Gemeente Westvoorne Ingekomen d.d.
AAN BURGEMEESTER & WETHOUDERS Datum: 5 november 2013
Adviesnr.
82682
Sector: Inwonerszaken Team : Sport, Economische Zaken & Recreatie Voorliggend zaaknr. Verseon Ontworpen door: M. Westerhout MID
Akkoord met advies
IZ
Par.
Par. team hfd.
Par. sector hfd.
GG
BA
OA
Mede-paraaf
Onderwerp: nieuwe werkwijze VVV en bezuiniging
Besluit: 1. in te stemmen met de nieuwe werkwijze van de VVV per 1-3-2014 2. in te stemmen met sluiting van de VVV-vestiging Oostvoorne met inbegrip van het loket Burgerzaken per 1-32014 3. een eenmalige investering te doen van € 26.000,- voor de aanschaf van digitale informatiepunten en de verhuizing van het VVV-kantoor Rockanje 4. de kosten voor 2013 te dekken uit de produkten: - 4.5602.01.02 Lokale en regionale VVV - € 2.200,- 4.5602.01.01 Bevordering Toerisme - € 3.000,5. de raad voor te stellen een krediet beschikbaar te stellen van € 26.000,6. de afschrijvingslasten 2014-2017 te dekken uit de algemene reserve 7. de rentelasten vanaf 2014 ten laste te brengen van de reguliere budgetten.
Portefeuillehouder: E.G. Mulder Vertrouwelijk: secretaris
Nee burgemeester
W. van Montfoort
C.J.A. van Lith
N.A.M. Groenewegen
Beslissing B & W d.d.
E.G. Mulder
datum: Raadscommissie
Ja
OR/GO
Nee
Raad
Ja
1
1. Aanleiding In de bezuinigingen vanaf 2014 is door het college ook een bezuiniging voorgesteld voor de VVV, produkt 4.5602 Lokale en regionale VVV, van € 35.000,-. Deze bezuiniging betekent een halvering van het (subsidie)budget. Tijdens de begrotingsbehandeling op 1 november 2012 heeft de directeur van de VVV ingesproken en de gevolgen voor deze bezuinigingen uiteengezet. Door Gemeentebelangen Westvoorne is vervolgens een motie ingediend waarin wordt verzocht om te zoeken naar een andere manier om te bezuinigen binnen de dienstverlening van de VVV en Burgerzaken. De motie is niet in stemming gebracht doordat de wethouder heeft toegezegd in overleg te gaan met de VVV om te bekijken of de voorgenomen bezuiniging ook op een andere manier tot stand gebracht kan worden. Na uitgebreid overleg is met de VVV tot een nieuwe manier van werken gekomen, waarmee een aanzienlijke bezuiniging gehaald wordt. 2. Argumenten Nieuwe werkwijze De nieuwe werkwijze houdt in dat het VVV-kantoor in Rockanje gehandhaafd blijft en dat daarnaast informatiepunten worden ingericht. Deze opzet gaat niet meer uit van het komen halen van informatie van de bezoeker bij de VVV, maar de informatie wordt dichter bij de bezoeker/toerist gebracht. Doordat internet een steeds grotere rol speelt bij het zoeken naar informatie over een vakantiebestemming wordt het werken met fysieke kantoren een steeds meer achterhaald concept. Om hier op in te spelen wordt gedacht aan het plaatsen van informatie op die plaatsen waar de toerist verblijft (campings, hotels) door middel van digitale informatiepunten. In dit geval zijn dit staanders die voorzien zijn van een tablet waarop algemene informatie te zien is over de gemeente/regio. De ondernemer kan zelf ook informatie over zijn eigen locatie plaatsen op de tablet. Om de tablets van juiste en actuele informatie te voorzien is er vanuit de VVV wel een back-office nodig. Deze back-office kan tegelijkertijd dienst doen als fysiek informatiepunt. Er blijkt namelijk toch een redelijk grote groep bezoekers/toeristen te zijn die graag een papieren folder of routekaart komt halen. Als VVV-kantoor wordt in dit geval gekozen voor handhaving van het kantoor in Rockanje, onder andere omdat dit het meest bezochte kantoor is. De huidige locatie aan de Berberislaan is echter niet de meeste ideale en centrale locatie binnen Rockanje. Zowel vanuit de VVV als de gemeente is, mede gezien de spreiding van de informatiepunten, gezocht naar de meest ideale locatie. Het Dorpsplein kwam hier als meest gunstige naar voren. De centrale ligging, de bereikbaarheid en de uitstraling geven hierbij de doorslag. De VVV is in onderhandeling met de eigenaar van de Plus Supermarkt om de VVV-vestiging in de supermarkt te gaan vestigen. Met deze locatie krijgt de VVV een prominentere plek in het dorp, wat meer aanloop naar het Dorpsplein tot gevolg kan hebben. De VVV heeft momenteel een aanbod van de eigenaar van de PLUS-supermarkt om voor dezelfde lage huurprijs als de VVV het pand aan de Berberislaan huurt te gaan huren. Als te lang gewacht wordt met een verhuizing dan kan dit het risico met zich mee brengen dat de locatie op het Dorpsplein te duur wordt voor de VVV. Dit is dan ook een reden om een verhuizing snel te realiseren. Er zijn inmiddels vier ondernemers (Hotel Van Marion, Vakantiepark Kruininger Gors, Badhotel Rockanje en de Waterboscamping) bereid gevonden om een informatiepunt in te richten. Samen met een VVV-informatiepunt bij de Plus-supermarkt zijn dit al vijf locaties (2 in Oostvoorne en drie in Rockanje). Er wordt nog gezocht naar een derde centrale locatie in Oostvoorne. De nieuwe werkwijze is weliswaar ingegeven door een bezuiniging maar tegelijkertijd is met deze nieuwe werkwijze een modernisering van de dienstverlening doorgevoerd. Vestiging Oostvoorne Op dit moment zijn er twee VVV-vestigingen, waarvan de vestiging in Oostvoorne ook handelingen verricht voor Burgerzaken. Nu is er in het voormalig gemeentehuis in Oostvoorne een ontwikkeling gaande bij de bibliotheek, waardoor de bibliotheek vanaf 2015 naar alle waarschijnlijkheid niet meer gevestigd zal zijn in het voormalig gemeentehuis, maar in een van de basisscholen. Hierdoor zou het voormalig gemeentehuis alleen nog huisvesting bieden aan de VVV. De exploitatie van het voormalig gemeentehuis wordt daarmee duur en inefficiënt. Bovendien kan de VVV een forse bezuiniging met ingang van 2014 niet doorvoeren zonder sluiting van één van de kantoren. Daarnaast geldt ten aanzien van de dienstverlening voor Burgerzaken dat het steeds moeilijker en 2
kostbaarder wordt om te voldoen aan de beveiligingseisen van het ministerie. Voorgesteld wordt dan ook om de VVV-vestiging in Oostvoorne te sluiten. Het sluiten van de VVV-vestiging in Oostvoorne heeft wel als consequentie dat de dienstverlening voor Burgerzaken ook komt te vervallen in Oostvoorne. Om eventueel de dienstverlening voor Burgerzaken te behouden in Oostvoorne zijn nog een aantal alternatieven onderzocht. Wanneer gezocht moet worden naar een nieuwe locatie zal in ieder geval rekening gehouden moeten worden met het werven en opleiden van een nieuwe medewerker(s), omdat de Burgerzaken-handelingen worden verricht door VVV-medewerkers die nu elders hun werkplek krijgen. Hier zal ook weer opnieuw in geïnvesteerd moeten gaan worden. De loonkosten van een medewerker in schaal 6 komt neer op € 26,50 per uur. Dat betekent dat voor de huidige vergoeding (€17.500,-) een nieuwe medewerker voor 12 uur per week ingezet kan worden. Overigens, een nieuwe medewerker lost het probleem met een verplichte functiescheiding (één van de beveiligingseisen) niet op. Locatie De Man Deze locatie lijkt nog het meest voor de hand te liggen om de huidige werkzaamheden voor Burgerzaken in Oostvoorne te kunnen blijven doen. Het betreft ook een gemeentelijke locatie en dicht bij de huidige locatie. De enige ruimte die in aanmerking komt is de foyer. Hiervoor moet echter een behoorlijke investering gedaan worden om een beveiligde werkplek voor Burgerzaken te maken. Een dergelijk werkplek moet voldoen aan de eisen als gevolg van de paspoortregelgeving. Buiten de inrichtingskosten moet ook rekening gehouden worden dat De Man niet elke dag geopend is. Bij ruimere openstelling zal ook extra bezetting vanuit De Man gerealiseerd moeten worden. Daarnaast zal het creëren van een loket in de foyer de uitstraling van De Man niet ten goede komen. Gezien bovenstaande is De Man geen wenselijk alternatief. Mobiele service verlening aan de burger van Oostvoorne Burgerzaken heeft de mogelijkheid om op elke willekeurige externe locatie een paspoortaanvraag in ontvangst te nemen. Medewerkers van Burgerzaken doen dat met behulp van mobiele aanvraagapparatuur. Echter deze mogelijkheid is niet bedoeld als een alternatief voor een vaste uitgiftelocatie maar voor burgers die in verzorgingstehuizen of ziekenhuizen verblijven en niet in staat zijn om naar het gemeentehuis te kunnen komen. Het gaat hier ook alleen om de paspoorten en identiteitskaarten en niet om de rijbewijzen. Deze wijze van aanvragen geeft weliswaar een optimale serviceverlening aan de burger maar is wel inefficiënt en erg arbeidsintensief aangezien de aanvraagprocedure op het gemeentehuis in de backoffice in zijn geheel opnieuw doorlopen moet worden. Pas dan kan de aanvraag digitaal verzonden worden. Een groot nadeel is ook dat er dagelijks vervoer van paspoorten plaatsvindt buiten de beveiliging om. Geschat wordt dat met deze werkzaamheden substantieel meer arbeidsuren nodig zijn en hier dus zeker extra kosten mee gemoeid zijn. Als voorbeeld hiervoor is het ministerie van BZK samen met de gemeente Haarlemmermeer en de nieuwe Zuid-Hollandse gemeente Molenwaard een proef begonnen met het aan huis bezorgen van paspoorten en andere reisdocumenten. De kosten die gemaakt worden om een speciale koeriersdienst in te schakelen zou voor onze hele gemeente neer komen op € 36.000,00 op jaarbasis. Gezien de extra kosten is dit ook geen wenselijk alternatief. De gevolgen om de dienstverlening niet meer in Oostvoorne uit te voeren maar te concentreren op het gemeentehuis van Rockanje zal een werkdrukverhoging met zich mee brengen voor de loketten op het gemeentehuis in Rockanje. Er dient wel opgemerkt te worden dat het afhalen van de aangevraagde waardepapieren nu al op het ServicePunt gedaan wordt. Dit geeft verlichting voor het team van Burgerzaken. De burger kan i.v.m. ruimere openingstijden van het ServicePunt eerder en later terecht om het waardedocument af te halen. Met het concentreren van de werkzaamheden in Rockanje kan wel een besparing gerealiseerd worden. Ingeschat wordt dat met 10 uur formatie-uitbreiding de dienstverlening van Oostvoorne overgenomen kan worden op basis van dezelfde openingstijden. Daarnaast kan een geplande investering in een kluis (€ 2.000,-) in Oostvoorne achterwege blijven.
3
Besparing ten opzichte van de huidige situatie De extra kosten voor 10 uur formatie-uitbreiding komen op € 16.500,00 Huidige jaarlijkse kosten (lijnverbinding Oostvoorne = € 1.500,00 + vergoeding voor de te verrichten werkzaamheden van de VVV = € 17.500,00) = € 19.000,00 Jaarlijks betekent dit een besparing van:€ 2.500,00 in 2014 vanwege het besparen op een noodzakelijk kluis in Oostvoorne) extra € 2.000,00 3. Aanpak/uitvoering Met de nieuwe werkwijze en de verhuizing van het VVV-kantoor aan de Berberislaan naar het Dorpsplein is wel een eenmalige investering van de gemeente gemoeid van € 26.000,-. Deze bestaat uit € 12.500,- voor de aanschaf van digitale informatiepunten en € 13.500,- kosten voor het inrichten van de nieuwe locatie (beide met een afschrijvingsduur van 5 jaar). Daarnaast draagt de VVV zelf ook € 2.500,- bij aan de inrichtingskosten. De totale investering wordt daarmee € 28.500,-. Als met de nieuwe werkwijze gestart kan worden per 1-3-2014 dan kunnen de exploitatiekosten voor de VVV in 2014 grotendeels bespaard worden. Door in 2013 de informatiezuilen aan te schaffen zullen in 2013 afschrijvingskosten gemaakt worden, vooruitlopend op het raadsbesluit over het krediet. Deze kosten kunnen eenmalig uit lopende budgetten van 2013 gedekt worden. Voorgesteld wordt om: 1. in te stemmen met de nieuwe werkwijze van de VVV per 1-3-2014; 2. in te stemmen met sluiting van de VVV-vestiging Oostvoorne met inbegrip van het loket Burgerzaken per 1-3-2014; 3. een eenmalige investering te doen van € 26.000,- voor de aanschaf van digitale informatiepunten en de verhuizing van het VVV-kantoor Rockanje; 4. de afschrijvingskosten voor 2013 (= € 5.200,-) te dekken uit de produkten: - 4.5602.01.02 Lokale en regionale VVV – € 2.200,- 4.5602.01.01 Bevordering Toerisme – € 3.000,-; 5. de raad voor te stellen een krediet beschikbaar te stellen van € 26.000,-; 6. de afschrijvingslasten 2014-2017 (€ 26.000,- -/- € 5.200 = € 20.800) te dekken uit de algemene reserve. De reserve recreatieve voorzieningen is opgeheven en gestort in de algemene reserve; 7. de rentelasten vanaf 2014 ten laste te brengen van de reguliere budgetten. Met de nieuwe werkwijze wordt niet de volledige bezuinigingsdoelstelling gehaald. Wel wordt een forse bezuiniging gehaald, € 25.000,- structureel op een budget van € 70.000,-, terwijl de dienstverlening klantgerichter en toekomstgerichter wordt. 4. Communicatie/Burgerparticipatie De VVV en de betrokken ondernemers zullen van uw besluit op de hoogte worden gesteld. Daarnaast zullen de inwoners en alle ondernemers uitgebreid worden geïnformeerd over de sluiting van het loket Burgerzaken in Oostvoorne en de verhuizing van het VVV-kantoor via de gemeentepagina, de website en aanplakbiljetten bij de loketten in Oostvoorne en Rockanje. 5. Kosten, baten en dekking De kosten voor 2013 te dekken uit de produkten: - 4.5602.01.02 Lokale en regionale VVV – € 2.200,- (er resteert dan geen budget meer) - 4.5602.01.01 Bevordering Toerisme – € 3.000,- (er resteert een budget van € 2.400,-); De raad voor te stellen een krediet beschikbaar te stellen van € 26.000,-. 6. Risicomanagement en weerstandvermogen Met het vertrek van de VVV uit het voormalig gemeentehuis in Oostvoorne en de verhuizing van de VVV naar de Plus-supermarkt komen wel twee gemeentelijke panden (deels) leeg te staan en vermindert ook de huuropbrengst ( € 6.849,- resp. € 3.993,- p.j.). De komende jaren zullen meer gemeentelijke panden leeg komen te staan. Er is inmiddels een werkgroep opgericht om te bepalen welke toekomst deze panden gaan krijgen. 4
7. Toelichting Een bezuiniging op de subsidie van de VVV kan alleen maar behaald worden door een forse verandering in de dienstverlening van de VVV. Met de VVV is bekeken hoe van de nood een deugd gemaakt kan worden. Naast de noodzaak om te bezuinigen is ook vastgesteld dat de dienstverlening klantgerichter en meer toekomstgericht moet. Meer naar de doelgroep toe in plaats van de doelgroep laten komen in VVV-kantoren is de nieuwe werkwijze die voorgesteld wordt. Met deze nieuwe werkwijze wordt én een forse bezuiniging gehaald én een toekomstgerichte dienstverlening bereikt. De nieuwe werkwijze houdt wel in dat een eenmalige investering gedaan moet worden in de aanschaf van informatiezuilen en inrichtingskosten. 8. Samenvatting (indien de omvang van dit advies daar aanleiding toe geeft) N.v.t.
5
