gemeente Eindhoven Projectplan IHP Vastgesteld op

A

gemeente Eindhoven

Projectplan IHP

Vastgesteld op 13 -12 -2011

Projectplan – Sector Grond & Vastgoed

Colofon

Uitgave Gemeente Eindhoven Sector Grond & Vastgoed Opsteller: V. Colson

gemeente Eindhoven

Projectplan –

Inhoudsopgave 1

DOCUMENTBEHEER.......................................................................................... 4 1.1 1.2 1.3 1.4

2

VERSIE .............................................................................................................. 4 DISTRIBUTIE ...................................................................................................... 4 AKKOORDVERKLARING ..................................................................................... 4 ALGEMENE INFORMATIE .................................................................................... 5

PROJECTINHOUD ............................................................................................... 6 2.1 INLEIDING .......................................................................................................... 6 2.2 DOELSTELLING .................................................................................................. 6 2.3 STATUS VAN EEN IHP........................................................................................ 7 2.4 PROJECTRESULTAAT.......................................................................................... 7 2.5 RELATIE MET ACCOMMODATIEBELEID ............................................................... 9 2.6 PROCES VAN TOTSTANDKOMING ....................................................................... 9 2.6.1 Projectmatige aanpak............................................................................... 9 2.6.2 Borging organisatie en uitvoering............................................................ 9 2.6.3 Organisatie, overleg en advies ............................................................... 10

3

PROJECT BEHEERSING .................................................................................. 18 3.1 TIJD ................................................................................................................. 18 3.2 GELD ............................................................................................................... 19 3.3 ORGANISATIE .................................................................................................. 19 3.3.1 Projectteamleden .................................................................................... 19 3.3.2 Overige betrokkenen............................................................................... 22 3.3.3 Overlegvormen ....................................................................................... 22

gemeente Eindhoven

3


1

Documentbeheer

1.1

Versie Versie

Datum

Korte beschrijving aanpassing

Concept

Oktober 2011

1e versie

Concept

November 2011

2e versie

Definitief

December 2011

3e versie

1.2

Distributie Versie

Datum

Geadresseerden

1e versie

Oktober 2011

G&V

2e versie

November 2011

G&V, M&M, GBO, S&B

3e versie

December 2011

Portefeuillehouders, directieraad, G&V, M&M, GBO, K&C, S&B, ORVM

1.3

Akkoordverklaring

Bestuurlijk aanspreekpunt

Handtekening

Naam Mary-Ann Schreurs Functie Wethouder Innovatie, Cultuur en Openbare Ruimte Telefoon 2083 E-Mailadres Datum: 13 december 2011 [email protected] Ambtelijk opdrachtgever Directieraad

Handtekening

Naam n.t.b. Functie Directieraadlid Telefoon n.t.b. E-Mailadres n.t.b.

Datum: 13 december 2011

4

gemeente Eindhoven

Projectplan –

Ambtelijk opdrachtnemer G&V

Handtekening

Naam n.t.b. Functie n.t.b. Telefoon n.t.b. E-Mailadres n.t.b.l


Account(proces)manager/ intern procesmanager Handtekening Naam Valerie Colson Functie Accountmanager PO; tijdelijk procesmanager IHP Telefoon 6041 E-Mailadres [email protected]

1.4


Algemene informatie Projectplan IHP

ID-nummer

n.v.t.

Bestuurlijk aanspreekpunt

Onderwijshuisvesting Mary-Ann Schreurs

Leidende programmalijn

Onderwijshuisvesting (G&V) / Onderwijs (M&M)

Ambtelijk opdrachtgever

Lid directieraad

Ambtelijk opdrachtnemer

Afgevaardigde sector G&V

Ingangsdocumenten/ - producten

b

MIP 2011

b

MIP 2012

b

Ingangsdocumenten M&M ; n.t.b.

b

Ingangsdocumenten K&C ; n.t.b.

b

IHP PO 2001

b

IHP VO 2004

b

Draaiboek Spil 2011

b

Leerlingenprognoses Pronexus

b

Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs

b

WPO

b

WEC

b

WVO

b

Gebiedsvisies GBO

b

Analyse bekostiging onderwijshuisvesting (november 2011)

gemeente Eindhoven

5


2

Projectinhoud

2.1

Inleiding

De afgelopen jaren hebben er diverse ontwikkelingen plaats gevonden in het (speciaal) basisonderwijs, het (voortgezet) speciaal onderwijs en het voortgezet onderwijs. Op het gebied van de huisvesting zijn de regelingen in de verordening veranderd en staan er nog ontwikkelingen op stapel, zoals frisse scholen en in toenemende mate duurzaam en klimaatneutraal bouwen (leerbevorderend binnenklimaat). Ook staat de bevoegdheidsverdeling tussen gemeente en schoolbesturen ter discussie, waar het gaat om de onderhoudsvoorzieningen in het primair onderwijs. Ook de visie op het maatschappelijk vastgoed is aan verandering onderhevig. Een Integraal Huisvestingsplan (IHP) biedt de basis van waaruit (gemeentelijke) ruimtelijke ontwikkelingsvraagstukken ten aanzien van onderwijshuisvesting kunnen worden benaderd.

2.2

Doelstelling

De doelstelling van een IHP is vanuit een integrale gedachte een strategie te formuleren voor de huisvesting van onderwijs met bijbehorende budgetten en projecten. De voordelen hiervan zijn een gestructureerde benadering in plaats van ad-hoc oplossingen, kostenbeheersing, duidelijkheid voor schoolbesturen en gemeente en beperking van het aantal aanvragen. Het biedt de mogelijkheid om samen met de schoolbesturen een visie te ontwikkelen die voldoende draagvlak krijgt om op een goede manier tot uitvoering te komen. Hierbij kunnen ook ambities en doelstellingen van de gemeente worden betrokken die niet primair op onderwijs gericht zijn, zoals duurzaamheid en klimaatneutraal bouwen (en exploiteren) vanuit de visie die de gemeente heeft op maatschappelijk vastgoed. Een IHP wordt opgesteld voor een periode van 8 jaar. De bijdrages aan de( bestuurlijke) programma’s en collegeproducten staat hieronder in meetbare eenheden weergegeven. Programma(onderdeel)

Collegeproduct

Eenheid

Aantal

Realisatie jaar

Onderwijshuisvesting PO 3.2

C P 3.2.01

Pedagogisch infrastructuur fysiek

1

2012

6

gemeente Eindhoven

Projectplan –

2.3

Status van een IHP

Het IHP is niet gefundeerd in de onderwijswetgeving. Met andere woorden, een juridisch afdwingbare afspraak tussen gemeente en schoolbestuur over een investeringsprogramma dat zich uitstrekt over meerdere jaren, heeft geen wettelijke basis. Het wettelijke regiem dwingt tot een jaarlijkse cyclus van indiening en beoordeling van aanvragen en een jaarlijkse vaststelling van het huisvestingsprogramma met het bijbehorende budget. Dit laat overigens onverlet dat de gemeente op basis van afspraken en overeenstemming met de schoolbesturen tot een samenhangend plan kan komen, met een meerjarig karakter. Een dergelijke afspraak is echter vrijblijvend. Zodra ook maar één van de deelnemende partijen zich hierin niet kan vinden, is de gemeente gehouden terug te keren naar hetgeen in de verordening is bepaald, die in een dergelijke situatie zodoende als vangnet fungeert. De enige manier om de verordening (al of niet geheel) terzijde te schuiven kan worden gevonden door als gemeenten en schoolbesturen tezamen een overeenkomst te sluiten. Aan de hand van een integraal huisvestingsplan en een daarop aansluitend convenant en budget overeenkomst voor meerdere jaren kunnen bindende afspraken worden gemaakt. Op deze wijze kan, ook in een breder gemeentelijk accommodatiebeleid, een meerjarige visie worden opgesteld. In dit projectplan IHP wordt een heroriëntatie op de verordening onderzocht.

2.4

Projectresultaat

Het IHP wordt opgebouwd vanuit een operationeel naar een strategisch niveau. Het operationele niveau betreft een praktische, beheersmatige en financiële uitwerking en programmering van onderwijshuisvesting. Een strategisch niveau betreft een beschrijving en vaststelling van het beleidskader op basis van maatschappelijke, vastgoed - en onderwijskundige ontwikkelingen en flankerend beleid. Dit onderdeel is vooral op sturing/ regie gericht. Om te komen tot een strategisch IHP zijn een aantal projectresultaten te definiëren. De projectresultaten worden in drie fasen gesplitst. - De eerste fase betreft een quick win (december 2011) op lopende processen en financiën binnen onderwijshuisvesting. De tweede fase is voornamelijk gericht op het vaststellen van visie, focus, doelen, keuzes en definities. De tweede fase (april 2012) betreft; - het vastleggen van een visie, vanuit inhoud en gebied; - een analyse van de bestaande gebouwelijke situatie; - voorlopige conclusie (te verwachten krimp of groei, nog geen financiële doorrekening) De derde fase (tot eind 2012) betreft de verdiepingsslag van de intensivering van medegebruik, heroriëntatie op de verordening ‘voorzieningen huisvesting onderwijs’ en leerbevorderend binnenklimaat, afsluitend met een financiële doorrekening.

gemeente Eindhoven

7


Fase 1: Uiterlijk december 2011 wordt het college en de raad, middels een collegedossier, geïnformeerd over de quick wins. Fase 2: De activiteiten ter afronding van fase 2 zijn: 1. Demografische ontwikkeling op macro- en microniveau vertalen naar een leerlingenprognose ofwel onderwijsbehoefte voor de komende 15 jaar en vastleggen in het vastgoeddossier per school; 2. Het opstellen van een digitale vastgoeddatabase op het gebied van onderhoud voor alle onderwijsgebouwen/bruikleen gebouwen; 3. Gebiedvisie te formuleren en te vertalen naar ruimtebehoefte; 4. Beleidsmatige inhoudelijke visie (VO, passend onderwijs, VVE etc.) op onderwijs formuleren en vertalen naar het vastgoeddossier per school; Na de tweede fase vindt terugkoppeling plaats naar het college en de raad, middels een collegedossier, ter voorbereiding op de derde fase. Fase 3: De activiteiten ter afronding van fase 3 zijn: 5. Synergie bereiken tussen gebiedsvisie van de verschillende stadsdelen met als doel een netwerkconcept met daarbij voorzieningen voor kinderen, ouders en buurt, met daarbij de scholen als functie voor de plek. En andersom de functie van zaken in de omgeving (ruimtelijk en anderszins) voor de school; maatschappelijk inbedding/multifunctioneel gebruik; 6. Sportvoorzieningen op wijkniveau actualiseren; Per wijk worden de sportvoorzieningen die in gebruik zijn bij onderwijs (juridisch eigendom school of gemeente) en Sportbedrijf de Karpen geclusterd (ruimtebehoefte en bezettingsgraad) met als doelstelling de efficiency in gebruik te bepalen en busvervoer voor het onderwijs te beperken. 7. Inzicht in overig gemeentelijk vastgoed welke geschikt is voor transformatie naar het onderwijs; 8. De ontwikkelingen van onderwijsinstellingen welke niet behoren bij de zorgplicht (verticale VMBO’s, MBO en HBO instellingen) meenemen in het Integraal Huisvestingsplan en vertalen naar ruimtebehoefte; 9. Ontwikkeling van beleid voor een leerbevorderend binnenklimaat (duurzaamheid, ICT, design & innovatie) met als doelstelling een beleidskader hiervoor te formuleren; 10. Heroriëntatie op de (inhoud van de) huidige verordening voorzieningen huisvesting onderwijs; 11. Doorrekening van bovenstaande projectresultaten over de wijze waarop de huisvesting van scholen de komende 8 jaar gefaciliteerd zou moeten worden. Financiële (on)mogelijkheden vormen hierbij een belangrijk kader. Daarbij worden de modellen ter verbetering van de (huur)administratie, financiën/projectcontrol in meegenomen. 8

gemeente Eindhoven

Projectplan –

12. Vertaling van deze doorrekening in concrete projecten. 13. Een uitvoeringsagenda die voor minimaal 4 jaar dient. Na de derde fase vindt terugkoppeling plaats naar het college en de raad, middels een collegedossier.

2.5

Relatie met accommodatiebeleid

Binnen de gemeente lopen op dit moment projecten die gericht zijn op accommodatiebeleid en huisvesting ten aanzien van welzijnfuncties. Sector Grond & Vastgoed kent als één van haar doelstellingen het organiseren van samenhang, afstemming en efficiency in vastgoedprocessen (vastgoedmanagement en portefeuillemanagement), met daaraan voorafgaand een heldere visie op de vastgoedfunctie van de gemeente. De uitwerking van de doelstellingen van het team binnen sector Grond & Vastgoed vindt in de komende tijd plaats. Dit loopt deels parallel aan het opstellen van een IHP Onderwijs, hetgeen inhoudt dat afstemming zal plaatsvinden over de raakvlakken en informatie wordt uitgewisseld. Het IHP Onderwijs is gericht op de planning van onderwijsvoorzieningen en zal dus inzicht geven in de planning en investeringen van de accommodaties voor speciaal onderwijs, primair onderwijs, voortgezet en speciaal onderwijs. Daar waar een koppeling bestaat met andere functies binnen een accommodatie, zoals bij een Spil, zal dit ook in het IHP Onderwijs aan de orde komen. Voor sport geldt hetzelfde. Dit wordt tot uitdrukking gebracht in het onderhavige projectplan. Hierin wordt duidelijk gemaakt dat het overall accommodatiebeleid overkoepelend is aan onderwijs, sport, welzijn en cultuur.

2.6

Proces van totstandkoming

2.6.1

Projectmatige aanpak

Het opstellen van het IHP kent een projectmatige aanpak. Dat betekent dat doelen, organisatie en planning en communicatie helder zijn vastgelegd en breed vanuit de organisatie mede zijn opgesteld. 2.6.2

Borging organisatie en uitvoering

In dit proces spelen de volgende organisaties en/of overlegstructuren een rol - gemeente Eindhoven, primair verantwoordelijk voor adequate huisvesting onderwijs; - schoolbesturen, verantwoordelijk voor hun eigen scholen voor wat betreft onderwijskundige zaken, regulier onderhoud en beheer en exploitatie; - Lokaal Educatieve Agenda (LEA), leden van dit overleg (gemeente en schoolbesturen) zijn invulling van de wettelijke basis. Afwegingen tussen het schoolspecifieke belang en het algemene gemeentelijke belang vinden in eerste instantie daar plaats. Gemeente en schoolbesturen hebben gemeente Eindhoven

9


uiteindelijk een gezamenlijk belang, maar wel vanuit verschillende invalshoeken. Vanuit beide invalshoeken wordt gestreefd naar passende, adequate huisvesting voor alle scholen. Hoewel er gestreefd worden naar consensus, blijft de finale afweging voorbehouden aan de gemeente. Het advies van het LEA speelt daarbij een grote rol. Elke afwijking van het advies van LEA vindt gemotiveerd plaats. 2.6.3

Organisatie, overleg en advies

Bij het opstellen van het IHP Onderwijs wordt conform de onderstaande organisatie gewerkt. Sleutel hierbij is een integrale benadering van de inhoud en daarmee ook de gemeentelijke organisatie en het onderwijsveld. De controle op de kwaliteit van de input en output door de werkgroepen vindt plaats door de projectgroep die het vervolgens voorlegt aan de klankbordgroep. Na vaststelling door de klankbordgroep wordt dit voorgelegd aan de stuurgroep, om hiermee de wethouders en LEA te informeren. Het college van B&W en de raad worden met name in fase 3 van het projectplan IHP van informatie, advisering of besluitvorming voorzien, aangezien daar de verdiepingsslag zal gaan plaatsvinden. De uiteindelijke output (analyse van gegevens) wordt gecoördineerd door de desbetreffende voorzitter van een werkgroep. Voor de totale bijsturing van het proces om te komen tot een IHP zal een extern procesmanager worden aangetrokken. Deze procesmanager, in combinatie met de interne procesmanager, zijn tevens de mediator tussen externe partijen zoals schoolbesturen en gemeente. Daarnaast zullen diverse uitwerkingen van de werkgroepen worden voorgelegd aan de externe procesmanager als second opinion.

10

gemeente Eindhoven

Projectplan –

Raad College B&W Wethouder Schreurs/ Lenie Scholten

LEA (Lokaal Educatieve Agenda)

Directieraad Stuurgroep 1e schil Ambtelijk opdrachtgever (lid directieraad) Ambtelijk opdrachtnemer (G&V) Procesmanager intern (G&V) Afgevaardigde (M&M) Afgevaardigde (GBO) Afgevaardigde (G&V) Afgevaardigde (CTRL) 2e schil Afgevaardigde (S&B) Afgevaardigde (K&C) Afgevaardigde (ORVM) Projectgroep 1e schil Procesmanager extern Procesmanager intern (G&V) Accountmanager SO en VO (G&V) Accountmanager PO (G&V) Administratief medewerker (G&V) Voorzitter werkgroep financiën (G&V) Beleidsmedewerker PO, SO, VO (M&M) 2e schil Portefeuillemanager vastgoed (G&V) Pandprogrammeur (GBO) Strategisch verwerver (G&V)

Klankbordgroep Projectgroep leden Schoolbesturen PO, VO en SO

Werkgroep-leden Zie indeling werkgroepen

gemeente Eindhoven

11


De werkgroepen betreffen: Werkgroep 1: 1. Demografische ontwikkeling op macro- en microniveau vertalen naar een leerlingenprognose ofwel onderwijsbehoefte voor de komende 15 jaar en vastleggen in het vastgoeddossier per school; Voorzitter: intern procesmanager Deelnemers: Pronexus (extern) Afdeling BIO/Stadsontwikkeling Informatiemedewerker huisvestingsbeleid (G&V) Notulist (G&V) Resultante: Op basis van o.a. demografische ontwikkelingen, woningbouwprogramma’s etc., de krimp en/of groei scenario’s (leerlingontwikkeling) vastleggen voor de stad. Voor werkgroep 11 geeft de macro – leerling ontwikkeling input voor een eventueel effect op de Algemene Uitkering uit het Gemeentefonds. Macro- en micro ontwikkeling geeft een investeringsbehoefte op stedelijk en op wijkniveau in onderwijshuisvesting. Schrijver/ analist: voorzitter Werkgroep 2: 2. Het opstellen van een digitale vastgoeddatabase op het gebied van onderhoud voor alle onderwijsgebouwen/bruikleen gebouwen; Voorzitter: intern procesmanager Deelnemers: Schoolbesturen (huisvestingsadviseurs aanleveren van MOP informatie) Externe inhuur (onderhoudsstatus van de gebouwen) Bouwkundig adviseur (G&V) Informatiemedewerker huisvestingsbeleid (G&V) Notulist (G&V) Resultante: Een opname van het onderhoud maakt inzichtelijk wat er minimaal noodzakelijk nodig is aan gebouwelijke ingrepen om een basiskwaliteitsniveau vast te stellen. De opname van het onderhoud is gericht op de grootste onderhoudszaken en er wordt een doorkijk gegeven voor een korte periode aan wat er dan voor vervolgonderhoud nodig is. De opname van het onderhoud wordt opgesteld aan de hand van gebouwopnames op locatie. Voor werkgroep 11 geeft dit de vervangingsbehoefte weer op grond van ouderdom en staat van onderhoud. Schrijver/ analist: voorzitter

12

gemeente Eindhoven

Projectplan –

Werkgroep 3: 3. Gebiedsvisie te formuleren en te vertalen naar ruimtebehoefte Voorzitter: intern procesmanager Deelnemers: GBO Alle werkgroepen: Beleidsontwikkelaar (GBO) Pandprogrammeur (GBO) 3.1 Centrum gebiedscoordinator (GBO) 3.2 Woensel Noord gebiedscoördinator (GBO) 3.3 Woensel Zuid gebiedscoördinator (GBO) 3.4 Gestel gebiedscoördinator (GBO) 3.5 Strijp gebiedscoördinator (GBO) 3.6 Tongelre gebiedscoördinator (GBO) 3.7 Stratum gebiedscoördinator (GBO) Notulist (G&V) Resultante: inzicht in het gebied in relatie tot de onderwijsfuncties in het gebied. Welke andere (niet onderwijs) functies in het stadsdeel kunnen onderwijs versterken en andersom? Voor werkgroep 11 geeft de werkgroepen 3 t/m 5 inzicht in de vervanging/ (ver-)nieuwbouwbehoefte op grond van functionele geschiktheid (is een gebouw nog wel als school bruikbaar gelet op huidige eisen die daar aan gesteld worden). Schrijver/analist: voorzitter Werkgroep 4: 4. Beleidsmatige inhoudelijke visie (VO, passend onderwijs, VVE, integratie e.d.) op onderwijs formuleren en vertalen naar het vastgoeddossier per school; Werkgroep 4.1 PO: Voorzitter: intern procesmanager Deelnemers: Beleidsmedewerker PO (M&M) Schoolbesturen PO Spil- Partners Notulist (G&V) Resultante: ruimtebehoefte voor het vastgoeddossier per school als gevolg van beleidsmatige inhoudelijke visie Schrijver/ analist: voorzitter + extern Voor werkgroep 11 geeft de werkgroepen 3 t/m 5 inzicht in de vervanging/ (ver-)nieuwbouwbehoefte op grond van functionele geschiktheid (is een gebouw nog wel als school bruikbaar gelet op huidige eisen die daar aan gesteld worden). Schrijver/analist: voorzitter

gemeente Eindhoven

13


Werkgroep 4.2 SO en VO: Voorzitter: accountmanager SO en VO Deelnemers: Beleidsmedewerker SO en VO (M&M) Schoolbesturen SO en VO Notulist (G&V) Resultante: ruimtebehoefte voor het vastgoeddossier per school als gevolg van beleidsmatige inhoudelijke visie Schrijver/analist: voorzitter + extern Voor werkgroep 11 geeft de werkgroepen 3 t/m 5 inzicht in de vervanging/ (ver-)nieuwbouwbehoefte op grond van functionele geschiktheid (is een gebouw nog wel als school bruikbaar gelet op huidige eisen die daar aan gesteld worden). Schrijver/analist: voorzitter Werkgroep 5: 5. Synergie bereiken tussen gebiedsvisie van de verschillende stadsdelen met als doel een netwerkconcept met daarbij voorzieningen voor kinderen, ouders en buurt, met daarbij de scholen als functie voor de plek. En andersom de functie van zaken in de omgeving (ruimtelijk en anderszins) voor de school; maatschappelijk inbedding/multifunctioneel gebruik; Voorzitter: intern procesmanager Deelnemers: GBO Alle werkgroepen: Beleidsontwikkelaar (GBO) Pandprogrammeur (GBO) 5.1 Centrum gebiedscoördinator (GBO) 5.2 Woensel Noord gebiedscoördinator (GBO) 5.3 Woensel Zuid gebiedscoördinator (GBO) 5.4 Gestel gebiedscoördinator (GBO) 5.5 Strijp gebiedscoördinator (GBO) 5.6 Tongelre gebiedscoördinator (GBO) 5.7 Stratum gebiedscoördinator (GBO) K&C 5.8 Beleidsmedewerker (K&C) S&B 5.9 Gebiedsmanager (S&B) Notulist (G&V) Resultante: kader per stadsdeelniveau vastleggen van de strategische/tactische gebouwelijke mogelijkheden Voor werkgroep 11 geeft de werkgroepen 3 t/m 5 inzicht in de vervanging/ (ver-)nieuwbouwbehoefte op grond van functionele geschiktheid (is een gebouw nog wel als school bruikbaar gelet op huidige eisen die daar aan gesteld worden). Schrijver/analist: voorzitter

14

gemeente Eindhoven

Projectplan –

Werkgroep 6 : 6. Sportvoorzieningen op wijkniveau actualiseren; Voorzitter: intern procesmanager Deelnemers: Unitleider accommodatiebeheer (S&B) Adm. medewerker bewegingsonderwijs (G&V) Bouwkundige adviseur (G&V) Schoolbesturen (huisvestingsadviseurs aanleveren van informatie) Notulist (G&V) Resultante: vastgoeddossier per gymvoorziening Voor werkgroep 11 geeft het vastgoeddossier per gymvoorziening inzicht in de vernieuwbouwbehoefte van onderwijs gerelateerde sportvoorzieningen. Schrijver/ analist: voorzitter Werkgroep 7: 7. Inzicht in overig gemeentelijk vastgoed welke geschikt is voor transformatie naar het onderwijs. Voorzitter portefeuillemanager vastgoed (G&V) en pandprogrammeur (GBO) Deelnemers: Accountmanager PO (G&V) Accountmanager SO en VO (G&V) Adviseur Vastgoed (G&V) Notulist (G&V) Resultante: overzicht van alle mogelijke beschikbare panden. Voor werkgroep 11 geeft dit inzicht in wat mogelijk ingezet kan worden als onderwijsvoorziening, of tegen (lage) kosten geschikt te maken is. Het geeft oplossingsrichtingen. Schrijver/analist: voorzitter Werkgroep 8: 8. De ontwikkelingen van onderwijsinstellingen welke niet behoren bij de zorgplicht (verticale VMBO’s, MBO en HBO instellingen) meenemen in het Integraal Huisvestingsplan; Voorzitter: strategisch verwerver (G&V) Deelnemers: Accountmanager PO (G&V) Accountmanager SO en VO (G&V) Gebiedsmanager (S&B) Beleidsontwikkelaar (GBO) Incidenteel: extern makelaar Notulist (G&V) Resultante: ruimtebehoefte /krimp vastleggen voor niet zorgplichtige onderwijsinstellingen Schrijver/analist: voorzitter

gemeente Eindhoven

15


Werkgroep 9: 9. Ontwikkeling van beleid voor leerbevorderend binnenklimaat (duurzaamheid ICT, design & innovatie); Voorzitter: intern procesmanager c.q. accountmanager PO Deelnemers: Adviseur Duurzaam Bouwen (ORVM.MIL) Afdelingshoofd Bouwen & Onderhouden (G&V) Accountmanager SO en VO (G&V) Projectleider (G&V) Schoolbesturen op afroep (afgevaardigde namens PO, SO en VO) TUE Design (op afroep/ per thema) Notulist (G&V) Resultante: beleidskader vastleggen Schrijver/analist: voorzitter Voor werkgroep 11 geeft dit inzicht in de investeringen van gebouwinstallaties, te gebruiken gevelmaterialen, inrichting etc. N.B. als dit op detailniveau wenselijk is om uit te rekenen, dan is een bouwkostendeskundige nodig. Werkgroep 10: 10. Heroriëntatie op de verordening voorzieningen huisvesting onderwijs; Voorzitter: intern procesmanager Deelnemers: Extern (n.t.b.) Accountmanager SO en VO (G&V) Notulist (G&V) Resultante: 1 t/m 9 leiden wel/niet tot heroriëntatie op de huidige verordening Schrijver/ analist: voorzitter Werkgroep 11: 11. Doorrekening van 1 t/m 10 over de wijze waarop de huisvesting van scholen de komende 8 jaar gefaciliteerd zou moeten worden. Daarbij worden de modellen ter verbetering van de (huur)administratie, financiën/projectcontrol in meegenomen. Financiële (on)mogelijkheden vormen hierbij een belangrijk kader. Voorzitter: werkgroep financiën Deelnemers: Extern: adviesbureau voor financiële doorrekening Ondersteuning van financiële doorrekening door afdeling OCU (sector G&V) Medewerker P&C 2 (CTRL.KT) Bouwkostendeskundige (G&V) Strategisch planeconoom ( G&V) Notulist (G&V) Resultante: bekostiging onderwijsgebouwen met een scope van 8 jaar Schrijver/analist: voorzitter

16

gemeente Eindhoven

Projectplan –

Werkgroep 12: 12. Vertaling van deze doorrekening (werkgroep 11) in concrete projecten. Voorzitter: intern procesmanager Deelnemers: Voorzitter werkgroep financiën Extern: adviesbureau voor financiële doorrekening Ondersteuning van financiële doorrekening door afdeling OCU (sector G&V) Medewerker P&C (CTRL.KT) Bouwkostendeskundige (G&V) Strategisch planeconoom ( G&V) Notulist (G&V) Resultante: bekostiging concrete projecten met een scope van 8 jaar Schrijver/ analist: voorzitter Werkgroep 13: 13. Een uitvoeringsagenda die voor minimaal 4 jaar dient Voorzitter: intern procesmanager Deelnemers: Accountmanager PO (G&V) Accountmanager SO en VO (G&V) Notulist (G&V)

gemeente Eindhoven

17


3

Project beheersing

3.1

Tijd

De onderstaande tabel geeft de fasen/ mijlpalen met de voornaamste bijbehorende producten weer. Mijlpaal/ Fase

Producten

Begindatum

Einddatum

Dossier

November 2011

December 2011

1. Demografische ontwikkeling

Overzicht ruimtebehoefte

November 2011

Januari 2012

2. Vastgoeddatabase schoolgebouwen

Vastgoeddossier per school (staat van onderhoud) Visie per stadsdeel

November 2011

Januari 2012

November 2011

Januari 2012

November 2011

Januari 2012

Februari 2012

Februari 2012

Fase I Quick win Fase II

3. Gebiedsvisie

4. Vertaling inhoudelijk Vertaalslag inhoud naar beleid (M&M) naar fysiek gebouwelijk per school beleid (G&V) Voorlopige conclusie fase II en beschrijving fase III Afsluiting Fase II

Maart 2012

Fase III 5. Gebiedsvisie vertalen naar gebouwelijke visie

Netwerkconcept

Januari 2012

Maart 2012

6. Vastgoeddatabase sportvoorzieningen

Vastgoeddossier per sportvoorziening (staat van onderhoud) Vastgoeddossier van geschikte panden

Januari 2012

Februari 2012

Januari 2012

Februari 2012

Januari 2012

Februari 2012

Januari 2012

Maart 2012

7. Inzicht overig maatschappelijk vastgoed 8. Inzicht panden geen zorgplicht

Vastgoeddossier scholen niet vallend binnen zorgplicht 9. Duurzaamheid, design, Beleidskader innovatie 10. Heroriëntatie op de verordening

Beleidskader

Maart 2012

Mei 2012

11. Doorrekenen van 1 t/m 10

Investeringsoverzicht

Mei 2012

Juni 2012

Juli 2012

September 2012

12. Financiële vertaling Strategische Investerings naar concrete projecten Prognose Afsluiting fase III 13.

Oktober 2012 Uitvoeringsagenda

18

November 2012

December 2012

gemeente Eindhoven

Projectplan –

3.2

Geld

Programma(onderdeel)

Collegeproduct

Eenheid

Aantal

Realisatie jaar

Onderwijshuisvesting PO 3.2

CP 3.2.01

Pedagogisch infrastructuur fysiek

1

2012

Uitgaven: Kosten: 1) inhuur (kpl 4300) ; € 427.300,2) uitbestede werkzaamheden (kpl 43082) € 126.120,3) interne apparaatskosten € 184.000,4) overige kosten € 110.613,Dekking: 1) Egalisatiereserve huisvesting onderwijs € 848.033,-

3.3

Organisatie

3.3.1

Projectteamleden

Discipline

Aantal uren Jaar X (lopend)

Uurtarief

Kosten

Extern procesmanager (inhuur)

700

€ 114,-

€ 79.800,-

Notuliste (inhuur)

150

€ 50,-

€ 7.500,-

Voorzitter werkgroep financiën (11 en 12) Projectleider Spil

150

€ 128,-

€ 19.200,-

800

€ 114,-

€ 91.200,-

1400

€ 50,-

€ 70.000,-

1400

€ 114,-

€ 159.600,-

INHUUR

Admin. medewerker Spil en ondersteuning IHP Tijdelijke accountmanager PO en ondersteuning IHP TOTALE KOSTEN INHUUR

€ 427.300,-

UITBESTEDE WERKZAAMHEDEN Pronexus

30

€ 114,-

€ 3.420,-

Inhuur (opname van schoolgebouwen) Opstellen vastgoeddossier

700

€ 50,-

€ 35.000,-

500

€ 60,-

€ 30.000,-

TUE design

200

€ 114,-

€ 22.800,-

Herorientatie verordening

200

€ 114,-

€ 22.800,-

Adviesbureau financiële doorrekening

50

€ 114,-

€ 5.700,-

gemeente Eindhoven

19


Extern makelaar

50

€ 128,-

€ 6.400,-

TOTALE KOSTEN UITBESTEDE WERKZAAMHEDEN INTERN (NIET DOORBELAST) Intern procesmanager

€ 126.120,-

1400

n.v.t.

Gebiedsmanager (S&B)

100

n.v.t.

Portefeuillemanager Vastgoed Strategisch verwerver

70

n.v.t.

50

n.v.t.

Beleidsontwikkelaar GBO

70

n.v.t.

Pandprogrammeur

70

n.v.t.

7 gebiedscoördinatoren

150 x 7

n.v.t.

Beleidsmedewerker K&C

150

n.v.t.

Adviseur Duurzaam Bouwen Medewerker P&C 2

40

n.v.t.

40

n.v.t.

Bio/ stadsontwikkeling

10

n.v.t.

Adm. medewerker bewegingsonderwijs INTERN DOORBELAST*

40

n.v.t.

Accountmanager VO en SO

400

€ 100,-

€ 40.000,-

Beleidsmedewerker PO (M&M) Beleidsmedewerker SO, VO

150

€ 100,-

€ 15.000,-

150

€ 100,-

€ 15.000,-

Informatiemedewerker huisvestingsbeleid Afdelingshoofd Bouwen & Onderhouden Projectleider Bouwen & Onderhouden Ondersteuning financiën door afdeling OCU Adviseur Vastgoed

150

€ 60,-

€ 9.000,-

40

€ 100

€ 4.000,-

400

€ 100,-

€ 40.000,-

400

€ 100,-

€ 40.000,-

70

€ 100,-

€ 7.000,-

Bouwkundig adviseur

40

€ 100,-

€ 4.000,-

Bouwkostendeskundige

50

100

€ 5.000,-

Strategisch planeconoom

50

100

€ 5.000,-

20

gemeente Eindhoven

Projectplan –

TOTAAL INTERN DOORBELAST SUBTOTAAL

€ 184.000,-

Overige kosten (15%)

€ 110.613,-

TOTAAL

€ 848.033,-

€ 737.420,-

* Een aantal interne uren worden doorbelast aangezien de te verrichten werkzaamheden ten behoeve van de totstandkoming van een IHP op deze wijze niet binnen de reguliere werkzaamheden vallen.

gemeente Eindhoven

21


3.3.2

Overige betrokkenen

De volgende externe partijen zijn betrokken bij dit project: b Schoolbesturen PO, VO en SO b Spil-partners 3.3.3

Overlegvormen

Hieronder worden de voornaamste overlegvormen weergegeven die georganiseerd worden met bijbehorende frequentie. Overlegvorm

Frequentie

Stuurgroep IHP

1 x per maand

Klankbordgroep IHP

1 x per maand

Projectgroep IHP

1 x per maand

Werkgroepen

1x per 2 weken

College B&W

Vanaf fase I van dit projectplan IHP

Raad

Vanaf fase I van dit projectplan IHP

22

gemeente Eindhoven

gemeente Eindhoven Projectplan IHP Vastgesteld op

Recommend Documents