Waterschap wil hoge ambities behalen met SureCase Case study Waterschap Peel en Maasvallei Juni 2014
Waterschap Peel en Maasvallei wil hoge ambities behalen met SureCase
©2014 Motion10
Pagina
2/5
Waterschap Peel en Maasvallei wil hoge ambities behalen met SureCase Waterschap Peel en Maasvallei heeft hoge ambities. Als dé waterautoriteit in Noorden Midden Limburg besloot het waterschap zijn organisatie en processen te verbeteren. Er wordt niet meer afdelingsgericht, maar proces- en projectgericht gewerkt. Het SharePoint 2013-platform gaat de medewerkers helpen om alle informatie gemakkelijk vast te leggen, te ontsluiten en te delen. Motion10 ondersteunt het waterschap om SharePoint succesvol te implementeren.
Voldoende schoon water Wie Erik Voeten, Sr. Medewerker DIV bij Waterschap Peel en Maasvallei, vraagt wat de taken van het waterschap zijn, krijgt een helder antwoord: “Wij zorgen ervoor dat de inwoners van Noord- en Midden Limburg droge voeten houden, dat zij voldoende en schoon water tot hun beschikking hebben en dat zij veilig kunnen wonen, werken en recreëren.” Daarbij spelen de dijken in Noord- en Midden-Limburg een belangrijke rol. Dit gebied heeft namelijk regelmatig te kampen met hoge waterstanden van de Maas en haar beken. Gelukkig overstromen de bebouwde gebieden in het Maasdal zelden door de deskundige inzet van de 180 medewerkers van het waterschap.
©2014 Motion10
“Wij verwachten 10 tot 30% efficiënter te werken door informatie makkelijker vindbaar te maken in SureCase”
Pagina
3/5
Informatie is versnipperd Actuele informatie is voor alle medewerkers van Waterschap Peel en Maasvallei cruciaal om hun werk goed te kunnen doen, vertelt Erik Voeten. “Onze medewerkers zijn voor een groot deel van hun tijd aanwezig op de dijken, stuwen en andere buitenlocaties. In hun werk zijn ze afhankelijk van goede informatie . Die moet dus op elk moment en vanaf elke locatie beschikbaar zijn. Maar ook voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor bijvoorbeeld vergunningen, dijkverbeteringstrajecten en bestrijding van muskus- en beverratten is dit belangrijk.” Op dit moment is de informatievoorziening nog niet ideaal. “We hebben wel een documentmanagementpakket, maar hiermee kunnen wij niet onze ambities realiseren. De informatie is versnipperd over diverse systemen. Veel mensen gebruiken nog de traditionele netwerkschijf om documenten op te slaan. Informatie is daardoor vaak heel moeilijk terug te vinden of zelfs onvindbaar.”
Zaakgericht werken Waterschap Peel en Maasvallei is dé waterautoriteit in de regio zijn en heeft een heldere visie op waterbeheer tot het jaar 2020 opgesteld. “Om onze visie succesvol in praktijk te brengen, hebben we een professionele organisatie nodig”, zo stelt Erik Voeten. “Sinds kort hebben wij de organisatie en processen anders ingericht. Mensen werken niet meer
©2014 Motion10
Pagina
4/5
afdelingsgericht, maar proces- en projectgericht. Dat heeft ook gevolgen voor onze informatisering en automatisering. Op dat gebied hebben wij drie speerpunten: digitalisering, tijd- en plaatsonafhankelijk werken, en gegevens op orde.” Om zaakgericht werken te ondersteunen, gaat Waterschap Peel en Maasvallei werken met SharePoint 2013. Hierbij wordt SureCase ingezet: de standaardoplossing van Motion10, waarmee mensen eenvoudig zaakdossiers en andere documenten kunnen opslaan, bewerken, terugvinden en kunnen rapporteren over de gegevens. Erik Voeten heeft er hoge verwachtingen van. “Onze medewerkers kunnen hiermee gemakkelijk en op een intuïtieve manier samenwerken. De status is op elk moment inzichtelijk en het dossier is altijd compleet en up-to-date.” Dat komt niet alleen de kwaliteit van de dienstverlening ten goede, maar ook zal het waterschap aardig wat tijd winnen ten opzichte van de huidige situatie. “Wij verwachten 10 tot 30 procent efficiënter te werken als documenten gemakkelijk vindbaar zijn. Dat betekent dat we het werk van een aantal FTE’s veel slimmer kunnen inrichten. Het is immers niet meer nodig handmatig naar documenten te zoeken. Onze ambitie is om in 2015 alle projecten en processen met SharePoint te ondersteunen.”
Flexibel Bij de selectie van een nieuw documentmanagementsysteem was een belangrijke eis dat de oplossing flexibel en configureerbaar zou zijn. “Wij willen dat het systeem met onze organisatie kan meegroeien. Zo kunnen wij de verbeterideeën van onze medewerkers over de werkprocessen meenemen in de inrichting van het systeem. Als mensen kunnen meedenken, zullen ze het systeem ook sneller adopteren en ervaren ze dat het echt een verbetering is.”
Standaard DMS oplossing gebaseerd op SharePoint Motion10 voerde bij andere waterschappen vergelijkbare projecten uit. Dat was een belangrijk argument voor Waterschap Peel en Maasvallei om voor Motion10 te kiezen. Erik Voeten: “Wij kregen positieve referenties en het is natuurlijk een groot voordeel dat zij onze sector al kennen. Bovendien heeft Motion10 SureCase ontwikkeld en dit is de enige standaardoplossing gebaseerd op SharePoint voor zaakgericht werken. Dat gaf de doorslag. Want maatwerk past niet binnen onze visie en beleid, met het oog op toekomstige migraties en uitbreidingen.” “Wij startten met een SharePoint Strategie Advies. Motion10 organiseerde workshops om samen met ons de visie, doelstellingen en businesscase duidelijk te formuleren. Dat waren hele waardevolle sessies; ik raad iedereen aan om daarmee te starten. Het helpt je om duidelijk te krijgen welke richting je op wilt met het SharePoint-platform, ook op de lange termijn.”
©2014 Motion10
“Wij kozen voor SureCase omdat wij een standaard SharePoint oplossing zochten zonder maatwerk”
Pagina
5/5
Daarna is het governancetraject afgerond, waarin een kernteam van zes mensen bepaalde hoe het project wordt ingericht en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Vervolgens heeft Motion10 een Architecture Design Sessie begeleid waarin onder meer de ICTinfrastructuur is ontworpen. Verder zal Motion10 een sociaal intranet voor ons bouwen en implementeren.”
Bedrijfskritisch platform De komende tijd gaat het waterschap SureCase implementeren. “We starten met het instroom-, doorstroom- en uitstroomproces en de vergunningprocessen. Daarna volgt de rest van de organisatie. We gaan ook koppelingen maken naar onze backofficesystemen. Zo zal SharePoint stapsgewijs het enige platform worden waar alle medewerkers mee werken. Ze hoeven straks maar op één punt in te loggen. Het wordt een bedrijfskritisch platform. SharePoint is dus echt de toekomst.”
©2014 Motion10
