Handleiding voor www.galvano-metaal.nl Het is mogelijk via Internet, 24 uur per dag, prijzen op te vragen, orders in te voeren en de status van uw offerte aanvragen en orders te volgen. Ook prijslijsten zijn op onze website te bezichtigen en te downloaden in PDF en excel-formaat, zodat u uw eigen calculaties met de actuele prijzen kunt uitvoeren.
Uw voordelen in vogelvlucht •
De Galvano Metaal website is 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar voor het vinden van informatie, het opvragen van prijzen (offertes) en het plaatsen van orders.
•
Gegarandeerde snelle reactie op offerteaanvragen.
•
U krijgt de prijs (korting) die specifiek voor u geldt.
•
U kunt snel zien welke offertes en orders u voorheen heeft geplaatst.
•
U kunt uw eigen favorietenlijst indelen, waardoor u snel de producten kunt vinden die u vaker bestelt.
•
In deze lijst kunt u ook bewerkingen en bijvoorbeeld zaaghoeken opslaan.
•
In de catalogus ziet u altijd de bruto prijzen van de dag, zeker bij de huidige frequente prijswisselingen niet overbodig.
•
Fouten doordat we elkaar verkeerd begrijpen zijn verleden tijd.
•
U kunt altijd zien wat de status van uw order is en wanneer deze geleverd wordt.
Nieuwe mogelijkheden in detail 1. Een online catalogus met alle laatste prijzen, waarin u online kunt bladeren, maar die u ook geheel of gedeeltelijk kunt downloaden in verschillende formaten. Wanneer u prijsbladen wilt printen kunt u er voor kiezen om deze in “PDFformaat” te downloaden, wanneer u calculaties wil maken kunt u ze ook in “Excelformaat” downloaden. Het downloaden van prijslijsten kunt u prijslijst voor prijslijst doen (wanneer u bijvoorbeeld de nieuwe prijs van een specifieke productgroep wilt hebben) maar u kunt ook de prijslijst van het volledige assortiment in een keer downloaden. 2. U kunt online offerteaanvragen plaatsen. 3. Vanaf nu hoeft u niet meer te bellen of te faxen maar kunt u online een offerteaanvraag doen. Binnen enkele ogenblikken ontvangt u een e-mail met daarin een overzichtelijke offerte, met de prijs die specifiek voor u geldt. Wanneer u besluit de offerte te accepteren kunt u dit met een druk op de knop doen en heeft u een order geplaatst. U kunt er ook altijd voor kiezen uw offerte aan te passen en een nieuwe prijs aan te vragen. U kunt dus 24 uur per dag, 7 dagen per week offertes aanvragen en krijgt meteen een reactie. 1
NB. De meeste offerteaanvragen worden automatisch direct behandeld, sommige vereisen tussenkomst van een verkoper. 4. U kunt online orders plaatsen of de status van uw orders volgen. 5. Wanneer u online een offerteaanvraag heeft geplaatst, kunt u met één druk op de knop aangeven dat u deze offerte wilt accepteren. Daarnaast is het mogelijk om, zonder eerst een offerteaanvraag te doen, een order te plaatsen. Ook dan berekenen wij uiteraard de prijs zoals deze specifiek voor u geldt. Al onze artikelen zijn gegroepeerd te vinden op de website. Ook uit te voeren bewerkingen als stralen, meniën en zagen kunt u online aangeven. U wordt per email op de hoogte gehouden van de status en leverdatum van uw order. Bovendien kunt u deze orderinformatie altijd op de site terugvinden. 6. U kunt uw online order- en offertegeschiedenis bekijken en nieuwe orders of offerteaanvragen sturen aan de hand van deze historie. Uiteraard kunt u eerst nog aanpassingen verrichten. 7. Het is mogelijke meerdere contactpersonen van uw organisatie inloggegevens te geven, waarbij u kunt aangeven welke personen bestellingen mogen plaatsen en welke personen alleen gegevens mogen raadplegen. Wij zorgen ervoor dat de juiste functionaliteit voor de juiste persoon beschikbaar is op onze website. Zo kunt u uw verkoper inzage geven in orderstatussen en uw inkoper de mogelijkheid geven orders te plaatsen en offertes aan te vragen.
Mooi, maar wat heb ik daar allemaal voor nodig? Het enige dat u nodig heeft is een computer met daarop Internet Explorer 5.5 of hoger en een Internet verbinding en een e-mail adres. U hoeft geen aanvullende software te installeren en hoeft geen gloednieuwe computer te hebben.
Wat moet ik doen om aan de slag te kunnen? Om op www.galvano-metaal.nl te kunnen gaan werken, surft u naar onze website. Om in te loggen heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord nodig, u kunt ons vragen deze gegevens per e-mail aan u te sturen. Zodra u deze gegevens heeft, kunt u op www.galvano-metaal.nl inloggen en gebruik maken van de beschreven functionaliteit.
2
Hoe werkt het? Om u snel op weg te helpen hebben we deze handleiding voor u gemaakt.
Prijslijsten Onze prijslijsten zijn voor iedereen toegankelijk. U hoeft daarom niet in te loggen. Op onze site ziet u in het menu de knop “Prijscourant” staan, zie figuur 1.
Figuur 1: Hoofdpagina
Wanneer u op deze knop klikt krijgt u ons assortiment te zien in matrix-vorm, zie hiervoor figuur 2. U kunt met behulp van deze matrix op drie verschillende manieren snel producten vinden. Zo kunt u al onze productgroepen die staal bevatten selecteren door op de kolom “staal” te klikken. Hetzelfde geldt voor RVS en voor aluminium. U kunt echter ook direct een productgroep selecteren, zoals “Platen”. In het daarop volgende scherm kunt u kiezen welke platen u precies wil zien, bijvoorbeeld “WGW platen”. Een derde mogelijkheid om de matrix te gebruiken is het selecteren van een cel. Zo kunt u bijvoorbeeld op de cel klikken van kolom “RVS” en rij “Buizen”. U krijgt dan in een keer de buizen van RVS te zien. U kunt op de pagina met de prijslijst-matrix ons gehele assortiment downloaden in het “excel formaat”. Dit document kunt u na het downloaden openen met Microsoft Excel en hier uw eigen calculaties aan koppelen.
3
Zodra u op de prijslijst-matrix pagina een selectie in de matrix heeft gemaakt, krijgt u een scherm waarop u prijslijstpagina’s kunt selecteren. U kunt hier de prijslijst waarvan u de prijzen wilt weten selecteren, u krijgt dan een overzicht te zien zoals te zien is in figuur 3. Als voorbeeld wordt daar de prijslijstpagina “WGW Rondstaal” getoond.
Figuur 2: prijslijst-matrix
Bestellen
Figuur 3: Prijslijst van WGW Rondstaal
Om te kunnen bestellen, heeft u een inlognaam en een wachtwoord nodig. Indien u hier nog niet over beschikt kunt u contact met ons opnemen, wij sturen u dan per email uw inloggegevens toe. 4
Indien u inloggegevens heeft, drukt u op de knop “inloggen” op de hoofdpagina (figuur 1) of in het linker menu. U wordt gevraagd uw gebruikersnaam en wachtwoord te geven. Als deze juist zijn ingevoerd bent u ingelogd en ziet u het bestelscherm (zie figuur 4).
Figuur 4: Scherm direct na inloggen
Het scherm dat u nu ziet geeft u de volgende mogelijkheden: - Knop “Bestellen”: beginnen met bestellen - Knop “Offerte”: beginnen met het aanvragen van een offerte - Knop “Web offertes”: een overzicht van alle offerte’s die u op de website heeft aangevraagd - Knop “Web orders”: een overzicht van alle orders die u op de website heeft geplaatst - Knop “Wachtwoord wijzigen”: hier kunt u uw persoonlijke wachtwoord wijzigen - Knop “Opmerkingen”: wanneer u vragen en/of opmerkingen over de site heeft kunt u deze hier plaatsen - Knop “Uitloggen”: hiermee logt u veilig uit Aan de hand van een voorbeeld wordt nu uitgelegd hoe stap voor stap een order geplaatst wordt. 1. U klikt op de menu knop “bestellen”, u krijgt nu een nieuw scherm te zien.Het scherm is opgedeeld in 3 kolommen. In kolom één kunt u een artikelgroep selecteren. In kolom twee ziet u de artikelen die de geselecteerde artikelgroep bevat en in de derde (rechtse) kolom ziet u uw bestelregels. 2. Als voorbeeld kunt u in figuur 5 zien hoe de artikelgroep Balkstaal ST37.0 is geselecteerd en daarbinnen de groep Balkstaal HEB. In de middelste kolom zijn de verschillende Balkstaal HEB artikelen te zien, zoals HEB 100 en HEB 120. 5
Figuur 5: de artikelgroep Balkstaal HEB is geselecteerd in het bestelscherm
3. Wanneer u een artikel aanklikt, krijgt u een nieuw scherm te zien waarin orderregel details zijn in te voeren, zoals het aantal stuks, de besteleenheid, de eventuele bewerkingen (indien leverbaar) en aanvullende opmerkingen. Figuur 6 toont als voorbeeld de orderregel details van de bestelling van 5 stuks HEB 180 balken die in verstek gezaagd moet worden onder 40 graden en gestraald en gemenied moeten worden. U kunt er ook voor kiezen een standaard handelslengte te kiezen zonder een zaagbewerking. Als u de bestelregel compleet heeft, klikt u op “Voeg toe aan bestelling”, zie wederom figuur 6. 4. U heeft nu een bestelregel toegevoegd, dit kunt u uiteraard voor verschillende producten herhalen. In het bestelscherm ziet u in de rechterkolom de toegevoegde bestelregels verschijnen, zoals in figuur 7 te zien is. Als uw bestelling compleet is, klikt u in de rechter kolom van het bestelscherm op de knop “versturen”. U komt nu in het scherm “orderdetails”, zie figuur 8. 5. Nu u op het punt staat de bestelling definitief te plaatsen, kunt u in het orderdetails scherm nog het juiste afleveradres selecteren. Het is ook mogelijk een eenmalig alternatief afleveradres te geven. U kunt daarnaast een eigen referentie aan de order geven, bijvoorbeeld een projectnaam of een intern ordernummer, en extra orderopmerkingen toevoegen. Zodra alles is ingevuld klikt u op “bestelling verzenden” en is uw order geplaatst.
6
Figuur 6: orderregeldetails
Figuur 7: order scherm met een bestelregel
7
Figuur 8: orderdetails scherm
Opvragen van een offerte Het plaatsen van een offerte aanvraag werkt precies hetzelfde als het plaatsen van een order. Het enige verschil is dat u niet begint met de knop “bestellen” maar met de knop “offerte”.
8
Overige mogelijkheden Onze nieuwe site bevat nog een groot aantal extra mogelijkheden die hier opgesomd zijn. • Orderregels of offerte aanvraagregels wijzigen U kunt uw offerte aanvraagregels of bestelregels wijzigen zolang u de offerte aanvraag resp. bestelling nog niet verzonden heeft. U doet dit door in het orderscherm in de rechter kolom op het plaatje te klikken dat direct achter de bestelregel staat, zie figuur 9.
Figuur 9: Bestelregel wijzigen
•
•
Switchen tussen offerte-aanvragen en orders Zoals gezegd werkt het plaatsen van een offerte aanvraag hetzelfde als het plaatsen van een order. Als bestelregels aan uw order aan het toevoegen bent, kunt u deze bestelregels altijd omzetten naar offerte aanvraagregels door op de knop “offerte” te klikken in het orderscherm. Andersom kunt u uw offerte aanvraagregels ook omzetten naar orderregels door op “bestellen” te klikken. U kunt switchen totdat u uw order of offerte aanvraag verstuurd heeft. Een nieuwe order plaatsen aan de hand van een oude Als u een order wil plaatsen die veel lijkt op, of gelijk is aan een reeds geplaatste weborder, is het mogelijk deze bestaande weborder te gebruiken als uitgangspunt voor uw nieuwe bestelling. De orderregels van de bestaande orders worden dan aan uw huidige bestelling toegevoegd. Vervolgens kunt u de bestelregels op de eerder beschreven manier wijzigen. U kunt uw bestellijst op de hiervoor beschreven wijze natuurlijk ook omzetten naar een offerte aanvraag. Zo kunt u eerst een prijs opvragen alvorens de bestelling te plaatsen.
9
U kopieert de orderregels van een reeds geplaatste order naar uw nieuwe order, door in het orderscherm op “weborders” te klikken en op het plaatje helemaal rechts van de betreffende order te klikken, zie figuur 10.
Figuur 10: Een nieuwe weborder maken adhv een
•
Een offerte wijzigen en een nieuwe prijs vragen Zoals u een bestaande order als startpunt voor het maken van een nieuwe order kunt gebruiken, kunt u dit ook met offerte aanvragen doen. U klikt in het order scherm op “weboffertes” en vervolgens op de het plaatje direct achter de offerte waarvan u de regels naar u huidige offerte wil verplaatsen (vergelijkbaar met figuur 10).
•
Een offerte accepteren en daarmee omzetten naar een order
10
•
Wanneer u een offerte heeft ontvangen en besluit deze te accepteren, kunt u dit op twee manieren doen. Ten eerste krijgt u altijd een e-mail zodra uw offerte aanvraag behandeld is. In deze e-mail staan de prijzen die speciaal voor u gelden. In de e-mail ziet u een link waar u op kunt klikken om de offerte te
Figuur 11: Een offerte accepteren en omzetten naar een order
accepteren.De tweede mogelijkheid is om naar de website te gaan en daar in het orderscherm op “web offertes” te klikken. Achter alle offertes die u (nog) niet geaccepteerd heeft, ziet u een plaatje van een vrachtauto. U kunt de offerte accepteren door op de vrachtauto te klikken, zie figuur 11. Als u een offerte accepteert kunt u deze niet eerst wijzigen, u kunt hem alleen in zijn geheel accepteren. Het is wel mogelijk een nieuwe offerte aan te vragen aan de hand van een bestaande. U kunt dan wijzigingen aanbrengen en krijgt daarop een nieuwe prijs welke u opnieuw al dan niet accepteert en daarmee omzet naar een order. Uiteraard kunt u een offerte slechts eenmaal accepteren en daarmee omzetten naar een order.
11
•
Orderregels of offerte aanvraagregels verwijderen of printen U kunt orderregels of offerte aanvraagregels verwijderen door in het orderscherm in de rechter kolom op het “prullenbak” plaatje achter de betreffende regel te klikken, zie pijl nummer drie in figuur 12. Pijl nummer twee wijst naar de knop waarmee u al uw bestelregels in één keer kunt verwijderen en pijl nummer één wijst naar de print-knop.
Figuur 12: Verwijderen en printen van bestelregels
•
Favorieten Wanneer u bepaalde producten vaker bestelt, kunt u deze producten opslaan in een persoonlijke lijst “favorieten”. U geeft uw “favoriet” een naam, en kunt ook aantallen, lengtes en gewenste bewerkingen bij de favoriet opslaan zodat u bij de volgende bestelling tijd bespaart. In figuur 13 ziet u dat u een artikel aan uw favorieten kan toevoegen door in het bestelregel-scherm op “voeg toe aan favorieten” te klikken.
Figuur 13: Een favoriet toevoegen
12
U favoriete artikelen kunt u vervolgens tonen door in de linker kolom van het orderscherm (figuur 5 en 7) op “favorieten” te klikken. Uw lijst met favorieten wordt dan in de middelste kolom getoond. Door op de naam van een favoriet te klikken, voegt u het artikel toe aan uw bestellijst (indien u een order aan het plaatsen bent) of offerte aanvraag (indien u een offerte aanvraagt). Op dat moment kunt u de bestelregel / offerte aanvraagregel nog wijzigen, bijvoorbeeld door het aantal te wijzigen of de afmeting van het artikel. Uiteraard kunt u uw favorieten ook wijzigen of verwijderen, zoals u dat ook met uw bestelregels kunt.
13
