Het Nieuwe Werken
Congres Over Het Nieuwe Werken Werken 2.0 Flexplekken Al doende leert men Catherine Ossemerct Digipolis Gent
Elke dag in touw voor wie? Digipolis Gent privé ICT-partner van: n n n n
Stad Gent OCMW Gent Lokale politie Gent Brandweer, scholen, stadsontwikkelingsbedrijf, stedelijke vzw’s,…
Digipolis Gent heeft 120 medewerkers www.digipolis.be @dgplsgent www.facebook.com/digipolis
HNW: veranderingen bij Digipolis n Keuze voor Werken 2.0: “niet meer tijdprikken” n Verplicht Flexplekken: “niet meer je eigen bureau”
Waarom HNW bij Digipolis? n Verhuis n Klaar voor groei n Samenwerking stimuleren, interactie (in- en extern) n Mobiliteitsvraagstuk n Veranderende omgeving, ICT, wereldcontext n Medewerkers en collega’s boeien en binden n Nieuwe medewerkers aantrekken n Missie, strategie ‘Smart Cities’
Wij vroegen het aan onze medewerkers
n Thuiswerken n Onderweg/mobiel werken n Betere balans werken/leven n Bijkomende flexibiliteit
Enkele quotes‘Als ik thuiswerk, mag ik dan nog naar de bakker?’ ‘ik wil dat ze voor me zit en dat ik zie dat ze werkt’ ‘Als ik thuiswerk, betalen jullie mijn bureau en ‘Ik kan op hem rekenen, ik vertrouw hem, hij behaalt koffie?’ resultaat’
‘Hoe voorkom ik dat die ‘ambetanterik’ de volgende dag op MIJN plek zit?’
‘ik zie vooral voordeel door de files te vermijden, en wat later toe te komen’
‘s Avonds doorwerken aan dossiers wordt hier niet gestimuleerd want je ziet het resultaat toch niet op de ‘prikklok’ ‘Ik Yammer niet, als ik iets wil zeggen, open ik mijn deur en ga naar mijn team’ ‘ik vertrouw hem, hij haalt zijn resultaten, waar hij ook is’ ‘flexibiliteit is er reeds bij mij, ik werk bij de klant, soms wat later of vroeger’
‘flexibiliteit hangt nu te veel af van de goodwill van de leidinggevende’
Cross disciplinair team HNW n Bytes, Behaviour, Bricks n Eigen programma HNW n Stuurgroep HNW n Communicatie n HR
Onze definitie van pakket Werken 2.0 n Onze medewerkers krijgen - binnen bepaalde grenzen - de ruimte en vrijheid om te bepalen waar ze werken, wanneer ze werken n Concreet: — Registratie van prestaties wel, — prikking niet meer als controlemechanisme. — Overuren wél als bedrijf je vraagt
n Vrije keuze, in overleg met leidinggevende n Documenten: usecases voor leidinggevenden, uitgebreide FAQ, ‘readiness scan’, e-formulier voor aanvraag
Timing? n Readiness scan tijdens planningsgesprekken n Resultaatafspraken maken, minimum van aanwezigheid, bereikbaarheid/beschikbaarheid bepalen met leidinggevenden en team n April 2013: start
Grootste uitdaging: voor de leidinggevenden Vertrouwen Aandacht Dialoog
controle loslaten Leren
Reflectie Facilitator Verbinding
Leidinggevenden opleidingen ‘nieuwe leidinggeven, sturen op output, 4 halve dagen van eind jan tot maart
Change: Foursight denktype voor elke medewerker n Hoe ga ik om met verandering? n Hoe ga ik om met HNW, andere bereikbaarheid/beschikbaarheid van collega’s n Maar ook: strategische veranderingen, waarden…
Voor Digipolis, lerende organisatie n Kennisdeling stimuleren n Yammer n Online en offline
Digitalisering n WIFI n Spark n Yammer n E-mail
Misverstanden
• Werken 2.0 = thuiswerken? • Werken 2.0 is niet verstarring
En nu? n Ongeveer helft Werkers 2.0 n Evaluatie na 1 jaar n Keuze: 2 regimes naast elkaar?
Flexplekken: Wat? “Flexplekken is een nieuwe manier van werken in een nieuwe werkomgeving (flexibele werkplekken).”
Flexplekken: Waarom? n Ruimte nodig voor verhuizers en groei n Afwisseling n Sociale interactie n Kennisdelen
Op weg naar Flexplekken: digitaliseren n Opruimdag n Scanmoment n Archivering n Nieuw klassement
Op weg naar Flexplekken: cleandesk n Cleandesk dagelijks n Iedereen ruimt op = cleandesk geldt voor iedereen.
Flexplekken: Hoe? n Je hebt geen ‘eigen’ bureau n Je mag overal gaan zitten. n Er zijn ‘wolken‘ of ‘zones’ per groep. n Er is voldoende plaats. n Indien er geen plaats is in je wolk ga je ergens anders zitten. n Als je met een bepaalde afdeling / persoon veel te maken hebt, ga je daar zitten. n Er zijn verschillende soorten werkruimten n Er zijn altijd favoriete hoekjes. n Cleandesk geldt voor iedereen.
Piloot — We starten flexplekken als piloot op 1 locatie n Flexplekcoaches: contactpunt in elke groep n Werkplekspel: samen de gedragsregels bepalen
— Uitzondering: door functie gebonden aan werkplek, (hoger) management
Herinrichting werkplekken n Basiswerkplek: = bureau, bureaustoel, telefoon, scherm, netwerkkabel & docking
n Uitgebreide werkplekken
Herindeling van soorten opbergruimten n Gedeelde groepskasten: 1 tot 3 grote kasten per groep/wolk — Gedeeld economaat — Hygiëne doekjes
n Gedeelde medewerkerskasten: 1 kleine kast voor 3 personen = 1 schap per persoon – gedeelde verantwoordelijkheid n Lockers: niet-persoonsgebonden lockers met sleutel n Specifieke opbergruimten: kasten voor stockage materialen etc.
Herindeling soorten werk- & vergaderruimten n Landschap werkplekken: standaard werkplaatsen in het open landschap n Landschap cubicles: concentratie werkplaatsen in het open landschap n Stilte ruimtes: werkplaatsen om geconcentreerd te werken n Bubbles (celkantoren): werkplaatsen lange telefoon- of 1 op 1 gesprekken te voeren n Vergaderzalen: ruimtes om met groepen samen te komen n Eet- en ontmoetingsruimte: ruimte om te lunchen en bij te praten en te werken
Rol: flexplek coaches n 1 of 2 personen per groep n 2-wekelijkse lunchvergadering n Collega’s motiveren n Kort-op-de-bal: problem solving en op opportuniteiten inspelen.
10 basisregels flexplekken om te starten 1. Wij respecteren en helpen elkaar. 2. We zitten op wolkjes, maar iedereen mag overal zitten. 3. Wij werken op de werkplek en vergaderen op de vergaderplek. 4. Wij werken in stilte in de stilteruimtes. 5. Wij maken onze werkplek vrij tijdens afwezigheid van langer dan 2 uur. 6. Wij laten ons bureau schoon en netjes achter = cleandesk 7. Wij zijn matig met geluid. 8. Onze agenda’s zijn open voor iedereen. 9. Wij digitaliseren onze documenten en trachten papierloos te werken. 10. Wij geven in Spark onze status en locatie aan.
Werkplekspel n Samen de gedragsregels bepalen. n Vrijwillige oproep: 5 momenten telkens van 12u00 tot 14u00 (lunch wordt voorzien) n Is fun
Flexplekken afspraken
Give it a try Friday ! n Kick-off piloot flexplekken: Give it a try! n Iedereen probeert eens een andere werkplek of verschillende werkplekken n Coaches per groep/wolk n Rondgang locaties n Drink grote vergaderzaal — Delen van ervaringen: L K J
Give it a try Friday ! n Kick-off piloot flexplekken: Give it a try! n Iedereen probeert eens een andere werkplek of verschillende werkplekken n Coaches per groep/wolk n Rondgang locaties n Drink grote vergaderzaal — Delen van ervaringen: L K J
Interne Communicatie • • • • • •
Goedgekeurd (levend) communicatieplan Yammer: dagelijks Wekelijks: interne HTML nieuwsbrief Persoonlijke emails aan verhuizers Infosessie Events: trashday, give it a try Friday, drinks, lunches flexplekcoaches, opening nieuwe locatie, lunches Werkers 2.0
Geleerde lessen • Frustraties en tranen verlies van werkplek, controle • Echternach • “ik heb niets bijgeleerd, ik deed dit al lang” • Buy-in bij hoger management: goede voorbeeld • Interne communicatie moeilijk maar noodzakelijk in tijden van snelle veranderingen/besluiten
Een organisatie is een samenhangend geheel: Verandering in één onderdeel heeft impact op alle andere onderdelen
Bedrijfscultuur/ waarden/ strategie
HET NIEUWE WERKEN www.overhetnieuwewerken.be
Unfold your potential
