Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Khusus telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta pada tanggal
Juni 2010
Plt. SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP NOMOR 42 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN KHUSUS
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai lembaga pemerintah mempunyai peran di bidang kearsipan yang merupakan bagian dari penyelenggaraan pemerintahan. Untuk itu dalam rangka perencanaan pembangunan nasional ANRI tidak terlepas dari kewajiban untuk mempersiapkan data/bahan baik berupa realisasi program/kegiatan, realisasi anggaran dan evaluasi program pembangunan pada periode tertentu maupun mengenai rencana pembangunan bidang kearsipan. Untuk itu dalam kerangka sistem perencanaan nasional ANRI diminta untuk menyiapkan beberapa bahan/masukan oleh instansi terkait seperti, Kementerian Keuangan, Bappenas, Menko Kesra, Kementerian PAN dan DPR-RI. Oleh karena bahan/masukan yang diminta oleh instansi tersebut bersifat spesifik/khusus maka disebut sebagai Laporan Khusus. Untuk mengoptimalkan penyusunan laporan khusus serta agar pelaksanaannya dapat lebih efektif dan efisien, maka perlu untuk ditetapkan dalam prosedur tetap.
B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Khusus ini dimaksudkan untuk menyediakan informasi dan panduan secara jelas, benar dan pasti mengenai penyusunan Laporan Khusus. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Khusus adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan evaluasi bagi pegawai di lingkungan Biro Perencanaan, sehingga prosedur tetap yang disusun memiliki dapat menjamin pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efisien.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2-
C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Laporan Khusus ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan Biro Perencanaan ANRI. Yang termasuk dalam Laporan Khusus adalah sebagai berikut: 1. Bahan Pidato Kenegaraan Presiden dan Lampiran Bahan Pidato Kenegaraan Presiden di Depan Rapat Paripurna DPR-RI 2. Bahan Rapat Dengar Pendapat ANRI dengan DPR RI 3. Bahan Rapat dengan Menko Kesra 4. Evaluasi LAKIP ANRI 5. dan laporan/bahan masukan lain yang tidak masuk dalam kategori laporan berkala. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2005 tentang Penyempurnaan Pedoman Penyusunan dan Penyampaian Laporan dilingkungan ANRI; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output) dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3-
2. Laporan Khusus adalah laporan yang berisikan tentang uraian pelaksanaan tugas tertentu dan dalam waktu periode tertentu. 3. Rencana Pembangunan Tahunan Kementerian/Lembaga yang selanjutnya disebut Rencana Kerja Kementerian/Lembaga (Renja K/L) adalah dokumen perencanaan Kementerian/Lembaga untuk periode 1 (satu) tahun. 4. Rencana Pembangunan Tahunan Nasional, yang selanjutnya disebut Rencana Kerja Pemerintah (RKP) adalah dokumen perencanaan nasional untuk periode 1 (satu) tahun. 5. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional yang selanjutnya disingkat RPJMN adalah dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun. 6. Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga, yang selanjutnya disebut RKA-KL adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi program dan kegiatan suatu Kementerian Negara/Lembaga yang merupakan penjabaran dari Rencana Kerja Pemerintah dan Rencana Stretegis Kementerian Negara/Lembaga yang bersangkutan dalam satu tahun anggaran serta anggaran yang diperlukan untuk melaksanakannnya.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4-
BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN KHUSUS
Prosedur Penyusunan Laporan Khusus dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1.
Kepala Biro Perencanaan menerima surat permintaan mengenai permintaan laporan khusus, memahami dan mendisposisi kepada Kepala Bagian Program dan Anggaran untuk mengkoordinasikan penyusunannya.
2.
Kepala Bagian Program dan Anggaran menerima penugasan,
memahami,
mengkoordinasikan penyusunan laporan khusus dan menugaskan kepada Kepala Subbagian Evaluasi untuk mempersiapkan teknis penyusunannya dan kepada Kepala Sub Bagian Penyusunan Program dan Kepala Sub Bagian Penyusunan Anggaran untuk penyusunan bahan rencana anggaran. Proses 1 s.d 2 dilaksanakan 1 hari kerja. 3.
Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan menerima penugasan dan : a. mengarahkan pelaksana/perencana untuk mempersiapkan bahan laporan. b. Menugaskan pelaksana untuk mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan seperti Renja K/L, RKP, Laporan realisasi kegiatan, RPJMN, dan bahan rencana pembangunan serta materi lainnya sesuai kebutuhan. c. Menentukan materi yang akan dimasukkan dalam laporan khusus sesuai dengan format yang ditentukan. d. Menugaskan pelaksana untuk menyusun laporan khusus sesuai dengan sistematika/format yang ditentukan serta menggabungkan bahan rencana anggaran yang disusun oleh Eselon IV di Bagian Program dan Anggaran apabila diperlukan. e. Mempersiapkan konsep surat pengantar (2 hari kerja).
4.
Pelaksana mempersiapkan dan mengumpulkan data yang diperlukan, membantu penyusunan bahan laporan khusus, menggabungkan data rencana anggaran apabila diperlukan serta. (3 hari kerja)
5.
Kasubbag Evaluasi dan Pelaporan menerima, menelaah dan mengoreksi konsep bahan laporan khusus yang sudah disusun, dan apabila sudah sesuai meneruskan konsep laporan beserta konsep surat pengantar kepada Kepala Bagian Program dan Anggaran untuk dimintakan masukan dan koreksi. (1 hari kerja)
6.
Kepala Bagian Program dan Anggaran menerima, menelaah dan mengoreksi konsep bahan laporan khusus beserta konsep surat pengantar, memberi masukan dan selanjutnya setelah diperbaiki menyampaikan kepada Kepala Biro Perencanaan untuk dimintakan masukan dan koreksi. (1 hari kerja)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5-
7.
Kepala Biro Perencanaan menerima, menelaah dan mengoreksi konsep bahan evaluasi beserta konsep surat pengantar, memberi masukan dan selanjutnya setelah diperbaiki membubuhkan paraf serta menyampaikan kepada Sekretaris Utama untuk dimintakan masukan, koreksi dan persetujuan. (1 hari kerja)
8.
Sekretaris Utama menerima, menelaah, mengoreksi konsep bahan evaluasi beserta konsep surat pengantarnya, meminta telaahan dari Eselon I lainnya apabila diperlukan. Apabila ada perbaikan dikembalikan kepada Biro Perencanaan untuk diperbaiki sesuai dengan koreksi. Apabila sudah final, Sekretaris Utama menandatangani naskah final Laporan Khusus dan Surat Pengantarnya untuk kemudian didisposisikan kepada Kepala Biro Perencanaan. (5 hari kerja)
9.
Kepala Biro Perencanaan menerima Laporan Khusus dan Surat pengantar yang sudah ditandatangani dan meneruskan kepada Kepala Bagian Program dan Anggaran.
10. Kepala Bagian Program dan Anggaran menerima Laporan Khusus dan Surat pengantar yang sudah ditandatangani dan meneruskan kepada Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan untuk proses pengirimannya. 11. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan menerima dan memeriksa kelengkapan Laporan Khusus dan Surat pengantar yang sudah ditandatangani dan menugaskan kepada Pelaksana untuk menggandakan dan mengirimkannya kepada instansi terkait (mengirim soft copy apabila diminta) serta menyimpan arsipnya. Proses 9 – 11 dilaksanakan 1 hari kerja 12. Pelaksana mempersiapkan Laporan Khusus dan surat pengantar, menggandakan dan mengirimkannya kepada instansi terkait serta mengirim soft copy apabila diminta melalui sarana yang tersedia serta mengarsipkannya. (1 hari kerja)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6-
BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Khusus ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Biro Perencanaan ANRI dalam menyusun Laporan Khusus sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang
pada
gilirannya
akan
berdampak
pada
efisiensi
dan efektifitas
pelaksanaan
penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Khusus ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal
Juni 2010
KEPALA BIRO PERENCANAAN,
MULTI SISWATI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 42 TAHUN 2010
TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN KHUSUS
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1-
DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN KHUSUS
LAMPIRAN
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN KHUSUS
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Lampiran Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN KHUSUS Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan
1
Menerima, memahami surat permintaan Laporan Khusus dari instansi terkait dan mendisposisi
2
Menerima, mengarahkan dan menugaskan untuk mempersiapkan teknis penyusunan bahan laporan
3
a. Menerima penugasan dan mengarahkan pelaksana/perencana untuk mempersiapkan bahan laporan b. Menugaskan pelaksana untuk mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan seperti Renja K/L, RKP, Laporan realisasi kegiatan, dan bahan lain yang diperlukan. c. Menentukan materi yang akan dimasukkan dalam laporan khusus sesuai dengan format yang ditentukan d. Menugaskan untuk menyusun laporan khusus sesuai dengan sistematikan/format yang ditentukan, menggabung bahan rencana anggaran e. mempersiapkan konsep surat pengantar
4
a. menerima penugasan dan mengumpulkan bahan yang diperlukan b. membantu penyusunan laporan khusus sesuai dengan format yang telah ditentukan c. menggabungkan bahan rencana anggaran apabila diperlukan d. Menyampaikan konsep Laporan Khusus
Pelaksana/ Perencana
Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
Eselon IV Lainnya
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Kepala Biro Perencanaan
Sekretaris Utama
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3Unit Penyelesaian
No
5
6
7
8
Tahap Kegiatan
Pelaksana/ Perencana
Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
Eselon IV Lainnya
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Kepala Biro Perencanaan
Sekretaris Utama
Menelaah, membuat koreksi bahan, dan menyerahkan bahan Laporan Khusus dan surat pengantar Mengoreksi dan menyampaikan konsep Laporan Khusus dan surat pengantar Mengoreksi, memberi paraf, dan menyampaikan konsep Laporan Khusus dan surat pengantar Mengoreksi, menandatangani, dan menyampaikan Laporan Khusus dan surat pengantar yang sudah ditandatangani
9
Menerima, mendisposisi Laporan Khusus dan surat pengantar yang sudah ditandatangani
10
Menerima, mendisposisi Laporan Khusus dan surat pengantar yang sudah ditandatangani
11
Menerima, memeriksa kelengkapan berkas dan menugaskan untuk menggandakan dan mengirimkan Laporan Khusus beserta surat pengantar dan softcopy apabila diminta, serta menyimpan arsipnya
12
Menerima, memeriksa kelengkapan berkas dan menggandakan dan mengirimkan Laporan Khusus beserta surat pengantar dan softcopy apabila diminta, serta menyimpan arsipnya
Norma waktu: 16 hari kerja
KEPALA BIRO PERENCANAAN,
MULTI SISWATI