Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan di Lingkungan ANRI telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta pada tanggal
Juni 2010
Plt. SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 38 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum Sesuai dengan Undang-undang Nomor 25 Tahun 2005 tentang Sistem Perencanaan Nasional, bahwa pengendalian pelaksanaan rencana pembangunan dilakukan oleh masingmasing pimpinan Kementerian/ Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah. Sedangkan Menteri PPN/ Kepala Bappenas menghimpun dan menganalisis hasil pemantauan pelaksanaan rencana pembangungan dari masing-masing pimpinan Kementerian/ Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah sesuai dengan tugas dan kewenangannnya. Pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan merupakan tugas dan fungsi yang melekat pada masing-masing Kementerian/ Lembaga. Pengendalian dilakukan terhadap pelaksanaan Renja-KL yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan serta jenis belanja. Setiap pimpinan Kementerian/ Lembaga melakukan Evaluasi kinerja pelaksanaan rencana pembangunan Kementerian/ Lembaga periode sebelumnya untuk kemudian dievaluasi oleh Bappenas. Hasil evaluasi tersebut menjadi bahan penyusunan rencana pembangunan nasional untuk periode berikutnya. Pimpinan Kementerian/ Lembaga melakukan pemantauan RenjaKL yang meliputi pelaksanaan dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannya. Pemantauan dilaksanakan terhadap perkembangan realisasi penyerapan dana, realisasi pencapaian target keluaran (output), dan kendala yang dihadapi. Hasil pemantauan disusun dalam bentuk laporan triwulanan dengan format yang ditentukan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 serta mempergunakan suatu program aplikasi yang disebut sebagai Aplikasi PP 39. Laporan Konsolidasi Program (Formulir C) disampaikan ke Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas paling lambat 14 hari kerja setelah triwulan yang bersangkutan berakhir. Untuk mengoptimalkan penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan bidang kearsipan serta agar pelaksanaan evaluasi dapat lebih efektif dan efisien, maka perlu untuk ditetapkan dalam prosedur tetap.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2-
B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan ini dimaksudkan untuk menyediakan informasi dan panduan secara jelas, benar dan pasti mengenai penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan bidang kearsipan. Tujuan Prosedur Tetap ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rencana pembangunan bagi pegawai di lingkungan Biro Perencanaan, sehingga prosedur tetap yang disusun memiliki dapat menjamin pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efisien. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Penyusunan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan bidang kearsipan ini meliputi Penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan, Persiapan Teknis dan Penyampaian Permintaan Penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan, Penerimaan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan (Formulir A) Dari Penanggungjawab Kegiatan (Unit Eselon II), Pembuatan Laporan Konsolidasi Program (Formulir B), Penyusunan dan Penyampaian Laporan Konsolidasi ANRI (Formulir C). D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2005 tentang Penyempurnaan Pedoman Penyusunan dan Penyampaian Laporan dilingkungan ANRI; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3-
E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output) dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar. 2. Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau ke semua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/ jasa. 3. Pemantauan
adalah
kegiatan
mengamati
perkembangan
pelaksanaan
rencana
pembangunan, mengidentifikasi, serta mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/ atau akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin. 4. Pengendalian adalah serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksudkan untuk menjamin agar suatu program/ kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. 5. Program adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah/ lembaga untuk mencapai sasaran dan tujuan serta memperoleh alokasi anggaran, atau kegiatan masyarakat yang dikoordinasikan oleh instansi pemerintah. 6. Rencana Kerja Kementerian/ Lembaga (Renja-KL) adalah dokumen perencanaan Kementerian/ Lembaga untuk periode 1 (satu) tahun. 7. Periode pelaporan akhir triwulan pertama adalah 31 Maret, akhir triwulan kedua adalah 30 Juni, akhir triwulan ketiga adalah 30 September dan akhir triwulan keempat adalah 31 Desember.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4-
BAB II PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN
Prosedur Penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: A. Melaksanakan persiapan teknis dan penyampaian nota dinas permintaan laporan pelaksanaan rencana pembangunan (3 hari kerja) 1. Kepala Biro Perencanaan menerima, memahami surat permintaan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan dari Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, memahami dan mendisposisi kepada Kepala Bagian Program dan Anggaran untuk mengkoordinasikan penyusunannya. 2. Kepala
Bagian
Program
dan
Anggaran
menerima
penugasan,
memahami,
mengkoordinasikan penyusunan laporan dan menugaskan kepada Kepala Subbagian Evaluasi untuk mempersiapkan teknis penyusunannya. 3. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan menerima penugasan dan : a. Mengarahkan pelaksana/ perencana untuk mempersiapkan penyusunan laporan b. Melakukan koordinasi untuk pengumpulan bahan-bahan/ data yang diperlukan dari unit terkait seperti Renja, RKP, DIPA, Laporan realisasi kegiatan dan laporan realisasi keuangan. c. Menugaskan pelaksana untuk mempersiapkan konsep nota dinas permintaan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan (Formulir A). 4. Pelaksana menerima arahan, membuat dan mengajukan konsep nota dinas tentang permintaan permintaan penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan dan membantu mempersiapkan bahan/ data yang diperlukan. 5. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan menerima, menelaah dan mengoreksi konsep nota dinas permintaan Laporan Rencana Pembangunan dan selanjutnya disampaikan secara berjenjang kepada Kepala Biro Perencanaan untuk dimintakan masukan, koreksi dan persetujuan. 6. Kepala Biro Perencanaan menerima, menelaah dan mengoreksi konsep nota dinas. Apabila ada perbaikan maka dikembalikan secara berjenjang kepada Pelaksana untuk diperbaiki dan menandatangani nota dinas yang sudah final dan menugaskan untuk proses pendistribusiannya. 7. Pelaksana mendistribusikan nota dinas permintaan Penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan kepada Penanggungjawab Kegiatan (Pejabat Eselon II) di lingkungan ANRI.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5-
(Apabila surat belum diterima, untuk memenuhi ketentuan dalam PP 39 Tahun 2006, maka proses nomor 3 mulai dilaksanakan paling lambat 5 hari kerja sebelum triwulan yang bersangkutan berakhir)
B. Menerima
laporan
pelaksanaan
rencana
pembangunan
(Formulir
A)
dari
penanggungjawab kegiatan atau pejabat Eselon II. (5 hari kerja) 1. Kepala Biro Perencanaan menerima Formulir A dari Unit Kerja Eselon II dan didisposisikan secara berjenjang kepada Kasubbag Evaluasi dan Pelaporan. 2. Kasubbag Evaluasi dan Pelaporan: a. Menerima dan menugaskan Pelaksana/ Perencana mencatat dan menghimpun Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan (Formulir A) dengan ketentuan penyampaiannnya paling lambat 5 hari setelah triwulan yang bersangkutan berakhir. b. Menugaskan Pelaksana/ Perencana untuk memeriksa kesesuaian format laporan dan memeriksa laporan realisasi keuangan yang dilaporkan unit dengan realisasi keuangan dari Biro Umum 3. Pelaksana/Perencana: a. Menerima, mencatat dan menghimpun Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan (Formulir A) dari Unit Eselon II b. memeriksa kesesuaian format laporan yang disampaikan serta membandingkan laporan realisasi keuangan yang dilaporkan unit dengan realisasi keuangan berdasarkan SAI. c. Menyerahkan hasil telaah kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. 4. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan: a. Memeriksa hasil telaah mengenai kesesuaian laporan yang disampaikan b. Mengembalikan laporan yang belum sesuai dengan format yang ditentukan c. Menugaskan kepada Pelaksana untuk mengelompokkan Formulir A berdasar Program (Kelompok Unit Eselon I) 5. Pelaksana/Perencana mengelompokkan Formulir A berdasar Program (Kelompok Unit Eselon I)
C. Membuat Laporan Konsolidasi Program dengan mempergunakan Formulir B yang datanya berasal dari Formulir A yang diterima dari Penanggungjawab Kegiatan. (5 hari kerja) 1. Perencana/Pelaksana : a. Melaksanakan entri data Formulir A ke dalam Aplikasi PP 39 yang disediakan Bappenas atau melaksanakan upload data Formulir A dari seluruh unit kerja.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6-
b. Melengkapi dan entri data formulir B dengan mempergunakan aplikasi PP 39 dan mencetak Formulir B untuk kemudian diserahkan kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. (2 hari kerja) 2. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan memeriksa, menelaah dan memberikan koreksi terhadap Formulir B untuk kemudian disampaikan secara berjenjang kepada Penangungjawab Program (Pejabat Eselon I) terkait untuk dimintakan koreksi dan proses penandatanganan. 3. Penanggungjawab Program (Pejabat Eselon I) terkait memeriksa dan membuat koreksi Laporan
Konsolidasi
Program
(Formulir
B),
kemudian
ditandatangani
dan
menyampaikannya kembali kepada Kepala Biro Perencanaan. 4. Kepala
Biro
Perencanaan menerima
Formulir
B
yang
sudah ditandatangani
Penanggungjawab Program, kemudian sampaikan secara berjenjang kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. Proses 2 s.d 4 dilaksanakan selama 3 hari kerja.
D. Penyusunan dan Penyampaian Laporan Konsolidasi ANRI dengan mempergunakan Formulir C. (6 hari kerja) 1. Perencana/ Pelaksana : a. Melaksanakan entri data Formulir B ke dalam Aplikasi PP 39 yang disediakan Bappenas atau melaksanakan upload data Formulir B dari seluruh Penanggungjawab Program. b. Melengkapi dan entri data Formulir C dengan mempergunakan aplikasi PP 39 dan mencetaknya. c. Membuat konsep Surat pengantar hal Penyampaian Laporan. d. Menyerahkan hasil cetakan Formulir C dan Konsep Surat Pengantar hal penyampaian laporan kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. 2. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan memeriksa, menelaah dan memberikan koreksi terhadap Formulir C untuk kemudian disampaikan secara berjenjang kepada Sekretaris Utama dengan dilampiri dan Formulir B yang sudah ditandatangani Penanggungjawab Program untuk proses penandatanganan. Proses 1-2 dilaksanakan selama 2 hari kerja 3. Sekretaris Utama memeriksa, memberikan koreksi dan menyampaikan Formulir C kepada Kepala ANRI untuk ditandatangani dengan dilampiri dan Formulir B yang sudah ditanda tangani. 4. Kepala ANRI menerima, menelaah, membuat koreksi dan apabila sudah final menandatangani Formulir C untuk kemudian diserahkan secara berjenjang kepada Kepala Biro Perencanaan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7-
5. Kepala Biro Perencanaan menerima dan memeriksa Formulir C, menandatangani surat pengantar dan menyerahkan secara berjenjang kepada Kasubbag Evaluasi dan Pelaporan untuk proses pengirimannya. 6. Kasubbag Evaluasi dan Pelaporan menerima dan memeriksa kelengkapan berkas Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan dan Surat Pengantar yang sudah ditandatangani dan menugaskan kepada pelaksana untuk mengirimkan hard copy Formulir C, soft copy data Aplikasi PP 39 dan surat pengantarnya kepada Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas melalui Direktur Aparatur Negara Bappenas serta menyimpan arsipnya. Proses 3 s.d 6 dilaksanakan selama 3 hari kerja. 7. Pelaksana mempersiapkan Laporan Konsolidasi (Formulir C), menyiapkan soft copy data Aplikasi PP 39, memberikan nomor pada surat pengantar dan mengirimkannya kepada Bappenas baik dalam bentuk hard copy maupun soft copy melalui sarana yang tersedia serta mengarsipkannya. (1 hari kerja)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-8-
BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Biro Perencanaan ANRI dalam menyusun Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal
Juni 2010
KEPALA BIRO PERENCANAAN,
MULTI SISWATI
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 38 TAHUN 2010
TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1-
DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN
LAMPIRAN 1
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN
LAMPIRAN 2
DIAGRAM
ALIR
PERSIAPAN
TEKNIS
DAN
PENYAMPAIAN
PERMINTAAN PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN LAMPIRAN 3
DIAGRAM ALIR PENERIMAAN LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN
(FORMULIR
A)
DARI
PENANGGUNGJAWAB
KKEGIATAN (UNIT ESELON II ) LAMPIRAN 4
DIAGRAM ALIR PEMBUATAN LAPORAN KONSOLIDASI PROGRAM (FORMULIR B)
LAMPIRAN 5
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAN PENYAMPAIAN LAPORAN KONSOLIDASI ANRI (FORMULIR C)
LAMPIRAN 6
CONTOH
FORMAT
FORMULIR
A
(LAPORAN
PELAKSANAAN
RENCANA PEMBANGUNAN) LAMPIRAN 7
CONTOH FORMAT FORMULIR B (LAPORAN KONSOLIDASI PROGRAM)
LAMPIRAN 8
CONTOH FORMAT FORMULIR C (LAPORAN KONSOLIDASI ANRI)
LAMPIRAN 9
PETUNJUK PENGISIAN FORMULIR A
LAMPIRAN 10
PETUNJUK PENGISIAN FORMULIR B
LAMPIRAN 11
PETUNJUK PENGISIAN FORMULIR C
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor Tahun 2010 Tanggal Juni 2010
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN
No
Tahap Kegiatan
1
Melaksanakan Persiapan Teknis dan menyampaikan permintaan penyusunan laporan pelaksanaan rencana pembangunan
2
Menerima Laporan Pelaksanaan rencana pembangunan dari Unit Kerja Eselon II
3
Penyusunan Laporan Konsolidasi Program
4
Penyusunan dan Penyampaian Laporan Konsolidasi ANRI
Pelaksana/ Perencana
Norma waktu : 19 hari kerja per laporan
Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
Unit Penyelesaian Kepala Bagian Biro Program Perencanaan dan Anggaran
Sekretaris Utama
Es. I Lainnya
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor Tahun 2010 Tanggal Juni 2010
DIAGRAM ALIR PERSIAPAN TEKNIS DAN PENYAMPAIAN PERMINTAAN PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
1
Menerima, memahami surat permintaan laporan pelaksanaan rencana pembangunan dari Bappenas dan mendisposisi untuk mengkoordinasikan penyusunannya
2
Menerima penugasan, memahami, mengkoordinasikan penyusunan laporan dan menugaskan untuk mempersiapkan teknis penyusunannya
3
a. Menerima penugasan dan mengarahkan pelaksana/perencana untuk mempersiapkan penyusunan Laporan b. Melakukan koordinasi untuk pengumpulan bahan/data yang diperlukan c. Menugaskan pelaksana mempersiapkan konsep notadinas permintaan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan (Formulir A)
4
Menerima arahan, membuat dan mengajukan konsep nota dinas tentang permintaan penyusunan laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan dan membantu mempersiapkan bahan/data yang diperlukan
Pelaksana/ Perencana
Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Biro Perencanaan
Eselon II
Unit Kerja terkait
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4-
Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
5
Menerima, menelaah, mengoreksi konsep nota dinas permintaan penyusunan laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan dan selanjutnya disampaikan untuk masukan dan koreksi
6
Menerima, menelaah dan mengoreksi dan menandatangani nota dinas permintaan penyusunan laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan kemudian menugaskan untuk pendistribusiannya
7
Mendistribusikan nota dinas permintaan penyusunan laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan kepada seluruh Penanggungjawab Kegiatan (Pejabat Eselon II) dilingkungan ANRI
8
Menunggu Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan di Unit Eselon II
Norma waktu : 3 hari kerja
Pelaksana/ Perencana
Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Biro Perencanaan
Eselon II
Unit Kerja terkait
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor Tahun 2010 Tanggal Juni 2010
DIAGRAM ALIR PENERIMAAN LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN (FORMULIR A) DARI PENANGGUNGJAWAB KEGIATAN (UNIT ESELON II) Unit Penyelesaian No
Uraian Prosedur
1
Menerima dan mendisposisi Laporan Rencana Pembangunan dari Eselon II
2
Menerima dan menugaskan untuk mencatat dan menghimpun Laporan (formulir A) b. Menugaskan untuk memeriksa kesesuaian format laporan dan memeriksa laporan realisasi keuangan yang dilaporkan unit dengan realisasi keuangan dari bersdasar SAI Menugaskan membuat prosentase tertimbang realisasi kegiatan dan program
3
Menerima, mencatat dan menghimpun Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan (Formulir A) b. Memeriksa kesesuaian format laporan yang disampaikan dan memeriksa laporan realisasi keuangan yang dilaporan unit dengan realisasi keuangan dari Biro Umum Menyerahkan hasil telaah
4
Memeriksa hasil telaah mengenai kesesuaian laporan yang disampaikan b. Mengembalikan Laporan yang belum sesuai dengan format yang ditentukan Menugaskan pelaksana untuk mengelompokkan Formulir A berdasar Unit Eselon I (Per Program) d.
5
Mengelompokkan Formulir A berdasar Program (Unit Eselon I)
Norma waktu : 5 hari kerja
Pelaksana/ Perencana
Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Tidak
Ya
Biro Perencanaan
Eselon II di lingkungan ANRI
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor Tahun 2010 Tanggal Juni 2010
DIAGRAM ALIR PEMBUATAN LAPORAN KONSOLIDASI PROGRAM (FORMULIR B) Unit Penyelesaian No
1
Tahap Kegiatan
a. Melakukan perhitungan prosentase tertimbang realisasi kegiatan dan Program; b. Melaksanakan entri data Formulir A ke dalam Aplikasi PP 39 yang disediakan Bappenas atau melaksanakan upload data Formulir A dari seluruh unit kerja; c. Melengkapi dan entri data formulir B dengan mempergunakan aplikasi PP 39 dan mencetak Formulir B untuk kemudian diserahkan.
2
Memeriksa, menelaah dan memberikan koreksi terhadap Formulir B untuk kemudian disampaikan secara berjenjang untuk proses penandatanganan.
3
Memeriksa dan membuat koreksi laporan Konsolidasi Program (Formulir B), menandatangani dan menyampaikannya kembali.
4
Menerima Laporan Konsolidasi Program (Formulir B) yang sudah ditandatangani Penanggungjawab Program.
Norma waktu : 5 hari kerja
Pelaksana/ Perencana
Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Biro Perencanaan
Eselon I di lingkungan ANRI
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor Tahun 2010 Tanggal Juni 2010
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAN PENYAMPAIAN LAPORAN KONSOLIDASI ANRI (FORMULIR C) Unit Penyelesaian No
1
2
Tahap Kegiatan
a. Melaksanakan entri data Formulir B ke dalam Aplikasi PP 39 yang disediakan Bappenas atau melaksanakan upload data Formulir B dari seluruh Penanggungjawab Program b. Melengkapi dan entri data formulir C dengan mempergunakan aplikasi PP 39 dan mencetaknya. c. Membuat Konsep Surat Pengantar hal Penyampaian Laporan d. Menyerahkan hasil cetakan Formulir C dan Konsep Surat Pengantar Memeriksa, menelaah dan memberikan koreksi terhadap Formulir C untuk kemudian disampaikan secara berjenjang dilampiri dengan Formulir B yang sudah ditandatangani penangungjawab Program untuk proses penandatangaan
3
Memeriksa, membuat koreksi dan menyampaikan Formulir C untuk ditandatangani
4
Menerima, menelaah, membuat koreksi dan apabila sudah final menandatangani Formulir C untuk kemudian diserahkan secara berjenjang
5
Menerima dan memeriksa Formulir C, menandatangani Surat Pengantar dan menugaskan untuk proses pengirimannya
Pelaksana/ Perencana
Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Kepala Biro Perencanaan
Sekretaris Utama
Kepala ANRI
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-8-
Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
6
Menerima, memeriksa kelengkapan berkas, dan menugaskan pelaksana untuk mengirim hard copy Formulir C, soft copy data Aplikasi PP 39 dan menyimpan arsipnya
7
Mempersiapkan Laporan Konsolidasi ANRI (Formulir C) dan soft copy aplikasi PP 39, mem-berikan nomor pada surat pengantar dan mengirimkannya melalui sarana yang tersedia serta mengarsipkannya
Pelaksana/ Perencana
Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Kepala Biro Perencanaan
Sekretaris Utama
Kepala ANRI
Norma waktu : 6 hari kerja
KEPALA BIRO PERENCANAAN,
MULTI SISWATI
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-9Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor Tahun 2010 Tanggal Juni 2010 Formulir A Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2006 Tanggal 29 Nopember 2006 DIISI OLEH PENANGGUNGJAWAB KEGIATAN
LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN TRIWULAN XX TA 200X I.
DATA UMUM 1. Nomor dan Nama Unit Organisasi 2. Nomor Kode dan Nama Fungsi 3. Nomor Kode danNama Sub Fungsi 4. Nomor Kode dan Nama Program 5. Indikator Hasil 6. Nomor Kode dan Nama Kegiatan 7. Jangka Waktu Pelaksanaan Kegiatan/Tahun ke
: : : : : : :
Dinas ….. Provinsi…… Diisi sesuai kode dan nama fungsi Diisi sesuai kode dan nama sub fungsi Diisi sesuai kode dan nama program Diisi ….. Diisi sesuai DIPA misalnya 1/1 (1 tahun dan tahun pertama) atau 2/1 (2 tahun sekarang tahun ke-1) Nama Orang Alamat Sesuai SP DIPA
8. Penanggungjawab Kegiatan : 9. Tempat Kedudukan Penanggungjawab Kegiatan : 10. Nomor Surat Pengesahan DIPA : II.
DATA KEUANGAN DAN INDIKATOR KELUARAN PER SUB KEGIATAN Nomor Kode dan Nama Sub Kegiatan 1
Anggaran (Rp.000) PHLN Rupiah 3 4
No.Loan 2
Total 5
Indikator Keluaran (Output) 6
Satuan (Unit) 7
Total
III. TARGET DAN REALISASI PELAKSANAAN PER SUB KEGIATAN Sub Kegiatan
S/D Triwulan Lalu (%) Keuangan S 2
1
R 3
Fisik S 4
Triwulan Ini (%) Keuangan
R 5
S 6
R 7
S/D Triwulan Ini (%)
Fisik S 8
R 9
Keuangan S 10
R 11
Fisik S 12
R 13
Lokasi
14
Total Kegiatan *) S : Sasaran ; R : Realisasi *) Total Sasaran dan Realisasi Fisik untuk Kegiatan dihitung dengan menggunakan TERTIMBANG
IV. KENDALA DAN LANGKAH TINDAK LANJUT YANG DIPERLUKAN No
Sub Kegiatan
Kendala
1
2
3
Tindak Lanjut yang Diperlukan 4
Pihak yang Diharapkan Dapat Membantu Penyelesaian Masalah 5
…………………………….,………….. Penanggungjawab Kegiatan
(………………………………………)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 Lampiran 7 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
Formulir B Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2006 Tanggal 29 Nopember 2006 DIISI OLEH PENANGGUNGJAWAB PROGRAM
LAPORAN KONSOLIDASI KEGIATAN PER PROGRAM TRIWULAN XX TA 200X Unit Organisasi : Nomor Surat Pengesahan DIPA : Nomor Kode dan Nama Program : Indikator Hasil :
Nomor Kode dan Nama Kegiatan 1
…..………………………………………….……..…. ……………………………………………….….….... ………………………………………………….……. ……………………………………………….……….
Anggaran (Rp.000) No. Loan 2
PHLN
RM
TOTAL
3
4
5
Penyerapan (%) S R 6
7
Indikator Kinerja Keluaran (Outputs)*) Narasi Satuan S R (Unit) (%) (%) 8 9 10 11
Lokasi
12
Total Kegiatan *)
S = Sasaran ; R = Realisasi *) Total Sasaran dan Realisasi Fisik dihitung dengan menggunakan nilai tertimbang
KENDALA DAN LANGKAH TINDAK LANJUT YANG DIPERLUKAN No
Kegiatan
Kendala
Tindak Lanjut yang Diperlukan
1
2
3
4
Pihak yang Diharapkan Dapat Membantu Penyelesaian Masalah 5
…………………………………...,……….. Penanggungjawab Program
(………………………………………)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 Lampiran 8 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
Formulir C Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2006 Tanggal 29 Nopember 2006 DIISI OLEH KEPALA SKPD / KEPALA BAPPEDA / MENTERI /KEPALA / LEMBAGA
LAPORAN KONSOLIDASI PROGRAM DIRINCI MENURUT KEGIATAN TRIWULAN XX TAHUN ANGGARAN 200X DEPARTEMEN/LEMBAGA/PROVINSI/KABUPATEN/KOTA/SKPD : …………………………………………………………………………………………… No 1 1
Nomor SP DIPA
Nomor Kode dan Nama Kegiatan
2
3
../…/../…
Penyerap an (%)
Anggaran (Rp.000)
Indikator Kinerja Keluaran (Outputs)*)
No. Loan
PHLN
RM
Total
S
R
Narasi
Satuan (Unit)
S (%)
R (%)
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
PROGRAM A Indikator hasil ….. … Kegiatan 1 … Kegiatan 2 … Kegiatan 3 … Kegiatan dst
…..PROGRAM B Indikator hasil ….. … Kegiatan 1 … Kegiatan 2 … Kegiatan 3 … Kegiatan dst
2
../…/../…
PROGRAM A Indikator hasil ….. … Kegiatan 1 … Kegiatan 2 … Kegiatan 3 … Kegiatan dst
JUMLAH
Keterangan : S : Sasaran ; R : Realisasi *) Untuk Sasaran dan Realisasi Fisik dihitung dengan menggunakan nilai tertimbang
Instansi Penanggu ngjawab
Lokasi
14
15
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 -
LANJUTAN FORMULIR C LAPORAN KONSOLIDASI MENURUT FUNGSI, SUB, FUNGSI DAN PROGRAM TRIWULAN XX TAHUN ANGGARAN 200X
Kode
Fungsi/Sub Fungsi/Program
1
2
XX
Fungsi A
XX
Sub Fungsi AA
XXXXX
Program A1 Program A2 Program A3
XX
Sub Fungsi AB
XXXXX XXXXX
XXXXX
Program B1 Program B2 Program B3
XX XX
Fungsi …… Sub Fungsi …
XXXXX XXXXX
XXXXX XXXXX XXXXX
Penyerapan (%)
Anggaran (Rp.000)
Indikator Kinerja Hasil *)
PHLN
Rupiah
TOTAL
T
R
Narasi
3
4
5
6
7
8
Satuan (Unit) 9
T (%) 10
R (%) 11
Instansi Penanggungjawab 12
Program …… Program …… Program ……
JUMLAH
KENDALA DAN LANGKAH TINDAK LANJUT YANG DIPERLUKAN No
Kode
Kegiatan
Kendala
1
2
3
4
Tindak Lanjut yang Diperlukan 5
Pihak yang Diharapkan dapat Membantu Penyelesaian Masalah 6
…………………………………,………………… Menteri / Kepala Lembaga / Kepala SKPD/Kepala Bappeda
( ……………………………….)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 Lampiran 9 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
PETUNJUK PENGISIAN FORMULIR A LAPORAN TRIWULANAN PELAKSANAAN KEGIATAN DEPARTEMEN/LPND, DEKONSENTRASI /TUGAS PEMBANTUAN
Formulir A merupakan formulir Laporan Triwulanan Kegiatan untuk : a. Pelaksanaan kegiatan yang disampaikan oleh Penanggungjawab Kegiatan di Departemen/Lembaga secara triwulanan kepada Penanggungjawab Program dengan tembusan kepada Bappeda Provinsi/Kabupaten/Kota dimana lokasi kegiatan berada; b. Pelaksanaan Dekonsentrasi, yang disampaikan oleh Penanggungjawab Kegiatan secara triwulanan kepada Penanggungjawab Program di SKPD bersangkutan; c. Tugas pembantuan, yang disampaikan oleh Penanggungjawab Kegiatan di SKPD secara triwulanan kepada Penanggungjawab Program di SKPD bersangkutan. I.
DATA UMUM
:
Diisi sesuai dengan data yang tercantum di dalam DIPA
II. DATA KEUANGAN DAN INDIKATOR PER SUB KEGIATAN : Kolom 1 :
Diisi nomor kode dan nama sub kegiatan sebagimana tercantum dalam dokumen DIPA
Kolom 2 :
Diisi Nomor Naskah Perjanjian Pinjaman/Hibah Luar Negeri
Kolom 3 :
Diisi jumlah anggaran (alokasi dana) Pinjaman Luar Negeri dan atau Hibah (dalam ribu rupiah) sesuai dengan dana yang tercantum di dalam DIPA
Kolom 4 :
Diisi jumlah anggaran (alokasi dana) Rupiah Murni (dalam ribu rupiah) sesuai dengan dana yang tercantum di dalam DIPA
Kolom 5 :
Diisi jumlah total anggaran (alokasi dana) yang bersumber dari PHLN dan Rupiah (dalam ribu rupiah) sesuai dengan dana yang tercantum di dalam DIPA atau tambahkan kolom 3 dengan kolom 4
Kolom 6 :
Diisi indikator keluaran yang akan dicapai oleh masing-masing sub kegiatan. Data indikator keluaran diisi sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen DIPA, misalnya Kegiatan Pembangunan Gedung sub kegiatan Pengadaan Tanah
Kolom 7 :
Cantumkan satuan (unit) dari indikator keluaran, misalnya indikator keluaran sub kegiatan adalah Pengadaan Tanah, maka satuan (unit) ditulis 2.500 m2
III. SASARAN DAN REALISASI PELAKSANAAN PER SUB KEGIATAN Kolom 2 : Cantumkan prosentase sasaran penyerapan dari total anggaran sampai dengan triwulan yang lalu. Jumlah sasaran tersebut merupakan akumulasi jumlah sasaran pada triwulan sebelumnya. Kolom 3 :
Cantumkan prosentase realisasi penyerapan dari total anggaran sampai dengan triwulan yang lalu. Jumlah sasaran tersebut merupakan akumulasi jumlah sasaran pada triwulan sebelumnya.
Kolom 4 :
Cantumkan prosentase sasaran tertimbang pelaksanaan fisik sampai dengan triwulan yang lalu. Jumlah sasaran tersebut merupakan akumulasi jumlah sasaran pada triwulan sebelumnya.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 14 Kolom 5 :
Cantumkan prosentase realisasi tertimbang pelaksanaan fisik sampai dengan triwulan yang lalu. Jumlah sasaran tersebut merupakan akumulasi jumlah sasaran pada triwulan sebelumnya.
Kolom 6 :
Cantumkan prosentase sasaran penyerapan dari total hanya untuk triwulan ini (periode pada triwulan pelaksanaan kegiatan).
Kolom 7 :
Cantumkan prosentase realisasi penyerapan dari total anggaran hanya untuk triwulan ini.
Kolom 8 :
Cantumkan prosentase sasaran tertimbang pelaksanaan fisik hanya untuk triwulan yang sedang dilaksanakan.
Kolom 9 :
Cantumkan prosentase realisasi tertimbang pelaksanaan fisik hanya untuk triwulan yang sedang dilaksanakan.
Kolom 10 :
Cantumkan prosentase sasaran penyerapan dari total anggaran sampai dengan triwulan ini. Sasaran tersebut merupakan akumulasi jumlah sasaran pada triwulan sebelumnya dengan sasaran pada triwulan ini.
Kolom 11 :
Cantumkan prosentase realisasi penyerapan dari total anggaran sampai dengan triwulan ini. Realisasi tersebut merupakan akumulasi jumlah realisasi pada triwulan sebelumnya dengan realisasi pada triwulan ini.
Kolom 12 :
Cantumkan prosentase sasaran tertimbang pelaksanaan fisik sampai dengan triwulan ini. Jumlah sasaran tersebut merupakan akumulasi jumlah sasaran pada triwulan sebelumnya dengan sasaran pelaksanaan fisik pada triwulan ini.
Kolom 13 :
Cantumkan prosentase realisasi tertimbang pelaksanaan fisik sampai dengan triwulan ini. Jumlah sasaran tersebut merupakan akumulasi jumlah sasaran pada triwulan sebelumnya dengan sasaran pelaksanaan fisik pada triwulan ini.
Kolom 14 :
Diisi lokasi dimana Sub Kegiatan tersebut dilaksanakan.
Cara Perhitungan Prosentase tertimbang : A. Tetapkan lebih dahulu prosentase bobot dari setiap sub kegiatan dengan cara sebagai berikut : Dana Sub Kegiatan X 100 % = Prosentase bobot Sub Kegiatan Dana Kegiatan B. Prosentase bobot Sub Kegiatan yang bersangkutan X Prosentase setiap Sub Kegiatan = prosentase tertimbang dari setiap Sub Kegiatan. C. Prosentase tertimbang sasaran/realisasi fisik Kegiatan sasaran/realisasi tertimbang dari semua Sub Kegiatan.
adalah
jumlah
Prosentase
IV. KENDALA DAN LANGKAH TINDAK LANJUT YANG DIPERLUKAN Kolom 1 :
Diisi nomor urut
Kolom 2 :
Diisi dengan Sub Kegiatan yang menghadapi kendala dalam pelaksanaannya.
Kolom 3 :
Diisi dengan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan Sub Kegiatan. Kendala yang dikemukakan merupakan kondisi yang dihadapi Sub Kegiatan dalam pelaksanaannya sehingga dapat menghambat pencapaian sasaran kinerja yang telah direncanakan.
Kolom 4 :
Diisi dengan tindak lanjut yang sudah dilakukan atau tindak lanjut yang diperlukan.
Kolom 5 :
Diisi dengan pejabat/instansi terkait yang diharapakan dapat membantu penyelesaian masalah.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 15 Lampiran 10 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
PETUNJUK PENGISIAN FORMULIR B LAPORAN KONSOLIDASI KEGIATAN PER PROGRAM TRIWULANAN MENURUT UNIT ORGANISASI
Formulir B merupakan formulir laporan konsilidasi pelaksanaan kegiatan per program untuk kegiatan di Departemen/Lembaga/SKPD, yang disampaikan oleh Penanggungjawab Program kepada Pimpinan Kementerian/Lembaga atau Kepala SKPD bersangkutan. Unit Organisasi
: Diisi nama unit
organisasi yang bertanggungjawab mengkoordinasikan
pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berada dalam satu program. Nomor Surat : Diisi sesuai dengan Nomor Surat Pengesahan DIPA sebagaimana Pengesahan DIPA tercantum pada halaman 1 dokumen DIPA. Nomor Kode dan : Diisi sesuai dengan nomor kode dan nama program sebagaimana Nama Program tercantum pada dokumen DIPA Indikator Hasil : Cantumkan indikator kinerja (sedapat mungkin bersifat kuantitatif) yang mencerminkan berfungsinya seluruh kegiatan-kegiatan program bersangkutan telah selesai dilaksanakan. Indikator hasil dapat didekati dengan menggunakan sasaran program yang tercantum dalam dokumen DIPA. Kolom 1 Kolom 2
Kolom 3
Kolom 4 Kolom 5 Kolom 6 Kolom 7 Kolom 8
: Diisi nomor kode dan nama kegiatan sebagimana tercantum pada dokumen DIPA. : Diisi Nomor Naskah Perjanjian Pinjaman/Hibah Luar Negeri bagi kegiatan yang mendapat Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN). Dalam satu kegiatan bisa terdiri dari beberapa sumber Pinjaman/HIbah Luar Negeri. : Diisi jumlah anggaran untuk masing-masing kegiatan yang bersumber dari PHLN. Bagi kegiatan yang mendapat beberapa PHLN diperinci jumlah anggarannya untuk masing-masing sumber PHLN tersebut. : Diisi jumlah dana anggaran (dalam ribu rupiah) untuk masing-masing kegiatan yang bersumber dari Rupiah Murni. : Diisi jumlah dana PHLN ditambah dengan Rupiah Murni, yaitu kolom 3 ditambah kolom 4. : Diisi prosentase sasaran penyerapan anggaran kumulatif sampai dengan triwulan ini. : Diisi prosentase realisasi penyerapan anggaran kumulatif sampai dengan triwulan ini. : Diisi dengan narasi indikator kinerja keluran masing-masing kegiatan. a. Kegiatan adalah sekumpulan tindakan pengerahan sumberdaya baik yang berupa personil (sumber daya masnusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumberdaya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluran (output) dalam bentuk barang/jasa. Contoh Nama Kegiatan : - Pembangunan Jalan - Pembinaan Akuntansi Keuangan Negara b. Indikator Kinerja adalah sesuatu yang akan dihasilkan dari suatu kegiatan berupa barang dan jasa. Contoh Narasi Indikator Kinerja (kolom 7): - Terbangunnya Jalan - Pelaksanaan Pembinaan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 16 Kolom 9
Kolom 10
Kolom 11
: Diisi Satuan (unit) dari narasi indikator kinerja yang dicantumkan pada kolom 7, misalnya narasi : Terbangunnya Jalan maka satuan (unit) diisi XX Km, atau misalnya narasi : Pelaksanaan Pembinaan maka untuk Satuan (unit) diisi frekuensi pembinaan (X kali). : Diisi prosentase sasaran pencapaian kinerja dari indikator kinerja yang telah direncanakan. Untuk mengisi kolom ini bersumber dari Formulir A Bagian III kolom 12. Untuk jumlah sasaran diisi dengan prosentase tertimbang dari sasaran kegiatan. : Diisi prosentase realisasi pencapaian kinerja dari indikator kinerja yang telah direncanakan. Untuk mengisi kolom ini bersumber dari Formulir A Bagian III kolom 13. Untuk jumlah realisasi diisi dengan prosentase tertimbang dari realisasi kegiatan.
Cara Perhitungan Prosentase tertimbang : A. Tetapkan lebih dahulu prosentase bobot dari setiap kegiatan dengan cara sebagai berikut : Dana Kegiatan X 100 % = Prosentase bobot Sub Kegiatan Dana Program B. Prosentase bobot Kegiatan yang bersangkutan X Prosentase setiap kegiatan = prosentase tertimbang dari setiap Sub Kegiatan. C. Prosentase tertimbang sasaran/realisasi fisik Program adalah jumlah Prosentase sasaran/realisasi tertimbang dari semua kegiatan
Kolom 12
: Diisi lokasi dimana Sub Kegiatan tersebut dilaksanakan. Apabila lokasi kegiatan kurang dari atau sama dengan 5 tempat maka nama tempat dirinci satu per satu, sedangkan untuk lokasi kegiatan yang tersebar lebih dari 5 tempat maka diisi dengan “X lokasi”, X adalah banyaknya lokasi kegiatan.
KENDALA DAN LANGKAH TINDAK LANJUT YANG DIPERLUKAN Kolom 1 Kolom 2 Kolom 3
Kolom 4 Kolom 5
: Diisi nomor urut : Diisi dengan kegiatan yang menghadapi kendala dalam pelaksanaannya. : Diisi dengan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan Kegiatan. Kendala yang dikemukakan merupakan kondisi yang dihadapi Kegiatan dalam pelaksanaannya sehingga dapat menghambat pencapaian sasaran kinerja yang telah direncanakan. : Diisi dengan tindak lanjut yang sudah dilakukan atau tindak lanjut yang diperlukan. : Diisi dengan pejabat/instansi terkait yang diharapkan dapat membantu penyelesaian masalah.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 17 Lampiran 11 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
PETUNJUK PENGISIAN FORMULIR C LAPORAN KONSOLIDASI KEMENTERIAN/LEMBAGA/BAPPEDA/SKPD Format C merupakan formulir laporan konsolidasi triwulanan yang terdiri dari 3 (tiga) bagian, yaitu : Bagian 1 merupakan Laporan Konsolidasi Program dirinci menurut Kegiatan; Bagian 2 merupakan Laporan Konsolidasi Menurut Fungsi, Sub Fungsi dan Program; dan Bagian 3 menguraikan Kendala dan Langkah Tindak Lanjut yang Diperlukan. Formulir C disampaikan oleh Para Menteri/kepala Lembaga Bappeda Provinsi/Kabupaten/Kota dan Kepala SKPD dan disampaikan kepada instansi terkait sesuai dengan jenjang pelaporan sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 (secara ringkas dapat dilihat pada periodesasi dan mekanisme pelaporan). LAPORAN KONSOLIDASI PROGRAM Departemen/Lembaga/Provinsi/Kabupaten/Kota/SKPD : Pilih sesuai dengan instansi yang membuat laporan dan diisi bersesuaian. Misalnya Departemen : Sosial atau Provinsi : DKI Jakarta Indikator Hasil
: Cantumkan indikator kinerja (sedapat mungkin bersifat kuantitatif) yang mencerminkan berfungsi seluruh kegiatan-kegiatan dalam program bersangkutan telah selesai dilaksanakan. Indikator hasil dapat didekati dengan menggunakan sasaran program yang tercantum dalam dokumen DIPA.
Kolom 1 Kolom 2
: Diisi nomor urut : Diisi sesuai dengan Nomor Surat Pengesahan DIPA sebagaimana tercantum pada halaman 1 dokumen DIPA. : Diisi sesuai dengan nomor kode dan nama program dan kegiatan sebagaimana tercantum pada dokumen DIPA. : Diisi Nomor Naskah Perjanjian Pinjaman/Hibah Luar Negeri bagi kegiatan yang mendapat Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN). Dalam satu kegiatan bisa terdiri dari beberapa sumber Pinjaman/Hibah Luar negeri. : Diisi jumlah anggaran untuk masing-masing kegiatan yang bersumber dari PHLN. Bagi kegiatan yang mendapat beberapa PHLN diperinci jumlah anggarannya untuk masing-masing sumber PHLN tersebut. : Diisi jumlah dana aggaran (dalam ribu rupiah) untuk masing-masing kegiatan yang bersumber dari Rupiah Murni. : Diisi jumlah dana PHLN ditambah dengan Rupiah Murni, yaitu kolom 5 ditambah kolom 6. : Diisi prosentase sasaran penyerapan anggaran komulatif sampai dengan triwulan ini. : Diisi prosentase realisasi penyerapan anggaran kumulatif sampai dengan triwulan ini. : Diisi dengan narasi indikator kinerja keluran masing-masing kegiatan. a. Kegiatan adalah sekumpulan tindakan pengerahan sumberdaya baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumberdaya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa. Contoh Nama Kegiatan : - Pembangunan Jalan - Pembinaan Akuntansi Keuangan Negara
Kolom 3 Kolom 4
Kolom 5
Kolom 6 Kolom 7 Kolom 8 Kolom 9 Kolom 10
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 18 -
b.
Kolom 11
Kolom 12
Kolom 13
Indikator Kinerja adalah sesuatu yang akan dihasilkan dari suatu kegiatan berupa barang atau jasa. Contoh Narasi Indikator Kinerja (Kolom 7) : - Terbangunnya Jalan - Pelaksanaan Pembinaan : Diisi satuan (unit) dari narasi indikator kinerja yang dicantumkan pada kolom 7, misalnya narasi : Terbangunnaya Jalan maka satuan (unit) diisi XX Km, atau misalnya narasi : Pelaksanaan Pembinaan maka untuk satuan (unit) diisi frekuensi pembinaan (X Kali). : Diisi prosentase sasaran pencapaian kinerja dari indikator kinerja yang telah direncanakan. Untuk jumlah sasaran diisi dengan prosentase tertimbang dari sasaran kegiatan. : Diisi prosentase realisasi pencapaian kinerja dari indikator kinerja yang telah direncanakan. Untuk jumlah realisasi diisi dengan prosentase tertimbang dari realisasi kegiatan.
Untuk mengisi kolom 10, 11, 12 dan 13 bersumber dari laporan yang disampaikan oleh penanggungjawab program (Formulir B) kolom 7, 8, 9, dan 10
Cara Perhitungan Prosentase tertimbang : A. Tetapkan lebih dahulu prosentase bobot dari setiap kegiatan dengan cara sebagi berikut : Dana kegiatan X 100 % = Prosentase bobot kegiatan Dana program B. Prosentase bobot kegiatan yang bersangkutan X Prosentase setiap Kegiatan = prosentase tertimbang dari setiap kegiatan. C. Prosentase tertimbang sasaran/realisasi fisik sasaran/realisasi tertimbang dari semua kegiatan
Program
adalah
jumlah
Prosentase
DENGAN CARA YANG SAMA, CARA PERHITUNGAN TERSEBUT DAPAT DILAKUKAN JUGA UNTUK MENGHITUNG BOBOT SUATU PROGRAM DALAM SATU DIPA ATAU BOBOT SUATU PROGRAM DIDALAM SATU INSTANSI
Kolom 14
Kolom 15
: Cantumkan instansi penanggungjawab program. Misalnya Program X dilaksanakan oleh Departemen Y, tetapi koordinasi pelaksanaan program tersebut berada di Departemen Z, maka kolom 14 tersebut diisi Departemen Z. : Diisi lokasi dimana Kegiatan tersebut dilaksanakan. Apabila lokasi kegiatan kurang dari atau sama dengan 5 tempat maka nama tempat dirinci satu per satu, sedangkan untuk lokasi kegiatan yang tersebar lebih dari 5 tempat maka diisi dengan “x lokasi”, x adalah banyaknya lokasi kegiatan.
LAPORAN KONSOLIDASI MENURUT FUNGSI, SUB FUNGSI, DAN PROGRAM Kolom 1 Kolom 2 Kolom 3 Kolom 4
: : : :
Diisi dengan kode fungsi, sub fungsi, dan program Diisi dengan nama fungsi, sub fungsi, dan program Diisi jumlah anggaran untuk masing-masing program yang bersumber dari PHLN Diisi jumlah dana anggaran (dalam ribu rupiah) untuk masing-masing program yang bersumber dari Rupiah Murni.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 19 -
Kolom 5 Kolom 6 Kolom 7 Kolom 8 Kolom 9 Kolom 10
Kolom 11
: Diisi jumlah dana PHLN ditambah dengan Rupiah Murni, yaitu kolom 3 ditambah kolom 4. : Diisi prosentase sasaran tertimbang penyerapan anggaran kumulatif sampai dengan triwulan ini untuk fungsi, sub fungsi dan program. : Diisi prosentase tertimbang realisasi penyerapan anggaran kumulatif sampai dengan triwulan ini untuk fungsi, sub fungsi dan program. ; Diisi dengan narasi indikator kinerja hasil untuk masing-masing kegiatan. : Cantumkan satuan (unit) dari narasi indikator hasil yang telah diisi pada kolom 8. : Cantumkan sasaran pencapaian kinerja hasil untuk masing-masing program pada triwulan ini. Indikator hasil untuk program tidak harus dapat pada 1 (satu) tahun anggaran. : Diisi sebagaimana kolom 14 pada Formulir C BAGIAN LAPORAN KONSOLIDASI PROGRAM
KENDALA DAN LANGKAH TINDAK LANJUT YANG DIPERLUKAN Kolom 1 Kolom 2 Kolom 3
Kolom 4 Kolom 5
: Diisi nomor urut : Diisi dengan Program dan Kegiatan yang menghadapi kendala dalam pelaksanaannya. : Diisi dengan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan. Kendala yang dikemukakan merupakan kondisi yang dihadapi kegiatan dalam pelaksanaannya sehingga dapat menghambat pencapaian sasaran kinerja yang telah direncanakan. : Diisi dengan tindak lanjut yang sudah dilakukan atau tindak lanjut yang diperlukan. : Diisi dengan pejabat/instansi terkait yang diharapkan dapat membawa penyelesaian masalah.