Handleiding omgang privézaken en werkzaamheden medewerkers

4.1.1.4.14 handleiding omgang privé zaken en werkzaamheden medewerkers 1 van 5

Handleiding omgang privézaken en werkzaamheden medewerkers. Protocol Social Media. Social Media is onderdeel van ons dagelijks bestaan en iedereen heeft er mee te maken. Het is van belang om afspraken te maken en richtlijnen op te stellen over het gebruik van deze individuele en meestal openbare communicatiekanalen. Dit protocol dient er toe helderheid te verschaffen hoe medewerkers hier verstandig mee om kunnen gaan. Privé-gerelateerde zaken en werk gerelateerde zijn niet zo gemakkelijk te scheiden en dat hoeft ook niet. Het uitgangspunt is dat het digitale gedrag op Social Media van medewerkers niet afwijkt van het gedrag op de werkvloer en het de organisatie niet schaadt. Een voorbeeld hiervan is dat je geen erotische getinte foto’s of filmpjes van jezelf in schaarse kleding of in dronken toestand op Social Media plaatst. Wij verwachten dat onze medewerkers conform de normen en waarden van onze samenleving zich op Social Media gedragen naar anderen. Om verschillende denkbeelden over het gebruik van sociale media in organisaties niet te laten leiden tot misverstanden zijn de onderstaande richtlijnen ontwikkeld. Deze richtlijnen hebben enkel te maken met situaties waarbij er een overlap is (of kan zijn) tussen werk en privé. Weblogs, fora en netwerken waar je alleen als privépersoon actief bent – over hobby, familie en andere activiteiten die geen raakvlak hebben met de werksituatie – vallen hier expliciet niet onder. Onder Social Media wordt verstaan: Twitter, Hyves, Facebook, LinkedIn en Youtube en de wat minder bekende varianten daarop. Richtlijnen Social Media werk gerelateerd  Medewerkers mogen kennis en andere waardevolle informatie delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en het De Drie Ballonnen niet schaadt. Medewerkers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke informatie. Voor het publiceren wordt eerst toestemming gevraagd aan de locatiemanager. 

Medewerkers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken over ouders, kinderen, collega’s, samenwerkende organisaties en De Drie Ballonnen zonder goedkeuring van bovengenoemde.



Medewerkers gaan niet in discussie met kinderen of ouders op Social Media. Verkeerd opgevatte of slecht onderbouwde meningen, kunnen direct nadelige gevolgen hebben voor De Drie Ballonnen.



Bij onderwerpen over de kinderopvang en/of de organisatie maken medewerkers duidelijk of zij op persoonlijke titel of namens De Drie Ballonnen publiceren. Gebruik geen populair taalgebruik en schuttingtaal.



Directie en locatiemanager en iedereen die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik maken van Social Media. Voor deze functies geldt dat iemand altijd wordt gezien als vertegenwoordiger van De Drie Ballonnen, ook als zij een privémening verkondigt. Op grond van hun positie moeten werknemers nagaan wat zij op persoonlijke titel kunnen publiceren en hoe dit het bedrijf schade aan kan brengen.



Medewerkers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor wat zij publiceren. Wanneer een online discussie dreigt te ontsporen, of in het ergste geval al helemaal

Aangepast door de instelling op datum: Feb 2015


ontspoord is, neem dan direct contact op met de verantwoordelijke persoon en locatiemanager, overleg over de te volgen strategie. 

Medewerkers weten dat publicaties op Social Media altijd vindbaar zijn.



De Drie Ballonnen zorgt zelf ook digitaal voor een veilig klimaat en communiceert met medewerkers, kinderen en ouders hoe zij dit doet.



De Drie Ballonnen legt hierbij vast welke maatregelen zij neemt bij digitale overtredingen van medewerkers en communiceert dit.

Maatregelen die genomen worden bij digitale overtreding door medewerkers. Bij overtreding van de bovenstaande punten zal de betreffende persoon door de locatiemanager aangesproken worden. Een officiële waarschuwing zal schriftelijk worden vastgelegd en in het personeelsdossier worden opgeslagen. De officiële waarschuwing zal mogelijk gevolgen kunnen hebben conform het beleid. Daarnaast zal per geval bekeken worden welke acties er ondernomen kunnen en zullen worden om de schade digitaal te herstellen dan wel te verwijderen. Achtergrondinformatie Wees je ervan bewust:  Het gebruik van Social Media ‘real time’ gebeurt. Een druk op de knop en jouw bericht staat direct online.  Als je jezelf online kenbaar maakt als medewerker van De Drie Ballonnen, er voor zorgt dat je standpunt overeenkomt met hoe je jezelf wenst te presenteren aan onze ouders, kinderen en collega’s.  Online informatie misschien wel eeuwig online staat. Het is niet altijd gemakkelijk om informatie naderhand te (laten) verwijderen. Bedenk dus goed hoe je wilt overkomen in tekst, beeld en geluid – en niet alleen voor dat ene moment. Werkgevers, leerlingen en ouders zoeken soms op google naar meer informatie.  Het een ongeschreven regel is om eenmaal geplaatste berichten niet te verwijderen. Met een druk op de knop (real time) worden ook foute berichten online geplaatst. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten per definitie te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt. Geef bij verwijdering een goede reden.  Je ook rekening dient te houden met het wettelijk vastgelegde auteurs-, beeld- en citaatrecht. Het is verboden om zonder toestemming van de maker andermans werk te publiceren. Schending van deze wet levert je een boete op van honderden euro’s.  Sociale omgangsvormen online net zo goed gelden als offline. Respecteer degene tot wie je je richt. Laster, beledigingen en obsceniteit zijn niet geoorloofd. De privacy van anderen wordt gerespecteerd.  Je zoveel mogelijk inhoudelijk dient te reageren op stukken van anderen. Alleen je mening geven, zonder onderbouwing daarvan, vervuilt de discussie en zegt meer over de schrijver van de reactie dan over het stuk. Onthoud dat dit soort reacties ook in google naar boven kunnen komen.  Social Media kan soms als gevolg hebben dat er een grijs gebied ontstaat tussen privé en werk gerelateerde zaken. Wanneer je op een persoonlijke blog over je werk schrijft, kun je een disclaimer (zie voorbeeld onderaan) opnemen waarin staat dat dit blog jouw persoonlijke standpunt weergeeft en dat dit niet overeen hoeft te komen met het standpunt van de drie ballonnen



Voorbeeld disclaimer blog: “© (jaar van het online gaan van de website) (je naam). De standpunten en meningen op deze website, zijn de persoonlijke mening van (je naam) en staan los van eventuele officiële standpunten van De Drie Ballonnen. (je naam) is niet verantwoordelijk voor de inhoud van uitlatingen en reacties van derden op de hier gepubliceerde stukken.”

Protocol t.a.v. het filmen en foto’s maken binnen De Drie Ballonnen Binnen de organisatie maken we gebruik van beeldmateriaal (film en foto’s) van zowel situaties op het kinderdagverblijf als kinderen en medewerkers. Om duidelijkheid te scheppen hoe de organisatie hier mee omgaat en in welke context we dit medium toepassen staan hieronder de verschillende situaties waarbij we filmen en fotograferen. Ouders geven wel of geen toestemming dat hun kind(eren) gefilmd of gefotografeerd mogen worden voor specifieke doeleinden. De context en het doel van het gebruik maken van film en foto. Pedagogisch medewerkers filmen elkaar één keer per jaar tijdens verschillende werkzaamheden op de groep. Binnen de functioneringsprocedure van iedere pedagogisch medewerker maken we gebruik van dit filmmateriaal tijdens de POP (Persoonlijk Ontwikkelings Plan) gesprekken. Tijdens dit gesprek wordt het beeldmateriaal bekeken en besproken. Gebleken is dat het zien van je eigen handelen tot meer inzicht leidt. Na de bespreking worden deze beeldmaterialen gewist. Op specifieke groepen worden ook filmpjes gemaakt om het dagritme en de belevenissen op de groep inzichtelijk te maken. De filmpjes worden op de ouderavonden op de groep en informatieavonden over het pedagogisch beleid getoond. Gedurende het jaar worden medewerkers getraind om zo goed mogelijk hun werkzaamheden uit te kunnen voeren en zich te blijven ontwikkelen. Hiertoe wordt ook gebruik gemaakt van beeldmateriaal op de groepen. Het met elkaar bekijken en bespreken van verschillende situaties en activiteiten is een goed leerproces gebleken om steeds kritisch te blijven op eigen functioneren en handelen. Individuele kinderen met een ontwikkelingsachterstand of voorsprong worden soms ook gefilmd. Dit beeldmateriaal geeft inzicht in het handelen van het kind en ook in de omgang van de pedagogisch medewerkers met het kind. Ouders worden hier van te voren over ingelicht. Samen met pm-ers van de groep, intern begeleiders en ouders wordt dit beeldmateriaal bekeken. Gedurende de dag en tijdens ‘bijzondere’ activiteiten en gelegenheden worden er foto’s gemaakt. Deze foto’s worden via het ouderportaal van de ouders geplaatst en of op facebook van De Drie Ballonnen. Soms worden foto’s gebruikt voor promotiemateriaal voor de organisatie. In samenspraak met de directie zijn de richtlijnen verder uitgewerkt om zo ieder misverstand te voorkomen hoe wij als werknemer van DDB met het gebruik van Facebook omgaan:  Er worden alleen foto’s en informatie op de Facebook van DDB zelf geplaatst (mist ouders hier natuurlijk schriftelijk toestemming voor hebben gegeven). Let wel: wat op DDB Facebook staat mag wel privé geliked en gedeeld worden. Als het via DDB Facebook is gegaan dan mag een ieder dit op haar eigen tijdslijn zetten. Het is altijd te







zien waar de foto oorspronkelijk vandaan komt. Er is dan reeds gecontroleerd wat er opstaat, met welke tekst. Per locatie komt er een redacteur die de taak heeft om berichten op DDB Facebook te zetten. Dit betekent dat alle berichten die je op DDB Facebook wilt plaatsen kunt mailen naar de auteur van je locatie. Zij controleert, maakt hiervan een bericht en plaatst het. De richtlijnen voor de personen die in overleg aangewezen zijn tot redacteur op De Drie Ballonnen Facebook plaatsen berichten vanuit de organisatie en houden daarbij aanvullend rekening met onderstaande zaken: a) Sfeer impressies van de activiteiten zijn zonder meer toegestaan wanneer en geen kinderen op de afbeelding staan. b) Het plaatsen van afbeeldingen van kinderen schuin van achteren of op de rug gefotografeerd is toegestaan, mits dit kinderen betreft waarvan de ouders toestemming heeft gegeven. (nooit van de voorkant in het gezicht) c) Pr & Communicatie (directiesecretaresse) heeft als taak het monitoren van wat er op DDB Facebook komt. Zij controleert wat er op staat en met welke tekst, past dit zo nodig aan en verwijderd wat er niet op kan.

Richtlijnen en afspraken over omgang met het beeldmateriaal.  Kinderen, waarvan ouders geen toestemming hebben gegeven, worden niet gefilmd en gefotografeerd. Ouders kunnen op intakeformulier aangeven wanneer zij niet willen dat kind wordt gefotografeerd/gefilmd. 

Na gebruikmaking van het filmmateriaal wordt deze gewist.



Er wordt nooit gefilmd en gefotografeerd voor persoonlijke doeleinden welke de kinderen kunnen schaden.



Foto’s en films worden alleen gebruikt voor intern gebruik en promotiemateriaal. Medewerkers plaatsten geen foto’s van DDB kinderen op hun eigen Social Media sites, ongeacht of ouders al dan niet toestemming hebben gegeven.

Protocol omgangsvormen mbt verhoudingen binnen De Drie Ballonnen Binnen de organisatie zijn er veel contacten tussen volwassenen. Medewerkers onderling, met ouders en medewerkers van samenwerkende organisaties. Deze contacten kunnen tot gevolg hebben dat mensen verliefd worden. Het uitgangspunt is dat een werkgever het privéleven van zijn werknemers respecteert. Als die ´voor elkaar vallen´ en een relatie aangaan, is dat in principe hun eigen zaak. Een werkgever mag niet bepalen met wie zijn werknemers zich buiten werktijd inlaten. Alleen als zo'n verhouding spanningen op het werk veroorzaakt, mag de werkgever ingrijpen. Om er voor te zorgen dat deze persoonlijke en individuele relaties geen negatieve gevolgen hebben voor het werkproces en de organisatie, is het van belang hier duidelijk afspraken over te maken. Welke richtlijnen zijn er voor het personeel wat verliefd wordt op de werkvloer en hieraan gevolgen geeft door een relatie te starten. Richtlijnen en afspraken m.b.t. verhoudingen:  Geef tijdig bij de vertrouwenspersoon en/of je locatiemanager aan dat er sprake is van verliefdheid /een verhouding. In samenspraak worden afspraken gemaakt hoe te handelen.



   

Wanneer er sprake is van belangenverstrengeling (bij een verhouding tussen medewerkers onderling) dan zal één van de twee medewerkers overgeplaatst worden. Wanneer blijkt dat de verhouding gevolgen heeft voor de werkzaamheden en de werksfeer negatief beïnvloed zal de betreffende medewerker worden overgeplaatst naar een andere groep dan wel een andere locatie. Wanneer de verhouding tot spanningen leidt die tot gevolg heeft dat de werksituatie onhoudbaar is geworden, kan dit leiden tot ontslagaanvraag. De bovenstaande afspraken worden schriftelijk vastgesteld en bij het niet nakomen van de afspraken zullen er sancties volgen, waaronder overplaatsing naar een andere groep of locatie, dan wel ontslag aanvraag.


Handleiding omgang privézaken en werkzaamheden medewerkers

Recommend Documents