Informatiebeleidsplan Gemeenten Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert

Informatiebeleidsplan Gemeenten Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert

Informatiebeleidsplan

Project 112180, versie 1.0 Gemeenten Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert

Dit plan is geschreven in samenwerking met de gemeenten Cuijk, Grave, Mill en St Hubert bv door Jos Smits, Martijn Pittens van M&I/Partners . Amersfoort, December 2012

Inhoudsopgave 1

Inleiding

3

2

Managementsamenvatting

4

3 3.1 3.2 3.3

Ontwikkelingen in de informatievoorziening Externe Ontwikkelingen Interne Ontwikkelingen Impact op de informatievoorziening

6 6 7 8

4 4.1 4.2 4.3

Hoe is het nu? ICT omgeving Organisatie ICT Kosten

9 9 9 10

5

Wat willen we bereiken?

11

6 6.1 6.2 6.3 6.4

Organisatieontwikkeling Strategisch beheer Tactisch beheer Operationeel beheer Organisatie van technisch beheer volgens ITIL

14 15 15 16 16

7

Projectenkalender

18

8 8.1 8.2 8.3

Meerjarenraming Harmonisatie Begrotingssystematiek Verwachte trend in kostenontwikkeling

20 20 20 20

Bijlage 1 Resultaatverplichtingen iNUP

22

Bijlage 2 ICT Infrastructuur

23

Bijlage 3 Applicatielandschappen

25

Informatiebeleidsplan Versie 1.0 December 2012

Pagina 2

1

Inleiding

De gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert (CGM) bevinden zich in een dynamische en complexe wereld. Deze wereld verandert en dat heeft effect op het functioneren van de gemeenten. Deze veranderingen vinden plaats op tal van terreinen; in wet- en regelgeving, samenwerkingsrelaties, verwachtingspatroon van burgers, technologische ontwikkelingen etc. Deze veranderingen hebben effect op de informatievoorziening van gemeenten. Om grip te houden op die veranderingen in de informatievoorziening hebben de gemeenten dit informatiebeleidsplan opgesteld. Dit informatiebeleidsplan kan niet los gezien worden van de ambtelijke fusie van de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert die op 1 januari 2014 haar beslag moet krijgen. Enerzijds omdat in dat harmonisatieproces keuzes gemaakt moeten worden waarvoor nu nog een gemeenschappelijk kader ontbreekt, anderzijds omdat door die ambtelijke fusie de middelen (zowel in euro’s, menskracht en energie) voor een belangrijk deel in die fusie gaan zitten. Er zal weinig ruimte zijn, ook gezien de bezuinigingsdoelstellingen, voor nieuw beleid. De focus zal de komende 2 jaar liggen bij het harmoniseren van de huidige drie informatievoorzieningen tot één gemeenschappelijke. Dit informatiebeleidsplan omvat derhalve een informatiebeleidsplan in enge zin: een kort en bondige schets van belangrijkste ontwikkelingen en hun effecten op de informatievoorziening en de prioriteitstelling. Daarnaast een harmonisatieplan waarin op hoofdlijnen wordt geschetst wat nodig is om de gemeenschappelijke ambtelijke organisatie per 1 januari 2014 adequaat te faciliteren met informatievoorziening. In samenwerking met de deelwerkgroep ICT CGM heeft M&I/Partners dit gezamenlijk informatiebeleidsplan voor de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert opgesteld. Er is een versnellingsdag georganiseerd waarin zowel management, afdelingen en de ICTafdelingen van de drie gemeenten hebben deelgenomen. Op deze dag zijn de uitgangspunten gezamenlijk opgesteld. Met de ICT-afdeling is in een tweetal sessies verdieping aangebracht. Met veel plezier presenteren wij hierbij dan ook dit informatiebeleidsplan.


Pagina 3

2

Managementsamenvatting

- Ontwikkelingen De gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert staan aan de vooravond van een zeer omvangrijke en ingrijpende reorganisatie: het ambtelijk samenvoegen van de drie gemeenten. Deze reorganisatie trekt een zware wissel op de informatievoorziening maar biedt ook kansen. Kansen om aan de toenemende vraag aan de informatievoorziening te voldoen. Technologische ontwikkelingen zoals het alom aanwezig internet, diversiteit aan apparaten en de majeure taakverzwaring van het lokale bestuur vraagt van de informatievoorziening betere en betrouwbaardere ondersteuning. Eufemistisch een uitdaging genoemd om dat in een tijd van bezuinigen te bewerkstelligen. De CGM gemeenten hebben er voor gekozen deze uitdaging gezamenlijk aan te gaan in de veronderstelling dat zij gedrieën beter geëquipeerd zijn dan ieder voor zich. - Hoe is het nu? Het huidige kwaliteitsniveau van de informatievoorziening staat onder druk. De focus ligt op de automatisering en de informatiemanagementfunctie is onderontwikkeld. Er is in Mill en Sint Hubert en Grave sprake van onderbezetting en de budgetten staan onder druk. Relevant in dit verband is dat het kostenniveau onder het gemiddelde niveau ligt van de ICT Benchmark 2012. We voorzien een toename van de kosten voor ICT van de drie gemeenten in de komende jaren. Enerzijds veroorzaakt door de vereiste kwaliteitsimpuls, anderzijds door de komst van decentralisaties (jeugdzorg, AWBZ en WWV). - Wat willen we bereiken? De focus ligt de komende 1,5 tot 2 jaar bij het werkend krijgen van 1 ambtelijke organisatie. Op 1 januari 2014 moet “het licht branden”, elke andere optie is niet acceptabel. Dit informatiebeleidsplan fungeert dan ook eerder als toetsingskader bij de harmonisatie dan als plan voor het verwezenlijken van nieuw beleid. Pas in de tweede helft van 2014 zal CGM in staat zijn zich te richten op nieuw beleid. Een goed moment om dit informatieplan te herijken. - Wat zijn daarbij onze kaders? Om de komende jaren de informatievoorziening op niveau te krijgen is gekozen voor de volgende thema’s. Deze thema’s dienen zoals gezegd als kader bij de harmonisatie: Harmonisatie. Er zal een gemeenschappelijk rekencentrum ingericht moeten worden, de locaties moeten met elkaar verbonden zijn en de bestaande applicaties worden geharmoniseerd voor de samenvoeging. Efficiënt werken. Dit thema is gericht op het zo efficiënt mogelijk inzetten van mensen, middelen en processen. ICT vormt daarin een onmisbare factor. Verbinden: Informatievoorziening is de spil in de communicatie en uitwisseling van informatie tussen mensen. Fundamenteel hierin is het begrip zaakgericht werken en ‘éénmalig vastleggen en meervoudig gebruik van basisgegevens’. De integrale kijk van zowel de medewerker als de burger draagt bij aan minder ergernis, minder bezwaar en beroep en een effectiever én efficiënter werkproces. Dienstverlening: Sturen op de behoefte van de klant/burger. Versterken informatievoorziening. Sturen op maximale ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Informatievoorziening gaat over het op het juiste moment de juiste informatie leveren om processen goed uit te kunnen voeren. Het verbinden van de strategie met de uitvoering is extra belangrijk vanwege de ambtelijke samenwerking. Drie autonome gemeenten met drie politieke akkoorden etc. roept om een stevige informatiemanagement functie.


Pagina 4

Daarnaast is er het financiële kader. Zoals aangegeven ligt de nadruk voor dit informatiebeleidsplan op het harmonisatieplan voor de drie gemeenten. We schatten de kosten van het harmonisatieplan in op € 985.000,- bestaande uit € 370.000 investeringen in met name hardware en € 615.000 aan projecturen (zie harmonisatieplan). Tot slot adviseren we om in de nieuwe organisatie de huidige begrotingssystematiek voor ICT van Grave te gebruiken. Op basis van een meerjarig investerings-, vervangings en exploitatieprogramma wordt een gemiddelde jaarlijkse storting berekend die nodig is om de benodigde projecten uit te voeren. Deze storting vloeit in een bestemmingsreserve die wordt aangewend voor de investeringen, vervangingen en exploitatiekosten op het gebied van ICT. Dat betekent ook dat we voor het informatiebeleidsplan op dit moment nog niet komen tot één integraal vervangings-, investerings- en exploitatieprogramma voor de informatievoorziening van CGM. Dit zullen we gedurende 2013 en de eerste maanden van 2014 opstellen.


Pagina 5

3

Ontwikkelingen in de informatievoorziening

3.1

Externe Ontwikkelingen

Over technologie - ‘Internet of things’ Internet is overal en steeds meer apparaten zijn met het internet verbonden. Niet alleen met pc’s, tablets en smartphones maar ook met minder voor de hand liggende ‘devices' als auto, koelkasten en CV-installaties. Iedereen is altijd en overal met alles en iedereen verbonden. Dit leidt tot een enorme toename van het internetverkeer en opslag van data maar ook tot gebruik van devices en toepassingen buiten het zicht van de eigen organisatie om. - Cloud/SaaS/IaaS technologie Meer en meer maken organisaties gebruik van toepassingen die overal via het web benaderbaar zijn, dit geldt ook voor servercapaciteit (rekencentra), opslag en back up voorzieningen. Deze ontwikkeling heeft als voordeel dat (1) de beheercapaciteit in eigen huis gefocust kan worden op inhoudelijk en functioneel beheer. En (2) dat schaalbaarheid goed mogelijk is; - Van informatiebeveiliging naar ‘ID”-beveiliging. De veelheid aan digitale hulpmiddelen en instrumenten, gecombineerd met de snelle groei van digitale dienstverlening, trekt een stevige wissel op de ICT beheerorganisatie. Enerzijds hebben de medewerkers als ‘burger’ in hun eigen omgeven toegang tot een brede reeks aan diensten en informatie. Anderzijds heeft de gemeente te maken met de verantwoordelijkheid goed om te gaan met onder andere privacy en fraudegevoelige gegevens en is om die reden genoodzaakt de digitale vrijheid aan banden te leggen. Over wet en regelgeving - I-NUP In het bestuursakkoord programma iNUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma e-overheid) zijn afspraken vastgelegd, en deels inmiddels in wetgeving verankerd over verplicht gebruik van basisregistraties door overheden. Deze verplichting geldt voor de gemeenten maar ook voor de wgr-organisaties die namens de gemeenten taken uitvoeren, zoals de CGM gemeenten. Voor de korte termijn impliceert dit het verplicht aansluiten aan en terugmelden naar, onder andere de GBA (personen), de BAG (Gebouwen en adressen) en het NHR (organisaties en bedrijven). De exacte resultaatverplichtingen per NUP-bouwsteen, te behalen vóór 1-1-2015 vindt u in bijlage 1. - Regiefunctie gemeenten wordt zwaarder Als gevolg van o.a. de Participatiewet (voornemen regeerakkoord in plaats van de voorziene Wet Werken naar Vermogen) en de decentralisaties als vastgelegd in de bestuursakkoorden tussen Rijk en VNG krijgen de gemeenten met name een zware rol als regisseur in bijvoorbeeld het domein Werk en Inkomen en de Jeugdzorg. - Regionalisering openbaar bestuur Als gevolg van decentralisaties en samenwerkingen op regionaal niveau ontstaat in praktische werking een vierde bestuurlijke ‘tak’: de WGR-organisatie. Aangezien verschillende WGR-organisaties worden ingericht voor verschillende doelen en in verschillende samenstellingen (bijvoorbeeld, RUD, GGD, JGZ, Veiligheidsregio’s, …), leidt dit voor de afzonderlijke gemeenten vaak tot complexe informatiesituaties. - Regeerakkoord oktober 2012 De precieze gevolgen voor individuele gemeenten zijn nu uiteraard nog niet in te vullen. Er mag wel van uit worden gegaan dat de gemeenten zelf het initiatief moeten nemen om de levensvatbaarheid van het samenwerkingsalternatief van de CGM te onderbouwen. Des te belangrijker is het dan dat minimaal wat betreft de ICT-huishouding één en ander goed is ingeregeld en verloopt. Informatiebeleidsplan Versie 1.0 December 2012

Pagina 6

Over de samenleving - De burger is digitaal ‘kind aan huis’ De ‘digitalisering’ van burgers en bedrijven brengt met zich mee dat zij vanuit het eigen perspectief eisen gaan stellen en verwachtingen hebben van de gemeente. Zoals ook in het WRR (Wetenschappelijke Raad voor Regeringsbeleid) rapport ‘Vertrouwen in burgers’ is gesignaleerd, gaat de digitalisering niet alleen over praktische zaken als vergunningaanvraag en –verstrekking, maar ook over inspraak en het vermogen van ambtenaren (de frontlijnwerkers) om op een goede manier met deze nieuwe vormen van communicatie om te gaan. Over de organisatie - Kostenreductie als gevolg van de financiële crisis Organisaties, ook overheden, worden gedwongen vaste kosten waar mogelijk te reduceren. Wat ICT betreft door wat overbodig is te schrappen, door te saneren in toepassingen en door de overstap te maken van pakketten in eigen huis naar software as a service en opslagfaciliteiten buitenshuis (cloud); - Werkplek 2.0 of ‘het nieuwe werken’ In essentie betekent dit dat ‘het werk’ volledig tijd en plaats onafhankelijk uitgevoerd kan worden. Voor ICT betekent dit dat de digitale werkplek veel flexibeler (ook buiten het fysieke domein van de gemeente!) moet worden ingericht dan dat het nu is.

3.2

Interne Ontwikkelingen

Ambtelijke fusie CGM – Investeren in kwaliteit De gemeenteraden van Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert hebben eind 2011 op basis van de notitie ‘Investeren in kwaliteit’ besloten de ambtelijke organisaties samen te voegen. De kernwaarden voor die nieuwe organisatie zijn Open, zakelijk en burgergericht. In de notitie zijn een aantal uitgangspunten vastgesteld voor de nieuwe organisatie die ook van belang zijn voor de inrichting van de informatievoorziening: - Uniformering van processen en werkwijzen; - Openstaan voor de (klant-) omgeving en externe oriëntatie op ontwikkelingen; - Vraaggericht opereren, dat is van buiten naar binnen redenerend; - Regiefunctie invullen in combinatie met uitbesteden van uitvoerend werk; - Benutten mogelijkheden ICT voor dienstverlening aan burgers en bedrijven. Organisatiedoelstellingen Deze uitgangspunten leiden tot verschillende organisatiedoelen voor de nieuwe organisatie. Die doelen zijn ook aan de orde gekomen tijdens de Versnellingsdag. Op deze dag zijn MTleden en verschillende medewerkers uit de organisaties bij elkaar geweest om de doelen voor de organisatiedoelen en informatiebeleidsdoelen concreet te maken. - Kwaliteit naar burgers en bedrijven o Meer kwaliteit in taakuitvoering en organisatie  Eén serviceniveau voor alle gemeenten  Kwaliteitsniveau moet marktsector volgen o Leveren van klantgerichte dienstverlening  Inzage mogelijkheid burger in voortgang van aanvraag via het kanaal waarvoor zij kiezen  Informatievoorziening (front, mid en backoffice) is zo ingericht dat via alle kanalen hetzelfde antwoord wordt gegeven  Aansluiten bij logica van de burger Informatiebeleidsplan Versie 1.0 December 2012

Pagina 7

Verminderde kwetsbaarheid m.a.w. meer continuïteit in bedrijfsvoering en dienstverlening o 24/7 dienstverlening (intern en extern) is op sommige punten wenselijk (denk aan de website, maar voor de rest niet noodzakelijk) - Effectiviteit en efficiency o Verhoging van efficiëntie met als doel verhoging kwaliteit dienstverlening o De 80-20 regel is van belang bij het inrichten van dienstverlening en bedrijfsvoering (we richten in op basis van het meest voorkomende geval en niet op basis van de uitzondering) o Reduceren van kosten o Volgen van nieuwe ontwikkelingen tegen minder meerkosten o Verhoogde effectiviteit (grotere slagkracht organisatie) o Streven naar een zoveel mogelijk papierloos kantoor - Organisatie o Verhoging van kwaliteit medewerkers o Flexibel werken mogelijk maken o Vervangings- en investeringsprogramma's op elkaar afgestemd o Eén ambtelijke organisatie met uniforme werkprocessen o Bekostigingsmodellen worden geharmoniseerd o Eerlijke doorbelasting van kosten (doorbelasting naar gebruik) o Samenwerken om onafhankelijk te kunnen opereren richting leveranciers - Overig o iNUP wordt gevolgd en bouwstenen worden (pragmatisch) ingevoerd o de Burger Service Code wordt gevolgd bij de inrichting van dienstverlening o Inrichting klantcentrum conform Antwoord (aangepast aan CGM-realiteit) o Groei naar één Telefonisch Informatie Centrum voor CGM o Alle kanalen open voor alle producten, diensten en klanten (maar bij voorkeur digitaal), ook hier geldt de 80-20 regel o Levering dienstverlening in samenwerking met ketenpartners o

3.3

Impact op de informatievoorziening

Uit de ontwikkelingen en de organisatiedoelstellingen komt het beeld naar voren dat het belang van een goede informatievoorziening toeneemt. De impact vertaalt zich op een aantal aandachtsgebieden binnen de informatievoorziening. Daarmee worden ook nieuwe eisen gesteld aan die voorziening; - Verhoging van de beschikbaarheid. Omdat het belang van ICT ondersteuning zo groot is geworden, wordt de schade bij uitval steeds groter. - Vergroting van de servicewindows. Informatievoorziening die ook buiten kantoortijden beschikbaar is. - Ontsluiting. Meer en meer partijen zijn afhankelijk van elkaars informatie. Ook ketenpartners en vaak zelfs burgers moeten kunnen beschikken over gegevens van de gemeente; - Beveiliging. Deze toenemende openheid vraagt ook om een andere benadering van beveiliging. Autorisatie op basis van ‘werkzaam voor de gemeente of niet’ is niet meer afdoende; - Complexiteit. De informatievoorzieningen met al haar koppelingen en verschillende gebruikers met elk hun eigen devices zorgt voor een complexiteitsgroei. - Regievoering. Door de complexiteitsgroei maar ook door de veranderende gezagsverhoudingen zal de gemeente en ook de informatievoorziening meer en meer een regierol vervullen.


Pagina 8

4

Hoe is het nu?

4.1

ICT omgeving

De ICT omgeving van de drie lijken op elkaar en verschillen vooral op: - Werkplekconcept. Cuijk maakt gebruik van een thin cliënt concept terwijl de anderen een thick cliënt gebruiken; - Het applicatielandschap van Grave is deel gebaseerd op het portfolio van Pink; de van Mill en Sint Hubert en Cuijk op die van Centric; - Door uitstellen van investeringen (met name Grave) is een veroudering van het applicatielandschap opgetreden. Een meer uitvoerige beschrijving is te vinden in bijlage 2 en 3.

4.2

Organisatie

De ICT-organisatie van de gemeenten is vooral gericht op servicemanagement en beheer. Dat komt tot uitdrukking in de formatie: de formatie omvat voornamelijk technisch en applicatiebeheer. Er is niet of nauwelijks formatie informatiemanagement of afgeleide rollen zoals gegevensmanager en architect. De formatie van Cuijk is in omvang op het gemiddelde van de ICT Benchmark. In het geval van Grave en Mill en Sint Hubert kunnen we stellen dat er sprake is van onderbezetting. De formatie is nog kleiner dan je op basis van de gemeentegrootte zou mogen verwachten (bron: ICT Benchmark 2012). Die formatie zou op basis van de gemeentegrootte al niet groot zijn, door de onderbezetting is de ICT-voorziening in die gemeente extra kwetsbaar. Bij afwezigheid (door ziekte of verlof) van een beheerder ontstaat direct een urgent probleem. Juist om die reden kiezen veel kleinere gemeente ervoor samen te werken op ICT vlak. Kenmerkend is het voornemen om, vooruitlopend op de harmonisatie, het beheer van Mill en Sint Hubert reeds onder te brengen bij de gemeente Cuijk. Deze dunne bezetting zorgt er ook voor dat er nauwelijks capaciteit beschikbaar is voor projecten. Dit leidt tot inhuur.


Pagina 9

4.3

ICT Kosten

De ICT kosten van de drie gemeenten liggen alle drie onder het landelijke gemiddelde. Daar is een aantal kanttekeningen bij te plaatsen: - Het niveau van de ICT dienstverlening (in termen voor mate van digitalisering, beschikbaarheid en volwassenheidsniveau) ligt lager dan het landelijk gemiddelde; - De lage kosten van Grave zijn mede het gevolg van veroudering van een deel van het applicatielandschap. Recente investeringen zijn hierin niet opgenomen. Die kosten komen de komende jaren in beeld; (dure) projecten worden pas na oplevering geactiveerd. Daarnaast worden veel investeringen vanuit een bestemmingsreserve betaald; - De relatief hogere kosten van Mill en St Hubert hebben te maken met recente investeringen waarbij al in 2011 kapitaallasten voor worden gedragen maar deels ook door het in de lucht houden van een UNIX server. Ook het BAG project is in totaliteit op de kostenplaats ICT terecht gekomen. - De lage serverkosten van Cuijk komt omdat het huidige serverpark grotendeels is afgeschreven. De vervangingsinvesteringen zullen de komende jaren deze post fors doen laten toenemen. Door de fundamentele verschillen in bekostigingsystematiek (wel of niet afschrijven, investeringskalender of bestemmingsreserve) is vergelijken tussen de gemeenten moeilijk. Dit legt een extra claim op de harmonisatie omdat ook deze systematiek geharmoniseerd moet worden. € 90

€ 80

€ 70

€ 60

1. Werkplek 2. Software 3. Datacomm

€ 50

4. Servers 5. Spraak € 40

6. Personeel 7. Faciliteiten Cluster > 100.000

€ 30

Cluster < 100.000 gemiddelde

€ 20

€ 10

€0 Cuijk


Grave

Mill en Sint Hubert

gewogen gemiddeld

Pagina 10

5

Wat willen we bereiken?

ICT beleidsdoelstellingen De organisatiedoelstellingen (hoofdstuk 3) voor de samenwerking CGM vertalen we naar een aantal ICT beleidsdoelstellingen: - Centralisatie & Harmonisatie o Uitgangspunt is: "Centraal... tenzij" o De ICT wordt centraal belegd o Waar mogelijk één archief, digitale ontsluiting via één DMS. o Harmonisatie van ICT (één applicatie per taakveld, gelijke werkplekken op elke locatie, zelfde systeem voor telefonie onderling en naar buiten) - Continuïteit o Continuïteit en beschikbaarheid staan centraal, afgestemd per applicatiegebied o Er wordt gebruik gemaakt van moderne, beproefde technologie - Functionaliteit & flexibiliteit o Locatie onafhankelijk werken (in eerst instantie over de drie locaties) o Geïntegreerd product/diensten aanbod (onafh. van kanaal) o Alle kanalen leiden tot digitale afwerking van aanvraag zowel voor het interne proces als de terugkoppeling naar de burger o Ondersteuning zaakgericht werken o Gedegen mogelijkheden voor managementrapportage - Efficiency en effectiviteit o Optimale bezetting/benutting ICT-middelen o Ondersteuning van één transparant doorbelastingsmodel op basis van daadwerkelijk gebruik o ICT-infrastructuur is voorbereid op nieuwe ontwikkelingen - Werken onder architectuur o Standaard GEMMA architectuur o Uitwerken van architectuur (informatie, applicatie en techniek) voor de nieuwe organisatie als sturingsmechanisme o Toepassing van concept Antwoord© Principes in de informatievoorziening De ICT-beleidsdoelstellingen leiden in combinatie met de eisen aan de informatievoorziening (zie 3.3 Impact op de informatievoorziening) tot de volgende ‘principes’: - Eenmalig vastleggen, meermalig gebruik: dit principe impliceert dat met elkaar wordt vastgesteld wat de echte kerngegevens van de organisatie zijn, in welke bronsystemen deze worden bijgehouden en onder welke condities toepassingen hierop aan worden gesloten. Voor een deel zijn deze kerngegevens al vastgelegd binnen het landelijke, verplichte, stelsel van basisgegevens - Inrichten op meest voorkomende en niet meest complexe oplossingen: hier gaat het om het vaststellen van rendement, welke oplossingen en systemen worden het meest gebruikt en vragen daarmee de mindere inspanning voor migratie en omschakeling; - Alle kanalen komen met hetzelfde antwoord: dit principe voorziet er in dat, ongeacht het communicatiekanaal dat wordt benut, het antwoord uit dezelfde bron wordt gehaald. Naarmate de organisatie complexer wordt en bijvoorbeeld meer gemeenten aansluiten, wordt het kennismanagement belangrijker. Informatiebeleidsplan Versie 1.0 December 2012

Pagina 11

Thema’s voor ontwikkeling Om de beleidsdoelstellingen te kunnen behalen, richten we ons de komende jaren op een aantal thema’s. Deze thema’s zijn de kaders van het informatiemanagement voor de komende jaren. Maar zoals vermeld zal de focus tot en met midden 2014 liggen op harmonisatie van de drie organisaties op het gebied van ICT. De overige thema’s hebben we wel al benoemd. Bij de keuzes die we maken onder het thema harmonisatie, geven de andere thema’s richting. Speciale aandacht is er in 2013 ook voor het thema Versterken van de informatievoorziening. We zullen de voorwaarden scheppen om vanaf 1 januari 2014 verder te kunnen ontwikkelen. De volgende thema’s vormen het fundament van de informatievoorziening in de CGMsamenwerking: Thema Harmonisatie Het thema Harmonisatie is het speerpunt van dit beleidsplan en is verder uitgewerkt in het Harmonisatieplan ICT CGM. De focus zal op de realisatie hiervan liggen en midden 2014 willen we het informatiebeleid herijken. - Door samenwerking wil CGM vermogen ontwikkelen om onafhankelijker te zijn richting leverancier (= betere regievoering). Doel van de samenwerking is niet per se om de ICT goedkoper te maken, maar vooral betere kwaliteit leveren en de kwetsbaarheid verminderen. Samenwerken leidt tot minder meerkosten, niet tot minder kosten; - Er komt één integraal investeringsplan voor CGM, dus elke investeringsaanvraag wordt gewogen door management CGM. De investeringsaanvraag wordt afgezet tegen de totale bedrijfsvoering; - De verschillende bekostingingsmodellen worden geharmoniseerd. Er komt 1 methode voor het financieren van (toekomstige) investeringen en de daaruit voortvloeiende afschrijving. Thema versterken informatievoorziening Sturen op maximale ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Informatievoorziening gaat over het op het juiste moment de juiste informatie leveren om processen goed uit te kunnen voeren. ICT is veel meer dan alleen de techniek. Juist dat terrein is bij de CGMgemeenten onderontwikkeld. Functies als architect en gegevensmanager ontbreken. We zullen het 9-vlaksmodel hanteren als model voor de inrichting van de diverse verantwoordelijkheden om maximaal aan te sluiten op de behoefte van het bedrijfsproces (zie hoofdstuk 6). Het verbinden van de strategie met de uitvoering is extra belangrijk vanwege de ambtelijke samenwerking. Drie autonome gemeenten met drie politieke akkoorden etc. roept om een stevige informatiemanagement functie. Thema Efficiënt werken Dit thema is gericht op het zo efficiënt mogelijk inzetten van mensen, middelen en processen. ICT vormt daarin een onmisbare factor. Richting gevende uitspraken hierin zijn: - Rationaliseren van het applicatielandschap. Het moet eenvoudiger; - Maximaal gebruik van generieke toepassingen; - Harmoniseren van werkprocessen; - Op alle drie de toekomstige locaties (binnen de kantoren) moet een medewerker locatieonafhankelijk kunnen werken met zijn/haar applicaties; - Er komt één ambtelijke organisatie met uniforme werkprocessen. Waar noodzakelijk/mogelijk vertaalt zich dat in één applicatie per taakveld/werkproces op 01-012014;


Pagina 12

- Door CGM wordt de 80/20 regel gehanteerd: Uitzonderingen kosten geld, dus moeten de kosten hiervoor opwegen tegen de baten. Thema Verbinden Informatievoorziening is de spil in de communicatie en uitwisseling van informatie tussen mensen. Fundamenteel hierin is het begrip zaakgericht werken en ‘éénmalig vastleggen en meervoudig gebruik van basisgegevens’. De integrale kijk van zowel de medewerker als de burger draagt bij aan minder ergernis, minder bezwaar en beroep en een effectiever én efficiënter werkproces. Richting gevende uitspraken: - éénmalig uitvraag en meervoudig gebruik van basisgegevens; - zaakgericht werken; - Het papier wordt vervangen door digitalisering; - Het midoffice speelt een cruciale rol in het uitwisselen van informatie. Thema Dienstverlening Sturen op de behoefte van de klant/burger. Richting gevende uitspraken: - Digitaal kanaal is leidend en rechtsgeldig. Vanuit de 80-20 regel zijn afwijkingen mogelijk. Het is immers een kosten-baten afweging; - De dienstverlening is plaatsonafhankelijk; - CGM wil met gezond verstand (geen dogma’s) kijken naar mogelijkheden en kosten van 24/7 ICT-dienstverlening, zowel intern als extern richting haar burgers.


Pagina 13

6

Organisatieontwikkeling

Bij het uitwerken en implementeren van het informatiebeleid is inbedding in de organisatie van groot belang. Het gaat daarbij om strategisch, tactisch en operationeel beheer van de ICT. Als basis daarvoor hanteren we het 9-vlaksmodel van Maes1. bedrijfsproces Strategie (richten)

Besturingsmodel, Missie & visiel

Standaardisatie processen

Structuur Inrichting afdelingen (inrichten) Prestatie-indicatoren

Implementatie processtandaarden;

Uitvoeren Trainen medewerkers (verrichten) Informeren en stimuleren

Gebruik van informatie = kennis

Informatie/ communicatie Informatiebeleid, Kernregistraties Inkoop/ uitbestedingbeleid

Informatieplanning, Projectenkalender Exploitatieplanning

Ondersteuning op werkplek Gegevensdefinitiesen beheer Functionele analyse en beheer

Interpreteren van data = informatie

technologie ICT beleid, ICT standaarden Architectuur en datamodel Kernsystemen

Selectie, aanschaf en installatie Techn infrastructuur werkplekinrichting

Helpdesk ICT ICT en telefonie infra Leverancierscontact Technisch applicatie beheer

Innovatie/ proeftuinen

Proof of concept (bewijs)

Implementatie/ productie

Produceren van gegevens = data

Strategisch beheer betreft het ontwikkelen van het informatiebeleid en het bewaken daarvan. Tactisch beheer gaat over de vertaling van de ICT strategie naar wat daar in de operatie voor nodig is met betrekking tot mensen, service niveaus, ICT middelen en geld, op korte en middellange termijn. Operationeel beheer verzorgt de dagelijkse ondersteuning aan de eindgebruiker. Hieronder vallen zowel Functioneel beheer (applicatie beheer) als Technisch beheer. In de voorbereiding op de nieuwe ambtelijke organisatie is aangegeven dat we gaan voor brede business control, waar ook informatie control onderdeel van uitmaakt. Dat past in het gebruik van het 9-vlaksmodel voor de informatievoorziening. De informatie control valt daarin binnen de rij van het strategisch beheer. In het plan van aanpak voor kwaliteit en control is daar het volgende over geschreven: We willen kwaliteit monitoren en controle houden over onze informatie- en gegevensstromen, over de applicaties (software) die we daarvoor gebruiken en over servers, kabels en computers (techniek) die we daarvoor gebruiken. Dat leidt tot een natuurlijke organisatorische driedeling die we ook op andere terreinen binnen Bedrijfsvoering zien: informatiebeleid, functioneel beheer van software en technisch beheer van soft- en hardware. Binnen deze drie gebieden willen we beheersing en kwaliteitscontrole over de drie soorten informatie die we onderkennen (operationeel, besturing en verantwoording). Dat betekent bijvoorbeeld dat we inzichtelijk hebben welke koppelingen tussen applicaties er zijn en dat 1

Het 9-vlaks model is ontwikkeld door hoogleraar Rik Maes (UvA). Hij positioneert informatiemanagement tussen de business en ICT op strategisch, tactisch en operationeel niveau.


Pagina 14

we meten of de output van die koppelingen voldoet aan kwaliteitseisen. Maar ook dat inzichtelijk is op organisatieniveau waar behoefte is aan managementinformatie bestaat binnen werkprocessen en op welke manier we hieraan voldoen (en of dit past binnen onze architectuurprincipes en efficiëntiedoelstellingen).

6.1

Strategisch beheer

Om een degelijk strategisch beheer mogelijk te maken, is een stuurgroep ICT voor de CGMorganisatie een voorwaarde. Het ontwikkelen van een informatiebeleidsplan en het bewaken daarvan is de verantwoordelijkheid van zo’n Stuurgroep-ICT (SG-ICT). Daartoe wordt een portfolio opgesteld. De SG-ICT is de eigenaar van het portfolio. Tactisch beheer verzorgt de operationele invulling ervan. De invulling van de SG-ICT wordt bepaald in de ontwikkeling van de brede business control en de uitvoering van het harmonisatieplan. Strategisch beheer vertaalt de missie, visie, doelstellingen en strategie van CGM naar een informatiebeleid. Het informatiebeleid borgt dat de ICT op een effectieve en efficiënte wijze de werkprocessen van organisatie ondersteunen. Bij strategisch beheer staat het portfolio centraal. Het portfolio bevat een lijst van activiteiten om de continuïteit en kwaliteit van de ICT voorzieningen te borgen; dat is inclusief nieuw te ontwikkelen ICTvoorzieningen, vervangingen (functionaliteit, ICT-infrastructuur en beheer) en benodigde inspanningen die daarvoor nodig zijn. Als eigenaar van het portfolio verleent de SG-ICT goedkeuring voor portfolio items. Op die manier wordt de afstemming met CGM beleid en de financiële impact bewaakt. Het portfolio (status, voortgang) wordt regelmatig (bv maandelijks of tweemaandelijks) besproken in de SG-ICT.

6.2

Tactisch beheer

Tactisch beheer draagt zorg voor de vulling van voorstellen voor de portfolio. Belangrijke inputstromen voor de portfolio zijn en komen van: 1. Strategische beleidsontwikkelingen van CGM (input MT) 2. Een actueel informatiebeleid (input vanuit tactisch beheer) 3. Marktontwikkelingen in de sector (input vanuit MT en tactisch beheer) 4. Technologietrends uit de markt (input vanuit tactisch beheer evt extern advies) 5. Vraagbundeling van gebruikers (input van medewerkers CGM via tactisch beheer) 6. Lifecycle management van voorzieningen (input van leveranciers – uitfasering van producten en diensten – via tactisch beheer)

Tactisch beheer gaat dus over het borgen van de continuïteit van de huidige ICT voorzieningen en het voeren van regie over de levering en het beheer daarvan. Het tactisch beheer vertaalt de informatie- en ICT-strategie naar het operationele niveau. Deze taak is belegd bij functioneel beheer en ICT/I&A-beleidsmedewerkers. Dit houdt in dat tactisch beheer de bewaking uitvoert van het informatie-, ICT en beveiligingsbeleid. Daarnaast is tactisch beheer verantwoordelijk voor de uitvoering van de portfoInformatiebeleidsplan Versie 1.0 December 2012

Pagina 15

lio (hiertoe kan externe expertise worden ingehuurd - op initiatie van tactisch beheer). De taken die daarbij horen zijn de tactische ITIL processen: - Aansturing van leveranciers (service level management en contractbeheer) - Verantwoordelijkheid voor een efficiënte inzet van middelen en geld (financieel beheer van ICT middelen en diensten) - Borging van de beschikbaarheid van ICT voorzieningen zodat medewerkers naar behoren hun werk kunnen uitvoeren (beschikbaarheidsbeheer) - Ervoor zorgen dat er voldoende rekenkracht en opslagcapaciteit is (capaciteitsmanagement) - Het treffen van voorzieningen zodat in geval van calamiteiten informatie niet verloren gaat en ICT-diensten kunnen worden overgenomen door derden (continuïteitsbeheer). - Zorgen voor een tijdige vervanging van ICT middelen zodat ondersteuning door leveranciers geborgd blijft (lifecycle management). - Functioneel applicatie beheer. Inventariseren en bundelen van de wensen van medewerkers m.b.t. ICT voorzieningen en de vertaling hiervan in een oplossing (behoefte analyse – zie ook portfolio).

6.3

Operationeel beheer

Operationeel beheer verzorgt de dagelijkse ondersteuning aan de eindgebruiker zodat deze toegang tot de benodigde ICT voorzieningen hebben om hun werk uit te voeren. Het primaire contactpunt voor de eindgebruikers is de helpdesk. Het is de uitdrukkelijke bedoeling dat zowel het functioneel applicatiebeheer als het technisch beheer door CGM zelf wordt gedaan (expliciete organisatie wens/eis). Onder operationeel technisch beheer valt het beantwoorden van ondersteuningsvragen, het oplossen van incidenten die de dienstverlening verstoren, en het beoordelen en oplossen van wijzigingsverzoeken. Verder houdt operationeel beheer een inventarislijst bij van ICT voorzieningen die in gebruik zijn (configuratiebeheer – zowel hardware als in gebruik zijnde licenties en software versies) en geeft zij nieuwe versies van software op een gecontroleerde wijze vrij. Applicatie/functioneel beheer betreft vraagbundeling van gebruikers, applicatie versiebeheer, acceptatie en test van nieuwe applicatieversies.

6.4

Organisatie van technisch beheer volgens ITIL

Goed beheer is gestructureerd en georganiseerd. ITIL is een veel toegepaste methode voor technisch beheer, ITIL heeft beheerprocessen gedefinieerd voor tactisch- en operationeel beheer. De beheeractiviteiten bij CGM volgen2 de ITIL methodiek. De beheertaken dienen te worden uitgevoerd volgens ITIL:

2

CGM implementeert niet per se alle ITIL processen. De beheerprocessen zijn georganiseerd volgens ITIL, maar daarbij worden alleen die processen ingevuld die nodig zijn (lean en mean)


Pagina 16

Operationele processen

Service delivery set

Gebruikers organisatie Service Level Management

Helpdesk (incl ondersteuningsvragen)

SLA

Incidenten beheer

Financieel beheer voorIT services

Probleem beheer

Capaciteitsbeheer

Configuratie beheer

Beschikbaarheidsbeheer

CMDB

Continuiteitsbeheer Vrijgave beheer Gerelateerde processen

Wijzigingsbeheer

IT customer relationship management Applicatie beheer

IT organisatie

IT infrastructure beheer Beveilgings beheer

Externe ondersteuning

Interne ondersteuning

Figuur 1: ITIL beheerprocessen In de ITIL processen houdt tactisch beheer zich bezig met de processen aan de linker zijde van de figuur. Operationeel beheer met de processen aan de rechter zijde.


Pagina 17

7

Projectenkalender

De activiteiten die nodig zijn om invulling te geven aan dit informatiebeleidsplan zijn als volgt onder te verdelen: 1. Noodzakelijk. Denk hierbij aan exploitatie, niet uit te stellen vervangingsinvesteringen en wettelijke verplichtingen; 2. Harmonisatie. De activiteiten die noodzakelijk zijn om de drie ICT omgevingen te integreren en zorg te dragen voor een adequate ICT ondersteuning van de nieuwe ambtelijke organisatie; 3. Implementeren nieuw beleid. Denk hierbij aan Het Nieuwe Werken en zaakgericht werken. Wij merken op dat gezien de beperkte middelen (zowel financieel als personeel) én het beslag dat de harmonisatie daarop legt het vrijwel onmogelijk is de komende jaren te werken aan het implementeren van nieuw beleid. De harmonisatie gaat in 2013 maar ook in 2014 vrijwel alle beschikbare resources vragen van de organisatie (en meer dan dat). Noodzakelijke projecten Invoering BRP (Basisregistratie Personen, ‘nieuwe GBA’) Invoering NHR Invoering BGT Andere wettelijke verplichtingen (BAG, WOZ, binnengemeentelijk gebruik) Decentralisaties Diverse iNUP bouwstenen Beveiligingsbeleid (in 2013 zorgen we ervoor dat er in de nieuwe organisatie ruimte wordt gecreëerd voor de taak, de uitwerking volgt vanaf 2014) Vervangingsinvesteringen Exploitatielasten Professionalisering informatiemanagement (in 2013 wordt de organisatie hiervoor neergezet, de uitwerking volgt vanaf 2014)

Wettelijk x x x x

2014 2014 2017 lopend 2014 ev 2012-2016 (lopend) 2013 ev

pm lopend 2013 ev

ICT harmonisatie Zoals gezegd ligt de focus de komende 1,5 tot 2 jaar bij het werkend krijgen van 1 ambtelijke organisatie, pas daarna gaat CGM kijken naar nieuw beleid. Er zal een gemeenschappelijke serverruimte ingericht moeten worden, de locaties moeten met elkaar verbonden zijn en er zullen keuzes gemaakt worden welke applicaties wanneer wel en niet geharmoniseerd moeten zijn voor de samenvoeging. De pragmatische oplossingen prevaleren boven “strategische” keuzes wanneer het gaat om de keuze voor applicaties of werkplekconcept: op 0101-2014 moet “het licht branden”. Daarna kan eventueel voor een andere oplossing gekozen worden. De uitwerking van het harmonisatieplan is vastgelegd in het ‘Harmonisatieplan ICT CGM’. Implementeren nieuw beleid Zoals gezegd is er in de periode 2013 – 2014 weinig tot geen ruimte voor het implementeren van nieuw informatiebeleid. Er lopen op dit moment allerlei vernieuwings- en vervanginginvesteringen die vanwege de harmonisatie worden stopgezet. We adviseren medio 2014 de Informatiebeleidsplan Versie 1.0 December 2012

Pagina 18

situatie na harmonisatie opnieuw te bekijken en vast te stellen wat het nieuwe beleid zou moeten zijn. Want CGM heeft in 2014 nog zeker niet het gewenste niveau zoals beschreven in hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. en 6.


Pagina 19

8

Meerjarenraming

In dit hoofdstuk geven we antwoord op de vraag: wat kost het? Die vraag is echter lastig volledig voor de komende vier jaren te beantwoorden. Dat heeft te maken met de situatie waar de drie gemeenten nu in zitten. De harmonisatie en de noodzakelijke projecten zullen de komende 1,5 tot 2 jaar alle capaciteit opeisen van de organisatie. Vandaar dat we ervoor kiezen om een begroting voor het harmonisatieplan en de noodzakelijke projecten op te nemen en geen meerjarenraming in financieel technische zin. De harmonisatie zorgt er namelijk voor dat het hardware- en softwarelandschap van de drie gemeenten er anders uit komt te zien. We adviseren om op basis van de nieuwe situatie na harmonisatie te komen tot één integraal investerings- en exploitatieprogramma ICT voor de nieuwe organisatie. Dit investerings- en exploitatieprogramma werken we uit gedurende het harmonisatieproject. Harmonisatie is te zien als een noodzakelijke tussenstap om te komen tot de doelen die voor de ambtelijke samenwerking zijn gesteld en is daarom afzonderlijk begroot.

8.1

Harmonisatie

We schatten de kosten van het harmonisatieplan in op € 985.000,- bestaande uit € 370.000 investeringen in met name hardware en € 615.000 aan projecturen (zie harmonisatieplan). Desinvesteringen zijn daarin opgenomen en schatten we laag in omdat er eerder sprake is van achtergestelde investeringen dan dat er op recente investeringen afgeboekt moet worden. We adviseren een deel van de activiteiten door de leverancier (vooral voor applicatiemigratie) te laten uitvoeren. Die heeft ervaring met het harmoniseren van applicaties.

8.2

Begrotingssystematiek

We adviseren om in de nieuwe organisatie de huidige begrotingssystematiek voor ICT van Grave te gebruiken. Op basis van een meerjarig investerings-, vervangings en exploitatieprogramma wordt een gemiddelde jaarlijkse storting berekend die nodig is om de benodigde projecten uit te voeren. Deze storting vloeit in een bestemmingsreserve die wordt aangewend voor de investeringen, vervangingen en exploitatiekosten op het gebied van ICT. Dit strookt met de inrichting van de ICT-organisatie volgens het 9-vlaksmodel. Het investeringsprogramma wordt dan vastgesteld in de Stuurgroep ICT. Hierin wordt een gezamenlijke afweging van organisatiedoelen gemaakt om te komen tot prioritering in ICT-projecten. Dit zorgt voor een transparante manier van toekennen van ICT-budget en zorgt er tevens voor dat ICT betrokken is bij het opstellen en uitvoeren van het informatiebeleid waarmee ze in control zijn over het vakgebied. Dit is in het verleden in de gemeenten een probleem geweest. Dit is ook in overeenstemming met het kostenverdeelmodel dat gehanteerd zal worden binnen CGM.

8.3

Verwachte trend in kostenontwikkeling

De verwachting is dat de kosten de komende jaren zullen toenemen tot ongeveer 4 miljoen euro per jaar voor de nieuwe organisatie.


Pagina 20

De eerste jaren ligt het niveau onder het landelijke gemiddelde van kleine gemeenten. CGM is in 2013 druk doende met de harmonisatie en zal beperkt tijd hebben tot het verhogen van het kwaliteitsniveau. De sprong in 2014 en 2015 wordt veroorzaakt door de decentralisaties. Kostenniveau Het huidige kostenniveau is gebaseerd op de nulmeting, getotaliseerd voor alle gemeenten tezamen. Belangrijkste conclusie is dat het kostenniveau onder het landelijke gemiddelde niveau ligt van €71,= per inwoner (gemiddelde voor kleinere gemeenten). De oorzaak daarvan is evident: de gemeenten hebben te maken met uitgestelde investeringen en er is sprake van onderbezetting. Dat vertaalt zich in de kwaliteit van de ICT dienstverlening. Het kostenniveau zal de komende jaren stijgen door het verbeteren van het kwaliteitsniveau, het doen van uitgestelde investeringen en het investeren in wettelijk verplichtingen zoals de BRP (basisregistratie personen). Voor zowel 2013 én 2014 hebben we het kostenniveau met 5% verhoogd tot totaal 10%. Wij zijn uitgegaan van het complete gemeentelijk portfolio. Het onderbrengen van vergunning en handhaving bij een RUD verplaatst de kosten. Voor de kosten ontwikkeling zijn we uitgegaan van een gemiddeld inflatiecijfer van 2% op de exploitatiekosten. Alleen al vanwege de inflatie zijn de kosten over 5 jaar 11% hoger dan vandaag. Decentralisaties Op dit moment is de ICT impact van de decentralisatie nog niet helder. Maar uitgaande van het landelijk gemiddelde dat elke gemeente circa 2% van zijn begroting besteed aan ICT gaan we uit van een gelijk percentage over het bedrag dat gemoeid is met de decentralisaties. Gezien de omvang van de decentralisatie lijkt een ICT kostenstijging van 10% fors maar reëel! Deze is in 2014 en 2015 meegenomen in de calculatie. Inverdieneffect We schatten het inverdieneffect van de harmonisatie in financiële zin minimaal in. Natuurlijk zijn er schaalvoordelen met inkoop en beheeractiviteiten maar die zullen niet leiden tot een kostendaling. Enerzijds omdat Grave en met name Mill en Sint Hubert kampen met een onderbezetting, anderzijds omdat van de harmonisatie ook een kwaliteitsimpuls uitgaat. De motivatie achter de ambtelijke samenwerking ligt ook meer in het versterken van de ambtelijke slagkracht dan in puur goedkoper worden. Er zullen minder meerkosten ontstaan door de samenwerking.


Pagina 21

Bijlage 1 Resultaatverplichtingen iNUP - Webrichtlijnen: Alle gemeenten zorgen dat hun website eind 2012 voldoet aan de minimale eisen van de webrichtlijnen en 1-1-2015 volledig voldoet aan de webrichtlijnen. - Mijn Overheid: Alle gemeenten sluiten aan op de berichtenbox van MijnOverheid. - Het volume van het gebruik van de berichtenbox. MijnOverheid neemt toe en bereikt een significante omvang. - Alle gemeenten sluiten aan op de lopende zaken, functionaliteit van MijnOverheid. - Antwoord©: Alle gemeenten zijn aangesloten op het 14+ netnummer - Alle gemeenten zijn als gebruiker en leverancier van informatie aangesloten op de contentvoorziening van MijnOverheid. (is komen te vervallen als resultaatsverplichting) - eHerkenning: Alle gemeenten zijn aangesloten op eHerkenning. Alle eigen (niet eHerkenning) voorzieningen voor het identificeren en autoriseren van bedrijven zijn uitgefaseerd. - NHR: Voor 1 juli 2014 zijn alle gemeenten aangesloten op het NHR in het kader van de wettelijke plicht voor gebruik van NHR. - Antwoord voor Bedrijven Gemeenten zetten Antwoord voor Bedrijven in voor hun dienstverlening aan bedrijven. Gemeenten vullen de bibliotheek van het platform Antwoord voor Bedrijven met alle transacties die de ondernemer bij de overheid kan doen volgens de (open) standaarden die door het college standaardisatie zijn vastgesteld. - BRP: Alle gemeenten sluiten aan in het kader van de wettelijke verplichting. - BGT: Alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht. - BLAU: Alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht. - BRO: Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht (aansluiten in 2012). - Alle basisregistraties: Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit. Dit zal per registratie voor de drie decentralisatietaken worden gemonitord vanaf de datum van verplicht gebruik. - BAG/GBA: Alle gemeenten gebruiken de BAG als bron voor adres- en gebouwgegevens. Eerste prioriteit hierbij is het realiseren van de koppeling tussen de BAG en het GBA (1-11-2011). - BAG/WOZ: Alle gemeenten koppelen stapsgewijs de WOZ aan de BAG. Als tussenresultaat zijn de gekoppelde BAG-identificatienummers beschikbaar voor externe communicatie. - Digikoppeling: Alle gemeenten implementeren en gebruiken Digikoppeling om gegevens uit de BAG, GBA en NHR uit te wisselen. - Digimelding: Alle gemeenten sluiten aan op Digimelding en gebruiken deze voorziening in elk geval voor BAG, GBA en NHR. - Digilevering: Alle gemeenten sluiten aan op Digilevering en gebruiken deze voorziening in elk geval voor BAG, GBA en NHR. - Standaardisatie: Gemeenten maken gebruik van open standaarden zoals vastgesteld door het College Standaardisatie en werken hierbij volgens het principe “pas toe of leg uit”. Bij aanbestedingen van software krijgt, bij gelijke geschiktheid, open source de voorkeur.


Pagina 22

Bijlage 2 ICT Infrastructuur Rekencentra Alle drie gemeenten beschikken ieder over één centraal rekencentrum waar alle servers, opslag, (core) switches en firewalls zijn geplaatst en van waaruit alle netwerk- en internetverbindingen en telefonie richting de eindgebruikers worden aangeboden. Alle rekencentra zijn voorzien van de noodzakelijke airconditioning en noodstroomvoorzieningen. Het rekencentrum van Cuijk is gevestigd in de kelder van het gemeentehuis en bevindt zich onder NAP. De gemeenten Grave en Mill & Sint Hubert hebben beide een rekencentrum dat redelijk recent in gebruik genomen is, inclusief voorzieningen zoals een blusgasinstallatie. De drie gemeenten hebben geen permanente uitwijkfaciliteiten on-site of off-site. Een eventuele uitwijk wordt door de gemeente gerealiseerd door middel van een uitwijkcontract bij de huis leverancier. Netwerk De drie gemeenten beschikken ieder over 1 hoofdlocatie waar alle werkzaamheden zijn geconcentreerd. Cuijk,Grave en Mill en Sint Hubert beschikken ook over een aantal werkplekken op een gemeentewerf, maar deze werkplekken bevinden zich niet in het centrale netwerk (LAN), maar zijn via een VPN over internet verbonden met het gemeentehuis. Ook ketenpartners worden op deze wijze verbonden. De gemeente Grave beschikt in het gemeentehuis over een niet volledig dekkend wifi-netwerk op basis van een “consumenten” adsl-lijn. De gemeenten Cuijk en Mill en Sint Hubert beschikken over een dekkend wifinetwerk in het gemeentehuis. De drie gemeenten gebruiken Gemnet voor een aantal formele datastromen, zoals het GBA-berichtenverkeer, aanvragen voor rijbewijzen en reisdocumenten. Naast de Gemnet-verbindingen beschikken de gemeenten ieder over meerdere internetverbindingen, op basis van DSL techniek. Daarnaast hebben de gemeenten een onderlinge verbinding op basis van 10Mbps (gehuurd via Ziggo). Servers & Storage In 2011 heeft CGM gezamenlijk een aanbesteding uitgevoerd voor het vervangen van de fysieke hardware (servers, storage en backup oplossing). De aangeschafte systemen zijn onderling gelijk, waardoor samenvoeging relatief eenvoudig is. De hardware is aangeschaft inclusief een 4 uur On-site 24/7 supportcontract. Daarnaast beschikt Grave over een IBM server en enkele oudere Dell servers. Gemeenten Cuijk en Mill & Sint Hubert beschikken verder over een UNIX server. Alle drie de gemeenten hebben het serverpark gevirtualiseerd met behulp van VMWare. Over het algemeen wordt binnen de gemeenten Windows Server 2003 of 2008 gebruikt als operating system, naast enkele Linux en Unix systemen. Bij de drie gemeenten staat alle data op het in 2011 aangeschafte centrale Storage Area Network (SAN) in het rekencentrum van de gemeente. Alle data wordt dagelijks gebackupd op disk en op tape. Werkplekken In totaal zijn er ca. 400 werkplekken (ca. 195 Thin Clients + PC’s voor Cuijk, ca. 125 PC’s voor Grave en ca. 80 PC’s voor Mill) in gebruik binnen de 3 gemeenten. In 2012 hebben de gemeenten Grave en Mill hun bestaande PC’s (deels) vervangen door nieuwe PC’s, op basis van Windows 7. Daarnaast zijn er ook nog een beperkt aantal laptops in omloop die worden uitgeleend aan medewerkers. Ook beschikt Cuijk over 27 Apple iPads en Mill heeft 7 iPads in omloop. De gemeenten Grave en Mill & Sint Hubert hebben momenteel gescheiden techniek voor kantoor (client-server) en plaatsen tijdonafhankelijk werken/remote access (via een Terminal server oplossing). De gemeente Cuijk gebruikt momenteel een Terminal Server oplossing voor de thin clients en een VDI concept voor fat-client oplossingen. Hiermee kan Informatiebeleidsplan Versie 1.0 December 2012

Pagina 23

ook (indien noodzakelijk) plaatsen tijdonafhankelijk worden gewerkt met behulp van een token met inlognaam en wachtwoord. KA-omgeving Voor de kantoorautomatisering (KA) wordt bij alle 3 gemeenten Microsoft Office gebruikt. Er zijn wel versie verschillen: Cuijk stapt in 2013 naar Office 2010, Grave en Mill gebruiken allebei Office 2003 en zijn voornemens over te stappen. Verder gebruiken de gemeenten alle drie Microsoft Exchange 2010 als mail- en agendatoepassing. Printers Binnen de drie gemeenten wordt gebruikt gemaakt van zogenaamde multifunctionals (allemaal voorzien van scanoptie). Onlangs zijn deze bij Grave en Mill vervangen voor het merk Océ. In Cuijk loopt een afzonderlijk contract en zijn de multifunctionals van Xerox. Daarnaast beschikken de gemeenten ook over een aantal balieprinters voor het uitdraaien van documenten aan de balie en A0-scanners en -plotters.


Pagina 24

Bijlage 3 Applicatielandschappen De drie gemeenten hebben tientallen grotere en kleinere applicaties in gebruik. In onderstaande figuren worden de belangrijkste applicaties van de applicatielandschappen van de drie verschillende gemeenten schematisch weergegeven, inclusief de belangrijkste koppelingen tussen de systemen. Cuijk en Mill en St. Hubert hebben hun applicatielandschap sterk gebaseerd op het portfolio van Centric, Grave op die van PinkRoccade. Grave heeft de laatste jaren alleen het hoogstnoodzakelijke geïnvesteerd waardoor een deel van het applicatielandschap is aan te merken als verouderd. Dat geldt in mindere mate ook voor Cuijk en Mill.


Pagina 25


Pagina 26


Pagina 27

Informatiebeleidsplan Gemeenten Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert

Recommend Documents