connect.me Handleiding Intranet connect.me handleiding voor medewerkers

connect.me Handleiding Intranet Handleiding voor medewerkers

connect.me | handleiding voor medewerkers

01‐02‐2013 | versie 1.0 | [email protected]

INHOUDSOPGAVE Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Wat is nieuw? .......................................................................................................................................... 4 Aanmelden .............................................................................................................................................. 5 Je bent ingelogd op het ROCA12 netwerk ........................................................................................... 5 Je bent niet ingelogd op het ROCA12 netwerk ................................................................................... 5 De eerste keer aanmelden .................................................................................................................. 5 Wachtwoord vergeten? ....................................................................................................................... 5 Meer informatie .................................................................................................................................. 5 Startpagina .............................................................................................................................................. 6 Sites ......................................................................................................................................................... 7 Siteacties ............................................................................................................................................. 7 Persoonlijke instellingen ..................................................................................................................... 7 Documenten ............................................................................................................................................ 8 Werken met documentenbibliotheken ............................................................................................... 8 Applicaties op Connect ............................................................................................................................ 9 Wie, wat, waar .................................................................................................................................... 9 E‐mail via Wie, wat waar ................................................................................................................. 9 De functie E‐mail & agenda ................................................................................................................. 9 E‐mail via Outlook Web Access ........................................................................................................... 9 Mijn Site................................................................................................................................................. 10 Navigatie ............................................................................................................................................ 10 Mijn profiel ........................................................................................................................................ 10 Mijn Inhoud ....................................................................................................................................... 11 Persoonlijke documenten ............................................................................................................. 11 Gedeelde documenten .................................................................................................................. 11 Document toevoegen ........................................................................................................................ 13 Meerdere documenten toevoegen ................................................................................................... 14 Document bewerken ......................................................................................................................... 15 Document verwijderen ...................................................................................................................... 16 Prullenbak .......................................................................................................................................... 17 Ondersteuning ....................................................................................................................................... 19 Gedragscode .......................................................................................................................................... 19 connect.me | handleiding voor medewerkers


INLEIDING Connect speelt een belangrijke rol in onze organisatie, daarom is het belangrijk dat iedere medewerker de weg op Connect kan vinden. Deze handleiding beschrijft de basis hoe je Connect kunt gebruiken. Connect is volop in ontwikkeling. Het kan voorkomen dat de informatie en de afbeeldingen in deze handleiding afwijken van de werkelijkheid. We zullen wijzigingen zo snel mogelijk doorvoeren in de handleiding. Een andere reden waarom deze handleiding kan afwijken van de werkelijkheid is de gebruikte software. We gaan in deze handleiding uit van de situatie zoals die binnen ROC A12 van toepassing is. Dat betekent onder andere dat de volgende software is geïnstalleerd:   

Microsoft Internet Explorer versie 8 of hoger Microsoft Office 2003 of hoger Acrobat reader versie 7 of hoger

Connect werkt ook op een aantal mobiele apparaten, zoals een tablet of een smartphone (iOS en Android). Er wordt (op dit moment) geen speciale mobiele variant aangeboden, dus men krijgt de volledige webapplicatie te zien. Houd hiermee rekening als je een databundel hebt van je mobiele aanbieder! Het is mogelijk dat sommige functies op een mobiel apparaat niet werken, zoals het bewerken van documenten. Dit is afhankelijk van de functies van toestel.



WAT IS NIEUW? Connect maakt gebruik van Microsoft SharePoint 2010. Deze nieuwe versie biedt veel meer mogelijkheden en verbeteringen t.o.v. versie 2003 (intranext). Hier volgt een selectie: Vernieuwde interface De gebruikersomgeving van SharePoint is volledig aangepast en is gebaseerd op Office 2010:    

Afhankelijk waar de gebruiker mee bezig is, krijgt hij de juiste tab (contextmenu) te zien met de juiste knoppen en acties. Hierdoor bereik je je doel in minder stappen. De snelheid van de interface is aangepast, zodat niet iedere keer de volledige pagina geladen hoeft te worden bij het aanpassen. De velden waarbij gebruikers een bewerking van tekst en afbeeldingen kunnen uitvoeren zijn sterk verbeterd. Het beheer van een site is veel eenvoudiger geworden, denk aan pagina’s aanmaken, gebruikers autoriseren, webonderdelen toevoegen, enz.

Browser support SharePoint ondersteunt naast Internet Explorer (IE) 8 en 9, ook Mozilla Firefox en Apple Safari. Opera en Google Chrome worden (nog) niet officieel ondersteund, maar werken wel goed. Office Web Apps Met Connect heb je overal, dus ook thuis, toegang tot je documenten. Met Office Web Apps kun je je Office documenten die op Connect staan niet alleen bekijken, maar ook bewerken direct vanuit je browser. Verbeterde integratie met Office Heb je Office 2007 of 2010, dan kun je gebruik maken van de volledige functionaliteit die Office biedt. Zo kun je documenten rechtstreeks publiceren en bewerken vanuit Office op Connect. Zoeken Search Server is de nieuwe zoekmachine van Microsoft en wordt onder andere gebruikt binnen SharePoint. Deze Search engine beidt veel meer mogelijkheden, zoals automatisch aanvullen of fuzzy search (zoeken bij benadering). Er zullen ook previews getoond worden in de zoekresultaten bij bestanden van Word, Excel en PowerPoint. Formulieren, lijsten en sites Eenvoudig online formulieren klaarzetten eventueel i.c.m. een workflow mechanisme. Hiermee kun je een documentenstroom opzetten of je kunt korte vragenlijsten/enquêtes maken voor bijvoorbeeld evaluatiedoeleinden. Blog en wiki sites kunnen ook voor het onderwijs ingezet worden. Uitbereidingen en mogelijkheden Dankzij de uitbreidbaarheid van SharePoint, is het mogelijk binnen het intranet het elektronisch leren verder door te ontwikkelen. Voor de nieuwste versies wordt er binnen de (SharePoint / .NET) community veel ontwikkeld op het gebied van elektronisch leren (Learning Kit en Learning Gateway). Deze producten zijn open source, maar worden wel ondersteund door Microsoft.



AANMELDEN Je kunt Connect benaderen als je in het bezit bent van een computer of een mobiel apparaat met een internetverbinding en een browser. Connect is een gesloten omgeving, die alleen beschikbaar is voor medewerkers en studenten. Door je aan te melden met een gebruikersnaam en wachtwoord, kun je je kenbaar maken aan het systeem. Je login is dus strikt persoonlijk. Let op! Leen je gebruikersnaam en wachtwoord nooit uit aan anderen! Voor het aanmelden op Connect is het afhankelijk hoe je bent ingelogd op het ROCA12 netwerk:

Je bent ingelogd op het ROCA12 netwerk Wanneer je op school aan het werk bent, en je logt in op het ROCA12 netwerk, dan wordt Internet Explorer automatisch gestart met de startpagina https://connect.a12.nl . Je hoeft niet meer opnieuw in te loggen omdat je al bekend bent binnen het netwerk.

Je bent niet ingelogd op het ROCA12 netwerk Als je niet bent ingelogd op het ROCA12 netwerk, en je gaat naar https://connect.a12.nl, dan moet je eerst inloggen met je gebruikersnaam (roca12\) en wachtwoord die je ook gebruikt voor het inloggen op het ROCA12 netwerk. Dit laatste is het geval als je Connect thuis benaderd of via het draadloze Guest netwerk op school.

De eerste keer aanmelden Wanneer je nog nooit op het ROCA12 netwerk hebt ingelogd geldt er een speciale procedure. Je moet dan namelijk nog een persoonlijk wachtwoord kiezen. De procedure gaat als volgt:  Meld je aan met gebruikersnaam “roca12\” + je drie‐letterige afkorting, bijvoorbeeld roca12\abc;  Je initiële wachtwoord, deze wordt automatisch gegenereerd: <medewerkersnummer>@<postcode>  Geef een nieuw wachtwoord op * *) Dit wachtwoord moet minstens 7 tekens lang zijn en minimaal een hoofdletter, een cijfer en een leesteken bevatten. Je moet je nieuwe gekozen wachtwoord twee maal invoeren. Dit wachtwoord geldt voor het inloggen op je ROC A12 computer en netwerk en voor Connect.

Wachtwoord vergeten? Ben je je wachtwoord vergeten, dan moet je dit persoonlijk regelen aan de balie van de Helpdesk ICT. Let op! Vergeet niet je medewerkerskaart mee te nemen! Verzoeken via telefoon of E‐mail kunnen we helaas niet in behandeling nemen, dit om misbruik te voorkomen.

Meer informatie Aanmelden op Connect zou nu moeten lukken. Wil je meer weten over het instellen van een nieuw wachtwoord? Er is een handleiding beschikbaar op Connect: ICT > ICT documenten. Of neem contact op met de Helpdesk ICT.



STARTTPAGINA Nadat jee bent ingelogd op Con nnect (of heet ROC A12 netwerk) kom je binneen op de Co onnect startpaggina. Op deze pagina vind je het aactuele nieu uws, belangrrijke verwijzzingen naarr pagina’ss op het intranet en naatuurlijk hett menu om door Conne ect te naviggeren. Zoeken op Con nnect Locatie van pagina (boomstructuur)

Perssoonlijke instellingen

Naam vann pagina

Navigatiemenu voor veel gebruikkte n pagina’s toepassingen en

Informatiegebie ed voor nieuws, ddocumenten en agenda’s Navigatiem menu naar onderrliggende sites

Kolom mett verwijzingen na aar sites die extra aattentie vereisen

rtpagina van Coonnect Figuur 1 ‐ Star

connect.me | handleeiding voor m medewerkerrs

01‐02‐2013 | 0 versie 1.0 | [email protected]

Mocht h het zijn dat jee de weg kwijt bent op Coonnect, dan n kun je gebruikmaken vaan het ‘mapje’ in de linkerbovenhoek. Do oor deze aan te klikken w wordt de locaatie van de pagina hiërarrchisch weergegeven.

Tip! Je kunt ook altijd terugkeren naar dee startpagina a door op het Connect loggo te klikken n.

SITES De informatie op Connect is ondergebracht iin diverse sittes, denk aan n de personeeel site, inforrmatie oorzieningen n, enz. Maar ook verschilllende voor studenten, roossters, het aanvragen vann facilitaire vo afdelingeen hebben h hun eigen site e, zoals Busi ness Development, ICT e en Marketingg & Commun nicatie. De sameenstelling en indeling van n deze sites kkunnen onde erling verschillen, omdat de betreffen nde sitebeheeerders hierin hun eigen keuzes kunnnen maken. Via het linker menu een de horizo ontale navigaatiebalk zijn d de sites te be enaderen. Allleen de sites or je geautorriseerd bent zijn zichtbaaar. waarvoo

Siteacties Heb je sp peciale rechtten op een site, dan krijgg je links bovvenin een exttra menu: Sitteacties. Dit menu geeft toeegang tot dee documente en, lijsten en instellingen van de desb betreffende ssite. Afhanke elijk van je rechteen wordt hett menu opge ebouwd. In handleeidingen, zoals connect.m me ‐ instructtie voor de reedactie word den diverse oonderdelen vvan het menu beehandeld.

Persoo onlijke inste ellingen Door op je naam te kklikken rechttsboven in, kkrijg je een m menu te zien met een aanntal opties vo oor persoonlijke instellin ngen, waaron nder een verrwijzing naarr je Mijn Site en de mogeelijkheid om jje af te melden. Let op! O Om je af te m melden is hett zeer raadzaaam om ook jje browser aff te sluiten!



DOCUM MENTEN De meesste informatiie op Connecct staat in doocumenten, die door afdelingen en teeams zijn geplaatst. Deze doccumenten w worden gepla aatst in zogennaamde documentenbibliotheken. H Het lezen van n een document gaat eenvvoudig. Klik o op de bestan dnaam en het desbetrefffende prograamma wordt geopend d. In het onderstaande vo oorbeeld zie je hoe je een pdf docum ment kunt beekijken dat in n de documentenbiblioth heek ICT docu umenten staaat.

Klikk op de titel van hhet document om m deze te openen n

Figuur 2 ‐ D Documentenmo odule

Na het leezen van een n document kun je het prrogramma, zzoals Acrobat Reader, geewoon sluiten n. Je kunt ookk kiezen om het document te bewareen op je eige en computer of netwerkm map. De meesste documen nten op Conn nect zijn opg eslagen in de formaten P PDF (te opennen met Acro obat Reader) of als Microsoft Word en n Excel (Officce suite).

Werken n met documentenb bibliothekeen Mocht jee geautoriseeerd zijn op een site om ddocumenten te publicere en of te beweerken, bijvoo orbeeld op de sitte van je team, dan heb je extra optiies om te we erken met ee en documenttenbibliotheek. Het werkken met doccumenten op p sites werkt hetzelfde als op je Mijn Site.



APPLIC CATIES OP P CONNEC CT Connectt beidt toegang tot een ta al van (exterrne) webapplicaties. In diit hoofdstuk behandelen we de belangrijjkste toepassingen.

Wie, w wat, waar Van alle medewerkeers en studen nten van ROCC A12 is conttactinformatie te vinden op Connect.. Als je op zoek bent naar eeen telefoonn nummer of kaamernumme er van een co ollega, een EE‐mail wilt sturen naar een n student of diens ouderss wilt bellen,, dan ga je daaarvoor naarr Wie, wat, w waar. Wie, watt, waar is te vinden bove en aan de pagina, iin de zwarte horizontale navigatieba lk. In dit meenu zijn er drrie opties te vinden:   

ZZoeken personen V Vertrouwensspersonen TTelefoonboeekje

E‐mail via Wie, wat waar Het is oo ok mogelijk o om direct via a de zoekresuultaten in Wie, wat, waar een E‐mail te sturen na aar de geselecteerde personen. Je maakt je selectiee, klikt op hett email icoon ntje en he kuunt je mail scchrijven en versturen.

De funcctie E‐maill & agenda a Je hebt h hierboven ku unnen zien dat je snel eeen mail kunt sturen door op de link vaan de desbettreffende persoon te klikken op de Mijn Sitte. Dat gaat heel snel en handig, maa ar vaak wil jee meer, bijvo oorbeeld omen berichten lezen. je ingeko Daarvoo or ga je naar E‐mail & age enda via het linker menu, onder het kkopje Persooonlijk. De opttie E‐mail & agend da biedt toeggang tot Micrrosoft Outloook. Het betre eft hier de ve ersie die via internet toe egankelijk is; Outlo ook Web Acceess. Outlookk Web Accesss ondersteun nt de belangrijkste functiies van Micro osoft Outlook.. Naast je E‐m mail beheer je dus ook jee agenda, je contactperso onen enzovooort.

E‐mail via Outloo ok Web Acccess Het internetadres is Outlook Web Accesss is ook rechttstreeks, duss buiten Conn nect om, te b benaderen. H ogt in met je gebruikersnnaam en wacchtwoord die e je ook voorr het netwerk en webmaill.a12.nl. Je lo Connectt gebruikt.



MIJN SSITE De Mijn Site is je perrsoonlijke site op Connecct. Iedere me edewerker en student heeeft een eige en Mijn of haar docu umenten plaaatsen of dele en met colleg ga’s en studeenten. Mijn SSite is te Site en kkan hier zijn o vinden in n het linker m menu of doo or rechtsboveen op je naam te klikken en vervolgeens Mijn Site te kiezen. Tip! Je kunt je M Mijn Site ook rrechtstreeks benaderen vvia mijn.a12.nl.

Navigatie De bovenste navigattiebalk van de Mijn Site hheeft de volggende indelin ng:

Persoonlijke instellingen SharePoint Help Snel (personnen) zoeken

Naar je prrofielpagina (zichttbaar voor iedere een)

Naar je persoonlijke werrkomgeving Naar je Mijn Siite op intranext (ttot 1 juli 2012)

Naar de startpagina van Connect

Terrug naar de startpagina van je Mijjn Site

Je Mijn SSite kent tweee weergaven: Mijn Inhooud, dit is je privé weerga ave. Hier sta an je persoo onlijke documenten. En Mijjn Profiel, je openbare w weergave, zoaals mensen je kunnen vinnden via Wie e, wat, waar.

Mijn prrofiel Mijn pro ofiel van je M Mijn Site beva at persoonlij ke informatiie, zoals naam m en adresgeegevens, je ffoto, doorkiessnummer en je E‐mailadrres. Deze paggina krijgen studenten of medewerkeers te zien w wanneer ze je bijvvoorbeeld viaa Wie, wat, w waar hebbenn gevonden.



Let o op! Studenteen zien niet d de privégegevvens van medewerkers en medestudeenten. Alle gegeevens die in het webonderdeel Mijn Profiel word den getoond,, komen uit dde systemen n van de afdelingeen P&O en d de studenten nadministratiie. Deze perssoonlijke geg gevens kun jee niet zelf aanpasseen, maar een n mutatie ku un je doorgevven aan de aafdeling P&O O: [email protected].

Mijn In nhoud Persoon nlijke documenten In de documentenbibliotheek Peersoonlijke doocumenten is alleen voor jou toegankkelijk. Je kun nt er nline opslag g gebruiken. D Deze map is a alleen werken aaan conceptversies van je documentten of als on voor jou toegankelijkk. Gedeeld de documentten Alle docu umenten diee in de map G Gedeelde doccumenten sttaat, zijn toeg gankelijk vooor alle mede ewerkers en studeenten van RO OC A12. Ze ku unnen deze ddocumenten n alleen lezen en niet bew werken en o opslaan in deze m map.

Tip! Als je gebruiik maakt van n een mappeenstructuur, g gebruik dan de knop Pagginalocatie o om makkkelijker een niveau terug g te gaan.





Docum ment toevoegen Het toevvoegen van eeen documen nt gaat eenvvoudig. We gebruiken in d de onderstaaande voorbe eelden de documentenbiblioth heek Gedeeld de documentten:  

G Ga naar de d documentenbibliotheek G Gedeelde do ocumenten op je Mijn Sitee (onder Mijn Inhoud) Klik op de kn nop Document uploadenn onder het ttabblad Hulp pmiddelen vooor bibliothekken > D Documenten n:

Figuur 3 ‐ Document uplo oaden



Kies Docume ent uploaden

Figuur 4 ‐ Enkel documen nt uploaden





Klik op de kn nop Bladeren n... om een ddocument vaan je computter, USB‐stickk of netwerkkschijf te sselecteren

Figuur 5 ‐ Enkel documen nt uploaden dialoogvenster



Klik op OK om je docume ent op Conneect te publicceren.

Meerdeere docum menten toe evoegen Als je meeerdere docu umenten willt uploaden, bijvoorbeeld d een hele m map, dan kan dat ook een nvoudig. Het voorrdeel hierbij is dat Conne ect automatiisch de onde erliggende mappenstructtuur meenee emt: Let op! D Deze functie is alleen beschikbaar in M Microsoft Intternet Explorrer versie 8 oof hoger!  G Ga naar de d documentenbibliotheek G Gedeelde do ocumenten op je Mijn Sitte (onder Mijn Inhoud).  Klik op de kn nop Document uploadenn onder het ttabblad Hulp pmiddelen vooor bibliothekken > D Documenten n (zie: Figuur 4 ‐ Enkel doocument uplo oaden).  Kies Meerde ere documen nt uploaden



 



SSleep je map p of bestande en in het vel d Sleep besta anden en ma appen hier naaartoe of klik op de link Blader in n plaatst hie ervan naar beestanden. Klik op OK om het uploaden te beginnnen. Onderaaan het dialo oogvenster sstaat de voorrtgang vvan het uplo oaden.

Is het upload den klaar? Kllik op OK

Docum ment bewerrken Op Conn nect is het mogelijk om b bestanden reechtstreeks te e bewerken vanuit een M Microsoft Offfice applicatiie, zoals Worrd of Excel. O Op deze mannier hoef je h het bestand n niet eerst te downloaden n en vervolgeens weer te u uploaden.



Let o op! Deze functie is alleen beschikbaarr in Microsofft Internet Exxplorer versiee 8 of hoger en als jee Microsoft O Office 2007 o of 2010 hebtt!  G Ga naar de d documentenbibliotheek G Gedeelde do ocumenten op je Mijn Sitte (onder Mijn Inhoud).  G Ga met je muiscursor naar het besta nd dat je willt bewerken en open hett contextmen nu door o op het pijltje e naar bened den te klikkeen.

  

Kies Bewerkken in Microssoft Word (oof Excel of PowerPoint, a afhankelijk vaan het gekozzen bestandstype). Klik op OK om te bevestiigen dat je h et bestand vvertrouwd. Bewerk het d document in n het Microsooft Office pro ogramma en n sla het op zzoals je gewe end bent ( of Bestan nd > Opslaan n of op het t oetsenbord:: CTRL + S). H Het documennt zal dan op p d dezelfde locaatie, dus in je e Gedeelde ddocumenten op Connect worden opggeslagen.

Docum ment verwijjderen  

G Ga naar de d documentenbibliotheek G Gedeelde do ocumenten op je Mijn Sitte (onder Mijn Inhoud). G Ga met je muiscursor naar het besta nd dat je willt verwijdere en en open hhet contextm menu d door op het pijltje naar b beneden te klikken.



  

Kies Verwijd deren Klik op OK erplaatst naaar de prullenbak Het bestand wordt nu ve

Prullen nbak Documeenten, lijsten,, afbeeldinge en en sites w worden als ze e worden verrwijderd, auttomatisch na aar de bak verplaatsst. Deze kun jje als volgt bbenaderen: prullenb  

G Ga naar je M Mijn Site en kklik op Mijn I nhoud Klik onderaaan de pagina op de Prulleenbak



SSelecteer dee bestanden d die je wilt teerugzetten



  

Klik op Selecctie herstelle en Klik op OK om te bevestiigen dat je d e bestanden n wilt terugze etten De bestandeen worden te eruggezet opp de oorspronkelijke locatie



ONDERSTEUNING Deze handleiding heeft als doel om je snel op weg te helpen met de belangrijkste functies van Connect. Er zijn natuurlijk nog veel meer mogelijkheden binnen deze omgeving. We raden dan ook aan om vooral zelf dingen uit te proberen, op deze manier zal je het systeem het snelste onder de knie krijgen. Mocht je er niet uitkomen, dan kun je contact opnemen met de helpdesk ICT:    

Connect E‐mail Telefonisch Balie

‐ Bij ICT ‐ Selfservice Helpdesk ‐ [email protected] ‐ 0318 ‐ 45 5190 (op werkdagen van 08.00 tot 16.30 uur) ‐ Ede, Bovenbuurtweg 7, G1.08.1 (op werkdagen van 08.00 tot 16.00 uur) ‐ Overige locaties op afspraak

Met betrekking tot specifieke functies van Connect, zullen er diverse instructies verschijnen. Deze worden gepubliceerd op Connect > ICT documenten (onder ICT in het linker menu).

GEDRAGSCODE ROC A12 stelt onderwijsdeelnemers graag in staat gebruik te maken van een professioneel elektronisch communicatieplatform; het A12 intranet. ROC A12 verwacht op zijn beurt van de deelnemers een professionele houding bij gebruikmaking van het intranet. Dat wil zeggen dat niemand anderen lastig valt of de techniek onnodig belast. Daartoe hebben we drie belangrijke gedragsregels opgesteld. Gedragsregels die passen binnen de omgangscode van ROC A12. Daarin maken we met elkaar afspraken over hoe we met elkaar om willen gaan. Respect voor elkaar is daarvan het belangrijkste uitgangspunt. Dat geldt ook voor deze gedragscode. Overtreding van de hieronder genoemde gedragsregels kan schorsing of verwijdering van school tot gevolg hebben. 1. Gebruik intranet op een zinvolle manier. Alle onnodige gebruik kan leiden tot overbelasting van het systeem of uitmonden in het lastigvallen van anderen. 2. Toon respect voor anderen bij het gebruik van Intranet. Hanteer positieve en fatsoenlijke taal bij het gebruik van Intranet. Het plaatsen van, of verwijzen naar informatie met een pornografisch, discriminerend of vergelijkbaar ongewenst karakter is verboden. 3 Intranet is persoonsgebonden. Gebruikmaken van het account van een ander is niet toegestaan. Stel anderen niet in de gelegenheid van jouw account gebruik te maken. Waarschuwing: Het gebruik van Intranet wordt gelogd. Indien daartoe aanleiding is kan het gedrag van elke gebruiker worden getraceerd en onderzocht op misbruik.



connect.me Handleiding Intranet connect.me handleiding voor medewerkers

Recommend Documents