-1-
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No. 7, Jakarta Selatan 12560, Indonesia Telp. 62 21 7805851, Fax. 62 21 7810280 http://www.anri.go.id, e-mail:
[email protected]
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 13 TAHUN 2011 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENGAWASAN INTERN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang :
a. bahwa
dalam
rangka
penyelenggaraan
sistem
pengendalian intern pemerintah di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, serta untuk memberikan acuan
bagi
para
pemeriksaan
dan
auditor
dalam
memberikan
melakukan
pemahaman
bagi
auditee tentang mekanisme dan prosedur pemeriksaan, diperlukan petunjuk pelaksanaan pengawasan intern; b. bahwa
berdasarkan
pertimbangan
sebagaimana
dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Intern
di
Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia;
Mengingat :
1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang PokokPokok
Kepegawaian
(Lembaran
Negara
Republik
Indonesia Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Nomor
Lembaran Negara Republik Indonesia
3041)
sebagaimana
telah
diubah
dengan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Nomor 3890);
Lembaran Negara Republik Indonesia
-2ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 2. Undang-Undang Penyelenggaraan
Nomor
28
Tahun
Negara
Yang
1999
Bersih
tentang
dan
Bebas
Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 1999, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 3. Undang-Undang
Nomor
31
Tahun
1999
tentang
Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 140 Tahun 1999, Tambahan Nomor
Lembaran Negara Republik Indonesia
3874)
sebagaimana
telah
diubah
dengan
Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 134 Tahun 2001, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4150); 4. Undang-Undang
Nomor
Keuangan
Negara
Indonesia
Nomor
17
Tahun
(Lembaran 47
Tahun
2003
tentang
Negara 2003,
Republik Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 5. Undang-Undang
Nomor
1
Tahun
2004
tentang
Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355); 6. Undang-Undang Pemeriksaan
Nomor
15
Pengelolaan
Keuangan
Negara
Indonesia
Nomor
Tahun dan
(Lembaran 66
Tahun
2004
tentang
Tanggung
Jawab
Negara 2004,
Republik Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4400); 7. Undang-Undang Kearsipan
Nomor
(Lembaran
43
Tahun
Negara
2009
Republik
tentang Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah; 9. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 10. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
-3ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 11. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah enam kali diubah terakhir
dengan
Peraturan
Presiden
Nomor
64
Tahun 2005; 12. Keputusan Presiden Nomor 27/M Tahun 2010 tentang Pengangkatan
Kepala
Arsip
Nasional
Republik
Indonesia; 13. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; 14. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 15. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; MEMUTUSKAN: Menetapkan:
PERATURAN
KEPALA
INDONESIA
TENTANG
ARSIP
NASIONAL
PETUNJUK
REPUBLIK
PELAKSANAAN
PENGAWASAN INTERN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.
Pasal 1 Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Intern merupakan petunjuk teknis bagi Auditor dalam melaksanakan pemeriksaan di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
-4ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Pasal 2 Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Intern di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Petunjuk Pelaksanaan Pengendalian Intern adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
Pasal 3 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 20 Desember 2011 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
ttd M. ASICHIN
-5ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 13 TAHUN 2011 PETUNJUK PELAKSANAAN PENGAWASAN INTERN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Arsip adalah rekaman kegiatan sebagai bukti kinerja yang otentik oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perusahaan, lembaga pendidikan, dan perseorangan, merupakan bukti sejarah yang memiliki nilai yang amat penting dan strategis dalam rangka memelihara persatuan dan kesatuan bangsa serta menjamin pelaksanaan pembangunan yang berkelanjutan demi terwujudnya pemerintahan yang baik, bersih, dan berwibawa. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK) mempunyai fungsi dan tugas melaksanakan
tugas
pemerintahan
di
bidang
kearsipan
secara
nasional, melakukan pengkajian rencana nasional secara makro tentang penetapan penyelenggaraan kearsipan nasional, penetapan sistem informasi bidang kearsipan, perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu, penyelamatan, pelestarian, dan pemanfaatan naskah sumber arsip, serta memberikan pelayanan bidang kearsipan kepada masyarakat. Kegiatan di atas dapat dilaksanakan dengan baik apabila fungsi pengawasan yang merupakan salah satu unsur manajemen mampu berperan
sebagai
Quality
Assurance,
untuk
menjamin
agar
pelaksanaan fungsi dan tugas ANRI dapat dilaksanakan dengan baik. Peran pengawasan akan lebih bermakna dan dapat memberikan nilai tambah, jika pihak yang diawasi (auditee) merasa terbantu sehingga dapat mewujudkan visi dan misinya secara lebih efisien dan efektif. Untuk
itu
pengawasan
harus
dilakukan
berdasarkan
azas
-6ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA keterbukaan, kejujuran, akuntabilitas, profesional, edukatif, dan partisipatif yang lebih bersifat pembinaan, tidak untuk mencari kesalahan,
tetapi
semata-mata
hanya
untuk
meningkatkan
akuntabilitas organisasi dalam rangka mendukung terwujudnya good governance
and
clean
government
di
lingkungan
ANRI.
Dapat
dikatakan bahwa salah satu indikasi keberhasilan tugas pengawasan apabila
pelanggaran
dan
penyimpangan
terhadap
hukum
dan
peraturan perundang-undangan yang terjadi dalam suatu organisasi semakin sedikit. Pengawasan tidak dapat dipisahkan dari kegiatan pemeriksaan, karena kedua kegiatan tersebut saling melengkapi. Pengawasan akan dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien apabila pemeriksaan dapat dilakukan dengan baik. Pemeriksaan merupakan pengawasan yang dilakukan lebih cermat, lebih detail, dengan melakukan penilaian yang lebih mendalam dan lebih seksama untuk mengetahui faktorfaktor yang mempengaruhi keberhasilan maupun kegagalan kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu unit kerja. Apabila dalam pemeriksaan diperoleh temuan-temuan yang bersifat positif, dapat mendorong keberhasilan dari kegiatan tersebut untuk dikembangkan. Sedangkan untuk temuan yang bersifat negatif yang dalam kegiatan akan dipelajari lebih cermat agar dapat diatasi atau dihindari serta dapat dijadikan landasan perbaikan/penyempurnaan untuk kegiatan yang akan datang. Untuk
mendukung
pengawasan/pemeriksaan
kelancaran diperlukan
dalam
kerjasama
pelaksanaan antara
auditor
(pemeriksa) dan auditee/auditan (obyek yang diperiksa) diperlukan adanya pemahaman yang sama tentang mekanisme dan prosedur pemeriksaan, serta hak dan kewajiban antar kedua belah pihak. Untuk itu perlu disusun Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Intern di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia untuk memberikan pemahaman tentang pengawasan/pemeriksaan, sehingga dapat lebih menjamin terciptanya hubungan yang harmonis, saling menghargai dan saling menghormati antara auditor dan auditee. Di satu sisi dapat memberikan pedoman secara praktis apa yang seharusnya dilakukan oleh
para
auditor
sejak
menyusun
perencanaan,
pelaksanaan,
pembuatan laporan, sampai dengan pelaksanaan monitoring tindak
-7ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA lanjut hasil pemeriksaan. Dengan demikian pengawasan/pemeriksaan dapat lebih efektif dan efisien serta dapat mencapai hasil yang optimal. B. Maksud dan tujuan Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Intern di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia ini dimaksudkan untuk memberikan pemahaman sehingga dapat diperoleh kesamaan dan kesatuan pola pikir, pola sikap, dan pola tindak dalam pengawasan serta dapat dipergunakan sebagai pedoman pelaksana dalam melakukan kegiatan pengawasan/pemeriksaan di lingkungan ANRI. Sedangkan tujuannya adalah untuk menilai ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, apakah kegiatan yang dilaksanakan oleh unit–unit kerja di lingkungan ANRI telah sesuai dengan Peraturan dan Standar Akuntansi Pemerintah (SAP) yang berlaku, apakah telah dilaksanakan secara ekonomis, efisien dan efektif, serta dapat mencegah terjadinya penyimpangan dari ketentuan yang berlaku dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan fungsi dan tugas sesuai visi dan misi ANRI yang telah ditentukan. C. Ruang Lingkup Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Intern ini meliputi Kebijakan Pengawasan/Pemeriksaan yang menguraikan tentang Visi dan Misi Unit Kerja Inspektorat, Standar Umum, dan Kode Etik, Jenis dan Aspek Pengawasan/pemeriksaan, Mekanisme dan prosedur bagaimana seharusnya Pengawasan/Pemeriksaan ini dilaksanakan sesuai dengan cara kerja dan tata kerja, Hak dan Kewajiban Auditor dan Auditee serta konsekwensinya sehingga dapat mencapai sasaran yang ditentukan. D. Pengertian Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan: 1. Inspektorat adalah aparat pengawasan intern pemerintah yang bertanggungjawab langsung kepada
pimpinan lembaga dalam
peraturan ini adalah Inspektorat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), yang dipimpin oleh Inspektur.
-8ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 2. Satuan Kerja Pengawasan adalah seluruh proses kegiatan penilaian terhadap
pelaksanaan
program
pengawasan/pemeriksaan
yang
dan
kegiatan
bersangkutan,
dari
obyek
dengan
tujuan
untuk meyakinkan dan menjamin bahwa program dan
kegiatan
tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan rencana yang telah ditetapkan serta peraturan perundangan–undangan yang berlaku. 3. Audit (Pemeriksaan) adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi yang dilakukan secara independen, obyektif, dan profesional
berdasarkan
standar
pemeriksaan,
kebenaran,
kecermatan,
kredibilitas
dan
untuk
keandalan
menilai informasi
mengenai pelaksanaan program dan kegiatan unit kerja. 4. Auditee/Auditan atau Obyek Pemeriksaan (Obrik) adalah Satuan Kerja, termasuk Dana Dekonsentrasi Bidang Kearsipan dan dana alokasi khusus, dan/atau pegawai di lingkungan ANRI yang ditunjuk
sebagai
obyek/sasaran
yang
berkaitan
dengan
pemeriksaan. 5. Auditor atau Pemeriksa adalah Pegawai Negeri Sipil ANRI yang telah diangkat secara resmi sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pengawasan internal ANRI. 6. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah Pegawai Negeri Sipil di lingkungan ANRI yang bertugas untuk melaksanakan fungsi pengawasan internal ANRI. 7. Standar
Audit
adalah
prinsip
dasar
dan
persyaratan
yang
diperlukan Auditor dalam melaksanakan fungsi dan tugas audit, untuk menjamin mutu hasil dan konsistensi pelaksanaan tugas audit. 8. Kode Etik Pengawasan adalah sistem atau prinsip moral atau aturan yang berlaku dan harus dipatuhi dalam melaksanakan pengawasan/pemeriksaan baik dalam hubungannya dengan sesama auditor,
dengan
atasannya,
dengan
auditee
serta
dengan
masyarakat. 9. Prosedur Audit adalah urutan langkah yang perlu dilakukan oleh auditor
untuk
melaksanakan
pemeriksaan
dalam
upaya
mendapatkan bukti audit yang diperlukan sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai dengan menggunakan teknik-teknik audit.
-9ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 10. Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) adalah rencana kerja pengawasan/pemeriksaan
yang dibuat setiap tahun untuk
menggambarkan jumlah auditee, auditor, hari pemeriksaan dan biaya
yang
diperlukan
dalam
rangka
pelaksanaan
pengawasan/pemeriksaan. 11. Survei Pendahuluan adalah kegiatan untuk memperoleh informasi yang lengkap dan utuh tentang auditee, meliputi peraturan perundang-undangan yang berlaku dan hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan program/kegiatan. 12. Kertas
Kerja
Pemeriksaan/Audit
(KKP/KKA)
adalah
catatan
(dokumen) yang dibuat oleh auditor mengenai bukti-bukti yang dikumpulkan,
teknik
simpulan-simpulan
dan
yang
prosedur
dibuat
yang
dalam
digunakan
rangka
serta
pelaksanaan
pemeriksaan. 13. Naskah Hasil Pemeriksaan (NHP) adalah dokumen yang disepakati antara pemeriksa dengan obyek pemeriksaan yang berisi resume temuan hasil pemeriksaan. 14. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) adalah dokumen yang memuat informasi tentang temuan-temuan dan rekomendasi menurut kriteria/standar tertentu. 15. Temuan adalah terungkapnya perbedaan yang timbul akibat perbandingan kondisi antara yang sebenarnya terjadi dengan apa yang seharusnya terjadi menurut kriteria/standar tertentu. 16. Pengembangan Temuan adalah kegiatan untuk menguji lebih dalam lagi tentang temuan yang diperoleh dengan mengumpulkan bukti
yang
relevan,
cukup,
kompeten,
dan
material
guna
mengetahui sebab dan akibat, dan untuk memberikan landasan yang layak bagi pelaporan hasil pemeriksaan. 17. Rekomendasi adalah merupakan saran tindak dari Tim Auditor yang didasarkan hasil temuan lapangan, yang disampaikan kepada auditee
dan/atau
pimpinan,
untuk
ditindaklanjuti,
agar
kesalahan-kesalahan yang terjadi tidak terulang lagi. 18. Tindak lanjut adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh auditee atas
saran
Inspektur.
dan/atau
rekomendasi
yang
disampaikan
oleh
- 10 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 19. Sanksi adalah hukuman yang dijatuhkan kepada seseorang apabila melakukan penyimpangan/pelanggaran dari ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 20. Quality Assurance adalah upaya untuk menjamin kualitas baik government maupun governance dalam mewujudkan pelayanan prima yang transparan, akuntabel dan berbasis kinerja.
- 11 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA BAB II KEBIJAKAN PENGAWASAN INTERN ATAS PENYELENGGARAAN FUNGSI DAN TUGAS ORGANISASI DAN AKUNTANBILITAS KEUANGAN NEGARA DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
A. Kedudukan Organisasi Inspektorat merupakan unit kerja setingkat Eselon II yang mempunyai fungsi dan tugas membantu Pimpinan dalam bidang pengawasan internal di lingkungan ANRI. Dalam melaksanaan tugas bertanggung jawab langsung kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
sedang
dalam
melaksanakan
tugas
sehari-hari
dikoordinasikan oleh Sekretaris Utama. Inspektorat Inspektur
yang
terdiri
dari
Pejabat
melaksanakan
tugas
Struktural
yakni
managerial
di
seorang bidang
pelaksanaan tugas pengawasan/pemeriksaan dengan dibantu oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha dengan staf serta Pejabat Fungsional
Auditor
yang
bertugas
untuk
melaksanakan
teknis
pengawasan/pemeriksaan.
B. Visi dan Misi 1. Visi: Dalam melaksanakan tugas Inspektorat ANRI mempunyai VISI yang dirumuskan sebagai berikut : “Terwujudnya fungsi Inspektorat sebagai Unit Pengawasan Intern yang independen dan akuntabel, dalam rangka mendorong penyelenggaraan
kearsipan
nasional
yang
baik,
bersih,
dan
berwibawa serta bebas KKN” 2. Misi: a. Melaksanakan pemeriksaan intern secara optimal, berdasarkan kode etik dan standar pengawasan yang berlaku;
- 12 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA b. Meningkatkan profesionalisme sumber daya Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP) di lingkungan ANRI sesuai dengan fungsi dan tugasnya; c. Menjamin kualitas kinerja pelaksanaan fungsi dan tugas serta pengelolaan keuangan negara (Quality Assurance) seluruh satuan kerja di lingkungan ANRI; d. Meningkatkan
disiplin
pegawai
dan
menurunkan
tingkat
pelanggaran yang terjadi termasuk dalam penggunaan anggaran sesuai dengan peraturan perundang-undangan; e. Meningkatkan
layanan
pertanggungjawaban
pembinaan
keuangan
sistem
(dengan
akuntansi
berpedoman
dan pada
Sistem Akuntansi Pemerintah (SAP) dan Sistem Akuntansi Instansi (SAI)) kepada satuan kerja di lingkungan ANRI; f. Mewujudkan suasana kawasan Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) di lingkungan ANRI. C. Sasaran dan Tujuan 1. Sasaran Terbantunya Kepala ANRI sebagai Pimpinan Lembaga dalam rangka mewujudkan organisasi ANRI yang sehat dan bersih dari KKN
sehingga
fungsi,
tugas
dan
kewenangan
dalam
penyelenggaraan kearsipan Nasional dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 2. Tujuan: a. Menciptakan APIP yang profesional dan independen; b. Menyelenggarakan Pengawasan Internal yang profesional; c. Menyelenggarakan pemeriksaan dan evaluasi kinerja yang efektif; d. Mendorong peningkatan kinerja unit-unit kerja di lingkungan ANRI; e. Menciptakan sistem administrasi keuangan dan penganggaran kinerja yang efektif dan efisien; f. Mewujudkan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) yang efektif dan efisien di lingkungan ANRI.
- 13 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA D. Tugas Pokok Tugas
Pokok
Pengawasan
adalah
membantu
pimpinan
dalam
pengawasan internal di lingkungan ANRI untuk: 1. Menghentikan
atau
meniadakan
kesalahan,
penyimpangan,
penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan; 2. Mencegah
terulangnya
kembali
kesalahan,
penyimpangan,
penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidakadilan; 3. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik dalam rangka pembinaan untuk mencapai tujuan dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan kewenangan penyelenggaraan kearsipan nasional serta pencapaian visi dan misi ANRI.
E. Kegiatan Pengawasan Intern meliputi: 1. Audit
dilaksanakan untuk memperoleh hasil yang lebih akurat
dalam pengawasan perlu dilakukan penilaian/pengamatan secara lebih seksama dan lebih cermat terhadap obyek pemeriksaan. Pemeriksaan meliputi: Pemeriksaan kinerja terhadap penggunaan dana APBN, PNBP, pemeriksaan kinerja atas kegiatan pelayanan publik, pemeriksaan kinerja atas optimalisasi penerimaan negara, pemeriksaan keuangan atas pinjaman dan hibah luar negeri, pemeriksaan investigatif, serta pemeriksaan yang bersifat khusus terhadap
masalah
yang
menjadi
fokus
perhatian
pimpinan
lembaga/instansi pemerintah. 2. Reviu
merupakan
salah
satu
bentuk
kegiatan
pengawasan/pemeriksaan, berupa pemeriksaan ulang terhadap hasil pengawasan/pemeriksaan yang dilakukan untuk mengecek apakah hasil pemeriksaan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan tidak terjadi kesalahan/penyimpangan. Dalam hal reviu yang dilakukan terhadap Laporan Keuangan, kegiatan ini hanya terbatas pada penelusuran angka-angka yang tertera dalam Laporan Keuangan sesuai dengan Sistem Akuntansi Pemerintah
yang
berlaku,
dengan
tujuan
untuk
membantu
keyakinan akurasi, keandalan serta keabsahan informasi yang
- 14 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA disajikan atas Laporan Keuangan secara keseluruhan. Reviu tidak memberikan pendapat seperti dalam audit. 3. Evaluasi, agar proses pengawasan/pemeriksaan dapat dilaksanakan secara tertib, efektif, dan efisien, perlu dilakukan sesuai dengan pedoman, standar umum, tata tertib serta prosedur yang berlaku serta hak dan kewajiban auditor maupun auditee. 4. Pemantauan, dilaksanakan secara terus menerus terhadap proses pengawasan/pemeriksaan sejak tahap perencanaan, pelaksanaan sampai dengan pasca pengawasan berupa hasil temuan yang diperoleh serta tindak lanjut rekomendasi pemeriksaan yang disampaikan. Jika hasil pemantauan menunjukkan ada hal-hal yang
perlu
dikoreksi,
penyimpangan
serta
agar
tidak
berlarut-larut
untuk
menjamin
agar
terjadinya tercapainya
tujuan/sasaran program/kegiatan dapat dilaksanakan secara efektif dan
efisien,
maka
saran/rekomendasi
APIP
ANRI
kepada
dapat
pimpinan
segera satuan
memberikan kerja
yang
bersangkutan untuk segera melakukan perbaikan-perbaikan secara dini. 5. Kegiatan
Pengawasan
Lainnya,
kegiatan
selain
Audit,
Reviu,
Evaluasi dan Pemantauan oleh Inspektorat ANRI dalam rangka melaksanakan pendekatan
konsultasi
keilmuan
dan
yang
kegiatan
sistematis
lain
melalui
untuk
suatu
meningkatkan
efektivitas manajemen risiko dan proses Good Governance, sehingga dapat memberikan nilai tambah dan meningkatkan pencapaian tujuan
pemerintah
dan
pembangunan.
Kegiatan
Pengawasan
lainnya antara lain berupa: a. Sosialisasi Mengenai Pengawasan; b. Pembimbingan dan Konsultasi (Asistensi); c. Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan; d. Pengelolaan Hasil Pengawasan; dan e. Pemaparan Hasil Pengawasan. Pelaksanaan
Kegiatan
Pengawasan
Lainnya
mungkin
saja
berdasarkan Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) dan non PKPT, misalnya asistensi atas permintaan objek pengawasan. Jika
- 15 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA pelaksanaannya berdasarkan PKPT, maka perbandingan antara target dan realisasi perlu dilaporkan. Informasi yang disampaikan dalam laporan Kegiatan Pengawasan Lainnya bersifat naratif, deskriptif, dan dapat juga disampaikan secara kuantitatif dan dalam bentuk tabel apabila memungkinan.
- 16 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA BAB III STANDAR UMUM DAN KODE ETIK PENGAWASAN INTERN
Pengawasan/Pemeriksaan
yang
dilakukan
oleh
auditor
yang
profesional dengan cermat dan seksama memberikan hasil yang akurat dan obyektif. Agar dapat lebih tepat sasaran pengawasan/audit dilakukan berdasarkan
pada
Standar
Umum,
Kode
Etik
dan
Prosedur
pengawasan/audit sebagaimana yang telah ditetapkan: A. Standar Umum: 1. Kompeten: Audit (pemeriksaan) harus dilaksanakan oleh auditor yang mempunyai kemampuan dan keahlian di bidang audit yang memiliki
Sertifikasi
dan
berusaha
untuk
meningkatkan
profesionalitasnya serta memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik. 2. Independen: obyektif,
Audit
tidak
(pemeriksaan)
ada
harus
dilaksanakan
keterikatan/ketergantungan
secara
dengan
pihak
manapun juga. Untuk itu auditor harus memiliki integritas yang tinggi, memiliki sikap dan mental yang dilandasi kejujuran, bijaksana, berani dan bertanggungjawab sehingga menimbulkan rasa hormat bagi auditee. 3. Cermat dan seksama: Audit (pemeriksaan) dilaksanakan dengan berdasarkan teknik dan metode audit yang ada. Untuk itu hasil setiap tahap audit (pemeriksaan) harus direviu dan disupervisi oleh pejabat di atasnya. 4. Kerahasiaan:
Audit
mempertahankan
(pemeriksaan)
kerahasiaan,
kecuali
dilaksanakan terhadap
dengan
hal-hal
yang
berkaitan dengan perintah dari pihak yang berwenang. Untuk itu auditor harus memperhatikan pengamanan terhadap: a. Keterangan yang diperoleh; b. Penyimpanan dokumen/arsip hasil audit; c. Penyusunan laporan; d. Pemilikan kertas kerja; dan e. Kemampuan untuk menjaga hubungan dengan pihak-pihak terkait dalam pelaksanaan Audit.
- 17 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA B. Kode Etik Audit (Pemeriksaan) 1. Berperilaku
(bersikap
dan
bertindak)
sesuai
peraturan/norma dalam pemeriksaaan yang berlaku
dengan dalam arti
bahwa: a. Seorang auditor harus memahami dan mentaati semua peraturan perundang-undangan yang berlaku baik secara nasional maupun yang berhubungan dengan ketentuan dinas antara lain: UUD 45, Kitab Undang-Undang Pidana (KUHP), Kitab Hukum Acara Perdata (KUHAP) serta Undang-undang Khusus dan peraturan dinas lainnya, sehingga: 1) Mampu menjadi teladan bagi pegawai lainnya; 2) Tidak menyalahgunakan wewenang; 3) Tidak menerima imbalan (gratifikasi) dalam bentuk apapun baik secara langsung maupun tidak langsung yang akan mempengaruhi hasil audit (pemeriksaan). b. Memiliki semangat pengabdian yang tinggi dan berperilaku: 1) Mengutamakan kepentingan negara daripada kepentingan pribadi dan/atau golongan; 2) Tidak meninggalkan tugas tanpa alasan yang sah; 3) Tidak menunda-nunda tugas tanpa alasan yang jelas. c. Memiliki keahlian dan keterampilan dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan profesinya. d. Memiliki integritas yang tinggi terhadap tugas, dalam arti: 1) Jujur, tulus, tidak curang, dan bertindak sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 2) Berani, tidak dapat diintimidasi pihak lain, independen, dan tidak mudah dipengaruhi; 3) Obyektif dalam melakukan audit (pemeriksaan) sesuai dengan fakta yang ada; 4) Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas; dan 5) Bijaksana, tidak menyalahkan orang lain tanpa dasar, dan mengambil keputusan secara adil. e. Mampu menyimpan rahasia jabatan, rahasia negara dan rahasia auditee.
- 18 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 2. Mampu memelihara hubungan yang harmonis dengan pihak terkait, yaitu: a. Hubungan dengan sesama Auditor Intern: 1) Menggalang kerjasama yang sehat, menjaga hubungan baik dengan sesama auditor yang ada di lingkungan tugasnya; 2) Bekerjasama dengan sesama anggota APIP dalam upaya meningkatkan
kinerja
serta
profesionalitas
audit
(pemeriksaan); 3) Saling mengingatkan, membimbing dan mengoreksi hasil kerja. b. Hubungan Auditor dengan Unsur Pengawas Ekstern: 1) Menjalin kerjasama dengan unsur pengawas ekstern (BPK-RI dan/atau BPKP) baik dalam teknis audit (pemeriksaan) maupun dalam penilaian auditor; 2) APIP
wajib memberikan masukan terhadap hasil audit
(pemeriksaan) yang dilakukan oleh BPK-RI maupun BPKP; 3) APIP
wajib
memantau
hasil
audit
(pemeriksaan)
yang
dilakukan oleh BPK-RI maupun BPKP; 4) Bekerjasama dengan sesama anggota Forum Bersama (Forbes) APIP dalam upaya meningkatkan kinerja serta profesionalitas auditor. c. Hubungan antara Auditor dan Auditee 1) Menciptakan
iklim
kerja
yang
baik,
mengupayakan
terciptanya hubungan yang baik, saling menghormati antara auditor dan auditee untuk kepentingan pemeriksaan; 2) Auditor
wajib
memberitahukan/menjelaskan
rencana
pemeriksaan kepada auditee dengan memperlihatkan Surat Tugas Pemeriksaan beserta tanda pengenal kepada auditee; 3) Melakukan pemeriksaan dengan bersikap baik, sopan, dan berpakaian rapi; 4) Menepati hak dan kewajiban auditor: a) Berhak untuk meminta keterangan atau pendapat yang dibutuhkan dalam kegiatan audit (pemeriksaan); b) Wajib memberikan penjelasan Program Kerja Audit yang akan dilakukan;
- 19 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA c) Apabila dipandang perlu dapat mendiskusikan Laporan Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan Sementara (LHPPS) dengan auditee, sehingga diperoleh kesepahaman; d) Wajib melaksanakan monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan Sementara (TLHPPS) yang disampaikan; e) Setelah selesai pemeriksaan, auditor wajib menyampaikan dan
memberikan
penjelasan
tentang
Laporan
Hasil
Pengawasan dan Pemeriksaan (LHPP) beserta hasil temuan yang diperoleh kepada pihak auditee. f) Wajib melakukan monitoring Tindak Lanjut Laporan Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan (TLHPP). 5) Hak dan Kewajiban Auditee a) Berhak meminta kepada auditor untuk memperlihatkan Surat Tugas dan Tanda Pengenal; b) Berhak
meminta
kepada
auditor
untuk
memberikan
penjelasan tentang Program Kerja Audit; c) Wajib untuk memberikan informasi dan/atau kelengkapan dokumen/arsip
yang
akurat
dan
terpercaya
untuk
keperluan audit (pemeriksaan); d) Berhak
memberikan
sanggahan/tanggapan
terhadap
Naskah Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan; e) Berhak
memperoleh
Laporan
Hasil
Pengawasan
dan
Pemeriksaan (LHPP); f) Wajib melaksanakan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan (TLHPP).
- 20 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA BAB IV JENIS DAN ASPEK PENGAWASAN INTERN
A. Jenis-Jenis Pengawasan Kebutuhan unsur pengawasan di lingkungan organisasi sangat dirasakan dan semakin dibutuhkan, terutama dalam upaya melakukan perbaikan serta meningkatkan kinerja organisasi. Sejalan dengan permasalahan yang sangat komplek maka pengawasan yang dilakukan harus menyesuaikan dengan kondisi dan situasi yang berkembang. Untuk itu pengawasan dilaksanakan dalam segala lini sehingga dapat saling melengkapi dan saling menyempurnakan terhadap kegiatan yang dilaksanakan dengan melalui berbagai jenis pengawasan/pemeriksaan. Adapun jenis-jenis
pengawasan di lingkungan organisasi terdiri
dari: 1. Pengawasan Melekat (Waskat) Sesuai dengan Instruksi Presiden Nomor 15 tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan dan Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pengawasan Melekat menyebutkan bahwa Pengawasan Melekat (Waskat) merupakan serangkaian
kegiatan
yang
bersifat
pengendalian
yang
terus
menerus, dilakukan atasan langsung terhadap bawahannya dalam rangka pertanggungjawaban atas kepemimpinannya. Waskat lebih bersifat preventif, untuk
mengetahui sedini mungkin terhadap
kemungkinan kesalahan yang diperbuat oleh bawahannya, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut dapat berjalan secara efektif dan
efisien
sesuai
dengan
rencana
kegiatan
dan
peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Waskat dapat dikatakan sebagai sistem pengendalian intern yang paling utama dalam pengawasan karena pengawasan yang dilakukan mulai “dari dan kepada diri sendiri”, dengan didasarkan atas keyakinan yang lebih banyak dilandasi pada kepercayaan dan keimanan terhadap Tuhan Yang Maha Esa sesuai dengan agama masing-masing.
Bahwasanya
segala
sesuatu
yang
dilakukan/diperbuat di dunia ini pada hakekatnya selalu diawasi oleh Yang Maha Kuasa, sehingga akan lebih hati-hati, selalu
- 21 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA berusaha untuk mencegah perbuatan yang menjadi laranganNya dan selalu mendorong untuk berbuat yang baik demi kemaslahatan umat yang akan dipertanggungjawabkan pelaksanaannya secara baik di dunia maupun di akhirat. Pengawasan melekat lebih ditekankan untuk: a. Peningkatkan disiplin dan tata tertib baik dalam kehadiran, tingkah laku dan perbuatan pegawai ANRI sesuai dengan norma, kode etik, dan peraturan yang berlaku; b. Mencegah penyalahgunaan wewenang dan jabatan setiap pegawai; dan c. Mencegah timbulnya pengeluaran anggaran yang tidak perlu. Untuk itu akan lebih efektif dan efisien apabila dilakukan dengan berlandaskan pada: a. Prinsip keteladanan para pejabat; b. Menumbuhkembangkan,
memelihara
jiwa
korsa
dan
kebersamaan, sehingga dapat diciptakan hubungan yang harmonis, sinergi antara satu dengan lainnya; c. Penanaman kebiasaan yang baik sesuai nilai-nilai hukum, dalam
kehidupan
bermasyarakat
secara
rasional
sesuai
dengan akal sehat. 2. Pengawasan Fungsional (Wasnal) Sesuai dengan Instruksi Presiden Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman
Pelaksanaan
Pengawasan,
pengawasan
dilaksanakan oleh aparat fungsional yang ditunjuk khusus untuk melakukan
audit
secara
independen
terhadap
obyek
yang
diawasinya. Dilihat dari pelaku serta sifat pengawasan fungsional dapat dibedakan menjadi 2 (dua) jenis seperti di bawah ini: a. Secara Intern di lingkungan Pemerintah 1) Pengawasan
fungsional
yang
dilakukan
oleh
APIP
di
lingkungan ANRI dilakukan terhadap pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan sesuai dengan fungsi
dan
tugas
ANRI,
agar
semua
kegiatan
yang
dilaksanakan sesuai dengan rencana, peraturan perundang-
- 22 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA undangan, memenuhi asas efektivitas dan efisiensi serta tujuan yang telah ditentukan, yaitu: a) Pengawasan Internal dilakukan dengan cara menilai atau mengevaluasi suatu aktivitas berdasarkan kriteria yang tepat dan akurat. APIP ANRI sebagai Quality Asurance mempunyai tugas membantu pimpinan dalam fungsi pengawasan lebih bersifat pembinaan untuk mendorong terciptanya kesehatan organisasi, serta peningkatan dan perbaikan kinerja dalam rangka mewujudkan tujuan, visi dan misi ANRI. Pengawasan ini dilaksanakan terhadap seluruh kegiatan dalam rangka penyelenggaraan fungsi dan tugas ANRI yang didanai dengan APBN. b) Dalam
melaksanakan
tugas
dengan
persetujuan
pimpinan mempunyai kewenangan untuk melakukan pemeriksaan yang meliputi audit (keuangan/anggaran), ketaatan, operasional, investigasi serta monitoring tindak lanjut hasil pemeriksaan, baik yang dilakukan oleh unsur pemeriksa intern maupun ekstern (BPK-RI dan BPKP)); c) Dari hasil temuan yang diperoleh dalam pemeriksaan yang dilakukan APIP ANRI, Tim Audit dan Inspektur selaku Pengendali Mutu berkewajiban untuk memberikan rekomendasi sebagai dasar untuk melakukan perbaikan, peningkatan
kinerja
organisasi,
serta
peningkatan
pelayanan publik sesuai dengan bidang tugasnya; d) Untuk keperluan pemeriksaan, Laporan Hasil Audit Intern yang dilakukan APIP ANRI wajib disampaikan kepada BPK-RI dan Kementerian PAN c.q. Deputi Bidang Pengawasan dan Akuntabilitas. 2)
Pemeriksaan
yang
dilakukan
oleh
Badan
Pengawas
Keuangan dan Pembangunan (BPKP). Sebagaimana diatur pada Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Lembaga
Pemerintah
Non
Departemen,
BPKP
mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan, keuangan dan pembangunan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dalam Pasal 49 Peraturan
- 23 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Pemerintah
Nomor
60
Tahun
2008
tentang
Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah dinyatakan bahwa BPKP melakukan
pengawasan
intern
terhadap
akuntabilitas
keuangan negara atas kegiatan tertentu yang meliputi: a. Kegiatan yang bersifat lintas sektoral; b. Kegiatan
kebendaharaan
umum
negara
berdasarkan
penetapan oleh Menteri Keuangan selaku Bendahara Umum Negara; dan c. Kegiatan lain berdasarkan penugasan dari presiden. Dengan pernyataan di atas dapat diartikan bahwa : a) Sesuai dengan paradigma baru BPKP lebih bersifat pembinaan (yang bersifat Edukatif, Proaktif dan Represif apabila diperlukan), dengan memberikan bimbingan, arahan serta peningkatan SDM Auditor, dan tidak akan melakukan pemeriksaan kecuali atas permintaan. b) Dari hasil pemeriksaan, BPKP menyampaikan hasil pemeriksaan berupa temuan dan rekomendasi untuk dilaporkan kepada Presiden dalam rangka peningkatan kinerja Pemerintah. c) Dengan demikian walaupun BPKP dalam kedudukannya di lingkungan Pemerintahan sebagai Intern Pengawas tetapi di lingkungan ANRI sebagai Unsur
Pengawas
Ekstern. b. Secara Ekstern Pengawasan yang dilakukan oleh Aparat Pengawasan di luar instansi pemerintah disebut Pengawasan Ekstern yang melakukan pengawasan baik dari segi posisi, tugas, dan perannya terhadap
serta
pelaksanaan
kelayakan
pengujian
dan
secara
independen
kebenaran
informasi
pertanggungjawaban yang disajikan. Unsur Pengawas ekstern terdiri dari: 1)
Pengawasan/Pemeriksaan
yang
dilakukan
oleh
Badan
Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK RI) Sebagaimana diatur pada Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab
- 24 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Keuangan Negara, BPK RI mempunyai kewenangan untuk melakukan pemeriksaan meliputi: a) Pemeriksaan pengelolaan dan tanggungjawab keuangan negara dan pemeriksaan atas laporan keuangan. Dalam melakukan pemeriksaan laporan keuangan menghasilkan opini yang meliputi: (1) Wajar Tanpa Pengecualian/WTP (Unqualified Opinion) Yang menggambarkan apabila laporan keuangan yang disajikan
secara wajar,
dalam
semua
hal
yang
material, posisi keuangan, realisasi anggaran dan arus kas suatu entitas tertentu sesuai dengan prinsip akuntasi yang berlaku umum. (2) Wajar Dengan Pengecualian/ WDP (Qualified Opinion) Yang menggambarkan apabila laporan keuangan yang disajikan
secara
wajar,
dalam
semua
hal
yang
material, posisi keuangan, realisasi anggaran dan arus kas suatu entitas tertentu sesuai dengan prinsip akuntasi
yang
dampak/hal
berlaku yang
umum,
berkaitan
kecuali
untuk
dengan
yang
dikecualikan. (3) Tidak Menyatakan Pendapat (Disclaimer of Opinion) Auditor
tidak
kewajaran
dapat
laporan
menyatakan keuangan
pendapat karena
atas
adanya
pembatasan lingkup pemeriksaan (audit), auditor tidak
independen
dalam
penugasan
atau
pengendalian intern tidak dapat diandalkan atau auditor tidak dapat menerapkan prosedur lain untuk menilai kewajaran informasi keuangan. (4) Tidak Wajar (Adverse Opinion) Laporan Keuangan tidak menyajikan secara Wajar, dalam semua hal yang material, posisi keuangan, realisasi
anggaran
tertentu
sesuai
dan
dengan
arus
kas
prinsip
suatu
entitas
akuntansi
yang
pemeriksaan
atas
berlaku umum. b) Pemeriksaan pengelolaan
kinerja, keuangan
merupakan negara
yang
terdiri
atas
- 25 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA pemeriksaan aspek ekonomi dan efisiensi serta aspek efektivitas. c) Pemeriksaan dengan tujuan tertentu, pemeriksaan yang tidak
termasuk
dalam
pemeriksaan
sebagaimana
dimaksud antara lain berupa pemeriksaan investigatif guna
mengungkap
negara/daerah
adanya
dan/atau
unsur
indikasi pidana,
kerugian merupakan
tindak lanjut dari pemeriksaan yang dilakukan oleh unsur pengawas internal atau berdasarkan laporan dan pengaduan masyarakat untuk mencari kebenaran. d) Dalam menyelenggarakan pemeriksaan pengelolaan dan tanggung
jawab
keuangan
negara,
BPK
RI
dapat
memanfaatkan hasil APIP Intern ANRI. e) Laporan Hasil Audit atas Laporan Keuangan Pemerintah Pusat disampaikan oleh BPK RI kepada DPR RI dan DPD RI selambat-lambatnya 2 (dua) bulan setelah menerima laporan keuangan dari pemerintah pusat. 2)
Pemeriksaan yang Dilakukan oleh Komisi Pemberantasan Korupsi Republik Indonesia (KPK RI) Berdasarkan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi bahwa KPK RI dibentuk dengan tujuan untuk menghasilkan daya guna dan hasil guna terhadap upaya pemberantasan tindak pidana korupsi. KPK RI mempunyai tugas: a. koordinasi dengan instansi yang berwenang melakukan pemberantasan tindak pidana korupsi; b. supervisi terhadap instansi yang berwenang melakukan pemberantasan tindak pidana korupsi; c. melakukan penyelidikan, penyidikan, dan penuntutan terhadap tindak pidana korupsi; d. melakukan tindakan-tindakan pencegahan tindak pidana korupsi; dan e. melakukan
monitor
pemerintahan negara.
terhadap
penyelenggaraan
- 26 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Dalam melaksanakan tugas sebagaimana tersebut di atas, Komisi
Pemberantasan
Korupsi
berwenang
melakukan
penyelidikan, penyidikan, dan penuntutan tindak pidana korupsi yang: a. Melibatkan
aparat
penegak
hukum,
penyelenggara
negara, dan orang lain yang ada kaitannya dengan tindak pidana korupsi yang dilakukan oleh aparat penegak hukum atau penyelenggara negara; b. Mendapat
perhatian
yang
meresahkan
masyarakat;
dan/atau c. Menyangkut
kerugian
negara
paling
sedikit
Rp
1.000.000.000,00 (satu milyar rupiah). 3. Pengawasan Legislatif (Wasleg) Pengawasan Legislatif (Wasleg) dilakukan oleh Lembaga DPR RI maupun DPRD sebagai wakil rakyat merupakan pengawasan dalam penyelenggaraan negara, baik aspek perencanaan dan anggaran, pelaksanaan, serta proses pengendalian penyelenggaraan pemerintahan dan negara. 4. Pengawasan Masyarakat (Wasmas) Pengawasan masyarakat merupakan bentuk social control yang
telah
memberikan
amanah
kepada
pemerintah
untuk
mengelola sumber daya negara. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat, yang disampaikan secara lisan, tertulis, atau bentuk lain kepada aparatur negara berupa sumbangan pikiran, saran perbaikan,
gagasan,
keluhan
atau
pengaduan
yang
bersifat
membangun. Pengawasan ini dapat merupakan kritik dari anggota masyarakat terhadap aparat negara yang dianggap melakukan kelalaian. Pengawasan Masyarakat dilakukan melalui tiga jalur, yaitu: a. Pengawasan langsung oleh masyarakat, dapat berupa pengaduan baik yang disampaikan secara langsung maupun secara lisan; b. Pengawasan
tidak
langsung
melalui
suatu
tulisan
yang
dilakukan secara terbuka dengan alamat yang jelas, terangterangan maupun secara sembunyi-sembunyi (dapat berupa surat kaleng/anonim); dan
- 27 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA c. Memberikan masukan melalui media massa, berupa pemberitaan baik secara cetak melalui surat kabar, maupun elektronik melalui TV. Untuk menilai keakuratannya perlu diklasifikasikan tingkat kebenarannya sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu perlu adanya forum pengaduan masyarakat yang mengikutsertakan masyarakat, khususnya peran pemerhati arsip sehingga
lebih
obyektif dalam pembahasan. B. Aspek Pengawasan Intern 1. Aspek Fungsi dan Tugas Pengawasan/Pemeriksaan
terhadap
aspek
fungsi
dan
tugas
merupakan kegiatan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa program/kegiatan yang ditetapkan pada auditee sebagai implementasi dan perwujudan visi dan misinya. Untuk mengetahui hal tersebut dilakukan penilaian dan pengujian terhadap kegiatan auditee ada tidaknya: a. Keterkaitan program/kegiatan unit kerja dengan visi dan misi ANRI; b. Program/kegiatan yang ditetapkan sebagai penjabaran dari fungsi dan tugas auditee pada unit kerja yang bersangkutan untuk memperjelas sehingga lebih dipahami dan dikerjakan dengan mudah; c. Keterkaitan program/kegiatan auditee pada unit kerja yang bersangkutan dengan unit yang lain; d. Kegiatan lain di luar fungsi dan tugas auditee pada unit kerja yang bersangkutan sejauhmana mereka kerjakan dan apa manfaat yang diperoleh, apakah mempengaruhi kelancaran fungsi dan tugasnya; dan e. Hasil
program/kegiatan
dibandingkan
dengan
tujuan
dan
sasaran yang ditetapkan apakah sudah seimbang.
2. Aspek Sumber Daya Manusia Pengawasan/Pemeriksaan terhadap aspek sumber daya manusia (SDM) merupakan kegiatan untuk memperoleh keyakinan yang
- 28 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA memadai bahwa sumber daya manusia telah dikelola sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, telah diberdayakan secara
efektif
dan
efisien
dalam
program/kegiatan
yang
dilaksanakan, dengan mengukur kinerja yang bersangkutan. Untuk mengetahui hal tersebut perlu dilakukan pengujian, apakah: a. Setiap pegawai telah memahami yang menjadi tugas dan tanggungjawab sesuai uraian tugas yang telah ditentukan; b. Kompetensi pegawai sudah memadai untuk mengemban tugas yang diberikan; c. Penempatan
pegawai
sesuai
dengan
kebutuhan
unit
dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku; d. Dalam
pelaksanaan
program/kegiatan
pegawai
telah
diberdayakan dan/atau dilibatkan secara proposional; e. Volume beban kerja sebanding dengan jumlah pegawai yang tersedia; dan f. Pegawai telah merasakan adanya pembinaan pimpinan dalam pengembangan karir maupun disiplin serta kesejahteraan antara lain melalui reward dan punishment. 3. Aspek Sarana dan Prasarana Pengawasan/Pemeriksaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa sarana dan prasarana telah dikelola sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang
berlaku,
dan
digunakan
untuk
mendukung pelaksanaan program/kegiatan pada auditee secara efektif, efisien dan ekonomis. Untuk mengetahui hal tersebut dilakukan penelitian dan pengujian, apakah telah ada kesesuaian pengelolaan sarana dan prasarana dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku terhadap: a. Daftar Inventaris Barang Milik Negara (BMN) di lingkungan ANRI yang telah disusun sesuai dengan Sistem Administrasi Barang Milik Negara (SABMN); b. Sarana dan prasarana yang tersedia dalam rangka menunjang program/kegiatan;
- 29 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA c. Pengelolaan
sarana
dan
prasarana
untuk
mendukung
program/kegiatan pada unit kerja, meliputi: 1) Perencanaan pengadaan barang dan jasa; 2) Proses pengadaan sarana dan prasarana dengan kebutuhan; 3) Pemeliharaan/perawatan; 4) Pemanfaatan sarana dan prasarana yang tersedia; dan 5) Penghapusan
sarana
dan
prasarana,
terhadap
sarana
prasarana yang berlebih atau tidak dapat digunakan lagi, dipindah tangankan atau dihapuskan telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4.
Aspek Metode Kerja Pengawasan/Pemeriksaan metode kerja merupakan kegiatan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa metode kerja yang diterapkan dalam pelaksanaan program/kegiatan telah sesuai dengan
peraturan
perundang-undangan
yang
berlaku
serta
kebijakan yang ditetapkan. Disamping itu metode kerja yang diterapkan oleh auditee juga dapat mewujudkan tujuan dan sasaran program/kegiatan pada auditee secara efektif, efisien dan ekonomis. Untuk mengetahui hal tersebut dilakukan penilaian dan pengujian, apakah: a. Metode
kerja
yang
ada
digunakan
sebagai
acuan
untuk
melaksanakan program/kegiatan oleh auditee; b. Metode kerja yang ada pada auditee sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; c. Metode kerja yang digunakan telah dipahami oleh auditee; d. Metode
kerja
yang
ditetapkan
dapat
mendukung
program/kegiatan secara efektif, efisien dan ekonomis; dan e. Sistem pelaporan sebagai metode kerja dikembangkan oleh auditee.
5.
Aspek Keuangan Pengawasan/Pemeriksaan
terhadap
aspek
keuangan
merupakan kegiatan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa pengelolaan keuangan dalam pelaksanaan program/kegiatan
- 30 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA pada auditee telah dilakukan sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku dan kebijakan yang ada serta dilaksanakan secara efisien, efektif dan ekonomis serta transparan dan akuntabel. Untuk mengetahui hal tersebut dilakukan penilaian dan pengujian terhadap: a. Sumber
penerimaan
keuangan
untuk
pelaksanaan
program/kegiatan; b. Kesesuaian
penggunaan/pengeluaran
dengan
peraturan
perundang-undangan yang telah ditetapkan; c. Kesesuaian dan/atau keterkaitan penggunaan uang dengan rencana/Petunjuk Operasional Kinerja (POK) yang ditetapkan; d. Kesesuaian tertib administrasi keuangan dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang ditetapkan serta dengan Sistem Akuntansi Pemerintah- Sistem Administrasi Barang Milik Negara (SAP-SABMN) berbasis acrual system. Hal ini dilakukan dengan: 1) Meneliti dan menguji kebenaran/kesesuaian bukti-bukti yang ada; 2) Meneliti saldo kas menurut buku kas umum dengan cara menutup buku kas umum dan membandingkan dengan saldo kas dengan jumlah yang ada di dalam brankas dan rekening Koran; 3) Meneliti
apakah
ada
perbedaan
dan
bila
ada
mencari
penyebabnya; dan 4) Membuat berita acara pemeriksaan kas. 6. Aspek Manajemen Arsip dan Informasi Publik Pengawasan/Pemeriksaan terhadap aspek manajemen arsip dan informasi publik merupakan kegiatan untuk memperoleh keyakinan
yang
melaksanakan
memadai tugasnya
bahwa
setiap
unit
kerja
didokumentasikan/diberkaskan
dalam (file
system) secara lengkap, utuh, dan otentik. Untuk melakukan hal tersebut dilakukan penilaian dan pengujian terhadap: a. Kelengkapan dan keutuhan arsip sesuai dengan fungsi dan tugas; b. Kesesuaian dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; c. Ketepatan
sistem
pemberkasan
(file)
yang
berdasarkan Tata Naskah Dinas dan Klasifikasi Arsip;
ditetapkan
- 31 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA d. Pemberian Informasi Publik berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis; dan e. Kerapihan, ketertiban, dan keamanan ruang simpan/depot arsip.
- 32 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA BAB V MEKANISME DAN PROSEDUR PENGAWASAN INTERN
Sebagai penjabaran kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat
sebagai
APIP
di
lingkungan
ANRI,
perlu
dilakukan
pemeriksaan yang merupakan pengawasan yang lebih cermat dan seksama sehingga dapat memperoleh hasil yang optimal. Untuk itu pemeriksaan harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah diatur secara sistematik, akurat, dan berkesinambungan sejak dari penyusunan perencanaan, pelaksanaan sampai dengan pelaporan maupun
tindak
lanjut
hasil
pemeriksaan
sehingga
dapat
dipertanggungjawabkan. A. PERENCANAAN 1. Secara periodik/reguler: Dilakukan berdasarkan jadwal yang ditentukan dengan tahap sebagai berikut: a. Perencanaan Jangka Panjang Rencana Kerja Audit Jangka Panjang (25 tahunan) di dalam Standar Audit Aparat Pengawasan Intern Pemerintah lebih menekankan pada Kebijakan Umum Pengawasan Intern (KUPI) sebagai pedoman dalam pelaksanaan fungsi dan tugas untuk mendukung
pencapaian
arah
program,
atau
sasaran
pembangunan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah/ANRI. b. Perencanaan Kegiatan Audit Jangka Menengah. Rencana Kerja Audit Jangka Menengah (5 tahunan) di dalam Standar Audit Aparat Pengawasan Intern Pemerintah disebut dengan Rencana Induk Pengawasan (RIP) yaitu suatu rumusan strategi umum yang disusun dengan tujuan untuk mengarahkan tugas-tugas pengawasan APIP sehingga mendukung pencapaian arah program dan sasaran pembangunan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah/ANRI.
- 33 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA c. Perencanaan Kegiatan Jangka Pendek (Tahunan) Rencana Kerja Audit Tahunan (1 Tahun) disebut dengan Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) ANRI merupakan suatu program
pengawasan
yang
disusun
secara
rinci
yang
dilaksanakan pada 1 (satu) tahun mendatang. 1) PKPT ini disusun berlandaskan pada kebijakan pengawasan yang
ditentukan
dari
Menteri
Negara
Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN & RB) selaku pembina dalam bidang pengawasan nasional serta kondisi dan situasi yang berkembang di lingkungan ANRI; 2) Disusun
menjelang
akhir
tahun,
biasanya
dibuat
dan
dipersiapkan oleh Inspektorat ANRI 2 (dua) bulan sebelum Tahun Anggaran dimulai, setelah mendapat persetujuan dari pimpinan (Kepala Deputi
Menteri
ANRI) kemudian disampaikan kepada PAN
&
Akuntabilitas Aparatur
RB
Bidang
Pengawasan
dan
untuk selanjutnya direkonsiliasi
antara BPKP (sebagai unsur Audit Internal Pemerintah) dan Deputi
Menteri
PAN
&
RB
Bidang
Pengawasan
dan
Akuntabilitas Aparatur untuk dijadikan pedoman kegiatan pengawasan unit kerja setempat; 3) PKPT memuat penentuan substansi kegiatan Inspektorat ANRI meliputi: a) Kegiatan Utama: Banyaknya rencana pemeriksaan yang akan dilakukan pada periode 1(satu) tahun berjalan; b) Kegiatan Penunjang (kegiatan pengawasan lainnya) untuk mengoptimalkan tugas di lingkungan Inspektorat ANRI, antara lain: (1) Sosialisasi mengenai pengawasan, pembimbingan dan konsultasi,
pengelolaan
hasil
pengawasan,
dan
pemaparan hasil pengawasan; (2) Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan melalui: Diklat Sertifikasi Teknis, studi banding, lokakarya, seminar dan
sebagainya
menambah
untuk
wawasan
lebih
yang
mencerdaskan
berhubungan
dan
dengan
kegiatan pengawasan; (3) Penyusunan petunjuk pelaksanaan sebagai pedoman arahan pelaksanaan pengawasan/pemeriksaan; dan
- 34 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (4) Partisipasi peran masyarakat. c) PKPT disusun
dengan memperhitungkan aspek-aspek
tersedianya auditor, aspek waktu pemeriksaan, aspek pendanaan, dan aspek sarana dan prasarana lainnya yang telah ditentukan. 2. Secara Insidentil Sewaktu-waktu dipandang perlu harus dilakukan pemeriksaan, antara lain: a. Berdasarkan masukan atau pengaduan masyarakat sehingga apabila tidak segera dilaksanakan dikhawatirkan akan semakin berlarut-larut yang akhirnya akan mengganggu kinerja instansi; b. Berdasarkan petunjuk pimpinan sebagai akibat adanya kasus pelanggaran yang terjadi di lingkungan ANRI meliputi bidang keuangan,
sumber
daya
manusia
(pegawai),
sarana
dan
prasarana, mekanisme kerja, dengan tujuan untuk menjaga tetap tegaknya disiplin dan tata tertib serta mencegah terjadinya penyimpangan yang berlarut-larut. B. PELAKSANAAN KEGIATAN Setelah PKPT ANRI mendapat persetujuan dari pimpinan, segera diikuti
dengan
penerbitan
Surat
Penugasan
dari
pejabat
yang
berwenang (Inspektur atas nama Kepala ANRI) untuk melaksanakan pemeriksaan,
perlu
segera
dilakukan
realisasi
pelaksanaan
pemeriksaan terhadap auditee secara bertahap sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dengan langkah langkah urutan kegiatan pemeriksaan yang meliputi: 1. Tahap Persiapan: Penetapan arah dan prioritas pengawasan/pemeriksaan sebagai lanjutan
perencanaan PKPT ANRI yang telah disusun, untuk
menentukan arah kegiatan pengawasan yang bersifat strategis berdasarkan perkembangan kondisi serta arahan Kepala ANRI.
- 35 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA a. Penyusunan Program Kerja Audit (PKA) memuat tentang: 1) Penetapan auditee/Obrik dengan menggunakan data obyek pemeriksaan berupa program/kegiatan; 2) Penetapan
sasaran
PKPT
didasarkan
pada
kebijakan
pengawasan (arah dan prioritas pemeriksaan); 3) Penetapan jadwal kegiatan; dan 4) Alokasi anggaran yang tersedia yang disesuaikan dengan alokasi anggaran yang telah ditetapkan oleh DIPA ANRI yang disusun berdasarkan standar biaya yang berlaku. b. Penetapan pembagian tugas sesuai dengan jumlah personil dan alokasi waktu yang dibutuhkan
dalam kegiatan pemeriksaan
berpedoman pada Keputusan Kepala BPKP Nomor 971/SU/2005 disampaikan bahwa: 1) Dalam melaksanakan pemeriksaan, Tim dapat dibentuk dengan susunan sebagai berikut : (1) Pengendali Mutu; (2) Pengendali Teknis; (3) Ketua Tim; (4) Anggota Tim (sekurang-kurangnya 2 orang). 2) Rata-rata setiap penugasan pemeriksaan membutuhkan 15 (lima belas) hari pemeriksaan (HP), dengan perincian: 2 HP untuk
persiapan, 8 HP untuk pelaksanaan pemeriksaan di
lapangan dan 5 HP untuk menyusun pelaporan; 3) Personil pemeriksaan 1 Tim terdiri dari: (1) 3
Auditor
Terampil/Ahli
Pertama
masing-masing
membutuhkan 15 HP = 15 x 3= 45 HP; (2) 1 Auditor Ahli Muda selaku Ketua Tim membutuhkan 15 HP; (3) 1
Auditor
Ahli
Madya
selaku
Pengendali
Teknis
membutuhkan 5 HP. 4) Jumlah secara keseluruhan membutuhkan 65 HP. (Sedangkan untuk kegiatan penunjang sebesar 30% dari kegiatan pemeriksaan dalam 1 tahun);
- 36 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 5) Dalam 1 tahun untuk unit kerja yang membutuhkan 5 Hari Kerja/minggu
melaksanakan
pemeriksaan
berdasarkan
kemampuan sebesar 243 HP. c. Pengiriman Surat Pemberitahuan Dalam
melaksanakan
pengawasan,
diberitahukan
kepada
auditee melalui surat yang dikirim paling lambat 1 (satu) minggu sebelum
pelaksanaannya.
Surat
Pemberitahuan
tersebut
memuat: 1) Rencana pelaksanaan pemeriksaan pada auditee/Obrik; 2) Permintaan berkaitan
bahan-bahan dengan
berupa
data/informasi
pengawasan/pemeriksaan
yang
(termasuk
laporan hasil tindak lanjut dan hasil pengawasan fungsional lainnya); 3) Susunan Tim Audit; 4) Jadwal/lamanya pemeriksaan. 2. Pelaksanaan Pengawasan Intern a. Pertemuan awal (Entry Briefing) Entry briefing merupakan langkah awal Tim Audit sebelum melakukan pemeriksaan pendahuluan, hal ini merupakan sarana tukar
informasi
pemeriksaan/satuan
dari
Tim
kerja.
Adapun
membicarakan/menyampaikan
Audit
materi
dengan
obyek
entry
briefing
pemeriksaan
sebagai
materi
berikut: 1) Kebijakan umum, visi dan misi ANRI; 2) Kebijakan pengawasan Inspektorat ANRI; 3) Menyampaikan Surat Perintah Tugas (SPT); 4) Menjelaskan tujuan, sasaran pengawasan dan ruang lingkup audit, perkenalan Tim dan rencana alokasi waktu audit; 5) Menyampaikan hasil audit buril/hasil audit (pemeriksaan) sebelumnya, baik yang dilakukan oleh Inspektorat maupun Lembaga Pengawasan dan pemeriksaan lainnya (BPKP dan BPK-RI); 6) Menentukan mitra kerja dalam pelaksanaan audit; 7) Menyampaikan rencana jadwal audit.
- 37 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA b. Survei Pendahuluan Survei Pendahuluan merupakan salah satu kegiatan berupa persiapan
audit/pemeriksaan
yang
bertujuan
untuk
mendapatkan gambaran umum (informasi) mengenai Auditee, meliputi: 1) Mengumpulkan data/informasi yang relevan, menyangkut peraturan perundang-undangan yang berlaku dan rencana kerja (program/kegiatan) yang dilaksanakan oleh auditee; 2) Menelaah kegiatan yang dilaksanakan; 3) Mengidentifikasi
potensi
kelemahan
dan
kerentanan
pelaksanaan program/ kegiatan auditee. c. Evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Manajemen Auditee Evaluasi Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) dimaksudkan untuk
memahami
diterapkan kegiatan.
oleh
kekuatan
dan
kelemahan
manajemen/auditee
Evaluasi
SPM
lebih
kendali
dalam
mengarah
yang
melaksanakan
pada
efektivitas
kendalinya. Efektivitas SPM secara nyata hanya dapat diketahui melalui evaluasi pengujian. Dalam rangka melakukan evaluasi SPM,
auditor
sering
melakukan
pengujian
terbatas
atas
transaksi/kegiatan tertentu sehingga auditor merasa yakin bahwa SPM yang diterapkan memang efektif berjalan sesuai yang diharapkan atau mengandung kelemahan yang signifikan. d. Pemeriksaan Lanjutan dan Pengembangan Temuan 1) Pemeriksaan Lanjutan: Permasalahan atau temuan audit sementara/Tentative Audit Objective (TAO) yang didasarkan pada Survei Pendahuluan dan pengujian terbatas pada evaluasi SPM selanjutnya didalami
dengan
memperoleh
melakukan
pembuktian
audit
suatu
lebih
kondisi
lanjut
untuk
tertentu
yang
memang terjadi dan mengembangkannya hingga memperoleh atribut
temuan
secara
lengkap.
Dalam
pengembangan
temuan akan dilengkapi dengan seberapa luas paparan suatu kondisi
terjadi,
seberapa
sering,
kapan,
dimana,
dan
seterusnya termasuk mengembangkan alternatif rekomendasi pemecahan masalahnya.
- 38 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Kegiatan dalam pemeriksaan lanjutan juga meliputi: a)
Pengecekan terhadap seluruh rekomendasi dari temuantemuan yang dimuat dalam Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP)
sebelumnya
untuk
memastikan
sejauhmana
rekomendasi tersebut telah ditindaklanjuti oleh auditee sehingga memadai demi kelayakan simpulan; b) Pengamatan dan pemeriksaan lebih lanjut terhadap kondisi tertentu atau temuan-temuan sementara dari hasil
survey
pendahuluan
dan
pengujian
Sistem
Pengendalian Manajemen (SPM) untuk memperoleh bukti yang lebih handal; c)
Penilaian dan pengumpulan bukti tambahan, mencari penyebabnya,
akibatnya
dan
membahasnya
dengan
auditee sehingga diperoleh keyakinan kondisi tersebut. 2) Pengembangan Temuan Jika
dalam
pelaksanaan
pemeriksaaan
lanjutan
masih
memerlukan pendalaman lebih seksama, dapat dilakukan pengembangan temuan. Pengembangan temuan dilakukan untuk
mengetahui
kondisi
yang
sebenarnya
mengenai
penyimpangan yang terjadi, sebab dan akibat penyimpangan tersebut serta merumuskan rekomendasi yang diperlukan dengan pertimbangan: a)
Disesuaikan dengan situasi dan kondisi pada saat kejadian, bukan pada saat dilakukan pemeriksaan;
b) Kompleksitas sifat dan besarnya jumlah serta nilai uang dari program/kegiatan; c)
Perlunya dianalisis agar temuan yang diperoleh dapat mengungkapkan kelemahan secara logis;
d) Harus
lebih
teliti
dan
lebih
komprehensif,
serta
berdasarkan bukti yang relevan, kompeten dan cukup material sehingga dapat menjadi landasan bagi penarikan kesimpulan dan penyajian rekomendasi yang jelas dan tepat; e)
Kewenangan hukum, perlu dikemukakan dalam laporan hasil pengawasan/pemeriksaan hal-hal sebagai berikut:
- 39 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (1) Kasus dimana peraturan perundang-undangan yang berlaku
tidak
dilaksanakan
sesuai
dengan
maksudnya; (2) Bila
menurut
pertimbangan
pemeriksa,
perlu
diadakan perubahan terhadap peraturan perundangundangan; (3) Adanya pengeluaran-pengeluaran yang berlawanan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; (4) Perlu adanya penyerahan hasil pemeriksaan kepada pihak yang berwenang apabila ada indikasi tindak pidana
dan/atau
korupsi
yang
dilakukan
oleh
auditee. f)
Temuan harus terus dikembangkan selama temuan tersebut ada artinya atau signifikan. Tetapi apabila temuan
tersebut
dikembangkan,
kurang
maka
Penanggungjawab
sesuai
(Inspektur)
bermanfaat dengan
untuk
persetujuan
pemeriksaan
harus
dihentikan. g)
Mengenai hal ini hendaknya dikemukakan dalam Kertas Kerja Pemeriksaan/Audit (KKP/KKA) yang mencerminkan langkah-langkah
kerja
pemeriksaan
yang
ditempuh,
pengujian yang dilakukan, informasi yang diperoleh dan kesimpulan terjadinya
hasil
pemeriksaan.
kekeliruan
dan
Guna
kelalaian,
memperkecil
informasi
yang
diperoleh secara lisan harus dicatat secara cepat, tepat dan cermat dalam KKA. e. Pembahasan Hasil Pemeriksaan dengan Auditee Hasil dari temuan-temuan yang diperoleh segera disampaikan kepada auditee untuk didiskusikan antara auditor dengan auditee sehingga memperoleh kesepahaman kedua belah pihak terhadap temuan tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk: 1) Mengklarifikasi dan mengkonfirmasi hasil pemeriksaan; 2) Menyampaikan saran/rekomendasi yang berkaitan dengan adanya kelemahan dan kekurangan dalam pelaksanaan program/kegiatan; 3) Memutakhirkan hasil pemeriksaan;
- 40 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 4) Objektifitas
dan
transparansi
pembuatan
laporan
hasil
pemeriksaan. f. Penyusunan Naskah Hasil Pemeriksaan (NHP) 1) Merupakan laporan awal dari seluruh hasil pemeriksaan yang materinya diambil dari KKA disusun berupa naskah kertas kerja pemeriksaan yang ditandatangani oleh Ketua Tim; 2) NHP memuat temuan-temuan positif yang menonjol (secara umum) dan temuan-temuan negatif serta temuan yang bersifat strategis yang perlu diketahui Pimpinan auditee dan perlu segera ditindaklanjuti; 3) NHP disampaikan oleh Ketua Tim kepada auditee dengan tembusan atasan langsung auditee; 4) NHP tersebut menjadi bahan ekspose kepada Pimpinan auditee atau yang mewakilinya. g. Ekspose 1) Tim Audit melakukan ekspose pada akhir pelaksanaan kerja dihadapan Pimpinan auditee atau yang mewakili untuk menyampaikan temuan-temuan yang diperoleh. 2) Pada saat ekspose, Pimpinan auditee atau yang mewakili dapat memberikan tanggapan atas temuan-temuan tersebut secara tertulis. 3) Selanjutnya
Tim
Pemeriksa
membuat
Laporan
Hasil
Pemeriksaaan (LHP). h. Tanggapan Auditee akan menyampaikan jawaban kepada Inspektorat atas temuan-temuan yang dituangkan dalam NHP dan ekspose pada tahap akhir pelaksanaan pemeriksaan. 1) Apabila dalam waktu yang telah ditentukan tidak ditanggapi, auditee dianggap menyetujui temuan-temuan; 2) Tanggapan dilengkapi dengan dokumen pendukung; 3) Tanggapan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja.
- 41 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA C. PELAPORAN HASIL PEMERIKSAAN/AUDIT Berdasarkan hasil pelaksanaan audit sebelumnya, informasi yang dibutuhkan oleh auditee dan berbagai fihak yang berkepentingan disampaikan dalam suatu Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), yang merupakan media pertanggungjawaban pelaksanaan pemeriksaan. LHP memuat informasi keberhasilan dan kelemahan dalam pelaksanaan program/kegiatan pada auditee sebagai temuan dan rekomendasi yang merupakan dasar bagi berbagai fihak untuk melakukan
tindak
lanjut
sesuai
dengan
kewenangannya
yang
kemudian akan digunakan sebagai bahan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi, dalam pelaksanaan program/kegiatannya. 1. LHP harus memenuhi Standar Audit APIP, sebagai berikut: a. Lebih mengutamakan usaha perbaikan atau penyempurnaan daripada kritik dan mengungkapkan masalah-masalah yang ditentukan dan belum dapat diselesaikan sampai berakhirnya audit; b. Mengemukakan pengakuan atas suatu prestasi keberhasilan atau
suatu
tindakan
perbaikan
yang
telah
dilaksanakan,
terutama jika perbaikan itu dapat diterapkan di unit kerja lain; c. Mengemukakan penjelasan pejabat auditee mengenai hasil audit; d. Menyatakan informasi penting, yang tidak dimuat karena dianggap rahasia atau harus diperlakukan secara khusus sesuai dengan peraturan perundang-undangan; e. Laporan Audit harus dinyatakan bahwa audit telah dilaksanakan sesuai dengan Standar APIP; f. Laporan Audit harus dibuat secara tertulis segera setelah berakhirnya pelaksanaan audit. 2. Proses Penyusunan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) a. Pembahasan hasil Ekspose oleh Tim 1) Setiap Anggota Tim menyampaikan kesimpulan sebagai hasil pemeriksaan kepada Ketua Tim; 2) Ketua Tim bersama anggota Tim membahas temuan-temuan; 3) Ketua Tim bersama anggota Tim menyusun draft laporan b. Penyusunan Laporan
- 42 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 1) Ketua
Tim
menyampaikan
draft
laporan
kepada
Penanggungjawab/ Inspektur; 2) Penanggungjawab/Inspektur bersama Tim membahas draft laporan; 3) Penanggungjawab/Inspektur, Pengendali Teknis dan Ketua Tim,
menyusun
LHP
sebagai
pertanggungjawaban
pelaksanaan fungsi dan tugas Inspektorat; c. LHP harus didistribusikan hanya kepada yang berwenang, disampaikan kepada: 1) Pimpinan Auditee 2) Kepala ANRI dengan melampirkan surat penyampaian LHP, 10 (sepuluh) hari kerja setelah pelaksanaan pemeriksaan berakhir; 3) Deputi
Bidang
Pengawasan
dan
Akuntabilitas
Aparatur
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi; 4) Deputi Bidang POLSOSKAM Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) sebagai bahan Tindak Lanjut yang akan disampaikan kepada Presiden; 5) Auditor Utama III BPK RI. 3. Bentuk dan Isi Muatan Materi LHP a. Bentuk: Kulit depan laporan memuat: 1) Nama unit pengawas dan Tim Audit; 2) Nomor dan tanggal laporan; 3) Judul laporan, dibuat sesuai dengan “Program/kegiatan” audit yang dilaksanakan pada auditee. b. Muatan: 1) BAB I: Simpulan dan Rekomendasi Hasil Pemeriksaan a) Simpulan memuat: (1) Tindak
lanjut
hasil
temuan
yang
direkomendasi/disarankan oleh aparat pengawasan fungsional sebelumnya (kalau sudah pernah dilakukan pemeriksaan sebelumnya) (2) Hasil pemeriksaan yang sedang berjalan/dilakukan , meliputi: (a) Kesimpulan dari temuan;
- 43 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (b) Tanggapan
pejabat/pimpinan
auditee
dan/atau
pihak ketiga yang terlibat; (c) Penilaian Tim atas tanggapan auditee sehingga memperoleh
kesepakatan
terhadap
kesimpulan
hasil pengawasan/pemeriksaan; (d) Saran/rekomendasi terhadap auditee yang terkait dengan pelaksanaan tindak lanjut; (e) Pada setiap temuan diberi kode temuan dan petunjuk nomor halaman dalam Kertas Kerja Pemeriksaan. b) Rekomendasi: Berisi saran perbaikan/tindak lanjut yang harus dilakukan oleh auditee atas hasil pemeriksaan. c) Tanda tangan penanggung jawab pemeriksaan. 2) BAB II: Uraian Hasil Pemeriksaan berisi: a) Pendahuluan, harus memuat isi sebagai berikut : (1) Landasan pemeriksaan; (2) Sifat pemeriksaan; (3) Prinsip pemeriksaan, meliputi; (a) Ketaatan; (b) Efisiensi dan kehematan; (c) Efektifitas pencapaian program/tujuan. b) Tujuan Pemeriksaan: Tujuan Pemeriksaan adalah untuk memperoleh keyakinan yang
memadai
dalam
pemeriksaan
secara
efisien,
ekonomis, dan efektif serta taat terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ditetapkan. Disamping itu juga menilai dan meneliti tindak lanjut hasil pengawasan/pemeriksaan sebelumnya, baik yang
dilakukan
oleh
Inspektorat
maupun
pengawasan fungsional lainnya. c) Informasi tentang auditee meliputi: (1) Tujuan dan sasaran program/kegiatan; (2) Susunan Organisasi dan kepegawaian; (3) Sistem pengendalian manajemen;
aparat
- 44 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (4) Tindak Lanjut LHP. d) Uraian Temuan Hasil Pemeriksaan (1) Temuan hasil yang bersifat positif disajikan sebagai pernyataan dan pengakuan atas prestasi keberhasilan atau suatu tindakan yang baik terhadap pelaksanaan program/kegiatan oleh auditee; (2) Temuan hasil yang bersifat negatif disajikan secara berurutan berdasarkan atribut/ciri temuan sebagai berikut: (a) Kondisi
(memaparkan
apa
adanya
dalam
pelaksanaan); (b) Kriteria (ketentuan yang merupakan patokan/dasar dari pelaksanaan); (c) Akibat penyimpangan; (d) Sebab-sebab penyimpangan; (e) Tanggapan
Pimpinan
auditee/Satuan
Kerja/Pimpinan Proyek; (f) Penilaian Tim atas tanggapan auditee terhadap kesimpulan
hasil
Pemeriksaan
yang
memuat
saran/rekomendasi; (g) Atribut-atribut
temuan
disusun
dalam
suatu
rangkaian kalimat; (h) Temuan harus disajikan secara jelas; (i) Setiap temuan harus dibuat judul temuan dan kode temuan; (3) Rekomendasi Merupakan saran yang
ditujukan kepada auditee dalam
LHP yang wajib dilakukan perbaikan/penyempurnaan dalam pelaksanaan program/kegiatan yang akan datang agar
lebih efektif, efisien dan ekonomis, sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pelaksanaan atas rekomendasi berupa saran tersebut wajib dipantau oleh Inspektorat. 3) Lampiran-lampiran yang dianggap perlu sebagai pendukung Pelaksanaan Audit.
- 45 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA D. PEMANTAUAN TINDAK LANJUT LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN (TLLHP) 1. Tujuan Tindak Lanjut adalah untuk: a. Memastikan bahwa rekomendasi Inspektorat dan/atau aparat pengawasan
fungsional
lainnya
telah
dilaksanakan
secara
memadai dan tepat waktu; b. Mengetahui
perkembangan
tindak
lanjut
(TL)
atas
saran/rekomendasi yang terdapat dalam LHP. 2. Tata Cara Tindak Lanjut a. Pelaksanaan TLLHP dilakukan oleh auditee dan/atau pejabat tertentu sesuai dengan saran/rekomendasi yang disampaikan oleh Inspektorat dalam LHP; b. Pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan TL tersebut, berkewajiban melaporkan dan menyerahkan bukti TL kepada Inspektorat dan juga melaporkan perkembangannya secara berjenjang kepada atasannya dan/atau pimpinan auditee; c. Suatu TL dinyatakan sah jika telah dilakukan klarifikasi dengan Inspektorat dan mendapat penetapan status TL yang dituangkan dalam
suatu
bukti
tertulis
berupa
risalah
TL
yang
ditandatangani oleh Inspektur dan Pimpinan auditee; d. Penetapan
status
TL
dilakukan
melalui
forum
Rapat
Pembahasan Tindak Lanjut (RPTL) antara Inspektorat dan Pimpinan auditee serta Tim yang ditunjuk; e. Untuk pelaksanaan tindak lanjut yang
mengandung Tuntutan
Ganti Rugi kepada Negara maka Inspektorat wajib untuk menindak lanjuti dengan: Segera menyusun Forum RPTL/Tim Penyelesaian TGR secara internal yang ditunjuk,
dipimpin oleh Inspektur (terdiri dari
unsur auditor, Bagian Keuangan, Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga, Bendahara Pengeluaran, Bagian Hukum dan Perundang-undangan, serta Bagian Kepegawaian sedangkan dari auditee
adalah
pejabat
yang
bertanggung
jawab
atas
pelaksanaan program/kegiatan dimaksud. Tim ini bertugas untuk: (1)
Melakukan Reviu LHP pada kasus yang bersangkutan;
- 46 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (2)
Melakukan konfirmasi dan penegasan pegawai yang terlibat dalam kasus sebagaimana tercantum dalam LHP;
(3)
Membuat Berita Acara pemeriksaan serta kesanggupan pegawai
yang
bersangkutan untuk mengembalikan TGR
kepada negara; (4)
Membuat surat penetapan pegawai yang bertanggung jawab untuk pengembalian TGR sebagaimana tercantum dalam LHP;
(5)
Melakukan monitoring pelaksanaan pembayaran TGR;
(6)
Mengambil langkah-langkah apabila sesuai dengan kondisi dan situasi yang berkembang
TGR tersebut tidak dapat
dikembalikan. f. Melakukan
Pemantauan
TL
untuk
mendapatkan
informasi
tentang realisasi TLHP dan permintaan bukti pelaksanaannya. Pemantauan ini untuk mendorong efektivitas pelaksanaan TL. g. Melaporkan/mengkomunikasikan kepada atasan sehingga dapat diketahui sejauh mana lanjut tersebut,
perkembangan pelaksanaan tindak
dengan menyebutkan TL apa saja yang telah
direalisir dan yang belum direalisir. h. Hasil
Pemantauan
terhadap
realisasi
tindak
lanjut
dapat
diklasifikasikan kedalam 3 (tiga) jenis usulan, yaitu: 1) Selesai; apabila TL telah direalisir secara memadai oleh obyek yang diperiksa dengan melampirkan bukti pelaksanaan tindak lanjut. 2) Belum selesai; apabila TL masih dalam proses dilaksanakan atau sebagian telah ditindaklanjuti, sedangkan yang lainnya masih dalam pelaksanaan oleh auditee dengan melampirkan bukti yang sudah dilakukan. 3) Belum
ditindaklanjuti;
apabila
TL
seluruhnya
belum
dilaksanakan. 3. Prosedur Tindak Lanjut (TL) a. Surat pemberitahuan pelaksanaan TL dapat diterima Inspektorat ANRI paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja setelah LHP disampaikan kepada auditee;
- 47 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA b. Jika setelah 30 (tiga puluh) hari kerja Inspektorat ANRI belum menerima
hasil
pelaksanaan
TL,
Inspektorat
wajib
mengkonsultasikan serta memberikan bimbingan untuk mencari jalan keluar yang terbaik; c. Apabila setelah 5 (lima) hari kerja TL tetap belum ditindaklanjuti maka Inspektorat ANRI menanyakan melalui surat dengan tembusan kepada atasan langsung yang bersangkutan dengan diberi batas waktu 15 (lima belas) hari kerja sejak surat disampaikan; d. Apabila setelah 15 (lima belas) hari kerja TL belum juga dilaksanakan, maka Inspektorat melaporkan kepada Kepala ANRI tentang status temuan dimaksud untuk selanjutnya diselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- 48 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA BAB VI PENUTUP Dalam rangka mendukung terwujudnya good governance dan clean governance di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia perlu dilaksanakan pengawasan intern sesuai dengan peraturan perundangundangan dan standar akuntansi pemerintah. Pelaksanaan pengawasan intern di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan peraturan ini, diharapkan unit yang melaksanakan pengawasan mampu melaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd M. ASICHIN
