^
gemeente Roermond
G E M E E N T E ROERMOND
Commissienotitie (voor l<ennisgeving) Datum: 26 februari 2013 Steller: Afdeling:
M. Ogrinc Kabinet en Communicatie
tel. no.:
359 554
Portefeuille:
BM
Evaluatie Landelijke Intocht Sinterklaas 17 november 2012 Roermond
Aan de commissie Bestuur en IVIiddelen 1
SAMENVATTING
Op 17 november 2012 vond in Roermond de Landelijke Intocht Sinterklaas (LIS) plaats. Dit megaevenement trok ruim 50.000 toeschouwers naar de stad en de rechtstreekse televisie-uitzending werd bekeken door ruim 1,7 miljoen kijkers. In de bijlage treft u de evaluatie aan. 2
TOELICHTING
Zie voor de toelichting het evaluatieverslag in de bijlage. 3
BESLISSING B&W:
Kennis te nemen van de 'Evaluatie Landelijke Intocht Sinterklaas 17 november 2012 Roermond' Burgemeester en wethouders van Roermond, De secretaris. mr. drs. J.J.Th.L. Geraedts
De wnd. burgemeester, mr. P.A.G. Cammaert
Pagina 2.
Ter inzage: n.v.t.
Evaluatie Landelijke Intocht Sinterklaas Zaterdag 17 november 2012 Roermond
Inleiding In deze evaluatie blikken wij terug op de Landelijke Intocht Sinterklaas (LIS), die op 17 november 2012 in Roermond heeft plaatsgevonden. We geven een financieel overzicht van het evenement en kijken samen met de werkgroepen en de NTR in het kort terug op het verloop van de voorbereidingen en het evenement zelf. Tussen de teksten door zijn een aantal reacties van buitenstaanders verwerkt, die aangeven hoe zij het evenement hebben ervaren.
Samenvatting De Landelijke Intocht Sinterklaas 2012 gaf Roermond de gelegenheid als stad nationaal in ‘the picture’ te komen. Dit is prima gelukt, mede dankzij de uitzendingen van het Sinterklaasjournaal, waarvan een aantal afleveringen in Roermond zijn opgenomen, en de intocht zelf, die ruim 5 kwartier live op NED3 werd uitgezonden. Ook in de aanloop naar dit unieke evenement kwam de stad in het kader van de voorbereidingen vele malen in het (landelijke) nieuws. Op de dag zelf keken ruim 1,7 miljoen mensen naar de live-uitzending op tv en waren ruim 50.000 bezoekers in de stad aanwezig. Er werden geen verkeers- en veiligheidsproblemen gemeld. Na afloop regende het positieve reacties. Zelfs nu nog spreken mensen vol lof over het geslaagde evenement. De reacties kwamen mondeling binnen, telefonisch, via de mail of via de sociale media. Ze waren niet alleen uit Roermond en omgeving afkomstig, maar uit het hele land. Complimenten over de mooie intocht, de goede organisatie, het leuke side-eventsprogramma en prima artiesten, speciaal afgestemd op de jeugdige bezoekers. En wat niet te beïnvloeden was, maar prima heeft meegewerkt, was het weer die dag; een heerlijk zonnetje aan het begin van de uitzending, de hele dag droog en geen te al lage temperaturen. Bovendien is het de organisatie gelukt financieel gezien binnen het begrootte budget te blijven.
Financiën Om een beeld te krijgen van de kosten van het evenement is in mei 2012 navraag gedaan bij de vorige organisator van de Landelijke Intocht Sinterklaas, de Gemeente Dordrecht. Zij heeft in 2011 een bedrag van € 350.000,- uitgegeven. Op basis van deze informatie heeft de organisatie LIS een begrotingsbedrag van € 350.000,- als uitgangspunt genomen (in dit bedrag is de inzet van ambtelijke uren buiten beschouwing gelaten).
2
De gemeenteraad van Roermond heeft vervolgens een bedrag van € 275.000,- uit de algemene middelen toegezegd, met dien verstande dat € 75.000,- via sponsoring, subsidie en schenkingen in natura diende te worden binnengehaald. De actie met betrekking tot sponsoring, subsidie en schenkingen in natura heeft een totaalbedrag opgeleverd van bijna € 100.000,- (€ 99.300,- om precies te zijn). Dit bedrag is als volgt verdeeld: Sponsoring door het bedrijfsleven Subsidie Provincie Limburg Schenkingen van bedrijven in natura
€ 51.800,€ 40.000,€ 7.500,-
Door daarnaast als organisatie goed in te kopen is ook een bedrag van € 21.500,- aan korting bedongen. De behaalde inkoopvoordelen worden in het kader van de taakstelling Inkoop intern geregistreerd. De Provincie Limburg heeft inmiddels € 36.000,- aan subsidievoorschot overgemaakt. De definitieve subsidievaststelling geschiedt door de provincie, nadat deze evaluatie inclusief een korte eindrapportage naar de Provincie Limburg is gestuurd en beoordeeld. De organisatie LIS beschikte over een budget van € 362.800,- (uitgaande van € 36.000,- subsidievoorschot provincie). De totale kosten van de organisatie bedroegen afgerond € 339.000,-. Omdat de organisatie LIS binnen het te besteden budget is gebleven, is een batig/positief saldo ontstaan van € 23.800,-. Dit bedrag vloeit terug naar de algemene middelen.
Economische effecten De Gemeente Dordrecht, die het evenement in november 2011 organiseerde, concludeerde na enkele maanden dat significant meer bezoekers de Dordse binnenstad hebben bezocht als in dezelfde periode hiervoor en schrijft deze groei met name toe aan de extra (media)aandacht voor Dordrecht tijdens de landelijke intocht van Sinterklaas. Ook liet de Gemeente Dordrecht becijferen wat de investering zou hebben gekost als zij de zendtijd, die zij van de NTR heeft gekregen, tegen reguliere tarieven had moeten inkopen. Men zou dan een bedrag tussen de € 800.000,- en € 900.000,- kwijt zijn geweest, terwijl het evenement nu met een begroting van € 350.000,- kon worden georganiseerd.
3
Deze vergelijking gaat ook op voor de Gemeente Roermond. Hoewel het ook hier onmogelijk is te meten welke effecten de landelijke intocht op de toename van bezoekers in de periode daarna heeft gehad, kan worden geconcludeerd dat Roermond als koopstad en toeristische trekpleister positief in beeld is gekomen. Bovendien is een groot deel van de ruim 50.000 bezoekers die dag ook na de intocht nog lang in de (binnen)stad gebleven, mede dankzij de gezellige side-events die her en der in de stad plaatsvonden. Met name de horecazaken hebben die dag goede zaken gedaan. Cijfers van het Designer Outlet Roermond (DOR) laten in december 2012 een stijging zien in het bezoekersaantal van het DOR ten opzichte van december 2011. Deze stijging bedroeg 14%, wat neerkomt op ruim 46.000 bezoekers. Deze zijn echter niet in afzonderlijke nationaliteiten onder te verdelen, waardoor niet duidelijk is hoeveel Nederlandse bezoekers (de voornaamste doelgroep van het evenement) het DOR in december 2012 hebben bezocht, vergeleken met december 2011.
De totstandkoming Eind april 2012 ontving de Gemeente Roermond bericht van de publieke omroep NTR uit Hilversum dat de gemeente de Landelijke Intocht Sinterklaas 2012 mocht organiseren. Op 8 mei van dat jaar werd dit via een persbericht ‘wereldkundig’ gemaakt. Een lobbytraject van zo’n zes jaar werd hiermee positief afgesloten. Binnen de gemeente werd nog voor de zomervakantie een projectorganisatie ingericht, bestaande uit een stuurgroep, een kernteam en diverse werkgroepen. Financieel uitgangspunt voor de organisatie was een budget van € 350.000,-, waarvan € 275.000,door de gemeenteraad was toegezegd (uit de algemene reserve) en € 75.000,- uit sponsoring en subsidie moest worden binnengehaald. Op het gebied van stadspromotie wilde men de gelegenheid aangrijpen om Roermond te promoten als koopstad, Cuypers-stad, cultuurhistorische stad, Limburgse stad en internationale stad. Bovendien moest het evenement herhaalbezoeken aan de stad opleveren. Om de bezoekers zowel vóór als na de live-uitzending te entertainen en ervoor te zorgen dat zij langer in de stad zouden blijven, werd een programma van side-events opgesteld.
4
In de week voorafgaand aan de landelijke intocht begon op NED3 het Sinterklaasjournaal. In 2012 had Roermond de primeur dat het Sinterklaasjournaal al op maandag startte (12 november) in plaats van op woensdag. Dit resulteerde in 2 extra uitzendingen waarin Roermond dus ook extra aandacht kreeg, net als in de andere 3 uitzendingen die week. Het Sinterklaasjournaal duurde 10 minuten en werd elke dag uitgezonden tot 5 december 2012. Volgens cijfers van de NTR keken dagelijks gemiddeld 1,8 miljoen kijkers naar dit programma. Het feit dat acteurs van de NTR in de in Roermond opgenomen afleveringen Nederlands met een Brabants accent spraken, leidde vooral in Limburg tot verontwaardigde reacties. Positief effect was echter de extra aandacht die Roermond hierdoor in de (landelijke) media kreeg. Primetime-programma’s zoals het ‘Jeugdjournaal’ en ‘De Wereld Draait Door’ schonken zodoende aandacht aan Roermond. Op 17 november 2012 vond de Landelijke Intocht Sinterklaas in de bisschopsstad plaats, onder prima weersomstandigheden. Een unieke gebeurtenis, want het was pas voor de tweede keer in 52 jaar dat een Limburgse stad bij de intocht in de landelijke schijnwerpers stond. De rechtstreekse tv-uitzending van 5 kwartier op NED3 werd door maar liefst 1,7 miljoen kijkers bekeken. Daarnaast werd de uitzending op 18 november herhaald en zijn de beelden van de intocht ook via omroep BVN over de wereld verspreid. In de stad kwamen volgens schattingen ruim 50.000 bezoekers op het evenement af. In de opzet om de bezoekers langer in de stad te houden is de organisatie geslaagd. Tot in de late namiddag was het gezellig druk in de stad. Ondanks de grote drukte zijn er in Roermond geen verkeers- en veiligheidsproblemen opgetreden. “Mijn dochter in Thüringen (D) was trots op onze stad, die ook door BVN over de wereld werd gepromoot. Mijn kleinzonen vertelden in hun klas of groep over de traditionele goede man met de zwarte Pieten die in Rörmond (zoals zij het uitspreken) in ‘die Niederlande’ waren aangekomen met ‘Schiff 0475’. Op school zullen ze op Limburgse wijze trakteren met chocoladeletters en taaitaai. Ik dank allen die gezorgd hebben dat we even uit de sleur kwamen en echt positief van Roermond (os Remunj) konden genieten!” J. v/d L. te Roermond
5
Projectorganisatie De projectorganisatie bestond uit een stuurgroep, het kernteam en een viertal werkgroepen:
Stuurgroep
Kernteam
Werkgroep Intocht
Werkgroep Veiligheid
Werkgroep Communicatie & PR
Werkgroep SideEvents
Stuurgroep Vaste leden van de stuurgroep waren waarnemend burgemeester Henk van Beers, wethouder Jos van Rey (tot 22 oktober 2012), gemeentesecretaris Han Geraedts, projectleider Mario Ogrinc (Kabinet & Communicatie) en projectsecretaris Marijke Pelman (Kabinet & Communicatie).
6
Wethouder Vincent Zwijnenberg heeft in de beginfase een enkele maal de stuurgroep bijgewoond. De stuurgroep is voorafgaand aan de landelijke intocht een achttal keren bijeen geweest. Primaire taak van de stuurgroep was het bewaken van de voortgang van het project en het nemen van besluiten die niet zelfstandig door de projectleiding konden worden genomen. De stuurgroep kijkt terug op een soepel verlopen proces waarin de taakverdeling tussen kernteam en stuurgroep, naarmate het projectplan meer vorm en inhoud kreeg, steeds duidelijker werd.
Kernteam Het kernteam werd gevormd door de projectleider, de projectsecretaris en de voorzitters van de vier werkgroepen. Ook Karin van Ettinger (Kabinet & Communicatie) en Nico Willems (Beheer Openbare Ruimte) maakten deel uit van het kernteam. De eerste vanwege haar rol als ambtenaar Openbare Veiligheid en de laatste om de medewerkers van zijn afdeling aan te sturen, die in de openbare ruimte de uitvoering van een groot aantal taken op zich namen. Het kernteam heeft vanaf half juli 2012 wekelijks vergaderd en de opzet van het evenement, in nauw overleg met de NTR, uitgewerkt. Bij de overleggen met de NTR schoven naast de leden van het kernteam ook Jules van Herten van de Reddingsbrigade aan, Hans Thomassen en Onno de Bock als vertegenwoordiger(s) van stichting Sint Nicolaascomité Roermond en in het beginstadium ook Dennie Nelissen en Harry van de Wetering als markt/havenmeesters van de gemeente. “Langs deze weg wil ik u laten weten dat ik diep respect heb voor de wijze waarop u de intocht van Sinterklaas hebt weten te regelen. Een perfecte organisatie! Chapeau! Wat moet het een heerlijk gevoel zijn dat alles zo, in mijn ogen, vlekkeloos is verlopen. Het was een prachtig plaatje om te zien. Roermond nu weer eens positief op de kaart. We hebben genoten! Uiteraard ook complimenten aan het hele team dat deze intocht zo heeft doen slagen! Het was super!” H.B. te Roermond
7
Werkgroep Intocht De werkgroep Intocht stond onder leiding van Joop Timmermans (Stedelijke Ontwikkeling) en was verantwoordelijk voor een aantal operationele taken in relatie tot de live-uitzending van de NTR. Henk Sillen en Jules van Herten traden op als externe adviseurs. In de werkgroep zaten diverse experts, met name op het gebied van techniek, kaartmateriaal, verkeer en parkeren, vaarwater, vergunningen en terrassen. De werkgroep heeft zich bij aanvang de volgende kerndoelen gesteld: - De intocht binnen de juridische kaders, (vergunnings)technisch uitvoerbaar en praktisch mogelijk maken; - de intocht binnen de financiële kaders aantrekkelijk en realiseerbaar maken; - de live-verslaglegging van de intocht technisch en praktisch mogelijk maken; - de bereikbaarheid van de stad en het evenemententerrein per openbaar vervoer, auto en langzaam verkeer garanderen en voldoende (parkeer)voorzieningen realiseren voor bezoekers van de intocht; - de organisatie voorzien van bruikbaar kaartmateriaal en relevante informatie t.b.v. de intocht. De werkgroep heeft onder meer de volgende hoofdproducten gerealiseerd: 1. het verzorgen van kaartmateriaal, zowel van het evenemententerrein als detailkaarten per locatie en thema; 2. het verzorgen van de evenementenvergunning, de benodigde vergunning van Rijkswaterstaat en de parkeerontheffingen; 3. uitvoering van hetgeen op het kaartmateriaal als inrichting van het evenemententerrein is aangegeven (o.a. hekwerk, bekabeling en toiletvoorzieningen); 4. het opstellen en uitvoeren van het mobiliteitsplan (waaronder de inrichting van 3 extra parkeerlocaties, 4 extra fietsparkeervoorzieningen, het regelen van busvervoer [park & ride] en de plaatsing van extra bushaltes); 5. onderzoek naar en het in kaart brengen van hoog- en laagwater; peilen van het water en eventuele gladheidbestrijding; 6. het vooraf en achteraf reinigen van het evenemententerrein (zoals oevers, binnenstad, brug en woonbotenlocaties); 7. het aankleden van de binnenstad met vlaggen, banieren, cadeaus en masten en het versieren van de vletten en de boot van Sinterklaas. “Vandaag genoten van een prachtige en gezellige intocht van de Sint in Roermond. Perfect georganiseerd, geen enkele wanklank en absoluut een goede reclame voor Roermond. Zojuist alles teruggekeken op televisie, en ik moet zeggen dat ik als Rotterdammer trots ben op MIJN Roermond!” M.T. te Roermond
Werkgroep Veiligheid Het voorzitterschap van de werkgroep Veiligheid lag in handen van Hans Mehlkop (Kabinet & Communicatie). Daarnaast maakten vertegenwoordigers van politie, brandweer, GHOR (Geneeskundige HulpverleningsOrganisatie in de Regio), Stadstoezicht en particuliere beveiliging deel uit van deze werkgroep.
8
De werkgroep heeft zich bij aanvang het volgende kerndoel gesteld: - Enerzijds zorgen voor een veilig verloop van het evenement, anderzijds optimaal voorbereid zijn op calamiteiten. De werkgroep heeft de volgende hoofdproducten gerealiseerd: 1. De inzet en coördinatie van tientallen beveiligingsmensen en politieagenten; 2. het regelen van calamiteitenroutes voor de hulpdiensten; 3. het inrichten van 3 EHBO-posten op het evenemententerrein en 1 hoofd-EHBO-post in het stadhuis, waarbij ook kinderopvang aanwezig was; 4. het vaststellen van tolerantiegrenzen in de driehoek; 5. scenarioanalyse; 6. opstellen multidisciplinair coördinatieplan en multidisciplinaire inzetkaart; 7. opstellen veiligheids- en calamiteitenplan (incl. crowdmanagementplan); 8. opstellen geneeskundig plan; 9. opstellen communicatieplan over de veiligheidsmaatregelen.
Werkgroep Communicatie & PR In deze werkgroep, voorgezeten door Mario Ogrinc (Kabinet & Communicatie), zat naast een aantal interne medewerkers ook Sabina van Cruchten van de VVV. De werkgroep werd ondersteund door Angelique Keuven (VVV), die het Twitteraccount en de Facebookpagina beheerde. Externe persondersteuning kwam van Chris Trines van de Veiligheidsregio Limburg-Noord. De werkgroep heeft zich bij aanvang de volgende kerndoelen gesteld: - mensen vooraf informeren over het feit dat de landelijke intocht van Sinterklaas dit jaar op 17 november in Roermond plaatsvindt en hen enthousiast maken die dag een bezoek aan de (binnen)stad en het evenement te brengen; - informatie verschaffen over het evenement op 17 november (denk aan route naar Roermond, bereikbaarheid, parkeren, programma intocht, locatie, nevenactiviteiten en nuttige tips);
9
-
mensen te enthousiasmeren ná de intocht een (herhaal)bezoek aan Roermond te brengen door Roermond te positioneren als Koopstad, Limburgse stad, cultuurhistorische stad, internationale stad en Cuypers-stad.
De werkgroep heeft de volgende hoofdproducten gerealiseerd: 1. logo (om het evenement een duidelijke identiteit/herkenbaarheid mee te geven) en een speciale website (www.sinterklaasnaarroermond.nl), waarop informatie werd aangeboden over het evenement; 2. grote reclamedoeken op strategische punten in en buiten het centrum om bezoekers van de stad te attenderen op het naderende evenement; 3. flyers (10.000 stuks) die vooraf te vinden waren op toeristische punten in geheel Limburg, zoals overnachtingsplekken en attracties. Deze moesten de bezoeker van die plek attenderen op de landelijke intocht en de speciale website; 4. informatieboekjes (20.000 stuks) die op de dag zelf zijn uitgedeeld en waarin informatie te vinden was over onder andere het programma van de intocht en nevenactiviteiten; 5. informatiepunten (5 stuks) op de dag zelf, die waren ingericht op strategische plekken in de binnenstad. Hier waren Welkom Teams aanwezig, bestaande uit gastheren en -vrouwen, om de vragen van bezoekers te beantwoorden en als een soort stadsgids informatie te geven over het evenement en de stad; 6. goodybags (20.000 stuks) die na afloop van de intocht bij deze informatiepunten werden uitgedeeld. In deze goodybag zat o.a. een Cityguide, een drankje, een zakje pepernoten, een juten rugzakje, kleurplaten, kortingsbonnen, een sleutelhanger en kindertijdschriften; 7. de inzet van sociale media zoals Twitter en Facebook en persberichten, die op bepaalde momenten werden verstuurd en die betrekking hadden op (een onderdeel van) het evenement; 8. bewonersbrieven om inwoners en ondernemers van de binnenstad te attenderen; 9. organisatie persontvangst, -begeleiding en -conferentie op de dag zelf.
10
Werkgroep Side-Events Deze werkgroep werd gevormd door voorzitter Hein Jambroers (medewerker Citymanagement; een stichting die in opdracht van de Gemeente Roermond ervoor zorgt dat economische ontwikkelingen in de stad worden bevorderd en nieuwe ontwikkelingen op gang komen) en een groot aantal externen. De werkgroep heeft zich bij aanvang de volgende kerndoelen gesteld: - het organiseren van Side-Events zodat de bezoekers zowel vóór als na de intocht in de stad vermaak hadden en langer in de stad zouden blijven; - de organisatie van de inzet van de ruim 360 Zwarte Pieten (een record bij de Landelijke Intochten van Sinterklaas!) en de toneelspelers in de stoet; - het uitvoeren van de door het kernteam ontwikkelde ‘Roermondse’ programma-invulling tijdens de live-uitzending; - gedurende de voorbereidingen kwam daar de begeleiding/ondersteuning bij van het NTRteam, dat de opnames van het Sinterklaasjournaal verzorgde.
De werkgroep heeft de volgende hoofdproducten gerealiseerd: 1. Invulling en organisatie side-events op diverse locaties tijdens het evenement; 2. coördinatie, opstellen draaiboek, teksten, selectie en aankleding ‘kindacteurs’, zangeres Joes Boonen en Koninklijke Harmonie Roermond; 3. selectie Pieten (inclusief de dak- en abseilpieten), de opzet van een Pietenblog t.b.v. goede communicatie met de Pieten, de organisatie van de pakken, het schminken en de (af)schminklocaties voor de Pieten en de indeling in groepen met specifieke taken per groep, de organisatie van de instructieavond voor de Zwarte Pieten en de opzet van een ‘wandel’- en activiteitenprogramma door de binnenstad voor de diverse Pietengroepen ná de intocht; 4. coördinatie van organisaties en personen die tijdens de stoet/intocht een rol vervulden; 5. i.s.m. de werkgroep ‘Intocht’ de diverse podia in de binnenstad geprogrammeerd en/of geregisseerd, ‘stop’-locaties en de technische inrichting afgestemd met diverse partijen; 6. begeleiding en ondersteuning van het NTR-team dat het Sinterklaasjournaal verzorgde en hiervoor o.a. locaties, figuranten en attributen (voertuigen) geregeld; 7. dagdraaiboek opgesteld voor alle werkgroepcoördinatoren en Pieten; 8. vrijwilligers geregeld voor regie, ondersteuning en coördinatie op de diverse locaties.
11
NTR De samenwerking met de NTR is in het algemeen goed geweest. Wel was de planning op sommige momenten erg krap. Zo kwamen de organisatie en de NTR vrij laat bij elkaar (4 oktober 2012) om de uitvoering te bespreken. Buiten de verhaallijn van Sinterklaas had het kernteam veel vrijheid om deze bijzondere dag en het programma van de intocht in te vullen. Het kernteam wist in eerste instantie echter niet dat er 2 NTR-teams waren; één team dat zich specifiek bezighield met de organisatie van de intocht en één team dat zich specifiek bezighield met de opnames voor het Sinterklaasjournaal. Dit was bij aanvang van de besprekingen niet duidelijk door de NTR gecommuniceerd. Pas tijdens het organisatieproces werd dit in telefoongesprekken tussen de projectleider LIS en Iet Hagen (productieleider NTR) duidelijk. Door deze onwetendheid konden de werkzaamheden voor het Sinterklaasjournaal vooraf niet op een juiste wijze worden verdeeld. Hierdoor verliepen in het begin de informatiestromen niet goed. Toen deze structuur duidelijk werd, verliep de communicatie beter. De NTR gaf in de evaluatie op 9 januari 2013 aan zeer tevreden te zijn met het resultaat van de uitzending en de samenwerking met de Gemeente Roermond. De opmerkingen uit de evaluatie met de NTR zijn verwerkt in de reacties onder de diverse werkgroepen, afhankelijk waar ze thuishoren.
Terugblik op werkwijze met opmerkingen ter lering Financiën: •
Het duurde vrij lang voordat de deelbegrotingen beschikbaar waren. Dit had te maken met het feit dat eerst moest worden bedacht welke elementen wel en niet in het evenement zouden worden meegenomen.
12
Hier hingen diverse prijskaartjes aan, die pas gedurende het organisatieproces zichtbaar werden. Hierdoor was het moeilijk te bepalen of het budget toereikend was voor verschillende investeringen, die in dit kader moesten worden gedaan. Het kernteam heeft in deze onduidelijke fase verantwoord met de middelen gehandeld. Uiteindelijk is de organisatie LIS binnen het budget gebleven en is veel meer dan voorzien (vanwege de recessie) een groot aantal middelen uit sponsoring, subsidie en schenkingen in natura verkregen. “Ook wij waren enorm enthousiast en zijn vol lof over de goed georganiseerde Sinterklaasintocht. De deelnemende sponsors, waarvan sommigen ter plaatse waren, zijn stuk voor stuk uitermate tevreden! Wij hebben met veel plezier met de Gemeente Roermond samengewerkt en indien er in de toekomst onverhoopt nog eens een groot landelijk evenement plaatsvindt, dan houden wij ons graag aanbevolen”. Loes Dijkstra, mede-eigenaar, United Xposure te Almere
Kernteam: •
De organisatie van de LIS heeft erg veel tijd gevergd van de kernteamleden. Men zou kunnen overwegen de organisatie van een dergelijk mega-evenement uit te besteden aan een professioneel (organisatie/evenementen)bureau. Nadeel van dit uitbesteden is echter dat je altijd als eindverantwoordelijke supervisie op de organisatie moet houden en je mist op zo’n moment de ervaring die je opdoet tijdens het organiseren. Aan de andere kant dient de organisatie er rekening mee te houden dat een dergelijk evenement gedurende een half jaar minstens 1 à 2 medewerkers zo goed als fulltime bezig houdt.
Werkgroep Intocht: Enkele reacties van werkgroepleden op werkwijze werkgroep: • Een aandachtspunt is het aanbestedingsbeleid: de aanbesteding neemt veel tijd in beslag en de tijdsduur voor de organisatie van het evenement was beperkt.
13
•
Er is tot op het laatste moment veel energie gestoken in het vrijmaken van straten bij de ondernemers en horeca.
Enkele gehoorde opmerkingen in positieve zin: • Infrastructuur was prima geregeld (parkeren, afzettingen, bebording, voorzieningen, etc.). • De binnenstad was prachtig aangekleed met vlaggen en andere versieringen! Enkele gehoorde opmerkingen ter lering: • Treinen waren overvol, waardoor de indruk ontstond dat Veolia/NS niet goed waren voorbereid op de enorme toestroom van mensen. In de contacten tussen de organisatie LIS en vertegenwoordigers van Veolia en NS is door de organisatie vroegtijdig gewezen op de verwachte bezoekersaantallen en het feit dat vooral zou worden oproepen met het openbaar vervoer naar Roermond te reizen. Daarnaast is ook gewezen op de doelgroep, waarbij kleine kinderen in buggy’s en kinderwagens extra ruimte konden innemen. • In de stoet is veel inzet gepleegd door vrijwilligers, muziekgezelschappen enzovoorts. Deze zijn echter heel weinig in beeld gekomen. Dit was uiteindelijk een keuze die de eindregisseur van de NTR heeft gemaakt en waar de organisatie op dat moment niets (meer) aan kon doen.
Werkgroep Veiligheid: Enkele reacties van werkgroepleden op werkwijze werkgroep: • In de voorbereiding is uitgebreid nagedacht en gediscussieerd over de risico’s en de te nemen maatregelen. Het duurde lang voordat er besluiten waren genomen door de driehoek. Hierdoor waren enkele belangrijke zaken pas op het laatst duidelijk. • Met name de hulpdiensten hebben de aanwezigheid van een procesmatige projectleider bij de werkgroepvergaderingen gemist. Deze had op momenten, dat er meningsverschillen ontstonden, de knoop kunnen doorhakken. Dit is door hen helaas niet tijdens het proces gesignaleerd maar pas tijdens de evaluatie, waardoor de kans werd gemist hierop actie te ondernemen.
14
Enkele gehoorde opmerkingen in positieve zin: • De zorg voor kinderen (naamarmbandjes) werd door bezoekers als zeer positief ervaren. • Ondanks de grote toeloop van meer dan 50.000 bezoekers zijn er geen veiligheidsincidenten geweest. Enkele gehoorde opmerkingen ter lering: • Tijdens een groot deel van de live-uitzending hadden sommige gsm-aanbieders geen of nauwelijks bereik. Hiervan ondervond het mobiele telefoon- en dataverkeer hinder. Het kernteam, CoPI en de hulpdiensten waren gedurende deze tijd wel bereikbaar via de vaste lijn en het eigen communicatiesysteem. Het kernteam had in het voortraject besloten geen extra zendmasten te laten bijplaatsen, enerzijds vanwege de extreem hoge kosten (€ 25.000,- per zendmast) en anderzijds vanwege het feit dat vooraf geen garantie kon worden gegeven dat 100% doorgifte van het mobiele telefoon- en dataverkeer mogelijk zou zijn. • Stadstoezicht was niet op de hoogte van de overcrowding en voor hen was het CoPI (Commando Plaats Incident) niet bereikbaar. De OVD (Officier van Dienst) Politie had te veel werkzaamheden; bij een dergelijk groot evenement moet een tweede OVD Politie worden ingezet.
Werkgroep Communicatie & PR: Enkele reacties werkgroepleden op werkwijze werkgroep: • De combinatie projectleider/voorzitter werkgroep Communicatie & PR is bij een dergelijk groot evenement niet aan te bevelen. Het één gaat ten koste van het ander en een projectleider dient zijn handen vrij te hebben voor de algehele coördinatie van een dergelijk megaevenement. Aan de andere kant was het moeilijk de werkgroep Communicatie & PR met leden te vullen en vanwege het reguliere werk van ieder lid iemand anders de rol van werkgroepvoorzitter toe te dichten. • Leuk team met leuke klussen. We hikten altijd tegen de deadline aan, maar de gevraagde producten zijn altijd naar tevredenheid op tijd geleverd en gebruiksklaar gemaakt.
15
Enkele gehoorde opmerkingen in positieve zin: • Complimenten kwamen op grote schaal binnen, zowel schriftelijk (via de mail en sociale media) als mondeling (onder andere via de vrijwilligers die de Welkom Teams vormden). Algemene strekking: bezoekers aan onze stad hebben de intocht als zeer positief ervaren; leuk programma, goede infrastructuur en prima gastvrijheid. Doordat de hele dag een compleet programma werd geboden, maakte men sneller de keuze om toch naar Roermond af te reizen. • De goodybag (verzorgd door het commerciële bedrijf United Xposure, contact tot stand gekomen via de VVV) werd als superleuk extraatje gezien. Leuke en bruikbare inhoud! Mensen vonden het geweldig dat je ook nog na een geweldige intocht en mooie optredens met een presentje naar huis gaat. Het uiteindelijke bedrag dat door UX is overgemaakt, bedroeg na onderhandelingen tussen de LIS-organisatie en UX zelfs bijna het dubbele van de eerder gedane toezegging (€ 9.800,- i.p.v. € 5.000,-)! “Ik vond de organisatie voor wat betreft de communicatie ronduit top! In de acht jaar dat ik dit project heb gedaan, heeft Roermond wat mij betreft het beste de persopvang georganiseerd. Wat mij met name opviel waren de communicatiemedewerkers in uniform, en de dubbele functie van deze mensen (in geval van crisissituatie). Erg handig en duidelijk. Ook de opvang in de Cultuurfabriek, het vervoer per bus en de opvang voor de persconferentie waren goed georganiseerd. Ik heb dan ook geen enkel kritiekpunt en dat is niet om een goede indruk achter te laten hoor. Ik heb het echt wel anders meegemaakt! Dus ik zou zeggen: ga zo door! Helen Albada, communicatieadviseur, NTR te Hilversum
Enkele gehoorde opmerkingen ter lering: • Het beeldscherm op de Roerkade ging op verzoek van de NTR op zwart toen de boot van Sinterklaas de Roer opvoer. De NTR was namelijk bang dat de duizenden gezichten langs de kade richting het scherm zouden kijken en niet naar de boot, die in een andere richting voer. Dit veroorzaakte onrust en leidde ertoe dat het publiek niet alles goed meekreeg van het verhaal omdat zowel beeld als geluid wegvielen. Dit werd niet als wenselijk gezien.
16
•
Bewonersbrieven hadden wellicht eerder kunnen worden bezorgd. Anderzijds was men hier ook afhankelijk van de input, die actueel moest zijn en die daardoor vaak op het laatste moment werd aangeleverd. De inhoud van sommige brieven heeft helaas niet altijd de duidelijkheid opgeleverd die gewenst was, hetzij bij bewoners of ondernemers. De verstrekte informatie was naar aanleiding van persoonlijke situaties van bewoners/ondernemers of niet compleet of werd door de betrokkenen anders uitgelegd dan door de organisatie bedoeld was.
Werkgroep Side-Events: Enkele gehoorde opmerkingen in positieve zin: • Leuk programma, voor elke leeftijd wat. • De acteerkinderen hebben iets geweldigs neergezet!
17
Enkele gehoorde opmerkingen ter lering: • Er was, met uitzondering van de pleinen, geen geluid in de straten langs de route. Dit bleek niet mogelijk omdat versterkt geluid een negatief effect kon hebben op de geluidskwaliteit van de live-uitzending. Wel waren er wandelende ballonobjecten en muziekgezelschappen, die voorafgaand aan de intocht door de straten trokken. De intochtroute moest zoveel mogelijk vrij blijven voor snel vervoer van artiesten, crowdcontrol en overige productiewerkzaamheden. Daarnaast konden diverse aangeboden activiteiten van marktpartijen op deze plekken vanwege het reclamebeleid niet of beperkt worden geaccepteerd. • De handafdruk van Sinterklaas is niet in beeld geweest omdat niemand van de organisatie (ondanks de afspraak) op deze plek aanwezig was. Bovendien was de tegel te hoog geplaatst, waardoor Sinterklaas er niet bij kon komen. “Onze jongste zoon heeft de intocht van de Sint in Roermond op tv gevolgd. Hij was erg onder de indruk. Uit de beelden die ik ervan gezien heb, maak ik op dat het jullie gelukt is om er een prachtfeest van te maken! En wat een schitterend weer! Ik vind dat jullie kunnen terugkijken op een geweldig mooie intocht van Sinterklaas in Roermond. Complimenten aan alle mensen die er zo hard aan hebben gewerkt en gefeliciteerd met dit resultaat! L.B. te Amersfoort
Teamleider Beheer Openbare Ruimte (BOR) Gehoorde opmerking in positieve zin: • Zaken in de openbare ruimte werden door de medewerkers van BOR in snel tempo opgepakt en uitgevoerd; ook het meedenken over (on)mogelijkheden zoals het laten meetrekken van de stadsreus in de optocht werd op prijs gesteld. Enkele gehoorde opmerkingen ter lering: • Een enkele bewoner en ondernemer hebben gereageerd n.a.v. het plaatsen van materiaal/apparatuur voor hun deur ten behoeve van de intocht zonder dat daar vooraf met hen overleg over is geweest en gaven aan hier niet blij mee te zijn.
18
•
De facilitaire voorzieningen toiletten waren afgesloten, terwijl de sleutel hiervoor bij het plaatsen niet was mee geleverd. Er was een watervoorziening die volgens contract door de leverancier diende te worden aangesloten. Dit was echter niet gebeurd. De gemeente heeft dit zelf moeten verzorgen en de kosten hiervoor in mindering gebracht op de rekening van de leverancier.
Conclusie Afsluitend kunnen we concluderen dat de organisatie van de Landelijke Intocht Sinterklaas in Roermond goed is verlopen. Ondanks het feit dat het organiseren van een dergelijk mega-evenement voor de gemeente geen dagelijkse kost is, zijn de vele medewerkers, zowel intern als extern, erin geslaagd er een succes van te maken. Door onder andere alert te reageren, vooruit te denken, zich flexibel op te stellen en behoedzaam met de beschikbaar gestelde financiële middelen om te gaan werd ook op punten waar het even haperde, goed geanticipeerd, waardoor het probleem uiteindelijk werd opgelost, zonder dat dit consequenties had voor de beelden op tv en de bezoekers in de stad. Stichting De Gouden Pepernoot (een landelijke stichting die mensen en/of organisaties in het zonnetje zet, die zich op een bijzondere manier inzetten om de Sinterklaastraditie in ere te houden) heeft de website ‘Sinterklaasnaarroermond.nl’ en de Landelijke Intocht in Roermond genomineerd voor een Gouden Pepernoot Award. Hiervan heeft de Landelijke intocht het geschopt tot de laatste drie, maar helaas niet de Award gewonnen. Desondanks kunnen we terugkijken op een prachtig feest!
19
