Mustari Irawan Kepala Arsip Nasional RI

Mustari Irawan Kepala Arsip Nasional RI

Disampaikan Pada Seminar Document Solution Day Jakarta, 7 Mei 2015

Program Prioritas Nasional

NAWACITA RPJMN TAHUN 2015-2019 1) Menghadirkan kembali Negara untuk melindungi segenap bangsa dan memberikan rasa aman pada seluruh warga negara 2) Membangun Tata Kelola Pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya 3) Membangun Indonesia dari pinggiran dengan memperkuat daerah-daerah dan desa dalam kerangka Negara Kesatuan 4) Memperkuat kehadiran negara dalam melakukan reformasi sistem dan pengakan hukum yang bebas korupsi, bermartabat dan terpercaya 5) Meningkatkan kualitas hidup manusia Indonesia 6) Meningkatkan produktivitas rakyat dan daya saing di pasar internasional 7) Mewujudkan kemandirian ekonomi dengan menggerakkan sektor-sektor strategis ekonomi domestik 8) Melakukan revolusi karakter bangsa 9) Memperteguh kebhinekaan dan memperkuat restorasi sosial Indonesia. www.themegallery.com

RENCANA PEMBANGUNAN JANGKA MENENGAH NASIONAL 2015-2019

RPJMN TAHUN 20152019 1) Menghadirkan kembali Negara untuk melindungi segenap bangsa dan memberikan rasa aman pada seluruh warga negara

RENCANA STRATEGIS ANRI TAHUN 2015-2019

PROGRAM PRIORITAS

1. Pengelolaan Sistem dan Jaringan Dalam rangka Informasi Kearsipan Nasional mewujudkan agenda (Prioritas Nasional) ke 2 (dua) yaitu: 2) Membangun Tata Kelola arsip aset di provinsi “Membangun Tata 2.danPengelolaan Pemerintahan yang bersih, efektif, kabupaten/kota demokratis dan terpercaya Kelola 3) Membangun Indonesia dari pinggiran Pemerintahan yang 3. Penerapan Sistem Informasi dengan memperkuat daerah-daerah dan desa dalam kerangka Negara Kesatuan bersih, efektif, Kearsipan Dinamis-TIK demokratis dan 4) Memperkuat kehadiran negara dalam terpercaya”, ANRI melakukan reformasi sistem dan pengakan hukum yang bebas korupsi, menetapkan Visi bermartabat dan terpercaya Tahun 2015-2019 yaitu 5) Meningkatkan kualitas hidup manusia Indonesia “Arsip sebagai pilar 6) Meningkatkan produktivitas rakyat good governance dan daya saing di pasar internasional dan integrasi 7) Mewujudkan kemandirian ekonomi memori kolektif dengan menggerakkan sektor-sektor strategis ekonomi domestik bangsa”.

PROGRAM DAN KEGIATAN 1. Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis lainnya

2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur ANRI

3. Program Penyelenggaraan Kearsipan Nasional

a) Tujuan pertama : Terwujudnya Tertib Arsip di Lingkungan Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan (Perguruan Tinggi Negeri), Perusahaan (BUMN/BUMD), Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan (Tokoh Nasional),

b) Tujuan kedua : Terwujudnya tertib arsip statis yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional

8) Melakukan revolusi karakter bangsa

9) Memperteguh kebhinekaan dan memperkuat restorasi sosial Indonesia.

c) Tujuan Ketiga : Terwujudnya peningkatan mutu penelitian dan pengembangan kearsipan serta sistem informasi kearsipan

PERAN KEARSIPAN DALAM PEMBANGUNAN NASIONAL Di bidang Kearsipan, dengan berlakunya UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penguatan manajemen kearsipan berbasis TIK melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), serta Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), termasuk pengelolaan arsip aset terus dikembangkan. Ke depan, sistem kearsipan merupakan bagian tidak terpisahkan dari pengembangan birokrasi modern melalui peningkatan penyelamatan, pengamanan, dan pemanfaatan arsip agar terwujud tertib administrasi yang didukung dengan tata kelola arsip berbasis TIK.

PRINSIP GOOD GOVERNANCE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

wawasan kedepan : visi dan misi di berbagai bidang bersifat terbuka : transparansi mendorong partisipasi masyarakat bertanggungjawab demokratis profesionalisme dan kompetensi cepat tanggap/ responsif menggunakan struktur dan SDM yang efisien dan efektif terdesentralisasi mendorong kemitraan dengan dunia usaha swasta dan masyarakat memiliki komitmen pada pengurangan kesenjangan memiliki komitmen pada lingkungan hidup memiliki komitmen pada pasar Arsip Nasional Republik Indonesia

RUANG LINGKUP UU KEARSIPAN UU TENTANG KEARSIPAN

1 KEBIJAKAN

TERMINOLOGI

2 PEMBINAAN TERHADAP NO. 1, 3, 4 MELALUI

• • •

WEWENANG

• •

Koordinasi antar lembaga kearsipan & pencipta arsip Pemberian pedoman & standar Pemberian bimbingan, supervisi, konsultasi Diklat Perencanaan, penelitian, pemantauan, evaluasi

3 SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

PENCIPTAAN

PEMELIHARAAN & PENGGUNAAN

4 SUMBER DAYA PENDUKUNG

KELEMBAGAAN

TATA LAKSANA

SDM

TANGGUNG JAWAB

PENYUSUTAN

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

SARANA DAN PRASARANA

PENGERTIAN ARSIP UU NO. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN : Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

UU NO. 8 Tahun 1997 tentang DOKUMEN PERUSAHAAN : Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

MEDIA ARSIP

FUNGSI ARSIP (Berdasarkan UU No 43 Th. 2009) a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu; b. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

PENTINGNYA ARSIP 1. “ DARI SEMUA ASET NEGARA YANG ADA, ARSIP ADALAH ASET YANG PALING BERHARGA IA MERUPAKAN WARISAN NASIONAL DARI GENERASI KE GENERASI YANG PERLU DIPELIHARA DAN DILESTARIKAN. TINGKAT PERADABAN SUATU BANGSA DAPAT DILIHAT DARI PEMELIHARAAN DAN PELESTARIAN TERHADAP ARSIPNYA “ (SIR ARTHUR DOUGHTY, 1924)”. 2. “TANPA ARSIP SUATU BANGSA AKAN MENGALAMI SINDROM AMNESIA KOLEKTIF DAN AKAN TERPERANGKAP DALAM KEKINIAN YANG PENUH DENGAN KETIDAKPASTIAN OLEH KARENA ITU, TIDAKLAH AKAN TERLALU KELIRU JIKA DIKATAKAN BAHWA KONDISI KEARSIPAN NASIONAL SUATU BANGSA DAPAT DIJADIKAN INDIKASI DARI KEKUKUHAN SEMANGAT KEBANGSAANNYA (MOERDIONO, 1996)”.

Fungsi Arsip Perencanaan Pelayanan (Publik)

Pengambilan Keputusan

Pengaturan Kerahasiaan Informasi

Pertanggung jawaban

ARSIP TERTATA RAPI

Perlindungan Hak

Perlindungan Batas Wilayah

Perlindungan Kekayaan Intelektual 13

w-anri

Perlindungan Aset (BMN/D)

Arsip Dinamis

Arsip Vital

• • •

Arsip Aktif • Sering digunakan • Berada di Unit Pengolah

Arsip Inaktif • Jarang digunakan • Berada di Unit Kearsipan

Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus; Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa

Arsip Nasional Republik Indonesia

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Menjamin terciptanya arsip yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan dll. Menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hakhak masyarakat. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional secara komprehensif. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban. Menjamin keselamatan aset nasional dalam berbagai bidang. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Kerangka Berpikir Penyelenggaraan Kearsipan yang Komprehensif dan Terpadu KONTROL

1

REKAMAN KEGIATAN DIBUAT DAN DITERIMA

A

ARSIP DINAMIS YANG BERNILAI KESEJARAHAN

D

PROSES

KEARSIPAN DINAMIS KEARSIPAN STATIS

KELEMBAGAAN, SDM, PRASARANA DAN SARANA, PENDANAAN

3

SUMBER DAYA PENDUKUNG

4

FEEDBACK

B E

ARSIP STATIS AUTENTIK, RELIABEL, UTUH, DAPAT DIGUNAKAN

C

F

ARSIP SEBAGAI TULANG PUNGGUNG MANAJEMEN, BUKTI AKUNTABILITAS KINERJA, ALAT BUKTI SAH,

ARSIP SEBAGAI MEMORI KOLEKTIF DAN JATI DIRI BANGSA

OUTCOME

INPUT

2

ARSIP DINAMIS RELIABEL, AUTENTIK, UTUH, DAPAT DIGUNAKAN

OUTPUT

LINGKUNGAN: PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN , IPTEK, PEDOMAN DAN STANDAR

Ruang Lingkup Penyelenggaraan Kearsipan Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi: a. Penetapan kebijakan, b. Pembinaan kearsipan, dan c. Pengelolaan arsip 1) Pengelolaan Arsip Dinamis 2) Pengelolaan Arsip Statis ....yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (Pasal 5, UU 43/2009) w-anri

17

Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa

Arsip Nasional Republik Indonesia

PENETAPAN KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Pembinaan; Pengelolaan arsip; Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN; Organisasi; Pengembangan SDM; Prasarana dan sarana; Pelindungan dan penyelamatan arsip; Sosialisasi kearsipan; Kerjasama; dan Pendanaan.

● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Pengurusan Surat Tata Kearsipan Pengelolaan Arsip Aktif dan inaktif JRA Prosedur Penyusutan Klasifikasi Akses Program Arsip Vital Program Penyusutan - Pemusnahan arsip - Pemindahan arsip ( dari Unit Kerja ke Unit Kearsipan) - Penyerahan arsip statis ( dari Pencipta Arsip ke Lembaga Kearsipan)

Strategi

Perancangan sistem

Implementasi sistem

KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL

KEBIJAKAN KEARSIPAN ORGANISASI BISNIS/BUMN

Kontrol dan Pemantauan

Pengembangan SDM

Standarisasi Sarana

Dukungan Pembiayaan

PEMBINAAN KEARSIPAN kearsipan nasional dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional (ANRI) terhadap pencipta arsip tingkat pusat & daerah, lembaga kearsipan daerah: prov & kab/ kota serta lembaga kearsipan PT

kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan prov terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah prov & lembaga kearsipan daerah kab/kota

kearsipan kab/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kab/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kab/kota

kearsipan PTdilaksanakan oleh lembaga kearsipan PT

terhadap satuan kerja & civitas akademika di lingkungan PTN

UU No. 43 Th. 2009 Psl. 8

PENCIPTA ARSIP • Kementerian dan Lembaga • Pemerintah Daerah • Perguruan Tinggi • Ormas dan Parpol • BUMN dan Swasta • Perseorangan

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENCIPTA ARSIP: a. lembaga negara; b. pemerintahan daerah; c. PTN; d. BUMN dan/atau BUMD.

melakuka n arsip; a. penciptaan b. c.

penggunaan & pemeliharaan arsip; penyusutan arsip.

untu k

menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja & alat bukti yang sah.

PENGELOLAAN ARSIP STATIS LEMBAGA KEARSIPAN: a. ANRI; b. arsip daerah provinsi; c. arsip daerah kabupaten/kota; d. arsip PTN.

melakuka n

a. akuisisi arsip statis b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; untu d.akses arsip statis.

k menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara.

PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN * Pengurusan Surat * Sistem Pemberkasan dan Temu Balik * Manajemen Arsip aktif * Manajemen Arsip Inaktif * Program arsip Vital * Disaster prevention & recovery plan * Program Perawatan

PENYUSUTAN *Survei/Inventarisasi arsip * Penilaian arsip * Jadwal retensi * Pemindahan arsip inaktif * Pemusnahan * Penyerahan arsip Statis ke ANRI

PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen * Manajemen Korespondensi & Tata Naskah * Manajemen Laporan * Manajemen Produk Hukum

Records Management Needs Analysis

Management of Records Creation and Capture

Management of Active Records

Records appraisal and disposal planning

Management of Inactive Records

Recordkeeping Systems Vital Records Protection program

Poilicy and procedures Documentation

Training Programs

Ongoing review of systems, rules and procedures Jay Kennedy & Cherryl Schauder. Records Management a Guide to Corporate Record Keeping

Kewajiban Pengelolaan Arsip Dinamis Pasal 57 ● Kewajiban pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 sampai dengan Pasal 45, dan Pasal 47 sampai dengan Pasal 54, serta Pasal 56 berlaku bagi: ● Lembaga Negara; ● Pemerintahan Daerah; ● Perguruan Tinggi Negeri; dan ● BUMN dan/atau BUMD. 

w-anri

26

Arsip Pihak Ketiga Pasal 58 (1)Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib mengelola arsip yang diciptakan oleh pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja. (2)Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah pihak ketiga mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada pemberi kerja dan lembaga lain yang terkait. (3) Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD berdasarkan perjanjian kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara kepada pemberi kerja.

w-anri

27

Pasal 42

Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. ● Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. ● Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan

keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. ● Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam

kategori arsip terjaga. w-anri

28

Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital. 2. Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a. identifikasi; b. pelindungan dan pengamanan; dan c. penyelamatan dan pemulihan. 3. Ketentuan lebih lanjut mengenai program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) diatur dengan peraturan kepala ANRI. (pasal 56) 1.

Penyusutan Arsip Pasal 53 ayat 1 Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI. Pasal 53 ayat 2 Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain. Pasal 53 ayat 1 ) Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 54 Pencipta arsip bertanggungjawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan.

PENGELOLAAN ARSIP STATIS ➢ Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

w-anri

31

terdiri atas:

Organisasi Kearsipan

1. Unit kearsipan pada pencipta arsip, wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara (berada di lingkungan sekretariat, sesuai dgn struktur organisasinya), pemerintahan daerah, PTN, BUMN & BUMD. 2. Lembaga kearsipan terdiri atas: a. ANRI; b. arsip daerah prov - wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah prov. c. arsip daerah kab/kota - wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah kab/kota d. arsip PT - wajib dibentuk oleh PTN. (UU No. 43 Th. 2009 Psl. 16)

PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

SDM bidang Kearsipan terdiri atas: 1) ARSIPARIS yaitu seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau diklat kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, & tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan; 2) SDM yang memiliki kompetensi & profesionalitas di bidang kearsipan. {UU No. 43 Th. 2009 Psl. 1 Angka 10 & Psl. 30 (1)}

Prasarana dan Sarana Kearsipan Pemerintah

Pencipta Arsip & Lembaga Kearsipan

(UU No. 43 Th. 2009 Psl. 31)

Mengembangkan, dengan mengatur standar kualitas & spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan

Menyediakan, sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip Prasarana & Sarana Kearsipan dimanfaatkan & dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi & komunikasi.

Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa

Arsip Nasional Republik Indonesia

Tanggung Jawab Pencipta Arsip 1. Membuat kebijakan penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya berdasarkan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. 2. Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis. 3. Membentuk unit kearsipan. 4. Menyediakan prasarana dan sarana kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis. 5. Secara khusus melakukan perlindungan dan penyelamatan serta memberitahukan dan melaporkan kepada ANRI arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak kerja dan masalah pemerintahan yang strategis.

F A K T O R E K S T PENGELOLAAN ARSIPESTATIS NASIONAL R processing N A L Depot

PENGEMBANGAN ANRI SEBAGAI PUSAT REFERENSI DAN SUMBER PENGETAHUAN BAGI MASYARAKAT

NSPK

Lembaga negara, BUMN, perusahaan swasta, ormas, orpol, perorangan, lainnya

PEMBINAAN

Kebijakan penyelamatan arsip

konvensi onal

KONVENSIONAL

PEMERINTAHAN LAYANAN

PUBLIK

Transformasi

F A K E-depot T O R I N T E R N A

LAN

ELEKTRONIS

Cloud computing

kondisi Arsip di lingkungan Unit Kerja Bapak/Ibu/ Saudara

Apakah seperti ini?

Bagaimana kondisi Arsip di lingkungan Unit Kerja Bapak/Ibu/ Saudara

ATAU seperti ini?

Yang diharapkan..

TERIMA KASIH THANK YOU