Handleiding voor apotheken Geowacht. Handleiding geowacht.be voor apothekers

Handleiding voor apotheken Geowacht

Handleiding geowacht.be voor apothekers September 2013

Welkom bij Geowacht! Geowacht is een methode om de wachtdiensten te organiseren. Het zorgt voor een automatische wachtbeurtregeling die een optimale geografische spreiding van de apotheken met wachtdienst nastreeft. Z o biedt het een meerwaarde voor de apotheek omdat globaal de wachtfrequentie verlaagt en de economische rendabiliteit verbetert. Ook de patiënt vaart er wel bij, want door een betere geografische spreiding (over de grenzen van de huidige ‘kringen’ of gemeenten heen) moet hij in principe minder ver lopen/rijden naar een apotheek met wachtdienst. Dit is uw handleiding. Lees hem grondig door. Komt u er niet uit en hebt u nog vragen? Neem dan contact op met de secretariaatscoördinator van uw regio: Els Seré. Tijdens kantooruren kan u haar bereiken op 016/23 88 19. Uiteraard kan u uw vraag ook stellen via mail: [email protected]

Inhoudstafel


         

2

Website Inloggen Paswoord vergeten Dashboard voor apotheken Overzicht wachtbeurten Blackpoints: ingeven en overzicht Economische blackpoints Blackpoints om medische reden Overzicht van uw wachtkaarten Een wachtwissel aanvragen

Alle acties die u moet uitvoeren binnen geowacht of die met wachtdiensten te maken hebben, start u via de website www.geowacht.be. Dit is ook de website die uw patiënten, dokters en andere medische professionals gebruiken.

Inloggen doet u door te klikken op ‘inloggen voor medische professionals’. Vul dan je login en paswoord in, en klik op ‘log in’. Uw login is uw APB-nr. Bent u uw paswoord vergeten? Klik dan op ‘Paswoord vergeten’, vul uw APB-nr. en uw mailadres in (het mailadres dat Geowacht registreerde kan je terugvinden op de voorkant van deze handleiding).

Dit is hetzelfde mailadres waarop u uw wachtkaarten en andere mededelingen in verband met Geowacht zal ontvangen.


Door in te loggen komt u op een gepersonaliseerde pagina terecht die niet zichtbaar is voor patiënten.

3

Startpagina voor apotheken Steeds als u op het logo ‘Geowacht’ klikt komt u op deze pagina terecht: dashboard. In de rode menubalk bovenaan kan u alle acties vinden die u nodig hebt om uw apotheek te beheren en uw wachten goed te kunnen uitvoeren. Aan de rechterkant staat alle informatie en vindt u de acties die u verder zullen helpen. In de brede linker kolom ziet u onmiddellijk wie er die dag van wacht is. Staat er een zonnetje, dan heeft die apotheker dagwacht, staat er een maantje, dan is dit de apotheek met nachtwacht. Staat er zowel een zon als een maan, dan heeft de apotheker zowel de dag- als de nachtwacht. De dichtstbijzijnde apotheek staat bovenaan gesorteerd. In de rechterkolom ziet u een overzicht (maximaal twaalf) van uw volgende wachtbeurten. Klik op ‘Alle komende wachtdiensten’ om een overzicht te krijgen van al uw wachten.


Verder in deze kolom vindt u een link naar de wachtkaarten en een link om uw wachtbeurten te wijzigen of blackpoints door te geven/aan te vragen (meer daarover later in deze handleiding).

4

Wachtkalender Via de knop ‘ ’ in de rode menubalk bovenaan ziet u een overzicht van al uw wachtbeurten. Standaard ziet u de twaalf maanden van het huidige jaar. Wil u weten welke wachten wij van u genoteerd hebben in het vorige jaar, klik dan op het pijltje naast ’januari’. Op dezelfde manier krijgt u een overzicht van het volgende jaar door op het pijltje te klikken naast ’december’. Wat betekenen de kleuren en symbolen? Op deze dagen bent u van wacht tussen 9 en 22 uur. Op deze dagen bent u van wacht van 22 uur tot 9 uur de volgende ochtend. Op deze dagen hebt u, volgend op uw dagwacht, ook nachtwachtdienst. Zelf ingegeven vakantieblackpoints. In deze periode wil u niet van wacht zijn. Feestdagen en de daarbij horende periode waarop u de voorbije 9 jaar reeds van wacht bent geweest. Op deze dagen zal u niet van wacht zijn. De feestdagen worden informatief aangegeven.

Door een langdurige en vooraf gekende ziekte kan uw apotheek geen wachtdienst vervullen (medische blackpoint)


Door verbouwing, wegenwerken, braderie, .... is uw apotheek moeilijk bereikbaar. U zal geen wachtdienst moeten vervullen. (economische blackpoint)

5

Blackpoints: periodes tijdens dewelke u niet van wacht wil of kan zijn De ‘blackpoints’ (BP) zijn een nieuw en belangrijk begrip voor de Geowacht. Ze zorgen voor een minimum aan wachtwissels en een goede spreiding van de wachtdienst. Een blackpoint is een vooraf door de apotheker aangeduide periode waarbij de apotheek geen wachtdienst kan/wenst te doen. Op jaarbasis kan de apotheker in het totaal maximaal zes weken ‘vakantieblackpoints’ invullen via een webapplicatie (die hieronder beschreven wordt). De blackpoints houden in die zin wel de historiek van uw wachtkalender bij dat u geen tien jaar op rij dezelfde feestdag vrij kan nemen. De zes weken vakantieblackpoints worden opgedeeld in zes midweken van maandag tot donderdag en zes weekends van vrijdag tot zondag. Deze zes weken zijn geldig voor één kalenderjaar en kunnen niet overgedragen worden naar het volgende jaar. Niet gebruikte blackpoints bent u dus kwijt. U moet deze vakantieblackpoints enkel gebruiken voor uw persoonlijke vakanties of andere persoonlijke afspraken. Sluit de apotheek omdat u gaat verbouwen (of is uw apotheek tijdelijk ondergebracht in een container), is er een wielerkoers, carnavalstoet of braderij in het dorp waardoor de apotheek moeilijk bereikbaar is, wordt de straat opgebroken en is het geen evidentie voor bezoekers om uw apotheek te vinden,...? Daarvoor kan u de economische blackpoints gebruiken. U kan die niet zelf invullen, maar moet ze aanvragen bij uw wachtsecretariaat (zie verder voor meer informatie). De duurtijd is in principe onbeperkt. U zal de gemiste wachten wel op een later tijdstip moeten inlopen. Dit gebeurt automatisch. Kan u om medische redenen tijdelijk geen wacht uitvoeren, dan kan u ziekteblackpoints aanvragen. Ook dit kan in principe onbeperkt aangevraagd worden, mits het voorleggen van een doktersbriefje. Ook hier geldt dat u de gemiste wachten op een later tijdstip zal moeten inlopen.


Daarbovenop krijgt u van het geowachtsysteem ook nog extra feestdagblackpoints. Een zelfde feestdag dient u slechts om de 9 jaar uit te voeren. U krijgt dus automatisch ‘vrij’ de negen jaren na het uitvoeren van een wachtdienst op een feestdag. Deze blackpoints worden automatisch ingevuld nadat u een feestdagwachtdienst vervult.

6

Op uw dashboard vindt u onderaan rechts een link naar de blackpoints. Om een correcte spreiding te kunnen maken, rekenen we erop dat u op tijd uw blackpoints invult. Ruim voor het verlopen van deze deadline ontvangt u reminders. Op het ogenblik dat de spreiding berekend wordt, kan u geen nieuwe blackpoints meer ingeven. Een maand na het bekendmaken van de wachten kan u opnieuw blackpoints ingeven voor de volgende periode.

U ziet nu een scherm met de wachtkalender van de volgende berekeningsperiode, waarop u voor uw apotheek de blackpoints moet invullen. U zal kunnen zien dat hierop de feestdagblackpoints reeds zijn ingevuld (zwart vakje met rode/roze cijfers). Op deze kalender kan u voor uw apotheek zes weekends (vrij-zo) en zes midweken (mado) aanduiden tijdens dewelke u volgend jaar geen wachtdienst wil vervullen. Klik op een datum in die week/dat weekend, en deze periode zal zich zwart kleuren. Maakt u een verkeerde selectie dan kan u dit ongedaan maken door nogmaals op die week/ dat weekend te klikken. U geeft in normale omstandigheden uw blackpoints in voor een periode van zes maanden. Over een periode van een kalenderjaar (twaalf maanden) kan u zes midweken en zes weekends als blackpoints aangeven. Geeft u voor deze eerste periode van zes maanden reeds acht blackpoints in, dan zal u voor de volgende periode nog slechts over vier bijkomende blackpoints beschikken. Enkel met de ingevulde blackpoints van de huidige periode wordt effectief rekening gehouden bij de automatische opmaak van de wachtdienst voor de volledige regio. De ingevulde blackpoints van de volgende periode kan u nog steeds wijzigen. Bevestig steeds door op ‘bewaar de wijzigingen’ (onderaan) te klikken. Vergeet u dat en verlaat u de pagina, dan krijgt u een waarschuwing. Klik dan op ‘Op de pagina blijven’ Op het volgende scherm krijgt u een overzicht van de selectie die u voor uw apotheek maakte.


Bepalen van de blackpoints

7

U ontvangt ook een mail met een samenvatting van de blackpoints die u aanvroeg en het aantal periodes die u nog kan aanduiden. Niet gebruikte blackpoints kan u niet overdragen naar het jaar nadien. U hebt er dus alle belang bij om ze elk kalenderjaar alle twaalf te gebruiken. Onderstaand voorbeeld verwijst naar fictieve data die voordien werden ingegeven.


Uitzonderingen Nieuw in Geowacht is dat er ook rekening wordt gehouden met andere periodes waarop u geen wachtdienst kan vervullen (verbouwingen, openbare werken die vooraf gepland zijn, jaarlijkse lokale feestelijkheden waardoor apotheek niet bereikbaar is, langdurige ziekte,…). Die periodes vraagt u aan via de link ‘economische blackpoints’ of ‘blackpoints omwille van medische redenen’. Ook deze aanvragen moeten tijdig (voor het verstrijken van de blackpoint invul periode) binnenkomen op uw wachtsecretariaat. Geowacht streeft steeds naar een optimale spreiding en een minimum aantal wachtwissels. Als het wachtdienstsecretariaat op voorhand op de hoogte is van deze uitzonderingen dan kan er ook initieel rekening mee gehouden worden bij het berekenen. Interpretatie en validering van ziekteattesten blijft, zoals vroeger, de verantwoordelijkheid van de Provinciaal Geneeskundige Commissie. De wachtdiensten die u in die periode niet kan vervullen, zal u later moeten recupereren via het systeem van wachtkapitaal. Meer daarover in een volgende nieuwsbrief.

8

Na deze stappen bent u klaar. Het wachtsecretariaat gaat daarna aan het werk om op basis van de ingevulde gegevens van meer dan 1700 apothekers een goede geografische verdeling en spreiding te verkrijgen. U ontvangt een mail wanneer de verdeling en de wachtkaarten online beschikbaar zijn. U kan dan op de wachtkalender verifiëren wanneer u van wacht bent. Vanaf dat ogenblik zal u ook kunnen wisselen met collega’s uit uw regio. Door het invoeren van het systeem van blackpoints is het onze bedoeling deze wissels tot een minimum te beperken. Immers zodra er wordt gewisseld is het wankel evenwicht van de geolocaties verstoord.

Overzicht van uw wachtkaarten U dient altijd een wachtkaart ter beschikking te stellen aan uw patiënten. Patiënten moeten immers steeds kunnen nakijken welke de dichtstbijzijnde apotheek met wachtdienst is. Om uw wachtkaart af te drukken volgt u de link in de wekelijkse mail of gaat u rechtstreeks naar het menu met wachtkaarten. In dit overzicht ziet u alle wachtkaarten van de komende maanden.

Belangrijk: druk deze wachtkaarten nog niet af! Wachten kunnen immers nog gewisseld worden tot tien dagen voor datum.

Enkel als u op vakantie vertrekt, en voor langere periode afwezig, kan u deze wachtkaarten wel gebruiken. In alle andere gevallen raden we dit ten stelligste af. U ontvangt een mail op woensdagnamiddag met daarin een link naar uw wachtkaarten. Is er ondertussen iets gewijzigd aan de vorige versie, dan wordt u daarvan niet automatisch verwittigd. U wordt echter wel op de hoogte gebracht als er lastminute noodwijzigingen zijn aan de wachtkaart nadat wij de mail reeds verstuurden.


Waarom stellen we deze kaarten dan toch al ter beschikking? Als u graag wil nakijken welke collega’s er van wacht zijn als u wachtdienst hebt, is dit de ideale manier. Merkt u iets op dat niet klopt? Lijkt een verdeling verre van optimaal? Contacteer dan zodra u dit opmerkt uw wachtsecretariaat. Hoe vroeger we dit constateren, hoe meer kans er is dat we hieraan nog iets kunnen verbeteren.

9

Een wachtwissel aanvragen Een wachtwissel is het verplaatsen van een wachtbeurt van de ene apotheek naar de andere. Een wissel hoeft niet noodzakelijk een ruil te zijn. Als u aan een collega vraagt om een wacht over te nemen of als een collega u vraagt om een wachtdienst te volbrengen, is het aan u en uw collega om uit te maken of u een wacht in ruil wil krijgen of de wacht gewoon wil afstaan. U hoeft dus niet een week voor een week, een weekend voor een weekend of twee nachten voor twee nachten te wisselen. Dat beslist u samen met uw collega.


Wil u weten met welke apotheek u kan wisselen, selecteer dan eerst in het overzicht de wachtdelen die u wil afstaan. Het is mogelijk om één enkele dag of één enkele nacht door te geven. Dus als u toch een volledige week of een volledig weekend wil doorgeven, moet u vijf of zes lijnen aankruisen. Pas nadien klikt op u ‘volgende’.

10

In het volgende scherm krijgt u bovenaan een overzicht van de aangekruiste dagen en nachten. Daaronder geven we een overzicht van de wachten die u kan overnemen van collega’s in de buurt. Ziet u een datum die zou passen voor u, contacteer dan de collega in kwestie. Zowel naam als telefoonnummer staan vermeld in de lijst. Zijn jullie het beiden eens over de te wisselen data, dan kan u op volgende klikken.

Op het derde scherm ziet u een duidelijk overzicht van de aangevraagde wachtwijziging. U ziet welke wachten u doorgeeft en welke wachten u in ruil zal krijgen. Klopt dit? Klik dan op bevestigen.


Zowel u als uw collega ontvangen per mail de bevestiging van deze wachtwissel. U hoeft verder niets te doen. Doordat u dit op voorhand besproken hebt met uw collega moet er ook langs de andere kant niets meer gebeuren. Ook het rode kruis, ring ring, apotheek.be en de groothandel zullen verwittigd worden van deze wijziging.

11

Wijzigen paswoord De eerste keer dat u zich aanmeldt, hebt u een standaard paswoord gekregen. Dat kon u opvragen door op Paswoord vergeten te klikken. Hieronder staat de procedure om dit paswoord te wijzigen in iets dat u makkelijker kan onthouden. Log aan

Ga met uw muis naar uw naam en klik in het openschuivend menu op Wijzig paswoord.

Vul uw huidige paswoord in, en typ daarna tweemaal uw nieuwe paswoord in.


Klik dan op wijzig paswoord.

12

Artsen en andere medische professionals die tijdens de nacht een apotheker moeten kunnen bereiken kunnen een login en paswoord krijgen voor de website geowacht.be. U hoeft deze personen dus niet meer zelf de wachten door te geven. Heeft een arts interesse in deze service? Laat ze contact opnemen met [email protected], en wij zorgen voor de rest.

Handleiding voor apotheken Geowacht. Handleiding geowacht.be voor apothekers

Recommend Documents