CONCEPT Bedrijfsautobeleid 2012 Waterschap Peel en Maasvallei
Concept versie 15 februari 2012
INHOUDSOPGAVE Inleiding ....................................................................................................................................... 3 1. AANLEIDING EN DOEL VAN HET BEDRIJFSAUTOBELEID ........................................................ 4 1.1 Aanleiding..................................................................................................................... 4 1.2 Doel ............................................................................................................................. 4 2. ALGEMENE RANDVOORWAARDEN EN UITGANGSPUNTEN ....................................................... 5 2.1 randvoorwaarden ......................................................................................................... 5 2.2 uitgangspunten ............................................................................................................ 6 3. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN ............................................................................... 7 3.1 Overzicht taken en verantwoordelijkheden ..................................................................... 7 3.1 Gebruikersovereenkomst................................................................................................ 8 3.2 Beëindiging gebruik bedrijfsauto .................................................................................... 8
2
INLEIDING Waarom een nieuw bedrijfsautobeleid? Waterschap Peel en Maasvallei (hierna WPM) is er zich bewust van dat professioneel waterbeheer alleen mogelijk is als de mobiliteit goed geregeld is. Als waterautoriteit willen wij zichtbaar in ons gebied en indien aan orde snel ter plaatse om adequaat te kunnen optreden. Dit stelt eisen aan de wijze waarop de vervoersbehoefte bij WPM wordt gedekt. De basis hiervoor is een helder en eenduidig beleid. Het bedrijfsautobeleid is gebaseerd op eenduidige uitgangspunten en randvoorwaarden op het gebied van:
Bedrijfseconomisch voordeel;
Functionaliteit;
Milieu aspecten;
Arbo-technische zaken.
Omdat beheer en onderhoud van een wagenpark niet tot de core-business van WPM behoren is gekozen voor uitbesteding. Hiermee is feitelijk de keuze voor lease gemaakt. Geldigheid en reikwijdte van het bedrijfsautobeleid. Het bedrijfsautobeleid wordt op basis van bovenstaande elementen in principe iedere twee jaar geëvalueerd. Via een rapportage aan het management team. Het management team beoordeelt naar aanleiding van deze rapportage of het beleid goed functioneert en op welke punten eventueel wijzigingen en/of aanvullingen noodzakelijk zijn. Het bedrijfsautobeleid is niet vrijblijvend en moet door de medewerkers worden gevolgd. Concreet houdt dit in dat medewerkers die voldoen aan de in de nota gestelde randvoorwaarden (zie hoofdstuk 2) gebruik moeten maken van een dienstauto.
3
1.
AANLEIDING EN DOEL VAN HET BEDRIJFSAUTOBELEID
1.1
Aanleiding
Het huidige beleid voor de inzet van bedrijfsauto’s op basis van lease-overeenkomsten, het ‘Vervoersplan 2000’ is voor het laatst in 2007 geëvalueerd. Deze evaluatie vormde destijds geen aanleiding om het beleid inhoudelijk aan te passen. Inmiddels is gebleken dat het vervoersplan op een aantal punten niet meer actueel is. Daarom is besloten dit beleid te herzien. Het nieuwe vervoersbeleid is beknopter geworden omdat een aantal aspecten van operationele aard hierin niet meer terugkomen. Deze zaken worden in een op basis van dit beleid nog te ontwikkelen handboek voor de gebruikers opgenomen. De rode draad van het oude beleid, te weten de uitgangspunten en criteria voor de toekenning van een bedrijfsauto, komen, zij het wat eenduidiger omschreven, ook terug in het nieuwe bedrijfsautobeleid (hoofdstuk 2). Dit omdat deze uitgangspunten ook nu nog onverkort kunnen worden toegepast.
1.2
Doel
De toenemende druk op budgetten vraagt om het maken van zorgvuldige afwegingen waarbij kostenbewust handelen noodzakelijk is. Het bedrijfsautobeleid houdt hier rekening mee door de kaders te geven waarbinnen op efficiënte en effectieve wijze een wezenlijk deel van de aanwezige vervoersbehoefte gedekt kan worden door de inzet van bedrijfsauto’s.
4
2.
ALGEMENE RANDVOORWAARDEN EN UITGANGSPUNTEN
2.1
randvoorwaarden
Bedrijfseconomisch voordeel Het beleid is van toepassing op medewerkers die voor de uitoefening van de functie meer dan 25.000 km inclusief woon-werkverkeer (voorzover declarabel als dienstreis) per jaar rijden. Voor deze groep ontstaat er een bedrijfseconomisch voordeel voor WPM.
Functionaliteit Het beleid geldt ook voor medewerkers die voor de uitoefening van de functie over een functioneel voertuig dienen te beschikken. Voor eenduidigheid van het begrip functionaliteit is de volgende definitie geformuleerd: Bij functionaliteit wordt gekeken naar de aard van de werkzaamheden (materialen, gereedschappen of apparatuur vervoeren dan wel veel terreinwerk verrichten) die iemand voor zijn of haar werk bij WPM uitoefent en die daarvoor een voertuig nodig heeft waaraan bepaalde bijbehorende technische eisen worden gesteld Met onderstaande matrix wordt de relatie aangegeven tussen bedrijfseconomisch voordeel en functionaliteit: Functioneel noodzakelijk Ja
Bedrijfseconomisch
Ja
Nee
bedrijfsauto beschikbaar stellen
bedrijfsauto beschikbaar stellen
bedrijfsauto beschikbaar stellen (eventueel deelauto’s)
Inzet bedrijfsauto’s voor algemeen gebruik of gebruik privé-auto indien
Interessant ( > 25.000 km) Nee
dit conform het Vervoersbeleid is.
Milieuaspecten In het licht van het beperken van de milieubelasting houdt WPM bij de keuze van bedrijfsauto’s rekening met rekening met de milieubelasting door dienstreizen. Alternatieve brandstoffen (aardgas, biodiesel en elektriciteit) worden bij de keuze van bedrijfsauto’s meegenomen. De duurzaamheidscriteria zoals door AgentschapNL opgesteld gelden als ondergrens.
5
Arbo technische zaken Er wordt rekening gehouden met arbo-technische c.q ergonomische aspecten.. Denk in dit verband ondermeer aan zaken als: o Airco;
2.2
o o
Hoge instap; Ergonomisch verantwoorde stoel;
o o
Voorzieningen voor vervoer gereedschappen; Voorzieningen voor vervoer kadavers;
o
Geschikt zijn voor pauze/schuil gelegenheid;
o o
Voorzieningen tbv hygiëne; EHBO middelen.
uitgangspunten
Naast de randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden om de inzet van een bedrijfsauto mogelijk te maken liggen onderstaande uitgangspunten ook ten grondslag aan het bedrijfsautobeleid.
Eenduidigheid en uniform bedrijfsautobeleid Het bedrijfsautobeleid moet slechts voor één uitleg vatbaar zijn.
Efficiënt en effectief gebruik De effectiviteit en efficiency van de bedrijfsauto’s neemt toe door het goed plannen van activiteiten, afspraken etc. Bovendien kan dit leiden tot een verkleining van de belasting van het milieu (kwali teitsverbetering).
Privé-gebruik Privé-gebruik is niet toegestaan. Als er voorafgaand of aansluitend aan het zakelijk gebruik van de dienstauto gebruik voor woon-werkverkeer aan de orde is wordt dit in het kader van deze notitie niet gezien als privé-gebruik.
Herkenbaarheid Uitgangspunt is de (witte) kleur van de bedrijfsauto met daarop het waterschapslogo . Het moet duidelijk herkenbaar zijn dat het een bedrijfsauto van WPM betreft. Het is evenwel zo dat er situaties zijn waarin herkenbaarheid zich niet verdraagt met de aard van de functie en dan ook niet wenselijk is.
Administratieve lastenverlichting De bedrijfsauto’s dienen te worden voorzien van een geautomatiseerde rittenadministratie op basis van GPS. Dit om de administratieve lastendruk te verminderen en eveneens op grond van Arbo-technische overwegingen (veiligheid) voor medewerkers die alleen werken. Ook ontstaat met dit systeem een sluitende rittenadministratie waarmee voor de fiscus zakelijk gebruik aantoonbaar wordt.
6
Facilitaire zaken
Verantwoordelijkheid
Berijder
Overzicht taken en verantwoordelijkheden Afdelingshoofd
3.1
Directie
ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN
Bestuur
3.
Vaststellen van beleid en kaders
x
Beschikbaar stellen middelen
x
Afwijkingen beleid voorstellen aan DB
Beheer bedrijfsmiddelen (bedrijfsauto’s)
Bepalen vervoersbehoefte
Afdelingsbegroting.
x x
Verdeling bedrijfsauto’s over afdeling
x
Bewaking uitvoering bedrijfsautobeleid
Uitvoering organisatie- en afdelingsbeleid
x x
Aanvraag bedrijfsauto’s bij facilitaire zaken
x
Goed en verantwoord gebruik van voertuig inclusief schoonhouden
x
Melden van schades
x
Beheer tankpas
Voertuig beschikbaar stellen voor onderhoud
x x
Aanbesteden van bedrijfsauto’s
x
Bestellen auto’s volgens beleid op aanvraag van
x
x x
afdelingshoofd
Beheren contracten
x
Contact met leveranciers
Rapporteren en evalueren over beleid en uitvoering.
x x x
7
3.1
Gebruikersovereenkomst Aan medewerkers in de aangewezen functies wordt een bedrijfsauto ter besc hikking gesteld. De medewerker heeft geen invloed op de keuze van de auto, omdat de keuze bepaald is op grond van bedrijfseconomisch voordeel, functionaliteit, milieu en Arbo-technische aspecten. De betreffende medewerkers tekenen een overeenkomst voor het gebruik van een bedrijfsauto.
3.2
Beëindiging gebruik bedrijfsauto Als niet meer voldaan wordt aan de randvoorwaarden bedrijfseconomisch voordeel en/of functionaliteit (zie hoofdstuk 2), moet de bedrijfsauto auto ingeleverd worden. Het afdelingshoofd is belast met het toezicht hierop en zal per situatie bezien of en zo ja, wanneer de medewerker de bedrijfsauto moet inleveren.
8
