Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Pemusnahan Arsip telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta pada tanggal
November 2011
SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP NOMOR 30 TAHUN 2011
TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: (a) memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, (b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, dan (c) menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI. Selanjutnya dikatakan bahwa arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya harus diserahkan ke ANRI. ANRI selaku organisasi/lembaga juga mengelola arsip dinamis. Arsip-arsip dikelola mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan. Arsip-arsip dari Unit Pengolah Internal ANRI yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional yang masuk dalam klasifikasi arsip statis juga harus diserahkan ke ANRI selaku Lembaga Kearsipan Statis. Sedangkan arsip yang tidak lagi mempunyai nilai kegunaan dapat diusulkan ke ANRI untuk dimusnahkan. Pemusnahan arsip memerlukan tahapan-tahapan kegiatan dari mulai pemeriksaan retensi arsip sampai kepada penilaian arsip yang masuk kategori usul statis serta kegiatan penyusunan daftar usul musnah arsip. Untuk memperlancar, kegiatan pemusnahan arsip perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Pemusnahan Arsip.
B. Maksud dan Tujuan Maksud Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pemusnahan Arsip ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Unit Kearsipan (Bagian Arsip).
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Tujuan Prosedur Tetap tentang Pemusnahan Arsip agar pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip di Bagian Arsip dapat terlaksana dengan tepat, efisien, dan efektif. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga.
C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Pemusnahan Arsip ini berlaku dan digunakan oleh Bagian Arsip. Prosedur Tetap tentang Pemusnahan Arsip ini meliputi tahap kegiatan, unit penyelesaian dan norma waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan dalam Proses Pembentukan Tim Pemusnahan Arsip dan Pemusnahan Arsip.
D. Dasar 1.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
2.
Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
3.
Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
4.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP) Administrasi Pemerintahan;
5.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
6.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 05 Tahun 2010;
7.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2.
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
3.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4.
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
5.
Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
6.
Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
7.
Daftar Pencarian Arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
8.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
9.
Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
10. Penilaian Arsip adalah proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan waktu kapan suatu arsip harus disusutkan berdasarkan nilai guna. 11. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4BAB II PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP
A. Pembentukan Tim Pemusnahan Arsip 1.
Kepala Subbagian (Kasubbag) Pengelolaan Arsip membuat dan mengajukan konsep Surat Keputusan (SK) Tim Pemusnahan Arsip kepada Kepala Bagian (Kabag) Arsip untuk diperiksa dan diarahkan.
2.
Kabag Arsip memeriksa dan mengarahkan konsep SK Tim Pemusnahan Arsip.
3.
Kabag Arsip mengajukan konsep SK Tim Pemusnahan Arsip kepada Kepala Biro (Karo) Umum dengan nota dinas untuk diarahkan.
4.
Kepala Biro Umum mengarahkan konsep SK Tim Pemusnahan Arsip.
5.
Karo Umum berkoordinasi dengan Karo Hukum dan Kepegawaian untuk pengesahan konsep SK Tim Pemusnahan Arsip.
6.
Karo Umum menerima SK Tim Pemusnahan Arsip yang telah disahkan.
B. Pemusnahan Arsip 1.
Arsiparis melakukan pendataan dan penilaian arsip usul musnah kemudian melaporkan kepada Kasubbag Pengelolaan Arsip. Proses pemusnahan arsip dimulai dengan kegiatan mendata dan menata arsip di Records Center. Pendataan diperlukan untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang seharusnya bisa dimusnahkan.
2.
Kasubbag Pengelolaan Arsip memeriksa hasil pendataan dan penilaian arsip yang bisa dimusnahkan kemudian diserahkan kembali kepada Arsiparis untuk ditindaklanjuti.
3.
Arsiparis mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan, berdasarkan hasil pendataan dan penilaian arsip yang telah diperiksa kemudian arsip-arsip ditata dalam boks sesuai dengan kelompoknya.
4.
Arsiparis membuat Daftar Arsip Usul Musnah dan memasukkan data ke dalam database kemudian menyampaikan kepada Kabag Arsip.
5.
Kabag Arsip melakukan koordinasi dengan Kasubdit Akuisisi Arsip Lembaga Negara dan Badan Pemerintah (LNBP) sehubungan dengan arsip yang akan dimusnahkan.
6.
a.
Kabag Arsip menyampaikan Daftar Arsip Usul Musnah.
b.
Kasubdit Akuisisi Arsip LNBP menilai dan mengoreksi Daftar Arsip Usul Musnah.
Kabag Arsip menerima hasil penilaian Daftar Arsip Usul Musnah kemudian mendisposisikan kepada Kasubbag Pengelolaan Arsip.
7.
Kasubbag Pengelolaan Arsip memerintahkan Arsiparis untuk membuat Daftar Arsip Musnah.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-58.
Arsiparis membuat Daftar Arsip Musnah beserta konsep Berita Acara Pemusnahan Arsip kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Pengelolaan Arsip.
9.
Kasubbag Pengelolaan Arsip menerima Daftar Arsip Musnah dan mengoreksi konsep Berita Acara Pemusnahan Arsip kemudian menyampaikan kepada Kabag Arsip.
10. Kabag Arsip menyerahkan Daftar Arsip Musnah beserta Berita Acara Pemusnahan
Arsip yang sudah dibuat sesuai dengan hasil penilaian kepada Karo Umum untuk penetapan waktu pelaksanaan pemusnahan arsip. 11. Karo Umum menerima Daftar Arsip Musnah dan menandatangani Berita Acara
Pemusnahan Arsip kemudian mengarahkan pelaksanaan pemusnahan arsip. 12. Kabag Arsip memerintahkan Kasubbag Pengelolaan Arsip untuk melaksanakan
pemusnahan arsip. 13. Kasubbag Pengelolaan Arsip melaksanakan pemusnahan arsip dan melaporkan hasil
pelaksanaan setelah kegiatan selesai dilakukan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Pemusnahan Arsip ini dapat menjadi acuan bagi Bagian Arsip ANRI dalam melakukan pemusnahan arsip. Prosedur Tetap tentang Pemusnahan Arsip ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal
November 2011
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 30 TAHUN 2011
TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP
LAMPIRAN
1
DIAGRAM ALIR PEMBENTUKAN TIM PEMUSNAHAN ARSIP
LAMPIRAN
2
DIAGRAM ALIR PEMUSNAHAN ARSIP
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor :30 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PEMBENTUKAN TIM PEMUSNAHAN ARSIP Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
1
Membuat dan mengajukan konsep SK Tim Pemusnahan Arsip untuk diperiksa dan diarahkan
2
Memeriksa dan mengarahkan konsep SK Tim Pemusnahan Arsip
3
Mengajukan konsep SK Tim Pemusnahan Arsip dengan nota dinas untuk diarahkan
4
Mengarahkan konsep SK Tim Pemusnahan Arsip
5
Berkoordinasi untuk pengesahan konsep SK Tim Pemusnahan Arsip
6
Menerima SK Tim Pemusnahan Arsip yang telah disahkan
Norma waktu: 2 bulan
Kasubbag Pengelolaan Arsip
Kabag Arsip
Karo Umum
Karo Hukum dan Kepegawaian
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor :30 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PEMUSNAHAN ARSIP
Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Melakukan pendataan dan penilaian arsip usul musnah
2
Memeriksa hasil pendataan dan penilaian arsip yang bisa dimusnahkan
3
Mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan kemudian menata dalam boks sesuai dengan kelompoknya
4
Membuat daftar arsip usul musnahdan memasukkan data kedalam database
5
Melakukan koordinasi untuk menetapkan Daftar Arsip Musnah a. Kabag Arsip menyampaikan Daftar Arsip Usul Musnah b. Kasubdit Akuisisi Arsip LNBP menilai dan mengoreksi Daftar Arsip Usul Musnah Menerima hasil penilaian Daftar Arsip Usul Musnah kemudian mendisposisikan
6
7
Memerintahkan pembuatan Daftar Arsip Musnah
8
Membuat dan menyampaikan Daftar Arsip Musnah beserta konsep Berita Acara Pemusnahan Arsip
9
Menerima Daftar Arsip Musnah dan mengoreksi konsep Berita Acara Pemusnahan Arsip
10
Menyerahkan Daftar Arsip Musnah beserta Berita Acara Pemusnahan Arsip
Kasubbag Pengelolaan Arsip
Kabag Arsip
Karo Umum
Kasubdit Arsip LNBP
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan Arsiparis
11
Menerima Daftar Arsip Musnah dan menandatangani Berita Acara Pemusnahan Arsip (rangkap 2) kemudian mengarahkan pelaksanaan pemusnahan arsip
12
Memerintahkan pelaksanaan pemusnahan arsip
13
Melaksanakan pemusnahan arsip dan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan
Kasubbag Pengelolaan Arsip
Kabag Arsip
Karo Umum
Norma Waktu: 2 bulan
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
Kasubdit Arsip LNBP