gerelateerde activiteiten vallen onder de reguliere dienstverlening (beheer en support). Vraag versus technologie: bij het initiëren van ICT ontwikkeling [30]

wordt gewerkt vanuit de vraag (bijvoorbeeld een terugkerende vraag die niet door de reguliere support wordt gehonoreerd), of geobserveerd gebruikersgedrag (use case) of vanuit de technologie (nieuwe methoden en technieken toepassen). In het eerste geval (user-driven) is het van belang om vraag en gedrag op een adequate manier te vertalen naar een technisch concept/specificatie; in het tweede geval (technology-driven) is het van belang om de nieuwe mogelijkheden van de technologie op een begrijpelijke manier uit te leggen aan de gebruikers zodat zij de vernieuwing ondersteunen en de technologie adopteren. Passende wensen: gebruikerswensen moeten passen binnen de ICT architectuur van het IISG (zie U3), omwille van de beheersbaarheid (U2) en samenhang van de systemen (U1). Gebruikerswensen die hier binnen passen worden opgepakt en voor zover mogelijk ingepast in het IBP projectprogramma. Gebruikerswensen die hier niet ingepast worden, worden zo goed mogelijk ingepast binnen andere contexten (KNAW, SURF, enz.). Communicatie: in alle gevallen is duidelijke interactie tussen medewerkers, gebruikers, ontwikkelaars, beheerders, werkvloer en management, van belang. Hierbij spelen organisatorische aspecten een belangrijke rol (overlegvormen, afspraken, procedures, enz.) maar ook een open en onbevangen oplossingsgerichte en resultaatgerichte werkhouding.

U5. Innovatieve inzet ICT Overweging:

Nadere invulling:

Het IISG heeft op een aantal gebieden voorop gelopen bij het toepassen van indertijd vernieuwende methoden en technieken (beeldbank, EADbeschrijvingen, enz.). Innovatie van methoden en technieken is cruciaal voor onderzoek en verzamelingen en de inzet van ICT speelt hierbij een centrale rol. Bij de ondersteuning van de primaire processen kan nog beter worden ingespeeld op nieuwe wensen en technologische mogelijkheden. Overschakelen naar de Web 2.0 omgeving: Web 2.0 draait de stroom van digitale informatie om. Informatie wordt niet langer vanaf de instellingswebsite aangeboden, maar daar waar de gebruiker zich bevindt. Gebruikers genereren zélf content op een website. Vrienden of collega‟s kunnen aan de website sleutelen en bijdragen met informatie. Iedereen kan toekijken en commentaar leveren. Zo ontstaat er een door het publiek zélf ontwikkelde en voor het publiek interessante informatiebron. Om de strategische doelen van het IISG te bereiken is het noodzakelijk over te schakelen naar de Web 2.0 omgeving – niet “zomaar” door enkele technieken ervan toe te passen, maar door een geheel van veranderingen door te voeren: van anders omgaan met je gebruikers en anders denken over je content tot het overschakelen naar andere software ontwikkelmethodes. Delen en deelnemen (op wereldschaal) staan hierbij centraal: deelnemen in een gezamenlijke inspanning (van kennisopbouw of van softwareontwikkeling) en delen van kennis, content en software.

[31]

Organisatorische gevolgen voor de afdeling Digitale Infrastructuur Herinrichten van de ontwikkelomgeving en ontwikkelpraktijk Het toepassen en mede-ontwikkelen van open source software is een vak apart. Programmeurs die jaren gewend waren solo te werken, zelf uitgebreide specificaties te schrijven en code te ontwikkelen, maken een cultuuromslag door als ze overstappen naar open source. Veel is al ontwikkeld en beschikbaar voor hergebruik. Het is vaak meer de kunst om de juiste toolkits te ontdekken dan om zelf toolkits te ontwikkelen. Je moet leren om code te delen en veel intensiever met collega‟s wereldwijd te communiceren (op ontwikkelfora). Je moet je eigen ontwikkelomgeving helemaal opnieuw inrichten, omdat je nu in open source werkt. Dat betekent het delen van versioning tools, het documenteren van software in wikis en het volgen van andere ontwikkelpraktijken. Bij de ontwikkeling van web2.0 applicaties wordt gewerkt zoals men met web2.0 toepassingen gebruikelijk werkt: sterk iteratief en met intensieve betrokkenheid van gebruikers. De ontwikkelaars zijn continu bezig, vanaf dag 1, met de bouw van de applicatie. Daarmee wijkt het patroon dat gevolgd wordt van het traditionele software ontwikkeltraject dat de stadia van 1) programma van eisen, 2) specificaties, 3) implementatie, 4) testen, 5) accepteren en 6) operationaliseren doorloopt. Bij een web2.0 ontwikkeling verkeert de toepassing continu in een stadium van beta-versie, omdat er continu aan ontwikkeld wordt. Het ontwikkeltraject kent korte cycli van iteraties. Tijdens dit proces kijken gebruikers mee, proberen nieuw toegevoegde functies uit en koppelen bevindingen direct terug. Doordat niet alles van tevoren gedetailleerd vastligt, is er veel meer flexibiliteit en groeien de gebruikers mee met de applicatie. Afspraken over OTAP en verdeling van de beheertaken Hoewel iteraties in het OTAP (Ontwikkel, Test, Acceptatie en Productie) -traject elkaar zo snel opvolgen in de web2.0 omgeving dat het onderscheid nauwelijks meer merkbaar is, blijft de scheiding van de ontwikkelstadia relevant. Vooral om de scheiding tussen ontwikkeling en beheer duidelijk te maken. Ook binnen het IISG is het van belang duidelijke OTAP afspraken te maken, met voldoende flexibiliteit voor web2.0 ontwikkeling. In nauwe relatie tot OTAP staan de verschillende soorten beheer, zoals bekend van de ITIL processen: het functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer. De organisatie van deze verschillende beheerfuncties moet op een heldere manier binnen de organisatie belegd worden. Klein en dynamisch De implicatie van de strategische doelen “Terug naar de kerntaken” en “ICT-beheer op afstand” is dat de afdeling DI zich gaat heroriënteren. Waar nu het accent ligt op beheer en projectmanagement, komt het accent op ontwikkeling te liggen. Minder strikt gescheiden rollen, meer als één team optreden en opereren, meer bij de werkprocessen van de afdelingen betrokken zijn, meer experimenteren met nieuwe web tools, dit zijn maar een paar van de vele accentverschuivingen die bij elkaar ervoor moeten zorgen dat DI zich ontwikkelt tot een kleine maar dynamische afdeling binnen het IISG.

[32]