Gemeenteraadszitting van 28 januari 2016 om 19.30 uur in de raadzaal van het Administratief Centrum, Veld 1 te Kaprijke Memorie van toelichting
OPENBARE ZITTING 1.
Kennisname van het ontslag als gemeenteraadslid door de heer Bart De Wever
Gemeenteraadslid Bart De Wever bood op 29 november 2015 zijn ontslag aan als gemeenteraadslid. Hij blijft zijn ambt van gemeenteraadslid uitoefenen tot de installatie van zijn vervanger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om kennis te nemen van dit ontslag. 2. Aanstelling en eedaflegging van een opvolger voor Bart De Wever ingevolge zijn onslag als gemeenteraadslid: Inge De Gussem Gemeenteraadslid Bart De Wever bood zijn ontslag aan als gemeenteraadslid. Na kennisname door de gemeenteraad wordt de eerste opvolger opgeroepen om het mandaat van raadslid op te nemen. Aangezien zowel de eerste als de tweede opvolger na de oproeping aan het mandaat van gemeenteraadslid hebben verzaakt, is de derde opvolger, mevrouw Inge De Gussem, opgeroepen om het mandaat op te nemen. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akte te nemen van de eedaflegging van mevrouw Inge De Gussem als gemeenteraadslid. 3.
Vaststellen van de rangorde van de gemeenteraad
Naar aanleiding van het ontslag van de heer Bart De Wever als gemeenteraadslid en de opname van het mandaat door de derde opvolger, mevrouw Inge De Gussem, dient de rangorde van de gemeenteraadsleden opnieuw vastgesteld te worden. Mevrouw Inge De Gussem krijgt als nieuw gemeenteraadslid de 17de plaats in de rangorde, gebaseerd op de periode van anciënniteit als gemeenteraadslid. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de rangorde van de gemeenteraadsleden opnieuw vast te stellen. 4. Goedkeuren uitbreiding waterleidingsnet ter hoogte van percelen gelegen 9970 Kaprijke, Eindeken/Wulfhoekstraat en met als kadastrale omschrijving KAPRIJKE 1 AFD (KAPRIJKE), sectie A, nr(s) 1149E, 1157C Het gemeentebestuur ontving van De Watergroep de vraag tot uitbreiding van het waterleidingsnet ter bevoorrading van een private verkaveling. Deze uitbreiding is een last van
de op 1 juli 2015 door het college van burgemeester en schepenen verleende verkavelingsvergunning. Bij de uitvoering van de werken zal het eindpunt van de waterleiding, ter hoogte van Eindeken 13, verbonden worden met het beginpunt van de waterleiding ter hoogte van de geplande verkaveling. De kosten van deze verbinding, voor een bedrag van 9 086,40 euro, worden ten laste genomen door De Watergroep. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om zijn goedkeuring te hechten aan deze uitbreiding van het waterleidingsnet. 5. Goedkeuren overeenkomst met de kerkfabriek Kaprijke inzake de herhuisvesting van de pastoor en lokalen voor de kerkfabriek Op 27 juni 2013 besliste de gemeenteraad om over te gaan tot de openbare verkoop van de pastorij in Kaprijke. Notaris Vanderplaetsen werd aangesteld om de openbare verkoop in te stellen. De gemeentebesturen binnen het werkingsgebied van de parochie hebben de verplichting om de pastoor te huisvesten, en in dit geval ook te herhuisvesten. Zodra de verkoop van de pastorij definitief is, zal er een nieuwe woonst voor de pastoor gezocht worden. In afwachting van deze verkoop, en om een gunstige prijs te bedingen, wordt aan de gemeenteraad ter goedkeuring een overeenkomst met de kerkfabriek voorgelegd inzake de herhuisvesting van de pastoor en het ter beschikking stellen van lokalen aan de kerkfabriek. 6. Goedkeuren aanvullende opdracht aanstellen ontwerper voor de (her-)aanleg van wegenis en riolering in de Vrouwstraat, Stationsstraat, Stroomstraat en Heinestraat Het Vlaams gewest is reeds gestart met de voorbereidende werken voor de aanleg van riolering in de Vrouwstraat. De kosten voor de aanleg van de riolering en voor het wegherstel zullen gefinancierd worden door de Vlaamse overheid. Het gemeentebestuur van Kaprijke wenst echter de zone binnen de bebouwde kom te verfraaien en zal dit met eigen middelen dienen te financieren. Bijgevolg worden de contractuele verbintenissen tussen studiebureau Lobelle bvba en Aquafin nv voor dit deel van de opdracht overgenomen. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de overnameovereenkomst voor de wegverfraaiing in het wegenis- en rioleringsproject van de Vrouwstraat goed te keuren. 7. Vaststellen lastvoorwaarden en bepalen van onderhoudswerken aan de Gn. Mad. d'Alcantaralaan
de
wijze
van
gunnen
voor
de
Naar aanleiding van de heraanleg van de wegenis in de Gravin Madeleine D’Alcantaralaan werd een bestek uitgeschreven voor deze opdracht.
Het deel van de weg tussen de Eeklostraat en de Antwerpse Heirweg zal voorzien worden van een strook grasbetontegels die kan dienen als uitwijkstrook. Deze strook zal ook een betere infiltratie van het hemelwater toelaten. Het deel van de weg tussen het kruispunt met de Antwerpse Heirweg en de grens met Waarschoot zal gedeeltelijk geherasfalteerd worden om de uitgerafelde wegstrook net naast het fietspad vlotter berijdbaar te maken. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 75 210,58 euro inclusief btw. Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen door middel van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. 8. Vaststellen lastvoorwaarden en bepalen van de wijze van gunnen voor het uitvoeren van wegeniswerken voor de heraanleg van de parking in de Tragelstraat(Lembeekse bossen) Naar aanleiding van de heraanleg van de parking in de Lembeekse bossen wordt aan de gemeenteraad ter goedkeuring een bestek voorgelegd voor het uitvoeren van de verharding van de parking van de Lembeekse bossen in de Tragelstraat en het niet-aangelegde stuk van de toegangsweg. De verharding zal uitgevoerd worden in grasbetontegels. De opdracht is opgesplitst in twee percelen, waarbij eventueel geopteerd kan worden om slechts het eerste deel van de parking te verharden. De raming van de opdracht bedraagt 107 958,62 euro inclusief btw voor perceel 1 en 75 369,69 euro inclusief btw voor perceel 2. Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen door middel van een open aanbesteding. 9. Kennisname van de goedkeuring door de gouverneur van de jaarrekening 2014 OCMW niet-instellen beroep De gouverneur heeft op 7 december 2015 de jaarrekening 2014 van het OCMW goedgekeurd. Het resultaat op kasbasis voor 2014 bedraagt 576 676,59 euro. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om kennis te nemen van deze goedkeuring en geen beroep in te stellen tegen deze beslissing. 10. Kennisname goedkeuring door gouverneur van de jaarrekening 2014 De gouverneur heeft op 7 december 2015 de jaarrekening 2014 van de gemeente goedgekeurd. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om kennis te nemen van deze beslissing. 11. Wijzigen van de deontologische code voor mandatarissen Sinds 1 januari 2016 heeft het OCMW van Kaprijke een zitdag in het administratief centrum in Kaprijke. Met het oog op de bewaking van de vertrouwelijkheid van de verstrekte informatie door OCMWcliënten aan de maatschappelijk werkers, is het aangewezen om de deontologische code voor gemeentemandatarissen in die zin aan te passen.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om deze wijziging van de deontologische code voor mandatarissen goed te keuren. 12. Wijzigen van de deontologische code voor gemeentepersoneel Sinds 1 januari 2016 heeft het OCMW van Kaprijke een zitdag in het administratief centrum in Kaprijke. Met het oog op de bewaking van de vertrouwelijkheid van de verstrekte informatie door OCMWcliënten aan de maatschappelijk werkers, is het aangewezen om de deontologische code voor het gemeentepersoneel in die zin aan te passen. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om deze wijziging van de deontologische code voor het gemeentepersoneel goed te keuren. 13. Kennisname van de jaarlijkse rapportering klachtenmanagement De gemeenteraad keurde tijdens de zitting van 20 september 2007 het reglement met betrekking tot het klachtenbehandelingsysteem goed. De klachtencoördinator legt jaarlijks een rapport voor aan de gemeenteraad conform het reglement. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om kennis te nemen van het verslag van de klachtencoördinator, waaruit blijkt dat in de periode 1 januari 2015 – 31 december 2015 zes klachten werden ontvangen, waarvan er vijf ontvankelijk werden verklaard. 14. Kennisname van de toegevoegde documenten op het gemeentelijk extranet in de periode van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 Het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor het bijhouden van een volledig en geactualiseerd overzicht van: 1. alle extern verzelfstandigde agentschappen van de gemeente, hun statuten en hun overeenkomsten met de gemeente; 2. alle verenigingen, stichtingen en vennootschappen waarin de gemeente deelneemt; 3. alle intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente deel uitmaakt, hun statuten en hun overeenkomsten met de gemeente. Met het oog op de centralisatie van bovenvermelde documenten, heeft het gemeentebestuur een structuur voorzien op het extranet van de gemeente Kaprijke. Gemeenteraadsleden kunnen op dit extranet ten allen tijde deze documenten raadplegen. De gemeenteraad moet minstens eenmaal per jaar in kennis worden gesteld van het geactualiseerde overzicht met oplijsting van alle wijzigingen die zich sindsdien hebben voorgedaan. Bijgevolg wordt aan de gemeenteraad ter kennisgeving een overzicht bezorgd van alle toegevoegde documenten op het gemeentelijk extranet in de periode van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015. 15. Jaarlijkse rapportering interne organisatiebeheersing
Als algemeen kader voor het intern controlesysteem werd door de gemeenteraad op 29 januari 2015 besloten dat dit gevormd wordt door de leidraad organisatiebeheersing opgemaakt door Audit Vlaanderen. Tevens werden in deze zitting de verantwoordelijken aangeduid volgens het organogram. Het is de gemeentesecretaris die instaat voor de organisatie en werking van het interne controlesysteem en hierover wordt jaarlijks gerapporteerd aan de gemeenteraad.
Karine Goegebeur gemeentesecretaris
Linde De Man gemeenteraadsvoorzitter
