IMPLEMENTASI PENYELENGGARAAN SIKNJIKN PADA PUSAT JARINGAN NASIONAL (RAKORNAS) Kapus jibang sik Arsip nasional ri YOGYAKARTA OKTOBER, 2013
Sedikit Perkenalan Drs. Sumrahyadi, MIMS
KEBUMEN, 9 OKTOBER 1961 -Sarjana S1 Administrasi Negara, FISIP – Universitas Padjadjaran; -Master Information Management System, Monash Univ.Melbourne, Australia; -Mahasiswa program Doktoral, Fisip, UI -Human Resources Management Course, Washington DC; -Strategic Management, USA; -International Management Development Program, USDA, USA; -Marketing and Financial Management, USA; -Managing Digital Records, Singapore; -Leadership and Management, Washington DC; -Introductory Academic Program, Melbourne, Australia; -Records Management in Services of Democracy, Swedia -Strategic Management, Intan, MTCP, Malaysia; -Archives Management, Belanda; Kapus Jibang SIK/IV C Staf Pengajar Univ. Indonesia (Program D3, S1 dan S2); Staf Pengajar STIA-LAN dan UT Staf Pengajar PTS Lainnya; Konsultan Records Management;
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
• Penetapan Kebijakan; • Pembinaan Kearsipan; • Pengelolaan Arsip dalam suatu SKN yang disukung oleh SDM, Sarana prasarana, serta Sumber Daya lain
KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN meliputi bidang (PASAL 7) • Pembinaan Terhadap Pencipta Arsip Pusat Dan Daerah, Lembaga Kearsipan Propinsi Propinsi,, Kabupaten Kabupaten/Kota, /Kota, Dan Perguruan Tinggi Tinggi;; • Pengelolaan Arsip Dinamis Dan Statis Statis;; • Pembangunan SKN, SIKN Dan Pembentukan JIKN; • Organisasi Yang Terdiri Dari Unit Kearsipan Pada Pencipta Arsip Dan Lembaga Kearsipan Kearsipan;; • Pengembangan Sdm Kearsipan Kearsipan;; • Pengembangan Prasarana Dan Sarana Kearsipan Kearsipan;; • Penyelenggaraan Perlindungan Dan Penyelamatan Arsip Arsip;; • Pelaksanaan Sosialisasi Kearsipan Kearsipan;; • Pelaksanaan Kerjasama Dan Pendanaan
KONSEPSI DASAR SKN, SIKN DAN JIKN;
SISTEM KEARSIPAN NASIONAL
• Adalah suatu kumpulan dari penyelenggaraan kegiatan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan dan pengelolaan arsip yang merupakan satu totalitas dengan didukung oleh sdm kearsipan, prasaran dan sarana serta sumber daya lainnya
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL/SIKN
•Merupakan Sistem Informasi Arsip Dinamis Dan Statis Yang Dikelola Secara Nasional; •Seluruh Data Informasi Arsip Secara Nasional Baik Yang Ada Di Pencipta Arsip Maupun Yang Ada Di Lembaga Kearsipan
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL/JIKN
• Merupakan suatu jaringan kearsipan baik yang dinamis maupun yang statis secara nasional yang dikelola oleh lembaga kearsipan nasional dan digunakan sebagai sarana pelayanan bagi pengguna/users
PEMBANGUNAN SIKN DAN PEMBENTUKAN JIKN;
PEMBANGUNAN SIKN
• UNTUK MENDUKUNG PENGELOLAAN ARSIP DALAM RANGKA MEMBERIKAN INFORMASI YANG AUTENTIK DAN UTUH; • PEMBANGUNAN TERSEBUT MERUPAKAN BAGIAN YANG TIDAK TERPISAHKAN DARI SKN; • ANRI BERTANGGUNG JAWAB MEMBANGUN DAN MENGELOLA SIKN ; • PEMBANGUNAN SIKN DILAKSANAKAN MELALUI PENETAPAN KEBIJAKAN DAN PENYELENGGARAAN SIKN; • KEBIJAKAN MELIPUTI KEBIJAKAN PENYEDIAAN DAN PENGGUNAAN INFORMASI KEARSIPAN;
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
INAKTIF
PENGELOLAAN ARSIP STATIS STATIS Norma, Standar, Prosedur, Kriteria
Arsip (Fisik)
Sistem Informasi Pencipta / Lembaga Kearsipan
Sistem Informasi Nasional
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS ( SIKD )
SISTEM INFORMASI
STATIS ( SIKS )
KEARSIPAN
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN )
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )
Norma, Standar, Prosedur, Kriteria
Norma, Standar, Prosedur, Kriteria
PENCIPTA ARSIP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Aplikasi SIKD
Internet Penyediaan Informasi Kearsipan
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Penyediaan Informasi Kearsipan
Aplikasi SIKS LEMBAGA KEARSIPAN
APLIKASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN )
PORTAL JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )
PENGGUNA
PENYELENGGARAAN SIKN
• Penyelenggaraan SIKN Dilaksanakan Oleh Unit Kearsipan Dan Lembaga Kearsipan; • Penyelenggaraan Tersebut Dikoordinasikan Oleh ANRI;
PEMBENTUKAN JIKN • DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI SIKN, ANRI MEMBENTUK JIKN; • JIKN MERUPAKAN SISTEM JARINGAN INFORMASI DAN SARANA PELAYANAN UNTUK ARSIP DINAMIS DAN STATIS • PUSAT JARINGAN DISELENGGARAKAN OLEH ANRI; • SIMPUL JARINGAN DISELENGGARAKAN OLEH LK PROP., LK KAB/KOTA DAN LK PERGURUAN TINGGI; • UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS KEARSIPAN, UNIT KEARSIPAN PADA LN dan bumn MENJADI SIMPUL JARINGAN
FUNGSI JIKN
• Sebagai akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat; • Kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat; • Peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan; • Sebagai sarana bantu penyatuan informasi kearsipan dari riwayat dokujmenter yang terpisah dan terpecah (Fragmented documentary history)
STRATEGI PENGEMBANGAN SIKN-JIKN •
•
• • •
Meningkatkan ketersediaan jumlah informasi arsip dinamis yang dapat diakses masyarakat sebagai bukti akuntabilitas dan pertanggungjawaban kegiatan kegiatan;; Meningkatkan ketersediaan jumlah informasi arsip statis yang dapat diakses masyarakat sebagai memori kolektif bangsa bangsa,, daerah dan lembaga kearsipan PT; Mengembangkan NSPK SIKNSIKN-JIKN Menggunakan perangkat TIK; Mengembangkan sumber daya pendukung termasuk SDM untuk penyelenggaraan
Pusat Jaringan Nasional
ANRI
LK PROV
LK KAB/KOTA
UK
UK
UK
UK
UK
Lembaga Negara
BUMN
SKPD Provinsi
BUMD Provinsi
SKPD Kab/Kota
LK = Lembaga Kearsipan, UK = Unit Kearsipan
LK PTN
UK BUMD Kab/Kota
PENYELENGGARAAN SIKN--JIKN PADA SIKN PUSAT JARINGAN NASIONAL
TUGAS PUSAT JARINGAN
• Mengkoordinasikan simpul jaringan (melalui Rakornas SIKN-JIKN); • Membina simpul jaringan dalam bidang informasi kearsipan dinamis dan statis, Sumber Daya Manusia melalui diklat, bimbingan dan konsultasi, sarana prasarana seperti aplikasi SIKN, pemanfataan jaringan, cloud computing
Tanggung jawab Pusat jaringan • Penyediaan informasi kearsipan dinamis dan statis yang disusun dalam daftar arsip secara nasional; • Pemuatan informasi kearsipan dinamis dan statis ke dalam aplikasi SIKN secara nasional • Layanan informasi kearsipan melalui web JIKN (www:jikn.go.id); • Pengelolaan sistem dan jaringan; • Evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan SIKN-JIKN; • Koordinasi simpul jaringan dalama satu kesatuan SIKN-JIKN
UNTUK SDM STAF PERSYARATAN ADMINISTRATOR MEWUJUDKAN • • • • •
Profesional dan mempunyai integritas; Kominikatif baik terhadap manajemen maupun pengguna; Memelihara aplikasi sehingga mendukung operasionalisasi sistem; Hanya masuk kedalam data dan informasi yang bersifat tertutup sehingga teregister secara nasional di pusat jaringan; Menjalankan perundangan dan kebijakan yang berlaku.
PERSYARATAN MENJADI SIMPUL
Memiliki daftar arsip dinamis dan/atau arsip statis; • Memiliki koneksi internet; • Memiliki SDM yang kompeten di bidang kearsipan dan TI; • Memiliki perangkat komputer; • Memiliki perangkat peripheral untuk back up digitalisasi arsip format tercetak •
TATA CARA MENJADI SIMPUL JARINGAN •
• •
•
Mengisi formulir pendaftaran yang disediakan ANRi sebagai administrator pusat jaringan nasional nasional;; Menyampaikan formulir yang telah diisi dan disahkan ke administrator; Mengaktivasi keanggotaan sesuai arahan yang diberikan dalam surat jawaban dari administrator; Persetujuan menjadi simpul jaringan diberikan setelah administrator menguji secara teknis kelayakan infrastruktur jaringan internet;
INFORMASI DAN JARINGAN • Informasi dalam SIKN adalah informasi kearsipan dinamis dan statis; • Informasi tersebut dan format digitalnya dapat diakses jika bersifat terbuka; • Jika tertutup pengguna dapat melihat metadatanya bukan secara fisik copy digitalnya; • Informasi dalam JIKN minimal meliputi metadata berupa pencipta arsip, nomor, kode klasifikasi, uraian informasi, kurun waktu, jumlah dan keterangan; • Fitur JIKN misalnya pameran virtual, galeri, fasilitas pemesanan arsip secara online
TAHAPAN IMPLEMENTASI SIKN DAN JIKN PADA PUSAT JARINGAN
• Penyiapan perangkat keras dan lunak implementasi SIKN dan JIKN, seperti Autentikasi arsip,Standar elemen data arsip,tesaurus; • Menjalin kerjasama dengan instansi terkait, dengan Telkom untuk storage data melalui Cloud computing, dengan Kominfo untuk kebijakan dan pembentukan portal JIKN yang mandiri; • Diklat pengenalan SIKN dan JIKN bagi simpul jaringan; • Penyempurnaan SIKN dan JIKN melalui Rakor dengan simpul jaringan; • Launching dan Sosialisasi SIKN dan JIKN; • Implementasi secara nasional dan evaluasi
KEBUTUHAN IMPLEMENTASI SIKN-JIKN • Jaringan dan koneksi internet; • Paling tidak 3 perangkat komputer untuk input data, validasi data, pengendalian terhadap aksesibilitas arsip dan scanner; • Memanfaatkan cloud computing dari Telkom sebagai server, storage, back up untuk menjaga autensitas, integritas, keamanan, dan kemudahan migrasi; • Simpul menganggarkan biaya koneksi ke Telkom secara rutin, dan biaya storage pada Cloud Computing; • Implementasi dikoordinasikan antara simpul, ANRI dan Telkom; • ANRI dan Telkom memfasilitasi diklat bagi users; • ANRI dan Telkom akan menyediakan help desk sistem dan jaringan setelah SIKN dan JIKN diluncurkan
UNTUK TUGAS ADMINISTRATOR SISTEM PADA PUSAT JARINGAN MEWUJUDKAN 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Mengembangkan dan memelihara aplikasi SIKNJIKN; Mengontrol pengoperasian aplikasi SIKN-JIKN; Memverifikasi kesiapan infrastruktur jaringan instansi yang akan menjadi simpul jaringan; Melindungi sistem dan menjamin kelangsungan layanan; Mem-backup data secara periodik; Help-desk nasional terkait penggunaan SIKN
TUGAS ADMINISTRATOR JARINGAN PADA PUSAT JARINGAN • • • • •
• •
Mengelola konten website JIKN; Mengelola proses registrasi simpul jaringan jaringan;; Memvalidasi data yang dikirim oleh simpul simpul;; Mengatur hak akses dalam sistem sistem;; Mengelola proses registrasi pengguna yang akan menyususn informasi kearsipan sesuai dengan tema tertentu tertentu;; Memvalidasi informasi untuk dipublikasikan dalam JIKN; Help--desk untuk koneksi jaringan dan Help pemanfaatan JIKN
SEKIAN TERIMA KASIH
