INSPIRATIEDAG GASTVRIJHEID IN DE ZORG
Waste Management Een workshop over verantwoord ondernemen en de huidige maatschappelijke discussie over verduurzaming en verspilling. Welke handvatten kunnen wij bieden om met behulp van waste management de kosten te reduceren?
EVEN VOORSTELLEN Pieter van Dijk Tot 2007 werkzaam geweest in internationaal bedrijfsleven (marketing / strategie) Sinds 2007 op interim basis werkzaam in cure & care sector Interim management Projectmatig facilitaire processen optimaliseren / reorganiseren
STELLINGEN 1. Wij kennen de behoeften van onze klant als het om eten en drinken gaat. 2. We weten wat wij (gemiddeld) per dag per klant besteden aan eten en drinken. 3. We weten wat wij verspillen aan eten en drinken. (En ook waar in het proces..) 4. Onze leveranciers weten precies hoe onze dienstverlening aan klanten werkt. 5. Onze medewerkers kennen eventuele afspraken en wensen van klanten en leveranciers. 6. We hebben onze concepten goed beschreven en toetsen regelmatig of wij nog conform onze afspraken werken.
Nee
Ja
ONDERZOEK VAKMEDIANET
In de maand april 2012 heeft Vakmedianet multi-client onderzoek laten uitvoeren naar trends rond voeding. De enquête werd online aangeboden aan een ad random getrokken steekproef van 566 functionarissen verantwoordelijk voor het eten en drinken in de zorgcentra. In totaal vulden 221 professionals de vragenlijst volledig in. Een response van 39%. De resultaten geven derhalve een representatief beeld van de markt.
PROFIEL RESPONDENT Functie
39%
Vrouw 18%
12%
Leeftijd
Geslacht 18%
48%
Man
13%
30% 46% 10%
54%
8%
3%
Jonger dan 30 jaar
Opleiding
14%
Post-HBO
40%
HBO
35%
MBO VMBO
3%
41-50 jaar
51-60 jaar
Ouder dan 60 jaar
De respondent is vooral werkzaam als hoofd voeding, kok of voedingsmedewerker. Daarnaast namen ruim 30% van het management deel aan het onderzoek.
8%
Academisch
31-40 jaar
Er zijn iets meer mannen dan vrouwen vertegenwoordigd in de steekproef. Meer dan de helft van de respondenten is ouder dan 50 jaar en ruim 60% heeft een HBO+ opleiding genoten.
SOORT INSTELLING Soort instelling
Personeel
Verpleeg-/verzorgingshuis Kleinschalige woonvorm Particuliere zorg Ziekenhuis
14%
101-250 personeelsleden
28% 50%
18%
16%
25-100 personeelsleden 11-25 personeelsleden
4%
56%
251 personen en meer
8%
1-10 personeelsleden
4%
Geen
3%
Aantal bewoners 28% 24%
16%
15%
17%
De helft van de geïnterviewden zijn werkzaam bij een verpleeg – of verzorgingshuis, 18% in een kleinschalige woonvorm en 28% bij een ziekenhuis. Veelal in een organisatie met meer dan 250 personeelsleden. De participerende instellingen zijn merendeels grotere organisaties met de capaciteit voor meer dan 150 bewoners .
Minder dan 50 bewoners
50 tot 150 bewoners
150 tot 250 bewoners
250 tot 500 bewoners
500 en meer bewoners
ROL DUURZAAMHEID Is duurzaamheid en mvo binnen uw organisatie belangrijk?
Treedt u daarmee naar buiten? Ja
Nee
60%
24%
49%
14% 1% Zeer belangrijk
Belangrijk
Neutraal
Onbelangrijk
Zeer onbelangrijk
Waarom wilt u duurzaam ondernemen?
Sociaal gewenst gedrag Besparing van kosten
Maatschappelijk voor volgende generatie Combinatie van voorgaande
51%
1%
Ook voor zorgcentra is duurzaam en maatschappelijk verantwoord handelen belangrijk. De helft treedt daarmee ook naar buiten.
18%
Belangrijkste redenen om duurzaam te ondernemen is zich bewust zijn van de gevolgen van het milieu voor de volgende generatie, het besparen van kosten en de sociale druk van de omgeving.
23% 34% 55%
VERSPILLING VOEDING Heeft u een indruk van verspilling van voeding in uw organisatie? Ja
Nee
Staat u open voor een inventarisatie met aanvullend rekenmodel over de mate van verspilling en een advies? Ja
Nee
28% 43% 72%
57%
Het merendeel van de respondenten heeft een goed beeld van de verspilling van voeding in hun organisatie. Opvallend is dat de meerderheid open staat voor advies om een inventarisatie van de kosten van verspilling te maken. Op de vraag hoe duurzame producten beter aanbesteed kunnen worden gaf men aan dat het geven van meer eerlijke en concrete informatie en helder overleg in de voedingsketen van producent naar afnemer leidt tot een betere resultaten.
TEKSTVERKLAREN Waste = Verspilling, verlies, verwaarlozing = Op een nutteloze manier verbruiken. (Geld, energie, tijd..) Kortom : Het gaat vandaag dus niet alleen om het minimaliseren van de inhoud van uw SWILL container maar om veel meer…
WAAR ZIT “WASTE” VERBORGEN ?? Vier Deelgebieden
Proces Middelen Personeel Ingredienten
DOELSTELLING VAN VANDAAG •
Inzicht geven in welke vragen je aan je eigen organisatie moet stellen.
•
Inzicht geven in wat je van je leveranciers mag vragen.
•
Inspiratie geven om ZELF met eenvoudige middelen winst te behalen.
WE GAAN AAN DE SLAG… HACCP
Logistiek Bestellen
Concepten Serveren Budget Bereiden
Afwassen
Ambiance Klanten
Leveran ciers Dieet Afval
Gast vrijheid
BEGIN BIJ DE BRON.. •
Alles draait om uw klant. Dit kan een bewoner cq patient zijn, een bezoeker of uw eigen personeel.
•
Is de aangeboden maaltijd aantrekkelijk ? (en is de ambiance uitnodigend..)
•
Hierbij drie voorbeelden van een heerlijk stukje vis met aardappels en groente.
Reken maar dat het waste percentage verschillend is !!!
BEGIN BIJ DE BRON.. •
Is het tijdstip van de maaltijd passend voor uw klant ?
•
Hebben we een gezonde spreiding van de maaltijden over de dag ?
•
Is er nog iets te kiezen voor uw klant ?
Ontbijt
Koffie
Voor
Koffie
Souper
Koffie
Hoofd 75% van de Voedingswaarde Binnen 4 uur… Na
9.00
12.00
17.30
19.30
22.00
BEGIN BIJ DE BRON.. •
Resume..
•
Een aantrekkelijke maaltijd in een uitnodigende ambiance beperkt waste.
•
Met een gezonde spreiding van de maaltijden over de dag heen bevorderen we de inname bij onze kwetsbare doelgroep en beperken we waste.
•
Eenvoudige verbeterpunten leiden tot directe (meetbare) resultaten. Side effect kan zijn dat medewerkers geprikkeld worden om zelf nog verbeterpunten aan te dragen.
PRAKTIJKVOORBEELD Doel : Algemene analyse huidige voedingsconcepten en beschrijving toekomstvisie rondom eten en drinken •
Middelgrote V&V instelling met minder dan tien locaties
•
1e stap : beschrijven van huidige dienstverlening
•
2e stap : grootboekrekening en kostenplaats analyse (43 serie)
•
3e stap : Verbeterpunten rondom proces, inzet personeel, “hardware” en gebruik van ingredienten in kaart brengen
•
4e stap : samen met management visie bepalen en beschrijven
•
5e stap : Visie vertalen naar concrete doelen en diensten voor alle betrokken partijen
In dit praktijkvoorbeeld beperk ik mij tot en met stap drie.
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 1 •
Middelgrote V&V instelling
•
Vijf verschillende voedingsconcepten verdeeld over alle locaties • Kleinschalig wonen (PG) met eigen maaltijdbereiding • Middelgrote afdelingen (revalidatie) met convenience • Meals on Wheels met broodserveerwagen (traditioneel verzorgingstehuis) • Hybride kookproces met broodserveerwagen (Warme maaltijd gemeenschappelijk) • Thuiszorg met VPT (koelvers via externe partner en horecavoorzieningen) • Daarnaast nog diverse horecavoorzieningen voor bewoners, bezoekers en personeel
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 2 Resultaten van grootboek en kostenplaats analyse
Nader Onderzoek Gewenst !! Loon ingredient
Kleinschalig
Revalidatie
Meals on Wheels
Hybride
VPT
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten in het proces met Meals on Wheels
Huidige situatie We regenereren alle maaltijden gelijktijdig We starten gelijktijdig met serveren op de afdelingen en in het restaurant
We tellen na afloop alleen dichte verpakkingen die over zijn
Verbetering
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten in het proces met Meals on Wheels
Huidige situatie
Verbetering
We regenereren alle maaltijden gelijktijdig
We regenereren 90% van de maaltijden en de resterende 10% op afroep in 5 minuten
We starten gelijktijdig met serveren op de afdelingen en in het restaurant
We tellen na afloop alleen dichte verpakkingen die over zijn
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten in het proces met Meals on Wheels
Huidige situatie
Verbetering
We regenereren alle maaltijden gelijktijdig
We regenereren 90% van de maaltijden en de resterende 10% op afroep in 5 minuten
We starten gelijktijdig met serveren op We starten een half uur later in het de afdelingen en in het restaurant restaurant zodat we eerst de restanten van de afdelingen gebruiken
We tellen na afloop alleen dichte verpakkingen die over zijn
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten in het proces met Meals on Wheels
Huidige situatie
Verbetering
We regenereren alle maaltijden gelijktijdig
We regenereren 90% van de maaltijden en de resterende 10% op afroep in 5 minuten
We starten gelijktijdig met serveren op We starten een half uur later in het de afdelingen en in het restaurant restaurant zodat we eerst de restanten van de afdelingen gebruiken
We tellen na afloop alleen dichte verpakkingen die over zijn
We meten per wagen wat er over is en nemen dit mee bij volgende bestellingen
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten inzet personeel met Meals on Wheels
Huidige situatie Vanwege verloop is er geen getraind personeel. Medewerkers hebben geen inzicht in de inhoud van de wagen.
Bij tekorten gaat een medewerker extra componenten halen in de keuken of het restaurant.
Verbetering
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten inzet personeel met Meals on Wheels
Huidige situatie
Verbetering
Vanwege verloop is er geen getraind Terugkerende training in gastvrijheid en personeel. begeleiding bij maaltijdkeuze. Medewerkers hebben geen inzicht in de inhoud van de wagen.
Bij tekorten gaat een medewerker extra componenten halen in de keuken of het restaurant.
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten inzet personeel met Meals on Wheels
Huidige situatie
Verbetering
Vanwege verloop is er geen getraind Terugkerende training in gastvrijheid en personeel. begeleiding bij maaltijdkeuze. Medewerkers hebben geen inzicht in Er is altijd een document met de de inhoud van de wagen. inhoud aanwezig zodat de medewerker een passend advies kan geven.
Bij tekorten gaat een medewerker extra componenten halen in de keuken of het restaurant.
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten inzet personeel met Meals on Wheels
Huidige situatie
Verbetering
Vanwege verloop is er geen getraind Terugkerende training in gastvrijheid en personeel. begeleiding bij maaltijdkeuze. Medewerkers hebben geen inzicht in Er is altijd een document met de de inhoud van de wagen. inhoud aanwezig zodat de medewerker een passend advies kan geven.
Bij tekorten gaat een medewerker extra componenten halen in de keuken of het restaurant.
Alle wagens hebben een telefoon en stemmen onderling voorraad af.
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten “hardware” en ingredienten met Meals on Wheels
Huidige situatie We bestellen multi pack per afdeling en regenereren de zakken in de MOW. De multipack verpakkingen worden op de MOW opengemaakt en gaan niet in dekschalen. (Snel temperatuurverlies)
We gebruiken een eigen menucyclus
Verbetering
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten “hardware” en ingredienten met Meals on Wheels
Huidige situatie
Verbetering
We bestellen multi pack per afdeling We bestellen bulkverpakking en en regenereren de zakken in de portioneren dit in dekschalen. Deze MOW. gaan in MOW. De multipack verpakkingen worden op de MOW opengemaakt en gaan niet in dekschalen. (Snel temperatuurverlies)
We gebruiken een eigen menucyclus
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten “hardware” en ingredienten met Meals on Wheels
Huidige situatie
Verbetering
We bestellen multi pack per afdeling We bestellen bulkverpakking en en regenereren de zakken in de portioneren dit in dekschalen. Deze MOW. gaan in MOW. De multipack verpakkingen worden op Door het gebruik van dekschalen de MOW opengemaakt en gaan niet blijven de componenten langer warm in dekschalen. (Snel op de MOW. Hierdoor is het restant temperatuurverlies) bruikbaar in het restaurant.
We gebruiken een eigen menucyclus
PRAKTIJKVOORBEELD STAP 3 •
Verbeterpunten “hardware” en ingredienten met Meals on Wheels
Huidige situatie
Verbetering
We bestellen multi pack per afdeling We bestellen bulkverpakking en en regenereren de zakken in de portioneren dit in dekschalen. Deze MOW. gaan in MOW. De multipack verpakkingen worden op Door het gebruik van dekschalen de MOW opengemaakt en gaan niet blijven de componenten langer warm in dekschalen. (Snel op de MOW. Hierdoor is het restant temperatuurverlies) bruikbaar in het restaurant.
We gebruiken een eigen menucyclus We stappen over op een vergelijkbare menucyclus van een leverancier met prijsgarantie (in onderzoek)
STELLINGEN 1. Het waste percentage is met 50% afgenomen 2. De integrale besparing is 15%
Minder
Meer
PRAKTIJKVOORBEELD
WAAR ZAT “WASTE” VERBORGEN IN DIT VOORBEELD ?? Vier Deelgebieden
Proces Middelen Personeel Ingredienten
SAMENVATTING Algemene kenmerken •
Zorg voor een helder stappenplan • 1. beschrijf de huidige situatie • 2. breng kosten goed in beeld • 3. Maak per deelgebied een verbeterplan (samen met personeel en leveranciers)
•
Ieder concept heeft onderhoud nodig. • Toets of je de dingen nog doet zoals ze zijn afgesproken. • Toets of de wensen van je klant zijn veranderd na start van het concept.
• Toets of er verbeteringen zijn ontwikkeld in de markt. • Blijf in gesprek met je leveranciers over verbeteringen.
DOELSTELLING VAN VANDAAG •
Inzicht geven in welke vragen je aan je eigen organisatie moet stellen.
•
Inzicht geven in wat je van je leveranciers mag vragen.
•
Inspiratie geven om ZELF met eenvoudige middelen winst te behalen.
Advies ? Pieter @ mind-match.nl
Bedankt voor uw aandacht !
