Programmatisch handhaven Visie en plan van aanpak

Programmatisch handhaven Visie en plan van aanpak

SEPTEMBER 2001

VISIE EN PLAN VAN AANPAK

40


1


2


39



Programmatisch handhaven Visie en plan van aanpak

Inhoud Visie 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Context Besturen en verantwoordelijkheid Programmatisch werken Communicatie en preventie Samenwerking

Plan van aanpak 38

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

12

Aanleiding en uitgangspunten Doel en reikwijdte Aanpak en te verwachten resultaten Projectresultaten, trekkers en activiteiten Projectorganisatie Raming benodigde dagen per projectonderdeel en additionele kosten

Bijlagen I II III IV V VI

5

Besluit Burgemeester en wethouders Prioriteitsmatrix toets Bouwbesluit Checklist toets Bouwbesluit Procesbeschrijving controle en handhaving Begroting 2002 Ontwikkeling begroting 2003

23

3


4


37



Visie 1.1. Context De door Hilversum geleverde prestaties op het gebied van controle en handhaving van regelgeving betreffende bouw, brandveiligheid, milieu, ruimtelijke ordening en openbare ruimte zijn onder de maat. Dat verdraagt zich niet met de door de wetgever aan de gemeente opgedragen maatschappelijke verantwoordelijkheid. De noodzaak tot structurele verbetering in het functioneren van gemeentebestuur en gemeentelijke organisatie is benadrukt door de rampen in Enschede en Volendam. Hilversum wil een veilige omgeving voor de inwoners van de gemeente kunnen waarborgen. Dat betekent dat het in het verleden verloren gegane terrein dient te worden herwonnen. Dit kan alleen als het gemeentebestuur in samenspraak met andere betrokken overheden, (overheids)instanties en belangenorganisaties een duidelijk beleid formuleert, over de handhaving van dit beleid helder communiceert met belanghebbenden en een goede organisatie in stand houdt die belast kan worden met de uitvoering daarvan. Slechts zo kan de gemeente op een geloofwaardige manier zijn eigen verantwoordelijkheid op het terrein van de handhaving nemen en daarmee in de samenleving een positieve verandering in denken en gedrag inzake veiligheid bereiken. Deze algemene doelstelling wordt in deze visie uitgewerkt aan de hand van vier thema's. Die uitwerking resulteert vervolgens in het bijgevoegde Plan van aanpak. Daarin worden de activiteiten beschreven die noodzakelijk zijn om de visie tot werking te brengen.

36

Bijlage VI Ontwikkeling begroting 2003 Deze illustratie geeft aan hoe Hilversum zijn planning en control cyclus wil inrichten. In de begroting 2003 worden doelen en resultaten op deze wijze vastgelegd en bewaakt. De balanced-scorecard dient in dit model als "bedrijfsvoeringsmeter" waar representatieve resultaten kunnen worden afgelezen. Daarmee wordt het onder meer mogelijk om de bestuurlijke visie op kwaliteit en kwantiteit daadwerkelijk te koppelen aan de beschikbare middelen. Dit geheel vormt een belangrijke basis voor succesvol programmatisch handhaven.

Dit zijn de vier thema's: 1. De verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur wordt ondubbelzinnig vormgegeven. 2. Handhaving geschiedt door programmatisch werken in transparante processen met meetbare doelen. 3. Bij de handhaving wordt zwaar ingezet op preventie en op communicatie als middel om preventie te versterken. 4. De noodzakelijke samenwerking en interactie tussen betrokken disciplines wordt versterkt. Dit alles wordt gewaarborgd door een goede basisorganisatie. Het gemeentebestuur is voor de instandhouding en toerusting van deze organisatie verantwoordelijk. In deze basisorganisatie worden: · bestuurlijke afspraken expliciet geformuleerd en vertaald naar meetbare resultaten; · de werkprocessen in de administratieve organisatie beschreven zodat deze transparant en eenduidig zijn; · procesmanagementsystemen ingevoerd waarmee processen worden ondersteund en resultaten kunnen worden gemeten; · de voor de goede werking van de organisatie benodigde kwaliteiten en faciliteiten (mensen en middelen) beschreven en beschikbaar gesteld. In het navolgende wordt op deze vier genoemde thema's nader ingegaan. Bij elk thema staat vooraf de visie van gemeente Hilversum en wat zij daarmee wil bereiken. Om voor de hand liggende redenen wordt in (de marge van) de tekst verwezen naar de relevante thema's, genoemd in de 'Handleiding projectvoorstellen Stimuleringsregeling Programmatische Handhaving 2001'.

5



1.2 Besturen en verantwoordelijkheid Het gemeentebestuur van Hilversum wil op een zichtbare en herkenbare manier de verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering en verdere ontwikkeling van het handhavingsbeleid. Daartoe moeten de beschikbare informatiestromen zodanig worden ingericht dat het sturen van die ontwikkeling daadwerkelijk mogelijk wordt. positionering

Het gemeentebestuur stelt niet alleen het beleid vast maar stelt zich ook systematisch op de hoogte van de uitvoering en stuurt waar nodig bij. Handhaving wordt daartoe verankerd in de gemeentelijke planning- en controlcyclus.

voorbereiding

De noodzaak voor de totstandkoming van het handhavingsprogramma is vooral gebaseerd op een beoordeling van de uitkomsten van twee diepgravende doorlichtingen van de organisatie, door het adviesbureau PricewaterhouseCoopers (2000) en door de inspectie van het ministerie van VROM (2001). Tevens is gebruik gemaakt van de evaluatienota 'Beleid en capaciteit' van de brandweer (2001). Uit deze rapportages bleek dat een aantal belangrijke basistaken niet op orde was en dat er onvoldoende beleidsmatige basis in de organisatie aanwezig was om op een voldoende niveau te kunnen controleren en handhaven. Het handhavingsprogramma wordt op voorstel van het college van B&W vastgesteld door de raad.

vaststelling

prioritering

6

Het niveau waarop en de prioriteit waarmee het naleven van geldende regelgeving wordt gehandhaafd, wordt systematisch bepaald en periodiek heroverwogen. Daarvoor is een kwaliteit/prioriteit-matrix in ontwikkeling (zie bijlage). De onderbouwing daarvan is ontleend aan benchmark-activiteiten. Relevante nieuwe ervaringen elders kunnen aanleiding vormen voor bijstelling. Het college van B&W geeft hoge prioriteit aan beleid op het gebied van veiligheid van de bebouwde omgeving, van gebouwen en inrichtingen. Deze prioriteitsstelling wordt vertaald in meetbare doelstellingen betreffende de frequentie en de diepte van toetsingen, controles en andere handhavingsactiviteiten.

bestuursverantwoordelijkheid

De verantwoordelijkheid voor handhaving is ondergebracht in de portefeuilles bouwen woningtoezicht, milieu, ruimtelijke ordening en brandweer. De betreffende wethouders voeren frequent overleg met het management van de betrokken gemeentelijke afdelingen. De uit de verschillende werkvelden afkomstige informatiestromen worden daarbij beoordeeld en waar nodig gestroomlijnd of verbeterd.

mandatering

Het college van burgemeester en wethouders is integraal verantwoordelijk en neemt daarom alle besluiten van importantie. Bij spoedeisende gevallen heeft de betrokken portefeuillehouder een mandaat. Vanwege de genoemde integraliteit worden deze gemandateerde beslissingen altijd naar het college teruggekoppeld. In de administratieve organisatie is bepaald dat standaardbesluiten op basis van mandatering ambtelijk genomen kunnen worden. Over het gebruik van dit mandaat vindt frequent overleg plaats tussen de betrokken portefeuillehouder en het management. Daarnaast ontvangt het college van B&W kwartaalrapportages over de prestaties van de organisatie afgezet tegen de gestelde doelen. Zo kan het college sturing geven aan handhaving en komt het niet voor voldongen feiten te staan.

communicatie

Over het handhavingsbeleid wordt gerapporteerd in het kader van de planning- en controlcyclus, en wel in het dienstjaarplan, in kwartaalrapportages en in het eindrapport m.b.t. het dienstjaarplan (zie bijlage). Deze rapportages worden betrokken bij de bestuurlijke verantwoording voor het (gerealiseerde) handhavingsbeleid in de jaarrekening en bij de evaluatie en eventuele bijstelling daarvan in de begroting.

35



bevindingen uit het toezicht

De bevindingen uit het toezicht zullen worden opgenomen in een management informatie systeem en vervolgens worden verwerkt in rapportages aan het bestuur die tot doel hebben het bestuur in staat te stellen richting te geven aan en beslissingen te nemen over de doorontwikkeling van het handhavingsbeleid.

kennis, vaardigheden en kwaliteiten

Het vastgestelde handhavingsbeleid is een leidend kader voor de inrichting en toerusting van de organisatie. Daarom zullen de in de gemeentelijke organisatie benodigde kennis en vaardigheden en de daarbij behorende budgetten worden geformuleerd als afgeleide van dit beleid. Het (aanvankelijk nog bestaande) verschil tussen de wenselijke en de feitelijk aanwezige kwaliteit geeft richting aan het te voeren personeelsbeleid, waaronder bijvoorbeeld het opstellen en uitvoeren van een opleidingsplan.

handelwijze in individuele gevallen

De bestuurlijke handelwijze in individuele gevallen wordt gekenmerkt door een procesmatige aanpak. Bij strijdigheid van regelgeving zal het college een gewogen beslissing nemen geleid door vooraf gestelde prioriteiten. Bij woningonttrekking, recidivisme, ernstige tekortkomingen op het gebied van (brand)veiligheid e.d. wordt, indien het hierbij gaat om kennelijk strafbare feiten, naast het bestuurlijk traject van bestuursdwang en dwangsom ook het Openbaar Ministerie ingeschakeld.

1.3 Programmatisch werken

34

Bijlage V Begroting 2002 Hilversum is in de begroting 2002 gestart met het uitwerken van zijn visie op het gebied van planning en control. In deze begroting is de aanzet gegeven voor een realistische en meetbare beschrijving van doelen, producten en productie. De kengetallen van effect en productie zijn nog niet nader uitgewerkt: eerst moeten deze kengetallen over een representatieve periode worden gegenereerd. Wel stelt de toelichting reeds op voorhand dat door toename van controle en handhavingactiviteiten ook een toename van het aantal bezwaar en beroepsschriften wordt verwacht.

Hilversum wil vanuit een goede basisorganisatie een duidelijk handhavingskader formuleren met realistische en meetbare doelen. Die doelen moeten worden bereikt door een programmatische manier van werken. Om deze werkwijze te kunnen laten sturen door college van B&W en gemeenteraad worden de procesmanagementsystemen gekoppeld aan de planning- en controlsystematiek. Daarmee waarborgt Hilversum een continu proces van evaluatie en doorontwikkeling en dus ook op langere termijn een adequaat handhavingssysteem

positionering

In de eerste fase van het programmatische beleid wordt prioriteit gegeven aan handhaving van de veiligheid van gebouwen en inrichtingen. Dat legt het zwaartepunt automatisch bij bouwen woningtoezicht, brandweer, ruimtelijke ordening en milieu. In de tweede fase kunnen overige taken zoals op het gebied van de openbare orde en openbare ruimte op hetzelfde stramien worden vormgegeven.

kwaliteit regelgeving

Effectieve en juiste toepassing van regelgeving wordt ondersteund door de administratieve organisatie. Daarin zijn processen stapsgewijs beschreven en checklists opgenomen. Iedere stap dient door een daartoe geautoriseerde medewerker te worden uitgevoerd. Waar sprake is van kritische beslismomenten is een extra check, meestal bestaand uit een collegiale second opinion, ingebouwd. In de praktijk blijkt dat een strijdige werking van regelgeving veelal door integrale advisering kan worden ondervangen. Pas wanneer blijkt dat zulks niet het geval is wordt toegewerkt naar oplossingen die conform de daartoe vastgestelde procedure zo veel als mogelijk is recht doen aan de door het gemeentebestuur vastgestelde prioriteiten.

7



Procedure controle en handhaving programma

Het daadwerkelijk, structureel en continue uitvoeren van handhavingstaken moet worden gewaarborgd. Het doel is een systematische, programmatische, gelijktijdige en integrale controle van objecten. Het programma krijgt een duidelijke structuur met meetbare doelstellingen en resultaten, randvoorwaarden, budgetten en planning. Het krijgt een cyclisch karakter waarin plannen, uitvoeren, meten, evalueren en terugkoppelen op een logische manier met elkaar worden verbonden in een 'kwaliteitskring' (zie schema). Daarmee ontstaat een instrumentarium op basis waarvan bestuur en management richting kunnen geven aan de doorontwikkeling van het handhavingsbeleid.

DOELEN EN RESULTATEN VASTSTELLEN

PLANNEN EN VOORBEREIDEN handhavingsactiviteiten EVALUEREN 1) t.b.v. organisatie van beleid 2) aspecten van specifiek project

UITVOEREN ACTIVITEITEN conform criteria

8

33

METEN EN TOETSEN resultaten handhavingsactiviteiten

administratieve organisatie

De handhavingsprocessen zijn recent vastgelegd in de administratieve organisatie (AO, zie bijlage). Uitgangspunt zijn de vigerende juridisch procedures in combinatie met de Hilversumse organisatiestructuur. In de procesbeschrijvingen zijn de mandateringen verwerkt, waarmee wordt bereikt dat alle genomen besluiten geautoriseerd zijn. De workflow van de AO is overgenomen in de procesmanagementsystemen waaruit informatie voortkomt voor de dagelijkse voortgangsbewaking en de periodieke rapportages aan management en bestuur. Door de werkprocessen te beschrijven in de administratieve organisatie wordt ook op de (midden)lange termijn de kwaliteit van de handhaving gewaarborgd (bijvoorbeeld bij bestuurswisselingen en personeelsverloop).


32


organisatie-audit

Bij de ontwikkeling van de administratieve organisatie is rekening gehouden met de ISOsystematiek, met het oog op mogelijke certificering in de toekomst. Die certificering komt evenwel niet eerder aan de orde dan nadat ervaring is opgedaan is met deze voor Hilversum nieuwe werkwijze. De organisatie zal tot het zo ver is periodiek en extern geaudit worden. Een eerste (pilot)audit zal in november 2001 plaatsvinden, deze wordt specifiek gericht op de processen bij bouwen woningtoezicht.

kosten

Door meetbare doelstellingen, te bereiken resultaten en beschikbare middelen te verankeren in de planning- en controlcyclus wordt het mogelijk om continu te sturen op resultaat. In de begroting 2002 is inmiddels op deze wijze - voor de bedrijfsonderdelen bouwen woningtoezicht en milieu - een eerste aanzet gegeven. Het doel is om de begroting 2003 verder te optimaliseren.

rapportage over naleving en toezicht

In de planning- en controlcyclus (gericht op sturing vooraf, vervolgens op beheersing van de uitvoering en tenslotte op verantwoording achteraf) zal periodiek aan het bestuur worden gerapporteerd over de realisatie van het beleid, en voorstellen worden gedaan voor bijstelling of voortzetting daarvan. De daarbij behorende instrumenten op het niveau van de gemeentelijke dienst zijn de werkbegroting en het dienstjaarplan, kwartaalrapportages en de werkrekening en het eindrapport dienstjaarplan. De rapportages worden verwerkt in de planning- en controlinstrumenten op gemeentelijk (concern)niveau, te weten de Zomernota en de begroting, de beleidsberichten en het bedrijfsbericht, en de jaarrekening en het jaarverslag. De door de raad vastgestelde jaarrekening wordt aan de betreffende inspecties van de ministeries gezonden.

9


technische infrastructuur


Het handhavingsbeleid wordt ondergebracht in een cyclisch planning- en controlsysteem. Relevante onderdelen daarvan zijn de begroting (waarin doelstellingen, te bereiken resultaten en kengetallen worden opgenomen), de administratieve organisatie (wie doet wat en hoe?), externe audits, procesmanagement inclusief managementrapportages, tussentijdse rapportages en de jaarrekening. Het planning- en controlinstrumentarium wordt ontwikkeld in nauw overleg met de controller van de betrokken gemeentelijke dienst en past in het gemeentebrede sturingssysteem.

Bijlage IV Procesbeschrijving controle en handhaving Om de basisorganisatie goed te kunnen organiseren dienen processen voor alle betrokken partijen duidelijk te zijn. Daarom zijn de processen op het gebied van bouwen woningtoezicht, milieu en ruimtelijke ordening beschreven en vastgesteld in een administratieve organisatie (A.O.). De beschrijving wordt gekenmerkt door de duidelijke aanwijzing van de verantwoordelijke voor elk onderdeel van het proces. De basis hiervoor is het Hilversums mandaatbesluit, dat integraal is verwerkt in de beschrijving. De kwaliteit wordt bovendien gewaarborgd door de vereiste second opinion bij cruciale stappen in het proces.

10

Planning & Control systematiek

31



1.4 Communicatie en preventie Hilversum wil zijn communicatie richten op positieve beïnvloeding van het gedrag van zijn burgers opdat onveilige situaties worden voorkomen en tijdrovende en kostbare repressiemiddelen zo min mogelijk behoeven te worden toegepast. Hilversum zal daartoe op een actieve wijze met zijn bewoners (individueel, doelgroepen gebiedsgewijs) communiceren. Dit zal gaan over beleidsontwikkelingen maar ook over geldende regelgeving en het zal gebeuren met duidelijke en overzichtelijke informatiedragers, zowel via de traditionele media als via het internet. Wanneer het toch komt tot repressief optreden zal Hilversum (met respect voor regelgeving op het gebied van privacy) daarover publiciteit zoeken, met het oogmerk duidelijk te maken dat het groot belang hecht aan het handhavingsbeleid.

positionering

In het handhavingsbeleid en in de handhavingsorganisatie wordt zwaar ingezet op optimale communicatie gericht op preventie. Voorkomen is niet alleen beter dan genezen, het is ook efficiënter en goedkoper. Het streven is er daarom op gericht om - met behoud van een goede toerusting voor de uitvoering van repressieve maatregelen - die veelal tijdrovende en kostbare repressie zelf zoveel mogelijk te voorkomen. Dat voorkomt ook onnodige en niet-realistische aanwas van personeel en middelen.

communicatie

Informatie over de te handhaven regelgeving en de na te leven normen wordt steeds in een vroegtijdig stadium aan belanghebbenden kenbaar gemaakt. De kern van de gerichte aanpak ligt bij gebiedsgewijze en doelgroepsgewijze voorlichting. Burgers worden in algemene zin geïnformeerd door publicatie in huis-aan-huis-bladen. Doelgroepen worden daarnaast geïnformeerd door direct-mail. De gebiedsgewijze aanpak die Hilversum nastreeft leidt tot een overheid die dichter bij de burger staat. Uiteraard worden belanghebbenden eveneens geïnformeerd bij gelegenheid van het aanvragen van vrijstellingen en vergunningen en wordt conform de Algemene wet bestuursrecht iedere aanvraag, vrijstelling en vergunning gepubliceerd in een huis aan huis blad. Hilversum geeft zo veel mogelijk preventief gerichte voorlichting op logische contactmomenten, zoals bij de ontwikkeling van bestemmingsplannen, bij de start van aanvraagprocedures voor vergunningen en bij de start van bouwprojecten. Dan is er immers direct contact tussen functionarissen van de gemeente en betrokken burgers, bedrijven en/of instellingen. Die momenten mogen niet onbenut blijven. Wanneer het uiteindelijk toch komt tot repressieve handhaving zal daarvan (op basis van een gedragscode waarin een evenwicht is gevonden tussen het belang van openbaarmaking en de bescherming van de privacy van betrokkenen) melding worden gemaakt door publicatie in huis-aan-huis-bladen. Doel van deze publicaties is kenbaar te maken dat het Hilversum ernst is. Daarmee dragen zij weer bij aan de preventie.

30

1.5 Samenwerking Hilversum beoogt een doelmatige en kwalitatief hoogwaardige werkwijze bij controleen handhavingsactiviteiten. Dat vereist dat met de betrokken disciplines en overheidsorganisaties zoveel mogelijk integraal zal worden gewerkt. Daartoe moeten de beleids- en uitvoeringsregels zo transparant mogelijk worden ingericht en de regelgeving voor alle partijen helder zijn. Hilversum wil een voortrekkersrol nemen bij het verbeteren van de samenwerking tussen de betrokken overheidsorganisaties.

reikwijdte

Maatschappelijke partners worden vroegtijdig betrokken bij bestuurlijke besluitvorming. Het betreft politie, brandweer, openbaar ministerie, regiogemeenten, provincie, belangenorganisaties en andere overheidsorganisaties. Bij het effectueren van de bestuurlijke prioriteit op het gebied van veiligheid van de bebouwde omgeving, van gebouwen en inrichtingen worden de betrokken disciplines binnen de organisatie ingeschakeld. Dit zijn ruimtelijke ordening, bouwen woningtoezicht,

11



milieu en brandweer. De wijze van samenwerking van deze onderdelen van de gemeentelijke organisatie is opgenomen in de beschrijving van de administratieve organisatie. Deze samenwerking wordt ondersteund en bewaakt door een procesmanagementsysteem. samenwerking

Ondersteuning en signalering op het gebied van handhaving is regionaal en multidisciplinair georganiseerd op basis van een bestuursovereenkomst ('Samen Handhaven') waarin de regiogemeenten, politie, openbaar ministerie en brandweer hun samenwerking hebben vastgelegd. De belangrijkste beleidsmatige doelen van deze overeenkomst zijn samenwerking bij voorbereiden en uitvoeren van handhavingsacties en waar mogelijk integraal controleren van objecten. Het activeren en aanscherpen van deze overeenkomst zal ruimschoots aandacht krijgen.

Plan van aanpak 2.1. Aanleiding en uitgangspunten Doorlichting organisatie

12

In november 2000 heeft PricewaterhouseCoopers de organisatie doorgelicht om het functioneren van de beheerstaken van de dienst stadsontwikkeling inzichtelijk te maken en aangrijpingspunten te bieden voor verdere verbetering. In februari 2001 heeft het ministerie van VROM een rapportage aan het college aangeboden met de conclusies van het inspectie-onderzoek met betrekking tot de disciplines bouwen woningtoezicht, milieu en ruimtelijke ordening. Uit beide rapporten bleek dat de uitvoering van een aantal belangrijke basistaken niet op orde was. Samengevat ging het om de volgende punten: werkprocessen niet op orde, geen inzicht en beheersing van capaciteit en zwak (verander) management. Dit resulteerde in zwakke prestaties waardoor burgers, bestuurders maar ook medewerkers ontevreden waren. Een andere conclusie - gerelateerd aan het vorenstaande- was dat er onvoldoende beleidsmatige basis binnen de organisatie aanwezig was om op een voldoende niveau te kunnen controleren en handhaven.

Verbeterplan basiszaken Beheer Het nieuwe management van de dienst Stadsontwikkeling is direct gestart met een verbeterplan met als doel de basiszaken binnen de afdeling beheer zo snel mogelijk op orde te brengen. Dit verbeterplan is gericht op het organiseren, vastleggen en managen van processen. Vrijwel alle processen op grond van de bouwen milieuwetgeving zijn vastgelegd. Door het procesmanagementsysteem wordt de voortgang van lopende zaken bewaakt en kunnen de prestaties per periode worden gemeten. In het verbeterplan zijn negen projecten opgenomen waarvan er tot nu toe zeven met positief resultaat afgerond zijn. De bereikte verbeteringen zijn het fundament voor verdere ontwikkeling en verbetering. Eén van de volgende projecten is het ontwikkelen en formaliseren van programmatisch handhavingsbeleid. Dit project is opgenomen in de tweede fase van het verbeterplan Beheer. De financiële middelen voor uitvoering van deze tweede fase zijn al gereserveerd.

Formatie versterking controle-en handhaving Zowel de doorlichting van PricewaterhouseCoopers als de inspectie van VROM wezen uit dat er op het gebied van handhaving een personele onderbezetting was. Hoewel er nog geen integraal handhavingsbeleid aan ten grondslag lag heeft het college van burgemeester en wethouders in februari 2001 besloten om het controleen handhavingsapparaat van Bouw- en Woningtoezicht, Milieu en Brandweer aanzienlijk te versterken. Het betreft 1,5

29



fte bij de afdeling Milieu, 4 fte bij Bouw- en Woning-toe-zicht, waarvan 2 fte voor een inhaalslag en 3 fte bij de Brandweer, waarvan 1,5 fte voor een inhaalslag van vier jaar. De genoemde bedrijfsonderdelen zijn naar verwachting op korte termijn zowel formatief als kwalitatief op sterkte en in staat om zich continu en structureel bezig te houden met de uitvoering van het handhavingsbeleid.

Aanpak planning en control Parallel aan de hiervoor geschetste ontwikkelingen binnen de uitvoerende onder-delen van de dienst wordt er gewerkt aan verdere verbetering van sturingsinstru-menten. Meetbare doelstellingen, te bereiken resultaten en beschikbare middelen worden geformuleerd en verankerd in de cyclus van planning en control. Daardoor wordt het mogelijk om continu te sturen op resultaat. Als eerste aanzet is voor de bedrijfsonderdelen bouwen woningtoezicht en milieu de begroting 2002 op deze wijze opgesteld. Het doel is om de begroting 2003 voor alle bedrijfsonderdelen te optimaliseren. Dit vormt een belangrijke basis voor een programmatische uitvoering van het beleid. Kortom, de gemeente Hilversum heeft in korte tijd een stevige basisorganisatie ontwikkeld die in staat is om programmatisch handhavingsbeleid op professionele wijze te ontwikkelen en -nog belangrijker - daadwerkelijk uit te voeren.

2.2 Doel en reikwijdte Doel van het project 28

Bijlage III Checklist toets Bouwbesluit (concept) De wijze waarop controleen handhavinghandelingen worden uitgevoerd is erg afhankelijk van kennis en vaardigheden van individuele medewerkers. Voor het bestuur is het zonder nadere documentatie niet helder waarop in de praktijk de nadruk wordt gelegd. Door een duidelijk kader te bieden voor deze activiteiten zal de kwaliteit en continuïteit toenemen. In de checklist is per onderdeel helder aangegeven op welk minimaal niveau controle dient plaats te vinden. Deze checklists wordt verwerkt in de reeds bestaande geautomatiseerde procesmanagementsystemen.

In Hilversum bestaat een handhavingstekort. Daarom moet zo spoedig mogelijk een compleet beleid worden vastgesteld op grond waarvan de handhaving van de regelgeving continu en systematisch wordt uitgevoerd. De ontwikkeling van het programma start op 1 oktober 2001. Vóór 1 november 2002 dient het gehele pakket vastgesteld te zijn door de gemeenteraad. Ondertussen wordt begonnen met de implementatie in de diverse bedrijfsonderdelen zodat het geformuleerde beleid direct na vaststelling daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Reikwijdte van het project Het handhavingsbeleid is van toepassing op bijna alle gemeentelijke activiteiten. Het is praktisch noodzakelijk dit project te starten op een duidelijke afgekaderd gebied. De gemeente Hilversum geeft hoge prioriteit aan de veiligheid van de bebouwde omgeving en heeft besloten deze sector als eerste aan te pakken. Hier zijn verschillende disciplines binnen de organisatie van de gemeente Hilversum bij betrokken: ruimtelijke ordening, bouwen woningtoezicht, milieu en brandweer. Deze bewuste keuze betekent dat het beleid in sectoren als politietaken, openbare orde en openbare ruimte vooralsnog niet wordt gewijzigd. Ondersteuning en signalering op het gebied van handhaving is regionaal en multidisciplinair georganiseerd. Basis daarvoor is de bestuursover-een-komst "Samen Handhaven" waarin de regio gemeenten, politie, openbaar ministerie en brandweer hun samenwerking toezeggen. Afspraken over integrale samenwerking geven echter in de praktijk nog geen waarborg voor de daadwerkelijke uitvoering. Het beleidsplan programmatisch handhaven dient het daadwerkelijk, structureel en continue uitvoeren van deze taken ook op de langere termijn te garanderen.

2.3. Aanpak en te verwachten resultaten Aanpak In hoofdstuk 1 is uiteengezet dat er al een solide basis voor een effectieve organisatie is

13



gelegd. Deze basis is de voorwaarde voor het succes van de verdere ontwikkeling en uitvoering van het beleid. Even basaal maar nog onvoldoende ontwikkeld is een goede communicatie tussen alle betrokken partijen. Uiteindelijk zal normconform gedrag niet zo zeer door repressie maar door communicatie en gedragsbeïnvloeding bereikt worden. In het plan van aanpak neemt communicatie dientengevolge een grote plaats in. Om het operationeel handhavingsbeleid te organiseren moeten er vier projecten gestart worden. Verschillende onderdelen van deze projecten zijn inmiddels in gang gezet of zelfs afgerond. De projecten worden bij verschillende afdelingen onderge-bracht maar vallen onder de verantwoording van één projectleider. Op deze wijze is het mogelijk om een relatief groot aantal projecten tegelijkertijd uit te voeren. Bovendien wordt het programma daardoor ook daadwerkelijk zo integraal mogelijk opgezet. De afdelingen/disciplines die betrokken zijn bij de ontwikkeling van het beleid zijn: ruimtelijke ordening, bouwen woningtoezicht, milieu en brandweer. De projecten zijn te clusteren rond vier thema's: I II III IV

Bestuurlijke verantwoordelijkheid Programmatisch werken Communicatie Rol, taken en positie van disciplines

2.4 Projectresultaten, trekkers en activiteiten Project I. Bestuurlijke verantwoordelijkheid a) Bereik dat het bestuur -ook binnen het geldende mandaat- o.g.v. relevante informatie kan interveniëren. b) Bereik dat integrale samenwerkingsverbanden vastgelegd, vastgesteld en in werking zijn. Zonder goede informatie is het voor het bestuur onmogelijk een actieve rol te spelen in de handhaving. Het elders beschreven planning en control-systeem zorgt voor voldoende informatie voor het beleid op de langere termijn. Hiermee is nog niet bereikt dat het bestuur zicht krijgt op individuele gevallen. Enerzijds moet voorkomen worden dat het bestuur wordt overstroomd met standaardzaken, anderzijds mag het bestuur geen informatie worden onthouden over gevoelige en afwijkende kwesties. Het mandaatbesluit functioneert hier als ruwe zeef: besluiten waarin bestuurlijke afweging een grote rol speelt, zoals vrijstellingen, en ook besluiten op grond waarvan krachtige middelen worden aangewend, zoals bestuursdwang en dwangsom, zijn niet ambtelijk gemandateerd en komen zodoende automatisch ter kennis van het bestuur. Soms kunnen echter ook besluiten die onder de mandaatregeling vallen vergaande bestuurlijke implicaties hebben. Daarnaast is het van belang dat het bestuur vroegtijdig op de hoogte is van zaken die via het college moeten worden afgewikkeld: op het moment dat een concept-besluit ter beoordeling voorligt is interventie en bijsturing nauwelijks meer mogelijk. Er bestaat al een regelmatig portefeuillehoudersoverleg voor de diverse disciplines. Zaken die een integrale aanpak behoeven worden door de portefeuillehouder met collega-wethouders of het gehele college besproken. De inhoud en agenda van deze overlegstructuren en van het ambtelijke vooroverleg moet worden vastgelegd. Voor deze overlegvormen zal steeds meer het gemeentelijke intranet worden ingeschakeld. Hierdoor kan het bestuur tijdig en voortdurend beschikken over informatie en daadwerkelijk sturing geven aan het handhavings-proces. Handhavingszaken beperken zich lang niet altijd tot het terrein van één gemeentelijke dienst of afdeling. De ervaring leert dat een integrale aanpak, eventueel in samenwerking met andere overheidsinstanties, het meeste resultaat geeft. Er bestaan al veel van de gewenste samenwerkings-verbanden, soms informeel maar effectief, soms vastgelegd maar slapend. Voor de continuïteit is het van belang informele verbanden te formalise-

27

8

14



ren. Voor de effectiviteit dienen slapende verbanden te worden gereactiveerd. Uiteindelijk zal dit leiden tot een blijvende multidisci-plinaire uitvoering van de handhavingstaken met een zo hoog mogelijk rendement. Projectverantwoordelijke: Tom Burgers hoofd afdeling Bouwen, Wonen en Milieu Projectmedewerkers: Bouwen, Milieu, Brandweer, Ruimtelijke Ordening

Ia Versterken interventiemogelijkheden bestuur

26

Bijlage II Prioriteitsmatrix toets Bouwbesluit (concept) Het pakket regelgeving dat door een gemeente moet worden gecontroleerd en gehandhaafd is breed en complex. Het is eenvoudigweg niet mogelijk om van meet af aan alle controleen handhaving-activiteiten even frequent en intensief uit te voeren. In samenwerking met andere gemeenten is gestart met de ontwikkeling van een matrix die het bestuur in staat stelt om gewogen tot prioritering van taken te komen. De basis voor de scores die in deze matrix zijn opgenomen ligt in onderzoeken van verschillende gemeenten en rapportages van de VNG en de rijksoverheid. De eindscores uit de matrix worden gebruikt voor de ontwikkeling van checklists die door uitvoerende medewerkers worden gehanteerd. Hilversum wil alle taakvelden die direct of indirect te maken hebben met controle en handhaving op deze wijze benaderen.

Deadlines

Inventariseren bestuurlijke behoefte aan informatie (niet zijnde de verderop beschreven planning en control cyclus) Instellen, verbeteren en wanneer nodig intensiveren informatiestromen Formaliseren van de agenda, medium, structuur in de administratieve organisatie Formaliseren verslaglegging van deze vormen van overleg (informatiedragers)

01-01-2002

Ib Verbeteren en uitbouwen van bestuurlijke samenwerking

Deadlines

Reeds bestaande samenwerkingsverbanden inventariseren Vaststellen en prioriteren van de behoefte aan verdere samenwerking Activeren en organisatorisch implementeren van deze samenwerkingsverbanden (informatiedragers, procesbeschrijvingen, contactfunctionarissen) Ontwikkelen van nieuwe afspraken en bestuurlijke convenanten Organisatorisch implementeren van nieuwe samenwerkingsverbanden

01-11-2001

01-11-2001 01-12-2001 01-01-2002

01-12-2001

01-02-2002 01-05-2002 01-07-2002

Project II. Programmatisch werken a) Bereik dat de prioriteit en intensiteit van de handhavingsactiviteiten wordt benoemd en dat de beschikbare personele capaciteit kwantitatief en kwalitatief aansluit op de vastgestelde prioriteit en intensiteit. b) Bereik dat alle beschikbare handhavingsinstrumenten (bestuursrecht, strafrecht etc.) doelmatig en daadwerkelijk worden ingezet. c) Bereik dat de handhaving een continuproces is. Het pakket regelgeving dat door een gemeente moet worden uitgevoerd en gehandhaafd is groot en zeer gevarieerd. Het gewicht van het openbaar belang dat is gebaat bij de handhaving verschilt zeer per norm. Ook de risico's van niet-handhaving of terughoudende handhaving variëren sterk.. Het is niet mogelijk om alle handhavingstaken op korte termijn intensief uit te voeren. Voor een duidelijke richting in de aanpak is het noodzakelijk dat het bestuur een realistische, aan de beschikbare capaciteit gerelateerde prioriteitenlijst vaststelt. De gehanteerde criteria zijn onder meer veiligheid, aansprakelijkheid, openbaar belang en gezondheid. Regelgeving met een hoge prioriteit dient met grote frequentie en intensiteit gecontroleerd te worden. Voor andere regelgeving is het mogelijk dat vooralsnog slechts steekproefsgewijze controle en controle op basis van klachten plaatsvindt. Uiteindelijk zal een strakke en realistische prioritering resulteren in handhaving conform de gestelde doelen. De gemeentelijke overheid beschikt over een breed spectrum aan handhavings-instrumenten. Ieder geval van overtreding van de regels kent zijn eigen optimale mix van maatregelen. Naast de bestuursdwang en de last onder dwangsom bestaan er speciale vormen

15




van bestuursdwang zoals de stillegging. Sanctionering via de strafrechtelijke weg behoort ook tot de mogelijkheden. De strafrechtelijke weg zal alleen worden gevolgd bij overtredingen die als zeer ernstig worden opgevat. Voor alle disciplines zal vastgelegd moeten worden wat de kernbepalingen zijn bij overtreding waarvan het Openbaar Ministerie ingeschakeld wordt. Ter bevordering van de rechtsgelijkheid en de rechtszekerheid en daarmee van de geloofwaardigheid van het bestuur is het zinvol om vast te leggen welke categorie maatregelen bij welk soort overtredingen wordt toegepast. De voorspelbaarheid van het gemeentelijk optreden in vergelijkbare gevallen wordt vergroot en er wordt een effectieve en proportionele handhaving van de regels bereikt. Het is van groot belang om ook op de middellange en lange termijn overzicht en invloed te behouden op de gang van zaken wat betreft de handhavingsactiviteiten. Maatschappij noch ambtenarij zijn onveranderlijk. Keuzes die nu noodzakelijk zijn kunnen over enkele jaren door maatschappelijke veranderingen of door wijzigingen bij de handhavende instanties achterhaald worden. Achteraf kan blijken dat in het beleid vastgelegde ambities te hoog, of juist te laag waren. Bestuur en management dienen te beschikken over actuele informatie om richting te kunnen geven aan de verdere ontwikkeling en uitvoering van het handhavingsbeleid. Door vergelijking van de uit de planning en control-cyclus verkregen gegevens met de in de begroting en prioriteitennota gestelde doelen kan de effectiviteit en de realiteitszin van het gevoerde beleid continu getoetst worden. Bij geconstateerde discrepanties en bij veranderde omstandigheden is bijsturing van het beleid onvermijdelijk. Een dynamische beleidscyclus waarborgt de kwaliteit van het handhavingsproces op de (middel)lange termijn.

Projectverantwoordelijke: Mirjam van Kuler hoofd afdeling Planning en control

16

Projectmedewerkers: Bouwen, Milieu, Brandweer, Ruimtelijke Ordening IIa Prioriteren controleen handhavingsactiviteiten en vaststellen benodigde middelen

25 Deadlines

Taken en processen inventariseren waarvoor gemeente verantwoordelijk is (binnen eerder genoemd kader) Vaststellen van hoofdtaken en rol gemeente daarin (openbaar belang, aansprakelijkheid, veiligheidsaspecten, gezondheid, ruimtelijke ordening, etc.) Aan de hand van de vastgestelde hoofdtaken deze nader analyseren op risico (zie matrix) vervolgens prioriteren en vastleggen alsmede het bepalen van controle-intensiteit (zie checklist) en -frequentie (planning m.b.v. bestaand automatiseringspakket) Meten of personele capaciteit /middelen voldoende aanwezig zijn Bestuurlijk vastleggen van geprioriteerde taken en benodigde middelen

01-09-2002

IIb Bereik een optimale toepassing van handhavings-instrumenten

Deadlines

Ter beschikking staande wettelijke instrumenten inventariseren Inventariseren en prioriteren van varianten in handhavingzaken en de gewenste resultaten( zie ook prioritering van controleen handhavingsactiviteiten) Instrumenten gemotiveerd koppelen aan varianten en vaststellen van kernbepalingen Activeren samenwerking met derden (bijv. OM zie ook onder 3) Vastlegging van deze standaard in door B&W te accorderen handleiding

01-11-2001

01-11-2001

01-01-2002

01-05-2002 01-06-2002

01-12-2001 01-01-2002 01-06-2002 01-09-2002



IIIc Continueren van handhavingsactiviteiten Ontwikkelen management rapportage tool in procesmanagementsysteem Kengetallen vaststellen en opnemen in bestaand managementinformatiesysteem Vaststellen van doelen en resultaten van controle en handhavingsactiviteiten Meten van resultaten, kengetallen koppelen aan vastgestelde prioriteit en intensiteit de voortgang bewaken via planning en control-cyclus (begroting, kwartaalrapportages, etc) Aan de hand van de gestelde doelen én de bereikte doelen toetsen of de prioritering realistisch is gelet op de benodigde/ haalbare capaciteit. Prioriteitenlijst bijstellen en/of capaciteit aanpassen. Systematiek bestuurlijk vast leggen

Deadlines

01-01-2002 01-05-2002 01-08-2002

01-09-2002

01-10-2002 01-11-2001

Project III. Communicatie a) Bereik dat B&W, Raad en burgers actief participeren bij de vaststelling en uitvoering van het programma b) Bereik dat betrokkenen helder en eenduidig geïnformeerd worden over de geldende regelgeving

24

Bijlage I Besluit burgemeester en wethouders Burgemeester en wethouders hebben opdracht gegeven voor de projectmatige aanpak van de ontwikkeling van een programmatisch handhavingsbeleid Gelet op de korte ontwikkeltijd voor dit programma heeft het college de wethouder bouwen woningtoezicht gemandateerd om bijgaande visie en plan van aanpak te accorderen.

Op handhavingsgebied zullen soms harde, zelfs pijnlijke beslissingen genomen moeten worden. Om voldoende draagvlak te creëren zal veel aandacht moeten worden besteed aan communicatie over de inhoud van het gekozen beleid. Intern (B&W en Raad) zal dit traject voornamelijk via de gebruikelijke kanalen verlopen. De beleidsmatige keuzes worden vastgesteld door B&W en ter beoordeling voorgelegd aan de Raad. De voortgang blijft inzichtelijk door het planning en controlsysteem en door de doelstelling gerelateerde begroting. Individuele gevallen komen aan de orde in het portefeuillehoudersoverleg en bij het nemen van B&W-besluiten. Het hiervoor beschreven beslis- en informatiesysteem kan echter nog worden geperfectioneerd. Wat de externe communicatie betreft ligt er nog een groot terrein braak. Naast verbetering van de inzichtelijkheid van de (gemeentelijke) regelgeving zal een communicatieplan opgesteld en uitgevoerd moeten worden. Uiteindelijk zal maximale communicatie bijdragen aan het draagvlak en de continuïteit van de uitvoering van de handhaving.

Projectverantwoordelijke: Sjaak van Vlerken hoofd afdeling Communicatie Projectmedewerkers: Bouwen, Milieu, Brandweer, Ruimtelijke Ordening IIIa Betrekken van partijen bij ontwikkeling en vaststelling handhavingsbeleid

Deadlines

Bestuurlijk vaststellen visie en plan van aanpak Inventariseren interne en externe partijen (doelgroepen en -gebieden) Communicatie plan maken t.b.v. interne partijen Communicatie plan maken t.b.v. externe partijen Bestuurlijk vaststellen communicatie strategie Organiseren en uitvoering geven aan communicatie strategie

gereed 01-12-2001 01-01-2002 01-03-2002 01-05-2002 01-07-2002

17



IIIb Helder en duidelijk informeren van doelgroepen over regels Deadlines Vastleggen en uitbouwen van interne communicatie m.b.t. handhaving Vaststellen en prioriteren van externe doelgroepen en -gebieden Opstellen van extern communicatieplan m.b.t. handhaving Bestuurlijk vaststellen communicatieplan Bekendheid geven aan handhavingsacties en beleid(wijzigingen) conform vastgestelde communicatietrajecten Effectiviteit/rendement van communicatie meten en terugkoppelen(zie kwaliteitskring)

01-12-2001 01-02-2002 01-04-2002 01-05-2002 01-06-2002 01-11-2002

Project IV. Rol, taken en positie van disciplines a) Bereik dat de vigerende en nieuwe rijksregelgeving vertaald wordt in praktische en uitvoerbare handleidingen (informatiedragers, checklists). b) Bereik dat onderlinge strijdigheid van geldende regelgeving de handhavingsactiviteiten zo min mogelijk frustreert. c) Bereik dat kennis, vaardigheden en kwaliteiten aansluiten bij het vastgestelde handhavingsbeleid. d) Bereik dat de gemeentelijke regelgeving helder een eenduidig ingericht is.

18

Overheidsregels blinken niet altijd uit in helderheid, waardoor de toepassing in de praktijk op problemen stuit: in de uitvoering en handhaving treden niet-noodzakelijke vertragingen en complicaties op. De invloed die de gemeente Hilversum kan uitoefenen op hogere regelgeving is beperkt, zodat er weinig uitzicht is op vereenvoudiging van die regels zelf. Dat betekent dat deze regelgeving uitgewerkt moet worden in handleidingen en checklists. Ook de eigen regels van de gemeente Hilversum zijn in het verleden teveel vanuit de academische hoek opgesteld, waarbij te weinig rekening is gehouden met de praktijk. Aanpassing is in deze gevallen mogelijk, maar (zeker bij bestemmingsplannen) tijdrovend. Ook hier zal -mede ter overbrugging- gedeeltelijk gekozen worden voor het opstellen van handleidingen en checklists. Een grotere aandacht voor de handhaaf-baarheid bij het opstellen van regels zal leiden tot een effectievere en meer correcte toepassing van die regels. Strijdigheid van regelgeving treedt meestal op wanneer meerdere disciplines betrokken zijn bij een zelfde geval. Een goede interne communicatie met regelmatig multidisciplinair overleg leidt tot een vroegtijdige signalering en oplossing van deze knelpunten. Door de gezamenlijke uitvoering van de handhaving zullen veel van deze problemen reeds op de werkvloer gesignaleerd en opgelost worden, dit in overleg met de juridische afdeling. In de schaarse gevallen dat geen afdoende oplossing wordt bereikt zal een keuze op grond van de hiërarchie van regelgeving moeten worden gemaakt, waarbij tevens de vastgestelde prioritering van de handhaving wordt verdisconteerd. Hierdoor worden oplossingen bereikt die zowel recht doen aan de regelgeving als aan de door het bestuur gestelde prioriteiten. Voor een goede en rechtmatige uitvoering van het handhavingsbeleid is het niveau van kennis en vaardigheden van het uitvoerend personeel van eminent belang. Handleidingen en checklists kunnen veel bijdragen, maar bijscholing op het gebied van de veranderlijke en complexe (Rijks)regelgeving is en blijft noodzakelijk. Projectverantwoordelijke: Marjolein Kreisel hoofd afdeling Publieksservice Bouwen, Wonen en Milieu Projectmedewerkers: Bouwen, Milieu, Brandweer, Ruimtelijke Ordening

Bijlagen

23



IVa Verbeteren van toegankelijkheid regelgeving Knelpunten in de praktijk met gemeentelijke en hogere overheid inventariseren Prioriteren en het aandragen van oplossen voor deze knelpunten Vaststellen doelen ter verbetering van de uitvoering en informatieoverdracht naar derden (mogelijk wijzigen regels, vervaardigen van informatiedragers en checklists) Ontwikkelen nieuwe uitvoerings(hulp)middelen Vastleggen en uitdragen van nieuwe uitvoerings(hulp)middelen in de organisatie (Conform intern communicatieplan) Informatie over (gewijzigde) regelgeving verspreiden conform extern communicatieplan Starten met uitvoering met behulp van nieuwe hulpmiddelen Terugkoppelen ervaringen uit de praktijk in de regelgeving (continu-proces, onderdeel van auditing)

22

Deadlines

01-12-2001 01-02-2002

01-03-2002 01-09-2002 01-10-2002 01-10-2002 01-11-2002 na 01-11-2002

IVb Omgaan met strijdigheid regelgeving

Deadlines

Inventariseren meest voorkomende strijdigheden Bestuurlijk vaststellen omgang met deze strijdigheden Controle en handhavingsuitvoering integraal organiseren ter voorkoming strijdigheden (communicatie, controles, adviezen en samenwerking met andere disciplines) Vaststellen procedure hoe omgaan met strijdigheden die niet oplosbaar zijn.

01-12-2001 01-02-2002

01-05-2002

IVc Kennis, vaardigheden en kwaliteit

Deadlines

Vaststellen kennis en vaardigheden die nodig zijn om het programma uit te voeren Op individueel niveau vaststellen van vaardigheden, kennis waaruit de scholingsbehoefte blijkt Inventariseren hoe aanwezige kennis kan worden ingezet ter versterking van het collectief Starten meest noodzakelijke opleidingen Vaststellen en prioriteren van opleidingen en deze opnemen in het opleidingsplan 2003

01-03-2002

01-01-2002 01-03-2002 01-04-2002 01-09-2002 01-11-2002

2.5 Projectorganisatie Projectorganisatie De projectorganisatie voor de ontwikkeling van operationeel handhavingsbeleid bestaat uit het college van burgemeester en wethouders als opdrachtgever en een projectgroep. De projectgroep staat onder leiding van het hoofd van de afdeling Bouwen, Wonen en Milieu. Ieder project staat onder leiding van een projectverantwoordelijke. De directeur van de dienst Stadsontwikkeling is als projectmanager verantwoordelijk voor de tweede fase van het verbeterplan Beheer waarvan dit project deel uitmaakt.

19



College van burgemeester en Wethouders is opdrachtgever Opdrachtgever voor het uitvoeren van operationeel handhavingsbeleid is het college van burgemeester en wethouders. Het college is verantwoordelijk voor: · Beoordelen van voorstellen die door de projectgroep zijn voorbereid; · Nemen van besluiten over de door de projectgroep voorgelegde keuzen; · Waar nodig het rapporteren aan raadscommissies en de gemeenteraad. · Aan de betreffende portefeuillehouders zal maandelijks gerapporteerd worden over de voortgang van het traject.

Projectgroep en projectverantwoordelijken voeren verbeterplan uit De projectleider van dit project is het hoofd van de afdeling Bouwen, Wonen en Milieu. deze is verantwoordelijk voor: · Coördineren van de werkzaamheden tussen de verschillende projecten · Het aansturen van de projecten en de daarvoor verantwoordelijke projectverantwoordelijken; · Het bewaken van de voorgang van dit project; · Het bewaken van budgettaire consequenties; · Periodiek rapporteren aan het college van burgemeester en wethouders.

20

2.6 Raming benodigde dagen per projectonderdeel en additionele kosten In onderstaande tabel is het totaal aantal projectdagen met bijbehorende additionele kosten gespecificeerd per project. Voor deze kosten is al een reservering gemaakt in de tweede fase van "Verbeterplan Beheer". Er is bewust gekozen de financiering niet te koppelen aan een mogelijke bijdrage vanuit de stimuleringsregeling van het ministerie van justitie: de projecten moeten hoe dan ook worden uitgevoerd. Wel zijn er specifieke doelen voor de besteding van een mogelijke bijdrage van fl. 100.000,- bepaald. Het huidige plan van aanpak is doelmatig maar sober opgezet. Een extra investering van ca. fl. 60.000,- in communicatiemateriaal (informatiedragers, internet) kan een belangrijke impuls geven. Er is reeds budget gereserveerd voor het reguliere opleidingsplan en ook binnen het project programmatische handhaving zijn additionele kosten voor opleiding geraamd. Een extra investering van fl. 40.000,- voor trainingen van medewerkers die belast zijn met de uitvoering van het programma draagt bij aan verdere professionalisering en aan de doorontwikkeling van dit programma. Dagen Omschrijving additio- Additionele kosten nele kosten

Project

Projectverantwoordelijken en uitvoerders

De projectleider zit de werkgroep voor waarin de verschillende projectverantwoordelijken zitting hebben. De bijeenkomsten vinden tweewekelijks plaats. De individuele projectverantwoordelijken zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de projecten. De projectgroep bestaat uit de volgende personen:

0. Projectmanagement

Tom Burgers (PV)

I

Bestuurlijke verantwoordelijkheid

I. Bestuurlijke verantwoordelijkheid

12 32

II

Programmatisch werken

Tom Burgers(PV) vier medewerkers van verschillende disciplines

f 17.000,Vervanging van reguliere taken van projectmede-werkers

III

Communicatie

IV

Rol, taken en positie van disciplines

II. Programmatisch werken

Mirjam van Kuler (PV) medewerkers van verschillende disciplines

15

-

45

f 24.000,Vervanging van reguliere taken van projectmede-werkers

Sjaak van Vlerken(PV) vier medewerkers van verschillende disciplines

12

f 17.000.Vervanging van reguliere taken van projectmede-werkers Extra budget ontwikk. f 25.000,en reprod. info. materiaal

Marjolein Kreisel (PV) vier medewerkers van verschillende disciplines

15

-

45

Vervanging van regu- f 24.000,liere taken van projectmede-werkers

Tom Burgers hoofd afdeling Bouwen, Wonen en Milieu Mirjam van Kuler hoofd Planning en Control Sjaak van Vlerken hoofd afdeling Communicatie Marjolein Kreisel hoofd afdeling Publieksservice onderdelen Bouwen, Wonen en Milieu

Interne communicatie gedurende het project Dit beleidsplan heeft niet alleen consequenties voor handhavingsactiviteiten binnen de uitvoerende afdelingen van de dienst Stadsontwikkeling maar ook voor het functioneren van andere diensten/bedrijfsonderdelen binnen de gemeente Hilversum. De projectgroep zal daarom periodiek de medewerkers betrekken bij de voortgang van dit traject. In de projectgroep vergaderingen zal structureel het agendapunt communicatie aan de orde zijn waarbij elke keer zal worden bekeken of het zinvol is om medewerkers binnen de dienst stadsontwikkeling en binnen andere diensten te informeren over de voortgang. Hierbij zal met name intranet een belangrijk communicatiekanaal zijn. Daarnaast zal het beleid tot stand gebracht worden doordat verschillende disciplines binnen een of meerdere van de projectgroepen participeren over het beleid en daardoor direct geïnformeerd zijn over de ontwikkelingen.

III. Communicatie

IV. Rol, taken en posities van disciplines

20

32

-

-

Externe communicatie Externe communicatie is een van de belangrijkste middelen op repressief optreden te voorkomen. Dit geld ook voor de ontwikkeling van dit programma. Daarom is dit item in een van de projectonderdelen -onderdeel 3b.- van dit programma expliciet opgenomen. Uit het stappenplan kunt u opmaken op welke wijze gemeente Hilversum met respectievelijk het bestuur, raadscommissie en gemeenteraad en zijn burgers communiceert.

Extra budget versterking kennis en vaardigheden

f 25.000,-

21

Programmatisch handhaven Visie en plan van aanpak

Recommend Documents