Informatiebeleidsplan

Informatiebeleidsplan 2014-2016

Datum Auteur Versie

18-09-2013 Bram Verrips 1.2

Versiebeheer Versie Datum 0.1 2-8-2012 0.2 23-8-2012 0.3 0.4 1.0 1.1 1.2

Aanleiding Eerste concept Aanvullingen Dirk Jan Wassenaar Aanvullingen Peter Jaap Don, Lucia Koehorst, 6-9-2012 Saskia de Groot, Rob Stam en Joke de Jong 20-11-2012 Aanvulling Heico van Brakel 09-1-2013 Akkoord MT 10-9-2013 Actualisering tbv het college van B&W 18-9-2013 Aanvullingen Wil Spaanderman

1

Inhoudsopgave 1. Inleiding ..................................................................................................................... 3 Waarom dit plan? ....................................................................................................... 3 Positie informatiebeleidsplan ..................................................................................... 3 Opbouw van dit plan .................................................................................................. 3 Beheer van dit plan .................................................................................................... 4 Doelstelling van dit plan ............................................................................................ 4 2. Strategie ..................................................................................................................... 5 Externe en interne omgeving ..................................................................................... 5 Strategie in 9 punten .................................................................................................. 6 3. Stelsel van basisregistraties........................................................................................ 7 4. GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) ....................................................... 8 Huidige situatie .......................................................................................................... 9 Situatie 2016 ............................................................................................................ 10 5. Doelen informatiebeleid........................................................................................... 12 Voldoen aan wet –en regelgeving ............................................................................ 12 Bevorderen regionale samenwerking ....................................................................... 12 Optimaliseren en digitaliseren processen................................................................. 13 Samenhang in beleid en uitvoering .......................................................................... 13 6. Samenvatting en vervolg.......................................................................................... 14 Bijlage 1. De 13 basisregistraties ................................................................................. 15 Bijlage 2. GEMMA per afdeling ................................................................................. 16

2

1. Inleiding Waarom dit plan? Informatie is - naast mensen en middelen - het belangrijkste ingrediënt voor onze werkprocessen en daarmee een kritische succesfactor voor ons functioneren. Want als gemeente:     

Leggen we informatie vast over samenleving en burgers; Verlenen we diensten; Leggen we verantwoording af op basis van informatie; Gebruiken we informatie van onszelf en anderen voor het maken, uitvoeren en handhaven van beleid en wetgeving; Wisselen we informatie uit en stellen we informatie beschikbaar aan anderen binnen de (Rijks)overheid en daarbuiten.

Informatie kost ook geld. Maar de juiste informatie op de juiste plaats op het juiste moment zorgt er juist voor dat je geld bespaard. Gemeenten zullen de komende jaren moeten bezuinigen. Ook komen er nieuwe taken op ons af. Om dit alles te realiseren is een goede samenwerking nodig, binnen de gemeentelijke organisatie, maar ook met andere gemeenten, maatschappelijke instellingen en overige ketenpartners. Om onze uitdagingen te faciliteren is het noodzakelijk om doelgericht toe te werken naar een efficiënt, robuust en duurzaam ingerichte informatiehuishouding, die zowel de organisatie zelf als de burger, bedrijven en maatschappelijke instellingen ten goede komt. Positie informatiebeleidsplan Het informatiebeleidsplan dient bezien te worden in een context van: 1. Richten: koersbepaling middels beleidsplannen; 2. Inrichten: operationalisering in projecten; 3. Verrichten: uitvoering van de projecten. Op het gebied van informatiemanagement ziet dit er als volgt uit: Richten:  Informatiebeleidsplan 2014-2016  Dienstverleningsconcept 2014-2016  Informatiebeveiligingsplan Inrichten:  I-Nup+; herijking EGEM programma 2014-2016 Verrichten:  De diverse projecten uit het I-Nup+ programma ten uitvoer brengen. De looptijd van de diverse beleidsdocumenten is van 2014 tot 2016. Hier is voor gekozen, omdat deze termijn aansluit bij het bestuursakkoord tussen ministerie van Binnenlandse Zaken en de VNG. Met dit akkoord is de agenda voor de informatievoorziening tot 2016 bepaald en vastgelegd in de @genda 2015. Deze agenda is gericht op het realiseren van de basisvoorzieningen om te komen tot één gemakkelijk toegankelijke overheid. In de @genda 2015 is aangegeven welke basisvoorzieningen nog opgebouwd, aangesloten en gebruikt moeten gaan worden. Dit informatiebeleidsplan voorziet in de @genda 2015. Opbouw van dit plan Dit plan beschrijft de informatievoorziening van algemeen naar specifiek. Vanuit de doelstelling wordt een strategie gegeven aan de hand van tien punten om deze doelstelling te realiseren. Vervolgens wordt er aan de hand van de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) het huidige ICT landschap vergeleken wordt met de situatie in 2016.

3

Aan de hand van de doelstelling, strategie en de te realiseren ICT voorzieningen tot 2016, worden doelen benoemd waar we tot 2016 aan gaan werken. Wanneer door het volgen van de strategie de doelen gerealiseerd worden, zullen de geschetste architectuur en de doelstelling eveneens in gerealiseerd worden. De doelen zijn uitgeschreven en voorzien van een beknopte toelichting. Het geheel van doelstelling, strategie en doelen vormt het beleidskader. Het programma en de projecten vormen de uitvoering van het beleid. Dit kader is daarmee richtinggevend voor de projecten uit het nog te starten I-NUP+ programma en de projecten die hierin benoemd worden. Schematisch ziet dit er als volgt uit.

De paars weergegeven items maken onderdeel uit van dit informatiebeleidsplan. De geel weergegeven items zullen beschreven worden in het programmaplan I-NUP+ 2014-2016. Beheer van dit plan Dit document zal medio 2016 bijgesteld worden. Of eerder indien daar aanleiding toe is. Bijvoorbeeld bij ambtelijke fusie of gemeentelijke herindeling. Dit wordt gedaan aan de hand van het inventariseren (Check) van de behaalde resultaten. Aan de hand van deze inventarisatie wordt bepaald wat er nog gedaan moet worden (Act) en welk nieuw beleid toegevoegd dient te worden. Vervolgens wordt dit vastgelegd in een nieuw informatiebeleidsplan (Plan), welke weer voor een bepaalde periode wordt vastgesteld. In dit nieuwe informatiebeleidsplan wordt ook aangegeven hoe de ‘Plan’ uitgevoerd zal worden (Do). De fasering van de projecten en financiën van het I-NUP+ programma worden bijgesteld middels de planning en control cyclus. De scope van de projecten kan bijgesteld worden voor aanvang van een specifiek project. Tot toevoegen of verwijderen van projecten kan tussentijds besloten worden door een herijking van het programma. Met het periodiek doorlopen van deze kwaliteitscirkel wordt het mogelijk om als organisatie blijvend de verwachtingen waar te maken van klanten, ketenpartners, medewerkers en bestuur. Doelstelling van dit plan De doelstelling van dit plan is tweeledig. Enerzijds het borgen van de kennis over ons ICT landschap. Anderzijds het ontwikkelen van het beleid dat richting geeft aan de ontwikkeling van de gehele informatievoorziening en informatietechnologie in de periode 2014-2016.

4

In deze periode willen we als organisatie een groei maken van activiteit- naar een ketengerichte organisatie (conform fase 3 model Instituut Nederlandse Kwaliteit). Hiervoor zal de omslag gemaakt moeten worden van een aanbodgerichte naar een vraaggerichte dienstverlening.

Deze doelstelling is eerder geformuleerd in het Realisatieplan 2009 - 2012 gemeente Uitgeest (zie int08.2027) en in het informatiebeleidsplan 2010-2012 (zie int10.2555). Tot op heden is deze doelstelling slechts ten dele gerealiseerd. Dit komt doordat de nadruk de afgelopen jaren meer lag op het voldoen aan de wettelijke verplichtingen, zoals de BAG, WABO, WION, etc. Het benutten van de effecten van de wettelijke verplichtingen hebben te weinig aandacht gehad. De effecten hebben vooral betrekking op het verbeteren van de dienstverlening en het optimaliseren van achterliggende (keten) processen. De bouwstenen (ICT) om deze effecten te realiseren hebben we veelal al in huis. Het gaat er nu om deze bouwstenen op de juiste manier neer te zetten. Hierbij kunnen kleine technische en organisatorische aanpassingen nodig zijn om het gewenste resultaat te krijgen.

2. Strategie Externe en interne omgeving Op het gebied van informatiebeleid is het thema de afgelopen –en komende jaren ‘de verdergaande digitalisering van werkprocessen’. Digitalisering wordt gekenmerkt door het vaker, eenvoudiger bewerken en delen van informatie. Hierbij is er sprake van ondersteuning door technische toepassingen, als smartphones en tablets. Een bestand kan met één druk op de knop op tientallen manieren met de rest van de wereld gedeeld worden vanuit de palm van je hand. Pas 5 jaar geleden kwam de eerste smartphone op de markt. Inmiddels heeft tweederde van de verkochte mobiele telefoons een verbinding met internet. Daarnaast beschikt 35% van de huishoudens over een tablet. Deze cijfers zijn uit 2012. De percentages zullen blijven groeien. Bekeken vanuit de dienstverlener wordt deze ontwikkeling concreet gemaakt door het toenemen van de elektronische dienstverlening. Een branche die deze veranderslag al grotendeels gemaakt heeft is het bank- en verzekeringswezen. Het afsluiten van een rekening, overboeken van bedragen, inzicht in af te sluiten en reeds afgesloten producten. Het gaat allemaal digitaal. Een bankfiliaal wordt nauwelijks meer bezocht. Dit gebeurt enkel wanneer een klant na het raadplegen van de website meer informatie wil ontvangen over een complex product dat op maat gemaakt moet worden. Uiteraard zijn er ook klanten die een filiaal bezoeken omdat ze digibeet zijn. Dit worden er steeds minder, want ook deze groep weet steeds beter hun weg te vinden op de digitale snelweg. Hebben banken en verzekeraars deze slag gemaakt omdat klanten dit van hen verlangen? Omdat het kosten bespaart? Omdat het product sneller geleverd kan worden? Of omdat het product van een hogere kwaliteit is? Waarschijnlijk zijn al deze redenen van toepassing. Naast banken en verzekeraars zijn alle dienstverlenende branches naast hun reguliere dienstverlening digitaal gaan werken. Te denken valt aan reisbureaus, boekhandels, kledingzaken, supermarkten, drogisterijen, concertzalen, de belastingdienst, musea en bibliotheken. Als gemeente kunnen we niet op deze ontwikkeling achterblijven. Naast het gebruik van mobiele apparaten door onze klanten kan het gebruik van deze apparaten door ambtenaren ook voor verbeteringen zorgen in proces en dienstverlening. Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven van dergelijke verbeteringen. Voor toezichthouders zou het bijvoorbeeld efficiënter zijn om direct op een tablet in het veld de beschikking te hebben over de verleende vergunningen en bouwtekeningen. Zo kunnen zij op locatie direct de werkelijke situatie toetsen aan de vergunde. Nog mooier zou het zijn als zij ook de benodigde controlepunten ten aanzien van de inspectie direct in het systeem af kunnen vinken en op kunnen slaan. Zo hoeft informatie maar éénmaal vastgelegd te worden.

5

Technisch zou de buitendienst al met een smartphone meldingen in het veld kunnen raadplegen. Na het oplossen kunnen deze direct afgemeld worden aan de klant. Dit betekend dat er dus geen werkbonnen meer gemaakt hoeven te worden die niet terugkomen of blijven liggen. Al met al zorgt dit voor een beperking van de administratieve lastendruk van de buitendienstmedewerker. Zij kunnen hun tijd meer besteden op het primaire proces. Dit komt de klant direct ten goede. Papierloos vergaderen door de raad en het college van B&W met tablets wordt inmiddels onderzocht door een projectgroep. Bekend is dat dit aan drukwerk zo’n € 9000,- per jaar kan besparen. Dit nog afgezien van de milieu en efficiency aspecten. Een WMO -of vergunning intake kan door een behandelend ambtenaar met een tablet thuis bij de klant plaats vinden. Gegevens worden direct in het systeem verwerkt. Dit betekend wederom een efficiency verbetering en een verbetering van de service. De basis voor digitaal werken is een digitaal archief. Momenteel worden alle in- en uitgaande poststukken, e-mails, beschikkingen, besluiten, bijlagen digitaal opgeslagen in Corsa. Nieuwe versies worden toegevoegd. Wanneer we na het werkproces de documenten archiveren, worden deze door de afdeling interne zaken uitgeprint en in hangmappen gestopt. Wat zou het betekenen als we deze documenten in een digitaal depot konden archiveren? De documenten zouden eenvoudig te vinden zijn door een zoekmachine. Er is nooit meer een archiefmap zoek, want de kopie wordt geraadpleegd. En bovenal het bespaart veel uitvoerend werk. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de mogelijkheden die de huidige techniek te bieden hebben. Door de snelheid van de technische mogelijkheden is het aannemelijk dat er tot 2016 tal van nieuwe mogelijkheden zich voordoen. Tenslotte nog even aandacht voor het thema managementinformatie. Om te presteren zullen we professioneel en bedrijfsmatig moeten werken om onze middelen optimaal in te zetten. Maar hoe kunnen we dit doen als we niet weten hoeveel telefoontjes we ontvangen? Hoe vaak er doorverbonden wordt? Wat de status is van een klacht of een melding? Wat de doorlooptijd is van het aanvragen van producten, of hoeveel producten we eigenlijk verlenen? Laat staan het niet inzichtelijk hebben van het soort wegen dat we beheren, de staat van het onderhoud, de hoeveelheid speeltoestellen, aantal kilometers riolering. Het ontbreken van een integraal overzicht van de hoeveelheid inspecties die zijn uitgevoerd, wat er geconstateerd is en wat de vervolgactie is geweest. Strategie in 9 punten Om in 2016 invulling te geven aan deze ontwikkelingen en het verbeteren van de interne processen zullen we efficiënter, effectiever en klantgerichter moeten gaan werken. Rekening houdende met de beperkte middelen en de omvang van de organisatie. Gestart wordt met het opstellen van de strategie op informatiebeleid. De onderstaande negen punten zijn richtinggevend voor het realiseren van de doelstelling. 1. ICT zien wij niet als doel of oplossing, maar als middel om processen te ondersteunen. 2. Door gebruik te gaan maken van managementinformatie gaan we meer sturen op input, throughput en output dan op incidenten. 3. Onze processen laten we waar mogelijk digitaal verlopen. Papierloos werken zien wij als een middel om bovenstaande punten te realiseren. 4. Informatie moet plaats-, tijds- en apparaat onafhankelijk beschikbaar zijn. 5. In de uitvoering van ons informatiebeleid zoeken wij samenwerking met gemeenten in de regio. 6. De informatievoorziening wordt zodanig ingericht dat de gemeente Uitgeest voldoet aan haar wettelijke taken als bronhouder voor de basisregistraties BAG, GBA (BRP), BGT, BRO en WOZ.

6

7. De gemeente Uitgeest legt de focus op het gebruik van de basisregistraties in haar primaire processen. Hiermee creëren we een betrouwbare efficiënte dienstverlening. 8. De informatiearchitectuur wordt zoveel mogelijk gebaseerd op bestaande landelijke standaarden en reeds landelijk vastgestelde definities (GEMMA architectuur, Standaard uitwisseling format (StUF). 9. De strategie op informatievoorziening moet ondersteunend zijn aan de dienstverleningambities zoals deze in het document “Dienstverleningsconcept 20142016” worden vastgelegd.

3. Stelsel van basisregistraties Met het Stelsel van Basisregistraties worden vitale gegevens over burgers, bedrijven en instellingen centraal opgeslagen en meervoudig gebruikt. Door periodieke audits en strenge beveiligingseisen is het mogelijk dat de "authentieke gegevens" van een hoge kwaliteit zijn. Alle Nederlandse overheden zijn verplicht de gegevens uit de basisregistraties in hun werkprocessen te gebruiken. Daarmee spelen basisregistraties een belangrijke rol in het aanpakken van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om uitrukkende hulpdiensten, het efficiënt vaststellen van het recht op uitkering, het toetsen van vergunningaanvragen of het bestrijden van fraude. Het stelsel omvat 13 basisregistraties voor het verzamelen en omsluiten van kwalitatief goede en betrouwbare gegevens op het gebied van o.a. personen, bedrijven, gebouwen, onroerende zaken, geografische basiskaarten en adressen. Vier stelselvoorzieningen ondersteunen de basisregistraties om hun product- en dienstenportfolio’s eenduidig te (gaan) ontsluiten naar de afnemers, de circa 900 overheidsorganisaties binnen Nederland. Het Stelsel van Basisregistraties speelt hiermee een belangrijke rol in de gegevenshuishouding van de overheid. Door het eenmalig centraal verzamelen van gegevens worden niet alleen de administratieve lasten voor burgers en bedrijven beperkt, maar worden tegelijkertijd forse kwaliteit- en efficiency verbeteringen voor de overheid zelf gerealiseerd. Schaduwadministraties met dezelfde gegevens behoren tot het verleden. Dit voorkomt fouten, dubbel werk en zorgt voor focus op de kerntaken. Gemeenten zijn als bronhouder verantwoordelijk voor de kwaliteit van de BAG, WOZ, GBA (BRP), BRO en BGT. Daarnaast zijn zij verplicht afnemer van de overige 9 basisregistraties. Hoe het stelsel er schematisch uitziet is te zien in bijlage 1. Er zijn een aantal leidende principes met betrekking tot het stelsel van basisregistraties die het stelsel meer maken dan de som der delen: 1. Burgers en bedrijven worden maar eenmaal verzocht gegevens aan te leveren en deze worden hergebruikt. Het principe van eenmalig vastleggen en meervoudig gebruiken geldt ook voor gegevens uit het veld. 2. Authentieke gegevens moeten verplicht door iedere overheidsinstantie worden gebruikt; 3. Indien een afnemer een fout ontdekt dan mag hij afwijken van het authentieke gegeven in de basisregistratie, maar dan moet hij dit terugmelden aan de basisregistratie; 4. De bronhouder van de basisregistratie heeft als plicht het terug gemelde gegeven te onderzoeken, de afnemer heeft de plicht het uiteindelijke resultaat van het onderzoek te gebruiken; 5. Elke basisregistratie heeft een kwaliteitssysteem, bijvoorbeeld door audits; 6. Uitwisselbaarheid van gegevens en aansluiting op elkaars processen. Dit door eenduidige semantiek en samenwerkende infrastructuurcomponenten.

7

Elke basisregistratie kent zijn basis in wetgeving waarin deze principes zijn vastgelegd. Hoe het stelsel van basisregistraties zich verhoudt tot het volledige applicatielandschap van de gemeente is beschreven in het volgende hoofdstuk GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA). In dit hoofdstuk wordt ook aangegeven welke basisregistraties inmiddels gerealiseerd zijn. Het doel is dit stelsel voor 2016 volledig te realiseren.

4. GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) Onze informatievoorziening is zoveel mogelijk gebaseerd op bestaande landelijke standaarden en reeds landelijk vastgestelde definities. Eén van deze standaarden is de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA). GEMMA is een referentiearchitectuur die gebruikt wordt voor het in kaart brengen van het applicatielandschap van gemeenten. Voor dit beleidsplan wordt GEMMA gebruikt als blauwdruk, waar in principe niet van afgeweken mag worden. Enkele belangrijke voordelen bij het werken onder architectuur zijn: 1. Betere sturing op de ontwikkeling van de informatiehuishouding. 2. Een betere beheersbaarheid van door het in één overzicht bij elkaar hebben van het totale ICT landschap. 3. Vanuit de architectuur wordt duidelijk op welke componenten regelgeving van toepassing is en welke overige componenten hierop van invloed zijn. 4. Bij ketenprocessen zijn verschillende, autonome organisaties betrokken, met elk hun eigen verantwoordelijkheden en belangen. Architectuur kan bijdragen aan het aansluiten van de processen tussen beide organisaties. Er is voor dit informatiebeleidsplan een GEMMA blauwdruk gemaakt van 2014 en van 2016. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen Front-, Mid- en Backoffice. Zowel de architectuur van de gemeente, als de architectuur van overige overheden, waar onze architectuur op is/ wordt aangesloten, zijn meegenomen. In het overzicht is een belangrijke rol weggelegd voor de basisregistraties. Ook is er een verklarende lijst van afkortingen toegevoegd ter verduidelijking van de begrippen die gebruikt worden in de blauwdruk. Met de architectuurtekeningen wordt voor een groot gedeelte duidelijk wat ons op informatie technisch gebied tot 2016 nog te doen staat. Helaas is het op dit moment niet mogelijk om alle ontwikkelingen tot 2016 volledig in te schatten. Er zullen ongetwijfeld ontwikkelingen zijn die een oplossing vragen, maar op dit moment nog niet voorzien zijn.

8

Huidige situatie

9

Situatie 2016 De toegevoegde componenten ten opzichte van 2014 zijn in het ‘wit’ weergegeven.

10

Verklarende lijst van afkortingen Afkorting BAG BGT BRI BRK BRT BRV CBB CHF CIK CIN Civision WIZ CKD CMD CMG CML CMO Corsa ARCH Corsa DMS CUK CVDR CWD CWK CWZ GBA GBKN IZRM NGDW NHR OLO STUF VOA WION WKPB

Betekenis Basisregistratie Adressen en Gebouwen Basiskaart Grootschalige Topografie Basisregistratie Inkomen Basisregistratie Kadaster Basisregistratie Topografie Basisregistratie Voertuigen Civision Belastingen Basis Civision Heffen Civision Inkomen Civision Innen Civision Welzijn, Inkomen, Zorg Civision Kadaster Civision Middelen Civision Makelaar Gegevens Civision Makelaar Landelijke Voorzieningen Civision Maatschappelijke Ondersteuning Corsa Archief Corsa Document Management Systeem Civision Uitkeringen Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving Civision Waarderen Civison Werk Civision Welzijn Gemeentelijke Basis Administratie Grootschalige Basiskaart Nederland Integrale Zoek en Raadpleeg Module Nedgraphics DataWarehouse Nieuw Handelsregister Omgevingsloket Online Standaard Uitwisselings Formaat Verzend- en Ontvangststation Afnemers Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen

In de twee weergegeven algemene blauwdrukken is het niet mogelijk om de informatiestromen weer te geven. Dit omdat er teveel informatiestromen tussen de verschillende onderdelen zijn. Dit zou ten koste gaan van het overzicht en de leesbaarheid. In de bijlagen is per afdeling (ruimte, middelen en publiekszaken) een GEMMA blauwdruk voor 2014 en 2016 toegevoegd. Hierin zijn middels pijlen de technische koppelingen weergegeven tussen de diverse componenten. Er zijn ook drie onderdelen die we nog niet voor 2016 zullen realiseren, maar wel het benoemen waard zijn. Dit zijn zaakgericht werken (ZGW), de persoonlijke internetpagina (PIP) en het nieuwe werken. Voor zaakgericht werken (ZGW) geldt dat de trend nu is dat taak specifieke applicaties in de backoffice de status overgangen direct inzichtelijk kunnen maken aan de klant via de website. Een zakensysteem en zakenmagazijn zullen in de nabije toekomst dan slechts voor een beperkt aantal producten nuttig zijn. Nu fors hierin investeren kan over een aantal jaar wel eens overbodig blijken te zijn. Het advies is dus de ontwikkeling tot 2016 af te wachten. De persoonlijke internetpagina (PIP) is bedoeld om klanten van de gemeente inzage te geven in de status van bepaalde aanvraagprocedures. Ook kunnen er via het PIP persoonlijke informatie en documenten gedeeld worden. Op dit moment wordt er vanuit de Rijksoverheid steeds sterker ingezet op de doorontwikkeling van mijnoverheid.nl. Dit moet ‘het’ klantportaal worden van de hele Overheid, dus ook van gemeenten. De verwachting is dat mijnoverheid.nl ook zal gaan voorzien in de functionaliteiten die vanuit een PIP geleverd worden. Investeren in een PIP heeft als risico dat er op termijn een goedkoper en beter alternatief is. De verwachting is dat mijnoverheid.nl voor 2016 de portaalfunctie voor gemeenten nog niet volledig zal vervullen. Onder het nieuwe werken wordt verstaan dat ambtenaren van huis uit kunnen werken op de tijden dat het hen uitkomt. Een aantal medewerkers kunnen dit nu al. Tot 2016 is het niet raadzaam om dit breed uit te gaan rollen. Veel gemeenten gebruiken het nieuwe werken om het aantal te ondersteunen werkplekken op het gemeentehuis terug te brengen en een kleiner

11

gebouw te betrekken. Het ‘nieuwe werken’ betekend ook een cultuur verandering. Meer sturen op output en management op afstand. Om deze stap te kunnen maken zal op zijn minst eerst meer met management informatie gewerkt moeten worden. Wanneer het komt tot een ambtelijke samenvoeging of fusie met een gemeente die wel het ‘nieuwe werken’ hanteert, kan het zijn dat we dit alsnog op gaan starten.

5. Doelen informatiebeleid Vanuit de in de vorige hoofdstukken beschreven strategie en GEMMA blauwdruk wordt in dit hoofdstuk de doelen weergegeven waar we tot 2016 aan gaan werken. De doelen bieden een referentie voor het herijken van het EGEM programma naar het I-NUP+ programma. Daarmee zijn de doelen de verbindende schakel tussen strategie en uitvoering. Ze zijn naast de jaarplannen, projectplannen en het programmaplan een instrument om “in control” te komen en te blijven. De volgende doelen zijn te onderscheiden: 1. 2. 3. 4.

Voldoen aan wet –en regelgeving Bevorderen regionale samenwerking Optimaliseren en digitaliseren processen Samenhang in beleid en uitvoering

Hieronder wordt per doel aangegeven hoe hier invulling aangegeven kan worden. De daadwerkelijke invulling wordt vastgesteld met de herijking van het EGEM programma naar het I-NUP+ programma. Vervolgens zal het MT per deelproject akkoord moeten geven op de producten, planning en het budget. Voldoen aan wet –en regelgeving Wet en regelgeving vormen een juridisch kader voor ons beleid. Het doel is dan ook te voldoen aan wettelijke eisen voor het bewerken, verstrekken en bewaren van informatie. Hierbij dient met name gedacht te worden aan het opbouwen, beheren en gebruiken van het stelsel van basisregistraties. Een gedeelte van dit stelsel is inmiddels opgebouwd in beheer en wordt gebruikt. Een aantal basisregistraties dient nog opgebouwd te worden, zoals de BGT. Daarnaast zullen we aan moeten sluiten op basisregistraties van derden, zoals het NHR, BRP en de BRO. Dit vraag eveneens een inspanning. Voor het beheer van de BAG en GBA worden audits gehouden. Dit gebeurd door middel van zelfevaluatie (GBA) of door een externe auditor (BAG, DigiD). In beide gevallen dienen er voorbereidingen getroffen te worden. Ook zullen er acties gekoppeld moeten worden aan de uitkomsten. Hoe we dit het beste kunnen doen wordt verder beschreven in het informatiebeveiligingsplan. Het gebruik van de basisregistraties kan nog verder geoptimaliseerd worden. Daarnaast is het gebruik van overige informatiebronnen een aandachtspunt. Bijvoorbeeld Suwinet, een elektronische infrastructuur die gebruikt wordt in de keten van werk en inkomen. Het eenmalig vastleggen en meervoudig gebruiken van informatie kan beter gefaciliteerd worden. Ook valt er nog winst te behalen door medewerkers te informeren over de huidige mogelijkheden.

Bevorderen regionale samenwerking Het doel is om ons informatiebeleid waar mogelijk aan te sluiten bij het informatiebeleid van gemeenten in de IJmond. Er is een intentieverklaring getekend tussen Heemskerk, Beverwijk en Velsen waarin vastgelegd wordt dat een de IJmond gemeenten werken aan samenwerking op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Uitgeest doet hier ook aan mee, ondanks dat de overeenkomst niet bekrachtigd is. De winst van de samenwerking zit voor een groot gedeelte in het harmoniseren van de applicatielandschappen. In de werkgroep ‘Regionale ICT samenwerking’ zal regelmatig afgestemd worden welke investeringen door de verschillende gemeenten gepland zijn. Bij het aanschaffen van nieuwe ICT pakketten, opleidingen of overige diensten kijken we eerst wat de gemeenten in de regio doen. Bij ‘cloud’

12

oplossingen wordt ook gekeken naar het mogelijk gezamenlijk aanschaffen met de Duin gemeenten. Het doel van regionale samenwerking is om minder meer kosten te maken. Naast regionale samenwerking op het gebied van informatie en communicatie technologie kunnen we ook meer samenwerken met gemeenten op het gebied van functionele applicatie beheer. Onze applicaties worden steeds omvangrijker en complexer, ook worden er steeds meer koppelingen gelegd tussen applicaties. Om optimaal gebruik te kunnen blijven maken van de informatie die in de applicaties verwerkt wordt kan kennis gedeeld worden met collega’s van andere gemeenten. Voorbeelden waar dit al gebeurt zijn Typo3GEM en Corsa. Typo3gem is een vereniging die zich richt op gemeentelijke samenwerking op het gebied van het opensource webcontent management systeem Typo 3. Voor een aantal applicaties is het functioneel beheer al volledig uitbesteed. Waarschijnlijk zijn er voor meer applicaties mogelijkheden om het functioneel beheer te optimaliseren en de continuïteit te waarborgen.

Optimaliseren en digitaliseren processen De wens bestaat om taken binnen de huidige bezetting slimmer te organiseren Dit zodat er zo min mogelijk processtappen zijn, de klant centraal staat, er gebruik gemaakt wordt van gegevens uit basisregistraties en er zoveel mogelijk digitaal gewerkt wordt. Zo ontstaat er ruimte om overige taken op te pakken en dienstverlening te verbeteren. Ook is het mogelijk meer synergie tussen taken te creëren. Om dit te onderzoeken is de lean methodiek geschikt. Bij procesoptimalisatie is het van belang de aansturing van de processen ook in te richten. Door zoveel mogelijk te sturen op management informatie kunnen resultaten, prestaties en verbeteringen worden onderbouwd. Om prestaties te meten zijn kritische prestatie indicatoren (KPI’s) nodig. Een voorbeeld is de minimale bezettingsgraad van gemeentelijke gebouwen, maar ook doorlooptijden van aanvraag tot levering van producten. De KPI’s kunnen worden vastgesteld bij het lean inrichten van de processen en vormen de basis voor de managementinformatie. KPI’s verhogen de kwaliteit, voorspelbaarheid en transparantie van onze processen. Binnen onze processen is het mogelijk om diverse activiteiten te digitaliseren. Onderdeel van het digitaliseringproces is het plaats, tijd en apparaat onafhankelijk werken. Inmiddels zijn we bezig met een vooronderzoek naar papierloos vergaderen door de raad en het college van B&W met tablets. Dergelijke mobiele apparaten kunnen in de nabije toekomst in meer processen een toegevoegde waarde hebben. Te denken valt aan een WMO intake bij de mensen thuis, of een bouwinspectie in het veld. De ambtenaar kan buiten het gemeentehuis direct de benodigde informatie in de applicatie toevoegen, bewerken, raadplegen en opslaan. Waar dit toegevoegde waarde heeft en door de leverancier wordt ondersteund, wordt dit gedaan. Vanaf 1 januari 2013 is er een wetswijziging omtrent digitaal archiveren. Vanaf dat moment is dit aan minder regels gebonden. Een digitaal archief is beter raadpleegbaar en eenvoudiger bij te houden. Ook kan dan eenvoudiger aandacht besteed worden aan de kwaliteit van het archief. De eerste stap in digitaal werken is dat de basis op orde moet zijn. Een digitaal archief en een Bring Your Own Device (BYOD) beleid zijn vereist.

Samenhang in beleid en uitvoering Op diverse gebieden valt nog een verbetering te maken in de samenhang tussen beleid en uitvoering. Daarom worden nieuwe ICT toepassingen eerst getoetst aan onze GEMMA architectuur, regionale ontwikkelingen, wensen van de eindgebruiker en de klant. Ook valt samenhang te creëren door het opstelen van één integraal informatiebeveiligingsplan. Op dit moment zijn er diverse afdelingsspecifieke plannen waar informatiebeveiliging aangehaald wordt (zie Int11.4329). Om informatiebeveiliging goed te borgen in de organisatie wordt er één centraal plan opgesteld, waarin alle deelplannen verwerkt worden. Ook wordt er dan één

13

aanspreekpunt benoemd voor dit thema. Informatiebeveiliging zal de komende jaren een steeds belangrijker thema worden.

6. Samenvatting en vervolg Met dit informatiebeleidsplan is richting gegeven aan ons informatiebeleid in de periode 20142016. Hiertoe is de volgende doelstelling geformuleerd: In deze periode willen we als organisatie een groei maken van activiteit- naar een ketengerichte organisatie (conform fase 3 model Instituut Nederlandse Kwaliteit). Hiervoor zal de omslag gemaakt moeten worden van een aanbod gerichte naar een vraaggerichte dienstverlening.

Vanuit deze doelstelling is een strategie opgesteld op basis van 9 punten. Het begin (Ist, 2014) en eindplaatje (Soll, 2016) van ons ondersteunende ICT landschap is schematisch weergegeven. De strategie en de ‘Ist’ en ‘Soll’ situatie vormen de basis voor de doelen. Deze vormen de vertaalslag van doelstelling naar realisatie. Wanneer de doelen behaald zijn, is de doelstelling gerealiseerd. De doelen zijn: 1. 2. 3. 4.

Voldoen aan wet –en regelgeving Bevorderen regionale samenwerking Optimaliseren en digitaliseren processen Samenhang in beleid en uitvoering

De bouwstenen (ICT) om deze doelen te realiseren hebben we veelal al in huis. Het gaat er nu om deze bouwstenen op de juiste manier neer te zetten. Hierbij kunnen kleine technische en organisatorische aanpassingen nodig zijn om het gewenste resultaat te krijgen. Wat er gedaan moet worden om de doelen te realiseren is verder uitgewerkt in het I-NUP+ programma. Het programma is het vervolg op het EGEM programma, zoals dat vanaf 2009 uitgevoerd is. In het I-NUP+ programma worden projecten benoemd, met per project aangegeven of het een wettelijke verplichting betreft, een geschat benodigd budget, fasering in de tijd, benodigde resources, etc. Kortom een, startdocument per project. Door de projecten ten uitvoer te brengen worden de doelen behaald en de doelstelling gerealiseerd.

14

Bijlage 1. De 13 basisregistraties Het stelsel van basisregistraties ziet vanaf 2016 als volgt uit.

Gemeenten zijn bronhouder van de GBA (BRP), BAG, WOZ, BRO en BGT.

15

Bijlage 2. GEMMA per afdeling Met zwarte pijlen worden de geautomatiseerde koppelingen tussen applicaties, databases, basisregistraties, websites, ed, weergegeven. De zwarte pijlen met een stippellijn zijn nog niet gerealiseerd.

Gemma 2014 Afdeling publiekszaken

16

Gemma 2016 Afdeling publiekszaken

17

GEMMA 2014 afdeling Middelen

18

GEMMA 2016 afdeling Middelen

19

GEMMA 2014 afdeling Ruimte

20

GEMMA 2016 afdeling Ruimte

21

22