Handleiding medewerkers

Handleiding medewerkers e-HRM-evaluatie Versie 1.1

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 3 1.

Doelstellingen .................................................................................................................................. 4 1.1

Ga naar jouw doelstellingenplan ............................................................................................. 4

1.2

Types doelstellingen ................................................................................................................ 5

1.2.1

Gent 2020 doelstellingen ................................................................................................ 5

1.2.2

Andere doelstellingen ..................................................................................................... 5

1.3

2.

1.3.1

Weergave van doelstellingen in het doelstellingenplan ................................................. 6

1.3.2

Standaard rapportering van de gecascadeerde doelstellingen....................................... 8

Evaluaties: Doorlopen van een evaluatiecyclus ............................................................................ 10 2.1

Tijdslijn................................................................................................................................... 10

2.2

Stap 1: Evaluatiecyclus: Functioneringsgesprek .................................................................. 10

2.3

Stap 2: Evaluatiecyclus: vastleggen doelstellingen en competenties ................................... 11

2.3.1

Ga naar het formulier .................................................................................................... 11

2.3.2

Inhoud van het formulier .............................................................................................. 12

2.4

Stap 3: Tussentijds opvolgingsgesprek(ken).......................................................................... 15

2.4.1


2.4.2


2.5

3.

Hoe doelstellingen toevoegen in het doelstellingenplan........................................................ 5

Stap 4: Evaluatiecyclus: Zelfevaluatie.................................................................................... 18

2.5.1


2.5.2

Invullen van het formulier ............................................................................................. 19

2.5.3

Doorsturen van het formulier ....................................................................................... 20

2.6

Stap 5: Evaluatiecyclus: Evaluatie door de leidinggevende .................................................. 20

2.7

Stap 6: handtekening............................................................................................................. 21

2.7.1


2.7.2


2.7.3

Ondertekenen van het formulier .................................................................................. 22

2.7.4

Ondertekening van het formulier door de leidinggevende .......................................... 22

Ontwikkeling.................................................................................................................................. 23 3.1

Ontwikkelingsplan ................................................................................................................. 23

3.1.1

Ga naar jouw ontwikkelingsplan ................................................................................... 23

3.1.2

Ontwikkelingsacties toevoegen..................................................................................... 24

3.1.3

Een leeractiviteit toevoegen aan een ontwikkelingsactie ............................................. 25

e-HRM-Evaluaties: Handleiding voor de medewerkers

Pagina 1

3.2

4.

Loopbaanplan ........................................................................................................................ 26

3.2.1

Ga naar jouw loopbaanplan .......................................................................................... 26

3.2.2

Functies toevoegen in jouw loopbaanplan ................................................................... 27

Wijzigen doelstellingen nadat het doelstellingenplan op slot is ................................................... 30 4.1

Stap 1: Wijziging doelstellingen: informatie ingeven ............................................................ 30

4.1.1

ga naar het formulier..................................................................................................... 30

4.1.2

geef jouw akkoord voor het openzetten van het doelstellingenplan ........................... 31

4.2

stap 2: Wijziging doelstellingen: aanpassing ......................................................................... 32

4.3

Stap 3: Handtekening ............................................................................................................ 32

4.3.1 4.4 5.

6.

7.

ga naar het formulier..................................................................................................... 32

Stap 4: doelstellingen gewijzigd ............................................................................................ 33

Bottom-up evaluatie...................................................................................................................... 34 5.1

Ga naar het formulier ‘bottom-up evaluatie’ ........................................................................ 34

5.2

Invullen van het formulier ‘bottom-up evaluatie’ ................................................................. 34

Een feedbackformulier invullen .................................................................................................... 36 6.1

Ga naar het ‘feedbackformulier’ ........................................................................................... 36

6.2

Vul ‘het feedbackformulier’ in............................................................................................... 36

Evaluaties: Doorlopen van de evaluatie van de Proeftijd ............................................................. 38 7.1

Stap 1: Evaluatie proeftijd: Functioneringsgesprek .............................................................. 38

7.2

Stap 2: Evaluatie proeftijd: Goedkeuring Afspraken ............................................................. 39

7.2.1


7.2.2


7.3

Stap 3: Evaluatie proeftijd: Evaluatie .................................................................................... 41

7.4

Stap 4: Handtekening ............................................................................................................ 41

7.4.1


7.4.2


7.4.3

Ondertekenen van het formulier .................................................................................. 43

7.4.4

Ondertekening van het formulier door de leidinggevende .......................................... 43

7.5

Stap 5: Evaluatie proeftijd: voltooid ...................................................................................... 43


Pagina 2

Inleiding Welkom, in de handleiding van e-HRM over het onderdeel evaluaties. Alle informatie over de startpagina en luik vorming kan je vinden in de handleiding eHRM- Vorming. Hieronder vind je de informatie over het deel evaluaties. Volgende 3 rubrieken van de eHRM tool worden in deze handleiding doorlopen: •

Doelstellingen: Hier staat jouw doelstellingenplan waarin alle afspraken over jouw doelstellingen worden geregistreerd.

•

Ontwikkeling: Hier staat jouw ontwikkelingsplan waarin alle afspraken over jouw ontwikkeling worden geregistreerd.

•

Evaluaties: Aan de hand van een overzichtelijk formulier zullen de stappen van de evaluatiecyclus doorlopen worden. Het formulier wordt opgestart tijdens het functioneringsgesprek en afgesloten na ondertekenen van de evaluatie. Wanneer jouw leidinggevende iets registreert in jouw doelstellingenplan of ontwikkelingsplan, staat dit ook in jouw formulier.

Volgende gesprekken worden met jouw gevoerd in kader van jouw functioneren en evaluatie: • Functioneringsgesprek • Opvolgingsgesprek (functioneringsgesprek met tussentijdse terugkoppeling) • Evaluatiegesprek Je zal als medewerker na elk gesprek met je leidinggevende de gemaakte afspraken kunnen raadplegen en opvolgen. Van zodra je leidinggevende de gemaakte afspraken registreert in e-HRM dan ontvang je hierover een e-mail om de gemaakte afspraken goed te keuren. In deze e-mail staat er steeds een koppeling naar het formulier. Alle formulieren vind je steeds terug in je ‘Postvak IN’. Van zodra je je goedkeuring geeft staat het in de map ‘onderweg’ (dit betekend dat jouw leidinggevende nog moet goedkeuren). Na de goedkeuring door jouw leidinggevende staan de documenten in de map ‘voltooid’.


Pagina 3

1. Doelstellingen Vooraleer een evaluatiecyclus effectief opgestart wordt via het rubriek ‘evaluaties’ zal jouw leidinggevende de doelstellingen in jouw doelstellingsplan voorbereiden. Jouw leidinggevende zal dit registreren en het initiatief nemen om dit met jouw te bespreken tijdens het functioneringsgesprek. Uiteraard is het van belang om dit samen met je leidinggevende uit te werken. De doelstellingen leggen jullie samen aan het begin van een evaluatiecyclus vast. Op het eind van de evaluatiecyclus zullen de doelstellingen, naast de competenties, worden geëvalueerd.

1.1

Ga naar jouw doelstellingenplan 1. Klik op ‘doelstellingen’ in het menu van de startpagina

2. Je ziet hier je eigen doelstellingenplan


Pagina 4

1.2

Types doelstellingen

De doelstellingen die in je eigen doelstellingenplan komen zijn allemaal jouw persoonlijke doestellingen. Op welke manier deze persoonlijke doelstellingen in jouw doelstellingenplan werden toegevoegd, bepaalt het ‘type’ van doelstellingen. 1.2.1

Gent 2020 doelstellingen

De eerste type doelstellingen zijn de ‘Gent 2020 doelstellingen’. Deze doelstellingen worden automatisch opgeladen vanuit Gent 2020. De doelstellingen die door jouw leidinggevende werden gecascadeerd vanuit Gent 2020 kan je op jouw beurt vanuit je eigen doelstellingsplan cascaderen naar jouw medewerkers. Zo is het voor iedereen duidelijk aan welke Gent 2020 doelstellingen hij/zij persoonlijk meewerkt. Tip: Casacaderen van doelstellingen wil zeggen dat een doelstelling worden trapsgewijs doorgegeven. Er kunnen meerdere mensen samenwerken om de doelstellingen te behalen. Bij het begin van elke evaluatiecyclus worden er nieuwe doelstellingen opgeladen vanuit Gent 2020. Aangezien de evaluatie een tweejaarlijkse cyclus betreft worden Gent 2020 doelstellingen tweejaarlijks opgeladen. 1.2.2

Andere doelstellingen

Het tweede type zijn de ‘andere doelstellingen’. Om ‘andere doelstellingen’ toe te voegen kan je leidinggevende zich baseren op een doelstelling uit de doelstellingenbibiliotheek of kan hij zelf een persoonlijke doelstelling formuleren. • Bibliotheekdoelstelling: hier kan je doelstellingen bekijken die je als leidraad kan gebruiken bij het opmaken van jouw doelstellingen. Het is de bedoeling dat deze bibliotheekdoelstelling nog verder wordt aangevuld. • Persoonlijke doelstelling: hier kan je vertrekken vanuit een volledig ‘lege’ doelstelling. Het verschil is dat je een persoonlijke doelstelling volledig zelf formuleert terwijl je een bibliotheekdoelstelling op standaard doelstelling kan baseren om deze doelstelling dan verder te verfijnen.

Tip: Kijk steeds of de persoonlijke doelstellingen niet gelinkt kunnen worden aan de ‘Gent 2020 doelstellingen’. Indien een doelstelling geen enkele link heeft met de ‘Gent 2020 doelstellingen’ gebruik dan pas ‘andere doelstellingen’.

1.3

Hoe doelstellingen toevoegen in het doelstellingenplan

Dit kan op 2 manieren: cascaderen van doelstelling of andere doelstellingen toevoegen. Cascaderen van een doelstelling betekent dat een doelstelling of een deel van een doelstelling door een leidinggevende wordt doorgegeven aan één of meerdere personen.


Pagina 5

Je leidinggevende zal dit in de evaluatietool voor jouw registeren (zie handleiding leidinggevende). De leidinggevende vult hierbij de parameters in. • •

• • •

Omschrijving: Beschrijf de doelstelling zo concreet mogelijk Gewicht: Je kent een gewicht toe per doelstelling. Alle doelstellingen moeten samen als som een gewicht van 100% hebben. Indien de som geen 100% is, krijg je een foutmelding. Meeteenheid: Hoe ga je deze doelstelling meten. Status: De stand van zaken van de doelstelling wordt hier aangeduid. Start en vervaldatum: Tijdsperiode waartussen deze doelstelling geldig is.

Tip: Zowel de leidinggevende als de medewerker kan het meetpunt en de status up to date houden. Tip: De doelstellingen worden opgemaakt volgens het SMART principe. Dit betekent dat de doelstellingen in de parameters als volgt worden geformuleerd: • • • • •

Specifiek: Is de doelstelling eenduidig? Meetbaar: Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt? Acceptabel: Is deze acceptabel voor de betrokkenen en ligt het binnen de visie en missie van Groep Gent? Realistisch: Is het doel haalbaar? Tijdgebonden: Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

Tip: om terug te keren naar een vorige pagina, klik je op ‘terug naar….’. De knop ‘back’ van de internet explorer gebruik je hiervoor beter niet. 1.3.1

Weergave van doelstellingen in het doelstellingenplan

a. Detailweergave van de doelstelling

1. Klik op ‘doelstellingen’ in het menu van de startpagina


Pagina 6

2. Je ziet nu jouw eigen doelstellingenplan 3. Klik in jouw doelstellingenplan de naam van de doelstelling waarvan je meer details wil bekijken

4. Je ziet het venster met daarin de details van de gekozen doelstelling. Hier kan je niets wijzigen.

tip: In de detailweergave kan je bij ‘controlegeschiedenis’ zien wanneer en door wie er wijzigingen werden aangebracht. Wens je een vorige versie te consulteren, dan klik je op ‘weergeven’. Standaard wordt wel de meest recente versie getoond.


Pagina 7

b. Weergave opties

Via weergaveopties kan je zelf beslissen welke informatie van de ontwikkelingsacties standaard zichtbaar is. 1. Klik op de titel ‘weergave opties’ in jouw ontwikkelingsplan

2. Je kan hier zelf aan- of afvinken welke informatie je verkiest om standaard zichtbaar te hebben 3. Klik op de knop ‘bijwerken’ om de gekozen weergave effectief te zien.

tip: Door de opties ‘naar boven afgestemd’ en ‘naar beneden afgestemd’ kan je van de doelstellingen zien op welke wijze de doelstellingen gecascadeerd werden.

1.3.2

Standaard rapportering van de gecascadeerde doelstellingen

Om meer informatie over de gecascadeerde doelstellingen (doelstelling Gent2020 en andere doelstellingen) te zien kan dit via het icoon of kan je in de detailweergave klikken naast rapport op ‘spotlight voor uitlijning van doelstelling’.


Pagina 8

De standaardrapportering geeft het volgende weer: • De betrokken medewerkers • De status • De voltooiing van de doelstelling

Tip: Je kan de doelstelling als taak in outlook opnemen door op het icoon klikken.


te

Pagina 9

2. Evaluaties: Doorlopen van een evaluatiecyclus 2.1

Tijdslijn

Hieronder vind je een schematische weergave van de evaluatiecyclus.

•Stap 1 (functioneringsgesprek) tussen 01/01/2014 en 24/03/2014 • Stap 2 (vastleggen doelstellingen en competenties) tussen 25/03/2014 en 31/03/2014 Functiongersgesprek

Functioneringsgesprek met tussentijdse terugkoppeling

Evaluatiegesprek

2.2

•Stap 3 (tussentijds opvolggesprek) •Let op! minimum één gesprek tussen 01/01/2015 en 31/03/2015 •Indien gewenst meerdere opvolggesprekken mogelijk tussen 01/04/2014 en 14/11/2015

• Stap 4 (zelfevaluatie) tussen 15/11/2015 en 31/12/2015 • Stap 5 (evaluatie door de leidinggevende) tussen 01/01/2016 en 31/03/2016 Stap 5 bis (enkel voor leidinggevenden) bottom-up tussen 01/01/2016 tem 31/01/2016 • Stap 6 (handtekeningfase)

Stap 1: Evaluatiecyclus: Functioneringsgesprek

De doelstellingen worden door jouw leidinggevende voorbereid via de rubriek ‘doelstellingen’. De leidinggevende zal de verschillende stappen in voor jouw evaluatiecyclus doorlopen (zie tijdslijn) in het rubriek ‘evaluaties’. Je leidinggevende bereidt het functioneringsgesprek voor die hij met jou zal voeren. Jullie voeren samen het functioneringsgesprek. Na het functioneringsgesprek zal je leidinggevende het formulier afwerken en naar jou doorsturen. Je zal hierover een email ontvangen.


Pagina 10

2.3

Stap 2: Evaluatiecyclus: vastleggen doelstellingen en competenties

In deze stap zal je als medewerker, functioneringsgesprek, goedkeuren. 2.3.1

hetgeen

afgesproken

werd

in

het

Ga naar het formulier

Ga naar het formulier dat klaarstaat in de tool: 1. Klik op ‘evaluaties’ in het menu van de startpagina

2. Klik op ‘postvak IN’

3. Klik op de jouw formulier ‘evaluatiecyclus voor…’


Pagina 11

2.3.2

Inhoud van het formulier

tip: Alle stappen die je zal doorlopen in een evaluatiecyclus zie je bovenaan het scherm staan. De stap waarin je je bevindt zal telkens in groen zijn ingekleurd. Hieronder vind je de uitleg van stap 2 (Evaluatiecyclus: vastleggen doelstellingen en competenties) tot en met de laatste stap (stap 6: handtekeningsfase van de evaluatie).

a. Doelstellingen

Hier vind je de doelstellingen terug die in het functioneringsgesprek werden vastgelegd. Klik hier op de link Doelstellingen om naar je eigen doelstellingsplan te gaan.

b. Competenties

Hier vind je de competenties terug die voor jou functie vastliggen.


Pagina 12

In de rubriek competenties kan je via een link op het ontwikkelingshandboek klikken om ontwikkelingstips en coachingstips te raadplegen. Het kan zinvol zijn om deze informatie in het kader van je eigen ontwikkeling door te nemen. 1. 2. 3. 4.

Klik op het woord ‘ontwikkelingshandboek’ Klik op de competentie die je wil raadplegen. Dubbelklik op ‘adviseur’ zodat deze in blauw staat. Klik op tekst ‘klik bovenaan op adviseur en vervolgens op deze tekst om de ontwikkeltips en coachingstips te bekijken’.

c. Groeicompetenties

In deze rubriek kunnen groeicompetenties worden toegevoegd. Dit kan in functie van een toekomstige functie die jij overweegt of een bepaalde competentie waarin jij wil ontwikkelen. De groeicompetenties worden enkel indicatief gescoord, dit wordt niet in de eindevaluatie opgenomen.


Pagina 13

Tip: De groeicompetenties zal je samen met je leidinggevende gaan bepalen. Dit staat in het formulier (vanaf het functioneringsgesprek al zichtbaar) maar zal je wellicht pas vanaf de opvolgingsgesprekken effectief gaan vastleggen. d. Ontwikkelingsacties

Ontwikkelingsacties zijn concrete acties die de vertaling zijn van de (groei-) competenties waarin de medewerker zich wil ontwikkelen in de huidige of toekomstige functie.

Tip: De ontwikkelingsacties zijn zichtbaar in het formulier (vanaf stap 1 ‘het functioneringsgesprek’). Het is zinvol om naast het functioneren ook stil te staan bij je eigen ontwikkeling en deze te vertalen naar concrete acties. Deze rubriek zal je wellicht actief gaan gebruiken tijdens de tussentijdse opvolgingsgesprekken (vanaf stap 3). Ga via startpagina naar ‘ontwikkeling’ om je eigen ontwikkelingsplan te bekijken. (zie” 3. Ontwikkeling”) e. Goedkeuren van het formulier

1. Klik onderaan op het formulier op ‘akkoord met de doelstellingen en competenties’ hiermee ga je akkoord met hetgeen afgesproken werd tijdens het functioneringsgesprek. Of Klik onderaan op het formulier op ‘ niet akkoord met de doelstellingen en competenties’ in het geval je opmerkte dat er nog iets onvolledig is. Op die manier kan de leidinggevende dit nog aanpassen en stuurt het formulier vervolgens terug naar jou ter goedkeuring.

2. Voeg indien gewenst commentaar toe. Deze commentaar verschijnt in de e-mail die de medewerker zal ontvangen. 3. Klik op ‘akkoord met de doelstellingen en competenties’ om het formulier effectief naar je leidinggevende te versturen.


Pagina 14

Van zodra je je akkoord hebt verklaard met het formulier van het functioneringsgesprek, is het doelstellingplan op slot. Op dat moment kan alleen het meetpunt en de status nog gewijzigd worden door de leidinggevende. Indien er toch een wijziging van doelstelling nodig is kan dit nog door de leidinggevende via het formulier wijzigen doelstellingen. (zie “4. Wijzigen doelstellingen nadat het doelstellingenplan op slot is”).

2.4

Stap 3: Tussentijds opvolgingsgesprek(ken)

Om tussentijds op te volgen wat de stand van zaken is in jouw functioneren, zal er door jouw leidinggevende tussentijds opvolgingsgesprek worden gevoerd (minimum één gesprek in het midden van de evaluatiecyclus). Jullie voeren samen dit gesprek. Na het opvolgingsgesprek zal je leidinggevende het formulier afwerken en naar jou doorsturen. Je zal hierover een e-mail ontvangen.

Tip: Er moet minimum één gesprek in de periode van 01/01/2015 tot 31/03/2015 plaatsvinden. Indien gewenst zijn er meerdere opvolggesprekken mogelijk in de periode van 01/04/2014 tot 14/11/2015.


Pagina 15

2.4.1


1. Klik op ‘evaluaties’ in het menu op de startpagina

2. Ga naar ‘postvak IN’ 3. Klik op de jouw evaluatieformulier ‘evaluatiecyclus voor…’

2.4.2


a. Doelstellingen

Hier kan je de tussentijdse feedback van jouw leidinggevende nalezen alsook de status van de doelstellingen zien. Je kan zelf de statussen van jouw doelstellingen up to date houden. b. Competenties

Hier kan je in het veld ‘tussentijdse opvolging’ jouw score per competentie zien. Jouw leidinggevende kan kiezen tussen de volgende scores: • • • • •

De competentie is niet of beperkt aanwezig De competentie is aanwezig mits ondersteuning De competentie is spontaan ingezet De competentie is sterk aanwezig De competentie is aanwezig op expertniveau

In de velden ‘tussentijdse feedback’ en ‘tussentijdse bemerkingen’ zie je de feedback van jouw leidinggevende staan.


Pagina 16


De groeicompetenties worden enkel indicatief beoordeeld, dit wordt niet in de eindevaluatie opgenomen. Daarom geeft jouw leidinggevende geen score aan de groeicompetenties, maar vult hij in het veld ‘tussentijdse bemerkingen’ alleen uw feedback in. d. Ontwikkelingsacties

1.

In het veld ‘commentaar’ vind je per ontwikkelingsactie de feedback van jouw leidinggevende.

Tip: Ga via startpagina naar ‘ontwikkeling’ om je eigen ontwikkelingsplan te bekijken. (zie “3. Ontwikkeling”) e. Tussentijds opvolgingsgesprek

In het veld naast ‘aantal gevoerde gesprekken’ duidt je leidinggevende aan hoeveel gesprekken reeds zijn gevoerd. In de rubrieken ‘vorming en ontwikkeling’, ‘veiligheid en welzijn’ en ‘overige onderwerpen’ staan de gemaakte afspraken. f.

Goedkeuren van het formulier

1. Klik onderaan op het formulier op ‘doorsturen naar…’

2. Voeg indien gewenst commentaar toe. Deze commentaar verschijnt in de e-mail die de medewerker zal ontvangen. e-HRM-Evaluaties: Handleiding voor de medewerkers

Pagina 17

3. Klik op ‘doorsturen naar…’ om het formulier effectief naar je leidinggevende te versturen.

2.5

Stap 4: Evaluatiecyclus: Zelfevaluatie

Vanaf 15/11/2015 zal de cyclus automatisch in de stap 4 gezet worden. In deze fase wordt verwacht dat jij je zelfevaluatie invult. Dit formulier zal automatisch op 15/11/2015 in uw takenlijst zitten. Je zal hierover een e-mail ontvangen. 2.5.1


1. Klik op ‘evaluaties’ in het menu op de startpagina

2. Ga naar ‘postvak IN’ 3. Klik op de jouw evaluatieformulier ‘evaluatiecyclus voor…’


Pagina 18

2.5.2

Invullen van het formulier

a. Doelstellingen

1. Geef een score per doelstelling in het veld ‘beoordeling medewerker’.. Alle velden zijn verplicht in te vullen. Volgende scores kan je per doelstelling ingeven: • • • • •

De doelstellingen zijn niet gerealiseerd De doelstellingen zijn gedeeltelijk gerealiseerd De doelstellingen zijn gerealiseerd zoals vooropgesteld De doelstellingen zijn beter dan vooropgesteld gerealiseerd De realisatie van de doelstellingen overtreft alle verwachtingen

2. In het veld ‘opmerkingen van …’ kan je jouw opmerkingen noteren.

b. Competenties

Hier kan je in het veld ‘beoordeling medewerker’ jouw score per competentie invullen. Je kan kiezen tussen de volgende scores: • • • • •



Pagina 19


De groeicompetenties worden enkel indicatief beoordeeld, dit wordt niet in de eindevaluatie opgenomen. d. Ontwikkelingsacties

De ontwikkelingsacties worden niet beoordeeld. Hierbij wordt enkel een toelichting geschreven.

2.5.3

Doorsturen van het formulier

1. Klik op ‘zelfevaluatie doorsturen’ onderaan in het formulier

2. Voeg indien gewenst commentaar toe. Deze commentaar verschijnt in de e-mail die de medewerker zal ontvangen. 3. Klik op ‘zelfevaluatie doorsturen’ om het formulier effectief naar je leidinggevende te versturen.

2.6

Stap 5: Evaluatiecyclus: Evaluatie door de leidinggevende

In deze fase vult jouw leidinggevende de evaluatie in. De gesprekken kunnen worden gevoerd in de periode van 01/01/2016 tot 31/03/2016 Tijdens het invullen van deze evaluatie kan jouw leidinggevende jouw zelfevaluatie zien staan. Na het invullen van het formulier stuurt jouw leidinggevende het formulier door naar de tweede beoordelaar ter goedkeuring. e-HRM-Evaluaties: Handleiding voor de medewerkers

Pagina 20

Nadat het formulier van de tweede beoordelaar is teruggekeerd voert jouw leidinggevende het evaluatiegesprek met jou. Na dit gesprek zal hij het evaluatieformulier ter ondertekening naar jouw doorsturen.

2.7

Stap 6: handtekening

2.7.1


1. kies in het menu van de startpagina voor ‘evaluaties’.

2. Klik op ‘postvak IN’ 3. Klik op het ‘evaluatiecyclus voor …’ 2.7.2


Per rubriek kan je de beoordeling en opmerkingen van je leidinggevende nalezen.

In de rubriek ‘eindbeoordeling’ kan je jouw algemene score terugvinden.


Pagina 21

2.7.3

Ondertekenen van het formulier

1. Onderaan het formulier klik je op ‘tekenen voor kennisname’

2. In het veld ‘commentaar van…’ voeg je indien gewenst commentaar toe. Deze verschijnt in de e-mail die de leidinggevende zal ontvangen. 3. Klik op ‘tekenen voor kennisname’. Hiermee stuur je het evaluatieformulier door naar jouw leidinggevende.

2.7.4

Ondertekening van het formulier door de leidinggevende

De leidinggevende krijgt het document met de handtekening van de medewerker en kan daarna zelf ook tekenen. Nu is de evaluatiecyclus afgesloten (stap 7). Het document staat in de map van voltooide documenten.

Tip: Maak zelf een aantal mappen aan met je voltooide documenten (indien gewenst).


Pagina 22

3. Ontwikkeling In het functioneringsgesprek worden doelstellingen en competenties vastgelegd. Het is zinvol om naast het functioneren ook stil te staan bij je eigen ontwikkeling. In de rubriek ‘ontwikkeling’ kan jouw leidinggevende de gemaakte afspraken registreren en wordt dit besproken tijdens de opvolgingsgesprekken. Uiteraard is de medewerker de eigenaar van zijn eigen ontwikkeling en is het van belang om dit in overleg vast te leggen.

3.1

Ontwikkelingsplan

3.1.1

Ga naar jouw ontwikkelingsplan

1. Klik op ‘ontwikkeling’ in het menu van de startpagina

2. Je ziet hier je eigen ontwikkelingsplan


Pagina 23

3.1.2

Ontwikkelingsacties toevoegen

Je leidinggevende kan de ontwikkelingsacties toevoegen. Hij vult hierbij volgende parameters in: •

• • • • •

Categorie : o Ontwikkelingsacties voor de huidige functie o Ontwikkelingsacties voor de toekomstige functie Ontwikkelingsactie: Omschrijving: Beschrijf de actie zo concreet mogelijk. Begindatum en einddatum: Tijdsperiode waartussen de actie ondernomen wordt. Status: De stand van zaken van de ontwikkelingsactie wordt hier aangeduid. Competenties: De competentie die je medewerker via deze actie wil ontwikkelen wordt hier aangevinkt.

Tip: Je kan de ontwikkelingsactie als taak in outlook opnemen door op het icoon te klikken.


Pagina 24

3.1.3

Een leeractiviteit toevoegen aan een ontwikkelingsactie

In samenspraak met jou heeft jouw leidinggevende één of meerdere ontwikkelingsacties vastgelegd. Jij of jouw leidinggevend kan bij elke ontwikkelingsactie één of meerdere leeractiviteiten toevoegen. Een leeractiviteit kan een opleiding zijn of een actie de helemaal op maat is uitgewerkt.

1. Ga naar het ontwikkelingsplan zoals hierboven beschreven in “3.1.1Ga naar jouw ontwikkelingsplan” 2. Klik op de knop ‘nieuwe leeractiviteit toevoegen’

3. Kies één van de volgende opties: • Zoeken in catalogus • Zoeken op competentie (zie je alleen als je in de ontwikkelingsactie een competentie hebt aangevinkt) • Aangepaste leeractiviteit Via ‘zoeken in catalogus’ en ‘zoeken op competentie’ kom je rechtstreeks in de catalogus van de vormingen van groep Gent terecht. Als je hier een opleiding aanvinkt, komt dit in jouw vormingsplan terecht. tip: als je via ‘leeractiviteit’ een vorming hebt toegevoegd, zie je dit in jouw vormingsplan. Je moet je vervolgens wel nog effectief voor deze opleiding inschrijven.


Pagina 25

3.2

Loopbaanplan

In deze rubriek kan je de functies bekijken en de competenties die aan deze functies zijn gekoppeld. Via je loopbaanpad of de functies binnen Groep Gent kan je aanduiden welke functies je overweegt. Je kan dit als medewerker zelf in je eigen loopbaanplan aanduiden of jouw leidinggevende registreert dit in jouw loopbaanplan. Het is de bedoeling om dan in overleg met jouw leidinggevende hier relevante ontwikkelingsacties aan te koppelen ( zie hierboven in ontwikkelingsplan).

3.2.1

Ga naar jouw loopbaanplan

1. Klik op ‘ontwikkeling’ in het menu van de startpagina

2. Je ziet hier je eigen ontwikkelingsplan 3. Klik bovenaan op de tab ‘loopbaanplan’ naast de tab ‘ontwikkelingsplan’


Pagina 26

3.2.2

Functies toevoegen in jouw loopbaanplan

In jouw loopbaanplan zie je onder ‘mijn huidige functie’ jouw huidige competenties staan.

Je kan op 2 manieren functies toevoegen in de lijst met ‘functies die ik overweeg’. •

Eerste manier: via loopbaanpad:

1. Klik op ‘loopbaanpad weergeven’ om jouw loopbaanpad te zien.

2. Klik je hierin op het icoon overweegt.

om aan te duiden welke functies je effectief


Pagina 27

•

Tweede manier: Via ‘functies toevoegen’

1. Klik bovenaan op ‘functies toevoegen’ om een functie toe te voegen aan je loopbaanplan.

2. Klik in de pop-up op ‘groep Gent’ om een functie te zoeken in de lijst.


Pagina 28

3. Vink de functie aan die je wil toevoegen in de lijst van functies die je overweegt. 4. Klik daarna op ‘functie toevoegen’.

De functies die je aangeduid hebt met het ‘sterretje’ of toegevoegd hebt via ‘functies toevoegen’ kan daarna terugvinden in de lijst met ‘functies die ik overweeg’. Klik op ‘gegevens weergeven’ of ‘medewerkers met deze functie’ hier kan je zien wie deze functies effectief uitoefent en welke competenties hieraan gelinkt zijn.


Pagina 29

4. Wijzigen doelstellingen nadat het doelstellingenplan op slot is Van zodra de evaluatiecyclus is opgestart en je als medewerker het formulier van het functioneringsgesprek effectief ondertekende (zie “2.7 Stap 6: handtekening”) is het doelstellingplan op slot. Op dat moment kan alleen het meetpunt en de status nog gewijzigd worden. Indien er toch een wijziging van doelstelling nodig is kan dit nog via het formulier ‘wijzigen doelstellingen’. Hiermee geeft de leidinggevende de boodschap aan zijn medewerker dat er één of meerdere doelstellingen nog moeten gewijzigd (en dus meer dan enkel het meetpunt en de status) of dat er één of meerdere doelstellingen moeten toegevoegd. Op deze manier wordt het doelstellingenplan open gezet om nog aanpassingen te kunnen doen na het functioneringsgesprek.

4.1

Stap 1: Wijziging doelstellingen: informatie ingeven

Je leidinggevende neemt het initiatief om het doelstellingenplan terug open te zetten. Hiervoor zal jouw leidinggevende een formulier moeten invullen. Via dit formulier vraagt hij jouw toestemming om het doelstellingenplan terug open te zetten.

4.1.1

ga naar het formulier

Je zal een e-mail krijgen met de link naar dit formulier. Of je kan het formulier terugvinden in je inbox. 1. kies in het menu van de startpagina voor ‘evaluaties’. 2. Klik op ‘postvak IN’ 3. Klik op het formulier ‘wijzigen doelstellingen voor…’


Pagina 30

4.1.2

geef jouw akkoord voor het openzetten van het doelstellingenplan

In dit formulier staat de datum en reden om de doelstellingen te wijzigen vermeld.

Al je als medewerker akkoord gaat om de doelstellingen te wijzigen kan je via ‘doelstelling wijzigen’ het doelstellingenplan terug open zetten. 1. Klik op ‘doelstellingen wijzigen’ 2. Voeg indien gewenst commentaar toe. Deze commentaar verschijnt in de e-mail die de leidinggevende zal ontvangen. 3. Klik nogmaals op ‘doelstellingen wijzigen’ om het formulier effectief naar je leidinggevende te versturen.

tip: Alle stappen die je zal doorlopen tijdens het wijzigen van doelstellingen zie je bovenaan het scherm staan. De stap waarin je je bevindt zal telkens in groen zijn ingekleurd. Hieronder vind je de uitleg van stap 2 (wijziging doelstellingen: aanpassing) tot en met de laatste stap (stap 4: doelstellingen gewijzigd).


Pagina 31

4.2

stap 2: Wijziging doelstellingen: aanpassing

Van zodra je je goedkeuring hebt gegeven om het doelstellingenplan open te zetten, kan je leidinggevende de doelstellingen wijzigen. Je leidinggevende bespreekt met jouw de wijzigingen aan het doelstellingenplan. Na het gesprek over het wijzigen van de doelstellingen stuurt jouw leidinggevende het formulier ‘wijzigen doelstellingen voor…’ door ter ondertekening.

4.3

Stap 3: Handtekening

Je zal als medewerker de wijzigingen in het doelstellingenplan nog eens onderteken. Daarna zal ook de leidinggevende de wijzigingen ondertekenen. 4.3.1

ga naar het formulier

Je kan het formulier met de wijzigingen van doelstellingen nalezen. Je zal een e-mail krijgen met de link naar dit formulier of je kan het formulier terugvinden in je ‘postvak IN’. 1. kies in het menu van de startpagina voor ‘evaluaties’. 2. Klik op ‘postvak IN’ 3. Klik op het formulier ‘wijzigen doelstellingen voor…’


Pagina 32

4. Klik op ‘tekenen voor akkoord’ om jouw akkoord met de wijzigingen te geven. 5. Voeg indien gewenst commentaar toe. Deze commentaar verschijnt in de e-mail die de leidinggevende zal ontvangen. 6. Klik nogmaals op ‘tekenen voor akkoord’ Nadat jij hebt getekend voor akkoord, zal ook jouw leidinggevende nog tekenen voor akkoord.

4.4

Stap 4: doelstellingen gewijzigd

Het document staat in de map van voltooide documenten. Jouw doelstellingenplan is nu terug op slot.


Pagina 33

5. Bottom-up evaluatie Op het moment dat jouw leidinggevende zal worden geëvalueerd, wordt een bottom-up evaluatieformulier naar jou gestuurd. Je ontvangt hierover een e-mail en dit staat ook in je ‘postvak IN’. Je hebt één maand tijd om de bottom-up evaluatie in te vullen.

5.1

Ga naar het formulier ‘bottom-up evaluatie’ 1. Ga via het menu op de startpagina naar ‘evaluaties’ 2. Ga naar ‘postvak IN’ 3. Klik op het formulier ‘bottom-up evaluatie voor…’

….

5.2

Invullen van het formulier ‘bottom-up evaluatie’

1. Geef per competentie, per vraag een score. Het is verplicht op bij elke vraag een score te kiezen. Je zal anders een foutmelding krijgen. Je kan kiezen tussen de volgende scores: Niet te beoordelen, Nooit, Soms, Vaak, Altijd


Pagina 34

2. In de rubriek ‘toelichting’ kan je, indien gewenst, feedback invullen. 3. Klik op ‘opslaan en sluiten’ om het formulier op te slaan zonder in te dienen. Je vindt het formulier dan terug in jouw ‘postvak IN’ om het op een later tijdstip af te werken en in te dienen. Of 4. Klik op ‘voltooid formulier indienen’ om het formulier effectief in te dienen. 5. Klik nogmaals op ‘voltooid formulier indienen’.

Nu is het ‘bottom-up evaluatie’ formulier afgesloten. Het document staat in de map van jouw voltooide documenten.



Pagina 35

6. Een feedbackformulier invullen De bottom-up evaluatie (zie “5. Bottom-up evaluatie”) vul je in voor het geven van feedback van jouw leidinggevende. Het is echter ook mogelijk dat je feedback moet geven over een collega die bijvoorbeeld meewerkt aan een project waarvan jij projectleider bent. Of wanneer een medewerker halftijds/tijdelijk voor jou werkt en de leidinggevende die het evaluatieformulier opmaakt aan jou feedback wil vragen.

6.1

Ga naar het ‘feedbackformulier’

Je ontvangt hierover een e-mail en dit formulier staat ook in je ‘postvak IN’. 1. Ga via het menu op de startpagina naar ‘evaluaties’ 2. Ga naar ‘postvak IN’ 3. Klik op ‘feedbackformulier voor…’

6.2

Vul ‘het feedbackformulier’ in

1. Geef per doelstelling en/of competentie, per vraag een score. Het is verplicht een score te kiezen. Je zal anders een foutmelding krijgen. (Indien je het niet kan beoordelen klik je de score ‘niet te beoordelen’ aan.) 2. In de rubriek ‘Opmerkingen’ kan je, indien gewenst, feedback invullen. 3. Klik op ‘opslaan en sluiten’ om het formulier op te slaan zonder in te dienen. Je vindt het formulier dan terug in jouw ‘postvak IN’ om het op een later tijdstip af te werken en in te dienen. Of Klik op ‘voltooid formulier indienen’ om het formulier effectief in te dienen. e-HRM-Evaluaties: Handleiding voor de medewerkers

Pagina 36

4. Klik nogmaals op ‘voltooid formulier indienen’.

Nu is het feedbackformulier afgesloten. Het document staat in de map van jouw voltooide documenten.



Pagina 37

7. Evaluaties: Doorlopen van de evaluatie van de Proeftijd Start je in als nieuwe medewerker of in een nieuwe functie wordt er eerst een proeftijd doorlopen. Op het einde van deze proeftijd krijg je een evaluatie. Tijdens de proeftijd worden enkel de competenties geëvalueerd. Jouw leidinggevende zal het initiatief nemen om dit met jouw te bespreken tijdens het functioneringsgesprek.

Bij de evaluatie van de proeftijd worden er nog geen doelstellingen beoordeeld.

Tijdens de proeftijd is het echter wel mogelijk dat jouw leidinggevende al doelstellingen in jouw doelstellingenplan klaarzet. Echter, het doelstellingenplan is pas definitief vastgelegd (op slot) nadat het eerste functioneringsgesprek van de evaluatiecyclus heeft plaatsgevonden (zie “2. Evaluaties: Doorlopen van een evaluatiecyclus”).

7.1

Stap 1: Evaluatie proeftijd: Functioneringsgesprek

Je leidinggevende bereidt het functioneringsgesprek voor die hij met jou zal voeren. Jullie voeren samen het functioneringsgesprek. Na het functioneringsgesprek zal je leidinggevende het formulier afwerken en naar jou doorsturen. Je ontvangt hierover een e-mail en dit staat ook in je ‘postvak IN’.

tip: Alle stappen die je zal doorlopen in een evaluatie van de proeftijd zie je bovenaan het scherm staan. De stap waarin je je bevindt zal telkens in groen zijn ingekleurd.

Hieronder vind je de uitleg van stap 2 (Evaluatie proeftijd: Goedkeuring Afspraken) tot en met de laatste stap (stap 5: Evaluatie proeftijd: voltijd).


Pagina 38

7.2

Stap 2: Evaluatie proeftijd: Goedkeuring Afspraken

In deze stap zal je als medewerker, functioneringsgesprek, goedkeuren. 7.2.1

hetgeen

afgesproken

werd

in

het


Ga naar het formulier dat klaarstaat in de tool: 1. Klik op ‘evaluaties’ in het menu van de startpagina

2. Klik op ‘postvak IN’

3. Klik op jouw formulier ‘evaluatie van de proeftijd voor…’


Pagina 39

7.2.2


a.

Competenties

Competenties liggen reeds vast volgens de functie die je uitvoert, deze staan al klaar in het formulier. Indien nodig kan je leidinggevende nog competenties toevoegen. We adviseren de lijst tot 10 competenties te beperken. b.

Gemaakte afspraken

In deze rubriek staan de gemaakte afspraken. c.

Akkoord met de gemaakte afspraken

1. Klik onderaan op het formulier op ‘akkoord met de afspraken’ hiermee stuur je het formulier naar je leidinggevende.

2. Klik op ‘akkoord met de afspraken’ om het formulier effectief door te sturen naar je leidinggevende.

Het formulier is nu terug bij je leidinggevende. Het initiatief zal door je leidinggevende genomen worden om je evaluatie van de proeftijd in te vullen (stap 3). Maar je kan steeds de gemaakte afspraken en competenties bekijken. Indien je het formulier nog wenst te bekijken ga dan naar ‘Postvak IN’. Klik hier op ‘onderweg’.


Pagina 40

7.3

Stap 3: Evaluatie proeftijd: Evaluatie

In deze fase vult jouw leidinggevende de evaluatie van de proeftijd in. Jouw leidinggevende voert het evaluatiegesprek van de proeftijd met jou. Na dit gesprek zal hij het evaluatieformulier ter ondertekening naar jouw doorsturen. Jouw leidinggevende geeft een score per competentie. Volgende scores kan hij per competentie ingeven: • • • • •


Daarnaast krijg je nog een algemene score als eindbeoordeling. Jouw leidinggevende kiest een eindbeoordeling uit volgende mogelijkheden: • • •

Gunstig Verlenging van de proeftijd (uitsluitend voor op proef aangestelde statutaire medewerkers en op basis van in de RPR vastgelegde redenen.) Ongunstig

7.4

Stap 4: Handtekening

7.4.1


1. kies in het menu van de startpagina voor ‘evaluaties’.


Pagina 41

2. Klik op ‘postvak IN’ 3. Klik op jouw formulier ‘evaluatie van de proeftijd voor…’ 7.4.2


Per competentie kan je de beoordeling en opmerkingen van je leidinggevende nalezen.

In de rubriek ‘eindbeoordeling’ kan je jouw algemene score terugvinden.


Pagina 42

7.4.3

Ondertekenen van het formulier

1. Onderaan het formulier klik je op ‘tekenen voor kennisname’

2. In het veld ‘commentaar van…’ voeg je indien gewenst commentaar toe. Deze verschijnt in de e-mail die de leidinggevende zal ontvangen. 3. Klik op ‘tekenen voor kennisname’. Hiermee stuur je het evaluatieformulier door naar jouw leidinggevende.

7.4.4

Ondertekening van het formulier door de leidinggevende

De leidinggevende krijgt het document met de handtekening van de medewerker en kan daarna zelf ook tekenen.

7.5

Stap 5: Evaluatie proeftijd: voltooid

Nu is de evaluatie van de proeftijd afgesloten. Het document staat in de map van jouw voltooide documenten.



Pagina 43

Handleiding medewerkers

Recommend Documents