Hierbij bieden wij u de ontwerp begroting 2015 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) aan, waarin opgenomen de meerjarenbegroting

Beukenlaan 1d 4731 CD OUDENBOSCH T +31(0)165-331283 F +31(0)165-310680 [email protected] www.regionaalarchiefwestbrabant.nl

Aan de besturen van de deelnemers aan het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB)

onze datum: 21 maart 2014 onderwerp: begroting 2015 e.v. RAWB

uw datum: uw kenmerk:

Geacht bestuur, Hierbij bieden wij u de ontwerp begroting 2015 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) aan, waarin opgenomen de meerjarenbegroting 2015-2018. In begroting en meerjarenraming wordt tegemoet gekomen aan de bezuiniging van 3 x 3%. In 2016 is de extra bezuiniging van € 16.750, zoals eerder door onze deelnemers opgedragen, eveneens gerealiseerd. Behalve de ontwerp begroting 2015 treft u hierbij eveneens de concept jaarstukken over 2013 aan, bevattende het jaarverslag, de jaarrekening en een reeks bijlagen. De accountantsrapportage volgt nog, vanwege ziekte heeft deze enige vertraging opgelopen. Deze jaarstukken worden u ter kennisname aangeboden. U ziet daarin dat er over 2013 een voordelig saldo is van € 44.640. In de vergadering van 27 februari jl. heeft het algemeen bestuur besloten om dit resultaat vooralsnog toe te voegen aan onze algemene reserve. Daarmee krijgt het RAWB weer meer ‘lucht’ en is de fiscale status van belast ondernemer voor meerdere jaren veilig gesteld. Op donderdag 26 juni 2014 worden zowel de begroting 2015 als de jaarstukken 2013 door ons algemeen bestuur vastgesteld. Daarom verzoeken wij u om voor die datum ons te berichten of u met de begroting 2015 in kunt stemmen. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Met vriendelijke groet, namens het Dagelijks Bestuur van het RAWB, J.H.M. Janssen directeur

Rabobank 1598.21.657 IBAN NL68RABO0159821657 BIC RABONL2U

K.v.K. 20171320 BTWnummer NL.8068.34.511.B.01

BEGROTING 2015

1

Inhoud

Bladzijde

1. Aanbiedingsnota

3

2. Leeswijzer

4

3. Inleiding

5

4. Kerngegevens

7

5. Vaststellingsbesluit

8

6. Beleidsbegroting a. Programmaplan

9

b. Kostenplaatsen

c.

Kapitaallasten

14

Personeelslasten

14

Paragrafen

16

7. Productenraming

20

8. Overzicht meerjarenbegroting 2015 – 2018

24

9. Bijlagen: a. Overzicht personeelslasten en personele sterkte

27

b. Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven

28

c.

30

Investerings- en financieringsoverzicht

d. Overzicht reserves

31

e. Overzicht opgenomen langlopende leningen

32

f.

33

Overzicht deelnemersbijdragen

g. Verdelingsmatrix

34

1

2

1.

Aanbiedingsnota

Hierbij bied ik u de begroting 2015 en de meerjarenbegroting 2015 - 2018 aan van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). De begroting 2015 wordt opgesteld op het moment dat de contouren van de West-Brabantse archiefsamenwerking tussen Bergen op Zoom, Roosendaal en het RAWB steeds duidelijker beginnen te worden. Daarmee is niet gezegd dat er vanaf 2015 al definitief een andere archieforganisatie tot stand gaat komen. In de loop van 2014 wordt duidelijk of er sprake is van bestuurlijke haalbaarheid. Mocht dat positief uitvallen, dan ontstaat er een geheel nieuwe situatie, waarschijnlijk pas per 1 januari 2016. Mocht dat echter negatief uitvallen, dan ontstaat eveneens een andere situatie, want doorgaan op de huidige weg als een zelfstandig RAWB, in een tijd van grote veranderingen en uitdagingen, moet dan opnieuw tegen het licht worden gehouden. Met het oog op deze onzekerheid, past het niet om een begroting 2015 uit te werken, noch gericht op een gefuseerd, noch op een zelfstandig RAWB. Hier ‘wreekt’ zich de verplichting uit de WGR om al in het eerste kwartaal van het jaar voorafgaand een begroting op te stellen. Vandaar dat nu een keuze is gemaakt voor een begroting, die beleidsmatig de situatie 2014 bestendigt en cijfermatig de bedragen uit de meerjarenraming 2014-2017 volgt. Regionaal Archief West-Brabant J.H.M. Janssen directeur

3

2.

Leeswijzer

In deze leeswijzer vindt u uitleg over de in de begroting opgenomen onderwerpen. U vindt u in hoofdstuk 1 de aanbiedingsnota. In hoofdstuk 2 de leeswijzer zelf en in hoofdstuk 3 een inleiding op de begroting met vermelding van de uitgangspunten en het verwachte begrotingsresultaat. De hoofdstukken 4 en 5 betreffen resp. de kerngegevens en het vaststellingsbesluit. Onder hoofdstuk 6 is de Beleidsbegroting opgenomen die bestaat uit 6a het Programmaplan waarin wordt aangegeven wat we gaan doen, wat we willen bereiken en wat dat gaat kosten. Onder 6b Kostenplaatsen treft u de verwachte kapitaallasten en personeelslasten aan. In Hoofdstuk 6c worden de relevante paragrafen besproken. In Hoofdstuk 7 treft u de productenraming aan en aansluitend in Hoofdstuk 8 vindt u een recapitulatie van de meerjarenbegroting gerubriceerd op kostensoort over de jaren 2015 - 2018. Onder de bijlagen presenteren wij u de volgende overzichten. Overzicht Overzicht Overzicht Overzicht Overzicht Overzicht Overzicht .

A B C D E F G

Overzicht personeelslasten en personele sterkte Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Investerings- en financieringsoverzicht Overzicht reserves Overzicht opgenomen langlopende leningen Overzicht deelnemersbijdragen Verdelingsmatrix

4

3.

Inleiding

3.1 Algemeen Ook in 2015 ligt de focus wederom op de digitale archivering, zowel van het RAWB zelf als van de aangesloten deelnemers. Gemeenten maken in rap tempo de omslag naar een digitale informatievoorziening. Papier heeft zijn langste tijd gehad, het moment is niet ver meer dat er volledig digitale archieven zullen worden overgedragen. Het RAWB zal zich daarop gaan voorbereiden. Dat gebeurt o.a. door intensivering van de relatie met de gemeenten. Voor het onderhoud van het gebouw hebben wij indertijd een voorziening ingesteld waarin jaarlijks het gemiddelde bedrag aan onderhoud in de komende jaren wordt gestort. In 2012 vond een herziening van het meerjarig onderhoudsplan plaats, waardoor die jaarlijkse storting aanmerkelijk is verminderd. De vrijval daaruit in 2012 is toegevoegd aan de algemene reserve, zodat deze beter op peil kwam. Tot en met 2022 is een jaarlijkse storting van € 7.451 nodig. In de meerjarenbegroting 2015 – 2018 is een reële financiële verwachting opgenomen die niet alleen moet leiden tot een gezonde financiële huishouding, maar ook tegemoet zal komen aan de bezuinigingsopdracht van 3 x 3 %. In 2016 is de verlaging van de deelnemersbijdragen op het bezuinigingspeil, d.w.z. heeft het RAWB voldaan aan de in 2012 opgedragen extra besparing van € 16.750. De meerjarenbegroting geeft alle ontwikkelingen op kostensoort niveau weer. Op die wijze hebben wij een goede inschatting kunnen maken van de ontwikkeling van de deelnemersbijdrage in de komende jaren. Het saldo van lasten en baten wordt over de deelnemers verdeeld op basis van het totaal van het op 1 januari 2011 beheerde aantal meters archief. Voor Rucphen geldt als basis de per 1 januari 2012 over te brengen archieven alsmede 50% van de kosten van de over te nemen assistent archivaris. De nieuwe verdeelsleutel is door het bestuur vastgesteld op 3 maart 2011.

5

De bijdragen van de deelnemers vindt u in onderstaand overzicht: deelnemers

bijdrage 2015 bijdrage 2014

Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta

103.114 175.620 217.011 108.978 83.070 59.119 746.912

104.091 177.284 219.066 111.020 83.857 59.679 754.997

3.2 Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting heeft een inventarisatie van de interne regelgeving plaatsgevonden en is het toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid vastgesteld. Vanuit wet, regelgeving en besluiten is aangegeven welke artikelen van belang zijn en vervolgens op welke processen deze uiteindelijk van invloed zijn. Voor de processen inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn beschrijvingen gemaakt die dienen als toetsingskader voor rechtmatigheidcontrole. Het toetsingskader is reeds eerder vastgesteld en wordt, indien zinvol, aangepast. Wijzigingen worden uiteraard aan het algemeen bestuur voorgelegd ter vaststelling.

6

4.

Kerngegevens

De gemeenschappelijke regeling “Regionaal Archief West-Brabant” is per 1 januari 1998 ingesteld en is laatstelijk gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november 2011. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vijf gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 158.200 inwoners (aantallen volgens KING kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) Als bestuursorganen treden op: a. het algemeen bestuur b. de voorzitter Bestuursleden Voorzitter

: de heer ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van Halderberge

Secretaris-penningmeester

: de heer J.P van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur

Leden

Adviseurs

de heer J.P.M. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk de heer mr. M.J. de Bruijn, vertegenwoordiger van Rucphen de heer P.G.H.N. Utens, vertegenwoordiger van Zundert vacant, vertegenwoordiger van Brabantse Delta : mevr. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, Provinciaal Archiefinspecteur in Noord-Brabant de heer J.H.M. Janssen, directeur Regionaal Archief West-Brabant

Totale bijdrage aangesloten deelnemers: Rekening 2013 : € 766.454 (na bestemming resultaat) Begroting 2014 : € 754.997 Begroting 2015 : € 746.912 Kosten per inwoner Rekening 2013 : € 4,87 (geraamd inwoneraantal 158.200) Begroting 2014 : € 4,77 (geraamd inwoneraantal 158.300) Begroting 2015 : € 4,71 (geraamd inwoneraantal 158.200)

7

5.

Vaststellingsbesluit

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 26 juni 2014:

De voorzitter,

(ir. P.J. Bons)

de secretaris,

(J.P. van Hal)

8

6.

Beleidsbegroting

6.

Beleidsbegroting

6a.

Programmaplan

Beleid Het beleid voor 2015 is beschreven in het beleidsplan 2013-2015: ‘’Het RAWB in transitie” . Dit plan is door het bestuur op 8 november 2012 vastgesteld.

Programma Behouden Om het gebruik van archieven ook voor toekomstige generaties te waarborgen, is het noodzakelijk dat archieven in goede staat worden bewaard. In 2015 gaat het RAWB met behulp van gemeentelijk budget verder met de digitalisering van de meest geraadpleegde en daardoor kwetsbare seriebestanden uit de archieven van Moerdijk. Restauratie van de historische collectie is afgerond; alle archieven en collecties zijn geconserveerd en digitalisering van de kernbestanden is gerealiseerd. Behoudens Zundert zijn de RAWB deelnemers al zover. Conservering zal sporadisch plaats vinden. Het RAWB beschikt sinds 2006 over een nieuw archiefgebouw, met daarin drie bewaarplaatsen die geheel aan de wettelijke eisen voldoen. Vooral dankzij deze adequate huisvesting kunnen de analoge bestanden in goede staat bewaard worden en blijven. Voor de duurzame bewaring van digitaal gevormde archieven is er nog geen voorziening getroffen. Het E depot is primair de verantwoording van de zorgdrager, het RAWB is uiteraard, vanuit de toezichthoudende taak en de latere beheerstaak, nauw betrokken daarbij. In 2015 moet duidelijk worden welk beleid de afzonderlijke deelnemers en het RAWB in dat opzicht gaan volgen. Een brede samenwerking ligt niet alleen voor de hand maar heeft ook veruit de voorkeur. Het archieftoezicht zal zich vooral richten op de wijze waarop gemeenten inhoud geven aan de organisatie en kwaliteit van hun informatiehuishouding. Het RAWB onderzoekt en rapporteert bij de deelnemende gemeenten over de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren, de KPI’s, aan de hand waarvan het college verantwoording af dient te leggen aan de raad over de toestand van de informatiehuishouding bij de gemeente.In 2015 staan KPI’s bij Moerdijk en Zundert gepland. De verwerving heeft als doel het veilig stellen van zowel overheids- als niet-overheidsinformatie en het beschikbaar stellen daarvan voor onderzoek door belangstellenden. Particuliere archieven en verzamelingen bieden een wezenlijke aanvulling op de door de overheid gevormde archieven. Het aanbieden van deze bestanden geeft de onderzoeker een zo volledig beeld van de maatschappelijke omgeving en tijd waarop zijn onderzoek betrekking heeft. Door het verwerven van particuliere archieven naast overheidsarchieven, vergroot het RAWB de objectiviteit van het informatieaanbod aan onderzoekers. Het RAWB voert een overwegend passief beleid op dit terrein, volgens een eerder opgesteld acquisitieplan. Baten en lasten programma Behouden

Lasten Baten Saldo

Rekening Begroting Begroting 2013 2014 2015 55.379 53.382 51.339 0 0 0 55.379 53.382 51.339

meerjarenraming 2016 2017 2018 47.710 48.648 49.137 0 0 0 47.710 48.648 49.137

Toelichting verschillen: Het voordelig verschil in geraamde lasten 2015 ten opzichte van 2014 wordt voornamelijk veroorzaakt door een lagere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma vanwege het vertrek van een tweetal medewerkers in de loop van 2015.

9

Programma Bewerken In 2014 zijn de meeste archieven en verzamelingen al van een toegang voorzien. Tevens is een aanvang gemaakt met de conversie van de toegangen naar een internationale standaard. De ‘nieuwe’ toegangen worden beheerd in het systeem Memorix Archieven. Ook het depotbeheer is daarin geregeld. Dit systeem zal in 2015 verder worden gevuld. Het RAWB gaat geen extra inspanningen doen om de bewerkingsachterstanden van particuliere archieven in te lopen. Nieuw te verwerven particuliere archieven dienen voortaan, net als de overheidsarchieven, zoveel mogelijk in goede, geordende en toegankelijke staat worden aangeleverd. Het RAWB zal daarbij adviseren en coördineren en voor de noodzakelijke nabewerking zorg dragen. In geval het grote bestanden betreft verdient uitbesteding de voorkeur; de kosten zijn dan voor de overdragende partij. De aandacht zal voorts uitgaan naar de nadere ontsluiting van archiefbronnen die via de website zullen worden gepubliceerd. Daarbij maakt het RAWB gebruik van de enthousiaste medewerking van vrijwilligers. Lopende projecten worden in 2015 afgerond, het is nog niet zeker of er nieuwe worden opgestart. Baten en lasten programma Bewerken

Lasten Baten Saldo

Rekening Begroting Begroting 2013 2014 2015 140.612 180.838 173.533 0 0 0 140.612 180.838 173.533

meerjarenraming 2016 2017 2018 160.766 163.907 165.562 0 0 0 160.766 163.907 165.562

Toelichting verschillen: Het voordelige verschil in geraamde lasten 2015 ten opzichte van 2014 wordt voornamelijk veroorzaakt door een lagere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma als gevolg van het vertrek van een tweetal medewerkers in de loop van 2015.

Programma Benutten Ook in 2015 zal de website www.regionaalarchiefwestbrabant.nl weer tenminste 175.000 bezoeken tellen. Het RAWB heeft op zijn website een rijk aanbod van toegangen en gescande documenten. Dit aanbod zal in 2015 nog maar beperkt groeien. Interactiviteit en vergroting van het gebruik van social media staan op de agenda. De website is het klantenportaal van het RAWB bij uitstek. De doorontwikkeling van die website is een continu proces. Natuurlijk is er ook nog een studiezaal, die exclusief aan de locatie in Oudenbosch is gekoppeld. Direct contact met documenten uit het verleden levert nog steeds een historische sensatie op. Wij willen dit onze klanten niet ontnemen. Medio 2015 zal wel een heroverweging van het niveau van de directe dienstverlening plaats vinden a.g.v. personeelsvermindering. We blijven eveneens, net als in andere jaren, producten aanbieden om belangstellenden in direct contact met het verleden te brengen. In de studiezaal en in de regio vinden activiteiten plaats, soms themagebonden, soms doelgroepgebonden, soms archiefgebonden. De meeste van deze activiteiten kunnen worden ingepast in de succesvolle regionale lezingenreeksen. Een bijzondere doelgroep waarvoor het RAWB historische producten heeft ontwikkeld is de schooljeugd. Met bemiddeling van marktplaatsen en Erfgoed Brabant, maar ook op eigen initiatief, confronteert het RAWB jonge mensen met hun verleden en de waarde daarvan voor hun eigen ontwikkeling. Baten en lasten programma Benutten

Lasten Baten Saldo

Rekening Begroting Begroting 2013 2014 2015 272.250 217.779 209.608 8.426 6.600 6.600 263.824 211.179 203.008 10

meerjarenraming 2016 2017 2018 195.106 198.845 200.865 6.600 6.600 6.600 188.506 192.245 194.265

Toelichting verschillen: Het voordelige verschil in geraamde lasten 2015 ten opzichte van 2014 wordt voornamelijk veroorzaakt door een lagere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma als gevolg van het vertrek van een tweetal medewerkers in de loop van 2015.

Programma Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering is gericht op het effectief en efficiënt omgaan met de aan het RAWB beschikbaar gestelde middelen. In 2015 zullen twee medewerkers de dienst verlaten, waardoor de formatie terugvalt naar 5,8 fte. Alleen op die manier kan het RAWB tegemoet komen aan de bezuinigingsopdrachten van voorbije jaren. Hiermee is wel de absolute bodem van een verantwoorde personele bezetting bereikt. De consequenties vanaf augustus 2015 zullen tijdig in beeld worden gebracht en het bestuur zal passende beslissingen moeten gaan nemen, al dan niet voor tijdelijk (bij doorgaan van de archiefsamenwerking) Er vindt geen bijzonder onderhoud aan het gebouw plaats. Baten en lasten programma Bedrijfsvoering

Lasten Baten Saldo

Rekening Begroting Begroting 2013 2014 2015 275.494 324.176 324.168 4.078 5.162 5.136 271.416 319.014 319.032

meerjarenraming 2016 2017 2018 321.269 323.154 323.426 5.000 5.000 5.000 316.269 318.154 318.426

Toelichting verschillen: De indexmatige verhoging van de exploitatiekosten van het programma bedrijfsvoering bedraagt € 4.600 en wordt tot een bedrag van € 3.000 veroorzaakt door hogere kosten IT en digitaal beheer. Hiertegenover staat een lagere doorbelasting van personeelslasten naar het programma bedrijfsvoering van € 4.000 als gevolg van het vertrek van een tweetal medewerkers in de loop van 2015. Het restant verschil wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere rente kapitaallasten.

11

Recapitulatie baten en lasten

Lasten Baten -expoitatiebaten -bijdragen deelnemers Totaal baten Resultaat voor reserves Mutaties in reserves: -stortingen -onttrekkingen Resultaat na mutaties

Rekening Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2013 2014 2015 2016 2017 2018 743.735 776.175 758.648 724.851 734.554 738.990

12.504 766.454 778.958

11.762 754.996 766.758

11.736 746.912 758.648

11.600 713.251 724.851

11.600 722.954 734.554

11.600 727.390 738.990

-35.223

9.417

0

0

0

0

0 9.417

0 9.417

0 0

0 0

0 0

0 0

44.640

0

0

0

0

0

12

6b.

Toelichting op kostenplaatsen

Kapitaallasten Lasten

Rekening Begroting Begroting 2013 2014 2015

Rente lang geld Rente eigen financieringsmiddelen Afschrijvingen

Baten

Meerjarenraming 2017 2018

71.117 0 55.409

69.000 0 56.129

66.725 0 56.941

66.156 0 58.993

63.652 0 59.844

60.962 0 60.731

126.526

125.129

123.666

125.150

123.496

121.693

Rekening Begroting Begroting 2013 2014 2015

Renteresultaat Doorberekende kapitaallasten aan: - kostenplaatsen - producten

2016

2016

Meerjarenraming 2017 2018

-254

-162

-136

0

0

0

7.800 118.980

7.800 117.491

7.800 116.002

7.800 117.350

7.800 115.696

7.800 113.893

126.526

125.129

123.666

125.150

123.496

121.693

Toelichting verschil lasten en baten: De lagere kapitaallasten worden veroorzaakt door het rentevoordeel over de reguliere afschrijving van de activa.

Personeelslasten Lasten

salarissen en sociale lasten overige goederen en diensten kapitaallasten

Baten

ontvangen rente doorberekende personeelskosten

Rekening 2013

Begroting Begroting 2014 2015

2016

Meerjarenbegroting 2017 2018

496.040 12.411 7.800

503.373 10.250 7.800

483.145 9.750 7.800

447.290 9.100 7.800

456.063 9.300 7.800

460.537 9.500 7.800

516.251

521.423

500.695

464.190

473.163

477.837

Rekening 2013

Begroting Begroting 2014 2015

2016

Meerjarenbegroting 2017 2018

7.800 508.451

7.800 513.823

7.800 492.895

7.800 456.390

7.800 465.363

7.800 470.037

516.251

521.423

500.695

464.190

473.163

477.837

Toelichting Voor 2015 is uitgegaan van de CAO afspraken van juni 2012. Dit akkoord loopt van 1 juni 2011 t/m 31 december 2012. Deze zijn gebaseerd op de laatst vastgestelde CAO (salarispeil 1-4-2012). Er is rekening gehouden met een stijging van 2% vanwege CAO-aanpassingen. Daarnaast is rekening gehouden met jaarlijkse periodieken en met doorgroei naar functie- en uitloopschalen, zijn premies aangepast en is de eindejaarsuitkering verwerkt, alsmede de effecten van het cafetariamodel. 13

Verder is rekening gehouden met het feit dan de medewerker bewerken (streekregistrator) per 15 augustus 2015 met pensioen gaat en dat de inhuur van de medewerker studiezaal eveneens per 15 augustus wordt beëindigd. De medewerker bewerken is in de loop van 2014 voor een derde minder gaan werken en tot aan zijn definitieve pensionering zal dit vacaturevoordeel worden benut voor inhuur van de medewerker studiezaal.

14

6c.

Paragrafen

Bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. In titel 3 van de verordening ter zake het financieel beleid zijn de verplichte paragrafen voor de begroting vastgelegd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn: Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting willen wij ook nog kort aandacht besteden aan de paragraaf Weerstandsvermogen. De overige in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) genoemde paragrafen zijn voor het RAWB niet aan de orde.

1. Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het RAWB worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen bijdrage in het exploitatietekort wordt in vier voorschotten per kwartaal aan de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot dat voor een deel op een bedrijfsspaarrekening wordt belegd. Het gedeelte van het saldo boven € 250.000 wordt in verband met de regeling Schatkistbankieren bij de gemeente Moerdijk belegd. Op 10 februari 2014 heeft het Agentschap Schatkistbankieren meegedeeld dat aan het RAWB een uitzondering is verleend voor het schatkistbankieren en daarom geen eigen rekening courant bij de schatkist hoeft aan te houden. Het RAWB heeft te maken met een financieringsoverschot. Het totaal aan vaste geldleningen en reserves is hoger dan de boekwaarde van de investeringen. Dat overschot aan middelen wordt per 1-1-2015 geraamd op ruim € 158.000. Per 31-12-2015 bedraagt het financieringsoverschot naar verwachting € 164.000. Dit tijdelijke financieringsoverschot wordt eveneens belegd. Financieringsbehoefte Omdat het liquiditeitsoverschot van tijdelijke aard is dienen investeringen in de nieuwbouw en in overige uitgaven met een meerjarig economisch nut gefinancierd te worden met vaste geldleningen, waarvan de looptijd wordt gekoppeld aan de afschrijvingstermijn van die activa. Wij hebben bij de gemeente Moerdijk vaste geldleningen gesloten voor de financiering van de nieuwbouw en de inrichting daarvan. Verder is een lening gesloten voor de financiering van het PC netwerk. Rentevisie, -kosten en -opbrengsten Mede als gevolg van de kredietcrisis is de rente op korte beleggingen sterk gedaald. De rente volgt de besluitvorming daaromtrent van de Europese Centrale Bank. In de begroting 2015 wordt de opbrengst geraamd op € 5.000.

2. Bedrijfsvoeringsparagraaf In artikel 15 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en beheer is opgenomen dat in paragraaf bedrijfsvoering in de begroting aandacht moet worden besteed aan tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Tevens zijn de onderwerpen opgesomd waaraan speciaal aandacht dient te worden gegeven, zoals aantal personeelsleden, verloop, ziekteverzuim, personeelskosten en kosten inhuur. Daarnaast zijn de huisvesting, automatiseringssystemen en de kosten daarvan onderwerp van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Personeel In 2015 zullen aanvankelijk 8 medewerkers (6,8 fte) in vaste dienst zijn. Zowel de tijdelijke medewerker studiezaal als de medewerker bewerken gaan medio 2015 de dienst verlaten vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Vanaf dan zijn er nog maar 6 medewerkers voor 5,8 FTE werkzaam bij het RAWB. Naast deze formatie krijgt het RAWB hulp van enthousiaste vrijwilligers. De kosten van deze formatie worden voor 2015 geraamd op afgerond € 493.000. Het ziekteverzuim van het personeel wordt ingeschat op 3,0 %. Er wordt voor ca. 0,2 FTE personeel ingehuurd. 15

Huisvesting Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen en voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. Vanaf de ingebruikname vinden de reguliere preventieve onderhoudswerkzaamheden plaats. Voor het correctieve onderhoud (reparaties e.d.) is een afzonderlijke raming opgenomen. In 2012 is het meerjarenonderhoudsplan ge-update. Daarbij is uitgegaan van een nulmeting, d.w.z. dat de huidige status van het pand vertrekpunt was. Dit leidde tot een verlaging van de onderhoudskosten en daarmee ook van jaarlijkse storting in de voorziening voor vervangend onderhoud In 2012 is door het RAWB, ondersteund door het Inkoopbureau West-Brabant, het reguliere onderhoud opnieuw aanbesteed. Automatisering De website van het RAWB is uiterst succesvol en wordt hoog gewaardeerd. In 2010 is de website volledig vernieuwd, is de functionaliteit ervan verbeterd en voldoet de website aan de webrichtlijnen overheidswebsites en aan de normen van “Drempels Weg”. Begin 2014 is de homepage veranderd. Vergroting van de interactiviteit en slimme inzet van nieuwe technieken staan op de rol voor 2015. In 2015 wordt (onder voorbehoud) een nieuw PC netwerk geïmplementeerd. De kapitaallasten zijn in de begroting opgenomen. De financiële administratie wordt bijgehouden in het softwarepakket Davilex Account.

3. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het RAWB beschikt om niet-begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het RAWB beschikt over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. Mochten zich in de loop van het begrotingsjaar onvoorziene tegenvallers aandienen dan worden die bij de deelnemers gemeld en zullen die lasten bij begrotingswijziging worden geraamd en na goedkeuring van de deelnemers in eerste instantie uit de reserves worden gedekt.

16

17

7.

Productenraming cat.

Lasten

Werkelijke lasten 2013

Geraamde lasten 2014

Geraamde lasten 2015

1.143 0 54.236 55.379

2.000 0 51.382 53.382

2.050 p.m 49.289 51.339

934 139.678 140.612

1.000 179.839 180.839

1.020 172.513 173.533

5.032 2.767 4.514 259.937

5.000 3.150 4.100 205.530

5.100 3.200 4.150 197.158

272.250

217.780

209.608

2.770 16.126 2.155 872 288 32.781 4.704 0 7.228

5.000 17.000 2.250 2.050 510 32.000 5.200 200 7.073

5.000 17.300 2.300 2.100 530 35.000 5.300 150 6.918

66.924

71.283

74.598

PROGRAMMA BEHOUDEN 34.120 Conserveringsmateriaal 34.130 E depot 62.000 Aandeel personeelskosten

PROGRAMMA BEWERKEN 34.200 Externe indicering 62.000 Aandeel personeelskosten

PRIOGRAMMA BENUTTEN 34.520 34.540 34.600 62.000

Fotokopieën Aanschaf koffie, thee e.d. PR en educatiemateriaal Aandeel personeelskosten

PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING Management 34.700 34.710 34.720 34.730 34.740 34.750 34.760 34.770 61.000

Archiefsamenwerking Administratie- en contr.kosten Abonnementen en boeken Kantoorbenodigdheden Algemene kosten IT en digitaal beheer Telecommunicatie Portikosten Aandeel kapitaallasten

18

cat.

Baten

werkelijke baten 2013

geraamde baten 2014

geraamde baten 2015

55.379

53.382

51.339

140.612

180.839

173.533

1.203 1.235 506 513 4.969 263.824 272.250

2.600 1.000 250 750 2.000 211.180 217.780

2.600 1.000 250 750 2.000 203.008 209.608

44.322 22.602

48.015 23.268

51.296 23.303

66.924

71.283

74.598

PROGRAMMA BEHOUDEN

---

Resultaat

PROGRAMMA BEWERKEN

---

Resultaat

PROGRAMMA BENUTTEN 34.500 34.520 34.530 34.540 34.600 ---

Opbrengst fotokopieën Opbrengst onderzoeken Administratie- en verzendkosten Overige inkomsten Vergoeding educatieve activiteiten Resultaat

PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING Management --Resultaat 42.100 vaste bijdrage Rucphen

19

cat.

Lasten

Werkelijke lasten 2013

Geraamde lasten 2014

Geraamde lasten 2015

21.006 9.647 9.350 2.388 -11.215 3.591 7.451 111.752

22.450 9.950 11.600 2.050 8.250 3.650 7.451 110.418

22.900 10.150 11.800 2.100 8.400 3.750 7.451 109.084

153.970

175.819

175.635

54.601

77.073

73.934

743.736

776.176

758.648

743.736

776.176

758.648

0 0

0 0

0 0

743.736 44.639 788.375

776.176 0 776.176

758.648 0 758.648

Gebouwbeheer 31.000 34.810 34.820 34.821 34.830 34.840 60.000 61.000

Energiekosten Schoonmaak en waterverbruik Preventief onderhoud Correctief onderhoud Belastingen en verzekering Brandmelding en beveiliging Storting vervangend onderhoud Aandeel kapitaallasten

62.000 Aandeel personeelskosten Geldleningen en uitzettingen < 1 jaar

Bijdragen deelnemers

Expl. lasten voor mutaties in reserves Exploitatielasten voor mutaties reserves

Mutaties in reserves 60.000 storting in reserves

Expl. lasten incl. mutaties in reserves totale lasten resultaat na mutaties reserves

20

cat.

Baten

werkelijke baten 2013

geraamde baten 2014

geraamde baten 2015

153.716 254

175.657 162

175.499 136

153.970

175.819

175.635

54.601

77.073

73.934

3.824

5.000

5.000

743.852 743.852

731.729 731.729

723.610 723.610

778.958 35.222743.736

766.759 9.417 776.176

758.648 758.648

Gebouwbeheer --Resultaat 62.100 Renteresultaat

---

Resultaat

Geldleningen en uitzettingen < 1 jaar 20.000 Rente korte beleggingen

Bijdragen deelnemers 42.000 Bijdragen deelnemers

Expl. baten voor mutaties in reserves Exploitatiebaten voor mutaties reserves resultaat voor mutaties reserves

Mutaties in reserves 60.000 onttrekking aan algemene reserve

Expl. baten incl. mutaties in reserves totale baten

21

9.417 9.417

9.417 9.417

-

788.375

776.176

758.648

788.375

776.176

758.648

8.

Meerjarenraming 2015 – 2018 2015

2016

2017

2018

LASTEN Personeel Energie Storting voorziening Exploitatie Kapitaallasten

483.145 22.900 7.451 122.414 123.802 759.712

447.290 23.129 7.451 123.031 125.150 726.051

456.063 23.592 7.451 125.152 123.496 735.753

460.537 23.827 7.451 126.533 121.842 740.190

5.000 7.800 746.912 759.712

5.000 7.800 713.251 726.051

5.000 7.800 722.953 735.753

5.000 7.800 727.390 740.190

BATEN Bankrente / leges Rente verstr.leningen Deelnemersbijdragen

Uitgangspunten: Personeelskosten Deze zijn gebaseerd op de laatst vastgestelde cao. Die loopt van 1 juni 2011 t/m 31 december 2012. Basis vormen de salarissen per 1 april 2012. Er is rekening gehouden met een stijging van 2% vanwege CAO-aanpassingen. Daarnaast is rekening gehouden met jaarlijkse periodieken en met doorgroei naar functie- en uitloopschalen, zijn premies aangepast en is de eindejaarsuitkering verwerkt, alsmede de effecten van het cafetariamodel. Verder is rekening gehouden met het feit dat de medewerker bewerken per 15 augustus 2015 met pensioen gaat en dat de inhuur van de medewerker studiezaal eveneens per 15 augustus wordt beëindigd. Energiekosten Vooralsnog blijven de energiekosten op hetzelfde peil als 2014 en 2015, echter met een indexmatige verhoging Storting onderhoudsvoorziening De onderhoudskosten worden uitgesplitst in: - Correctief onderhoud - Preventief onderhoud - Vervangend onderhoud Voor zowel correctief als preventief onderhoud is voor 2015 een indexmatige verhoging opgenomen. De jaarlijkse storting in de voorziening voor vervangend onderhoud is n.a.v. het vernieuwde meerjarig onderhoudsplan berekend op € 7.451. Kosten voor schoonmaak en onderhoud aan veiligheidsvoorzieningen zijn in afzonderlijke posten begroot. Overige exploitatielasten Voor de overige exploitatielasten is voor 2015 een prijsstijging van gemiddeld 1 % opgenomen. Kapitaallasten De kapitaallasten zijn gebaseerd op de huidige geïnvesteerde bedragen. In de periode 2015 – 2018 is rekening gehouden met vervanging van het netwerk in 2015. Hierdoor stijgen de kapitaallasten in 2016 licht t.o.v. 2015 Deelnemersbijdragen De aanpassingen in de begroting 2015 leiden op zich tot een kostendaling voor de deelnemers van € 17.500. Tot en met 2014 werd evenwel een onttrekking gedaan van € 9.400 aan de reserve uittreden Steenbergen, welke reserve in 2012 is toegevoegd aan de algemene reserve Vanaf 2015 wordt geen onttrekking meer gedaan. Dat resulteert in een bijdrage van de deelnemers die ten opzichte van 2014 € 8.000 lager is. 22

23

9 Bijlagen

24

a) Overzicht personeelslasten en personele sterkte

Volgnr. 039550 040100 054430 090110 039070 vacature 097980 999991 999992

Uitgaven uit hoofde van: Salaris eindejaars- vakantieBHV vergoeding vergoeding Levensloop Sociale uitkering toelage vergoeding CMD iza / ZVW vergoeding lasten netto 67.800 4.068 5.424 310 4.024 1.017 16.505 17.875 1.073 1.430 310 1.654 268 3.439 47.688 2.861 3.815 255 310 4.024 715 12.110 47.688 2.861 3.815 255 310 4.024 715 12.110 42.900 2.574 3.432 310 3.674 643 10.748 3.258 172 261 0 240 134 2.064 5.680 364 454 310 686 0 0 54.936 3.296 4.395 310 4.024 824 13.693 30.594 1.836 2.448 310 2.678 459 7.509 318.419 19.105 25.474 510 2.480 25.029 4.776 78.178

geraamd aantal personeelsleden per 1 januari 2015: 8 aantal fte vast personeel: 6,80 fte vacature 0,33 fte Uitgangspunten: salaris per 1/1/2014 (CAO 2011/2012) + verplichte periodieken per 1/1/2015 + eindejaarsuitkering per 31/12/2015: 6,00% en rekening houdend met minimum + 2% salarisverhoging 2015

25

Netto Reiskosten Totaal lasten woning-werk generaal 99.148 2247 101.395 26.049 362 26.411 71.778 1798 73.576 71.778 2247 74.025 64.281 1091 65.372 6.129 0 6.129 7.495 145 7.640 81.478 514 81.992 45.834 771 46.605 473.970 9175 483.145

b) Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Omschrijving van de kapitaaluitgaven

1 Verstrekte hypothecaire geldleningen personeel: 1-9-2006 Vervanging netwerk Nieuwbouw RAWB Oudenbosch Inrichting nieuwbouw Oudenbosch

oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven 1-1-2015 2

vermeervermindeOorspronkelijk Percentage deringen ringen (anders bedrag der en maat2015 dan door kapitaalstaf van afschrijving/ uitgaven afschrijving aflossing 31-12-2015 2015 3 4 5 6

250.000,00

250.000,00

3,12%

33.816,00

33.816,00

2,29%

1.325.984,00

1.325.984,00

4,29%

467.467,00

467.467,00

4,28%

2.077.267,00

0,00

26

0,00

2.077.267,00

Omschrijving van de kapitaaluitgaven

1 Verstrekte hypothecaire geldleningen personeel: 1-9-2006 Vervanging netwerk

Totaal der Afschrijving Extra Boekwaarde Boekwaarde ToegereTotaal van aflossingen/ kapitaal- afschrijving 1-1-2015 31-12-2015 kende de kapitaalafschrijving uitgaven kapitaalrentelasten lasten op kapitaal2015 uitgaven 2015 2015 uitgaven 2015 1-1-2015 7 8 9 10 11 12 13

0,00

250.000,00

7.800

6.763,20

0,00

155

6.918 bedrijfsvoering

50.903

69.916 gebouwbeheer 39.168 gebouwbeheer

6.763,20

139.425,00

19.013,00

0,00 1.186.559,00 1.167.546,00

Inrichting nieuwbouw Oudenbosch 280.480,00

31.165,00

0,00

155.822,00

8.003

446.957,80

56.941,20

0,00 1.630.309,20 1.573.368,00

66.861

27

14

250.000,00

27.052,80

Nieuwbouw RAWB Oudenbosch

0,00

Ten laste van

186.987,00

7.800 Kpl. Pers.lstn

123.803

c) Investerings- en financieringsstaat Nr.

Omschrijving 1 Vaste activa 2 Reserves en voorzieningen 3 Opgenomen langlopende leningen

Stand per 1-1-2015 1.630.309 161.659 1.627.114

28

begrote mutaties rente 0 0 0

begrote stand per overige 31-12-2015 mutaties -56.941 1.573.368 6.216 167.875 -56.995 1.570.119

d) Overzicht reserves en voorzieningen Naam reserve of voorziening

1

Saldo per 1-1-2014 2

Dienstjaar 2014 VermeerVerminderingen deringen 2014 2014 3 4

Saldo per 1-1-2015 5

Dienstjaar 2015 VermeerVerminderingen deringen 2015 2015 6 7

Saldo per 31-12-2015 8

Reserves: Algemene reserve Voorzieningen: Meerjarenonderhoud nieuwbouw

34.551,00 34.551,00

44.640,00 44.640,00

9.417,00 9.417,00

69.774,00 69.774,00

88.155,00 88.155,00

7.451,00 7.451,00

3.721,00 3.721,00

91.885,00 91.885,00

29

7.451,00 7.451,00

1.235,00 1.235,00

69.774,00 69.774,00 98.101,00 98.101,00

e) Overzicht opgenomen leningen Nummer Oorspronkelijk Datum besluit Jaar van Renteper- Restantbedrag In de loop van Rente of het Aflossing of Restant bedrag bedrag van de algemeen (laatste) centage geldleningen 2015 op te rentebestand- aflossingsgeldleningen geldlening bestuur aflossing per 1-1-2015 nemen deel 2015 bestanddeel 31-12-2015 2015 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 250.000 1-09-06 2036 3,12% 250.000 7.800 250.000 2 33.500 9-03-10 2015 2,29% 6.700 153 6.700 3 1.800.000 4-11-03 2045 4,29% 1.182.314 50.721 18.945 1.163.369 4 700.000 4-11-03 2020 4,28% 188.100 8.051 31.350 156.750 2.783.500 1.627.114 66.725 56.995 1.570.119

30

Opmerkingen

aflossingsvrij lineair annuïtair lineair

f) Overzicht deelnemersbijdragen Opbouw bijdrage per programma Totaal Aandeel in de kosten: Programma Behouden Programma Bewerken Programma Benutten Programma Bedrijfsvoering - Management - Gebouwbeheer - Aandeel kostenplaats personeelskosten Geldleningen en uitzettingen Totaal

Etten-Leur

Halderberge

Moerdijk

Rucphen

14,25%

24,27%

29,99%

11,84%

51.339 173.533 203.008

7.316 24.728 28.929

12.460 42.116 49.270

15.397 52.043 60.882

51.296 175.499 73.934 -5.000 723.610

7.310 25.009 10.536 -713 103.114

12.449 42.594 17.944 -1.214 175.620

15.384 52.632 22.173 -1.500 217.011

6.079 20.546 24.036

Zundert Brabantse Delta 11,48% 8,17% 5.894 19.922 23.305

4.194 14.178 16.586

6.073 5.889 20.779 20.147 8.754 8.488 592-574 85.675 83.070

4.191 14.338 6.040 -409 59.119

Samenvattend overzicht deelnemers Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta

bijdrage 2015 Vaste bijdrage bijdrage 2015 bijdrage 2014 voor mutaties 2015 103.114 103.114 104.091 175.620 175.620 177.284 217.011 217.011 219.066 85.675 23.303 108.978 111.020 83.070 83.070 83.857 59.119 59.119 59.679 723.610 23.303 746.912 754.997

31

g) Verdelingsmatrix lasten

Volgnr en omschrijving

A: producten Behouden Bewerken Benutten Management Gebouwbeheer mutaties in reserves

B: kapitaallasten

Totaal

1.1 2.1 2.3 loonbetaling en werkelijk afschrijving soc.lasten betaalde rente

51.339,00 173.533,00 209.608,00 137.438,00 186.730,00 0,00 758.648,00

0,00

123.666,00

0,00

0,00

66.725,00

56.941,00

3.1 energie

3.4.1 Betaalde belastingen

22.900,00

8.400,00

22.900,00

8.400,00

C: Investerings- en financieringsstaat Geldleningen 56.995,00 Vaste activa 0,00 Reserves 0,00 56.995,00 D: Kostenplaatsen Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal uitgaven

500.695,00

483.145,00

1.440.003,00 624.147,00 815.856,00

483.145,00

66.725,00

56.941,00

22.900,00

8.400,00

483.145,00

66.725,00

56.941,00

22.900,00

8.400,00

32

Verdelingsmatrix lasten (vervolg) Volgnr en omschrijving

A: producten Behouden Bewerken Benutten Management Gebouwbeheer mutaties in reserves

B: kapitaallasten

Totaal

51.339,00 173.533,00 209.608,00 137.438,00 186.730,00 0,00 758.648,00

3.4.3 5.6 6.0 6.1 aankopen niet langlopende reservering/ kap.lasten duurz. goederen leningen voorzieningen en diensten 2.050,00 1.020,00 12.450,00 67.680,00 27.800,00 111.000,00

Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal uitgaven

0,00

0,00

49.289,00 172.513,00 0,00 197.158,00 0,00 6.918,00 62.840,00 7.451,00 109.084,00 11.094,00 0,00 7.451,00 116.002,00 492.894,00

123.666,00

C: Investerings- en financieringsstaat Geldleningen 56.995,00 Vaste activa 0,00 Reserves 0,00 56.995,00 D: Kostenplaatsen

6.2 kostenplaatsen

56.995,00

56.995,00

500.695,00

9.750,00

1.440.003,00 624.147,00 815.856,00

120.750,00

56.995,00

120.750,00

56.995,00

33

0,00 0,00 7.800,00 7.451,00 123.802,00 492.894,00 7.451,00 123.802,00 492.894,00 0,00 0,00 0,00

g) Verdelingsmatrix baten Volgnr en omschrijving

A: producten Behouden Bewerken Benutten Management Gebouwbeheer geldleningen en uitzettingen mutaties in reserves

B: kapitaallasten C: Investeringen Geldleningen Vaste activa Reserves en voorzieningen

D: Kostenplaatsen Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal inkomsten

Totaal

51.001,00 172.389,00 208.227,00 136.532,00 185.499,00 5.000,00 0,00 758.648,00

2.1 2.2 3.2.1 3.4 4.2.2 werkelijk toegerekende huren overige overige inkomensontvangen rente goederen en overdrachten rente diensten van de overheid

0,00

51.001,00 172.389,00 201.627,00 136.532,00 185.363,00

6.600,00

746.912,00

6.600,00

6.0 reserveringen

6.1 kap.lasten

6.2 kostenplaatsen

136,00

5.000,00 5.000,00

0,00

0,00

0,00 0,00

123.666,00

0,00 0,00 7.451,00 7.451,00

0,00

500.694,00

7.800,00

1.390.459,00 12.800,00 624.147,00 766.312,00 12.800,00

0,00

0,00

0,00

0,00

7.451,00 7.451,00

0,00

136,00

123.802,00

-136,00

0,00

0,00 492.894,00

0,00

0,00

6.600,00

746.912,00

0,00

0,00

6.600,00

746.912,00

34

7.451,00 7.451,00 0,00

123.802,00 492.894,00 123.802,00 492.894,00 0,00 0,00

JAARSTUKKEN 2013 concept

1

Inhoud

Bladzijde

JAARSTUKKEN 2013

1. JAARVERSLAG 2013 Aanbiedingsnota

6

Kerngegevens

7

Programmaverantwoording

8

Paragrafen

14

2. JAARREKENING 2013 Inleiding jaarrekening

20

Programmarekening

22

Balans

23

Grondslagen van de financiële verslaglegging

25

Toelichting op de programmarekening

27

Toelichting op de balans

29

Vaststellingsbesluit

33

Controleverklaring

34

BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN 2013

36

2

3

1.JAARVERSLAG

4

5

Aanbiedingsnota jaarverslag 2013 Met genoegen bieden wij u het jaarverslag over 2013 aan van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). Hoewel het jaar 2013 zich overwegend kenmerkte als een stabiel jaar, waarin net als eerder een zowel kwalitatief als kwantitatief goed archiefproduct is gerealiseerd, was er tegelijkertijd volop beweging vanwege de samenwerkingsplannen met de andere West-Brabantse archiefinstellingen. Helaas haakte de gemeente Breda al in april af en resteert een samenwerking tussen de archiefdiensten van Bergen op Zoom, Roosendaal en het RAWB. Maar eind oktober lag er een helder omschreven bestuurlijke opdracht, die voorziet in een geïntegreerde archieforganisatie per 2015. Het RAWB heeft positieve verwachtingen ervan en toont zich van meet af aan een actieve en betrouwbare partner in de besprekingen. Bij het programma Bedrijfsvoering wordt verder ingegaan op deze ontwikkeling. In eerdere jaarverslagen is bericht over de toonaangevende rol van het RAWB in Nederland, waar het gaat om digitale dienstverlening. Het RAWB was in 2004 de eerste archiefdienst met een grootschalig aanbod van digitale documenten. Nu, bijna 10 jaar later, is er nog steeds een toestroom daarvan. De gemeentelijke deelnemers, m.u.v. Zundert, investeren, buiten hun reguliere bijdrage aan het RAWB, in verbeterde toegankelijkheid en behoud van hun historische archiefstukken door ze na scanning in digitale vorm beschikbaar te stellen via de website van het RAWB. Dat de gebruikers van die website deze inspanning waarderen, bleek eens te meer uit de resultaten van het eind 2013 gehouden onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening door archiefdiensten, de zgn. kwaliteitsmonitor. Met een gemiddeld waarderingscijfer van 8,1 scoorde het RAWB weliswaar lager dan in voorgaande jaren, maar nog steeds een stuk hoger dan het landelijk gemiddelde van 7,7. Het RAWB is er behalve voor de geïnteresseerde burger, ook en misschien wel bovenal voor de deelnemende gemeenten en het waterschap, die samen de gemeenschappelijke regeling in stand houden. Op velerlei terreinen werden er diensten en services verleend door het RAWB aan die deelnemers. Bij de verschillende programma’s komt dat uitgebreider aan bod. Hier wordt volstaan met het noemen van de klantvriendelijke uitleenservice van dossiers, waarbij elke woensdag opgevraagde dossiers (in 2013 liefst 831 stuks) door het RAWB worden rondgebracht en opgehaald. Navraag leert dat dit redelijk uniek is in de archiefwereld. In financiële en bedrijfsvoeringszin was het een succesvol jaar. De al in 2012 uitgezette nieuwe lijn m.b.t. zowel begrotingssystematiek als onderhoudsbeleid wierpen hun vruchten af. Onderhoud is een stuk goedkoper geworden, zonder aan kwaliteit in te boeten. De realistischer begrotingsaanpak geeft voldoende ruimte om alle verplichtingen na te komen. Los hiervan was 2013 een jaar waarin het RAWB op een verantwoorde manier kosten kon reduceren. De alternatieve opslagmethode voor digitale beelden en data leidde tot een bijna halvering van de kosten daarvoor! De nieuwe onderhoudscontracten werden al in 2012 voor lagere tarieven afgesloten en daar kwamen in 2013 gunstigere overeenkomsten voor zowel liftonderhoud als accountantscontrole bij. Daarnaast waren er nog een paar meevallers zoals vacaturevoordeel, een terugstorting van verzekeringspremie en een subsidiebijdrage van de Mastboom Brosensstichting. Al met al heeft dit geleid tot een positief resultaat in 2013 van bijna € 45.000. Met het jaarverslag over 2013 hebben wij een evenwichtige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. Oudenbosch, februari 2014

6

Kerngegevens 2013 De gemeenschappelijke regeling “Regionaal Archief West-Brabant” is per 1 januari 1998 ingesteld en is laatstelijk gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november 2011. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vijf gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft na de aansluiting van de gemeente Rucphen in totaal ca. 158.200 inwoners (aantallen volgens CBS per 1-1-2013). Als bestuursorganen treden op: a. het algemeen bestuur b. de voorzitter Bestuursleden Voorzitter Secretaris-penningmeester Leden

: de heer Ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van Halderberge : de heer J.P. van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur : de heer J.P. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk de heer mr. M.J. de Bruijn, vertegenwoordiger van Rucphen de heer P.G.H.N. Utens, vertegenwoordiger van Zundert de heer L.H. van der Kallen, vertegenwoordiger van Waterschap Brabantse Delta

Adviseur

: mevr. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur

Directeur

: de heer J.H.M. Janssen

Totale bijdrage aangesloten deelnemers: Rekening 2012 : € 771.453,-Begroting 2013 : € 766.454,-Rekening 2013 : € 766.454,-- (na bestemming resultaat) Kosten per inwoner Rekening 2012 : € 4,88 Begroting 2013 : € 4,87 (geraamd inwoneraantal 157.500) Rekening 2013 : € 4,84 (werkelijk inwoneraantal 158.200) Aantal doorberekende uren 2013:

11.128 uur

Tarief doorberekende uren 2013:

€ 45,69 (2012: € 45,23)

7

Verslag over programmaplan 2013 Programma Behouden In het verslagjaar zijn helaas voor de gemeente Zundert geen restauratieprojecten meer uitgevoerd, zoals beschreven in een eerder door die gemeente vastgesteld meerjaren behoudsplan. Bezuinigingen zorgden ervoor dat het eerder gevoteerde krediet van jaarlijks € 10.000 voorlopig werd ingetrokken. Erg jammer, omdat een schadeanalyse, opgesteld door een erkend restauratieatelier, aantoonde dat er nog voor enkele jaren restauratievoorraad ligt in Zundert. In het kader van het meerjaren behoudsplan van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk en Rucphen is geïnvesteerd in de digitalisering van de meest informatierijke archiefbestanden. In het digitaliseringsplan is o.a. beschreven welke bestanden voor digitalisering in aanmerking komen. Voor de gemeente Halderberge werden in 2013 de laatste scans gemaakt, de andere gemeenten gaan in 2014 door en de gemeente Moerdijk zelfs tot in 2015. Daarvoor werd in 2013 toestemming verkregen! In totaal werden 263.026 scans gemaakt. Al deze nieuwe scans zijn toegevoegd aan de bestanden die via de website te raadplegen zijn. Ook archieftoezicht en verwerving van archieven en verzamelingen behoren tot het programma Behouden. Het toezicht (de inspectie) is een wettelijke taak die tot doel heeft om de toekomstige bewaring van relevante overheidsinformatie te borgen. De verwerving heeft eenzelfde doel, namelijk het veilig stellen van niet-overheidsinformatie. Onder informatie worden in dit verband zowel de papieren als de niet-papieren (veelal digitale) documenten verstaan. Vanwege de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) uit 2012 verschuift de verantwoordelijkheid voor het toezicht op de kwaliteit van de informatievoorziening naar de gemeenten zelf. Het college, als zorgdrager, dient voortaan periodiek aan de raad te rapporteren over zowel zorg als beheer van de volledige informatiehuishouding. Daarvoor heeft de VNG een instrument ontwikkeld, de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). De gemeentearchivaris is aangewezen om die KPI’s in de praktijk toe te passen, dus namens het college de rapportage voor de raad samen te stellen. In 2013 werden voor de gemeenten Etten-Leur, Halderberge en Rucphen KPI-rapportages opgesteld. Deze worden begin 2014 aan de respectievelijke raden aangeboden. Bij de uitvoering van die KPI’s werd het RAWB ondersteund door een extern deskundige, die speciaal hiervoor werd ingehuurd. De reacties van de bij de KPI’s betrokken gemeentelijke contactpersonen zijn positief. Er staan vele ingrijpende veranderingen op stapel rond de gemeentelijke informatiehuishouding. Het RAWB zal meer dan ooit daarbij betrokken moeten zijn, digitalisering van informatie wacht niet maar vereist acute bemoeienis van de toekomstige beheerder. Alle gemeenten in het werkgebied van het RAWB bevinden zich in meer of mindere mate in een traject naar volledig digitaal werken met dus ook een volledig digitaal informatiebeheer. In het proces van analoog naar digitaal vervult de archivaris een spilfunctie, bijvoorbeeld als belangrijkste adviseur bij vervanging van papieren documenten in digitale vorm. In 2013 vond diverse keren overleg plaats met de gemeenten rond deze thematiek. Etten-Leur werd de eerste RAWB-gemeente waar volledige vervanging is geregeld. Vervanging heeft tot gevolg dat digitale archiefbescheiden duurzaam beheerd moeten gaan worden. Daarvoor dient uiteindelijk het E depot. Slechts op enkele plekken in Nederland is momenteel een E depot beschikbaar. Om te komen tot een landelijk dekkend net van E depotvoorzieningen, is in 2013 een begin gemaakt met de uitvoering van het Archiefconvenant, dat eind 2012 door de verschillende bestuurslagen is gesloten. Onder de werknaam Archief 2020 zijn vele activiteiten gestart, die rond 2016/2017 moeten leiden tot een landelijke infrastructuur voor E depots. Tegelijk met dit landelijke traject ontstaan her en der provinciale initiatieven voor E depots. Het RAWB is een van de aanjagers in onze provincie om in gezamenlijkheid te komen tot een Brabants E depot. Helaas bleek, tijdens een memorabele vergadering van de Brabantse archiefdiensten begin november in Oudenbosch, dat de eensgezindheid in onze provincie nog geen gemeengoed is. Het RAWB blijft desondanks veel energie steken in de voorbereidingen voor het E depot, momenteel samen met de archiefdiensten van Heusden en Breda. De tijd gaat namelijk dringen, temeer omdat er een wetswijziging op stapel staat, die de overbrengingstermijn van overheidsarchieven naar de archiefdienst aanmerkelijk zal gaan verkorten. Op redelijk afzienbare termijn krijgt het RAWB dan exclusief digitale bestanden in beheer, daar zal de dienst dan klaar voor moeten zijn. De vele vormen van samenwerking in de regio hebben gevolgen voor het archiefbeheer. Helaas bleek vrijwel steeds, dat de archiefvorming bij samenwerkingsverbanden onvoldoende en te late aandacht

8

krijgt. Het RAWB heeft aanvankelijk een afwachtende houding aangenomen, maar omwille van goede archivering is er in 2013 contact gezocht met o.a. de Belastingsamenwerking (BWB) en met het Werkplein i.o. in de regio. Adviezen zijn verstrekt om het archiefbeheer op de juiste wijze op te pakken. Aan de BWB heeft het RAWB geopperd om enkele formele besluiten te nemen, o.a. om de bewaarplaats van het RAWB aan te wijzen en de directeur te benoemen als archivaris. Dit wordt in 2014 opgepakt. Het gaat in het verband van dit jaarverslag te ver om alle relevante ontwikkelingen en veranderingen uitvoerig te belichten, maar de conclusie is dat de rol van het RAWB bij de digitalisering van de gemeentelijke informatie intensiever en intenser wordt. Een veelheid van nieuwe taken komt op ons af. En juist omdat al eerder bleek dat het RAWB niet in afdoende mate die nieuwe rol kan vervullen wordt de samenwerking op regiogebied gezocht. Ook de archieven van Bergen op Zoom en Roosendaal zijn onvoldoende in staat om de nieuwe taken op te pakken en uit te voeren. In samenwerking hopen we daar wel aan toe te komen. Vanwege de parochiële herindelingen werden diverse parochiearchieven verworven, o.a. van Fijnaart, Langeweg en Moerdijk. Verder waren er nog wat relevante aanvullingen op de archieven van de gemeente Rucphen. Reeds eerder kwam er overleg op gang tussen het RAWB en de gemeente Moerdijk inzake de mogelijke overbrenging van ruim 220 meter bouwvergunningen over de periode 1904-1996. Begin 2013 stelde de Moerdijkse raad een krediet beschikbaar voor digitalisering daarvan. Doel hiervan is om uiteindelijk de papieren bouwdossiers na scanning te vernietigen en hiervoor vervanging te regelen. Eind 2013 was dit scanproces in volle gang. Na gereedkomen krijgt het RAWB het beheer over de digitale resultaten. Zoals hiervoor betoogd kunnen deze nog niet in een E depot worden beheerd, er zal voor een adequate tussenoplossing moeten worden gezorgd. Ook is vermeldenswaard dat in 2013 BN/De Stem aan de drie West-Brabantse archiefdiensten de collectie nieuwsfoto’s tussen ca. 1975 en 1995 heeft aangeboden. Veel energie is door deze drie gestoken in een werkbaar en helder contract dienaangaande. Begin 2014 worden de foto’s in Breda opgehaald en voorlopig centraal opgeslagen in het depot van het Markiezenhof in Bergen op Zoom. Het RAWB heeft op korte termijn nog geen middelen of mogelijkheden om die collectie mede te ontsluiten en digitaliseren. Tenslotte schonk het Van Goghcentrum Zundert nog een fraaie collectie ansichtkaarten over Zundert aan het RAWB. De bereikte effecten van het programma Behouden zijn: - verbetering van de materiële staat van de beheerde archieven en verzamelingen - een goede bewaring en ontsluiting van de gemeentelijke (digitale) archiefbescheiden - verrijking van de collecties van het RAWB met particuliere bestanden Resultaten vs. planning: Onderdeel Gerestaureerde archiefstukken Geconserveerde archiefstukken Verworven archieven Gewerkte productieve uren

Planning 150 documenten 40 meter 5 meter 1.000 uur

Resultaat 0 documenten 23 meter 20 meter 1.187 uur

Programma Bewerken Het RAWB heeft zich ook in 2013 gericht op het toegankelijk maken (bewerken) van de kernarchieven en het nader toegankelijk maken van informatierijke seriebestanden. De meeste kernarchieven zijn inmiddels afdoende ontsloten door een goede inventaris. Onder de kernarchieven worden verstaan de archieven van de gemeentelijke overheden vanaf ca. 1500 tot ca. 1996. Daaronder ook begrepen de archieven van de notarissen, de schepenbanken, de dorps- en stadsbesturen en de archieven van de voormalige waterschappen. In 2013 werd de bewerking van het archief van de gemeente Rucphen periode 1975-2000 voortgezet. De inventaris van het gemeentebestuur van Hoeven 1933-1996 is klaar voor de website. Begonnen is met de inventaris van het archief van het gemeentebestuur van Zevenbergen 1930-1996 en met de afronding van een paar waterschapsarchieven. Alle nieuw verworven archieven zijn direct beschreven en toegankelijk gemaakt. De aanvullingen op het archief van de Broeders van St. Louis werden door een extern bureau bewerkt. Dit project wordt door de Broeders zelf gefinancierd, het RAWB zorgt voor de inhoudelijke begeleiding.

9

Dertien enthousiaste vrijwilligers waren actief met de invoer van gegevens uit de notariële akten en uit de raadsnotulen, beschreven fotocollecties en zorgden voor volledigheid van het aanbod aan genealogische toegangen. Ter vervanging van het te dure en te complexe archiefbeheerprogramma ABS/Archeion, werden in eigen beheer alternatieve registraties ontwikkeld en ingevuld. Maar uiteindelijk zal het RAWB hiervoor wederom een op de markt ontwikkeld programma gaan gebruiken, waaraan het RAWB in 2013 overigens ook inhoudelijk een bijdrage aan heeft geleverd. De rijke archiefbibliotheek werd in 2012 in eerste instantie gesaneerd en vervolgens, in het verslagjaar, anders gestructureerd en ingericht. Deze tijdrovende klus kwam niet helemaal gereed en zal in 2014 worden vervolgd. De bereikte effecten van het programma Bewerken zijn: - verbetering van de toegankelijkheid van de beheerde archieven en verzamelingen - beschikbaar komen van toegangen voor het publiek t.b.v. de raadpleging en het gebruik van die archieven en verzamelingen Resultaten vs. planning: Onderdeel Toegankelijk gemaakte archieven Gewerkte productieve uren

Planning 60 meter 3.000 uur

Resultaat 115 meter 3.057 uur

Programma Benutten Archieven zijn er om gebruikt te worden, om kennis te nemen van de inhoud ervan. De Archiefwet regelt de openbaarheid van de archieven en geeft iedere burger het recht om gratis archieven te raadplegen. Het RAWB bood in 2013 wederom twee mogelijkheden daartoe, namelijk fysieke raadpleging in de studiezaal te Oudenbosch en digitale raadpleging op de website. Op de website zijn naast de toegangen ook de gescande documenten die nuttig zijn voor stamboomen historisch onderzoek en veel foto’s online raadpleegbaar. In 2013 werden tal van nieuwe bestanden toegevoegd aan de website. Circa 66.000 bezoekers brachten ruim 175.000 bezoeken aan www.regionaalarchiefwestbrabant.nl. Er werden bijna drie en half miljoen webpagina’s bekeken. Ruim 90% van de gebruikers van de website is afkomstig uit Nederland. De webstatistiek leert dat onze website steeds vaker wordt gevonden via een zoekmachine, vooral Google. Gebruikers raadplegen de site gemiddeld ruim 18 minuten. Veel bezoekers komen ook regelmatig terug op de website, bijna een derde ervan vaker dan 25 maal in het jaar. De webstatistiek van 2013 toont overigens vrijwel hetzelfde beeld als die van 2012. Eind 2013 werd een nieuwe homepage voor onze website ontworpen. De oude was onevenwichtig en bevatte een grote kaart van het werkgebied die nauwelijks functionaliteit kende. De nieuwe homepage blinkt uit in eenvoud, rust en overzichtelijkheid. Daarnaast werd ook een facebookpagina van het RAWB aangemaakt. De website van het RAWB stond centraal bij de in de tweede helft van 2013 gehouden Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven. Dit is een landelijk onderzoek, waarbij archiefgebruikers aan de hand van een uitgebreide vragenlijst een oordeel kunnen geven over de kwaliteit van de dienstverlening en service van archiefinstellingen via hun website of anderszins (studiezaal, telefoon, mail, enz.) Het RAWB was in 2000/2001 een van de initiatiefnemers van dit tweejaarlijkse onderzoek, en deed sindsdien driemaal eraan mee. Zowel in 2005 als in 2009, behaalde het RAWB landelijk de hoogste score. Bij de in 2013 gehouden kwaliteitsmonitor kon deze prestatie helaas niet worden herhaald, maar met een rapportcijfer van 8,1 scoorde het RAWB nog steeds beduidend hoger dan het landelijk gemiddelde. Onverkort bleek uit dit onderzoek dat zowel de klantenservice op de studiezaal als de zoekmogelijkheden en het aanbod van digitaal materiaal op de website hoog gewaardeerd worden. Daarentegen oordeelden de webgebruikers minder over de mate van interactiviteit op de website en over de wijze waarop het RAWB gebruik maakt van social media. Uiteraard zullen de uitkomsten van de kwaliteitsmonitor worden benut voor verdere verbetering van onze dienstverlening.

10

De studiezaal was gedurende twee en een halve dag per week geopend. Er was sprake van bestendiging van het fysieke archiefbezoek. Speciaal voor klanten die een kopie vroegen van een bouwtekening werd een groot formaat scanner/printer aangeschaft. Daarnaast was er veelvuldig sprake van alternatief bezoek aan de studiezaal door schoolklassen. Elf klassen van vooral Halderbergse basisscholen bezochten het archief en maakten gebruik van de twee onderwijsprojecten nl. ‘Huys van Bewaeringh’ en ‘Wie schrijft die Blijft’. Het RAWB participeerde in 2013 samen met het gemeentearchief van Roosendaal, het stadsarchief Breda en het Markiezenhof Bergen op Zoom in lezingenreeksen en workshops rond de thema’s ‘Groen van toen’ en ‘Macht en pracht’. Deze lezingenreeksen worden geheel gefinancierd door de Mastboom Brosensstichting en heten daarom voortaan de “Henri Mastboom Lezingencyclus”. De activiteiten trokken veel belangstelling en kregen goede waardering. Behalve de lezingenreeks werd ook samenwerking in de regio gezocht voor de promotie van de geschiedenis van de West-Brabantse suikerindustrie. Helaas lukte het niet om voldoende middelen bijeen te krijgen voor een eigen ‘suikerwebsite’, maar langs tal van andere kanalen wisten de samenwerkende instellingen het thema “Suikergoed” onder de aandacht te brengen. Dan was er ook nog de landelijke verkiezing van “Het stuk van het jaar”. Dit initiatief kwam in de plaats van de tweejaarlijkse landelijke Open Archievendag en diende om op een ludieke wijze de rijkdom aan historische documenten in archieven te promoten. Het RAWB nam aan deze verkiezing deel met het zgn. Album Passtoors, een prachtig geïllustreerde beschrijving van Zundert in de eerste helft van de negentiende eeuw. Hierdoor kreeg het RAWB veel lokale publiciteit, waaronder tv-opnames door de lokale omroep Rijsbergen (ROS-TV). In de einduitslag bezette dit RAWB-stuk de dertiende plaats. De winst ging naar het entreekaartje voor de Europacupfinale Feijenoord-Celtic uit 1970, ingezonden door het stadsarchief Rotterdam. De bereikte effecten van het programma Benutten zijn: - hoog gewaardeerde en zeer goed bezochte website www.regionaalarchiefwestbrabant.nl met daarop gratis online raadpleging en inzage van films, foto’s en genealogische bronnen - vergroting van de rol en betekenis van het RAWB op het gebied van de promotie en verspreiding van de lokale en regionale historie Resultaten vs. planning: Onderdeel bezoeken website bezoeken studiezaal Cultuurhistorische activiteiten

Planning 180.000 bezoeken 1.250 personen 20 activiteiten

Gewerkte productieve uren

5.000 uur

Resultaat 175.662 bezoeken 1.285 personen 17 activiteiten (+ 12 lezingen en workshops) 5.689 uur

Programma Algemene Zaken Het bestuur van het RAWB vergaderde in het verslagjaar viermaal. Er waren drie reguliere vergaderingen en een extra vergadering vanwege ontwikkelingen rond de archiefsamenwerking. Qua samenstelling was er een mutatie, Zundert kreeg als opvolger van mw. M. de Hoon-Veelenturf een nieuwe vertegenwoordiger in de persoon van wethouder P. Utens. Hierdoor was het nodig om een andere secretaris-penningmeester aan te wijzen, dit werd wethouder J. van Hal van Etten-Leur. De deelnemers van het RAWB toonden zich elk, met een bestuursbesluit in het eerste kwartaal, voorstander van de archiefsamenwerking in de regio. Die samenwerking verloor in april een belangrijke deelnemer: de gemeente Breda trok zich terug in dit proces. “Lijmpogingen” door onze voorzitter P. Bons en zijn Roosendaalse collega H. Verbraak mochten niet baten. Gelukkig bleek deze tegenvaller geen beletsel voor de overgebleven drie partners om in goede harmonie door te gaan. Eind oktober nam de stuurgroep archiefsamenwerking, waarin de portefeuillehouders van Bergen op Zoom en Roosendaal en de voorzitter van het RAWB alsmede de drie archiefdirecteuren, een belangrijk besluit om vanaf 2015 één geïntegreerde West-Brabantse archieforganisatie te realiseren. Ondersteund door externe deskundigen en procesbegeleider(s) is momenteel de werkgroep actief om dit voor te bereiden in de vorm van een businesscase. Vooral het kostenaspect, de borging van de

11

continuïteit en de invulling van de E depotfunctie zijn daarbij de leidende agendapunten. In februari 2014 komt de businesscase in de stuurgroep ter vaststelling. Het waterschap Brabantse Delta heeft in 2013 het RAWB benaderd om een beperkt aantal archiefbeheerstaken over te nemen. Positieve gesprekken hebben geleid tot een principe overeenkomst, die in 2014 verder wordt uitgewerkt. Voorlopig wordt daar nog even mee gewacht, omdat de regionale archiefsamenwerking wellicht andere (lees: betere) mogelijkheden voor het waterschap kan creëren. Ultimo 2013 nam medewerkster T. Wijnings afscheid van het RAWB vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Vanwege haar vertrek ontstaat een probleem m.b.t. de bezetting van de studiezaal. Om dit op te lossen zijn twee acties ondernomen, nl. de openingstijden zijn verder ingeperkt en met gebruikmaking van een vacaturevoordeel in 2014, is mw. Wijnings na haar pensionering voor 12 uur per week opnieuw (tijdelijk tot augustus 2015) gecontracteerd. Uiteindelijk maakt haar functie deel uit van de invulling van de bezuinigingen die het RAWB per 2016 moet hebben gerealiseerd. Tegen die tijd is ook een tweede formatieplaats ingeleverd, waardoor het RAWB verder zou moeten met een wel erg minimale personeelsbezetting. Met de archiefsamenwerking hoopt het RAWB een doemscenario te voorkomen. In 2013, tenslotte, zijn de vele honderdduizenden data die voor het RAWB worden beheerd naar een ander opslagformaat geconverteerd: JPEG2000. Daarmee reduceert het opslagvolume met meer dan de helft, zonder dat de kwaliteit inboet. Dat die verminderde opslag ook minder kosten betekent, is evident. De effecten waren in 2013 duidelijk merkbaar en vanaf 2014 dalen de kosten nog eens, omdat de eenmalige investering van het conversietraject dan is afgeschreven. Intussen bleef de aanwas van scans en records doorgaan, zodanig dat op 6 mei 2013 de miljoenste scan aan ons bestand kon worden toegevoegd. Met al deze toevoegingen heroverde het RAWB zijn plaats in de top van het Nederlandse archiefwezen op het gebied van digitaal aanbod van archiefgegevens. De bereikte effecten van het programma Algemene Zaken zijn: - borging van de continuïteit van kwalitatief goed archiefbeheer door archiefsamenwerking in de regio West-Brabant - gezonde financiële huishouding van RAWB met continuering van fiscale status van belast ondernemer - exploitatie van een efficiënt en modern nieuw archiefgebouw - efficiënte inzet van ICT

Resultaten vs. planning: Onderdeel Aantal medewerkers in fte Percentage ziekteverzuim Gasverbruik in m³ Electraverbruik in Kwh Gewerkte productieve uren

Planning 7,8 fte 3,5 % 12.500 m³ 100.000 Kwh 1.000 uur

Resultaat 7,47 fte 1,66 % 11.297 m³ 101.204 Kwh 1.195 uur

12

Recapitulatieoverzicht baten en lasten programma’s Behouden Lasten Baten Saldo Bewerken Lasten Baten Saldo Benutten Lasten Baten Saldo Algemene zaken Lasten Baten Saldo

Begroting 2013 54.292 0 54.292

Rekening 2013 55.379 0 55.379

Begroting 2013 156.876 0 156.876

Rekening 2013 140.612 0 140.612

Begroting 2013 270.161 7.700 262.461

Rekening 2013 272.250 8.426 263.824

Begroting 2013 307.371 5.129 302.242

Rekening 2013 275.494 4.078 271.416

Begroting 2013 775.871 766.454 -/- 9.417 9.417 0

Rekening 2013 731.231 766.454 35.223 9.417 44.640

Samenvatting programma’s: Totaal Totaal programma’s Bijdrage deelnemers Saldo voor mutatie reserves Mutaties in reserves Resultaat na mutaties in reserves

13

Paragrafen Bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. In titel 3 van de verordening ter zake het financieel beleid zijn de verplichte paragrafen voor de begroting vastgelegd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn: Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting 2013 is tevens aandacht besteed aan de paragraaf Weerstandsvermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor dat in jaarrekening en jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het RAWB zijn deze echter niet relevant: het RAWB is een verbonden partij, aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven.

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen, en mogelijkheden waarover het RAWB beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het RAWB beschikt over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. In 2012 zijn de bestemmingsreserve opvang gevolgen uittreden Steenbergen en de reserve automatisering opgeheven en toegevoegd aan de algemene reserve. De algemene reserve van het RAWB bedraagt voor bestemming van het resultaat 2013 per 31 december 2013 afgerond € 34.500 en dient ter opvang van incidentele tekorten en / of tegenvallers.

Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning De exploitatielasten worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen bijdrage in het exploitatietekort wordt in twee voorschotten aan de deelnemers in rekening gebracht. Het eerste voorschot ter grootte van 50% van het begrote aandeel dient door de deelnemers te worden voldaan vóór 1 februari; het tweede voorschot dient te zijn voldaan vóór 1 augustus van het begrotingsjaar. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot dat op een bedrijfsspaarrekening wordt belegd. Het RAWB heeft verder te maken met een financieringsoverschot. Het totaal aan vaste geldleningen en reserves / voorzieningen is hoger dan de boekwaarde van de investeringen. Dat overschot aan middelen bedroeg per 1-1-2013 € 97.500. Per 31-12-2013 bedraagt het financieringsoverschot € 119.500. De toename van het financieringsoverschot wordt voornamelijk veroorzaakt doordat het voordelig resultaat 2012 ad € 27.300 aan de algemene reserve is toegevoegd en omdat een bedrag van € 9.400 aan de algemene reserve is onttrokken ter dekking van de inmiddels afgelopen uittredingsbijdrage van Steenbergen. Het restant voordelige verschil ad € 4.100 betreft het saldo van de mutaties op de voorziening onderhoud gebouw. Het tijdelijke financieringsoverschot wordt eveneens op de bedrijfsspaarrekening belegd. Financieringsbehoefte Omdat het liquiditeitsoverschot van tijdelijke aard is dienen investeringen in de nieuwbouw en in overige uitgaven met een meerjarig economisch nut gefinancierd te worden met vaste geldleningen, waarvan de looptijd wordt gekoppeld aan de afschrijvingstermijn van die activa. Er zijn bij de gemeente Moerdijk vaste geldleningen gesloten voor de financiering van de nieuwbouw en de inrichting daarvan en voor de financiering van een hypothecaire geldlening aan een van de personeelsleden. Verder is een lening gesloten voor de financiering van de vervanging van het netwerk.

14

Rentevisie, -kosten en -opbrengsten Ten tijde van het opstellen van de begroting 2013 werd verwacht dat de korte rente zou gaan dalen. Als gevolg van de kredietcrisis daalde de rente op korte beleggingen in de loop van 2013 sterk. De rente volgt de besluitvorming daaromtrent van de Europese Centrale Bank. De gemiddelde rente op depositobeleggingen bedroeg in 2013 ± 0,15%. De gemiddelde rente die wij op de bedrijfsspaarrekening ontvingen was 1,1%. De rente voor langlopende leningen bedroeg eind december 2013 tussen 1,25% en 3,25% naar gelang de looptijd van de lening. In de meerjarenramingen wordt uitgegaan van rentekosten over investeringen gebaseerd op het huidige renteniveau.

Bedrijfsvoeringsparagraaf In artikel 15 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en beheer is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken en begroting aandacht moet worden besteed aan tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Tevens zijn de onderwerpen opgesomd waaraan speciaal aandacht dient te worden gegeven, zoals aantal personeelsleden, verloop, ziekteverzuim, personeelskosten en kosten inhuur. Daarnaast zijn de huisvesting, automatiseringssystemen en de kosten daarvan onderwerp van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Personeel In 2013 zijn 8 personen in dienst van het RAWB. De medewerker studiezaal is via de regeling IDbanen werkzaam. Zij ging op 27 december 2013 met pensioen. Een andere medewerker nam voor e 1/3 ontslag en kreeg een nieuwe arbeidsovereenkomst voor 24 uur. De formatie bedraagt daarom nog maar 7,47 fte. Naast deze formatie krijgt het RAWB hulp van een dertien enthousiaste vrijwilligers. In de loop van het jaar vielen helaas enkele vrijwilligers af. Voor de uitvoering van de KPIonderzoeken bij drie gemeenten is een informatiedeskundige ingehuurd. Haar kosten van ca. € 6.000 werden betaald uit het vacaturevoordeel. Het ziekteverzuim van het personeel in 2013 bedroeg 1,66 % (in 2012: 2,38 %). Huisvesting Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen en voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. In 2013 vond het reguliere onderhoud plaats. Enkele kleine storingen werden verholpen en een deel van de bestrating werd vernieuwd. Voor het liftonderhoud werd een nieuw contract afgesloten. Automatisering De nieuwe website is op 16 oktober 2010 officieel “de lucht ingegaan“. De vormgeving van de homepage is in 2013 aangepast. De website wordt veelal gebruikt door genealogen. Alle voor genealogen relevante registers uit de periode 1587 – 1963 zijn online te raadplegen. Daarnaast functioneert een databestand waarin op persoonsnaam kan worden gezocht en waarbij direct vanuit de gevonden persoon kan worden doorgeklikt. Met name het raadplegen van registers online en de koppeling van de persoonsgegevens aan het register was uniek in Nederland en heeft sindsdien veel navolging gekregen. Het RAWB streeft er al enkele jaren naar om de digitale dienstverlening uit te breiden. Dit moet o.a. zichtbaar worden in een toename van het aanbod aan digitale archieven. De beoogde interactiviteit is nog niet gerealiseerd, maar in 2013 zijn wel vele nieuwe digitale documenten beschikbaar gekomen; liefst 263.026 scans werden aan het imagebestand toegevoegd. Zoals eerder toegelicht bood conversie naar het nieuwe opslagformaat JPEG2000 de oplossing voor de almaar stijgende kosten voor dataopslag en webhosting. Eind 2013 werden voor presentatiedoeleinden een nieuwe beamer, laptop en tablet aangeschaft. De financiële administratie wordt bijgehouden in het softwarepakket Davilex Account.

15

Begrotingsrechtmatigheid De begroting wordt ieder jaar al in een zeer vroeg stadium (februari voorafgaand aan het begrotingsjaar) opgesteld. De kans dat om die reden werkelijke lasten afwijken van begrote lasten is daarmee aanzienlijk. In totaal zijn de begrote lasten ± € 45.000 lager dan geraamd. De begrote baten waren ± € 300 hoger. In onderstaande tabel zijn de verschillen opgenomen per programma.

Programma Behouden Bewerken Benutten Algemene Zaken totaal

Lasten Verschil Baten Verschil Saldo V / N Begroot Werkelijk Begr-Werk Begroot Werkelijk Begr-Werk 54.292 55.379 1.0871.087- N 156.876 140.612 16.264 16.264 V 270.161 272.250 2.0897.700 8.426 726 1.363- N 307.371 275.494 31.877 5.129 4.078 1.051- 30.826 V 788.700 743.735 44.965 12.829 12.504 325- 44.640 V

De overschrijding op de lasten op de programma’s Behouden en Benutten is het gevolg van de hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten omdat meer uren aan de producten materieel beheer en inspectie en verwerving zijn besteed dan geraamd. De overschrijding van de lasten op het programma Benutten wordt daarnaast veroorzaakt door hogere kosten van fotokopieën en PR en educatiemateriaal.

16

17

2.JAARREKENING

18

19

Aanbieding jaarrekening 2013 Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in 2013 gevoerde financiële beheer. U heeft in de loop van het jaar een tussentijdse rapportage mogen ontvangen. Daarin bent u zowel organisatorisch als inhoudelijk en financieel op de hoogte gebracht van de belangrijkste ontwikkelingen binnen het RAWB. In deze jaarrekening is rekening gehouden met art. 17 BBV waarin wordt bepaald dat mutaties in reserves ná de resultaatbepaling dienen te worden verwerkt. Het boekjaar 2013 sluit met een positief resultaat vóór mutaties in de reserves van € 35.223. Na verwerking van de mutaties in de reserves bedraagt het resultaat over 2013 € 44.640. De belangrijkste oorzaken die tot het positieve resultaat hebben geleid zijn (V=voordelig; N=nadelig):  Lagere personeelskosten € 9.500,-- V In het najaar van 2012 besloot een van de medewerkers korter te gaan werken. Een andere medewerkster ging met pensioen. Zij ontving naast de afrekening van het vakantiegeld ook een gratificatie waarmee in de begroting geen rekening was gehouden. Per saldo leverden deze personeelsmutaties incl een afrekening loonkostenbijdrage € 10.000 voordeel op. Daarnaast leverden de reis- en verblijfkosten, kosten cursussen en overige personeelskosten € 5.000 voordelig verschil op. Daartegenover werd voor een bedrag van € 5.800 ingehuurd. De overige verschillen op personeelskosten bedroegen per saldo € 300 nadeliger  Lagere kosten belastingen en verzekeringen - 19.000,-- V In 2013 vond de overname van OVO onderlinge verzekeringen overheid door Achmea plaats. Daarbij vond een uitkering plaats van het eigen vermogen aan de deelnemers. De uitkering bedroeg ruim € 16.000. Voorts bleef de verschuldigde verzekeringspremie bijna € 3.000 onder het geraamde bedrag,  Lagere kosten onderhoud t.o.v. de begroting - 9.800,-- V In het najaar van 2012 is een nieuw meerjaren onderhoudsplan opgesteld op basis waarvan de benodigde storting in de voorziening (vervangend) onderhoud is vastgesteld. Dat bedrag is voor 2012 en de volgende 10 jaar bepaald op € 7.450 per jaar. Tezamen met het reguliere preventief en correctief onderhoud bedroegen de onderhoudskosten in 2013 € 19.200. In de begroting was nog rekening gehouden een bedrag voor onderhoudskosten van € 27.000  Lagere kosten IT en digitaal beheer - 3.200,-- V De kosten van IT en digitaal beheer komen lager uit dan begroot a.g.v. lagere kosten voor dataopslag en hosting dan geraamd.  Hogere baten educatieve activiteiten - 3.000,-- V Voor het houden van een lezingencyclus is een bijdrage ontvangen van de Mastboom Brosensstichting. Per saldo leverde dat een voordeel op van € 3.000  Onderzoekskosten samenwerking - 2.800,-- N In 2013 is een onderzoek gestart naar de mogelijkheden van samenwerking in de regio. Er is onder meer een SWOT analyse gedaan. Daarnaast is beroep gedaan op de expertise van een medewerker van de provincie Noord Brabant. Die kosten waren P.M. geraamd in de begroting. Het aandeel in de kosten voor het RAWB bedroeg in 2013 € 2.800,- Overige kleinere verschillen per saldo voordeliger 100,-- V In het hierna opgenomen overzicht treft u een opstelling aan van de bijdrage per deelnemer en van het resultaat 2013 vóór bestemming. Afgezet tegen het over 2013 in rekening gebrachte voorschot kunt u per deelnemer het bedrag terugvinden dat verrekend kan worden dan wel anders kan worden bestemd. Het totale voordelige resultaat na verwerking van de mutaties in de reserves is voorlopig ter nadere bestemming door het algemeen bestuur afzonderlijk op de balans opgenomen onder het eigen vermogen.

20

deelnemers Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta

bijdrage 2013 Vaste bijdrage voor mutaties 2013 € 100.979,66 € 171.984,31 € 212.517,90 € 83.901,70 € 22.602,00 € 81.350,63 € 57.895,01 € 708.629,22 € 22.602,00

aandeel mutaties in reserves € 1.522,14€ 2.592,45€ 3.203,45€ € €

bijdrage 2013 na mutaties € 99.457,52 € 169.391,86 € 209.314,46 € 106.503,70 1.226,26- € 80.124,37 872,70- € 57.022,31 9.417,00- € 721.814,22

bijdrage 2013 voorschot € 105.819,00 € 180.226,00 € 222.702,00 € 111.789,00 € 85.249,00 € 60.669,00 € 766.454,00

€ € € € € € €

Saldo 2013 6.361,4810.834,1413.387,545.285,305.124,633.646,6944.639,78-

De deelnemersbijdrage 2013 is met toepassing van een overeengekomen verdeelsleutel omgeslagen over de deelnemers. Deze sleutel wordt gehanteerd vanaf 2012. In dat jaar is Rucphen toegetreden als deelnemer en zijn tevens de percentuele bijdragen aangepast aan de werkelijk omvang van de per deelnemer beheerde archieven op 1 januari 2011. Het bestuur heeft deze verdeling op 3 maart 2011 vastgesteld.

Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting is een inventarisatie gemaakt van de interne regelgeving en de vaststelling van een toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid. Vanuit Wet, regelgeving en besluiten is aangegeven welke artikelen van belang zijn en vervolgens op welke processen deze uiteindelijk van invloed zijn. Voor de processen inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn procesbeschrijvingen gemaakt. In de vergadering van het algemeen bestuur van 16 maart 2006 is de mandaatregeling van het RAWB aangepast en opnieuw vastgesteld.

Ondernemerschap voor de omzetbelasting Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001 – 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006 geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is. Het RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen.

21

Programmarekening over het begrotingsjaar 2013 Raming begrotingsjaar voor wijziging Programma

Baten

Lasten

Saldo

Raming begrotingsjaar na wijziging

Realisatie begrotingsjaar

Baten

Baten

Lasten

Lasten

Saldo

Behouden

0

54.292

-54.292

54.292

-54.292

55.379

-55.379

Bewerken

0 156.876

-156.876

0 156.876

-156.876

140.612

-140.612

7.700 270.161

-262.461

7.700 270.161

-262.461

8.426 272.250

-263.824

5.129 307.371

-302.242

5.129 307.371

-302.242

4.078 275.494

-271.416

12.829 788.700

-775.871

12.829 788.700

-775.871

12.504 743.735

-731.231

Benutten Algemene zaken Subtotaal programma's

0

Saldo

Algemene dekkingsmiddelen Bijdragen deelnemers

766.454

0

Resultaat voor bestemming

779.283 788.700

766.454 766.454

0

-9.417 779.283 788.700

766.454 766.454

0

766.454

-9.417 778.958 743.735

35.223

Toevoeging / onttrekking Programma Behouden

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Programma Bewerken

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Programma Benutten

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Programma Algemene Zaken

9.417

0

9.417

9.417

0

9.417

9.417

0

9.417

Subtotaal mutaties reserves

9.417

0

9.417

9.417

0

9.417

9.417

0

9.417

0 788.375 743.735

44.640

Resultaat na bestemming

788.700 788.700

0 788.700 788.700

22

Balans per 31 december 2013 ACTIVA Omschrijving

31-12-2013 (€)

31-12-2012 (€)

Vaste activa Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut

Financiële vaste activa Leningen u/g

Totaal vaste activa

11.357

11.522

1.425.111

1.480.355

250.000

250.000

1.686.468

1.741.876

7.444

3.113

171.691 56

132.032 56

16.154 10.378 -

10.416 11.873 -

205.723

157.491

1.892.190

1.899.367

Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar Overige vorderingen Liquide middelen Bank- en girosaldi Kas Overlopende posten Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen Kruispost kasafdracht Totaal vlottende activa Totaal generaal

23

PASSIVA Omschrijving

31-12-2013 (€)

31-12-2012 (€)

Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Te bestemmen resultaat

34.551 44.640

16.682 27.286

Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris

88.155

83.954

Vaste schulden - Kapitaalverstrekking gem. Moerdijk

1.683.301

1.738.770

Totaal vaste passiva

1.850.647

1.866.692

2.752

2.829

Overlopende posten - Vooruitontvangen bedragen - Nog te betalen bedragen

38.791

1.369 28.477

Totaal vlottende passiva

41.543

32.675

1.892.190

1.899.367

Vlottende passiva Netto vlottende schuld - Overige schulden

Totaal generaal

24

Grondslagen van de financiële verslaglegging. Inleiding Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders is vermeld worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personeelskosten echter toegerekend aan het jaar waarin de uitbetaling plaatsvindt. Er is geen voorziening opgenomen voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen of op andere wijze een verplichting opgenomen.

Balans Vaste activa Immateriële vaste activa In afwijking van het bepaalde in de verordening art. 212 heeft het bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2005 besloten de afsluitprovisie van de lening voor de nieuwbouw in 40 jaar annuïtair af te schrijven. Materiële vaste activa De activa zijn gewaardeerd tegen historische uitgaafprijs verminderd met de afschrijvingen. De investeringen in de nieuwbouw worden wat het gebouw en depotstellingen betreft annuïtair afgeschreven in 40 jaar. De investeringen in de inrichtingskosten van de nieuwbouw worden afgeschreven in 15 jaar lineair. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren:  Stichtingskosten nieuwbouw  Inrichtingskosten nieuwbouw  Computernetwerk en programmatuur

40 jaar annuïtair 15 jaar lineair 5 jaar lineair

Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Vlottende activa De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. De risico’s op kortlopende vorderingen kunnen als verwaarloosbaar worden beschouwd. Reserves De algemene reserve is ontstaan uit enkele voormalige bestemmingsreserves die zijn opgeheven en is verder gevoed met eerdere rekeningoverschotten.

25

Voorzieningen De voorziening onderhoud gebouw en inventaris is gebaseerd op het in 2012 nieuw opgestelde meerjaren onderhoudsplan. De jaarlijkse storting voor het vervangend onderhoud is gebaseerd op een reeks van 10 jaren te rekenen vanaf 2013. Per jaar wordt € 7.451 gestort. De werkelijke kosten vervangend onderhoud worden ten laste van de onderhoudsvoorziening gebracht. Langlopende schulden en vlottende passiva De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Grondslagen voor resultaatbepaling Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord. De verdeling van de kostenplaats personeelskosten is gebaseerd op de door de werknemers werkelijk gemaakt uren in 2013 en op die basis doorberekend aan de producten.

26

Toelichting op de programmarekening 2013 In dit deel van de jaarrekening presenteren wij u de belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging over het boekjaar 2013. De analyse vindt plaats voor ieder afzonderlijk deel van de programmarekening. Programma Behouden Realisatie 2013

Begroting 2013 na wijziging

Begroting 2013 voor wijziging

Lasten Baten Resultaat voor bestemming

55.379 0 55.379

54.292 0 54.292

54.292 0 54.292

Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming

0 55.379

0 54.292

0 54.292

Het nadelig resultaat op het programma Behouden bedraagt € 1.100. Dit verschil wordt veroorzaakt door:  Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten € 2.400 Nadelig  Lagere uitgaven conservering en restauratie € 1.300 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het nadelig verschil wordt enerzijds veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 187 uur hoger uitkwam dan begroot (1.187 t.o.v. 1.100 uur); Daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren € 6,10 lager uit dan begroot (€ 45,69 t.o.v. € 51,79). Programma Bewerken Realisatie 2013

Begroting 2013 na wijziging

Begroting 2013 voor wijziging

Lasten Baten Resultaat voor bestemming

140.612 0 140.612

156.876 0 156.876

156.876 0 156.876

Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming

0 140.612

0 156.876

0 156.876

Het voordelig resultaat op het programma Bewerken bedraagt € 16.300. Dit verschil wordt veroorzaakt door:  Lagere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten € 15.700 Voordelig  Lagere kosten externe indicering € 600 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het voordelig verschil wordt veroorzaakt doordat het werkelijke bestede aantal uren weliswaar 57 uur hoger uitkwam dan begroot (3.057 t.o.v. 3.000), maar daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren € 6,10 lager uit dan begroot (€ 45,69 t.o.v. € 51,79). Kosten externe indicering De kosten externe indicering zijn in 2013 beperkt gebleven tot de afgesproken vergoedingen voor de vrijwilligers.

27

Programma Benutten Realisatie 2013

Begroting 2013 na wijziging

Begroting 2013 voor wijziging

Lasten Baten Resultaat voor bestemming

272.250 8.426 263.824

270.161 7.700 262.461

270.161 7.700 262.461

Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming

0 263.824

0 262.461

0 262.461

Het nadelig resultaat op het programma Benutten bedraagt € 1.400. Dit verschil wordt veroorzaakt door:  Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten € 1.000 Voordelig  Overige verschillen € 400 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het verschil wordt veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 689 uur hoger uitkwam dan begroot (5.689 t.o.v. 5.000 uur). Daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren € 6,10 lager uit dan begroot (€ 45,69 t.o.v. € 51,79). Overige verschillen Het gaat om een aantal geringe verschillen ten opzichte van de begrote bedragen. Aan educatieve activiteiten werd € 400 meer besteed dan geraamd als gevolg van een lezingencyclus. Er werd evenwel € 3.000 meer ontvangen aan bijdragen van de Mastboom Brosensstichting voor die activiteiten dan geraamd. De overige baten en lasten op het programma benutten kwamen per saldo € 3.000 nadeliger uit dan begroot. Programma Algemene Zaken Realisatie 2013

Begroting 2013 na wijziging

Begroting 2013 voor wijziging

Lasten Baten Resultaat voor bestemming

275.494 4.078 271.416

307.371 5.129 302.242

307.371 5.129 302.242

Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming

9.417 261.999

9.417 292.825

9.417 292.825

Het voordelig resultaat op het programma Algemene Zaken voor bestemming bedraagt € 30.800. Dit verschil wordt veroorzaakt door: 



 

Lagere kosten belastingen en verzekeringen - 19.000,-- V In 2013 vond de overname van OVO onderlinge verzekeringen overheid door Achmea plaats. Daarbij vond een uitkering plaats van het eigen vermogen aan de deelnemers. De uitkering bedroeg ruim € 16.000. Voorts bleef de verschuldigde verzekeringspremie bijna € 3.000 onder het geraamde bedrag, Lagere kosten onderhoud t.o.v. de begroting - 9.800,-- V In het najaar van 2012 is een nieuw meerjaren onderhoudsplan opgesteld op basis waarvan de benodigde storting in de voorziening (vervangend) onderhoud is vastgesteld. Dat bedrag is voor 2012 en de volgende 10 jaar bepaald op € 7.450 per jaar. Tezamen met het reguliere preventief en correctief onderhoud bedroegen de onderhoudskosten in 2013 € 19.200. In de begroting was nog rekening gehouden een bedrag voor onderhoudskosten van € 27.000 Lagere kosten IT en digitaal beheer - 3.200,-- V De kosten van IT en digitaal beheer komen lager uit dan begroot a.g.v. lagere kosten voor dataopslag en hosting dan geraamd. Overige verschillen per saldo nadeliger - 1.200,-- N

28

Toelichting op de balans Activa Vaste activa Immateriële vaste activa De post immateriële vaste activa bestaat uit: Boekwaarde ultimo Kosten afsluiten geldleningen Totaal

€ €

2013 11.357,00 11.357,00

2012 11.522,00 11.522,00

€ €

Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de immateriële vaste activa gedurende het jaar 2013: Boekwaarde 1-1-2013 Kosten sluiten geldleningen Totaal

Investeringen

11.522,00 11.522,00

Afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2013

0,00 0,00

165,00 165,00

11.357,00 11.357,00

Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uitsluitend uit investeringen met economisch nut. En kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde ultimo Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Totaal

€ € €

2013 1.193.433,00 € 231.678,00 € 1.425.111,00 €

2012 1.210.750,00 269.605,00 1.480.355,00

Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer: Boekwaarde Investeringen 1-1-2013 Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Totaal

1.210.750,00 269.605,00 1.480.355,00

0,00 0,00 0,00

Afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2013 16.603,00 37.928,00 54.531,00

1.193.433,00 231.678,00 1.425.111,00

Financiële vaste activa Het verloop van de financiële vaste activa gedurende het jaar 2013 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Boekwaarde 1-1-2013 Overige langlopende leningen Totaal

250.000,00 250.000,00

Investeringen 0,00 0,00

Afschrijvingen/ Boekwaarde aflossingen 31-12-2013 0,00 0,00

250.000,00 250.000,00

29

Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar Saldo 31-12-2013 Overige vorderingen Totaal

Voorziening oninbaarheid

7.444,00 7.444,00

Saldo 31-12-2012

0,00 0,00

3.113,00 3.113,00

Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: 2013

2012

56,00 171.691,00 171.747,00

Kassaldo Banksaldi Totaal

56,00 132.033,00 132.089,00

Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:

Vooruitbetaalde bedragen Nog te ontvangen bedragen Kruispost kasafdracht Totaal

2013

2012

10.378,00 16.154,00 0,00 26.532,00

11.873,00 10.416,00 0,00 22.289,00

Passiva

Vaste passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten:

Algemene reserve Bestemmingsreserves: overige bestemmingsreserves Eigen vermogen voor bestemming Toe te voegen resultaat Totaal

2013

2012

34.551,00

16.682,00

0,00 34.551,00 44.640,00 79.191,00

0,00 16.682,00 27.286,00 43.968,00

Het verloop in 2013 wordt in onderstaand overzicht per reserve weergegeven. Reserves

Algemene reserve Totaal

Saldo 1-1-2013 16.682,00 16.682,00

Toevoeging

Onttrekking

0,00 0,00

9.417,00 9.417,00

Toevoeging resultaat 2012 27.286.00 27.286,00

Vermindering tbv dekking afschrijvingen 0,00 0,00

Saldo 31-12-2013 34.551,00 34.551,00

Het bestuur van het RAWB heeft in 2012 besloten de bestemmingsreserves op te heffen en die toe te voegen aan de algemene reserve. Aan de algemene reserve werd in 2013 een bedrag onttrokken van € 9.417,-- ter opvang van de uittredingsbijdrage Steenbergen.

30

Voorzieningen De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende posten: 2013 Onderhoud gebouw en inventaris Totaal

2012

88.155,00 88.155,00

83.954,00 83.954,00

Het verloop in 2013 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven. Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Totaal

Saldo 1-1-2013 83.954,00 83.954,00

Toevoeging

Onttrekking

7.451,00 7.451,00

3.250,00 3.250,00

Saldo 31-12-2013 88.155,00 88.155,00

In 2012 is voor het RAWB een nieuw meerjaren onderhoudsplan gebouw opgesteld. In het nieuwe Meerjaren Onderhoudsplan is onderscheid gemaakt in preventief, correctief en vervangend onderhoud. Preventief en correctief onderhoud worden ten laste van de jaarlijkse exploitatie verantwoord. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening gevormd. Het saldo van de voorziening bedroeg per 1 januari 2013 € 84.000. Om het vervangend onderhoud in de komende jaren te kunnen uitvoeren is jaarlijks een storting nodig van € 7.451,--. De werkelijke kosten van vervangend onderhoud worden ten laste van de voorziening gebracht. Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar Saldo Vermeerde1-1-2013 ringen 1.738.770,00 0,00 Onderhandse leningen 1.738.770,00 0,00 Totaal

Aflossingen

Saldo 31-12-2013

55.469,00 55.469,00

1.683.301,00 1.683.301,00

De rentelast van de vaste schulden 2013 bedroeg € 71.117,00

Vlottende passiva Onder de vlottende passiva zijn opgenomen:

Schulden < 1 jaar Overlopende passiva Totaal

2013

2012

2.752,00 38.791,00 41.543,00

2.829,00 29.846,00 32.675,00

De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd: 2013 Bank- en girosaldi Overige schulden Totaal

0,00 2.752,00 2.752,00

2012 0,00 2.829,00 2.829,00

Alle per 31 december 2013 te betalen crediteuren waren eind januari 2013 afgewikkeld. De specificatie van de overlopende passiva is als volgt:

Vooruit ontvangen bedragen Nog te betalen bedragen

2013

2012

0,00 38.791,00 38.791,00

1.369,00 28.477,00 29.846,00

31

Ultimo december 2013 waren de navolgende bedragen nog te betalen:

Belastingdienst af te dragen loonheffing dec 2013 Overwerk november / december t.b.v. Moerdijk Inhuur provincie t.b.v.onderzoek regionale samenwerking Update website 2e termijn Aanschaf laptop / tablet Moerdijk overname kantoorbenodigdheden Moerdijk rente lening netwerk 9/3 - 31/12-2013

€ € € € € € € €

25.288 4.745 5.632 1.450 1.297 128 251 38.791

32

Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 26 juni 2014:

De voorzitter,

(ir. P.J. Bons)

de secretaris,

(J.P. van Hal)

33

Controleverklaring Deze is afzonderlijk bijgevoegd.

34

35

BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN 2013

36

37

BIJLAGEN Toelichting op de kostenplaats personeelskosten Overzicht van salarissen en sociale lasten Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Overzicht reserves en voorzieningen Overzicht opgenomen geldleningen Investerings- en financieringsoverzicht Overzicht kapitaallasten Overzicht deelnemersbijdragen Verdelingsmatrix

38

Toelichting op de kostenplaats personeelskosten

Omschrijving Lasten Salarissen Inhuur personeel Niet duurzame goederen en diensten Kapitaallasten

Categorie Begroting 2013 Rekening 2013 Verschil 1.0 3.0 3.4.1 6.1

Totaal - lasten Baten Ontvangen rente Overige inkomsten Overige inkomensoverdrachten Totaal - baten Per saldo door te berekenen

2.1 3.4 4.2.2

507.421,00 0,00 10.500,00 9.575,00

514.799,00 5.892,00 6.519,00 7.800,00

7.378,00 5.892,00 -3.981,00 -1.775,00

527.496,00

535.010,00

7.514,00

9.575,00 0,00 0,00

7.800,00 18.759,00 0,00

-1.775,00 18.759,00 0,00

9.575,00

26.559,00

16.984,00

517.921,00

508.451,00

-9.470,00

Toelichting verschillen: Salarissen De kosten van salarissen komen tezamen met de overige inkomsten 3.4 per saldo ruim € 11.000 lager uit dan geraamd. In het najaar van 2012 besloot een van de medewerkers korter te gaan werken. In de begroting 2013 was daarmee nog geen rekening gehouden. Daartegenover waren geen ramingen opgenomen voor een gratificatie en een afrekening vakantiegeld wegens pensionering. Inhuur personeel In 2013 werd gedurende een kortere periode een medewerker ingehuurd. De kosten daarvan bedroegen € 5.900 en waren niet geraamd. Niet duurzame goederen en diensten De overige personeelskosten, kosten dienstreizen en opleidingskosten bleven gezamenlijk € 4.000 onder de ramingen.

39

Overzicht van salarissen en sociale lasten Overzicht van salarissen en sociale lasten 2013

1 Huidig personeel Totaal

Uitgaven uit hoofde van: Salarissen en uitkeringen Reiskosten Sociale lasten Netto lasten Bruto inhouding toelagen woning-werk 2 3 4 5 5 7 € 363.781,31 € 0,00 € 54.539,68 € 106.422,69 € 9.814,83 € 534.558,51 € 363.781,31

€ 0,00

€ 54.539,68

€ 106.422,69

€ 9.814,83

€ 534.558,51

Specificatie netto lasten: bruto salaris overwerk aankoop verlof fietsenplan werkg.bijdr.zorgverzekering BHV vergoeding inzet cafetariamodel gratificaties vakantietoelage eindejaarsuitkering levensloopbijdrage sociale lasten werkgeversbijdrage FPU reiskosten woning werk

2013 € 338.866,99 € 17.110,53 € 1.078,08€ 131,87€ 1.259,95 € 763,71 € 2.480,00 € 2.402,68 € 28.966,02 € 20.488,48 € 5.085,18 € 106.422,69 € 2.107,40 € 9.814,83 € 534.558,51

8 Aantal vaste personeelsleden 7,47 Aantal fte's

40

Overzicht van geactiveerde kapitaaluitgaven

Omschrijving van de kapitaaluitgaven

Oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven 1-1-2013

Vermeerderingen 2013

2

3

1 Verstrekte hypothecaire Geldleningen personeel: 01-09-2006

€

250.000

Vervanging computernetwerk

€

33.816

€

Nieuwbouw O'bosch stichtingskosten

€

1.325.984

€

Nieuwbouw O'bosch inrichtingskosten

€

467.467

€

2.077.267

€

Vermindering (anders dan door aflossing/afschrijving 2013 4

Oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven 31-12-2013

Percentage en maatstaf van afschrijving

5

6

Totaal der aflossingen/ afschrijving op kapitaaluitgaven 1-1-2013 7

€

250.000

3,12%

€

-

-

€

33.816

2,29%

€

13.526

-

€

1.325.984 4,29% ann 40 jr €

103.713

€

467.467 4,28% lin. 15 jr €

218.151

€

335.391

-

€

-

€

2.077.267

41

Omschrijving van de kapitaaluitgaven

Afschrijving kapitaaluitgaven 2013

Aflossing op kapitaaluitgaven 2013

Boekwaarde 1-1-2013

Boekwaarde 31-12-2013

Toegerekende rentelasten 2013

Totaal van de kapitaallasten 2013

Ten laste van

8

9

10

11

12

13

14

1 Verstrekte hypothecaire Geldleningen personeel: 01-09-2006

€

-

€

250.000

€

250.000

€

7.800

€

7.800 kpl. pers.lasten

Vervanging computernetwerk

€

6.763

€

20.290

€

13.526

€

465

€

7.228 bedrijfsvoering

Nieuwbouw O'bosch stichtingskosten

€

17.481

€

1.222.271

€

1.204.790

€

52.435

€

69.917 gebouwenbeheer

Nieuwbouw O'bosch inrichtingskosten

€

31.164

€

249.316

€

218.151

€

10.671

€

41.835 gebouwenbeheer

€

55.409

€

1.741.876

€

1.686.468

€

71.371

€

€

-

126.780

42

Overzicht reserves en voorzieningen

Naam reserve of voorziening

1 Bestemmingsreserves: Automatisering Opvang gevolgen uittreden Stb. Algemene reserve Voorzieningen: Onderhoud gebouw / inventaris

Dienstjaar 2013 Saldo per VermeerOverige vermeer1-1-2013 deringen 2013 deringen 2013 wegens rente 2 3 4

Verminderingen 2013 5

Saldo per 31-12-2013 6

€ €

-

€ €

-

€ €

-

€

-

€ €

-

€

16.682

€

-

€

27.286

€

9.417

€

34.551

€ €

83.954 100.637

€ €

-

€ €

7.451 34.737

€ €

3.250 12.667

€ €

88.155 122.707

43

Overzicht opgenomen leningen

Oorspronkelijk Lening bedrag van de nr. geldlening 1 4 6 7 9

€ € € € €

2 250.000 1.800.000 700.000 33.500 2.783.500

Datum besluit Jaar van Renteperalgemeen (laatste) centage bestuur aflossing 3 01-09-2006 04-11-2003 04-11-2003 09-03-2010

4 2036 2045 2020 2015

5 3,12 4,29 4,28 2,29

Restantbedrag In de loop van Rente of het Aflossing of geldleningen 2013 rentebestand- aflossingsper 1-1-2013 opgenomen deel 2013 bestanddeel 2013 6 7 8 9 € 250.000 € 7.800 € € 1.217.899 € 52.248 € 17.419 € 250.770 € 10.734 € 31.350 € 20.100 € € 335 € 6.700 € 1.738.770 € € 71.117 € 55.469

Restant bedrag van de geldlening per 31-12-2013 10 € 250.000 € 1.200.480 € 219.420 € 13.400 € 1.683.301

Opmerkingen

11 aflossingsvrij annuïtair lineair lineair

44

Investerings- en financieringsoverzicht Nr.

Omschrijving

1. 2. 3.

vaste activa reserves en voorzieningen opgenomen langlopende geldleningen

Stand per 31-12-2012 € 1.741.876 € 100.637 € 1.738.770 €

97.530

mutaties rente € € € -

overige Stand per mutaties 31-12-2013 € 55.408- € 1.686.468 € 22.070 € 122.706 € 55.469- € 1.683.301

fin.overschot

€

119.539

45

Overzicht kapitaallasten

LASTEN Rente gespecificeerd naar: - rente (en premies) van aangegane langlopende geldleningen - rente en kosten kortlopende leningen - rente over eigen financiële middelen - renteresultaat - afschrijvingen

Geraamde lasten 2013

Werkelijke lasten 2013

€

73.017

€

€

-

€

€ € €

129 55.408

€ € €

€

128.554

€

BATEN

Doorberekende kapitaallasten aan: 71.117 - kostenplaatsen - producten -

Renteresultaat op producten

Rekening courantrente 254 55.409 126.780

Geraamde baten 2013

€ €

9.575 118.979

Werkelijke baten 2013

€ €

7.800 118.980

€

-

€

-

€

-

€

-

€

128.554

€

126.780

46

Overzicht deelnemersbijdragen Totaal Aandeel in de kosten: Materieel beheer Inspectie en verwerving Toegankelijk maken archieven / verzamelingen Dienstverlening Advisering, PR en educatie Bedrijfsvoering Gebouwbeheer Geldleningen en uitzettingen Totaal

€ € € € € € € € €

17.454,89 37.923,68 140.612,02 196.701,32 67.122,54 93.485,06 159.153,71 3.824,00708.629,22

€ € € € € € € € €

Etten-Leur

Halderberge

Moerdijk

Rucphen

Zundert

Brabantse Delta

14,25%

24,27%

29,99%

11,84%

11,48%

8,17%

2.487,32 5.404,12 20.037,21 28.029,94 9.564,96 13.321,62 22.679,40 544,92100.979,66

€ € € € € € € € €

4.236,30 9.204,08 34.126,54 47.739,41 16.290,64 22.688,83 38.626,61 928,08171.984,31

€ 5.234,72 € 11.373,31 € 42.169,55 € 58.990,73 € 20.130,05 € 28.036,17 € 47.730,20 € 1.146,82€ 212.517,90

€ € € € € € € € €

2.066,66 4.490,16 16.648,46 23.289,44 7.947,31 11.068,63 18.843,80 452,7683.901,70

€ € € € € € € € €

2.003,82 4.353,64 16.142,26 22.581,31 7.705,67 10.732,09 18.270,85 439,0081.350,63

€ € € € € € € € €

1.426,06 3.098,36 11.488,00 16.070,50 5.483,91 7.637,73 13.002,86 312,4257.895,01

Bijdrage deelnemers vóór en na mutaties in reserves deelnemers Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta

bijdrage 2013 Vaste bijdrage voor mutaties 2013 € 100.979,66 € 171.984,31 € 212.517,90 € 83.901,70 € 22.602,00 € 81.350,63 € 57.895,01 € 708.629,22 € 22.602,00

aandeel mutaties in reserves € 1.522,14€ 2.592,45€ 3.203,45€ € €

bijdrage 2013 na mutaties € 99.457,52 € 169.391,86 € 209.314,46 € 106.503,70 1.226,26- € 80.124,37 872,70- € 57.022,31 9.417,00- € 721.814,22

bijdrage 2013 voorschot € 105.819,00 € 180.226,00 € 222.702,00 € 111.789,00 € 85.249,00 € 60.669,00 € 766.454,00

€ € € € € € €

Saldo 2013 6.361,4810.834,1413.387,545.285,305.124,633.646,6944.639,78-

Toevoeging aan algemene reserve € 6.361,48 € 10.834,14 € 13.387,54 € 5.285,30 € 5.124,63 € 3.646,69 € 44.639,78

47

48

Verdelingsmatrix lasten

Verdelingsmatrix lasten en balansmutaties 2013 Volgnr en omschrijving

A: producten materieel beheer inspectie/verwerving toeg. maken archieven / verzamelingen dienstverlening advisering, PR en educatie bedrijfsvoering gebouwbeheer mutaties in reserves

B: kapitaallasten C: Investerings- en financieringsstaat Geldleningen Vaste activa Reserves / voorzieningen

D: Kostenplaatsen Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal uitgaven

Totaal

17.454,89 37.923,68 140.612,02 200.158,64 72.091,08 116.087,06 159.407,33 743.734,70

1.1 2.1 2.3 loonbetaling en werkelijk afschrijving soc.lasten betaalde rente

3.1 energie

3.3 Ov. aankopen en uitbesteding duurz. goederen

21.005,78 -

126.779,63

71.117,15

-

21.005,78

-

55.408,86

55.468,80 12.667,00 68.135,80

-

540.856,66

526.131,91

1.479.506,79 652.352,65 827.154,14

526.131,91

71.117,15

55.408,86

21.005,78

-

526.131,91

71.117,15

55.408,86

21.005,78

-

49

Verdelingsmatrix lasten en balansmutaties 2013 Volgnr en omschrijving

A: producten materieel beheer inspectie/verwerving toeg. maken archieven / verzamelingen dienstverlening advisering, PR en educatie bedrijfsvoering gebouwbeheer mutaties in reserves

B: kapitaallasten C: Investerings- en financieringsstaat Geldleningen Vaste activa Reserves / voorzieningen

D: Kostenplaatsen Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal uitgaven

Totaal

17.454,89 37.923,68 140.612,02 200.158,64 72.091,08 116.087,06 159.407,33 743.734,70

3.4.1 3.4.3 5.6 Betaalde aankopen niet langlopende belastingen duurz. goederen leningen en diensten 1.143,14

11.215,47-

934,10 7.798,79 4.513,83 59.695,53 24.976,97

11.215,47-

99.062,36

6.0 reserveringen

6.1 kap.lasten

-

-

7.451,00 7.451,00

7.227,83 111.751,80

16.311,75 37.923,68 139.677,92 192.359,85 67.577,25 49.163,70 5.437,25

118.979,63

508.451,40

126.779,63

253,62

55.468,80 12.667,00 68.135,80

3.250,00 3.250,00

540.856,66

6.924,75

1.479.506,79 652.352,65 827.154,14

6.2 kostenplaatsen

55.468,80

55.468,80

9.417,00 9.417,00 7.800,00

11.215,47-

109.237,11

55.468,80

11.215,47-

109.237,11

55.468,80

16.868,00 16.868,00 -

126.779,63 126.779,63 -

508.705,02 508.705,02 -

50

Verdelingsmatrix baten

Verdelingsmatrix baten en balansmutaties rekening 2013 Volgnr en omschrijving

A: producten materieel beheer inspectie/verwerving toeg. maken archieven / verzamelingen dienstverlening advisering, PR en educatie bedrijfsvoering gebouwbeheer geldleningen en uitzettingen mutaties in reserves

B: kapitaallasten C: Investeringen Geldleningen Vaste activa Reserves en voorzieningen

D: Kostenplaatsen Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal inkomsten

Totaal

17.819,07 35.813,97 154.971,94 194.145,44 73.555,85 110.483,55 188.343,66 3.824,00 9.417,00 788.374,48

2.1 2.2 3.4 4.2.2 werkelijk toegerekende overige overige inkomensontvangen rente goederen en overdrachten rente diensten van de overheid

3.457,32 4.968,54

17.819,07 35.813,97 154.971,94 190.688,12 68.587,31 110.483,55 188.090,04

3.824,00 3.824,00

-

8.425,86

766.454,00

126.779,63

55.408,86 7.451,00 62.859,86

-

554.769,06

7.800,00

1.532.783,03 652.352,65 880.430,38

11.624,00 11.624,00

-

-

-

18.758,54

19.759,12

-

27.184,40

786.213,12

-

27.184,40

786.213,12

51

Verdelingsmatrix baten en balansmutaties rekening 2013 Volgnr en omschrijving

A: producten materieel beheer inspectie/verwerving toeg. maken archieven / verzamelingen dienstverlening advisering, PR en educatie bedrijfsvoering gebouwbeheer geldleningen en uitzettingen mutaties in reserves

B: kapitaallasten C: Investeringen Geldleningen Vaste activa Reserves en voorzieningen

D: Kostenplaatsen Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal inkomsten

Totaal

17.819,07 35.813,97 154.971,94 194.145,44 73.555,85 110.483,55 188.343,66 3.824,00 9.417,00 788.374,48

5.6 langlopende geldleningen

6.0 reserveringen

-

9.417,00 9.417,00

-

253,62

126.779,63

55.408,86 55.408,86

7.451,00 7.451,00

-

554.769,06 1.532.783,03 652.352,65 880.430,38

6.2 kostenplaatsen

253,62

126.779,63

55.408,86 7.451,00 62.859,86

6.1 kap.lasten

508.451,40

55.408,86 55.408,86

16.868,00 16.868,00 -

126.779,63 126.779,63 -

508.705,02 508.705,02 -

52

1- Professloneel Loo~belasting··lll~t=r IICllIUllClClI p R Hoogwaardig", ersoonl111k 1: Gespeet- ~~DI ,ef . iAdviseur] Risk management ~ roel.ll Sp varlng Breed ~ . '." . I~vesteerder ~

0

:~Plan

Praktisch

a+:i

chtbij:S Succesfactoren Aandeel"E

kk

Ervanng

- -

d"

a un Ig

~

n:s

Investering

Verantvvoordelijk

Specialisten

Concurrentie ~ Regelg.evlng fE·~·"~lo-' ;G.1{>"j' .... Investeerde ... · Cl) 'l ..;:\ ,. .... ><"""; " .,~.• , ..".. c:t.il' '" le'rUSlPS __ ~. .',..... '. n·'.<.~..·.. '·

'.;~.;...'.,

e····

'"

..

r·.···. ft········ n·. se....... ., Desku~dig ~ Fusies r:-

s-

\

•

I

m,..

.

} ...

';~~

'.'

L:=:

NetwerlLr Su . K.- ..

Wij adviseren ~AKER BERK "-..

..

TILLY

Inhoudsopgave

1.

Inleiding

2.

Aard en reikwijdte

van de werkzaamheden

Baker Tilly Berk contactpersonen met betrekking tot dit rapport zijn: ·drs. R. (Rik) Opelldorp RA

3.

Bevindingen naar aanleiding van de etndejaarsccntrele

4.

Ove ri.'g,€a a'[ld.a:d~tsp~ nten

(I'Ii$. ;ß.iG .. (RÇI~!il.e!de Kort RA

Wij adviseren ~AKE RTl LLY BERK

1. Inleiding Geachte leden van het Algemeen Bestuur, In overeenstemming met de van u verkregen opdracht hebben wij de jaarrekening over boekjaar 2013 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief West-Brabant gecontroleerd. De belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole hebben wij in dit accountarrtsverslaq opgenomen. Bij deze jaarrekening zal door ons een qoedkeurende controleverklarlnq worden verstrekt. Dit verslag van bevindingen doet geen.afbreuk aan ons oordeel da~tde jaarrekening een qetrouw beeld geeft van de baten en lasten over het boekjaar en de actlve en passive in overeensternrnlnq met het ,BBVen dat deze in allé van materieel b,elan,gzijnde aspecten rechtmatiq tet stand 'is ,geko:m;e,I'i,.

Wijadviseren '~AKER

BERK

TILLY

2. Aard en reikwijdte

van de werkzaamheden

2.1 Opdracht In overeenstemming Gemeenschappelijke

met de van u verkregen opdracht hebben wij de jaarrekening Regeling Regionaal Archief West-Brabant gecontroleerd.

over boekjaar

2013 van de

Bij de uitvoering, van onze controlewerkzaamhèden inzake de jaarrekening hebben wij de goedkeuringstolerantie gehanteerd in overeenstemming met het Bestuft Accountscontrole Decentrele Overheden (BADO). Hieruit volgt dat wij voor de jaarrekening een tolerantie voor fouten van € 7.500(1% van de lasten inclusief toevoeging aan de reserves) hebben gehanteerd en een tolerantie Voor onzekerheden van €: 22.500 (3%) van de lasten inclusief toevceqinqen aan de reserves). "

Wij adviseren 'iAKE RTl LLY BERK

3. Bevindingen

naar aanleiding

van de eindejaarscontrole

3.1 Geconstateerde niet-gecorrigeerde afwijkingen Naar aanleiding van de door ons verrichte werkzaamheden hebben wij geen afwijkingen en/of onzekerheden geconstateerd die de in hoofdstuk 2.1 genoemde goedkeuringstolerantie overschrijden. 3.2 Begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het beqrotinqscrttertum zijn gebaseerd op de Gemeentewet en moeten door het bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting én via de verordening op het financieel beheer. '

Wij adviseren ~AKE

BERK

RTl LLY

3. Bevindingen

naar aanleiding

van de eindejaarscontrole

3.2 Begrotingsrechtmatigheid (vervolg) In de jaarstukken 2013 legt het bestuur in de toelichting op de programmarekening verantwoording af over de realisatie van de lasten en baten ten opzichte van de begroting. Uit de analyse blijkt dat bij twee programma's sprake is van overschrijding van de geraamde lasten. De accountant moet in zijn verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het bestuur in de jaarrekening aangeeft dat ze nog dienen te worden qeautoriseerd, aan de orde stellen. Het gaat om de volqende overschrijdingen per programma: Programma

Overschrijding

Onrechtmatig, telt niet mee

Onrechtmatig, telt wel mee

Wij adviseren :YiAKE

BERK

R TI LLY

3. Bevindingen

naar aanleiding

van de eindejaarscontrole

3.3 Schattingen in de jaarrekening Bij het opstellen van de jaarrekening zijn schattingen gemaakt. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant (kunnen) afwijken van de verwachtingen. Als onderdeel van de controle hebben wij de aanvaardbaarheid van de schattingen beoordeeld. De belangrijkste schatting in de jaarrekening zijn: " Belangrijke

schattingen

I

Beoordeling

Toelichting

WijadVÎseren~AKER

BERK

TILLY

3. Bevindingen

naar aanleiding

van de eindejaarscontrole

3.4 Kwaliteit jaarverslaggeving Op grond van wettelijke bepalingen is de directie verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de totstandkoming van de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten en balansmutaties. De jaarstukken over boekjaar 2013 bestaan uit zowel het jaarverslag als de jaarrekening. Onze controleverklaring heeft betrekking op de jaarrekening en omvat daarom geen oordeelover de inhoudelijke juistheid en volledigheid van de informatieverstrekking in het jaarverslag.

op

Wij adviseren

~AKER

BERK

TILLY

3. Bevindingen

naar aanleiding

van de eindejaarscontrole

3.6 Oordeel in de controleverklaring Bij de jaarrekening over boekjaar 2013 zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken waarvan de oordeelparagraaf als volgt luidt: "Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten alsmede de balansmutaties over het boekjaar als van de activa en pessive per balansdatum in overeenstemming met het BBV. Voorts zijn wij VÇiJn oordeel det de in deze jqarrekening vérentweorde batelil:, lé;1stenen ba,fansrtlutatiés in alle van rosteneet belang ,z/l'nc!e aspecten tot $t~ndzijn g,ekq'tiJetl: it? ,Qverèen.stemifnfin:g met de begrotiFlg én met de relevante wet- ·@n r;eg;eIg:i:/'v:;'l'1g. wa.~ton.deJr V€1:FOrd&niT:JQè.n '!VêiJ.n elë gemeer:r$"#~,f))p,elijik~"ëg:el!n:g'. /I

Wij adviseren ~AKER

BERK

TILLY

4. Overige aandachtspunten 4.1 Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij onderzoeken de geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover wij dat noodzakelijk achten in het kader van de controle van de jaarrekening. De accountantscontrole kan daarom leiden tot andere constateringen dan wanneer een gericht onderzoek naar de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zou plaatsvinden. Aan ons is ook geen opdracht verstrekt met dit doel. De door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben evenwel geen nieuwe bevindingen opqeleverd die wij in dit kader onder uw aandacht moeten brengen. 4.2 Fraude Bij de uitvoering van de werkzaamheden hanteren wij onder andere de Nadere Voorschriften Controle- en Overrqe Standaarden (N\/ COS) 240. "De vemntwoordetijkheid' VaT] de qGco,untantvoor /::retonderkennen van het risico van treuäe in het teeder van' de controle Van Iinenciëte 'OVêr:zt.cn:tên"i

Wij adviseren ~AKER

BERK

TILLY

4. Overige aandachtspunten 4.3 Onafhankelijkheid In het verlengde van de Nadere voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant bevestigen wij dat, naar ons oordeel, de onafhankelijke positie in overeenstemming is met de wettelijke- en beroepsvoorschriften. Tevens bevestigen wij dat de objectiviteit gedurende het afgelopen boekjaar niet is aangetast. In onze controle-aanpak zijn diverse maatregelen opgenomen die de onafhankelijkheid dienen te waarborgen. Periodiek wordt de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften beoordeeld. De leden van ons controleteam moeten jaarlijks hun onafhankelijkheid (schriftelijk) bevestigen.

Wijadviseren

~AKER

BERK

TILLY

Accountants

Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief West-Brabant Aan het dagelijks bestuur

Baker Tilly Berk N.V. Heerbaan 44-48 Postbus 3814 4800 DV Breda T: +31 (0)76 525 00 00 F: +31 (0)76 525 00 50 E: [email protected] KvK: 24425560 www.bakertillyberk.nl

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in deze jaarstukken opgenomen jaarrekening 2013 van Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief West-Brabant te Oudenbosch gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2013 en de programmarekening over 2013 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de Beleidsregels toepassing WNT, inclusief het Controleprotocol WNT en het normenkader voor rechtmatigheid zoals dit door het bestuur is vastgesteld. Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly Berk N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560. In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.

Accountants

Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controleinformatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten en toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2 lid 7 BADO is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur bij besluit van 15 juni 2006 vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2013 als van de activa en passiva per 31 december 2013 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de Beleidsregels toepassing WNT. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2013 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling.

2/3

Accountants

Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213 lid 3 onder de Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Breda, 14 mei 2014 Baker Tilly Berk N.V, Was getekend, drs. R. Opendorp Registeraccountant

3/3