Informatiebeleidsplan 2013 Gemeente Zaltbommel

Informatiebeleidsplan 2013 Gemeente Zaltbommel

Spoor 2: Deel 2 informatiebeleidsplan 2013, het jaar van consolideren, uitbouwen en vervangen

Opdrachtgever: Opdrachtnemer: Versie: Datum:

Management Team/Gemeentesecretaris Huug Derksen Organisatie ontwikkelaar Marijke ten Hoeve in samenwerking met Maaike Visser Badgergroep 0.9 30 mei 2012

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

Versiebeheer Versie 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8 0.9

Verspreid aan Maaike Visser Badgergroep Afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Financiën en Coördinator Financiën Maaike Visser Badgergroep Programmagroep Dienstverlening Afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Financiën Concerncontroller Managementteam en wethouder Zondag Coördinator Financiën Maaike Visser Badgergroep

Datum Wijzigingen 20 april 2012 Aanpassingen in structuur 3 mei 2012 Doorspreken en aanpassen financiële paragraaf 6 mei 2012 Aanpassingen in structuur en tekst 8 mei 2012 Tekstuele wijzigingen 11 mei 2012 Tekstuele wijzigingen 15 mei 2012 Tekstuele en inhoudelijke wijzigingen 16 mei 2012 Inhoudelijke wijzigingen 27 mei 2012 Financiële aanpassingen 29 mei 2012 Tekstuele wijzigingen

Pagina 2 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

Inhoudsopgave

0.

Managementsamenvatting en beslispunten 0.1 Managementsamenvatting 0.2 Beslispunten

4 4 6

1.

Inleiding 1.1 Leeswijzer

7 9

2.

Stand van zaken Spoor 1 2.1 Inleiding 2.2 Status projecten en acties Spoor 1 2.3 Communicatie

10 10 11 16

3.

Projecten en acties Spoor 2 3.1 Wijzigingen ten opzichte van het ‘oude’ Spoor 2 3.2 Spoor 2 nu

17 17 19

4.

Vooruitblik 4.1 Ontwikkelingen organisatie 4.2 Wettelijke verplichtingen 4.3 Trends 4.4 Betekenis van deze ontwikkelingen informatiebeleid en ICT

27 27 27 28 30

5.

Financiën 5.1 Financiële verantwoording

31

Bijlage 1: Informatiebeleidsplan ‘Informatievoorziening in de lift!’ Spoor 1 Bijlage 2: Overzicht financiën projecten en acties Spoor 2 33 Bijlage 3: Financieel effect Spoor 2 Oud en Nu, Reserve automatisering en taakstelling 35 Apart ter inzage: A0 formaat plaat Informatiebeleidsplan Spoor 2 A0 formaat plaat Informatie- en Applicatiearchitectuurplaat (IST) A0 formaat plaat Informatie- en Applicatiearchitectuurplaat (SOLL)

Pagina 3 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

0.

Managementsamenvatting en beslispunten

0.1

Managementsamenvatting

Eind 2011 is het informatiebeleidsplan 2012-2013: ‘Informatievoorziening in de lift, Spoor 1’ besproken en goedgekeurd door MT, College en de raad van de gemeente Zaltbommel. De bestuurlijke missie, visie en de strategische uitgangspunten van het MT zijn in dit plan uitvoerig toegelicht. Tevens is diepgaand ingegaan op de wettelijke eisen vanuit de overheid m.b.t. basisregistraties, I-NUP en het programma Antwoord. Ook zijn de laatste ontwikkelingen t.a.v. informatievoorziening behandeld. In dit deel (Spoor 2) wordt hier niet meer uitgebreid op ingegaan en het vorige plan is voor naslag als bijlage toegevoegd (zie bijlage 1). In het vorige informatiebeleidsplan werd voorgesteld om de activiteiten in 2 sporen op te delen: Spoor 1

Wettelijke taken en lopende projecten (2012): Deze zouden zelfstandig door Zaltbommel worden opgepakt, maar wel in overleg met de andere twee gemeenten.

Spoor 2

Nieuwe projecten en noodzakelijke vervangingen (2013): Deze activiteiten zouden door de drie gemeenten gezamenlijk worden opgepakt.

Zoals bekend gaat de beoogde samenwerking tot één ambtelijke organisatie begin 2014 niet door, omdat het college van Neerijnen besloten heeft het proces te stoppen en de samenwerking te verlaten. Momenteel zijn er gesprekken gaande tussen Maasdriel en Zaltbommel over hoe de samenwerking tussen onze beide gemeenten er uit gaan zien. Er wordt gesproken over een organische manier van naar elkaar toegroeien. Voor de zomer 2012 komen de colleges met een voorstel. In dit document wordt uitgegaan van wat de gemeente Zaltbommel in ieder geval in 2013 gerealiseerd moet hebben op het gebied van informatievoorziening. Uiteraard zullen de activiteiten worden afgestemd met de gemeente Maasdriel. Na 2013 is het wellicht mogelijk om voor meerdere jaren een gezamenlijk informatiebeleidsplan op te stellen, aangezien dan duidelijker is wat de samenwerking met Maasdriel gaat inhouden. Projecten en acties Spoor 1 De projecten van Spoor 1 zijn inmiddels gestart in 2012. Het was niet nodig om hiervoor extra geld aan te vragen bij de Raad. De lopende projecten en wettelijke taken zijn budgetneutraal opgezet. Binnen de bestaande exploitatie was ruimte ontstaan door het vervangen en/of opzeggen van oude softwarepakketten, het aflopen van leasecontracten en het terugbrengen van de verschillende besturingssystemen naar één platform (Windows). Zelfs de invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), een nieuwe wettelijke taak, wordt uit de besparingen uit de exploitatie bekostigd. Tevens is de bestaande taakstelling voor het grootste gedeelte gedekt. Financieel effect hiervan was dat de benodigde investering voor de uitvoering van Spoor 1 van totaal € 787.902 en de verhoging van de exploitatie met € 86.875 door de organisatie zelf is opgelost. Tevens is de bestaande taakstelling voor het grootste gedeelte gedekt. Kosten vorig Spoor 2 Zoals aangekondigd bij de Najaarsnota 2011 is voor de uitvoering van de projecten uit Spoor 2 geen budget beschikbaar. In het vorige beleidsplan is dan ook aangegeven dat de projecten uit dit spoor opgevoerd worden bij behandeling van de Voorjaarsnota in 2012. Er is in Spoor 1 wel alvast een vooruitblik gegeven op de verwachtte benodigde Pagina 4 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 investeringen voor de projecten en acties in Spoor 2. Dit leidde tot de raming dat er voor de investeringen € 734.400 nodig zou zijn en € 68.000 voor de onderhoudskosten. Additioneel zou € 165.550 aan investeringen en € 77.650 aan onderhoudskosten nodig zijn voor de invoering van de ICT kant van het Nieuwe Werken. Dit zou een totaal investering betekenen van € 899.950 en € 145.650 aan kosten voor onderhoud. Zie bijlage 3 voor het financiële effect van het oude Spoor 2. De toenmalige raming is gemaakt in de verwachting dat in 2013 al een begin gemaakt zou zijn met de vorming tot één ambtelijke organisatie samen met Neerijnen en Maasdriel. Er zouden diverse scenario’s opgesteld worden voor College en Raad t.a.v. deze samenvoeging. Aangezien Zaltbommel voorlopig alleen verdergaat, móet Zaltbommel in 2013 zelfstandig investeren. Kosten huidig Spoor 2 Het voorgaande heeft wel als gevolg dat voordelen van gezamenlijke aanschaf en vervanging van soft- en hardware als één ambtelijke organisatie nu niet zijn in te boeken. Samen met het management is kritisch gekeken naar wat absoluut wettelijk noodzakelijk is en wat er nodig is op het gebied van vervanging. En er is gekeken wat uitgesteld kan worden. Dit heeft geresulteerd in een aangepast Spoor 2. Dit betekent dat de integrale invoering van Het Nieuwe Werken (HNW: het tijd en plaatsonafhankelijk kunnen werken) niet doorgaat in 2013 zoals eerder was gepland in Spoor 2. De invoering van HNW zou namelijk samenvallen met de vorming van één ambtelijke organisatie. Er is nu gekozen voor het geleidelijk doorontwikkelen van HNW en het werken met een voorhoedegroep om in elk geval alvast ervaring op te doen (zie hoofdstuk 3 Projecten en acties Spoor 2). Ook de investeringen voor de Midoffice worden uitgesteld en indien mogelijk geschrapt. Het meten van de normen telefonie door de leverancier Telan is geschrapt en in plaats van vervanging van het financiële pakket is gekozen voor continuering van het huidige pakket. Door voortschrijdend inzicht zijn echter ook een aantal zaken toegevoegd aan Spoor 2, zoals de ondersteuning van de Raad m.b.t. papierloos werken en de vervanging van het urenverantwoording en tijdsregistratiepakket. . Er zijn tevens grote investeringen nodig voor de basisregistraties en de netwerkinfrastructuur. Wat betreft de BAG, WOZ en de andere basisregistraties is het wettelijk voorgeschreven om de kwaliteit van de gegevens te verhogen en hiervoor is een aantal investeringen noodzakelijk, zoals updates, koppelingen en opleiding voor de basisregistraties, luchtfoto’s en aanpassingen aan het WOZ pakket. Deze samen leiden tot een extra investering van € 46.600 en onderhoud van € 69.000 t.o.v. de ‘oude’ Spoor 2 raming. Voor de vervanging van de Oracle servers en licenties etc. geldt dat als we dit niet doen de bedrijfszekerheid in gevaar komt. We lopen dan het risico dat de klant niet meer geholpen kan worden en de interne medewerkers niet meer hun taken kunnen verrichten. Als de licenties niet in orde zijn, riskeren we een boete van enkele tienduizenden euro’s. De genoemde bedragen zijn ramingen. Bij de uit te schrijven Europese aanbesteding zal mede gestuurd worden op zo goedkoop mogelijke aanschaf. Deze noodzakelijke vervanging was al opgenomen in het vorige Spoor 2. Door de herijking van Spoor 2, komt de raming voor 2013 uit op € 614.500 aan investeringen en € 158.000 aan onderhoud. Het financieel effect hiervan is in 2013 € 8.000 en de jaren daarna € 166.000 (zie bijlage 3). In dit document worden de projecten en acties uit Spoor 2 uitgewerkt en aangepast aan de laatste ontwikkelingen. Deze uitwerking en de financiële impact worden concreet gemaakt voor het jaar 2013. In hoofdstuk 2 wordt de status en voortgang van een aantal projecten en acties uit Spoor 1 besproken en de communicatie rond de uitvoering hiervan. In hoofdstuk 3 worden de projecten en acties van Spoor 2 behandeld. Hoofdstuk 4 geeft een vooruitblik op de Pagina 5 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 laatste ontwikkelingen en trends en wat deze betekenen voor de informatievoorziening en ICT in de komende jaren. In hoofdstuk 5 wordt een financiële verantwoording gegeven.

0.2

Beslispunten

Dit informatiebeleidsplan is het tweede gedeelte (Spoor 2) van het informatiebeleidsplan 2012-2013: ‘Informatievoorziening in de lift, Spoor 1 ’. Het is opgesteld voor het jaar 2013. De kern van dit plan, en vooral de visie voor de komende jaren, blijft onveranderd. Een sterke rol vanuit bestuur en management is hierbij cruciaal. Met aandacht voor de rol van de medewerkers. Wanneer alle projecten in samenhang worden bezien en aangestuurd, kan de informatievoorziening van de gemeente en daarmee de dienstverlening aan de klant op een hoger plan getild worden. Aan het college en raad wordt gevraagd om in te stemmen met: • De geformuleerde projecten en activiteiten in het projectenoverzicht Spoor 2 (zie bijlage 2); • Het financieel effect van Spoor 2 (zie bijlage 3 Financieel effect Spoor 2 oud en nu, Reserve automatisering en taakstelling). Dit akkoord wordt gevraagd bij de behandeling van de Voorjaarsnota.

Pagina 6 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

1.

Inleiding

Eind 2011 is het informatiebeleidsplan 2012-2013: ‘Informatievoorziening in de lift, Spoor 1’ besproken en goedgekeurd door MT, College en de raad van de gemeente Zaltbommel. De bestuurlijke missie, visie en de strategische uitgangspunten van het MT zijn in dit plan uitvoerig toegelicht. Tevens is diepgaand ingegaan op de wettelijke eisen vanuit de overheid m.b.t. basisregistraties, I-NUP en het programma Antwoord. Ook zijn de laatste ontwikkelingen t.a.v. informatievoorziening behandeld. In dit deel (Spoor 2) wordt hier niet meer uitgebreid op ingegaan en het vorige plan is voor naslag als bijlage toegevoegd zie bijlage 1. In het vorige informatiebeleidsplan werd voorgesteld om de activiteiten in 2 sporen op te delen: Spoor 1

Wettelijke taken en lopende projecten (2012): Deze zouden zelfstandig door Zaltbommel worden opgepakt, maar wel in overleg met de andere twee gemeenten.

Spoor 2

Nieuwe projecten en noodzakelijke vervangingen (2013): Deze activiteiten zouden door de drie gemeenten gezamenlijk worden opgepakt.

Zoals bekend gaat de beoogde samenwerking tot één ambtelijke organisatie begin 2014 niet door, omdat het college van Neerijnen besloten heeft het proces te stoppen en de samenwerking te verlaten. Momenteel zijn er gesprekken gaande tussen Maasdriel en Zaltbommel over hoe de samenwerking tussen onze beide gemeenten er uit gaan zien. Er wordt gesproken over een organische manier van naar elkaar toegroeien. Voor de zomer 2012 komen de colleges met een voorstel. Wat betekent dit voor het te formuleren informatiebeleid? In voorbereiding op de samenwerking zijn diverse gesprekken gevoerd met de afdelingshoofden Bedrijfsvoering en de Informatievoorzieningspecialisten van de drie gemeenten om de drie separate informatiearchitecturen in elkaar te schuiven. Door het besluit van het college van Neerijnen, om niet mee te gaan in de samenwerking en de onduidelijkheid t.a.v. de samenwerking met Maasdriel, is de gezamenlijke ontwikkeling van Spoor 2 beëindigd. Om deze redenen wordt in dit document uitgegaan van wat de gemeente Zaltbommel in ieder geval in 2013 gerealiseerd moet hebben op het gebied van informatievoorziening. Uiteraard zullen de activiteiten worden afgestemd met de gemeente Maasdriel. Na 2013 is het wellicht mogelijk om voor meerdere jaren een gezamenlijk informatiebeleidsplan op te stellen, aangezien dan duidelijker is wat de samenwerking met Maasdriel gaat inhouden. Projecten en acties Spoor 1 De projecten van Spoor 1 zijn inmiddels gestart in 2012. Het was niet nodig om hiervoor extra geld aan te vragen bij de Raad. De lopende projecten en wettelijke taken zijn budgetneutraal opgezet. Binnen de bestaande exploitatie was ruimte ontstaan door het vervangen en/of opzeggen van oude softwarepakketten, het aflopen van leasecontracten en het terugbrengen van de verschillende besturingssystemen naar één platform (Windows). Zelfs de invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), een nieuwe wettelijke taak, wordt uit de besparingen uit de exploitatie bekostigd. Tevens is de bestaande taakstelling voor het grootste gedeelte gedekt.

Pagina 7 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Financieel effect hiervan was dat de benodigde investering voor de uitvoering van Spoor 1 van totaal € 787.902 en de verhoging van de exploitatie met € 86.875 door de organisatie zelf is opgelost. Kosten vorig Spoor 2 Zoals aangekondigd bij de Najaarsnota 2011 is voor de uitvoering van de projecten uit Spoor 2 geen budget beschikbaar. In het vorige beleidsplan is dan ook aangegeven dat de projecten uit dit spoor opgevoerd worden bij behandeling van de Voorjaarsnota in 2012. Er is in Spoor 1 wel alvast een vooruitblik gegeven op de verwachtte benodigde investeringen voor de projecten en acties in Spoor 2. Dit leidde tot de raming dat er voor de investeringen € 734.400 nodig zou zijn en € 68.000 voor de onderhoudskosten. Additioneel zou € 165.550 aan investeringen en € 77.650 aan onderhoudskosten nodig zijn voor de invoering van de ICT kant van het Nieuwe Werken. Dit zou een totaal investering betekenen van € 899.950 en € 145.650 aan kosten voor onderhoud. Zie bijlage 3 voor het financiële effect van het oude Spoor 2. De toenmalige raming is gemaakt in de verwachting dat in 2013 al een begin gemaakt zou zijn met de vorming tot één ambtelijke organisatie samen met Neerijnen en Maasdriel. Er zouden diverse scenario’s opgesteld worden voor College en Raad t.a.v. deze samenvoeging. Aangezien Zaltbommel voorlopig alleen verdergaat, móet Zaltbommel in 2013 zelfstandig investeren. Kosten huidig Spoor 2 Het voorgaande heeft wel als gevolg dat voordelen van gezamenlijke aanschaf en vervanging van soft- en hardware als één ambtelijke organisatie nu niet zijn in te boeken. Samen met het management is kritisch gekeken naar wat absoluut wettelijk noodzakelijk is en wat er nodig is op het gebied van vervanging. En er is gekeken wat uitgesteld kan worden. Dit heeft geresulteerd in een aangepast Spoor 2. Dit betekent dat de integrale invoering van Het Nieuwe Werken (HNW: het tijd en plaatsonafhankelijk kunnen werken) niet doorgaat in 2013 zoals eerder was gepland in Spoor 2. De invoering van HNW zou namelijk samenvallen met de vorming van één ambtelijke organisatie. Er is nu gekozen voor het geleidelijk doorontwikkelen van HNW en het werken met een voorhoedegroep om in elk geval alvast ervaring op te doen (zie hoofdstuk 3 Projecten en acties Spoor 2). Ook de investeringen voor de Midoffice worden uitgesteld en indien mogelijk geschrapt. Het meten van de normen telefonie door de leverancier Telan is geschrapt en in plaats van vervanging van het financiële pakket is gekozen voor continuering van het huidige pakket. Door voortschrijdend inzicht zijn echter ook een aantal zaken toegevoegd aan Spoor 2, zoals de ondersteuning van de Raad m.b.t. papierloos werken en de vervanging van het urenverantwoording en tijdsregistratiepakket. Er zijn tevens grote investeringen nodig voor de basisregistraties en de netwerkinfrastructuur. Wat betreft de BAG, WOZ en de andere basisregistraties is het wettelijk voorgeschreven om de kwaliteit van de gegevens te verhogen en hiervoor is een aantal investeringen noodzakelijk, zoals updates, koppelingen en opleiding voor de basisregistraties, luchtfoto’s en aanpassingen aan het WOZ pakket. Deze samen leiden tot een extra investering van € 46.600 en onderhoud van € 69.000 t.o.v. de ‘oude’ Spoor 2 raming. Voor de vervanging van de Oracle servers en licenties etc. geldt dat als we dit niet doen de bedrijfszekerheid in gevaar komt. We lopen dan het risico dat de klant niet meer geholpen kan worden en de interne medewerkers niet meer hun taken kunnen verrichten. Als de licenties niet in orde zijn, riskeren we een boete van enkele tienduizenden euro’s. De genoemde bedragen zijn ramingen. Bij de uit te schrijven Europese aanbesteding zal mede gestuurd worden op zo goedkoop mogelijke aanschaf. Deze noodzakelijke vervanging was al opgenomen in het vorige Spoor 2.

Pagina 8 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Door de herijking van Spoor 2, komt de raming voor 2013 uit op € 614.500 aan investeringen en € 158.000 aan onderhoud. Het financieel effect hiervan is in 2013 € 8.000 en de jaren daarna € 166.000 (zie bijlage 3). In dit document wordt Spoor 2 nader uitgewerkt en aangepast aan de laatste ontwikkelingen. Deze uitwerking en de financiële impact worden concreet gemaakt voor het jaar 2013.

1.1

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 wordt de status en voortgang van de projecten en acties uit Spoor 1 besproken en de communicatie rond de uitvoering hiervan. In hoofdstuk 3 worden de projecten en acties van Spoor 2 behandeld. Hoofdstuk 4 geeft een vooruitblik op de laatste ontwikkelingen en trends en wat deze betekenen voor de informatievoorziening en ICT in de komende jaren. In hoofdstuk 5 wordt een financiële verantwoording gegeven.

Pagina 9 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

2.

Stand van zaken Spoor 1 Dit jaar, 2012, is het jaar waarin we belangrijke slagen maken op het gebied van digitalisering, basisregistraties en dienstverlening aan de klant.

2.1

Inleiding

De gemeente Zaltbommel is gestart met het uitvoeren van Spoor 1, om invulling te geven aan het geformuleerde informatiebeleid en de gewenste organisatiestrategie (Zie bijlage 1 informatiebeleidsplan 2012-2013). Het MT had de volgende prioriteiten aangegeven voor het opstellen van Spoor 1 en 2: 1. KCC en Antwoord@; 2. Zaakgericht en digitaal werken; 3. Basisregistraties; 4. Management Dashboard. Deze prioriteiten zijn vervolgens vertaald naar een aantal projecten en acties in Spoor 1 en tevens in Spoor 2. Een uitgebreide terugkoppeling en verantwoording van de voortgang van alle projecten en acties uit Spoor 1 wordt begin 2013 aan MT, College en Raad gegeven. In paragraaf 2.2. wordt een aantal al kort toegelicht. Eerst hieronder een samenvatting van wat het programma Dienstverlening inhoudt. Dit programma is een belangrijk onderdeel van het totale informatiebeleid. Programma Dienstverlening In het programma Dienstverlening worden alle wettelijke taken en gemeentebrede projecten uit het informatiebeleidsplan uitgevoerd. Eén daarvan is het project Antwoord. Hierin wordt uitvoering gegeven aan de eisen vanuit de centrale overheid voor het verbeteren van de dienstverlening aan onze klanten. Dit omvat bv. de website met daarin een E-loket/Digitale balie waar de burger en de bedrijven elektronisch producten kunnen aanvragen. Tevens valt onder Antwoord de implementatie van bepaalde resultaatverplichtingen vanuit het Nationaal Uitvoerings Programma. Het zgn. i-NUP kent twintig resultaatverplichtingen waaraan gemeenten voor 1 januari 2015 moeten voldoen. De invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie is ook 1 van deze resultaatverplichtingen (zie voor een uitgebreide toelichting het vorige informatiebeleidsplan, hoofdstuk 2.2 Nieuwe wettelijke taken). De andere drie projecten, die onder het programma Dienstverlening vallen zijn: Zaakgericht werken/Digitalisering, Gemeentebreed informatiebeheer en Basisregistraties. Op de volgende pagina staat een figuur waarin de structuur van het programma is weergegeven.

Pagina 10 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

Opdrachtgever: Gemeentesecretaris

Stuurgroep

Waarnemend Opdrachtgever: Afdelingshoofd PZ Opdrachtnemer: Programmamanager Dienstverlening

Projectleider: Basisregistraties: o.a.

- Modernisering GBA - BAG, BGT - Koppelingen basisregistraties

2.2

Projectleider: Digitalisering: o.a.

- Digitalisering post en archief

- Digitalisering facturen - Digitalisering Meldingen

Projectleider: Informatiebeheer: o.a.

- Informatiebeleid - Managementinformatie - Centralisatie gegevensapplicatiebeheer en informatiebeleid

Projectleider: Antwoord: o.a.

- Website/RIS - Kennisbank - KCC - Intranet

Status projecten en acties Spoor 1

De projecten en acties van Spoor 1 zijn begin 2012 gestart en lopen naar verwachting. Er is al het nodige gerealiseerd en in gang gezet. Ook is een aantal projecten door voortschrijdend inzicht iets anders ingestoken. Hieronder wordt van de meest omvangrijke projecten kort toegelicht wat er al gerealiseerd en in ontwikkeling is. In onderstaande tabel zijn de projecten en acties van Spoor 1 weergegeven:

SPOOR 1

SP1.1

SP1.2 SP1.3 SP1.4 SP1.5 SP1.6 SP1.7 SP1.8

Projecten en acties Informatiebeleidsplan 2012 – 2013 Spoor 1 2012 Lopende trajecten en wettelijke taken Programma Dienstverlening: Wettelijke taken en gemeentebrede trajecten Antwoord I-NUP projecten en acties onder Antwoord: Webrichtlijnen (Drempels vrij) Antwoord© aansluiten 14+ nummer e-Herkenning voor Bedrijven Aansluiten Digikoppeling, melding en levering Benchmark Waar staat je gemeente en Publiekszaken Normenkader voor Bedrijven Browse aloud. Voorlees module App Zaltbommel Klant Contact Systeem (KCS) Telefonische bereikbaarheid Zaakgericht werken/Digitalisering Tweede fase Digitalisering Archief op orde (inhuur) Gemeentebreed informatiebeheer Informatiebeveiliging Uitbreiden pilot Papierloos vergaderen naar MT en Raad Managementrapportagetool/Dashboard (Cognos) Basisregistraties Pagina 11 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

SP1.9 SP1.10

SP1.11 SP1.12 SP1.13 SP1.14 SP1.15 SP1.16 SP1.17 SP1.18

SP1.19

Koppelingen en ondersteuning basisregistraties Het nieuwe werken Voorbereidingsfase HNW Afdelingspecifieke projecten en acties: Bedrijfsvoering & Financiën Terugdringen printkosten Ondersteuning inrichting financiële pakket Vervanging Efficiënt verouderd tijdschrijfsysteem Bestuur, Vergunning en Handhaving Ondersteuning uitvoering BVH Realisatie & Beheer Buitenbeter App voor meldingen burger Wegenbeheer GBI Vervanging Rioview Samenleving en ontwikkeling Uitbreidingen Modules PIMS Extra Basisregistraties Nieuwe wettelijke taak (realisatie per 1 jan. 2013. Dit is inmiddels uitgesteld naar 2016) Invoering Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)

Programma Dienstverlening Antwoord SP1.1 I-NUP projecten en acties: Antwoord© aansluiten 14+ nummer Om voor alle inwoners van Nederland duidelijkheid te verschaffen is bedacht dat elke gemeente bereikbaar moet zijn met het telefoonnummer 14 gevolgd door het kengetal van die gemeente. Aansluiting van Zaltbommel moest worden uitgesteld, omdat er landelijk een nieuwe aanbestedingsprocedure moest worden gehouden. Onze gemeente is samen met de overige 14 0418 gemeenten Maasdriel, Neerijnen en Lingewaal geselecteerd om deel te nemen aan een pilot met de nieuwe leverancier. Dit betekent dit jaar wel een technische aansluiting in de loop van 2012, maar we gaan nog niet direct live. In samenspraak met Maasdriel wordt de introductie bepaald. Benchmark Waar staat je gemeente en Publiekszaken Onze gemeente doet sinds 2006 tweejaarlijks mee aan de benchmark Waarstaatjegemeente. De burger wordt bevraagd op een zestal rollen, nl. als kiezer, onderdaan, belastingbetaler, wijkbewoner, partner en klant. Dit onderzoek geeft een beeld op hoofdlijnen van de gemeentelijke prestaties op verschillende terreinen. De benchmark Publiekszaken gaat dieper in op de rol van de inwoner als klant en geeft een diepgaander inzicht in de sterke en zwakke punten van de dienstverlening. Dit jaar nemen we voor de eerste keer deel aan deze benchmark. De beide benchmarks worden op dit moment uitgevoerd. De rapportages zijn in de loop van het jaar te verwachten. Normenkader voor bedrijven MKB Nederland en VNO-NCW hebben de tien belangrijkste landelijke ondernemerswensen op het gebied van gemeentelijke dienstverlening in kaart gebracht. In samenwerking met gemeenten zijn op basis hiervan normen ontwikkeld (ideaalbeeld). Door middel van een meting kan de gemeente toetsen in welke mate de dienstverlening voldoet aan deze normen. Op basis hiervan kunnen dan verbeteracties worden geformuleerd. Na voltooiing van dit traject ontvangt de gemeente een “Bewijs van Goede Dienst” van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING).

Pagina 12 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 App Zaltbommel Het was niet nodig om een speciale App voor Zaltbommel te ontwikkelen, want we zijn sinds november 2011 aangesloten bij iGGIS. De naam iGGIS staat voor “interactief Gemeentelijk Geografisch Informatie Systeem”. Deze (iPhone) applicatie toont op een interactieve wijze, gebaseerd op geografische coördinaten, gemeentelijke informatie. De applicatie is toegankelijk in alle 418 gemeenten van Nederland. De volgende informatie van onze gemeente is in de huidige versie van iGGIS toegankelijk gemaakt: -

Algemene informatie; Actuele informatie; Bekendmakingen; Bestuurlijke informatie; Producten en diensten.

Verbeteringen website (continue proces onder Antwoord) Er wordt volop gewerkt aan de verbetering van onze website. Regelmatig worden eformulieren toegevoegd. Teksten opgenomen in de Kennisbank worden in regionaal verband op leesbaarheid verbeterd. Aan het verbeteren van de eigen zoekfunctie van de website wordt hard gewerkt. Zo zijn extra metadata (soort trefwoorden) toegevoegd om de zoekmachine te verbeteren en worden nu de gevonden resultaten opgelicht met het zoekwoord. Er is nu ook een test gaande om te kijken of er beter met de zoekmachine van Google gewerkt kan worden.

Cijfers website De website is in het laatste kwartaal van 2011 bezocht door 28.524 bezoekers. Er werd het eerste kwartaal 2012 door 601 bezoekers ingelogd in de digitale balie. Het digitaal loket wordt het meest gebruikt voor het doorgeven van een verhuizing en het doen van een melding openbare ruimte. Alles wat digitaal direct afgehandeld wordt, vermindert de bezoeken en telefoontjes, emails aan het fysieke loket en de backoffice.

SP1.2 Klant Contact Systeem Het Klant Contact systeem zou samen met Neerijnen en Maasdriel gekozen worden. Ook dit is vanwege de terugtrekking van Neerijnen in een ander daglicht komen te staan. Niettemin gaan we ermee verder en er zal voor de zomer samen met Maasdriel een systeem gekozen worden. Na de zomer wordt vervolgens gestart met de implementatie. Met een Klant contact systeem kan de klant (bedrijf of burger) optimaal ondersteund worden door de Frontoffice (balie, post, telefoon, mail en website). Actuele en betrouwbare digitale informatie is noodzakelijk om vragen in één keer duidelijk en goed te beantwoorden.

Pagina 13 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Zaakgericht werken/Digitalisering SP1.4 Tweede fase Digitalisering De inrichting van het systeem voor de post is gereed. Het Service Team Informatie Management (STIM) scant en registreert sinds 1 februari 2012 alle documenten in het systeem Verseon digitaal op zaakgerichte wijze. Vanaf 7 mei dit jaar worden alle inkomende facturen digitaal in de organisatie verwerkt. Vanaf 14 mei worden alle meldingen Openbare ruimte digitaal afgehandeld. Op 12 januari 2012 is een opruimmiddag voor het gehele gemeentekantoor gehouden om zoveel mogelijk papieren dossiers te schonen als voorbereiding op het digitaliseringsproces. Tevens is een filmpje getoond gemaakt door enkele medewerkers over de verandering in werkwijze. Ook werd daarin een voorproefje gegeven van Het Nieuwe Werken. Iedereen was enthousiast en er zijn heel wat containers papier afgevoerd. Deze middag zal herhaald worden en dan zal naast het opruimen van papieren documenten de nadruk liggen op het schonen van de digitale documenten.

SP1.5 Archief op orde (inhuur) Van de ongeveer 75 meter achterstand in het verwerken van archiefstukken is de afgelopen maanden 50 meter verwerkt met behulp van twee inhuurkrachten. Gemeentebreed informatiebeheer SP1.6 Informatiebeveiliging De komende maanden wordt het informatiebeveiligingsplan opgesteld. Naast de technische kant is met name de organisatorische kant van belang. Medewerkers en management zullen actief bij het op te stellen beveiligingsplan betrokken worden. SP1.7 Uitbreiden pilot Papierloos vergaderen naar MT en Raad Op dit moment is een pilot gaande voor het college en het MT met papierloos vergaderen. Dit heeft er toe geleid dat sommige van de deelnemers aan de pilot geen behoefte meer hebben aan een apart werkstation, maar voldoende hebben aan het gebruik van een tablet of smartphone voor hun werkzaamheden. De pilot zal na het zomerreces uitgebreid worden met de Raad. Bij Spoor 2 meer hierover.

Pagina 14 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 SP1.8 Managementrapportagetool/Dashboard (Cognos) Eén van de wensen van het management is het verbeteren van de managementinformatie. Nu is deze te versnipperd, vanuit verschillende systemen en is er geen duidelijk inzicht en overzicht op de zaken die van belang zijn voor het MT om op te sturen. Er is behoefte aan een management dashboard waarop duidelijk op hoofdlijnen bv. het ziekteverzuim te bekijken is. Basisregistraties SP1.9 Koppelingen en ondersteuning basisregistraties De afgelopen periode zijn de meeste kernapplicaties gekoppeld aan de basisregistraties zoals de GBA en BAG. Er wordt nu druk gewerkt aan de koppeling BAG-WOZ. De kwaliteit van onze gegevens gaat hierdoor omhoog. Het is wettelijk verplicht om met de juiste basisgegevens te werken. Voor de klant geldt daarbij: “Enkele opgave, meervoudig gebruik”. Afdelingspecifieke projecten en acties Afdeling Bedrijfsvoering & Financiën SP1.11 Terugdringen printkosten De afgelopen periode heeft er herhaaldelijk overleg met onze printleverancier plaatsgevonden om ervoor te zorgen dat de besparingen, die we boeken door te digitaliseren en papierloos te vergaderen, ook doorwerken in de afgesloten contracten. Dit heeft geresulteerd in aangepaste goedkopere contracten met een grotere mate van flexibiliteit van inzet van multi-copiers. Afdeling Realisatie & Beheer SP1.16 Wegenbeheer GBI Dit project is succesvol afgerond in samenwerking met de gemeente Maasdriel. Het systeem is opgeleverd en er wordt mee gewerkt. De gegevens uit het wegbeheer zijn volledig ingevoerd. Het wegenbeheersplan, dat opgesteld is aan de hand van deze gegevens, wordt in mei in de raad behandeld. Afdeling Samenleving & Ontwikkeling SP1.18 Uitbreidingen Modules PIMS (Personeelsinformatie Systeem) Een aantal modules is al in gebruik genomen en een deel wordt nog dit jaar gerealiseerd. Hieronder een overzicht: - Module HR Beaufort Online Alle programma’s, modules en gegevens staan op de servers van Raet en via een weblink heeft men hier toegang toe. Hierdoor wordt het mogelijk om tijd en plaats onafhankelijk te werken. Bijkomend voordeel is dat het management standaard actuele overzichten (bijvoorbeeld formatie/bezettingsoverzichten, vrije formatieruimte, in- en uitstroom, salarisbudgetten, personeelssterkte, enz.) ten alle tijden in kan zien. Hiermee wordt het gemakkelijker om ken- en stuurgetallen standaard te presenteren. Dit jaar wordt bekeken hoe de salarisadministraties van Maasdriel en Zaltbommel in elkaar kunnen worden geschoven. Om niet onnodig twee keer kosten te maken willen we dit gelijktijdig doen met de overgang naar HR Beaufort Online. - Module HR Self Service Declaraties Digitale declaraties zijn in juni 2011 in de organisatie geïntroduceerd en inmiddels functioneert dit naar wens. - Module Prognose De module Prognose is aangeschaft en in gebruik genomen. Met deze module kunnen we de begroting naast de gerealiseerde uitgaven zetten om zo beter inzicht te krijgen of we gedurende het jaar binnen ons budget blijven. - Module Active signalering

Pagina 15 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Active signalering zorgt ervoor dat er niet meer handmatig allerlei lijstjes gemaakt en doorgestuurd moeten worden naar de leidinggevenden en de PenO adviseurs. Bijvoorbeeld de verjaardagenlijstjes per maand aan de gemeentesecretaris inclusief adressen, voor het verzenden van verjaardagskaartjes. Er wordt een signaal afgegeven bij bv. einde tijdelijke contracten en tijdelijke toelages. Dit doen we nu nog allemaal handmatig met kans op de nodige fouten. Met Raet is ingepland om dit in juni 2012 te realiseren. - Module Office Link Office Link maakt het mogelijk om allerlei standaard brieven van PenO automatisch te vullen met werknemersgegevens. Denk aan algemene mailingen aan alle personeelsleden, verlengingen/beëindigingen tijdelijke contracten, brieven toekenning/beëindiging ouderschapsverlof, jubilea, enz.. Deze brieven kunnen dan meteen weer doorgelinkt worden naar het digitale personeelsdossier. Eind dit jaar wordt deze module geïmplementeerd. Met de bovengenoemde modules kunnen we efficiënter gaan werken en kunnen we meer informatie geven aan personeel en leidinggevenden. Uiteindelijk levert het automatiseren en digitaliseren van deze processen formatie op. Deze formatiebesparing is al verwerkt in het financieel effect bij Spoor 1. Bij Spoor 2 is nog een aantal modules opgenomen en deze worden daar besproken. Extra Basisregistraties (nieuwe wettelijke taak) SP1.19 Invoering Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Voor onze gemeente is een startnotitie Basiskaart Grootschalige Topografie opgesteld, die door het MT is bekrachtigd. In deze startnotitie is nog uitgegaan van samenwerking met de gemeenten Neerijnen en Maasdriel. Deze opzet is door het besluit van het College van Neerijnen, om niet mee te gaan in de samenwerking, achterhaald. Nu moet nader worden bekeken hoe de samenwerking met Maasdriel vormgegeven zal worden. Naast samenwerking met Maasdriel zijn er ook contacten met een 7-tal gemeenten uit de Regio Rivierenland. Vanuit dit samenwerkingsverband is er een opdracht verstrekt, aan Interlink, voor het uitvoeren van een eerste inventarisatie voor het project BGT. De invoering van de BGT is uitgesteld en loopt nu door tot 2016. Dit omvangrijke gemeentebrede traject zal door de afdeling Bedrijfsvoering & Financiën geleid worden.

2.3

Communicatie

In het vorige informatiebeleidsplan is een apart hoofdstuk gewijd aan de communicatie. Het volstaat niet om systemen alleen technisch te implementeren. Aan de organisatie moet duidelijkheid verschaft worden over de gewenste organisatieverandering en de verandering in werkprocessen. Het afgelopen half jaar is het nodige gedaan om in de organisatie bekendheid te geven aan de uitvoering van de projecten in het informatiebeleidsplan en het programma Dienstverlening. Er zijn A0 formaat platen opgesteld, waarop duidelijk te zien is wat de huidige stand van zaken is t.a.v. informatiebeleid (IST-situatie) en wat de toekomstige situatie is (Soll-situatie). Daarnaast is een A0 plaat gemaakt van de uitwerking van het Informatiebeleidsplan Spoor 1. Zie de aparte bijlagen. Deze platen zijn in interactieve sessies toegelicht tijdens de afdelingsoverleggen. Regelmatig verschijnen er nieuwsbrieven waarin over de voortgang van de projecten van het programma Dienstverlening bericht wordt. Alle betreffende documenten kunnen op het intranet worden teruggevonden.

Pagina 16 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

3.

Projecten en acties Spoor 2 In 2013 richten we ons op verdere uitvoering van de wettelijke verplichtingen, verdere uitbouw lopende projecten en continuering en consolidering van ons bedrijfsnetwerk.

Inleiding In het informatiebeleidsplan 2012-2013: ‘Informatievoorziening in de lift, Spoor 1’ , dat in december 2011 werd goedgekeurd, werd alvast een vooruitblik gegeven op de projecten en acties, die in Spoor 2 gezamenlijk met de gemeente Neerijnen en Maasdriel zouden worden opgepakt. Eén van de redenen om Spoor 2 apart te houden was de komende ambtelijke samenwerking met de gemeenten Neerijnen en Maasdriel. Het was de bedoeling om met de samenwerking Het Nieuwe Werken gemeentebreed in te voeren. Het implementeren van de ICT kant voor het Nieuwe Werken vereist echter grote investeringen. Aan de andere kant zouden daarmee wel voordelen zijn behaald door o.a. vermindering van werkplekken, terugdringen van ziekteverzuim en vermindering van reiskostenvergoedingen etc. Ook het ineenschuiven van de ICT en applicatie infrastructuur had na enkele jaren tot financiële voordelen geleid. Door het besluit van het College van Neerijnen, om niet mee te gaan in de samenwerking en door de onduidelijkheid over de samenwerking met Maasdriel moet Zaltbommel nu zelfstandig door.

3.1

Wijzigingen ten opzichte van het ‘oude’ Spoor 2

Ten opzichte van het ‘oude’ Spoor 2 is een aantal zaken gewijzigd. Zie bijlage 1: Informatiebeleidsplan ‘Informatievoorziening in de lift!’ Spoor 1. Zo zijn er projecten geschrapt, uitgesteld en zijn investeringen omlaag gebracht. Ook zijn een aantal zaken toegevoegd. Geschrapt/Gewijzigd: SP2.2. Telefonische bereikbaarheid Het meten van de normen telefonie door de leverancier Telan wordt niet meer uitgevoerd. Dit heeft het management besloten. Er is in Spoor 1 een programma aangeschaft waarmee men deels deze controle ter verbetering van de dienstverlening aan de klant zelf kan meten. SP2.9 Vervanging Financieel pakket In plaats van vervanging van het financiële pakket is gekozen voor continuering van het huidige pakket. Daarmee zijn minder investeringen gemoeid. Uitgesteld: Een aantal projecten is uitgesteld. Deze waren wel opgevoerd bij Spoor 2 in het vorige informatiebeleidsplan. Het gaat om de volgende projecten: Uitgestelde projecten naar 2014: SP2.6 Midoffice SP2.13, 14 en 15. Het nieuwe werken ICT kant (totale implementatie uitgesteld): - Vervanging Office en Exchange. Aanschaf Lync etc. en op afstand werken technisch realiseren - Uitbreiding gebruik Tablets, Smartphones etc. Pagina 17 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

Midoffice Het Midoffice vormt de schakel tussen wat er binnen komt van de klant (bijv. een digitaal formulier) en de achterliggende systemen. De ontwikkeling van digitalisering en zaakgericht werken, lost al een aantal van deze schakels op. Het is daarom verstandig om eerst in digitalisering te investeren en dan later te kijken of en hoe de Midoffice nog nodig is, omdat dit een omvangrijk project is met grote investeringen in tijd en geld. Het nieuwe werken ICT kant gemeentebreed Zoals al hierboven aangegeven geeft de beëindigde samenwerking Maasdriel, Neerijnen en Zaltbommel aanleiding om de invoering van het Nieuwe Werken gemeentebreed te heroverwegen. Het nieuwe werken is niet alleen een technische uitdaging, maar vooral een organisatorische. Het betekent dat medewerkers niet meer altijd naar kantoor komen, dat er meer gestuurd wordt op resultaten en minder op aanwezigheid. Dit vergt een cultuuromslag, waar we druk mee bezig zijn en waar nu op een organische manier naar toe wordt gegroeid. Er wordt gestart met een voorhoede groep, die alvast ervaring op kan doen met deze andere manier van werken (zie huidig Spoor 2 SP2.16). Vervanging Office en Exchange. Aanschaf Lync etc. Het Officepakket wat we nu gebruiken is verouderd. Zo werken we o.a. met Word en Excel 2003. Office 2010 wordt door veel mensen al thuis gebruikt. Door een conversieprogramma levert dat nu nog geen problemen op. De ondersteuning voor Office 2003 loopt echter af na het eerste kwartaal 2014. Voor het nieuwe werken zijn andere dingen nodig, zoals extra licenties of de module Lync, waarmee de aanwezigheid van de flexibel werkende medewerkers zichtbaar wordt. Om deze reden wilden we de overgang naar een ander pakket koppelen aan de gemeentebrede overgang naar het Nieuwe Werken. Er moet namelijk goed over nagedacht worden welke keuze we gaan maken. Microsoft Office 2010, Exchange en Lync vereisen hoge investeringen (77.650 structureel). Meer hierover bij hoofdstuk 4.2 Trends. Aangezien ook nog onduidelijk is hoe de samenwerking met Maasdriel eruit gaat zien, stellen we dit uit naar 2014. Op afstand werken technisch realiseren Dit geldt tevens voor het gemeentebreed technisch realiseren van plaatsonafhankelijk werken. Er kan in samenwerking met Maasdriel uiteindelijk gekozen worden voor een andere technische oplossing. Uitbreiding gebruik Tablets, Smartphones etc. Voor elke medewerker, die plaatsonafhankelijk werkt vanuit zijn/haar functie, zou bij overgang naar het Nieuwe Werken tools beschikbaar gesteld worden die dit mogelijk maken, zoals het gebruik van tablet of smartphone. Vaste telefonie wordt daarbij langzaam uitgefaseerd. Het MT heeft zich uitgesproken voor de groei naar het Nieuwe Werken, rekening houdend met de cultuuromslag, die dit van de medewerkers en managers vraagt. Het realiseren van de ICT kant vereist hoge investeringen, die terug te verdienen zijn door het terugdringen van de kosten voor woon-werkverkeer, ziekteverzuim, aantal werkplekken etc. Uitstel betekent voor het nieuwe werken dus geen afstel. Zie verder bij hoofdstuk 4 Vooruitblik en hoofdstuk 5.1 Financiële verantwoording. Toegevoegde projecten (zie 3.2 Spoor 2 nu): De volgende zaken zijn toegevoegd in het kader van voortschrijdend inzicht: • • •

Het aanpassen van de hardware t.b.v. dashboard management (SP2.5); Wettelijk vereisten in het kader van de basisregistraties (SP2.6); Ondersteuning van de Raad m.b.t. papierloos werken (SP2.7); Pagina 18 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 • • •

Vervanging urenverantwoording en tijdsregistratiepakket (SP2.10); Uitbreiding Gouw pakket t.b.v. de WOZ (SP2.14); Abonnement Strippenkaart Centric ondersteuning BZ (SP2.15).

Bovenstaande zaken worden hieronder in 3.2 Spoor 2 nu toegelicht.

3.2

Spoor 2 nu

Er zijn in totaal 16 projecten en acties in Spoor 2. In onderstaande tabel staat een overzicht. SPOOR 2 2013 Programma Dienstverlening: Wettelijke taken en gemeentebrede trajecten Antwoord SP2.1 I-NUP projecten onder Antwoord: Aansluiten op het Nieuw Handelsregister (NHR) Antwoord© voor bedrijven (AvB) Aansluiten op MijnOverheid SP2.2 Vervolg KCC: Opleiding Digitalisering/Zaakgericht werken SP2.3 Vervolg tweede fase Digitalisering: Extra modules Subsidie, Contracten en Bezwaar en Beroep Implementatiekosten SP2.4 Elektronische handtekening Gemeentebreed informatiebeheer SP2.5 Aanpassingen hardware voor Dashboard Management (Cognos) Basisregistraties: SP2.6 Vereisten beheer basisregistraties: Was/wordt GBKN Structurele BAG preaudit en audit begeleiding en audit zelf Luchtfoto's Cyclorama's totaal Globespotter BAG beheerders tablet met Apps tweemaal Koppelen aan landelijk systeem WOZ Updates Basisregistraties programma's Opleiding voor beheerders Basisregistraties Koppelvlakken Basisregistraties Ondersteuning Raad papierloos werken: SP2.7 Papierloos werken Raad: Opleiding/instructie Raad Nieuw RIS afgestemd op papierloos werken Uitbreiding licenties Notubox Migratiekosten oude RIS Afdelingspecifieke projecten en acties: Bedrijfsvoering & Financiën Cluster Financiën: SP2.8 Upgrade financieel pakket: Cluster ICT: Pagina 19 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

SP2.9

SP2.10

SP2.11

SP2.12 SP2.13 SP2.14

SP2.15 SP2.16

Gemeentebrede infrastructuur: Vervanging Oracle servers totaal: Hardware Licenties Diensten/opleiding/migratie Migratie Oracle 10 naar 11 Vervanging netwerkswitches en firewall Anti virus/email systeem Vervanging urenverantwoording en tijdsregistratiepakket: Samenleving en ontwikkeling Zie SP2.5 Subsidies Uitbreidingen Modules PIMS: Extra modules Personeelsinformatiesysteem Opleiding Realisatie & Beheer Projectmanagementpakket gemeentebreed inzetbaar Overgang rioolbeheer naar GBI Publiekszaken Uitbreidingen Gouw pakket t.b.v. de WOZ: Gouwkadaster module Berichtenuitwisseling Basisregistratie Kadaster Stuf vorderingen Abonnement strippenkaart Centric ondersteuning BZ etc. Het nieuwe werken ICT kant (totale implementatie uitgesteld): Op afstand werken technisch realiseren voor voorhoedegroep

Hieronder worden de projecten en acties besproken. Programma Dienstverlening Antwoord SP2.1 i-NUP projecten onder Antwoord Een aantal projecten moet gestart worden in 2013 vanwege wettelijke of i-NUP verplichtingen. De komende jaren krijgt de gemeente te maken met de uitvoering van het I-NUP. In het vorige informatiebeleidsplan is uitgebreid uitgelegd wat dit programma inhoudt (zie bijlage 1). Aansluiten op het Nieuw Handels Register De gemeente moet zijn aangesloten op het Nieuw Handelsregister (NHR) voor 1 juli 2014. De Kamer van Koophandel is hiervan de bronhouder. Antwoord© voor bedrijven (AvB) De website Antwoord voor bedrijven maakt ondernemers wegwijs door de grote hoeveelheid informatie van de overheid. Binnen- en buitenlandse dienstverleners vinden op deze website informatie van de overheid over onder meer wet- en regelgeving, vergunningen en aanvraagprocedures. Daarnaast kunnen zij via dit elektronische kanaal met overheidsorganisaties procedures en formaliteiten afwikkelen, zoals het aanvragen en verkrijgen van vergunningen. Antwoord voor bedrijven voert regelmatig gebruikersonderzoek met een actief ondernemerspanel uit. De gemeente sluit aan bij deze website en zet Antwoord voor Bedrijven in voor dienstverlening aan bedrijven, vult de bibliotheek van het platform van Antwoord voor Bedrijven met de transacties, die de ondernemer bij de overheid kan doen.

Pagina 20 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Aansluiten op MijnOverheid MijnOverheid is de persoonlijke ingang voor burgers tot de overheid. MijnOverheid maakt persoonlijke gegevens, zaken en berichten bij de overheid vanaf één plek voor de klant toegankelijk. Het informatieportaal biedt integraal informatie van gemeenten, uitvoeringsorganisaties, provincies en waterschappen. Om hier toegang tot te hebben dient de gemeente haar zaakinformatie aan te leveren bij MijnOverheid en hiermee te koppelen. Doel van Antwoord: Dienstverlening aan onze klanten (burgers en bedrijven) verbeteren. Te behalen resultaat: Aansluiting bij de landelijke voorzieningen vanuit de overheid. SP2.2 Vervolg KCC Voor de verdere kennisontwikkeling van het personeel aan de balie en telefoon is aanvullende opleiding nodig. Doel: Kennisvermeerdering bij balie personeel. Te behalen resultaat: Verbeteren kennis en dienstverlenende houding balie personeel. Digitalisering/Zaakgericht werken SP2.3 Vervolg tweede fase Digitalisering De werkprocessen voor het contractbeheer, bezwaar en beroep en het aanvragen van subsidies willen we opnemen en integreren in het generieke pakket dat ook gebruikt wordt als centraal management document- en digitaliseringsysteem (Verseon van Circle). Nu gebeurt dat in aparte programma’s. Doel: Integreren en onderbrengen van separate programma’s in één generieke oplossing. Te behalen resultaat: Eén geïntegreerde toepassing voor de verschillende werkprocessen, waarbij de documenten centraal en digitaal opgeslagen worden in het document management systeem. SP2.4 Elektronische handtekening Om een proces volledig digitaal af te kunnen ronden, moeten we ervoor zorgen dat de officiële ondertekening van documenten ook digitaal is. Doel: Digitaal af kunnen handelen van de verschillende werkprocessen door ook de officiële ondertekening te digitaliseren. Te behalen resultaat: Digitale verwerking van de officiële ondertekening bij documenten. Gemeentebreed informatiebeheer SP2.5 Aanpassingen hardware voor Dashboard Management (Cognos) Voor het opzetten van een managementinformatiesysteem (zie Spoor 1, SP1.8) is het noodzakelijk om extra investeringen te doen op hardware gebied. Doel: het genereren van managementinformatie. Te behalen resultaat: het technisch realiseren van het gebruik van een centraal dashboard. Basisregistraties SP2.6 Vereisten beheer basisregistraties Begin 2013 vindt er een audit plaats vanuit het Ministerie van Infrastructuur en Milieu op de kwaliteit van de gegevens in de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen). Als voorbereiding hierop is het noodzakelijk om een pre audit te houden en de nodige ondersteuning en begeleiding te bieden aan de BAG beheerders. Tevens is het noodzakelijk om een aantal tools aan te schaffen waarmee zij hun werkzaamheden effectiever kunnen uitvoeren. Dit zijn zaken als bv. Luchtfoto’s, Cyclorama's (360 graden panoramafoto’s) en Globespotter. Deze programma’s zorgen ervoor dat de beheerders geen intensief veldwerk hoeven te verrichten om de situatie ter plekke te onderzoeken. Pagina 21 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Ook dient er gekoppeld te worden aan de basisregistraties en het landelijk systeem van de WOZ. Doel: Als gemeente voldoen aan de wettelijke eisen vanuit de overheid t.a.v. de BAG. Te behalen resultaat: Verhoging kwaliteit gegevens basisregistraties. Ondersteuning Raad papierloos werken SP2.7 Papierloos werken Raad In Spoor 1 zijn de kosten opgenomen van de aanschaf van tablets en de benodigde abonnementen. Er is nu behoefte aan externe ondersteuning voor uitleg en instructie aan de Raad. Het oude RIS systeem blijkt niet goed afgestemd op de behoeften van Raad en Griffie. Door dit systeem te vervangen kunnen we een nieuw RIS inrichten dat daaraan wel voldoet en naadloos is afgestemd op het papierloos werken. Doel: Efficiënter werken en terugdringen afdrukkosten. Te behalen resultaat: Papierloos werken en vergaderen mogelijk te maken voor de Raad.

Afdelingspecifieke projecten en acties Bedrijfsvoering & Financiën Cluster Financiën SP2.8 Upgrade financieel pakket Toen er nog gesproken werd over ambtelijke samenwerking tussen Maasdriel, Neerijnen en Zaltbommel werd er gedacht aan gezamenlijke overstap naar een eventueel ander financieel pakket. Er is nu besloten om de komende vier jaar door te gaan met het pakket wat wij al gebruiken, Decade. Totale vervanging is nog niet nodig, maar het is wel noodzakelijk om het pakket verder te ontwikkelen. De gemeente Maasdriel is op dit moment aan het afwegen om van hun verouderde systeem over te gaan naar dit pakket. Er kan dan samengewerkt worden bij inrichtingsvraagstukken en beheer. Doel: Huidige pakket beschikbaar houden voor de komende vier jaar. Te behalen resultaat: Verbeteren en uitbouwen van de functionaliteiten van het huidige financiële pakket

Pagina 22 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Cluster ICT SP2.9 Gemeentebrede infrastructuur Vervanging Oracle servers De Oracle servers moeten vervangen worden. Ze zijn verouderd. Oracle is de leverancier van het platform dat noodzakelijk is voor het werken van onze software programma’s/applicaties. Oracle is marktleider en de standaard voor onze omgeving. Gegevens van diverse bedrijfskritische applicaties worden op de Oracle servers centraal opgeslagen. Ook de gegevens van de overige applicaties worden steeds meer in Oracle opgeslagen. Tevens worden de applicaties (bv. Verseon, Key2Burgerzaken en de wettelijk verplichte Basisregistratie Grootschalige Topologie (BGT)) op Oracle steeds verder uitgebreid, waardoor er extra rekenkracht nodig is om zo de gevraagde gegevens snel beschikbaar te krijgen voor alle gebruikers. De Oracle servers zijn het hart van onze bedrijfsvoering. Hieronder een opsomming van de bedrijfskritische en overige applicaties: Bedrijfskritische kernapplicaties: Key2Burgerzaken (Gemeentelijke Basis Administratie) GVR (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) Key2Datadistributie (Datadistributie systeem t.b.v. kern- en overige applicaties) Kernapplicaties: Decade Financials (Financiën) GWS4All (Wet Maatschappelijke Ondersteuning) Gouw Belastingen (Belasting en Vastgoed administratie) MVV Suite (WABO taken gaan over naar ODR) Neuron (BGT) GBI (Wegenbeheer) Verseon (Document Management Systeem) Overige applicaties: Stroomlijn (GEO informatie systeem) Key2Begraven (Begraafplaatsadministratie) Key2Betalen (kassa systeem Burgerzaken) Key2DIS (gedigitaliseerde documenten Burgerzaken) Raet Beaufort (Salarisadministratie) Protos (Procesbeschrijvingen) GBOS (klant begeleidingsysteem) i-Navigator (Documentair Structuur Plan) Smartdocuments (Sjablonen) Planon (Gebouwenbeheer) De Oracle servers moeten vervangen worden om de beschikbaarheid en continuïteit te waarborgen van het bedrijfsnetwerk en gereed te zijn voor toekomstige uitbreidingen van Verseon, Basisregistratie Grootschalige Topologie (BGT) en andere applicaties. De Oracle Database servers zijn oud. Door het vernieuwen van de servers zijn we genoodzaakt de licenties van Oracle uit te breiden. We hebben nu versie 10 van Oracle en deze versie moet in 2013 geupdate worden naar versie 11. Versie 10 wordt niet meer ondersteund na juli 2013. Doel: De bedrijfszekerheid van onze databases en servers garanderen, zodat de klant en de interne medewerkers geen hinder ondervinden van storingen en altijd bij de actuele informatie kunnen met acceptabele responsetijden. Te behalen resultaat: Het vervangen en upgraden van verouderde apparatuur en software t.b.v. de bedrijfszekerheid van ons netwerk.

Pagina 23 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Vervanging netwerkswitches en firewall De huidige onderdelen van het netwerk zijn verouderd en dienen vervangen te worden. Door ouderdom is de kans op uitval van het netwerk groter waardoor betreffende gebruikers niet meer in staat zijn werkzaamheden te verrichten. Ook dient de capaciteit te worden uitgebreid. Door de komst van onder andere Social Media (twitter, facebook en linkedin, enz.) en werken in de Cloud (zie uitleg hoofdstuk 4.3 Trends) vinden er nieuwe informatiestromen plaats, die niet door de huidige firewall (beschermingsmuur) worden gecontroleerd op de nieuwste bedreigingen vanaf internet. Ook moet het antivirus/email systeem hiervoor worden aangepast. Ook raken de IP-adressen op. Internetgebruik is op deze adressen gebaseerd. Met het vol raken van de IPv4 nummerblokken wordt IPv6 het nieuwe communicatie protocol op internet. De nieuwe netwerkswitches en firewall dienen geschikt te zijn voor IPv6, zodat de gemeente Zaltbommel hierop is voorbereid. Doel: de beveiliging te verhogen voor dreigementen vanaf het internet en uitval van server en werkstations beperken. te behalen resultaat: Vervangen verouderde netwerkswitches en firewall door nieuwe apparatuur. SP2.10 Vervanging urenverantwoording en tijdsregistratiepakket Het management heeft besloten voorlopig door te gaan met tijdregistratie (het klokken) en urenverantwoording. Daar zijn nu twee aparte verouderde systemen voor. Medewerkers kunnen nu niet zelf wijzigingen aanbrengen als zij een fout gemaakt hebben met het klokken en moeten dit dan d.m.v. mutatieformulieren rechtzetten. Deze mutaties worden vervolgens handmatig verwerkt in het systeem. Dit kost de medewerker en de personeelsadministratie veel tijd. Doel: De medewerker kan zelf muteren en de mutaties worden geautomatiseerd verwerkt. Te behalen resultaat: Eén geïntegreerd systeem voor urenverantwoording en tijdregistratie SP2.11 Uitbreidingen Modules Personeelsinformatie Systeem (PIMS) In 2013 worden de volgende modules in gebruik genomen: - Module Benefitplanner De Benefit planner maakt het mogelijk om het gehele proces omtrent het cafetariamodel (keuzemodel arbeidsvoorwaarden) te digitaliseren. Medewerkers kunnen binnen Raet Online alle cafetaria mogelijkheden bekijken en de financiële gevolgen voor hen inzien. Het systeem maakt automatisch de contracten aan en na goedkeuring wordt het automatisch verwerkt in HR Self Service. Met de komst van de nieuwe werkkostenregeling zal het cafetaria-model nog ingewikkelder worden en voor de medewerkers de financiële gevolgen nog onduidelijker. Als we dit handmatig blijven doen moet er mogelijk formatie bijkomen of externe inhuur geregeld worden om alle gevolgen voor medewerkers met de hand te berekenen, contracten te maken en budgetten bij te houden. De invoering van deze module stond gepland voor 2012, maar is nu doorgeschoven naar 2013. - Module Werving en selectie Werving en selectie automatiseert het gehele proces van het vrijvallen van een vacature tot en met het in dienst nemen van een medewerker. Dit is inclusief het uitzetten van de advertenties op internetsites, de gehele sollicitatieprocedure (planning procedure/bevestigingsbrieven ontvangst sollicitaties/uitnodigingen gesprekken/afschrijvingen/contracten), te nemen acties bij in dienst name, enz. Het onderdeel Werving en Selectie wordt in 2013 opgepakt. - Module Personeelsdossier online Nu we als organisatie geheel digitaal willen gaan werken zullen we de personeelsdossiers ook digitaal moeten gaan maken. De planning is om in 2013 personeelsdossiers digitaal te gaan archiveren. Vanuit digitalisering en zaakgericht werken is het cluster STIM hiermee bezig via het programma Verseon. Dit wordt naar voren gehaald. We laten twee Pagina 24 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 systemen een presentatie geven en zullen dan de beste uit deze twee kiezen. De implementatie zal eind 2013 plaatsvinden. Doel: Efficiënter en effectiever werken. Hierdoor wordt formatiewinst geboekt. Te behalen resultaat: het automatiseren en digitaliseren van de werkprocessen van P&O. Realisatie & Beheer SP2.12 Projectmanagementpakket gemeentebreed inzetbaar (vervanging MSprojects) Deze afdeling heeft te maken met zeer veel projecten en gebruikt hiervoor een verouderd programma (MS Projects). Deze moet vervangen worden en kan dan ingezet worden als projectmanagementpakket voor de hele organisatie. Met dit pakket worden ook de planningen ingelezen van externe bureaus. Doel: Beter inzicht en overzicht ontstaat in de voortgang en status van de betreffende projecten. Te behalen resultaat: Projectmanagement m.b.v. een programma mogelijk maken. SP2.13 Overgang rioolbeheer naar GBI GBI is nu het programma waarin Wegenbeheer in opgenomen is. Daarnaast er is nog een separaat programma voor Rioolbeheer. Het biedt voordelen om deze te integreren in één pakket. Hierdoor ontstaat een beter inzicht in wat er speelt in de buitenruimte. Doel: Beter plannen m.b.t. onderhoud Te behalen resultaat: Integreren van de informatie betreffende de wegen en riolering in één pakket. Publiekszaken SP2.14 Uitbreidingen Gouw pakket t.b.v. de WOZ Het betreft hier een aantal aanpassingen aan het Gouw pakket die te maken hebben met wettelijke verplichtingen zoals de berichtenuitwisselingen met het kadaster. Doel: Voldoen aan de wettelijke verplichtingen vanuit de centrale overheid Te behalen resultaat: Uitwisseling met het kadaster realiseren. SP2.15 Abonnement strippenkaart Centric Een aantal van onze kernapplicaties is van de leverancier Centric. Zo maakt Burgerzaken gebruik van Key2burgerzaken, Key2betalen en Key2DIS. Men is vorig jaar en dit jaar overgegaan naar deze applicaties. Er komen verkiezingen in september en de applicatiebeheerders hebben behoefte aan extra ondersteuning vanuit Centric. Vanuit de andere Centric applicaties heeft men tevens behoefte aan ondersteuning. Met het aankopen van een strippenkaart wordt deze noodzakelijke ondersteuning tegen een lager tarief ingekocht. Doel: Vermeerderen van kennis bij de applicatiebeheerders van Centric applicaties. Te behalen resultaat: Ondersteunen van de applicatiebeheerders door de leverancier bij hun taken.

Pagina 25 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Het nieuwe werken ICT kant (totale implementatie uitgesteld) SP2.16 Op afstand werken technisch realiseren voor voorhoedegroep Met dit project wordt het mogelijk gemaakt dat 25 medewerkers gebruik kunnen maken van de mogelijkheid om overal te werken. Nu kan men vanuit thuis via webmail de e-mail ophalen, maar niet bij de programma’s, die men op kantoor gebruikt. Het betreft hier een voorhoedegroep,die ervaring met het Nieuwe Werken kan opdoen. Zie hoofdstuk 4.1 Ontwikkelingen in de organisatie. Doel: Ervaring opdoen met het tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Te behalen resultaat: Technisch faciliteren voorhoedegroep HNW.

Pagina 26 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

4.

Vooruitblik In 2014 en daarna moet een aantal beleidskeuzes worden gemaakt t.a.v. de samenwerking met Maasdriel en de gemeentebrede invoer van het Nieuwe Werken.

In het informatiebeleidsplan 2012-2013 Spoor 1 zijn ontwikkelingen benoemd, die hun weerslag hebben op het te formuleren informatiebeleid voor de komende jaren. Hier worden alleen de belangrijkste, die relevant zijn voor Spoor 2 zijn of waar wijzigingen hebben plaatsgevonden, behandeld. Het gaat om de ontwikkelingen in de organisatie, de wettelijke verplichtingen en de laatste trends.

4.1

Ontwikkelingen organisatie

De volgende ontwikkelingen spelen de laatste tijd: • Overgang naar één Omgevingsdienst Regionaal (ODR, voorheen RUD); • Groei Landelijke Voorzieningen; • Centraal beheer kernapplicaties. Overgang naar één Overheidsdienst Regionaal (ODR) Het bestuur heeft de intentie uitgesproken om een groot deel van de werkzaamheden van de afdeling BVH over te brengen naar de ODR. Het zal gaan om één omgevingsdienst, die namens gemeenten en de provincie alle milieutaken uitvoert en milieuadvies in ruimtelijke ontwikkeling verzorgt. Ook zullen in deze regionale organisatie zowel activiteiten op het gebied van toezicht en handhaving als activiteiten op het gebied van vergunningverlening worden gebundeld (WABO breed). Deze ontwikkeling heeft tot gevolg dat zo’n twintig medewerkers de gemeente gaan verlaten en bij de ODR gaan werken. Het is de intentie dat deze dienst 1 januari 2013 van start zal gaan. Er wordt in diverse werkgroepen druk gewerkt om de nieuwe organisatie vorm te geven. Op dit moment wordt er in de werkgroep ICT nagedacht over of er één centraal ICT systeem komt vanuit Provinciale Staten voor alle te vormen omgevingsdiensten of dat de ODR begint met een zelfstandig systeem. De besparingen, die deze overgang voor onze organisatie met zich meeneemt (zoals o.a. minder werkplekken, software en beheer), zijn verwerkt in de frictiekosten ODR. Groei Landelijke Voorzieningen Er komen steeds meer landelijke voorzieningen beschikbaar waarop de gemeente aangesloten moet zijn. Zo is er nu ook een landelijke voorziening vanuit het Kadaster. Het gaat vaak alleen om wederzijdse uitwisseling van gegevens maar er zijn ook landelijke voorzieningen zoals bij de Modernisering GBA, waar programmatuur gaat draaien waarop de gemeenten gaan aansluiten. We zien hiermee een verschuiving van intern beheer naar extern beheer. Centraal beheer kernapplicaties Voordat er sprake was van een samenwerking met Maasdriel en Neerijnen had het MT zich uitgesproken voor de oprichting van een apart cluster voor Informatievoorziening. De bedoeling was om het beheer van de kernapplicaties en alle zaken rond informatievoorziening in deze cluster op te nemen. In afwachting van de samenwerking is dit in de wacht gezet om eventueel met de drie gemeenten samen een team hiervoor op te richten. Nu de samenwerking niet doorgaat is het van belang dit opnieuw op te pakken. Dit zal de komende tijd uitgewerkt worden.

4.2

Wettelijke verplichtingen

De komende jaren krijgt de gemeente te maken met de uitvoering van het I-NUP. In het informatiebeleidsplan 2012-2013 Spoor 1 is al uitgebreid uitgelegd wat dit programma Pagina 27 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 inhoudt en wat het betekent voor de basisregistraties. Voor Spoor 2 is al aantal i-NUP projecten voor 2013 benoemd. Daarnaast loopt een aantal i-NUP ontwikkelingen pas in 2014-2015. Deze staan genoemd in onderstaande tabel. De ervaring leert dat de landelijke ontwikkelingen nogal eens vertraagd worden, buiten de invloed van Zaltbommel. Begin 2013 zal daarom opnieuw een overzicht gemaakt worden van de relevante bouwstenen voor 2014, op te nemen in de Voorjaarsnota. Nr 7

i-NUP bouwsteen eHerkenning Bedrijven

Resultaat Aangesloten op eHerkenning voor bedrijven. Alle eigen middelen voor het identificeren en autoriseren van burgers en bedrijven zijn uitgefaseerd.

Gereed Invoering voor 1 januari 2015.

10

BRP

13

BRO

Aangesloten op Basisregistratie Personen (BRP). Voldoen aan de wettelijke plicht Basisregistratie Ondergrond (BRO).

Modernisering GBA in 2016 Gemeente moet aangesloten zijn 1 januari 2015.

4.3

Trends

Er zijn diverse ontwikkelingen in de informatievoorziening en ICT wereld, die een grote rol gaan spelen de komende jaren. Het gaat om: • Het werken vanuit de ‘Cloud’; • Het gebruik van Social media; • Het gebruik van Apps op de smartphone. Deze trends worden in onderstaande kort besproken.

Cloud Een tendens is om zoveel mogelijk programma’s onder te brengen in de ‘Cloud’. Met Cloud werken wordt bedoeld dat men de software programma’s niet meer zelf intern heeft draaien en beheert, maar dat dit ergens in de wereld gebeurt. Informatie is op deze manier vanuit elke plek bereikbaar en dit sluit aan bij het Nieuwe Werken. Eigenlijk is de markt van leveranciers van gemeentelijke kernapplicaties op dit moment nog niet klaar voor deze ontwikkeling. Een beperkt aantal leveranciers biedt nog maar echte cloud diensten, meestal is het een ander woord voor traditionele uitbesteding van ICT middelen. Ook beveiliging van informatie is nog een groot issue, zeker voor gemeenten.

Pagina 28 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Een variant op ‘cloud’ is het onderbrengen van software en gebruik daarvan bij een leverancier. De gegevens bevinden zich dan in het datacenter van de leverancier of in een algemeen datacenter, waardoor de beveiliging beter gewaarborgd kan worden als in de ‘Cloud’. De gemeente Zaltbommel doet dit al voor de website, deels voor de personeelsadministratie (Raet Online) en de resultaatmanager voor de beoordeling en het functioneren van de medewerkers. Via internet krijgt men toegang tot de data en het programma. Dit is een ‘cloud’ ontwikkeling waar Zaltbommel vaker gebruik van zal maken. Social media Het gebruik van Social media groeit explosief. Er zijn miljarden mensen inmiddels aangesloten op o.a. Hyves, Facebook en Twitter. Veel collega’s zijn hierop aangesloten evenals op Linkedin en Yammer. We hebben een gemeentelijk twitter account. Informatie wordt razendsnel met elkaar gedeeld. Ook het gemeentelijk gebruik zal toenemen en er zullen richtlijnen moeten worden afgesproken waar iedere ambtenaar zich aan zal moeten houden. Dit zal gebeuren in overleg met het team Communicatie.

Pagina 29 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Het gebruik van Apps Ook het gebruik van allerlei toepassingen (Apps) op de smartphone of tablet neemt razendsnel toe. Men kan bv. zijn energie verbruik via een App monitoren en er wordt volop gepingd en gewhatsapped met collega’s, familie en kennissen. Er zijn miljarden Apps door Google en Apple verkocht. Dit gebruik zal ook zakelijk enorm toenemen.

4.4

Betekenis van deze ontwikkelingen voor het informatiebeleid en ICT

Wat betekenen alle bovenstaande ontwikkelingen voor het toekomstige informatiebeleid en ICT? Hieronder een opsomming van de gevolgen: - Organisatievorm De gemeente wordt een steeds slankere organisatie waarbij veel diensten in de Backoffice (vakafdelingen) naar regionale of landelijke organisaties overgaan (bv. ODR of BSR). De Frontoffice (balie, telefoon, post, email en internet) krijgt echter een steeds belangrijker functie voor het afhandelen van klantvragen en het doorverwijzen naar andere organisaties. Om adequaat aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen wordt steeds meer de samenwerking gezocht met andere gemeenten (schaalvergroting). - Afhankelijkheid verbindingen We werken steeds meer met mobiele apparaten zoals de smartphone en tablet. Mensen voelen zich meteen onthand als ze er een storing optreedt bij de providers. Denk hierbij bv. aan de brand laatst bij Vodafone. We worden steeds afhankelijker van de internetverbindingen en daarmee van de manier waarop de leverancier de continuïteit en beveiliging heeft geregeld. Het is zaak dat we als opdrachtgever hierop de regie houden (bv. beveiliging website en personeelssysteem Raet). - Afname intern beheer (functioneel en technisch) en toename ondersteuning mobiele apparatuur en gegevensbeheer Doordat leveranciers steeds meer ernaar toe overgaan om hun diensten aan te bieden vanuit een datacenter of vanuit de Cloud zien we een afname van het intern functioneel en technisch beheer en een toename van de ondersteuningsbehoefte voor mobiele apparatuur. Dit betekent uiteindelijk een verschuiving in taken van de ICT-afdelingen. We hebben eerst met een hybride overgangssituatie te maken, die een toename laat zien in taken. Het gegevensbeheer van basisregistraties neemt alleen maar toe. - Afname werkplekken Het aantal werkplekken zal afnemen door het toenemend gebruik van mobiele apparatuur. Nu al geven medewerkers aan dat zij genoeg hebben aan een smartphone of tablet voor de uitvoering van hun taken. In het kader van Het Nieuwe Werken zullen er flexibele werkplekken ingericht worden. De thuiswerkplek wordt daarentegen steeds belangrijker. Het is belangrijk dat we als gemeente hierop inspelen. - Informatie steeds sneller beschikbaar Door het gebruik van Social media en Apps is informatie snel en direct overal ter wereld beschikbaar. Dit zal van invloed zijn op de gemeentelijke werkprocessen. Onze klanten willen snel de beschikking hebben over de benodigde informatie. Pagina 30 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

5.

Financiën ‘Het leveren van kwaliteit kost geld. Het niet leveren van kwaliteit kost kapitalen.’

In bijlage 2 staat een overzicht van de projecten en acties uit Spoor 2 met daarbij een raming van de investeringen voor het jaar 201 3. In de genoemde bedragen zijn de volgende kosten voor aanschaf van de ICT-hulpmiddelen opgenomen: • de initiële investering; • opleiding; • externe ondersteuning; • de structurele kosten voor onderhoud. Capaciteit/Interne kosten De interne kosten hebben betrekking op de inzet van het eigen personeel in de verschillende projecten en bij het uitvoeren van de acties. Het grootste deel van de inzet van personeel komt uit de reguliere bezetting en zal in de urenplanningen van de afdelingsplannen voor 2013 moeten worden gereserveerd.

5.1

Financiële verantwoording

Samen met het management is kritisch gekeken naar wat absoluut wettelijk noodzakelijk is en wat er nodig is op het gebied van vervanging. En er is gekeken wat uitgesteld kan worden. Dit heeft geresulteerd in een aangepast Spoor 2. Er wordt in Spoor 2 met name veel geld gevraagd voor de ondersteuning bij de uitvoering van de basisregistraties en de verbetering van de gemeentelijke netwerkomgeving. Helaas is dit niet te vermijden of anders in te regelen. Wat betreft de BAG en de andere basisregistraties is het wettelijk voorgeschreven om de kwaliteit van de gegevens te verhogen en hiervoor is een aantal investeringen noodzakelijk. Uiteindelijk genereert de invoering van de basisregistraties ook inkomsten. Zo zijn er het afgelopen jaar 300 objecten meer aangemeld voor de WOZ. Voor de vervanging van de Oracle servers en licenties etc. geldt dat als we dit niet doen de bedrijfszekerheid in gevaar komt. We lopen dan het risico dat de klant niet meer geholpen kan worden en de interne medewerkers niet meer hun taken kunnen verrichten. Als de licenties niet in orde zijn, riskeren we een boete van enkele tienduizenden euro’s. De genoemde bedragen zijn ramingen. Bij de uit te schrijven Europese aanbesteding zal mede gestuurd worden op zo goedkoop mogelijke aanschaf. In 2005 bij het betrekken van het pand zijn er leasecontracten afgesloten voor servers (o.a. Oracle) en netwerkvoorzieningen. Deze zijn nu beëindigd. Deze vrijgekomen financiële ruimte is echter al ingezet voor een deel van de financiering van Spoor 1. Er is destijds geen meerjarig vervangingsplan voor hard- en software opgesteld. Er is daarom sprake van een inhaalslag op dit gebied. Nu zijn hiervoor stelposten opgenomen. De investeringen voor de uitvoering van de projecten en acties uit Spoor 2 (zie bijlage 2) leiden tot een verhoging van de jaarlijkse lasten van 8.000 in 2013 en vanaf 2014 tot een verhoging van 166.000 per jaar. Om de lasten te drukken is gezocht naar dekking. Structureel is er € 10.000 beschikbaar vanuit het bedrijfsvoeringbudget (huurinkomsten), voor € 10.000 is ruimte gevonden in de exploitatie door beëindiging van het onderhoud van verouderde softwarepakketten en tot slot € 5.600 uit besparingen in verbindingen (zie bijlage 3 Financieel effect Spoor 2, Reserve automatisering en taakstelling). Pagina 31 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Monitoren besparingen T.a.v. de besparingen, die de uitvoering van de projecten uit Spoor 1 en 2 met zich meebrengen door efficiënter te werken, is afgesproken dat elk afdelingshoofd zelf verantwoordelijk is voor het bijhouden hiervan. De concerncontroller zal samen met de organisatie ontwikkelaar informatievoorziening monitoren waar formatieruimte vrij komt. Zo verbeteren we bv. nu de kwaliteit van de basisregistraties en dat werkt door in het aantal geregistreerde WOZ objecten. Dit leidt tot verhoging van de leges inkomsten. Al dit soort zaken zal worden bijgehouden. Hierin zal dekking gevonden worden voor toekomstige benodigde investeringen en resterende taakstellingen. Uitgestelde projecten Voor de invoering van Het Nieuwe Werken is een aantal projecten uitgesteld. De noodzakelijke vervanging van Office is hier één van. Hieronder staat het financiële overzicht van deze projecten: Uitgestelde projecten naar 2014: Midoffice: Het nieuwe werken ICT kant (totale implementatie uitgesteld): - Vervanging Office en Exchange. Aanschaf Lync etc.en op afstand werken technisch realiseren - Uitbreiding gebruik Tablets, Smartphones (cijfers zijn aangepast) Totaal:

investering Onderhoud 104.000 12.500

125.500 25.000

77.650 15.000

254.500

105.150

Deze investeringen zullen in 2014 gemaakt moeten worden evenals de uit te voeren projecten voor de wettelijke I-NUP projecten (o.a. Modernisering GBA). Dit geldt misschien niet voor het Midoffice. Als we Het Nieuwe Werken echter integraal uitvoeren levert dat na een paar jaar besparingen op in o.a. woon-werkverkeer, ziekteverzuim, werkplekken en kantoorruimte. Het management zal hierin het komend jaar keuzes moeten maken.

Pagina 32 van 36

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2 Bijlage 2 Overzicht financiën projecten en acties Spoor 2 SPOOR 2

SP2.1

SP2.2

SP2.3

SP2.4 SP2.5 SP2.6

SP2.7

SP2.8 SP2.9

2013 Programma Dienstverlening: Wettelijke taken en gemeentebrede trajecten Antwoord I-NUP projecten onder Antwoord: Aansluiten op het Nieuw Handelsregister (NHR) Antwoord© voor bedrijven (AvB) Aansluiten op MijnOverheid Vervolg KCC: Opleiding Digitalisering/Zaakgericht werken Vervolg tweede fase Digitalisering: Extra modules Subsidie, Contracten en Bezwaar en Beroep Implementatiekosten Elektronische handtekening: Gemeentebreed informatiebeheer Aanpassingen hardware voor Dashboard Management Basisregistraties: Vereisten beheer basisregistraties: Was/wordt GBKN Structurele BAG preaudit en audit begeleiding en audit zelf Luchtfoto's Cyclorama's totaal Globespotter BAG beheerders tablet met Apps tweemaal Koppelen aan landelijk systeem WOZ Updates Basisregistraties programma's Opleiding voor beheerders Basisregistraties Koppelvlakken Basisregistraties Ondersteuning Raad papierloos werken: Papierloos werken Raad: Opleiding instructie Raad Nieuw RIS afgestemd op papierloos werken Uitbreiding licenties Notubox Migratiekosten oude RIS Afdelingspecifieke projecten en acties: Bedrijfsvoering & Financiën Cluster Financiën: Upgrade financieel pakket: Cluster ICT: Gemeentebrede infrastructuur: Vervanging Oracle servers totaal: Pagina 33 van 36

Investering

Onderhoud

2.000 3.000 3.000

0 0 0

5.500

0

25.000 30.000 25.000

4.000 0 0

7.000

3.000

400 11.500 20.000 18.000 5.000

1.200 3.000 12.000 6.000

5.000 8.000

5.000 9.000 10.000 9.000

40.000

19.500

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

SP2.10

SP2.11

SP2.12 SP2.13 SP2.14

SP2.15

SP2.16

Hardware Licenties Diensten/opleiding/migratie Vervanging netwerkswitches en firewall Migratie Oracle 10 naar 11 Anti virus/email systeem Vervanging urenverantwoording en tijdsregistratiepakket: Samenleving en ontwikkeling Zie SP2.4 Subsidies Uitbreidingen Modules PIMS: Extra modules Personeelsinformatiesysteem Opleiding Realisatie & Beheer Projectmanagementpakket gemeentebreed inzetbaar (vervanging MSprojects): Overgang rioolbeheer naar GBI: Publiekszaken Uitbreidingen Gouw pakket t.b.v. de WOZ: Gouwkadaster module Berichtenuitwisseling Basisregistratie Kadaster Stuf vorderingen Abonnement strippenkaart Centric ondersteuning BZ: Het nieuwe werken ICT kant (totale implementatie uitgesteld): Op afstand werken technisch realiseren voor voorhoedegroep: Totaal:

Pagina 34 van 36

40.000 160.000 20.000 53.000 20.000

36.500 5.000 4.000

33.000

3.000

22.100 6.300

0 0

25.000 15.000

5.000 0

6.000 6.700 8.700

550 550 7.000

614.500

5.000 158.000

Bijlage 3

Financieel effect Spoor 2 (OUD en NU), Reserve automatisering en taakstelling

Financieel effect uitvoering Spoor 2 OUD

Kosten Spoor 2 (totale investering: 899.950, totaal onderhoud: 145.650) Onderhoud Kapitaallasten Totaal Midoffice Onderhoud Kapitaallasten Totaal Nieuwe werken Onderhoud Kapitaallasten Totaal

2013

2014

2015

2016

2017

2018

43.500 45.200 88.700

55.500 45.200 100.700

55.500 45.200 100.700

55.500 45.200 100.700

55.500 45.200 100.700

55.500 45.200 100.700

0 10.000 10.000

12.500 22.560 35.060

12.500 21.808 34.308

12.500 21.056 33.556

12.500 20.304 32.804

12.500 19.552 32.052

77.650

77.650 39.732 117.382

77.650 38.408 116.058

77.650 37.084 114.734

77.650 35.760 113.410

77.650 34.436 112.086

77.650

Financieel effect

176.350

253.142

251.066

248.990

246.914

244.838

Financieel effect uitvoering Spoor 2 NU

2013

2014

2015

2016

2017

2018

0 33.600 33.600

158.000 33.600 191.600

158.000 33.600 191.600

158.000 33.600 191.600

158.000 33.600 191.600

158.000 33.600 191.600

10.000 5.600 10.000 25.600

10.000 5.600 10.000 25.600

10.000 5.600 10.000 25.600

10.000 5.600 10.000 25.600

10.000 5.600 10.000 25.600

10.000 5.600 10.000 25.600

Kosten Spoor 2 (totale investering: 614.500) Onderhoud Kapitaallasten Totaal Besparingen Huurinkomsten Verbindingen Beëindigen contracten oude software Totaal besparingen

Financieel effect

8.000

166.000

Pagina 35 van 36

166.000

166.000

166.000

166.000

Informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2

Reserve Automatisering en taakstelling Prognose Reserve automatisering Stand per 1-1

2013

2014

€ 133.869

€ 55.824

€ 38.361

-€ 23.034

-€ 58.567

€ 298

Kapitaallasten (oud IB-plan) Stelpost vervangingsinvesteringen oud IB-plan Stelpost (ODR) Niet realiseren taakstelling IB-plan (formatievermindering) Kapitaallasten SPOOR 1 Kapitaallasten SPOOR 2

€ 400.481 €0

€ 305.711 €0

€ 74.731 € 68.081

€0 € 172.800 € 37.800

€ 183.404 € 82.800 -€ 15.000 €0 € 167.040 € 126.998

€ 170.219 € 80.040 -€ 30.000 €0 € 161.280 € 122.841

€ 63.707 € 102.072 -€ 45.000 €0 € 155.520 € 118.684

€ 61.432 € 118.600 -€ 45.000 €0 € 149.760 € 101.193

TOTAAL LASTEN

€ 543.293

€ 516.311

€ 545.243

€ 504.381

€ 394.983

€ 385.986

Storting (huidige gemiddelde last) Besparing ODR Storting SPOOR 1 (huidige gemiddelde last) Storting SPOOR 2 (huidige gemiddelde last) Stelpost

€ 347.486

€ 347.486

€ 117.762

€ 117.762 € 33.600

€ 347.486 -€ 15.000 € 117.762 € 33.600

€ 347.486 -€ 30.000 € 117.762 € 33.600

€ 347.486 -€ 45.000 € 117.762 € 33.600

€ 347.486 -€ 45.000 € 117.762 € 33.600

TOTAAL BESCHIKBARE MIDDELEN

€ 465.248

€ 498.848

€ 483.848

€ 468.848

€ 453.848

€ 453.848

Stand per 31-12

€ 55.824

€ 38.361

-€ 23.034*

-€ 58.567*

€ 298

€ 68.160

Realisatie taakstelling IB-plan 2008-2012

2012 € 139.000 -€ 139.000

2013 € 139.000 -€ 71.733 €0

2014 € 139.000 -€ 71.733 -€ 13.363

2015 € 139.000 -€ 71.733 -€ 54.463

2016 € 139.000 -€ 71.733 -€ 54.463

2017 € 139.000 -€ 71.733 -€ 54.463

€0

€ 67.267

€ 53.904

€ 12.804

€ 12.804

€ 12.804

Oorspronkelijke taakstelling IB-plan 2008-2012 Reeds gerealiseerd in eerdere besluitvorming Realisatie IB-plan 2012-2013

Restant taakstelling IB-plan 2008-2012

2012

2015

2016

2017

* De reserve is in begrotingsperiode 2012 – 2016 sluitend. Als de reserve tijdelijk onder 0 komt, dan kan er tijdelijk extra in de reserve worden gestort vanuit de Algemene Bedrijfsreserve.

Pagina 36 van 36