Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ANRI telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta pada tanggal

Juni 2010

Plt. SEKRETARIS UTAMA,

GINA MASUDAH HUSNI


PROSEDUR TETAP NOMOR 39 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 menyatakan bahwa setiap Departemen/ Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pemerintah Daerah, Satuan Kerja atau Unit Kerja wajib membuat laporan akuntabilitas secara berjenjang dan berkala untuk disampaikan kepada atasannya. Memperhatikan ketentuan ini, Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai unsur

penyelenggara

pemerintahan

Negara

diwajibkan

mempertanggungjawabkan

pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta kewenangan pengelolaan sumber daya dan kebijakan yang dipercayakan kepadanya. Agar penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien, maka perlu ditetapkan dalam prosedur tetap.

B. Maksud dan Tujuan Prosedur tetap penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dimaksudkan untuk menyediakan informasi dan panduan secara jelas dan pasti mengenai mekanisme dan tata cara penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja bagi seluruh pejabat/pegawai di lingkungan Biro Perencanaan dalam rangka peningkatan kinerja. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ANRI adalah untuk memperkuat sistem kerja Biro Perencanaan secara terencana yang mampu mendukung kelancaran penyusunan LAKIP ANRI, serta sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Biro Perencanaan, sehingga prosedur tetap yang disusun memiliki relevansi antara jenis pekerjaan, beban kerja, keluaran (output) dengan alokasi anggaran yang dibutuhkan.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2-

C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan LAKIP ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan ANRI. Prosedur Tetap tentang LAKIP ini meliputi Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Arsip Nasional Republik Indonesia; Persiapan Teknis dan Penyampaian Permintaan Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (Lakip) Unit Kerja; Penerimaan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dari Unit Kerja; Penyusunan dan Penyampaian Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ANRI. Keluaran (output) dari kegiatan ini adalah dokumen Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) ANRI. Kemanfaatan (outcome) adalah diperolehnya informasi keberhasilan kinerja ANRI dalam suatu periode tertentu dan informasi kegagalan untuk diperbaiki pada tahun-tahun berikutnya.

D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja; 3. Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Instansi Pemerintah; 4. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 6. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 329/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2005 tentang Penyempurnaan Pedoman Penyusunan dan Penyampaian Laporan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.


-3-

E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Kinerja adalah gambaran mengenai tingkat capaian pelaksanaan suatu kegiatan/ program/ kebijaksanaan dalam mewujudkan tujuan, sasaran, misi dan visi organisasi. 2. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, yang selanjutnya disingkat LAKIP, adalah media pertanggungjawaban yang berisi informasi mengenai kinerja instansi pemerintah. 3. Penetapan Kinerja merupakan tekad dan janji rencana kinerja tahunan yang akan dicapai antara pimpinan instansi pemerintah/unit kerja yang menerima amanah/tanggungjawab/ kinerja dengan pihak yang memberikan amanah/tanggungjawab/kinerja. 4. Pengukuran Kinerja Kegiatan, yang selanjutnya disingkat PKK, adalah pengukuran tingkat pencapaian target (rencana tingkat capaian) dari masing-masing kelompok indikator kinerja kegiatan. 5. Pengukuran Pencapaian Sasaran, yang selanjutnya disingkat PPS, adalah pengukuran tingkat pencapaian sasaran instansi pemerintah yang merupakan tingkat pencapaian target (rencana tingkat capaian) dari masing-masing indikator sasaran yang telah ditetapkan sebagaimana dituangkan dalam dokumen Rencana Kinerja.


-4-

BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) ANRI

A. Melaksanakan persiapan teknis dan penyampaian permintaan Penyusunan LAKIP Unit Kerja (4 hari kerja) 1. Kepala Biro Perencanaan menerima dan memahami surat

dari Kementerian

Pendayagunaan Aparatur Negara tentang Penyusunan LAKIP, selanjutnya mendisposisi Kepala Bagian Program dan Anggaran untuk mempersiapkan penyusunannya. 2. Kepala Bagian Program dan Anggaran menerima, mengarahkan dan menugaskan Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan untuk mempersiapkan teknis penyusunan LAKIP. 3. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan : a. Menerima penugasan dan mengarahkan pelaksana/perencana untuk mempersiapkan penyusunan LAKIP dan mengumpulkan data-data yang diperlukan. b. Menugaskan pelaksana membuat konsep nota dinas Biro Perencanaan tentang Permintaan Penyusunan LAKIP Unit Kerja. 4. Pelaksana/Perencana menerima arahan, membuat dan mengajukan konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan LAKIP Unit Kerja dengan dilampiri PK, Formulir PPS dan PPK kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. 5. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan menerima, melakukan koreksi dan mengajukan konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan LAKIP beserta formulir PK, PPS dan PPK secara berjenjang kepada Kepala Biro Perencanaan. 6. Kepala Biro Perencanaan menandatangani konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan LAKIP dan menugaskan pelaksana untuk mengirimkan nota dinas kepada Unit Kerja. 7. Pelaksana melaksanakan pencatatan dan mengirimkan nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan LAKIP kepada seluruh Unit Kerja. (Proses nomor 1 s.d 7 dilaksanakan 4 hari kerja). Menunggu LAKIP dari Unit Kerja

B. Penerimaan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dari unit kerja (15 hari kerja) 1. Kepala Biro Perencanaan menerima, mempelajari dan mendisposisi LAKIP Unit Kerja kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. 2. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan: a. Menerima dan menugaskan pelaksana untuk mencatat dan menghimpun serta memeriksa kesesuaian format LAKIP.


-5-

b. Menugaskan pelaksana/menghubungi unit kerja yang belum menyampaikan kelengkapan dokumen. c. Menugaskan pelaksana mempersiapkan data Penetapan Kinerja dan data realisasi ANRI serta data lain yang diperlukan dalam penyusunan LAKIP ANRI. 3. Pelaksana/Perencana menerima penugasan dan : a. Menerima, mencatat dan menghimpun serta memeriksa kesesuaian format LAKIP

Unit Kerja. b. Membantu menghubungi unit kerja yang belum menyampaikan kelengkapan dokumen. c. Mengumpulkan dan mempersiapkan data Penetapan Kinerja dan data realisasi ANRI serta data lain yang diperlukan. d. Menyerahkan hasil telaahan mengenai kesesuaian format LAKIP kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. Proses 1 - 3 dilaksanakan 10 hari kerja 4. Kepala Subbagian Evaluasi menerima hasil telaah dan : a. Memeriksa hasil telaah mengenai kesesuaian format LAKIP yang disampaikan. b. Mengembalikan LAKIP Unit Kerja yang belum sesuai dengan format yang ditentukan. c. Menugaskan pelaksana untuk mengelompokkan LAKIP berdasar Unit Eselon I. d. Menugaskan pelaksana untuk merekap PPK, PPS dan PEK per Unit Eselon I. 5. Pelaksana/Perencana mengelompokkan LAKIP berdasar Unit Eselon I, merekap dan melakukan analisis awal atas formulir PPK dan PPS sebagai dasar penyusunan LAKIP dan diserahkan kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. Proses 4 s.d 5 dilakukan selama 5 hari kerja

C. Menyusun dan menyampaikan LAKIP ANRI (30 hari kerja) 1.

Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan: a. Merumuskan konsep, membuat sistematika penulisan laporan dan membuat analisis realisasi pencapaian kinerja. b. Melaksanakan analisis PPS dan PPK berdasarkan rencana kinerja dan Penetapan Kinerja dengan mempergunakan hasil analisis awal formulir PPS dan PPK. c. Menugaskan pelaksana untuk mengkompilasi LAKIP dan input hasil analisis sebagai konsep LAKIP ANRI (5 hari).

2.

Pelaksana/Perencana membantu penulisan konsep LAKIP dan menginput hasil analisis menjadi konsep LAKIP ANRI dan menyampaikannya kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. (3 hari)


-6-

3.

Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan memeriksa dan mengoreksi konsep LAKIP untuk kemudian menyampaikannya secara berjenjang kepada Kepala Biro Perencanaan untuk dimintakan pertimbangan dan koreksi. (2 hari)

4.

Kepala Biro Perencanaan memeriksa dan mengoreksi konsep LAKIP untuk kemudian menugaskan kepada Kepala Bagian Program dan Anggaran, Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan dan pelaksana/perencana untuk melakukan pembahasan konsep LAKIP dengan perwakilan unit kerja (Tim Kerja). (1 hari)

5.

Kepala Biro Perencanaan, Kepala Bagian Program dan Anggaran, Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan dan pelaksana/perencana untuk melakukan pembahasan konsep LAKIP dengan perwakilan unit kerja (Tim Kerja). (8 hari)

6.

Kepala Biro Perencanaan menyampaikan konsep LAKIP hasil pembahasan dan Konsep surat kepada Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara hal penyampaian LAKIP ANRI kepada Sekretaris Utama untuk dimintakan pertimbangan dan koreksi.

7.

Sekretaris Utama beserta Eselon I lainnya memeriksa, mengoreksi dan membubuhkan paraf konsep final LAKIP beserta surat penyampaiannya untuk kemudian disampaikan kepada Kepala ANRI untuk mendapat persetujuan. Proses 6-7 dilaksanakan 6 hari

8.

Kepala ANRI memeriksa, mengoreksi dan menandatangani konsep final LAKIP ANRI beserta surat penyampaianya dan menyerahkannya kepada Sekretaris Utama. (2 hari).

9.

Sekretaris Utama menerima LAKIP beserta surat penyampaiannya yang sudah ditandatangani Kepala ANRI dan menyerahkannya secara berjenjang kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan untuk proses pengirimannya.

10.

Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan menerima, memeriksa kelengkapan dokumen LAKIP beserta surat penyampaian yang sudah ditandatangani, dan menugaskan serta mengarahkan Pelaksana untuk memperbanyak dan mengirimkan LAKIP beserta surat penyampaiannya ke MENPAN serta menyimpan arsipnya. Proses nomor 9 s.d 10 dilakukan selama 1 hari kerja.

11.

Pelaksana memperbanyak dan mengirimkan LAKIP (Hard Copy dan Soft Copy) beserta Surat penyampaiannya ke Kementerian PAN melalui sarana yang tersedia. (2 hari kerja)


-7-

BAB III PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ANRI ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Biro Perencanaan ANRI dalam menyusun LAKIP ANRI sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan LAKIP ANRI ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal

Juni 2010

KEPALA BIRO PERENCANAAN,

MULTI SISWATI


LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 39 TAHUN 2010

TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA


-1-

DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) DI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN 1

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN 2

DIAGRAM

ALIR

PERSIAPAN

TEKNIS

DAN

PENYAMPAIAN

PERMINTAAN PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) UNIT KERJA

LAMPIRAN 3

DIAGRAM ALIR PENERIMAAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH DARI UNIT KERJA

LAMPIRAN 4

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAN PENYAMPAIAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH ANRI


-2Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Melaksanakan Persiapan Teknis dan Menyampaikan permintaan bahan penyusunan LAKIP

2

Menyiapkan bahan penyusunan LAKIP dan menyampaikan kembali ke Biro Perencanaan

3

Menerima LAKIP dari Unit Kerja Eselon II

4

Penyusunan konsep dan penyampaian LAKIP ANRI

Norma waktu : 49 hari kerja

Pelaksana/ Perencana

Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan

Kepala Bagian Program dan Anggaran

Kepala Biro Perencanaa n

Sekretaris Utama/ Eselon I Lainnya

Kepala ANRI

Unit Kerja



DIAGRAM ALIR PERSIAPAN TEKNIS DAN PENYAMPAIAN PERMINTAAN PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) UNIT KERJA Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Menerima dan memahami surat dari Kementerian PAN tentang Penyusunan LAKIP, selanjutnya mendisposisi

2

Menerima, mengarahkan dan menugaskan untuk mempersiapkan teknis penyusunan LAKIP

3

a. Menerima penugasan dan mengarahkan pelaksana/ perencana untuk mempersiapkan penyusunan LAKIP dan mengumpulkan data yang diperlukan b. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep notadinas tentang Permintaan Penyusunan LAKIP Unit Kerja

4

Menerima arahan, membuat dan mengajukan konsep nota dinas tentang permintaan penyusunan LAKIP beserta PK, Formulir PPS dan PPK

5

Menerima, melakukan koreksi dan mengajukan konsep nota dinas tentang permintaan penyusunan LAKIP beserta lampirannya

7

Menandatangani konsep nota dinas tentang permintaan penyusunan LAKIP dan menugaskan untuk mengirimkan nota dinas

8

Mencatat dan mengirimkan nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan LAKIP kepada seluruh Unit Kerja

9

Menunggu LAKIP dari Unit Eselon II

Norma Waktu: 4 Hari Kerja




Kepala Biro Perencanaan

Es. I

Es. II



DIAGRAM ALIR PENERIMAAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH DARI UNIT KERJA Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Menerima, mempelajari dan mendisposisi LAKIP Unit Kerja Eselon II

2

a. Menerima dan menugaskan untuk mencatat dan menghimpun serta memeriksa kesesuaian format LAKIP; b.Menugaskan/menghubungi unit kerja yang belum menyampaikan kelengkapan dokumen; c.Menugaskan untuk mempersiapkan data Penetapan Kinerja dan data realisasi kinerja dan keuangan ANRI serta data lain yang diperlukan dalam penyusunan LAKIP ANRI

3

a. Menerima, mencatat dan menghimpun serta memeriksa kesesuaian format LAKIP Unit Kerja; b.Membantu menghubungi unit kerja yang belum menyampaikan kelengkapan dokumen; c.Mengumpulkan dan mempersiapkan data Penetapan Kinerja dan data realisasi ANRI serta data lain yang diperlukan; d.Menyerahkan hasil te-laah mengenai kesesuaian format LAKIP

4

a. Menerima dan memeriksa hasil telaah mengenai keseuaian format LAKIP yang disampaikan b. Mengembalikan LAKIP Unit Kerja yang belum sesuai dengan format yang ditentukan c. Menugaskan untuk mengelompokkan LAKIP berdasar Unit Eselon I d. Menugaskan untuk membuat rekap PKK dan PPS dan PEK per Unit Eselon I

5

Mengelompokkan LAKIP berdasar Unit Eselon I, membuat rekap dan melakukan analisis awal Formulir PPK dan PPS per Unit Eselon I

Norma Waktu : 15 hari kerja




Tidak Ya


Es. II



DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAN PENYAMPAIAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH ANRI Unit Penyelesaian No

1

Tahap Kegiatan

a. Merumuskan konsep, membuat sistematika penulisan laporan dan membuat analisis realisasi pencapaian kinerja; b. Melaksanakan analisis PPS dan PPK berdasarkan rencana kinerja Penetapan Kinerja dengan mempergunakan hasil analisis awal formulir PPS dan PPK; c. Menugaskan pelaksana untuk mengkompilasi LAKIP dan input hasil analisis sebagai konsep LAKIP ANRI.

2

Membantu penulisan Konsep LAKIP dan menginput hasil analisis menjadi konsep LAKIP ANRI dan menyampaikan nya.

3

Memeriksa dan mengoreksi konsep LAKIP kemudian menyampaikannya secara berjenjang

4

Memeriksa dan mengoreksi konsep LAKIP, menugaskan untuk melaksanakan pembahasan dengan perwakilan unit kerja.

5

Pembahasan konsep LAKIP dengan perwakilan unit kerja.

6

Menyampaikan Konsep LAKIP hasil pembahasan dan Konsep Surat Penyampaian LAKIP.





Sekretaris Utama

Kepala ANRI

Es. I


-6-

Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

7

Bersama Eselon I lainnya, memeriksa, mengoreksi dan membubuhkan paraf pada konsep final LAKIP, dan menyerahkan untuk mendapat persetujuan.

8

Memeriksa, mengoreksi dan menandatangani final LAKIP beserta surat penyampaiannya.

9

Menerima LAKIP beserta surat penyampaiannya yang sudah ditandatangani dan menugaskan untuk proses pengirimannya.

10

Menerima, memeriksa kelengkapan dokumen LAKIP beserta surat penyampaiannya yang sudah ditandatangani dan menugaskan untuk memperbanyak dan mengirimkannya serta menyimpan arsipnya.

11

Memperbanyak LAKIP, mengirim LAKIP beserta surat penyampaiannya serta menyimpan arsipnnya.





Sekretaris Utama

Kepala ANRI

Norma waktu : 30 hari kerja

KEPALA BIRO PERENCANAAN,

MULTI SISWATI

Es. I


-7-

Arsip Nasional Republik Indonesia

Recommend Documents