Informatiebeleidsplan Waterschap Peel en Maasvallei

Informatiebeleidsplan Waterschap Peel en Maasvallei

“Informatiestromen, keren, sturen en bergen Voor een dijk van een waterschap”

Versie 1.2. Opgesteld door: Detlef Reincke, Waterschap Peel en Maasvallei Versie: 28 november 2008 Vastgesteld door DB d.d.: Behandeld in commissie Bestuur en Middelen d.d. Vastgesteld door AB d.d.

Versie: 1.2. Datum: 03 december 2008 Auteur: Detlef Reincke

1

Inhoudsopgave

1 1.1 1.2 1.3

Inleiding .................................................................................................................................... - 1 Aanleiding .......................................................................................................................... - 1 Leeswijzer.......................................................................................................................... - 1 Aanpak............................................................................................................................... - 1 -

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Samenvatting voor het management en bestuur...................................................................... - 3 Gebrek aan bewustzijn met betrekking tot ICT-/GIS ......................................................... - 3 Ontbreken van eenduidige strategische, functionele en technische kaders...................... - 3 Onvoldoende aansluiting op de primaire processen.......................................................... - 3 Gebrek aan kennis, kunde en capaciteit............................................................................ - 4 Pure ad-hoc werkwijze....................................................................................................... - 4 De toekomst....................................................................................................................... - 4 -

2

3

Waar staan we nu met betrekking tot het informatiebeleid?..................................................... - 6 WPM heeft zich ontwikkeld op de volgende vlakken ......................................................... - 6 3.1.1 Aandacht en ruimte.................................................................................................. - 6 3.1.2 Prettig samenwerken ............................................................................................... - 6 3.1.3 Juiste keuzes ........................................................................................................... - 6 3.1.4 Beschreven werkwijze.............................................................................................. - 6 3.2 WPM heeft de volgende aandachtspunten........................................................................ - 7 3.2.1 Gebrek aan bewustzijn van ICT/GIS........................................................................ - 7 3.2.2 Het ontbreken van eenduidige strategische, functionele en technische kaders ...... - 7 3.2.3 Onvoldoende aansluiting op de primaire processen ................................................ - 7 3.2.4 Gebrek aan kennis, kunde en capaciteit .................................................................. - 8 3.2.5 Pure ad-hoc werkwijze ............................................................................................. - 8 3.3 Conclusie ........................................................................................................................... - 8 3.1

4 4.1 4.2 4.3 4.4 5

Hoe ontwikkelt de wereld zich om ons heen?........................................................................... - 9 Internationale ontwikkelingen ............................................................................................ - 9 Overheid en publieke dienstverlening................................................................................ - 9 Het waterschapshuis ......................................................................................................... - 9 Conclusie ......................................................................................................................... - 10 -

Waar willen we heen?............................................................................................................. - 11 Noodzaak tot verandering................................................................................................ - 11 Speerpunten .................................................................................................................... - 11 5.2.1 Bewust van de rol van ICT/GIS binnen WPM ........................................................ - 11 5.2.2 Eenduidige strategische, functionele en technische kaders .................................. - 12 5.2.3 Primaire processen zijn leidend ............................................................................. - 12 5.2.4 Voldoende kennis, kunde en capaciteit.................................................................. - 12 5.2.5 Gestructureerde werkwijze..................................................................................... - 12 5.3 Hoe ziet de toekomst er dan uit? ..................................................................................... - 13 5.4 Conclusie ......................................................................................................................... - 13 5.1 5.2

6 6.1 6.2 6.3

Hoe komen we daar? ............................................................................................................. - 14 Bewustwording van de rol van ICT/GIS........................................................................... - 14 Creëren van eenduidige technische en functionele kaders ............................................. - 14 Primaire processen worden sturend ................................................................................ - 14 -


2

6.4 6.5 6.6

Ontwikkelen van voldoende kennis, kunde en capaciteit................................................. - 15 Gestructureerde werkwijze .............................................................................................. - 15 Conclusie ......................................................................................................................... - 16 -

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7

Roadmap ................................................................................................................................ - 17 De routeplanning en de mijlpalen .................................................................................... - 17 2008 / 2009 – Het jaar van de Geo-informatie en doorstart van de ICT /GIS functie ...... - 17 2009/2010 – Het jaar van de proces - en gegevensintegratie ......................................... - 19 2010/2011 – Het jaar van integratie en control................................................................ - 20 2011/2012 - Het jaar van de stakeholders....................................................................... - 20 2012/2013 – Het jaar van de elektronische keten ........................................................... - 21 Conclusie ......................................................................................................................... - 21 -

8.1

Financiële consequenties ....................................................................................................... - 22 Conclusie: ...................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

7

8

Versiebeheer: Auteur Detlef Reincke

Versie 1.1.

Datum 06 november 2008

Detlef Reincke

1.2.

28 november 2008


Status Aanvullingen n.a.v. commentaar stuurgroep Informatiemanagement; Financieel overzicht toegevoegd In samenvatting (2.6) paragraaf opgenomen over samenwerking met Het Waterschapshuis op verzoek van het Dagelijks Bestuur

3

1

Inleiding

Voor u ligt het InformatieBeleidsPlan 2008 – 2012. Dit plan is geen direct vervolg op eerdere Informatieplannen, maar een poging informatievoorziening en haar ontwikkeling vanuit de vraagkant te benaderen, waarbij de inbreng vanuit de primaire afdelingen om diverse redenen beperkt is gebleven. 1.1

Aanleiding

WPM staat aan de vooravond van ingrijpende veranderingen met ambitieuze doelstellingen. De hieraan gekoppelde uitdagingen, die bovendien nauw met elkaar verweven zijn, spelen een grote rol in het tot stand brengen van dit InformatieBeleidsPlan. Deze uitdagingen zijn de klimaatverandering, kostenbeheersing en de algemene eis naar een transparante, efficiënte en klantgericht opererende overheid. Deze leggen, soms tegenstrijdige, eisen aan de organisatie en de processen als ook aan de informatievoorziening, de inrichting van de ICT-functie en de onderliggende technologie. Dit InformatieBeleidsPlan (IBP) is ontwikkeld in een periode waarin zich grote veranderingen voltrekken of binnenkort zullen plaatsvinden, zonder dat alles nu al in detail bekend, laat staan uitgewerkt is. Hieronder vallen de organisatieontwikkeling van ons waterschap en haar ambitie zich tot een klantgerichte overheid te ontwikkelen, de (nieuwe) wettelijke regelingen en beleidskaders zoals KRW, WB21, WABO, waterschapswet en de nieuwe waterwet. In de uitvoering van haar maatschappelijke taak wordt WPM steeds afhankelijker van betrouwbare en actuele (Geo-)informatie en heeft andersom ook de verplichting zorg te dragen voor adequate informatie aan burgers, bedrijven en andere overheidsinstanties. Dit vraagt om een flexibele opzet van de informatievoorziening en de organisatie hieromtrent, die voldoende mogelijkheden biedt snel en adequaat op veranderingen in te spelen. De ambitie van dit InformatieBeleidsPlan is op deze veranderingen adequaat in te spelen en de noodzakelijke kaders en randvoorwaarden te ontwikkelen om dit proces in goede banen te leiden. 1.2

Leeswijzer

In Hoofdstuk 2 wordt de rode draad door dit document beschreven. Hoofdstuk 3 beschrijft de huidige situatie met betrekking tot het informatiebeleid binnen WPM. Er is een aantal positieve en ontwikkelpunten beschreven. In hoofdstuk 4 zijn de externe ontwikkelingen beschreven zoals wet en regelgeving vanuit de overheid en initiatieven in de waterschapswereld zoals “Het Waterschapshuis”. Afgeleid van de externe ontwikkelingen en interne ambities is er een aantal speerpunten geformuleerd in hoofdstuk 5 die de situatie beschrijven waar WPM naar toe wil groeien. Hoofdstuk 6 gaat in op de veranderingen die noodzakelijk zijn om de gewenste situatie te bereiken. De vertaling naar concrete projecten in de komende jaren is beschreven in hoofdstuk 7. Tenslotte is een hoofdstuk 8 een overzicht van de financiële consequenties van de hier beschreven acties en projecten opgenomen. Een gedetailleerd overzicht vindt u in bijlage 8. 1.3

Aanpak

Dit informatiebeleidsplan is ontstaan met medewerking van de organisatie vertegenwoordigd in de “Beleidsgroep Informatievoorziening”, diverse gesprekken met het MT en de individuele afdelingshoofden, medewerkers ICT/GIS en daarbij is rekening gehouden met de reeds in gang gezette activiteiten en projecten van “Het Waterschapshuis”. Gezien de complexiteit van dit onderwerp zijn vooruitlopend op dit plan reeds een aantal kaderstellende tussenresultaten en beleidskernpunten vastgelegd. Met het MT zijn de visies, doelstellingen en de strategische en functionele kaders ontwikkelt. Delen van dit plan zijn in de diverse stadia ontstaan, met de beleidsgroep, MT-leden en de teams ICT en GIS besproken en verder uitgewerkt. De meest belangrijke tussenproducten zijn de visie op de ICT-functie, visie gegevensmanagement (beide september 2006), definities van baten en vaststellen prioriteiten (1ste versie november Versie: 1.2. Datum: 03 december 2008 Auteur: Detlef Reincke

-1-

2006) en de strategische en functionele kaders m.b.t. informatievoorziening (augustus 2007). Deze vindt u in de bijlagen. Om reden dat er nog onduidelijkheid over ingangsdata van diverse wetgevingen bestaan, de wens van de afdelingen om pas in de tweede helft van 2008 dieper op eisen en wensen met betrekking tot de informatievoorziening in te gaan en de herinrichting van de ICT/GIS functie moet in 2009 het huidige InformatieBeleidsPlan tot een volledig vraaggestuurd document geactualiseerd worden.


-2-

2

Samenvatting voor het management en bestuur

Het Waterschap Peel en Maasvallei (WPM) wil zich verder ontwikkelen als waterpartner in Limburg, die zijn klanten deskundig en adequaat ondersteunt en adviseert. Daarnaast zijn er twee belangrijke thema’s die sinds enige tijd het handelen van de waterschappen beïnvloeden. De klimaatveranderingen en de algemene roep naar transparante en efficiënte overheidsorganen zorgen voor de noodzaak om de organisatie kritisch te bekijken. De ICT-/GIS-functie van WPM moet hierin niet alleen meegroeien, maar zelfs in staat zijn deze ontwikkelingen mogelijk te maken en/of te versnellen, waarbij bestuur, MT en afdelingen een duidelijke trekkersrol moeten vervullen. Achtereenvolgens worden in dit document de huidige situatie, toekomstige situatie en concrete acties om de verandering te implementeren beschreven. Deze acties zijn in hoofdstuk 7 vertaald naar concrete projecten. In onderstaande paragrafen zijn de vijf belangrijkste thema’s kort beschreven. 2.1

Gebrek aan bewustzijn met betrekking tot ICT-/GIS

De organisatie is zich onvoldoende bewust van de rol van ICT op de bedrijfsprocessen. Door gebrekkige communicatie tussen de ICT en de rest van de organisatie worden de bedrijfsprocessen onvoldoende en niet efficiënt ondersteund. De verschillende afdelingen die betrokken zijn bij primaire processen moeten sturing geven vanuit de vraagzijde en moeten zich bewust worden van het belang van hun inbreng. Belangrijke aandachtsgebieden hierbij zijn een algemeen gedragen visie, portefeuillehouder voor informatievoorziening en communicatie over het informatiebeleid binnen de organisatie. 2.2

Ontbreken van eenduidige strategische, functionele en technische kaders

Binnen de organisatie zijn de nodige strategische, functionele en technische kaders opgesteld. Deze worden echter nog niet nageleefd en zijn niet geborgd in een algemeen informatiebeleid. Tevens zijn de opgestelde richtlijnen voor de prioritering en het bepalen van baten en lasten in beperkte mate bekend en worden onvoldoende nageleefd. Wijzigingen in de informatievoorziening moeten een eenduidige bijdrage aan de efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsdoelstellingen leveren. Als er geen financiële baten kunnen worden aangetoond moet door de opdrachtgever eenduidig worden onderbouwd dat de niet financiële baten de stijgende kosten rechtvaardigen. Leiddraad zijn de in de strategische kaders (bijlage 6) beschreven speerpunten kostenbeheersing, procesverbetering of klantgerichter werken of in het kort, informatievoorziening en bijbehorende infrastructuur moeten een toegevoegde waarde voor de bedrijfsvoering opleveren. Belangrijke aandachtsgebieden hierbij zijn het voldoen aan wettelijke kaders, het eenduidig onderbouwen van wijzigingen en werken onder architectuur. 2.3

Onvoldoende aansluiting op de primaire processen

De aanwezige informatiesystemen zijn geënt op specialistische activiteiten binnen de processen en zijn niet of nauwelijks geschikt voor het uitwisselen van gegevens binnen, laat staan buiten het te ondersteunen proces. Dit leidt tot gebrekkige afstemming en inefficiëntie. De GIS-functie en de eigen basisadministratie van WPM hebben een sleutelpositie binnen de informatievoorziening en alle andere systemen moeten hierop aansluiten. Belangrijke aandachtsgebieden hierbij zijn proceseigenaarschap en de opstartfase van projecten vanuit bedrijfskundige en/of economische noodzaak.


-3-

2.4

Gebrek aan kennis, kunde en capaciteit

De ICT-/GIS-functie zijn structureel onderbezet in termen van kwantiteit en kwaliteit. ICT- en GIS-medewerkers hebben onvoldoende tijd om (technisch) advies te geven laat staan tekortkomingen structureel op te lossen of vernieuwingen uit te voeren. Hierdoor kan de ICT/GIS functie onvoldoende klantgericht functioneren. Er moet naar een situatie worden gestreefd waarbij een kundig team in de organisatie aanwezig is. Deze situatie kan bereikt worden door een combinatie van uitbreiding van de personele bezetting, samenwerking en uitbesteding aan andere partijen. Belangrijke aandachtsgebieden hierbij zijn een uitbreiding van de personele bezetting en verhogen van de competenties van de medewerkers. 2.5

Pure ad-hoc werkwijze

Incidenten worden niet gestructureerd opgepakt. De continuïteit van de dienstverlening van WPM wordt niet beheerst en loopt een groot risico. Door een onvolledig beheerproces zijn er recentelijk data verloren gegaan. De oorzaak hiervan was het ad-hoc uitbreiden van servercapaciteit en het maken van onvolledige back-ups. De processen met betrekking tot het informatiebeleid dienen conform marktstandaarden (COBIT, BISL, ITIL) geïmplementeerd en geborgd zijn op basis van dienstafspraken (service level agreement). Belangrijke aandachtsgebieden hierbij zijn projectmatig werken en duidelijker en efficiënter inrichten van de ICT-/GIS- functie en afsluiten van SLA’s. 2.6

De toekomst

Drie thema’s beïnvloeden sinds enige tijd het handelen van de waterschappen. De klimaatveranderingen en de algemene roep naar transparante en efficiënte overheidsorganen zorgen voor een reeks van veranderingen. Daarnaast heeft het bestuur van WPM als doel in de beleidslijn, dat de waterschapsbelastingen zo laag mogelijk gehouden dienen te worden. Dit betekent dat kostenbesparing en efficiency heel belangrijk zijn. Het is dan van groot belang dat de organisatie en vooral de primaire processen sturing geven aan de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening en ICT. Uit kosten besparings- en efficiencyoverwegingen hebben wij ons aangesloten bij Het Waterschapshuis. Wij verwachten dat samenwerking tussen de waterschappen in Nederland op het gebied van de verdere ontwikkeling van Informatiesystemen ons de gelegenheid zal bieden om beter te kunnen inspelen op de ontwikkelingen in wet- en regelgeving en klimaatveranderingen en tegelijkertijd dat de beoogde standaardisatie in het gebruik van programma’s schaalvoordelen zal bewerkstelligen die leiden tot lagere kosten dan in de situatie waarin we als organisatie de noodzakelijke investeringen op eigen kracht hadden moeten doen. Voor onze eigen organisatie betekent dit dat wij de primaire processen leidend laten zijn voor de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening en ICT. Om deze veranderingen en doelstellingen optimaal te faciliteren is het van belang de gehele informatievoorziening en de organisatie hieromtrent opnieuw in te richten. Dit vereist veranderingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De grote lijnen zijn op -

strategisch niveau o Directe betrokkenheid bij de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening van bestuur en management o Oprichten van stuurgroep informatiemanagement (MT plus Adviseur Informatiemangement o Algemeen gedragen visie, strategie en beleid op informatievoorziening


-4-

-

Tactisch niveau o Uitwerken van gedetailleerde projectplannen en business cases vanuit de organisatie o Opnemen van een “i-paragraaf” in de afdelingsplannen en het bedrijfsplan o Prioritering van projecten o Samenwerkingverbanden opstarten

-

operationeel niveau o ICT beheer & onderhoud kwalitatief en kwantitatief op orde brengen o GIS beheer & onderhoud kwalitatief en kwantitatief op orde brengen o ICT infrastructuur en data op orde brengen / standaardisatie van gegevens en informatiesystemen o Functioneel beheer inrichten en in de organisatie eenduidig beleggen


-5-

3

Waar staan we nu met betrekking tot het informatiebeleid?

Het Waterschap Peel en Maasvallei (WPM) wil zich verder ontwikkelen als waterautoriteit in Limburg, die zijn klanten deskundig en adequaat ondersteunt en adviseert. De ICT-/GIS-functie van WPM moet hierin niet alleen meegroeien, maar zelfs in staat zijn deze ontwikkeling mogelijk te maken en te versnellen. Inzicht in de huidige status van de ICT-/GIS-functie is hiervoor noodzakelijk. Dit hoofdstuk geeft deze huidige situatie weer. Eerst wordt besproken op welke vlakken WPM zich heeft ontwikkeld en daarna wordt ingegaan op de aandachtspunten van WPM. 3.1

WPM heeft zich ontwikkeld op de volgende vlakken

In deze paragraaf wordt besproken op welke vlakken WPM zich heeft ontwikkeld. 3.1.1

Aandacht en ruimte

Sinds 2008 is er voldoende managementaandacht en ruimte voor het verbeteren van de ICT-/GIS-functie. De ICT- beleidsuitvoering en bedrijfscontinuïteit zijn sinds een recente calamiteit belangrijke aandachtpunten van het management van WPM geworden. 3.1.2

Prettig samenwerken

De ICT- en GIS-medewerkers vinden het prettig om met elkaar samen te werken en er is een gevoel van saamhorigheid tussen de twee deelfuncties. Hier staat tegenover dat tussen de primaire afdelingen en de ICT-/GIS- functie een wij/zij verhouding heerst. 3.1.3

Juiste keuzes

Er worden binnen de ICT-/GIS-functie de juiste hardware en software keuzes gemaakt voor de kantoorautomatiseringmiddelen. Ter ondersteuning maakt ICT gebruik van geavanceerde technieken zoals virtualisatie en SAN. Om de kwaliteit van de ICT-functie te bewaken wordt er gebruik gemaakt van Topdesk, een professionele tool voor de ondersteuning van servicemanagement. Voor GIS wordt gestandaardiseerd op het product IRIS dat door alle waterschappen wordt ingevoerd en waarvan het Waterschapshuis de eigenaar is. Hiermee worden op termijn toekomstvaste (technische) oplossingen geboden. 3.1.4

Beschreven werkwijze

De werkwijze en taken binnen de ICT-functie zijn met inbreng van de interne klant vastgelegd. Dit geeft meer zekerheid dat de beschreven werkwijze en taken aansluiten bij de werkelijkheid. Daarnaast worden er sinds kort audits uitgevoerd op het functioneren van de primaire ICT-processen.


-6-

3.2

WPM heeft de volgende aandachtspunten

In de huidige situatie is niet alleen sprake van beperkingen die toekomstige ontwikkelingen en ambities in de weg kunnen staan, maar er is ook sprake van risico's en bedreigingen voor de huidige doelstellingen en het primaire bedrijfsproces. In deze paragraaf wordt op de belangrijkste aspecten ingegaan. 3.2.1

Gebrek aan bewustzijn van ICT/GIS

De organisatie is zich onvoldoende bewust van de rol van ICT op de bedrijfsprocessen. Er is (nog) geen algemeen gedragen visie op informatievoorziening, die bovendien onvoldoende vertaald is vanuit de bedrijfsdoelstellingen. Daarnaast zijn de (beleids)plannen vanuit de organisatie onvoldoende vertaald en uitgewerkt in een ICT-strategie en beleid. Tot slot is er binnen WPM onvoldoende communicatie tussen de ICT-functie en de organisatie. Er heerst een wij-/zij- cultuur tussen de primaire afdelingen en de ICT-/GIS-organisatie. Waarom is dit een aandachtspunt? • Door de gebrekkige communicatie tussen de ICT en de rest van de organisatie kunnen de bedrijfsprocessen onvoldoende en niet efficiënt worden ondersteund. Dit leidt tot inefficiënt gebruik van de ICT-middelen. • Door het ontbreken van een visie is het onduidelijk in welke richting de IT- en GIS-functie zich wil en moet ontwikkelen en welke middelen daarvoor nodig zijn. 3.2.2

Het ontbreken van eenduidige strategische, functionele en technische kaders

Binnen de organisatie zijn de nodige strategische, functionele en technische kaders opgesteld. Deze worden echter nog niet nageleefd en ze zijn nog niet geborgd in een algemeen informatiebeleid. Tevens zijn de opgestelde richtlijnen voor de prioritering en het bepalen van baten en lasten in beperkte mate bekend en worden onvoldoende nageleefd. Waarom is dit een aandachtspunt? • Door onvoldoende inzicht in de baten en lasten is het onduidelijk of de initiatieven zowel vanuit als ook voor de primaire afdelingen een duidelijke bijdrage leveren aan de efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsvoering. • De combinatie van niet-prioriteren en onvoldoende capaciteit zorgen ervoor dat er verkeerde keuzes gemaakt worden in de selectie van projecten. • Er is nog geen duidelijke visie op standaardiseren van gegevens en informatiesystemen 3.2.3

Onvoldoende aansluiting op de primaire processen

De aanwezige informatiesystemen zijn geënt op specialistische activiteiten binnen de processen en zijn niet of nauwelijks geschikt voor het uitwisselen van gegevens binnen, laat staan buiten het te ondersteunende proces. Managementinformatie is zeer beperkt beschikbaar en niet koppelbaar met soortgelijke informatie uit andere informatiesystemen. Waarom is dit een aandachtspunt? • ICT-/GIS-processen zijn onvoldoende afgestemd op de WPM-processen. Dit leidt tot misafstemming en inefficiëntie. • Geconstateerde fouten leiden nog onvoldoende en niet structureel tot het verbeteren van de ICT-processen. • Er worden geen audits uitgevoerd op het functioneren van de primaire GIS-processen, waardoor inzicht hierin ontbreekt.


-7-

3.2.4

Gebrek aan kennis, kunde en capaciteit

De functies ICT/GIS zijn structureel onderbezet in termen van kwantiteit en kwaliteit. ICT-infrastructuur kan op dit moment alleen beperkt middelen ter beschikking stellen om aan de functionele eisen en wensen die voortvloeien uit de toekomstige ontwikkelingen te kunnen voldoen. Zowel de externe en interne ontwikkelingen als ook de evaluatie van de huidige situatie vereisen een herziening van de inrichting en een uitbreiding van de personele bezetting en competenties op zeer korte termijn. Daarnaast zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden onvoldoende gedefinieerd. Waarom is dit een aandachtspunt? • ICT- en GIS-medewerkers hebben onvoldoende tijd om (technisch) advies te geven door gebrek aan menscapaciteit. Hierdoor regelen primaire afdelingen veel zelf en komen pas langs als ze in de problemen zijn geraakt en willen dan direct (ad-hoc) geholpen worden. Dit leidt tot inefficiënt gebruik van de ICT-middelen. • Door het gebrek aan capaciteit kunnen vragen niet (tijdig) beantwoord worden. Hierdoor is een vertrouwensbreuk ontstaan tussen de primaire afdelingen en de ICT-/GIS-functie. • Naar de WPM organisatie is onvoldoende gecommuniceerd wie waar voor verantwoordelijk is met betrekking tot applicatiebeheer. Hierdoor ontstaan misverstanden, worden de verkeerde medewerkers aangesproken voor ondersteuning en stijgen de beheerlasten exponentieel. 3.2.5

Pure ad-hoc werkwijze

Er is een procesbeschrijving van configuratiebeheer, wijzigingsbeheer, incidentbeheer, probleembeheer, continuïteitsbeheer, applicatiebeheer en gegevensbeheer beschikbaar. De processen zelf zijn echter nog niet geïmplementeerd. Hierdoor ontbreekt structuur in de dienstverlening. Incidenten worden niet gestructureerd opgepakt. Vaak vindt het stellen van prioriteiten plaats op basis van interesse. Er is geen systeem om de waardering door de afnemers te meten. Er wordt te veel ad-hoc, op basis van klachten van de afnemer, gewerkt. De continuïteit van de dienstverlening van WPM wordt niet beheerst en loopt een groot risico. Er is geen uitwijk voor vitale systemen en er zijn ook geen calamiteitenplannen. Ook is niet duidelijk welke systemen en applicaties vitaal zijn voor de dienstverlening van WPM. Daarnaast wordt de kwantiteit, kwaliteit en productiviteit van de ICT-afdeling onvoldoende bewaakt, waardoor er onvoldoende sturingsinformatie voor het management beschikbaar is. Tot slot is er geen goede aansturing intern op de ICT- / GIS-functies. Waarom is dit een aandachtspunt? • Wijzigingen worden in de live-omgeving aangebracht zonder eerst getest te zijn. Hierdoor bestaat de kans dat de ICT-/GIS-dienstverlening verstoord wordt of zelfs langdurig onbeschikbaar raakt. • Door een onvolledig beheerproces zijn er recentelijk data verloren gegaan. De oorzaak hiervan is het ad-hoc uitbreiden van servercapaciteit en het maken van onvolledige back-ups.

3.3

Conclusie

De ICT functie mist een eenduidige aansturing op strategisch en tactisch niveau vanuit de organisatie en is op operationeel gebied niet meer in staat de dagelijkse werkzaamheden in voldoende mate uit te voeren


-8-

4

Hoe ontwikkelt de wereld zich om ons heen?

In dit hoofdstuk wordt een aantal externe ontwikkelingen beschreven die duidelijk impact hebben op de informatiehuishouding van WPM. Het is in het kader van het informatiebeleid van groot belang om rekening te houden met deze ontwikkelingen, opdat de uitgezette ontwikkelingen ook op langere termijn goed aansluiten bij de ambities van WPM en de dynamiek in de omgeving van de organisatie. 4.1

Internationale ontwikkelingen

De lidstaten van de Europese Unie (EU), het Europees Parlement en de Europese Commissie zijn het er over eens dat het waterbeleid in de EU integraal moet worden benaderd. Een andere belangrijke doelstelling is het bevorderen van duurzaam gebruik van water en het beperken van de gevolgen van overstromingen en perioden van droogte. Concreet betekent dit dat wij verwachten dat WPM in de toekomst nauwer moet samenwerken met andere organisaties op het gebied van waterbeheer en dat andere eisen gesteld zullen worden aan de verantwoording. WPM zal meer dan voorheen belang moeten hechten aan marktconforme standaarden ten aanzien van ICT, omdat dat een goede uitwisseling en integratie van gegevens met derden vereenvoudigd. 4.2

Overheid en publieke dienstverlening

Overheidsorganisaties maken deel uit van ketens en hebben verplichtingen jegens de lokale, nationale, Europese en mondiale context waarin zij opereren. De omgeving stelt steeds hogere eisen aan het functioneren van de overheidsorganisaties. Zo hebben zij te maken met een steeds luider klinkende roep om digitale dienstverlening (e-overheid) en groeiende verwachtingen van burgers ten aanzien van behoorlijk bestuur, transparantie, efficiëntie en verantwoording. Dit brengt een groeiende noodzaak tot samenwerking, kennisdeling en informatie-uitwisseling met zich mee in een meer open omgeving. Niet alleen wordt de uitwisseling van informatie tussen ketenpartners steeds belangrijker. De gemeenten zullen in toenemende mate als toegangspoort voor de publieke dienstverlening gaan dienen. Er wordt hard gewerkt aan de implementatie van de 1-loketgedachte: het Waterschapsloket maakt daar onderdeel van uit. Ook deze en andere overheidsbrede initiatieven stellen specifieke eisen aan de inrichting en organisatie van de informatievoorziening binnen het waterschap. Veel overheidsorganen maken op hun websites en in hun e-mailverkeer gebruik van een disclaimer, een clausule waarmee aansprakelijkheid wordt beperkt of uitgesloten. Aan het gebruik van disclaimers op overheidswebsites zijn vanuit een dienstverleningsoogpunt verschillende nadelen verbonden. Ze zijn niet klantgericht, niet redelijk en vaak feitelijk onjuist. Het gebruik van disclaimers over de kwaliteit van de informatie op overheidswebsites en in mail van de overheid moet om bovenstaande redenen worden teruggedrongen. In het voorveld zal eerst een beleid moeten worden ontwikkeld, die de status en waarde van de geleverde informatie eenduidig vastlegt om juridische conflicten te voorkomen. 4.3

Het waterschapshuis

Verschillende organisaties zijn aan elkaar verbonden door gezamenlijke (maatschappelijke) doelstellingen. Ook het waterschap Peel en Maasvallei maakt onderdeel uit van een dergelijke keten: de waterbeheerketen. Op de terreinen van beleid en uitvoering vindt in toenemende mate afstemming plaats met ketenpartners zoals gemeenten, provincies en het Rijk. Om deze ontwikkeling te ondersteunen, is ook de afstemming op het terrein van informatievoorziening van groot belang. Door de toegenomen ketenafhankelijkheid is de uitwisseling van informatie een kritische succesfactor geworden voor de primaire bedrijfsprocessen van het waterschap. Dit biedt het waterschap bedrijfsmatig gezien ook kansen en mogelijkheden op het gebied van efficiency, effectiviteit, slagkracht en (elektronische) dienstverlening. Om dergelijke ontwikkelingen te ondersteunen en verdergaande afstemming van de informatievoorziening te realiseren, is in 2005 het Waterschapshuis opgericht. Initiatieven zoals IRIS, WaterschapsNet en de WIA (Waterschaps Informatie


-9-

Architectuur) stellen specifieke eisen aan de (organisatie van) informatievoorziening binnen de waterschappen. Ook de koppeling van o.a. basisregistraties, Geo-informatiesysteem en loketten stellen specifieke eisen aan de organisatie van de interne informatievoorziening. De organisatie van deze veranderende informatievoorziening dient daarom ook prominent op de agenda van bestuurders en medewerkers te staan.

4.4

Conclusie

Gezien de slechte toestand waarin de ICT nu al verkeerd, is te voorspellen dat in 2009 de ICT dienstverlening ver onder het maat zal zinken als er geen actie wordt ondernomen. WPM is dan niet meer in staat de informatiestroom te keren, laat staan de sturen.


- 10 -

5

Waar willen we heen?

5.1

Noodzaak tot verandering

Drie thema’s beïnvloeden sinds enige tijd het handelen van de waterschappen. De klimaatveranderingen en de algemene roep naar transparante en efficiënte overheidsorganen zorgen voor een reeks van veranderingen. Daarnaast heeft het bestuur van WPM als doel in de beleidslijn, dat de waterschapsbelastingen zo laag mogelijk gehouden dienen te worden. Dit betekent dat kostenbesparing en efficiency heel belangrijk zijn. Bovendien moet het tij keren met betrekking tot de gebrekkige interne samenwerking. Hetgeen heeft geleid tot desinvesteringen en het niet regelen van de beheersituatie. Deze interne aangelegenheden hebben feitelijk al het failliet van de operationele ICT-situatie veroorzaakt. Met 2 FTE en de huidige kennis en kunde is zonder maatregelen doorgaan onverantwoord. De Europese Unie en het Rijk hebben een aantal programma’s gestart, die ervoor moeten zorgen: • dat de dienstverlening van diverse overheden beter op elkaar afgestemd zijn; • dat de besluitvorming en het bijbehorende proces transparanter en efficiënter worden; • en dat met de één loketgedachte de toegang tot de dienstverlening eenvoudiger wordt. Om deze toekomstige uitdagingen het hoofd te kunnen bieden, wil WPM doorgroeien naar een efficiënte en effectieve organisatie die voldoet aan de eisen vanuit de omgeving. In de volgende paragraaf wordt het beeld van deze nieuwe situatie geschetst aan de hand van een aantal speerpunten. 5.2

Speerpunten

In deze paragraaf worden de vijf belangrijkste speerpunten besproken. Om ontwikkelingen als informatie-uitwisseling tussen partijen, e-waterschap, koppeling van GIS met andere WPM-eigen en externen basisregistraties/loketten (integraal waterbeeld) het hoofd te kunnen bieden, is een belangrijke ondersteunende rol weggelegd voor de ICT-/GISfunctie binnen WPM. 5.2.1

Bewust van de rol van ICT/GIS binnen WPM

Multidisciplinair Projecten met een informatiecomponent zijn per definitie multidisciplinair. De verschillende afdelingen, betrokken bij de primaire processen, sturen vanuit de vraagzijde en zijn zich bewust van het belang hun inbreng. Portefeuillehouder Binnen het Dagelijks Bestuur is er een portefeuillehouder voor informatievoorziening aanwezig. Projectstuurgroep Elk (potentieel) project wordt ondersteund door een stuurgroep, waarin de opdrachtgever, een vertegenwoordiger uit de gebruikersorganisatie (als klant) en ICT (als leverancier) zitting nemen. Contact tussen ICT en de rest van de organisatie Er vindt op regelmatige en gestructureerde basis afstemming plaats tussen ICT en de rest van de organisatie. Belang van GIS


- 11 -

De geografische informatievoorziening en de WPM eigen basisadministraties hebben een sleutelpositie binnen de informatievoorziening en alle andere systemen sluiten hierop aan. Applicaties die niet hieraan beantwoorden , worden binnen 5 jaar uitfaseert.

5.2.2

Eenduidige strategische, functionele en technische kaders

Wettelijke kaders Aan wettelijke kaders wordt voldaan, waarbij op het gebied van informatievoorziening uitbreiding van extra functionaliteiten buiten de wettelijke verplichting alleen worden goedgekeurd, als deze een bijdrage leveren aan de verbetering van de bedrijfsresultaten. Wijzigingen Wijzigingen in de informatievoorziening en in het bijzonder de Informatiesystemen, leveren een duidelijke bijdrage aan de efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsdoelstellingen. Als er geen financiële baten kunnen worden aangetoond wordt eenduidig onderbouwd dat de niet financiële baten de stijgende kosten rechtvaardigen. Uitbreidingen Uitbreidingen in de informatievoorziening worden geïnitieerd vanuit de afdelingen. Een businesscase is hierbij noodzakelijk. De informatiearchitect / Adviseur is hierin de penvoerder en heeft de rol van adviseur. Het initiatief ligt bij de afdelingen, die ook de kosten en baten moeten opstellen en verantwoorden.

5.2.3

Primaire processen zijn leidend

Gegevensmanagement en proceseigenaren: Alle gegevens zijn gerelateerd aan één of meer processen. De proceseigenaar is de eindverantwoordelijk voor alle, bij het proces betrokken, gegevens. Primaire processen hebben een sleutelpositie De primaire processen zijn zelf verantwoordelijk voor het functioneel beheer en de kennis en kunde op dit gebied. ICT/GIS is enkel verantwoordelijk voor de ondersteunende processen. 5.2.4

Voldoende kennis, kunde en capaciteit

Personele bezetting en competenties Er is voldoende kennis, kunde en capaciteit in de organisatie aanwezig. Deze situatie is bereikt door een combinatie van uitbreiding van de personele bezetting, samenwerking en bundeling met WBL en WRO en uitbesteding aan andere partijen. Vitale coalities met ketenpartners Na een verkennend onderzoek is er een richting gekozen voor het inrichten van de gegevensuitwisseling met ketenpartners in waterbeheer (WIA) en de elektronische overheid (NORA). 5.2.5

Gestructureerde werkwijze

Processen zijn ingericht conform marktstandaarden De processen met betrekking tot het informatiebeleid zijn ingericht conform marktstandaarden (COBIT, BISL, ITIL) Hierdoor is er een eenduidige werkwijze. Wijzigingen in de informatievoorziening worden projectmatig (PRINCE2)


- 12 -

uitgevoerd. Verdere ontwikkelingen op het gebied van de informatievoorziening en automatisering worden gestructureerd aangepakt. Standaardisatie en contractmanagement De ICT-middelen en -processen in de organisatie zijn gestandaardiseerd en activiteiten worden uitgevoerd op basis van heldere opdrachtomschrijvingen. Afgedekte risico’s Binnen WPM is er een beleid opgesteld dat de risico’s, met betrekking tot ICT, en de nodige maatregelen beschrijft. Onderwerpen die hierin aan orde komen zijn back-upvoorzieningen, uitwijkmogelijkheden en informatiebeveiliging. 5.3

Hoe ziet de toekomst er dan uit?

Elektronische overheid I.h.k.v. het Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO), middels de “Landelijke Voorziening Omgevingsloket”, en de nieuwe waterwet kunnen burgers vanaf 2010 via het Internet vergunningen aanvragen. Deze worden elektronisch doorgegeven naar het “bevoegd gezag”. Deze leggen de informatie omtrent vergunningen m.b.t. watergerelateerde vergunningen bij de waterschappen neer. Hierbij schrijft de wet voor, dat een besluit over een omgevingsvergunning binnen 6 weken naar aanvraag moet worden genomen. Anders wordt automatisch een vergunning verleend. Dat betekent dat het WS maximaal 2 weken heeft om alle administratieve processen te doorlopen en een besluit om een vergunning te verlenen te onderbouwen. Als de informatiehuishouding én de ICT infrastructuur niet op orde is, dan betekent dat de informatie niet op tijd bij het bevoegd gezag binnen is. Dit betekent in op zijn minst extra inspanningen en kosten door de vertraging en in het ergste geval het automatisch verlenen van een niet gewenste vergunning. In het kader van de ketenverantwoordelijkheid bestaat de mogelijkheid dat het bevoegd gezag deze kosten bij het waterschap verhaalt. IBRAHYM Het model IBRAHYM wordt sinds begin 2007 ontwikkeld. Het model voorziet in een gebiedsdekkend hydrologische grond- en oppervlaktewatermodel dat ingezet wordt in het kader van de GGOR, WB21 en binnen projecten. In dit project werken wij ook samen met de provincie Limburg, WRO en WML waarbij iedere instantie informatie aanlevert en alle instanties wederom gebruik maken van de gecumuleerde gegevensverzameling, om effecten van maatregelen of geplande activiteiten door te rekenen en zo de gevolgen kunnen worden vastgesteld. Onvolledige of onjuiste informatievoorziening kan leiden tot verkeerde besluiten die voor extra planschade en/of overstromingen kan zorgen. Veiligheid De calamiteitenorganisatie is sterk afhankelijk van Geo-informatie bij bv. het plaatsen van de tijdelijke kades of bij verontreinigingen van watergangen. In deze gevallen is het cruciaal de nodige informatie snel ter beschikking te verkrijgen en waarbij onjuiste en/of niet actuele informatie kan leiden tot onnodige vertraging. Dat betekent in het ergste geval dat bij hoogwater met onnodige wateroverlast in deelgebieden rekening moet worden gehouden en bij verontreinigingen zal een veel groter gebied betroffen zijn en zal de verontreiniging een groter effect op het milieu hebben dan te vermijden was. 5.4

Conclusie

Het is dringende noodzaak dat de ICT functie moet worden heringericht. Bijkomend probleem is dat de veranderingen blijven doorgaan en in de komende jaren een zware wissel op de ICT functie en de betrokken medewerkers zal trekken. Het is belangrijk in deze situatie de afbreukrisico’s goed in kaart te brengen en deze af te zetten tegen de extra kosten. Elk nieuw project betekent opnieuw extra investeringen in medewerkers en middelen en kunnen bovendien extra beheerkosten veroorzaken.


- 13 -

6

Hoe komen we daar?

Dit hoofdstuk gaat in op de veranderingen die noodzakelijk zijn om de gewenste situatie te bereiken. 6.1

Bewustwording van de rol van ICT/GIS

Informatiebeleid Het vaststellen van een nieuw informatiebeleid; het detailleren en uitwerken van de beleidskaders, vaststellen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden start in de tweede helft van 2008 en moet in het eerste kwartaal 2009 afgerond zijn. Daarnaast het opzetten van de planning; een vertaling maken naar het projectenplan 2008 – 2010, het realiseren van lopende implementatietrajecten en het inrichten van projectmatig werken. Portefeuillehouder Het is bovendien essentieel om op korte termijn binnen het Dagelijks Bestuur een portefeuillehouder voor Informatievoorziening te benoemen. Hiermee wordt het strategische belang en de urgentie van informatievoorziening en de gegevensuitwisseling met ketenpartners tot uiting gebracht. De verantwoordelijkheid voor de inrichting en uitvoering van Informatiebeleid en Automatisering blijft bij het Hoofd Middelen. Projectstuurgroep Het is van belang om een projectstuurgroep op te richten voor elk (potentieel) project. In de stuurgroep neemt de opdrachtgever, een vertegenwoordiger uit de gebruikersorganisatie (als klant) en ICT (als leverancier) zitting. De stuurgroep heeft de taak en het mandaat om toestemming te verlenen voor het project en de voortgang van het project te sturen. Communicatie over ICT Zorg voor communicatie over de ICT-strategie, zowel binnen de ICT-afdeling als bij de WPM-organisatie zelf. 6.2

Creëren van eenduidige technische en functionele kaders

Ontwikkeling van de informatievoorziening De verdere ontwikkeling van de informatievoorziening moet een duidelijke bijdrage leveren aan de efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsvoering. Hoofddoelen zijn voldoen aan de wettelijke kaders, kostenbeheersing, de versnelling, verbetering en vereenvoudiging van de interne processen en de interfaces naar externe processen. Vanaf 2011 zal omgevingsgericht werken hieraan worden toegevoegd. Werken onder architectuur Het aanpassen van de informatievoorziening wordt in gang gezet door de afdelingen. Het is van belang dat de primaire afdelingen eerst aan de hand van de bedrijfsdoelen de informatiebehoefte (eisen en wensen) in kaart brengen. De ICT-/GIS functie adviseert enkel bij dit proces en bepaald aan de hand van de informatiebehoefte de invloed op de informatievoorziening. Daarnaast behoudt de ICT-/GIS functie het overzicht op de architectuur. Hieronder valt het beheer van de informatiestromen en functionele eisen en wensen met betrekking tot de diverse bedrijfsprocessen, de bedrijfsvisie en de gebruikte informatiesystemen. 6.3

Primaire processen worden sturend

Eigenaarschap Het inrichten van een gestructureerd proces voor het toewijzen van eigenaren van applicaties en vastleggen van de taken en verantwoordelijkheden van deze eigenaren. Zorg voor een efficiënt besluitvormingstraject voor de in te voeren applicaties en betrek de ICT-/GIS-functie in deze besluitvorming.


- 14 -

Opstarten van projecten vanuit bedrijfskundige en/of economische noodzaak De verdere ontwikkeling van de informatievoorziening en de automatisering wordt opgestart vanuit bedrijfskundige en/of economische noodzaak en alleen bij uitzonderingen door technische wenselijkheid. Informatievoorziening maakt deel uit van de reguliere bedrijfsvoering en de strategische Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. Enerzijds om zorg te dragen dat de visie is afgestemd op de bedrijfsvisie en doeleinden, anderzijds kan een integrale aanpak met visies op andere deelgebieden van de bedrijfsvisie tot kruisbestuiving leiden. Het afdelingsmanagement heeft de verantwoordelijkheid voor het beschrijven van de primaire processen en het formuleren van de informatiebehoeften. 6.4

Ontwikkelen van voldoende kennis, kunde en capaciteit

Personele bezetting en competenties Zowel externe als interne ontwikkelingen als ook de evaluatie van de huidige situatie vereisen een herziening van de inrichting en een uitbreiding van de personele bezetting en competenties op zeer korte termijn. In afstemming met de afdelingshoofden moet de personele bezetting en noodzakelijke middelen binnen de primaire afdelingen én bij ICT op adequaat niveau worden gebracht. Samenwerkingen Het verkennen en inrichten van de gegevensuitwisseling met ketenpartners in waterbeheer (WIA) en elektronische overheid (NORA). Het team ICT/GIS stelt op basis van de visie op de ICT-architectuur van “Het Waterschapshuis”, het informatiebeleidsplan en het trajectplan de technische kaders voor de infrastructuur vast, waarin de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening plaatsvindt. Met deze kaders wordt een blauwdruk gecreëerd met als doel de visie over de ICT-functie en gegevensmanagement technische invulling te geven. Outsourcing Er moeten duidelijk kaders en randvoorwaarden worden benoemd over de taken en activiteiten die in huis worden uitgevoerd en taken die beter kunnen worden uitbesteed aan derden. Het WPM heeft een aanzet gemaakt door het besluit om het ontwerpen en programmeren van applicaties uisluitend uit te besteden. 6.5

Gestructureerde werkwijze

Projectplanning en projectmatig werken Grote wijzigingen en vernieuwingen worden projectmatig geïmplementeerd. Het projectteam wordt ondersteund door een projectstuurgroep, waarin de opdrachtgever, een vertegenwoordiger uit de gebruikersorganisatie (als klant) en ICT (als leverancier) zitting nemen. De aanleiding van het project moet beschreven worden in een businesscase1 met daarin concrete resultaten met afgesproken werkwijze. Er wordt gestuurd op concrete resultaten en afgesproken tijdslijnen. Duidelijker en efficiënter organiseren van de ICT-functie Het optimaliseren van het ICT-beheer zowel bij de afdelingen als bij GIS/ICT; op korte termijn dient prioriteit te worden gegeven aan het verbeteren van het beheer door het implementeren van de ITIL-procedures met behulp van trainingen en het inrichten van het functioneel applicatiebeheer. Voor een verdere professionalisering van het afhandelen van incidenten is het noodzakelijk het incidentmanagement structureel in te richten, rapportages voor het management op te stellen en hier door het management op te sturen. Takenpakket en portfoliomanagement Het ontvlechten en opnieuw inrichten van het takenpakket op het gebied van informatievoorziening (en automatisering).

1

Businesscase bestaat verder uit de redenen voor verandering (het probleem), beschrijving van mogelijke oplossingen, de onderbouwde keuze

voor een bepaalde oplossing, de financiële, personele, organisatorische consequenties, projectplan, risicoanalyse inclusief tegenmaatregelen en acceptatiecriteria.


- 15 -

Calamiteitenplan Stel vast welke systemen vitaal zijn voor de bedrijfsvoering van WPM en bepaal aan de hand van risicoanalyses in welke mate hier uitwijkvoorzieningen voor benodigd zijn. Stel een Bedrijfscontinuïteitsplan (Business Continuity Plan) op met inbegrip van een calamiteitenplan. 6.6

Conclusie

Om het tij te keren is het van belang om op korte termijn maatregelen te treffen: • Druk op de ICT organisatie verminderen (prioriteiten stellen en projecten desnoods uitstellen, formatie op orde brengen, opleiden en uitbesteden van taken); • ICT dienstverlening stroomlijnen (inrichten ICT processen, kengetallen vaststellen en kwaliteit en kwantiteit van dienstverlening meten, evalueren en verbeteren) • Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden eenduidig vastleggen • Calamiteitenplannen (risicoanalyse en tegenmaatregelen).


- 16 -

7

Roadmap

7.1

De routeplanning en de mijlpalen

Conform de ingezette organisatieontwikkeling moet ook de informatievoorziening en de ICT functie zich verder ontwikkelen. Dit is een langer lopend traject en het rendement zal in de eerste twee jaren beperkt blijven. Om deze veranderingen expliciet te maken is aan de komende jaren een hoofdthema gekoppeld dat de noodzakelijke ontwikkeling structureert en de tussenresultaten tastbaar maakt.

7.2

2008 / 2009 – Het jaar van de Geo-informatie en doorstart van de ICT /GIS functie

Ten dele opgelegd door het project IRIS, ligt het in de logische lijn in eerste instantie de grootste en voor de primaire processen belangrijke Geo-informatie op orde te brengen. De geplande activiteiten gaan dan ook verder dan het implementeren van een nieuw informatiesysteem. De spil waar in 2008/2009 alles om draait is het opzetten en implementeren van het beheerregister. Het beheerregister is immers het fundament én referentiekader voor de gehele (Geo-)informatievoorziening en alle andere resultaten dienen ter ondersteuning c.q. ter voorbereiding van het opzetten van het beheerregister. Niet alle activiteiten zullen in 2008/2009 worden afgerond. Het is wel de bedoeling dat begin 2009 de eerste versie van het beheerregister realiteit is en dat medio 2009 de overige activiteiten voor 80% zijn gerealiseerd zijn en dat de informatievoorziening zichtbaar is verbeterd. Voor de toekomstige ontwikkelingen is het cruciaal de ICT/GIS functie optimaal in te richten. Dit is het fundament voor alle op stapel staande en nog komende veranderingen. De in dit plan beschreven ambities kunnen alleen worden gerealiseerd als de ICT functies kwalitatief en kwantitatief op een juiste manier zijn ingevuld, de beheerprocessen gedegen ingericht zijn samenwerkingsverbanden c.q. uitbesteding geïnitieerd is en het beschreven beleid is geëffectueerd. De volgende tussenresultaten worden in 2008/2009 gerealiseerd: Direct gerelateerd aan Geo-informatie: Projecten en tegenmaatregelen Ingericht beheerregister voor waterlopen en waterkeringen Geïnventariseerde en vastgelegde informatiestromen primaire processen Gegevens zijn ingewonnen en beheer hiervan ingericht t.b.v. WB21 Installatie en in gebruik nemen van IRIS versie 1.0. In productie nemen van de IRIS module ERGO (grondverwerving) Haalbaarheidsstudie m.b.t. aanvullende IRIS modules Geo-data GIS-ZES t.b.v. migratie op orde

Direct gerelateerd aan de doorstart ICT / GIS functie: Projecten en tegenmaatregelen InformatieBeleidsPlan versie 1.0 en 1.1 (medio 2009) Informatiebeveiligingsplan


Aanleiding Data op orde / e-overheid / publieke dienstverlening Data op orde / e-overheid / publieke dienstverlening Data op orde / wettelijke verplichting Primaire processen worden sturend / innovatie Primaire processen worden sturend / innovatie Primaire processen worden sturend / innovatie Data op orde / voorwaarde implementatie IRIS

Aanleiding Algemeen gedragen visie / strategische kaders realiseren Algemeen gedragen visie / strategische kaders realiseren Bedrijfscontinuïteit

- 17 -

Projecten en tegenmaatregelen Herinrichting ICT/GIS functie (organisatorisch en personele bezetting) “ICT op orde” Vastgelegde TBV voor gegevens- en functionele beheerders Beschreven en ingevoerde procedures en werkinstructies gegevens en functioneel beheer Opleidingen functioneel beheer Inrichting en implementatie dienstverlenende operationele ICT processen 1ste samenwerking / project met andere waterschappen

ICT infrastructuur op orde / standaardisatie gegevens en informatiesystemen Back-up en restore procedure / calamiteitenplan/uitwijk Scheiding tussen automatisering en informatiseringfunctie Stuurgroep Informatievoorziening en i-componenten in afdelingsplannen Belegging van TBV voor functioneel beheer in de organisatie

Flankerende maatregelen: Projecten en tegenmaatregelen Oprichten stuurgroep Informatiemanagement (MT plus Adviseur Informatiemanagement) Positiebepaling m.b.t. Het Waterschapshuis / prioritering van hun projecten Synchroniseren primaire WPM processen met het WIA model Vigerend sourcingsbeleid Visie, strategie en beleid m.b.t. elektronische overheid Definitie competenties voor ICT/GIS medewerkers Opleidingen t.b.v. kerncompetenties Uniforme en gedragen projectmanagement methodiek voor administratieve projecten Opgeleide projectmanagers Raadpleegfunctie via Internet


Aanleiding ICT kwalitatief en kwantitatief op orde brengen Informatievoorziening borgen in organisatie Informatievoorziening borgen in organisatie Informatievoorziening borgen in organisatie ICT kwalitatief en kwantitatief op orde brengen ICT kwalitatief en kwantitatief op orde brengen Kostenbeheersing / procesbeheersing ICT infrastructuur op orde brengen ICT kwalitatief en kwantitatief op orde brengen Kostenbeheersing / procesbeheersing ICT infrastructuur op orde brengen Bedrijfscontinuïteit ICT infrastructuur op orde brengen Informatievoorziening borgen in organisatie Procesbeheersing Algemeen gedragen visie / strategische kaders realiseren Informatievoorziening borgen in organisatie Informatievoorziening borgen in organisatie

Aanleiding Algemeen gedragen visie / strategische kaders realiseren Algemeen gedragen visie / strategische kaders realiseren Kostenbeheersing / procesbeheersing Kostenbeheersing / procesbeheersing Informatievoorziening borgen in organisatie Algemeen gedragen visie / strategische kaders realiseren Algemeen gedragen visie / strategische kaders realiseren ICT kwalitatief en kwantitatief op orde brengen ICT kwalitatief en kwantitatief op orde brengen Kostenbeheersing / procesbeheersing Kostenbeheersing / procesbeheersing Data op orde / wettelijke verplichting i.h.k.v. Verdrag van Århus e-overheid / publieke dienstverlening

- 18 -

7.3

2009/2010 – Het jaar van de proces - en gegevensintegratie

Het logische vervolg is de in 2008/2009 uitgezette activiteiten voort te zetten en uit te breiden naar de gehele informatievoorziening. Doel in 2009/2010 is alle informatiestromen en aanwezige gegevens in kaart te brengen en de eerste stappen te zetten deze integreren. Hoofddoel is het vastleggen van metagegevens en het beschikbaar maken van informatie. Gegevensuitwisseling vindt dan voor het grootste gedeelte digitaal plaats. Waarbij gegevens beperkt over processen heen gezamenlijk worden gebruikt c.q. voor verschillende processen beschikbaar zijn:

Direct gerelateerde resultaten aan proces - en gegevensintegratie: Projecten en tegenmaatregelen Aanleiding In productie nemen van IRIS 2.0 Primaire processen worden sturend / innovatie Samenwerken e-overheid / publieke dienstverlening In productie nemen van de Waterschapsdatabase met Data op orde / wettelijke verplichting basisregistraties Implementatie e-overheid conform “National Data op orde / wettelijke verplichting uitvoeringsprogramma” e-overheid / publieke dienstverlening Integratie van Geo-informatie en administratieve informatie Data op orde / wettelijke verplichting uit de primaire processen e-overheid / publieke dienstverlening Opzetten van datadictonary (formele Data op orde / wettelijke verplichting gegevensverzamelingen en procesgerichte gegevenssets) Procesbeheersing / kostenbeheersing Synchroniseren van alle WPM processen met het NORA Samenwerken model als algemeen geldig referentiekader e-overheid / publieke dienstverlening Geïnventariseerde en vastgelegde informatiestromen van Procesbeheersing / kostenbeheersing alle processen Bedrijfscontinuïteit Ingericht functioneel beheer voor de bedrijfsbrede applicatie Informatievoorziening borgen in de organisatie (IRIS, CODA, BO, CORSA, Officepakketten) Procesbeheersing / kostenbeheersing Mogelijkheid gegevensset tussen informatiesystemen en/of Samenwerken processen uit te wisselen e-overheid / publieke dienstverlening Functioneel beheer voor alle hoofdapplicaties is ingericht en Informatievoorziening borgen in de organisatie geïmplementeerd Procesbeheersing / kostenbeheersing Kengetallen voor ICT dienstverlening zijn gedefinieerd en Informatievoorziening borgen in de organisatie worden geëvalueerd. Procesbeheersing / kostenbeheersing ICT kwalitatief en kwantitatief op orde

Flankerende maatregelen: Projecten en tegenmaatregelen Resultaatgerichte medewerkers Informatie aspecten zijn volledig in planning en control cyclus opgenomen Vastgelegde TBV voor gegevens - en functionele beheerders (bedrijfsbreed) Administratieve organisatie inclusief autorisatie en restricties is ingericht Één bedrijfsbrede SLA


Aanleiding ICT kwalitatief en kwantitatief op orde Algemeen gedragen visie / strategische kaders realiseren Informatievoorziening borgen in de organisatie Procesbeheersing / kostenbeheersing Procesbeheersing / kostenbeheersing Informatievoorziening borgen in de organisatie Procesbeheersing / kostenbeheersing

- 19 -

7.4

2010/2011 – Het jaar van integratie en control

Alle voorbereidende activiteit zijn afgerond en nu kunnen de eerste stappen worden gezet, de aanwezige gegevensverzamelingen bedrijfsbreed te benaderen en voor verdere bedrijfsproces- en onderzoeksanalysen te gebruiken. Alles draait om het loskoppelen van gegevens van processen en informatiesystemen / applicaties. De gegevens zijn op een unieke en eenduidige manier te benaderen en zijn eenmalig opgeslagen. Een gedeelte van deze gegevensverzamelingen zijn dan onafhankelijk van plaats, tijd of middel toegankelijk. Direct gerelateerde resultaten Projecten en tegenmaatregelen Applicatieoverschrijdende informatieverstrekking SLA per aangeboden dienst/proces Eerste toepassing voor genereren van managementinformatie Eerste versie van een Datawarehouse Aansluiten van informatie voor mobiele toepassingen

Flankerende maatregelen: Projecten en tegenmaatregelen Servicegerichte medewerkers Interfaces en relaties tussen de verschillende processen zijn beschreven c.q. gedefinieerd Gedefinieerde diensten per proces Gebruikte kengetallen zijn stabiel Alle stuurelementen zijn gedefinieerd en geïmplementeerd

7.5

Aanleiding Procesbeheersing / kostenbeheersing Procesbeheersing / kostenbeheersing Klantgerichte organisatie Procesbeheersing / kostenbeheersing Bedrijfscontinuïteit Procesbeheersing / kostenbeheersing Procesbeheersing / kostenbeheersing

Aanleiding Klantgerichte organisatie CT kwalitatief en kwantitatief op orde Samenwerken e-overheid / publieke dienstverlening Procesbeheersing / kostenbeheersing Procesbeheersing / kostenbeheersing ICT infrastructuur op orde brengen ICT kwalitatief en kwantitatief op orde Informatievoorziening borgen in de organisatie Procesbeheersing / kostenbeheersing

2011/2012 - Het jaar van de stakeholders

In dit jaar wordt een start gemaakt WPM te laten doorgroeien van fase II naar fase III van het INK model. Dat betekent dat de focus van de informatievoorziening verplaatst naar de stakeholders. De contactopname en de interactie met voornamelijk de klant is niet meer gebonden aan individuele medewerkers. Alle contacten verlopen interactief en voor de klant transparant. Informatie van en naar de klant gebeurt tijdig en met de meest effectieve middelen. Direct gerelateerde resultaten Projecten en tegenmaatregelen Alle gegevensverzamelingen zijn algemeen en overal beschikbaar mits geautoriseerd Interactieve ontsluiting van internettoepassingen Interactieve dienstverlening Alle beschikbare informatiekanalen worden effectief gebruikt


Aanleiding Informatievoorziening borgen in de organisatie Procesbeheersing / kostenbeheersing e-overheid / publieke dienstverlening e-overheid / publieke dienstverlening e-overheid / publieke dienstverlening

- 20 -

Flankerende maatregelen: Projecten en tegenmaatregelen Organisatie is klantgericht

Aanleiding Klantgerichte organisatie Procesbeheersing / kostenbeheersing e-overheid / publieke dienstverlening Klantgerichte organisatie Samenwerken e-overheid / publieke dienstverlening

Medewerkers hebben de juiste instelling

7.6

2012/2013 – Het jaar van de elektronische keten

Alle informatie-uitwisseling met andere instanties gebeurt digitaal. Alle informatie van en naar derden wordt zonder tussenkomst van personen uitgewisseld. Burgers en instanties maken gebruik van het “één ingang en één uitgang principe”. De keten is volledig transparant. WPM is op het gebied van dienstverlening doorgegroeid naar INK fase IV. Direct gerelateerde resultaten Projecten en tegenmaatregelen Volledig geautomatiseerde informatie-uitwisseling

Één ingang en één uitgang principe

Flankerende maatregelen: Projecten en tegenmaatregelen Procesintegratie in de keten

7.7

Aanleiding Klantgerichte organisatie e-overheid / publieke dienstverlening Procesbeheersing / kostenbeheersing Klantgerichte organisatie e-overheid / publieke dienstverlening Procesbeheersing / kostenbeheersing

Aanleiding Klantgerichte organisatie e-overheid / publieke dienstverlening Procesbeheersing / kostenbeheersing

Conclusie

In de komende jaren wordt WPM als ook ICT geconfronteerd met een aantal ingrijpende veranderingen. Deze veranderingen trekken een zware wissels op de (ICT) organisatie. Het is duidelijk dat hiervoor eenduidige prioriteiten en de wil tot veranderen noodzakelijk zijn. Naast dit ambitieuze veranderingstraject zijn reeds vanuit de organisatie projecten gepland, die naast deze roadmap gerealiseerd dienen te worden. Het is aan het management en bestuur zich te realiseren dat al deze plannen alleen met omvangrijke investeringen te realiseren zijn.


- 21 -

8

Financiële consequenties

In dit hoofdstuk is alleen de algemene ontwikkeling aangegeven. Het betreft de n.a.v. van dit informatieplan extra benodigde investeringen en de hieruit resulterende consequenties voor de jaarlijkse beheer & onderhoudskosten binnen de informatievoorziening.

Investeringen en onderhoudskosten 2009 -2013

kosten per jaar

€ 1.400.000 € 1.200.000 € 1.000.000 € 800.000 € 600.000 € 400.000 € 200.000 €0 2008

2009

2010

2011

2012

Jaar Extra investeringen minimaal Extra kosten beheer & onderhoud p.a. Versie: 1.1. Datum: 06 november 2008 Auteur: Detlef Reincke

Extra investeringen maximaal

- 22 -

2013

2008

2009

2010

2011

2012

2013

totaal

Extra investeringen minimaal

€ 394.417

€ 476.500

€ 337.167

€ 342.083

€ 206.667

€ 154.583

€ 1.911.417

Extra investeringen maximaal

€ 737.833

€ 1.162.083

€ 1.093.333

€ 950.833

€ 577.500

€ 416.250

€ 4.937.832

Extra kosten beheer & onderhoud p.a.

€ 78.500

€ 98.250

€ 197.000

€ 256.500

€ 264.500

€ 291.000

Figuur 1: Trend van de extra investeringen en onderhoudskosten ten gevolge van de realisatie van de beschreven projecten (incl. projecten uit afdelingsplannen). Een uitgebreid overzicht is in bijlage 8 opgenomen.

8.1

Conclusie:

In de komende jaren zijn extra investeringen noodzakelijk om de informatievoorziening én de ICT dienstverlening op peil te brengen.

Versie: 1.1. Datum: 06 november 2008 Auteur: Detlef Reincke

- 23 -

Informatiebeleidsplan Waterschap Peel en Maasvallei

Recommend Documents