10/15/2015
Desi Pratiwi Kepala Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Arsip Nasional Republik Indonesia
RAPAT KOORDINASI SIKN DAN JIKN PUSAT SISTEM DAN JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL Jakarta, 7 Oktober 2015
1
10/15/2015
KEBIJAKAN SIKN DAN JIKN DALAM UNDANG-UNDANG TTG KEARSIPAN
2
10/15/2015
TUJUAN PENYELENGGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL
KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL
(UU No. 43 Th. 2009 Psl. 3)
(UU No. 43 Th. 2009 Psl. 7)
1.Menjamin terciptanya arsip pada pencipta arsip yaitu dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgn politik, orgn kemasyarakatan, & perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
1. Pembinaan terhadap pencipta arsip pusat & daerah, lembaga kearsipan provinsi, kabupaten/kota, & perguruan tinggi;
2.Menjamin ketersediaan arsip yang autentik & terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. Pembangunan SKN, SIKN & pembentukan JIKN;
3.Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal & pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan; 4.Menjamin pelindungan kepentingan negara & hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik & terpercaya; 5.Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif & terpadu;
2. Pengelolaan arsip dinamis & arsip statis;
4. Organisasi, terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip & lembaga kearsipan; 5. Pengembangan SDM kearsipan;
PEMBANGUNAN SIKN DAN PEMBENTUKAN JIKN 1.ANRI membangun SIKN untuk memberikan informasi yg autentik & utuh. 2.Yang dapat berfungsi: untuk mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara; untuk menjamin: akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara; penggunaan informasi hanya kepada pihak yg berhak; ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa. sebagai simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI.
6. Prasarana & sarana kearsipan; 7. Pelindungan & penyelamatan arsip;
PEMBENTUKAN JIKN 1.
8. Sosialisasi kearsipan; 9. Kerja sama &
6.Menjamin keselamatan & keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara; 7.Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas & jati diri bangsa; & 8.Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik & terpercaya.
10.Pendanaan.
JIKN berfungsi untuk meningkatkan: a. akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, c. peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.
2. Penyelenggara JIKN adalah: a. ANRI sebagai Pusat Jaringan Nasional b. - lembaga kearsipan provinsi, - lembaga kearsipan kabupaten/kota, - lembaga kearsipan perguruan tinggi, - unit kearsipan pada lembaga negara, - lembaga kearsipan perguruan tinggi swasta. sebagai Simpul Jaringan 3.
JIKN merupakan sistem jaringan informasi & sarana pelayanan untuk arsip dinamis & arsip statis.
3
10/15/2015
KEBIJAKAN SIKN DAN JIKN DALAM AGENDA PEMBANGUNAN NASIONAL
4
10/15/2015
Peraturan Presiden No. 2 Th. 2015 tentang RPJMN 2015–2019 GUNA MEMBANGUN TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS KINERJA PEMERINTAH DALAM RANGKA MEMPERCEPAT TERCAPAINYA TATA KELOLA PEMERINTAHAN YANG BERSIH, EFEKTIF, DEMOKRATIS, DAN TERPERCAYA
MAKA DIPERLUKAN PENERAPAN MANAJEMEN KEARSIPAN YANG ANDAL, KOMPREHENSIF, DAN TERPADU
Dalam RPJMN 2015–2019 (Buku II, 2015:7-41), ANRI diamanatkan untuk melakukan: (1)Peningkatan pengelolaan arsip untuk menjamin akuntabilitas, tranparansi, produktivitas, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat serta peningkatan kualitas pelayanan publik.
(2) Peningkatan penyelamatan, pengamanan, dan pemanfaatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban berbangsa dan bernegara, aset nasional, serta memori kolektif bangsa.
(3) Pemantapan dan peningkatan pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) & Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), termasuk pengelolaan aset dan pengembangan portal kearsipan terkait peraturan perundang-undangan
GRAND DESIGN INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN 2015–2019
5
10/15/2015
RPJMN TAHUN 2015-2019 (Nawa Cita)
SUB-AGENDA
ARAH KEBIJAKAN DAN STRATEGI
1) Menghadirkan kembali Negara untuk melindungi segenap bangsa dan memberikan rasa aman pada seluruh warga negara 2)
Visi Perubahan: Arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa.
Membangun Tata Kelola Pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya
3) Membangun Indonesia dari pinggiran dengan memperkuat daerah-daerah dan desa dalam kerangka Negara Kesatuan 4) Memperkuat kehadiran negara dalam melakukan reformasi sistem dan pengakan hukum yang bebas korupsi, bermartabat dan terpercaya 5) Meningkatkan kualitas hidup manusia Indonesia 6) Meningkatkan produktivitas rakyat dan daya saing di pasar internasional 7) Mewujudkan kemandirian ekonomi dengan menggerakkan sektor-sektor strategis ekonomi domestik 8) Melakukan revolusi karakter bangsa 9) Memperteguh kebhinekaan dan memperkuat restorasi sosial Indonesia.
VISI DAN MISI ANRI 2015-2019
Membangun Transparansi dan Akuntabilitas Kinerja Pemerintahan
1. Penerapan egovernment untuk mendukung bisnis proses pemerintahan dan pembangunan, melalui strategi Penguatan sistem kearsipan berbasis TIK 2. Penerapan Open Government, melalui strategi Pengelolaan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
Misi Perubahan: 1.Mewujudkan arsip sebagai indikator kinerja lembaga dan objek pemeriksaan dalam rangka transparansi penyelenggaraan pemerintahan melalui pemberdayaan potensi kearsipan K/L di tingkat Pusat dan Daerah serta masyarakat. 2.Mewujudkan pengelolaan arsip asset melalui pengembangan aplikasi electronic records system; 3.Mewujudkan penyelamatan dan perlindungan arsip strategis dan melestarikannya melalui sistem seleksi makro strategis, sistem restorasi modern, digitalisasi dan sistem jaringan informasi; 4.Mengembangkan sistem akses dan layanan arsip melalui aplikasi sistem dan jaringan informasi kearsipan; 5.Mewujudkan dan mengembangkan NSPK sebagai alat kontrol ANRI terhadap penyelenggaraan kearsipan nasional; 6.Membangun sinergitas berkelanjutan dengan K/L di Pusat dan Daerah terutama organisasi kearsipan (unit dan lembaga kearsipan) dan lembaga kearsipan internasional yang tergabung dalam ICA dan Sarbica.
6
10/15/2015
VISI DAN MISI ANRI 2015-2019 Visi Perubahan: Arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa. Misi Perubahan: 1. Mewujudkan arsip sebagai indikator kinerja lembaga dan objek pemeriksaan dalam rangka transparansi penyelenggaraan pemerintahan melalui pemberdayaan potensi kearsipan K/L di tingkat Pusat dan Daerah serta masyarakat. 2. Mewujudkan pengelolaan arsip asset melalui pengembangan aplikasi electronic records system; 3. Mewujudkan penyelamatan dan perlindungan arsip strategis dan melestarikannya melalui sistem seleksi makro strategis, sistem restorasi modern, digitalisasi dan sistem jaringan informasi; 4. Mengembangkan sistem akses dan layanan arsip melalui aplikasi sistem dan jaringan informasi kearsipan; 5. Mewujudkan dan mengembangkan NSPK sebagai alat kontrol ANRI terhadap penyelenggaraan kearsipan nasional; 6. Membangun sinergitas berkelanjutan dengan K/L di Pusat dan Daerah terutama organisasi kearsipan (unit dan lembaga kearsipan) dan lembaga kearsipan internasional yang tergabung dalam ICA dan Sarbica.
PROGRAM DAN KEGIATAN
PROGRAM PRIORITAS
1. Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis lainnya 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur ANRI 3. Program Penyelenggaraan Kearsipan Nasional a) Tujuan pertama Terwujudnya Tertib Arsip di Lingkungan Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan (PTN) Perusahaan (BUMN/ BUMD), OrPol, OrKemasy, & Perseorangan (Tokoh Nas). b) Tujuan kedua Terwujudnya tertib arsip statis yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional.
1. Pengelolaan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (Prioritas Nasional) 2. Pengelolaan arsip aset (Prioritas Bidang) 3. Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis- berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SIKD-TIK) (Prioritas Bidang)
c) Tujuan Ketiga Terwujudnya peningkatan mutu litbang kearsipan serta sistem informasi kearsipan.
7
10/15/2015
VISI DAN MISI ANRI 2015-2019
VISI DAN MSI DEPUTI BIDANG IPSK 2015-2019
PROGRAM DAN KEGIATAN
Visi Perubahan: Arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa. Misi Perubahan: 1.Mewujudkan arsip sebagai indikator kinerja lembaga dan objek pemeriksaan dalam rangka transparansi penyelenggaraan pemerintahan melalui pemberdayaan potensi kearsipan K/L di tingkat Pusat dan Daerah serta masyarakat. 2.Mewujudkan pengelolaan arsip asset melalui pengembangan aplikasi electronic records system; 3.Mewujudkan penyelamatan dan perlindungan arsip strategis dan melestarikannya melalui sistem seleksi makro strategis, sistem restorasi modern, digitalisasi dan sistem jaringan informasi; 4.Mengembangkan sistem akses dan layanan arsip melalui aplikasi sistem dan jaringan informasi kearsipan; 5.Mewujudkan dan mengembangkan NSPK sebagai alat kontrol ANRI terhadap penyelenggaraan kearsipan nasional; 6.Membangun sinergitas berkelanjutan dengan K/L di Pusat dan Daerah terutama organisasi kearsipan (unit dan lembaga kearsipan) dan lembaga kearsipan internasional yang tergabung dalam ICA dan Sarbica.
VISI: Informasi dan pengembangan sistem kearsipan sebagai pilar penyelenggaraan kearsipan nasional. MISI: 1.Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; 2.Mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional; 3.Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan berbasis TIK
1. Pengelolaan SIKN dan JIKN 2. Pengelolaan Data dan Informasi 3. Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan
8
10/15/2015
PERUNDANG-UNDANGAN DAN STANDAR INTERNASIONAL
9
10/15/2015
1. UU No. 8 Th. 1997 tentang Dokumen Perusahaan; 2. UU No. 11 Th. 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE); 3. UU No. 14 Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP); 4. UU No. 25 Th. 2009 tentang Pelayanan Publik; 5. UU lain yang secara substantif berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan nasional.
10
10/15/2015
Penggunaan: UU 14/2008 – KIP UU 25/2009 – Pelayanan Publik
Pengelolaan: UU 43/2009 - Kearsipan
DIMENSI RUANG
KONTEKS ADMINISTRASI
PELAKU KOMUNIKASI
PESAN MEDIA
PELAKU KOMUNIKASI
SALURAN
KONTEKS TEKNOLOGI
Berbasis TIK: UU 11/2009 - ITE
11
10/15/2015
1. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG KEARSIPAN Dalam bentuk peraturan perundang-undangan, yakni UU No. 43 Thn 2009 dan PP No. 28 Thn 2012 yang mengatur: a. Pembinaan; b. Pengelolaan arsip; c. Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN; d. Organisasi; e. Pengembangan sumber daya manusia;
f. Prasarana dan sarana; g. Pelindungan dan penyelamatan arsip; h. Sosialisasi kearsipan; i. Kerja sama; j. Pendanaan.
2. NSPK (Norma, Standar, Pedoman/Prosedur, Kriteria) - Peraturan/Ketentuan Teknis (Umumnya dalam bentuk Peraturan Kepala ANRI) - Standar Teknis Nasional dan Internasional
12
10/15/2015
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071) MENGGANTIKAN
UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964)
13
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN a.
bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara;
b. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal; c.
bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;
d. ……
14
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN d. bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri; e.
bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;
f.
bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi;
g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai dengan huruf f perlu membentuk Undang-Undang Republik Indonesia tentang Kearsipan;
15
10/15/2015
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286)
dengan demikian
PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 34 TAHUN 1979 TENTANG PENYUSUTAN ARSIP (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151) TIDAK BERLAKU
16
10/15/2015
1. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK Dalam bentuk peraturan perundang-undangan, yakni UU No. 14 Thn 2008 dan PP No. 61 Thn 2010 yang mengatur: a. Hak dan kewajiban pemohon dan pengguna informasi publik serta hak dan kewajiban badan publik; b. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan; c. Informasi yang dikecualikan; d. Mekanisme memperoleh informasi;
f. Komisi Informasi g. Keberatan dan penyelesaian sengketa melakui Komisi Informasi; h. Hukum acara komisi; i. Gugatan ke pengadilan dan kasasi; j. Ketentuan pidana; k. Ketentuan lain-lain; l. Ketentuan peralihan.
17
10/15/2015
2. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG PELAYANAN PUBLIK Dalam bentuk peraturan perundang-undangan, yakni UU No. 25 Thn 2009 dan PP No. 96 Thn 2012 yang mengatur: a. Pembina, organisasi penyelenggara, dan penataan pelayanan publik; b. Hak, kewajiban, dan larangan; c. Penyelenggaraan pelayanan publik; d. Peran serta masyarakat;
f. Penyelesaian pengaduan; g. Ketentuan sanksi; h. Ketentuan peralihan; i. Ketentuan penutup.
18
10/15/2015
3. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG INFORMASI DAN TRANSAKSI ELEKTRONIK Dalam bentuk peraturan perundang-undangan, yakni UU No. 11 Thn 2008 dan PP No. 82 Thn 2012 yang mengatur: a. Informasi, dokumen, dan tanda tangan elektronik; b. Penyelenggaraan sertifikasi elektronik dan sistem elektronik; c. Transaksi elektronik; d. Nama domain, hak kekayaan intelektual, dan perlindungan hak pribadi;
f. Perbuatan yang dilarang; g. Penyelesaian sengketa; h. Peran pemerintah dan peran masyarakat; i. Penyidikan; j. Ketentuan pidana; k. Ketentuan peralihan; l. Ketentuan penutup.
19
10/15/2015
ISO 13008:2012 Information and documentation -- Digital records conversion and migration process ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 1: General ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 2: Guidelines ISO 16175-1:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -Part 1: Overview and statement of principles ISO 16175-2:2011 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems ISO 16175-3:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems ISO/TR 17068:2012 Information and documentation - Trusted third party repository for digital records ISO 22310:2006 Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards
20
10/15/2015
ISO 23081-1:2006 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles ISO 23081-2:2009 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues ISO/TR 23081-3:2011 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 3: Self-assessment method ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -- Work process analysis for records ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements ISO 19005-2:2001(E) Document management – Electronic document file format for long-term preservation – ISO/TC 46/SC 10 Requirements for document storage and conditions for preservation ISO 9706:1994 Information and documentation – Paper for documents – Requirements for permanence ISO 11108:19996 Information and documentation – Archival paper – Requirements for permanence and durability
21
10/15/2015
ISO 11798:1999 Information and documentation – Permanence and durability of writing, printing and copying on paper – Requirements and test methods ISO/CD 11799: Information and documentation – Document storage requirements for archive and library materials ISO 11799:2003 Information and documentation – Document storage requirements for archive and library materials ISO 11800:1998 Information and documentation – Requirements for binding materials and methods used in the manufacture of books ISO 14416:2003 Information and documentation – Requirements for bindings of books, periodicals, serials and other paper documents for archive and libary use – Methods and materials ISO 16245:2009 Information and documentation – Boxes, file covers and other enclosures, made from cellulosic materials, for storage of paper and parchment documents ISO/NP TS 18344 Recommendation on methods of validating the success of deacidification processes for printed and handwritten documents ISO TC 171/SC 3:2002, ISO/CD 18509-1-1, ISO TC 171/SC 3/WG Electronic archival storage – Specifications relative to the design and operation of information processing systems in view of ensuring the storage and integrity on the recordings stored in these systems – Requirements for permanence and durability ISO 2788:1986 Documentation – Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri
22
10/15/2015
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
23
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
Hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
24
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; e. …….
25
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
26
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
a. Kepastian hukum; b. Keautentikan dan keterpercayaan; c. Keutuhan; d. Asal usul (principle of provenance); e. Aturan asli (principle of original order); f. Keamanan dan keselamatan; g. Keprofesionalan; h. Keresponsifan; i. Keantisipatifan; j. Kepartisipatifan; k. Akuntabilitas; l. Kemanfaatan; m. Aksesibilitas; n. Kepentingan umum.
27
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
Meliputi; • Penetapan kebijakan • Pembinaan kearsipan • Pengelolaan arsip dalam suatu SISTEM KEARSIPAN NASIONAL yang didukung oleh; a. Sumber daya manusia b. Prasarana dan sarana c. Sumber daya lain
Ruang lingkup di atas meliputi kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan.
28
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
Tanggung jawab: -
Nasional -> Provinsi -> Kabupaten/Kota -> Perguruan Tinggi ->
Arsip Nasional RI (ANRI) pemerintahan daerah provinsi pemerintahan daerah kabupaten kota perguruan tinggi
Tanggung jawab ANRI: - penetapan kebijakan - pembinaan kearsipan - pengelolaan arsip Upaya mempertinggi mutu oleh ANRI: - penelitian dan pengembangan kearsipan - pendidikan dan pelatihan kearsipan.
29
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
1. Lembaga kearsipan nasional (ANRI) terhadap; a) pencipta arsip tingkat pusat dan daerah b) lembaga kearsipan daerah provinsi c) lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota d) lembaga kearsipan perguruan tinggi 2. Lembaga kearsipan provinsi terhadap; a) pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi b) lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota 3. Lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap; a) pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota 4. Lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap; a) satuan kerja b) civitas akademika
30
10/15/2015
SIKN DAN JIKN
31
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
1) Lembaga kearsipan nasional menyelenggarakan kearsipan yang komprehensif dan terpadu melalui SKN untuk menjaga autentisitas dan keutuhan arsip. 2) SKN berlaku untuk pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. 3) SKN berfungsi untuk: a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan; b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi; c. menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.
32
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
1) Lembaga kearsipan nasional membangun SIKN untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. 2) Dalam melaksanakan fungsi SIKN, lembaga kearsipan nasional membentuk JIKN. 3) SIKN berfungsi untuk: a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara; b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara; c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak; d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa.
33
10/15/2015
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
1) JIKN berfungsi untuk meningkatkan: a. akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat; b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat; c. peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan. 2) Penyelenggara JIKN adalah ANRI sebagai pusat jaringan nasional serta lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/ kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai simpul jaringan.
34
10/15/2015
APLIKASI SIKN DAN WEBSITE JIKN
Salah satu tampilan menu pada aplikasi SIKN
Tampilan Beranda Website SIKN (www.jikn.go.id)
35
10/15/2015
36
10/15/2015
MANFAAT SIKN DAN JIKN
Melaksanakan penerapan e-government dan open government.
37
10/15/2015
MANFAAT SIKN DAN JIKN
Memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara.
Menyelamatkan data digital kearsipan dan non-kearsipan.
38
10/15/2015
MANFAAT SIKN DAN JIKN
Memudahkan upaya berbagi data dan informasi kearsipan untuk kepentingan layanan pemerintahan dan publik.
39
10/15/2015
MANFAAT SIKN DAN JIKN
Menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara.
Aksesibilitas arsip sepanjang daur hidup arsip.
40
10/15/2015
MANFAAT SIKN DAN JIKN
Efisiensi pencarian arsip sesuai kategori tertentu, baik dengan menggunakan aplikasi SIKN maupun website JIKN (layanan prima).
41
10/15/2015
MANFAAT SIKN DAN JIKN
Menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak.
Menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa.
42
10/15/2015
DAN PEMBERIAN SERTIFIKAT KEPADA 13 SIMPUL JARINGAN PERTAMA OLEH KEPALA ANRI DR. MUSTARI IRAWAN Jakarta, 24 September 2014
43
10/15/2015
PENCANANGAN IMPLEMENTASI SIKN DAN JIKN Jakarta, 24 September 2014
12 Simpul Jaringan Pelopor: ANRI, Telkom, Provinsi Banten, Provinsi Aceh, IPB, Kabupaten Bantul, Kabupaten Lamongan, Kabupaten Bayuasin, Kota Denpasar, Kota Sukabumi, Kota Bogor, dan Kota Cimahi. (-) Kota Bukittinggi.
44
10/15/2015
IMPLEMENTASI SIKN DAN JIKN
45
10/15/2015
PUSAT JARINGAN NASIONAL
Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
Bidang Pengembangan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
Bidang Pengembangan Simpul Jaringan
46
10/15/2015
APLIKASI SIKN DAN WEBSITE JIKN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS/STATIS
APLIKASI SIKN
WEBSITE JIKN
Modul Penghimpun Data
Manual
Pangkalan Data Simpul/Pusat SIKN-JIKN
Aplikasi SIKD/SIKS
PENGGUNA
Ekspor Data
Aplikasi Lain Pembuatan Daftar Arsip
Penghimpunan & Sinkronisasi Data
Pengelolaan Data
Layanan Informasi
Penggunaan dan pemanfaatan aplikasi SIKN dan website JIKN berbasis cloud computing.
47
10/15/2015
ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Lingkup Implementasi SIKN dan JIKN pada lingkungan simpul jaringan: Pada lingkup terkecil adalah pada satu unit kerja yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (aktif dan in-aktif) atau pada pengelolaan arsip statis. Perangkat yang dibutuhkan dapat hanya satu perangkat komputer, artinya semua fungsi pada aplikasi dilakukan menggunakan komputer dengan mc address yang sama (penggunaan secara bergantian) dengan peran pengguna dapat dibebankan pada satu orang atau dibagi menjadi dua atau tiga peran.
Petugas validator Cloud Data Storage
Petugas penentu status akses
Petugas input data
48
10/15/2015
ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Lingkup Implementasi SIKN dan JIKN pada lingkungan simpul jaringan: Pada lingkup terkecil adalah pada satu unit kerja yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (aktif dan in-aktif) atau pada pengelolaan arsip statis. Perangkat yang dibutuhkan terdiri dari sejumlah perangkat komputer yang akan dipakai oleh masing-masing peran pengguna.
Petugas penentu status akses Petugas validator Cloud Data Storage
Petugas input data
49
10/15/2015
IMPLEMENTASI PADA KEMENTERIAN/LEMBAGA Petugas validator Petugas validator
Petugas input data Petugas input data
Central file I Central file II Cloud Data Storage
Petugas validator
Petugas penentu status akses (PPID)
Petugas input data
Petugas validator Petugas input data
Bagian Arsip Central file III
50
10/15/2015
IMPLEMENTASI PADA LEMBAGA KEARSIPAN Petugas validator Petugas validator
Petugas input data Petugas input data
Central file I Central file II Cloud Data Storage
Petugas validator
Petugas penentu status akses (PPID)
Petugas input data
Petugas validator Petugas input data
Bagian Arsip Petugas validator Petugas input data
Central file III
Bidang Arsip Statis
51
10/15/2015
HELPDESK NASIONAL SIKN DAN JIKN
52
10/15/2015
KOMUNIKASI DENGAN HELPDESK NASIONAL
Pengguna Simpul Jaringan
Pusat Jaringan Nasional
Pusdatin
53
10/15/2015
RUANG ADMIN PUSAT JARINGAN NASIONAL
Administrator Pusat Jaringan Nasional yang siap menerima pertanyaan melalui telepon dan email, serta memantau sistem.
54
10/15/2015
BANTUAN LAIN
55
10/15/2015
BANTUAN TATAP MUKA
Magang dan Pelatihan
Bimbingan dan Konsultasi
56
10/15/2015
BANTUAN JARAK JAUH
Pembelajaran Mandiri
57
10/15/2015
KONTAK HELPDESK NASIONAL
Jl. Ampera Raya No. 7, Jakarta 12560 Telp. 62-21-7802043 Faks. 62-21-7810282 HP. 0812-90000-443 Email:
[email protected]
58
10/15/2015
PERSIAPAN IMPLEMENTASI SIKN DAN JIKN
59
10/15/2015
Komitmen Pimpinan dan Lembaga
Perencanaan Kinerja dan Pendanaan
Penempatan dan Pendayagunaan SDM Kearsipan Pelatihan SDM Kearsipan
60
10/15/2015
Pengelolaan SIKN dan JIKN
Pemantauan dan Evaluasi
Koordinasi dan Sinergitas
61
10/15/2015
semoga bermanfaat ...
62
