33333
HANDLEIDING VOOR VOICEMAIL
Vraag uw beheerder om hulp bij het invullen van de volgende gegevens. Noteer het nummer van de telefoonmaatschappij en het nummer van de autoattendant als dat verschillend is. Nummer van telefoonmaatschappij: ________________________________ Nummer van auto-attendant: __________________________________ Noteer de volgende belangrijke nummers en houd deze bij de hand wanneer u het voicemail-systeem gebruikt. Toestelnummer Berichtcentrum: ____________________________________ Uw mailboxnummer: ____________________________________ Standaardwachtwoord: ____________________________________ Noteer de naam en het toestelnummer van uw beheerder om deze om hulp bij het gebruik van voicemail te kunnen vragen. Naam: __________________________________ Toestelnummer: ________________________________
Revisie - © 2003 Mitel Networks Corporation. Alle rechten voorbehouden. Mitel Networks Corporation, zijn filialen en/of dochtermaatschappijen behouden zich het recht voor de informatie in dit document zonder kennisgeving te wijzigen.
Inhoud
De telefoon
5
Assistentie vragen
5
Voorbereiding
5
Voor het eerst naar het voicemailsysteem bellen
6
Bellen om berichten af te spelen
8
Het menusysteem
9
Berichten afspelen
11
Berichten inspreken en versturen
12
Snelbericht
13
Berichten uit meer dan één mailbox ophalen
14
Berichtkennisgeving
15
Distributielijsten
16
Mailboxbegroetingen efficiënt gebruiken
17
Handige tips
19
3
De voicemailfuncties van het Mitel Networks 3300/3100 geïntegreerde communicatieplatform Het Mitel Networks 3300/3100 geïntegreerde communicatieplatform heeft een geautomatiseerd voicemailsysteem om telefoongesprekken te verwerken en berichten aan te nemen. Het systeem is voorzien van een mailbox om berichten te versturen en te ontvangen en deze met uw naam, een begroeting en een wachtwoord aan uw eigen wensen aan te passen.
Gebruiksvriendelijk •
Het voicemailsysteem werkt met menu’s waarmee u op het toetsenblok van uw telefoon de gewenste opties selecteert. Dankzij de eenvoudige en duidelijke menu’s kunt u zich op uw doel concentreren zonder in handleidingen te hoeven bladeren.
•
Bij elke stap hoort u gesproken instructies met uitleg over de beschikbare menuopties.
•
Het is geen probleem als u zich vergist. U kunt het systeem niet beschadigen, zodat u vrijelijk met alle beschikbare functies kunt experimenteren.
Voordelen •
Moedig uw collega’s en externe bellers aan berichten in uw mailbox in te spreken, zodat u geen gesprekken mist of onjuist doorgegeven krijgt.
•
Spreek tijdelijke begroetingen in om bellers te laten weten dat u vandaag niet op kantoor, op vakantie of in vergadering bent.
•
U kunt vanaf elke druktoetstelefoon 24 uur per dag naar berichten luisteren of voor anderen achterlaten.
•
Als u tijdelijk in een ander bureau met een ander nummer werkt, of zich op een externe locatie bevindt met een pager of mobiele telefoon, kan het voicemailsysteem u waarschuwen als er een bericht voor u is binnengekomen.
4
De telefoon Voordat u met de voicemailfuncties van het Mitel Networks geïntegreerde communicatiesysteem aan de slag gaat, is het raadzaam eerst vertrouwd te raken met de telefoon. •
Berichttoets – Dient om naar het Mitel Networks geïntegreerde communicatiesysteem te bellen en uw mailbox te bereiken.
•
Toetsenblok – Dient om binnen het voicemailsysteem menuopties te selecteren.
•
Berichtlampje – Dient om aan te geven dat uw mailbox berichten bevat. Wanneer het berichtlampje brandt, drukt u op de berichttoets om naar het voicemailsysteem te bellen.
Als uw telefoon geen berichtlampje heeft, kan de beheerder het systeem zodanig instellen dat u door het systeem wordt gebeld wanneer iemand een bericht heeft achtergelaten. Uw telefoon kan zijn voorzien van “softkeys” waarmee u veel van de menuopties voor voicemail kunt selecteren. Als u een menuoptie wilt selecteren die op de display van de telefoon wordt weergegeven, kunt u op de bijbehorende softkey of op het betreffende cijfer op het toetsenblok drukken.
Assistentie vragen Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met uw beheerder. Dit is de persoon die in uw bedrijf het communicatiesysteem beheert.
Voorbereiding Voordat u uw mailbox belt, hebt u vier dingen nodig: •
Het nummer van het berichtcentrum. U ontvangt dit nummer van uw beheerder. Noteer het nummer aan het begin van deze gids.
•
Uw mailboxnummer. U ontvangt dit nummer van uw beheerder. Noteer het nummer aan het begin van deze gids. Dit nummer is meestal identiek aan uw toestelnummer.
•
Een wachtwoord. Uw beheerder informeert u uit hoeveel cijfers het wachtwoord moet bestaan (3-6 cijfers). De standaardtoegangscode voor 3100 ICPS-systemen bestaat uit allemaal enen; die voor 3300 ICP-systemen uit allemaal negens. Wijzig het wachtwoord in een reeks cijfers die alleen u kent (hetzelfde aantal cijfers als het standaardwachtwoord).
•
Een begroeting. Deze begroeting is de tekst die bellers horen wanneer u de telefoon niet opneemt. U vindt een voorbeeldbegroeting in de inleidende instructies op de volgende pagina’s, maar kunt desgewenst een eigen begroeting inspreken. 5
Voor het eerst naar het voicemailsysteem bellen Vanaf een intern toestel Neem de hoorn van de haak en wacht op de kiestoon (of bel handsfree). Toets het nummer van het berichtcentrum in. Het systeem vraagt om uw wachtwoord. Geef het standaardwachtwoord op. De eerste keer dat u het systeem belt, bestaat uw standaardtoegangscode uit allemaal enen. Druk op
om door te gaan.
Het systeem vraagt u een nieuw wachtwoord op te geven (u moet het standaardwachtwoord wijzigen). Het nieuwe wachtwoord moet uit evenveel cijfers bestaan als het standaardwachtwoord. Gebruik niet wederom alleen enen of negens en gebruik de symbolen * of # niet. Geef uw nieuwe wachtwoord op. Het systeem vraagt u om ter bevestiging uw nieuwe wachtwoord nogmaals op te geven. Geef uw nieuwe wachtwoord nogmaals op. Het systeem vraagt u om uw naam in te spreken. Spreek alleen uw naam in. Bijvoorbeeld: “Petra van Veen” Spreek onmiddellijk na de toon en druk op een willekeurig toets zodra u dat gedaan hebt. Druk op om de ingesproken naam te accepteren, op om deze om deze te wissen en opnieuw in te spreken. te controleren of op Het systeem vraagt u om een begroeting. Spreek een korte, professionele begroeting in. Een voorbeeld van een begroeting: “U spreekt met Petra van Veen. Ik kan de telefoon momenteel niet beantwoorden. Spreek daarom uw naam,uw telefoonnummer en een kort bericht in. Ik bel u zo spoedig mogelijk terug. Als u onmiddellijk hulp nodig hebt, drukt u op [0] en vraagt u om doorverbonden te worden met mijn assistente, Janneke Jansen.” Druk op om de ingesproken begroeting te accepteren, op om om deze te wissen en opnieuw in te deze te controleren of op spreken. Uw mailbox is nu juist ingesteld en u kunt berichten versturen en ernaar luisteren.
6
Vanaf een externe telefoon 1. Bel het telefoonnummer van uw bedrijf. 2. Wanneer het systeem antwoordt, drukt u op: 3. Geef uw mailboxnummer op. 4. Geef het standaardwachtwoord op: ... De eerste keer dat u het systeem belt, bestaat uw standaardtoegangscode uit allemaal enen (3100 ICP) of allemaal negens (3300 ICP). 5. Druk op
om door te gaan.
6. Het systeem vraagt u een nieuw wachtwoord op te geven (u moet het standaardwachtwoord wijzigen). Het nieuwe wachtwoord moet uit evenveel cijfers bestaan als het standaardwachtwoord. Gebruik niet wederom alleen enen of negens en gebruik de symbolen * of # niet. Geef uw nieuwe wachtwoord op. 7. Het systeem vraagt u om ter bevestiging uw nieuwe wachtwoord nogmaals op te geven. Geef uw nieuwe wachtwoord nogmaals op. 8. Het systeem vraagt u om uw naam in te spreken. Spreek alleen uw naam in. Bijvoorbeeld: “Petra van Veen” Spreek onmiddellijk na de toon en druk op een willekeurig toets zodra u dat gedaan hebt. 9. Druk op om de ingesproken naam te accepteren, op om deze om deze te wissen en opnieuw in te spreken. te controleren of op 10. Het systeem vraagt u om een begroeting. Spreek een korte, professionele begroeting in. Een voorbeeld van een begroeting: “U spreekt met Petra van Veen. Ik kan de telefoon momenteel niet beantwoorden. Spreek daarom uw naam,uw telefoonnummer en een kort bericht in. Ik bel u zo spoedig mogelijk terug. Als u onmiddellijk hulp nodig hebt, drukt u op [0] en vraagt u om doorverbonden te worden met mijn assistente, Janneke Jansen.” Als u een tweetalige begroeting wilt inspreken, kunt u dit bijvoorbeeld als volgt doen: “U spreekt met Petra van Veen. You have reached Petra van Veen. Ik kan de telefoon momenteel niet beantwoorden. Spreek daarom uw naam,uw telefoonnummer en een kort bericht in. I can’t answer the phone right now. Please dial 8, and leave your name, number and a short message. Als u onmiddellijk hulp nodig hebt, drukt u op [0]. If you need immediate assistance, press [0].” 11. Druk op om de ingesproken begroeting te accepteren, op om om deze te wissen en opnieuw in te deze te controleren of op spreken. 12. Uw mailbox is nu juist ingesteld en u kunt berichten versturen en afspelen. 7
Bellen om berichten af te spelen Als het berichtlampje brandt 1. Druk op de berichttoets of bel het nummer van het berichtcentrum. 2. Geef uw wachtwoord op. 3. Druk op om uw berichten af te spelen of druk op een andere toets om een andere optie in het hoofdmenu te kiezen.
Als het berichtlampje niet brandt of uw toestel niet van een berichtlampje is voorzien 1. Neem de hoorn van de haak. 2. Toets het nummer van het berichtcentrum in. 3. Het systeem vraagt om uw wachtwoord. Geef uw wachtwoord op. 4. Druk op om uw berichten af te spelen of druk op een andere toets om een andere optie in het hoofdmenu te kiezen (zie uitleg op de volgende pagina).
8
Het menusysteem In dit gedeelte worden de opties beschreven die in het voicemailsysteem zijn opgenomen. Nadat u het systeem hebt gebeld en u uw mailbox hebt bereikt, kunt u kiezen uit de hieronder afgebeelde menu’s. Opmerking: Nadat u berichten hebt afgespeeld of verstuurd, kunt u door het systeem worden teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt gebruikt.
9
Hoofdmenu Nadat u uw mailbox hebt geopend, kunt u kiezen uit de volgende menuopties: Afspelen Dient om uw bericht(en) af te spelen. Inspreken Dient om een bericht in te spreken en te versturen. Versturen en afsluiten Dient om een bericht te versturen en af te sluiten. Telefonist(e) Dient om de telefonist(e) te bereiken. Auto-attendant Dient om de auto-attendant te bereiken. Annuleren Dient om het systeem te verlaten. Gebruikersopties Dient om te luisteren naar de gesproken instructies voor de volgende opties: Begroeting Dient om uw permanente begroeting op te nemen. Naam Dient om uw naam op te nemen. Wachtwoord Dient om uw wachtwoord te wijzigen. Distributielijsten Dient om berichten samen te stellen en tegelijk te versturen naar meer dan één mailbox. Zie “Distributielijsten” voor meer informatie. Tijdelijke begroeting Neem een begroeting op die gedurende een beperkt aantal dagen ten gehore wordt gebracht. Stel het aantal dagen in op 1-99. De tijdelijke begroeting vervalt om middernacht op de laatst opgegeven dag. Wanneer de tijdelijke begroeting vervallen is, krijgt de beller de permanente begroeting te horen. Zie “Nuttige tips” voor meer informatie. Memo Dient om een bericht voor uzelf op te nemen. Kennisgeving wijzigen Dient om het systeem zodanig in te stellen dat het u een kennisgeving over binnengekomen berichten stuurt op een ander toestelnummer, extern nummer, mobiele telefoon, pager, enz. U kunt instellen wanneer u de een kennisgeving wilt ontvangen en kunt, als u daartoe gemachtigd bent, uw eigen kennisgevingstype en nummer opgeven. Zie “Berichtkennisgeving” voor meer informatie. Gebruikersopties afsluiten Dient om het menu Gebruikersopties af te sluiten.
10
Berichten afspelen Druk op
om uw berichten af te spelen.
Nadat u een bericht hebt afgeluisterd, kiest u een optie in het menu “Afspelen”.
Het menu Afspelen Nogmaals afspelen Herhaalt het zojuist afgespeelde bericht. Beantwoorden Stuurt een antwoord naar de afzender van het bericht. Doordturen Stuurt het bericht naar een andere mailbox door. Bewaren Dient om het bericht op te slaan en het volgende af te spelen. Verwijderen Dient om het zojuist beluisterde bericht te verwijderen en het volgende af te spelen. Verwijderde berichten kunnen niet worden teruggehaald. Pauzeren Dient om het momenteel afgespeelde bericht stil te zetten. Druk op een willekeurige toets om door te gaan. Berichtenvelop afspelen Dient om te laten horen wie het bericht heeft verstuurd en op welk moment. Volgende bericht Dient om naar het volgende bericht te gaan. Snel vooruitspoelen Spoelt het bericht vijf seconden verder en speelt vervolgens de rest af. Terugspoelen Spoelt het bericht vijf seconden terug en gaat vervolgens door met afspelen.
11
Berichten inspreken en versturen Druk op
om een bericht te versturen. Volg de onderstaande procedure:
1. Geef de nummer op van alle mailboxen waarnaar u het bericht wilt versturen. •
. Volg de Druk voor een lijst met telefoonnummers op gesproken instructies om op te geven naar welke bestemming(en) het bericht moet worden verstuurd. Completer de bestemmingenlijst door mailboxnummers in te toetsen of de telefoonnummerlijst te gebruiken.
•
Als u een onjuist mailboxnummer opgeeft, drukt u op het nummer uit de lijst te verwijderen.
om
als de bestemmingenlijst compleet is en om vervolgens 2. Druk op uw bericht in te spreken. Nadat u het bericht hebt opgenomen, kiest u een optie in het menu Versturen.
Het menu Versturen Afluisteren Dient om een zojuist opgenomen bericht af te luisteren. Verwijderen en opnieuw opnemen Dient om het opgenomen bericht door een ander te vervangen. Toevoegen Dient om extra tekst voor uw bericht in te spreken. Opties voor berichtadressering Luister naar de gesproken instructies voor de volgende opties voor berichtadressering: Dringend Slaat het bericht op als het eerste bericht in de mailbox van de geadresseerde(n). Vertrouwelijk Voorkomt dat uw bericht door de ontvanger(s) ervan naar anderen kan worden doorgestuurd. Ontvangstbevestiging Verzoekt om de ontvangst te bevestigen nadat uw bericht is afgeluisterd. Adresseringsopties naar adresseringsopties Sluit het keuzemenu af. Dringend maken Slaat het bericht op als het eerste bericht in de mailbox van de geadresseerde(n). Versturen en terug naar de telefonist(e) Versturen en ander toestelnummer opgeven Dient om het bericht naar de opgegeven mailboxen te versturen en desgewenst een ander toestelnummer te kiezen. Zie “Nuttige tips” voor meer informatie.
12
Snelbericht Een snelbericht is een bericht dat u voor uzelf of uw collega’s kunt achterlaten zonder hun telefoon te laten overgaan of uw mailbox te openen.
Vanaf een externe telefoon 1. Bel in naar uw bedrijf. 2. Wanneer het systeem antwoordt, drukt u op: 3. Geef het nummer op van de mailbox waarin u een bericht wilt achterlaten. 4. Spreek het bericht in (met een duur van ten minste twee seconden). 5. Druk op een willekeurige toets of hang op.
Vanaf een intern toestel 1. Toets het nummer van het berichtcentrum in. 2. Wanneer het systeem antwoordt, drukt u op: 3. Geef het nummer op van de mailbox waarin u een bericht wilt achterlaten. 4. Spreek het bericht in (met een duur van ten minste twee seconden). 5. Druk op een willekeurige toets of hang op.
Een externe beller naar een mailbox doorverbinden Een externe beller op een buitenlijn doorverbinden naar een mailbox: 1. Druk bij een digitaal toestel op de toets Conferentiegesprek/ Doorverbinden of druk bij een standaardtelefoontoestel kort de haak in. 2. Toets het nummer van het berichtcentrum in. 3. Wanneer het systeem antwoordt: Als u een mailbox hebt, drukt u op: of Als u geen mailbox hebt, drukt u op 4. Geef het nummer op van de mailbox waarin de beller een bericht wil achterlaten. 5. Hang onmiddellijk op. Als u niet onmiddellijk ophangt, hoort de beller de begroeting van de mailbox niet volledig.
13
Berichten uit meer dan één mailbox ophalen Tijdens één gesprek berichten uit meer dan één mailbox ophalen: 1. Haal de berichten zoals gewoonlijk uit de eerste mailbox op. 2. Nadat u dat gedaan hebt, drukt u op Hierdoor gaat u terug naar de auto-attendant. 3. Druk op wanneer u de begroeting van het bedrijf hoort. Het systeem verzoekt u een volgend mailboxnummer op te geven. 4. Geef het mailboxnummer op. Herhaal stappen 2-4 voor elke mailbox waaruit u berichten wilt ophalen.
14
Berichtkennisgeving Met berichtkennisgeving kunt u uw bureau verlaten en u door het systeem laten waarschuwen wanneer er een nieuw bericht is binnengekomen. Het systeem belt u op een telefoonnummer of piept u op een pager op. U kunt berichtkennisgeving ook gebruiken om aan te geven dat er een bericht is binnengekomen wanneer uw telefoon geen berichtlampje heeft. Als u in het hoofdmenu de optie “Kennisgeving wijzigen” kiest, kunt u: •
Opgeven wanneer een kennisgeving moet worden uitgevoerd: tijdens kantooruren, na sluitingstijd, altijd of nooit.
•
Aangeven dat u alleen van dringende berichten in kennis wilt worden gesteld.
Als uw beheerder u heeft gemachtigd uw eigen mailboxtype en nummer op te geven, kunt u: •
Een kennisgevingstype opgeven: het nummer van een intern toestel, een extern nummer, een bericht-pager, een pieptoonpager of een numerieke pager.
•
Geef het toestel- of telefoonnummer op waarnaar de kennisgeving moet worden verstuurd.
Als u niet bent gemachtigd uw eigen mailboxtype en nummer op te geven, moet de beheerder het kennisgevingstype en nummer voor u opgeven. Als uw kennisgevingsnummer een telefoonnummer is: Het systeem belt met tussenpozen van 15 minuten maximaal drie keer naar het betreffende nummer. Als u na de derde keer niet hebt ingebeld om het bericht in uw mailbox af te luisteren, belt het systeem niet opnieuw, zelfs niet als u nieuwe berichten ontvangt. Het berichtlampje op uw telefoon blijft echter branden totdat u het bericht hebt afgeluisterd. Als uw kennisgevingsnummer een pager is: Het systeem volgt dezelfde procedure als bij een extern telefoonnummer of een intern toestelnummer, maar belt het pager-nummer opnieuw telkens wanneer er een nieuw bericht is binnengekomen.
15
Distributielijsten U kunt maximaal vijf distributielijsten samenstellen, genummerd van 05-09, waarbij elke lijst een groep mailboxnummers bevat. De distributielijsten 01-04 zijn voor de beheerder gereserveerd om globale lijsten op te zetten die u (of iedereen anders) kan gebruiken maar niet wijzigen. Met de distributielijst 00 kunt u een bericht uitzenden naar alle mailboxen in het systeem. Kies in het hoofdmenu de optie “Distributielijsten en volg de instructies om het volgende te doen: •
Mailboxnummers aan een distributielijst toevoegen.
•
Een distributielijst controleren.
•
Mailboxnummers uit een distributielijst verwijderen.
•
Een naam voor een distributielijst opnemen.
Een paar algemene regels zijn: •
Geef altijd twee cijfers op als u naar een distributielijst verwijst (bv. 05 of 06).
•
Als u een mailboxnummer aan een distributielijst toevoegt, bevestigt het systeem elk nummer voordat u een volgend nummer kunt toevoegen.
•
U kunt niet meer dan één mailboxnummer tegelijk verwijderen.
16
Mailboxbegroetingen efficiënt gebruiken Er zijn twee typen mailboxbegroetingen: “permanente” en “tijdelijke”. U neemt de permanente begroeting op wanneer u uw mailbox voor het eerst gebruikt. Als u geen tijdelijke begroeting opneemt, horen de bellers die uw mailbox bereiken de permanente begroeting. Een permanente begroeting kan niet erg specifiek zijn, omdat de formulering ervan voor alle situaties geschikt moet zijn. Maak voor specifieke situaties een tijdelijke begroeting die gedurende een opgegeven aantal dagen ten gehore wordt gebracht. Twee voorbeelden van tijdelijke begroetingen zijn: “U spreekt met Janneke Jansen. Ik ben op vakantie van vrijdag 18 juni tot en met vrijdag 25 juni en ben weer terug op maandag 28 juni. U kunt een bericht inspreken en ik zal u zo spoedig mogelijk terugbellen. Als u onmiddellijk hulp nodig hebt, drukt u op [0] en vraagt u om doorverbonden te worden met Petra van Veen.” “U spreekt met Hans Smid. Het is vandaag donderdag 13 mei. Ik ben de hele dag in vergadering en kan de telefoon dus niet beantwoorden. Laat alstublieft een bericht achter en ik zal u morgen terugbellen.” U kunt uw tijdelijke begroeting te allen tijde wijzigen, zodat bellers altijd op de hoogte zijn van uw beschikbaarheid. Het is verstandig dagelijks een tijdelijke begroeting in te spreken, zodat bellers beseffen dat u uw voicemail daadwerkelijk gebruikt. U kunt ook de naam opgeven van een persoon die voor hulp beschikbaar is als u zelf de telefoon niet kunt beantwoorden.
Een permanente begroeting maken of wijzigen Opmerking: U maakt uw eerste permanente begroeting wanneer uw mailbox voor het eerst opent om uw wachtwoord in te stellen, uw naam in te spreken en uw permanente begroeting op te nemen. 1. Bel naar het voicemailsysteem en ga naar uw mailbox. 2. Druk op
voor Gebruikersopties.
3. Druk op
voor Begroeting.
4. Volg de gesproken instructies.
17
Een tijdelijke begroeting maken 1. Bel naar het voicemailsysteem en ga naar uw mailbox. 2. Druk op
voor Gebruikersopties.
3. Druk op
voor Tijdelijke begroeting.
4. Volg de gesproken instructies.
Een tijdelijke begroeting annuleren 1. Bel naar het voicemailsysteem en ga naar uw mailbox. 2. Druk op
voor Gebruikersopties.
3. Druk op
voor Tijdelijke begroeting.
4. Volg de gesproken instructies en stel het aantal dagen in op 0. Hiermee schakelt u de tijdelijke begroeting uit.
18
Handige tips 24 uur per dag toegankelijk vanaf een druktoetstelefoon Het voicemailsysteem functioneert 24 uur per dag en 7 dagen per week. Een druktoetstelefoon volstaat om berichten vanaf elke locatie op elk gewenst moment af te luisteren.
Berichten afluisteren De opties “Pauzeren”, “Terugspoelen” en “Snel vooruitspoelen” in het menu “Afspelen” zijn alleen beschikbaar als u naar een bericht luistert. Gebruik deze toetsen om gemiste informatie opnieuw af te spelen, een bericht even stil te zetten om iets te noteren of snel naar een volgend bericht te gaan. Als u berichten afspeelt, krijgt u nieuwe berichten te horen vóór eerder opgeslagen berichten. Nadat u alle berichten hebt beluisterd, keert u terug naar het hoofdmenu.
Berichten versturen Als u een bericht verstuurt, kunt u een bestemmingenlijst samenstellen van maximaal 49 mailboxen. Als u een bericht naar meer mailboxen wilt versturen, moet u het bericht nogmaals versturen naar een tweede distributielijst.
Limiet voor berichtopslag Het systeem verwijdert opgeslagen berichten die ouder zijn dan het aantal dagen dat de beheerder heeft opgegeven (meestal 15 dagen). Verwijderde berichten kunnen niet worden teruggehaald.
Omleiden en doorverbinden De opties “Beantwoorden” en “Doorsturen” in het menu “Afspelen” werken alleen in combinatie met andere mailboxen in uw bedrijf. U kunt geen berichten beantwoorden of omleiden naar een extern nummer.
19
Berichten met ontvangstbevestiging Wanneer u een bericht met ontvangstbevestiging verstuurt, maakt het systeem een “afschrift” aan met de namen van de geadresseerden. Het afschrift wordt in uw mailbox als een bericht opgeslagen. Telkens wanneer u het afschrift afspeelt, hoort u wie uw bericht wel en niet hebben beluisterd. Wanneer iedereen het bericht heeft beluisterd, kunt u het afschrift uit uw mailbox verwijderen.
Snel navigeren U hoeft niet naar alle gesproken menu-instructies te luisteren voordat u op een volgende toets drukt. De gesproken instructies zijn uitsluitend als extra hulpmiddel bedoeld. Als u weet op welke toetsen u moet drukken, kunt u de gewenste toetsen onmiddellijk indrukken om sneller door het systeem te navigeren.
Berichtduur en beperkingen Hoewel de duur van berichten onbeperkt is, onderbreekt het systeem de beller na vijf minuten om te vragen of hij of zij door wil gaan. Als er geen antwoord volgt, stopt het systeem met opnemen en wordt de verbinding verbroken. Dit gebeurt ook als de beller langer dan een paar seconden niet spreekt of een erg slechte verbinding heeft. Als de beller zich in een erg lawaaiige omgeving bevindt (bv. in een fabriek of een auto met open raampjes), kan de verbinding worden verbroken. De bellen kan dan een volgende poging wagen in een rustiger omgeving. De minimale berichtlengte is twee seconden.
20
TM,
® Handelsmerk van Mitel Networks Corporation. © Copyright 2003, Mitel Networks Corporation. Alle rechten voorbehouden
