Gemeente tj Bergen op Zoom

Gemeente Bergen op Zoom

-.enheid:

Gemeente tj Bergen op Zoom

PI08-13347 GRIFF 1.58

GRIFFIE: advies controlecommissie

Behandeld door

F.P. de Vos

Doorkiesnr

277384

Datum

26 november 2008

_

• • • •

adviserend ter kennisneming ter bespreking besluitvormend

Vergadering commissie Burger 11 december 2008 en Bestuur Onderwerp:

Advies bij interimcontrole 2008

Aan de commissie Burger en Bestuur. Op 26 november 2008 heeft controlecommissie gesproken over 1. Notitie interimcontrole 2008 uitgebracht aan de gemeenteraad door Deloitte 2. Voortgangsrapportage jaarrekening 2008 3. Analyse en verbeterpunten jaarrekeningproces 2007. De commissie komt tot de volgende bevindingen. Ad. 1. Notitie interimcontrole 2008 uitgebracht aan de gemeenteraad door Deloitte • De commissie neemt kennis van de opmerking van de accountant dat hij de organisatie van het financieel beheer kwalificeert als voldoende tot ruim voldoende. • De commissie vindt het zorgwekkend dat de jaarlijks terugkerende opmerkingen van de accountant over digitalisering inkoopfacturen, tussenrekeningen en processen(interne beheersing) nog steeds niettotde gewenste resultaten leiden. De controlecommissie wenst een voortvarend plan van aanpak met tijdsplanning. • De accountant benoemt diverse aandachtspunten en verbeterpunten. De commissie vindt het van belang dat daarbij onderscheid wordt gemaakt tussen aandachtspunten en verbeterpunten die gericht zijn op het oplossen van geconstateerde problemen en aandachtspunten en verbeterpunten die gericht op verdere doorontwikkeling en kwaliteitsverbetering. Ad.2. Voortgangsrapportage jaarrekening 2008 De commissie neemt kennis van de korte notitie en de daarbij gegeven toelichting. De afronding van de jaarrekening verloopt momenteel volgens planning. Ad.3. Analyse en verbeterpunten jaarrekeningproces 2007 • De commissie spreekt haar waardering uit voor de kwaliteit en de openhartigheid van de analyse. • Dit laat onverlet dat de commissie zich zorgen maakt over diverse knelpunten. • Er is een duidelijke samenhang tussen de opvattingen van de accountant en de interne analyse. • De commissie vindt het van belang dat onderscheid wordt gemaakt tussen aandachtspunten en

IT Gemeente fi Bergen op Zoom

GRIFFIE: advies controlecommissie

•

verbeterpunten die gericht zijn op het oplossen van geconstateerde problemen(correctie) en aandachtspunten en verbeterpunten die gericht op verdere doorontwikkeling en kwaliteitsverbetering (ambitie). De commissie stemt in met de conclusies en aanbevelingen van het rapport.

Advies: 1. het is van belang dat het college aan de hand van de interimcontrole van de accountant en de analyse van de jaarrekening 2007 een plan van aanpak opstelt, inclusief planning, vooreen verbetertraject. 2. in dit plan van aanpak wordt onderscheid gemaakt tussen • verbeterpunten gericht op correcties in structurele zin. • verbeterpunten gericht op snelle correctie voor specifieke actuele problemen (digitalisering inkoopfacturen, tussenrekeningen en processen(interne beheersing) • verbeterpunten gericht op ambitie. 3. de commissie wenst over de voortgang periodiek (vergadercyclus controlecommissie) te worden gei'nformeerd. Voorstel: instemmen met bovenstaand advies. De controlecommissie, De raadsgriffier,

De voorzitter,

F.P. de Vos

L.C.J. Wijten

Analyse en verbeterpunten jaarrekeningsproces 2007 gemeente Bergen op Zoom

Analyse en verbeterpunten jaarrekeningsproces 2007 gemeente Bergen op Zoom

1. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3. 3.1. 3.2. 3.4. 4. 4.1. 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.3. 4.3. 4..4 4.5. 4.6. 4.7. 5.

Inleiding Financiele organisatie en -beheer Planning en Control Financieel economische advisering Financieel beheer en registratie Interne controle en audits Hoe is de financiele functie binnen onze gemeente georganiseerd? Positie planning en control Positie financieel economisch advisering Positie interne controle en audits Analyse proces jaarrekening 2007 en verbeterpunten Rechtmatigheid Bestellingen Tussenrekeningen Begrotingswjzigingen Informatiewaarde jaarrekening Consistentie per programma Kredieten Managementiformatie Verordening 2.12 Regie P&C-cyclus Conclusies en aanbevelingen

1 -

-2-2 -2-2 -2-2-2-2-3-3-4-4 -4 -5 -5-6-6 -6 -6-7-7- 7-

Analyse en verbeterpvntenjaarrekeningsproces

2007 gemeente Bergen op Zoom

1. Inleiding In de raadsvergadering van juni jl. heeft het college toegezegd een analyse te maken van hel proces van totstandkoming van de jaarrekening 2007. In deze analyse wordt enerzijds ingegaan op aandachtspunten die de controlecommissie, de interne controle en de externe accountant bij de jaarrekening 2007 hcbben aangegeven en anderzijds op het ontwikkelproces waar de totale financiele functie van de gemeente Bergen op Zoom in zit. 2. Financiele organisatie en -beheer Traditioneel bestaat de financiele functie binnen een gemeente primair uit vier onderdelen: 2.1. Planning en Control Deze taak is afgeleid van de drie functies van een begroting: a. de allocatiefunctie, via de begroting worden de beperkte (financiele) middelen van de gemeente verdeeld over de verschillende taken. b. de beheersingsfunctie, de begroting biedt een kader voor beheersing van de uitvoering en kan dan ook, indien noodzakelijk voor de effectieve en efficiente uitvoering van de gemeentelijke taken, tussentijds worden bijgesteld. c. verantwoordingskader, bij het verlenen van decharge is de (bijgestelde) begroting de liniaal waarmee de uitvoering de maat genomen wordt. De taak omvat zowel het formuleren van hetfinancieelbeleid, het vertalen ervan in de planning en control cyclus, als het opstellen van de concernbrede onderdelen van die planning en control cyclus. Het samenstellen van de jaarrekening wordt dan ook primair vanuit deze functie gei'nitieerd, gestructureerd en begeleid. 2.2. Financieel economische adviser ing Budgethouder is geen primaire taak van medewerkers van de gemeente, het is een middel waarmee zij de taken uitoefenen waarvoor ze zijn aangenomen. Voor het nemen van, dan wel het voorbereiden van beslissingen met (veel) financiele impact isfinancieeleconomische advisering nodig. Een dergelijke adviesfunctie moet dicht tegen die budgethouders aan georganiseerd zijn. 2.3. Financieel beheer en registratie Om goed te kunnen sturen en adviseren is juiste, volledige en tijdige financiele informatie nodig voor zowel adviseurs als budgethouders. Dit onderdeel zorgt daarvoor. 2.4. Interne controle en audits Op de solide invulling van deze onderdelen vindt interne controle plaats. Ook worden steekproefsgewijs audits gehouden op de doelmatigheid en doeltreffendheid van de besteding van financiele middelen van de gemeente (al dan niet o.g.v. art. 213a Gemeentewet). 3.

Hoe is de financiele functie binnen onze gemeente georganiseerd?

3.1. Positie planning en control Voor de organisatorische positie van planning en control worden in de literatuur drie hoofdstromen beschreven: onafhankelijke control, betrokken control en sterke control. Bij onafhankelijke control worden de controllers op afstand van zowel de productafdelingen als de financieel economische adviseurs geplaatst. De onafhankelijkheid is hun kracht, de afstand tot de productie is de valkuil.

-2-

Analyse en verbeterpuntenjaarrekeningsproces 2007 gemeenle Bergen op Zoom

Bij betrokken control worden de controllers in de lijn geplaatst om de betrokkenheid bij het beleid en de productie zo groot mogelijk te laten zijn. De betrokkenheid bij de primaire processen en afdclingen is hun kracht, de afstand tot het concern is de valkuil. Bij sterke control zijn controllers en financieel economisch adviseurs niet gescheiden, maar worden deze rollen juist gemengd om de voordelen van betrokken control en onafhankelijke control bij elkaar op te kunnen tellen. In de literatuur wordt gewezen op het gevaar dat deze functionarissen 'te sterk' kunnen worden door de optelsom van expertise en positie t.o.v. de productafdelingen. In Bergen op Zoom is primair gekozen voor de laatste variant, waarbij binnen enkele lijnafdelingen om moverende redenen financieel adviseurs actief zijn. Binnen de afdeling Financien zijn de controllers/adviseurs in 'accounts' georganiseerd. Binnen de afdeling Financien om hun concernorientatie te borgen, in accountteams om de relatie met en daarmee de betrokkenheid bij de productafdelingen te borgen. Hen account is het account Middelen/concern, naast de advisering aan ondersteunende afdelingen zijn daar de algemene middelenadvisering en de coordinatie van de jaarcyclus als taak weggelegd. 3.2. Positie financieel economisch advisering "De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van de overeengekomen kwantiteiten en kwaliteiten binnen het hiervoor afgesproken budget en het afleggen van verantwoording over deze realisatie." aldus de nota budgethouderschap. In het kader van financieel economisch advisering worden de beleidsdocumenten (beleidskader, begroting en , jaarrekening) onder coordinatie van de afdeling financien samengesteld, maar de budgethouder is primair verantwoordelijk voor de inhoud. In het afgelopen jaarrekeningsproces is dit samenspel niet altijd goed gelopen. Een belangrijke punt-is het volgende: diverse budgethouders moeten eerder in positie worden gebracht door de financieel adviseurs. De kaders, uitgangspunten en consistentie binnen het begrotingsprogramma moeten tijdig onderwerp van gesprek zijn. 3.3. Positie financieel beheer en registratie i Voor financieel beheer en registratie zijn twee aparte teams actief. Deze voeren gezamenlijk de financiele concernadministratie en leveren informatie aan de andere onderdelen van de financiele functie en aan budgethouders. Naast de concernadministratie zijn er nog diverse bronnen binnen de gemeente waaruit relevante financiele stuurinformatie komt. Dit kan varieren van eenvoudige spreadsheets binnen productafdelingen tot financiele deeladministraties die onderdeel zijn van productafdelingen en productapplicaties. We zijn bezig met een project managementinformatie om te komen tot meer geuniformeerde en gei'ntegreerde stuurinformatie voor budgethouders, adviseurs en bestuur. Het gaat daarbij primair om integratie van informatie van financiele, personele en product applicaties/systemen en afdelingen. Hier wordt later in deze notitie op teruggekomen. 3.4. Positie interne controle en audits Interne controle en audits is een apart team, dat twee jaar terug operationeel geworden is. Zij zijn begonnen met het constateren van omissies en voor zover mogelijk, repareren ervan. Dit heeft sterk bijgedragen aan het rechtmatig functioneren van de totale organisatie. Met name het 'laaghangend fruit' is geplukt, zowel in de sfeer van normenkader als het respecteren ervan in de totale organisatie. Hiermee zijn we de afgelopen jaren binnen de marges gebleven die de externe accountant hanteert bij het afgeven van de 'rechtmatigheidsverklaring' bij de jaarrekening. Inmiddels loopt het team steeds vaker tegen het feit aan dat verdere verbctcring (veel) fundamehteler ingrijpt in de wijze waarop tot op heden (financiele) processen ingericht

- J -

Analyse en verbeierpuntenjaarrekeningsproces 2007 gemeenle Bergen op Zoom

zijn, rollen en verantwoordelijkheden verdeeld zijn en budgetrecht (zowel bestuurlijk als ambtelijk) geregeld is. Bij de controle constateringen van het team IC/Audit blijkt steeds vaker dat zij constateringen doen die overeenkomen met de constateringen van het jaar ervoor. De constatering van een fout leidt niet automatisch tot een verbeterproces. Zeker wanneer het fouten zijn die niet eenvoudig zijn te voorkomen dan wel te herstellen. Op dit moment wordt bekeken of het team IC/Audits niet louter de functie van het constateren van fouten of onrechtmatigheden kan vervullen maar ook veel eerder in de procesgang betrokken te worden c.q. bij verbeterprocessen kan worden ingeschakeld met adviezen en aanbevelingen. Dit team is immers specialist in het organiseren van rechtmatige processen en het formuleren van samenhangende en werkbare regelgeving. Op deze wijze kunnen zij het rechtmatig leren werken binnen de organisatie niet alleen afdwingen, maar ook stimuleren en faciliteren, zonder de verantwoordelijkheid daarvoor over te nemen. 4.

Analyse proces jaarrekening 2007 en verbeterpunten

4.1. Rechtmatigheid Het Platform Rechtmatigheid komt meestal in oktober van het lopende boekjaar met de definitieve vaststelling van de rechtmatigheidsregels. De raadsvergadering van december is het laatste moment waarop eventuele consequenties van gewijzigde regels in een begrotingswijziging kunnen worden vertaald. Dit is ieder jaar een bron van zorg. In het afgelopen jaar zijn er ook in oktober regels aangescherpt en veranderd. In afwijking van de jaarrekening 2006, waar alle onrechtmatigheden in zijn blijven staan en in een paragraaf zijn weergegeven, is er in 2007 voor gekozen om de fouten te corrigeren. Hierdoor is het proces van samenstelling van de jaarrekening naar het einde toe spannend geworden. relatief veel mutaties hebben in een laat stadium plaatsgevonden. Op voorhand zal moeten worden bepaald of rechtmatigheidsfouten worden gecorrigeerd of niet. De communicatie over de voortgang en de te nemen beslissingen zal tevens verbeterd worden. Dit geldt zowel voor de communicatie voor die met de accountant als met de wethouder, griffier en controlecommissie. Verder zijn voor het komend jaar de regels van het platform reeds bekend, zodat op dit front verbeteringen verwacht mogen worden. 4.2.1. Bestellingen Een belangrijk probleemgebied m.b.t. rechtmatigheid betreft bestellingen. De organisatie kent vele bestellers met verschillende werkwijzen m.b.t. het plaatsen van bestellingen en het vastleggen van verplichtingen. Niet alle bestellingen zijn rechtmatig of worden zodanig gedocumenteerd dat de rechtmatigheid kan worden vastgcstcld. IC/Audits is en wordt op voorhand betrokken bij de opstelling van de nieuwe inkoopregels en de digitalisering van bestelprocedures en verplichtingenadministratie. De voortgang van deze digitalisering is te gering door gebrek aan geld en menskracht. Naast verbetering van de beheersing, kan het betreffende project in de toekomst ook besparingen opleveren. De rol van financieel beheer en registratie moet in diverse processen in de toekomst groter worden. Voor het sturen op zowel budgetuitputting als rechtmatigheid is het aangaan van de financiele verplichting een veel relevanter moment dan de ontvangst en betaling van de factuur. Dit geldt ook voor de batenkant. Nu is sturing en beheersing daarvan erg moeilijk omdat in de organisatie heel veel medewerkers bestelbevoegd zijn, hetgeen wil zeggen dat zij financiele verplichtingen met leveranciers aan mogen gaan. In veel organisaties is dit voorbehouden aan slechts enkelen, om op die wijzc zowel het rechtmatig aangaan van verplichtingen beter te borgen als het tijdig administratief vastleggen ervan. Ook in onze

-4-

Analyse en verbeterpuntenjaarrekeningsprac.es 2007 gemeente Bergen op Zoom

organisatie zou een dergelijke beperking een verbetering van de financiele beheersing mogelijk maken. Gemeentebrede uniformering van inkoopprocessen en digilalisering ervan moet voorkomen dat die beperking het werken in de productafdelingen onmogelijk maakt. Na digitalisering van de inkoopfactuurbehandeling in oktober 2007 en vernieuwing en vereenvoudiging van het inkoopbeleid en -reglement per l-l-'08 wordt gewerkt aan vooraoemde digitalisering. De digitaliseren van inkoopfactuurbehandeling is in mei 2006 gei'nitieerd met de doelstelling om de factuurbehandeling te beheersen en de achterliggende informatie digitaal beschikbaar te stellen. Het project bcstaat uit 2 fasen, fase 1 digitaliseren van inkoopfacturen en fase 2 automatisch matchen van inkoopfacturen. Fase 1 is in oktober 2007 opgeleverd en is operatoneel. Fase 2 is medio 2008 opgestart. In fase 2 staat het standaardiseren van het bestelproces, dat uiteindelijk tot een verplichting in de administratie leidt, centraal. Het operationele inkoopproces zal daarbij gestandaardiseerd worden, waarbij op uniforme wijze bestellingen worden aangemaakt en verwerkt. Dit verhoogt de kwaliteit van en volledig inzicht in de bestellingen en de factuurstroom en het verkort de verwerkingstijd van inkoopfacturen. Als dit goed loopt kan het aantal externe bestellers drastisch naar beneden bijgesteld worden. Ook dit traject heeft vertraging opgelopen door gebrek aan geld en menskracht. Ook dit traject kan naast verbetering van de beheersing, in de toekomst besparingen opleveren (inkoopvoordelen en efficienter werken). 4.2.2. Tussenrekeningen Tussenrekeningen zijn een steeds terugkerend aandachtspunt in de rapportages van de externe accountant. Vanuit het team IC/Audits zijn de volgende constateringen gedaan t.a.v. de huidige gang van zaken: • Er wordt wel regelmatig gespecificeerd, maar onvoldoende onderbouwd, geanalyseerd en opgeschoond; • Bij de jaarrekening is er geen totaaloverzicht en komen de laatste specificaties vaak moeizaam tot stand; • Dit geldt met name voor de nog te betalen kosten, die regelmatig niet voldoen aan de daarvoor gehanteerde criteria; • Het zijn zowel ontvangsten als betalingen, die niet functioned zijn verwerkt. De procedures rondom tussenrekeningen zijn aangescherpt en een maandelijks overleg en monitor borgt de voortgang van dit proces. Probleem in deze blijft het vaak gebrekkige zicht dat de afdeling Financien heeft op de informatie die nodig is om de omvang van het gebruik van tussenrekeningen echt terug te dringcn. Dit is een voorbeeld van hardnekkigheid dat niet met een eenvoudige opdracht of verbod is op te lossen. Tussenrekeningen zijn nodig om een administratie in de omvang als de onze goed te kunnen voeren (tijdig, volledig en juist). Het juiste gebruik ervan bevordert een goed totaalbeeld van de financiele situatie van de gemeente. Als 'overdrukventiel' van financieel administratieve processen is de omvang ervan een graadmeter voor de totale kwaliteit van die processen en de mate waarin het belang ervan concernbreed wordt onderschreven. Het 'dichtknijpen van het ventieF is daarbij niet de oplossing, maar een brede benadering van de oorzaken. Twee belangrijke oorzaken in deze zijn het gebrek aan pro-actief handelen van budgethouders en hun adviseurs en de nog steeds te weinig geiiniformeerde wijze van (financieel) handelen. 4.2.3. Begrotingswjzigingen Een laatste aandachtspunt m.b.t. rechtmatigheid zijn de begrotingswijzigingen en (aanvullende) kredietvoteringen. Zowel door de financieel adviseurs als door het team IC/Audits wordt inmiddels aan de hand van de B&W-voorstellen bekeken of er geen financiele onrechtmatigheden kleven aan die voorstcllen en of er voor desbetreffend voorstel

-:>-

Analyse en verbeterpuntenjaarrekeningsproces


een begrotingswijziging gemaakt dient te worden. Als dit laatste het geval is, wordt deze z.s.m. aan college en raad voorgelegd, zo mogelijk te samen met het oorspronkelijke voorstel. 4.3. Informatiewaarde jaarrekening De controlecommissie had in eerste instantie, naast de jaarrekening (op programmaniveau), geen beheersrekening (op productniveau) ontvangen. Zij heeft hierover haar ontstemdheid duidelijk laten blijken. De wethouder heeft ter vergadering aangegeven dat het ontbreken van het beheersverslag geen bewuste onthouding van informatie was. De directeur Middelen heeft zijn excuses aangeboden voor de vertraagde toezending. Er is uitdrukkelijk gesteld dat de beheersinformatie ook in de toekomst beschikbaar gesteld wordt aan de controlecommissie. Om betcr aan de verwachtingen van de controlecommissie tegemoet te komen m.b.t. toezending van stukken en vervelende verrassingen daarin te voorkomen wordt inmiddels meer frequent overlegd met de raadsgriffier. 4.3. Consistentie per programma M.b.t. de consistentie in analyse per programma constateert de externe accountant: "De kwaliteit van deze analyse verschilt per programma. Veelal wordt een analyse gegeven van de verschillen op de baten en op de lasten afzonderlijk, maar soms ook van de verschillen op het saldo van baten en lasten of zelfs op het saldo van baten en lasten na bestemming." In het jaarverslag 2008 zal een analyse gemaakt worden van de verschillen op de baten en op de lasten afzonderlijk en op het saldo van baten en lasten voor en na bestemming. Naast een toelichting per programma zullen wij in het jaarverslag 2008 ook een totaalanalyse van het rekeningresultaat op te nemen. 4.. 4 Kredieten In de jaarverslaggeving 2007 is een overzicht van de (restant) kredieten opgenomen. De kwaliteit van de toelichtingen is wisselend. Niet in alle gevallen wordt een relatie gelegd tussen de stand van het werk en de reeds gemaakte kosten. Daarnaast wordt nog slechts in beperkte mate toegelicht of het restantkrediet nog toereikend is om de nog te verwachten uitgaven te dekken. Door de externe accountant wordt geadviseerd om de kwaliteit van de kredietrapportage op deze aspecten verder te verbeteren. • Niet alle kredieten stonden in een overzicht in de rekening • Samenhangende kredieten werden niet tezamen gepresenteerd • Overschrijdingen en onderschrijdingen die elkaar compenseren, maar niet geboekt zijn, werden gesaldeerd gepresenteerd • Bij de kredieten werd niet altijd relevante toelichting vermeld Voor de jaarrekening 2008 wordt ingezet op een verbeterslag t.a.v. de kredietrapportage met inachtneming van de gemaakte opmerkingen. 4.5. Managementiformatie De kwaliteit van de informatievoorziening in de jaarrekening wordt in belangrijke mate bepaald door de managementinformatie die beschikbaar is in de organisatie voor sturing van inkomsten en uitgaven. Nog te veel worden budgethouders, financieel adviseurs en daarmee ook directie en college, verrast door de uiteindelijk cijfers zoals die in de jaarrekening gepresenteerd worden. Er wordt op dit moment veel financiele informatie gegenereerd met (al dan niet digitale) subsystemen. Er ontbreekt op dit moment een alomvattend Managementinformatiesysteem. Door grote differentiate in informatievoorziening en doordat veel informatie extracomptabel tot stand komt, ligt er in het jaarrekeningproces veel druk op het maken van de betrouwbare analyses op de programma's. Ook gedurende het jaar is er

-6

Analyse en verbelerpuntenjaarrekeningsproces 2007 gemeente Bergen op Zoom

natuurlijk steeds meer vraag naar toegankclijke en betrouwbare (sturings-)informatie. De huidige situatie voldoet niel langer, er worden terecht meer eisen gesteld aan de kwaliteit, de snelheid, de toegankelijkheid en de integraliteit van de managementinformatie. Systemen moeten daarvoor beter op elkaar aansluiten. Dit stelt allereerst eisen aan de bronsystemen, waaruit de informatie beschikbaar gesteld moet worden. De herinrichting van het financiele systeem Decade in het najaar van 2007 was zo'n voorwaarde voor verbetering van de managementinformatie. De implementatie van het nieuwe personeels- en salarisadministratiesysteem per l-l-'09 is een andere belangrijke ontwikkeling. Ook om vanuit de sector Middelen de adviesfunctie en de contolfunctie goed uit te kunnen voeren, is managementinformatie van groot belang. De uiteindelijke doelstelling is om tweewekelijks een tijdig, juist en volledig beeld te geven van de financiele situatie van het concern in het algemeen en de budgethouder in het bijzonder. Om de beleidsrelevantic van financiele afwijkingen goed te kunnen bepalen is koppeling van deze afwijkingen aan beleidsinhoudelijke voortgangsinformatie van belang. Hiervoor is koppeling tussen financiele en personele informatiesystemen met productapplicaties van belang. Hiervoor zijn ict-toepassingen ontwikkeld die als een schil om de diverse informatiesystemen, gekoppelde informatieverstrekking mogelijk maken. Om deze toepassing ook in Bergen op Zoom concernbreed toe te passen en hiermee te voorzien in de hiervoor gesignaleerde informatiebehoeften, is in 2007 het project Managementinformatie gestart. 4.6. Verordening 2.12 Met een nieuwe verordening ex artikel 212 Gemeentewel wordt een grotere eenvoud en transparantie beoogd in het financieel beleid en beheer. Meer eenvoud en transparantie door meer samenhang tussen de verschillende aspecten die in deze verordening geregeld worden. Meer aansluiting bij de in gemeenten gangbare wijze waarop deze aspecten geregeld worden waardoor financiele ramingen, resultaten en vermogensopstellingen eenduidiger kunnen worden gei'nterpreteerd. Verder wordt er een ontschotting in de financiele organisatie door minder specifieke afspraken per product en programma mee beoogd. Sturing op financiele concerauitgangspunten en op verschuivingen in de begroting is dan wellicht niet alleen voor gedetailleerd ingevoerde raadsleden te volgen, maar ook voor anderen. Dit komt het budgetrecht van de raad ten goede en prikkelt de ambtelijke organisatie en het college tot een concernbrede financiele orientatie. 4.7. Regie P&C-cyclus Het helder organiseren van de financiele functie zoals beschreven in paragraaf 2 van deze notitie heeft enige tijd gekost. Vacature vervulling van enkele sleutelfuncties lukte ondanks interne en externe werving maar erg moeizaam. Per 1 december a.s. wordt een aantal functies vervuld, maar interne doorschuiving maakt opnieuw (externe) werving noodzakelijk. Voor het succesvol regisseren en coordineren van de P&C-cyclus zijn vacatures erg belastend. Ook de voortgang van de andere genoemde ontwikkelingstrajecten wordt erdoor belemmerd. Inhuur van interim ondersteuning is duur en biedt maar beperkt soelaas. 5. Conclusies en aanbevelingen In de afgelopen jaren heeft een belangrijke herstructurering van de totale financiele functie plaatsgevonden. Deze notitie geeft een globaal inzicht in deze herstructurering en in verdere verbeteringen die nodig en ingezet zijn. Naast het oplossen van "incidenten" ligt de focus op structurele verbeteringen. In de notitie komt het volgende naar voren: 1) Er dient sprake tc zijn van ccn goedc balans in de samenwerking tussen de afdeling Financien en de budgethouders. Financiele verkokering belemmert een goede

-7

Analyse en verbelerpuntenjaarrekeningsproces

2)

3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)


allocatie van budgetten en een doelmatig en doeltreffend beheer ervan. Om die balans te verbeteren is gekozen voor 'sterke control'. Financieel beheer en registratie moet juist, volledig en tijdig plaatsvinden. Een goedc financiele informatievoorziening ontstaat door verbetering van de samenwerking tussen de financieel beheer teams en de budgethouders. Het project management informatie moet betere stuurinformatie opleveren, waardoor vaker goede financiele analyses kunnen worden gemaakt. Het team Audits/IC zal naast controleur van rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid, meer een adviserende rol krijgen bij het verbeteren van processen en vereenvoudigen van interne regelgeving. Dc digitalisering van inkoopfacturcn krijgt een vcrvolg in het digitaliseren van inkopen en bestellen. Het aantal bestellers kan hierdoor op termijn substantieel verminderen, hetgeen de efficiency en de rechtmatigheid bevordert. De rechtmatigheid zal verbeteren door een betere aansluiting van begrotingswijzigingen op de budgetbijstellingen gedurende het boekjaar. De discipline moet op dit punt verbeterd worden. Het gebruik van tussenrekeningen moet worden teruggedrongen op zowel fundamentele basis als door korte termijn maatregelen (ook hier meer discipline). Financiele informatie moet voor de raad steeds op detailniveau beschikbaar zijn. Bij wijziging van de informatievoorziening moet eerst gepolst worden wat de informatiebehoefte is. De door de accountant en controle commissie gesuggereerde verbeteringen van programme's en overzichten worden zoveel mogelijk in de jaarrekening 2008 aangebracht. Alle financiele vacatures worden z.s.m. vervuld. De voorbereidingen voor ccn nieuwe vcrordening ex artikel 212 Gem. Wet worden voortgezet.

Bergen op Zoom

Datum

6november2008

Toestel

0164-277245

Van

P. Berben

Aan

DT

Afdeling

SM Financier!

Cc

Onderwerp Stand van zaken jaarrekeningsproces 2008

Geacht Directieteamleden, Naar aanleiding van de interne controle en de managementletter van de accountant bestaat de behoefte u te informeren overeen aantal de stand van zaken rond het jaarrekeningsproces. In dit proces is een aantal verbeteringen opgenomen: - De opmerkingen, zoals verwoord in de managementletter zijn vooral gebaseerd op bevindingen van onze eigen interne controle zijn deze zaken bij bevinding direct opgepakt - De slotwijzigingen zijn in een raadsvoorstel opgenomen (behandeling raad december) - De planning is gemaakten wordt in de verschillende SMT's besproken en gemonitord. - In het jaarrekeningsproces is reeds rekening met de notitie budgetoverheveling van het PRPG - De verwerking van Rijks- en overige overheidsbijdragen (SISA en niet-SISA) - Het voortraject van de jaarrekening is met de controlecommissie besproken; qua inhoud en vormgeving

Met vriendelijke groet, P. Berben

Notitie interimcontrole 2008 uilgebraeht aan de gemeenleraad van de gcmcentc Bergen op Zoom

Deloitte

Deloitte Accountants B.V. Bijster 5 4817 HX Breda Postbus 1195 4801 BD Breda Tel: (076) 5232323 Fax: (076) 5232496 www.deloitte.nl

Notitie interimcontrole 2008 uitgebracht aan de gemeenteraad van de gemeente Bergen op Zoom

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche Tohmatsu

Deloitte

Niet op barcode schrijven!!

Gemeente Bergen op Zoom

II11 II11 IIII I III II Reg. Datum: Eenheid:

108-043672 17/11/2008 GRIFF 1.58


Aan de gemeenteraad van de gemeente Bergen op Zoom Postbus 35 4600 AA BERGEN OP ZOOM

Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

14 november 2008

Drs. D.D.P. van Zundert

280743/3112115170/IN

Onderwerp

Uw kenmerk

Bevindingen interimcontrole 2008

Geachte Raad, Ten behoeve van de vergadering van de controlecommissie van 26 november a.s. doen wij u hierbij onze notitie met de bevindingen van onze interimcontrole toekomen. Wij hebben de aan het college uitgebrachte managementletter als bijlage bij deze notitie gevoegd. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

u>y Drs. W. Veldhuis RA

Bijlagen: Notitie interimcontrole 2008 en managementletter 2008

Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer 84/2004 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.


Deloitte 2/14 14 november 2008 280743/3112115170/IN

Inhoud 1. Inleiding

3

2. Samenvatting

3

3. Financieel beheer 3.1 Ontwikkelingen planning en controle 3.1.1 Financiele verordening 3.1.2 Begroting 3.1.3 Concernbericht 3.2 Informatievoorziening investeringsprojecten 3.3 Automatiseringsomgeving 3.3.1 EDP-Audit 3.3.2 Digitalisering inkoopfacturen 3.4 Tussenrekeningen 3.5 Processen 3.6 Rechtmatigheid 3.6.1 Stand van zaken 3.6.2 Kadernota rechtmatigheid 3.7 Interne controle

4 4 4 4 5 6 7 7 7 8 8 9 9 9 9

4. Financiele positie 4.1 Algemeen 4.2 Kapitaalgoederen 4.3 Risicomanagement 4.3.1 Inleiding 4.3.2 Systematiek

10 10 10 11 11 11

5. Grondexploitatie 5.1 Informatievoorziening 5.2 Nieuwe grondexploitatiewet

12 12 13

6. Wet Maatschappelijke Ondersteuning 6.1 Aanbesteding Huishoudelijke Verzorging 6.2 Knelpunten WMO

13 13 14


1.

Inleiding

Onlangs hebben wij de tussentijdse controle over 2008 bij uw gemeente afgerond. Voorafgaand aan deze controle hebben wij overleg gehad met de controlecommissie over de aandachtspunten bij onze controle. Deze speerpunten voor 2008 hebben wij neergelegd in het Client Service Plan en betreffen onder andere de volgende: • • • • • • •

Analyse jaarrekeningproces Ontwikkelingen planning & control Begroting (begrotingsrechtmatigheid en begrotingswijzigingen) Beheersing investeringsprojecten EDP-audit / automatiseringsomgeving Beheersing tussenrekeningen Risicomanagement

Met deze notitie brengen wij onze belangrijkste bevindingen onder uw aandacht. De opbouw is als volgt: In paragraaf 2 geven wij een samenvatting van de ontwikkeling van de interne beheersing van de gemeente Bergen op Zoom. In de paragrafen 3 en 4 gaan we nader in op het financieel beheer en de financiele positie. Vervolgens behandelen we in afzonderlijke paragrafen de grondexploitatie (paragraaf 5) en de WMO (paragraaf 6). De aan het College uitgebrachte managementletter hebben wij, zoals met u is afgesproken, als bijlage bij deze notitie gevoegd.

2.

Samenvatting

De gemeente heeft de afgelopen jaren diverse maatregelen genomen ter verbetering van de interne/ financiele beheersing. In vorige rapportages zijn wij daar vrij uitgebreid op ingegaan. Ook in 2008 zijn stappen gezet. Er zijn bijvoorbeeld binnen de afdeling Financien accountteams gevormd om een kwaliteitsimpuls te geven aan de ondersteuning van de productafdelingen. Ook zijn enkele vacatures binnen de afdeling Financien ingevuld. Gelet op de genomen maatregelen en een gemiddeld genomen positief beeld eind 2007 was het moeizame verloop van het jaarrekeningtraject 2007, in april/ mei jl., onverwacht. U heeft het College de opdracht gegeven het jaarrekeningproces te analyseren en de gewenste verbeteracties in beeld te brengen. De notitie die ter zake is gemaakt, zal gelijktijdig met ons rapport aan u worden aangeboden en is door ons op hoofdlijnen beoordeeld. Tevens hebben wij hierover gesproken met het financieel management. Hieruit blijkt dat de analyse breed is opgepakt en dat oplossingen met name worden gezocht in structuur, bemensing en communicatie.

Deloitte 4/14 14 november 2008 280743/3112115170/IN Naast deze structurele oplossingen is naar onze mening echter een aantal quick wins te realiseren, door (nog) strakkere afspraken te maken random het jaarrekeningproces en hierop gedurende het opstelproces toe te zien.

3.

Financieel beheer

Wij gaan in de volgende paragrafen nader in op de volgende onderwerpen: •

• • • • • 3.1

Ontwikkelingen planning en control: - Financiele verordening - Begroting - Concernbericht - Interne controle Beheer investeringsprojecten Automatiseringsomgeving Beheersing tussenrekeningen Processen Rechtmatigheid Ontwikkelingen planning en controle

In deze paragraaf gaan wij nader in op de ontwikkelingen op het gebied van planning en control. Wij besteden daarbij aandacht aan de kaderstelling (financiele verordening en begroting), de informatievoorziening (concernbericht en managementinformatie) en de interne controle. 3.1.1 Financiele verordening De financiele verordening van uw gemeente (ingevolge artikel 212 van de gemeentewet) dateert van 2005. Vorig jaar is een aanvang genomen met de actualisatie van deze verordening. Er is een werkgroep samengesteld waarin zowel ambtenaren als raadsleden zitting hebben. 3.1.2 Begroting Een van de speerpunten van het team Audits voor 2008 is het beoordelen van de logische verbanden binnen de (primitieve) begroting, de verwerking van de begroting in de financiele administratie en de wijze waarop met begrotingswijzigingen wordt omgegaan. Bij deze beoordeling zijn enkele onjuistheden gebleken. Bijvoorbeeld: vanuit kostenplaatsen wordt het saldo van baten en lasten aan de producten doorbelast, in plaats van de baten en de lasten afzonderlijk. De Raad zal hiervoor een begrotingswijziging worden voorgelegd. Verder is geconstateerd dat 3 begrotingswijzigingen ten onrechte niet aan de raad zijn voorgelegd. Dit is voor 2 wijzigingen inmiddels alsnog gebeurd, de andere wijziging zal nog aan de Raad worden aangeboden.

Deloitte 5/14 14 november 2008 280743/3112115170/IN Ook zijn enkele begrotingswijzigingen niet juist in de financiele administratie verwerkt. Dit betrof met name het verkeerde gebruik van grootboekrekeningen. Inmiddels zijn deze fouten gecorrigeerd. Samenvattend kan worden gesteld dat uit de controles door het team Audits een aantal tekortkomingen is gebleken. Deze zijn opgepakt en gecorrigeerd. Dit is een forse verbetering ten opzichte van vorig jaar, toen enkele tekortkomingen pas bij het opmaken van de jaarrekening bleken. 3.1.3 Concernbericht Begin oktober is het 2e concernbericht gereed gekomen. Het concernbericht fungeert als voortgangsrapportage op programmaniveau en sluit aan op de indeling van de programmabegroting 2008. Uitgangspunt daarbij is dat in het concernbericht melding wordt gemaakt van afwijkingen ten opzichte van de programmabegroting. In de bijlagen bij het concernbericht zijn de kredietrapportage en de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen. Met betrekking tot het 2e concernbericht merken wij het volgende op: •

De toelichting op financiele afwijkingen per programma heeft betrekking op het saldo van baten en lasten na mutaties in de reserves. Wij adviseren u in het vervolg de toelichting op te laten stellen op basis van het totaal van de lasten en het totaal van de baten per programma. Dit geeft een beter inzicht in de ontwikkelingen in de exploitatie en biedt tevens de mogelijkheid om eventuele begrotingsonrechtmatigheden (overschrijding van de totale lasten) tijdig vast te stellen.

•

De inhoud en detaillering van de financiele toelichting op de programma's verschilt per programma. Wij adviseren u de opzet van de financiele toelichtingen op elkaar af te laten stemmen.

•

Bij programma 16 (Gronden) wordt verwezen naar een toelichting op de bouwgrondexploitaties. Deze toelichting is niet bijgevoegd. In paragraaf 5.1 van onze notitie gaan wij nader in op de informatievoorziening over de grondexploitatie.

•

Het l e concernbericht is gelijktijdig met het beleidskader opgesteld. Dit l e concernbericht is beperkt qua inhoud en omvang. Feitelijk is het 2e concernbericht daarmee voor de Raad de eerste informatievoorziening met betrekking tot de realisatie van de programmabegroting. Naar onze mening zou de Raad op een eerder moment kunnen worden ge'informeerd over eventuele afwijkingen van de begroting en kredieten, zodat de Raad tijdiger in staat is om de besluitvorming hierop aan te passen.

Deloitte 6/14 14 november 2008 280743/3112115170/IN 3.2

Informatievoorziening investeringsprojecten

In de afgelopen jaren is de informatievoorziening aan de Raad over grote projecten verder ontwikkeld. Verbeteringen van de afgelopen jaren zijn: •

In het startdocument bij een nieuw project is een risico-analyse opgenomen.

•

In het 2e concernbericht en de jaarrekening zijn kredietstaten opgenomen.

•

Ook de kredieten van het grondbedrijf zijn in de kredietstaat opgenomen.

•

In de kredietstaat is een toelichting opgenomen op overschrijdingen en op de voortgang van projecten / investeringen.

De informatievoorziening aan de Raad kan verder worden verbeterd door het verhogen van de kwaliteit van de toelichtingen en het moment waarop informatie wordt verstrekt. Hierna wordt kort ingegaan op deze aspecten: Kwaliteit toelichtingen De kwaliteit van de toelichtingen is in de afgelopen periode verder verbeterd. In veel gevallen wordt in de kredietenstaat ingegaan op de voortgang van het project en op eventuele overschrijdingen. Deze toelichting is in een aantallen gevallen nog beknopt. Ook wordt soms volstaan met een verwijzing naar (eerdere) raadsbesluiten of met de opmerking "project is in uitvoering". Wij zijn van mening dat de kredietenstaat en de toelichting op de kredieten aan kwaliteit kunnen winnen met de volgende maatregelen: •

Samenvoegen van samenhangende kredieten. Dit voorkomt verwijzingen naar andere kredieten. Ook wordt hiermee voorkomen dat meerdere malen dezelfde toelichting moet worden opgenomen.

•

De kredietenstaat is erg omvangrijk. Wij geven u in overweging om de belangrijkste kredieten uitgebreider toe te lichten en de kleinere kredieten - of de kredieten waarop geen bijzonderheden zijn te vermelden - samengevat op te nemen.

Tijdstip informatievoorziening Over het tijdstip waarop de informatievoorziening naar de Raad plaatsvindt hebben wij in paragraaf 3.1.3 al een opmerking gemaakt. Wij verwijzen u naar deze paragraaf.


Automatiseringsomgeving

3.3.1 EDP-Audit In 2006 heeft een EDP-audit plaatsgevonden op de automatiseringsomgeving (RS6000, Unix en Oracle), de financiele administratie (Decade) en de uitkeringenadministratie (GWS4all). Naar aanleiding van de EDP-rapportage is een projectorganisatie opgezet om de geconstateerde problemen op de korte en middellange termijn aan te pakken. Inmiddels zijn nagenoeg alle maatregelen genomen die voor korte en middellange termijn gepland stonden. De betreffende afdeling heeft zich laten ondersteunen door een beveiligingsdeskundige. De focus van de genomen maatregelen ligt op de technische infrastructuur, centrale basisgegevens en applicaties. Op dit moment vindt intern een onderzoek plaats naar de effectiviteit van de genomen maatregelen. 3.3.2 Digitalisering inkoopfacturen Eind 2007 is gestart met het inscannen en elektronisch verwerken van inkoopfacturen. Naar aanleiding van een EDP-audit begin 2008 is geconstateerd dat de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen in onvoldoende mate is gewaarborgd. Concreet bestond er geen zekerheid dat de autorisatie van facturen in het systeem ook daadwerkelijk door de daartoe bevoegde budgethouder had plaatsgevonden. Naar aanleiding van deze conclusie is besloten om alle inkoopfacturen over de laatste maanden van 2007 handmatig te laten goedkeuren door de budgethouders. In de afgelopen maanden is een aantal maatregelen genomen om dit probleem op te lossen. De belangrijkste actie in dit verband is het realiseren van een zogenaamde "Single-Sign-On" functionaliteit. Dit houdt concreet in dat bij het openen van de financiele administratie - inclusief de module voor autorisatie van inkoopfacturen - gebruik wordt gemaakt van het wachtwoord beleid van Windows. Hiermee zouden de risico's zoals aangegeven in het EDP-rapport nagenoeg zijn afgedekt. Aangezien deze functionaliteit eerst in September 2008 beschikbaar is gekomen, zal over de eerste maanden van 2008 opnieuw een handmatige herstelactie in gang worden gezet. Naast het gebruik maken van de "Single-Sign-On" functionaliteit is tevens de gehele menustructuur met bevoegdheden opnieuw opgesteld. Hierbij zijn door de applicatiebeheerders alleen rechten toegekend aan gebruikers die deze rechten uit hoofde van hun functie ook nodig hebben. Andere maatregelen die genomen zijn betreffen het gebruik van een mandateringsformulier om bevoegdheden over te dragen alsmede het registreren van een aantal kritische handelingen in de betreffende applicatie. Wij hebben het college geadviseerd adviseren de effectiviteit van de genomen maatregelen, nog voor het opmaken van de jaarrekening 2008, te laten toetsen door een EDP-auditor.


3.4

Tussenrekeningen

In voorgaande jaren en naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2007 hebben wij opmerkingen geplaatst bij het beheer van de tussenrekeningen. De problematiek is door de afdeling Financien onderkend en er zijn op dit punt nieuwe afspraken gemaakt. Een van die afspraken is het (onlangs) benoemen van een coordinator voor de tussenrekeningen. In augustus jl. heeft het team Audits een controle uitgevoerd op de tussenrekeningen. Uit deze controle zijn nog enkele tekortkomingen gebleken, zoals oude posten op tussenrekeningen en onvoldoende onderbouwing van posten. Wij adviseren u de volgende maatregelen te nemen: • onderbouwen van de posten op de tussenrekeningen met brondocumenten; • toelichten van de afloop van deze posten; • posten uit voorgaande jaren met voorrang uitzoeken. De benoeming van de coordinator, de periodieke specificatie van tussenrekeningen met onderbouwing van posten en de controles door het team Audits bieden in principe voldoende waarborgen voor een adequaat beheer van de tussenrekeningen. Zaak is wel dat er strikt op wordt toegezien dat de afspraken volledig worden nageleefd. 3.5

Processen

Wij hebben bij onze interim-controle de kritische bedrijfsprocessen beoordeeld. De detailbevindingen van deze controlewerkzaamheden met betrekking tot de beoordeling van de individuele processen zijn weergegeven in de managementletter. Per proces hebben wij daarbij aangegeven welke maatregelen gewenst zijn in het kader van interne beheersing. De aandachtspunten in het kader van de interne beheersing zijn belangrijk voor het op orde hebben van het financieel beheer, maar behoeven niet in alle gevallen afgerond te worden voor het samenstellen van de jaarrekening. Daarnaast zijn er echter constateringen waarvan de werkzaamheden wel moeten plaatsvinden in het kader van de afronding van de jaarrekening 2008. De belangrijkste aandachtspunten zijn: •

Op dit moment heeft nog niet op alle processen interne controle plaatsgevonden. Voor de uitvoering van de interne controles is een planning opgesteld, waaruit blijkt dat alle processen voor het einde van het jaar in de interne controle zullen zijn betrokken.

•

Er vinden afwijkingen plaats van het (nieuwe) inkoopbeleid. Deze afwijkingen hebben voornamelijk betrekking op het aantal op te vragen offertes.

Deloitte 9/14 14 november 2008 280743/3112115170/IN •

Ook is een afwijking van EU-aanbestedingsregels geconstateerd. Het betreft de inkoop van projectbegeleiding met betrekking tot de gemeentewerf. De afwijking is een rechtmatigheidsfout, die mee zal wegen in ons rechtmatigheidsoordeel.

•

Bij een aantal kwijtscheldingen van gemeentelijke belastingen is het drempelinkomen verkeerd berekend, waardoor ten onrechte kwijtschelding heeft plaatsgevonden (voor circa € 50.000). Dit is geconstateerd vanuit de interne controle.

3.6

Rechtmatigheid

3.6.1 Stand van zaken Het controleprotocol en het normenkader vormen het uitgangspunt voor de interne controles en voor onze accountantscontrole. Over 2007 zijn het controleprotocol en het normenkader pas in mei 2008 gereed gekomen en vastgesteld door de Raad. Op dit moment wordt het normenkader gemeentebreed geactualiseerd. Naar verwachting zullen het controleprotocol en het normenkader begin 2009 door de Raad worden vastgesteld. 3.6.2 Kadernota rechtmatigheid Op 1 juli jl. heeft het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) de kadernota rechtmatigheid 2008 gepubliceerd. De aanpassingen in de kadernota 2008 ten opzichte van de kadernota 2007 betreffen de onderwerpen budgetoverheveling, aan derden uitbestede activiteiten en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Volledigheidshalve adviseren wij u kermis te nemen van de kadernota. Met name op het gebied van budgetoverheveling is aandacht vereist. In de kadernota is expliciet aangegeven dat kosten moeten worden toegerekend aan het jaar waarin de prestatie is geleverd. Met andere woorden: er mogen geen kosten worden geboekt indien de prestaties niet zijn geleverd. Overheveling van budgetten - indien de uitvoering van de werkzaamheden doorloopt in het volgende boekjaar - is alleen nog mogelijk via het vormen van een reserve. Hetzij gedurende het jaar op grond van een raadsbesluit, hetzij bij de resultaatbestemming in het jaar volgend op het begrotingsjaar. In het Plan van Aanpak Verslaggeving 2008 heeft het College deze aanscherping in de regelgeving inmiddels opgenomen. 3.7

Interne controle

De interne controle binnen de gemeente Bergen op Zoom vindt voor de meeste processen plaats door de afdeling Financien (team audits). Dit team heeft voor 2008 een controleplan opgesteld. In dit plan zijn speerpunten opgenomen die voortvloeien uit de bevindingen van voorgaande jaren, de accountantsrapportages en de aandachtspunten van de controlecommissie.

Deloitte 10/14 14 november 2008 280743/3112115170/IN Belangrijke speerpunten voor 2008 zijn: begrotingscijfers, belastingopbrengsten, kredietbeheer, tussenrekeningen en reserves en voorzieningen. De belangrijkste bevindingen uit de tot nu toe uitgevoerde interne controles hebben wij bij de betreffende onderdelen in onze managementletter en in deze notitie opgenomen.

4.

Financiele positie

4.1

Algemeen

Met betrekking tot de financiele positie gaan wij hierna in op het onderhoud van kapitaalgoederen en op het risicomanagement binnen de gemeente Bergen op Zoom. 4.2

Kapitaalgoederen

De gemeente Bergen op Zoom heeft beheerplannen vastgesteld voor kapitaalgoederen zoals wegen, riolering, gemeentelijke gebouwen, openbare verlichting en openbaar groen. Hierna gaan wij kort in op de actuele stand van zaken van de beheerplannen. Wegen Het wegbeheerplan 2008-2012 is in februari 2008 vastgesteld door de Raad. Dit plan is gebaseerd op de uitgangspunten van het wegbeheerplan 2002. Het geactualiseerde beheerplan omvat het gehele areaal aan verhardingen in de openbare ruimte dat in beheer is bij de gemeente Bergen op Zoom. Het plan is gebaseerd op het door de raad gewenste kwaliteitsniveau. Riolering Het nieuwe Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) 2008-2012 is gebaseerd op het in februari 2002 vastgestelde Gemeentelijk Waterplan en het beleid wat is ingezet met het GRP 2003-2007. In het GRP 2008-2012 is een nieuw kostendekkingsplan opgenomen, waarbij het ingezette financiele beleid wordt voortgezet. De komende planperiode zal worden benut om de gevolgen van de Wet Gemeentelijke Watertaken in het GRP te verwerken. Gebouwen Op dit moment vindt er een inventarisatie plaats van het vastgoed van de gemeente Bergen op Zoom. De vervolgstap is het vaststellen van het gemeentelijk beleid met betrekking tot het vastgoed. De huidige beheerplannen voor gemeentelijke gebouwen zijn in 2008 - op basis van de meerjaren investeringsplannen 2008-2017 - geactualiseerd. Bij het opmaken van de jaarrekening 2007 is de voorziening voor het onderhoud aan schoolgebouwen op het vereiste niveau gebracht. In de jaarrekening is vervolgens toegelicht dat de normstortingen voor de komende jaren verhoogd moeten worden om de voorziening op peil te houden.

Deloitte 11/14 14 november 2008 280743/3112115170/IN Eenmalig is een bedrag van € 1 miljoen bij de bestemming van het resultaat 2007 ingezet voor het huisvestingsprogramma onderwijs. Hiermee is het onderhoud aan schoolgebouwen voor de komende 3 jaren voldoende afgedekt. Wij merken op dat de normstorting aan de betreffende voorziening nog niet structured is aangepast. Openbaar groen Het beheerplan openbaar groen is vorig jaar geactualiseerd en in december 2007 vastgesteld door de Raad. Openbare verlichting Het beheerplan openbare verlichting dateert van 2005 en zal in 2009 worden geactualiseerd. Monitoring en informatievoorziening Met de actualisering van de verschillende beheerplannen zijn de randvoorwaarden ingevuld om te komen tot een gestructureerde monitoring van het beheer van kapitaalgoederen. Op dit moment is daar nog geen concrete invulling aan gegeven. Wij hebben het college geadviseerd om afspraken te maken om jaarlijks de financiele en inhoudelijke voortgang van de beheerplannen te monitoren. Daarnaast hebben wij geadviseerd om, voor wat betreft de informatievoorziening over de uitvoering van de beheerplannen, verantwoording af te leggen in de maraps (intern), in concernberichten (voor de Raad) en in de paragraaf kapitaalgoederen in de jaarrekening en begroting. Tevens hebben wij geadviseerd om daarbij een relatie te leggen met het saldo van de reserves en voorzieningen die voor dit onderhoud zijn gevormd. 4.3

Risicomanagement

4.3.1 Inleiding Gemeenten bevinden zich de laatste jaren in een turbulente omgeving. De tendens van deregulering en decentralisatie die het Rijk enkele jaren geleden heeft ingezet, vraagt van gemeenten vrijwel continu het vermogen tot aanpassing en bijstelling van de organisatie. Hierbij is het van belang voortdurend zicht te hebben op de risico's die met dergelijke ontwikkelingen samenhangen. Ook de vele grote projecten en de grondexploitatie zijn daarbij van belang. Een gestructureerd systeem van risicomanagement kan bijdragen aan de beheersing van deze ontwikkelingen en de daarmee samenhangende risico's. 4.3.2 Systematiek De gemeente Bergen op Zoom heeft in 2005 een uitgebreide analyse van de financiele risico's uitgevoerd. Hierbij is gebruik gemaakt van het risicomanagementsysteem NAR. De op dat moment aanwezige risico's zijn benoemd en gekwantificeerd.

Deloitte 12/14 14 november 2008 280743/3112115170/IN Vanaf dat jaar heeft bij het opmaken van de begroting en jaarrekening telkens een actualisatie van deze risicoanalyse plaatsgevonden. De afdeling Financien verzamelt daarvoor jaarlijks de input van de verschillende sectoren. Daarnaast vindt ook jaarlijks een risicoanalyse vanuit de grondexploitatie plaats. Naar onze mening heeft de gemeente Bergen op Zoom een breed zicht op de risico's, maar ontbreekt het nog aan een gestructureerd systeem van risicomanagement. Wij adviseren u het volgende: •

Overwegen om de risicoanalyse breder te trekken dan alleen de financiele risico's. Bijvoorbeeld ook aandacht voor juridische control, arbo-risico's, imago-schade, etc.

•

Structureren van de periodieke risico-inventarisatie. Wie is verantwoordelijk? Wie faciliteert en registreert?

•

Kwaliteitscontrole op de risico-inventarisatie: Hoe is de risicoanalyse tot stand gekomen? Welke berekeningen zijn gemaakt? etc.

•

Verantwoording afleggen over de risico's en de werking van risicomanagement in de begroting, de concernberichten (bij significante wijzigingen ten opzichte van de begroting) en de jaarrekening.

5.

Grondexploitatie

5.1

Informatievoorziening

De Raad wordt via de begroting, het 2e concernbericht en de jaarrekening gei'nformeerd over de grondexploitaties. Wij hebben in dat verband het 2e concernbericht beoordeeld en merken op dat de informatie over de grondexploitatie beperkt is. In de interne informatievoorziening wordt ingegaan op de stand van zaken per complex en op de risico's. Tevens wordt aandacht besteed aan de ontwikkelingen op de woningmarkt en de gevolgen daarvan voor de grondexploitatie. Wij hebben het College in overweging gegeven deze informatie in het vervolg ook op te nemen in de informatievoorziening naar de Raad. Zowel bij de begroting als bij de jaarrekening vindt in principe een actualisatie plaats van het zogenaamde risicomodel inzake de grondexploitaties. Aan de hand van dit model en de uitgangspunten die hieraan ten grondslag liggen vindt een financiele vertaling van de onderkende risico's plaats naar het (benodigde) weerstandsvermogen en werkkapitaal. De huidige economische ontwikkelingen maken dit extra van belang. Dit wordt door het College onderkend. Op dit moment wordt onderzocht in welke mate de risico's van invloed zijn op de grondexploitaties, het weerstandsvermogen en het werkkapitaal.


Nieuwe grondexploitatiewet

Onlangs is de nieuwe grondexploitatiewet in werking getreden. Deze nieuwe wet biedt gemeenten de mogelijkheid om duidelijk afspraken te maken met samenwerkingspartijen over de verdeling van kosten binnen de grondexploitatie. Hierbij is het vereist dat de gemeente een exploitatieplan opstelt en dat verantwoording wordt afgelegd over de werkelijke kosten en opbrengsten. Eventuele afwijkingen kunnen verrekening met de derden partijen tot gevolg hebben. De gemeente Bergen op Zoom heeft de gevolgen van de grondexploitatiewet in een relatief vroeg stadium al in beeld gebracht. Op korte termijn zal een uitbreiding van het pakket DG Dialog worden ge'installeerd, waarmee exploitatieplannen kunnen worden opgesteld. Tevens start binnenkort een eerste pilotproject waarin voor het eerst met een exploitatieplan volgens de nieuwe grondexploitatiewet zal worden gewerkt. De gemeente wordt daarin begeleid door een gespecialiseerd bureau. Wij zijn van mening dat de impact van de grondexploitatiewet op een tijdige en adequate wijze in beeld is gebracht. Wei merken wij op dat er - door deze nieuwe wet - hogere eisen mogen worden gesteld aan de ramingen in het exploitatieplan en aan de registratie en toerekening van kosten en opbrengsten. Foutieve boekingen kunnen namelijk gevolgen hebben voor een eventuele afrekening met derde partijen. Wij adviseren u daarom om een aantal controlemomenten in het proces in te bouwen. Bijvoorbeeld het controleren van de exploitatieplannen voordat deze worden afgestemd met de samenwerkingspartner, of het periodiek controleren van de toerekening van kosten en opbrengsten (zijn alle uren geboekt, worden de kosten op de juiste categorie binnen het exploitatieplan geboekt, etc.).

6.

Wet Maatschappelijke Ondersteuning

De uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) staat de laatste tijd weer volop in het nieuws. Met name de gevolgen voor de leveranciers van huishoudelijke verzorging en de beheersing van de budgetten binnen gemeenten krijgen daarbij de aandacht. Hierna gaan wij kort in op enkele aspecten van de WMO voor de gemeente Bergen op Zoom. 6.1

Aanbesteding Huishoudelijke Verzorging

Onlangs heeft u de financiele situatie van de huidige zorgaanbieders onderzocht. Uit dit onderzoek blijkt dat compensatie van de tarieven noodzakelijk is. Het college heeft de Raad voorgesteld om de tarieven voor de periode van 1 januari 2009 tot 1 September 2009, na indexering nog met 5% te verhogen en de tarieven 2008 vooralsnog niet op te hogen. Besluitvorming moet nog plaatsvinden. Binnenkort zullen de activiteiten in het kader van huishoudelijke verzorging opnieuw worden aanbesteed.

Deloitte 14/14 14 november 2008 280743/3112115170/IN Het college heeft besloten om de overeenkomsten inzake huishoudelijke verzorging voorlopig te verlengen tot aan de datum dat nieuwe overeenkomsten - voortkomende uit de nieuwe aanbesteding - ingaan. Bij de nieuwe aanbesteding zal rekening worden gehouden met de wijzigingen in de WMO per 1 januari a.s. Deze wijzigingen hebben onder meer betrekking op de overlegbepaling, gericht op eventuele overname van personeel. De winnende aanbieders worden namelijk geacht om na gunning in overleg te treden met de verliezers over overname van personeel. De gemeente moet erop toezien dat dit overleg plaatsvindt. 6.2

Knelpunten WMO

Het Platform Rechtmatigheid heeft onlangs een notitie knelpunten WMO uitgebracht. De knelpunten op landelijk niveau betreffen: 1. 2. 3. 4.

Informatie over de eigen bijdrage van het CAK Overdracht van WMO clienten door Zorgkantoren Juistheid kosten zorgaanbieders Aanbesteding

De gemeente Bergen op Zoom heeft deze knelpunten onderkend. Binnen de betreffende afdeling is nadrukkelijk aandacht voor het verkrijgen van juiste, volledige en tijdige informatie van de zorgaanbieders en het CAK. Mede vanuit de interne controles blijkt dat er op dit moment sprake is van een informatieachterstand door de zorgaanbieders, bijvoorbeeld op het gebied van productiegegevens.

Deloitte


Managementletter interimcontrole 2008 uitgebracht aan burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamervan Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.


Deloitte


Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom t.a.v. de Algemeen Directeur Postbus 35 4600 AA BERGEN OP ZOOM

Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

6 november 2008

Drs. D.D.P. van Zundert

280731/3112115170/IN

Onderwerp

Uw kenmerk

Managementletter 2008

Geachte heer Haasnoot, Onlangs hebben wij onze tussentijdse controle afgerond. Hierbij doen wij u onze managementletter 2008 toekomen, waarin wij verslag uitbrengen van onze bevindingen. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben gei'nformeerd.

Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

Drs. W. Veldhuis RA

Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer 84/2004 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.


Deloitte 2/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Inhoud 1. Inleiding 2. Samenvatting 3. Financieel beheer 3.1 Ontwikkelingen planning en controle 3.1.1 Financiele verordening 3.1.2 Begroting 3.1.3 Concernbericht 3.1.4 Management informatie 3.2 Beheer sing investeringsprojecten 3.2.1 Informatievoorziening voor de raad 3.2.2 Gebruik GOKIT-formulieren 3.3 Automatiseringsomgeving 3.3.1 EDP-Audit 3.3.2 Digitalisering inkoopfacturen 3.4 Tussenrekeningen 3.5 Processen 3.6 Rechtmatigheid 3.6.1 Stand van zaken 3.6.2 Kadernota rechtmatigheid 3.7 Interne controle

4 4 4 4 5 6 6 6 7 8 8 8 9 9 10 10 10 10

4. Financiele positie 4.1 Algemeen 4.2 Kapitaalgoederen 4.3 Risicomanagement 4.3.1 Inleiding 4.3.2 Systematiek

11 11 11 12 12 12

5. Grondexploitatie 5.1 Informatievoorziening 5.2 Nieuwe grondexploitatiewet

13

6. Wet Maatschappelijke Ondersteuning 6.1 Aanbesteding Huishoudelijke Verzorging 6.2 Knelpunten WMO

14 15 15

Bijlage 1: Schematische weergave controlebevindingen

16

13 14


1.

Inleiding

Onlangs hebben wij de tussentijdse controle over 2008 bij uw gemeente afgerond. Voorafgaand aan deze controle hebben wij overleg gehad met de controlecommissie over de aandachtspunten bij onze controle. Deze speerpunten voor 2008 hebben wij neergelegd in het Client Service Plan en betreffen onder andere de volgende: • • • • • • •

Analyse jaarrekeningproces Ontwikkelingen planning & control Begroting (begrotingsrechtmatigheid en begrotingswijzigingen) Beheersing investeringsprojecten EDP-audit / automatiseringsomgeving Beheersing tussenrekeningen Risicomanagement

In deze managementletter geven wij onze bevindingen en adviezen op het gebied van de financiele beheersing en de financiele positie. De opbouw van de managementletter is als volgt: In paragraaf 2 geven wij een beknopte samenvatting van de ontwikkeling van de interne beheersing van de gemeente Bergen op Zoom. In de paragrafen 3 en 4 gaan we nader in op het financieel beheer en de financiele positie. Vervolgens gaan we in afzonderlijke paragrafen nader in op de grondexploitatie (paragraaf 5) en de WMO (paragraaf 6). In bijlage 1 geven wij een overzicht van de detailbevindingen per proces.

2.

Samenvatting

De gemeente heeft de afgelopen jaren diverse maatregelen genomen ter verbetering van de interne/ financiele beheersing. In vorige rapportages zijn wij daar vrij uitgebreid op ingegaan. Ook in 2008 zijn stappen gezet. Er zijn bijvoorbeeld binnen de afdeling Financien accountteams gevormd om een kwaliteitsimpuls te geven aan de ondersteuning van de productafdelingen. Ook zijn enkele vacatures binnen de afdeling Financien ingevuld. Gelet op de genomen maatregelen en een gemiddeld genomen positief beeld eind 2007 was het moeizame verloop van het jaarrekeningtraject 2007, in april/ mei jl., onverwacht. De Raad heeft u de opdracht gegeven het jaarrekeningproces te analyseren en de gewenste verbeteracties in beeld te brengen. De notitie die terzake aan de Raad zal worden aangeboden, was ten tijde van het schrijven van deze managementletter nog niet klaar. Uit de gesprekken die wij hebben gevoerd, blijkt dat de analyse breed is opgepakt en dat oplossingen met name worden gezocht in structuur, bemensing en communicatie.

Deloitte 4/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Wij zullen onze reactie geven op de notitie als deze definitief beschikbaar is. Naast deze structurele oplossingen is naar onze mening een aantal quick wins te realiseren, door (nog) strakkere afspraken te maken rondom het jaarrekeningproces en hierop gedurende het opstelproces toe te zien.

3.

Financieel beheer

Wij gaan in de volgende paragrafen nader in op de volgende onderwerpen: •

• • • • • 3.1

Ontwikkelingen planning en control: - Financiele verordening - Begroting - Concernbericht - Managementinformatie - Interne controle Beheer investeringsprojecten Automatiseringsomgeving Beheersing tussenrekeningen Processen Rechtmatigheid Ontwikkelingen planning en controle

In deze paragraaf gaan wij nader in op de ontwikkelingen op het gebied van planning en control. Wij besteden daarbij aandacht aan de kaderstelling (financiele verordening en begroting), de informatievoorziening (concernbericht en managementinformatie) en de interne controle. 3.1.1 Financiele verordening De financiele verordening van uw gemeente (ingevolge artikel 212 van de gemeentewet) dateert van 2005. Vorig jaar is een aanvang genomen met de actualisatie van deze verordening. Er is een werkgroep samengesteld waarin zowel ambtenaren als raadsleden zitting hebben. 3.1.2 Begroting In het afgelopen jaar is er veel aandacht besteed aan de kwaliteit van de begroting en aan de wijze waarop wordt omgegaan met begrotingswijzigingen. Het team Audits heeft dit als speerpunt opgenomen in haar planning van de interne controles. Bij de interne controle in 2008 is aandacht besteed aan de logische verbanden binnen de (primitieve) begroting en aan de verwerking van de begroting in de financiele administratie. Bij deze controle zijn enkele onjuistheden gebleken. Bijvoorbeeld: vanuit kostenplaatsen worden het sal do van baten en lasten aan de producten doorbelast, in plaats van de baten en de lasten afzonderlijk. De Raad zal een begrotingswijziging worden voorgelegd.

Deloitte 5/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Ook met betrekking tot de begrotingswijzigingen heeft het team Audits in de afgelopen periode een controle uitgevoerd. Hierbij is geconstateerd dat 3 begrotingswijzigingen ten onrechte niet aan de raad waren voorgelegd. Dit is voor 2 wijzigingen alsnog gebeurd, de andere wijziging zal nog aan de Raad worden voorgelegd. Tevens is geconstateerd dat enkele begrotingswijzigingen niet juist in de financiele administratie waren verwerkt. Dit betrof met name het verkeerde gebruik van grootboekrekeningen. Inmiddels zijn deze fouten gecorrigeerd. Samenvattend kan worden gesteld dat uit de controles door het team Audits een aantal tekortkomingen is gebleken. Deze zijn opgepakt en gecorrigeerd. Dit is een forse verbetering ten opzichte van vorig jaar, toen enkele tekortkomingen pas bij het opmaken van de jaarrekening bleken. 3.1.3 Concernbericht Begin oktober is het 2 e concernbericht gereed gekomen. Het concernbericht fungeert als voortgangsrapportage op programmaniveau en sluit aan op de indeling van de programmabegroting 2008. Uitgangspunt daarbij is dat in het concernbericht melding wordt gemaakt van afwijkingen ten opzichte van de programmabegroting. In de bijlagen bij het concernbericht zijn de kredietrapportage en de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen. Met betrekking tot het 2e concernbericht merken wij nog het volgende op: •

De toelichting op financiele afwijkingen per programma heeft betrekking op het saldo van baten en lasten na mutaties in de reserves. Wij adviseren u in het vervolg de toelichting op te stellen op basis van het totaal van de lasten en het totaal van de baten per programma. Dit geeft een beter inzicht in de ontwikkelingen in de exploitatie en biedt tevens de mogelijkheid om eventuele begrotingsonrechtmatigheden (overschrijding van de totale lasten) tijdig vast te stellen.

•

De inhoud en detaillering van de financiele toelichting op de programma's verschilt per programma. Bijvoorbeeld op programma 3 (Sociale Voorzieningen) vindt een analyse plaats van de afwijkingen tot op de euro nauwkeurig. Op programma 4 (Publiekszaken) worden de afwijkingen afgerond op € 10.000. Dit geldt ook voor details zoals het vermelden van "voordelig" en "nadelig" (bijvoorbeeld op programma 7 Verkeer en Vervoer) of het opnemen van een -/- teken (op programma 5 Vastgoed). Wij adviseren u de opzet van de financiele toelichtingen op elkaar af te stemmen.

•

Bij programma 16 (Gronden) wordt verwezen naar een toelichting op de bouwgrondexploitaties. Deze toelichting is wel opgenomen in de marap, maar niet in het 2e concernbericht. Zeker gezien het belang van deze grondexploitaties adviseren wij u deze toelichting in het vervolg wel op te nemen in het concernbericht. In paragraaf 5.1 van deze managementletter gaan wij nader in op de informatievoorziening over de grondexploitatie.


Het l e concernbericht is gelijktijdig met het beleidskader opgesteld. Dit l e concernbericht is beperkt qua inhoud en omvang. Feitelijk is het 2e concernbericht daarmee voor de Raad de eerste informatievoorziening met betrekking tot de realisatie van de programmabegroting. Naar onze mening zou de Raad op een eerder moment kunnen worden gei'nformeerd over eventuele afwijkingen van de begroting en kredieten, zodat de Raad tijdiger in staat is om de besluitvorming hierop aan te passen.

3.1.4 Management informatie Begin 2008 is het project Management Informatie opgestart. Het doel van dit project is om binnen enkele jaren te komen tot een situatie waarin het merendeel van de standaard managementvragen wordt beantwoord door middel van het geautomatiseerd aanbieden van informatie. De huidige management informatie wordt als ontoegankelijk en niet gebruikersvriendelijk ervaren. Onlangs is een business case gestart. Hierin worden verschillende oplossingsvarianten uitgewerkt. Ten tijde van onze interimcontrole waren de resultaten van deze business case nog niet beschikbaar. Wij onderkennen het belang van goede en toegankelijke managementinformatie. Met deze informatie hebben budgethouders voortdurend zicht op bijvoorbeeld de stand van hun budgetten, de beschikbare formatieruimte, de voortgang van projecten, de stand van kredieten, etc. Naar onze mening kan deze informatie direct worden gebruikt bij het maken van toelichtingen in de concernberichten en jaarrekening. Wij zullen de verdere doorontwikkeling van de management informatie tijdens onze controles volgen. 3.2

Beheersing investeringsprojecten

3.2.1 Informatievoorziening voor de raad In de afgelopen jaren is de informatievoorziening aan de Raad over grote projecten verder ontwikkeld. Verbeteringen van de afgelopen jaren zijn: •

In het startdocument bij een nieuw project is een risico-analyse opgenomen.

•

In het 2e concernbericht en de jaarrekening zijn kredietstaten opgenomen.

•

Ook de kredieten van het grondbedrijf zijn in de kredietstaat opgenomen.

•

In de kredietstaat is een toelichting opgenomen op overschrijdingen en op de voortgang van projecten / investeringen.

Deloitte 7/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN De informatievoorziening aan de Raad kan nog verder worden verbeterd door het verhogen van de kwaliteit van de toelichtingen en het moment waarop informatie wordt verstrekt. Hierna wordt kort ingegaan op deze aspecten: Kwaliteit toelichtingen De kwaliteit van de toelichtingen is in de afgelopen periode verder verbeterd. In veel gevallen wordt in de kredietenstaat ingegaan op de voortgang van het project en op eventuele overschrijdingen. Deze toelichting is in een aantallen gevallen nog beknopt. Ook wordt soms volstaan met een verwijzing naar (eerdere) raadsbesluiten of met de opmerking "project is in uitvoering". Wij zijn van mening dat de kredietenstaat en de toelichting op de kredieten aan kwaliteit kunnen winnen met de volgende maatregelen: •

Samenvoegen van samenhangende kredieten. Dit voorkomt verwijzingen naar andere kredieten. Ook wordt hiermee voorkomen dat meerdere malen dezelfde toelichting moet worden opgenomen.

•

De kredietenstaat is erg omvangrijk. Wij geven u in overweging om de belangrijkste kredieten uitgebreider toe te lichten en de kleinere kredieten - of de kredieten waarop geen bijzonderheden zijn te vermelden - samengevat op te nemen.

Tijdstip informatievoorziening Over het tijdstip waarop de informatievoorziening naar de Raad plaatsvindt hebben wij in paragraaf 3.1.3 al een opmerking gemaakt. Wij verwijzen u naar deze paragraaf. 3.2.2 Gebruik GOKIT-formuIieren1 Naast de informatievoorziening in monitors / maraps / concernberichten en de jaarrekening, vindt intern de informatievoorziening over projecten veelal plaats via zogenaamde GOKITformulieren. Wij zijn van mening dat deze formulieren een goed middel zijn voor het gestructureerd informeren van afdelingshoofden, directie en portefeuillehouders over de stand van zaken random projecten en investeringen. Wij merken op dat met name het onderdeel "Geld" van de GOKIT-formulieren op dit moment niet op een consistente wijze wordt gevuld. De inhoud en omvang van de toelichtingen op de stand van het krediet en op het verloop van de uitgaven verschilt per projectleiders. Wij adviseren u de toelichtingen op dit onderdeel meer te structureren door bijvoorbeeld vaste onderdelen op te nemen voor de stand van het krediet, de verwachte over- of onderschrijding en de belangrijkste financial e mee- of tegenvallers op het project.

1

De afkorting GOKIT staat voor Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd

Deloitte 8/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Daarnaast adviseren wij u de financiele informatie in de GOKIT-formulieren af te stemmen met de financiele administratie of daar rechtstreeks uit te betrekken. Het komt in de praktijk voor dat de informatie op de GOKIT-formulieren afwijkt van de informatie in Decade. Dit wordt onder meer veroorzaakt door verschillen in het vastleggen van verplichtingen en het niet juist toerekenen van kosten en uren. 3.3

Automatiseringsomgeving

3.3.1 EDP-Audit In 2006 heeft een EDP-audit plaatsgevonden op de automatiseringsomgeving (RS6000, Unix en Oracle), de financiele administratie (Decade) en de uitkeringenadministratie (GWS4all). Naar aanleiding van de EDP-rapportage is een projectorganisatie opgezet om de geconstateerde problemen op de korte en middellange termijn aan te pakken. Inmiddels zijn nagenoeg alle maatregelen genomen die voor korte en middellange termijn gepland stonden. De betreffende afdeling heeft zich laten ondersteunen door een beveiligingsdeskundige. De focus van de genomen maatregelen ligt op de technische infrastructuur, centrale basisgegevens en applicaties. Op dit moment vindt intern een onderzoek plaats naar de effectiviteit van de genomen maatregelen. 3.3.2 Digitalisering inkoopfacturen Eind 2007 is gestart met het inscannen en electronisch verwerken van inkoopfacturen. Naar aanleiding van een EDP-audit begin 2008 is geconstateerd dat de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen in onvoldoende mate is gewaarborgd. Concreet bestond er geen zekerheid dat de autorisatie van facturen in het systeem ook daadwerkelijk door de daartoe bevoegde budgethouder had plaatsgevonden. Naar aanleiding van deze conclusie is besloten om alle inkoopfacturen over de laatste maanden van 2007 handmatig te laten goedkeuren door de budgethouders. In de afgelopen maanden is een aantal maatregelen genomen om dit probleem op te lossen. De belangrijkste actie in dit verband is het realiseren van een zogenaamde "Single-Sign-On" functionaliteit. Dit houdt concreet in dat bij het openen van de financiele administratie - inclusief de module voor autorisatie van inkoopfacturen - gebruik wordt gemaakt van het wachtwoord beleid van Windows. Hiermee zouden de risico's zoals aangegeven in het EDP-rapport nagenoeg zijn afgedekt. Aangezien deze functionaliteit eerst in September 2008 beschikbaar is gekomen, zal over de eerste maanden van 2008 opnieuw een handmatige herstelactie in gang worden gezet. Naast het gebruik maken van de "Single-Sign-On" functionaliteit is tevens de gehele menustructuur met bevoegdheden opnieuw opgesteld. Hierbij zijn door de applicatiebeheerders alleen rechten toegekend aan gebruikers die deze rechten uit hoofde van hun functie ook nodig hebben. Andere maatregelen die genomen zijn betreffen het gebruik van een mandateringsformulier om bevoegdheden over te dragen alsmede het registreren van een aantal kritische handelingen in de betreffende applicatie.

Deloitte 9/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Wij adviseren u de effectiviteit van de genomen maatregelen, nog voor het opmaken van de jaarrekening 2008, te laten toetsen door een EDP-auditor. 3.4

Tussenrekeningen

In voorgaande jaren en naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2007 hebben wij opmerkingen geplaatst bij het beheer van de tussenrekeningen. De problematiek is door de afdeling Financien onderkend en er zijn op dit punt nieuwe afspraken gemaakt. Een van die afspraken is het (onlangs) benoemen van een coordinator voor de tussenrekeningen. In augustus jl. heeft het team Audits een controle uitgevoerd op de tussenrekeningen. Uit deze controle zijn nog enkele tekortkomingen gebleken, zoals oude posten op tussenrekeningen en onvoldoende onderbouwing van posten. Wij adviseren u de volgende maatregelen te nemen: • onderbouwen van de posten op de tussenrekeningen met brondocumenten; • toelichten van de afloop van deze posten; • posten uit voorgaande jaren met voorrang uitzoeken. De benoeming van de coordinator, de periodieke specificatie van tussenrekeningen met onderbouwing van posten en de controles door het team Audits bieden in principe voldoende waarborgen voor een adequaat beheer van de tussenrekeningen. Zaak is wel dat er op wordt toegezien dat de afspraken volledig worden nageleefd. 3.5

Processen

Wij hebben bij onze interim-controle de kritische bedrijfsprocessen beoordeeld. De detailbevindingen van deze controlewerkzaamheden met betrekking tot de beoordeling van de individuele processen zijn weergegeven in bijlage 2 bij deze managementletter. Per proces hebben wij hierbij aangegeven welke maatregelen gewenst zijn in het kader van interne beheersing. De aandachtspunten in het kader van de interne beheersing zijn belangrijk voor het op orde hebben van het financieel beheer, maar behoeven niet in alle gevallen afgerond te worden voor het samenstellen van de jaarrekening. Daarnaast zijn er echter constateringen waarvan de werkzaamheden wel moeten plaatsvinden in het kader van de afronding van de jaarrekening 2008. De belangrijkste aandachtspunten zijn: •

Op dit moment heeft nog niet op alle processen interne controle plaatsgevonden. Voor de uitvoering van de interne controles is een planning opgesteld, waaruit blijkt dat alle processen voor het einde van het jaar in de interne controle zullen zijn betrokken.


Er vinden afwijkingen plaats van het (nieuwe) inkoopbeleid. Deze afwijkingen hebben voornamelijk betrekking op het aantal op te vragen offertes. Ook is een afwijking van EUaanbestedingsregels geconstateerd. Het betreft de inkoop van projectbegeleiding met betrekking tot de gemeentewerf. De afwijking is een rechtmatigheidsfout, die mee zal wegen in ons rechtmatigheidsoordeel.

•

Bij een aantal kwijtscheldingen van gemeentelijke belastingen is het drempelinkomen verkeerd berekend, waardoor ten onrechte kwijtschelding heeft plaatsgevonden (voor circa € 50.000). Dit is geconstateerd vanuit de interne controle.

In bijlage 1 gaan wij nader in op onze bevindingen met betrekking tot deze processen. 3.6

Rechtmatigheid

3.6.1 Stand van zaken Het controleprotocol en het normenkader vormen het uitgangspunt voor de interne controles en voor onze accountantscontrole. Over 2007 zijn het controleprotocol en het normenkader pas in mei 2008 gereed gekomen en vastgesteld door de Raad. Op dit moment wordt het normenkader gemeentebreed geactualiseerd. Naar verwachting zullen het controleprotocol en het normenkader begin 2009 door de Raad worden vastgesteld. 3.6.2 Kadernota rechtmatigheid Op 1 juli jl. heeft het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) de kadernota rechtmatigheid 2008 gepubliceerd. De aanpassingen in de kadernota 2008 ten opzichte van de kadernota 2007 betreffen de onderwerpen budgetoverheveling, aan derden uitbestede activiteiten en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Volledigheidshalve adviseren wij u kennis te nemen van de kadernota. Met name op het gebied van budgetoverheveling is aandacht vereist. In de kadernota is expliciet aangegeven dat kosten moeten worden toegerekend aan het jaar waarin de prestatie is geleverd. Met andere woorden: er mogen geen kosten worden geboekt indien de prestaties niet zijn geleverd. Overheveling van budgetten - indien de uitvoering van de werkzaamheden doorloopt in het volgende boekjaar - is alleen nog mogelijk via het vormen van een reserve. Hetzij gedurende het jaar op grond van een raadsbesluit, hetzij bij de resultaatbestemming in het jaar volgend op het begrotingsjaar. In het Plan van Aanpak Verslaggeving 2008 heeft u deze aanscherping in de regelgeving inmiddels opgenomen. 3.7

Interne controle

De interne controle binnen de gemeente Bergen op Zoom vindt voor de meeste processen plaats door de afdeling Financien (team audits). Dit team heeft voor 2008 een controleplan opgesteld.

Deloitte 11/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN In dit plan zijn speerpunten opgenomen die voortvloeien uit de bevindingen van voorgaande jaren, de accountantsrapportages en de aandachtspunten van de controlecommissie. Belangrijke speerpunten voor 2008 zijn: begrotingscijfers, belastingopbrengsten, kredietbeheer, tussenrekeningen en reserves en voorzieningen. De belangrijkste bevindingen uit de tot nu toe uitgevoerde interne controles hebben wij bij de betreffende onderdelen in onze managementletter opgenomen.

4.

Financiele positie

4.1

Algemeen

Met betrekking tot de financiele positie gaan wij hierna in op het onderhoud van kapitaalgoederen en op het risicomanagement binnen de gemeente Bergen op Zoom. 4.2

Kapitaalgoederen

De gemeente Bergen op Zoom heeft beheerplannen vastgesteld voor kapitaalgoederen zoals wegen, riolering, gemeentelijke gebouwen, openbare verlichting en openbaar groen. Hierna gaan wij kort in op de actuele stand van zaken van de beheerplannen. Wegen Het wegbeheerplan 2008-2012 is in februari 2008 vastgesteld door de Raad. Dit plan is gebaseerd op de uitgangspunten van het wegbeheerplan 2002. Het geactualiseerde beheerplan omvat het gehele areaal aan verhardingen in de openbare ruimte dat in beheer is bij de gemeente Bergen op Zoom. Het plan is gebaseerd op het door de raad gewenste kwaliteitsniveau. Riolering Het nieuwe Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) 2008-2012 is gebaseerd op het in februari 2002 vastgestelde Gemeentelijk Waterplan en het beleid wat is ingezet met het GRP 2003-2007. In het GRP 2008-2012 is een nieuw kostendekkingsplan opgenomen, waarbij het ingezette financiele beleid wordt voortgezet. De komende planperiode zal worden benut om de gevolgen van de Wet Gemeentelijke Watertaken in het GRP te verwerken. Gebouwen Op dit moment vindt er een inventarisatie plaats van het vastgoed van de gemeente Bergen op Zoom. De vervolgstap is het vaststellen van het gemeentelijk beleid met betrekking tot het vastgoed. De huidige beheerplannen voor gemeentelijke gebouwen zijn in 2008 - op basis van de meerjaren investeringsplannen 2008-2017 - geactualiseerd.

Deloitte 12/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Bij het opmaken van de jaarrekening 2007 is de voorziening voor het onderhoud aan schoolgebouwen op het vereiste niveau gebracht. In de jaarrekening is vervolgens toegelicht dat de normstortingen voor de komende jaren verhoogd moeten worden om de voorziening op peil te houden. Eenmalig is een bedrag van € 1 miljoen bij de bestemming van het resultaat 2007 ingezet voor het huisvestingsprogramma onderwijs. Hiermee is het onderhoud aan schoolgebouwen voor de komende 3 jaren voldoende afgedekt. Wij merken op dat de normstorting aan de betreffende voorziening nog niet structureel is aangepast. Openbaargroen

N

Het beheerplan openbaar groen is vorig jaar geactualiseerd en in december 2007 vastgesteld door de Raad. Oyenbare verlichting Het beheerplan openbare verlichting dateert van 2005 en zal in 2009 worden geactualiseerd. Monitoring en informatievoorziening Met de actualisering van de verschillende beheerplannen zijn de randvoorwaarden ingevuld om te komen tot een gestructureerde monitoring van het beheer van kapitaalgoederen. Op dit moment is daar nog geen concrete invulling aan gegeven. Wij adviseren u om afspraken te maken om jaarlijks de financiele en inhoudelijke voortgang van de beheerplannen te monitoren. Voor wat betreft de informatievoorziening over de uitvoering van de beheerplannen, adviseren wij u verantwoording af te leggen in de maraps en concernberichten en in de paragraaf kapitaalgoederen in de jaarrekening en begroting. Tevens adviseren wij u om daarbij een relatie te leggen met het saldo van de reserves en voorzieningen die voor dit onderhoud zijn gevormd. 4.3

Risicomanagement

4.3.1 Inleiding Gemeenten bevinden zich de laatste jaren in een turbulente omgeving. De tendens van deregulering en decentralisatie die het Rijk enkele jaren geleden heeft ingezet, vraagt van gemeenten vrijwel continu het vermogen tot aanpassing en bijstelling van de organisatie. Hierbij is het van belang voortdurend zicht te hebben op de risico's die met dergelijke ontwikkelingen samenhangen. Ook de vele grote projecten en de grondexploitatie zijn daarbij van belang. Een gestructureerd systeem van risicomanagement kan bijdragen aan de beheersing van deze ontwikkelingen en de daarmee samenhangende risico's. 4.3.2 Systematiek De gemeente Bergen op Zoom heeft in 2005 een uitgebreide analyse van de financiele risico's uitgevoerd. Hierbij is gebruik gemaakt van het risicomanagementsysteem NAR.

Deloitte 13/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN De op dat moment aanwezige risico's zijn benoemd en gekwantificeerd. Vanaf dat jaar heeft bij het opmaken van de begroting en jaarrekening telkens een actualisatie van deze risicoanalyse plaatsgevonden. De afdeling Financien verzamelt daarvoor jaarlijks de input van de verschillende sectoren. Daarnaast vindt ook jaarlijks een risicoanalyse vanuit de grondexploitatie plaats. Naar onze mening heeft de gemeente Bergen op Zoom een breed zicht op de risico's, maar ontbreekt het nog aan een gestructureerd systeem van risicomanagement. Wij adviseren u het volgende: •

Overwegen om de risicoanalyse breder te trekken dan alleen de financiele risico's. Bijvoorbeeld ook aandacht voor juridische control, arbo-risico's, imago-schade, etc.

•

Structureren van de periodieke risico-inventarisatie. Wie is verantwoordelijk? Wie faciliteert en registreert?

•

Kwaliteitscontrole op de risico-inventarisatie: Hoe is de risicoanalyse tot stand gekomen? Welke berekeningen zijn gemaakt? etc.

•

Verantwoording afleggen over de risico's en de werking van risicomanagement in de begroting, de concernberichten (bij significante wijzigingen ten opzichte van de begroting) en de jaarrekening.

5.

Grondexploitatie

5.1

Informatievoorziening

De informatievoorziening over de grondexploitaties vindt plaats via zogenaamde GOKITformulieren (maandelijks), maraps (2x per jaar), het 2e concernbericht en in de begroting en jaarrekening. Voor wat betreft de beoordeling van de GOKIT-formulieren verwijzen wij naar paragraaf 3.2.2 van deze managementletter. Wij hebben de informatie in de 2e marap 2008 beoordeeld. In deze marap wordt ingegaan op de stand van zaken per complex en op de risico's. Tevens wordt aandacht besteed aan de ontwikkelingen op de woningmarkt en de gevolgen daarvan voor de grondexploitatie. Wij merken daarbij nog het volgende op: •

In de marap worden de risico's in verband met de ontwikkelingen op de woningmarkt nog niet gekwantificeerd. Dit zal gebeuren bij de actualisatie van de exploitatieopzetten. Overigens wordt in de marap aangegeven dat de financiele gevolgen met name betrekking hebben op de rente (langere doorlooptijd).

•

De informatie uit de 2 e marap is niet opgenomen in het 2e concernbericht voor de Raad. Wij zijn van mening dat dit nuttige informatie is voor de Raad.

Zowel bij de begroting als bij de jaarrekening vindt in principe een actualisatie plaats van het zogenaamde risicomodel inzake de grondexploitaties.

Deloitte 14/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Aan de hand van dit model en de uitgangspunten die hieraan ten grondslag liggen vindt een financiele vertaling van de onderkende risico's plaats naar het (benodigde) weerstandsvermogen en werkkapitaal. Bij het opmaken van de begroting voor 2009 is dit model niet geactualiseerd. Op dit moment wordt onderzocht in welke mate de risico's van invloed zijn op het weerstandsvermogen en het werkkapitaal. Samengevat is de opzet van de wijze waarop de krediet-/budgetbeheersing plaatsvindt binnen de grondexploitatie van een voldoende niveau. Wij geven u in overweging de beschikbare informatie uit de 2e marap op te nemen in het concernbericht voor de Raad. 5.2

Nieuwe grondexploitatiewet

Onlangs is de nieuwe grondexploitatiewet in werking getreden. Deze nieuwe wet biedt gemeenten de mogelijkheid om duidelijk afspraken te maken met samenwerkingspartijen over de verdeling van kosten binnen de grondexploitatie. Hierbij is wel een vereiste dat de gemeente een exploitatieplan opstelt en dat verantwoording wordt afgelegd over de werkelijke kosten en opbrengsten. Eventuele afwijkingen kunnen verrekening met de derden partijen tot gevolg hebben. De gemeente Bergen op Zoom heeft de gevolgen van de grondexploitatiewet in een relatief vroeg stadium al in beeld gebracht. Op korte termijn zal een uitbreiding van het pakket DG Dialog worden ge'installeerd, waarmee exploitatieplannen kunnen worden opgesteld. Tevens start binnenkort een eerste pilotproject waarin voor het eerst met een exploitatieplan volgens de nieuwe grondexploitatiewet zal worden gewerkt. De gemeente wordt daarin begeleid door een gespecialiseerd bureau. Wij zijn van mening dat de impact van de grondexploitatiewet op een tijdige en adequate wijze in beeld is gebracht. Wel merken wij op dat er - door deze nieuwe wet - hogere eisen mogen worden gesteld aan de ramingen in het exploitatieplan en aan de registratie en toerekening van kosten en opbrengsten. Foutieve boekingen kunnen namelijk gevolgen hebben voor een eventuele afrekening met derde partijen. Wij adviseren u daarom om een aantal controlemomenten in het proces in te bouwen. Bijvoorbeeld het controleren van de exploitatieplannen voordat deze worden afgestemd met de samenwerkingspartner, of het periodiek controleren van de toerekening van kosten en opbrengsten (zijn alle uren geboekt, worden de kosten op de juiste categorie binnen het exploitatieplan geboekt, etc.).

6.

Wet Maatschappelijke Ondersteuning

De uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) staat de laatste tijd weer volop in het nieuws. Met name de gevolgen voor de leveranciers van huishoudelijke verzorging en de beheersing van de budgetten binnen gemeenten krijgen daarbij de aandacht. Hierna gaan wij kort in op enkele aspecten van de WMO voor de gemeente Bergen op Zoom.


Aanbesteding Huishoudelijke Verzorging

Onlangs heeft u de financiele situatie van de huidige zorgaanbieders onderzocht. Uit dit onderzoek blijkt dat compensatie van de tarieven noodzakelijk is. Het college heeft de Raad voorgesteld om de tarieven voor de periode van 1 januari 2009 tot 1 September 2009, na indexering nog met 5% te verhogen en de tarieven 2008 vooralsnog niet op te hogen. Besluitvorming moet nog plaatsvinden. Binnenkort zullen de activiteiten in het kader van huishoudelijke verzorging opnieuw worden aanbesteed. Het college heeft besloten om de overeenkomsten inzake huishoudelijke verzorging voorlopig te verlengen tot aan de datum dat nieuwe overeenkomsten - voortkomende uit de nieuwe aanbesteding - ingaan. Bij de nieuwe aanbesteding zal rekening worden gehouden met de wijzigingen in de WMO per 1 januari a.s. Deze wijzigingen hebben onder meer betrekking op de overlegbepaling, gericht op eventuele overname van personeel. De winnende aanbieders worden namelijk geacht om na gunning in overleg te treden met de verliezers over overname van personeel. De gemeente moet erop toezien dat dit overleg plaatsvindt. 6.2

Knelpunten WMO

Het Platform Rechtmatigheid heeft onlangs een notitie knelpunten WMO uitgebracht. De knelpunten op landelijk niveau betreffen: 1. 2. 3. 4.

Informatie over de eigen bijdrage van het CAK Overdracht van WMO clienten door Zorgkantoren Juistheid kosten zorgaanbieders Aanbesteding

De gemeente Bergen op Zoom heeft deze knelpunten onderkend. Binnen de betreffende afdeling is nadrukkelijk aandacht voor het verkrijgen van juiste, volledige en tijdige informatie van de zorgaanbieders en het CAK. Mede vanuit de interne controles blijkt dat er op dit moment sprake is van een informatieachterstand door de zorgaanbieders, bijvoorbeeld op het gebied van productiegegevens.

16/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN

Bijlage 1: Schematische weergave controlebevindingen Proces

Omschrijving werkzaamheden

Bevindingen

Interne controle

Beoordelen stand van zaken interne controles

Het team Audits heeft een controleplan opgesteld waarin voor alle relevante processen is aangegeven welke controles zullen worden uitgevoerd. Tevens is een planning opgesteld om deze controles verspreid over het jaar uit te voeren. De processen waarbij een geringe kans op fouten wordt ingeschat, zullen aan het einde van het jaar worden gecontroleerd.

Financiele administratie

Beoordelen uitgevoerde interne controles.

Naar aanleiding van de bevindingen bij het opstellen en controleren van de jaarrekening 2007 is een aantal maatregelen genomen om dit in de toekomst te voorkomen. Concreet is een functionaris aangesteld die belast is met het periodiek specificeren van de tussenrekeningen en onderbouwen van de onderscheiden posten op deze rekeningen.

Analyseren en beoordelen van de (specificaties van de) tussenrekeningen.

In augustus jl. heeft een interne controle plaatsgevonden op de tussenrekeningen. Uit deze controle - en onze eigen waarnemingen - blijkt dat op diverse tussenrekeningen nog posten

Actiepunten jaarrekening / korte termijn (KT) en hinge termijn (LT)

Strakke monitoring op de afloop van posten op de tussenrekening. Daarbij vaststellen dat specificaties worden gemaakt, dat posten worden onderbouwd met brondocumenten en vastleggen op welke wijze en termijn de posten aflopen. (KT)

17/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Proces


Bevindingen

Actiepunten jaarrekening / korte termijn (KT) en lange termijn (LT)

voorkomen uit voorgaande jaren. De saldi van de tussenrekeningen aan het begin van het jaar zijn nog niet in alle gevallen afgewikkeld. Van de meeste tussenrekeningen zijn recente specificaties opgemaakt aan de hand van informatie uit de financiele administratie. Het ontbreekt nog aan een onderbouwing van de diverse posten met brondocumenten en aan een toelichting op de afloop van deze posten. Plaatselijke belastingen en heffingen

Beoordelen interne controle (waaronder aansluitingen administraties) + deelwaarneming opgelegde aanslagen

In het afgelopen jaar is het bureau Belastingen gestart met het beschrijven van de processen. Dit zal binnenkort worden afgerond. Daarnaast is het bureau Belastingen in 2008 gestart met het uitvoeren van controles in de processen. Bij de geplande controles missen wij nog specifieke controles gericht op de volledigheid van de opbrengsten (bijvoorbeeld bestandsvergelijkingen en zogenaamde verbandscontroles). Voor wat betreft de controle van de volledigheid afvalstoffenheffing hebben wij vorig jaar geadviseerd om de belastingbestanden af te stemmen met de bestanden van Saver. Echter dit

Afronden procesbeschrijvingen. (LT) Controles bureau Belastingen uitbreiden met volledigheidscontroles. (KT) Controle volledigheid afvalstoffenheffing. (KT) Periodiek aansluiten van het belastingpakket met de financiele administratie en het analyseren van eventuele verschillen. (KT) In de financiele administratie onderscheid aanbrengen in belastingjaren. (KT)

Trnnrnnnr 18/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Proces


Bevindingen

blijkt in de praktijk moeilijk realiseerbaar, Op dit moment wordt onderzocht of deze controle op een andere manier kan worden uitgevoerd. Het team Audits heeft onlangs een interne controle op de belastingopbrengsten uitgevoerd. Hierbij zijn de volgende bevindingen geconstateerd: •

Er zijn verschillen tussen de financiele administratie en het belastingpakket.

•

In 2008 worden nog aanslagen opgelegd over 2007 en eerder. In de financiele administratie wordt geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende belastingjaren. Wij adviseren deze splitsing wel aan te brengen, omdat daarmee in de financiele administratie inzicht ontstaat in de omvang van de nagekomen bate. Deze opbrengst over voorgaande jaren kan vervolgens worden afgezet tegen de op de balans opgenomen post "nog op te leggen belastingen".

Uit een interne controle op de kwijtscheldingen van de belastingen is gebleken dat in een aantal gevallen het norminkomen foutief is berekend. Over 2008 is voor een bedrag van circa € 50.000




Revindiimen

Acticpunten jaarrekening / korte termijn (KT) en lange termijn (LT)

ten onrechte aan belastingen kwijtgescholden. Bouwvergunningen

Beoordelen interne controle + deelwaarneming op verstrekte bouwvergunningen

De interne controle op de bouwvergunningen moet nog worden opgestart. Dit is gepland voor het laatste kwartaal 2008. Uit onze deelwaarneming zijn geen bijzonderheden gebleken. Onze aandachtspunten uit 2007 zijn opgepakt. Er vindt een invoercontrole plaats op de gehanteerde tarieven door een medewerker van de afdeling BTV.

Secretarieleges

Verkoop gronden

Havengelden

Beoordelen interne controle + uitvoeren deelwaarneming

De interne controle op de secretarieleges loopt.

Beoordelen interne controle + deelwaarneming op verkooptransacties gronden

De interne controle op de grondverkopen moet nog worden opgestart.

Beoordelen interne controle + uitvoeren van een deelwaarneming op de

Naar aanleiding van onze controle van de havengelden hebben wij de volgende opmerkingen:

Wij hebben vorig jaar geadviseerd om de procesbeschrijvingen te actualiseren. Dit is in 2008 opgepakt.

Wij hebben bij de controle op de grondverkopen geen tekortkomingen geconstateerd. Interne controle uitvoeren door een onafhankelijke functionaris op de invoer van de havengeldtarieven. (KT)

Frnrrrrnnrrnnrnr 20/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Proces


havengeldnota's

Bevindingen

•

Er vindt geen controle plaats op de invoer van de tarieven in de havengeld-applicatie.

•

Vooruitontvangen opbrengsten (bij abonnementen) worden per balansdatum niet op de balans verantwoord.

Parkeeropbrengsten

Informatievoorziening vanuit Parkeer Beheer B.V. beoordelen

De gemeente heeft in 2008 de eerste twee kwartaalrapportages ontvangen van Parkeerbeheer B.V. op deze manier heeft de gemeente voldoende zicht op de prestaties van Parkeerbeheer B.V. en de naleving van de afspraken.

Rijksbijdragen (inclusief bijdragen van de provincie)

Beoordelen interne controle + beoordelen follow up adviespunten 2007

In onze managementletter 2007 hebben wij geadviseerd om de procedures met betrekking tot de rijks- en provinciebijdragen te beschrijven. Hierbij was met name van belang om aan te geven op welk moment en op welke wijze specialisten op het gebied van verantwoording en controle in dit proces zouden worden betrokken. Deze procedurebeschrijving is is nog niet gemaakt. Wei is in 2008 de procedure met betrekking tot de algemene uitkering beschreven. Hierin worden de relevante verdeelmaatstaven genoemd en de procesactiviteiten in detail beschreven.

Actiepimten jaarrekening / korte termijn (KT) en lange termijn (LT) Bij het opmaken van de jaarrekening vaststellen welk deel van de opbrengt betrekking heeft op het volgende boekjaar. Dit bedrag moet op de balans worden verantwoord als vooruitontvangen havengelden. (KT)

Procedurebeschrijving rijksbijdragen opstellen. (KT) Totaalbeeld administratieve voorwaarden (inclusief controles) met betrekking tot lopende projecten met rijks- / provinciebijdragen opstellen. (KT)

HHMH 21/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN Proces


Bevindingen

Actiepunten jaarrekening / korte termijn (KT) en Iange termijn (LT)

Wij hebben in onze managementletter 2007 tevens geadviseerd om een totaalbeeld op te stellen en op basis daarvan de administratieve voorwaarden en benodigde controles in beeld te brengen. Het team Audits heeft een inventarisatie gemaakt van de lopende projecten waarvoor een rijks- of provinciebijdrage is verstrekt. Er is nog geen inventarisatie gemaakt van de administratieve voorwaarden en benodigde controles. Inkopen

Beoordelen interne controle + uitvoeren deelwaarneming op inkopen

In 2008 is een nieuw inkoopbeleid in werking getreden. Dit beleid is tot stand gekomen in samenspraak met de budgethouders. In het nieuwe inkoopbeleid is op een overzichtelijke manier het inkoop- en aanbestedingsproces beschreven. Uit de uitgevoerde (interne) controles blijkt dat het inkoopbeleid nog niet in alle gevallen wordt nageleefd. Er zijn met name tekortkomingen geconstateerd bij het aantal op te vragen offertes en een afwijking van het mandaatbesluit. Ook is bij 1 opdracht geconstateerd dat deze per abuis niet Europees is aanbesteed. De bevindingen uit de interne controle worden door het team Audits - door middel van hoor en wederhoor - teruggekoppeld naar de betreffende

Geconstateerde afwijkingen van het inkoopbeleid en de mandateringsregeling terugkoppelen met de budgethouders en follow up op deze bevindingen bij de controle over de laatste maanden van 2008. (KT)



Bevindineen


budgethouders. Investeringen

Beoordelen interne controle, deelwaarneming op investeringsprojecten en beoordelen informatievoorziening

Bij de interne controle is gebleken dat in een aantal gevallen wordt afgeweken van het inkoopbeleid. Zie hiervoor de aantekeningen bij het proces inkopen. Voor de kredietbewaking en informatievoorziening wordt gebruik gemaakt van GOKIT-formulieren. Voor onze opmerkingen met betrekking tot het gebruik van deze formulieren verwijzen wij naar paragraaf 3.2.2.

De toelichtingen op het onderdeel Geld van het GOKIT-formulier meer structureren. Bijvoorbeeld door het opnemen van vaste onderdelen zoals de stand van het krediet, de verwachte over- of onderschrijding en de belangrijkste financiele mee- of tegenvallers op het project. (KT)

De financiele informatie in de GOKITDe informatievoorziening richting de raad is op dit formulieren afstemmen met de financiele administratie. (KT) moment erg beperkt. In het 2e concernbericht is een kredietstaat opgenomen, waarin beknopt In overleg treden met de Raad over de wordt ingegaan op de stand van het krediet. Hierin vorm en inhoud van de wordt niet op een gestructureerde wijze aandacht informatievoorziening over projecten besteed aan de voortgang van de projecten. Wij (LT) adviseren u afspraken te maken met de Raad over de informatievoorziening met betrekking tot de projecten. Naar onze mening zou de Raad op hoofdlijnen moeten worden gei'nformeerd over de Financien (krediet), voortgang (planning) en risico's.


Subsidieverstrekkingen

Personeel


Bevindingen

Beoordelen interne controle + deelwaarneming subsidieverlening

De interne controle op de subsidieverstrekkingen loopt op dit moment.

Beoordelen interne controle, uitvoeren van deelwaarneming op personele mutaties en variabele vergoedingen en beoordelen ontwikkelingen met betrekking tot het Shared Service Centre.

Per 1 januari 2009 wordt er overgegaan naar Shared Service Centre (SSC). Dit is een samenwerkingsverband met 11 andere gemeenten. In eerste instantie wordt er gestreefd naar meer eenduidigheid tussen de gemeenten en centralisatie van arbeidsvoorwaarden op lange termijn.


In 2008 is er een procesbeschrijving opgesteld door de afdeling Welzijn. Daarin zijn de werkzaamheden en de deadlines conform de subsidieverordening 2008 opgenomen.

De invoering van het SSC heeft op onderdelen invloed op de huidige procedures. Deze zijn nog niet volledig beschreven. Wij adviseren u de procedures - na de invoering van het SSC -te beschrijven dan wel te actualiseren. Bij onze controle op de personele mutaties en variabele vergoedingen zijn geen bijzonderheden gebleken. De interne controle door het team Audits moet nog plaatsvinden.

Actualiseren van de procedurebeschrijvingen. (KT - bij de invoering van het SSC) Beschrijven procedure tijdschrijving (LT) Interne controle uitvoeren op tijdschrijving (KT)



Bevindingen

Actiepunten jaarrekening / korte termi jn (KT) en lange termijn (LT)

In onze managementletter 2007 hebben wij geadviseerd om de procedure rondom tijdschrijving te beschrijven. Tevens hebben wij geadviseerd om periodiek een controle door het team Audits uit te laten voeren op de tijdschrijving. Beide adviezen zijn in 2008 nog niet opgepakt. Uitkeringen (WWB)

Beoordelen interne controle WWB, Ioaw, Ioaz en Bbz

Binnen de afdeling sociale zaken vindt elk kwartaal een interne controle uit. Uit controle over de eerste 2 kwartalen zijn geen bijzonderheden gebleken. De geconstateerde fouten blijven (ruim) onder de tolerantie van 1%. De review op deze bevindingen door het team Audits loopt op dit moment.

WMO

Beoordelen interne controle op de WMO, beoordelen informatievoorziening vanuit zorgaanbieders en leveranciers en beoordelen aanbestedingstraject

Uit de interne controles en onze eigen waarnemingen blijkt dat er op dit moment sprake is van een informatieachterstand door de zorgaanbieders (productiegegevens) en het CAK (eigen bijdragen). Dit bemoeilijkt de controle van de facturen van de zorgaanbieders en de controle op de volledigheid van de eigen bijdragen. De aanbesteding voor 2009 loopt op dit moment (zie paragraaf 6.1).

Afspraken maken met zorgaanbieders en CAK maken over de tijdige aanlevering van informatie. (KT)

U U U U IS 0 U U U U U U H SJ U U U li la u u IOJ u 25/25 6 november 2008 280731/3112115170/IN

Proces


Bevindingen

Aetiepunten jaarrekening / koiie terinijn (KT) en lunge terinijn (LT)

Treasury en betalingsverkeer

Beoordelen interne controle + interview treasury-medewerker (gericht op ontwikkelingen, risico's en follow up bevindingen 2007)

In onze managementletter 2007 hebben wij enkele aanbevelingen gedaan met betrekking tot de treasuryfunctie. Deze aanbevelingen zijn gedeeltelijk opgepakt.

Resterende aetiepunten oppakken. Afspraken over opstellen liquiditeitsplanning en informatievoorziening afstemmen op de bepalingen in het treasurystatuut (of het treasurystatuut op dit punt aanpassen). (LT)

De kasgeldleningen worden geautoriseerd door de daartoe bevoegde functionaris. In de eerste 2 kwartalen van 2008 is de kasgeldlimiet overschreden, Dit is gemeld en toegelicht bij de provincie. De provincie heeft hier - volgens de treasuryfunctionaris - mondeling haar akkoord op gegeven. Van onze aanbevelingen uit 2007 staan de volgende punten nog open: •

•

Het breder in de organisatie inbedden van de liquiditeitsplanning door bij het opstellen ervan alle sectoren en afdelingen te betrekken. Informatie met betrekking tot treasury opnemen in de concernberichten (conform de bepalingen in het treasurystatuut)

Gemeente tj Bergen op Zoom

Recommend Documents