Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Pengelolaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta pada tanggal
September 2010
Plt. SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP NOMOR 71 TAHUN 2010
TENTANG PENGELOLAAN SISTEM JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum Pada era globalisasi yang ditandai dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi memberikan dampak yang begitu luas dalam penyelenggaraan tugas pemerintah serta tuntutan masyarakat akan pelayanan yang diberikan oleh pemerintah semakin meningkat, baik dari sisi kuantitas maupun kualitas. Oleh karena itu, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi tersebut perlu disikapi dengan arif dan bijaksana agar eksistensi pemerintah sebagai pelayanan masyarakat dapat terus ditingkatkan. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi akan sangat berpengaruh pada pola penyampaian, pengaksesan dan pengelolaan informasi hukum dalam rangka mendukung penyelenggaraan tugas pemerintah untuk melayani masyarakat. Penyebaran informasi hukum semaksimal mungkin harus memberikan jaminan kepada semua pihak yang terkait agar dapat selalu mengikuti perkembangan dalam bidang hukum, sehingga dalam melaksanakan hak dan kewajibannya senantiasa berpedoman atau mengacu pada ketentuan atau peraturan yang berlaku. Di lain pihak bagi pejabat pengambil kebijakan atau pengambil keputusan, kebijakannya tidak mengacu dan berpedoman pada ketentuan atau peraturan yang salah. Karena hal ini akan berakibat pada daya berlakunya hukum dan ketaatan terhadap keputusan yang telah diambil, dimana pada akhirnya akan sangat merugikan pihak yang terkait.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2B. Maksud dan Tujuan Maksud dari Prosedur Tetap tentang Pengelolaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum ini adalah memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah-langkah dalam memberikan layanan dokumentasi peraturan perundang-undangan kepada pengguna atau masyarakat. Tujuan Prosedur Tetap tentang Pengelolaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum yaitu agar proses pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum dapat berjalan dengan baik dan untuk memastikan pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur tetap yang telah ditetapkan.
C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Pengelolaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum dikelola oleh unit kerja di lingkungan Bagian Hukum dan Perundang-undangan. Prosedur Tetap tentang Pengelolaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum ini meliputi penyimpanan, pengolahan dan penyampaian peraturan, penyediaan dan penyebarluasan peraturan perundang-undangan, laporan dan evaluasi kegiatan dan mengikuti rapat koordinasi JDIH.
D. Dasar 1.
Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundangundangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004
Nomor 53, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389); 2.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3.
Peraturan Presiden Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengesahan, Pengundangan, dan Penyebarluasan Peraturan Perundang-undangan;
4.
Keputusan Presiden Nomor 91 Tahun 1999 tentang Sistem Jaringan Dokumentasi Dan Informasi Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 135);
5.
Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
6.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-37.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
8.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2010;
9.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia;
E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1.
Prosedur Tetap adalah naskah dinas pengaturan yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.
2.
Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum adalah suatu sistem pendayagunaan bersama peraturan perundang-undangan dan bahan dokumentasi hukum lainnya secara tertib, terpadu dan berkesinambungan serta merupakan sarana pemberian pelayanan informasi hukum secara mudah, cepat dan akurat.
3.
Internet adalah hubungan komputer dengan berbagai tipe yang membentuk sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia (jaringan komputer global) dengan melalui jalur telekomunikasi seperti telepon, radio link, satelit dan lainnya.
4.
Mengunduh (download) adalah proses menerima data (umumnya berbentuk berkas/file) dari sebuah sistem.
5.
Program Aplikasi adalah perangkat lunak yang dijalankan oleh para pengguna untuk mencapai tujuan tertentu.
6.
Pengelola adalah sumber daya manusia yang bertugas melayani dan menjalankan sistem JDIH dan peralatan yang ada hubungannya dengan komputer.
7.
Pengguna adalah orang yang menggunakan atau membutuhkan peraturan perundangundangan.
8.
Portal, di dunia internet istilah ini dimaksudkan untuk website yang menyediakan beragam informasi (dalam hal ini informasi hukum) untuk penggunanya.
9.
Hukum corner adalah suatu sarana pendukung bagi pengguna/user dalam pencarian peraturan perundang-undangan berupa sistem komputer yang terhubung dengan sistem jaringan dokumentasi dan informasi hukum ANRI.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4BAB II PROSEDUR PENGELOLAAN SISTEM JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM
Pengelolaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum merupakan kegiatan penyimpanan, pengolahan, penyampaian salinan peraturan, penyediaan dan penyebarluasan peraturan perundang-undangan melalui suatu sistem secara tertib, terpadu dan berkesinambungan sehingga dapat memudahkan pengguna dalam memperoleh peraturan secara mudah, cepat dan akurat. Pengelolaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum dilaksanakan melalui tata cara sebagai berikut: A. Penyimpanan Peraturan Perundang-Undangan 1.
Kepala Bagian (Kabag) Hukum dan Perundang-undangan menerima, dan membaca disposisi dari Kepala Biro (Karo) Hukum dan Kepegawaian serta mendisposisikan peraturan yang telah diterima kepada Kepala Subbagian (Kasubbag) Hukum dan Kerja Sama dan menunjuk Staf di Bagian Hukum dan Perundang-undangan untuk membuat abstraksi;
2.
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama menerima, membaca disposisi dan lampiran peraturan perundang-undangan untuk diproses oleh Staf;
3.
Staf Bagian Hukum dan Perundang-undangan yang mendapat tugas membuat abstraksi menyelesaikan dalam waktu paling lama 5 (lima) hari kerja dan menyerahkan kepada Staf Pengelola untuk diproses lebih lanjut;
4.
Pengelola menerima, membaca dan meneliti kelengkapan peraturan perundangundangan;
5.
Mengalihmediakan peraturan perundang-undangan dan menggabungkan abstraksi ke dalam bentuk softcopy (pdf/doc). Naskah peraturan perundang-undangan dalam bentuk kertas disimpan dalam boks/tempat penyimpanan peraturan perundang-undangan sesuai dengan kategorinya masing-masing;
6.
Memasukkan dan menyimpan softcopy peraturan perundang-undangan ke dalam sistem JDIH;
7.
Melakukan penelusuran atau penambahan khasanah peraturan perundang-undangan dengan mencari di portal-portal penyedia khasanah peraturan;
8.
Menyimpan peraturan perundang-undangan ke dalam sistem JDIH.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5-
B. Pengolahan dan Penyampaian Peraturan Perundang-Undangan 1.
Kabag Hukum dan Perundang-undangan, Kasubbag Hukum dan Kerjasama, dan Pengelola membuat rencana kegiatan edit dan entri peraturan.
2.
a.
Kabag mengarahkan;
b.
Kasubbag mengorganisasikan;
c.
Pengelola menyiapkan bahan.
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama memerintahkan Pengelola untuk menjadwalkan rapat pembahasan kegiatan edit dan entri peraturan.
3.
Kabag Hukum dan Perundang-undangan memberikan arahan pada rapat pembahasan kegiatan edit dan entri peraturan.
4.
Berdasarkan hasil rapat koordinasi, Staf Bagian Hukum dan Perundang-undangan mencari dan mengunduh peraturan di portal penyedia peraturan perundang-undangan.
5.
Pengelola mengompilasi peraturan untuk disimpan dalam CD dan membuat konsep buku daftar himpunan peraturan.
6.
Pengelola mengajukan konsep nota dinas, desain cover CD dan buku himpunan peraturan kepada Kasubbag Hukum dan Kerja Sama.
7.
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama mengoreksi dan menyampaikan konsep nota dinas, desain CD dan buku daftar himpunan peraturan kepada Kabag Hukum dan Perundangundangan.
8.
Kabag Hukum dan Perundang-undangan memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan Kabag Hukum dan Perundang-undangan menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep desain CD dan buku daftar himpunan peraturan kepada Karo Hukum dan Kepegawaian.
9.
Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menyutujui desain CD dan menandatangani buku daftar himpunan peraturan.
10. Kabag Hukum dan Perundang-undangan menerima desain CD dan buku daftar himpunan peraturan yang telah disetujui dan menyerahkan kepada Kasubbag Hukum dan Kerja Sama untuk diproses lebih lanjut. 11. Kasubbag Hukum dan Kerja Sama menyerahkan kepada Pengelola untuk digandakan dan memerintahkan kepada Pengelola untuk membuat nota dinas. 12. Kabag Hukum dan Perundang-undangan memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Hukum dan Perundang-undangan menandatangani nota dinas.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-613. Pengelola membagikan CD dan buku himpunan peraturan kepada pejabat terkait. (Pejabat eselon I, Pejabat eselon II, Kabag TU Pimpinan, Kasubdit Layanan Arsip, dan Kasubbag TU Pimpinan)
C. Penyediaan dan Penyebarluasan Peraturan Perundang-undangan 1.
Pengguna mengajukan permintaan peraturan perundang-undangan dengan mengisi formulir layanan permintaan.
2.
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama menerima, dan mendisposisikan formulir layanan permintaan kepada Pengelola.
3.
Pengelola menerima formulir layanan permintaan, membuka aplikasi JDIH dan memasukkan kata kunci pencarian peraturan perundang-undangan. Apabila peraturan yang dicari belum ditemukan dapat kembali memasukkan kata kunci yang lain, jika telah ditemukan dapat disimpan dalam media penyimpanan atau dicetak.
4.
Pengguna menerima hasil permintaan peraturan dalam bentuk softcopy atau hasil cetakan.
Bagian Hukum dan Perundang-undangan menyediakan sarana akses bagi pengguna yang akan mencari peraturan secara mandiri di hukum corner dengan cara sesuai butir 3 dan 4.
D. Laporan dan Evaluasi Kegiatan 1.
Pengelola menyiapkan bahan laporan dan evaluasi kegiatan pengelolaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum ANRI dan menyampaikan kepada Kasubbag Hukum dan Kerja Sama.
2.
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama menyusun laporan berdasarkan bahan dan data dari pengelola, membuat surat pengantar dan menyampaikan kepada Kabag Hukum dan Perundangan-undangan.
3.
Kabag menerima, memeriksa, mengoreksi, memberikan paraf persetujuan dan menyampaikan kepada Karo Hukum dan Kepegawaian.
4.
Karo Hukum dan Kepegawaian menandatangani dan menyampaikan laporan kegiatan pengelolaan SJDIH kepada Pusat Jaringan di Badan Pembinaan Hukum Nasional (BPHN).
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7E. Mengikuti Rapat Koordinasi JDIH 1.
Kabag Hukum dan Perundang-undangan menerima, dan membaca surat dari BPHN tentang mengikuti Rapat Koordinasi JDIH serta membuat memo kepada Kasubbag Hukum dan Kerja Sama.
2.
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama memerintahkan Pengelola untuk membuat konsep nota dinas dan surat perintah mengikuti rapat koordinasi JDIH.
3.
Pengelola membuat konsep nota dinas dan konsep surat perintah mengikuti rapat koordinasi JDIH kemudian menyampaikan ke Kabag Hukum dan Perundang-undangan.
4.
Kabag Hukum dan Perundang-undangan memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Hukum dan Perundang-undangan menyerahkan konsep Surat Perintah dan konsep nota dinas kepada Karo Hukum dan Kepegawaian.
5.
Karo Hukum dan Kepegawaian memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep Surat Perintah kepada Sekretaris Utama.
6.
Sekretaris Utama menandatangani Surat Perintah dan mendisposisi ke Karo Hukum dan Kepegawaian.
7.
Karo Hukum dan Kepegawaian menerima Surat Perintah Rapat Koordinasi yang telah ditandatangani dan menyerahkan kepada Kabag Hukum dan Perundang-undangan.
8.
Kabag Hukum dan Perundang-undangan menerima dan menyampaikan Surat Perintah Rapat Koordinasi kepada Kasubbag Hukum dan Kerja Sama.
9.
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama menerima dan melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk pengurusan berkas perjalanan dinas.
10. Setelah mengikuti kegiatan rapat koordinasi JDIH Nasional, Kasubbag Hukum dan Kerja Sama memerintahkan kepada Pengelola untuk membuat konsep laporan hasil rapat koordinasi JDIH. 11. Pengelola menerima perintah dan membuat konsep laporan hasil rapat koordinasi JDIH. 12. Kabag Hukum dan Perundang-undangan memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, disampaikan kepada Kasubbag Hukum dan Kerja Sama untuk disimpan. 13. Kasubbag Hukum dan Kerjasama menyimpan Laporan Hasil Pelaksanaan Rapat Koordinasi JDIH.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-8BAB IV PENUTUP
Prosedur Tetap Pengelolaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum diharapkan dapat mendukung ketersediaan peraturan perundang-undangan sehingga pimpinan dan para pengguna lainnya dapat memperoleh informasi hukum baik peraturan perundangundangan dan dokumen hukum lainnya dengan mudah, cepat dan akurat.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal
September 2010
Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN,
ZITA ASIH SUPRASTIWI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 71 TAHUN 2010
TENTANG PENGELOLAAN SISTEM JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENGELOLAAN SISTEM JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM
LAMPIRAN
1
DIAGRAM ALIR PENYIMPANAN PERATURAN PERUNDANGUNDANGAN
LAMPIRAN
2
DIAGRAM
ALIR
PENGOLAHAN
DAN
PENYAMPAIAN
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
LAMPIRAN
3
DIAGRAM
ALIR
PENYEDIAAN
DAN
PENYEBARLUASAN
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
LAMPIRAN
4
DIAGRAM ALIR LAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
LAMPIRAN
5
DIAGRAM ALIR MENGIKUTI RAPAT KOORDINASI JDIH
LAMPIRAN
6
FORMULIR LAYANAN PERMINTAAN PERATURAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010
DIAGRAM ALIR PENYIMPANAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
1
Menerima peraturan, mendisposisikan untuk diolah dan menunjuk staf untuk dibuatkan abstraksi peraturan perundangundangan
2
Menerima, membaca, dan mendisposisikan untuk ditindaklanjuti
3
Membuat abstraksi dalam waktu 5 hari kerja
4
Menerima, membaca dan meneliti kelengkapan berkas peraturan
5
Mengalihmediakan dan menggabungkan abstraksi peraturan ke dalam bentuk softcopy Memasukkan dan menyimpan softcopy peraturan ke dalam aplikasi JDIH
6
7
Melakukan penambahan khasanah peraturan perundang-undangan dengan mencari di portalportal penyedia khasanah peraturan
8
Menyimpan peraturan perundang-undangan dalam aplikasi JDIH
Norma Waktu: 15 Menit
Staf Bagian Hukum dan Perundangundangan
Pengelola
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama
Kabag Hukum dan Perundangundangan
Karo Hukum dan Kepegawaian
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010
DIAGRAM ALIR PENGOLAHAN DAN PENYAMPAIAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
1
Penyusunan rencana kegiatan edit dan entri peraturan: a. Kabag memerintahkan; b. Kasubbag mengarahkan; c. Pengelola menyiapkan bahan.
2
Memerintahkan Pengelola untuk menjadwalkan rapat pembahasan kegiatan edit dan entri peraturan
3
Memberikan arahan pada rapat pembahasan kegiatan edit dan entri peraturan
4
Mencari dan mengunduh peraturan di portal penyedia peraturan perundang-undangan
5
Mengompilasi peraturan untuk disimpan dalam CD dan membuat konsep buku daftar himpunan peraturan
6
Mengajukan konsep nota dinas, desain cover CD dan buku daftar himpunan peraturan
7
Mengoreksi dan menyampaikan konsep nota dinas, desain CD dan buku daftar himpunan peraturan
8
Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep desain CD dan buku daftar himpunan peraturan kepada Karo Hukum dan Kepegawaian
Staf Hukum dan Kerja Sama
Pengelola
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama
Kabag Hukum dan Perundangundangan
Karo Hukum dan Kepegawaian
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
9
Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menyetujui desain CD dan menandatangani buku daftar himpunan peraturan.
10
Menerima desain CD dan buku daftar himpunan peraturan yang telah disetujui dan menyerahkan kepada Kepala Subbagian Hukum dan Kerja Sama untuk diproses lebih lanjut
11
Menyerahkan dan memerintahkan kepada Pengelola untuk digandakan dan dibuatkan nota dinas
12
Menerima perintah, membuat dan menyerahkan konsep nota dinas
13
Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kepala Bagian Hukum dan Perundangundangan menandatangani notadinas
14
Membagikan CD dan buku himpunan peraturan kepada pejabat Eselon I, Eselon II, Kepala Bagian TU Pimpinan, Kepala Subdirektorat Layanan Arsip dan Kasubbag TU Pimpinan
Norma Waktu: 6 bulan
Staf Hukum dan Kerja Sama
Pengelola
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama
Kabag Hukum dan Perundangundangan
Karo Hukum dan Kepegawaian
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010
DIAGRAM ALIR PENYEDIAAN DAN PENYEBARLUASAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
1
Mengisi formulir layanan permintaan peraturan
2
Menerima, dan mendisposisikan formulir layanan permintaan peraturan perundang-undangan
3
Menerima formulir dan mencari peraturan dalam aplikasi JDIH Apabila peraturan yang dicari telah ditemukan dapat disimpan ke dalam media penyimpanan atau dicetak, jika belum kembali memasukkan kata kunci yang lain
4
Menerima hasil permintaan peraturan
Norma Waktu: 15 Menit
Pengelola
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama
Pengguna
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010
DIAGRAM ALIR LAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
No
Tahap Kegiatan
1
Menyiapkan dan menyampaikan bahan laporan dan evaluasi kegiatan pengelolaan SJDIH
2
Menyusun, membuat surat pengantar dan menyampaikan laporan kegiatan pengelolaan SJDIH
3
Menerima, memeriksa, mengoreksi, memberikan paraf persetujuan dan menyampaikan hasil laporan kegiatan pengelolaan SJDIH
4
Menandatangani dan menyampaikan laporan kegiatan pengelolaan SJDIH kepada Pusat Jaringan BPHN
Norma Waktu: 15 menit
Pengelola
Unit Penyelesaian Kabag Hukum Kasubbag dan Hukum dan PerundangKerja Sama undangan
Karo Hukum dan Kepegawaian
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010
DIAGRAM ALIR MENGIKUTI RAPAT KOORDINASI JDIH
No
Tahap Kegiatan
1
Menerima, membaca surat undangan dari BPHN tentang mengikuti Rakor JDIH dan membuat memo
2
Memerintahkan untuk membuat konsep surat perintah rapat koordinasi dan nota dinas
3
Membuat dan menyampaikan konsep Surat Perintah dan konsep nota dinas
4
Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan konsep nota dinas dan Surat Perintah diserahkan kepada Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian
5
Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, menandatangani nota dinas dan menyampaikan konsep surat perintah
Pengelola
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama
Unit Penyelesaian Kabag Karo Hukum Hukum dan dan PerundangKepegawaian undangan
Sestama
Bagian Keuangan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-8-
No
Tahap Kegiatan
6
Menandatangani Surat Perintah dan mendisposisi
7
Menerima dan menyerahkan Surat Perintah yang telah ditandatangani oleh Sekretaris Utama
8
Menerima dan menyampaikan surat perintah Rapat Koordinasi
9
Menerima dan berkoordinasi dengan Bagian Keuangan untuk pengurusan berkas perjalanan dinas
10
Mengikuti Rakor JDIH
11
Memerintah kepada Pengelola untuk membuat laporan pelaksanaan kegiatan Rakor JDIH
12
Menerima perintah dan membuat konsep laporan hasil Rakor JDIH
13
Memberikan arahan dan koreksi kemudian jika tidak ada perubahan, memerintahkan untuk disimpan
14
Menyimpan laporan hasil pelaksanaan Rakor JDIH
Pengelola
Norma Waktu: 15 Hari Kerja
Kasubbag Hukum dan Kerja Sama
Unit Penyelesaian Kabag Karo Hukum Hukum dan dan PerundangKepegawaian undangan
Sestama
Bagian Keuangan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-9Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010
FORMULIR LAYANAN PERMINTAAN PERATURAN
Pengguna:
Unit Kerja:
Tanggal:
Bentuk Peraturan :
Nomor :
Tahun :
LN :
TLN :
Perihal : Tanggal Peraturan: Hasil permintaan :
Softcopy
Petugas,
Printout
(……………………………………………….)
Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN,
ZITA ASIH SUPRASTIWI