HANDLEIDING VOOR BEHEERDERS
HANDLEIDING VOOR BEHEERDERS
Nadat u bent aangemeld bij go2UBL kunt u binnen enkele minuten aan de slag. Als beheerder kunt u uw eigen gegevens inzien en uw cliënten beheren en volgen hoeveel mutaties er worden verwerkt. In deze handleiding nemen wij u stap voor stap mee door go2UBL.
Stap 1 - Inloggen U kunt met één van de volgende 4 platformen inloggen.
Uw e-‐mailadres dient gekoppeld te zijn aan één van deze platformen. De reden waarom we voor deze inlog methode hebben gekozen, is deze partijen de autorisatie op een zeer goede wijze hebben georganiseerd. Daarbij komt dat go2UBL geen gebruikersnamen en wachtwoorden hoeft te beheren. LET OP : go2UBL gebruikt alleen de autorisatie methode van deze partijen en heeft geen toegang tot u persoonlijke gegevens.
Stap 2 – Beheerpagina U bent nu ingelogd als beheerder en ziet het volgende scherm.
Nummer 1 – Bedrijfsgroepen Beheerders Medewerkers
U ziet alle bedrijven die onder uw account staan. Degene die bevoegd zijn om in te loggen als beheerder. U kunt hier meerdere personen toevoegen. Degene die bevoegd zijn om wijzigingen aan te brengen in de bedrijven. Medewerkers kunnen geen bedrijven toevoegen.
Nummer 2 – Hier kunt u bedrijven toevoegen die daarna zichtbaar worden onder de bedrijfsgroepen. Nummer 3 – Factuurstatistieken totalen van al uw toegevoegde bedrijven.
Stap 3 – Bedrijfregistratie Klik op toevoegen achter bedrijfsgroepen en het volgende scherm verschijnt.
Nummer 1 – Voer het e-‐mailadres van het bedrijf in. Met dit e-‐mailadres kan u klant zelf inloggen. U kunt uw bedrijf e-‐mailadres invullen als u niet wilt dat de klant mag inloggen. Nummer 2 – U zoekt op KvK nummer en automatisch worden de gegevens van het bedrijf ingevuld. U mag ook de bedrijfsnaam en plaatsnaam invoeren als u het KvK nummer niet bij de hand heeft. Go2UBL zal dan zelf binnen de KvK database opzoek gaan naar uw klantgegevens. Nummer 3 – Volgnummer: Indien er meerdere administraties worden gevoerd voor één KvK nummer (bijvoorbeeld bij meerdere vestigingen) kunt u een volgnummer ingeven. Nummer 4 – Idem als 3 met een vrije omschrijving. Bijvoorbeeld : Amsterdam of UNIT 1. Nummer 5 – Klik op toevoegen. U klantgegevens alsmede het e-‐mailadres
@go2ubl.nl worden automatisch aangemaakt.
Stap 4 – Beheer gegevens bedrijfsgroep De bedrijfsgroep is nu aangemaakt en het volgende scherm verschijnt.
Nummer 1 – Gegevens van de beheerder. Nummer 2 – E-‐mailadres van het bedrijf of uzelf om op dit niveau in te loggen. Nummer 3 – Aflever instellingen staan standaard op niet geselecteerd. Op dit niveau kunt u kiezen uit drie opties. • FTP • eVerbinding • email De afleverinstelling op het diepste niveau wordt gebruikt. Nummer 4 – Factuur statistieken : totalen van de bedrijfsgroep.
Stap 5 – Overzicht bedrijven Klik op “overzicht” en het volgende scherm verschijnt.
Nummer 1 –
Bedrijven die vallen onder de bedrijfsgroep. U kunt hier meer bedrijven toevoegen aan de bedrijfsgroep.
Stap 6 – Algemene gegevens bedrijf Klik op de naam of het kvk nummer van het bedrijf en het volgende scherm verschijnt.
U bent nu op het diepste niveau en kan de instellingen per bedrijf instellen. Nummer 1 – Bedrijfsgegevens op basis van KVK nummer. Meldingen van go2UBL worden naar het e-‐mailadres gestuurd die hier vermeld staat. Meldingen kunnen zijn dat het document onleesbaar of dubbel aangeleverd is. Als u niet wenst dat deze melding naar uw klant gaat maar naar uzelf of bijvoorbeeld de administratie, dan kunt u dat wijzigen. Nummer 2 – Aflever instellingen staan standaard op niet geselecteerd. U kunt kiezen uit de volgende aflever instellingen : • FTP • Exact • eVerbinding • Email • OneDrive • Dropbox • GoogleDrive In stap 7 worden de aflever instellingen besproken. Nummer 3 – Toevoegen van e-‐mailadressen die geautoriseerd zijn om facturen te mailen naar @go2ubl.nl. Gebruik * om een hele domein toe te staan op het e-‐mailadres. (bijvoorbeeld *@heineken.nl) Nummer 4 – De whitelist van e-‐mailadressen die geautoriseerd zijn om te mailen naar @go2ubl.nl. Hier kunt u deze beheren. Nummer 5 – Factuur statistieken : totalen van de klant.
Stap 7 – Instellen van de afleverinstellingen Instellen FTP
Vul de gegevens in van de FTP URL, FTP Gebruikersnaam en FTP Wachtwoord. Indien het een beveiligde verbinding is, vinkt u dat aan. Instellen Exact Online
Vul het e-‐mailadres van de digitale brievenbus binnen Exact Online in. In een aparte handleiding wordt beschreven hoe u de koppeling met Exact kan instellen.
Instellen Email
Vul het e-‐mailadres in waarop u de UBL’s wilt ontvangen. Dit kan ook een e-‐mailadres zijn van een boekhoudpakket. Bijvoorbeeld: [email protected] of [email protected] Instellen OneDrive
Selecteer OneDrive en klik op opslaan. U wordt doorgestuurd naar de website van Microsoft om go2UBL toegang te geven om de UBL’s af te leveren in uw OneDrive. Volg de instructies op. Nadat u go2UBL geautoriseerd heeft, komt u weer terug op onze website. Go2UBL maakt zelf een map go2UBL in OneDrive aan. De PDF en UBL’s worden hierin afgeleverd. Indien u voor meerdere bedrijven de administratie beheert dan komen er mappen per bedrijf te staan op basis van het kvk nummer.
Instellen Dropbox
Selecteer Dropbox en klik op opslaan. U wordt doorgestuurd naar de website van Dropbox om go2UBL toegang te geven om de UBL’s af te leveren in uw Dropbox. Volg de instructies op. Nadat u go2UBL geautoriseerd heeft, komt u weer terug op onze website. Go2UBL maakt zelf een map go2UBL in Dropbox aan. De PDF en UBL’s worden hierin afgeleverd. Indien u voor meerdere bedrijven de administratie beheert dan komen er mappen per bedrijf te staan op basis van het kvk nummer. Instellen GoogleDrive
Selecteer GoogleDrive en klik op opslaan. U wordt doorgestuurd naar de website van GoogleDrive om go2UBL toegang te geven om de UBL’s af te leveren in uw GoogleDrive. Volg de instructies op. Nadat u go2UBL geautoriseerd heeft, komt u weer terug op onze website. Go2UBL maakt zelf een map go2UBL in GoogleDrive aan. De PDF en UBL’s worden hierin afgeleverd. Indien u voor meerdere bedrijven de administratie beheert dan komen er mappen per bedrijf te staan op basis van het kvk nummer.
