Handleiding voor enquêtes voor ProZo! Versie 1.1, 1 mei 2012
1
Voorwoord Deze handleiding neemt u stap voor stap mee in de aanvraagprocedure en het beheren van uw ProZo! enquêtes. We raden u aan deze handleiding eerst goed door te nemen voordat u nieuwe enquêtes gaat aanvragen. De procedures zijn namelijk enigszins veranderd en u heeft zelf meer controle over de enquêtes. De gebruiksvriendelijkheid van de ProZo! enquêtes is hierdoor toegenomen. Mocht u er ondanks deze handleiding niet uit komen, dan kunt u uiteraard contact opnemen met het secretariaat van het platform praktijkonderwijs.
Inhoudsopgave 1. Een nieuwe enquête aanvragen 1.1 Waar vraagt u enquêtes aan? 1.2 Hoe vraagt u enquêtes aan? 1.2.1 Aanvraag 1.2.2 Logo 1.2.3 Teksten email 1.2.4 Teksten enquête 1.2.5 Link op pc 1.2.6 Aanvraag afronden
3 3 3 3 4 4 5 5 6
2. Enquêtes beheren en aanpassen 2.1 Toegangs-menu 2.2 Uitnodiging per e-mail: respondenten toevoegen 2.3 Uitnodiging per brief: respondenten toevoegen 2.4 Invullen via een pc op school 2.5 Uitnodiging, herinnering en deadline aanpassen 2.6 Aanvragen en enquêtes verwijderen 2.7 Data downloaden
7 7 8 10 11 11 12 12
3. Rapportages raadplegen
13
2
1.
Een nieuwe enquête aanvragen
Nieuwe enquêtes ProZo! kunt u online aanvragen. U kunt kiezen voor welke doelgroep u een enquête wilt afnemen, op welke manier en wanneer. Hieronder worden alle stappen beschreven. 1.1 Waar vraagt u enquêtes aan? Om een nieuwe enquête ProZo! aan te vragen, onderneemt u de volgende stappen:
Ga naar www.platformpraktijkonderwijs.nl Klik links bovenaan op de website op inloggen leden Vul vervolgens de inloggegevens in (e-mailadres en brinnummer, eerder verstrekt door het platform*) Nadat u bent ingelogd, klikt u in het linker menu op PROZO! In het menu van ProZo! kunt u nieuwe enquêtes aanvragen door op hier te klikken en vervolgens uw username en password in te vullen (Let op!: dit zijn andere inloggegevens dan hierboven beschreven en deze zijn ook eerder verstrekt door het platform*). U bent nu ingelogd. *Als u de inloggegevens kwijt bent, neem dan contact op met het secretariaat van het platform praktijkonderwijs.
1.2 Hoe vraagt u enquêtes aan? Nadat u bent ingelogd, komt u in uw toegangs-menu (zie ook paragraaf 2.1) terecht. Hier kunt u uw enquêtes aanvragen en beheren. Om een nieuwe enquête aan te vragen, onderneemt u de volgende stappen:
Klik op de knop Vraag een nieuwe meting aan
1.2.1 Aanvraag Kies een doelgroep van de enquête (u kunt niet voor meerdere doelgroepen tegelijk een enquête aanvragen). Kies uit: o Management en personeel o Leerlingen o Ouders o Stage bedrijven o Partners in de omgeving Kies een manier van uitnodigingen en afnemen van de enquête (u kunt meerdere opties aanvinken). Kies uit: o Uitnodiging per email met digitale enquête o Uitnodiging per brief met digitale enquête o Invullen via een pc op de school
Indien u kiest voor een uitnodiging per email: o Kies een dag waarop de uitnodigingen verstuurd moeten worden o Kies een dag waarop de herinneringen verstuurd moeten worden aan diegenen die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld
3
o o
Kies een dag waarop de enquête afgesloten moet worden. Tip: Kies een ruime periode tussen de start en het einde van de enquête, zodat de respondenten voldoende tijd hebben om de enquête af te nemen.
Indien u kiest voor een uitnodiging per brief: o Kies een dag waarop de enquête afgesloten moet worden. o Tip: Kies een ruime periode tussen de start en het einde van de enquête, zodat de respondenten voldoende tijd hebben om de enquête af te nemen.
Wanneer u alles heeft ingevuld, klikt u op: o Direct naar afronden als u ervoor kiest de uitnodigingsteksten standaard te laten en geen logo toe te voegen. o Kies een logo als u ervoor kiest om de aanbieding van de enquêtes aan te passen aan de wensen van uw school (logo toevoegen en teksten aanpassen).
1.2.2 Logo Om de respons van uw enquête te verhogen, kan het helpen om ervoor te zorgen dat het voor de respondenten duidelijker is dat de enquête van uw school afkomstig is. Dat kunt u doen door het logo van uw school toe te voegen.
Klik op de knop bladeren Selecteer het logo van uw school uit de juiste map op uw pc Klik op upload (indien het plaatje te groot is, wordt dit automatisch verkleind tot de maximale toegestane grootte. Dit kan even duren!) Indien de upload is afgerond, ziet u het door u geselecteerde logo in het voorbeeld verschijnen. Wilt u het logo toch niet meenemen in de enquête? Klik dan op Reset logo linksonder het voorbeeld. Het logo wordt dan weer verwijderd. Klik op Naar teksten email om verder te gaan.
1.2.3 Teksten email ( alleen als u voor een uitnodiging via de email kiest!) Stuurt u een uitnodiging via de email? Dan heeft u de mogelijkheid om de teksten van deze uitnodiging en van de herinneringsmail aan te passen aan uw persoonlijke voorkeur. Vind u de standaardteksten goed en wilt u niets aanpassen? Klik dan op Naar teksten enquête om verder te gaan. Wilt u de teksten wel aanpassen? Dit zijn de mogelijkheden:
Bedenk zelf een onderwerp en kies zelf een aanhef voor de email. De tekst van de email kunt u gedeeltelijk naar wens aanpassen. Een deel van de tekst is vaste tekst . Deze tekst kunt u niet aanpassen. Indien u de teksten heeft aangepast, kunt u op de link Klik hier voor een voorbeeld van de uitnodigingsmail / herinneringsmail klikken om een voorbeeld van de gehele tekst te bekijken. Klik op Naar teksten enquête om verder te gaan.
4
1.2.4 Teksten enquête U kunt de inleidende en afsluitende tekst van uw enquêtes aanpassen aan uw persoonlijke voorkeur. Ook kunt u ervoor kiezen om de standaardteksten te laten staan, in dat geval klikt u op Naar afronden (of op Naar link pc indien u ook voor deze manier van afnemen heeft gekozen)
De introductietekst kunt u gedeeltelijk naar wens aanpassen. Een deel van de tekst is vaste tekst . Deze tekst kunt u niet aanpassen. Indien u de teksten heeft aangepast, kunt u op de link Klik hier voor een voorbeeld van de introtekst / eindtekst klikken om een voorbeeld van de gehele tekst te bekijken. Klik op Naar afronden (of op Naar link pc indien u ook voor deze manier van afnemen heeft gekozen).
1.2.5 Link op pc (alleen als u hiervoor heeft gekozen heeft bij het tabblad Aanvraag) Als u ervoor heeft gekozen om de enquête (ook) via een link op de pc af te nemen, kunt u hier extra informatie invullen die geldt voor de groep respondenten die u de enquête via de link laat afnemen. Er staan een aantal categorieën reeds vermeld, bijvoorbeeld functie bij management en personeel (leraar, directeur etc.) of klas bij de leerlingen (1a, 1b etc.). Als u een nieuwe categorie wil toevoegen (bijvoorbeeld uitstroomprofiel) dan kunt u dit aangeven in het veld extra 1. Voorbeeld: U laat leerlingen via een link op de pc de enquête invullen en wilt achteraf de resultaten tussen klas 1 t/m 4 kunnen vergelijken. Dan kunt u bij Aanvraag 1 in de kolom klas het nummer 1 toevoegen. Klik dan vervolgens op voeg rij toe en Aanvraag 2 verschijnt. Hier kunt u dan de kolom klas het nummer 2 toevoegen, et cetera. Ook kunt u nog andere kenmerken toevoegen op basis waarvan u later een vergelijking wilt maken (bijvoorbeeld bij Extra 1). Voor management en personeel krijgt u andere kolommen om in te vullen. Hieronder staat daar een voorbeeld van:
5
Als u klaar bent klikt u op Naar afronden. Voor elke aanvraag (in bovenstaand plaatje zijn dat er drie), wordt een aparte link voor op de pc aangemaakt. NB: indien u een link op de pc voor meerdere groepen heeft aangevraagd (bijvoorbeeld verschillende functies bij management en personeel of verschillende klassen bij leerlingen) dan ziet u in het eindoverzicht (zie 1.2.6) slechts EEN link voor op de pc staan. De andere links krijgt u door op de bijbehorende tokens te klikken die u kunt vinden door bovenaan op de knop <
6
2.
Enquêtes beheren en aanpassen
Nadat u succesvol een enquête heeft aangevraagd, kunt u bijvoorbeeld respondenten gaan toevoegen. Alle aangevraagde enquêtes worden in het beginscherm van uw menu weergegeven. Hieronder wordt ingegaan op de mogelijkheden die u heeft om uw enquêtes te beheren. 2.1 Toegangs-menu Alle door u aangevraagde enquêtes zijn te beheren vanuit het toegangsmenu. U komt in uw toegangsmenu door in te loggen zoals in paragraaf 1.1 is beschreven. Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe het menu eruit kan zien. De verschillende enquêtes worden allemaal apart weergegeven.
Door op de bijbehorende token (omcirkeld in bovenstaand plaatje) van de enquête te klikken, kunt u de desbetreffende enquête beheren. U komt dan in onderstaand menu terecht. In dit menu ziet u een overzicht van de desbetreffende enquête. In onderstaand voorbeeld gaat het om een enquête die per brief, e-mail en op de pc op school wordt afgenomen.
7
2.2 Uitnodiging per e-mail: respondenten toevoegen Heeft u ervoor gekozen om respondenten per e-mail of brief uit te nodigen, dan dient u allereerst respondenten toe te voegen naar wie de uitnodiging verstuurd kan worden. In het overzicht hierboven ziet u de regel Aantal deelnemers aangemeld en de teller staat op 0. Door op (deelnemerslijst) te klikken, kunt u respondenten gaan toevoegen. Dat kan op twee manieren:
Respondenten één voor één toevoegen: Door op het omcirkelde pictogram te klikken (zie plaatje volgende pagina), kunt u respondenten één voor één toevoegen door de gegevens in te vullen in het venster dat geopend wordt. We raden aan deze optie alleen te gebruiken als u slechts enkele respondenten wilt aanmelden.
8
Meer respondenten via een excel lijst aanmelden: Als u veel respondenten wilt aanmelden, kunt u beter gebruik maken van het aanmelden via een excel lijst door op het omcirkelde pictogram te klikken. In het venster dat vervolgens wordt geopend, kunt u de excel lijst om de deelnemers aan te melden downloaden en het ingevulde formulier uploaden.
Het aanmelden van de respondenten via de excel lijst is aan een aantal regels verbonden om ervoor te zorgen dat de aanmelding foutloos en automatisch plaats kan vinden. Lees de volgende regels daarom goed door en pas ze toe:
9
De kolomtitels op de eerste regel (geslacht, voornaam, etcetera) mag u niet wijzigen, het systeem gebruikt deze Naast de basisgegevens kunt u ook enkele eigen gegevens aan de respondenten koppelen. Hiervoor kunt u in het Excel document extra kolommen toevoegen. De waarde bij ieder van de respondenten mag u zelf bepalen. Zo kunt u de respondenten van de vragenlijst voor leerlingen indelen naar bijvoorbeeld klas 1A, 1B etcetera. Voeg daarvoor in een extra kolom toe (bijvoorbeeld klas) en deel deze in naar waarden (1A, 1B et cetera). Let op: Voeg alleen kolommen toe met de titels: bouw, functie, extra1, extra2, extra3. Andere titels dan deze worden niet herkend door het systeem. Laat alle regels op elkaar aansluiten, laat geen regels leeg Plaats de gegevens in het huidige, al geopende tabblad. Maak geen nieuwe tabbladen aan In de kolom 'geslacht' kunt u een M voor man, een V voor vrouw of een O voor onbekend plaatsen. Gebruik geen andere letters dan deze drie De kolom achternaam is verplicht. Als u bijvoorbeeld alleen de bedrijfsnaam kent, vul deze dan in bij de kolom achternaam en laat de voornaam leeg Als u geen voornaam kunt opgeven, kunt u in deze kolom ook de voorletters plaatsen Plaats in het veld e-mail adres maximaal 1 e-mail adres per regel
Hieronder staat een voorbeeld van een juist ingevuld bestand voor aanmelding via de e-mail. Alle verplichte velden zijn ingevuld.
Het excelbestand kunt u vervolgens via het menu uploaden, door het in de juiste map op uw pc te selecteren en te verzenden door op Send File te klikken. De uitnodigingen voor de enquête worden vervolgens automatisch naar de respondenten verzonden.
2.3 Uitnodiging per brief: respondenten toevoegen Als u ervoor kiest om de respondenten per brief uit te nodigen, dan dient u voor elke respondent een unieke code aan te vragen. Deze code vermeldt u dan in de zelf opgestelde brief die u aan de respondent verstuurt. Hieronder staan de door u te ondernemen stappen beschreven:
U dient allereerst respondenten aan te melden, één voor één of meerdere respondenten tegelijk via de excel lijst (zie de stappen beschreven in paragraaf 2.1 voor uitnodiging per e-mail). Let op: wanneer u respondenten aanmeldt voor een uitnodiging per brief, kunt u in de excel lijst de kolom e-mailadres leeg laten! Wanneer de respondenten zijn aangemeld, klikt u op het omcirkelde pictogram (zie plaatje volgende pagina). U kunt dan het excelbestand downloaden met de
10
logincodes voor de brief. Sla het bestand op, open het en in de kolom logincode brief ziet u de unieke codes staan.
U kunt nu zelf de brieven opmaken waarbij u een link en logincode opneemt. De link is steeds dezelfde en wel www.platformpraktijkonderwijs.nl. Leg in deze brief aan de respondenten uit dat ze op die website het tabblad ProZO! zien staan. Daar kunnen de respondenten met behulp van de individuele logincode de enquête starten. Het is daarbij belangrijk dat iedere respondent de eigen unieke logincode ontvangt (zie het bijgeleverde excelblad de extra kolom genaamd logincode brief). 2.4 Invullen via een pc op school Heeft u ervoor gekozen om de enquête op uw school af te nemen door de respondenten via een link op de pc de enquête te laten afnemen? Dan dient u een bladwijzer op snelkoppeling op de pc aan te maken met daarin de link naar de enquête. Onderneem onderstaande stappen:
De link is te vinden in het overzicht van uw enquête (hoe u daar komt, leest u in paragraaf 2.1). Neem deze link exact over. De link zal na aanklikken automatisch worden omgezet in een unieke link voor de respondent die erop klikt. Om een snelkoppeling van de link te maken, gaat u als volgt te werk: o Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad van uw pc. o Er verschijnt een menu, waarin u achtereenvolgens voor ‘nieuw’ en ‘snelkoppeling’ kiest. o Er verschijnt een venster, met daarin een lege balk. Kopieer de link uit het overzicht exact en plak deze in de lege balk. o Klik vervolgens op ‘volgende’. o U kunt de snelkoppeling nu een naam geven, bijvoorbeeld ‘Prozo enquête ouders’. o Klik op ‘voltooien’ en de snelkoppeling verschijnt op uw bureaublad. Op elke pc die u wilt gebruiken om de enquête in te laten vullen, dient de snelkoppeling geplaatst te worden.
11
2.5 Uitnodiging, herinnering en deadline aanpassen Het is van belang dat u tijdig respondenten aanmeld, zodat de uitnodiging verzonden kan worden of dat u inlogcodes ontvangt. Tot een week voor de deadline van de enquête kunt u nog respondenten toevoegen. Het tijdstip waarop de uitnodiging en herinnering worden verstuurd en wanneer de enquête wordt afgesloten kunt u zelf – nadat de enquête al is aangevraagd – nog aanpassen. Als u in het toegangsmenu op de token van de desbetreffende enquête klikt (zie paragraaf 2.1), dan kunt u daar de data van de uitnodiging, herinnering en deadline veranderen door op wijzigen te klikken. U kunt vervolgens een nieuwe datum selecteren. Ook als de deadline van een enquête al is verlopen, kan de enquête weer opengesteld worden door de datum aan te passen. 2.6 Aanvragen en enquêtes verwijderen Het kan voorkomen dat u een enquête aanvraagt, die u uiteindelijk toch niet gaat gebruiken. Of dat u wellicht meer enquêtes heeft aangevraagd dan nodig is. Als u voor deze enquêtes nog geen deelnemers heeft aangemeld, dan kunt u deze aanvraag zelf verwijderen. Dat kunt u doen door in het toegangsmenu (zie paragraaf 2.1) te klikken op de token van de enquête die u wilt verwijderen. U komt dan in het overzicht van die enquête. Onderaan ziet u de knop verwijder deze meting. Door daarop te klikken, verwijdert u de aanvraag.
NB: u kunt alleen enquêtes verwijderen zolang u nog geen deelnemers heeft aangemeld. Wilt u een enquête verwijderen waarvoor al deelnemers zijn aangemeld, dan kunt u contact opnemen met het secretariaat van het platform praktijkonderwijs. 2.7 Data downloaden U kunt in het overzicht per enquête ook de databestanden van de enquêtes downloaden voor Excel of SPSS. Klik hiervoor op export naar Excel of export naar SPSS om het databestand op uw pc op te slaan. Hierin kunt u alle scores van de respondenten zien. In verband met privacy zijn de databestanden geanonimiseerd.
12
3.
Rapportages raadplegen
Wanneer u enquêtes heeft afgenomen, kunt online rapportages raadplegen. Log hiervoor in zoals bij paragraaf 1.1 is aangegeven, maar klik in plaats van op de link om enquêtes aan de te vragen op de link om de rapportages van uw school te bekijken.
13
