Handleiding Feedback module voor beheerders
CareTrace bv is een samenwerkingsverband van Labelsoft Clinical IT en Modatran
Versie: 2.08 Augustus 2013 Copyright: Labelsoft Clinical IT
CareTrace bv Signaalrood 57c 2718 SG ZOETERMEER Tel. 079-361 56 52 Fax 079-362 32 67 Email
[email protected] Rabobank 1117.95.842 Kvk 27346718 www.caretrace.nl
Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................. 1 Beheerders functie ................................................................................................................ 1 Inlogscherm........................................................................................................................... 2 Menu in de management balk links ....................................................................................... 2 Menu Beheerders gedeelte ................................................................................................... 3 Cockpit .................................................................................................................................. 3 Verklaring van de gegevens vanuit de geladen casus ........................................................... 3 #Waarneemberichten welke in het feedback proces zijn opgenomen ............................. 3 Berichten binnen latentietijd ................................................................................ 3 Open voor feedback ............................................................................................ 3 Feedback gegeven .............................................................................................. 4 Uitgesteld ............................................................................................................ 4 Geen feedback benodigd .................................................................................... 4 Niet beoordeeld (automatisch verwijderd) ........................................................... 4 #Niet in het feedback proces opgenomen berichten ....................................................... 5 Diverse kentallen ............................................................................................................ 5 Huisartsen met waarneemberichten .................................................................... 5 Autorisatie artsen met waarneemberichten ......................................................... 5 Ingelogde huisartsen ........................................................................................... 5 Gebruikers ooit ingelogd ..................................................................................... 5 Gebruikers............................................................................................................................. 6 Filtermenu ...................................................................................................................... 7 Onderhoud gebruikers .................................................................................................... 7 Gebruiker invoeren met behulp van de koppeling naar Call Manager............ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Nieuwe gebruiker (s) m.b.v. de koppeling naar Call Manager..... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. GROEP ................................................................................................................................10 Arts groepinstellingen ....................................................................................................10 Nieuwe groep invoeren .................................................................................................11 Mail bericht ...........................................................................................................................12 Manuele upload ....................................................................................................................13 Monitor-functie .....................................................................................................................14 Beheer .................................................................................................................................15 Algemene instellingen ...................................................................................................15
Auto upload instellingen ................................................................................................16 Arts scherm instellingen ................................................................................................17 Beheerder bevoegdheden instellen ...............................................................................19 Beheerder instellingen........................................................................................19 Toevoegen beheerder met beheer level .............................................................19 Beheerder autorisatie matrix ..............................................................................19 Weergave filters ............................................................................................................20 Weergave casus arts..........................................................................................20 Weergave casus monitor....................................................................................20 Weergave casus beheer ....................................................................................20 Anonimiseren casus ...........................................................................................20 Beheerder rapportage ...................................................................................................21 Reports ................................................................................................................................21 Grafische weergave feedback productie.............................................................22 CSV export van de feedback productie van het afgelopen jaar ..........................22 Rappel overzicht onbeantwoorde berichten ‘Feedback gevraagd’ ......................22 Verschillijst (Call Manager) .................................................................................22 Call Manager instellingen vooraf ...................................................................................23 Management, Artsen/agenda’s ...........................................................................23 Management, Gebruikers ...................................................................................24 Gebruiker Autorisatie..........................................................................................25 Feedback aanvragen in Call Manager ................................................................25 De gebruikers AIOS (of HAIO) in Call Manager .............................................................26 1ste en 2de jaars AOIS .........................................................................................26 Derde jaars AOI’S ..............................................................................................29 De Waarnemer, HIDHA en HIDHAP...................................................................31
Inleiding De Feedback module van Labelsoft / Modatran voorziet in een behoefte van huisartsen zelf. -
Waarom: terugkoppeling van medisch handelen is minder direct in de huisartsenpost dan vroeger binnen de eigen waarneemgroep. De dienst op een huisartsenpost geeft een concentratie van bijzondere pathologie. Je zou willen weten hoe het afloopt.
-
Wie: Het betreft de dienstdoende huisartsen op de huisartsenpost en de eigen huisarts van de patiënt
-
Wat: Het betreft het creëren van een feedbackmogelijkheid op medisch handelen.
-
Hoe: Via een internetapplicatie, gemakkelijk te bereiken op een tijdstip dat u zelf bepaald.
Voor het gebruik van de applicatie door de artsen verwijzen wij naar de Handleiding Feedback module voor gebruikers.
Beheerders functie De beheerder(s) van de feedback module hebben een belangrijke functie. Via het beheer wordt bepaald voor de huisarts hoe hij of zij de feedbackapplicatie gaat gebruiken. Lees daarom eerst zorgvuldig deze handleiding door. Te allen tijde kunnen de instellingen aangepast worden voor een andere gebruikers wijze. Bedenk wel dat dit een zorgvuldige communicatie naar de huisarts vereist. Het advies is om minimaal 2 mensen als contactpersoon voor de feedback module aan te stellen. In het begin krijgt u meer vragen en opmerkingen. De praktijk wijst uit dat dit na verloop van tijd afneemt. Zorg ervoor dat de contactpersonen laagdrempelig per e-mail en telefonisch te bereiken zijn. Dit bevordert het commitment gevoel naar de huisarts. Wilt u nu of later meer uitleg raadpleeg de helpdesk van het bedrijf.
1
Inlogscherm Na het volgen van de inlogprocedure verschijnt onderstaand scherm:
Menu in de management balk links Bijgaande menu opties heeft alleen de beheerder van de feedback module en zijn rood gekleurd.
De zwarte opties zijn voor de eindgebruikers van de Feedback module.
2
Menu Beheerders gedeelte Cockpit •
Klik op ‘Cockpit’ en onderstaand scherm verschijnt waarin de gegevens getoond worden van het feedbackproces.
Verklaring van de gegevens vanuit de geladen casus De in de cockpit genoemde aantallen zijn de totalen vanaf de boven de cockpit weergegeven datum. Dit is de periode vanaf datum van in gebruikname tot maximaal de laatste 12 maanden.
#Waarneemberichten welke in het feedback proces zijn opgenomen Het eerste blok geeft alle waarneemberichten weer die in het feedback proces zijn opgenomen. Berichten binnen latentietijd Dit is het totaal aantal binnengekomen berichten binnen de ingestelde latentieperiode. Deze zijn nog niet zichtbaar voor de betreffende arts. Open voor feedback Het totaal nog openstaande feedback berichten waarvan voor een gedeelte feedback gevraagd is.
3
Feedback gegeven Hier wordt het aantal ingevoerde feedback berichten in de database gegeven. Klik op het vergrootglas waardoor er een nieuwe tabel verschijnt met daarin de ingevoerde feedback teksten en de datum van invoer. Door op ‘Terug’ te klikken keer je terug in de Feedback tabel.
Er kan verder ingezoomd worden op de informatie door op ‘Casus’ te klikken waarna de geanonimiseerde bijbehorende casus wordt weergegeven. Deze gegevens verschijnen in een nieuw venster. Je komt weer terug in het feedback overzicht door op ‘Sluit dit venster’ te klikken.
Uitgesteld Hier worden de totalen ingevoerd van de uitgestelde feedback berichten. Geen feedback benodigd Het totaal aantal feedback berichten waar geen feedback benodigd is. Niet beoordeeld (automatisch verwijderd) De berichten die niet beoordeeld zijn worden na een bepaalde periode verwijderd. Dit is instelbaar vanuit ‘Beheer, Arts scherminstellingen’.
4
#Niet in het feedback proces opgenomen berichten Het tweede blok geeft alle berichten weer die niet in het feedback proces zijn opgenomen, waaronder: • Het aantal waarneemberichten waarop feedback wordt gevraagd door de waarnemende huisarts op de post maar er is geen huisarts om feedback te geven • Feedback berichten betreffende de eigen patient • De huisartsnamen welke niet in de arts tabel zijn opgenomen • De autorisatieartsnamen welke niet in de arts tabel zijn opgenomen • De huisarts en autorisatieartsnamen welke niet in de arts tabel zijn opgenomen waardoor de tabel verschijnt met daarin namen van de Let op Klik op het vergrootglas huisartsen en autorisatieartsen die niet in de arts tabel zijn opgenomen. Deze artsen zijn dan nog niet bekend in de Feedback module. Dit kan liggen aan een spelfout in de naam of het betreft een nieuwe arts. Waarvan nog geen feedback account is aangemaakt.
Diverse kentallen Het laatste blok geeft een aantal voor het feedback proces interessante kentallen. Huisartsen met waarneemberichten Dit zijn gegevens vanuit de geladen casus. Het overzicht verschaft informatie over: • totaal aantal waarneemberichten • aantal gegeven Feedback • aantal uitgestelde berichten • aantal onbekende berichten (indien ingedeeld in een huisartsgroep) • aantal open waarneemberichten • aantal automatisch geschoonde (verwijderde) berichten. Dit is in te stellen in ‘Beheer’ optie ‘Arts scherm instellingen’. Autorisatie artsen met waarneemberichten Dit overzicht verschaft informatie over de autorisatie huisartsen waarvan waarneemberichten in de database zijn opgenomen. Ingelogde huisartsen Dit scherm geeft een overzicht van de huisartsen die op dat moment zijn ingelogd. Gebruikers ooit ingelogd Dit scherm geeft een overzicht van de huisartsen die ooit ingelogd zijn geweest.
5
Gebruikers In dit scherm staan alle gebruikers typen van de feedback module. Bij de start van het Feedback project zal CareTrace alle artsen in een bulkverwerking invoeren op basis van de door de HAP aangeleverde gegevens. Deze worden vanuit Call Manager dagelijks automatisch ingespoeld en dienen zo nodig nog geactiveerd en hun gegevens aangepast te worden. Let op Wanneer voor de Feedback module een beheerder moet worden aangemaakt kan dit door CareTrace uitgevoerd worden.
Het vak ‘Naamfilter’ lijst een gebruiker op te zoeken. • •
biedt de mogelijkheid om in de geselecteerde
Typ de naam in het vak Klik op de trechter Klik op
om het vak te legen
Door in het vak een maximaal aantal van 25 in te voeren (aanbevolen) worden er per scherm 25 gebruikersnamen getoond. D.m.v. de pijltjes kan per scherm gescrold worden.
6
Filtermenu Het filtermenu wordt zichtbaar wanneer de muis op de balk geplaatst wordt en kan er een keuze gemaakt worden in het menu. •
Zet een vink bij ‘Filtermenu vastzetten’ om het menu permanent zichtbaar te maken of het vastzetten weer ongedaan te maken
Onderhoud gebruikers •
Selecteer in het Filtermenu, welke gebruikers er getoond moeten worden
Alle gebruikers, de actieve gebruikers, Geblokkeerde gebruikers (deze zijn geblokkeerd voor de Feedback module of de Call Manager uitspoel (toont alle nieuwe artsen).
Klik op het pennetje achter de gebruikersnaam of klik op de desbetreffende gebruikers regel, waardoor u de gegevens van de gebruiker kunt wijzigen of aanvullen. De groengekleurde arts benamingen hebben één of meer koppelingen met de waarneemberichten. De zwartgekleurde arts benamingen hebben dat niet; dit kan veroorzaakt worden doordat er een spelfout in de desbetreffende arts naam zit (dit gaat niet op voor de door Call Manager geëxporteerde namen, deze zijn altijd goed) of dat de arts (nog) niet in de desbetreffende functie heeft geacteerd. Bv een arts welke alleen als waarnemer fungeert daarvan zal de ondertekennaam op de casus altijd zwart zijn (de arts heeft geen eigen patiënten). Het zal ook voorkomen bij bv duo praktijken dat alleen de stichtende arts op de waarneemberichten voorkomt als ondertekennaam op de casus. In de kolom Actie staan verschillende pictogrammen waarmee bepaalde wijzigingen betreffende de gebruiker uitgevoerd kunnen worden. Zoals bv mailadres, mobielenr. wijzigen of gebruiker resetten wanneer deze drie keer verkeerd heeft ingelogd. 7
Klik hierop om een kolom te verbergen en klik op weer zichtbaar moeten worden.
wanneer de verborgen kolommen
Klik op één van deze knoppen om de lijst te alfabetiseren van A naar Z of andersom. met deze optie kan er naast een bestaande Hap een zelf gedefinieerde Hap worden aangemaakt waar vervolgens gebruikers aan toegevoegd kunnen worden. Deze functie kan handig zijn indien bepaalde artsen in een aparte groep selecteerbaar moet zijn. Indien de groep wordt verwijderd dan zullen de desbetreffend arsten een streepje als HAP naam krijgen (ontbrekende HAP naam). Na een aantal dagen zal aan de hand van de informatie in de geladen berichten de HAP-namen automatisch weer worden gevuld. Gebruiker invoeren met behulp van de koppeling naar Call Manager Bij de start van het Feedback project zal CareTrace alle artsen in een bulkverwerking invoeren op basis van de door HAP aangeleverde gegevens. Er zijn een aantal fases te onderscheiden in het niveau van de koppeling tussen de gebruikers van Call Manager en de Feedback module. Fase 0 Indien een nieuwe arts is ingevoerd in Call Manager zal deze één dag erna in het artsen overzicht van de Feedback module verschijnen indien u het filter ‘Call Manager uitspoel’ of ‘Alle gebruikers’ selecteert. U kunt de betreffende arts als gebruiker van de FBM aanmaken door een aantal aanvullende gegevens, zoals wachtwoorden, telefoonnummer en mailadres, in te voeren. Deze gegevens kunt u aanvullen door te dubbelklikken op de desbetreffende artsregel of het klikken op het potloodsymbooltje rechts van de artsregel. Vergeet niet de gegevens door te geven aan de desbetreffende arts. Let hierbij op de veiligheid van de vertrouwelijke inloggegevens! De doktersassistent feedback aan laten vragen? Voeg de medewerk(st)er in de feedback module toe als gebruiker. In Call Manager wordt aan de doktersassistent de autorisatie toegekend om feedback aan te kunnen vragen aan een huisarts. (Zie paragraaf Call Manager instellingen) Fase 1 In deze fase worden de arts gegevens van CM leidend met uitzondering van de wachtwoorden. Gebruikersnamen => de gebruikersnamen van CM worden voortaan effectief Mailadressen => de Mailadressen van CM worden voortaan effectief Mobiele nummers => de Mobiele nummers van CM worden voortaan effectief Let op dat er één dag vertraging in de uitspoel aanwezig is. Nieuw ingevoerde artsen in Call Manager worden automatisch als nieuwe gebruiker aangemaakt in de Feedbackmodule. De arts en de beheerder ontvangen automatisch een mail dat een account voor de Feedbackmodule actief is (indien de desbetreffende beheeroptie is aangezet). De inloggegevens van de nieuwe gebruiker gebruikersnaam en wachtwoord zijn (initieel) gelijk aan die in Callmanager. In fase 1 worden aanpassingen in het wachtwoord in Call Manager niet verwerkt in de Feedbackmodule.
8
De voorwaarde voor uitspoel naar de feedback module is dat de gebruiker minimaal een mailadres en een mobielnr heeft en de arts/gebruiker actief is in Call Manager. De relatie van het mailadres en het mobiele nummer wordt hierna aangegeven. Optioneel is het mogelijk om in beheer in te stellen dat het mailadres en het mobiele nummer in de feedback module worden aangepast door de arts of deze mogelijkheid te blokkeren. Wijzigingen in Call Manager in het mailadres en mobiele nummer zullen altijd lokaal ingevoerde gegevens overschrijven. Lokaal ingevoerde gegevens kunnen zichtbaar worden gemaakt door middel van het verschilrapport onder menu Reports. De optie lokaal wijzigen is te vinden onder het menu: ‘Beheer, Algemene instellingen, Mail/mobiel lokaal in de FBM aanpassen’. Fase 2 Fase 2 is identiek aan fase 1, aanvullend hierop is echter de volledige koppeling van de inlognaam en het wachtwoord van Call Manager met de Feedbackmodule. De voorwaarde is dat deze optie alleen werkt in combinatie van het afgeven van de pincode op basis van sms. Nieuwe gebruiker(s) m.b.v. de koppeling naar Call Manager Indien u gebruik maakt van Call Manager kunt u gebruik maken van het feit dat er een koppeling is tussen de gebruikers van Call Manager en de Feedback module. Er zijn een aantal fases te onderscheiden in het niveau van de koppeling, namelijk fase 0 t/m 2.
9
GROEP Arts groepinstellingen In dit scherm kunt u een nieuwe groep toevoegen. Het aanmaken van een groep is aan te raden indien een aantal artsen werkzaam zijn met dezelfde patiënten populatie. Let op! De patienten zijn niet gekoppeld aan een huisarts. De waarneemberichten worden in dat geval voor alle artsen inzichtelijk die in een groep zitten. Voorbeeld 1: huisarts A heeft alle patiënten in de praktijk op zijn naam staan. Hij huurt voor een x aantal dagen in de week een waarnemer in of neemt een huisarts in loondienst aan. Zij behandelen dan samen dezelfde patiënten populatie. De waarnemer of de HIDHA wil ook de mogelijkheid hebben om gevraagd of ongevraagde feedback te geven. De huisarts kan de patiënt in de ziekte periode immers behandeld hebben. Let op: de huisarts die als eerste inlogt in de feedback module krijgt alle berichten ook als eerste te zien. De huisarts bekijkt per bericht of behandeling nodig is of dat het bericht verwijderd kan worden. Mocht er een bericht tussen zitten die voor de collega is klikt de arts op de knop ‘Onbekend’. In dat geval laat de huisarts de beoordeling aan de collega over. De collega krijgt dan het bericht als de feedback module geopend is. Alle berichten die al behandeld zijn worden aan de collega dan niet meer getoond. Voorbeeld 2: huisarts A en huisarts B hebben samen een duo praktijk met dezelfde patiënten populatie. De patiënt mag kiezen naar welke huisarts ze gaan bij een bezoek. Beiden willen ze de mogelijkheid hebben om gevraagd of ongevraagde feedback te geven. Beide huisartsen kunnen de patiënt in de ziekte periode immers behandeld hebben. Let op: de arts die als eerste inlogt in de feedback module krijgt alle berichten ook als eerste te zien. De arts bekijkt per bericht of behandeling nodig is of dat het bericht verwijderd kan worden. Mocht er een bericht tussen zitten die voor de collega is klikt de huisarts op de knop ‘Onbekend’. In dat geval laat de huisarts de beoordeling aan de collega over. De collega krijgt dan het bericht als de feedback module geopend is. Alle berichten die al behandeld zijn worden aan de collega dan niet meer getoond. Voorbeeld 3: huisarts A en huisarts B hebben samen een duo praktijk met dezelfde patiënten populatie. Zij huren voor een x aantal dagen in de week een waarnemer in of nemen een huisarts in loondienst aan. Zij behandelen dan met elkaar dezelfde patiënten populatie. De waarnemer of de HIDHA wil ook de mogelijkheid hebben om gevraagd of ongevraagde feedback te geven. Deze kan de patiënt in de ziekte periode immers behandeld hebben. Let op: de arts die als eerste inlogt in de feedback module krijgt alle berichten ook als eerste te zien. De arts bekijkt per bericht of behandeling nodig is of dat het bericht verwijderd kan worden. Mocht er een bericht tussen zitten die voor de collega is klikt de huisarts op de knop ‘Onbekend’. In dat geval laat de huisarts de beoordeling aan de collega over. De collega krijgt dan het bericht als de feedback module geopend is. Alle berichten die al behandeld zijn worden aan de collega dan niet meer getoond.
10
Nieuwe groep invoeren •
Kies, indien nodig, ‘Alles weergeven’
•
Klik op Het scherm ‘Groepsinstellingen’ verschijnt
•
Klik op de knop ‘Opslaan’ om de groep gegevens vast te leggen en de volgende melding verschijnt even in het scherm: ‘De groep is ingevoerd, u kunt nu de artsen ‘koppelen’’
• •
een arts die bij deze groep hoort. Deze aktie Selecteer via het vak wordt direkt uitgevoerd met een melding van de uitgevoerde aktie. Selecteer zo nodig andere artsen die bij deze groep horen.
•
Klik op
•
Klik op om het betreffende onderdeel te verwijderen. Wanneer de groepsnaam verwijderd wordt zal ook automatisch de gekoppelde arts verdwijnen.
om de groepsnaam aan te passen.
11
Mail bericht In dit scherm kan er naar de gebruikers een e-mail verstuurd worden.
•
Klik op de knop ‘Mail invoer venster’ om een bericht naar een bepaalde groep gebruikers te sturen.
• •
Vul de betreffende onderdelen in Selecteer bij ‘Adressering selecties’ de juiste groep gebruikers en indien nodig de betreffende HAP Klik op de knop ‘Controleer’ Onderstaand scherm verschijnt:
•
12
• •
Klik op ‘Wijzig’ indien er nog een wijziging aangebracht moet worden Klik op de knop ‘Verzend’ en de e-mail wordt verzonden naar de gekozen gebruikers groep
Manuele upload Via dit scherm kan handmatig een upload van de berichten gedaan worden. Deze optie zal worden gebruikt voor de HIS gebruikers anders dan Call Manager. Let op: gebruik deze optie alleen in overleg met Labelsoft / Modatran.
Voor Call Manager gebruikers gebeurt de (dagelijkse) upload automatisch.
13
Monitor-functie Met de Monitor-functie kan de beheerder meekijken in de feedbackcyclus van een bepaalde arts. Dit kan nuttig zijn indien een arts problemen heeft in het gebruik van de module. •
Klik op ‘Monitor-functie’ en onderstaand venster verschijnt
•
Selecteer een arts Het scherm van de arts verschijnt in de Monitor-functie en kunnen de betreffende tabbladen bekeken worden.
•
Door op een ander onderdeel te klikken wordt de Monitor-functie automatisch afgesloten
Let op: De monitor functie geeft inzage in vertrouwelijke gegevens. Het is aan te raden deze functie alleen open te stellen aan beheerders met de juiste bevoegdheden. Deze functie kan voor bepaalde beheerders worden afgeschermd d.m.v. de juiste instellingen bij de beheerder instellingen en autorisatie matrix. Indien gewenst kunnen bepaalde velden worden afgeschermd in de weergave filters.
14
Beheer Via het onderdeel ‘Beheer’ kunnen de instellingen worden vastgesteld voor het gebruik van de feedback module.
Algemene instellingen •
Klik op de knop ‘Beheer’ het systeem start automatisch met de algemene instellingen.
•
De koppeling van de artsgegevens uit Call Manager is actief en met de optie ‘Mail/mobiel lokaal in de FBM aanpassen’ is het mogelijk voor de arts of beheer om het mailadres of het mobiele nummer lokaal in de feedback module aan te passen. Indien de gegevens in Call Manager daarna worden aangepast worden deze overgenomen.
•
Zet een vink bij indien het wachtwoord gewijzigd dient te worden voor de gebruikers. Vul het aantal dagen (Max. 400) wanneer het wachtwoord gewijzigd dient te worden.
•
Zet een vink bij ‘Stuur gebruikersnaam’ indien de gebruikers inlogcode per e-mail verstuurd wordt. Let op dat dan de gegevens via onbeveiligde e-mail verstuurd wordt. In verband met gegevensbeveiliging is dit niet aan te raden.
•
Het onderdeel SMS pinmail staat standaard geactiveerd waardoor bij inloggen de pincode verstuurd wordt per SMS naar de betreffende gebruiker.
15
•
In het onderdeel Contact gegevens kan de naam en het mailadres van de contacten worden ingegeven voor de verschillende Hap’s. In het algemeen zal dit identiek zijn aan die van één of meer beheerders. In verband met de flexibiliteit, het kan b.v. gewenst zijn om in de contactgegevens een groepsmailbox te gebruiken, zijn de contactgegevens ontkoppeld van de beheergegevens. Let erop bij aanpassing van uw gegevens zowel de contactgegevens als de gebruikersgegevens aan te passen. Vul eerst de contactgegevens in en klik dan op
om het contact toe te voegen.
De huisarts kan m.b.v de knop ‘Contact’ via de mail met de beheerder contact leggen. •
Het mailadres wordt gebruikt als ‘afzender mailadres’ aan de gebruikers in de automatische verstuurde herinneringsmails en op de Mass mailer (indien u hier gebruik van maakt). Ook bij het maken van een nieuwe Hap kan de beheerders naam worden gebruikt.
•
Indien een nieuwe HAP wordt aangemaakt, wordt automatisch het eerst contact aan deze HAP toegekend.
Auto upload instellingen Via dit scherm kan de dagelijkse upload van waarneemberichten worden ingesteld.
•
Selecteer via ‘HIS Selectie’ het HIS welke op de HAP gebruikt wordt.
•
Aanbevolen wordt de dag aan te houden die door CareTrace bepaald wordt, maar indien nodig kan bij de ‘Weekdag mailing’ de dag welke de herinnering e-mail verzonden moet worden naar de huisarts, ingesteld worden.
•
Selecteer via ‘Latentietijd’ het aantal dagen dat de berichten voor de arts zichtbaar moeten worden. Aanbevolen is 7 dagen.
16
•
Zet een vink bij ‘Filter eigen patiënten’ om te voorkomen dat een huisarts zijn eigen berichten krijgt.
•
Zet een vink bij ‘Verzend openstaande aantallen’ als er bij de herinnerings e-mail aantallen bij moeten van de openstaande waarneemberichten of ontvangen feedback.
•
‘Aanhef mail’ is de aanhef in de herinnerings / nieuw paswoord e-mail aan de huisarts.
•
‘Onderschrift mail’ is de ondertekennaam in de herinnerings / nieuw paswoord e-mail aan de huisarts.
•
Typ in het onderste vak het bericht voor de herinnerings mail.
Arts scherm instellingen Via dit scherm worden de instellingen van de feedback module voor de huisarts ingesteld.
•
Zet een vink bij ‘Optie TAB FB gevraagd’ indien de waarneemberichten, waarvoor feedback wordt verzocht van een collega huisarts en de resterende waarneemberichten van de huisarts, onder aparte tabbladen zichtbaar gemaakt moeten worden. Het tabblad ‘FB geven’ wordt hierdoor opgesplitst in de tabbladen ‘FB gevraagd’ en ‘FB mogelijk’.
•
Zet een vink bij ‘Optie TAB FB aangevraagd’ indien de huisarts een overzicht van de eigen aangevraagde feedback wil zien. Hierdoor wordt het tabblad ‘FB aangevraagd’ toegevoegd.
•
Zet een vink bij ‘Optie verwijder alle berichten’, de huisarts heeft nu de mogelijkheid om door de eigen waarneemberichten te scrollen en deze d.m.v. één klik op de allen tegelijk te verwijderen.
•
Onder de ‘Wekelijkse herinneringsmail’ kan ingesteld worden of de mail centraal wordt toegestuurd of dat het aan de arts zelf wordt overgelaten. Bij de laatste optie zal de desbetreffende instelling (Wekelijks, Alleen FB gevraagd of geen mail) aan de arts worden getoond. De beheerinstelling overruled de artsinstelling m.a.w. indien de 17
instelling die eerder aan de artsen werden gelaten wordt veranderd naar beheer; de arts instellingen dan niet meer gelden. Indien de instellingen weer teruggezet wordt naar de artsen dan zullen de artsinstellingen weer geldig zijn (deze worden niet gereset door de keuze beheer of artsen) •
Zet een vink bij ‘Uitsluitend Feedback gevraagd’ dat de huisarts de mogelijkheid geeft om uitsluitend de waarneemberichten te ontvangen waarvoor feedback is aangevraagd. De eigen waarneemberichten worden dan niet ontvangen en de huisarts kan geen feedback geven op een onverwachte uitkomst van een eigen patiënt aan een collega huisarts.
•
Zet een vink bij ‘Blokkeer verwijderen gevraagd’ dat de huisarts de mogelijkheid geeft om berichten waarop feedback is aangevraagd te verwijderen zodat een collega huisarts geen feedback ontvangt.
•
Selecteer bij ‘Verwijder periode onbehandelde Casus’ het aantal weken waarna, onbeantwoorde waarneemberichten worden verwijderd.
•
Selecteer bij ‘Verwijder periode Casus (maanden)’ het aantal maanden dat alle berichten van de huisarts worden verwijderd, inclusief de onbeantwoorde berichten waarop feedback is aangevraagd.
•
Onderin het scherm kan de bevoegdheid voor de instellingen van het artsenmenu ingesteld worden. Deze worden voor de arts pas na opnieuw inloggen actief.
18
Beheerder bevoegdheden instellen Beheerder instellingen Via dit scherm worden de bevoegdheden voor een beheerder ingesteld. Deze wordt in een level uitgedrukt. Het level loopt op van 1 t/m 4 waarbij level 1 het hoogste is en de beheerder alle opties heeft.
als het level aangepast dient te worden in een hoger of lager level.
Klik op Klik op het
teken, indien een beheerder inclusief het level verwijderd dient te worden.
Toevoegen beheerder met beheer level • • •
Kies in het vak ‘Selecteer’ de betreffende gebruiker Selecteer het juiste Beheer Level Selecteer, indien nodig, één of meerder Hap’s
Indien één of meer van de HAP-vinkjes worden uitgezet dan kan de desbetreffende beheerder deze HAP’s niet meer selecteren in de diverse beheeroverzichten (gebruikers en cockpit subschermen). Beheerder autorisatie matrix In dit onderdeel is het d.m.v. een vink mogelijk de bevoegdheid van de beheerlevels in te stellen.
Indien een menu item niet is geselecteerd dan zal deze niet in het menu zichtbaar zijn. Het hoogste beheer niveau heeft automatisch alle opties. Let op: Menu optie beheer is alleen voor het hoogste beheer niveau beschikbaar. 19
Weergave filters Via dit scherm wordt de weergave van de berichten voor de huisarts in de feedback module ingesteld. Het advies is om de casus voor de huisarts te anonimiseren zodat er geen vooroordeel plaatsvindt naar de collega huisarts.
Weergave casus arts Deze instellingen worden gebruikt om velden te maskeren van de waarneemberichten welke in de arts schermen zichtbaar gemaakt kunnen worden. Hierbij wordt niets verwijderd, het betreft alleen het maskeren van bepaalde velden, er wordt dus niets verwijderd. Weergave casus monitor Deze instellingen worden gebruikt om velden te maskeren van de waarneemberichten welke in de monitorfunctie kunnen worden zichtbaar gemaakt. Hierbij wordt niets verwijderd, het betreft alleen het maskeren van bepaalde velden. Weergave casus beheer Deze instellingen worden gebruikt om velden te maskeren van de waarneemberichten welke in de beheerschermen zichtbaar gemaakt kunnen worden. Hierbij wordt niets verwijderd, het betreft alleen het maskeren van bepaalde velden, er wordt dus niets verwijderd. Anonimiseren casus Deze instellingen worden gebruikt om velden van een waarneembericht na het lezen van de feedback door de autorisatiearts permanent te verwijderen, aanbevolen wordt om in ieder geval de patiënt gegevens (naam, straat en nummer) te anonimiseren.
20
Beheerder rapportage Vanuit menu optie ‘Instellingen’ kan de frequentie van de rapportage vanuit de feedback module, aan de beheerder, bepaald worden. • •
Klik op ‘Instellingen’ Zet een vink bij één van de mogelijkheden onderin het scherm
Onderstaand een voorbeeld van het upload rapport:
21
Reports In dit onderdeel kunnen verschillende rapportages t.b.v. de Feedback module gegenereerd worden. Grafische weergave feedback productie In deze overzichten worden het aantal artsen weergegeven welke een keer of meer in de weergegeven periode op de X-as Feedback heeft aangemaakt of gelezen. Tevens wordt het totaal aan aangemaakte feedback en gelezen feedback weergegeven. Deze grafieken worden weergegeven op de datum waarop de feedback is aangemaakt of gelezen.`
CSV export van de feedback productie van het afgelopen jaar Deze functie genereert een csv (kommagescheiden) bestand van de aangemaakte en de gelezen feedback. Deze export bevat effectief dezelfde infomatie als in de grafische weergaven van de feedback productie zoals hierboven. Deze csv export kan eventueel worden gebruikt om specifieke overzichten te maken in bijvoorbeeld Excel. Rappel overzicht onbeantwoorde berichten ‘Feedback gevraagd’ Er verschijnt een overzicht van de onbeantwoorde berichten die ouder zijn dan een x aantal dagen tot maximaal 1 jaar. Verschillijst (Call Manager) In deze lijst wordt een overzicht getoond van de verschillen van de Call Manager gebruikers t.o.v. de FB gebruikers. In de laatste 4 kolommen worden de onderdelen die nog aangepast moeten worden getoond. Zoals bv ‘CM mobiel leeg’ dit betekent dat in Call Manager de mobiele gegevens ontbreken en dus aangevuld moeten worden.
22
Call Manager instellingen vooraf Voordat de Feedbackmodule in gebruik wordt genomen moeten in Call Manager een tweetal onderdelen worden ingesteld. Let op! Deze instellingen zullen overigens bij het eerste gebruik van de Feedbackmodule door CareTrace voor alle gebruikers worden ingesteld! Management, Artsen/agenda’s •
Kies in Call Manager ‘Management, Artsen/agenda’s’ onderstaand scherm verschijnt
•
Plaats een vink bij ‘Aan deze arts kan feedback worden gevraagd (Feedback module)’
Let op Indien een huisarts niet wil meedoen met de feedback module dient, naast het blokkeren in de feedback module, ook in Call Manager bij ‘Management’, ‘Artsen’ de vink weggehaald worden bij: ‘Aan de arts kan feedback worden……….’
23
Management, Gebruikers Kies in Call Manager ‘Management, Gebruikers’ onderstaand scherm verschijnt
Vul in velden ‘E-mail’ en ‘Mobiel’ de juiste gegevens in. Deze velden worden gebruikt bij de uitspoel van Call Manager gegevens naar de Feedback module
24
Gebruiker Autorisatie Voordat een gebruiker in Call Manager Feedback kan aanvragen moet deze gebruiker geautoriseerd worden. • • • • •
Kies in Call Manager, Management gebruikers Selecteer de betreffende gebruiker Klik op ‘Autorisatie’, onderstaand scherm verschijnt Zet een kruisje bij ‘Feedback aanvragen’ Klik op ‘Ok’
Feedback aanvragen in Call Manager Feedback vragen aan de eigen arts verschijnt alleen als dit is ingesteld bij de betreffende arts in het Management onderdeel. Onderstaand een voorbeeld van het afhandelscherm in Call Manager waar de optie ‘Feedback eigen arts gevraagd’ aan staat.
25
De gebruikers AIOS (of HAIO) in Call Manager De volgende tekst is een onderdeel van een andere handleiding. Neem contact op met Labelsoft voor de actuele beschrijving. De gebruikers ‘Arts In Opleiding tot (medisch) Specialist’ worden meestal in 2 groepen verdeeld. De eerste groep zijn de eerste en tweede jaars welke onder begeleiding staan en nog niet als volwaardig arts in het systeem ingevoerd worden. De tweede groep is de derde jaars welke als volwaardig arts kan worden gezien dit wordt bepaald door de manager van de HAP. Om in Call Manager dit type gebruikers goed te beheren wordt in dit artikel kort op de instellingen en de gevolgen daarvan ingegaan. 1ste en 2de jaars AOIS Omdat men niet BIG geregistreerd is en daarom niet bevoegd is onder de eigen naam te werken, moeten alle call’s in de autorisatie terecht komen, waar ze alsnog door een bevoegd arts of door de opleider van de 1e en 2e jaars AIOS gefiatteerd moeten worden voordat ze naar de eigen huisarts gaan. Omdat deze arts of opleider op ‘klaar’ klikt komt het waarneembericht onder zijn/ haar te staan bij het Overzicht.
In Management Gebruikers worden de AOIS gebruikers gegevens ingevoerd. De AOIS kan men koppelen aan de begeleidende huisarts. (In dit voorbeeld krijgt de gebruiker de initialen AIO)
Natuurlijk mag een AOIS 1ste/2de jaars nog niet een “Oproep autoriseren.”.
26
In het afhandel scherm kan de AOIS de begeleidende arts of de autoriserende arts kiezen voor wie hij afhandelt.
Is er geen arts geselecteerd bij: “Afgehandeld door:” dan zal onderstaande melding verschijnen.
27
Wat is hier zichtbaar van: Aan: boerema Beste collega, geachte arts Uw patient J.M.P. van der Lely-van Aalst heeft contact gehad met, is langs geweest bij, of is bezocht door een dienstdoend arts van onze post. (Aan de hand van de vermelde verrichtingen kunt u de aard van het contact opmaken) Patient Adres Geboortedatum Geslacht Waarnemer
: J.M.P. van der Lely-van Aalst : Hamakerweg 305 4163 KH Woudrichem : 2-5-1919 : Vrouw : arts onderteken naam 1234556
WAARNEEMBERICHT van : Afzender : Datum : Geautoriseerd : Spoedeisend : Tijdstip begin : Tijdstip einde : Soort contact : Urgentie classificatie:
arts onderteken naam 1234556 chp west friesland vrijdag 22 februari 2008 Ja Nee 12:40 12:45 nacht/dienst consult Routine
Contactdatum: 22-2-2008 Deelcontact: (L14.00) Been/dijbeen symptomen/klachten (S) (AIO) Pijn in Re-been. Tinteld (O) (AIO) Vreemde censatie in Re-been Medicatie: PARACETAMOL TABLET 500MG 3 maal per dag, levering van 15 tabletten Verrichtingen: consult tijdens diensturen Opgegeven verzekeringsgegevens: (gaarne controleren!) verzekerd bij : Zilveren Kruis Achmea(7100) polisnummer : 50467236 soort verzekering : Basisverzekering Oproepgegevens: aangenomen door assistente om 22-2-2008 12:03:07 Afhandelgegevens: afgehandeld door aios1 om 22-2-2008 12:58:38 autorisatie door arts om 22-2-2008 13:00:17 Met vriendelijke groeten, namens de Huisartsenpost, arts onderteken naam 1234556 De informatie is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Gebruik van deze informatie door anderen dan de geadresseerde is verboden.
Bovenstaande gegevens staan ook in het EDIVRY- en het faxbericht. Op het uitgeprinte recept staat de naam van de begeleidende huisarts en zijn AGB-code In het elektronische recept staat: S01+001' NAD+MS+01007878
:CGP:VEK++arts'
28
Derde jaars AOI’S In Call Manager kan de derde jaars AOIS als een volwaardig arts worden opgenomen. Dit wordt bepaald door de manager van de HAP. Een volwaardig derde jaars AIOS wordt in het “Arts mutatie formulier” en in “Gebruikers mutatie formulier” als volgt aangemaakt. Koppel de gebruiker aan de arts. Daar de AIOS nog geen AGB-code heeft kan hier de AGB-code van de Huisartsenpost worden ingevuld. (In dit voorbeeld krijgt de gebruiker de initialen AIS)
Door geen vinkje te zetten bij “Arts is een bij de post aangesloten huisarts” te plaatsen kunnen er geen patienten aan deze huisarts gekoppeld worden.
LET OP De post kan zelf beslissen of deze arts in spe al mag autoriseren of dat hij/zij nog geautoriseerd dient te worden.
In het afhandel scherm staat nu de AOIS zelf.
29
Wat is hier zichtbaar van: Aan: boerema Beste collega, geachte arts Uw patient R. van den Berg heeft contact gehad met, is langs geweest bij, of is bezocht door een dienstdoend arts van onze post. (Aan de hand van de vermelde verrichtingen kunt u de aard van het contact opmaken) Patient Adres Geboortedatum Geslacht Waarnemer
: R. van den Berg : Rietgors 261 2991MR Barendrecht : 6-9-1967 : Man : AIOS 3de jaars
WAARNEEMBERICHT van : Afzender : Datum : Geautoriseerd : Spoedeisend : Tijdstip begin : Tijdstip einde : Soort contact : Urgentie classificatie:
AIOS 3de jaars chp west friesland vrijdag 22 februari 2008 Ja Nee 15:30 15:35 nacht/dienst consult Dringend
Contactdatum: 22-2-2008 Deelcontact: (S18.00) Scheurwond/snijwond (S) (ADM) wond in hand, blijft heftig bloeden (O) (AIS) snij wond door slagers mes in li-hand Medicatie: HECHTPLEISTER KLINIPLAST TEXT 9,1MX2,50CM hechten, levering van Medicatie: PARACETAMOL TABLET 500MG 3 maal per dag, levering van 15 tabletten Verrichtingen: consult tijdens diensturen Opgegeven verzekeringsgegevens: (gaarne controleren!) verzekerd bij : Unive Zorg NV(7001) polisnummer : soort verzekering : Basisverzekering Oproepgegevens: aangenomen door administrator om 22-2-2008 15:03:37 Afhandelgegevens: afgehandeld door aios3 om 22-2-2008 15:06:18
Met vriendelijke groeten, namens de Huisartsenpost, AIOS 3de jaars De informatie is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Gebruik van deze informatie door anderen dan de geadresseerde is verboden.
Bovenstaande gegevens staan ook in het EDIVRY- en het faxbericht. Op het uitgeprinte recept staat de naam van de AIOS en de AGB-code van de begeleidende huisarts (Zie het Artsen mutatie formulier). In het elektronische recept staat: S01+001' NAD+MS+01007878:CGP:VEK++AIOS3<arts naam AOIS>' 30
De Waarnemer, HIDHA en HIDHAP Zie hiervoor de instellingen van een AIOS derde jaars. Indien door een 3e jaars AIOS, waarnemer, hidha of hidhap bij afgehandeld de arts wordt geselecteerd, waar ze dienst voor draaien, komt het waarneembericht gewoon onder de naam van de 3e jaars aio’s, waarnemer, hidha of hidhap te staan! Immers zij zijn ook als arts ingebracht met hun eigen onderteken naam.
AGB-code Aangezien bovenstaande type artsen niet een eigen praktijk hebben, ontberen zij een eigen AGB- nummer. Door de HAP kan gekozen worden om de AGB-code van de post te gebruiken. Dit i.v.m. bijvoorbeeld de koppeling naar de apotheek en de consequenties voor de financiële afhandeling(en). (De AGB-Code is terug te vinden onder ‘Instellingen’ in het het tabblad ‘Posten’.) Opmerkingen Telefoonarts / regie-arts en de afhandelend arts. De naam die bij afgehandeld wordt getoond, zie je op het waarneembericht terug als gewijzigd door. Hier wordt gebruik van gemaakt als een arts belt naar een patiënt. De arts opent de Afhandeling en voert de gegevens in. Om de mutaties op te slaan, zonder de oproep af te handelen, klikt de arts op de knop ‘Bewaren’. De afhandelend arts (visite-arts) voert ook gegevens in bij dezelfde patiënt. Wanneer de call daadwerkelijk moet worden afgehandeld dient u op de knop ‘Klaar’ te klikken. Er staat dan op het waarneembericht Gewijzigd door de telefoon/regie-arts en Afgehandeld door de visite-arts. Opmerking: De HAP dient zelf bij te houden voor wie een waarnemer heeft waargenomen.
31
