Informatiebeleidsplan gemeente Maasdriel Visie, Ambities, Beleid, Architectuur, Plan van Aanpak

ICT is niet het doel, maar een noodzakelijk middel om de organisatie efficiënter en beter te laten functioneren en om de dienstverlening op een (nog) hoger peil te krijgen.

Informatiebeleidsplan gemeente Maasdriel 2013 – 2016 Visie, Ambities, Beleid, Architectuur, Plan van Aanpak Continuïteit, efficiency en hogere kwaliteit bedrijfsvoering, dienstverlening & ICT infrastructuur door slimme inzet van informatiesystemen

Auteurs: Versie:

Marcel Lanooij (opdrachtgever), Giuseppe Cascino (adviseur Native Consulting, Linda Blijdestein-Morselt (informatiespecialist) 1.2 mei 2013

Datum: 22-5-2013

Pagina 1 van 82

Informatiebeleidsplan 2013 – 2016

Inhoudsopgave 0.

Versiebeheer en totstandkoming plan ........................................................................... 4

1.

Managementsamenvatting............................................................................................... 5

2.

Inleiding en leeswijzer...................................................................................................... 6

3.

Landelijke ontwikkelingen, nieuwe wettelijke taken en trends ................................... 9 3.1

Landelijke ontwikkelingen .................................................................................................. 9

3.2

Nieuwe wettelijke taken en convenanten ...................................................................... 11

3.2.1

Wettelijke taken ............................................................................................................. 11

3.2.2

Convenant NUP en implementatie agenda i-NUP................................................... 14

3.3

ICT Trends.......................................................................................................................... 19

4.

Politieke koers: Visie en missie .................................................................................... 22

5.

Organisatievisie .............................................................................................................. 24

6.

5.1

De huidige organisatie (IST)............................................................................................ 24

5.2

De gewenste strategie (SOLL)........................................................................................ 25

Processen t.b.v. bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT.......................................... 27 6.1

7.

Thema bedrijfsvoering ...................................................................................................... 27

6.1.1

Vastleggen belangrijkste werkprocessen.................................................................. 28

6.1.2

Digitaal Zaakgewijs Werken........................................................................................ 29

6.1.3

Het Nieuwe Werken...................................................................................................... 30

6.2

Thema dienstverlening ..................................................................................................... 33

6.3

Thema ICT infrastructuur ................................................................................................. 35

6.3.1

Hardware........................................................................................................................ 36

6.3.2

Basissoftware ................................................................................................................ 37

6.3.3

Beveiliging...................................................................................................................... 37

6.3.4

ICT beheer ..................................................................................................................... 38

Informatiesystemen en informatiearchitectuur........................................................... 44 7.1

Informatiesystemen........................................................................................................... 44

7.1.1

Website en e-loket ........................................................................................................ 44

7.1.2

Document Management Systeem .............................................................................. 45

7.1.3

Klant Contact Systeem (KCS) c.q. KCC portaal ...................................................... 45

7.1.4

Zakenmagazijn & zaaksysteem .................................................................................. 45

7.1.5

Gegevensmagazijn ....................................................................................................... 46

7.1.6

Geo-gegevensmagazijn ............................................................................................... 46

Datum: 22-5-2013

Pagina 2 van 82

Versie: 1.2


7.1.7

BAG systeem................................................................................................................. 46

7.1.8

BGT systeem ................................................................................................................. 47

7.1.9

Burgerzakensysteem GBA + BRP ............................................................................. 47

7.1.10

Vergunningen-, toezicht- en bodemsysteem........................................................ 47

7.1.11

Sociale zakensystemen / WMO ............................................................................. 48

7.1.12

Bestemmingsplansysteem ...................................................................................... 48

7.1.13

Salarisadministratie en P&O systeem ................................................................... 48

7.1.14

Civision Onderwijs .................................................................................................... 49

7.2

8.

Informatie- en applicatie architectuur ............................................................................. 49

7.2.1

Huidige informatie- en applicatiearchitectuur ........................................................... 49

7.2.2

Toekomstige informatie- en applicatiearchitectuur .................................................. 53

Projectaanpak en programmaorganisatie ................................................................... 55 8.1

Inleiding............................................................................................................................... 55

8.2

Fasering, activiteiten en planning ................................................................................... 55

8.2.1

Doelstelling 1: Basis op orde...................................................................................... 56

8.2.2

Doelstelling 2: Efficiëntere bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur 57

8.2.3

Doelstelling 3: Betere kwaliteit .................................................................................... 58

8.3

Kritische succesfactoren .................................................................................................. 59

8.4

Risico’s................................................................................................................................ 60

8.5

Projectbesturingsmodel Handboek Projectmatig Werken .......................................... 61

9.

Projecten.......................................................................................................................... 62

10.

Financiën..................................................................................................................... 64

11.

Begrippenlijst ............................................................................................................. 65

BIJLAGE I

Richtlijnen informatiebeleid en ICT.......................................................... 69

BIJLAGE II

Overzicht basisregistraties ....................................................................... 73

BIJLAGE III

De Geo-ICT functie..................................................................................... 74

BIJLAGE IV

Business IT Alignment model................................................................... 75

BIJLAGE V

Werken onder architectuur ....................................................................... 77

BIJLAGE VI

Verkorte evaluatie IBP 2009-2011............................................................. 80

Datum: 22-5-2013

Pagina 3 van 82

Versie: 1.2


0. Versiebeheer en totstandkoming plan Versiebeheer Versie 0.1 t/m 0.8

1.1

Verspreid aan Marcel Lanooij/Linda BlijdesteinMorselt/Phanos adviseurs Management team/gehele organisatie Management team Intern/Zaltbommel

1.2

Intern

0.9

1.0

Datum maart t/m mei 2012

Wijzigingen Interne reviews

14-juni-2012

Aanpassingen vanuit gehele organisatie verwerkt.

23-aug-2012 Mei 2013 Mei 2013

Omgezet naar 2013 - 2016 en geactualiseerd. Laatste minimale aanpassingen

Tabel 1, Overzicht versiebeheer

Ontstaan informatiebeleidsplan Het nieuwe plan is ontstaan uit het vorige I&A plan (2009-2011), het collegeprogramma, de concernplannen 2012/2013 en afdelingsplannen 2012 vooral van de afdelingen Bedrijfsvoering, Advies- en Ondersteuning en Publiekszaken. We hebben sessies met het MT gehouden en daarin stellingen gedeponeerd en met behulp van stemkastjes zijn de meningen gemeten. Alle afdelingshoofden zijn individueel geïnterviewd. Verder hebben we een applicatieen informatiearchitectuur van Maasdriel opgesteld samen met applicatiebeheerders en systeembeheer. Dit overzicht is op te vragen bij team informatiemanagement. Alle voorgaande acties hebben geleid tot een zo compleet mogelijk informatiebeleidsplan. Begin 2013 is het plan doorgenomen met alle teamcoördinatoren en is het gehele plan geactualiseerd. Alle afdelingen en de wethouder bedrijfsvoering hebben het plan voorzien van opmerkingen en commentaar. Dit alles heeft geleid tot de nu voorliggende versie van het informatiebeleidsplan (IBP).

Datum: 22-5-2013

Pagina 4 van 82

Versie: 1.2


1.

Managementsamenvatting

De afgelopen jaren is intensief binnen de gemeente Maasdriel gewerkt aan de uitvoering van de projecten en acties in het informatiebeleidsplan 2009 – 2011. De looptijd van dit plan is verlengd tot medio 2013. Het is nu zaak om te kijken waar we staan en op de ingeslagen weg voort te gaan en opnieuw te formuleren wat we de komende jaren willen gaan bereiken. Bij de uitvoering van de verschillende projecten zoeken we nadrukkelijk de samenwerking met de buurgemeente Zaltbommel. Uitgangspunt daarbij is: Samen waar het kan, apart als het moet. Het informatiebeleidsplan staat niet op zichzelf maar vloeit voort uit wettelijke - door het rijk opgelegde - verplichtingen aan de gemeenten. Daarnaast geven we invulling aan de ambitie van het bestuur van de gemeente om de bedrijfsvoering efficiënter te maken en een verbeterslag te maken in de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Op basis van deze ambities formuleren we de volgende doelstellingen in dit plan: Doelstelling 1. Basis op orde: De informatisering zal zorgen voor continuïteit in de bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur door uitvoering van diverse projecten en waarbij wordt voldaan aan weten regelgeving; Doelstelling 2. Efficiëntere processen: De informatisering zal ervoor zorgen dat de gemeente efficiënter werkt, o.a. door papierloos vergaderen en beter gebruik van managementinformatie, applicatiesanering en betere organisatie van ICT beheer; Doelstelling 3. Betere kwaliteit processen: De informatisering zal ervoor zorgen dat de gemeente meer kwaliteit gaat bieden met name aan burgers, o.a. door het gebruik van een klantcontactsysteem. De projecten uit dit IBP delen we naar bovenstaande doelstellingen in. Binnen de doelstellingen maken we een onderverdeling in thema's. We onderscheiden de volgende thema's: - Dienstverlening - Bedrijfsvoering - ICT-infra In hoofdstuk 9 is een overzicht opgenomen van alle projecten onderverdeeld naar doelstellingen en thema's.

Datum: 22-5-2013

Pagina 5 van 82

Versie: 1.2


2.

Inleiding en leeswijzer

De afgelopen jaren is intensief binnen de gemeente Maasdriel gewerkt aan de uitvoering van de projecten en acties in het informatiebeleidsplan 2009 – 2011. Het betrof een plan met 57 projecten met een totale investeringswaarde van € 2.717.190. Het totale budget voor het informatiebeleidsplan is voor 90% uitgevoerd dan wel in uitvoering. Een aantal projecten tot een totaal bedrag van € 266.000 is niet in uitvoering genomen omdat of de noodzaak tot uitvoering niet meer aanwezig was of er een andere financieringsvorm is gekozen dan wel dat aansluiting is gezocht bij landelijke ontwikkelingen, zodat vanuit de gemeente geen kosten meer te maken zijn, aangeduid als afgevoerde projecten. Het is nu zaak om te kijken waar we staan en op de ingeslagen weg voort te gaan en opnieuw te formuleren wat we het komende jaar willen gaan bereiken. Aangezien de ontwikkelingen landelijk en in onze organisatie heel snel gaan, is gekozen om het informatiebeleid te definiëren voor maximaal de periode 2013 - 2016. Jaarlijks vindt zonodig bijstelling plaats. Wat verstaan we onder informatiebeleid? Informatiebeleid is een geheel van visies, uitspraken en voorschriften die richting geven aan de ontwikkeling en inrichting van de ICT-huishouding. De vraag die centraal staat bij het informatiebeleid van de gemeente Maasdriel luidt: hoe kan onze informatievoorziening een bijdrage leveren aan het verminderen van de kwetsbaarheid van de organisatie, het efficiënter maken van de bedrijfsvoering en daarmee de taakstellende ombuigingen te realiseren en aan het verhogen van de kwaliteit en transparantie van de gemeentelijke dienstverlening? Dit informatiebeleidsplan beoogt een plan te zijn dat: • De huidige stand laat zien van de informatievoorziening en de bedrijfsvoering met zicht op de aandachtspunten; • Een visie op de informatievoorziening bevat, welke vertaald is naar een concreet beleidskader met speerpunten van beleid, doelstellingen en afspraken; • Een integrale visie op informatievoorziening vertaalt in concrete projecten tot eind 2016, waarin duidelijk is wat van wie en wanneer wordt verwacht; • Een helder financieel beeld laat zien; • Op de ambitie en de schaal en maat van de gemeente Maasdriel is afgestemd; • Breed gedragen wordt. Tijdens het schrijven van dit IBP (gestart eind 2011) is de voorgenomen vorming van één ambtelijke organisatie per 1 maart 2014 met Neerijnen en Zaltbommel afgeblazen. Dit was ook van invloed op de gekozen richting in dit plan. Eén ambtelijke organisatie betekent ook één ICT-infrastructuur en één architectuur voor de informatievoorziening.

Datum: 22-5-2013

Pagina 6 van 82

Versie: 1.2


De gelijktijdig en gelijkvormig opgestelde individuele informatiebeleidsplannen worden op termijn geïntegreerd tot één informatiebeleidsplan voor de gezamenlijke ambtelijke organisatie. De nieuwe situatie vroeg om een nieuwe koers van het college. Op dit moment is deze nog niet geformaliseerd. Wachten met dit plan is niet verstandig en ook niet nodig. Het plan is nu gebaseerd op het meest waarschijnlijke scenario. Uitgangspunt daarbij is: Samen waar het kan, apart als het moet. De gemeenten Zaltbommel en Maasdriel hebben hun beider Informatiebeleidsplannen en projectenlijsten in nauwe samenwerking opgesteld. Koerswijzigingen kunnen we in de jaarlijkse update meenemen. Rode draad Informatiebeleid staat niet op zich maar maakt onderdeel uit van de politiek bestuurlijke context, de organisatieontwikkeling en de landelijke ontwikkelingen. De organisatie maakt ook een ontwikkeling door als gevolg van het informatiebeleid en omgekeerd. Deze samenhang geven we in onderstaand model weer:

Afbeelding 1, Samenhang informatiebeleid en organisatie

De onderwerpen uit dit model zijn verwerkt in het informatiebeleidsplan en het model fungeert als een rode draad door het hele plan.

Datum: 22-5-2013

Pagina 7 van 82

Versie: 1.2


Leeswijzer In hoofdstuk 1 geven we een management samenvatting en in dit hoofdstuk 2 geven een inleiding en leeswijzer op dit plan. In hoofdstuk 3 gaan we in op externe factoren zoals de landelijke ontwikkelingen, de nieuwe wettelijke taken en de ICT trends. In hoofdstuk 4 en 5 zoomen we in op de interne factoren. Hoofdstuk 4 gaat specifiek over de politieke koers en de visie en missie van de gemeente Maasdriel. Hoofdstuk 5 gaat over de specifieke organisatiestrategie van de ambtelijke organisatie, waarbij we zowel kijken naar de huidige situatie (waar staan we?) als de toekomstige gewenste situatie (wat willen we bereiken?). De organisatiestrategie vormt vervolgens weer de input hoe we in de toekomst de bedrijfsvoering, de dienstverlening en de ICT infrastructuur gaan invullen (hoe willen we dit bereiken?). Dit behandelen we in hoofdstuk 6. In hoofdstuk 7 zoomen we verder in op hoe we de informatievoorziening zodanig kunnen inzetten dat we de voorgenomen strategie kunnen bereiken. Hoofdstuk 8 beschrijven we de projectaanpak en programmaorganisatie. Hoofdstuk 9 geeft een overzicht van de projecten weer. En in hoofdstuk 10 geven we de financiële onderbouwing weer. ICT Het voorliggende informatiebeleidsplan is nadrukkelijk geen ICT-plan. ICT is slechts een hulpmiddel om de gewenste informatievoorziening te bereiken. Wel nemen we die projecten en acties met betrekking tot ICT op, die noodzakelijk zijn om het informatiebeleid te ondersteunen. Informatiebeleid is niet statisch Een informatiebeleidsplan moet regelmatig worden bijgewerkt met de nieuwste ontwikkelingen en inzichten. Hiervoor is noodzakelijk dat we het plan opnemen in de planning en control cyclus en jaarlijks actualiseren. Informatiebeleid is een afgeleide van het concernplan en de afdelingsplannen en deze moeten tevens in deze cyclus meegenomen en geborgd worden. Zo blijft het management in control.

Datum: 22-5-2013

Pagina 8 van 82

Versie: 1.2


3.

Landelijke ontwikkelingen, nieuwe wettelijke taken en trends

“Cloud computing is het via het Internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens, ongeveer zoals stroom uit het elektriciteitsnet. De cloud staat voor het internet en de delen en acties van de applicatie, die niet op de machine van de gebruiker plaatsvinden. De gebruiker hoeft op deze manier geen eigenaar meer te zijn van de gebruikte hard- en software en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud.” Bron: nl.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing Dit hoofdstuk verwoordt de landelijke ontwikkelingen en trends en de nieuwe wettelijke taken die op de gemeente Maasdriel afkomen en wat van invloed is op de informatisering van de gemeente.

3.1

Landelijke ontwikkelingen

De volgende landelijke ontwikkelingen dienen zich aan binnen gemeenten en hun ketenpartners: 1. Organisatorische bewegingen (schaalvergroting, procesinrichting, regionalisering, ketensamenwerking en netwerkontwikkelingen); 2. Uitbesteding van taken; 3. Technische ontwikkelingen: internet en digitalisering; 4. Toenemende druk om te komen tot meer efficiency; 5. Toenemende druk om te komen tot meer transparantie; 6. Verhoging van de kwaliteit van de (digitale) dienstverlening; 7. Versnelde ontwikkeling van de e-overheid/i-NUP/basisregistraties. 8. Decentralisatie van taken van de centrale overheid naar de gemeenten. Ad 1. Organisatorische ontwikkelingen Gemeenten staan onder druk om tot schaalvergroting te komen. Tegelijk zien we dat vanuit de taakgebieden van gemeenten onafhankelijk van elkaar verschillende samenwerkingsvormen ontwikkelen met diverse partijen uit de omgeving, bijvoorbeeld op het gebied van Sociale Zaken en Welzijn, Ruimtelijke Ordening, of de gezamenlijke inrichting van de ICT in een Shared Service Center. Ad 2. Uitbesteding van taken Diverse gemeenten kiezen ervoor om bepaalde (publieke) taken uit te besteden. Daarbij kan gedacht worden aan de gemeentelijke belastingen (BSR), de sociale zekerheid (SDB) en de omgevingsvergunning (ODR). De brandweer is ook een regionale samenwerking. Ook processen in de secundaire lijn, zoals P&O en ICT worden soms (deels) uitbesteed. Voorbeelden hiervan zijn het uitvoeren van de salarisadministratie door leveranciers of het beheren door een leverancier van diverse ICT systemen in de cloud.

Datum: 22-5-2013

Pagina 9 van 82

Versie: 1.2


Ad 3. Digitalisering In Europees verband is vastgelegd dat overheden in 2015 hun dienstverlening grotendeels gedigitaliseerd zullen hebben om daarmee bij te dragen aan de interne mobiliteit, vermindering van administratieve lasten en verbetering van de Europese concurrentiepositie. Het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-Overheid (NUP) en de recentelijk herziene versie i-NUP moeten hier uitvoering aan geven. Het programma benoemt verschillende bouwstenen en voorbeeldprojecten. De basisregistraties vormen hiervan een belangrijk onderdeel en hebben een wettelijke basis. Veel gemeenten zitten in de overgang van een analoge naar een digitale informatiehuishouding. Gemeenten werken met een grote verscheidenheid aan applicaties waarmee digitale informatie wordt gecreëerd. Dossiervorming en archiefbeheer zijn hier nog niet op aangepast, terwijl dit wel steeds dringender wordt. Digitalisering is noodzakelijk om informatie te kunnen delen, om een efficiënte bedrijfsvoering en flexibel werken mogelijk te maken en om de dienstverlening te verbeteren; daarover zijn overheden het inmiddels wel eens. Ad 4. Efficiency Gemeenten moeten meer taken gaan uitvoeren met minder middelen. In het kader van decentralisatie overhevelen rijk en provincie taken naar gemeenten. Gemeenten zullen hun taken dus efficiënter moeten uitvoeren. Ad 5. Transparantie Klanten worden mondiger en veeleisender, taken worden uitgevoerd binnen ketens en de noodzaak om verantwoording te kunnen afleggen en inzicht te kunnen bieden in de stand van zaken en de wijze van werken neemt toe. Sociale media kunnen sterke invloed uitoefenen, zowel in positieve als negatieve imagovraagstukken. Zowel intern als extern is het wenselijk om zaken inzichtelijk en op orde te hebben zodat voortgangs- en dossiergegevens eenvoudig toegankelijk zijn voor de klant, voor de medewerker aan de balie, in de backoffice of in de keten en voor de managers als stuurinformatie. Ad 6. Verhoging dienstverlening Al een aantal jaren geleden is de rijksoverheid gestart met het programma Antwoord© om een uniforme manier te definiëren waarbij gemeenten als het centrale loket van de gehele overheid dienen. Het doel is dat de burger 1 duidelijke ingang krijgt ongeacht voor welke zaak hij/zij komt. Ad 7. Versnelling e-overheid Om de vaart erin te houden heeft de rijksoverheid, bij monde van ICTU het i-NUP programma opgesteld. Daar staan 24 landelijke projecten in benoemd die allen bedoeld zijn ter verbetering van de dienstverlening aan de burger en die alle 24 gepromoot worden. Zie: http://e-overheid.nl/onderwerpen/e-overheid/basisinfrastructuur-i-nup Ad 8. Decentralisatie van taken van de centrale overheid naar de gemeenten Op het brede terrein van jeugdzorg, werk en zorg aan langdurig zieken en ouderen kiest het kabinet voor decentralisatie van taken naar gemeenten. Informatie en ICT zijn onmisbaar om de decentralisaties op de terreinen jeugd, Wmo / begeleiding, werk en passend onderwijs te laten slagen. Het is van belang dat alle bij de decentralisaties betrokken partijen – de gemeenten voorop – zich een beeld vormen van hoe de informatievoorziening in het sociale domein vorm kan krijgen. Een goede notitie over dit onderwerp is te vinden op http://new.kinggemeenten.nl/sites/default/files/document/gr_2631/discussiedocumentInformatisering-Sociaal-Domein.pdf

Datum: 22-5-2013

Pagina 10 van 82

Versie: 1.2


3.2

Nieuwe wettelijke taken en convenanten

Er zijn diverse (nieuwe) wettelijke taken en convenanten die directe impact hebben op de informatiehuishouding van de gemeenten. De juridische status van een convenant is overigens een grijs gebied. Convenanten, waaronder het bestuursakkoord tussen de VNG en het Ministerie van Binnenlandse zaken, zijn weliswaar afspraken die geformaliseerd zijn maar geen bestuursrechtelijke kracht bezitten. 3.2.1 Wettelijke taken Allereerst volgt hier een opsomming van de belangrijkste wettelijke taken: Wet Wet Eenmalige Gegevensuitvraag Werk en Inkomen

Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) / Wet Basisregistratie personen (BRP)

Toelichting Betreft een wet waarbij binnen het domein van werk en inkomen de overheid geen gegevens opnieuw mag vragen aan de burger die al bekend zijn binnen de overheid. De wet GBA regelt de verantwoordelijkheid van gemeenten voor het vastleggen van authentieke gegevens t.a.v. personen. Ook wordt hierin geregeld dat burgers slechts eenmalig gegevens hoeven te verstrekken m.b.t. gegevens die in de wet GBA als authentiek zijn aangemerkt.

Ingangsdatum 01-01-2008

01-04-2007 (GBA als basisregistratie) Wet BRP: Tussen 2013 en 2016

De wet GBA zal worden vervangen door de nieuwe wet BRP.

Wet Waardering Onroerende Zaken

Datum: 22-5-2013

Het doel van het moderniseren van de GBA (mGBA) is de kwaliteit van de gegevens en daardoor de dienstverlening te verbeteren. Dit moet leiden tot een efficiënte en betrouwbare manier van invoeren, opslaan, beheren en verstrekken van persoonsgegevens. Het bijhouden en verstrekken van gegevens wordt sneller, eenvoudiger en goedkoper. Plaatsonafhankelijke dienstverlening wordt gefaciliteerd. In deze wet is opgenomen dat er een basisregistratie voor de WOZ is.

Pagina 11 van 82

01-01-2009 (verplicht gebruik basisregistratie)

Versie: 1.2


Wet Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen

Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT).

Kadasterwet (wijzing op)

Wet elektronische bekendmaking

Wet Structuur Uitvoering Werk en Inkomen (SUWI)

Datum: 22-5-2013

Toelichting Hierin staat geregeld dat de gemeente verplicht is om gegevens volgens een door de wet gedefinieerde wijze te registreren en te beheren. Met het koninklijk besluit d.d. 20-4-2011 treden per 1 juli 2011, de artikelen 35 en 36 van de Wet BAG in werking. Hiermee is het gebruik van de in de BAG opgenomen gegevens wettelijk verplicht voor overheden bij de uitvoering van hun taken. De BGT is de opvolger van de Grootschalige BasisKaart Nederland (GBKN). De intentieverklaring is o.a. getekend door de VNG. Gemeente is bronhouder van de BGT. Planning BGT fase 1: 2013-2015 fase 2: 2016-2020 In de Kadasterwet is opgenomen dat er een basisregistratie kadaster (BRK) en basisregistratie topografie (BRT) beschikbaar moet komen. De gemeente kan hiervan gebruik maken. Het Kadaster heeft de verplichting om deze basisregistratie bij te houden en vast te leggen. Gemeenten dienen volgens deze wet hun verordeningen in geconsolideerde vorm raadpleegbaar te maken via de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR). De informatie kan door de burger worden teruggevonden op www.overheid.nl en op www.wetten.nl In de SUWI wetgeving wordt aangegeven dat de gemeente een beveiligingsplan nodig heeft t.a.v. gegevens die worden vastgelegd t.b.v. de werk en inkomensketen.

Pagina 12 van 82

Ingangsdatum Verplicht gebruik BAG (art. 35 en 36) vanaf 01-11-2011

20-11-2009 (datum van de verklaring)

2015 02-05-2006

01-01-2011

01-01-2002

Versie: 1.2


Wet Wet Bescherming Persoonsgegevens

Dienstenrichtlijn

Wet elektronische handtekening

Wet Algemene Bepalingen Omgevingsvergunning (Wabo)

Datum: 22-5-2013

Toelichting De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt hoe organisaties moeten omgaan met persoonsgegevens. Iedereen mag bijvoorbeeld zijn gegevens inzien en corrigeren. Organisaties moeten aan de burger laten weten wat zij met zijn/haar gegevens doen. Ook mogen ze alleen gegevens verzamelen en verwerken als daarvoor een goede reden is, of als de burger zelf toestemming geeft. De Rijksoverheid heeft meldingenregisters waarin staat wat de overheid met gegevens van burgers doet. Decentrale overheden moeten nieuwe regelgeving, die onder de Dienstenrichtlijn valt, via het Dienstenloket van Antwoord voor bedrijven beschikbaar stellen. Alle procedures en vergunningen moeten via het Dienstenloket kunnen worden afgehandeld. Een elektronische aanvraag van een dienstverlener via dit loket moet ook elektronisch worden afgehandeld. De Wet elektronische handtekeningen bevat een aanpassing in het Burgerlijk Wetboek t.a.v. elektronische handtekeningen. Artikel 3:15a Burgerlijk Wetboek (Nederland) (B.W.) zegt dat een digitale handtekening "dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening" heeft, "indien de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval." De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) regelt de omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Ter ondersteuning biedt VROM aan gemeenten ICT ondersteuning in de vorm van het Omgevingsloket Online.

Pagina 13 van 82

Ingangsdatum 01-09-2001

28-12-2009

08-05-2003

1-10-2010

Versie: 1.2


3.2.2 Convenant NUP en implementatie agenda i-NUP In 2008 is op basis van het eerder afgesloten bestuursakkoord tussen de VNG en het Rijk, een specifiek convenant afgesloten om de belangrijkste ICT gerelateerde activiteiten rond dienstverlening in een programma te bundelen: Het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP). Dit programma bestond oorspronkelijk uit 19 projecten. In 2011 is besloten - tijdens de onderhandelingen van het te vernieuwen bestuursakkoord (inmiddels omgedoopt tot bestuursafspraken 2011-2015) - om voor de e-overheidsbouwstenen een implementatieagenda op te stellen, het i-NUP genaamd. De komende twee jaar krijgt de gemeente te maken met de uitvoering van dit i-NUP programma. In dit i-NUP programma staan zowel projecten die wettelijke verplicht zijn als niet wettelijk geregelde zaken. Eind 2010 hebben gemeenten op basis van de bestuursafspraken 2011-2015 voor de komende jaren een financieel voorschot voor het realiseren van het i-NUP beschikbaar gekregen. In 2015 worden gemeenten geacht het traject te hebben afgerond en wordt het voorschot weer ingehouden op de uitkering uit het gemeentefonds (kasschuif). Het gaat om de volgende e-overheid bouwstenen: Nr. i-NUP

Bron

Status Maasdriel

1

Webrichtlijnen

De website voldoet in 2012 aan de minimale eisen van de webrichtlijnen en 11-2015 volledig voldoet aan de webrichtlijnen.

2

Project Mijn Overheid

Alle gemeenten sluiten aan op de berichtenbox van MijnOverheid. Volume van het gebruik van de berichtenbox MijnOverheid neemt toe en bereikt een significante omvang. Aansluiten op de lopende zaken, functionaliteit van MijnOverheid. Alle gemeenten zijn aangesloten op het 14+nummer. Aansluiten op eHerkenning. Alle eigen (niet eHerkenning) voorzieningen voor identificatie en autorisatie van bedrijven zijn uitgefaseerd. Voor 1 juli 2014 aangesloten op het NHR in het kader van de wettelijke plicht voor gebruik van NHR.

In uitvoering. Gereed per 11-2015. Alle gemeenten zorgen dat hun website eind 2013 voldoet aan minimale eisen van webrichtlijnen (waarmerk drempelvrij zonder ster) en 1/1/2015 volledig (3 sterren Waarmerk Drempelvrij) Start in 2013

3

Antwoord©

4

eHerkenning bedrijven

5

Nieuw HandelsRegister (NHR)

6

Antwoord voor Bedrijven

Datum: 22-5-2013

Gemeenten zetten Antwoord voor Bedrijven in voor hun dienstverlening aan bedrijven. Gemeenten vullen de bibliotheek van het platform van Antwoord voor Bedrijven met alle transacties die de ondernemer bij de overheid kan doen volgens de (open) standaarden die door het College Standaardisatie zijn vastgesteld

Pagina 14 van 82

Start in 2013

Start in 2013 Gereed 1-9-2012 Invoering voor 1 januari 2015.

Aansluiten voor 1 juli 2014. Is in onze midoffice geïnstalleerd, Maasdriel moet beheerder toewijzen. Website beschikbaar. Interactieve deel nog in ontwikkeling. Gereed eind 2015.

Versie: 1.2


Nr. i-NUP

Bron

Status Maasdriel

7

BRP: Alle gemeenten sluiten aan in het kader van de wettelijke verplichting. BGT: Alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht. BLAU: Alle gemeenten voldoen aan de nog te formulieren wettelijke plicht. BRO: Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht: aansluiten in 2012.

Gereed.

Basisregistraties

Alle basisregistraties: Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit. Dit zal per registratie voor de drie decentralisatietaken worden gemonitord vanaf de datum van verplicht gebruik. BAG/GBA: Alle gemeenten gebruiken de BAG als bron voor adres- en gebouwgegevens. BAG/WOZ: Alle gemeenten koppelen stapsgewijs de WOZ aan de BAG.

8

Digikoppeling

Alle gemeenten implementeren en gebruiken Digikoppeling om gegevens uit de BAG, GBA en NHR uit te wisselen.

9

Digimelding

10

Digilevering

11

Standaardisatie

Alle gemeenten sluiten aan op Digimelding en gebruiken deze voorziening in elk geval voor BAG, GBA en NHR. Alle gemeenten sluiten aan op Digilevering en gebruiken deze voorziening in elk geval voor BAG, GBA en NHR. Gemeenten maken gebruik van open standaarden zoals vastgesteld door het College Standaardisatie en werken hierbij volgens het principe ‘pas toe of leg uit’. Bij aanbestedingen van software, krijgt bij gelijke geschiktheid, open source de voorkeur.

e

Loopt in 2 fasen. 1 fase loopt van 2013 t/m 2015 N.v.t. op gemeente, sociale diensten zijn bronhouder. Gemeente moet aangesloten zijn 1 januari 2015. BAG en GBA zijn gereed.

Dit is gereed per 18-92010. Is uitbesteed bij Belasting Samenwerking Rivierenland (BSR). BSR gaat BAG gegevens dit jaar gebruiken. Wordt landelijk gefaseerd ingevoerd en momenteel beschikbaar gesteld. Moeten we nog uitvoeren. Opnemen in projectenlijst. Moeten we nog uitvoeren, Opnemen in projectenlijst. Moeten we nog uitvoeren. Opnemen in projectenlijst. Zie website Nederland Open in Verbinding (Noiv).

Hieronder een nadere toelichting voor zover dit nodig is: Ad 1. Webrichtlijnen De Nederlandse overheid heeft een kwaliteitsmodel ontwikkeld, genaamd de Webrichtlijnen. Het omvat 125 kwaliteitseisen. Met de website leverancier (ActOne) zijn afspraken gemaakt over de aanpak van de technische richtlijnen. Afspraak met de leverancier is om hieraan de hoogste prioriteit te geven en volledig aan de webrichtlijnen te voldoen per 1 jan 2015.

Datum: 22-5-2013

Pagina 15 van 82

Versie: 1.2


Ad 2 Aansluiten op MijnOverheid.nl Via MijnOverheid.nl kan de burger zijn eigen gegevens inzien, rechtstreeks een aanvraag indienen of een transactie in gang zetten. Om dit te realiseren is koppeling met een midoffice nodig (zie hoofdstuk 7 over de informatie- en applicatiearchitectuur). We moeten nog een definitieve keuze maken over de complete inrichting van ons midoffice. Ad 3 Aansluiten 14+ Antwoord@ De gemeente moet goed bereikbaar zijn om klanten snel te woord te kunnen staan. Aansluiting op het 14+ netnummer is in 2012 gerealiseerd in samenwerking met de gemeenten met hetzelfde kengetal. Ad 4 eHerkenning Bedrijven eHerkenning is al beschikbaar en het is een afgeleide verplichting via de Europese Dienstenrichtlijn en de Wet Elektronische Handtekening. De richtlijn verplicht overheden om faciliteiten te bieden aan bedrijven om zo elektronisch zaken te kunnen doen met de overheid. Ad 5 Aansluiting op het nieuw Handelsregister (NHR) Het nieuw Handelsregister is de basisregistratie waarin alle bedrijven en rechtspersonen ingeschreven staan. Alle andere organisaties, die deelnemen aan het economisch verkeer, staan ook in dit register. Zo is er meer rechtszekerheid bij het zakendoen. In het Handelsregister kan men zien met wie men te maken heeft, wie tekeningbevoegd is en of er misschien sprake is van een faillissement. Ad 6 Antwoord voor bedrijven Antwoord voor bedrijven vormt de ingang op internet voor alle ondernemers die informatie van de overheid nodig hebben. Ook biedt de site mogelijkheden om in de nabije toekomst gegevens uit te wisselen en transacties met de overheid uit te voeren – bijvoorbeeld het aanvragen van vergunningen. Op het ogenblik biedt Antwoord voor bedrijven een informatieve website. Hiermee koppelt de gemeente automatisch via Samenwerkende Catalogi. Ad 7 Basisregistraties Het stelsel van basisregistraties Door de basisregisters aan elkaar te koppelen, beschikt de overheid altijd over betrouwbare en actuele gegevens. Daardoor hoeven burgers en bedrijven niet steeds hun basisgegevens te verstrekken. Bovendien is het vaak essentieel dat de overheid snel over deze basisgegevens beschikt. Bijvoorbeeld bij bestrijding van rampen of fraude. Maar het scheelt ook geld om basisgegevens niet meer in verschillende administraties bij te houden. Het stelsel zorgt voor: • betere dienstverlening aan burgers en bedrijven; • lagere administratieve lasten voor bedrijven en burgers; • betere samenwerking tussen overheden; • lagere kosten voor overheden. Er zijn nu 13 basisregistraties. Zie voor een overzicht hiervan zie Bijlage II Overzicht basisregistraties. De gemeente is bronhouder van de GBA en de BAG en daarmee verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud. De BAG is succesvol ingevoerd in 2010. We maken nog een volledig automatische koppeling tussen BAG-GBA-CMG (gegevensmakelaar). Nu is de koppeling op basis van exports uit de BAG, deze lezen we in de GBA en de GBA voedt het CMG.

Datum: 22-5-2013

Pagina 16 van 82

Versie: 1.2


Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) De BGT gaat alle objecten als huizen, wegen en dijken, die in het terrein aanwezig zijn, vastleggen. De BGT wordt een nieuwe basisregistratie, gebaseerd op de huidige Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN). Maar waar de GBKN voornamelijk lijnen en punten kent en is opgezet vanuit een behoefte van nutsbedrijven, wordt de BGT de topografische ondergrond voor de overheid en private afnemers. De BGT is objectgericht en kent naast de topografische objecten ook beheerobjecten (weg, groen, openbare verlichting). De BGT is dus een ‘samensmelting’ van de "oude" GBKN, de BAG en de beheerobjecten. Het heeft dus naast technische werkzaamheden ook een organisatorische kant om de Geo-, BAG- en beheerafdelingen met elkaar te laten samenwerken. Hiermee wordt deze kaart een belangrijke basiskaart voor o.a. wegbeheer, groenbeheer, terreinbeheer en Ruimtelijke Ordening. De basiskaart grootschalige topografie (BGT) wordt een authentieke registratie (=basisregistratie), waar de gemeente (mede) bronhouder van wordt. De gemeente is als mede bronhouder verantwoordelijk voor de implementatie en het onderhoud en beheer. Deze basisregistratie moet ingevoerd zijn per 1 januari 2016. Zie Afbeelding 2 Samenhang basisregistraties, waarin de samenhang tussen de verschillende basisregistraties, die met topografie, bodem en ondergrond te maken hebben, wordt getoond.

Afbeelding 2, Samenhang basisregistraties

Basisregistratie Ondergrond (BRO) De BRO moet gegevens gaan bevatten over de bodem en ondergrond, zoals bodemkundige en geologische opbouw van de ondergrond. Die gegevens zijn bijvoorbeeld van belang voor overheden die zich bezig houden met stijging van de zeewaterspiegel, bodemdaling, ondergronds bouwen, natuurbeheer, koude-warmteopslag of opslag van CO2. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu is initiatiefnemer van de BRO. De BRO geeft invulling aan (een deel van) verplichtingen die voortvloeien uit de Europese richtlijn INSPIRE. Deze richtlijn verplicht lidstaten onder meer gegevens over de ondergrond via Internet ter beschikking te stellen. Er is een wettelijke verplichting voor gemeenten om gegevens aan te leveren en deze geldt uitsluitend voor nieuwe gegevens vanaf het moment van de inwerkingtreding van de BRO op 1 januari 2015.

Datum: 22-5-2013

Pagina 17 van 82

Versie: 1.2


Er bestaat geen directe inhoudelijke relatie tussen de BRO en BGT en/of BAG. De BRO, BGT en BAG zullen hetzelfde referentiestelsel hanteren, zodat de gegevens uit beide registraties eenvoudig in combinatie te gebruiken zijn. De BRO zal wel een relatie met het NHR, GBA en RNI hebben. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om natuurlijke of rechtspersonen aan wie een vergunning is verleend. De gemeente wordt één van de bronhouders van de BRO naast andere bestuurorganen. Er is een landelijke voorziening en de BRO is in dat opzicht te vergelijken met bijvoorbeeld de basisregistratie Kadaster. Bestuurorganen hoeven zelf geen basisregistratie te voeren. Gemeenten kunnen de aanlevering van BRO-gegevens uitbesteden aan het bedrijfsleven en voor de raadpleging van de BRO het webloket gebruiken. Binnengemeentelijk gebruik basisregistraties Momenteel wordt druk gewerkt aan het koppelen van alle kernapplicaties aan de BAG en het GBA. Zo maken alle applicaties automatisch gebruik van de juiste basisgegevens van gebouwen, adressen en personen. De uitvoering van het i-NUP programma is bij de gemeente belegd bij het programma dienstverlening. Een deel van de e-bouwstenen hoort thuis bij de projecten binnen Antwoord© en de BGT bij de Basisregistraties. Zie hoofdstuk 8 Projectaanpak en programmaorganisatie en hoofdstuk 9 Projecten. Ad 8 tot en met 10 Digikoppeling, levering en melding Eén standaard voor berichtenverkeer Er vinden talloze berichtuitwisselingen plaats binnen de overheid en dat zullen er nog veel meer worden. Veel overheidsinstellingen hebben tot nog toe eigen keuzes gemaakt voor de logistieke afspraken. Daardoor kunnen ze niet zonder meer met elkaar berichten uitwisselen en moet er telkens een nieuwe set afspraken geïmplementeerd worden. Door Digikoppeling verandert dat. Die zorgt ervoor dat instellingen zo efficiënt mogelijk kunnen communiceren; het is de postbode die het berichtenverkeer regelt. Denk aan uitvoeringsorganisaties die gebruik maken van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) voor het opvragen van actuele adresgegevens van een bepaald persoon. Of een onderwijsinstelling die verzuim doorgeeft aan de gemeente ten behoeve van de leerplichtambtenaar. • Digikoppeling - zorgt voor gegevensuitwisseling tussen basisregistraties onderling en met afnemers • Digilevering - ontsluit alle gegevens in de basisregistraties • Digimelding - hiermee kunnen afnemers fouten melden. Die worden dan direct in alle basisregistraties verbeterd. Digikoppeling verzorgt de logistieke kant van het berichtenverkeer en omvat standaarden om berichten juist te adresseren en veilig en betrouwbaar te kunnen verzenden.

Datum: 22-5-2013

Pagina 18 van 82

Versie: 1.2


3.3

ICT Trends

De ontwikkelingen in de ICT wereld bepalen in belangrijke mate wat er technologisch mogelijk is, maar hebben ook invloed op maatschappelijke trends. Door internet wordt de samenleving meer open en transparant en mensen vinden het steeds meer zelfsprekend dat de overheid hierin mee gaat. Dit kan zowel ontstaan vanuit het perspectief van de burger, als bijvoorbeeld vanuit nieuwe medewerkers die bepaalde verwachtingen hebben qua ICT ondersteuning bij de gemeentelijke organisatie. Hieronder benoemen we een aantal actuele trends die van invloed zijn op de bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur van de gemeente. Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken (HNW) is hét thema voor de komende tijd. HNW gaat op de allereerste plaats over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Maar HNW gaat ook over het slimmer gebruik maken van kantoorruimte (flexwerken) en over nieuwe vormen van leidinggeven en verantwoordelijkheid nemen als medewerker (resultaatgericht werken). Technologie speelt dus een belangrijke rol in HNW, waarbij naast mobiele devices zoals laptop, tablets en smartphones ook het werken in de cloud en papierloos werken van belang is (zie hierna). In paragraaf 6.1.3 gaan we dieper in op het onderwerp HNW. Cloud werken, hosten en webservice De cloud is de natuurlijke opvolger van de zogenaamde Application Service Provider (ASP) of Software-As-A-Service (SaaS) oplossingen. Namelijk dat software programma’s niet meer zelf intern draaien maar dat dit in een datacenter gebeurt, die zich ergens op het Internet bevindt. ASP Bij ASP wordt gebruik gemaakt van veelal bekende softwareproducten, die op een server van een ASP-leverancier staan. Daarvoor hoeft de gebruikersorganisatie zelf niets te installeren en kan deze er vanaf elke plek met een internetverbinding bij. Elke gebruiker heeft een eigen licentie nodig, die dus ook betaald moet worden door de klant en verzorgd moet worden door de leverancier middels systeembeheer. SaaS Bij Saas (Software as a Service) wordt gebruik gemaakt van nieuwere geheel op het web gebaseerde techniek. Het voordeel voor de leverancier is, dat hij vanaf één centrale plek in één keer updates (verbeteringen) en zelfs upgrades (nieuwe versies) kan doorvoeren. Cloud We spreken over 'the Cloud', wanneer software geen issue meer is. De leverancier biedt een oplossing via het Internet. De gebruiker neemt daarop een abonnement en kan bijvoorbeeld per maand besluiten om op te waarderen, minder gebruikers af te nemen of zelfs helemaal te stoppen. Bekende cloud oplossingen zijn de iCloud van Apple, Google Drive en Dropbox. Beveiliging van informatie is hierbij nog een issue. Hier gaan we nader op in een van de volgende paragrafen. Binnen Maasdriel is Pepperflow op dit moment de enige cloud oplossing.

Datum: 22-5-2013

Pagina 19 van 82

Versie: 1.2


Papierloos werken en vergaderen Steeds meer papier zal worden vervangen door digitale varianten. Naast het gebruik van digitale correspondentie en digitale aanvraagformulieren, vergaderen we binnen de gemeenten steeds meer digitaal, bijvoorbeeld in de raad en het college, meestal in combinatie met een tablet PC. Deze trend zet zich verder door naar medewerkers, die ook meer gebruik maken van zowel mobiele devices alsook geavanceerde en bredere beeldschermen, dubbele beeldschermen en smartboards c.q. touchscreens voor aan de wand. Tevens kan gedacht worden aan medewerkers die in de buitendienst werkzaam zijn, zoals handhavers c.q. boa’s of WMO medewerkers die huisbezoeken afleggen. Deze kunnen dan direct gegevens in het systeem op straat invoeren, zodat deze direct verwerkt kunnen worden, wat uiteindelijk veel tijd en dus geld bespaart. Ook de vakinhoudelijke informatie is tegenwoordig digitaal beschikbaar, zoals juridische databanken. Hierdoor is de informatie veel beter en op iedere device toegankelijk. Het voordeel van papierloos werken is: - Duurzaamheid (geen papierverspilling meer) - Kostenbesparing op termijn (kwalitatieve inschatting, opstellen van een objectieve business case is lastig te maken) - Betere informatievoorziening en alle gegevens zijn paraat Deze trend heeft impact op de ICT infrastructuur en dit zal verder behandeld worden in hoofdstuk 6.

PHANOS MANAGEMENT ADVIES, KENNIS WAAR U OP KUNT BOUWEN

Datum: 22-5-2013

Pagina 20 van 82

Versie: 1.2


Beveiliging Mede door de toename van het gebruik van de cloud, maar ook door recente gebeurtenissen op het gebied van het lekken van uiterst vertrouwelijke gegevens (Wikileaks) en beveiligingsproblemen (Diginotar en lektober) is er meer druk om goed aan de beveiliging van gegevens te werken. Social Media Sociale media spelen ook een steeds belangrijkere rol in de samenleving. Sociale media zoals Twitter en Facebook worden veel gebruikt om te communiceren en vervangen deels het gebruik van e-mail. Daar heeft de gemeente steeds meer mee te maken en zal het een antwoord moeten bepalen of zij hier iets mee moet doen. Ontsluiting van gegevens via Geo informatie Geo informatie staat tegenwoordig nog meer in de belangstelling door komst van Google Maps, Google Earth en navigatiesystemen. Omdat steeds meer burgers gewend zijn om deze applicaties te gebruiken én door het gebruik van smartphones, worden er steeds meer applicaties gebruikt met geo componenten specifiek bedoeld voor gemeente gerelateerde activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan apps als ‘verbeter de buurt’, waarbij op basis van locatie en een foto een burger gegevens kan doorsturen naar de gemeente.

Datum: 22-5-2013

Pagina 21 van 82

Versie: 1.2


4.

Politieke koers: Visie en missie

Het is van belang te weten waar de gemeente op termijn heen wil (visie), wat de opdracht van de gemeentelijke organisatie (missie) is en wat de manier is, waarop men dit wil bereiken (strategie). Deze stap is nodig om de gewenste doelgerichtheid af te dwingen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om de noodzaak en prioriteit van nieuwe ideeën, projectvoorstellen en investeringen objectief vast te stellen. Door deze stap wordt het informatiebeleid vanzelf beter afgestemd op het organisatiebeleid.

Het college van de gemeente Maasdriel heeft geen meerderheid binnen de raad en heeft daarom i.p.v. een vastomlijnd collegeprogramma een hoofdlijnen programma opgesteld. Het college vermeldt hierin o.a. voor wat betreft bedrijfsvoering en dienstverlening: 1. De gemeente levert een goede en betaalbare dienstverlening: - Dienstverlening via website maximaliseren - Kwaliteitshandvest invoeren - Meldlijn inrichten 2. Intergemeentelijke samenwerking. Samenwerken moet de kwaliteit van de dienstverlening verhogen en de uitvoering minder kwetsbaar maken en leiden tot efficiencyvoordelen: - Afstemmen van voorzieningen in de regio - Regio brandweer - Regionale Uitvoeringsdiensten - Samenvoegen werkorganisaties Maasdriel, Zaltbommel* Het vormen van één ambtelijke organisatie met één of meer gemeenten in de regio wordt niet meer nagestreefd. Samenwerking zoeken op onderdelen, zoals op het gebied van de bedrijfsvoering met de Gemeente Zaltbommel, wordt als meest kansrijke koers gezien. Een recent voorbeeld hiervan is het samenvoegen van de salarisadministraties van beide gemeenten. In 2013 worden gezamenlijke teams voor P&O en Financiën opgericht. Deze samenwerking is in een stroomversnelling gekomen doordat Zaltbommel en Maasdriel besloten hebben gezamenlijk deze taken voor de ODR te gaan uitvoeren. Op dit moment zijn gesprekken gaande om daarnaast ook andere onderdelen van de bedrijfsvoering gezamenlijk te gaan uitvoeren met Zaltbommel, onze natuurlijke partner binnen de Bommelerwaard. Vooral op het gebied van ICT (kennisuitwisseling, gezamenlijke dataverbindingen etc.) bestaan al langere tijd intensieve contacten. Er heeft nauwe afstemming plaatsgevonden met Zaltbommel bij de totstandkoming van ons beider informatiebeleidsplannen vooral op het gebied van de projecten. De mogelijkheden tot samenwerking zijn ruim en divers van aard. De meest basale vorm van samenwerken is elkaar informeren en kennis uitwisselen. Maar ook gezamenlijk aanschaffen van een applicatie, gezamenlijk gebruik maken van één applicatie en/of het functioneel en technisch beheer samen organiseren behoort tot de mogelijkheden.

Datum: 22-5-2013

Pagina 22 van 82

Versie: 1.2


De gemeente Maasdriel ziet samenwerking als een noodzakelijke randvoorwaarde om voorgenomen ombuigingen ook daadwerkelijk te kunnen realiseren zonder de kwetsbaarheid van de organisatie nog verder te laten toenemen of te snijden in het takenpakket. Na een aantal jaren kan ook een kostenreductie door samenwerking worden gerealiseerd.

Datum: 22-5-2013

Pagina 23 van 82

Versie: 1.2


5.

Organisatievisie

Een visie heeft tot doel om keuzes te maken en deze ook te onderbouwen. In dit hoofdstuk maken we keuzes (waar richten we onze energie op) en de daarvoor te volgen aanpak (organisatiestrategie). We bespreken wat de sterke en zwakke punten zijn van de organisatie (IST) is en de gewenste strategie (SOLL).

5.1

De huidige organisatie (IST)

Op basis van een quickscan gehouden bij het MT, de workshop met applicatiebeheerders en systeembeheerders, interviews met de afdelingshoofden en de informatiespecialist is vastgesteld wat de huidige situatie van de organisatie (structuur, cultuur, mensen, middelen en resultaten) is en wat dit betekent voor de te kiezen strategie in het licht van de hierboven genoemde ontwikkelingen en ambities (visie en missie). In de organisatie spelen de volgende issues (zwakke en sterke punten) op dit moment een belangrijke rol: 1. Thema bedrijfsvoering - Er zijn ombuigingen nodig om de begroting op orde te brengen. Dit heeft impact op de manier waarop de bedrijfsvoering plaatsvindt. - De organisatie werkt voornamelijk nog afdelingsgericht, maar heeft de wens om meer integraal te gaan werken. - Projectmatig werken functioneert niet altijd voldoende. - De cultuur van de gemeente Maasdriel kenmerkt zicht vooral als een familiecultuur, waarbij de nadruk ligt op het vriendelijk met elkaar omgaan, flexibiliteit in afspraken en loyaliteit aan de organisatie. Dit leidt ook tot zowel het niet aanspreken van elkaar op houding en gedrag als tot ad hoc beslissingen. - Er is een duidelijke behoefte aan samenwerking met een of meerdere gemeenten, waarbij de precieze aanpak en invulling ervan nog een kwestie van discussie is. 2. Thema dienstverlening - Er zijn duidelijke vorderingen gemaakt t.a.v. de dienstverlening, waaronder de inrichting van een centraal KCC. - Er is behoefte aan een verbeterslag in de ondersteunende informatisering bij het KCC. - Er is behoefte op betere aansluiting qua informatievoorziening op de rest van de organisatie.

Datum: 22-5-2013

Pagina 24 van 82

Versie: 1.2


3. Thema ICT infrastructuur - Het ICT beheer in brede zin (o.a. applicatiebeheer, servicedesk, systeembeheer) komt door de beperkte bezettingsgraad meer onder druk te staan, met als gevolg dat de doorlooptijd om issues op te lossen toeneemt en het risico op systeemuitval groter wordt. - De informatie architectuur is nog deels in opbouw, en er dient nog behoorlijk te worden geïnvesteerd als het gaat om te voldoen aan concept Antwoord©, de GEMMA architectuur en het midoffice concept. - De ICT infrastructuur is in de achterliggende jaren volledig vernieuwd en voldoet aan de eisen van Het Nieuwe Werken voor wat betreft de ICT component. Iedere medewerker kan op iedere werkplek in het gemeentehuis door middel van een smartcard inloggen op zijn eigen virtuele desktop (persoonlijke werkomgeving) en heeft dan ook direct de beschikking over zijn eigen telefoonnummer. Ook buiten het gemeentehuis kan iedere medewerker – mits in het bezit van een token – volledig gebruik maken van zijn persoonlijke werkomgeving. Uit deze constateringen zijn drie algemene prioriteiten te destilleren: 1. De gemeentelijke organisatie wil de continuïteit in de bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur borgen (basis op orde). 2. De gemeentelijke organisatie wil haar processen efficiënter kunnen uitvoeren (efficiency). 3. De gemeentelijke organisatie wil de kwaliteit daar waar mogelijk is verbeteren (kwaliteit).

5.2

De gewenste strategie (SOLL)

Voorgenomen strategie ten aanzien van de 3 thema’s: 1. Thema bedrijfsvoering • Basis op orde: We gaan verder met het beschrijven en standaardiseren van processen. • Basis op orde: We werken zoveel mogelijk binnen bestaande budgetten. • Basis op orde: We zorgen ervoor dat we meer projectmatig gaan werken. • Basis op orde: We besteden daar waar mogelijk taken uit, zoals vergunningen. • Basis op orde: De gemeente richt zich op digitaal en zaakgericht werken. Efficiency: We spreken elkaar aan op onze afspraken en verantwoordelijkheden. • Efficiency: We streven naar verdere digitalisering ter vervanging van handmatige handelingen, indien dit financiële voordelen oplevert. • Efficiency: Er komt een strakkere regie van het MT, o.a. door het beter inzichtelijk maken van resultaten via managementinformatie. • Efficiency: We willen waar mogelijk gaan samenwerken met Zaltbommel. • Kwaliteit: Vakmensen krijgen het vertrouwen. • Kwaliteit: Invoeren van Het Nieuwe Werken in onze gemeente is vooral een kwestie van cultuur en leiderschap. • Kwaliteit: We willen werken aan de interne organisatie: we gaan aan de slag voor onze gemeente met de beste en meest relevante elementen van Het Nieuwe Werken (HNW)

Datum: 22-5-2013

Pagina 25 van 82

Versie: 1.2


2. Thema dienstverlening • Basis op orde: Voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de basisregistraties. • Basis op orde: Voldoen aan de Webrichtijnen voor betere toegankelijkheid van de website. • Efficiency: We willen de informatiesystemen voor dienstverlening optimaal benutten en werken met een zo min mogelijk aantal systemen. • Kwaliteit: Antwoord© fase 4 is het richtpunt voor 2015. • Kwaliteit: We werken met één centraal Klant Contact Centrum in plaats van losse loketten. • Kwaliteit: We gaan uit van het multichannel concept: hetzelfde antwoord bij verschillende kanalen. • Kwaliteit: We hebben een kennisbank van meest gestelde vragen; deze kennisbank is met name beschikbaar bij de balie en op het Internet in samenwerking met Zaltbommel. • Kwaliteit: We willen klantgericht zijn. Hiertoe maken we gebruik van praktische servicenormen, waar we ons aan gaan houden. • Kwaliteit: We willen meer gebruik maken van geo informatie voor de burger. 3. Thema ICT infrastructuur • We willen het ICT beheer verder versterken om daardoor de continuïteit van de informatievoorziening te kunnen garanderen. • Daar waar kan zoveel mogelijk hergebruik van bestaande oplossingen. • We beperken het aantal leveranciers maar maken ons niet afhankelijk van één leverancier. • We willen slim investeren en doen geen desinvesteringen. • We willen daar waar het kan op IT gebied gaan samenwerken en/of uitbesteden, maar de gemeente houdt de regie. • Basisgegevens worden ontsloten en gebruikt binnen de gehele organisatie. • Er wordt aangesloten op de e-overheidsvoorzieningen (volgens i-NUP). • We zullen aansluiten op de keten (bijv. SUWI, SDB etc.). • Wat betreft de architectuur gaan we uit van het midoffice concept. • In ons ICT beleid houden we rekening met zaakgericht werken. • We zullen dubbeling in systemen en/of functionaliteit zoveel mogelijk tegengaan. In het volgende hoofdstuk gaan we per thema nader in op de uitwerking van de strategie.

Datum: 22-5-2013

Pagina 26 van 82

Versie: 1.2


6.

Processen t.b.v. bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT

In dit hoofdstuk maken we de in hoofdstuk 4 genoemde beleidslijnen verder concreet. Dit met als doel de continuïteit van de huidige processen te waarborgen, de noodzakelijke ombuigingen te realiseren en kwaliteit van (dienstverlenings) processen te verbeteren. In het bijzonder gaan we in op de volgende onderwerpen: Digitaal Zaakgewijs Werken, Concept Antwoord ©, Het Nieuwe Werken en beheer van ICT.

In het vorige hoofdstuk is ingegaan op de huidige situatie van de gemeente Maasdriel en de gewenste strategie om te komen tot de algemene organisatiedoelstellingen. Om hiertoe te komen spelen de volgende thema’s een rol: 1. De bedrijfsvoering 2. De dienstverlening 3. De ICT infrastructuur Voor al deze thema’s willen we als organisatie het volgende bereiken (de doelstellingen): 1. Basis op orde (borgen van de continuïteit) 2. Efficiency 3. Kwaliteitsverbetering In de volgende paragrafen werken we per thema deze punten nader uit. De genoemde informatiesystemen beschrijven we in hoofdstuk 7.

6.1

Thema bedrijfsvoering

Onder dit thema vallen alle informatiseringsprojecten die tot doel hebben om verbeteringen en vernieuwingen van de bedrijfsvoering (bedrijfsprocessen) van onze gemeente te realiseren en gericht zijn op een hogere doelmatigheid (efficiënt) en doelgerichtheid (effectief). Het effect is behoud of verhoging van resultaat en kwaliteit tegen lagere of gelijke kosten (middelen en personeel). Dit thema is intern gericht. In principe maakt het voor de burger (klant van onze gemeente) niet uit hoe wij als gemeente “achter de voordeur” onze zaakjes regelen als het maar goed en binnen de afgesproken termijnen gebeurt. Dit geldt ook voor de wettelijke verplichtingen, hoe we het – binnen de gestelde kaders regelen – doet niet ter zake, als we het maar regelen. Toch is er wel een indirecte relatie met de burger. De bedrijfsvoeringskosten zijn een substantieel deel van het huishoudboekje van onze gemeente. Onze burgers betalen dus mee. In de ombuigingen (Nota ombuigingen 2012 en Kadernota 2013 - 2016) wordt fors gesneden in de bedrijfsvoeringskosten. Om de al genomen besluiten met personele consequenties ook daadwerkelijk te kunnen effectueren nu en in de komende jaren zal de doelmatigheid van de bedrijfsvoering verder moeten toenemen.

Datum: 22-5-2013

Pagina 27 van 82

Versie: 1.2


De projecten die vallen onder dit thema zijn hier primair op gericht. Door werk anders te organiseren en door middel van informatisering maximaal te ondersteunen moet het mogelijk zijn om hetzelfde werk inderdaad met minder mensen te doen. Een volgende stap is het verkleinen van het takenpakket. Deze projecten leiden niet persé tot verdere krimp in de formatie. Let wel: Voor bijvoorbeeld DIV (krimp formatie tot 2015) en FaZa de vervallen functie Medewerker Repro is al een voorschot genomen op verregaande digitalisering en dus papierloos werken. Pas daarna en in combinatie met verregaande samenwerking met de buurgemeente Zaltbommel of andere regionale samenwerkingsverbanden kunnen de bedrijfsvoeringskosten mogelijk verder dalen. De baten voor deze projecten zijn niet in alle gevallen scherp kwantificeerbaar. Het continueren van de huidige processen binnen de gemeente (basis op orde), het efficiënter organiseren én verbetering van kwaliteit zal vanuit bedrijfsvoeringperspectief als volgt worden aangepakt: 1. Het vastleggen en beschrijven van de belangrijkste (werk)processen 2. De invoering van Digitaal Zaakgewijs Werken (DZGW) 3. Het Nieuwe Werken 6.1.1 Vastleggen belangrijkste werkprocessen Het beschrijven van een proces maakt het proces zelf nog niet beter, maar er zijn genoeg redenen om deze processen op een gestandaardiseerde manier vast te leggen: • Inzicht Het is nuttig om te weten wie wat doet, wat de relaties zijn tussen afdelingen en processen, bijvoorbeeld wanneer naar aanleiding van groei de informele werkwijze niet meer passend is. Inzicht is nodig om de organisatie en haar processen in te richten op effectiviteit en efficiency. • Besturen Er is informatie nodig over de werking en de output van het proces, denk aan kengetallen en er is inzicht nodig in het proces om bijsturingsmaatregelen te kunnen treffen. • Communiceren Voor nieuwe medewerkers en, in geval van wijzigingen, alle medewerkers is een procesbeschrijving een goede manier om werkafspraken vast te leggen en de gewenste werkwijze uit te dragen. • Verbeteren en optimaliseren Voor veranderingen in het proces is het vaak nuttig zowel het huidige proces als het gewenste proces in kaart te brengen. Verbeteringen kunnen gewenst zijn om klantgerichter te gaan werken, om de output te verbeteren, om een uniforme, gestandaardiseerde werkwijze in te voeren of om de efficiency te verbeteren. • Control (beheersing) De procesbeschrijving is vooral bedoeld om processen door te lichten op risico’s en om ervoor zorgen dat er een goede functiescheiding is en dat interne controlemaatregelen worden afgesproken en gehandhaafd, bijvoorbeeld naar aanleiding van een fraude(onderzoek) of bevindingen van de accountant.

Datum: 22-5-2013

Pagina 28 van 82

Versie: 1.2


•

•

•

Aantonen Een procesbeschrijving waarin garanties worden geboden dat voldaan wordt aan bepaalde (kwaliteits)eisen is nodig voor het verkrijgen van een (ISO 9001) certificaat. Verantwoorden Met een procesbeschrijving kunnen we ons verantwoorden richting hoger management of toezichthoudende instanties en kunnen we laten zien dat het werk op een marktconforme wijze is georganiseerd en dat we voldoen aan wetten en regelgeving. Informatievoorziening Procesbeschrijvingen zijn nodig om eisen voor een nieuw informatiesysteem te inventariseren.

De belangrijkste informatiesystemen die hiervoor gebruikt worden zijn: - Business Proces Systeem BPMOne - Document Management Systeem Verseon - DSP i-navigator tool voor standaardprocessen, documenten resultaattypen - NVVB procesbeschrijvingen publiekszaken 6.1.2 Digitaal Zaakgewijs Werken De gemeente Maasdriel heeft een aantal jaren geleden ingezet op digitaal zaakgewijs werken (DZGW) en bijna alle afdelingen zijn hierop overgestapt, met uitzondering van de griffie, het bestuur en de raad. Deze laatste stap moet dus nog gezet worden. DZGW valt uiteen in 2 aspecten, namelijk digitaal werken en zaakgewijs werken. a. Digitaal werken Bij digitaal werken gaat het in eerste instantie om het omzetten van papieren dossiers naar digitale dossiers. Hier zijn we al goed mee op weg. Dit dekt alleen niet de lading, je moet ook denken aan de basisregistraties (van éénmalige inwinning en vastlegging aan de bron en meervoudig gebruik) en aan levering van producten en diensten via een virtueel, digitaal loket. Op het moment hebben we de GBA, BAG, WKPB en DURP als basisregistraties, deze gaan we uitbreiden met de basisregistraties BGT en NHR. Deze basisregistraties koppelen we aan onze backoffice applicaties. b. Zaakgewijs werken Zaakgewijs werken wil zeggen dat je ieder proces binnen de gemeente in een beperkt aantal standaard stappen afhandelt. Bij zaakgewijs werken gaat het vooral om het vastleggen in welke fase van het proces men zit. Zaakgewijs werken is in eerste instantie bedacht voor processen die direct gerelateerd zijn aan klanten. De gemeente Maasdriel heeft ervoor gekozen om alle relevante processen binnen de organisatie onder zaakgewijs werken te laten vallen. De kracht van zaakgericht werken zit in het feit dat je zowel alle (klant)processen (waaronder burgerzaken, vergunningen, sociale zaken etc.) op exact dezelfde manier kan doorlopen. Dit zorgt voor eenduidige communicatie naar de klant. Tegelijkertijd heeft deze standaardisatie een positief effect op de efficiency van de afhandeling.

Datum: 22-5-2013

Pagina 29 van 82

Versie: 1.2


Maasdriel is al een aantal jaren gestart met zaakgericht werken. Hiervoor werd o.a. het DMS Verseon ingezet, maar dit systeem wordt niet als gebruiksvriendelijk ervaren. Ook was de organisatie er niet geheel klaar voor. Sinds 1 november 2010 gaat er zo min mogelijk papier meer de organisatie in. Inmiddels wordt er meer gedaan aan begeleiding en dit zorgt voor een ommekeer. In het eerste kwartaal van 2013 zijn we van Verseon 1.7 overgegaan naar Verseon 2.1. Deze versie is webbased en biedt dus meer mogelijkheden voor de organisatie. (zie 5.3) De belangrijkste informatiesystemen die hiervoor gebruikt worden zijn: - Document Management Systeem Verseon - MS Office - OpenText 6.1.3 Het Nieuwe Werken Na het op orde krijgen van de processen en verbeteren van efficiency, kan de slag gemaakt worden om ook de kwaliteit van de processen binnen de organisatie te verbeteren. Een van de manieren waarop dat kan plaatsvinden is het concept “Het Nieuwe Werken” (HNW), wat diverse gemeenten al toepassen (o.a. gemeente 's-Hertogenbosch en Oss). Definitie van Het Nieuwe Werken: “HNW is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Die visie wordt gerealiseerd door die medewerker centraal te stellen en hem – binnen bepaalde grenzen de ruimte en vrijheid te geven in het bepalen hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt.” (Bijl, Dik, Aan de slag Met: Het Nieuwe Werken, Zeewolde: PAR CC, 2009) Het Nieuwe Werken combineert een drietal aspecten die alle 3 van grote invloed zijn op de manier van werken binnen de organisatie: a. Bricks (de werkomgeving, het gemeentekantoor) b. Bytes (de informatievoorziening) c. Behaviour (leidinggeven en professioneel medewerkerschap). Deze 3 aspecten kunnen in nauwe samenhang worden gezien. Een gebouw kan erg bepalend zijn voor de sfeer binnen de organisatie en daarmee voor het gedrag van de medewerkers. Het gedrag van de medewerkers is weer bepalend voor de effectiviteit van de werkzaamheden, evenals de middelen die de medewerker tot zijn beschikking heeft. De informatievoorziening is juist een van de belangrijkste middelen en bepaalt daarmee ook in grote mate de effectiviteit van de werkzaamheden. In dit informatiebeleidsplan concentreren wij ons op de Bytes en dan vooral op deze vier aspecten: 1. Het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken 2. Papierloos werken en vergaderen 3. De mogelijkheden om digitaal samen te werken en te kunnen communiceren 4. Inspelen op trends zoals Bring Your Own Device (BYOD) en de Cloud

Datum: 22-5-2013

Pagina 30 van 82

Versie: 1.2


Ad 1. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken Door de informatievoorziening zoveel mogelijk webbased aan te bieden én door de beschikbaarstelling van draadloos internet is het mogelijk om op verschillende plaatsen en via verschillende soorten devices de applicaties en de digitale informatie (bijvoorbeeld vergaderstukken) te benaderen. Hierbij is wel een aantal zaken nodig: Functionaliteit / Randvoorwaarden De meeste informatiesystemen moeten online beschikbaar zijn d.m.v. een webbrowser (wellicht uitgezonderd zware CAD applicaties) Een goede draadloze verbinding om daarmee mobile devices optimaal te kunnen bedienen. Er moeten voldoende Wifi access points in het gemeentehuis beschikbaar zijn, met voldoende capaciteit en voldoende snel. Beveiliging van de verbindingen: hiervoor zal een informatiebeveiligingsplan moeten worden opgesteld Voldoende ICT vaardigheden van de medewerkers om op die manier optimaal te kunnen werken Een app gekoppeld aan het DMS om de documenten op een gebruiksvriendelijke manier te kunnen raadplegen op een mobile device, zoals de iPad Beleid vaststellen hoe om te gaan met ondersteuning bij werkplekken thuis. Zowel op financieel gebied, als op arbo regelgeving aspecten, als op juridische aspecten zoals licenties en beveiliging. Ook speelt de vraag in hoeverre men vanuit huis ondersteuning kan krijgen van de helpdesk.

Status Maasdriel Beschikbaar

Beschikbaar

Beschikbaar wel aanpassen aan HNW Behoefte aanwezig Nog niet aanwezig

Nog niet aanwezig

De gemeente heeft dus wel de beschikking over een aantal randvoorwaarden en zal op een aantal aspecten nog verder moeten investeren voor een optimale benutting van deze technische mogelijkheden. Ad 2. Papierloos werken en vergaderen Papierloos werken houdt in dat bij alle processen waarbij nu papier wordt gebruikt, zoals beleidsstukken, vergaderstukken en klantendossiers, straks alleen nog maar digitaal wordt gewerkt. De medewerkers kunnen steeds meer papierloos werken door het gebruik van het DMS waarin alle (gescande) documenten zitten. Elektronische handtekening Naast het gebruik van een DMS is ook het gebruik van de elektronische handtekening en de elektronische verzending een belangrijke stap om de klantprocessen zo papierloos mogelijk te maken. Beeldschermen Papierloos werken betekent ook invloed aan de eisen die aan de werkplek gesteld worden. Steeds meer informatie zal van het beeldscherm worden gelezen. De eisen aan het schermformaat zijn daarom in de achterliggende jaren toegenomen van 15 inch tot rond de 20 inch. Ook neemt de vraag naar dubbele beeldschermen toe bij functies waar vakapplicaties veelvuldig gelijktijdig gebruikt worden met het DMS. Daarnaast vereist het toenemende gebruik van (geo)grafische systemen grote dan wel dubbele beeldschermen.

Datum: 22-5-2013

Pagina 31 van 82

Versie: 1.2


Tablets Naast betere beeldschermen zijn ook tablets verder in opkomst. Deze worden veel gebruikt om documenten op andere plaatsen dan vanaf de standaardwerkplek te lezen, of bij vergaderingen. Het voordeel van de tablets is dat ze naast de relatief lage kosten erg mobiel zijn en eenvoudig in gebruik. Momenteel vergadert het college papierloos met de iPad. Alleen voor vertrouwelijke stukken leveren we documenten nog op papier aan. Voor de raad starten we het project "Papierluw vergaderen", eind van dit jaar vergadert de raad ook met iPads. Ad 3. Digitaal samenwerken en communiceren Om beter digitaal samen te werken en te communiceren zal men op zoek moeten gaan naar diverse tools die het delen van o.a. documenten (samen schrijven aan 1 document), het delen van projectdocumenten en het interactief communiceren in een projectenomgeving makkelijker maken. Een aantal mogelijkheden hierbij is: 1. Keuze voor een projectomgeving zoals bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint. 2. Keuze voor een projectomgeving à la Pleio. Voordelen: de omgeving is gratis toegankelijk en wordt vanuit de landelijke overheid ondersteund. Nadeel is dat er geen integratie mogelijk zal zijn met Verseon. 3. Keuze om diverse tools in te zetten om documenten, webkaarten en andere zaken en locatiegebonden informatie te delen zoals Google Docs, Google Drive, Microsoft Skydive, ArcGISOnline en Dropbox (zie ook onderdeel ad 3) 4. Inzet van meer (interne) sociale media, bijvoorbeeld Yammer. De gemeente Maasdriel beschikt nog niet over een aantal van de van de hierboven genoemde tools. We gebruiken wel Yammer maar dit is vrijblijvend voor degene die geïnteresseerd zijn. Dropbox raadt systeembeheer af i.v.m. de informatieveiligheid. Ad 4. BYOD en Cloud Steeds meer medewerkers maken gebruik van eigen devices: een eigen laptop, tablet (bijv. iPad) of smartphone. De vraag is in hoeverre deze medewerkers ondersteund moeten of kunnen worden. Kunnen zij bijvoorbeeld met hun eigen device toegang krijgen tot hun applicaties? Een mogelijkheid is om te kiezen voor CYOD: Choose Your Own Device. Dat geeft de gemeente de mogelijkheid aan de medewerker om te kiezen voor een device dat het beste past bij zijn of haar werkzaamheden. De benodigde financiën kunnen gevonden worden in de reservering van de vervanging van de bestaande hardware. Ofwel een vaste pc kan vervangen worden door een tablet. De cloud geeft de mogelijkheid om gegevens buiten het eigen netwerk te bewaren en van daaruit eventueel te delen. De cloud heeft een aantal voordelen waaronder het feit dat je die omgeving niet zelf hoeft te beheren en dat in geval van brand of ernstige hardwarematige schade in de eigen hardware omgeving, deze niet de gegevens op de cloud treffen. Nadeel is wel dat niet duidelijk is in hoeverre deze gegevens veilig zijn. En daarnaast moeten we beseffen dat deze gegevens meestal buiten Nederland worden opgeslagen. De gemeente Maasdriel heeft nog geen BYOD of CYOD beleid vastgesteld en heeft nog geen beleid t.a.v. het gebruik van de cloud. Dit zal nog verder moeten worden uitgewerkt.

Datum: 22-5-2013

Pagina 32 van 82

Versie: 1.2


De belangrijkste informatiesystemen die hiervoor gebruikt worden zijn: - Document Management Systeem Verseon - Raadsinformatiesysteem ActOne - Vergaderen met de App iAnnotate - MS Office - ArcGIS desktop en ArcGIS Online

6.2

Thema dienstverlening

De gemeentelijke dienstverlening is een belangrijke functie in de relatie tussen de gemeente en haar klanten. De kwaliteit van de contacten is een belangrijke indicator voor het imago van de gemeentelijke organisatie. De projecten die vallen onder dit thema hebben primair betrekking op verdere informatisering van de publieksdienstverlening (aan inwoners, bedrijven en instellingen). De dienstverlening aan burgers en bedrijven moet sneller, beter en liefst ook goedkoper. Tegelijkertijd blijft het aantal gemeentelijke producten groeien. Hierbij wordt ook werken in een keten steeds belangrijker. De gemeente volgt het concept Antwoord© als het gaat om de inrichting van de klantcontactmomenten. De gemeente heeft als streven om in 2015 fase 4 te bereiken. Op dit moment bevindt Maasdriel zich in fase 2. Een centraal element in deze afspraken is dat gemeenten in 2015 hét herkenbare loket zijn voor alle vragen aan de overheid. Gemeenten richten daarvoor een Klant Contact Centrum (KCC) op met één telefoonnummer (14+netnummer), één balie, één website en één post- en e-mailadres. De dienstverlening vanuit het KCC moet zo worden ingericht dat sprake is van snelle, correcte en integrale dienstverlening (voorkomen van ‘kastje naar de muur’) met minder administratieve lasten. Het bevorderen van zoveel mogelijk digitale dienstverlening en ‘self-service’ staan hierbij centraal.

Datum: 22-5-2013

Pagina 33 van 82

Versie: 1.2


De vijf fasen van Antwoord© • fase 1 - Dienst heeft Antwoord© De gemeente heeft voor enkele productenclusters een aparte frontoffice met eigen contactgegevens en kanalen. Het contact tussen burger en gemeente verloopt voornamelijk via balies en een aantal telefoonnummers. Kenmerkend voor deze fase is dat de frontoffices nog geïsoleerd van elkaar zijn georganiseerd. • fase 2 - Kanaal heeft Antwoord© De gemeente heeft per kanaal één duidelijke ingang. De gemeente heeft één telefoonnummer, één website en een zoveel mogelijk geconcentreerde balie. Vanaf deze fase kan de gemeente ook informatie verstrekken van andere overheidsorganisaties zoals Postbus 51-informatie. Kenmerkend voor deze fase is dat de kanalen nog niet in samenhang worden bestuurd. • fase 3 - Frontoffice heeft Antwoord© Voor het contact met de burger heeft de gemeente één frontoffice opgezet. Hier komen alle distributiekanalen en diensten samen. Het maakt voor de burger niet uit welk kanaal hij kiest: de vraag hoeft maar één keer te worden gesteld en het antwoord is juist, volledig en actueel. Kenmerkend voor deze fase is dat de frontoffice nog niet de regie neemt op de afhandeling van de vraag: complexere vragen worden doorgezet naar de backoffice en zijn dan uit het vizier van de frontoffice. • fase 4 - Gemeente heeft Antwoord© Het KCC neemt de regie op de afhandeling van de vraag. De contacten die een burger heeft, zijn bij alle KCC-medewerkers inzichtelijk waardoor de burger zonder problemen kan overstappen naar een ander kanaal. Het KCC verbetert de dienstverlening, ook in de achterliggende afdelingen en voegt daar proactieve elementen aan toe. Kenmerkend voor deze fase is dat het KCC nog niet alle producten en diensten van de (andere) overheid kan afhandelen. • fase 5 - Overheid heeft Antwoord© De gemeente is voor de burger de logische ingang voor al zijn vragen aan de overheid. Het KCC levert producten en diensten van een toenemend aantal aangesloten overheidsorganisaties van alle overheidslagen en ketenpartners. De servicenormen zijn net zo hoog als in fase 4. Het KCC voert de regie op de levering van de producten en diensten. Geïntegreerde dienstverlening is een ambitie van de gemeente Maasdriel. Deze vorm van dienstverlening vraagt echter om een integrale kijk op het hele werkproces. Vanaf het eerste contact met een burger of bedrijf, tijdens de procesmatige verwerking van de aanvraag, tot en met de ontvangst van de gemeentelijke dienst(en) door de burger of het bedrijf. Dat proces kent gewoonlijk een aantal stappen, zoals ontvangst, categorisering van de vraag binnen de interne werkprocessen, beoordeling, registratie, behandeling en levering. Door deze stappen inhoudelijk te standaardiseren en vervolgens te digitaliseren, wordt het mogelijk dat burgers en bedrijven via internet de afhandeling van hun verzoek of aanvraag kunnen volgen. Ook een medewerker heeft inzicht in deze informatie en kan een burger of bedrijf daarover informeren. In een ideaalsituatie is een groot aantal van deze handelingen ook geautomatiseerd, zodat burgers bijvoorbeeld direct hun uittreksel uit het bevolkingsregister kunnen afrekenen. Processen worden op deze wijze niet meer specifiek voor één bepaalde afdeling of één bepaald onderwerp ingericht en inzichtelijk gemaakt, maar vanuit de klant (burger of bedrijf)georganiseerd. De gemeente Maasdriel zit momenteel in fase 3. Eind 2014 willen we in fase 4 zitten.

Datum: 22-5-2013

Pagina 34 van 82

Versie: 1.2


De belangrijkste informatiesystemen die hiervoor gebruikt worden zijn: - Website / CMS ActOne (incl. vooringevulde formulieren) - GBA systeem Cipers/IZRM - WMO systeem GWS4All - MVV software voor vergunningen, toezicht en bodem - Meldingensysteem ‘Bel en Herstel’ (OpenText) - Document Management Systeem (Verseon) - Gegevensmakelaar - Ogone (externe applicatie voor betalingen via internet) - DigiD De belangrijkste gewenste informatiesystemen zijn: - Klant Contact Systeem - Kennissysteem - Statusterugkoppeling via website

6.3

Thema ICT infrastructuur

Het thema ICT infrastructuur bevat de noodzakelijke basisvoorziening voor de informatisering en automatisering en valt uiteen in een aantal subcategorieën: a. Hardware b. Basissoftware c. Informatiebeveiliging d. Organisatie van ICT beheer Ad a. Hardware: Dit betreft pc’s, servers, thin-clients, monitoren en mobiele devices en netwerkverbindingen Ad b. Basissoftware: Alle algemene software, hieronder wordt het brede spectrum verstaan van besturingssystemen, beheer- en databasesoftware tot kantoorautomatiseringstoepassingen zoals email en tekstverwerking. Ad c. Informatiebeveiliging: De beveiliging in de zin van het afschermen van zowel privacy gevoelige als vertrouwelijke gegevens voor onbevoegden. Daarbij hoort ook het beleid bij verlies- en diefstal van computers en tablets indien hier vertrouwelijke gegevens op staan. Ad d. Het goed organiseren van de informatievoorziening is een randvoorwaarde voor zowel het efficiënt beheren van de informatievoorziening (zoals verzorgen van updates, afsluiten van contracten, beveiliging) als een randvoorwaarde voor het goed kunnen inzetten van informatiesystemen bij de verschillende afdelingen en gemeentebreed. Deze wijze van het organiseren van de informatievoorziening wordt ook wel informatiemanagement genoemd, of management van ICT. In de onderstaande paragrafen lichten we de 4 genoemde onderwerpen nader toe.

Datum: 22-5-2013

Pagina 35 van 82

Versie: 1.2


6.3.1 Hardware Alle gebruikte informatiesystemen draaien op diverse hardware oplossingen. Dit kunnen zowel servers zijn, als werkstations, tablets of telefooncentrale. Hieronder noemen we de belangrijkste hardware componenten waarin we de komende tijd in willen c.q. moeten investeren. Servers en werkstations We gaan de bestaande ESX omgeving en het SAN verder uitbreiden, ook de Oracle VDI omgeving zal verder doorontwikkeld worden. De huidige OASMSD Oracle database server moeten we omzetten naar fysiek vanwege licentietechnische redenen, hierin werken Zaltbommel en Maasdriel samen voor het beheren van een gezamenlijke Oracle server. We willen migreten naar Exchange 2010. Verder moeten we 9 CAD/GIS werkstations vervangen. De AS400 zal op den duur niet meer gebruikt worden, dit hangt samen met het project mGBA en de FMS applicatie, die beiden nu op de AS400 draaien. De verwachting is dat door het project mGBA er waarschijnlijk een Cloud-oplossing voor de GBA applicatie zal komen en de FMS applicatie vervangen we maar de FMS applicatie zal nog wel een aantal jaren raadpleegbaar moeten zijn. Monitoren Overzicht is belangrijk om effectief te kunnen werken met bijvoorbeeld digitale kaarten of wanneer vaak veel documenten tegelijkertijd geopend moeten worden. Het gebruikte operating system van Microsoft is in staat om 2 schermen tegelijkertijd te bedienen, zodat het beeldscherm oppervlak nog groter kan worden. Bij de afdeling publiekszaken beschikt iedereen over 2 monitoren en op de andere afdelingen daar waar nodig heeft de medewerker ook 2 beeldschermen. Telefooncentrale Sinds 1 maart 2012 hebben we een Mitel 3300 telefooncentrale (leverancier is Simac). Zaltbommel heeft dezelfde. Begin 2013 is deze uitgebreid met een Contact Center module met een zogenaamde Intelligent Queue (=wachtrij sturing). Hierdoor is bereikbaarheid en de klantervaring sterk verbeterd. Door de verbeterde management rapportage kunnen we beter op personele inzet sturen. Uitbreidingen in het gebruiksgemak komen nog met de applicatie UCA (Unified Communicator Advanced), dit is een applicatie voor betere telefonische bereikbaarheid. Hierbij moeten we ook denken aan een migratie naar Exchange 2010. Devices De gemeente wil verder inspelen op de opkomst van de tablets en smartphones. Dit kan o.a. door de aanschaf van iPads voor de raad en het college en het MT (inmiddels gebeurd). Een volgende groep hiervoor zouden de beleidsmedewerkers en stafmedewerkers kunnen zijn en eventueel de buitendienst. Dit moet nog geïnventariseerd worden. Wel is de gemeente qua wireless netwerk er klaar voor, dus kan een mobile device direct gebruik maken van de internetverbinding. Beheer van de hardware Naast de benodigde implementatie zal er tijd gereserveerd moeten worden voor het onderhoud, met name voor de helpdesk en de vervanging van apparatuur bij schade, verlies en diefstal.

Datum: 22-5-2013

Pagina 36 van 82

Versie: 1.2


6.3.2 Basissoftware De basissoftware betreft alle algemene software zoals besturingssystemen, beheer- en databasesoftware tot kantoorautomatiseringstoepassingen zoals email en tekstverwerking. Wat betreft de kantoorautomatiseringstoepassingen hebben we nog oude versies van Office draaien (2003), we willen overgaan naar Office 2010, hiervoor gaan we ook de mailserver vervangen naar Exchange 2010. Als dit vervangen is, kunnen we UCA implementeren, dit zorgt ervoor dat we de telefoon kunnen integreren met onze Office agenda (zie alinea telefooncentrale in voorgaande paragraaf). 6.3.3 Beveiliging Beveiliging van informatie is van belang voor: - Bescherming van privacy gevoelige gegevens van burgers tegen hackers en onbevoegden - Voldoen aan wettelijke verplichtingen m.b.t. persoonsgegevens (wet BPR) - Afscherming van onbevoegd gebruik van gegevens binnen de gemeente - Vertrouwelijke informatie van de gemeente, waaronder bijvoorbeeld grondexploitaties. - Beschikbaarheid van een back-up bij brand en schade Beveiliging is vaak aan de buitenkant niet zichtbaar, maar zodra deze beveiliging in het geding komt, kan de schade erg groot zijn. Dit geldt zowel voor de publiciteit (denk o.a. aan Diginotar in 2011) als voor de continuering van de bedrijfsvoering bij structurele schade aan het ICT netwerk. We moeten voor de volgende 3 punten zorgen dat de beveiliging op het gewenste niveau blijft: 1. Technisch beveiligen van het netwerk 2. Organiseren en beheer van rechten m.b.t. diverse systemen 3. Organiseren van een back-up op een andere locatie dan het gemeentehuis van Maasdriel De beveiliging van het netwerk is gewaarborgd. We hebben de meeste applicaties gekoppeld aan onze Active Directory via de P&O applicatie Beaufort. Er is nog verbetering mogelijk bij het ontnemen van rechten van applicaties als er medewerkers vertrekken. De datum uit dienst is niet altijd bekend bij de diverse applicatiebeheerders en/of systeembeheerders. Het netwerkaccount blokkeren we wel automatisch bij uit dienst treding. De back-up bewaren we naast het gemeentehuis ook op een andere locatie (dat is het streekarchief te Zaltbommel). Een compleet beveiligingsplan moeten we gaan opstellen. Een aantal aspecten van het beveiligingsplan is onderdeel van het IT Handboek - procesbeschrijvingen, hierin staan alle beschrijvingen die met ICT beheer te maken hebben. Daarnaast hebben we een informatiebeveiligingsplan GBA, deze zouden we breder moeten maken door bijvoorbeeld ook de BAG hieraan toe te voegen.

Datum: 22-5-2013

Pagina 37 van 82

Versie: 1.2


6.3.4 ICT beheer De organisatie en uitvoering van het functioneel- en technisch applicatiebeheer en het meta gegevensbeheer wordt gecentraliseerd en geconcentreerd bij de Afdeling Bedrijfsvoering. Inhoudelijk gegevensbeheer en gebruikersbeheer (kerngebruikers) wordt verder binnen de vakafdelingen doorontwikkeld. De taakvelden van informatisering, automatisering en basisregistraties zijn op dit moment verspreid over een vijftal afdelingen/bureaus en zijn veelal samengevoegd in eenmans- of deelfuncties. Dit maakt de organisatie kwetsbaar zowel in de continuïteit als in de kwaliteit van de ondersteuning. Het is gewenst om al deze onderling samenhangende taakvelden samen te voegen in een team binnen de afdeling bedrijfsvoering. Deze centralisering is al in 2010 opgenomen in een notitie en besproken in het MT. De beoogde voordelen hierbij zijn: • I&A functies werken beter samen met nauwere onderlinge afstemming; • De integratie van administratieve data en geografische data is beter geborgd; • Er ontstaat een centrale basisadministratie met fulltime beheer; • Ruimte voor specialisatie binnen de taakvelden; • Onderlinge vervanging is mogelijk waardoor de kwetsbaarheid vermindert. Het organiseren van de ICT valt in een aantal onderwerpen uiteen: 1. Technisch en functioneel applicatiebeheer 2. Informatiebeheer 3. Gegevensbeheer 4. Documentbeheer 5. Contentbeheer en webcoördinatie 6. Servicedesk 7. Inkoop en contractbeheer 8. Samenwerking en outsourcing 9. Werken onder informatiearchitectuur (zie paragraaf 6.2) Ad 1. Technisch en functioneel applicatiebeheer Applicatiebeheer onderscheiden we in 2 soorten: functioneel- en technisch applicatiebeheer. Functioneel applicatiebeheer richt zich op de inhoud, d.w.z. de functies van de applicatie. Technisch applicatiebeheer richt zich op de technische implementatie van applicaties, waaronder installaties en technische tests. Afhankelijk van grootte en kennis van de organisatie worden deze 2 gebieden ook wel onder dezelfde persoon gebracht. Functioneel applicatiebeheer bestaat uit de volgende taken: 1. Inventariseren en vertalen van de wensen van gebruikers; 2. Functioneel inrichten van de werkomgeving van de gebruikers; 3. Het doorvoeren van wijzigingen in de functionaliteit van een applicatie, anders dan door configuratie / inrichting; 4. Organiseren en verzorgen van trainingen aan groepen gebruikers; 5. Optreden als vraagbaak voor gebruikers bij acute problemen; 6. Ontwikkelen van procedures voor de beveiliging van programmatuur en gegevens; 7. Onderhouden van contacten met leveranciers over nieuwe versies en releases; 8. Onderhouden van contacten met collega applicatiebeheerders over o.a. koppelingen; 9. Testen, vrijgeven en (i.s.m. technisch beheer) uitrollen van nieuwe functionaliteit.

Datum: 22-5-2013

Pagina 38 van 82

Versie: 1.2


Daarbij kan een verschil worden gemaakt tussen applicatiebeheerders van verticale (afdelingsspecifieke) applicaties zoals een uitkeringssysteem, GBA systeem en horizontale (generieke) applicaties als een Document Management Systeem, vergunningensysteem, sjablonen, Content Management Systemen (Website en Intranet), Grafische Informatie Systemen (GIS), vaste en mobiele telefonie, Data Distributie Systemen (CMG), BAG en kantoorautomatiseringstoepassingen. Applicatiebeheerders van verticale systemen maken meestal deel uit van de afdeling, applicatiebeheerders van de horizontale systemen van team Informatiemanagement. Technisch applicatiebeheer bestaat uit de volgende taken: 1. Zorgen dat alle applicaties en registraties beschikbaar zijn; 2. Zorgen dat er back-ups worden gemaakt; 3. Zorgen dat er voor bedrijfskritische applicaties uitwijkfaciliteiten zijn; 4. Uitvoeren van wijzigingen op initiatief van functioneel beheer (en indien nodig in overleg met de leverancier). Bijvoorbeeld het aanmaken of verwijderen van testomgevingen, het doorvoeren van upgrades/updates, installeren van patches. Technisch beheer doet dit nooit op eigen initiatief, omdat deze zaken ingrijpen in de functionaliteit van een applicatie en dus de verantwoordelijkheid van een functioneel beheerder zijn. Ad 2. Informatiebeheer Informatiebeheer verzorgt de informatie en informatiestromen over de gehele organisatie en bestaat uit de volgende taken: 1. Bijhouden van de informatie- en applicatie architectuur; 2. Volgen en ontwikkelen van informatiebeleid; 3. Zorgen voor een brede samenhang van alle processen en zaken; 4. Bewaken kwaliteit van basisregistraties; 5. Koppelen van informatie; 6. Informatie in gehele organisatie voorzien van metadata. Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van een structuur gebruikers/rollen/groepen voor de gehele organisatie en ervoor zorgen dat deze in alle applicaties gebruikt worden. Denk aan het ontwikkelen van een standaard stijl voor procesbeschrijvingen. Zorgen voor gebruik van zelfde procesnamen door gehele organisatie. Ad 3. Gegevensbeheer Gegevensbeheer speelt een zeer belangrijke rol in het op orde houden van de kwaliteit van de informatiestromen en basisregistraties binnen de gemeente. Gegevensbeheer bestaat uit de volgende taken: 1. Beheer en toezicht basisregistraties (GBA, BAG, WKPB); 2. Beheer applicaties voor de datadistributie (CMG); 3. Beheer Geografische Informatie en databases; 4. Beheer van volledigheid, consistentie en up-to-date houden van databases; 5. Overall view over de gegevenshuishouding, informatie architectuur en koppelingen binnen de gemeente (incl. beheer architectuurplaat); 6. Volgen van alle landelijke ontwikkelingen op het gebied van informatiearchitectuur; 7. Beheer over de verbindingen met alle landelijke portals en voorzieningen, inclusief basisregistraties; 8. Organiseren van management informatie; 9. Adviseren management over inrichting en aanpassingen van het gegevensbeheer;

Datum: 22-5-2013

Pagina 39 van 82

Versie: 1.2


10. Communicatie/afstemming met applicatiebeheerders, systeembeheer, informatiemanager; 11. Monitoren van terugmeldingen. De gegevensbeheerder maakt meestal onderdeel uit van de afdeling I&A. Op dit moment is er geen officiële gegevensbeheerder aanwezig, medewerkers voeren delen van deze functie uit maar we lopen een groot risico op de kwaliteit van de gegevens. Ad 4. Documentbeheer De term documentbeheer wordt gebruikt en gedefinieerd als de wijze waarop een organisatie haar zakelijke documenten beheert. Het omvat het effectief beheer van de kosten, technologie, duurzaamheid en veiligheid van documenten in de volledige bedrijfsvoering. Het documentenbeheer speelt een steeds grotere rol in de informatievoorziening van de gemeente. Dit komt o.a. omdat de gemeenten steeds meer volledig digitaal werken (papierloos of papierluw) en de invoering van nieuwe werkconcepten zoals “Het Nieuwe Werken” (NHW). Naast de traditionele postregistratie en archivering van stukken, breiden de taken van de DIV-afdeling uit naar o.a. het metadateren van documenten en het ondersteunen van medewerkers bij het gebruik van het Document Management Systeem. Ook de griffie en de bestuursondersteuning afdeling hebben steeds meer te maken met het organiseren van documenten voor raad, college en MT. Documentbeheer bestaat uit de volgende taken: 1. Het inregelen van werkprocessen via DSP (of ZTC+) in het Document Management Systeem; 2. Het inregelen van het organiseren van de documentenstromen ten behoeve van de raad, het college en het MT; 3. Het inrichten en beheren van de scanstraat, ten behoeve van het scannen van de inkomende, interne en uitgaande post in een Document Management Systeem (denk ook aan brondocumenten BAG en GBA); 4. Vraagbaak voor gebruikers DMS t.a.v. het metadateren, correct registeren van documenten en ontsluiten van de juiste documenten; 5. Overall view over de informatie architectuur, in het bijzonder met betrekking tot de documenten die worden geproduceerd in de vakafdelingen; 6. Nauwe afstemming met de gegevensbeheerder en I&A coördinator over inrichting en aanpassing van documentenstromen; 7. Nauwe afstemming met de DIV-afdeling, griffie en bestuursondersteuning over inrichting en aanpassing en toepassing van documentenstromen. Ad 5. Contentbeheer & webcoördinatie Het Internet is niet langer een puur communicatiemiddel: het wordt een dienstverleningskanaal in de frontoffice architectuur. De webcoördinatie taken organiseren we centraal. Ook het Intranet beheert de webcoördinator. De producten&diensten catalogus (PDC) staat online en valt onder een regionale samenwerking. Iedere afdeling heeft een contentbeheerder, deze verzorgt de content van de afdeling. Er is een eindredactie, deze ligt bij de afdeling Communicatie.

Datum: 22-5-2013

Pagina 40 van 82

Versie: 1.2


Ad 6. Servicedesk De servicedesk verzorgt het registreren en afhandelen van (kleine) technische storingen. Inhoudelijke vragen over een applicatie worden samen met de functioneel applicatiebeheerder beantwoord en opgelost. De servicedesk wordt veelal onderverdeeld in een 1e lijns en 2e lijns ondersteuning. De 1e lijns ondersteuning is bedoeld voor het oplossen van vragen op het gebied van kantoorautomatisering (Word, Office pakketten) en het registreren van verzoeken voor nieuwe installaties. De servicedeskmedewerker kan alleen vragen beantwoorden die zijn op te lossen binnen het systeem. Gaat het om technische problemen (systeem start niet op), dan zal de servicedesk de vraag doorsturen naar systeembeheer, die dan fungeert als 2e lijns ondersteuning. De 2e lijns ondersteuning handelt vervolgens de vraag af. Ook de functioneel applicatiebeheerder kan de rol van servicedeskmedewerker vervullen, namelijk in het geval dat de vraag gaat over een kernapplicatie, zoals een vergunningensysteem, GBA-systeem of sociale zakensysteem. In veel kleine gemeenten loopt men dan naar de applicatiebeheerder toe om de vraag voor te leggen. In het kader van de continuïteit is het wel verstandig dat relevante meldingen in een helpdesk systeem worden opgenomen. Zo zijn bepaalde vragen niet direct oplosbaar, of kan de vraag makkelijker worden voorgelegd aan de leverancier, waarbij ook de onderlinge communicatie en tijdspanne worden vastgelegd. Dit om sterker te kunnen staan richting de leverancier zodra deze zijn afspraken niet nakomt. Het is sterk te overwegen om de vraag te laten vastleggen door de melder zelf, om zo de applicatiebeheerder niet onverwacht in andere werkzaamheden te onderbreken. Vragen over het gebruik van functies binnen een systeem worden behandeld door de functioneel applicatiebeheerder, meer technische vragen worden behandeld door de technisch applicatiebeheerder, die meestal wordt vervuld door de systeembeheerder. Op dit moment werkt het in Maasdriel als volgt: Indien de gebruiker een foutmelding constateert of een andere vraag heeft t.a.v. het gebruik van het systeem is de afspraak dat hij eerst de applicatiebeheerder van de betreffende applicatie benadert en dan een beroep doet op de helpdesk, die bemand wordt door systeembeheer. De 1e lijnstoringsdienst voor mobiele telefonie/smarthphones is belegd bij de facilitaire dienst. Verdere professionaliseren van de servicedesk betekent dat de medewerker de melding doorgeeft aan de servicedesk, al dan niet via een meldingensysteem. Omdat de vragen centraal worden gebundeld kan beter worden beoordeeld of er bepaalde patronen te vinden zijn in de soort vragen en kan tevens worden gerefereerd naar antwoorden van vergelijkbare vragen. De applicatiebeheerder dient dus in dat geval als 2e lijns. Ad 7. Inkoop en contractbeheer Inkoop van software kent diverse aspecten: - Inwinnen van informatie bij diverse leveranciers over functionaliteit, kosten en servicelevels behorende bij een informatiesysteem - Toetsen van het informatiesysteem op de inpasbaarheid in de informatiearchitectuur (zie ook 6.2) - Opstellen van een Programma van Eisen (PvE), Opvragen van offertes en beoordelen (eventueel een beoordelingssystematiek vastleggen) - Bij grote aanbestedingen voldoen aan de Europese Aanbestedingstrajecten - Voldoen aan de interne algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente - Voldoen aan overige juridische weten regelgeving

Datum: 22-5-2013

Pagina 41 van 82

Versie: 1.2


De Rijksoverheid heeft algemene inkoopvoorwaarden opgesteld in de ARBIT (Algemene Rijksvoorwaarden Bij IT-overeenkomsten). Maasdriel heeft eigen inkoopvoorwaarden van leveringen, diensten en werken, deze actualiseren wij, in goed overleg met de Regionaal inkoopbureau, uiterlijk in 2013. Vertaald naar FTE is de wens op deze basis op orde te krijgen als volgt: Formatie I&A functie Taakgebied/(deel)functie Programma/projectmanagement Teamcoördinatie I-coördinatie I-specialist BAGbeheer Gegevensbeheer Centraal Applicatiebeheer Procesbeheer GEO coördinatie GIS applicatiebeheer Webcoördinatie A-coördinatie Systeembeheer Helpdesk

huidig gewenst 0,10 0,10 0,20 0,20 0,20 0,60 0,60 0,50 0,50 0,00 0,50 2,00 2,00 0,40 0,40 0,60 0,90 0,90 0,50 0,50 0,20 0,20 2,00 2,00 0,00 0,80 7,40 9,50

Indien er geen formatie beschikbaar is dan zal er verder gekeken moeten worden hoe we dit tekort van ruim 2 FTE aan manuren ondervangen. De vraag is of er binnen de gemeente nog andere prioriteiten gesteld kunnen worden, dan wel dat door nauwere samenwerking met een of meerdere gemeenten bepaalde taken gezamenlijk kunnen worden opgepakt. Zie ook ad 8. Ad 8. Samenwerking en outsourcing Samenwerking met andere gemeente(n) is van belang voor een aantal zaken: - Uitwisselen van ervaringen met ICT - Besparen van (gezamenlijke) kosten - Kennisdelen en het verminderen van de kwetsbaarheid Samenwerken is tegelijkertijd een uitdaging omdat iedere gemeente zijn eigen werkprocessen heeft, eigen werkcultuur en eigen bedrijfsvoeringsstrategie. Daarom is het verstandig om de samenwerking stapsgewijs vorm te geven. Dit kan door allereerst te richten op de meest voor de hand liggende domeinen of processen samen te werken. De ervaring die daar wordt opgedaan, kan weer gebruikt worden voor het uitbreiden van de samenwerking op meer deelgebieden.

Datum: 22-5-2013

Pagina 42 van 82

Versie: 1.2


Een recent voorbeeld hiervan is het samenvoegen van de salarisadministraties van Maasdriel en Zaltbommel. Op dit moment zijn gesprekken gaande om andere onderdelen gezamenlijk te gaan uitvoeren. Daarbij worden andere gemeenten niet uitgesloten en steeds per onderdeel de beste optie gekozen. Verder werken we al drie jaar samen op gebied van applicatiebeheer van MVV en sinds een jaar op het gebied van applicatiebeheer van het DMS. Ook werken we al een aantal jaren samen aan onze websites (dezelfde CMS leverancier) en aan wegen- en gebouwenbeheer. Verder hebben we een regionale kennisbank. Wat betreft de samenwerking op ICT gebied, werken we op diverse onderdelen samen met Zaltbommel. Er heeft nauwe afstemming plaatsgevonden met Zaltbommel bij de totstandkoming van ons beider informatiebeleidsplannen met name op het gebied van de projecten. De meeste basale vorm van samenwerken is elkaar informeren en kennis uitwisselen. Maar ook gezamenlijk aanschaffen van een applicatie, gezamenlijk gebruik maken van één applicatie en/of het functioneel- en technisch beheer samen organiseren behoort tot de mogelijkheden. Het beheer van de SAP server en de upgrades van de PinkRoccade software outsourcen we op het moment bij de Dutch Delta Group (DDG). De communicatie met DDG loopt altijd via 1 centraal contactpersoon bij Maasdriel (op dit moment is dat de informatiespecialist), de applicatiebeheerders communiceren met de centrale contactpersoon over gewenste updates en deze geeft opdracht aan DDG om releases/updates uit te voeren. Tot slot: in het volgende hoofdstuk zal nader worden ingegaan op de informatiesystemen die we gebruiken in de gemeente Maasdriel en met name wat de vervolgstappen zijn om de doelstellingen zoals eerder verwoord hiermee te kunnen bereiken.

Datum: 22-5-2013

Pagina 43 van 82

Versie: 1.2


7.

Informatiesystemen en informatiearchitectuur

Om de processen zoals beschreven in hoofdstuk 5 te realiseren is het noodzakelijk om hiervoor informatiesystemen in te zetten. Om tot een goede keuze te komen moeten we niet alleen kijken naar de specifieke wensen vanuit de operationele sfeer of vanuit de afdelingsspecifieke wensen, maar ook naar de bredere kaders op gemeentelijk niveau, waaronder het beheersbaar houden van de ICT, beheersbaar houden van de kosten, het beperken van de risico’s en de onderlinge samenhang van de verschillende systemen (waaronder de uitwisseling van de basisgegevens en zaakgegevens). Deze samenhangende kaders voor informatievoorziening worden ook wel de informatiearchitectuur genoemd.

7.1

Informatiesystemen

In deze paragraaf behandelen we de belangrijkste informatiesystemen waarin staat aangegeven wat de toekomstige veranderingen zijn. 7.1.1 Website en e-loket Huidige situatie: De website en het Intranet ontwikkelt de leverancier ActOne continu door. Als e-loket hebben we een producten- en dienstencatalogus (PDC of ook wel kennisbank genoemd). Deze kennisbank gebruiken we regionaal, het CMS heeft gemeente Zaltbommel ook. Een aantal producten kunnen volledig digitaal aangevraagd en betaald worden. We maken hierbij gebruik van vooringevulde formulieren. De burger hoeft zijn gegevens niet in te vullen op het aanvraagformulier, deze staan vooringevuld op het formulier. Deze gegevens halen we uit onze midoffice op basis van het burgerservice nummer van de burger. Gewenste toekomstige situatie: We willen uiteindelijk alle producten (waarbij dit mogelijk is) elektronisch afhandelen. Burgers kunnen ook digitaal een afspraak maken. Burgers hebben online statusinformatie over hun lopende zaken bij de gemeente.

Datum: 22-5-2013

Pagina 44 van 82

Versie: 1.2


7.1.2 Document Management Systeem Functionaliteit DMS: Het DMS kent twee belangrijke functies. 1. Het opslaan en distribueren van alle documenten binnen de organisatie. 2.Archieffunctie van het DMS, waarbij ook voldaan moet zijn aan de eisen van de Archiefwet. Huidige situatie: We gebruiken het DMS organisatiebreed, het eindgebruik van de medewerkers moet verbeterd worden. Sinds een jaar loopt het project Digitaal Zaakgewijs werken, dit loopt het komende jaar door. We moeten richtlijnen opstellen over het opslaan van documenten in welk systeem. Gewenste toekomstige situatie: In februari 2013 zijn we overgestapt van Verseon 1.7 naar Verseon 2.1. Deze omschakeling moet een verbetering zijn voor de gebruikers. Organisatiebreed moeten we de basis hiervoor nog op orde brengen. In dit plan staan projecten genoemd om Verseon multifunctioneel in de organisatie neer te gaan zetten. (w.o. koppeling financiële systeem en digitaliseren facturen, koppeling GWS4All, meldingen openbare ruimte, invoering module bestuurlijke besluit vorming (vergaderstukken) aanschaf module Klant Contact Systeem. 7.1.3 Klant Contact Systeem (KCS) c.q. KCC portaal Functionaliteit KCS: Het KCS is bedoeld voor gebruik in het KCC als bij de telefonie en bedoeld om vanuit 1 centraal systeem de belangrijkste (zaak)gegevens van de klant te kunnen raadplegen en te muteren. Het KCS moet gevoed worden vanuit het zakenmagazijn, gegevensmagazijn en documentenmagazijn (tezamen het midoffice genoemd). Huidige situatie: Op het moment gebruiken de KCC medewerkers verschillende applicaties op het KCC. Dit is niet wenselijk. Gewenste toekomstige situatie: We willen een KCS gaan gebruiken. Dit kan ook samen met Zaltbommel (aanschaffen en gebruiken). De keuze van een KCS is sterk afhankelijk van het midoffice dat een gemeente heeft. Zie ook paragraaf 6.2 7.1.4 Zakenmagazijn & zaaksysteem Functionaliteit zakenmagazijn: Men spreekt over een zakensysteem als ook de aanvragen die zijn opgeslagen in de midoffice actief worden geredigeerd naar de backoffice en andersom naar de frontoffice. Het zakenmagazijn zelf gaat alleen over de opslag van gegevens. Aangezien op dit moment de zaakgegevens in het DMS Verseon worden opgeslagen zou je de opslag van deze gegevens ook kunnen beschouwen als opslag in een zakenmagazijn. Echter zolang er geen (goede) koppelingen zijn met de front- en backoffice systemen heeft dit magazijn geen daadwerkelijke meerwaarde. Daarnaast dient het zakenmagazijn feitelijk fysiek gescheiden te zijn van de front-end van de applicatie, en daarmee een onafhankelijke database functie vervullen. Anders loop je het risico dat bij een eventuele vervanging van het DMS je ook automatisch het zakenmagazijn en de daarmee (toekomstige) samenhangende koppelingen moet gaan vervangen. Huidige situatie: Momenteel beschikken we nog niet over een onafhankelijk zakenmagazijn Gewenste toekomstige situatie: Een werkend onafhankelijk zakenmagazijn met koppelingen naar de front- en backoffice systemen

Datum: 22-5-2013

Pagina 45 van 82

Versie: 1.2


7.1.5 Gegevensmagazijn Huidige situatie: Momenteel beschikken we over het gegevensmagazijn als onderdeel van CMG van leverancier PinkRoccade. Op dit moment ontsluiten we de BAG en GBA basisregistraties in ons gegevensmagazijn. Gewenste toekomstige situatie: Op de rol staat het ontsluiten van het NHR en de BGT (deze staat in een geografische midoffce c.q. Geo-gegevensmagazijn). Functionaliteit gegevensmagazijn: Het gegevensmagazijn is een functionele component binnen de midoffice, net als het zakenmagazijn, het is een data distributiesysteem. Het zorgt ervoor dat alle relevante gegevens uit de administratieve informatiesystemen in de backoffice 24 uur per dag beschikbaar zijn voor de dienstverlening aan burgers, bedrijven en ketenpartners. Het maakt het mogelijk processen ook via de website, buiten kantooruren, op te starten. De gegevens in het gegevensmagazijn worden geautomatiseerd en zo frequent mogelijk overgebracht uit de backoffice-systemen. 7.1.6 Geo-gegevensmagazijn Functionaliteit Geo-gegevensmagazijn: Het geo-gegevensmagazijn is qua functionaliteit te vergelijken met het gegevensmagazijn, met dat verschil dat de gegevens hier geogerelateerde gegevens zijn. Huidige situatie: Sinds voorjaar 2012 hebben we in Maasdriel een standaard RSGB2 geogegevenspakhuis. Dit doen we met de software GeoBasis van ESRI Nederland. Deze oplossing bouwt voort op een GIS architectuur waaraan we al een aantal jaar werken. Deze architectuur maakt het mogelijk om relatief eenvoudig en met beperkte middelen een aantal landelijke ontwikkelingen te accommoderen, zoals DURP, WKPB, BAG. Met GeoBasis wordt op een semi-geautomatiseerde wijze via ETL-processen een enterprise geodatabase gevuld met de datasets BRP, BAG, WOZ, NHR/KVK, GBKN/BGT, KAD(AKR en LKI). Op GeoBasis is onderhoud afgesloten waarmee op afzienbare termijn de voorziening overgaat naar volledig geautomatiseerde afname bij de bronhouders via mutatieberichtenverkeer. De data in het midoffice geo-gegevensmagazijn is - via een aanlogscherm - beschikbaar in een intranetwebsite binnen de gemeentebrede gisviewer GeoWeb (deze verkeert nu nog in een pilotfase). Gewenste toekomstige situatie: In een volgend traject - via afzonderlijke projecten realiseren we koppelvlakken waarmee afnemende applicaties via standaard XMLberichtenverkeer kunnen af- en aanleveren aan een geïntegreerd administratief en geografisch midoffice gegevensmagazijn. 7.1.7 BAG systeem Functionaliteit BAG systeem: De BAG is de Basisregistratie Adressen en Gebouwen en voedt ons GBA en daarmee ook het gegevensmagazijn. De BAG is ook te raadplegen via GeoWeb en het midoffice geo-gegevensmagazijn. Op het moment halen we achterstand van de registratie in. Volgend jaar volgt de eerste audit op de BAG, hiervoor moeten we de procesbeschrijvingen vernieuwen. Er is nu een handmatige koppeling met het gegevensmagazijn en met het geo-gegevensmagazijn, deze veranderen we dit jaar in een automatische koppeling. Huidige situatie: We beschikken over een BAG systeem. Er is geen automatische koppeling met het gegevensmagazijn en met het geo-gegevensmagazijn, dus alle gegevens exporteren en importeren we handmatig.

Datum: 22-5-2013

Pagina 46 van 82

Versie: 1.2


Gewenste toekomstige situatie: Een automatische koppeling met het gegevensmagazijn en met het geo-gegevensmagazijn. De BSR (Belasting Samenwerking Rivierenland) gaat dit jaar haar administratie aan de BAG koppelen. Het CBS neemt vanaf 2013 ook de woningvoorraad van de BAG af. 7.1.8 BGT systeem Functionaliteit BGT systeem: In het BGT systeem worden de gegevens betreffende de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) opgeslagen, bewerkt en gedistribueerd. Huidige situatie: Maasdriel heeft sinds enkele jaren een werkproces beheer van objecten in de openbare ruimte inclusief geometrie. Dit behelst o.a. groen, wegen, riool, en lichtmasten. Doordat we dit geografische beheersysteem hebben van één leverancier én dit onderbracht hebben bij één beheerder, hebben we al een voorsprong bij de opbouw van de BGT. Er wordt namelijk in het dagelijks beheer al rekening gehouden met en in de basis toegewerkt naar de kwaliteit die nodig is voor de BGT. Maasdriel heeft ook deelgenomen aan een ontwikkelingstraject voor een BGT-applicatie, die past binnen de huidige GIS-architectuur. Daarmee heeft Maasdriel de kennis over én de beschikking over een applicatie voor de opbouw van de BGT. Gewenste situatie: Het opbouwen van de BGT en de BasiskaartPlus (IMGeo) en het neerzetten van organisatie, systemen en werkprocessen die nauw aansluiten bij die voor het beheer van BAG en de beheer objecten in de openbare ruimte. Dit gaan we in samenwerking met Zaltbommel realiseren en beheren. 7.1.9 Burgerzakensysteem GBA + BRP Huidige situatie: De GBA is de basisregistratie Personen en voedt ons gegevensmagazijn. Gewenste toekomstige situatie: Hiervoor staat een modernisering op de rit (mGBA). Zodra de functionaliteit van mGBA bekend is, gaan de softwareleveranciers ontwikkelen. De kosten hiervoor vallen onder de jaarlijkse kosten van de softwareleverancier. Er moet wel een bedrag voor de implementatie gereserveerd worden. We willen dit jaar de producten die via de website aangevraagd worden direct de GBA applicatie laten voeden, op dit moment nemen we die nog handmatig over. In het kader van de modernisering van de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) en de komst van de nieuwe wet BRP wordt landelijk de Basisregistratie Personen (BRP) ingevoerd. Op basis van de nieuwe wet worden alle gemeenten in Nederland de komende jaren, gefaseerd van medio 2013 tot medio 2016, op deze landelijke voorziening aangesloten. Voor onze gemeente betekent dit dat het huidige burgerzakensysteem vervangen/aangepast moet worden voor de noodzakelijke aansluiting op de BRP. 7.1.10 Vergunningen-, toezicht- en bodemsysteem Huidige situatie: Veel afdelingen gebruiken het vergunningen-, toezicht- en bodemsysteem (MVV) voor het registeren en behandelen van vergunningen, meldingen, ontheffingen en bodemgegevens. Daarnaast is er toezicht & handhaving hierop en de behandeling van klachten hierover. De nieuwe module BIS voor de bodemregistraties is inmiddels geïnstalleerd, maar de installatie van de nieuwe module Geoportaal loopt nog. Het Geoportaal maakt via webservices gebruik van referentiekaartlagen uit het geogegevensmagazijn. Op dit moment draaien we op een verouderde versie van MVV die niet meer door de helpdesk van de leverancier (Centric) wordt ondersteund.

Datum: 22-5-2013

Pagina 47 van 82

Versie: 1.2


Voor installatie van de nieuwere versie wachten we op dit moment even de ontwikkelingen met de ODR af. Toekomstige situatie: Met de komst van de ODR wordt het gebruik van MVV binnen de gemeente heroverwogen. De kop en de staart van het proces behandelen we de komende tijd nog binnen MVV. Daarnaast zijn er de procedures voor APV, OW en overige vergunningen en meldingen die hier in Maasdriel blijven. 7.1.11 Sociale zakensystemen / WMO Huidige situatie: We maken gebruik van GWS4all versie 16.2. Toekomstige gewenste situatie: In 2012 is de koppeling GWS met Verseon niet gerealiseerd. In 2013 moet organisatiebreed een uitspraak komen over de koppeling Verseon versus GWS en Verseon versus MVV. De regie ligt bij de projectleider digitaal werken. De wens is om te werken met een applicatieversie op een tablet en direct bij de klant de rapportage in grote lijnen op te stellen. 7.1.12 Bestemmingsplansysteem Huidige situatie: Maasdriel heeft in het verleden gekozen voor de applicatielijn van Dezta. Inmiddels is de backoffice software aangepast naar de standaarden 2012. Met deze software Plan Monitor en Dezta Plan kunnen we digitale bestemmingsplannen (kaart, tekst en relaties) maken, controleren, valideren, waarmerken, publiceren, beheren en kunnen we planprocedure-informatie bijhouden. Voor de brede interne ontsluiting van deze ROinformatie in onze GIS viewer (GeoWeb) functioneert een eigen midoffice component, die we ieder nacht geautomatiseerd actualiseren, maar die momenteel niet meer alle planinformatie kan tonen. Deze midoffice component is dus nog niet aangepast. In GeoWeb kunnen alle medewerkers zowel de niet-gepubliceerde (alleen in de planvoorraad opgenomen) plannen als de gepubliceerde bestemmingsplannen raadplegen, samen met overige ruimtelijke thema's als BAG, GBKN, kadastrale percelen, cyclorama's en luchtfoto's. Toekomstige situatie: Aanpassingen van de midofficecomponent adopteren in verband met de overgang van de standaarden 2008 naar 2012. Het gebruiksvriendelijker maken van de raadpleging door toepassen van een update van de viewer GeoWeb(4.1). 7.1.13 Salarisadministratie en P&O systeem Huidige situatie: We gebruiken Beaufort (van leverancier Raet) als salarisadministratie en P&O systeem. HumanetVerzuim gebruiken we voor ziekteverzuim, deze heeft geen koppeling met Beaufort. Toekomstige gewenste situatie: We gaan HumanetVerzuim inruilen voor de verzuimmodule van Raet, zodat we voor ziekteverzuim wel een koppeling hebben. Er is een offerte aangevraagd voor een aantal modules o.a. digitale selfservice (medewerker wijzigt zelf zijn/haar gegevens waarvoor hij/zij bevoegd is) en digitaal declaraties indienen. Zaltbommel heeft deze modules al. De salarisadministratie is samengevoegd met Zaltbommel.

Datum: 22-5-2013

Pagina 48 van 82

Versie: 1.2


7.1.14 Civision Onderwijs Huidige situatie: We maken gebruik van Civision Onderwijs versie 03.03.91. Er is nu ontevredenheid over de huidige functionaliteit. Toekomstige gewenste situatie: PinkRoccade is bezig met het ontwikkelen van een verbeterd systeem. Deze is in november 2012 beschikbaar gekomen. Onzeker is of het nieuwe systeem de ontevredenheid kan wegnemen. Momenteel wordt het nieuwe systeem afgewacht en kan niet aangegeven worden of scholing noodzakelijk is of dat de aanschaf van een ander systeem noodzakelijk zal blijken.

7.2

Informatie- en applicatie architectuur

Onder de term architectuur verstaan we in dit kader 2 zaken: 1. Een samenhangend visueel overzicht van de informatiestromen (opslag, bewerking en het uitwisselen van gegevens) en het applicatielandschap met bijbehorende koppelingen; 2. Een samenhangende set kaders en bindende afspraken (principes), gericht op het bevorderen van een doelmatig en doeltreffend proces van informatievoorziening. 7.2.1

Huidige informatie- en applicatiearchitectuur

Ad 1. Samenhang van de informatie- en applicatiearchitectuur De huidige informatie- en applicatiearchitectuur zijn in kaart gebracht op basis van een bestaande lijst met applicaties, interviews met verschillende medewerkers/applicatiebeheerders van alle afdelingen en op basis van een review met de interne klankbordgroep van de opdrachtnemer. Dit heeft geresulteerd tot een overzicht dat op A0 formaat is uitgeprint. Een indicatie van hoe een (deel van een) dergelijke plaat eruit ziet staat hieronder afgebeeld:

Afbeelding 3, Informatie- en architectuuroverzicht Maasdriel 2012

De bovenstaande plaat is een gecombineerde informatie- en applicatiearchitectuur plaat. Om de architectuur goed te kunnen lezen in dit document is er voor gekozen om de architectuur in hoofdlijnen aan te geven. De architectuur actualiseren we op dit moment en is op te vragen bij de informatiespecialist.

Datum: 22-5-2013

Pagina 49 van 82

Versie: 1.2


De hoofdlijnen van de huidige informatie- en applicatie architectuur ziet er als volgt uit:

Afbeelding 4, Hoofdlijnen informatie- en architectuuroverzicht Maasdriel 2012

In deze architectuur is nog geen zakenmagazijn ingetekend. De vraag is in hoeverre het huidige DMS ook functioneert als zakensysteem en daarmee ook impliciet een zakenmagazijn bevat. Onze stelling is op dit moment dat er nog geen daadwerkelijk zakenmagazijn is, omdat het zakenmagazijn pas waarde heeft als er sprake is van koppelingen met het gegevensmagazijn, de website (e-formulieren en PIP), het (nog niet aangeschafte) KCS en de backoffice systemen. Ad 2. Kaders en afspraken (principes) informatie- en applicatiearchitectuur De principes en afspraken kunnen ingedeeld worden in een aantal thema’s. De afspraken geven we hieronder per thema weer. Hierna volgt een verdere toelichting van deze afspraken per thema. Wil men een inventarisatie maken van hoe de huidige architectuur past in de gestelde richtlijnen van het informatiebeleid dan kunnen we de volgende conclusies trekken (huidige stand): ... zie volgende bladzijde ...

Datum: 22-5-2013

Pagina 50 van 82

Versie: 1.2


Richtlijnen en Principes Gegevens en basisregistraties

Huidige Stand

De BAG en het GBA zijn leidend voor de koppeling naar andere kernapplicaties voor wat betreft persoons-, gebouwen adresgegevens.

Bijna alle kernapplicaties zijn op de BAG en het GBA aangesloten via de gegevensmakelaar van PinkRoccade. Dit jaar nog koppelt de BSR aan de landelijke voorzieningen. De financiële applicatie gaan we pas koppelen zodra deze vervangen is. Alle medewerkers kunnen de gegevensmakelaar raadplegen voor personen en adressen indien ze hiervoor geautoriseerd zijn. De gebouwen zijn raadpleegbaar in GeoWeb. De burger krijgt zijn eigen gegevens vooringevuld op het eFormulier zodra hij/zij zich aanmeldt met DigiD.

Er wordt ook vanuit andere applicaties naast de kernapplicaties geen gebruik meer gemaakt van Excellijsten om adressen etc. bij te houden. Eenmalige inwinning van gegevens bij de burger

Documenten Documenten worden digitaal, éénmalig opgeslagen en gearchiveerd in zaken. Papierloos werken

We zijn volop bezig met het project Digitaal zaakgewijs werken. Voorwaarde hiervoor is natuurlijk de digitalisering van alle documenten. Er wordt op aangedrongen bij de medewerkers om zo min mogelijk te printen. Ook wordt er vanwege de hoge kosten ontmoedigd om in kleur te printen als dit niet nodig is. Er is nu een pilot bezig met papierloos vergaderen bij het MT, college en raad. Daarnaast wordt er gekeken naar de mogelijkheid om via de Bestuurlijke Behandel module van Verseon om aan te sluiten op het DMS en om het besluitvormingsproces te ondersteunen, inclusief digitale parafering.

Papierloos vergaderen

Koppelingen, aansluiting op voorzieningen en ketenpartners We sluiten aan op alle wettelijk verplichte landelijke voorzieningen

We zorgen voor de automatisering van de werkprocessen door zoveel mogelijk koppelingen tussen applicaties te realiseren

Deze koppelingen zijn alle gerealiseerd. Zo is er een aansluiting met de GBA-V, de landelijke voorziening van de GBA en houden we ons aan de terugmeldverplichtingen van incorrecte gegevens aan de landelijke voorzieningen en onze ketenpartners. Er zijn nog veel handmatige handelingen nodig voor het overzetten van gegevens (dit staat ook beschreven in A0 Informatie- en applicatiearchitectuurplaat). We zijn daarbij nog handmatige processen (rode stippellijnen). Deze proberen we de komende tijd zoveel mogelijk te automatiseren.

Alle communicatie tussen applicaties/software moet StUF compliant zijn Applicatie GIS gegevens uitwisselbaar met GIS/ESRI

Datum: 22-5-2013

Pagina 51 van 82

Versie: 1.2


Richtlijnen en Principes

Huidige Stand

Leverancierskeuze: Bij vervanging of aanschaf van applicaties hanteren we de volgende aanpak: o Selectie op basis van (beknopt) PvE; o Aansluiting / inpasbaarheid in ICTinfrastructuur en Informatie architectuur is een eis (no go criterium); o Beperken (of niet verder uitbreiden) van aantal leveranciers gaat voor allerbeste oplossing; o Samenwerking met Zaltbommel (of andere regionale samenwerking) wordt altijd meegewogen.

Klant-, Zaak- en Procesgericht werken We zorgen voor het samenkomen van al onze klantgegevens in gedigitaliseerde zakendossiers zodat de verschillende werkprocessen gebundeld worden en de medewerkers kunnen zien welke aanvragen een burger heeft lopen bij de gemeente. Het inrichten van een volledig Klant contactcentrum Werkprocessen efficiënter maken

We zijn bezig om zakgericht en digitaal te werken. Om dit goed te kunnen realiseren hebben we een compleet midoffice nodig (we missen nu nog de zaakcomponent). Verder is een koppeling van MVV met Verseon nodig om 1 dossier te krijgen. Hiervoor moeten we een KCS aanschaffen. Iteratief proces van het actueel houden van de werkprocessen.

Applicaties en functionaliteit We zorgen ervoor dat applicaties optimaal ingezet worden en de juiste managementinformatie genereren.

Dit is nu nog niet het geval, maar we zijn goed op weg. Applicatie- en gegevensbeheer willen we centraliseren. Het belang van adequaat applicatieen gegevensbeheer wordt onderkend maar de realisatie laat nog te wensen over. De management rapportages willen we verbeteren.

We zorgen dat we zo minimaal mogelijk aantal applicaties nodig hebben. Een nieuw aan te schaffen applicatie moet passen binnen de informatie- en applicatiearchitectuur van Maasdriel

Standaarden en uniformiteit We zorgen voor zoveel mogelijk uniformiteit en standaarden tussen de verschillende systemen volgens de wettelijke normen (GEMMA en KING)

We brengen het aantal applicaties zoveel mogelijk terug door te kijken hoe we zoveel mogelijk zaken kunnen integreren in bestaande applicaties. Voor de koppelingen maken we gebruik van de nu geldende standaarden (StUF).

De huidige ICT-infrastructuur (virtueel, thinclients) is de basis voor informatievoorziening;

Datum: 22-5-2013

Pagina 52 van 82

Versie: 1.2


7.2.2 Toekomstige informatie- en applicatiearchitectuur Op basis van de hierboven beschreven richtlijnen van de informatiestrategie en GEMMA, de beschreven te behalen strategische en operationele doelen van de organisatie, en het overzicht van de huidige informatie- en applicatiearchitectuur, kan men de toekomstige informatie- en applicatiearchitectuur afleiden.

Afbeelding 5, Toekomstige informatie- en architectuuroverzicht Maasdriel

Op basis van het hierboven genoemde voorstel t.a.v. de informatiearchitectuur moeten we de volgende stappen ondernemen om van de IST naar de SOLL te komen: Stap 1: Stap 2: Stap 3:

Definitieve keuze voor een zakenmagazijn Aanbesteding, aanschaf en implementatie Klant Contact Systeem in combinatie met het zakenmagazijn en de bijbehorende koppelingen Realiseren van geautomatiseerde koppelingen tussen de backoffice systemen en het DMS voor opslag van de documenten (dit gebeurt nu handmatig)

Er is een aantal issues die naar voren komen in de nieuwe architectuur: 1. De keuze van het KCS is nauw verbonden met de keuze van de invulling van de midoffice. Het KCS wordt namelijk in belangrijke mate gevoed door het zakenmagazijn. Zolang er nog geen keuze is gemaakt voor welk zakenmagazijn wordt gekozen, is een keuze voor het KCS nog prematuur. 2. De keuze t.a.v. de midoffice: het DMS Verseon of de gegevensmakelaar van PinkRoccade als centraal systeem van het midoffice.

Datum: 22-5-2013

Pagina 53 van 82

Versie: 1.2


Het voordeel om de midoffice te positioneren met het DMS als kernsysteem: a. De gemeente Maasdriel werkt al zaakgewijs met Verseon, b. De gemeente Zaltbommel werkt ook met Verseon, en dat is een voordeel als besloten wordt een gezamenlijk zakenmagazijn en KCS aan te schaffen Het voordeel om de midoffice te positioneren rond de gegevensmakelaar is: a. Het zakenmagazijn zal optimaal geïntegreerd zijn met het gegevensmagazijn b. De koppelingen met de backoffice zullen over het algemeen beter functioneren

3.

4.

5.

6.

Om tot een definitieve keuze te komen, moeten we (in samenwerking met Zaltbommel) onderzoeken welke oplossing uiteindelijk het beste past. Ook zou eventueel nog een ander alternatief op tafel kunnen komen. In ieder geval moeten we ook kijken naar de volgende aspecten: - Financiële gevolgen (licentiekosten en onderhoudskosten) - Gebruiksvriendelijkheid van het KlantContactSysteem - Bewijsbaar werkende koppelingen - Efficiënt te beheren door de gegevensbeheerder en de applicatiebeheerder Keuze over hoe we de dossiers van vergunningen digitaal archiveren. Indien we kiezen om deze ‘lokaal’ in Maasdriel in het systeem Verseon te archiveren, dan zal er een koppeling moeten komen om deze documenten te kunnen importeren vanuit de externe organisatie ODR. Ook hierbij is samenwerking met Zaltbommel gewenst. Keuze over hoe we de dossiers van sociale zaken digitaal archiveren. Indien we kiezen om deze ‘lokaal’ in Maasdriel in het systeem Verseon te archiveren, dan zal er een koppeling moeten komen om deze documenten te kunnen importeren vanuit de externe organisatie SDB`(Sociale Dienst Bommelerwaard). Ook hierbij is samenwerking met Zaltbommel gewenst. Toegankelijkheid van zaakgegevens m.b.t. de omgevingsvergunning, sociale zaken en belastingen in het KCC van Maasdriel en in het PIP. Indien het KCC en het PIP hierover dienen of kunnen beschikken dan zullen de gegevens vanuit de ODR, de SDB of de BSR overgezet moeten worden naar het toekomstige zakenmagazijn van de gemeente Maasdriel. Ook hierbij is samenwerking met Zaltbommel gewenst. Hoe om te gaan met de toekomstige WOZ-BAG koppeling? Momenteel vindt de basisregistratie WOZ plaats in de BSR. Hiervoor moeten specifieke afspraken gemaakt worden tussen de gemeente Maasdriel en BSR. Ook hierbij is samenwerking met Zaltbommel gewenst.

Datum: 22-5-2013

Pagina 54 van 82

Versie: 1.2


8.

Projectaanpak en programmaorganisatie

Een programma is het unieke en tijdelijk geheel van projecten dat we beheerst en in onderlinge samenhang moeten uitvoeren. Deze inspanningen zijn gericht op het nastreven van één of meer complexe (strategische) doelen. Het gaat er daarbij om dat de risico’s in de hand zijn te houden.

8.1

Inleiding

Om concreet te maken wat we de komende jaren gaan doen, is gekeken naar alle bovenstaande invloeden (missie en doelen van de gemeente en de landelijke ontwikkelingen/verplichtingen, etc.) en de daaruit voortkomende activiteiten. Deze zijn verzameld, geanalyseerd en omgevormd tot projecten die we gaan uitvoeren. In dit hoofdstuk gaan we nader in op de verschillende projecten, waarbij we kijken naar inhoud, wijze van aanpak, benodigde capaciteit in uren en geld en planning.

8.2

Fasering, activiteiten en planning

Er is gekozen om de aanpak in doelstellingen in te delen. Deze doelstellingen zijn zo gekozen dat ieder thema ondersteund is aan de volgende thema. Op deze manier groeit de organisatie in volwassenheid voor wat betreft de informatievoorziening: Doelstelling 1. Basis op orde: De informatisering zal zorgen voor continuïteit in de bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur door diverse projecten en waarbij we voldoen aan weten regelgeving; Doelstelling 2. Efficiëntere processen: De informatisering zal ervoor zorgen dat de gemeente efficiënter werkt, o.a. door papierloos vergaderen en beter gebruik van managementinformatie, applicatiesanering en betere organisatie van ICT beheer; Doelstelling 3. Betere kwaliteit processen: De informatisering zal ervoor zorgen dat de gemeente meer kwaliteit gaat bieden met name aan burgers, o.a. door het gebruik van een klantcontactsysteem. De projecten uit dit IBP delen we naar bovenstaande doelstellingen in. Hierbinnen hanteren we een onderverdeling in thema's. We onderscheiden de volgende thema's: - Dienstverlening - Bedrijfsvoering - ICT-infra Zie Hoofdstuk 9 voor het overzicht van projecten en welke we indelen bij deze doelstelling/thema combinatie. Bij diverse projecten wordt gekeken naar samenwerking met een of meer andere gemeenten. Wij hebben inmiddels hetzelfde financiële systeem als Zaltbommel. Ook op het

Datum: 22-5-2013

Pagina 55 van 82

Versie: 1.2


gebied van dienstverlening is nauw contact met Zaltbommel. Bij deze aanpak zijn ook een paar niet ‘reguliere’ activiteiten meegenomen, bijvoorbeeld de vervanging van hardware. In de hierna volgende paragrafen lichten we de verschillende fasen nog nader toe. 8.2.1 Doelstelling 1: Basis op orde Om te zorgen dat zowel de continuïteit van de bedrijfsvoering, de dienstverlening en de ICT infrastructuur qua informatisering gewaarborgd kan worden, dient daarmee de basis van de informatisering stevig gefundeerd te zijn en te blijven. Er zijn inmiddels veel projecten afgerond zodat de informatievoorziening, met name de ICT infrastructuur en de basis software stevig staat. Toch is er nog een aantal zaken die speciale aandacht behoeven: 1. Verdere implementatie van Digitaal Zaakgewijs Werken. Vervolg op het project Digitaal Zaakgewijs Werken met als doelstelling dat alle afdelingen en teams inclusief de Griffie, het Bestuur en de Raad gebruik gaan maken van het DMS Verseon voor creatie grotendeels op basis van templates), beheer, opslag en archivering van documenten. 2. Verbeteren van de ICT beheer organisatie: de basis van de ondersteunde ICT activiteiten is aan de krappe kant. Dit leidt er o.a. toe dat: - De servicedesk (systeembeheer) niet alle meldingen snel en adequaat kan verwerken, waardoor tijd en geld verloren gaat in het goed werkend krijgen van vastgelopen applicaties - Applicatiebeheer in de meeste gevallen erbij wordt gedaan, zodat er weinig tot geen tijd is om deze op een goede manier in te richten en goed te testen bij een nieuwe update. Dit leidt tot kwaliteitsverlies in het gebruik van de applicaties - Gegevensbeheer: hiervoor is momenteel niet een specifieke taak of rol benoemd. Door de in gebruik name van o.a. Civision Gegevensmakelaar en de toename van het aantal basisregistraties (WKPB, BAG, BGT, WOZ etc.) is het voor de gegevenskwaliteit van de systemen nodig (die steeds meer onderling hun gegevens wisselen) om hiervoor een specifieke taak aan te wijzen.

Datum: 22-5-2013

Pagina 56 van 82

Versie: 1.2


8.2.2

Doelstelling 2: Efficiëntere bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur Ook vanuit het informatiebeleid wordt gekeken hoe de organisatie op diverse terreinen efficiënter kan functioneren. Deze efficiency kan bereikt worden op het gebied van bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur en beheer. 1. Efficiëntere bedrijfsvoering door betere managementinformatie Managementinformatie speelt een steeds belangrijkere rol in de besluitvorming van organisaties, dus ook in de gemeente Maasdriel. De belangrijkste uitdaging daarbij is om de informatie zodanig te verzamelen en te comprimeren dat er zinvolle informatie ontstaat, dat toch compact is. Hiervoor zal er meer geïnvesteerd moeten worden in de keuze van de soort informatie, en in het zoveel mogelijk automatiseren om deze informatie te verzamelen. Uiteindelijk leidt goede managementinformatie tot betere en nauwkeurigere beslissingen, met name op het gebied van de bedrijfsvoering. Op deze manier kunnen we processen verder optimaliseren en kosten besparen. 2. Efficiëntere dienstverlening door applicatiesanering Momenteel maakt de gemeente Maasdriel gebruik van het workflowsysteem Captaris (OpenText). Dit wordt op dit moment ingezet voor het afhandelen van meldingen (module bel- en herstel). Hoewel Captaris een goed functionerend en uitgebreid systeem is, zit er veel overlap in de mogelijkheden van het DMS Verseon. Aangezien Verseon veel centraler zal worden ingezet, is het daarom een logische stap deze ook in te zetten voor het afhandelen van meldingen. Wel kan het zijn dat er wat ingeleverd moet worden op functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid. Daar staat tegenover dat de kosten minder zijn, en dat de medewerkers gewend zijn aan het gebruik van Verseon. Het plannen van vergaderruimtes en andere sources kan ook in Outlook, we moeten onderzoeken of G-Plan hierdoor kan komen te vervallen. 3. Efficiëntere organisatie door verbetering van het ICT beheer Hoe beter de informatisering en de daarbij horende dienstverlening (servicedesk, applicatiebeheer etc.) op orde is, des te sneller en pro-actiever kan de organisatie reageren op interne vragen. De informatisering op orde betekent dat de informatievoorziening zodanig is gestructureerd dat voldaan kan worden aan de minimale voorwaarden om (nog) meer digitaal te gaan werken. De kwaliteit van de ICT beheer is daarmee een belangrijke randvoorwaarde om efficiënt en effectief de informatievoorziening te regelen en daarmee ook efficiënt functionerende organisatie.

Datum: 22-5-2013

Pagina 57 van 82

Versie: 1.2


8.2.3

Doelstelling 3: Betere kwaliteit

1. Betere kwaliteit in bedrijfsvoering: Het Nieuwe Werken De invoering van het Nieuwe Werken zal betekenen vanuit I&A dat er meer tijds- en plaatsonafhankelijk gewerkt kan worden. Maar ook zal er gekeken worden naar informatiesystemen die ondersteunend zijn bij samenwerking op afstand. De belangrijkste zaken die gerealiseerd moeten worden zijn: -

Beveiliging van de verbindingen: hiervoor zal het informatiebeveiligingsplan moeten worden aangepast Een app gekoppeld aan het DMS om de documenten op een gebruiksvriendelijke manier te kunnen raadplegen op een mobile device, zoals de iPad Beleid vaststellen hoe om te gaan met ondersteuning bij werkplekken thuis. Zowel op financieel gebied, als op arbo regelgeving aspecten, als op juridische aspecten zoals licenties en beveiliging. Ook speelt de vraag in hoeverre men vanuit huis ondersteuning kan krijgen van de helpdesk.

De gemeente heeft dus wel de beschikking over een aantal randvoorwaarden en zal op een aantal aspecten nog verder moeten investeren voor een optimale benutting van deze technische mogelijkheden. 2. Betere kwaliteit in dienstverlening: Klantcontactsysteem en zakenmagazijn De gemeente volgt het concept Antwoord© als het gaat om de inrichting van de klantcontactmomenten. De gemeente heeft als streven om in 2015 fase 4 te bereiken. Momenteel bevindt Maasdriel zich in fase 3. De belangrijkste zaken die we moeten realiseren zijn: -

-

Implementatie van een Klant Contact Systeem (KCS): Hiermee beschikt het KCC (zowel de balie als de telefonie) over een centraal systeem waarin de belangrijkste gegevens van de klant c.q. burger in opgenomen staat. De gegevens zijn afkomstig uit de backoffice systemen, dan wel van de e-formulieren, die via het zaken- en gegevensmagazijn gekoppeld zijn met het KCS. In het KCS kunnen ook gegevens worden toegevoegd en worden gemuteerd, en deze worden weer gekoppeld met de backoffice systemen of het PIP Implementatie van het zakenmagazijn: Dit vormt een belangrijk onderdeel van het midoffice, en is bedoeld als centrale plek waar de belangrijkste zaakgegevens van de klant staat opgeslagen en die 24/7 beschikbaar is voor het KCS, het PIP (Mijn overheid) en de backoffice systemen. Het zakenmagazijn is direct gekoppeld met zowel het gegevensmagazijn (waarin de basisgegevens van de klant is opgenomen) als het documentmanagementsysteem (waarin beschikkingen, aanvraagformulieren, correspondentie met de klant is opgenomen)

3. Betere kwaliteit in ICT infrastructuur Hoewel de ICT infrastructuur al stevig verankerd is zijn er nog kwaliteitsverbeteringen mogelijk. De belangrijkste is dat er ook portable thin-clients beschikbaar komen. Dit zijn laptops die zodanig geconfigureerd zijn dat ze functioneren als ware het thin-clients, zodat we ze centraal kunnen beheren. Dit scheelt weer in de beheerlasten.

Datum: 22-5-2013

Pagina 58 van 82

Versie: 1.2


8.3

Kritische succesfactoren

Welke zaken zijn van belang voor het succesvol afronden van de projecten? •

•

•

•

•

•

• •

•

Realistische planning Steeds moeten we afwegen wat het ambitieniveau is en wat de organisatie aan kan. Waar de organisatie geen capaciteit heeft, zullen tijdelijk externen ingezet moeten worden met dien verstande dat deze hun kennis moeten overdragen aan de medewerkers, die dit uiteindelijk gaan uitvoeren. Continuïteit De projecten moeten niet na een enthousiast begin verzanden. Het programmateam zal zich inspannen om te stimuleren en de voortgang te bewaken. Communicatie is van belang evenals het formuleren van heldere doelen. Afdelingoverstijgende benadering De nieuwe werkprocessen vereisen dat we afdelingsoverstijgend gaan denken. Dit dient in de projectorganisatie te worden verankerd in multidisciplinaire projectgroepen en hun werkgroepen. Communicatie onderling In projectgroepen wordt de communicatie over het eigen proces en de vorderingen gemakkelijk uitgesteld of vergeten. Het programmateam voorkomt deze situatie door een communicatieplan op te stellen en uit te voeren. Centrale aansturing projecten Vaak worden ICT-projecten opgestart die vanuit individueel of afdelingsbelang heel zinvol zijn, maar uit strategisch oogpunt wellicht minder prioriteit verdienen. Naast het investeren in de juiste projecten, is ook de onderlinge afstemming tussen projecten van groot belang. Technische ondersteuning Bij elk project moet voldoende technische ondersteuning gegeven kunnen worden vanuit ICT. Een probleemloze integratie tussen de diverse systemen onderling is noodzakelijk. ICT moet bij de start van een project steeds betrokken worden. Juiste competenties in het project De projectleden moeten geselecteerd worden op grond van de benodigde competenties. Er zijn bv. naast planners ook doeners en denkers nodig. Discipline Discipline van medewerkers om te werken met de beschikbare softwarepakketten, op een juiste manier te vullen en bij te houden is essentieel voor het slagen van een project. Afspraak is afspraak. Beheer en onderhoud Na oplevering van het project moet er een zorgvuldige overdracht plaatsvinden naar de beheerssituatie. De Plan, Do, Act en Check cirkel dient volledig doorlopen te worden. De resultaten moeten zichtbaar gemaakt worden en in standgehouden. Instrumenten hiervoor zijn kwaliteitszorg, nulmetingen en onderzoeken naar klanttevredenheid.

Datum: 22-5-2013

Pagina 59 van 82

Versie: 1.2


8.4

Risico’s

Belangrijkste risico’s bij het uitvoeren van de projecten zijn: •

•

•

•

Onvoldoende financiële en personele middelen beschikbaar Bij het voordragen van nieuwe projecten aan het MT zal het programmateam de haalbaarheid hiervan mede beoordelen aan de hand van de benodigde inzet van middelen. Onvoldoende capaciteit Het is erg moeilijk om op voorhand in te schatten hoeveel interne capaciteit benodigd is voor het uitvoeren van een project. Dit aspect zal veel aandacht moeten krijgen bij het opstellen van plannen van aanpak. Om dit risico te beperken wordt extra budget opgevoerd voor de inhuur van personeel en is externe inhuur opgenomen bij de uitvoering van de projecten en acties. Onvoldoende deskundigheid in huis Door te investeren in opleiding kan dit voorkomen worden. Tevens door het leren op de werkplek (learning on the job) te bevorderen onder begeleiding van externen, waardoor kennis niet uit de organisatie verdwijnt. Verder kan samenwerking gezocht worden met gemeenten in de regio. Hierbij spelen ook de benodigde competenties van medewerkers een rol. Door middel van o.a. persoonlijke ontwikkelingsplannen kan hierop gestuurd worden. Hier ligt een taak van het MT. Beheer en onderhoud Dit is een risico dat in grote mate aanwezig is bij de gemeente Zaltbommel en ook bij andere gemeentes, maar van groot belang is voor het succesvol verlopen van projecten. Het MT moet bij elk nieuw project de vraag stellen hoe het onderhoud en beheer geregeld is. Het programmateam speelt hier een adviserende rol.

Datum: 22-5-2013

Pagina 60 van 82

Versie: 1.2


8.5

Projectbesturingsmodel Handboek Projectmatig Werken

In het handboek projectmatig werken zoals dat in Maasdriel in december 2012 is vastgesteld staan de richtlijnen hoe we projecten kunnen uitvoeren. In het handboek maakt men onderscheid tussen verschillende typen projecten. Hoe een project te besturen, wat de resultaten en/of eindproducten zijn. Wat de rollen en de verantwoordelijkheden zijn. Daarnaast is er een aantal formats gedefinieerd die gebruikt gaan worden in de projecten. Voor meer informatie zie Handboek projectmatig werken.

Datum: 22-5-2013

Pagina 61 van 82

Versie: 1.2


9.

Projecten

In dit hoofdstuk staan alle projecten die vallen onder dit IBP 2013 - 2016. De indeling van de projecten is per IBP doelstelling en thema (zie Hoofdstuk 1 Managementsamenvatting). Het overzicht staat op de volgende bladzijde.

Datum: 22-5-2013

Pagina 62 van 82

Versie: 1.2


ICT-infra

Bedrijfsvoering

Dienst Verlening

Doelstelling/ Thema

Basis op orde IBP031 BRP (mGBA) IBP039 Implementatie Webrichtlijnen overheid IBP041 Aansluiten op MijnOverheid IBP043 Antwoord © voor bedrijven

Efficientere processen IBP068 Verbreden gebruik geo-informatie via internet IBP073 eFormulieren automatisch in GBA registreren

Betere kwaliteit processen IBP015 Invoering KCS (KCC Portaal)

IBP001b DZGW - verdere invoering - fase 2 IBP012a Migratie van RAET Beaufort naar RAET Beaufort Online IBP016 Uitfaseren Captaris Bel-en Herstel (verminderen aantal applicaties) IBP027 Processen op orde IBP032a Koppeling basisregistraties BRO IBP032b Koppeling basisregistraties BRK IBP032c Koppeling basisregistraties BRT IBP033 eHerkenning bedrijven IBP034 Invoeren Digikoppeling (Digimelding, Digilevering) IBP035b Invoering BGT IBP036 Koppeling BAG – WOZ IBP037 Koppeling Nieuw HandelsRegister (NHR) IBP051 Jaarlijkse actualisatie IBP IBP062a Binnengemeentelijk gebruik basisregistraties (BGB) - deel BAG/CMG IBP062b2 Binnengemeentelijk gebruik basisregistraties (BGB) - deel overig 2 IBP063 Uitvoeren risico-analyse informatiebeveiliging IBP072 DigiD audit website IBP076 Uitfaseren G-Plan (verminderen aantal applicaties) IBP094b Softwarelicenties up-to-date – implementeren IBP019 Vervanging hardware IBP020 Invoeren Mobile Device Management IBP026b Vervanging emailserver (Exchange) IBP064 Upgrade Office 2003 naar Office 2010 IBP067 Vervanging AS400 (GBA) IBP077 Geautomatiseerd monitoren servers IBP080 Vervanging rapportagetool Impromptu door Cognos IBP082 Archiveren eMailboxen IBP090 Vervanging betaalautomaten (PIN) IBP095 Vervangen deel ICT-infra (Oracle databaseservers) gezamenlijk met Zaltbommel en de SDB

IBP021 Invoeren digitale / elektronische handtekening IBP003b DZGW - extra module Verseon Bestuurlijke Besluitvorming (BBv) IBP005 Papierloos vergaderen – College IBP006 Papierloos vergaderen - MT – vervolg IBP009 Implementatie RAET HR Self Service IBP017 Centraal scannen inkomende post IBP029 Implementatie Midoffice / zakenmagazijn IBP085 Meer GIS in de werkprocessen IBP087 Inrichten koppelvlakken geogegevensmagazijn IBP012b Toevoegen rapportagetool bij RAET Onlinemodulen IBP092b Ontwerpen één informatiearchitectuur ZaMa

IBP049 Monitoren gegevenskwaliteit (inclusief iSpiegel) IBP052 Verbeteren beheerfase BAG (en 1e BAG audit) IBP071 Testomgevingen completeren

IBP093b Ontwerpen éen ICT-infrastructuur ZaMa

IBP047 ICT-uitwijk opzetten met buurgemeenten

Datum: 22-5-2013

Pagina 63 van 82

Versie: 1.2


10.

Financiën

Zie raadsvoorstel.

Datum: 22-5-2013

Pagina 64 van 82

Versie: 1.2


11.

Begrippenlijst

Begrip 14+netnummer

Omschrijving Een algemeen telefoonnummer voor gemeenten. Het begint met 14 gevolgd door het netnummer van een gemeente.

Antwoord voor bedrijven

Antwoord voor bedrijven is het startpunt van de overheid voor ondernemers. Op de website www.antwoordvoorbedrijven.nl zien ondernemers in één oogopslag met welke wetten, regels, vergunningen en belastingen ze te maken krijgen.

Antwoord©

Antwoord© levert kennis, bouwstenen, systemen en ondersteuning waarmee overheden hun dienstverlening verbeteren. Antwoord© bevat de bouwstenen 14+netnummer en de antwoordcontentcollectie.

Antwoordcontentcollectie

De antwoordcontentcollectie bevat landelijke overheidsinformatie in de vorm van vragen met antwoorden. Deze informatie is generiek en daarom bruikbaar voor alle gemeenten.

Backoffice

Deel van de organisatie dat specifiek is ingericht op de verwerking van de administratieve klantprocessen en waarbij geen direct klantcontact plaatsvindt (het tegenovergestelde van de Frontoffice)

BAG

De Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) is de registratie met gegevens over alle gebouwen en adressen in Nederland. Gemeenten houden de BAG bij.

Basisregistraties

Basisregistraties bevatten veel gebruikte basisgegevens zoals adressen, persoonsgegevens, bedrijfsnamen en geo-informatie. De gegevens worden door de bronhouders bijgehouden en door alle andere overheden gebruikt als dat nodig is. Er zijn dertien basisregistraties die samen het stelsel van basisregistraties vormen.

BGT

De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) gaat alle objecten als huizen, wegen en dijken, die in het terrein aanwezig zijn, vastleggen.

BPM

Business Proces Management, het integraal managen van de processen van de organisatie. Zie WFM.

BRO

De Basisregistratie Ondergrond (BRO) gaat gegevens bevatten over de bodem en ondergrond, zoals bodemkundige en geologische opbouw van de ondergrond.

BRP

Basisregistratie Personen bevat persoonsgegevens. Het is de opvolger van de GBA. In de BRP zullen ook niet-ingezetenen worden opgenomen.

BSR

Belasting Samenwerking Rivierenland, organisatie die onze WOZ uitvoert.

Datum: 22-5-2013

Pagina 65 van 82

Versie: 1.2


Begrip BYOD

Omschrijving Bring Your Own Device

CBS

Centraal Bureau voor de Statistiek

CMG

Civision Gegevens Makelaar, dit is een applicatie van PinkRoccade, een distributiesysteem van de basisregistraties is. De gegevens uit de basisregistraties voeden de gegevensmakelaar en alle andere applicaties moeten deze gegevens weer afnemen van de gegevensmakelaar. Hier geldt het principe eenmalige registratie, meervoudig gebruik.

CYOD

Choose your own device

Digikoppeling

Digikoppeling is de ‘postbode’ voor de overheid. Digikoppeling bestaat uit een set standaarden voor elektronisch berichtenverkeer tussen overheidsorganisaties. Deze standaard wordt ook gebruikt voor de uitwisseling van gegevens tussen basisregistraties. De standaarden zijn goedgekeurd door het College Standaardisatie.

Digilevering

Digilevering levert gegevens over ‘gebeurtenissen’ die door de aangesloten basisregistraties worden geleverd aan overheidsinstellingen die hierin zijn geïnteresseerd. Gebeurtenissen zijn bijvoorbeeld de geboorte van een persoon, het starten van een onderneming of het vaststellen van een inkomen. Digilevering zorgt ervoor dat de uitwisseling van gegevens uniform en efficiënt plaatsvindt.

Digimelding

Digimelding is één centraal punt voor het melden van onjuistheden aan basisregistraties. Met Digimelding kunnen overheidsorganisaties fouten in de basisregistraties melden. De fout wordt vervolgens in één keer in alle basisregistraties verbeterd.

DSP

Document Structuur Plan. Het Model-DSP bevat ruim 600 overzichtelijk geordende gemeentelijke werkprocessen en geeft structuur aan het archief. Aan de werkprocessen zijn gegevens gekoppeld zoals de BAC, Thesaurus- en VIND-catalogustermen, de wettelijke grondslag, bewaartermijnen en standaarddocumenten. Bij de werkprocessen horen processchema´s. Deze maken inzichtelijk hoe de processen worden uitgevoerd.

eHerkenning

eHerkenning is een dienst die de digitale herkenning van zakelijke afnemers van overheidsdiensten eenvoudig regelt.

Frontoffice

Plek waar de klant contact maakt met de organisatie. Dit kan via de balie zijn maar ook per telefoon, e-mail, post of via de website (het tegenovergestelde van de Backoffice).

GBA

Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA) bevat persoonsgegevens van iedereen die in Nederland woont of gewoond heeft. De GBA wordt opgevolgd door de BPR.

GBKN

Grootschalige Basis Kaart Nederland.

Datum: 22-5-2013

Pagina 66 van 82

Versie: 1.2


Begrip Gegevensmagazijn

Omschrijving Het gegevensmagazijn is een functionele component binnen de midoffice, net als het zakenmagazijn, het is een data distributiesysteem. Het zorgt ervoor dat alle relevante gegevens uit de administratieve informatiesystemen in de backoffice 24 uur per dag beschikbaar zijn voor de dienstverlening aan burgers, bedrijven en ketenpartners.

Gemeenschappelijke voorziening

Gemeenschappelijke voorzieningen maken de gegevensuitwisseling tussen de basisregistraties mogelijk en zorgen voor het waarborgen van de juistheid van gegevens. De gemeenschappelijke voorzieningen zijn Digimelding, Digikoppeling en Digilevering.

GEMMA

GEMeentelijk Model Architectuur is een uitwerking van NORA (zie NORA) en vormt de basis voor de architectuur van een gemeente en is richtinggevend bij het realiseren van de elektronische overheid.

GEMMA informatie architectuur

De GEMMA informatiearchitectuur gaat over informatiefuncties, gegevens, applicaties en landelijke voorzieningen die we kunnen inzetten bij de dienstverlening aan klanten: burgers, bedrijven en instellingen. Informatiearchitectuur gaat ook over het verzamelen en beheren van de gegevens die voor deze dienstverlening nodig zijn, zoals landelijke en lokale basis- en zaakgegevens. (Zie GEMMA)

Geo gegevensmagazijn

Het geogegevensmagazijn is ons gegevensmagazijn in combinatie met alle geo gegevens. Zie Gegevensmagazijn.

HNW

Het Nieuwe Werken

IBP

Informatie Beleids Plan

i-NUP

24 voorzieningen vormen gezamenlijk de basisinfrastructuur voor de eoverheid. De komende jaren staan in het teken van het gebruik van deze basisinfrastructuur. De overheidsbrede implementatie-agenda dienstverlening e-overheid, kortweg i-NUP, beschrijft de ambities voor de komende vier jaar, met vier hoofdlijnen

Kanaal

Het communicatiemiddel tussen gemeente en klant, denk aan balie, post, website, e-formulieren, berichtenboxen en spraaktelefonie.

KCC

Klant Contact Centrum

KCS Landelijke Voorzieningen

Klant Contact Systeem Een complete registratie van alle bronhouders samen waar we als individuele bronhouder gegevens naar distribueren en afnemen.

Midoffice

De midoffice koppelt klantcontacten op slimme wijze met de verschillende gemeentelijke organisatieonderdelen.

MijnOverheid

MijnOverheid is een persoonlijke website voor overheidszaken. Burgers kunnen hier zien hoe ze zijn geregistreerd bij de overheid, berichten van de overheid ontvangen en overzicht houden over hun zaken met de overheid.

Datum: 22-5-2013

Pagina 67 van 82

Versie: 1.2


Begrip NHR

Omschrijving Het Nieuwe Handelsregister (NHR) is de basisregistratie van ondernemingen en rechtspersonen. Ook alle andere organisaties die deelnemen aan het economisch verkeer staan in dit register.

NOiV

Nederland Open in Verbinding. Dit is een actieplan voor het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software bij de (semi) publieke sector. (zie https://www.ictu.nl/archief/noiv.nl/index.html)

NORA

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur bevat principes, beschrijvingen, modellen en standaarden voor het ontwerp en de inrichting van de elektronische overheid. Het is een instrument dat door overheidsorganisaties kan worden benut in de verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven.

ODR

Omgevings Dienst Rivierenland, de naam van de lokale RUD (Regionale Uitvoerings Dienst) waar Maasdriel onder valt.

PDC

Producten en Diensten Catalogus die op onze website staat. Voor deze kennisbank nemen we deel aan een regionaal samenwerkingsverband.

RNI

De Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) legt basisgegevens van nietingezetenen vast. Niet-ingezetenen zijn mensen die niet in Nederland wonen, maar wel een relatie met de Nederlandse overheid hebben. De RNI wordt ondergebracht in de BRP.

Stelselcatalogus

De stelselcatalogus is een online catalogus die de structuur van het stelsel van basisregistraties beschrijft. Ook de definities van soorten objecten, gegevens en berichten zijn hierin opgenomen. Deze informatie ondersteunt overheidsinstellingen bij het inpassen van gegevens van basisregistraties in hun eigen werkprocessen.

Webrichtlijnen

De webrichtlijnen bestaan uit een set van eisen waar alle overheidswebsites aan moeten voldoen. Ze zorgen voor kwalitatief goede websites die toegankelijk zijn voor iedereen, waaronder mensen met een functiebeperking, gebruikers van mobiele telefoons, en voor alle mogelijke browsers.

WFM

WorkFlow Management, geautomatiseerde aansturing van administratieve processen. Zie BPM.

Zaakgericht werken

Zaakgericht en procesgericht werken is een concept dat in gemeenteland cruciaal is voor het verbeteren van de gemeentelijke dienstverlening en/of bedrijfsvoering. Zaakgericht en procesgericht werken is voor gemeenten een goede manier om: • de burger juist te informeren over de voortgang van de desbetreffende aanvragen; • de afhandeling te monitoren en te bewaken; • de werkprocessen voor de afhandeling te verbeteren; managementinformatie te verkrijgen over behaalde effecten.

Datum: 22-5-2013

Pagina 68 van 82

Versie: 1.2


BIJLAGE I

Richtlijnen informatiebeleid en ICT

Bij het opstellen van het informatiebeleidsplan 2012 - 2014 zijn de volgende richtlijnen voor informatiebeleid en ICT geformuleerd. Algemene richtlijn Zowel de I&A coördinator, informatiespecialist en systeembeheer dienen intensief te worden betrokken bij de projecten, zodat we goed kunnen beoordelen of de soft- en hardware past binnen de informatiearchitectuur en de technische infrastructuur.

Richtlijnen informatiebeleid Informatiebeleid is een afgeleide van de gemeentelijke bedrijfsvoering • Informatiebeleid dient de communicatie tussen burgers, bestuur en ambtelijke organisatie te ondersteunen. • De vragen van de klant/burger zijn uitgangspunt bij zowel het aanbrengen van structuur in de gegevens als afstemmen/beschrijven/verbeteren van de werkprocessen. • Het ambitieniveau: de gemeente is trendvolgend en niet trendzettend. • Aandachtsgebieden van het Informatiebeleid zijn: - Dienstverlening aan de burger: Internet, Intranet, RIS, en GIS. - Wettelijk: Alle projecten, die wettelijk uitgevoerd dienen te worden. (bv. BGT) - Intern: Beheer op orde, werkprocessen, beheer van software, gegevens en documenten. • Maasdriel zal de komende vier jaren de gemeentelijke website en het intranet verder doorontwikkelen. • Bij beoordeling en selectie van pakketten zal een Programma van Eisen (PvE) als leidraad dienen. In het PVE dienen minimaal het beleid, de te vervaardigen producten, werkprocessen en documenten te worden benoemd. • De gemeente dient over een actueel en gemeentebreed IT handboek en beveiligingsplan te beschikken. Dit IT handboek is er en houden we actueel. Financiën informatiebeleid • Financiële aspecten van informatiebeleid (investeringen, afschrijvingen en kostenplaatsen) dienen te passen in het bestaande financieel beleid van de gemeente.

Datum: 22-5-2013

Pagina 69 van 82

Versie: 1.2


Informatie architectuur • De informatie architectuur dient conform te zijn aan de architectuur, zoals deze ontwikkeld is door de EGEM, namelijk het GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA). • Koppelingen zijn gebaseerd op de dan geldende StUF standaarden. • Als standaard voor het beheer van het netwerk zal gewerkt gaan worden met 1 platform, te weten Windows Server. Voor het beheer van de databases wordt als standaard Oracle gebruikt. Voor de desktop en laptop wordt het besturingssysteem Windows XP gebruikt en voor de kantoorapplicaties van Microsoft. • De gebruikte standaards dienen marktconform te zijn. • Het beleid gaat uit van standaardpakketten, die in de praktijk getoetst zijn en doelmatig en gebruikersvriendelijk zijn in gebruik. • Het zelf vervaardigen van aanvullende programmatuur op standaardpakketten is niet toegestaan. • Nieuwe technologie, die op de markt beschikbaar is of komt, dient eerst op gebruikswaarde te worden getoetst vóórdat wordt overgegaan tot implementatie. Open Source Software • We staan open voor het gebruik van open source software, mits de nadelen ervan voldoende zijn ondervangen. De bedrijfsvoering mag niet in gevaar komen en er dient vooraf een risicoanalyse plaats te vinden. Open Standaarden • ICT maakt al heel lang gebruik van open standaarden (TCP/IP, HTML en XML) en juicht de ontwikkeling ervan toe. Voor de kantoorautomatisering e.d. wordt nog steeds de keuze gemaakt voor de Windows applicaties, omdat deze marktconform zijn en de uitwisseling met andere partijen vergemakkelijken. Basisregistraties • De gemeente is tot nu toe verantwoordelijk voor de invoeringen en het beheer van 3 basisregistraties: Personen (GBA), Adressen, Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). • Parallel aan de ontwikkeling van basisregistraties dient specifiek aandacht besteed te worden aan het taakgebied gegevensbeheer. • Vooruitlopend daarop dient voor het waarborgen van de kwaliteit de verantwoordelijkheid voor het beheer van gegevens dáár te liggen, waar vanuit de uit te voeren gemeentelijke taken sprake is van het grootste belang of daar waar vanuit een wettelijke regeling deze verplichting aanwezig is. • Definiëring, planning, ontwikkeling, organisatie en beheer van de basisregistraties worden gecoördineerd door het MT. Daarin adviseert het IM en ICT team. • Elke registratie met persoonsgegevens dient te voldoen aan de normen, die de wet bescherming persoonsgegevens (WBP) stelt. Toezicht op de naleving van de normen waaraan elke registratie moet voldoen valt onder de verantwoordelijkheid van het MT. • Er zal extra aandacht worden besteed aan digitale duurzaamheid en de wetgeving, die daarop van toepassing is.

Datum: 22-5-2013

Pagina 70 van 82

Versie: 1.2


Organisatie en inrichting van de I&A functies • • •

• • • • •

• •

De volgende ICT-taakgebieden zijn van toepassing: Informatiebeleid, ICT-beheer (netwerk-/systeembeheer), servicedesk en applicatieen gegevensbeheer. Het taakgebied gegevensbeheer dient parallel te lopen aan de ontwikkeling van basisregistraties. Vooruitlopend daarop dient gegevensbeheer voorlopig bij applicatiebeheer ondergebracht dient te worden. Beleid & strategie, planning & control wat betreft ICT en toetsing van afdelingsinitiatieven aan het gemeentelijke ICT-beleid vallen onder de verantwoordelijkheid van het MT en worden uitgevoerd door afdelingshoofd bedrijfsvoering. De portefeuillehouder Personeel, organisatie en informatievoorziening draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid. Het MT adviseert het college over de omvang, verdeling en prioriteitstelling van het ICT-budget. Het technisch beheer valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling bedrijfsvoering en omvat het ICT-beheer en de helpdesk. Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ICT-budget (budgetbeheerder) en de organisatie ontwikkelaar Informatievoorziening is budgethouder. Applicatiebeheer dient in principe door de gebruikersorganisatie zelf uitgevoerd te worden, dus bij de functionele eenheid waarvoor ondersteuning van de werkprocessen de applicatie operationeel is. Elk organisatieonderdeel is hiervoor zelf verantwoordelijk. Dit geldt niet voor de kernapplicaties. Applicatie- en gegevensbeheer van de kernapplicaties dient in een centraal team plaats te vinden, eventueel in samenwerking met de andere gemeenten. Applicatie- en gegevensbeheer dient op het gewenste niveau te worden gebracht (formatie, kennis, opleidingen en vaardigheden). Hiervoor zijn extra inspanningen nodig.

Voortgang informatiebeleidsplan • De voortgang van de uitvoering de projecten en acties van het informatiebeleidsplan dient een vast punt op de MT-agenda en in de afdelingsoverleggen te zijn. • Het college zal halfjaarlijks over de voortgang van het informatiebeleidsplan worden geïnformeerd. Het informatiebeleidsplan dient vanaf nu integraal onderdeel te zijn van de beleidscyclus (begroting, concernplan, afdelingsplan, individuele werkplannen).

Datum: 22-5-2013

Pagina 71 van 82

Versie: 1.2


Richtlijnen ICT Positionering ICT-beleid binnen het middelenbeleid • • • • • •

De ICT-functie wordt als één van de middelenfuncties beschouwd, gelijkwaardig aan de andere middelen functies. Een succesvol gebruik van de ICT-hulpmiddelen valt of staat met de kennis en ervaring bij gebruikers. Aan kennisvermeerdering door opleiding en training dient een hoge prioriteit gegeven te worden. Bij de aanschaf van ICT-hulpmiddelen dient expliciet aandacht geschonken te worden aan kantoorinrichtings- en ergonomische aspecten. Daarbij dienen de ARBOrichtlijnen gevolgd te worden. Personele aspecten met betrekking tot ICT dienen te passen binnen het bestaande P&O beleid. Bij de introductie van een nieuwe ICT-toepassing dient er sprake te zijn van ‘proven technology’. De gemeente dient te beschikken over een ICT-handboek, waarin de richtlijnen, standaards en procedures voor ICT zijn opgenomen. De cluster ICT is verantwoordelijk voor ontwikkeling en onderhoud.

Datum: 22-5-2013

Pagina 72 van 82

Versie: 1.2


BIJLAGE II Nr. 1.

2.

Overzicht basisregistraties

Afkort. Naam GBA Gemeentelijke basisadministratie van persoonsgegevens BAG Basisregistratie Adressen en Gebouwen

3.

WOZ

Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken Basisregistratie Grootschalige Topografie

4.

BGT

5.

BRK

Basisregistratie Kadaster

6.

BRT

Basisregistratie Topografie

7.

BRO

Basisregistratie Ondergrond

8.

BRON Basisregistratie Onderwijsnummer

9.

BRV

Basisregistratie Voertuigen

10. NHR

Nieuw Handelsregister

11. RNI

Registratie Niet-Ingezetenen

12. BLAU

Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringsverhoudingen Basisregistratie Inkomen

13. BRI

Datum: 22-5-2013

Verantwoordelijk Gemeente is bronhouder, beheerder en afnemer. Er is een terugmeldingsplicht. Gemeente is bronhouder, beheerder en afnemer. Er is een terugmeldingsplicht. Waarderingskamer is bronhouder. Gemeente is afnemer. Gemeente is bronhouder, beheerder en afnemer. Er is een terugmeldingsplicht. Kadaster is bronhouder en beheerder. Gemeente is afnemer. Kadaster is bronhouder en beheerder. Gemeente is afnemer. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu wordt bronhouder en beheerder. Gemeente is afnemer. Dienst Uitvoering Onderwijs is bronhouder. Gemeente (nu regio) is afnemer. RDW is bronhouder en beheerder van het kentekenregister Kamer van Koophandel is bronhouder en beheerder. Gemeente is afnemer. Er is een terugmeldingsplicht. Agentschap BPR is bronhouder en beheerder. Gemeente wordt afnemer en sluit aan op centraal systeem. Sociale dienst afnemer.

Gereed Ja

Ja

Ja 1 jan. 2013

1 jan. 2015

Gereed

Gereed Voeden en distribueren in CMG. 1 okt. 2012

Belastingdienst is bronhouder en beheerder. Sociale Dienst is afnemer.

Pagina 73 van 82

Versie: 1.2


BIJLAGE III

De Geo-ICT functie

Het is ten eerste nodig helderheid te geven over het begrip “Geo-ICT functie”. Definitie: Geo-ICT functie = de verzameling van functies en bijbehorende taken/werkprocessen waarbij het ruimtelijke aspect in de digitale informatietoepassing voor de taakuitoefening een nadrukkelijke kant heeft De geo-informatie gebruikers binnen de vakafdelingen vallen niet onder deze term. Op dit moment worden de volgende rollen onder de Geo-ICT functie gecategoriseerd: A B C1 C2 D1 D2 E F G H I J K L Q

applicatiebeheer (algemeen) GIS tekenen en muteren metadatabeheer (bestandsgebaseerd) metadatabeheer (databasegebaseerd) registratie (inclusief geografie) WKPB beheer register WKPB (WKPB Beheer) gegevensbeheer (definitieve pand-, woon- stand- en ligplaatsgeometrie, hartlijngeometrie openbare ruimten) BAG gegevensbeheer (voorlopige pandgeometrie en overige (punt-)geometrie) BAG applicatiebeheer Vergunningen- en Bodeminformatieregistratie, DMS administratieve data-manipulatie (SQL) problemshooting/solving desktop-GIS, geodatabases, server-GIS en network divers: kaartvervaardiging, ruimtelijke analyses, bestandsuitwisseling, interne advisering op geo-vraagstukken, ondersteuning gebruikers, enz. Regie op uitvoering verplichting vanuit WION (operationeel) Gereedmeldingen rapporteren in MMS Kwaliteit-signaalfunctie

Datum: 22-5-2013

Pagina 74 van 82

Versie: 1.2


BIJLAGE IV

Business IT Alignment model

Afbeelding 6, Business alignment model

Het business-IT alignment model is te verdelen in vier segmenten: Het model geeft de samenhang weer tussen de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie enerzijds en de ICT/informatisering die dat moet ondersteunen anderzijds. De linkerkant van de afbeelding gaat over de bedrijfsvoering, de rechterkant over Informatievoorziening. De bovenkant van de afbeelding gaat over visie en strategie, de onderkant over de operatie. 1. Business Links boven in de afbeelding wordt de missie, visie en strategie t.a.v. de bedrijfsvoering en dienstverlening weergegeven. Deze wordt weer bepaald door ontwikkelingen van buitenaf zoals bezuinigingen, herindeling, decentralisatie van taken vanuit het rijk, de mondige burger, etc. Het informatiebeleidsplan sluit zich aan op de al door de organisaties vastgestelde strategieën. Slechts waar geen dienstverlenings- of bedrijfsvoeringsbeleid is vastgesteld, doet deze notitie een voorstel. 2. Business portfolio Links onder is de praktische uitwerking van de bedrijfsstrategie zichtbaar. Wanneer er bijvoorbeeld in de strategie gekozen wordt om de dienstverlening naar de klant te verbeteren, zal in dit kwadrant het KCC, de balie, de midoffice, etc. georganiseerd moeten worden. Dit kwadrant gaat over het aanbieden van diensten. Ook hier geldt dat dit document niet de diensten c.q. doelen bepaalt op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening: ook hier veronderstellen we dat de lijn hierin al keuzes heeft gemaakt die ondersteund moeten worden door informatievoorziening. Datum: 22-5-2013

Pagina 75 van 82

Versie: 1.2


3. IT portfolio In het kwadrant rechtsonder worden de informatiesystemen genoemd die nodig zijn om de genoemde diensten te realiseren. Deze informatiesystemen vallen binnen het IT-portfolio. De technische (on)mogelijkheden bepalen mede het succes van de diensten. Bijvoorbeeld wanneer een gemeente kiest voor een KCC, zal men in dit kwadrant de ondersteunende informatiesystemen moeten implementeren, zoals een kennissysteem, een zakensysteem, een KCC systeem etc. 4. ICT Het IT portfolio wordt in belangrijke mate bepaald door het IT beleid. Dit is zichtbaar in het kwadrant rechtsboven. De gemeente wil geen systeem aanschaffen wat niet past in de bestaande architectuur, of wat niet past in het informatiebeleid van de gemeente. Het IT beleid is sterk afhankelijk van de strategische keuzes die gemaakt worden op het gebied van bedrijfsvoering.

Datum: 22-5-2013

Pagina 76 van 82

Versie: 1.2


BIJLAGE V

Werken onder architectuur

De toenemende complexiteit van de bedrijfsvoering en informatisering vraagt om het opnemen van architectuurprincipes in de beleidskaders. Daarnaast is het van belang dat deze architectuurprincipes dan ook praktisch zijn, en verankerd zijn bij het starten van een nieuw project. Tevens is het van belang om te beseffen dat een organisatie over verschillende architecturen beschikt, met een meer of mindere mate onderlinge samenhang. Een weergave van de samenhang tussen deze architecturen is hieronder weergegeven.

Afbeelding 7, Samenhang in architectuur

Binnen de kaders van het informatiebeleidsplan spreken we in termen van de informatiearchitectuur en de daarbij behorende informatiestromen. Voor wat betreft het informatiebeleid omvat werken onder architectuur de volgende stappen: 1. Architectuurplaat ontwikkelen IST-situatie en presentatie aan MT. 2. Visie bepalen op dienstverlening en bedrijfsvoering. 3. Principes en richtlijnen bepalen voor de Informatie Architectuur. 4. Architectuurplaat ontwikkelen SOLL-situatie. 5. Toepassing en implementatie van architectuur in projecten. GEMMA Binnen de set van afspraken is het Gemeentelijke Model Architectuur (GEMMA) geïncorporeerd. Dit is een blauwdruk van de ‘ideale’ gemeentelijke informatiearchitectuur onder beheer van het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING). GEMMA gaat uit van een bepaald dienstenmodel, waarbij de gemeente, burgers en bedrijven (= klanten) niet meer per vakafdeling of sector bedient, maar waarbij de gemeente als 1 uniforme organisatie optreedt. Daarnaast gaat het model er van uit dat de gemeente de klant bedient via 6 verschillende kanalen: post, e-mail, e-loketten, website, telefoon, balie (inclusief huisbezoek). Daarbij is als uitgangspunt genomen dat het niet mag uitmaken welk kanaal de klant kiest, en dat de klant ook altijd hetzelfde antwoord/product krijgt ongeacht welk kanaal hij kiest. Dit model sluit naadloos aan op het concept Antwoord©. Midoffice De kern van de GEMMA informatiearchitectuur is de ‘midoffice’: dit concept is in het leven geroepen om ervoor te zorgen dat het aantal verbindingen (= koppelingen) van de informatiestromen tussen de front- en backoffice aanzienlijk minder is, dan in het geval zou zijn als alle systemen van de frontoffice kanalen (e-mail, e-loket, website, telefoon en balie) direct gekoppeld zouden worden met de backoffice systemen.

Datum: 22-5-2013

Pagina 77 van 82

Versie: 1.2


(Geo)Gegevensmagazijn en zakenmagazijn In de midoffice worden dus alle relevante klantgegevens van alle klantprocessen bij elkaar opgeslagen. Onder klantgegevens wordt verstaan: de administratieve basisgegevens van de klant, zoals naam, BSN, geboortedatum, woonplaats etc., en de specifieke gegevens voor het aanvragen van een product, zoals een vergunning of een uitkering. De administratieve basisgegevens worden opgeslagen in het ‘gegevensmagazijn’ van de midoffice, terwijl de aanvraaggegevens, of te wel zaakgegevens worden opgeslagen in het ‘zakenmagazijn’. Men spreekt over een zakensysteem als ook de aanvragen die zijn opgeslagen in de midoffice actief worden geredigeerd naar de backoffice en andersom naar de frontoffice. Het zakenmagazijn zelf gaat alleen over de opslag van gegevens. Dun en dik midoffice Daarnaast bestaat er het verschil tussen de termen ‘dun’ en ‘dik’ midoffice. Een dun midoffice betreft alleen de functionaliteit die hierboven is behandeld, namelijk het zo efficiënt koppelen van systemen. Een dik midoffice daarentegen bevat ook applicaties die generiek door de hele organisatie gebruikt worden, zoals een documentmanagementsysteem, een intranet of een managementinformatiesysteem. Deze systemen verbinden immers door hun functionaliteit en inhoud de verschillende afdelingen met elkaar. Hoe ‘dikker’ de midoffice, des te meer functionaliteit de midoffice bevat. Deze kan zover gaan, dat de midoffice zelfs functionaliteiten van de backoffice overneemt, zoals bijvoorbeeld de afhandeling van facturen, bezwaarschriften of van vergunningen. Wij gaan uit van een dik midoffice, zie figuur hieronder.

In onderstaande figuur is de situatie met en zonder Midoffice uitgewerkt:

Datum: 22-5-2013

Pagina 78 van 82

Versie: 1.2


Kennisbank en Klant Contact Centrum (KCC) In de Front- of Midoffice kunnen een aantal voorzieningen geplaatst worden om zaken volledig elektronisch af te handelen. Eén daarvan is een centrale kennisbank van waaruit informatie intern voor de medewerkers en extern voor de burger toegankelijk is. Intranet en de website zijn hier een beginfase van. Een kennisbank is een noodzakelijk hulpmiddel om een Klant Contact Centrum te realiseren. DMS, Workflowsysteem en CMS Andere voorzieningen die in Midoffice (dikke) geplaatst kunnen worden zijn een: • Generieke, gemeentebrede applicaties, zoals een werkstroombesturingsysteem (Workflowsysteem). • Een Content Management Systeem (CMS). Dit is software waarmee de inhoud van de website etc. wordt beheerd. • Document Management Systeem (DMS). Hiermee worden alle documenten beheerd en centraal opgeslagen.

Datum: 22-5-2013

Pagina 79 van 82

Versie: 1.2


BIJLAGE VI

Verkorte evaluatie IBP 2009-2011

In deze bijlage bevat een verkorte evaluatie op van het IBP 2009-2011 in de vorm van "lessons learned". Aangezien dit "oude" IBP met een raadsbesluit op 6 december 2012 verlengd is tot 1 juli 2013 maken we pas dan een volledige evaluatie op. De evaluatie over de eerste periode (2009-2011) inclusief financiële stand van zaken is op 5 december 2012 ter inzage gelegd voor de raad. De "lessons learned" zijn meegenomen in het nieuwe IBP c.q. op een andere wijze zijn opgepakt of moeten nog opgepakt gaan worden. Per leerpunt staat vermeld hoe het is of wordt opgepakt. Reduceer het aantal applicaties Een aantal applicaties blijkt overlappende functionaliteit te bevatten met als gevolg dat niet het maximale uit de beschikbare applicaties wordt gehaald. Een voorbeeld hiervan is de met het workflow-pakket Captaris gerealiseerde Bel- en Herstellijn. Waarschijnlijk kan dit proces ook worden uitgevoerd door middel van het DMS Verseon. Hiermee bereiken we ook een betere integratie. In het nieuwe IBP is hiervoor een project opgenomen (IBP016). Reductie van het aantal applicaties is een speerpunt in het nieuwe IBP. Dit vermindert de beheerlast voor de inrichting van de applicaties én het aantal geautomatiseerde koppelingen. Besteed veel aandacht aan opleiding tijdens de implementatie Sommige applicaties - waaronder Pepperflow en Verseon - zijn wel aangeschaft en geïmplementeerd maar er is in het betreffende project onvoldoende aandacht aan het opleiden én begeleiden van de medewerkers besteed. In de achterliggende periode zijn hiervoor inhaalslagen uitgevoerd. Ook in het Veranderplan zijn twee "Basis op orde" projecten opgenomen om de implementatie goed af te ronden. Daarbij besteden we aan het trainen en begeleiden van medewerkers extra aandacht. In de nieuwe IBP-projecten gaan we tijdens de implementatie méér aandacht besteden aan het opleiden en begeleiden van de gebruikers. Exploitatiekosten projectresultaat direct meenemen in exploitatiebudget Niet in alle gevallen zijn de exploitatiekosten van de nieuw geïmplementeerde systemen direct meegenomen in het reguliere exploitatiebudget. De kostenstijging is daardoor in eerste instantie opgevangen door middel van de egalisatiereserve. Inmiddels is het exploitatiebudget opnieuw berekend. De projecten in het nieuwe IBP rekenen we direct door en nemen we meteen in de eerstvolgende begroting op. Vervangingsnorm software: Niet te krap nemen In de reguliere exploitatie was een te lage norm voor softwarevervanging opgenomen van 40% in plaatst van de gangbare 80% van de oorspronkelijke investering. In het nieuwe plan gaan we rekenen met 50% maar dan wel met als uitgangspunt dat vervanging van de applicaties in principe samen met de samenwerkingspartner gemeente Zaltbommel plaatsvindt. Dat betekent concreet dat gelijktijdig dezelfde software wordt aangeschaft of wordt aangehaakt bij een applicatie die al in gebruik is bij de Gemeente Zaltbommel. Er kan overigens alleen bespaard worden op de aanschafkosten, doorgaans niet op licentiekosten (gebruiksrechten).

Datum: 22-5-2013

Pagina 80 van 82

Versie: 1.2


Succesvol samenwerken met Zaltbommel op I&A gebied? Herontwerp eerst samen de architectuur! In de vorige planperiode (IBP 2009-2011) is op I&A-gebied regelmatig kennis gedeeld en gezocht naar samenwerkingsmogelijkheden. De eerste stappen hierin zijn al gezet door ondermeer de aanschaf van hetzelfde document management systeem (DMS, Verseon), financieel systeem (Decade), content management systeem (CMS, website en kennisbank) en dezelfde telefooncentrale. Om verdere stappen te kunnen zetten is een gemeenschappelijk ontwerp van de I&A-architectuur noodzakelijk. Het in kaart brengen van de huidige I&A-architectuur vindt op dit moment plaats. Het herontwerpen valt onder het nieuwe IBP (projecten IBP092b en 093b). Succesvol samenwerken met Zaltbommel op I&A gebied? Synchroniseer de processen! Door de relevante processen van beide gemeenten meer op elkaar af te stemmen kan ook de inrichting van de verschillende applicaties meer gelijk worden getrokken. Hierdoor kan effiëncy-voordeel worden gehaald in het applicatiebeheer (inrichting applicatie) en ondersteuning van de gebruikers. Beter benutten beschikbare informatie Niet alle informatie die binnen de gemeente beschikbaar is wordt optimaal benut. GEOinformatie is hier een goed voorbeeld van. Er zijn diverse eigen administraties aangetroffen met informatie die ook via GEOWEB ontsloten kunnen worden. Inmiddels worden kennissessies en workshops georganiseerd. In het nieuwe IBP is een project (IBP085) opgenomen met als doel meer GIS in de werkprocessen te incorporeren. Contentbeheer: Zorg voor actuele informatie op de website! De website van de gemeente (www.maasdriel.nl) is volledig vernieuwd. De bruikbaarheid van de website voor de burger hangt voornamelijk af van twee aspecten. Het eerste is de vindbaarheid van informatie. Dit is bereikt door een logische opbouw van de navigatiestructuur met snelkoppelingen naar de belangrijkste onderwerpen. Daarnaast is er een zoekfunctie. Het tweede aspect is de juistheid, volledigheid en actualiteit van de informatie op de website. Dit is nog onvoldoende waardoor de burger niet de informatie vindt die hij zoekt en toch de telefoon pakt. Het inhoudelijk beheer van de website valt buiten het IBP, de contentbeheerders onder regie van team Communicatie verzorgen de content. Dit aandachtspunt nemen we mee. Telefonische bereikbaarheid is meer dan een nieuwe telefooncentrale De telefooncentrale is vervangen met als doel de telefonische bereikbaarheid te verbeteren. Dit is maar ten dele gelukt. De factor "mens" was onvoldoende meegenomen. Inmiddels is een bijpassend telefoonprotocol ontwikkeld met spelregels voor de front- en backoffice ten aanzien van de bereikbaarheid. Zodra Outlook 2010 is geïmplementeerd (IBP064 Migratie naar Office 2010) kunnen we andere nog onbenutte functionaliteit van de nieuwe centrale in gebruik nemen. Digitalisering: Tijd voor een volgende stap! In het oude IBP stond net als in het nieuwe plan digitalisering centraal. Inmiddels werkt de gemeente waar het om de post gaat 80% digitaal. Toch wordt er nog veel met papier gewerkt. Met de projecten gericht op digitaal vergaderen (IBP005 en 006) zetten we in het nieuwe IBP in op verder terugdringen van het papier. Ook de projecten Invoering van de digitale / elektronische handtekening (IBP021) en Centraal scannen inkomende post (IBP017) en digitaliseren uitgaande post zijn een onderdeel hiervan. Verregaande Datum: 22-5-2013

Pagina 81 van 82

Versie: 1.2


digitalisering vraagt ook een cultuuromslag, een andere manier van werken en denken. Ook College en Raad zullen uiteindelijk geen papier meer "op het bureau" krijgen. Dit wordt meegenomen in de betreffende projecten. Maar ook in het Veranderplan is nadrukkelijk aandacht voor het aspect cultuur. Gegevens- en applicatiebeheer beter inbedden in de organisatie Meer applicaties en daarmee ook gegevensverzamelingen vragen om een bijpassende beheerorganisatie, zowel kwalitatief als kwantitatief. De beheerorganisatie is onvoldoende meegegroeid de achterliggende periode. In het kader van het Veranderplan én het nieuwe IBP moeten we hier aandacht aan besteden. Het gebruik van de informatie uit de basisregistraties gaan we ook verder verbreden. Projectmatig werken Het IBP 2009-2011 is grotendeels projectmatig uitgevoerd, deels volgens de Prince II methodiek. Inmiddels heeft onze gemeente een eigen projectsystematiek welke voor dit IBP gehanteerd zal worden. Zie paragraaf 8.5.

Datum: 22-5-2013

Pagina 82 van 82

Versie: 1.2

Informatiebeleidsplan gemeente Maasdriel Visie, Ambities, Beleid, Architectuur, Plan van Aanpak

Recommend Documents