Hierbij bied ik u de ontwerp-begroting 2014 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) aan, waarin opgenomen de meerjarenbegroting

(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - aanbieding ontwerp begroting 2014en

Pagina 1

Beukenlaan 1d 4731 CD OUDENBOSCH T +31(0)165-331283 F +31(0)165-310680 [email protected] www.regionaalarchiefwestbrabant.nl

Aan de besturen van de deelnemers aan het Regionaal Archief West-Brabant

onze datum: 20 maart 2013 onderwerp: begroting 2014 e.v. RAWB

uw datum: uw kenmerk:

Geacht bestuur, Hierbij bied ik u de ontwerp-begroting 2014 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) aan, waarin opgenomen de meerjarenbegroting 2014-2017. In begroting en meerjarenraming wordt tegemoet gekomen aan de bezuiniging van 3 x 3%. In 2016 is de extra bezuiniging van € 16.750, zoals vorig jaar door onze deelnemers opgedragen, eveneens gerealiseerd. In de Aanbiedingsnota (Hfst. 1) en in de Inleiding (Hfst. 3.1) wordt uitgelegd op welke wijze de besparingen tot stand zijn gekomen. Behalve de ontwerp-begroting 2014 treft u hierbij eveneens de jaarstukken over 2012 aan, bevattende het jaarverslag, de jaarrekening en een reeks bijlagen. De accountantsrapportage volgt nog. Deze jaarstukken worden u ter kennisname aangeboden. U ziet daarin dat er over 2012 een voordelig saldo is van ruim € 27.000. In onze vergadering van 7 maart jl. hebben wij besloten om dit resultaat volledig toe te voegen aan onze algemene reserve. Daarmee krijgt het RAWB weer meer ‘lucht’ en is de fiscale status van belast ondernemer voor meerdere jaren veilig gesteld. Op donderdag 27 juni 2013 worden zowel begroting 2014 als jaarstukken 2012 door ons algemeen bestuur vastgesteld. Daarom verzoeken wij u om voor die datum ons te berichten of u met de begroting 2014 in kunt stemmen. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Met vriendelijke groet, namens het Dagelijks Bestuur van het RAWB, J.H.M. Janssen directeur

Rabobank 1598.21.657 IBAN NL68RABO0159821657 BIC RABONL2U

K.v.K. 20171320 BTWnummer NL.8068.34.511.B.01

(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc

BEGROTING 2014

Pagina 1


1

Pagina 2


Inhoud

Pagina 3

Bladzijde

1. Aanbiedingsnota

3

2. Leeswijzer

4

3. Inleiding

5

4. Kerngegevens

7

5. Vaststellingsbesluit

8

6. Beleidsbegroting a. Programmaplan

9

b. Kostenplaatsen

c.

Kapitaallasten

14

Personeelslasten

14

Paragrafen

16

7. Productenraming

20

8. Overzicht meerjarenbegroting 2014 – 2017

24

9. Bijlagen: a. Overzicht personeelslasten en personele sterkte

27

b. Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven

28

c.

30

Investerings- en financieringsoverzicht

d. Overzicht reserves

31

e. Overzicht opgenomen langlopende leningen

32

f.

33

Overzicht deelnemersbijdragen

g. Verdelingsmatrix

34

1


2

Pagina 4


1.

Aanbiedingsnota

Hierbij bied ik u de begroting 2014 en de meerjarenbegroting 2014 - 2017 aan van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). De begroting 2014 is zorgvuldig opgesteld op basis van de werkelijke te verwachten uitgaven. Deze liggen lager dan verwacht en bieden goede aanknopingspunten om de bezuinigingen die aan het RAWB zijn opgelegd, de komende jaren te realiseren. Het algemeen bestuur van het RAWB heeft zich in de voorjaarsvergadering van 2012 gebogen over de uitgangspunten voor de begroting 2013 en geconstateerd dat die begroting bij ongewijzigd beleid niet meer sluitend zal zijn. Om zorg te dragen voor een gezond financieel klimaat voor het RAWB in 2013 en de jaren erna was volgens het bestuur een koerswijziging noodzakelijk. Door die koerswijziging kon aanvankelijk niet worden voldaan aan de bezuinigingsopdracht van 3%. Vanaf 2014 zijn er weer nieuwe mogelijkheden om de kosten te verlagen. Dat is het gevolg van zowel formatiereductie als budgetverlagingen voor IT en digitaal beheer en voor onderhoud. (uitleg in het Programmaplan) Uiteraard is dit ook merkbaar in een lagere deelnemersbijdrage t.o.v. de meerjarenraming in de begroting 2013. Op organisatorisch gebied zijn wij ervan overtuigd dat de komende jaren door samenwerking met andere archiefdiensten in de regio (t.w. Bergen op Zoom, Breda en Roosendaal) schaalvergrotingsvoordelen zijn te behalen. Het RAWB heeft initiatief daartoe genomen en onze focus is vanaf nu gericht op het realiseren van die samenwerking. Eind 2012 en begin 2013 is door betrokken bestuurders de richting aangegeven van dat samenwerkingstraject. Ten tijde van het opstellen van deze begroting wordt gewerkt aan een businesscase, die de basis voor de samenwerking moet bieden. Hoewel de gemeente Breda niet a priori voor een juridisch samengaan is, zijn er volgens het RAWB voldoende argumenten en mogelijkheden om uiteindelijk in goede harmonie voor vier archiefinstellingen een samenwerkingsvorm met meerwaarde te realiseren. De kosten verbonden hieraan zijn in een afzonderlijke post in de begroting opgenomen. Het RAWB zal u steeds over dit traject blijven informeren. Tezamen met de verwerkte effecten in de begroting menen wij met die ontwikkeling naar schaalvergroting te kunnen voldoen aan de gestelde bezuinigingsopdracht. Verdere bezuinigingen leiden onvermijdelijk tot het niet meer op een adequaat niveau kunnen uitvoeren van wettelijke taken. Deze staan vanwege de kleinschaligheid van onze organisatie toch al onder druk. Vooral de inspectietaak, die juist vanwege substantiële wijzigingen in de toezichtsfeer de komende jaren ingrijpend gaat wijzigen en intensiveren, kan nu al niet afdoende worden ingevuld. Dit signaal hebben wij in onze eerdere reactie op de voorgenomen bezuinigingen al naar onze deelnemers laten uitgaan. Om in ieder geval tijdelijk de toezichthoudende taken wat beter in te vullen, zal het vacaturevoordeel worden benut. Er is helaas ook nog een zorgwekkende ontwikkeling, namelijk de dreiging van uittreden van het waterschap Brabantse Delta als deelnemer aan het RAWB. Het waterschap heeft eind 2012 een onderzoek laten verrichten naar de mogelijkheden voor concentratie en centralisatie van de archieven van de voorlopers van Brabantse Delta. Die archieven zijn nog op vijf plaatsen ondergebracht, het waterschap wil daarvan af en terug naar één locatie. Die ene locatie zal in ieder geval niet het RAWB zijn! Derhalve zal het waterschap zeer waarschijnlijk formeel uittreden en dit leidt op termijn tot het volledig wegvallen van de bijdrage. Het waterschapsbestuur neemt in de loop van 2013 een beslissing in deze archiefzaak. Regionaal Archief West-Brabant J.H.M. Janssen directeur

3

Pagina 5


2.

Leeswijzer

In deze leeswijzer vindt u uitleg over de in de begroting opgenomen onderwerpen. U vindt u in hoofdstuk 1 de aanbiedingsnota. In hoofdstuk 2 de leeswijzer zelf en in hoofdstuk 3 een inleiding op de begroting met vermelding van de uitgangspunten en het verwachte begrotingsresultaat. De hoofdstukken 4 en 5 betreffen resp. de kerngegevens en het vaststellingsbesluit. Onder hoofdstuk 6 is de Beleidsbegroting opgenomen die bestaat uit 6a het Programmaplan waarin wordt aangegeven wat we gaan doen, wat we willen bereiken en wat dat gaat kosten. Onder 6b Kostenplaatsen treft u de verwachte kapitaallasten en personeelslasten aan. In Hoofdstuk 6c worden de relevante paragrafen besproken. In Hoofdstuk 7 treft u de productenraming aan en aansluitend in Hoofdstuk 8 vindt u een recapitulatie van de meerjarenbegroting gerubriceerd op kostensoort over de jaren 2013 - 2016. Onder de bijlagen presenteren wij u de volgende overzichten. Overzicht Overzicht Overzicht Overzicht Overzicht Overzicht Overzicht .

A B C D E F G

Overzicht personeelslasten en personele sterkte Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Investerings- en financieringsoverzicht Overzicht reserves Overzicht opgenomen langlopende leningen Overzicht deelnemersbijdragen Verdelingsmatrix

4

Pagina 6


3.

Inleiding

3.1 Algemeen Door de deelnemers aan het RAWB is voor 2012 tot 2014 een bezuinigingsopdracht opgelegd van jaarlijks 3%. Hieraan heeft het RAWB voor 2012 nagenoeg volledig voldaan. Door toetreding van de gemeente Rucphen kon het RAWB een belangrijke efficiencyslag maken, zodat de kwetsbaarheid van de kleinschalige archieforganisatie niet nog verder onder druk komt te staan. Voor de problematiek rondom de wettelijke inspectietaak bood evenwel de toetreding van Rucphen onvoldoende soelaas. Om die reden én om de nadelige effecten van de genoemde kleinschaligheid tegen te gaan zet het RAWB al vanaf 2011 in op schaalvergroting binnen de West-Brabantse regio. In de meerjarenbegroting 2014 – 2017 is een reële financiële verwachting opgenomen die niet alleen moet leiden tot een gezonde financiële huishouding, maar ook tegemoet zal komen aan de bezuinigingsopdracht van 3 x 3 %. In 2016 is de verlaging van de deelnemersbijdragen op het bezuinigingspeil, d.w.z. heeft het RAWB voldaan aan de in 2012 opgedragen extra besparing van € 16.750. Ook in 2014 ligt de focus nog nadrukkelijker op de digitale archivering, zowel van het RAWB zelf als van de aangesloten deelnemers. De stroomversnelling waarin digitale informatieproductie en –gebruik zich bevinden heeft ook financiële gevolgen voor het RAWB. Meer digitale bronnen, meer gebruik van de website en meer hard- en software om die digitale informatie te beheren zouden bij onveranderd beleid leiden tot te hoge kosten. Om in de pas te blijven lopen met wensen en ontwikkelingen in onze omgeving en om de kwaliteit van onze digitale dienstverlening op peil te houden, zijn dit wel noodzakelijke kosten. Door de recent gemaakte keuze voor een ander opslagformaat is het RAWB erin geslaagd om de structurele kosten voor opslag en hosting substantieel te verminderen. Daarnaast is er gestopt met het beheersprogramma ABS/Archeion, hetgeen ook een besparing tot gevolg heeft. Daar tegenover staat evenwel dat er blijvende kosten zijn voor investeren in up to date houden en verbeteren/vernieuwen van de digitale dienstverlening. Al met al zijn de totale kosten voor IT en digitaal beheer lager dan in de vorige meerjarenramingen voorzien! Gemeenten maken in rap tempo de omslag naar een digitale informatievoorziening. Papier heeft zijn langste tijd gehad, het moment is niet ver meer dat er volledig digitale archieven zullen worden overgedragen. Het RAWB zal zich daarop gaan voorbereiden. Dat gebeurt o.a. door intensivering van de relatie met de gemeenten. Alles draait daarbij om het zgn. E depot. In het programmaplan wordt nader op deze cruciale voorziening ingegaan. Uit de reserve wordt in 2014 nog een onttrekking gedaan, in overeenstemming met de in 2007 gemaakte afspraken rond de financiële gevolgen van de uittreding van Steenbergen. Voor het onderhoud van het gebouw hebben wij indertijd een voorziening ingesteld waarin jaarlijks het gemiddelde bedrag aan onderhoud in de komende jaren wordt gestort. In 2012 vond een herziening van het meerjarig onderhoudsplan plaats, waardoor die jaarlijkse storting aanmerkelijk is verminderd. De vrijval daaruit in 2012 is toegevoegd aan de algemene reserve, zodat deze beter op peil kwam. Tot en met 2022 is een jaarlijkse storting van € 7.451 nodig. De meerjarenbegroting geeft alle ontwikkelingen op kostensoort niveau weer. Op die wijze hebben wij een goede inschatting kunnen maken van de ontwikkeling van de deelnemersbijdrage in de komende jaren. Het saldo van lasten en baten wordt over de deelnemers verdeeld op basis van het totaal van het op 1 januari 2011 beheerde aantal meters archief. Voor Rucphen geldt als basis de per 1 januari 2012 over te brengen archieven alsmede 50% van de kosten van de over te nemen assistent archivaris. De nieuwe verdeelsleutel is door het bestuur vastgesteld op 3 maart 2011.

5

Pagina 7


De bijdragen van de deelnemers vindt u in onderstaand overzicht:

deelnemers Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta

bijdrage 2014 bijdrage 2013 na mut.reserves 104.091 105.819 177.284 180.226 219.066 222.702 111.020 111.789 83.857 85.249 59.679 60.669 754.996 766.454

3.2 Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting heeft een inventarisatie van de interne regelgeving plaatsgevonden en is het toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid vastgesteld. Vanuit wet, regelgeving en besluiten is aangegeven welke artikelen van belang zijn en vervolgens op welke processen deze uiteindelijk van invloed zijn. Voor de processen inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn beschrijvingen gemaakt die dienen als toetsingskader voor rechtmatigheidcontrole. Het toetsingskader is reeds eerder vastgesteld en wordt, indien zinvol, aangepast. Wijzigingen worden uiteraard aan het algemeen bestuur voorgelegd ter vaststelling.

6

Pagina 8


4.

Kerngegevens

De gemeenschappelijke regeling “Regionaal Archief West-Brabant” is per 1 januari 1998 ingesteld en is laatstelijk gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november 2011. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vijf gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 158.300 inwoners (aantallen volgens VNG) Als bestuursorganen treden op: a. het algemeen bestuur b. de voorzitter Bestuursleden Voorzitter

: de heer ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van Halderberge

Secretaris-penningmeester

: de heer P.G.H.N. Utens, vertegenwoordiger van Zundert

Leden

Adviseurs

de heer J.P. van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur de heer J.P.M. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk de heer mr. M.J. de Bruijn, vertegenwoordiger van Rucphen de heer L.H. van der Kallen, vertegenwoordiger van Brabantse Delta : mevr. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, Provinciaal Archiefinspecteur in Noord-Brabant de heer J.H.M. Janssen, directeur Regionaal Archief West-Brabant

Totale bijdrage aangesloten deelnemers: Rekening 2012 : € 741.453 (na bestemming resultaat) Begroting 2013 : € 766.454 Begroting 2014 : € 754.996 Kosten per inwoner Rekening 2012 : € 4,88 (geraamd inwoneraantal 158.300) Begroting 2013 : € 4,87 (geraamd inwoneraantal 157.500) Begroting 2014 : € 4,77 (geraamd inwoneraantal 158.300)

7

Pagina 9


5.

Vaststellingsbesluit

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 27 juni 2013:

De voorzitter,

(ir. P.J. Bons)

de secretaris,

(P.G.H.N. Utens)

8

Pagina 10


6.

Beleidsbegroting

6a.

Programmaplan

Beleid Het (oude) beleidsplan 2008-2012 richtte zich vooral op de uitbouw van de Regio en PR functie van het RAWB alsmede op de intensivering van de digitale dienstverlening. Daarnaast bleef er aandacht voor behoudsmatige taken, maar een belangrijke taak als archiefinspectie kon nog steeds niet afdoende worden ingevuld. Dit zal anders moeten! De veranderingen in het archieftoezicht vragen om een actieve betrokkenheid van het RAWB bij de informatiehuishouding van de gemeenten. Om die actievere rol waar te maken is zowel een kwantiteits- als kwaliteitsimpuls nodig. De wereld om ons heen verandert in hoog tempo. Papier heeft zijn langste tijd gehad; digitaal is de toekomst. Het RAWB kan het zich niet langer permitteren om onvoldoende aandacht aan de digitale ontwikkelingen bij de deelnemers te schenken. Vervanging (ook wel aangeduid als substitutie) zal de komende jaren veelvuldig aan de orde zijn, het RAWB speelt bij die vervangingsptrajecten een belangrijke rol. Het gevolg daarvan is een exclusief digitaal archiefbeheer dat vraagt om een duurzame opslag in een E depot. Het RAWB zal zich moeten gaan manifesteren als de beheerder van zo’n E depot bij uitstek. Maar …. dat kan het RAWB niet alleen. Samenwerking met andere archiefbeherende instellingen, die voor dezelfde uitdagingen staan is absolute noodzaak. Het beleid van het RAWB is daarom vooral gericht op het vinden en uitbouwen van de geschikte samenwerkingsvorm. De regio biedt daarvoor de beste mogelijkheden. Het beleid voor de komende jaren is beschreven in het beleidsplan 2013-2015: ‘’Het RAWB in transitie” . Dit plan is door het bestuur op 8 november 2012 vastgesteld.

Programma Behouden Om het gebruik van archieven ook voor toekomstige generaties te waarborgen, is het noodzakelijk dat archieven in goede staat worden bewaard. Het RAWB coördineert, begeleidt en controleert daartoe namens de aangesloten gemeenten en het waterschap de externe restauratie van beschadigde archiefbescheiden, zorgt voor het maken van gebruikersduplicaten in digitale vorm en verzorgt de juiste verpakking van de archiefdocumenten in zuurvrije omslagen en archiefdozen. Dat laatste is al voor het grootste deel gereed. In 2014 gaat het RAWB met behulp van gemeentelijke budgetten verder met de digitalisering van de meest geraadpleegde en daardoor kwetsbare seriebestanden uit de archieven van Etten-Leur, Moerdijk en Rucphen. Restauratie activiteiten staan niet gepland. Deze werkzaamheden hebben tot doel de materiële staat van de beheerde archieven en verzamelingen te verbeteren. In de visie van het RAWB gaat het om een eindigend geheel van behoudsactiviteiten. Ergens in de komende vijf jaar zal een moment komen, waarop we kunnen zeggen dat aan de primaire, wettelijke, behoudseisen is voldaan. Restauratie van de historische collectie is afgerond; alle archieven en collecties zijn geconserveerd en digitalisering van de kernbestanden is gerealiseerd. Behoudens Zundert zijn de meeste RAWB-gemeenten al bijna zover. Het RAWB beschikt sinds 2006 over een nieuw archiefgebouw, met daarin drie bewaarplaatsen die geheel aan de wettelijke eisen voldoen. Vooral dankzij deze adequate huisvesting kunnen de analoge bestanden in goede staat bewaard worden en blijven. Het RAWB beschikt nog niet over een E depot, dat nodig is voor de duurzame bewaring van digitaal gevormde archieven. In 2014 moet duidelijk worden welk beleid het RAWB in dat opzicht gaat volgen. Primair zet het RAWB in op een E depotbeheer in regionaal of zelfs nationaal samenwerkingsverband. Dit wordt allerwegen door deskundigen aanbevolen. Op 24 januari 2013 hebben de vier bestuurslagen rijk, provincies, gemeenten en waterschappen, een archiefconvenant gesloten, dat o.a. beoogt om samen te zorgen voor een landelijke E depotstructuur, waar alle overheidsinstellingen gebruik van kunnen maken. We moeten ons er wel van bewust zijn dat het E depot niet alleen de plaats van duurzame opslag van digitale documenten, dus een eindpunt, is. Het ‘E depot’ omvat de gehele wijze waarop we met digitale informatie omgaan, vanaf het moment van creatie tot het moment van opslag. Het hiervoor genoemde convenant streeft er namelijk ook naar om de overbrengingstermijn aanzienlijk te verkorten, in overeenstemming met de digitalisering van de informatievoorziening. Dit zal gaan betekenen dat de relatie tussen (digitale) archiefvormer en het RAWB als (digitale) archiefbeheerder aanmerkelijk verkort en dus intensiever zal gaan worden. Nu staat er nog een periode van 20 jaar 9

Pagina 11


Pagina 12

voor de verplichte overbrenging van archiefbescheiden naar het RAWB. In het digitale tijdperk is dat onverantwoord lang en zal deze moeten worden teruggebracht tot bijv. enkele weken. Digitaal archiveren en E depot wordt zodoende een gezamenlijke verantwoordelijkheid. In de loop van 2014 zal ook aandacht moeten worden geschonken aan het kostenaspect van het E depot. Vooralsnog is het E depot als een p.m. opgenomen in de begroting van het RAWB. Ook archieftoezicht en verwerving van archieven en verzamelingen behoren tot het programma Behouden. Het toezicht zal zich vooral richten op de wijze waarop gemeenten inhoud geven aan de organisatie en kwaliteit van hun informatiehuishouding. In 2012 en 2013 vonden belangrijke veranderingen plaats in de organisatie van het toezicht en waren er verschillende wijzigingen in de archiefregelgeving . De Wet Revitalisering Generiek Toezicht van 1 oktober 2012 bijv. heeft tot gevolg dat het horizontale archieftoezicht wordt versterkt. Dit betekent een intensivering aan de zijde van het RAWB. Daarnaast krijgt het RAWB een taak bij de implementatie van de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren, de KPI’s, aan de hand waarvan het college verantwoording af dient te leggen aan de raad over de toestand van de informatiehuishouding bij de gemeente. De verwerving heeft als doel het veilig stellen van zowel overheids- als niet-overheidsinformatie en het beschikbaar stellen daarvan voor onderzoek door belangstellenden. Particuliere archieven en verzamelingen bieden een wezenlijke aanvulling op de door de overheid gevormde archieven. Het aanbieden van deze bestanden geeft de onderzoeker een zo volledig beeld van de maatschappelijke omgeving en tijd waarop zijn onderzoek betrekking heeft. Door het verwerven van particuliere archieven naast overheidsarchieven, vergroot het RAWB de objectiviteit van het informatieaanbod aan onderzoekers. Het RAWB voert in beginsel een vrij passief beleid op dit terrein volgens een eerder opgesteld acquisitieplan. planning: Onderdeel Te conserveren archiefstukken Te verwerven archieven % van productieve uren

Planning 20 meter 5 meter 10 %

Baten en lasten programma Behouden

Lasten Baten Saldo

Rekening Begroting Begroting 2012 2013 2014 64.486 54.292 53.382 0 0 0 64.486 54.292 53.382

meerjarenraming 2015 2016 2017 51.877 48.138 49.091 0 0 0 51.877 48.138 49.091

Toelichting verschillen: Het verschil in geraamde lasten 2014 ten opzichte van 2013 wordt veroorzaakt door een lagere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma. Daarnaast is sprake van een geringe daling van de kosten van conserveringsmateriaal.

Programma Bewerken In 2014 zijn de meeste archieven en verzamelingen van een toegang voorzien. Slechts enkele grotere archiefblokken moeten nog worden geïnventariseerd i.h.b. die van de gemeenten Zevenbergen (1930-1996) en Rucphen (1975-1999) en van enkele waterschappen. Daarmee is al eerder een aanvang gemaakt, in 2014 wordt er verder aan gewerkt. Bewerking van de recente overheidsarchieven past in het streven naar optimale toegankelijkheid en vergroting van de openbaarheid, zoals ook bedoeld in het al eerder gememoreerde archiefconvenant van 24 januari 2013! Het RAWB zal geen extra inspanningen gaan doen om de bewerkingsachterstanden van particuliere archieven in te lopen. Nieuw te verwerven particuliere archieven dienen voortaan, net als de overheidsarchieven, zoveel mogelijk in goede, geordende en toegankelijke staat worden aangeleverd. Het RAWB zal daarbij adviseren en coördineren en voor de noodzakelijke nabewerking zorg dragen.

10


Pagina 13

In geval het grote bestanden betreft verdient uitbesteding de voorkeur; de kosten zijn dan voor de overdragende partij. De aandacht zal voorts uitgaan naar de nadere ontsluiting van archiefbronnen die via de website zullen worden gepubliceerd. Daarbij maakt het RAWB gebruik van de enthousiaste medewerking van circa 13 vrijwilligers. Zij werken momenteel aan de indexering van o.m. de notariële akten, de raadsnotulen en fotocollecties. Het RAWB blijft daarnaast onderzoeken of participatie in grote landelijke ontsluitingsprojecten zinvol en haalbaar is. planning: Onderdeel Bewerkte archieven in m’ % van productieve uren

Planning 80 35 %

Baten en lasten programma Bewerken

Lasten Baten Saldo

Rekening Begroting Begroting 2012 2013 2014 172.257 156.876 180.838 0 0 0 172.257 156.876 180.838

meerjarenraming 2015 2016 2017 175.417 162.164 165.335 0 0 0 175.417 162.164 165.335

Toelichting verschillen: Het nadelige verschil in geraamde lasten 2014 ten opzichte van 2013 wordt veroorzaakt door een hogere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma. In 2014 wordt naar verwachting 35% van de beschikbare formatieve uren besteed aan het programma Bewerken. In 2013 was dat nog 30%. Daarmee komt de doorbelasting van uren in 2014 ruim € 24.000 hoger uit.

Programma Benutten Ook in 2014 zal de website www.regionaalarchiefwestbrabant.nl weer tenminste 180.000 bezoeken tellen. Het RAWB heeft op zijn website een rijk aanbod van toegangen en gescande documenten. Dit aanbod zal in 2014 wederom groeien. Gemeenten zijn gelukkig bereid om te investeren in zowel het behoud als de toegankelijkheid van hun historische erfgoed. Door digitalisering van informatierijke en veel-geraadpleegde bronnen wordt aan die beide zaken voldaan. Het beheer van die sterk groeiende hoeveelheid data trekt wel een flinke wissel op het RAWB, vooral in personele zin. Wat de kosten voor dataopslag en webhosting betreft, heeft het RAWB begin 2013 al een flinke besparing gerealiseerd door de conversie van het opslagformaat JPG naar JPEG2000. De website is het klantenportaal van het RAWB bij uitstek. De doorontwikkeling van die website is een continu proces dat ook in samenwerking met de regiopartners plaats kan vinden. Natuurlijk is er ook nog een studiezaal, die exclusief aan de locatie in Oudenbosch is gekoppeld. Direct contact met documenten uit het verleden levert nog steeds een historische sensatie op. Wij willen dit onze klanten niet ontnemen. We blijven daarom, net als in 2013, producten aanbieden om belangstellenden in direct contact met het verleden te brengen. In de studiezaal en in de regio vinden activiteiten plaats, soms themagebonden, soms doelgroepgebonden, soms archiefgebonden. De meeste van deze activiteiten worden ingepast in de succesvolle regionale lezingenreeksen. Een intensief geraadpleegd bestand vormen de bouwvergunningen. Begin 2011 zijn die van Halderberge al overgebracht. De vraag van zowel burger als gemeente zelf naar die vergunningsdossiers is intensief. Voor het RAWB betekent dit een flinke hoeveelheid extra werk: burgers willen een kopie of scan van een tekening; ambtenaren vragen dossiers ter uitlening voor hun eigen werkzaamheden. Een frequent uitleenverkeer is het gevolg. Dat zal nog veel meer worden, als ook andere gemeenten hun bouwvergunningen gaan overdragen. Vandaar dat het RAWB de initiatieven toejuicht van gemeenten die kiezen voor digitalisering van de bouwdossiers. Bij voorkeur gecombineerd met substitutie, d.w.z. dat de analoge dossiers na digitalisering vernietigd kunnen worden. In de loop van 2013 zal duidelijk worden hoe deze processen gaan verlopen bij de gemeenten Moerdijk, Rucphen en Zundert. Bij analoge overbrenging zullen oplossingen moeten komen voor het uitleenverkeer. Er kan niet van het RAWB worden verlangd dat uitleningen op eenzelfde wijze worden verzorgd als bij de eigen gemeentelijke organisatie. Bij digitale overbrenging 11


Pagina 14

zullen oplossingen moeten komen voor zowel de raadpleging door derden als de duurzame opslag in een E depot! Een bijzondere doelgroep waarvoor het RAWB historische producten heeft ontwikkeld is de schooljeugd. Met bemiddeling van marktplaatsen en Erfgoed Brabant, maar ook op eigen initiatief, confronteert het RAWB jonge mensen met hun verleden en de waarde daarvan voor hun eigen ontwikkeling. Het RAWB wil nog steeds een rol spelen in het historische veld in de regio. Daarbij kan het RAWB informeren, faciliteren, participeren of organiseren. In 2014 zullen deze invalshoeken wederom worden ingevuld, vooral in regionaal samenwerkingsverband, waarbij de mogelijke partners, naast de WestBrabantse archiefdiensten, zijn de bibliotheken, heemkundekringen, plaatselijke musea en VVV’s. planning: Onderdeel bezoeken website bezoeken studiezaal Cultuur historische activiteiten % van productieve uren

Planning 180.000 1.350 (excl. groepsbezoeken) 25 40 %

Baten en lasten programma Benutten

Lasten Baten Saldo

Rekening Begroting Begroting 2012 2013 2014 227.178 270.161 217.779 5.145 7.700 6.600 222.033 262.461 211.179

meerjarenraming 2015 2016 2017 211.760 196.803 200.615 6.600 6.600 6.600 205.160 190.203 194.015

Toelichting verschillen: Het voordelige verschil in geraamde lasten 2014 ten opzichte van 2013 wordt voornamelijk veroorzaakt door een lagere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma. In 2014 wordt naar verwachting 40% van de beschikbare formatieve uren besteed aan het programma Benutten. In 2013 was dat nog 50%. Hierdoor komt de raming in 2014 ruim € 53.000 lager uit. De overige exploitatielasten en –baten op dit programma komen per saldo € 2.000 nadeliger uit.

Programma Bedrijfsvoering Het bestuur van het RAWB zet in op regionale archiefsamenwerking. In 2014 moeten concrete resultaten op dat terrein zichtbaar worden, waarbij het ontstaan van een grote West-Brabantse archiefdienst niet wordt uitgesloten. Vanwege de bezuinigingen gaat het RAWB formatie inleveren en wordt de archiefdienst dus extra kwetsbaar. De schaalgrootte die overblijft is ontoereikend voor een volwaardig archiefbeheer, waarbij alle archiefwettelijke en maatschappelijke taken op de juiste wijze kunnen worden uitgevoerd. In het beleidsplan 2013-2015, “Het RAWB in transitie’’, is dat expliciet geduid. In 2014 worden de vruchten geplukt van de maatregelen, die zijn genomen om zowel de kwaliteit als de kosten van het onderhoud van het archiefgebouw te verbeteren. Door de toetreding van de gemeente Rucphen begin 2012, is in een keer ruim 10% meer depotruimte bezet. De restcapaciteit van de depots is verminderd en het pand zal eerder vol zitten dan gepland, zeker als de al eerder genoemde bouwdossiers onze kant op gaan komen. Daarin staat het RAWB niet alleen, op vele plaatsen is eenzelfde ontwikkeling aan de hand. Delen van depotruimte in de regio of zelfs daarbuiten kan een oplossing zijn. Met het oog op het op termijn verdwijnen van de meeste papieren archieven, is investeren in extra eigen depotruimte wellicht minder relevant. Bovendien bieden commerciële partijen zich aan, die archiefruimte gaan exploiteren tegen relatief lage kosten.

12


Pagina 15

planning: Onderdeel Aantal medewerkers in fte Percentage ziekteverzuim Gasverbruik in M3 Electraverbruik in KwH % van productieve uren

Planning 6,46 3,0% 12.000 100.000 15 %

Baten en lasten programma Bedrijfsvoering

Lasten Baten Saldo

Rekening Begroting Begroting 2012 2013 2014 300.335 307.371 324.176 5.527 5.129 5.162 294.808 302.242 319.014

meerjarenraming 2015 2016 2017 324.975 323.098 325.219 5.000 5.000 5.000 319.975 318.098 320.219

Toelichting verschillen: Het nadelig verschil ten opzichte van de begroting 2013 ad € 17.000 wordt onder meer veroorzaakt door hogere doorbelasting van formatieve uren tot een bedrag van € 25.000. In 2014 wordt naar verwachting 15% van de beschikbare formatieve uren aan bedrijfsvoering besteed. In 2013 was daarvoor nog 10% geraamd. In 2014 is ten behoeve van archiefsamenwerking een bedrag van € 5.000 geraamd. In 2013 was nog geen raming daarvoor opgenomen. Door de keuze voor een ander opslagformaat konden de kosten voor IT en digitaal beheer € 4.000 lager worden geraamd dan in 2013. De kosten van regulier en vervangend onderhoud voor het gebouw zijn gebaseerd op het in 2014 nieuw opgestelde Meerjarenonderhoudsplan en bedragen in naar verwachting € 21.000. In 2013 was daarvoor nog € 29.000 opgenomen. De overige exploitatielasten en –baten komen per saldo te opzichte van 2013 € 1.000 voordeliger uit.

Recapitulatie baten en lasten

Lasten Baten -expoitatiebaten -bijdragen deelnemers Totaal baten Resultaat voor reserves Mutaties in reserves: -stortingen -onttrekkingen Resultaat na mutaties

Rekening Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2012 2013 2015 2016 2017 2014 764.256 788.700 764.029 730.203 740.260 776.175

10.672 771.453 782.125

12.829 766.454 779.283

11.762 754.996 766.758

11.600 752.429 764.029

11.600 718.603 730.203

11.600 728.660 740.260

-17.869

9.417

9.417

0

0

0

0 9.417

0 9.417

0 9.417

0 0

0 0

0 0

27.286

0

0

0

0

0

13


6b.

Pagina 16

Toelichting op kostenplaatsen

Kapitaallasten Lasten

Rente lang geld Rente eigen financieringsmiddelen Afschrijvingen

Baten

Renteresultaat Doorberekende kapitaallasten aan: - kostenplaatsen - producten

Rekening Begroting 2012 2013

Begroting 2014

2015

Meerjarenraming 2016 2017

75.104 0 54.689

73.017 0 55.408

69.000 0 56.129

66.861 0 56.941

66.156 0 58.993

63.652 0 59.844

129.793

128.425

125.129

123.802

125.150

123.496

Rekening Begroting 2012 2013

Begroting 2014

2015

Meerjarenraming 2016 2017

-250

-129

-162

0

0

0

9.575 120.468

9.575 118.979

7.800 117.491

7.800 116.002

7.800 117.350

7.800 115.696

129.793

128.425

125.129

123.802

125.150

123.496

Toelichting verschil lasten en baten: De lagere kapitaallasten worden veroorzaakt door het rentevoordeel over de reguliere afschrijving van de activa.

Personeelslasten Lasten

salarissen en sociale lasten overige goederen en diensten kapitaallasten

Baten

ontvangen rente doorberekende personeelskosten

Rekening 2012

Begroting Begroting 2013 2014

2015

Meerjarenbegroting 2016 2017

506.373 6.925 9.575

507.421 10.500 9.575

503.573 10.250 7.800

488.526 9.750 7.800

451.282 9.100 7.800

460.112 9.300 7.800

522.873

527.496

521.623

506.076

468.182

477.212

Rekening 2012

Begroting Begroting 2013 2014

2015

Meerjarenbegroting 2016 2017

9.575 513.298

9.575 517.921

7.800 513.823

7.800 498.276

7.800 460.382

7.800 469.412

522.873

527.496

521.623

506.076

468.182

477.212

Toelichting Voor 2014 is uitgegaan van de CAO afspraken van juni 2012. Dit akkoord loopt van 1 juni 2011 t/m 31 december 2012. Deze zijn gebaseerd op de laatst vastgestelde CAO (salarispeil 1-4-2012). Er is rekening gehouden met een stijging van 1% vanwege CAO-aanpassingen. Daarnaast is rekening gehouden met jaarlijkse periodieken en met doorgroei naar functie- en uitloopschalen, zijn premies aangepast en is de eindejaarsuitkering verwerkt, alsmede de effecten van het cafetariamodel.

14


Verder is rekening gehouden met het feit dan één medewerkster met pensioen is gegaan vanaf 1 januari 2014. Deze medewerkster, die via ID regeling werkzaam is, wordt niet vervangen. De medewerker bewerken (streekregistrator) is per 1 januari 2013 voor een derde minder gaan werken. Tot aan zijn definitieve pensionering in september 2015, zal dit vacaturevoordeel worden benut voor inhuur van inspectiecapaciteit.

15

Pagina 17


6c.

Paragrafen

Bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. In titel 3 van de verordening ter zake het financieel beleid zijn de verplichte paragrafen voor de begroting vastgelegd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn: Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting willen wij ook nog kort aandacht besteden aan de paragraaf Weerstandsvermogen. De overige in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) genoemde paragrafen zijn voor het RAWB niet aan de orde.

1. Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het RAWB worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen bijdrage in het exploitatietekort wordt in twee voorschotten aan de deelnemers in rekening gebracht. Het eerste voorschot ter grootte van 50% van het begrote aandeel dient door de deelnemers te worden voldaan vóór 1 februari; het tweede voorschot ad 50% dient te zijn voldaan vóór 1 augustus van het begrotingsjaar. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot dat op een bedrijfsspaarrekening wordt belegd. Het RAWB heeft verder te maken met een financieringsoverschot. Het totaal aan vaste geldleningen en reserves is hoger dan de boekwaarde van de investeringen. Dat overschot aan middelen wordt per 1-1-2014 geraamd op ruim € 124.000. Per 31-12-2014 bedraagt het financieringsoverschot naar verwachting € 122.000. Dit tijdelijke financieringsoverschot wordt eveneens op de bedrijfsspaarrekening belegd. Financieringsbehoefte Omdat het liquiditeitsoverschot van tijdelijke aard is dienen investeringen in de nieuwbouw en in overige uitgaven met een meerjarig economisch nut gefinancierd te worden met vaste geldleningen, waarvan de looptijd wordt gekoppeld aan de afschrijvingstermijn van die activa. Wij hebben bij de gemeente Moerdijk vaste geldleningen gesloten voor de financiering van de nieuwbouw en de inrichting daarvan. Verder is een lening gesloten voor de financiering van het PC netwerk. Rentevisie, -kosten en -opbrengsten Mede als gevolg van de kredietcrisis is de rente op korte beleggingen sterk gedaald. De rente volgt de besluitvorming daaromtrent van de Europese Centrale Bank. Als gevolg daarvan daalt ook de renteopbrengst die wij op de bedrijfsspaarrekening verwachten. In 2012 werd nog € 5.300 aan rente ontvangen. In de begroting 2014 wordt die opbrengst geraamd op € 5.000. De rente voor langlopende leningen bedroeg ten tijde van het opstellen van de begroting tussen 1,25% en 3,40% naar gelang de looptijd van de lening. In de meerjarenraming gaan we uit van rentekosten over investeringen gebaseerd op het huidige renteniveau.

2. Bedrijfsvoeringsparagraaf In artikel 15 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en beheer is opgenomen dat in paragraaf bedrijfsvoering in de begroting aandacht moet worden besteed aan tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Tevens zijn de onderwerpen opgesomd waaraan speciaal aandacht dient te worden gegeven, zoals aantal personeelsleden, verloop, ziekteverzuim, personeelskosten en kosten inhuur. Daarnaast zijn de huisvesting, automatiseringssystemen en de kosten daarvan onderwerp van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Personeel In 2014 zullen 7 medewerkers (6,47 fte) in vaste dienst zijn. De medewerker studiezaal via de regeling ID-banen heeft per 1 januari 2014 de dienst verlaten. Naast deze formatie krijgt het RAWB hulp van ca. dertien enthousiaste vrijwilligers.

16

Pagina 18


De kosten van deze formatie worden voor 2014 geraamd op afgerond € 514.000. Het ziekteverzuim van het personeel wordt ingeschat op 3,0 %. Huisvesting Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen en voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. Vanaf de ingebruikname vinden de reguliere preventieve onderhoudswerkzaamheden plaats. Voor het correctieve onderhoud (reparaties e.d.) is een afzonderlijke raming opgenomen. In 2012 is het meerjarenonderhoudsplan ge-update. Daarbij is uitgegaan van een nulmeting, d.w.z. dat de huidige status van het pand vertrekpunt was. Dit leidde tot een verlaging van de onderhoudskosten en daarmee ook van jaarlijkse storting in de voorziening voor vervangend onderhoud In 2012 is door het RAWB, ondersteund door het Inkoopbureau West-Brabant, het reguliere onderhoud opnieuw aanbesteed. Automatisering De website van het RAWB is uiterst succesvol en wordt hoog gewaardeerd. Eind 2013 zal het RAWB deelnemen aan de tweejaarlijkse kwaliteitsmonitor dienstverlening en zal moeten blijken of die waardering nog steeds zo goed is. In 2010 is de website volledig vernieuwd, is de functionaliteit ervan verbeterd en voldoet de website aan de webrichtlijnen overheidswebsites en aan de normen van “Drempels Weg”. Met onze webhost en hoofdleverancier zijn aanvullende afspraken gemaakt over het beheer en de opslag van digitale bestanden op een externe webserver. De acties die voortvloeien uit de al eerder opgestelde plannen voor informatiebeleid en digitalisering worden in 2014 verder uitgevoerd en grotendeels afgerond. Deze hebben tot doel om de informatiehuishouding beter te structureren en de duurzaamheid ervan te verzekeren. De uitbreiding van het digitale aanbod via de website (conform het Digitaliseringsplan) is sterk afhankelijk van het beschikbaar zijn c.q. komen van voldoende middelen. In 2010 is een nieuw PC netwerk geïmplementeerd. De kapitaallasten zijn in de begroting opgenomen. Het RAWB streeft er al enkele jaren naar om de digitale dienstverlening uit te breiden. Dit moet o.a. zichtbaar worden in een verdere doorontwikkeling van de nieuwe website in de richting van interactie met gebruikers én in een toename van het aanbod aan digitale archieven. Vanaf 2011 zijn vele nieuwe digitale documenten beschikbaar gekomen vele honderdduizenden scans werden aan de website toegevoegd. De kosten voor hosting en opslag namen hierdoor flink toe waardoor ingrijpen nodig werd. In samenwerking met de webhost werd een conversie uitgevoerd, waardoor de kosten beheersbaar blijven. Niettemin zullen de kosten voor digitale opslag de komende jaren flink blijven stijgen, tenminste door de introductie van het E depot. In 2014 hoopt het RAWB hierover meer informatie te kunnen geven. De financiële administratie wordt bijgehouden in het softwarepakket Davilex Account.

3. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het RAWB beschikt om niet-begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het RAWB beschikt over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. In 2012 zijn middelen van de bestemmingsreserves automatisering en de reserve “Opvang gevolgen uittreden Steenbergen” in één algemene reserve samengevoegd. Het saldo van de algemene reserve bedraagt per 1 januari 2014 naar verwachting afgerond € 35.000. Dit is inclusief het op grond van het besluit van het bestuur van 7 maart 2013 aan de algemene reserve toegevoegde resultaat 2012. Nadat in 2012 de meerjarenonderhoudsplanning voor het gebouw opnieuw is opgezet is de vrijval uit die voorziening toegevoegd aan de algemene reserve.

17

Pagina 19


Mochten zich in de loop van het begrotingsjaar onvoorziene tegenvallers aandienen dan worden die bij de deelnemers gemeld en zullen die lasten bij begrotingswijziging worden geraamd en na goedkeuring van de deelnemers in eerste instantie uit de reserves worden gedekt. Zoals in de aanbiedingsnota reeds gemeld, staat de deelname van het waterschap Brabantse Delta ter discussie. Het valt te voorzien dat het waterschap op (korte) termijn zal gaan uittreden. Dit heeft vergaande financiële gevolgen voor het RAWB. Hoewel de Gemeenschappelijke Regeling een voorziening heeft m.b.t. uittredende partners, en dus voor de korte termijn een (aflopende) dekking voor de verminderde inkomsten, zal uiteindelijk de wegvallende bijdrage van het waterschap opgevangen moeten worden. Het bestuur zal een passende oplossing moeten aandragen daarvoor. Zeker in relatie tot de actuele bezuinigingsperikelen valt een mogelijk wegvallen van het waterschap wel bijzonder ongelukkig en is hoe dan ook ten nadele van het RAWB. De vanwege de bezuinigingen krimpende personeelsformatie draagt ook een risico in zich. Bij langdurige uitval van medewerker(s) heeft het RAWB geen vangnet beschikbaar, noch in materiële (flexpool of invalkrachten) zin, noch in immateriële (financiële) zin. Deze kwetsbaarheid is één van de redenen waarom het RAWB zich sterk maakt voor vergaande regionale samenwerking op archiefgebied.

18

Pagina 20


19

Pagina 21


7.

Pagina 22

Productenraming cat.

Lasten

Werkelijke lasten 2012

Geraamde lasten 2013


2.337 0 62.149 64.486

2.500 0 51.792 54.292

2.000 p.m 51.382 53.382

1.233 171.024 172.257

1.500 155.376 156.876

1.000 179.838 180.838

3.050 2.804 2.219 219.105

4.000 3.100 4.100 258.961

5.000 3.150 4.100 205.529

227.178

270.161

217.779

0 17.053 1.737 671 316 29.278 4.911 400 7.383

0 16.700 2.200 2.000 500 36.000 5.100 500 7.228

5.000 17.000 2.250 2.050 510 32.000 5.200 200 7.073

61.749

70.228

71.283

PROGRAMMA BEHOUDEN 34.120 Conserveringsmateriaal 34.130 E depot 62.000 Aandeel personeelskosten

PROGRAMMA BEWERKEN 34.200 Externe indicering 62.000 Aandeel personeelskosten

PRIOGRAMMA BENUTTEN 34.520 34.540 34.600 62.000

Fotokopieën Aanschaf koffie, thee e.d. PR en educatiemateriaal Aandeel personeelskosten

PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING Management 34.700 34.710 34.720 34.730 34.740 34.750 34.760 34.770 61.000

Archiefsamenwerking Administratie- en contr.kosten Abonnementen en boeken Kantoorbenodigdheden Algemene kosten IT en digitaal beheer Telecommunicatie Portikosten Aandeel kapitaallasten

20


cat.

Baten

Pagina 23

werkelijke baten 2012

geraamde baten 2013

geraamde baten 2014

64.486

54.292

53.382

172.257

156.876

180.838

619 975 385 2.704 462 222.033 227.178

2.600 2.000 350 750 2.000 262.461 270.161

2.600 1.000 250 750 2.000 211.179 217.779

39.755 21.994

47.626 22.602

48.015 23.268

61.749

70.228

71.283

PROGRAMMA BEHOUDEN

---

Resultaat

PROGRAMMA BEWERKEN

---

Resultaat

PROGRAMMA BENUTTEN 34.500 34.510 34.520 34.530 34.540 34.600 ---

Opbrengst fotokopieën Opbrengst koffie, thee enz Opbrengst onderzoeken Administratie- en verzendkosten Overige inkomsten Vergoeding educatieve activiteiten Resultaat

PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING Management --Resultaat 42.100 vaste bijdrage Rucphen

21


cat.

Lasten

Pagina 24

Werkelijke lasten 2012



18.212 11.117 16.530 0 8.047 3.123 7.451 113.085

22.000 11.500 0 2.000 7.500 3.600 27.000 111.751

22.450 9.950 11.600 2.050 8.250 3.650 7.451 110.418

177.565

185.351

175.819

61.020

51.792

77.073

764.255

788.700

776.175

764.255

788.700

776.175

0 0

0 0

0 0

764.255 27.286 791.541

788.700 0 788.700

776.175 0 776.175

Gebouwbeheer 31.000 34.810 34.820 34.821 34.830 34.840 60.000 61.000

Energiekosten Schoonmaak en waterverbruik Preventief onderhoud Correctief onderhoud Belastingen en verzekering Brandmelding en beveiliging Storting vervangend onderhoud Aandeel kapitaallasten

62.000 Aandeel personeelskosten Geldleningen en uitzettingen < 1 jaar

Bijdragen deelnemers

Expl. lasten voor mutaties in reserves Exploitatielasten voor mutaties reserves

Mutaties in reserves 60.000 storting in reserves

Expl. lasten incl. mutaties in reserves totale lasten resultaat na mutaties reserves

22


cat.

Baten

Pagina 25

werkelijke baten 2012

geraamde baten 2013

geraamde baten 2014

177.316 249

185.222 129

175.657 162

177.565

185.351

175.819

61.020

51.792

77.073

5.277

5.000

5.000

749.459 749.459

743.852 743.852

731.729 731.729

782.124 17.869764.255

779.283 9.417 788.700

766.758 9.417 776.175

9.417 9.417

9.417 9.417

9.417 9.417

791.541

788.700

776.175

791.541

788.700

776.175

Gebouwbeheer --Resultaat 62.100 Renteresultaat

---

Resultaat

Geldleningen en uitzettingen < 1 jaar 20.000 Rente korte beleggingen

Bijdragen deelnemers 42.000 Bijdragen deelnemers

Expl. baten voor mutaties in reserves Exploitatiebaten voor mutaties reserves resultaat voor mutaties reserves

Mutaties in reserves 60.000 onttrekking aan algemene reserve

Expl. baten incl. mutaties in reserves totale baten

23


8.

Pagina 26

Meerjarenraming 2014 – 2017 2014

2015

2016

2017

492.858 22.450 7.451 129.163 125.291 777.213

478.132 22.900 7.451 132.944 123.802 765.229

441.530 23.400 7.451 133.872 125.150 731.403

450.361 23.900 7.451 136.252 123.496 741.460

5.000 7.800 9.417 754.996 777.213

5.000 7.800 752.429 765.229

5.000 7.800 718.603 731.403

5.000 7.800 728.660 741.460

LASTEN Personeel Energie Storting voorziening Exploitatie Kapitaallasten

BATEN Bankrente / leges Rente verstr.leningen Mutaties reserves Deelnemersbijdragen

Uitgangspunten: Personeelskosten Deze zijn gebaseerd op de laatst vastgestelde cao. Die loopt van 1 juni 2011 t/m 31 december 2012. Basis vormen de salarissen per 1 april 2012. Er is rekening gehouden met een stijging van 1% vanwege CAO-aanpassingen. Daarnaast is rekening gehouden met jaarlijkse periodieken en met doorgroei naar functie- en uitloopschalen, zijn premies aangepast en is de eindejaarsuitkering verwerkt, alsmede de effecten van het cafetariamodel. Verder is rekening gehouden met het feit dan één medewerkster met pensioen is gegaan vanaf 1 januari 2014. Deze medewerkster, die via ID regeling werkzaam is, wordt niet vervangen. De medewerker bewerken (streekregistrator) is per 1 januari 2013 voor een derde minder gaan werken. Tot aan zijn definitieve pensionering in september 2015, zal dit vacaturevoordeel worden benut voor inhuur van inspectiecapaciteit. Energiekosten Het RAWB heeft m.i.v. 2013 nieuwe contracten afgesloten met energieleveranciers. Pas in de loop van 2013 zal duidelijk worden of en zo ja, welke voordelen dit oplevert. Vooralsnog blijven de energiekosten op hetzelfde peil als 2012 en 2013, echter met een indexmatige verhoging Storting onderhoudsvoorziening Vanaf 2014 zullen de onderhoudskosten worden uitgesplitst in: - Correctief onderhoud - Preventief onderhoud - Vervangend onderhoud Voor zowel correctief als preventief onderhoud is voor 2014 een indexmatige verhoging opgenomen. De jaarlijkse storting in de voorziening voor vervangend onderhoud is n.a.v. het vernieuwde meerjarig onderhoudsplan berekend op € 7.451. Kosten voor schoonmaak en onderhoud aan veiligheidsvoorzieningen zijn in afzonderlijke posten begroot. Overige exploitatielasten Voor de overige exploitatielasten is voor 2014 een prijsstijging van gemiddeld 2 % opgenomen. De kosten voor IT en digitaal beheer zijn verlaagd na een geslaagd conversietraject begin 2013. Nieuw is een budget voor archiefsamenwerking. Kapitaallasten De kapitaallasten zijn gebaseerd op de huidige geïnvesteerde bedragen. In de periode 2014 – 2017 is rekening gehouden met vervanging van het netwerk in 2015. Hierdoor stijgen de kapitaallasten in 2016 licht t.o.v. 2015

24


Mutaties reserves Hoewel de algemene reserve in 2012 een impuls van ruim € 27.000 heeft gekregen, zal deze richting 2015 uiteindelijk dalen naar een niveau van rond de € 18.000 euro. Daarom is besloten om de laatste opname voor “opvang uittreden Steenbergen” in 2015 te laten vervallen; deze kosten van € 7.602 kunnen nl. vanwege structurele kostenverlagingen uit de reguliere begroting worden betaald, zonder dat dit de bezuinigingsverplichtingen schaadt. Deelnemersbijdragen De aanpassingen in de begroting 2014 leiden tot een kostendaling voor de deelnemers. Ten opzichte van de begroting 2013 daalt de deelnemersbijdrage met ca. € 11.500. Dit is ca. € 7.000 meer dan voorzien in de vorige meerjarenraming 2013-2016! De deelnemersbijdragen worden vanaf september 2015eveneens lager als gevolg van de pensionering van de medewerker bewerken.

25

Pagina 27


9 Bijlagen

26

Pagina 28


a) Overzicht personeelslasten en personele sterkte Uitgaven uit hoofde van: Salaris eindejaars- vakantieBHV vergoeding vergoeding Levensloop Sociale Netto Reiskosten Totaal uitkering toelage vergoeding CMD iza / ZVW vergoeding lasten netto lasten woning-werk generaal 039550 67.133 4.028 5.370 310 4.150 1.007 16.572 98.570 2.247 100.817 040100 28.320 1.699 2.265 310 2.669 425 7.054 42.743 963 43.706 054430 47.220 2.833 3.777 255 310 4.071 709 11.963 71.138 1.798 72.936 090110 47.220 2.833 3.777 255 310 4.071 709 9.622 68.797 2.247 71.044 039070 42.481 2.548 3.399 310 3.692 637 10.551 63.617 1.091 64.708 Vacature 14.160 849 1.133 310 1.335 213 3.529 21.528 0 21.528 999991 54.407 3.264 4.352 310 4.150 816 13.668 80.968 1.330 82.298 999992 30.295 1.818 2.424 310 2.838 455 7.357 45.496 1.039 46.536 331.235 19.873 26.498 510 2.480 26.977 4.971 80.315 492.858 10.715 503.573 Volgnr.

geraamd aantal personeelsleden per 1 januari 2014: 7 aantal fte vast personeel: 6,47 fte vacature 0,33 fte Uitgangspunten: salaris per 1/4/2012 (CAO 2011/2012) + verplichte periodieken per 1/1/2014 + eindejaarsuitkering per 31/12/2014: 6,00% en rekening houdend met minimum + 1% salarisverhoging 2014

27

Pagina 29


Pagina 30

b) Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Omschrijving van de kapitaaluitgaven

1 Verstrekte hypothecaire geldleningen personeel: 1-9-2006 Vervanging netwerk Nieuwbouw RAWB Oudenbosch Inrichting nieuwbouw Oudenbosch

oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven 1-1-2014

vermeerderingen 2014

2

3

vermindeOorspronkelijk Percentage ringen (anders bedrag der en maatdan door kapitaalstaf van afschrijving/ uitgaven afschrijving aflossing 31-12-2014 2014 4 5 6

250.000,00

250.000,00

3,12%

33.816,00

33.816,00

2,29%

1.325.984,00

1.325.984,00

4,29%

467.467,00

467.467,00

4,28%

2.077.267,00

0,00

28

0,00

2.077.267,00


Omschrijving van de kapitaaluitgaven

1 Verstrekte hypothecaire geldleningen personeel: 1-9-2006 Vervanging netwerk

Pagina 31

Totaal der Afschrijving Extra Boekwaarde Boekwaarde ToegereTotaal van aflossingen/ kapitaalafschrijving 1-1-2014 31-12-2014 kende de kapitaalafschrijving uitgaven kapitaalrentelasten lasten op kapitaal2014 uitgaven 2014 2014 uitgaven 2014 1-1-2014 7 8 9 10 11 12 13

0,00 0,00

14

250.000,00

250.000,00

7.800

13.526,40

6.763,20

310

7.073 bedrijfsvoering

51.685

69.916 gebouwbeheer 40.502 gebouwbeheer

20.289,60

6.763,20

Nieuwbouw RAWB Oudenbosch

121.194,00

18.231,00

0,00 1.204.790,00 1.186.559,00

Inrichting nieuwbouw Oudenbosch

249.315,00

31.165,00

0,00

186.987,00

9.337

390.798,60

56.159,20

0,00 1.686.468,40 1.630.309,20

69.132

29

Ten laste van

218.152,00

7.800 Kpl. Pers.lstn

125.291


Pagina 32

c) Investerings- en financieringsstaat

Nr.

Omschrijving 1 Vaste activa 2 Reserves en voorzieningen 3 Opgenomen langlopende leningen

Stand per 1-1-2014 1.686.468 127.374 1.683.330

30

begrote mutaties rente 0 0 0

begrote stand per overige 31-12-2014 mutaties 56.159 1.630.309 1.966 125.408 56.216 1.627.114


Pagina 33

d) Overzicht reserves en voorzieningen Naam reserve of voorziening

1

Saldo per 1-1-2013 2

Dienstjaar 2013 VermeerVerminderingen deringen 2013 2013 3 4

Saldo per 1-1-2014 5

Dienstjaar 2014 VermeerVerminderingen deringen 2014 2014 6 7

Saldo per 31-12-2014 8

Reserves: Algemene reserve Voorzieningen: Meerjarenonderhoud nieuwbouw

16.682,00 16.682,00

27.286,00 27.286,00

9.417,00 9.417,00

34.551,00 34.551,00

89.093,05 89.093,05

7.451,00 7.451,00

3.721,00 3.721,00

92.823,05 92.823,05

In 2013 is het resultaat 2012 toegevoegd aan de algemene reserve.

31

7.451,00 7.451,00

9.417,00 9.417,00 -

25.134,00 25.134,00 100.274,05 100.274,05


e) Overzicht opgenomen leningen Nummer Oorspronkelijk Datum besluit Jaar van Renteper- Restantbedrag In de loop van Rente of het Aflossing of Restant bedrag Opmerbedrag van de algemeen (laatste) centage geldleningen 2014 op te rentebestand- aflossingsgeldleningen kingen geldlening bestuur aflossing per 1-1-2014 nemen deel 2014 bestanddeel 31-12-2014 2014 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 250.000 1-09-06 2036 3,12% 250.000 7.800 250.000 aflossingsvrij 2 33.500 9-03-10 2015 2,29% 13.400 307 6.700 6.700 lineair 3 1.800.000 4-11-03 2045 4,29% 1.200.480 51.501 18.166 1.182.314 annuïtair 4 700.000 4-11-03 2020 4,28% 219.450 9.392 31.350 188.100 lineair 2.783.500 1.683.330 69.000 56.216 1.627.114

32

Pagina 34


Pagina 35

f) Overzicht deelnemersbijdragen Totaal Aandeel in de kosten:

Etten-Leur Halderberge 14,25%

Programma Behouden Programma Bewerken Programma Benutten Programma Bedrijfsvoering - Management - Gebouwbeheer - Aandeel kostenplaats personeelskosten Geldleningen en uitzettingen Totaal

24,27%

Moerdijk

Rucphen

29,99%

11,84%

Zundert Brabantse Delta 11,48% 8,17%

53.382 180.838 211.179

7.607 25.769 30.093

12.956 43.889 51.253

16.009 54.233 63.333

6.320 21.411 25.004

6.128 20.760 24.243

4.361 14.774 17.253

48.015 175.657 77.073 -5.000 741.146

6.842 25.031 10.983 -713 105.613

11.653 42.632 18.706 -1.214 179.876

14.400 52.680 23.114 -1.500 222.270

5.685 20.798 9.125 59287.752

5.512 20.165 8.848 -574 85.084

3.923 14.351 6.297 -409 60.552

Bijdrage deelnemers vóór en na mutaties in reserves deelnemers Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta

bijdrage 2014 Vaste bijdrage aandeel mutaties bijdrage 2014 bijdrage 2013 voor mutaties 2014 in reserves na mut.reserves 105.613 -1.522 104.091 105.819 179.876 -2.592 177.284 180.226 222.270 -3.203 219.066 222.702 87.752 23.268 0 111.020 111.789 85.084 -1.226 83.857 85.249 60.552 -873 59.679 60.669 741.146 23.268 -9.417 754.996 766.454

33


Pagina 36

g) Verdelingsmatrix lasten

Volgnr en omschrijving

A: producten Behouden Bewerken Benutten Management Gebouwbeheer mutaties in reserves

B: kapitaallasten

Totaal

1.1 2.1 2.3 loonbetaling en werkelijk afschrijving soc.lasten betaalde rente

53.382,00 180.838,00 217.779,00 115.214,00 208.961,00 0,00 776.174,00

0,00

125.129,00

0,00

0,00

69.000,00

56.129,00

3.1 energie

3.4.1 Betaalde belastingen

22.450,00

8.250,00

22.450,00

8.250,00

C: Investerings- en financieringsstaat Geldleningen 56.216,00 Vaste activa 0,00 Reserves 9.417,00 65.633,00 D: Kostenplaatsen Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal uitgaven

521.623,00

503.573,00

1.488.559,00 655.981,00 832.578,00

503.573,00

69.000,00

56.129,00

22.450,00

8.250,00

503.573,00

69.000,00

56.129,00

22.450,00

8.250,00

34


Pagina 37

Verdelingsmatrix lasten (vervolg) Volgnr en omschrijving

A: producten Behouden Bewerken Benutten Management Gebouwbeheer mutaties in reserves

B: kapitaallasten

Totaal

53.382,00 180.838,00 217.779,00 115.214,00 208.961,00 0,00 776.174,00

3.4.3 5.6 6.0 6.1 aankopen niet langlopende reservering/ kap.lasten duurz. goederen leningen voorzieningen en diensten 2.000,00 1.000,00 12.250,00 64.210,00 27.250,00 106.710,00

Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal uitgaven

0,00

0,00

51.382,00 179.838,00 0,00 205.529,00 0,00 7.073,00 43.931,00 7.451,00 110.418,00 33.142,00 0,00 7.451,00 117.491,00 513.822,00

125.129,00

C: Investerings- en financieringsstaat Geldleningen 56.216,00 Vaste activa 0,00 Reserves 9.417,00 65.633,00 D: Kostenplaatsen

6.2 kostenplaatsen

56.216,00

56.216,00

521.623,00

10.250,00

1.488.559,00 655.981,00 832.578,00

116.960,00

56.216,00

116.960,00

56.216,00

35

9.417,00 9.417,00 7.800,00 16.868,00 125.291,00 513.822,00 16.868,00 125.291,00 513.822,00 0,00 0,00 0,00


Pagina 38

g) Verdelingsmatrix baten

Volgnr en omschrijving

A: producten Behouden Bewerken Benutten Management Gebouwbeheer geldleningen en uitzettingen mutaties in reserves

B: kapitaallasten C: Investeringen Geldleningen Vaste activa Reserves en voorzieningen

D: Kostenplaatsen Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal inkomsten

Totaal

57.790,00 117.824,00 235.216,00 124.727,00 226.200,00 5.000,00 9.417,00 776.174,00

2.1 3.4 4.2.2 werkelijk overige overige inkomensontvangen goederen en overdrachten rente diensten van de overheid

0,00

57.790,00 117.824,00 228.616,00 124.727,00 226.039,00

6.600,00

754.996,00

6.600,00

6.0 reserveringen

6.1 kap.lasten

6.2 kostenplaatsen

161,00

5.000,00 5.000,00

9.417,00 9.417,00

125.129,00

0,00 0,00 7.451,00 7.451,00

0,00

521.623,00

7.800,00

1.430.377,00 12.800,00 655.981,00 774.396,00 12.800,00

0,00

0,00

7.451,00 7.451,00

0,00

161,00

125.291,00

-162,00

0,00

0,00 513.823,00

6.600,00 6.600,00

36

754.996,00 16.868,00 125.291,00 513.822,00 16.868,00 125.291,00 513.822,00 754.996,00 0,00 0,00 0,00

Hierbij bied ik u de ontwerp-begroting 2014 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) aan, waarin opgenomen de meerjarenbegroting

Recommend Documents