^
w
gemeente Roermond
V O O R S T E L AAN B U R G E M E E S T E R EN W E T H O U D E R S VAN DE G E M E E N T E ROERMOND datum indiening:
20 september 2013
datum/agendapunt B&Wvergadering: 240913/108
afdeling: Onderwerp:
Bedrijfsmiddelen en Organisatie Vertrekregeling ouder personeel
Voorstel: 1. Kennis te nemen van en in te stemmen met de "Vertrekregeling ouder personeel". 2. Voor de externe begeleiding opdracht te verstrekken aan ProAmbt BV uit IVIaastricht op grond van artikel 55 van de Gemeentewet juncto artikel 10, lid 2, aanhef en onder g van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding op te leggen op de uitgebrachte offertes. 3. De mogelijke formatieve knelpunten primair op te lossen middels een intern mobiliteitstraject 4. Eventuele resterende formatieve knelpunten op te lossen met een gedeeltelijk vervanging van de vertrekkende medewerkers voor ten hoogste 25%, met inbegrip van de gevraagde formatieruimte voor bestuursadviseurs en strategen. 5. De OR en het GO om advies/instemming te vragen ter zake. 6. De gemeenteraad in zijn vergadering van 7 november een besluit te laten nemen met betrekking tot een tijdelijke onttrekking (voorfinanciering) van de benodigde middelen uit de algemene reserve. 7. In te stemmen met het samenvoegen van alle afzonderlijke taakstellingen bedrijfsvoering tot één totaal taakstelling.
Behandeling in: raadscommissie:
BIVl
op:
gemeenteraad van:
7 november 2013
overlegorgaan:
de Ondernemingsraad
1. kennisgenomen van; 2. akkoord; 3. akkoord; 4. akkoord; 5. akkoord; 6. akkoord; 7. akkoord; 8. op actielijst college "communicatie vertrekregeling" opvoeren.
/
v.k.g. instemming
Beslissing B&W:
Handtekening gemeentesecretaris:
n.t.b.
{
onderwerp:
Vertrekregeling ouder personeel
pagina: 2
Bijlagen: 1)
Concept "Vertrekregeling 60+sers"
2)
Overzictit op sector/afdelingsniveau van de potentiële vertrekkers per jaarsctiijf.
3)
Offerte ProAmbt BV
4)
Offerte Witlox Van den Boomen Belastingadviseurs
5)
Voorbeeld "Inkomensoverzicfit Compensatie-Zvertrekregeling" werknemer en werkgever (ter inzage bij directeur BIVIO)
Samenvatting: Het MT voorziet voor de komende jaren ernstige financiële problemen die veroorzaakt worden door: de huidige taakstellingen op bedrijfsvoeringsgebied zoals beschreven in het Kerntakenboek^ de te venA/achten extra bezuinigingen van rijkswege; de taken die vanuit de decentralisaties op gemeenten afkomen. Onderstaand overzicht verduidelijkt de uitdagingen waar wij in financieei opzicht mee geconfronteerd worden, uiteraard met alle onzekerheden van dien. De septembercirculaire geeft hier mogelijk op onderdelen meer uitsluitsel over. De gevolgen van de decentralisaties zijn in het overzicht PM gezet. 2014 647.000
2015 -560.000
2016 454.000
2017 -814.000
Prognose niet haalbare taakstelling bedrijfsvoering
-887.000
-1.355.000
-1.513.000
-1.530.000
Taakstellingen inkoop
-850.259
-1.686.084
-1.595.259
-1.595.259
-2.000.000
-2.000.000
-2.000.000
-2.000.000
PM
PM
PM
PM
Begrotinssaldo conceptbegroting 2014-2017
Financiële risico's
Prognose korting gemeentefonds op basis 6 miljard bezuinigingen van het Rijk Prognose decentralisaties
Daarenboven bestaat nog de mogelijkheid dat andere benoemde taakstellingen van de kerntakendiscussie (sporen 1 t/m 3) niet of niet geheel behaald kunnen worden. Voor het MT is dit aanleiding geweest om naar alternatieven te zoeken, om zogenaamd flankerend beleid te ontwikkelen. Uitgangspunt hierbij is geweest het afslanken van de organisatie en in samenhang daarmee het op gang brengen van interne mobiliteit.
^ Kernpunten op bedrijfsvoeringsterrein benoemd in het Kerntakenboek zijn: andere dingen doen, anders werken (regisseursrol, "lean" management, het nieuwe werken) en de daarin venwoorde conclusie dat het ambtenarenapparaat sterk in omvang zal afnemen.
onderwerp;
Vertrekregeling ouder personeel
pagina: 3
Verkennende opdracht Opdrachtgever voor het verkennende onderzoek naar flankerend beleid is de gemeentesecretaris. De opdracht omvatte de volgende punten: Extra formatiereductie (ca 10%), bij voorkeur zonder gedwongen ontslagen; Minimale vervanging (max. 25%)^Jjpii|li|pill^m^^ Bijdrage leveren aan wensen college m.b.t. invullingen bestuursadviseurs en strategen, binnen de kaders van de 25% vervanging; Op gang brengen interne mobiliteit; Zoektocht naar alternatieve besparingen. Oplossingsrichting Al snel werd duidelijk dat het gewenste doel om een substantiële bijdrage te leveren aan het reduceren van de verwachte financiële problemen en een snelle krimp van de organisatie gevonden moest worden in een vrijwillige vertrekregeling voor ouder personeel. Een vrijwillige vertrekregeling zoals deze thans aan u wordt voorgelegd stelt ons in staat om een substantieel deel van het (toekomstige) probleem te tackelen. Een vrijwillige vertrekregeling is bovendien beter voor het imago als werkgever dan een mogelijk op korte/middellange termijn onvermijdelijk traject van gedwongen ontslagen. Omdat de gemeente hierin eigen risicodrager is, is een dergelijk traject bovendien veel en veel kostbaarder en kan, uitgaande van dezelfde aantallen medewerkers zoals verderop benoemd in dit voorstel, oplopen tot ca € 13,1 miljoen (bij 70% deelname; zie hierna in het voorstel). Derhalve wordt uw college voorgesteld om akkoord te gaan met voorliggende vertrekregeling voor oudere medewerkers (60 plussers) geldende voorde jaren 2013 t/m 2014 en in hetveriengde daarvan een bijdrage te leveren aan de bestrijding van de (jeugd)werkloosheid door invulling van maximaal 25% van de vertrekkers door n i e u w e ^ | | | ^ ^ ^ ^ | ^ ^ ^ ^ ^ ^ m e d e w e r k e r s . Roermond is hierin niet uniek. Meerdere (lokale) overheden zijn ons reeds voorgegaan c.q. zijn met vergelijkbare trajecten gestart. Meestal is hierbij het hoofddoel "formatiereductie". Het MTwil echter ook een, weliswaar bescheiden, bijdrage leveren aan het bestrijden van de (jeugd)werkioosheid. Uiteraard zal in incidentele gevallen ook gekozen moeten kunnen worden voor meer ervaren medewerkers. Het vertrek/ontslag geschiedt geheel op basis van vrijwilligheid, waardoor gedwongen ontslagen, dure wachtgeldverplichtingen ten laste van de gemeentelijke begroting en een - mogelijk - moeizaam overleg over een sociaal plan voorkomen kunnen worden. Aangevuld met de mogelijkheid om eigen personeel kansen te bieden (interne mobiliteit, doorstroming naar andere functies) en een bijdrage te leveren aan het bestrijden van de (jeugd)werkloosheid, komt dit het imago van Roermond als goede werkgever zeker ten goede. Ook in financiële zin is de regeling dusdanig opgezet dat alleen een beroep wordt gedaan op middelen die thans al in de meerjarenbegroting zijn verankerd, waarbij echter wel sprake Is van een (gedeeltelijke) voorfinanciering. Toelichting op voorstel: Algemeen Het MT ziet zich genoodzaakt flankerend beleid te ontwikkelen om de in het Kerntakenboek beschreven taakstellingen op het gebied van de bedrijfsvoering ook daadwerkelijk te kunnen realiseren daar deze qua omvang deels te optimistisch bleken te zijn en in de tijd gezien (o.a. door de getemporiseerde organisatieverandering) sterk vertraagt en voor een deel niet c.q, niet in het voorziene tempo gerealiseerd kunnen worden. Oorzaak hiervan is o.a. dat de uitstroom van personeel vertraag vanwege de verslechterende arbeidsmarktomstandigheden en de gefaseerde organisatiewijziging. Dit werkt ook vertragend voor het realiseren van de overheadtaakstellingen. Onderstaand overzicht moge verduidelijken welke taakstellingen wel gehaald zullen worden en welke onder druk staan.
onderwerp;
Vertrekregeling ouder personeel
pagina; 4
Realisatie t/m Nog te Taakstelling augustus
boeken in
Nog te
per 2016
2013
realiseren
2013
Haalbaar
Formatiereductie (50) incl. overheadperson 1
eel
2.828.000
2.828.000
Ja
Overhead (excl. Personeel en huisvestingskost 2
en) a)
372.000
88.600
160.500
122.900
Ja
126.700
373.300
124.300
290.000
krimp organisatie
222.000
Ja, vertraagd
Organisatiewijzig 3
ing
4
taken spoor 1-3
500.000
Reorganisatie
Alleen door verdere 450.000
35.700
Samenwerken / 5
uitbesteden b) Totalen
500.000 4.650.000
294.000 (16.000) 3.246.300
395.500
1.008.200
a) Bestaande o.a. uit facilitaire kosten (o.a. ICT-licenties) ad max. € 2.500 Der medewerker en kosten secundaire arbeidsvoorwaarden ad max.€ 2.000 per medewerker (afhankelijk van diverse factoren); maar exclusief huisvestingskosten. b) In 2018 is dit bedrag opgelopen tot € 575.000 ( B s G W + ICTsamenwerking). Tenslotte kunnen niet alle behaalde en te behalen inkoopvoordelen vertaald worden in voordelen in de exploitatiebegroting, waardoor met name de daaraan gekoppelde taakstelling sterk onder druk staat. Bovenstaande cijfers geven inzicht in de huidige stand van zaken. De inzet op bestaande taakstellingen gaat onverminderd door en zal tot en met hetjaar 2017 een additionele bijdrage leveren aan de taakstellingen bedrijfsvoering zoals deze bij de Kerntakendiscussie zijn bepaald. Het MT stelt dan ook voor om in het vervolg voornoemde taakstellingen te bundelen tot één algemene taakstelling op bedrijfsvoering hetgeen leidt tot compensatiemogelijkheden per benoemd onderdeel. Kortom is de conclusie dat zonder een vrijwillige uitstroomregeling dan wel gedwongen ontslagen het onmogelijk is om alle taakstellingen op bedrijfsvoering tijdig te realiseren. Onderzoek naar de mogelijkheden voor flankerend beleid leidde er al snel toe dat in navolging van meerdere (semi-)overheden en conform het Kerntakenboek de focus komt te liggen op verdere krimp van de formatie. Aangezien gedwongen ontslagen, mede vanwege de daarmee gemoeide kosten als ook vanwege het negatieve effect op het imago van aantrekkelijk werkgever, bij voorkeur vermeden dient te worden kiezen vergelijkbare organisaties voor één of andere vorm van een vertrekregeling voor oudere medewerkers. De gemeentesecretaris (als opdrachtgever) gaf tevens als opdracht mee om te komen tot een advies voor interne mobiliteit en richtlijnen voor het op beperkte schaal vervangen van de vertrekkende oudere medewerkers om zodoende ook als gemeente Roermond een (bescheiden) bijdrage te kunnen leveren aan het bestrijden van de Oeugd)werkloosheid. Als lokale overheid zien wij ons tevens genoodzaakt om de komende jaren, mede ten gevolge van het Rijksbeleid, nieuwe en vergaande bezuinigingen door te voeren. Niet alleen op de diverse beleidsterreinen
onderwerp:
Vertrekregeling ouder personeel
pagina: 5
("buiten"), maar ook op de bedrijfsvoering ("binnen"). Bovendien komen nieuwe taken op ons af waarvan thans nog niet duidelijk is hoeveel middelen daarvoor additioneel beschikbaar komen. Duidelijk is wel dat deze middelen aanzienlijk minder zullen zijn dan de thans hiervoor op Rijksniveau beschikbare middelen. Aanpak In eerste instantie is de afdeling POI in overleg getreden met ABP om te bezien welke scenario's voor vertrekregelingen thans nog mogelijk zijn, welke rol het ABP hierbij kan vervullen en welke termijnen hieraan verbonden zijn. Het meest voor de hand liggende scenario was gebruik maken van de fiscale ruimte die iedere medewerker thans (nog) heeft in zijn/haar pensioenopbouw. Deze ruimte (werknemers- en werkgeversdeel) kan geheel ingezet worden voor een extrapensioenregeling. Op 12 juni 2013 echter deelde het ABP mee dat als (semi-)overheden gebruik wenste te maken van deze regeling dit nog in 2013 geëffectueerd zou moeten worden, inclusief de storting van de extrapensioenvoorziening bij het ABP. Volgens het ABP zal deze mogelijkheid vanwege Rijksmaatregelen in 2014 afgeschaft worden. Deze mededeling leidde tot een noodzakelijke versnelling van het proces om te komen tot flankerend beleid. Onder leiding van de directeur BMO is toen een werkgroep^eformeerd die een conceptregeling heeft bediscussieerd en vervolgens alternatieven, risico's , tijdspaden, globale financiële berekening, etcetera heeft uitgewerkt. Al snel werd geconcludeerd dat de gemeente zonder externe ondersteuning van adviesbureaus, die deze trajecten de afgelopen jaren elders hebben begeleid en thans nog begeleiden, niet in staat is om een dergelijk traject met de benodigde kennis van zaken en de vereiste zorgvuldigheid in de besluitvorming, gelet op de persoonlijke belangen van de medewerkers als ook het organisatiebelang, in zo korte termijn door te voeren. Bovendien is het vanuit het oogpunt van objectiviteit verstandiger om het traject door een externe partij te laten uitvoeren. Op grond daarvan zijn met een tweetal bureaus^ gesprekken gevoerd, zijn de scenario's van de werkgroep besproken en is aan de hand daan/an nog naar alternatieven gekeken. Beide bureaus is vervolgens gevraagd offerte uit te brengen voor de begeleiding van dit traject. Op grond van de voorgestelde inhoudelijke begeleiding en het tarief per dossier gaat de voorkeur van de werkgroep uit naar ProAmbt BV. Daarnaast zal Deloitte Belastingadviseurs BV, weike een samenwerking heeft met ProAmbt BV, ons begeleiden bij de afstemming van de regeling met de Belastingdienst. Wat houdt de regeling in? Basis voor de regeling Is het binnen wettelijke kaders creëren van een afvloeiingsregeling die voor betrokken medewerkers én voor de werkgever aantrekkelijk genoeg is om een dergelijk besluit te kunnen nemen. Voor de medewerkers betekent dit dat: zij met vervroegd pensioen kunnen; zij inboeten op de hoogte van hun pensioenopbouw en -uitkering; zij inboeten op de hoogte van hun inkomen tot het bereiken van de AOW-leeftijd; zij ter reducering van de toekomstige inkomensdaling een aanvulling krijgen middels een éénmalige financiële tegemoetkoming van werkgeverszijde, welke zij deels moeten aanwenden voor een storting in ABP-extrapensioen (belastingvrij voor werknemer en werkgever)) en deels voor een storting in Banksparen dan wel verzilvering in eens (belastingplichtig voor werknemer en werkgever). Omdat hier sprake is van een pensioenontslag hebben betrokkenen - voor zover zij dat wensen - de vrijheid om na hun ontslag bij te verdienen om het inkomenstekort (deels) af te kunnen dekken. Voor de werkgever betekent dit dat: de organisatie een formatiereductie zonder gedwongen ontslagen (die gepaard gaan met aanzienlijk
^ De adviesbureaus zijn: ProAmbt BV uit Maastricht en Witlox Van den Boomen Belastingadviseurs uit Waaire.
onderwerp:
Vertrekregeling ouder personeel
pagina: 6
iiogere kosten en langere doorlooptijd) kan doorvoeren; bij een netto formatieafname van (vooralsnog) ca 61 personen (is 70% van het maximale aantal hiervoor in aanmerking komende personen) op basis van gemiddelde salarisschaal (8 en inclusief werkgeverslasten) een kostenbesparing vanaf 2017 van ca € 2,7 miljoen gerealiseerd kan worden (als inderdaad 70% van de potentiële kandidaten gebruik maken van de regeling). Hiervan dient op grond van de 25% vervangingsregel dan nog ca € 680.000 te worden afgetrokken, waardoor het structurele positieve effect voor het begrotingssaldo ca € 2 miljoen zal zijn; in de jaren daarvoor is het effect iets groter, omdat onder de potentiële vertrekkers ook nog medewerkers zitten die in de reeds ingeboekte taakstelling ad € 3,2 zitten (de 65-jarigen die in de periode 2014 t/m 2016 toch al zouden vertrekken); de overheadkosten (werkplekken, huisvesting, secundaire en tertiaire arbeidsvoonvaarden) verder gereduceerd kunnen worden; er op basis van de 25% vervangingsnorm maximaal een vijftiental medewerkers (inclusief bestuursassistenten en/of strategen waarvoor thans geen structurele formatieruimte beschikbaar is) kunnen worden aangetrokken, waardoor een bijdrage geleverd kan worden aan de bestrijding van de (jeugd)werkloosheid, maar waardoor ook nog een (tijdelijk) financieel voordeel behaald wordt omdat deze medewerkers aan het begin van hun salarisladder staan en de vertrekkende juist aan het eind daarvan; er interne mobiliteit op gang gebracht zal en moet worden, wat een positief effect heeft op de ontwikkeling van zowel de organisatie als ook de medewerker; voor zover door interne mobiliteit niet voorzien kan worden in een aantal noodzakelijk geachte functies deze dan onder strikte nog nader te bepalen voorwaarden door werving en selectie in te vullen door (veelal jeugdige) werkzoekende. Kaders van de regeling De regeling wordt omlijnd door een aantal kaders, te weten: 1.
Van de regeling kunnen - onder voorwaarde van ongewijzigde regelgeving - in de jaren 2013 t/m 2014 alle medewerkers gebruik maken die in het desbetreffende jaar 60 jaar en 1 maand oud worden, op grond van de thans vigerende wettelijke en/of fiscale regelingen. Voor deze groep zien wij vooralsnog geen risico's voor wat betreft wijzigingen in de wettelijke en fiscale regelingen, derhalve beperkt zich de voorgestelde regeling tot deze groep.
2.
Als de medewerkers van deze regeling gebruik willen maken moeten zij per de datum van het bereiken van hun 60^ (+ 1 maand) ontslag nemen. Zij dienen dit ontslag echter reeds op 31 oktober 2013 in te dienen.
3.
Voor medewerkers die op 1 november 2013 60 jaar of ouder zijn betekent dit dat zij per 1 december 2013 hun dienstverband dienen te beëindigen.
4.
Medewerkers die in 2014 60 jaar en 1 maand oud worden beëindigen hun dienstverband per
5.
Van de regeling worden de volgende groepen/personen uitgesloten:
desbetreffende datum (= datum bereiken leeftijd van 60 jaar en 1 maand). medewerkers die nog met FPU kunnen gaan (hier moet de gemeente al een fors bedrag afstorten bij ABP voor het sectorale deel van de FPU); (het betreft nog slechts 3 medewerkers) medewerkers die hebben deelgenomen aan de reorganisatie Werf (zij zijn al ruim 2 jaar tegen 90% loon thuis, en de laatste gaan april 2014 al met ontslag). 6.
De werkgever zal bij het (vrijwiilig) ontslag eenmalig een bedrag storten in ABP ExtraPensioen, aangevuld met een storting in een Banksparen of naar keuze middels een contante uitbetaling. De hoogte van de storting/uitbetaling bedraagt maximaal 40% van het toekomstige salaris dat bereikt zou kunnen worden als men tot de thans bekende AOW/Pensioenleeftijd zou doorwerken.
onderwerp: 7.
Vertrekregeling ouder personeel
pagina: 7
Voor tiet deel van de storting in Banksparen (dan wel contante uitbetaling ineens) geldt dat de zogenaamde "Wijnheffing"'' van toepassing is. De kosten daan/an zijn voor rekening van de werkgever.
Voor wie geldt de regeling? De regeling kan alleen toegepast worden op het moment dat medewerkers wettelijk bezien in aanmerking kunnen komen voor ABP KeuzePensioen. Thans ligt deze leeftijdsgrens bij 60 jaar en 1 maand; mogelijk dat de leeftijdgrens op basis van landelijke wetgeving in 2014 nog "naar boven" verschuift. Uiterlijk begin oktober is dit duidelijk. In concreto betekent dit dus dat, uitgaande van een peildatum van 1 december 2013 (gekoppeld aan de verplichte stortingsdatum van het extrapensioen van 30 november 2013), aile medewerkers die op dat moment 60 jaar en één maand oud of ouder zijn op vrijwillige basis kunnen vertrekken en dan met ABP KeuzePensioen gaan. In 2014 geldt dan - onder voorwaarde dat de regelgeving niet wijzigt - steeds hetzelfde: 60 jaar en 1 maand en men kan ontslag nemen, binnen de thans vast te stellen kaders. De medewerkers dienen in alle gevalien zelf pensioenontslag te nemen; voor categorie 2013 dus per 1 december 2013 en voor de categorie 2014 per datum bereiken leeftijd 60 jaar en 1 maand. In onderstaande tabel zijn de aantallen in beeld gebracht van de medewerkers die theoretisch in aanmerking komen voor deze regeling: 2013
2014
Sector RU
27
12
Sector BS
21
9
Sector BMO
10
2
Afd. KC/BO
3
0
Overige
3
0
64
23
(bovenformatief) Totaal
In totaal dus maximaal 87 personen, verspreid over 2 jaar. Uit de gesprekken met de adviesbureaus is gebleken dat op basis van hun ervaringscijfers ca 70% van de medewerkers gebruik maakt van een dergelijke regeling en dat mocht een werkgever besluiten nog een aanvullende storting te doen dit percentage kan oplopen tot ca 80%. Uitgaande van 70% betekent dit dus voor de respectieve jaren het volgende:
Totaal
2013
2014
45
16
In totaal dus naar schatting 61 personen, verspreid over 2 jaar. Begeleiding van het proces Zoals gezegd hebben wij in juni/juli gesprekken gevoerd met de genoemde adviesbureaus en hun gevraagd om een offerte waarin duidelijk moest worden aangegeven welke diensten tegen welke tarieven zij konden aanbieden om het gehele proces te kunnen begeleiden. Begeleiding van het proces door een externe partij is noodzakelijk vanwege het ontbreken van de hiervoor noodzakelijke deskundigheid c.q. ervaring op/met dit soort regelingen, het borgen van onafhankelijkheid zowel richting werknemer als ook werkgever en gezien de korte doorlooptijd ook het ontbreken van interne capaciteit.
" Belastingheffing ter hoogte van 52%, vernoemd naar een belastingmaatregel van voormalig staatssecretaris van Financiën Wijn.
onderwerp:
Vertrekregeling ouder personeel
pagina: 8
Op grond van de ingediende offertes stellen wij voor om de opdracht te gunnen aan ProAmbt BV uit IVIaastricht, vanwege: de substantieel lagere prijssteiling per te behandelen dossier (lees: per betrokken werknemer); het veel uitgebreidere activiteitenpakket dat binnen deze prijsstelling wordt aangeboden; de jarenlange ervaring van het bureau binnen de (semi)overheid op dit soort trajecten; de positieve (telefonische) referenties. ProAmbt zal binnen de te verstrekken opdracht de volgende activiteiten voor haar rekening nemen: 1.
Collectieve voorlichting voor alle medewerkers die in principe voor de regeling in aanmerking komen.
2.
Individueel adviestraject, waarbij voor elke medewerker uitvoerig de consequenties in kaart worden gebracht in een adviesrapport en toegelicht in een mondeling gesprek. Ook voor- en nadelen van de keuzes" ABP Extrapensioen" en "Banksparen" worden hierbij in beeld gebracht. Zie als voorbeeld bijlage 4.
3.
In voorkomende gevallen, naar aanleiding van de eerste adviesgesprekken, een herberekening (gebaseerd op aanvullende informatie en wensen van betrokkene ter zake de spreiding van de te storten vertrekpremie) van de eerdere berekeningen en een nieuw advies.
4.
Nazorg voor alle medewerkers via een helpdesk (telefonisch of per email) voor eventuele "vergeten" vragen.
Daarnaast zal zoals eerder vermeld Deloitte Belastingadviseurs BV, welke een samenwerking heeft met ProAmbt BV, ons begeleiden bij de afstemming van de regeling met de Beiastingdienst. Mobiliteitsaspecten Het zal duidelijk zijn dat het vertrek van naar schatting 61 medewerkers (en hun kennis en ervaring) over een periode van 2 jaar, waarbij de piek in 2013 ligt, duidelijk consequenties heeft voor de "achterblijvers" in de organisatie. IVIet het vertrek van een substantieel deei van de medewerkers worden de taken niet minder en het werk zal moeten doorgaan. Onvermijdelijk betekent dit keuzes maken, middels prioritering (ook poiitiek-bestuurlijk), versobering en minder arbeidsintensief maken van bestaand beleid en mogelijk zelfs het voeren van een hernieuwde taakstellingdiscussie (wat doen we minder, wat niet meer). Vanaf het begin zal een op te zetten intern mobilteitstraject een cruciale rol gaan vervullen bij het opvangen van deze consequenties. De vrijblijvendheid van medewerker en organisatie is er meer af dan in het verleden. Bij invoering van HR21 zijn alle medewerkers in algemene dienst benoemd, hetgeen vanuit oogpunt van eventueel "op te leggen" mobiliteit de nodige ruimte biedt. Flexibiliteit is geboden, zowel bij werknemer als bij werkgever. Daarenboven zal de werkgever extra moeten faciliteren door het bieden van passende opleidingen, coaching, etcetera. Het vertrek van zoveel medewerkers biedt echter ook kansen: interne mobiliteit (doorstroming; thans zeer gering, ca 2%) en daarmee gepaard gaande ontwikkeling van jongere medewerkers kan op gang worden gebracht, hetgeen ook één van de speerpunten van ons nieuwe HRM-beleid is; door tevens een beperkte instroom van jongere werknemers (max. 25% van de vertrekkers) toe te staan kan een (bescheiden) bijdrage worden geleverd aan het bestrijden van de (jeugd)werkloosheid. Interne mobiliteit wordt primair ingezet om daar waar noodzakelijk de vervangingsvraag van de medewerkers die met pensioen gaan in te vullen en kwalitatieve doorstroom binnen de organisatie te bevorderen. Voor wat betreft de interne mobiliteit is het van belang dat de organisatie een goed beeld heeft van de kwaliteit (inhoudelijk en qua competenties) van de medewerkers, evenals van hun loopbaanwensen. Het MT heeft begin 2013 een projectgroep opdracht gegeven om Strategische Personeelsplanning te introduceren binnen de gemeente Roermond. De opdracht is het ontwikkelen en toepassen van een
onderwerp:
Vertrekregeling ouder personeel
pagina: 9
sturingsinstrument gerictit op tiet prognosticeren van de gewenste personele bezetting van de gemeente Roermond voor de middellange termijn. Hiermee ontstaat een kwantitatieve en kwalitatieve analyse van de huidige en toekomstig gewenste personele bezetting. De resultaten fungeren als kompas om sturing te geven aan de personele bezetting. In dit projectplan is opgenomen dat vanaf september 2013 door afdeling POI in samenwerking met de afdelinghoofden een personele scan plaatsvindt. Deze scan zal nu absolute prioriteit krijgen. Dit levert een blauwdruk op van ons personeelsbestand en is de basis voor de interne mobiliteitacties gericht op de borging van de kwaliteit en het vormgeven van soepele teruggang gedeelte formatie. In het verlengde daarvan zal dan in beeld komen waar toch overgegaan moet worden tot (tijdelijke) externe invulling en zal onder strikte, nog nader te bepalen voorwaarden, een extern wervingsproces worden opgestart zodra duidelijk is waar interne c.q. regionale mobiliteit niet leidt tot gewenste (en noodzakelijke) invulling van functies. Financiën: Zoals eerder hiervoor beschreven zal de regeling een belangrijke bijdrage leveren aan taakstellingen op bedrijfsvoering en noodzakelijke bezuinigingen waarmee de organisatie thans en zeker nog extra in de nabije toekomst geconfronteerd wordt c.q. zal worden. De financiering van de gehele regeling echter kan voiiedig geschieden uit middelen die thans al in de meerjarenbegroting zijn opgenomen, namelijk uit de primaire arbeidskosten (salarissen). Echter zal een groot deel middels een onttrekking uit de algemene reserve voor korte tijd voorgefinancierd
moet worden, maar dit deel kan dan binnen twee a drie jaar weer
teruggestort worden. Ook de financiering van de begeleidingskosten van het adviesbureau ProAmbt BV, het belastingadviesbureau Deloitte en een eventuele "Wijnheffing" kan uit deze middelen onttrokken worden. Onderstaand treft u een voorlopige raming van kosten en baten aan. Voorlopig, omdat pas definitieve cijfers verstrekt kunnen worden als duidelijk is wie van de regeling (en per wanneer) gebruik zal maken aangezien alles zoals gezegd op basis van vrijwillige deelname is gebaseerd. Kosten De kosten van de regeling bestaan uit de volgende componenten: 1.
De ondersteuning door het externe adviesbureau ProAmbt BV; zij berekenen per individueel dossier een vast bedrag waardoor de kosten voor alle jaren samen maximaal € 100.000 exclusief BTW zullen bedragen. N.B.: In de andere offerte verdubbelen deze kosten ruimschoots.
2.
De kosten van het belastingadviesbureau voor het overleg met de belastingdienst bedragen maximaal € 5.000 exclusief BTW.
3.
Eenmalige storting van de vertrekpremie (per medewerker) ter hoogte van maximaal 40% van het toekomstige salaris dat bereikt zou kunnen worden als men tot de thans bekende AOW/Pensioenleeftijd zou doorwerken
4.
Voor het deel Banksparen 52% belasting (Wijnheffing).
5.
Beperkte rentelasten voor de voorfinanciering (2 tot 3 jaar).
6.
Kosten in het kader van het interne mobiliteitstraject (bijvoorbeeld opleidingskosten); vooralsnog worden deze ingeschat op jaarlijks ca €200.000 voor de jaren 2014 t/m 2015 (hiervan is €200.000 voor mobiliteit reeds in een voorziening opgenomen en is structureel in begroting € 100.000 (leeftijdsbewust personeelsbeleid) opgenomen).
7.
(Beperkte) kosten voor eventuele tijdelijke inhuur.
Baten De baten van de regeling bestaan uit de volgende componenten: 1.
Structurele besparing op de primaire loonkosten, afhankelijk van het aantal deelnemers en onder aftrek van de instromers, oplopend tot een bedrag van bruto minimaal ca € 2,9 miljoen structureel vanaf 2017 (bij 70% deelname) en netto, na invulling van externe instroom, ca € 2 miljoen.
2.
Structurele besparing op de secundaire loonkosten (opleidingen, reiskosten, e.d.).
3.
Structurele besparingen op overheadkosten, bijvoorbeeld softwarelicenties en (op termijn) meubilair en
onderwerp:
Vertrekregeling ouder personeel
pagina: 10
(t.z.t.) huisvesting. 4.
In de eerste jaren besparingen op de primaire loonkosten voor de categorie "nieuwe jonge medewerkers", omdat deze veelal eerst in de aanloopschaal worden aangenomen en dan geleidelijk doorstromen naar (het eind van) de functieschaal. Bij aanname van nieuwe medewerkers gaan we uit van inpassing aan het begin van de salarisschaal respectievelijk aanloopschaal. Gemiddeld doen werknemers er 9 jaar over op het maximum van het schaalbedrag te komen, waarmee ook bij aanname van nieuw personeel een bezuiniging in kosten gerealiseerd gaat worden.
De baten van de punten 2 t/m 4 zijn financieel nog niet in beeld gebracht, maar zijn evident aanwezig. Pas als duidelijk is wie aan de regeling deelneemt en waar tot vervanging (en dus inzet van jeugdige werklozen) wordt overgegaan kunnen hier exacte berekeningen voor worden gemaakt. Tevens kunnen zij een bijdrage leveren aan de in het kader van het interne mobiliteitstraject te maken kosten, waarvoor thans deels nog geen dekking is. Aangaande huisvesting wordt opgemerkt lege ruimtes niet leiden tot besparingen op huisvesting, dat geschied enkel bij het volledig afstoten van kantoorpanden. De voorfinanciering uit de algemene reserve en het terugstortscenario zijn onderstaand in beeld gebracht en gaan uiteraard ook nog uit van de aannames dat 70% deelneemt aan de regeling en dat daarvan maximaal 25% door instromers wordt vervangen. Scenario vertrel
2013
2.014
2015
2016
2017
2018
196.120
2.863.393
3.164.685
2.915.093
2.730.205
2.729.960
0
-682.490
-682.490
-682.490
-682.490
-682.490
-6.233.670
-1.917.085
0
0
0
0
nadeel/voordeel
-6.037.551
263.819
2.482.195
2.232.603
2.047.715
2.047.470
Mutatie
-6.037.551
263.819
2.482.195
2.232.603
1.058.934
0
0
0
0
988.781
2.047.470
Vrijvaiiende salarislasten Herinvulling
25%
Vertrekregeling en incidentele kosten Saldo reserve
Saldo na mutatie reserve Scenario vertrekregeling alleen groep 2013 Vrijvallende salarislasten
196.120
2.353.439
2.296.463
2.046.871
1.861.983
1.861.738
0
-465.435
-465.435
-465.435
-465.435
-465.435
-5.198.670
0
0
0
0
0
nadeel/voordeel
-5.002.551
1.888.004
1.831.028
1.581.437
1.396.549
1.396.304
Mutatie
-5.002.551
1.888.004
1.831.028
1.283.518
0
0
0
297.918
1.396.549
1.396.304
Herinvulling
25%
Vertrekregeling en incidentele kosten Saldo reserve
Saldo na mutatie
onderwerp:
Vertrekregeling ouder personeel
pagina: 11
reserve
Risicoparagraaf: Instemming dan wel afwijzing van de voorgestelde vertrekregeling brengt een aantal risico's met zicfi mee, te weten: bij geen instemming (door OR, GO, college en/of Raad) komt realisatie van de reeds ingeboekte en ook de nog te verwachten bezuinigingen op bedrijfsvoering uit het Kerntakenboek in gedrang. In dit verband zij opgemerkt dat de WOR-bestuurder met de OR heeft afgesproken dat zij op grond van het thans voorliggende collegevoorstel nog voor de collegevergadering van 24 september zijn standpunt zal meedelen; bij geen instemming kan geen (bescheiden) bijdrage geleverd worden aan de bestrijding van de (jeugd)werkloosheid en dus ook een verjonging van de organisatie; bij geen instemming zal onvoldoende interne mobiliteit(doorstroming) op gang gebracht kunnen worden en blijft de interne mobiliteit op het huidige lage niveau; bij geen instemming loopt de organisatie het risico dat op korte/middellange termijn toch overgegaan moet worden tot (duurdere en lang durende) gedwongen ontslagen, die ook imagoschade (als werkgever) met zich mee kunnen brengen. In het licht van gemaakte Cao afspraken bedragen de geraamde kosten bij gedwongen ontslag naar verwachting 6 jaar lang gemiddeld 70% van het genoten salaris. Onderstaande tabel kan dit verduidelijken:
Groep 2013
Groep 2014
Totaal
10.161.794
5.417.475
15.579.269
(5.113.700)
(2.917.100)
(8.030.800)
5.048.094
2.500.375
7.548.469
9.195.200
3.935.900
13.131.100
Loonsom tot reguliere uitstroom bij 70% deelname AF: Kosten regeling bij 70% deelname Opbrengst voor vervanging
Wachtgeldbesparingen bij 70% deelname
bij wel instemmen zal (historische) kennis en kunde (deels) wegvloeien; bij wel instemmen zullen wij hetzelfde werk met minder mensen moeten doen, zal de werkdruk op bepaalde afdelingen dus toenemen, zal het "lean" maken van processen en het verder doorvoeren van de regisseursrol absolute prioriteit moeten krijgen. Tijdelijke inhuur kan noodzakelijk zijn, er zullen dus vaker goed afgewogen prioriteringen (ook bestuurlijk) gemaakt moeten worden en op een aantal onderdelen zal dit kunnen leiden tot een taakstellingendiscussie. Pianning: Vanwege de deadline rondom het nog gebruik kunnen maken van de storting in ABP Extrapensioen (keuze is zoals gezegd aan de individuele medewerker) moet de politieke besluitvorming zo spoedig mogelijk plaatsvinden, aangezien nog met ca 87 medewerkers gesprekken gevoerd moeten worden en daaraan
onderwerp:
Vertrekregeling ouder personeel
pagina: 12
voorafgaand nog algemene collectieve voorlichtingssessies gegeven worden. Derhalve zijn, onder voorbehoud van instemming door het college, al afspraken gemaakt met ProAmbt voor de maanden september en oktober. De voorlopige, globale, planning is als volgt: besluitvorming in het college op 24 september, waarbij naar verwachting bekend zal zijn wat het standpunt is van de verschillende fracties en de OR vervolgoverleg met OR en een overleg met het GO; procedure start collectieve voorlichting en individuele gesprekken (1® en eventueel 2^ termijn) direct na besluitvorming college; op verzoek van de gemeentesecretaris worden direct na collegebesluit de berekeningen gemaakt voor de leidinggevenden die voor de regeling in aanmerking komen, omdat zodoende snel duidelijk is welke acties ondernomen dienen te worden; in raadsvergadering van 7 november definitief akkoord door gemeenteraad op de (tijdelijke) onttrekking van de middelen uit de algemene resen/e, voorafgegaan door een extra commissieoverleg; na akkoord college start mobiliteitstraject; eenmalige stortingen in ABP Extrapensioen vinden plaats uiterlijk eind november 2013; eenmalige storting in Banksparen voor de categorie 2013 in december 2013 en voor de categorie 2014 1 maand voor ontslagdatum. Kerntakendiscussie: Draagt in belangrijke mate bij aan de taakstellingen op de bedrijfsvoering zorgt tevens, in het licht van de verwachte extra bezuinigingsmaatregelen van Rijkswege, voor aanvullende bezuinigingen op de bedrijfsvoering. Past in het kader van het Kerntakenboek dat anders werken en een stevige inkrimping van de organisatie voorstaat; een kleinere organisatie 'dwingt' tot anders werken en een cultuuromslag (stimuleert de regisseursrol en efficiënter werken). Communicatieparagraaf: Een goede communicatie naar betrokkenen, maar ook naar de rest van de organisatie, is in dit soort trajecten van groot belang. Na instemming door uw college zullen in overleg met de OR samen met PoAmbt de volgende communicatieaspecten worden opgepakt: een publicatie op Intro over het hoe en waarom van de regeling, het interne mobiliteitsstreven met bijbehorende kaders en de acties met betrekking tot het aantrekken van nieuwe, jonge, medewerkers in het kader van de bestrijding van de (jeugd)werkloosheid; brieven aan de medewerkers die voor de regeling in aanmerking komen; algemene voorlichtingssessies aan betrokken medewerkers; individuele begeleiding van betrokken medewerkers door ProAmbt; en last but not least zal de in een separate commissiebijeenkomst de Raad eind oktober / begin november uitvoerig geïnformeerd worden over de definitieve aantallen deelnemers en de financiële uitkomsten, gevolgd door een persberichtZ-conferentie.
