A
gemeente Eindhoven
Projectplan
Beheer Maatschappelijk Vastgoed
Sector Grond & Vastgoed
Uitgave Gemeente Eindhoven Taskforce Maatschappelijk Vastgoed
Projectplan – Sector Grond & Vastgoed
Colofon
gemeente Eindhoven
Projectplan –
Inhoudsopgave
1
DOCUMENTBEHEER .......................................................................................... 4 1.1 1.2 1.3 1.4
2
VERSIE ......................................... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. DISTRIBUTIE .................................. FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. AKKOORDVERKLARING................... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. ALGEMENE INFORMATIE ................. FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD.
PROJECTINHOUD ............................................................................................... 5 2.1 INLEIDING ................................................................................................. 5 2.2 DOELSTELLING ......................................................................................... 6 2.3 PROJECTRESULTAAT ................................................................................ 7 2.4 METHODIEK BEHEERMODEL ...................................................................... 8 2.5 RANDVOORWAARDEN BEHEERORGANISATIE(S) ......................................... 9 2.6 RELATIE MET IHP ONDERWIJSHUISVESTING ............................................. 10 2.7 RELATIE MET OVERIGE EIGENAREN VAN MAATSCHAPPELIJK VASTGOED .... 10 2.8 PROCES VAN TOTSTANDKOMING ............................................................. 11 2.8.1 De Taskforce Maatschappelijk Vastgoed ......................................... 11 2.8.2 Organisatie............................................................................................ 12 2.8.3 Het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed ................... 13 2.8.4 Werkgroepen ........................................................................................ 15
3
PROJECT BEHEERSING.................................................................................. 18 3.1 TIJD ....................................................................................................... 18 3.2 GELD ..................................................................................................... 18 3.3 Organisatie / Overlegvormen....................................................................... 19
gemeente Eindhoven
3
1
Documentbeheer
Projectplan Beheer Maatschappelijk Vastgoed ID-nummer
n.v.t.
Bestuurlijk aanspreekpunt
Mary Fiers Mary-Ann Schreurs Lenie Scholten
Leidende programmalijnen Ambtelijk opdrachtgever
Directieraadslid Roy Beijnsberger
Projectmanager
Pierre van Hemmen
Ingangsdocumenten/ producten
Begroting Collegeakkoord Bezuinigingsopgave Kadernota 2012-2014 Missive knelpunten en kaders buurtontmoeting Missive planmatige afstemming gebruik maatschappelijk vastgoed Welzijn: de vaag centraal Twee jaar pandprogrammeren Pilot Woensel-Noord
4
gemeente Eindhoven
2
Projectinhoud
2.1
Inleiding
De gemeente Eindhoven heeft de ambitie om haar beleidsdoelstellingen en functies op het gebied van maatschappelijke activiteiten in de stad te realiseren en streeft daarbij op gebiedsniveau een optimale mix van voorzieningen na. Zij wil daarbij haar maatschappelijk vastgoed gericht inzetten, in samenhang met maatschappelijk vastgoed van onze samenwerkingspartners in de stad. Het coalitieakkoord vormt hiervoor één van de directe aanleidingen om op een andere manier om te gaan met maatschappelijk vastgoed: “Maatschappelijk vastgoed (cultureel vastgoed, scholen, sportaccommodaties en vrijetijdsaccommodaties) willen we optimaal gebruiken voor functies waaraan behoefte is in de stad. We zien op dit terrein mogelijkheden om geld te besparen. Als we weten welke behoeftes er zijn, maken we een keuze. We hebben bijvoorbeeld ongeveer 50 vrijetijdsaccommodaties voor Eindhoven. Vraag is welke we willen behouden en welke niet. Maar ook of interessante combinaties te maken zijn met andere functies, bijvoorbeeld sport. De accommodaties die we niet willen behouden verkopen we. Voor het cultureel vastgoed gaan we een fundamentele discussie voeren. Het college heeft de opdracht om: - Een meerjarenprognose te ontwikkelen voor het maatschappelijk vastgoed en op basis daarvan te sturen; - Het overig gemeentelijk vastgoed door te lichten.” (coalitieakkoord Werken aan Morgen, 2010-2014)
De gemeente Eindhoven heeft erg veel gebouwen in eigendom. Veel van die panden dienen een maatschappelijk doel: sportgebouwen, scholen, buurthuizen, etc. Ook woningcorporaties en particulieren zijn in het bezit van maatschappelijk vastgoed. Het is onze overtuiging dat we met minder kunnen en met minder moeten. Maar we willen ook dat we aan burgers goede voorzieningen aanbieden. Om met name de gebouwen die we inzetten voor ontmoeting (buurthuizen, infowinkels, multifunctionele accommodaties zoals Spilcentra en De Toeloop en De Hangar) goed te organiseren is één plek nodig die de regie neemt. Regie nemen betekent: zorgen dat de programma's die belangrijk zijn voor de stad op de juiste plek kunnen worden uitgevoerd, goed gefaciliteerd, dat het beheer goed wordt uitgevoerd, dat er sluitende exploitaties zijn en dat er degelijke contracten onder het gebruik van gebouwen liggen." Hiernaast is uit eerdere onderzoeken is geconcludeerd dat de match tussen de ruimtevraag en het vastgoed verbeterd moet worden om zo de efficiency van zowel het beleid als ook het vastgoed te vergroten. Het in eigendom hebben, gemeente Eindhoven
5
inzetten en laten gebruiken van maatschappelijk vastgoed is hierbij geen doel op zich, maar een middel om maatschappelijke effecten te bereiken. Omdat deze maatschappelijke effecten op veel deelgebieden van de maatschappij tot stand komen, is vanuit de gemeente een integrale, sectoroverstijgende aanpak noodzakelijk. Dit projectplan beschrijft route hoe te komen tot een integraal, sectoroverstijgend Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed (voorheen Maatschappelijk Beheer Bedrijf genoemd). Dit Projectbureau wordt een platform voor alle actoren in het veld (zorginstellingen, woningbouwcorporaties, welzijnsinstellingen, culturele instellingen, onderwijsinstellingen en sportverenigingen) zodat er coördinatie ontstaat op het totale aanbod van maatschappelijk vastgoed. In het projectbureau werken de gemeentelijke sectoren M&M, E&C, GBO, S&B en G&V nauw met elkaar en met de actoren in de stad samen.
2.2
Doelstelling
De doelstelling van het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed is het realiseren van beleidsdoelstellingen op het terrein van onderwijs, jeugd, cultuur, sport, welzijn en gebiedsontwikkeling door het maatschappelijk, economisch en ruimtelijk verantwoord inzetten (verwerven, ontwikkelen/(ver)bouwen, aanhuren, verhuren/in gebruik geven, exploiteren en/of beheren/onderhouden) van maatschappelijk vastgoed. Afstemming met samenwerkingspartners is daarbij van cruciaal belang. De strategie bestaat uit het integraal benaderen van de totale maatschappelijke vastgoedportefeuille met bijbehorende organisaties, functies, activiteiten, subsidiestromen, budgetten, opbrengsten en kosten. De voordelen hiervan zijn een: - gestructureerde benadering in plaats van ad-hoc oplossingen; - kostenbeheersing en verhogen van de efficiency (leveren van een bijdrage aan de bezuinigingsopgave) - Mutaties in de voorraad en de daaraan gekoppelde geldstromen zijn direct inzichtelijk; - Door het programma, de exploitatie, de facilitaire zaken en het vastgoedbezit helder uit te werken op gebouwniveau kunnen we de multifunctionele accommodaties beter te laten functioneren. - duidelijkheid en transparantie intern binnen de gemeente maar ook naar partners en gebruikers. - Vanuit één plek regie en coördinatie op het totale aanbod van maatschappelijk vastgoed. Dit biedt hoognodige duidelijkheid voor actoren in het veld (zorginstellingen, woningbouwcorporaties, welzijnsinstellingen, culturele instellingen, onderwijsinstellingen en sportverenigingen).
6
gemeente Eindhoven
De kracht van het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed moet zijn dat de deelnemende sectoren hun kennis en informatie uitwisselen en vervolgens eenduidig en transparant naar buiten brengen. Het inhoudelijk afstemmen van zaken op het gebied van vastgoed, beheer, exploitatie en beleid vormt daar een belangrijk onderdeel van. Dit zal leiden tot een versteviging van de positie van de gemeente naar actoren in het veld.
2.3
Projectresultaat
De beoogde resultaten zijn om in de periode 2012-2014 te komen tot: - Het feitelijk operationeel zijn van het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed in de vorm van een matrixorganisatie. - Gebiedsgericht (stedelijk, stadsdeel, wijk, buurt), vanuit een grondige analyse in beeld brengen van de behoefte aan maatschappelijk vastgoed in relatie tot de maatschappelijk vraag, te beginnen in drie gebieden en voor het einde van 2013 uit te rollen over de gehele stad; - Het volledige overzicht van het totale voorzieningenprogramma en het bijbehorende maatschappelijk vastgoed op het niveau van de stad zowel in eigendom van de gemeente Eindhoven als in eigendom van derden. - Door het programma, de exploitatie, het beheer, de facilitaire zaken en het vastgoedbezit helder uit te werken op gebouwniveau de multifunctionele accommodaties beter te laten functioneren. - Komen tot een reductie van het maatschappelijke vastgoed waarmee de taakstellende bezuinigingsopdracht, zijnde het onderdeel afstoten VTA’s, oplopend tot een bedrag van € 250.000,-- in 2014 gefaseerd kan worden gerealiseerd. Waarbij voor gebruikers uit leegkomende accommodaties gekeken zal worden naar alternatieven door intensief medegebruik elders te stimuleren. - Realiseren van aangepaste subsidievoorwaarden waarin de relatie wordt gelegd tussen subsidie en gebruik van maatschappelijk vastgoed - Het uitwerken van een toolkit waarbij volledig contractmanagement op gebouwniveau wordt toegepast met de rolverdeling en de volledige rolbeschrijving van alle taken die noodzakelijk zijn om een MFA te laten functioneren. - Opzetten van een digitaal boekingssysteem inclusief een “Funda”-achtige site maatschappelijk vastgoed - Verder digitaliseren en in samenhang brengen tussen reeds voorhanden zijnde systemen bij de verschillende sectoren op de verschillende deelgebieden zodanig dat informatie inzetbaar is voor het functioneren van het Projectbureau - Samenwerking met het veld. (VVA, buurtverenigingen, Lumens, Korein, onderwijs, woningcorporaties). Periodieke vervolgafspraken n.a.v. de stakeholders gesprekken.
gemeente Eindhoven
7
2.4
Methodiek beheermodel
Het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed zal werken volgens een instrumentele methodiek – een beheermodel. In dit beheermodel vormen vier onderdelen het hart van de denklijn. Dit zijn het programma beheer, het eigenarenbeheer, het exploitatiebeheer en het facilitair beheer. In de onderlinge relatie tussen beleidsprogramma – subsidie – vastgoed eigendom – gebruikers/exploitanten - facilitaire beheer moeten voortdurend dezelfde vragen worden gesteld. - Vanuit welke strategisch programma/beleidslijnen kan een oordeel worden gevormd over het belang van een functie - Welke functie is belangrijk voor de stad en waar willen we deze huisvesten (gebied, locatie, gebouw) - Komt de functie in aanmerking voor ondersteuning vanuit de gemeente. Dit kan in de vorm van beleid (bestemmingsplannen, vergunningen etc), subsidie en/of gemeentelijke huisvesting. Het beheermodel wordt uitgewerkt op een drietal niveaus; - Strategisch: op het niveau van de stad - Tactisch: op het niveau van het gebied (wijk,buurt) - Operationeel: op het niveau van het gebouw In de bijlage is de schematische weergave van het model opgenomen. Eigenaren beheer Het uitoefenen van de eigenaarsrol, dit betekent op strategisch niveau voortdurend inzicht hebben in de eigendommen en de daaraan gekoppelde functionaliteiten m.a.w. voor welke functies is het gebouw geschikt. Op operationeel niveau dient vervolgens per gebouw inzichtelijk te zijn wat de kosten van het gebouw zijn uit te splitsen in de kapitaalslasten, het onderhoud, de verzekeringskosten, de ozb, de rioolrechten. Vervolgens wordt de huurstelling bepaald. Exploitatie beheer De verschillende gebruikers in een gebouw exploiteren in het gebouw hun vereniging, stichting, hobbyclub etc. Deze exploitatie wordt in de huidige situatie al dan niet aangevuld met subsidie. Onderdeel van de exploitatie is de vergoeding die betaald moet worden voor het gebruik maken van de huisvesting. Alle bijdragen van de gebruikers uit hun exploitatie t.b.v. de huisvesting vormt de dekking voor de huurlast van het gebouw. Er ligt dus een directe relatie tussen de verstrekte subsidie aan de instelling die gebruik maakt van gemeentelijk vastgoed en de inning van de huur (het optellen van alle bijdrages in de huisvesting uit de exploitatie van gebruikers in het object). De bijdragen in de huisvestingskosten van de gebruiker kan bestaan uit huur of uit een bijdrage per tijdseenheid in geval van medegebruik. 8
gemeente Eindhoven
De huur is noodzakelijk ter dekking van de vastgoedexploitatie om een kwalitatief gebouw te kunnen verhuren wat goed is onderhouden en geschikt blijft voor haar functie. Facilitair beheer Met facilitair wordt bedoeld dat het gebouw schoon, heel en veilig moet zijn en blijven. De verantwoording hiervoor ligt bij de huurders/gebruikers/exploitant. Onderdelen van het facilitair beheer zijn het klein onderhoud, toezicht, schoonmaak, beveiliging, vuilafvoer, groenvoorziening, inventaris, verzekeringen, voldoen aan vergunningen etc. Voor facilitair beheer geldt dat bij een multifunctioneel gebouw het vaak complex is. Wie doet wat, waar liggen de verantwoordelijkheden etc. In de methodiek neemt de gemeente als eigenaar de regie ter hand voor de realisatie in eerste aanzet van het facilitair beheer, zonder daarmee te treden in de eigen verantwoordelijkheid van de gebruikers. Programmabeheer Op het niveau van het gebouw is vooral bij een multifunctionele accommodatie het programmabeheer erg belangrijk, het vormt de visie van het gebouw en geeft aan welke functies er in geplaatst zijn en hoe die onderling tot elkaar verhouden. Het programma dient een bijdrage te leveren in de synergie tussen de gebruikers. Tevens geeft het richting bij mutaties en wijziging van gebruikers. Rollen en verantwoordelijkheden binnen het model Vanuit het model worden rollen, verantwoordelijkheden en financiële geldstromen duidelijk. Deze zaken moeten vervolgens per gebouw vastgelegd worden in onderlinge afspraken met de eigenaar, de exploitanten en de gebruikers. Hiervoor is het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed een toolkit aan het ontwikkelen die duidelijk aangeeft wat de interne rollen en verantwoordelijkheden zijn en wat de externe rollen en verantwoordelijkheden zijn.
2.5
Randvoorwaarden Beheerorganisatie(s)
Wij stellen een aantal randvoorwaarden aan organisaties die beheer van gemeentelijk maatschappelijk vastgoed uitvoeren. Deze randvoorwaarden zijn: De organisatie heeft het beheer van vastgoed als primaire taak, tenzij het een aantoonbare meerwaarde voor de programmering en exploitatie van het maatschappelijk vastgoed heeft dat het beheer door een andersoortige organisatie wordt uitgevoerd; Hiernaast dient de beheerorganisatie te sturen op: De betrokkenheid van bewoners; Geen uitsluiting van mensen of groepen. Ruime openingstijden die aansluiten bij de activiteiten en doelgroepen; gemeente Eindhoven
9
-
-
2.6
Sluitende financiële exploitatie met inachtneming van de doelen die worden nagestreefd met het maatschappelijk vastgoed. Dit betekent dat gehanteerde prijzen passend moeten zijn voor het maatschappelijk effect dat we beogen. Actieve bijdrage aan op te zetten digitaal boekingssysteem.
Relatie met IHP onderwijshuisvesting
Met het in werking stellen van het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed zijn en worden er zaken geïnventariseerd ook op het gebied van de Spil-centra. Dit loopt deels parallel aan het opstellen van een Integraal HuisvestingsPlan (IHP) Onderwijs. Het IHP Onderwijs is gericht op de planning van onderwijsvoorzieningen en zal dus inzicht geven in de planning en investeringen van de accommodaties voor speciaal onderwijs, primair onderwijs, voortgezet en speciaal onderwijs. Daar waar een koppeling bestaat met andere functies binnen een accommodatie, zoals bij een Spil en een sportaccommodatie, zal dit door het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed in relatie met IHP worden gebracht. Dit betekent dat er nauwe afstemming zal plaatsvinden over de raakvlakken en informatie wordt uitgewisseld.
2.7
Relatie met overige eigenaren van Maatschappelijk Vastgoed
Niet alleen de gemeente Eindhoven is in deze stad eigenaar van maatschappelijk vastgoed. Met name ook woningcorporaties zijn hierin partij. In de afgelopen jaren is door de corporaties aangegeven dat zij belangstelling hebben in kopen van een aantal panden. In dit kader zal in elke ontwikkeling getoetst worden in hoeverre dat nog aan de orde is en zal verkoop van panden aan met name de corporaties worden afgewogen.
10
gemeente Eindhoven
2.8
Proces van totstandkoming
2.8.1
De Taskforce Maatschappelijk Vastgoed
Met het proces om te komen tot het Projectbureau Beheer Maatschappelijk vastgoed beginnen we niet op 0. In mei 2011 is namelijk reeds een Task Force Maatschappelijk Vastgoed ingesteld. Hierin participeren de gemeentelijke sectoren M&M, E&C, GBO, S&B en G&V. Deze Taskforce had de opdracht om, te komen tot het opstellen strategische kaders, tactische uitgangspunten en operationele spelregels opgesteld waarbinnen het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed moet functioneren. Deze opdracht is inmiddels deels afgerond. De resultaten van de Taskforce zijn: Onderdeel Strategie
Maatschappelijke functies
Vastgoed inventarisatie Toegankelijk maken van de informatie Bepalen scoop
Stakeholders
Contractvorming
Resultaat Basisnotitie vanuit coalitieakkoord met schematische weergave van de 4 functiegebieden en de opdracht om nader in te vullen WAAROM, WIE, HOE, WAT en WAARMEE. Inhoud: nut en noodzaak van de functies Proces: dynamiek van de situatie versus het perspectief van de mogelijkheden; Middelen: beleid, publiekrechtelijke instrumenten, subsidies, vastgoed Productie van gebiedsgebonden overzichten van vastgoed (met oriëntatie op functies), interne mogelijkheden per pand, huidige bezetting, overzicht subsidierelaties en wensbeeld. Is deels gereed. Is in gang gezet; voorlopig resultaat te verwachten medio 2012 Externe systemen (aanbieders) zijn verkend en geplaatst naast interne systemen. GeoGids en Cultuur Totaal worden getoetst op bruikbaarheid in dit kader. Gekozen is voor een voorlopige versmalling van het totale maatschappelijke vastgoed naar het gebied buurtontmoeting en multifunctionele accommodaties. Relatie met het IHP Onderwijs wordt scherp bewaakt Met alle partijen is overleg gevoerd en suggesties zijn verwerkt in de voorlopige documenten. Adviesgroep wordt ingesteld. Systematische aanpak hiervan wordt nu uitgewerkt
Met ingang van begin 2012 is de Taskforce worden opgeheven en zijn de werkgroepen, de opgeleverde resultaten en de nog resterende activiteiten in het nieuwe Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed worden opgenomen.
gemeente Eindhoven
11
2.8.2
Organisatie
Zoals eerder al gesteld draagt de inzet van maatschappelijk vastgoed bij het bereiken van doelstellingen op veel deelgebieden van de maatschappij. Hierdoor is een integrale, sectoroverstijgende aanpak vanuit de gemeente noodzakelijk. Uitgangspunt is vervolgens dat iedere sector haar specifieke kennis, middelen en informatie inbrengt in het nieuwe projectbureau. Het projectbureau krijgt hiermee de vorm van een matrix-organisatie. Op bestuurlijk niveau zijn, gezien de integraliteit in het projectbureau, drie portefeuillehouders betrokken en verantwoordelijk, zijnde Mary-Ann Schreurs, Mary Fiers en Lenie Scholten. Op ambtelijk niveau treedt de directieraad op als opdrachtgever voor het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed, de opdrachtnemer is het sectorhoofd van de sector Grond en Vastgoed. In de stuurgroep zijn alle betrokken sectoren vertegenwoordigd. Behalve betrokkenen binnen de gemeente, spelen in dit proces spelen ook veel externe partijen een rol. Dit zijn o.a. de volgende organisaties en/of overlegstructuren: - VTA besturen, verantwoordelijk voor hun eigen gehuurde VTA m.b.t. beheer en exploitatie; - Lumensgroep, verantwoordelijk voor een aantal VTA’s - Woningcorporaties, zijn zelf eigenaar en/of exploitant van maatschappelijke accommodaties en hebben belang bij leefbaarheid in de wijk door o.a. buurtontmoeting - Stichting Ruimte, huurt en exploiteert maatschappelijk vastgoed t.b.v. cultuur - Woningcorporaties / Vitalis - VVA Voorstel is dan ook om een externe adviesgroep met vertegenwoordigers van bovenstaande organisaties en overlegstructuren in te stellen die de gemeente gaat adviseren cq kritische vragen stelt over hetgeen ontwikkeld wordt. Hiernaast zal ook een bestuurlijke klankbordgroep met gebruikers worden ingesteld.
12
gemeente Eindhoven
Schematisch ziet een en ander er als volgt uit:
Raad Klankborgroep College B&W (gebruikers)
Directieraad: Adviesgroep
Stuurgroep:
(organisaties) Procesmanager Directie
Projectbureau (G&V, M&M, K&C, M&M, S&B, GBO)
WG 1
WG2
WG4
WG5
Strategie
Maatschappelijke functie
In gebruik geven
Makelaardij Maatschappelijk
(wat is er?)
2.8.3
vastgoed
Het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed
Het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed heeft tot taak de dagelijkse aansturing van de werkgroepen. De resultaten worden tweewekelijks besproken. Het projectbureau heeft tevens tot taak als aanspreekpunt te fungeren bij acute problemen bij de huidige VTA’s en multifunctionele accommodaties om dat geconstateerd is dat de problematiek vaak sectoroverstijgend is. Vervolgens zal het projectbureau sturen op wie waar voor ingezet wordt. Dit is geen structurele oplossing maar de factfinding bij acute problemen zal worden teruggenomen en behandeld worden in het projectbureau. Mocht het noodzakelijk zijn dan zal het projectbureau teams vormen om acute situaties projectmatig aan te pakken. De bemensing vindt plaats uit de geformeerde werkgroepen plus een inzet vanuit het projectmanagementbureau. De aanpak van de werkgroepen en de toepasbaarheid daarvan zal geconcretiseerd worden op deelgebieden in de stad. Het projectbureau waakt over de integraliteit tussen de werkgroepen.
gemeente Eindhoven
13
De activiteiten van het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed in de periode 2012-2014 zijn: 1. In samenspraak met de partners zes gebieden (Bennekel, Lievendaal- ’t Ven- Drents Dorp, Oud-Woensel, en het gebied Bloemenbuurt ZuidGerardus Plein- Kerstroosplein- Nieuwe Erven) aanwijzen als eerste tranche waarin gefaseerd een uitgebreide analyse van wat de maatschappelijke vraag is en of dit matched met het huidige aanbod en de analyse van wat de bijdrage in dit aanbod is van de gemeente. Het resultaat hierbij kan zijn dat er maatschappelijk vastgoed wordt verkocht en dat medegebruik wordt geïntensiveerd. Waarbij rekening wordt gehouden met de taakstelling in de bezuinigingen bij VTA’s en de afstoot van vastgoed. 2. De relatie leggen tussen de maatschappelijke activiteit, de subsidie, de huisvestingscomponent, de kostprijs en het gebied en het daarbij eventueel aanpassen van de subsidievoorwaarden 3. Het ontwikkelen en uitvoeren van een procedure waarin de gemeente als eigenaar van gebouwen de regie voert inzake het realiseren van het beheer 4. Het uitwerken van een toolkit waarbij volledig contractmanagement op gebouwniveau wordt toegepast met de rolverdeling en de volledige rolbeschrijving van alle taken die noodzakelijk zijn om een MFA te laten functioneren. 5. Opzetten van een digitaal boekingssysteem inclusief een “Funda”-achtige site maatschappelijk vastgoed 6. Verder digitaliseren en in samenhang brengen tussen reeds voorhanden zijnde systemen bij de verschillende sectoren op de verschillende deelgebieden zodanig dat informatie inzetbaar is voor functioneren Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed 7. Middels de sturingsinformatie die voorhanden komt maatschappelijke objecten afstoten met functies er in of leeg. Waarbij voor gebruikers uit leegkomende accommodaties gekeken zal worden naar alternatieven door intensief medegebruik elders te stimuleren. 8. Samenwerking met het veld. (VVA, buurtverenigingen, Lumens, Korein, onderwijs, woningcorporaties). Periodieke vervolgafspraken n.a.v. de stakeholders gesprekken.
14
gemeente Eindhoven
2.8.4
Werkgroepen
De werkgroepen die vanaf 1 januari 2012 gaan starten zijn: Werkgroep 1: 1. Strategie Deelnemers: M&M, GBO, S&B, E&C Resultante: Inventarisatie van beleidsdocumenten die invloed hebben op maatschappelijke vastgoed portefeuille van de hele stad dus inclusief die van de stakeholders. Toepasbaar maken van opgestelde matrix t.b.v. werkgroep makelaardij maatschappelijk vastgoed. Deze werkgroep heeft een tijdelijk karakter. Werkgroep 2: 2. Maatschappelijke functie (wat is er) Deelnemers: GBO, S&B, E&C, G&V Resultante: continue in beeld houden van welke functies er in de stad aanwezig zijn, duiding van het maatschappelijke belang van deze functies en duidelijkheid wat de gemaakte afspraken zijn vanuit de verstrekte subsidie door de gemeente. Hulpmiddel hierbij is met name de sociale atlas maatschappelijke instellingen en Cultuur Totaal Werkgroep 3: 3. Maatschappelijk Vastgoed (waar bevindt het zich fysiek) en de relatie met de stakeholders Deelnemers: GBO, E&C, G&V Resultante: volledig inzicht verkrijgen per gebiedsdeel wat er is aan maatschappelijk vastgoed, waar het zich bevindt, wat de gebruikskwaliteit is (waar is het voor geschikt), wat kost het (koop, huur, in gebruikgeving per tijdseenheid). Tevens heeft deze werkgroep tot taak het contact te onderhouden met de stakeholders en de samenwerking met het veld tot stand te brengen. Waarbij de stakeholders worden betrokken en ze laten functioneren vanuit hun huidige rollen. Ze worden op verschillende niveaus benadert zowel op gebiedsniveau als op gebouwniveau. Continue contact houden en informeren en betrekken van wat we aan het doen zijn. Hierbij wordt de schilstructuur van de stadteams ingezet. Deze werkgroep heeft een relatie met het plan van aanpak IHP. De werkgroep zal gebruik maken van de reeds voorhanden zijnde stakeholdersanalyses.
gemeente Eindhoven
15
Werkgroep 4: 4. Werkgroep in gebruik geven Deelnemers: S&B, G&V Resultante: Werkwijze uitwerken in een toolkit bruikbaar voor iedere medewerker van de gemeente die te maken heeft met maatschappelijk vastgoed en in het bijzonder multifunctionele accommodaties waarbij de verbinding wordt gelegd tussen het functionele programma, de exploitatie van de bedrijfsvoering van de subsidie begunstigde, de vastgoedexploitatie en de facilitaire zaken in het gebouw. Waaruit volgt volledig contractmanagement op alle onderdelen met een correcte tariefstelling op het gebied van huur en in gebruik geving per tijdseenheid Werkgroep 5: 5. makelaardij maatschappelijk vastgoed Deelnemers: GBO, G&V Resultante: Op basis van verkregen inzichten met betrekking tot de vraag naar huisvesting en de het aanbod aan accommodaties per gebied, begeleiden en huisvesten van functies. Dit niet alleen zelf doen maar ook in oveleg en samenwerking met de diverse stakeholders (o.a. Support punt, de Lumens Groep, Stichting Ruimte). Het huidige ‘Huisvestingsoverleg’ uitbouwen met het opzetten, inrichten, bemensen en uitoefenen van een centrale loketfunctie, waar maatschappelijke organisaties terecht kunnen met vragen over de mogelijkheden van huisvesting binnen gemeentelijke accommodaties. Via een ‘intakegesprek’ worden de organisaties, hun activiteiten, hun doelgroepen, de momenten waarop de activiteiten plaatsvinden en hun huisvestingswensen helder in beeld gebracht. In samenspraak met de verantwoordelijke beleidsafdeling(en) wordt bepaald of de activiteiten belangrijk zijn voor de stad en of de Gemeente de activiteiten gaat ondersteunen. Als de ondersteuning (mede) bestaat uit het faciliteren in huisvesting, dan wordt huisvestingvraag afgestemd met het totale aanbod aan maatschappelijke accommodaties binnen de stadsgrenzen van Eindhoven.
16
gemeente Eindhoven
Hulpmiddelen daarbij zullen zijn een “Funda achtige site” en een boekingssysteem op het gebied van maatschappelijk vastgoed. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van bestaande tools binnen de gemeente zoals daar zijn GeoGids de sociale atlas maatschappelijk vastgoed en de nieuwe vastgoeddatabase gemeentelijke gebouwde eigendommen. produkten: - loket ‘Huisvesting Maatschappelijke Functies (HMF)’ - intakegesprekken + verslaglegging - vaststellen ‘nut en noodzaak’ van de activiteiten - vaststellen mate en vorm van ondersteuning door de Gemeente - ”funda-site” maatschappelijk vastgoed digitale boekingssite (Per werkgroep wordt indien nodig interne en/of externe expertise toegevoegd) De Taskforce heeft onder meer geconstateerd dat een hoop gegevens niet volledig beschikbaar en ontsloten zijn. Teneinde de informatie voor de werkgroepen beter te ontsluiten en te verwerken en daarmee voldoende inzicht te verkrijgen betekent dit dat er een aantal geografische gebieden wordt aangewezen waarin afgebakend iedere werkgroep haar gegevens gaat complementeren. De controle op de kwaliteit van de input en output door de werkgroepen vindt plaats door het Projectbureau. Deze legt de zaken voor aan de stuurgroep om hiermee de wethouders te informeren. Het college van B&W en de raad worden 2 x per jaar volgens een nog te ontwikkelen format geïnformeerd. Het projectbureau zal eventueel te nemen besluiten door college en de raad tijdig via de stuurgroep voorbereiden.
gemeente Eindhoven
17
3
Project beheersing
3.1
Tijd
De onderstaande tabel geeft de fasen/ mijlpalen met de voornaamste bijbehorende producten weer. Werkgroep
Producten
1. strategie
- Inzicht in relevante beleids- Q2 - 2012 documenten - Beoordeling ‘nut en nood- Q2 - 2012 zaak’van de functie; - inzicht in de aanwezigheid Q2 - 2012 van alle functies in de stad - Inzicht in al het aanbod aan Q2 – 2012 maatschappelijk vastgoed in de stad; - Verzorgen van frequent Q2 - 2012 overleg met de stakeholders
2. maatschappelijke functie 3. maatschappelijk vastgoed
4. in gebruik geven 5. makelaardij
3.2
- Uitwerken instrumenten uit de toolkit; - Loket Huisvesting Maatschappelijke Functies - “Funda”-site MV - Digitale boekingssite
Begindatum
Einddatum 2014 2014 2014 2014
Q2-2012
Q2 – 2012
Q3 - 2012
Q2 – 2012
Q3 – 2012
Q3 – 2012 Q3 - 2012
Q4 – 2012 Q4 - 2112
Geld
De betreffende sectoren verbinden zich aan de inzet en continuering van de bezetting van de interne uren. De externe kosten van in totaal € 181.000,-- per jaar worden voor 2012 gedekt uit de bijdragen van de betrokken sectoren. Discipline
Aantal uren per jaar
Stuurgroep:
572
Projectbureau:
1.248
Werkgroepen:
2.000
Projectmanagement:
1.040
TOTAAL
4.860 uur
18
Kosten
gemeente Eindhoven
Maatschappelijk makelaar
€ 66.000,--
Extern: gegevensinventarisatie Extern: “Funda”-site Maatschappelijk Vastgoed Extern: integratie diverse datasystemen Extern: Beheer en onderhoud systemen TOTAAL
€ 40.000,-€ 25.000,-€ 20.000,-€ 30.000,-€ 181.000,--
3.3 Organisatie / Overlegvormen Hieronder worden de voornaamste overlegvormen weergegeven die georganiseerd worden met bijbehorende frequentie. Overlegvorm
Frequentie
Stuurgroep
1 x per maand
Projectbureau
14 dagen
Werkgroepen
14 dagen
Adviesgroep
4 maal per jaar
Klankbordgroep
2 maal per jaar
gemeente Eindhoven
19
