Muhammad Rustam Kepala Bidang Pengolahan Data Sistem Informasi Kearsipan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Yogyakarta, 18 Oktober 2013
TREND LAYANAN KEARSIPAN 1)
Deskripsi arsip lebih rinci dan lengkap serta dilakukan hingga tingkat ITEM ARSIP Pengguna akan lebih cepat dan tepat dalam mencari dan memilih arsip sesuai kebutuhannya.
Deskripsi hanya pada tingkat suatu agregasi, misalnya seri/berkas arsip dan dengan elemen data terbatas.
Deskripsi sampai pada tingkat individual, yakni item arsip dan dengan Elemen data lebih lengkap/banyak.
TREND LAYANAN KEARSIPAN 2)
“Penggabungan” pangkalan data di antara lembaga kearsipan Pengguna akan lebih dapat menemukan relasi suatu arsip dengan arsip lainnya secara lebih luas dan ini berarti konteks arsip dapat “terbaca” secara lebih tepat dan lengkap/luas yang pada akhirnya menjadikan arsip menjadi lebih kaya “isi”nya.
Relasi/konteks cenderung hanya tunggal-vertikal, terbatas pada lembaga pencipta, pengelola, dan kurun waktu tertentu.
Relasi/konteks jamak dan lebih luas lingkupnya.
TREND LAYANAN KEARSIPAN 3)
Layanan dilakukan secara ELEKTRONIK-ONLINE Pengguna akan lebih mudah, tepat, cepat, dan murah dalam menggunakan arsip.
Pengguna
Pengguna Pengguna harus datang langsung ke layanan onsite serta mencari dan membaca arsip secara manual.
Lembaga Kearsipan Statis (“Archives”) Pengguna dapat mencari, membaca, memesan, membayar, dan menerima arsip secara online (Internet).
TREND LAYANAN KEARSIPAN NEGARA
NAMA “JARINGAN”
JUMLAH ANGGOTA
ALAMAT SITUS
Inggris
A2A Access to Archives
418
www.a2a.org.uk
Skotlandia
SCAN Scottish Archives Network
50
www.scan.org.uk
Kanada
Archives Canada Canadian Archival Information Network
800
www.archivescanada.ca
Swedia
NAD National Archival Database
700
www.nad.ra.se
Australia
Archives of Australia Network
www.archivenet.gov.au
TIMELINE IMPLEMENTASI SIKN dan JIKN
SIKN DAN JIKN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS/STATIS
Manual
Aplikasi SIKD/SIKS
APLIKASI SIKN
WEBSITE JIKN
Modul Penghimpun Data
Pangkalan Data Simpul/Pusat JIKN
PENGGUNA
Ekspor Data
Aplikasi Lain Pembuatan Daftar Arsip
Penghimpunan & Sinkronisasi Data
Pengelolaan Data
Layanan Informasi
APLIKASI SIKN DAN WEBSITE JIKN
Salah satu tampilan menu pada aplikasi SIKN
Tampilan Beranda Website SIKN (www.jikn.go.id)
MANFAAT SIKN DAN JIKN INSTANSIONAL Pelaksanaan UU Kearsipan No. 43/2009 Salah satu bentuk pelaksanaan UU KIP No. 14/2008; dan UU Pelayanan Publik No. 25/2009 Bukti implementasi instansi terhadap program OGI (Open Governement Indonesia) pemerintah (transparansi, akuntabilitas, partisipasi masyarakat dan inovasi menuju good public governance Pelaksanaan ‘elektronisasi dokumentasi/kearsipan’ yang merupakan salah satu kegiatan dari 9 Program RB dengan memanfaatkan teknologi terkini dalam hal infrastruktur jaringan dan aplikasi, serta praktik teknis dalam pengeolaan arsip elektronik Efisiensi pencarian arsip seseuai kategori tertentu baik menggunakan aplikasi SIKN maupun website JIKN (layanan prima) Pengelolaan arsip sepanjang daur arsip sesuai kaedah kearsiapan Pelaksanaan penyelamatan arsip (digital preservation) maupun untuk kemudahan akses Menyelamatkan data digital (non-kearsipan) instansi Alternatif tambahan untuk kegiatan kearsipan (pameran virtual, rakorda, bintek, diklat, dll.) Perolehan PAD dari pemanfaatan arsip oleh kalangan yang lebih luas Mengangkat ranah kearsipan agar pendapat perhatian yang lebih baik
NASIONAL Efisiensi pencarian informasi kearsipan secara nasional melalui website JIKN (layanan prima) Efisiensi dalam sharing dan pemanfaatan informasi kearsipan Pengejawantahan dari arsip sebagai simpul pemersatu bangsa Salah satu bukti implementasi Indonesia terhadap Open Government Initiative (OGI) dimana Indonesia sebagai salah satu negara pelopor Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap penyelenggara negara dan pemerintahan Dapat menjadi platform dalam pengelolaan dan pemanfaatan informasi secara nasional dalam suatu sistem yang terpadu
KATEGORI AKSES Entri Data
Edit Data
Validasi Data
Edit Data
Publis Data
Edit Data Status Akses
Data Arsip Metadata Kopi Digital Ekstrak
Non Ekstrak
Dapat diakses oleh masyarakat
Hanya internal instansi Tertutup penuh
Terbuka penuh
Metadata dan kopi digital
Metadata dan kopi digital
Terbuka dengan pengecualian Metadata dan kopi digital ekstrak
Hanya metadata Karena tertutup
Karena blm ditetapkan
INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Pasal 22 Ayat (7) Huruf e “dalam hal suatu dokumen mengandung materi yang dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17, maka informasi yang dikecualikan tersebut dapat dihitamkan dengan disertai alasan dan materinya”
Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik Pasal 17 Ayat (1) PPID wajib menghitamkan atau mengaburkan materi informasi yang dikecualikan dalam suatu salinan dokumen Informasi Publik yang akan diberikan kepada publik.
INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN Kopi Digital Ekstrak Ekstrak (extract) atau redaksi (redaction) Pekerjaan membuat suatu bagian dalam sebuah dokumen menjadi tidak terbaca karena bagian tersebut bersifat rahasia atau dikecualikan untuk dipublikasikan (redaction is the task of rendering passages in a document illegible because those passages are confidential or otherwise exempt from disclosure). Kopi dari arsip elektronik, dimana beberapa materi informasinya telah dihilangkan atau ditutupi secara permanen. Ekstrak dibuat bilamana suatu arsip tidak dapat dibuka aksesnya secara keseluruhan, melainkan hanya sebagian (a copy of a digital record, from which some material has been removed or permanently masked. An extract is made when the full record cannot be released for access, but part of the record can).
(The National Archives (UK Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, p. 3.)
Proses menghilangkan atau menutupi bagian informasi yang tidak dikehendaki atau bersifat rahasia dari suatu dokumen sebelum diperlihatkan kepada pihak lain (The process of removing or masking unwanted or sensitive areas of a document prior to showing it to others.) (Archives New Zealand, January 2007)
INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN Kopi Digital Ekstrak
International Council on Archives (ICA), 2008, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environment: Module 2 Guidelines and Functional Rrequirements for Electronic Records Management Systems, Paris
Referensi lainnya memberi pengertian ekstraksi atau redaksi dalam konteks kearsipan sebagai proses menutup atau menghapus informasi yang terdapat dalam suatu arsip (the process of masking or deleting information in a record). "Redaction" means the removal of exempted information from copies of a document. (Classified National Security Information Directive No. 1 National Archives And Records Administration)
INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN
INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN
INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN
KELOMPOK PENGGUNA Administrator sistem di pusat jaringan nasional, Administrator simpul jaringan dipusat jaringan nasional, Administrator sistem di simpul jaringan, Pelaksana pengumpulan data kearsipan di simpul jaringan, Pelaksana validasi data kearsipan di simpul jaringan Pejabat berwenang yang menetapkan kategori hak akses, Pengguna khusus untuk dapat mengakses semua arsip internal, Pengguna terdaftar aplikasi SIKN (penyusun informasi kearsipan tematik), Pengguna terdaftar JIKN, Pengguna umum JIKN.
IMPLEMENTASI SIKN dan JIKN
SOSIALISASI (ANRI)
• RAKORNAS • WORKSHOP • KONSULTASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN
KONSULTASI (SIMPUL – ANRI)
• KONSULTASI PROSES PENDAFTARAN • KONSULTASI KESIAPAN SUMBER DAYA DAN INFRASTRUKTUR PENDUKUNG • KONSULTASI RENCANA IMPLEMENTASI
UJI COBA (SIMPUL JARINGAN)
• UJI COBA PADA SERVER DIKLAT • MAGANG DI ANRI
IMPLEMENTASI (SIMPUL JARINGAN)
• PENETAPAN KEBIJAKAN PIMPINAN • KESIAPAN SUMBER DAYA • KERJA SAMA DENGAN PT. TELKOM DALAM RANGKA PENYEDIAAN INFRASTRUKTUR CLOUD
PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Simpul jaringan akan menggunakan aplikasi SIKN untuk menghimpun data/informasi kearsipan yang dimiliki. Untuk itu, simpul jaringan harus mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan, yaitu:
Aplikasi SIKN;
Infrastruktur perangkat keras dan perangkat lainnya;
Koneksi Internet;
Tempat penyimpanan arsip online (Data Center TelkomCloud);
Sumber Daya Manusia (SDM).
PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Tempat Penyimpanan Arsip Online Penyelenggaraan SIKN dan JIKN memanfaatkan teknologi Cloud Computing PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TelkomCloud), atas pertimbangan efisiensi dan efektivitas : • penggunaan dan pemeliharaan aplikasi, • pengadaaan dan pemeliharaan infrastruktur jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak, • pengadaaan dan pemeliharaan sarana penyimpanan dan backup yang aman, • sumber daya manusia TIK, sumber daya listrik, dan lain-lain. Penetapan tempat penyimpanan pada satu data center TelkomCloud dengan pertimbangan kemudahan dalam: • kontrol tehadap autentisitas, reliabilitas, dan integritas arsip, • menjamin keamanan data dan informasi, • migrasi (perpindahan) data di kemudian hari. Biaya tempat penyimpanan arsip online menjadi tanggungan masing-masing simpul jaringan.
PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Sumber Daya Manusia Dalam operasional aplikasi SIKN di Simpul Jaringan terdapat 4 peran yang harus dilaksanakan oleh SDM di Simpul Jaringan: 1. Admin Simpul Jaringan Tidak harus orang yang memahami TI, karena operasional fungsi Admin Simpul sangat sederhana; 1. Petugas input data/informasi kearsipan; 2. Petugas validator data/informasi; dan 3. Petugas yang menetapkan status akses bagi publik terhadap informasi yang telah di-input ke dalam aplikasi SIKN. Jumlah SDM dapat bertambah berdasarkan kondisi dan kebutuhan serta strategi dalam implementasi di lingkungan masing-masing instansi.
PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Sumber Daya Manusia Dalam penyelenggaraan SIKN dan JIKN, ANRI melaksanakan: Rapat Koordinasi Nasional yang dilaksanakan setiap tahun dan dihadiri oleh para perwakilan dari simpul jaringan, Pendidikan dan Pelatihan yang dilaksanakan setiap tahun oleh Pusdiklat Kearsipan ANRI di Bogor, Jawa Barat, Penerimaan peserta magang di ANRI bagi simpul jaringan, Bimbingan Teknis bagi simpul jaringan yang membutuhkan. ANRI bersama PT. Telkom akan memfasilitasi kegiatan pelatihan bagi pengguna (user) SIKN dan JIKN, baik melalui kegiatan yang dilaksanakan oleh ANRI dan/atau PT. Telkom, atau pelatihan yang direncanakan lembaga kearsipan daerah atau simpul jaringan atas inisiatif sendiri.
ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Implementasi SIKN dan JIKN pada lingkungan simpul jaringan dapat dipilih sesuai dengan kesiapan masing-masing: Kesiapan dalam infrastruktur teknis pendukung (perangkat keras, perangkat jaringan, koneksi Internet, data storage pada cloud); Kesiapan SDM pendukung; Pilihan dalam strategi implementasi.
ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Lingkup Implementasi SIKN dan JIKN pada lingkungan simpul jaringan: Pada lingkup terkecil adalah pada satu unit kerja yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (aktif dan in-aktif) atau pada pengelolaan arsip statis. Perangkat yang dibutuhkan dapat hanya satu perangkat komputer, artinya semua fungsi pada aplikasi dilakukan menggunakan komputer dengan mc address yang sama (penggunaan secara bergantian) dengan peran pengguna dapat dibebankan pada satu orang atau dibagi menjadi dua atau tiga peran. Petugas penentu status akses
Cloud Data Storage
Petugas validator Petugas input data
ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Lingkup Implementasi SIKN dan JIKN pada lingkungan simpul jaringan: Pada lingkup terkecil adalah pada satu unit kerja yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (aktif dan in-aktif) atau pada pengelolaan arsip statis. Perangkat yang dibutuhkan terdiri dari sejumlah perangkat komputer yang akan dipakai oleh masing-masing peran pengguna.
Petugas penentu status akses
Cloud Data Storage
Petugas validator Petugas input data
ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Petugas validator
Petugas validator
Petugas input data
Petugas input data
Central file I Central file II Cloud Data Storage
Petugas penentu status akses (PPID) Petugas validator Petugas input data
Central file III
ALUR PENDAFTARAN SEBAGAI SIMPUL
ALUR PENDAFTARAN PENGGUNA
ALUR INPUT INFORMASI KEARSIPAN
ALUR INPUT INFORMASI KEARSIPAN
ALUR PENETAPAN STATUS AKSES ARSIP DINAMIS
ALUR PENYUSUTAN
ALUR PENETAPAN STATUS AKSES ARSIP STATIS
METADATA ARSIP DINAMIS
SCOPE SOLUSI DARI TELKOM Features Layanan TelkomCloud SIKN - JIKN Backup 7 Hari DRC Internet backhaul SLA 99.9% Application server lisence Database lisence Penyediaan infrastruktur berupa network, storage, server Penyediaan sistem securiti berupa antivirus, firewall, secure HTTPS, data intransit & at-rest encryption First level support business hour Penyediaan layanan support 24x7 untuk customer services
PAKET PENYIMPANAN PADA TELKOM SIGMA
Services
Capacity
Biaya / bulan
Ilustrasi penggunaan*
Penyimpanan Media Elektronik Micro
150 GB
Rp 1,850,000
300.000 lembar
Penyimpanan Media Elektronik Extra Small
250 GB
Rp 2,450,000
500.000 lembar
Penyimpanan Media Elektronik Small
500 GB
Rp 3,150,000
1.000.000 lembar
Penyimpanan Media Elektronik Medium
1000 GB
Rp 4,500,000
2.000.000 lembar
Penyimpanan Media Elektronik Large
5000 GB
Rp14,541,000
10.00.000 lembar
Penyimpanan Media Elektronik Extra Large
10,000 GB
Rp25,562,000
20.000.000 lembar
* Untuk kopi digital dengan ukuran 500 Kb
STRUKTUR ORGANISASI PENYELENGGARA
DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN Dra. Dini Saraswati, MAP KEPALA PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN Drs. Sumrahyadi, MIMS 1. BIDANG PENGUMPULAN DATA SIK
Dra. Desi Pratiwi, MIM
2. BIDANG PENGOLAHAN DATA SIK
Drs. Muhammad Rustam
3. BIDANG PENYAJIAN SIK
Dra. Arih Murwati
RUANG ADMIN PUSAT DAN SERVER KONTROL
Terima Kasih!
