Handleiding beheerders gebruikersgroep NETQ Premium

Handleiding beheerders gebruikersgroep NETQ Premium Amsterdam, 28 juli 2014 NetQuestionnaires Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd, verzonden, gecodeerd of opgeslagen in een documentatiesysteem, of vertaald in een taal of computertaal, ongeacht methodiek of systeem, elektronisch, mechanisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van NetQuestionnaires Nederland B.V. All rights reserved. The contents of this document may not be copied, reproduced, modified, published or distributed in any way, without NetQuestionnaires Nederland B.V.’s prior written permission. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend.

Piet Heinkade 55 1019 GM Amsterdam

Bel gratis met support T 088 2444 101 Elke werkdag van 09:00 tot 17:00 uur klanten@netq,nl http://www.netq-enquete.nl/nl/helpdesk

Handleiding beheerders gebruikersgroep NETQ Premium

Dit is een uitgave van NetQuestionnaires Nederland BV Amsterdam, juli 2014 NetQuestionnaires Nederland B.V. houdt zich aanbevolen voor opmerkingen en suggesties van gebruikers. U kunt dit via e-mail bezorgen aan het volgende adres: [email protected]. Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd, verzonden, gecodeerd of opgeslagen in een documentatiesysteem, of vertaald in een taal of computertaal, ongeacht methodiek of systeem, elektronisch, mechanisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van NetQuestionnaires Nederland BV. All rights reserved. The contents of this document may not be copied, reproduced, modified, published or distributed in any way, without NetQuestionnaires Nederland BV’s prior written permission. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend. NetQuestionnaires aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor gevolgen van druk- en zetfouten, het gebruik van de handleiding of foutieve interpretatie door de gebruiker van de inhoud van de handleiding.

© NetQuestionnaires Nederland B.V.

2


Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Inleiding ........................................................................................................ 4 Gebruikersgroepen beheren .............................................................................. 4 Gebruikersgroep aanmaken ................................................................... 5 Gebruikersgroepen wijzigen ................................................................... 6 Gebruikersgroepen verwijderen .............................................................. 6 Respondentenvoorraad bijwerken ........................................................... 6 Respondenten bijbestellen ..................................................................... 8 Gebruikers beheren .......................................................................................... 8 Gebruikers/beheerder aanmaken ............................................................ 8 Gebruiker wijzigen .............................................................................. 10 Gebruiker uitloggen ............................................................................ 10 Gebruiker deblokkeren ........................................................................ 10 Gebruiker verwijderen ......................................................................... 10


3


I n l eid in g Als u accountbeheerder bent, beheert u het account van uw organisatie. In deze rol beheert u de gebruikers van uw account, de gebruikersgroepen en de respondentenvoorraad. Wanneer u inlogt als accountbeheerder krijgt u alle gebruikersgroepen te zien binnen uw account (figuur 1). U kunt deze ook zien via het menu Gebruikersgroepen > Tonen.

Figuur 1 Door te klikken op het icoontje Openen

gaat u de beheerdersomgeving in. Wanneer u een

gebruikersgroep selecteert en klikt op het icoontje gaat u de geselecteerde gebruikersgroep in. U kunt dan in deze gebruikersgroep aan het werk gaan met NETQ Premium.

1.

G eb r u i k er sg r o ep en b eh er en

De beheerdersomgeving bestaat uit 3 delen: accountgegevens, gebruikersgegevens en gebruikersgroepsgegevens (zie figuur 2).

Figuur 2


4


In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat de opties zijn met betrekking tot de gebruikersgroepen. Gebruikersgroepen zijn gescheiden omgevingen in uw NETQ-account. U kunt met gebruikersgroepen werken om diverse gebruikers toegang tot NETQ te geven zonder dat zij elkaars vragenlijsten en data kunnen zien of bewerken.

1.1 Gebruikersgroep aanmaken Door middel van het icoontje Toevoegen kunt u nieuwe gebruikersgroepen toevoegen. Het scherm ziet eruit als figuur 3. Het veld ‘Naam’ is verplicht, de overige velden kunt u leeg laten.

Figuur 3 Wanneer u een datum instelt bij ‘licentie tot’, zal de gebruikersgroep niet meer toegankelijk zijn voor gebruikers nadat deze datum is verstreken. Gebruik van SSL is in NETQ Premium de standaard. Vanwege de hoge veiligheidseisen waaraan NETQ Premium wil voldoen, lopen alle vragenlijsten standaard via een SSLverbinding. Deze optie kunt u dan ook niet wijzigen. De kopiëercode wordt aangemaakt zodra u de gebruikersgroep opslaat. U kunt deze kopiëercode gebruiken om vragenlijsten van deze gebruikersgroep te kopiëren naar een andere gebruikersgroep. De respondentenvoorraad kunt u hier direct bijwerken. Voor meer informatie kunt u paragraaf 1.4 – Respondentenvoorraad bijwerken bekijken. U kunt hier tevens aangeven bij welke ondergrens u een notificatie wilt ontvangen vanuit NETQ zodat u


5


tijdig actie kunt ondernemen en niet zonder responsvoorraad hoeft komen te zitten. Dit is een absolute hoeveelheid, geen percentage. Wanneer u browsegegevens bewaren aanzet, worden van respondenten wat metagegevens opgeslagen, zoals het IP-adres en browser(versie) van de respondent.

1.2 Gebruikersgroepen wijzigen Wanneer u een gebruikersgroep selecteert door er één keer op te klikken, en vervolgens klikt op het icoontje Wijzigen aanpassen.

kunt u de instellingen van een gebruikersgroep

1.3 Gebruikersgroepen verwijderen Wanneer u een gebruikersgroep selecteert door er een keer op te klikken, en vervolgens klikt op het icoontje Verwijderen kunt u de instellingen van een gebruikersgroep aanpassen. Let op: Alle vragenlijsten, panels, antwoorden etc. uit deze gebruikersgroep zullen worden verwijderd. Dit is niet meer terug te draaien. Belangrijk: Als een gebruiker alleen rechten had in een gebruikersgroep die u verwijdert, kan deze gebruiker niet meer inloggen, omdat de gebruiker aan geen enkele groep meer gekoppeld is.

1.4

Respondentenvoorraad bijwerken

Als er meerdere gebruikersgroepen zijn binnen één account, heeft elke gebruikersgroep een eigen respondentenvoorraad. Er is één hoofdvoorraad, en elke gebruikersgroep kan daaruit putten. U selecteert een gebruikersgroep en klikt op het icoontje Wijzigen

. U ziet dan het volgende scherm (Figuur 4).


6


Figuur 4

U ziet hier wat de voorraad in de hoofdgroep is. In het tekstvakje naast ‘Respondenten’ vult u in hoeveel respondenten u wilt toevoegen aan deze gebruikersgroep. Als u op OK klikt, ziet het scherm er daarna uit als in Figuur 5.

Figuur 5 Het kan voorkomen dat de hoofdgroep leeg is, terwijl er in een andere gebruikersroep een overschot aan respondentenvoorraad is. U kunt in dat geval de respondenten overhevelen van de ene naar de andere gebruikersgroep. Stapsgewijs ziet dit er als volgt uit: 1. U ziet dat de huidige voorraad van ‘Gebruikersgroep 1’ op 0 staat, en er is ook geen voorraad meer in de hoofdgroep.

Figuur 6


7


2. U ziet dat ‘Gebruikersgroep 2’ nog wel voorraad heeft. U vult bij ‘Respondenten’ een negatief getal in en slaat dit op. Hiermee wordt de voorraad van de gebruikersgroep verminderd en wordt de voorraad in de hoofdgroep bijgevuld.

Figuur 7 3. U kunt nu in ‘Gebruikersgroep 1’ weer voorraad bijboeken.

Figuur 8

1.5

Respondenten bijbestellen

Wanneer u geen of te weinig respondenten meer overheeft, kunt u contact opnemen met sales voor een bijbestelling van respondenten of voor een upgrade van uw licentie. Wanneer u hier niet op kunt wachten, kunt u ook via het menu item ‘Systeem’ respondenten bijbestellen. Deze worden automatisch en per direct aan uw account toegevoegd. NETQ zal vervolgens altijd even contact opnemen om te bespreken hoe deze bijbestelling afgehandeld moet worden: als losse bijbestelling of als upgrade van uw account. Een upgrade is in veel gevallen namelijk voordeliger dan een bijbestelling.

2.

G eb r u i k er s b eh er en

Via het menu Gebruikersgroepen > Tonen komt u eerst in het overzicht van de gebruikersgroepen. Door vervolgens te klikken op het icoontje Openen gaat u de beheerdersomgeving in. Hier vindt u onder meer het overzicht van alle gebruikers in uw account.

2.1

Gebruikers/beheerder aanmaken

Klik op het icoontje Toevoegen om een gebruiker toe te voegen aan uw account. In Figuur 20 ziet u het scherm waarmee u een gebruiker toe kunt voegen. De vetgedrukte opties zijn verplicht om in te vullen. Het e-mailadres dat u invult, wordt gebruikt om notificaties naar te sturen vanuit NETQ, zoals bijvoorbeeld het bevestigingsbericht dat een vragenlijst is gepubliceerd of de waarschuwing dat de respondentenvoorraad laag is. Dit gebeurt alleen als het ontvangen van e-mailnotificaties op ‘ja’ staat. Uit


8


veiligheidsoverwegingen dient elke gebruiker van NETQ een unieke gebruikersnaam te hebben.

Figuur 9

Onder het gedeelte ‘Rechten’ kunt u aangeven of de toegang van deze gebruiker expireert en zo ja, wanneer. Ook kunt u het type gebruiker en de rechten hiervan kiezen. Standaardgebruiker Als u een standaardgebruiker aanmaakt, kunt u per gebruikersgroep een gebruikersprofiel selecteren. Op deze wijze kan een gebruiker verschillende rechten hebben bij verschillende gebruikersgroepen. Een nieuwe gebruiker moet bij minimaal één gebruikersgroep een gebruikersprofiel hebben, anders kan de gebruiker niet worden opgeslagen. Het is dus niet verplicht bij alle gebruikersgroepen een profiel toe te kennen. Als er voor een gebruikersgroep geen profiel is toegekend kan de gebruiker niet in deze gebruikersgroep inloggen.


9


Beheerder Als u van de gebruiker een beheerder maakt, hoeft u geen profiel per gebruikersgroep in te stellen: de beheerder heeft standaard alle rechten binnen alle gebruikersgroepen van het betreffende account. Voor het wijzigen van een gebruiker/beheerder geldt hetzelfde formulier als voor het aanmaken.

2.2 Gebruiker wijzigen Voor het Wijzigen aanmaken.

van een gebruiker/beheerder geldt hetzelfde formulier als voor het

2.3 Gebruiker uitloggen Als u een gebruiker selecteert en daarna klikt op het icoontje Sessie beëindigen wordt de sessie van deze gebruiker onmiddellijk beëindigd.

dan

Let op: Dit kan leiden tot gegevensverlies voor de gebruiker die u uitlogt.

2.4 Gebruiker deblokker en Wanneer een gebruiker tot drie keer een mislukte inlogpoging doet, wordt hij/zij geblokkeerd. Als u een geblokkeerde gebruiker selecteert en daarna klikt op het icoontje Deblokkeren blokkade opgeheven en kan de gebruiker weer inloggen.

, wordt de

2.5 Gebruiker verwijderen Selecteer een gebruiker en klik op het icoontje Verwijderen gebruikersgroep te verwijderen.


om deze gebruiker uit de

10

Handleiding beheerders gebruikersgroep NETQ Premium

Recommend Documents