Irodaautomatizálás
Információ menedzsment
Szervezetek felépítése Szervezetek közötti információáramlás
Szendrői Etelka Rendszer- és Szoftvertechnológiai Tanszék
[email protected]
Információ fogadás Elosztás Új információk összegyűjtése Továbbküldés
2
Irodaautomatizálás
Irodaautomatizálás
Az iroda kialakulásának fejlődési szakaszai
Iparosodás előtt Manufaktúra időszaka Iparosodás Otthoni irodák (home office)
Az iroda funkciója
Hierarchiában elfoglalt helye szerint
Információfeldolgozás minősége szerint
3
Vezetői Ügyintézői Műszaki Adminisztrátori, titkárnői postázó Rutin információfeldolgozás Szakértői adatfeldolgozás 4
1
Irodaautomatizálás
Integrált irodai rendszerek (IIR)
Az irodai tevékenységek
Dokumentumbázisú tevékenységek
létrehozás módosítás sokszorosítás Tárolás, iktatás, archiválás megsemmisítés
Diktálás Levelezés Telefonálás Gépi adattovábbítás (fax, e-mail) Audio-video konferencia, megbeszélés
Irattározás Visszakeresés Továbbítás
Irodaautomatizálás célja
Kommunikációbázisú tevékenységek
Hagyományos irodák problémái
Információáramlás gyorsítása Folyamatok optimális megszervezése Feldolgozás hatékonyságának növelése A minőség javítása Az ügyfelek jobb kiszolgálása
5
Irodaautomatizálás
6
Integrált irodai rendszerek
A számítógép ügyviteli alkalmazásának lehetőségei
Követelmények:
Anders szerint
Központosított számítógépes ügyvitel Decentralizált számítógépes ügyvitel Számítógépes irattár
Zangl szerint
7
Képes az eddig különálló kommunikációs szolgáltatásokat integrálni Képes a különféle információfajtákat integrálni Képes az információ-feldolgozás különböző fokozatainak integrálására Integráció a berendezések szintjén Házon belüli hálózatok integrációja Nyilvános kommunikációs szolgáltatások integrációja
8
2
Integrált irodai rendszerek
Integrált irodai rendszerek
Felhasználói igények:
Alapfogalmak
Rutin feladatok egyszerűbb, automatikus végrehajtása Betanulás ne okozzon problémákat Folyamatok sebessége ne csökkenjen A rendszer legyen magyar nyelvű Támogassa a csoportos munkavégzést Kellő adatvédelmet biztosítson
Irat Maradandó értékű irat Irattár Iratkezelés Irattári terv Irattári anyag
9
10
Integrált irodai rendszerek
Integrált irodai rendszerek
Tipikus feladatok:
Workflow modell:
Dokumentum-feldolgozási feladatok Dokumentumarchiválási feladatok Munkafolyamat-szabályozási feladatok Csoportmunkát támogató feladatok Kommunikációt támogató feladatok
11
Szervezeti felépítés modellje Személyzeti és hatásköri modell Folyamat modell Tevékenység vezérlési sorrend Adatáramlási modell Eljárás modell
12
3
Integrált irodai rendszerek
Integrált irodai rendszerek
Felmerülő új problémák:
Archiválás és visszakeresés Rendszerarchitektúra
Hatása: a hagyományos munkafolyamatokra A szervezetre Döntéshozatalra Munkakörökre Szervezeti teljesítményre
Teljesítmény Modularitás Szabványos interfészek Bővíthetőség, rugalmasság, nyitottság Közös munkavégzés Heterogenitás Jövőállóság Megbízhatóság, kiforrottság Felhasználói felület Kompatibilitás és integrálhatóság
Felhasználók igényei
Szolgáltatások, Integráció, Adatvédelem, biztonság
13
Csoportmunka (groupware)
Csoportmunka (groupware)
Munkacsoportok
Szervezeti változások Munkacsoport jellemzők
Együttműködés-tudás-munkamegosztás
Kommunikáció
14
Alapelvek Megbízhatóság Elérhetőség Formái Elektronikus üzenetkezelés üzenetraktár
Technológia
15
Virtuális értekezletek Információ megosztás Osztott adatbázis Együttműködést segítő alkalmazások Referenciapublikáló rendszerek
16
4
Csoportmunka (groupware)
Koordináció-felelősség
A koordináció hagyományos formája Számítógéppel támogatott koordináció
Ügymenetkezelés
Üzenetkezelésen alapuló modell Osztott adatbázison alapuló modell Integrált modell
17
5