gemeente Eindhoven Handboek Huisvesting Gemeente Eindhoven

A

gemeente Eindhoven

Handboek Huisvesting Gemeente Eindhoven

Projectmanagement Versie: DEFINITIEVE versie 1.8c December 2011

cho/PB11041188

December 2011

Weet Wat Werkt voor Huisvesting -

Colofon

Uitgave Gemeente Eindhoven Projectmanagement Datum December 2011

gemeente Eindhoven

December 2011


Inhoudsopgave Inhoudsopgave....................................................................................................3 Voorwoord 4 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Inleiding 5 Waarom een handboek Huisvesting? 5 Voor wie is dit handboek en hoe te gebruiken? 5 Welke ontwikkelingen zijn van invloed? 6 Wat zijn onze ambities? 8 Resultaat 10 Leeswijzer 10

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Kaders en uitgangspunten 11 Ambities vertaald naar huisvesting 11 Kaders en uitgangspunten voor de locatiekeuze huisvesting 11 Kaders en uitgangspunten voor de verdeling van de ruimte 12 Toelichting structuurplan, vlekkenplan en indelingstekening 13 Toelichting wettelijk kader 16 Toelichting bepalen aantal m2 per sector/afdeling 18 Toelichting aanpak wijzigingsverzoeken 19 Toelichting spelregels voor het gebruik van de ruimte 20

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Bouwstenen werkplekken en ondersteunende ruimten 21 Inleiding 21 Overzicht behoefte aan alle bouwstenen 21 Werkplekken 24 Overleg plekken 28 Werkplekfaciliteiten 31

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

Centrale facilitaire voorzieningen 35 Inleiding 35 Samenvatting centrale facilitaire voorzieningen 35 Ontvangst en centrale vergaderruimtes en opleidingsruimte 36 Archieven, post, scannen en repro 36 Technische ruimten 37 Expeditie, magazijnen, opslag, afvoer en liften 37 Sanitair en natte ruimtes 38 Beveiliging 38 Overige ruimten 39

5 Huisstijl huisvesting 40 Bijlage 1: Structuurplan 42 Bijlage 2: Uitwerking Centrale facilitaire voorzieningen gemeente Eindhoven

43 3

December 2011


Voorwoord

Eindhoven is een zelfbewuste en krachtige stad, die denkt in kansen en anticipeert op de veranderingen in de wereld om haar heen. Op het gebied van technologie, design en duurzaamheid speelt Eindhoven een innovatieve rol; maar ook op andere maatschappelijke terreinen, zoals de zorg. Een stad met dit bijzondere karakter heeft een gemeentelijke organisatie nodig: - die is afgestemd op de continue veranderende behoeften van de stad; - met betrokken, deskundige en flexibele medewerkers die met passie en plezier, hun werk doen en trots zijn op de bijdrage die ze leveren; - die kan meebewegen met actuele economische en maatschappelijke ontwikkelingen; - en steeds meer samenwerkt in verschillende vormen met een diversiteit aan mensen en organisaties. Dit vergt het één en ander van onze organisatie en van onze medewerkers. Om hier mede vorm aan te kunnen geven willen we als Gemeente Eindhoven graag Het Nieuwe Werken invoeren. Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken. Daarbij gaat het om thuiswerken, een betere kantoorwerkplek en de juiste ICT hulpmiddelen. Maar ook om zaken als een beter begrip van de ambities van de organisatie, een inspirerende bedrijfscultuur, andere vormen van aansturing en leiderschap, betere balans tussen privé en werk, minder regels en procedures, en slimmere manieren van samenwerken. Het Nieuwe Werken vraagt om een uitnodigende en flexibele werkomgeving. Omdat informatie steeds meer digitaal en dus tijd- en plaats onafhankelijk beschikbaar gemaakt kan worden, wordt de kantoorwerkplek veel meer een plek waar ontmoeten en samenwerken centraal staan. Ook het werkstijlenonderzoek dat eind 2010 in onze gemeente is gehouden laat duidelijk zien dat er allerlei wensen zijn over onze huisvesting, facilitaire dienstverlening en ICT ondersteuning. Dit onderzoek heeft belangrijke informatie opgeleverd, die is meegenomen in dit handboek. Dit Handboek Huisvesting vormt de basis voor iedereen, die verantwoordelijk en betrokken is bij de realisatie en het beheer van onze huisvesting en werkplekken. Met de gezamenlijke inspanning van iedereen bouwen we aan een uitnodigende en flexibele werkomgeving waar we elkaar ontmoeten en samenwerken. Met vriendelijke groet, Paulien Pistor

4

gemeente Eindhoven

December 2011


1

Inleiding

1.1

Waarom een handboek Huisvesting?

De noodzaak voor een handboek huisvesting blijkt uit het volgende: -

-

-

-

-

De gemeentelijke huisvesting is versnipperd in veel verschillende gebouwen. Dit zorgt voor (onnodig) hogere kosten. Er ligt dus een noodzaak/wens om de kosten voor huisvesting te verlagen. Er ontstaan steeds meer (tijdelijke) samenwerkingsverbanden met partners. Daarnaast verschuiven er steeds meer taken van de centrale overheid naar de gemeente. Het kunnen opvangen van groei en krimp in onze huisvesting is dus noodzakelijk. Onze organisatie visie ‘Weet wat werkt!’ zou zijn weerklank moeten vinden in de wijze waarop onze medewerkers in onze gebouwen professioneel, met moderne (ICT) werkplekondersteuning werken. We zien echter binnen de gemeentelijke gebouwen dat er verschillende werkconcepten zijn (Mercado flexwerken, KBC en Stadskantoor mix van werkvormen, MO gebouw eigen werkplek).Onze gemeentelijke organisatie mist hierdoor de gewenste gemeenschappelijke professionele uitstraling en herkenbare ‘look en feel’. Onze gebouwen stralen niet direct een ‘Eindhoven gevoel’ uit. De wens om Het Nieuwe Werken (HNW) in te voeren sluit hierbij aan. De wijze waarop de huisvesting en inrichting zijn vormgegeven spelen een belangrijke rol bij aantrekkelijk werkgeverschap. Er bestaat geen eenduidig beleid op het gebied van huisvesting, dat is samengebracht in een handzaam document. Hierdoor is er steeds weer opnieuw veel voorwerk nodig om wijzigingen in huisvesting voor te bereiden en door te voeren. Daarnaast bestaan er veel ongeschreven afspraken en verworvenheden uit verleden. Dit maakt het lastig om de huisvesting en facilitaire dienstverlening efficiënt in te richten.

Met dit handboek willen we een antwoord geven op de vraag hoe ziet goede en eigentijdse huisvesting gebaseerd op Het Nieuwe Werken er dan uit, welke uitstraling willen we en welke kaders en uitgangspunten gebruiken we? Denk daarbij aan de verdeling van de ruimten over de sectoren en afdelingen, de verschillende werkplekken, maar ook de facilitaire en technische ruimtes.

1.2

Voor wie is dit handboek en hoe te gebruiken?

Het handboek is primair bedoeld om de programmamanager Huisvesting, de sectoren verantwoordelijk voor de interne dienstverlening (AIHD, P&O, en ICT), en de sector verantwoordelijk voor het gemeentelijk onroerend goed (Grond & Vastgoed) te ondersteunen in hun rol om goede huisvesting te realiseren en te beheren voor de medewerkers van de gemeente Eindhoven. gemeente Eindhoven

5

December 2011


Door gebruik te maken van het handboek Huisvesting helpen we onze medewerkers, klanten en bezoekers, samenwerkingspartners en leveranciers beter en sneller bij huisvestingsvraagstukken. Het handboek geeft overzichtelijk weer op welke wijze planvorming kan worden doorvertaald naar een concrete inrichting van ruimten en welke normen daarbij worden gehanteerd. Bij alle aanvragen met betrekking tot huisvesting is het handboek Huisvesting de leidraad waarin de kaders en uitgangspunten zijn beschreven. Het handboek beschrijft wat er nodig is om tot de realisatie van een flexibele werkplekomgeving te komen. Hierin wordt mede rekening gehouden met de benodigde informatie voor exploitatie, maar ook duurzaamheid en weten regelgeving zijn integraal onderdeel van dit handboek. Aangezien realisatie van geschikte huisvesting en facilitaire inrichting relatief lange doorlooptijden kennen en kostbaar zijn, is getracht in dit handboek ook rekening te houden met interne en externe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn. De programmamanager Huisvesting is verantwoordelijk voor het beheer van het handboek en het uit te voeren beleid met betrekking tot de huisvesting van onze gemeentelijke organisatie.

1.3

Welke ontwikkelingen zijn van invloed?

Op zowel landelijk als lokaal niveau zijn er tal van ontwikkelingen die invloed hebben op de dienstverlening en de organisatie van de gemeente Eindhoven en daarmee impliciet ook op de (nieuwe) kantooromgeving. Met deze ontwikkelingen in het achterhoofd is getracht het handboek Huisvesting voldoende ‘toekomst proof’ samen te stellen, zodat onze huisvesting en inrichting hierop flexibel kan inspelen. Algemene ontwikkelingen - Snelheid van veranderen neemt toe. - Vraag naar flexibiliteit wordt groter. - Concrete gevolgen van ontwikkelingen zijn niet 100% in te schatten. Ontwikkelingen vanuit perspectief klant (burgers en ondernemers) - De gemeente wordt steeds meer een ingang voor alle overheidsvragen. - Eén ingang en eenduidige informatie vanuit alle contactkanalen: telefoon (14+ netnummer), balie, digitaal loket, post. - Klanten zijn mondiger en veeleisender. Dit heeft invloed op: openingstijden, service, maatwerk, bereikbaarheid en agressie.

6

gemeente Eindhoven

December 2011


Bestuurlijke ontwikkelingen - Verdere regionalisatie /decentralisatie van overheidstaken. - Verdergaande publiekprivate samenwerking - Bezuinigingen naar verwachting 25 miljoen per jaar cf. coalitieakkoord. Maatschappelijke ontwikkelingen - Versterking samenwerking (binnen de overheid en met ketenpartners) o.a. door taakverschuiving en regionalisering - Technologische ontwikkelingen (digitalisering, tijd- en plaatsongebonden werken, multichanneling, beveiliging, transparantie). - Ontwikkelingen m.b.t. arbeidsmarkt zoals vergrijzing, Y-generatie (20-35 jaar), balans werkprivé, individualisering, krapte - Financiële ontwikkelingen (bezuinigingen, publiek private samenwerking, minder m2 voor huisvesting, zelf doen of uitbesteden). - Prioriteitendiscussie m.b.t. kantoorgebouwen en appartementen + mogelijke bouwstop ministerie VROM. - Duurzaamheid (CO2-reductie, cradle-to-cradle, klimaatneutraal 2011). Ontwikkelingen werkomgeving - Werken wordt tijd- en plaatsongebonden, dus ook thuis werken waar dat kan. - Digitalisering is een must. - Activiteitgerichte faciliteiten. - Multifunctionele ruimtes. - Goede secundaire faciliteiten. - Gebouw(en) is/zijn gericht op ontmoeten en samenwerken. - Inrichting is duurzaam, tijdloos en aantrekkelijk voor Y-generatie. - Werkomgeving is mensgericht (instelbaar: meubilair, licht, temperatuur). - Publieksruimtes zijn open en transparant, maar wel veilig. Ontwikkelingen bouwen - Duurzaamheid (cradle-to-cradle, CO2-reductie) - Flexibiliteit - Klimaat neutraal eind 2011 - Bereikbaarheid en toegankelijkheid - Aantrekkelijk voor klanten en werknemers - Corporate identity (aanhaken bij kernwaarden Dichtbij, Doen, Durven) - Geschikt voor ‘Het Nieuwe Werken’ - Veilige (werk)omgeving

gemeente Eindhoven

7

December 2011


1.4

Wat zijn onze ambities?

In 2008 is de missie en kernwaarden van de gemeente Eindhoven uitgewerkt. Dit ziet er als volgt uit: Missie: Samen werken aan een verrassend aantrekkelijke, kansrijke en creatieve kennisstad waar iedereen meedoet en zich thuis voelt. Eindhoven: groot en dichtbij. Kernwaarden: Dichtbij: Durf: Doen:

Bij ‘Dichtbij’ kun je denken aan in de haarvaten van de stad; elkaar aanspreken; de ander; betrouwbaar; samen; luisteren; betrokken; de menselijke maat. ‘Durf’ grenzen opzoeken; meer doen dan het gewone; niet de letter maar de geest van de wet; kansen creëren; kansen zien en kansen grijpen. Achter ‘Doen’ zetten we een groot uitroepteken. Doen! spreekt voor zich.

Met onze missie en kernwaarden als uitgangspunt is in mei 2011 een nieuwe organisatievisie vastgesteld voor de gemeente Eindhoven: ‘Weet wat werkt!’. De ambities zoals verwoord in deze visie zijn gebaseerd op de ontwik-kelingen die op onze organisatie afkomen (zie vorige paragraaf). De kernboodschap van de visie is als volgt: Weet wat werkt! We willen een efficiënte, effectieve en flexibele organisatie zijn. Met de juiste professionele medewerker op de juiste plaats. Die ruimte krijgt én neemt om te excelleren en met passie en plezier werkt aan de ambities van de stad en de doelen van het bestuur. Gestimuleerd door bekwame, resultaatgerichte en inspirerende leidinggevenden. De ambities zoals geformuleerd in onze organisatievisie kunnen we mede bereiken door medewerkers te laten werken in een prettige, uitnodigende werkomgeving. Als uitgangspunt voor de huisvesting en faciliteiten gaan wij tevens uit van de principes van Het Nieuwe Werken. De organisatievisie is voor dit handboek vertaald naar een visie op het werkplekconcept voor de gemeente. Weet wat werkt! vertaald naar werkplekconcept: Ontmoeten en samenwerken in een uitnodigende, flexibele en duurzame omgeving.

8

gemeente Eindhoven

December 2011


Deze ambities zijn uitgangspunt voor de verdere uitwerking in dit handboek.

Ontmoeten en samenwerken

Vergroten openheid en transparantie in werkomgeving. Stimuleren ontmoeten door inrichting ontmoetingsruimtes. Creëren van multifunctionele werkplekken. Informatie overal en altijd toegankelijk. Meer mogelijkheden om (internationaal) samen te werken; gebruik de kracht van de stad.

Uitnodigende omgeving

Gebouwen zijn goed toegankelijk, veilig en gastvrij voor iedereen. Herkenbaarheid van de gemeente Eindhoven komt terug in gebouwen, en binnen afdelingen. (Design, licht, technology) Herkenbaarheid dienstverlenend karakter organisatie Uitnodigende en warme uitstraling van de werkplek. ‘Zelfdenkende’ en gebruiksvriendelijke ICT en facilitaire voorzieningen.

Flexibele omgeving

Flexibiliteit door standaardisering en multifunctionele werkplekken. Verruiming van werktijden voor medewerkers. Informatie altijd en overal toegankelijk. Middel onafhankelijk kunnen werken. Opvangen van groei en krimp van de organisatie. Inspelen op balans privé–werk.

Duurzame omgeving

Gebruik van duurzame en onderhoudsvriendelijke materialen. Terugdringen van energiegebruik. Ruimte en materiaal besparing in gebouwen. Herinzet van middelen. Duurzaam vervoersmanagement. Sociaal duurzame werkgever: oog voor gezondheid en arbeidsomstandigheden.

gemeente Eindhoven

9

December 2011


1.5

Resultaat

Het handboek Huisvesting is de vertaling van onze organisatievisie naar huisvestingsbeleid, gebruik makend van de principes van Het Nieuwe Werken. Onze huisvesting en kantoorinrichting moeten zichtbaar en voelbaar bijdragen aan wat voor soort organisatie wij willen zijn. Dit handboek geeft richting aan de korte termijn huisvestingsstrategie tot ca. 2020. Het handboek is tot stand gekomen in samenwerking met Draaijer + Partners; de werkgroep Werkconcept met deelnemers uit de sectoren AIHD, I&B en P&O, programmamanager Huisvesting, en programmamanager Het Nieuwe Werken. Het is getoetst aan een klankbordgroep, opdrachtgevend DR lid en de OR.

1.6

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 zijn de kaders en uitgangspunten opgenomen die van toepassing zijn op de huisvesting en inrichting van de gebouwen inclusief hoe de beschikbare ruimte over de sectoren wordt verdeeld. Hoofdstuk 3 beschrijft de verschillende werkplekken inclusief de decentrale facilitaire voorzieningen. In hoofdstuk 4 is een korte opsomming opgenomen van alle centrale facilitaire voorzieningen, die nodig zijn om de werkplekken en werkplekomgeving te faciliteren1. Tot slot staat in hoofdstuk 5 een eerste aanzet voor de huisstijl huisvesting beschreven, om richting te geven aan welke uitstraling we willen in onze gebouwen.

1

Een beschrijving van de pleinen is niet opgenomen in dit handboek; dit is volledig maatwerk

10

gemeente Eindhoven

December 2011


2

Kaders en uitgangspunten

Zonder een set van heldere afspraken, uitgangspunten en wettelijke kaders, is het lastig om toe te werken naar de gewenste huisvesting en kantooromgeving voor alle medewerkers. In dit hoofdstuk zijn de algemene kaders en uitgangspunten opgenomen, waarbij de principes van HNW de basis vormen.

2.1

Ambities vertaald naar huisvesting

Het gekozen werkconcept moet invulling geven aan de volgende ambities (zie ook paragraaf 1.4): 1. Ontmoeten en samenwerken 2. Uitnodigende omgeving 3. Flexibele omgeving 4. Duurzame omgeving Deze vier ambities staan centraal bij het ontwikkelen en de inrichting van de werkomgeving en zijn als volgt vertaald: 1. Afdelingen worden (zoveel mogelijk) op basis van samenwerkingsrelaties gepositioneerd; binnen de verschillende gebouwen. 2. Ondersteunende faciliteiten worden strategisch gepositioneerd; a. op centrale plekken tussen afdelingen, b. afhankelijk van kwantitatieve behoefte. 3. Maatwerk wordt geleverd op basis van de ontwikkelde inrichtingsbouwstenen. 4. Activiteiten en werkprocessen zijn leidend; a. voor de inrichting van gebouwen, b. voor de inrichting van werkplekken. Voor alle soorten werkplekken en ondersteunende voorzieningen zijn bouwstenen ontwikkeld. Deze worden beschreven in de hoofdstukken 3 en 4.

2.2

Kaders en uitgangspunten voor de locatiekeuze huisvesting

Onderstaande uitgangspunten zijn vastgesteld door de raad in 2009 ten behoeve van de lange termijn ambtelijke huisvesting. - Door werkplekdeling en – vervolgens – toepassing van het flexwerkconcept wordt het aantal vierkante meters voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie, ten opzichte van de huidige omvang, verminderd. Richtpunt hierbij is een vermindering van 20% ten opzichte van het huidige aantal vierkante meters. - Het stadhuis blijft bestuurs- en ontmoetingscentrum. - In principe wordt de gemeentelijke organisatie binnen maximaal 1000 meter loopafstand van het Stadhuis gehuisvest. - De locatie voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie moet goed bereikbaar zijn voor diverse verkeerssoorten, milieuvriendelijk en duurzaam mobiliteitsbeleid ondersteunen, zich op maximaal 750 meter loopafstand van het station bevinden en gemeente Eindhoven

11

December 2011


-

-

de huisvesting moet voldoen aan de eisen die in deze tijd in het kader van duurzaamheid aan een kantoorpand gesteld mogen worden. De huisvesting van de gemeentelijke organisatie draagt bij aan de stedelijke ontwikkeling. Het huidige huisvestingsbudget is taakstellend voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie voor de (middel)lange termijn. Hierbij wordt het huisvestingsbudget opgevat als “total costs of ownership” (TCO). In principe wordt uitgegaan van gemeentelijk eigendom van gebouwen die voor gemeentelijke huisvesting worden gebruikt.

2.3

Kaders en uitgangspunten voor de verdeling van de ruimte

De verdeling van de beschikbare ruimtes over sectoren en afdelingen gebeurt centraal via de programmamanager Huisvesting, maar wel in afstemming met de verschillende verantwoordelijk sectoren. Daarbij worden de volgende spelregels gehanteerd: Toewijzen aan organisatieonderdelen van gebouwen, ruimten, gebruik van meubilair en inrichting is gebaseerd op onderstaande afwegingen: -

-

-

-

-

Clusteren van sectoren en/of afdelingen in gebouwen of delen van gebouwen gebeurt (zoveel mogelijk) op basis van samenwerkingsrelaties (structuurplan) tussen sectoren en afdelingen. Van daaruit wordt het vlekkenplan en vervolgens de indelingstekening opgesteld. Echter voorop staat dat efficiency leidend is voor het vlekken- en indelingsplan. Zie voor de verdere uitwerking paragraaf 2.4. Voor de ruimtetoedeling en -indeling worden minimaal de eisen volgens het bouwbesluit en de arbo wetgeving gehanteerd. Daarnaast volgen we de verschillende NEN-normeringen, Arbo Informatiebladen, bouwbesluit en overige weten regelgeving. Zie ook paragraaf 2.5. Bij toewijzing van de ruimte wordt gekeken naar de primaire processen en uit te voeren activiteiten (functionele ondersteuning); Iedereen (tenzij functioneel of arbo-technisch onmogelijk) werkt volgens het flexconcept. Daarin wordt een flexfactor gehanteerd van 67%, wat wil zeggen dat er voor elke 10 medewerkers 6,7 werkplekken worden gerealiseerd. Hierin is als uitgangspunt meegenomen dat minimaal 5% van de medewerkers thuis werkt en dat we door spreiding en thuiswerken het verschil tussen de bezetting op de drukste dag van de week en de gemiddelde weekbezetting met 50% terugbrengen. Er wordt gestreefd naar 5% ‘extra ruimte’ per pand2 bij de eerste inrichting voor Het Nieuwe Werken ten behoeve van opvang van toekomstige groei en krimp. Elke sector/afdeling maakt gebruik van de bouwstenen zoals beschreven in hoofdstuk 3. Er wordt uitgegaan van het aantal eigen medewerkers (incl. boventalligen3), waarbij 1 medewerker maar bij 1 sector meegeteld kan worden. Externe inhuur, stagiaires, etc. worden niet meegeteld, in plaats daarvan wordt een percentage gehanteerd van 20% als toeslag voor de flexibele schil.

2

Geldt niet voor Mercado en politieke ruimtes Stadhuis, omdat hier niets verandert

3

Eigen medewerkers die niet in de formatie (personeelsbegroting) zitten, maar wel voor de gemeente werken.

12

gemeente Eindhoven

December 2011


-

-

-

-

-

-

Qua werkplekken wordt uitgegaan van een verhouding van 90% standaard werkplekken en 10% CAD tekenwerkplekken. Voor de standaard werkplek wordt uitgegaan van 11 m2 nuttig vloeroppervlak. Hierin is inbegrepen de werkplek en de afdelingsgebonden werkplek- en overlegfaciliteiten (bv. printen, garderobe en pantry), zie ook paragraaf 2.6. Het nuttig vloeroppervlak vermeerderd met 20% (trappen, sanitair etc) leidt tot een VVO (verhuurbaar vloeroppervlak) van 13,2 m2 Voor de CAD tekenwerplek wordt uitgegaan van 13 m2 nuttig vloeroppervlak. Hierin is inbegrepen de werkplek en de afdelingsgebonden werkplek- en overlegfaciliteiten (bv. printen, garderobe en pantry), zie ook paragraaf 2.6. Het nuttig vloeroppervlak vermeerderd met 20% (trappen, sanitair etc) leidt tot een VVO (verhuurbaar vloeroppervlak) van 15,6 m2 Waar van toepassing wordt rekening gehouden met specifieke eigenschappen/eisen van aanwezige functies en of met arbo-gerelateerde individuele aanpassingen. Het kan voorkomen dat een sector moet schuiven binnen een gebouw of tussen gebouwen om zo een efficiënte ruimte vrij te maken voor een andere sector/afdeling. Kleine wijzigingsverzoeken gaan via de servicedesk, grotere eerst via de programmamanager huisvesting. Alle verzoeken moeten passen binnen de spelregels uit het handboek huisvesting. Zie verder ook paragraaf 2.7. Ruimtes die niet nodig zijn (i.v.m. groei en krimp) voor eigen huisvesting worden afgestoten of tijdelijk verhuurd. Zolang dat niet het geval is worden ze zoveel mogelijk afgesloten (dus geen schoonmaakkosten, etc.). Voor het gebruik van de ruimte worden spelregels opgesteld waarin zaken als cleandesk, geluid, etc. vertaald worden in afspraken. Zie ook paragraaf 2.8. Alle dienstgebouwen worden ingericht conform de gemeentelijke huisvesting huisstijl. Zie hoofdstuk 5. Daar waar sprake is van ‘samenwonen’ met partners zal maatwerk nodig zijn. Het handboek huisvesting is (zoveel mogelijk) ook van toepassing bij het huisvesten van externe partners binnen de dienstgebouwen van de gemeente Eindhoven Escalatie vindt plaats via de Directieraad, bij de directeur die de ambtelijke huisvesting in portefeuille heeft.

In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk worden een aantal van de hierboven genoemde uitgangspunten nader toegelicht.

2.4

Toelichting structuurplan, vlekkenplan en indelingstekening

Voordat met de inrichting van gebouwen wordt gestart, is een er uitgebreide voorbereiding op papier nodig. Dit verloopt van grof naar fijn via de volgende 3 stappen: Opstellen Structuurplan – Opstellen Vlekkenplan – Maken Indelingstekening. Uitvoering van deze stappen vindt plaats op basis van de kaders en uitgangspunten uit dit hoofdstuk en de bouwstenen uit de hoofdstukken 3 en 4. Het opstellen van het structuur- en het vlekkenplan gebeurt centraal (via de programmamanager Huisvesting). De uiteindelijke indelingstekeningen voor sectoren en/of afdelingen worden gemaakt in samenwerking met de sectoren en/of afdelingen. Hieronder een nadere toelichting.

gemeente Eindhoven

13

December 2011


Structuurplan Het structuurplan geeft op globaal niveau weer in welke gebouwen de verschillende afdelingen gepositioneerd worden op basis van de samenwerkingsrelaties die deze afdelingen onderling hebben. Hierin is nog geen rekening gehouden met omvang van afdelingen en de beschikbare ruimte binnen de gebouwen. Het structuurplan geeft op hoofdlijnen inzicht in de ruimtelijke relaties. Er wordt daarin nog niet gekeken naar de kenmerken van de gebouwen of naar de plaats voor sectoren binnen een gebouw. Zie hieronder een voorbeeld:

Bij de gemeentelijke reorganisatie Eindhoven Eén (in 2009) is er een structuurplan opgesteld. Dit is geactualiseerd ten behoeve van de korte termijn huisvesting 2011-2020 en als bijlage 1 toegevoegd aan dit handboek. Bij (grote) toekomstige wijzigingen in de organisatie en/of samenwerkingsrelaties tussen sectoren is het van belang om het structuurplan aan te passen. Vlekkenplan Volgend op het structuurplan wordt een vlekkenplan gemaakt. In het vlekkenplan zijn de sectoren en afdelingen opgenomen die binnen een gebouw kunnen worden gepositioneerd op basis van structuurplan. Hierbij staat voorop dat efficiency leidend is voor het vlekken- en indelingsplan en niet de relaties tussen de sectoren Voor het maken van het vlekkenplan is het nodig om te weten hoeveel medewerkers er per sector/afdeling gehuisvest moeten gaan worden4. Daarbij wordt er rekening gehouden met de gebouwgebonden beperkingen. Dit kan

4

Verdeling gebaseerd op de personeelsplanning van P&O van d.d. april 2010 4: - Aantal eigen medewerkers (excl. Sportbedrijven en Van Abbe): 1906 (1602 FTE) - Inhuur: 374 medewerkers (= 19,6 %) (361 FTE) - Partners: geen aantal, maar hiervoor wordt 5000 m2 meegenomen (= voldoende voor ongeveer 300 werkplekken) - Voor het parkeren gaan we uit van de volgende verdeling voor woon-werk verkeer: 21% OV, 45% fietsen en 34% autogebruik (info vanuit project mobiliteit). Daarnaast is er ruimte voor dienstfietsen en –auto’s en medische indicatie. 14

gemeente Eindhoven

December 2011


soms betekenen dat een afdeling niet volgens het structuurplan gepositioneerd kan worden, dan wordt er gekeken naar de best mogelijke positie. Hieronder weer een voorbeeld:

Indelingstekening Het indelingsplan volgt weer op het vlekkenplan. Op basis van het aantal medewerkers is de omvang van de vlek bepaald in het vlekkenplan, vervolgens wordt op basis van functionele behoeftes een indelingstekening gemaakt. Dit is de vertaling van de functionele behoefte naar de verschillende bouwstenen (zie hoofdstuk 3). Vanzelfsprekend wordt daarbij gestreefd naar indelingen die ook voor andere organisatieonderdelen bruikbaar zijn om zo de flexibiliteit te bevorderen en kosten te minimaliseren bij verhuizingen. Hieronder een voorbeeld indelingstekening:

Om een indelingstekening te maken is het noodzakelijk inzage te hebben in de werkprocessen van de sector/afdeling en de functionele behoeftes die daaruit volgen. Op basis van een inventarisatie bij de afdeling kunnen dan inrichtingsbouwstenen worden bepaald en in samenspraak met de sector en/of afdeling (manager en medewerkers) wordt dan de indeling vastgelegd binnen de toegewezen vlek (ruimte) in een tekening.

gemeente Eindhoven

15

December 2011


Soms zijn er beperkingen waardoor een indelingsplan niet volledig kan worden uitgevoerd. Dit kan te maken hebben met gebouwgebonden beperkingen of budgettaire beperkingen. In het eerste geval kunnen aanpassingen niet gedaan worden omdat bijvoorbeeld de constructie niet veranderd kan worden of omdat dan niet meer wordt voldaan aan wettelijke eisen. Bij budgettaire beperkingen kan gedacht worden aan enerzijds de (niet) beschikbare budgetten en/of de verhouding tussen de kosten en voordelen die dit oplevert.

2.5

Toelichting wettelijk kader

Op dit moment (oktober 2011) zijn de volgende regelingen onderdeel van het wettelijk kader. Dit wettelijk kader wordt in acht genomen bij alle huisvestingszaken: Wet & Regelgeving

-

Arbowet Arbocatalogus Agressie en Geweld Sector Gemeente Arbozorg Agressiebeleid (veilige publieke taak) Richtlijnen beelschermwerk van ministerie SZW

Arbo Informatiebladen

-

Nr. 1: Arbo en verzuimbeleid Nr. 2: Werken met beeldschermen Nr. 7: Kantoren Nr. 8: Zittend en staand werk

Nen-normen

-

NEN 2580: ruimte normen van gebouwen NEN 1814: ventilatie van gebouwen NEN 2443: parkeren NEN 1824: inrichting gebouwen NEN-EN 12464-1: licht NEN-EN-ISO 9612: geluid NEN 2449: Ergonomie v.d. werkplek NEN EN 527-1: kantoormeubelen, werktafels en bureau’s (Europese norm) NEN EN 1335, EN 13761: overige Europese normen m.b.t. kantoren NEN 1813: Ergonomie kantoormeubelen NEN 4000: Bedrijfshulpverlening

Overige

-

NPR 6070-2010.nl: sturen op duurzame inzetbaarheid van medewerkers Bouwbesluit Eisen t.b.v. gebruiksvergunningen panden (door Brandweer) Richtlijn Internationaal Toegankelijkheids Symbool (ITS)

16

gemeente Eindhoven

December 2011


Nadere uitwerking Inrichting gebouwen NEN 1824 Volgens de NEN 1824 (versie 2010) gelden de onderstaande eisen voor kantoren: Vloeroppervlak algemeen In een kantoorvertrek is ruimte nodig voor plaatsing van kantoormeubilair, de PC en het beeldscherm. Op de juiste wijze t.o.v daglicht/ramen en rekening houdend met privacy, overleg, telefoneren, beweging, planten, persoonlijke spullen, e.d. Verder is het uit ergonomisch oogpunt nodig dat de vloeroppervlakte voldoende is voor het bereiken van de werkplek, de kasten, het raam, enz. en dat de werkplek voldoende ruimte biedt het meubilair zo op te stellen dat er zo min mogelijk hinder is van: -verbinding door directe lichtinval door vensters of van armaturen; - spiegeling van vensters, armaturen of lichte oppervlakken; - koude of warmtestraling van de vensters; - luchtstromen van luchtinblaasopeningen; - geluid. Ook moet de benodigde ruimte het mogelijk maken laden en kasten voldoende te kunnen openen, apparatuur en installaties te kunnen onderhouden en de ruimte te kunnen schoonmaken.

In bijgaand overzicht wordt een weergave gegeven van de m² normen betreffende werkplekken. Deze wordt als uitgangspunt genomen voor de gemeente Eindhoven.

Berekeningswijze m² NEN 1824 De minimale benodigde oppervlakte wordt bepaald door de ruimte voor de medewerker, inclusief de circulatieruimte op de werkplek, het meubilair, de apparatuur en de benodigde kasten. Elk kantoorvertrek moet voldoen aan minimumafmetingen die te berekenen zijn uit de sommering van de verschillende elementen in de ruimte, zoals de aanwezige personen, het kantoormeubilair, de kasten en de vergadervoorzieningen. Element Minimumoppervlakte De medewerkers 4 m² voor iedere werkplek die gewoonlijk langer dan 2h per dag door één of meer medewerkers wordt gebruikt, inclusief kantoorwerkstoel en circulatieruimte op de werkplek De kantoorwerktafel 1 m² voor een werkplek met een plat beeldscherm 2 m² voor een werkplek met een CRT-beeldscherm 1 m² voor een lees/schrijfvlak 2 m² voor een vlak voor uitleg van tekeningen De kasten 1 m² voor elke vrijstaande kast of verrijdbare (lade)kast De vergadervoorziening 2 m² per persoon

gemeente Eindhoven

17

December 2011


De eisen voor de kantoorwerktafel moeten voldoen aan NEN 2449. Bij beeldschermwerkzaamheden, waar fysieke documenten worden gebruikt, moet worden voorzien in een lees/schrijfvlak.Voor het overige meubilair en apparatuur (archiefkasten, printer, fax e.d.) moet de minimaal vereiste oppervlakte worden bepaald uit het ruimtebeslag van het meubilair en de apparatuur en de ruimte om deze voorzieningen te gebruiken of te bedienen.

Deze eisen zijn gerelateerd aan de werkplek en zullen dan ook als minimale norm gelden voor het vaststellen van de m² behoefte van een afdeling. Alle andere eisen die opgenomen zijn in de NEN 1824 zullen eveneens worden meegenomen bij het opnieuw inrichten van gebouwen. Hierbij valt te denken aan de indeling van een kantoorvertrek, minimale eisen voor verkeersruimten, vergaderruimten, restaurantruimten, etc. Uitwerking licht en geluid: NEN-EN 12464-1 en NEN-EN-ISO 9612 Of men bij het werk hinder ondervindt van geluid hangt niet alleen af van het geluidsniveau, maar ook van de aard van het werk, de daarvoor vereiste concentratie en de nagalmtijd. Hieronder volgen een aantal grenswaardes. Kom je hierboven dan wordt geluid in het algemeen als hinderlijk ervaren. -

Voor plaatsgebonden en/of concentratiewerk geldt een grenswaarde van ongeveer 45-/50 decibel. Voor ‘bewegelijk’ normaal werk geldt een grenswaarde van 50-60 decibel. Voor een technische ruimte en een laboratorium geldt een grenswaarde van 60-65 decibel . De bouwkundige inrichting geeft aan dat een nagalmtijd niet langer mag zijn dan 0,5 seconde.

Over licht op de werkplek wordt het volgende gezegd: aangezien op veel plaatsen zowel ‘conventioneel’ kantoorwerk als beeldschermwerk in één ruimte wordt verricht is het gewenst in deze gevallen uit te gaan van normaal verlichte kantoorruimten. De meeste visuele taken kunnen verricht worden in het gebied van 200 lux tot 800 lux. Het te kiezen niveau is onder andere afhankelijk van de aanwezigheid van vensters, zwakke contrasten en aanwezigheid van oudere werknemers. Te veel licht wordt vaker als meer hinderlijk ervaren dan te weinig licht.

2.6

Toelichting bepalen aantal m2 per sector/afdeling

Het vaststellen van de vierkante meters voor het gebruik van ruimten van de gemeente Eindhoven is bepaald op basis van de wettelijke eisen en richtlijnen, zoals de NEN 1824, en op basis van de resultaten van het werkstijlenonderzoek, welke in 2010 is uitgevoerd. Dit leidt tot een nuttig oppervlak per standaard of teken werkplek van 11 m² resp. 13 m². Dit is inclusief alle sector en/of afdelingsgebonden faciliteiten zoals de ‘bureau’werkplekken (verschillende soorten), informele overleg faciliteiten, pantry’s, projectvoorzieningen, afdelingsarchief, lockers, garderobe, etc. Maar ook de afdelingsgebonden verkeersruimte (= de loopruimte tussen de bureaus). 18

gemeente Eindhoven

December 2011


Voor de werkplek zelf geldt een norm van 6 (standaard) tot 8m² (tekenaars) en voor de overige voorzieningen wordt gerekend met 5m² per werkplek. Op basis van activiteiten wordt uitgegaan van 90% standaard ‘bureau’werkplekken en 10% CAD tekenwerkplekken. Daarnaast wordt er een flexfactor gehanteerd van 67% 5. Dit houdt in dat er (gemiddeld) voor elke 10 medewerkers van een sector 6,7 ‘bureau’ werkplekken zullen zijn. Rekenvoorbeeld Sector A heeft 100 medewerkers met standaardwerkplekken. Hiervoor geldt een m² toekenning van: 100 medewerkers x 11m² = 1100m² x 0,67 flexfactor = 737 m² De exacte indeling van een ruimte wordt bepaald in een indelingstekening (zie paragraaf 2.4) . De verhouding tussen de ruimte per werkplek (13m²) en de totaaloppervlakte van een gebouw (VVO en BVO) is (op basis van ervaringscijfers Draaijer + Partners) als volgt: - Netto-oppervlakte (werkplekken + publieksruimtes + ruimte politiek): 100% - Verhuurbaar vloeroppervlak (VVO) (sanitair, trappen, etc.): 120%

2.7

Toelichting aanpak wijzigingsverzoeken

Kleine vragen, klachten en storingen met betrekking tot huisvesting en de facilitaire dienstverlening en ICT kunnen via de servicedesk worden gemeld. Grotere vragen (uitbreiding of verbouwing) van de huisvesting starten met een gesprek tussen de programmamanager huisvesting en de verantwoordelijke manager van de sector en/of afdeling om de behoefte nader te inventariseren, maar ook om het verdere proces toe te lichten. De vraag wordt getoetst aan de uitgangspunten in dit handboek en er wordt gekeken of de ruimte beschikbaar is en of er financiering is. Indien akkoord dan zal de aanvraag via het reguliere proces (servicedesk, etc.) worden opgepakt. Eerst komen de offertes en financiering (incidenteel en structureel), tekeningen, arbo-toets en eventueel advies/instemming OR en akkoord van de klant (incl. draagvlak binnen de sector/afdeling voor de wijziging), daarna volgt de uitvoering.

5

Deze flexfactor is gebaseerd op de resultaten van het werkstijlenonderzoek uit 2010, op ervaringscijfers bij andere gerenommeerde bedrijven die HNW hebben ingevoerd, en op literatuurstudie.

gemeente Eindhoven

19

December 2011


2.8

Toelichting spelregels voor het gebruik van de ruimte

Bij het ontwikkelen en vaststellen van een werkplekconcept horen ook spelregels en afspraken betreffende het gebruik van het nieuwe werkplekconcept. Dit zorgt ervoor dat we prettig kunnen werken en dat de ruimte en de inrichting ook efficiënt en duurzaam gebruikt kunnen worden. De spelregels zijn gebaseerd op de uitgangspunten rondom Het Nieuwe Werken en algemene omgangsvormen. Indien nodig worden ze aangevuld met sectorgebonden afspraken. Hieronder staan een aantal onderwerpen die daarin meegenomen gaan worden. - Omgang met de werkplek - Omgang met overlegruimtes - Cleandesk (aan het eind van elke dag bureau leeg, geen stapels papier op kasten etc.) 6 - Archivering - Persoonlijke spullen - Omgang pantry en/of ontmoetingsruimtes - Telefoneren - Muziek - Pauzes - Naleving van de spelregels

6

Opgeruimde manier van werken zodat werkplekken niet persoonsgebonden, maar flexibel in gebruik zijn

20

gemeente Eindhoven

December 2011


3

Bouwstenen werkplekken en ondersteunende ruimten

3.1

Inleiding

In dit hoofdstuk worden de bouwstenen beschreven die gebruikt worden bij de inrichting van de kantooromgeving. Deze bouwstenen zijn mede ontwikkeld op basis van de al jaren succesvolle flexibele kantoorinrichting van Mercado; de uitkomsten van het werkstijlenonderzoek 7 en voorbeelden van andere organisaties. Ze worden gebruikt bij de inrichting van alle kantoren van de gemeente Eindhoven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen werkplekken, overlegplekken en bouwstenen betreffende overige voorzieningen die een relatie hebben met de directe werkomgeving (werkplekfaciliteiten). Denk bijvoorbeeld aan pantry’s, printen kopieerruimten, afdelingsarchief, en garderobes. Om de huisvesting en inrichting goed te kunnen organiseren moeten we een aantal zaken weten: 1. Hoe zijn de samenwerkingsrelaties tussen sectoren (structuurplan) ? Welke sectoren zou je bij elkaar in de buurt willen huisvesten? Zie paragraaf 2.4. 2. Hoeveel medewerkers (eigen, inhuur, partners) moeten gehuisvest worden (t.b.v. vlekkenplan)? En wat betekent dit voor de totale behoefte aan werkplekken en vergaderplekken? Zie paragraaf 2.4. 3. Hoeveel m2 is nodig per werkplek, vergaderplek etc. en hoe verhouden de verschillende soorten werkplekken zich tot elkaar (t.b.v. indelingstekening? De in dit hoofdstuk uitgewerkte bouwstenen vormen de basis voor de daadwerkelijk inrichting en indeling van een ruimte (indelingstekening). (punt 3)

3.2

Overzicht behoefte aan alle bouwstenen

Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden (type activiteit) worden de werkplekken en overlegplekken ingericht. Ze worden zo ingericht dat de medewerkers overal hun werk kunnen doen en voorzien van alle faciliteiten die daarbij horen (ICT, in hoogte verstelbaar etc). Daarnaast zijn er ook een aantal bijzondere werkplekken voor medewerkers die vanuit de aard van de werkzaamheden een vaste en/of aangepaste werkplek nodig hebben, of voor medewerkers die vanuit ARBO perspectief een ‘aangepaste’ werkplek nodig hebben. In de omgeving van de werkplekken bevinden zich informele overlegvoorzieningen, aanlandplekken, stamtafels, loungewerkplekken, projectruimtes, pantry’s, etc.

7

Werkstijlenonderzoek is eind 2009 uitgevoerd met als resultaat een beeld van hoe er gewerkt wordt binnen gemeente Eindhoven en welke wensen en knelpunten er zijn met betrekking tot de huisvesting, ICT en facilitaire dienstverlening.

gemeente Eindhoven

21

December 2011


Voor alle type werkzaamheden zijn bouwstenen ontwikkeld die in onderstaande tabel zijn benoemd en verderop in dit hoofdstuk nader beschreven. De meeste bouwstenen zijn qua maatvoering eenvoudig om te bouwen naar andere bouwstenen. Bijvoorbeeld een gesloten informele overlegruimte is om te bouwen naar een projectruimte, door alleen te wisselen van meubilair. Daarnaast is uit het eerder genoemde werkstijlenonderzoek, ervaringscijfers van Mercado, en via extern advies een gemiddelde verhouding te onderkennen in de behoefte aan de diverse bouwstenen. Deze gemiddelde verhouding is leidraad bij het maken van de indelingstekeningen van alle afdelingen. Afhankelijk van de specifieke kenmerken van werkzaamheden van een sector/afdeling kunnen de verhoudingen enigszins verschuiven. Type bouwsteen Open standaard werkplek

Maatvoering 6 m²

Open teken (CAD) werkplek

8 m²

Functiegebonden werkplek (open)

6m²

Concentratiewerkruimte (gesloten)

Veelvoud van 6 m² + 1 m2 voor de deur

Projectruimte (gesloten)

Veelvoud van 6 m² + 1 m2 voor de deur

Multifunctionele werkplekken (Café en lunch werkplekken, stamtafel of aanlandplekken) Open informele overleg ruimte Gesloten informele overlegruimte Formele vergaderruimte (reserveren)

2 m² per stoel

2%

2 m² per stoel

10%

2 m² per stoel + 1 m2 voor de deur 2 m² per stoel + 1 m2 voor de deur

Percentage 65%

11%

Toelichting ‘bureau’werkplek in blokken van max. 4 bureaus. ‘bureau’werkplek in blokken van max. 4 bureaus. ‘bureau’werkplek, andere maatvoering is mogelijk bijv. balies, in principe open werkplek ‘bureau’werkplek voor 1, 2, of 4 personen in gesloten ruimte. Rekening houden met stramienmaat gebouw ‘bureau’werkplek voor max 8 personen. Rekening houden met stramienmaat gebouw In open ruimte, bv. Restaurant of op open vloerveld of rondom de pantry. max 6 personen max 8 personen

12%

Diverse maten

Totale verdeling bouwstenen

100%

T.b.v. werkplekken, etc.

Woon-werk via OV Woon-werk via fiets Woon-werk via auto

21,6% 44,5% 33,9%

Totaal verdeling woon-werk

100%

22

Plus dienstfietsen Plus dienstauto’s en medische indicatie. Niet voor extern personeel. T.b.v. parkeren gemeente Eindhoven

December 2011


Globaal moeten er dan gemeentebreed 850 plekken voor fietsen zijn in de diverse stallingen bij de dienstgebouwen (naar rato verdeeld over de verschillende panden). Daarbij rekening houden met een (beperkt) aantal elektrische fietsen. Voor auto’s moeten er in totaal 650 parkeerplaatsen zijn (in parkeergarages en op overloopterreinen). De autoparkeerplaatsen dienen daarbij op loopafstand van de verschillende panden te liggen. Overige kengetallen ten behoeve van het maken van indelingstekeningen Type bouwsteen Maatvoering Verhouding Toelichting Kastruimte

1 m2 per kast

85% versus 15%

Aantal Open versus aantal Gesloten werkplekken Aantal ‘bureau’werkplekken (open + gesloten) versus aantal CAD tekenwerkplekken Aantal werkplekken (open+ gesloten) versus aantal (formeel + informeel) overlegplekken Aantal informele overlegplekken versus aantal formele overlegplekken

Aantal werplekken versus aantal pantry

2m2 per stoel + m2 voor aanrecht, automaat, etc.

Aantal werplekken (open en gesloten) versus aantal servicepunten Garderobe op de open vloervelden

gemeente Eindhoven

Per medewerker 0,7 m: is 1,5 lage kast per 4 bureaus (open + gesloten). Alle kasten worden op de open vloervelden geplaatst.

4,8 m2 voor 40 bureaus (open + gesloten)

90% versus 10%

Bureau werkplekken incl. functiegebonden en multifunctionele werkplekken (zie 3.3)

75% versus 25%

Standaard + CAD tekenwerkplekken Informeel overleg: open en gesloten (zie 3.4)

45% versus 55%

Formele overlegplekken zijn de te reserveren vergaderruimten.

1 koffieautomaat per 35 werkplekken (open + gesloten)

Richtlijn: 1 koffieautomaat per 50 tot 150 medewerkers. Per 4 bureaus dient er in de pantry 1,5 stoel aanwezig te zijn om te voorzien in de arboregels m.b.t. pauzeruimte. Eventueel dus 1 pantry voor 2 vlekken (i.v.m. inzet koffieautomaten). Printerruimte t.b.v. multifunctional (1m2), papiercontainer (1m2) en 1 kast (1m2) voor papier en kantoorbenodigdheden

Per 30 werkplekken 1 servicepunt Min. 1 per vlek

23

December 2011


3.3

Werkplekken

Hieronder worden de verschillende typen werkplekken omschreven. Bouwsteen Werkplek

Open standaard werkplek

Activiteiten & Functioneel gebruik

Geschikt voor routinematige (beeldscherm)werkzaamheden, telefoneren, e-mailen, semigeconcentreerd werken aan dossiers, rapporten, etc. De ruimte wordt gebruikt door teams, bezetting kan wisselen, opstellen spelregels voor gebruik is van belang. De ruimte wordt ook wel groepskantoor of teamruimte genoemd. Ook partners kunnen hier in overleg werken. Meubilair Bureau formaat 160 x 90 cm, in hoogte verstelbaar, met kabelgoot, bureaustoel. Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813. ICT infrastructuur • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 8 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • 1 standaard PC • 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Overige werkplek voorzieningen Zie paragraaf 3.5 Open werkruimte voor één of meerdere personen Licht: direct daglichttoetreding, verlichting minimaal 200 lux Akoestiek: maximaal 60 DB en afscherming tussen bureaus Situering: zoveel mogelijk a (an de gevel ivm daglichttoetreding Facilitaire voorzieningen op maximaal 50 meter van de werkplek De nabijheid van drukke verkeersruimte of faciliteiten vermijden i.v.m. geluidsoverlast Werkplekken kunnen in verschillende opstellingen geplaatst worden Deze werkplekken worden vaak gecombineerd met stilteruimtes en overlegplekken Werkplek 4 m², plat beeldscherm 1 m², lees/schrijfvlak 1 m² = totaal 6 m² Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes.

Omschrijving werkplek & inrichting

Omschrijving ruimte

Afmeting Overige opmerkingen

8

In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011).

24

gemeente Eindhoven

December 2011


Bouwsteen Werkplek Activiteiten & Functioneel gebruik


Omschrijving ruimte


9

Open teken (CAD) werkplek Solistisch tekenwerk waarvoor grote tekeningen gebruikt worden, maar waarvoor niet in stilte gewerkt hoeft te worden Tekeningen raadplegen, indien nodig met meerdere mensen De ruimte wordt veelal gebruikt door teams, bezetting wisselend, opstellen spelregels voor gebruik is van belang. Deze werkplekken zijn niet bedoeld voor gebruik door (keten)partners. Meubilair Bureau formaat 160 x 100 cm, in hoogte verstelbaar, met kabelgoot, bureaustoel. Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813. ICT infrastructuur • Minimaal 4 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 9 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl telefonie) • 1 speciale PC • 2 platte beeldschermen 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) • 1 beeldschermarm, die 2 schermen kan dragen • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Overige werkplek voorzieningen • speciale printers • voorzieningen om digitaal (met meerdere personen) tekeningen te raadplegen • digibord of beamer • voldoende archiefruimte voor opbergen van tekeningen en voldoende mogelijkheden om tekeningen te kunnen raadplegen • mogelijkheden om tekeningen op te hangen met harde achtergrond. • Eventueel aflegtafels voor A-0 tekeningen Open werkruimte voor meerdere personen Licht: direct daglichttoetreding plus extra verlichting, verlichting minimaal 200 lux Akoestiek: maximaal 60 DB en afscherming tussen bureaus Situering: mogelijk aan de gevel ivm daglicht Facilitaire voorzieningen op maximaal 50 meter van de werkplek Werkplek 5 m², plat beeldscherm 1 m², lees/schrijfvlak 2 m² = totaal 8 m² Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes.


gemeente Eindhoven

25

December 2011


Bouwsteen Werkplek Activiteiten & Functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting

Omschrijving ruimte


Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik


10

Concentratiewerkplek Geconcentreerd individueel werken in een ruimte die dicht kan, of die afdoende is afgeschermd. Meubilair Bureau formaat 160 x 90 cm, in hoogte verstelbaar, met kabelgoot. Bureaustoel. Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813. ICT infrastructuur • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 10 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • 1 standaard PC • 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Overige werkplek voorzieningen Zie paragraaf 3.5 Gesloten werkruimte voor 1 of meerdere personen Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 6 m2 Licht: daglicht (niet noodzakelijk, indirect is genoeg), verlichting minimaal 200 lux Akoestiek: gesloten ruimte maximaal 50 DB Situering: positioneren in stille zone of in het middengebied Facilitaire voorzieningen: geen kasten Indien een gesloten ruimte, zonder daglicht mag deze maximaal 2 uur achtereen gebruikt worden door dezelfde medewerker ivm daglichttoetreding Werkplek 4 m², plat beeldscherm 1 m², lees/schrijfvlak 2 m² = totaal 6 m² Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes.

Multifunctionele werkplekken (Café en lunch werkplekken, stamtafel of aanlandplekken) Informeel overleg met enkele personen, ontmoeten (bijv. verjaardag), mail checken, telefoneren, niet bedoeld om langdurig aan documenten te werken, kortdurend individueel werken, lezen, bezoek ontvangen, je moet er ook kunnen lunchen. Meubilair, verschillende oplossingen; Diverse inrichtingselementen mogelijk: actief zitten (tafel/stoelen), lounge zitten, hoog zitten


26

gemeente Eindhoven

December 2011


Omschrijving ruimte




11

Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813. ICT infrastructuur • Bij aanlandplek: minimaal 3 aansluitingen 220V • Bij aanlandplek: minimaal 2 wall outlets CAT6 11 • Bij pantry: minimaal 1 wall outlet CAT6 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening aanlandplek (incl. telefonie) • 1 standaard PC • 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Overige voorzieningen • Diverse facilitaire voorzieningen afhankelijk van de behoefte Open ruimte voor één of meerdere personen Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 2 m2 Licht: daglicht (niet noodzakelijk, indirect daglicht is voldoende), verlichting minimaal 200 lux Akoestiek: maximaal 60 DB compartimentering Situering: centrale ligging in gebouwen cq op verdiepingen, gebruiken ook als overgang naar andere afdelingen Facilitaire voorzieningen: diverse voorzieningen vergelijkbaar met een pantry Rondom pantry: bar + krukken; zithoek actief zitten (banken + tafel); zithoek lounge Restaurant: tafels diverse afmetingen (niet in hoogte verstelbaar); hoge tafels met barkrukken Per werkplek 2 m², Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes. Functiegebonden werkplek Baliewerkplekken (receptie) Callcenterwerkplekken Werkplekken politiek Scan werkplekken Secretaresse werkplekken / secretariaat Spreekkamers (cliënten/bezoekers) Diverse facilitaire werkplekken (magazijn, archief, repro, etc.) Deel ARBO ingestelde werkplekken vanwege beperkingen Gedurende publiekopeningstijden (alleen de klantcontactplekken) Meubilair • Diverse inrichtingselementen mogelijk afhankelijk van de functionele behoeften en voorzieningen • Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813.


gemeente Eindhoven

27

December 2011


ICT infrastructuur • Afhankelijk van de functie • Voorzieningen vaak gelijk aan ‘Open Werkplek’: • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 12 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • Afhankelijk van de functie • Voorzieningen vaak gelijk aan ‘Open Werkplek’: • 1 standaard PC • 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Overige voorzieningen • Afhankelijk van de functie • Alarmmogelijkheden bij balie en spreekkamers Oppervlakte: afhankelijk van de functie Licht: bij werkzaamheden langer dan twee uur daglichttoetreding noodzakelijk, verlichting minimaal 200 lux Facilitaire voorzieningen: idem Akoestiek: idem Situering: idem

Omschrijving ruimte

Afmeting

Per werkplek 2 m² afhankelijk van meubilair. Bij een “standaard” werkplek 6m² Voor bijv. balies is sprake van maatwerk.

Overige opmerkingen

Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes.

3.4

Overleg plekken

Voor overleg tussen of bij de werkplekken zijn een aantal bouwstenen ontwikkeld. Zie hieronder de verschillende soorten. Werkplek Bouwsteen Activiteiten & Functioneel gebruik Omschrijving Inrichting

12

Open informele overleg ruimte Ontmoeten, niet gepland informeel overleg met een beperkt aantal personen (max. 6), waarbij wel samenwerken aan bijv. documenten mogelijk moet zijn(max. 2 uur) Meubilair • Diverse inrichtingselementen mogelijk: actief zitten (tafel/stoelen), lounge zitten, hoog zitten • Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813. ICT infrastructuur • Minimaal 2 aansluitingen 220V


28

gemeente Eindhoven

December 2011


• Minimaal 1 wall outlets CAT6 13

Omschrijving ruimte


• WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • Afhankelijk behoefte en van keuze meubilair Overige voorzieningen • Afhankelijk van de behoefte en van keuze meubilair Open werkruimte voor meerdere personen Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 2 m2 Licht: geen direct daglicht nodig verlichting minimaal 200 lux. Facilitaire voorzieningen: panty op maximaal 50 meter Akoestiek: vraagt aandacht ivm mogelijke overlast op vloerveld, maximaal 60 DB Situering: op de open vloervelden Werkplek 2 m², Optioneel: plat beeldscherm 1 m² Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes.



Omschrijving ruimte

13 14

Gesloten informele overlegruimte Ontmoeten, niet gepland informeel overleg met een beperkt aantal personen (max. 8), waarbij wel samenwerken aan bijv. documenten mogelijk moet zijn; briefing houden Niet geschikt voor langdurig gebruik ivm inrichting Meubilair • Losse tafels (niet in hoogte verstelbaar), vergaderstoelen • Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813. ICT infrastructuur • Minimaal 2 aansluitingen 220V • Minimaal 1 wall outlets CAT6 14 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • nvt Overige voorzieningen • Whiteboard / Flipover • Smartboard (optioneel) • Eenvoudige videoconferencing Gesloten overleg en werkruimte voor meerdere personen Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 2 m2 Licht: geen daglichttoetreding, verlichting minimaal 200 lux Facilitaire voorzieningen: maximaal 50 meter van een pantry Akoestiek: maximaal 60 DB

In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011). In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011).

gemeente Eindhoven

29

December 2011




Omschrijving werkplek &inrichting

Omschrijving ruimte


15

Situering: middenzone van vloerveld Werkplek 2 m², Optioneel: plat beeldscherm 1 m² Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes.

Projectruimte Tijdelijk (weken, maanden) met een team intensief samenwerken, met noodzakelijke tijdelijke opslag (dossiers/tekeningen/maquettes etc.) Individueel werken en overleggen kunnen combineren (gesloten ruimte) Meubilair • Bureau formaat 160 x 90 cm, in hoogte verstelbaar, bureaustoel • Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813. ICT infrastructuur • WiFi IEEE 802.11n • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlet CAT6 15 ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • 1 standaard PC • 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Overige werkplek voorzieningen • Beamer / scherm of smartboard / Flipover • Persoonlijke archiefruimte (locker en deel van een kastruimte max 0,5 m) Gesloten ruimte voor meerdere personen Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 2 m2 Licht: indirecte daglichttoetreding, verlichting minimaal 200 lux Facilitaire voorzieningen: op maximaal 50 meter Akoestiek: maximaal 60 DB Situering: middenzone van vloerveld Werkplek 4 m², plat beeldscherm 1 m², lees/schrijfvlak 2 m² = totaal 6 m² Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes.


30

gemeente Eindhoven

December 2011


3.5

Werkplekfaciliteiten

Het gaat hier om voorzieningen die nodig ter ondersteuning van werkplekken en de overlegvoorzieningen. Deze zijn gesitueerd in de buurt van werkplekken en overlegplekken. Werkplek Bouwsteen

Pantry

Activiteiten & functioneel gebruik

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het decentraal beschikbaar hebben van dranken en versnaperingen op en in de nabijheid van werkplekken. Meubilair: Keukenblok met • met keuken kastjes • vaatwasser • koelkast • magnetron • wasbak • zeepdispenser en handdoekenautomaat Hoge tafel of stam(lees)tafel Bar krukken of vergaderstoelen ICT infrastructuur: • WiFi IEEE 802.11n • Minimaal 2 wall outlet CAT6 16 Electra: Voldoende elektra (220V). Verlichting boven (hoge) tafel, minimaal 200 lux Overige voorzieningen: Warme drankenautomaat. Gekoelde dranken automaat. Waterkoker. Afvaleiland voor het verzamelen van Kunststof, glas, etensrestanten en restafval. White board. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 2 m2 Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk, verlichting minimaal 200 lux Akoestiek: maximaal 60 DB Situering:middenzone van vloerveld Afhankelijk van de maatvoering onderdelen. Kan ook gebruikt worden voor informeel overleg


Omschrijving ruimte


16


gemeente Eindhoven

31

December 2011


Werkplek Bouwsteen

Afdelingsinformatiepunt


Gericht zijn op delen van afdelingsgebonden informatie, doen van mededelingen, (evt) ontvangen fysieke post, etc − Afdelingsgebonden herkenbaar punt voor de afdeling ; − voorziening: informatiepunt met mogelijkheid ophangen kaarten/mededelingen (afdelingsinformatie); − combinatie met whiteboard − aandacht voor persoonlijke noot/i;nvulling door afdeling − evt. mogelijkheid om fysieke post (in/uit) te bezorgen − element is eenvoudig verplaatsbaar (evt. verrijdbaar) Vloerveld gebonden, centraal plaatsen op ‘logistieke’ posities in het gebouw Vormgeving en afmeting is maatwerk


Omschrijving ruimte Afmeting Overige opmerkingen

Werkplek Bouwsteen

Opslagruimte lockers, incl postvakken


Het decentraal (op de afdeling) opslaan van de lockerkoffer en privé spullen. En het mogelijk maken van afleveren van fysieke post


Meubilair: Lockerkast afsluitbaar d.m.v. code. Lockerkast moet voorzien zijn van postvak. Flexibel naamsysteem op lockerkast Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk Situering: bij “ingang” vloerveld afdeling Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen.

Omschrijving ruimte


32

Afhankelijk van de maatvoering onderdelen. Rekening houden met mindervalide gebruikers. Lockerkast moet demontabel zijn. en losse onderdelen moeten in de lift passen Indien overgegaan wordt op laptops, dan moet opbergruimte voor laptop in locker beschikbaar zijn. Vloerveldgebonden, centraal plaatsen op ‘logistieke’ posities in het gebouw

gemeente Eindhoven

December 2011


Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting

Meubilair: Garderobestang met kleerhangers. Paraplu bakken.

Omschrijving ruimte

Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk Situering: bij “ingang” vloerveld afdeling Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen.

Afmeting

Afhankelijk van aantal gebruikers op de afdeling. Voor 60 medewerkers is een oppervlakte nodig van 4,8 m2 (60 kleerhangers kunnen maximaal op een garderobestang van 2,40 meter lengte hangen). Rekening houden met mindervalide gebruikers. Garderobe moet demontabel zijn.

Overige opmerkingen


Omschrijving ruimte


erkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting

17

Garderobe decentraal Het decentraal (op de afdeling) ophangen van jassen en paraplu’s.

Servicepunt (decentrale repro ruimte) Alle activiteiten, diensten en middelen binnen de organisatie die gericht zijn op het kopiëren, scannen en printen van documenten en het verstrekken van veelgebruikte kantoorartikelen (grijpvoorraad). Meubilair: • Lage kast voor het opslaan van printpapier en het afleggen van geprint papier. • Hoge kast voor het opslaan van kantoorartikelen. • White board. ICT infrastructuur: • Minimaal 2 wall outlet CAT6 17 Electra: • Voldoende elektra (220V). Overige voorzieningen: • Papiercontainer Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk Situering: op centrale plek van vloerveld bij voorkeur in middenzone Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. MFP 1,5m2 , Lage kast/ hoge kast 1m2 en de papiercontainer 1m2). Totaal 3,5 m2 Voldoende ruimte om reparaties uit te voeren aan een MFP.

Afdelingsarchief Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het beheren van documenten (die (nog) niet zijn gedigitaliseerd) Meubilair: Kast(en) afsluitbaar. Afhankelijk van situering hoge of lage kasten


gemeente Eindhoven

33

December 2011


Omschrijving ruimte



Omschrijving ruimte


34

Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk Situering: in middenzone van vloerveld Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Afhankelijk van de aantal kasten. Per kast 1 m² Plaats bepalen afhankelijk van gebruik.

Afdelingsmagazijn Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het decentraal opslaan van goederen. Meubilair: • Stelling Electra: • Voldoende elektra (220V). Overige voorzieningen: • Afhankelijk van doel. Gesloten ruimte en afsluitbaar. Geen daglicht nodig. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Toegang d.m.v. badgelezer. Dubbele deuren. Afhankelijk van behoefte Plaats bepalen afhankelijk van gebruik. Bijvoorbeeld communicatie materialen, voorraad ICT goederen.

gemeente Eindhoven

December 2011


4

Centrale facilitaire voorzieningen

4.1

Inleiding

Naast de in hoofdstuk 3 beschreven bouwstenen, zijn er in een gebouw nog vele andere facilitaire voorzieningen nodig om de inrichting te completeren. Ze zijn onder te verdelen in de volgende categorieën: b restauratieve ruimtes; b ontvangst- en centrale vergaderruimtes en opleidingsruimte; b archieven, post, scannen en repro; b technische ruimtes; b expeditie, magazijn, opslag, afvoer en liften; b sanitair en natte ruimtes; b beveiliging; b en overige ruimtes De eisen die aan al deze ruimten worden gesteld zijn sterk afhankelijk van het gebouw. In de volgende paragraaf is een korte beschrijving opgenomen van al deze voorzieningen. De nadere uitwerking per ruimte is in de bijlage opgenomen. De beschreven bouwstenen beschrijven de situatie per oktober 2011.

4.2

Samenvatting centrale facilitaire voorzieningen

Restaurant en/of multifunctionele ruimte (publieksgedeelte) Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het verzorgen van warme en koude maaltijden, dranken en hapjes voor het personeel, college, raad en gasten maar ook voor representatieve doeleinden zoals o.a. borrels, recepties, presentaties, jubileums, symposiums etc. Gedurende de tijdstippen waar geen gebruik gemaakt wordt van de ruimte voor bovengenoemde doeleinden, is deze multifunctioneel beschikbaar voor overleg, ontmoeten, etc. Kassa Alle activiteiten welke gericht zijn op het afrekenen van de lunchvoorzieningen Uitgifte balie / uitgiftepunten Alle activiteiten welke gericht zijn op het uitgeven van lunchvoorzieningen d.m.v. verschillende uitgiftepunten. Keuken Alle activiteiten welke gericht zijn op het bereiden van lunchvoorzieningen Spoelkeuken Alle activiteiten welke gericht zijn op het afwassen van borden, kopjes etc. Magazijn keuken Alle activiteiten en middelen welke gericht zijn op het gekoeld en niet gekoeld opslaan van lunchvoorzieningen

gemeente Eindhoven

35

December 2011


4.3

Ontvangst en centrale vergaderruimtes en opleidingsruimte

Ontvangst/receptie Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het opvangen, registreren en begeleiden van bezoekersstromen binnen de organisatie. Auditorium (hal van 100) Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op representatieve doeleinden (borrel, receptie, presentaties en vergaderingen). Garderobe centraal Het centraal ophangen van jassen, tassen en paraplu’s Opleidingsruimte / computer leslokaal Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het geven van instructies en/of computeropleidingen voor maximaal 16-20 personen. Vergaderruimten (formeel) Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn om te vergaderen en/of presentaties te geven in ruimten vanaf 10 personen of meer. Voor deze vergaderruimten geldt reservering via een reserveringsssyteem. Wachtruimte Ruimte waar bezoekers/personeel kunnen wachten.

4.4

Archieven, post, scannen en repro

Centraal archief Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het archiveren en beheren van documenten. Zaken archief Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het beheren van documenten.

36

gemeente Eindhoven

December 2011


4.5

Technische ruimten

Technische ruimtes Ruimte waar de technische installatie zich bevindt. b LBK ruimte b Hydrofoorruimte b Ketelhuis b Ruimte koelinstallatie b Noodstroom ruimte b Capitool b Traforuimte b Liftmachinekamers b Ontharderruimte (zie spoelkeuken) b Vetopvang installatie (zie keuken) b Brandblusinstallatie ICT/MER/SER Alle activiteiten, diensten en middelen gericht op de voorzieningen met betrekking tot tele- en datacommunicatie. Werkplaats Alle activiteiten en middelen die er op gericht zijn om het object en inventaris in zodanige (technische) staat te houden dat de gebruiksmogelijkheden gewaarborgd zijn.

4.6

Expeditie, magazijnen, opslag, afvoer en liften

Opslag Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het opslaan van goederen. Er zijn binnen het pand diverse opslagruimten: b Repro (opslag papier op palet) b Evenementen (opslag podium, verlichting, vergadertafels, vergaderstoelen, evenemententafels evenementen stoelen etc.). b Drank en catering materialen (magazijn keuken wordt apart benoemd). b Koffieautomaten opslag (onderdelen en ingrediënten). b AV installatie opslag (bij de centrale vergaderruimten). b Kantoormeubelmagazijn. b Verkiezingsmaterialen. b ICT onderdelen centrale opslag. b Telefonie onderdelen magazijn. b Gebouwgebonden installatieonderdelen. b Opslag ontvangst goederen (op palet). b Print papier, enveloppe, etc. (op palet) b Opslag diesel t.b.v. noodstroomaggregaat

gemeente Eindhoven

37

December 2011


Containerruimte Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het fysiek verwijderen van afval uit het gebouw. Soorten afvalstromen: b Restafval b Karton / papier b Vertrouwelijk papier b Chemisch afval b Koffie bekers b Glas b Vetten (keuken) b Plastic b GFT Expeditie Alle activiteiten en middelen die er op gericht zijn om goederen te kunnen ontvangen Schoonmaakruimtes (Werkkasten) Alle activiteiten, diensten en middelen die zijn gericht op het reinigen van het object aan de binnenen buitenzijde. Liften (personen en goederen) Het vervoer van personen en goederen naar de etages.

4.7

Sanitair en natte ruimtes

Douche- en kleedruimtes Sanitaire ruimten Toiletten Sanitaire ruimten

4.8

Beveiliging

Beveiligingsruimte (per dienstgebouw) Alle activiteiten, diensten en middelen die er op gericht zijn het gebouw of object en de aanwezige personen en inventaris te beschermen, te bewaken en de veiligheid te waarborgen. Calamiteitenruimte / actiecentra Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het ondersteunen bij een crisis. Kluisruimte Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het opslaan van waardevolle goederen. Paspomaat (= soort bijzondere kluisruimte) Alle activiteiten om paspoorten op te slaan

38

gemeente Eindhoven

December 2011


4.9

Overige ruimten

Bibliotheek Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het lezen, raadplegen en naslagwerken inzien. Zorgkamer/EHBO kamer/Bidruimte Alle activiteiten, diensten en middelen welke geschikt zijn voor meerdere doeleinden. b Rustruimte b Verzorgingruimte b EHBO ruimte b Bidruimte Rookabri Beleid is/wordt geen interne rookruimte meer. Persruimte /studio Gebruik nog nader te bepalen. Parkeren (auto’s, fietsen, motoren, etc.) Ruimtes bedoeld voor het stallen van voertuigen (auto’s, motoren, scooters, (elektrische) fietsen, etc. Dit vindt plaats binnen de spelregels van de intern vastgestelde mobiliteit woon-werk verkeer. Parkeerplekken zijn daarbij toegankelijk tijdens kantoortijden voor degenen die daar recht op hebben omdat ze in het pand werken en een abonnement hebben vanuit het project mobiliteit. Fietsenstallingen zijn altijd voor alle medewerkers toegankelijk. Er wordt daarbij rekening gehouden met een (beperkt) aantal elektrische fietsen. Er wordt geen rekening gehouden met het stallen van bakfietsen en andere ‘buitenmaat’ fietsen. Extern personeel kan geen gebruik maken van de interne parkeervoorzieningen voor auto’s, wel van de fietsenstallingen. Daarnaast zijn er een vast aantal plaatsen gereserveerd voor mensen met een medische indicatie, dienstauto’s en dienstfietsen.

gemeente Eindhoven

39

December 2011


5

Huisstijl huisvesting

Waarom hebben we een huisstijl nodig voor de huisvesting en waarom nu? Zoals al in de inleiding van dit handboek genoemd zijn er verschillende redenen waarom dit handboek nodig is. In de komende jaren gaan we aan de slag met een andere huisvesting en/of inrichting van de gebouwen voor de ambtelijke organisatie. Als we dus toch aan de slag moeten laten we dan ook een keuze maken over de uitstraling die we met onze huisvesting en inrichting willen bereiken. In veel gevallen kan dit voor hetzelfde geld en zeker is dat we door aandacht hiervoor een hogere tevredenheid van onze burgers en van onze medewerkers bereiken. Het is niet zo dat daarmee alles kan. Nadrukkelijk wordt gesteld dat geld een grote rol speelt. We gaan dus niet voor luxe, maar voor sober en functioneel, maar ook dat mag best mooi zijn en uitstraling hebben. Daarmee ontstaat het volgende doel voor de huisstijl huisvesting: Ontwikkel een huisstijl huisvesting voor de gemeente Eindhoven die uitstraalt wat we als gemeente willen zijn voor onze burgers, bedrijven en instellingen, partners en medewerkers en die zoveel mogelijk toekomst-proof is, maar blijf daarbij sober, functioneel en kostenbewust. Op de volgende pagina staat een eerste uitwerking van de huisstijl huisvesting. Deze is gebaseerd op een analyse van de ontwikkelingen, onze kernwaarden en missie, de organisatievisie Weet Wat Werkt, de verschillende onderzoeken die gehouden zijn zoals het medewerkertevredenheid onderzoek (MTO), werkstijlenonderzoek en benchmark publiekszaken. De verdere uitwerking van deze huisstijl zal in samenwerking met de sector communicatie worden ingevuld, waar nodig versterkt met externe expertise. Zichtbare kenmerken huisstijl Kleurgebruik

Materiaalkeuze

Vormgeving

40

De Eindhovense kleuren wit, oranje en verschillende soorten blauw (zoals op Pino) aangevuld met neutrale kleuren. Eventueel één accentkleur per sector/afdeling, die mee te verhuizen is indien de sector/afdeling naar een andere plek/gebouw gaat. Functioneel en zonder overdreven luxe, rekening houdend met zowel de aanschafwaarde als onderhoud en levensduur (TCO) en met de niet-zichtbare kenmerken van de huisstijl. Transparant, warm en licht en vooral functioneel (duidelijk, veilig en toegankelijk voor iedereen ook mindervalide burgers en medewerkers), maar met gevoel voor design en technologie. Meubilair en ander verhuisbaar materiaal is zo gekozen dat onderlinge uitwisseling tussen de panden kan zonder de uitstraling te verstoren. Om de kosten te beheersen wordt waar mogelijk gekozen voor standaardoplossingen in plaats van gemeente Eindhoven

December 2011


maatwerk. In ontvangstruimtes en bij evenementen wordt gestreefd naar ‘een gevoel van warmte’ bv. in de verlichting (aanpasbaar in kleur en intensiteit). De vormgeving ondersteunt ook de internationale uitstraling bv. door goede logo’s, huisstijl en taal Niet-zichtbare kenmerken huisstijl Duurzaamheid Duurzaamheid begint met hergebruik en behouden wat waardevol is, dus een goede balans tussen oud en nieuw. (Nieuw) materiaal is zoveel mogelijk duurzaam (cradle-to-cradle, FSC keurmerk, stichting Milieukeur, etc.) en maakt gebruik van slimme extra’s om energieverbruik te verminderen zodat het past binnen de duurzaamheids ambities van de gemeente Eindhoven18. Ook duurzaam vervoer wordt gestimuleerd voor medewerkers en publiek door te voorzien in voldoende (kwantitatief en kwalitatief) fietsenstallingen incl. dienstfietsen voor medewerkers. Akoestiek Er worden akoestische maatregelen geïntegreerd in de inrichting zodat overlast (bv. door telefoneren en overleg) bij balies, open vloervelden, etc. zoveel mogelijk wordt beperkt, maar zonder dat alle werkplekken worden ‘ommuurd’ met akoestische wanden. Er zijn daarnaast voldoende (meer gesloten) ruimtes voor overleg zowel formeel als informeel. Binnenklimaat Vanzelfsprekend voldoet elke ruimte het hele jaar door aan de arbo normen m.b.t. temperatuur, lichtinval, luchtvochtigheid, etc. Omdat de aspecten van het binnenklimaat daarnaast erg afhankelijk zijn van de individuele beleving wordt (waar mogelijk) gestreefd naar zelfsturing hierin. Dus zelf de zonwering bedienen, zelf de temperatuur instellen, etc. Comfort en veiligheid Alle publieksruimtes zijn veilig in het kader van arbo en agressiebeheersing en –preventie zonder dat de maatregelen daarvoor ‘afschrikken’. De verschillende ruimtes en inrichting stimuleren ontmoeten en samenwerken en voelen ‘comfortabel’ zodat men zich er welkom en thuis voelt. Daarbij wordt rekening gehouden met veel voorkomende arbo-zaken zoals rugklachten en RSI. Tot slot zijn alle gebouwen goed (zelfstandig) toegankelijk voor minder valide burgers en medewerkers en zijn de publieksruimtes ‘kindvriendelijk’. Inbraakpreventie, brandmeld- systemen en bedrijfshulpverlening zijn goed geregeld voor alle panden rekening houdend met de flexibiliteit van medewerkers binnen Het Nieuwe Werken.

18

Zo wil de stad Eindhoven in 2033 energieneutraal zijn m.u.v. verkeer en vervoer en is de ambitie om in 2045 volledig energieneutraal te zijn.

gemeente Eindhoven

41

December 2011


Bijlage 1: Structuurplan

Nog toe te voegen

42

gemeente Eindhoven

December 2011


Bijlage 2: Uitwerking Centrale facilitaire voorzieningen

1. Restauratieve ruimtes Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik


gemeente Eindhoven

Restaurant en/of multifunctionele ruimte (publieksgedeelte) Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het verzorgen van warme en koude maaltijden, dranken en hapjes voor het personeel, college, raad en gasten maar ook voor representatieve doeleinden zoals o.a. borrels, recepties, presentaties, jubileums, symposiums etc. Gedurende de tijdstippen waar geen gebruik gemaakt wordt van de ruimte voor bovengenoemde doeleinden, is deze multifunctioneel beschikbaar voor overleg, ontmoeten, etc. Meubilair: Verrijdbare tafels (rechthoekig) met wielen (hoge en lage tafels). Stoelen stapelbaar. Barkrukken hoog en laag. Trolley t.b.v. het opslaan van de stoelen. Afscheiding tussen de tafels op wielen. Verplaatsbaar podium. Verplaatsbaar Katheder met geluid. Verplaatsbaar white board . Verplaatsbare presentatiepanelen. Schermen op wielen 2 meter hoog t.b.v. afzetting ruimte. ICT infrastructuur: WiFi IEEE 802.11n. Voldoende datapunten (minimaal CAT6) bij de tafels en op diverse plaatsen ICT werkplekvoorziening 1 x werkplek t.b.v. de catering Evt. Laptop Electra: Voldoende elektra (220V) bij de tafels en op diverse plaatsen Diverse elektra (380V) op diverse plaatsen aan de wand. Verlichting t.b.v. het aanlichten van podium. Vaste truss t.b.v. het ophangen van de verlichting. Verlichting dimbaar en te gebruiken met verschillende kleuren. AV installatie: Projectie schermen elektrisch Beamers in plafond strategisch geplaatst ofwel verplaatsbaar CAI-aansluiting. Geluidsinstallatie t.b.v. achtergrondmuziek. Geluidsinstallatie t.b.v. presentaties. TV scherm bij entree t.b.v. informatie restaurant en/of presentaties.

43

December 2011


Omschrijving ruimte




Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting Omschrijving ruimte



44

Mogelijkheid van verduisteren i.v.m. presentaties. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Restaurant af te scheiden van uitgifte balie, kassa etc. d.m.v. dicht afsluitbaar rolluik 2 m2 per lunchplek Rekening houden met mindervalide gebruikers. Rekening houden van opslag meubels. Plaats nog bepalen PC en Scherm. Ruimte is mulifunctioneel, dus ook bruikbaar buiten openingstijden restaurant als ontmoetingsplek. d.m.v. een flexibele, aantrekkelijke opstelling. Kassa Alle activiteiten welke gericht zijn op het afrekenen van de lunchvoorzieningen Meubilair: Via de keukenleverancier. ICT infrastructuur: Voldoende datapunten (minimaal CAT6) Electra: Voldoende elektra (220V) Vloerafwerking met anti slip en gemakkelijk te reinigen. Ruimte afsluitbaar. 2 m2 kassa werkplek Rekening houden met mindervalide gebruikers. Heldere routing. Betalen aan onbemande kassa moet mogelijk zijn. Uitgifte balie / uitgiftepunten Alle activiteiten welke gericht zijn op het uitgeven van lunchvoorzieningen d.m.v. verschillende uitgiftepunten. Via de keukenleverancier. Vloerafwerking met anti slip en gemakkelijk te reinigen. Ruimte afsluitbaar. Warm en koud water en meerdere afvoerputten aanwezig. Via de keukenleverancier. Rekening houden met mindervalide gebruikers. Heldere routing. Keuken Alle activiteiten welke gericht zijn op het bereiden van lunchvoorzieningen

gemeente Eindhoven

December 2011



Omschrijving ruimte



Afmeting Overige opmerkingen Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting

gemeente Eindhoven

Apparatuur via de keukenleverancier. Meubilair: Één afsluitbare werkplek in hoogte verstelbaar. Kabelgoot Bureaustoel Schuifdeurkast. Voldoende aansluitingen elektra. ICT infrastructuur: - WiFi IEEE 802.11n - Minimaal 1 patchaansluiting CAT6 ICT werkplekvoorziening • 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Electra: • Minimaal 2 aansluitingen 220V AV installatie: Geluidsinstallatie t.b.v. achtergrondmuziek. Vloerafwerking met anti slip en gemakkelijk te reinigen. Ruimte afsluitbaar. Warm en koud water en meerdere afvoerputten aanwezig. Via de keukenleverancier. Let op techniekruimte t.b.v. vetvang installatie. Voorkeur vlak bij de expeditie i.v.m. leegpompen vetvang. Spoelkeuken Alle activiteiten welke gericht zijn op het afwassen van borden, kopjes etc. Apparatuur via de keukenleverancier. AV installatie: Geluidsinstallatie t.b.v. achtergrondmuziek. Vloerafwerking met anti slip en gemakkelijk te reinigen. Ruimte afsluitbaar. Geen daglicht nodig. Warm en koud water en meerdere afvoerputten aanwezig. Via de keukenleverancier. Let op techniekruimte t.b.v. ontharder t.b.v. vaatwasmachine. Magazijn keuken Alle activiteiten en middelen welke gericht zijn op het gekoeld en niet gekoeld opslaan van lunchvoorzieningen Magazijn gekoeld via de keukenleverancier. Meubilair: Stelling

45

December 2011


Omschrijving ruimte


Gesloten ruimte afsluitbaar. Gekoelde ruimte: een inloop koeling en vriezer direct in of bij de keuken. Geen daglicht nodig. Vloerafwerking met anti slip en gemakkelijk te reinigen. Toegang d.m.v. badgelezer. Afhankelijk van dagelijks verbruik Voorkeur gaat uit naar alle voorzieningen op de begane vloer t.b.v. logistiek rekening houdend met een makkelijke aan en afvoer door verschillende leveranciers t.b.v. het bedrijfsrestaurant.

2. Ontvangst en centrale vergaderruimtes en opleidingsruimte Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting

Omschrijving ruimte

46

Ontvangst/receptie Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het opvangen, registreren en begeleiden van bezoekersstromen binnen de organisatie. Meubilair In de balie moeten in hoogte verstelbare werkplekken geïntegreerd worden (aantal afhankelijk van beoogde bezetting). Kabelgoten bureaustoelen Voldoende aansluitingen elektra. Opbergmogelijkheden ICT infrastructuur (balie): • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (balie) • 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Overige voorzieningen: Alarmknoppen. Camerabeelden uit te lezen. Calamiteiten telefoon aanwezig. MFP aanwezig met minimaal 1 CAT6 wall outlet. Sleutelkluis aanwezig. Gesloten ruimte afsluitbaar. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. gemeente Eindhoven

December 2011






gemeente Eindhoven

maatwerk Rekening houden met mindervalide bezoekers.

Auditorium (hal van 100) Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op representatieve doeleinden (borrel, receptie, presentaties en vergaderingen). Meubilair: Verrijdbare tafels (rechthoekig) met wielen. Stoelen stapelbaar. Trolley t.b.v. het opslaan van de stoelen. Verplaatsbaar podium. Katheder (verplaatsbaar). Laptop White board op wielen. Schermen op wielen 2 meter hoog t.b.v. afzetting ruimte. ICT infrastructuur: WiFi IEEE 802.11n. Voldoende datapunten (minimaal CAT6) bij de tafels en op diverse plaatsen aan de wand. ICT werkplekvoorziening Laptop of standaard PC Electra: Voldoende elektra (220V) bij de tafels en op diverse plaatsen aan de wand. Diverse elektra (380V) op diverse plaatsen aan de wand. Verlichting t.b.v. het aanlichten van podium. Vaste truss t.b.v. het ophangen van de verlichting. Verlichting dimbaar. AV installatie: Projectie scherm elektrisch Beamer in plafond Geluidsinstallatie t.b.v. achtergrondmuziek. Geluidsinstallatie t.b.v. presentaties. TV scherm bij entree t.b.v. informatie auditorium en/of presentaties. Mogelijkheid van verduisteren i.v.m. presentaties. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Plaats PC en scherm nog te bepalen. Rekening houden met mindervalide gebruikers. ICT voorzieningen kunnen wijzigen door voortschrijdende techniek

47

December 2011




Omschrijving ruimte

Afmeting

48

Opleidingsruimte / computer leslokaal Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het geven van instructies en/of computeropleidingen voor maximaal 16-20 personen. Werken met PC’s is uitgangspunt. Meubilair: Bureaus 160x80 in hoogte verstelbaar, bureaustoel, beeldschermen. Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813 (Stoelen stapelbaar). ICT infrastructuur: • WiFi IEEE 802.11n • Minimaal 2 wall outlet CAT6 • CAI-aansluiting ICT werkplekvoorziening: • Voldoende standaard PC’s • plat beeldscherm • beeldschermarm • CPU houder Electra: • Voldoende elektra (220V) bij de tafels en op diverse plaatsen aan de wand. • Verlichting dimbaar AV installatie: Projectie scherm elektrisch, Smartboard, videoconferencing, andere multimedia voorzieningen Beamer in plafond TV scherm bij entree t.b.v. informatie opleidingslokaal Facilitaire voorzieningen: Trolley t.b.v. het opslaan van de stoelen. Afsluitbare kast t.b.v. PC + scherm. Lage kast t.b.v. koffie, thee en kopjes neer te zetten. White board op wielen Flip-over op wielen. Kunnen bevestigen van flip-overvellen aan wanden Gesloten ruimte voor 16-20 personen en afsluitbaar. Mogelijkheid van verduisteren i.v.m. presentaties. Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 2 m2 Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk, verlichting minimaal 200 lux Facilitaire voorzieningen: op maximaal 50 meter Akoestiek: maximaal 60 DB Situering:middenzone van vloerveld Per werkplek 2 m²

gemeente Eindhoven

December 2011




Garderobe centraal Het centraal ophangen van jassen, tassen en paraplu’s Meubilair Garderobe rekken op wielen. Uitgifte nummers t.b.v. kapstokhaken. Paraplubakken Lokkers afsluitbaar d.m.v. code t.b.v. tassen Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Afhankelijk van aantal bezoekers Rekening houden met mindervalide gebruikers. De garderobe wordt gebruikt bij presentaties en/of recepties.

Werkplek Bouwsteen

Vergaderruimten (formeel)


Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn om te vergaderen en/of presentaties te geven in ruimten vanaf 10 personen of meer. Voor deze vergaderruimten geldt reservering via een reserveringssysteem. Meubilair: Ronde of ovale tafels t.b.v. vergaderruimten voor 10 personen en 16 personen Verrijdbare tafels (rechthoekig) met wielen t.b.v. vergaderruimten voor 22 personen, 30 personen, 50 personen en 100 personen. Stoelen stapelbaar. Trolley t.b.v. het opslaan van de stoelen. Verplaatsbaar podium voor vergaderruimten met 22 personen of meer. Katheder voor vergaderruimten met 22 personen of meer. Lage kast t.b.v. koffie, thee en kopjes neer te zetten. Geluidskast voor vergaderruimten met 22 personen of meer. White board op wielen. Flip-over op wielen. Kapstokvoorziening Kaart van Eindhoven. Kunnen bevestigen van flip-overvellen aan wanden. ICT infrastructuur: - WiFi IEEE 802.11n Minimaal 2 patchaansluitingen CAT6 CAI-aansluiting ICT werkplekvoorziening (incl telefonie) • 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 CPU houder • 1 KVM switch • 1 audio mogelijkheid • 1 vast toestel telefonie Electra:


gemeente Eindhoven

49

December 2011


Voldoende elektra, minimaal 3 (220V) bij de tafels en op diverse plaatsen aan de wand. Verlichting dimbaar. AV installatie: Projectie scherm elektrisch met beamer in plafond of smartboard, Flipover Min. 1 ruimte geschikt voor professionele videoconferencing Geluidsinstallatie t.b.v. presentaties vanaf vergaderruimten met 22 personen. TV scherm bij entree t.b.v. informatie vergadering / presentaties. Gesloten ruimte afsluitbaar. Mogelijkheid van verduisteren i.v.m. presentaties. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. 2 m2 per vergaderplek. Geen direct daglicht noodzakelijk. Vergaderruimten voor: 10 personen, 16 personen, 22 personen,30 personen, 50 personen en 100 personen. Rekening houden met mindervalide gebruikers. De ruimten worden gebruikt voor interne vergaderingen en/of presentaties waarbij externen aanwezig kunnen zijn. Centraal gelegen en mij dichtbij een pantry t.b.v. koffie/thee en koud drinkwate. In de buurt van de centrale vergaderkamers een decentrale reproruimte creëren. Plaats nog bepalen PC en Scherm. Te reserveren via Servicedesk of centraal systeem

Omschrijving ruimte

Afmeting

Overige opmerkingen

Werkplek Bouwsteen

Wachtruimte


Ruimte waar bezoekers/personeel kunnen wachten.


Meubilair Leestafel Leesstoelen Folderrek ICT infrastructuur: - WiFi IEEE 802.11n Voldoende datapunten (minimaal CAT6) Electra: Voldoende elektra (220V) Overige voorzieningen:

Omschrijving ruimte

Open ruimte Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen.

Afmeting

Afhankelijk van aantal bezoekers

Overige opmerkingen 50

gemeente Eindhoven

December 2011


3. Archieven, post, scannen en repro Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting Omschrijving ruimte



Centraal archief Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het archiveren en beheren van documenten. Via de archiefleverancier In hoogte verstelbare werkplek. Gesloten ruimte afsluitbaar. Geen daglicht nodig. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Toegang d.m.v. badgelezer. Brandblusinstallatie aanwezig? Maatwerk Voor deze ruimten gelden voorschriften voor. Opnieuw bekijken o.b.v. uitkomsten digitalisering Zaken archief Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het beheren van documenten. Via de archiefleverancier


Gesloten ruimte afsluitbaar. Geen daglicht nodig. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Toegang d.m.v. badgelezer. Maatwerk Opnieuw bekijken o.b.v. uitkomsten digitalisering


Centrale repro en plotterruimte Alle activiteiten, diensten en middelen binnen de organisatie die gericht zijn op het reproduceren van informatie.

gemeente Eindhoven

51

December 2011



Omschrijving ruimte



52

Meubilair Afhankelijk van aantal medewerkers. In hoogte verstelbare werkplekken. Kabelgoot Bureaustoelen Voldoende aansluitingen elektra. ICT infrastructuur: - WiFi IEEE 802.11n Voldoende datapunten. (minmaal CAT 6) afhankelijk van behoefte ICT werkplekvoorziening Minimaal 2 werkplekken, uitbreiding afhankelijk van behoefte Electra: Voldoende elektra (220V). Voldoende elektra (380V) Verlichting dimbaar. Overige voorzieningen: Koeling/bevochtiging Papiercontainer Gesloten ruimte afsluitbaar. Vloerafwerking antistatisch. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Afhankelijk van de maatvoering apparatuur en aantal personen. De temperatuur en de relatieve vochtigheid zijn zeer belangrijk. In de buurt van de repro opslagruimten papier en ook hier rekening houden met de temperatuur en de relatieve vochtigheid. Voorkeur repro en opslag vlak bij de expeditie. Opnieuw bekijken als gevolgen digitalisering duidelijk zijn. Postkamer Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het verzorgen van alle fysieke binnenkomende en uitgaande documentenstromen (interne/externe post). Meubilair 1x werkplek ICT infrastructuur: • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) Standaardwerkplekken (meerdere maatwerk) Electra: Voldoende elektra (220V) Overige voorzieningen: 1x Envelop snijmachine gemeente Eindhoven

December 2011


Omschrijving ruimte


Omschrijving ruimte

Afmeting

2x Postzakken kar 2x Postkar 2x Sorteertafel. 2x Postsorteerrek (in- en uitgaande post) met flexibel indeelbaar systeem. Postbakken rek Postbakken Gesloten ruimte afsluitbaar. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Dubbele deuren. Afhankelijk van aantal afleverplaatsen (interne post) binnen de gemeentelijke panden. Opnieuw bekijken o.b.v. uitkomsten digitalisering Machinekamer couverteermachines Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het couverteren van de post. Meubilair 1x Postzakken kar 1x Postkar 1x Sorteertafel 1x Bureaustoel 1x Kast afsluitbaar voor onderdelen apparatuur ICT infrastructuur: • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Electra: Voldoende elektra (220V) Voldoende elektra (380V) Overige voorzieningen: Couverteermachine Envelop snijmachine Gesloten ruimte afsluitbaar. Geen daglicht nodig. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Dubbele deuren. Opslag van div. pallets enveloppen. Afhankelijk van meubels, opslagruimte en apparatuur.

Overige opmerkingen

gemeente Eindhoven

53

December 2011



Scanstraat Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het scannen van de inkomende post. Meubilair Werkplekken maatwerk ICT infrastructuur: • Minimaal 2 aansluitingen 220V • Minimaal 1 wall outlets CAT6 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl telefonie) (per werkplek) • 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Electra: Voldoende elektra (220V) Overige voorzieningen: 2x scanner(2x 220V voeding, 2x wall outlet CAT6)) 2x afsluitbare kasten 2x Sorteer/scantafel t.b.v. scanner en pc

Omschrijving ruimte

Gesloten ruimte afsluitbaar. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Dubbele deuren.


Let op in de buurt van een zaken archief Opnieuw bekijken o.b.v. uitkomsten digitalisering

4. Technische ruimten Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik

54

Technische ruimtes Ruimte waar de technische installatie zich bevindt. b LBK ruimte b Hydrofoorruimte b Ketelhuis b Ruimte koelinstallatie b Noodstroomruimte b Capitool b Traforuimte b Liftmachinekamers b Ontharderruimte (zie spoelkeuken) b Vetvanginstallatie (zie keuken) b Brandblusinstallatie

gemeente Eindhoven

December 2011



Omschrijving ruimte


Omschrijving ruimte



gemeente Eindhoven

Meubilair 1x werkplek. ICT infrastructuur: maatwerk ICT werkplekvoorziening maatwerk Electra: Voldoende elektra (220V) Voldoende elektra (380V) Overige voorzieningen: Afhankelijk van het gebruik Gesloten ruimte afsluitbaar. Geen daglicht nodig. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Afhankelijk van grootte gebouw en soort installaties Niveau techniekruimte moet bereikbaar zijn met goederen lift. ICT/MER/SER Alle activiteiten, diensten en middelen gericht op de voorzieningen met betrekking tot tele- en datacommunicatie. Meubilair Aantal standaard werkplekken, ICT infrastructuur: Maatwerk ICT werkplekvoorziening Maatwerk Electra: Voldoende elektra (220V) Overige voorzieningen: Afsluitbare kasten t.b.v. ICT materialen Gesloten ruimte afsluitbaar. Geen daglicht nodig. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Toegang d.m.v. badgelezer. Afhankelijk van de apparatuur. De elektrische installatie moet achter een UPS (Noodstroom) geïnstalleerd worden. Werkplaats Alle activiteiten en middelen die er op gericht zijn om het object en inventaris in zodanige (technische) staat te houden dat de gebruiksmogelijkheden gewaarborgd zijn.

55

December 2011



Omschrijving ruimte


Meubilair Werkbank. Stelling Afsluitbare kasten. ICT infrastructuur: Voldoende datapunten Electra: Voldoende elektra (220V) Voldoende elektra (380V) Overige voorzieningen: Katrol waar fietsen aan opgehangen worden ter reparatie. Gesloten ruimte afsluitbaar. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Toegang d.m.v. badgelezer. Extra afzuiginstallatie/Unit tbv Lasactiviteiten of werken met chemische middelen. Maatwerk, afhankelijk van omvang apparatuur Vlak bij expeditie

5. Expeditie, magazijnen, opslag, afvoer en liften Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik


56

Opslag Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het opslaan van goederen. Er zijn binnen het pand diverse opslagruimten: b Repro (opslag papier op palet) b Evenementen (opslag podium, verlichting, vergadertafels, vergaderstoelen, evenemententafels evenementen stoelen etc.). b Drank en catering materialen (magazijn keuken wordt apart benoemd). b Koffieautomaten opslag (onderdelen en ingrediënten). b AV installatie opslag (bij de centrale vergaderruimten). b Kantoormeubelmagazijn. b Verkiezingsmaterialen. b ICT onderdelen centrale opslag. b Telefonie onderdelen magazijn. b Gebouwgebonden installatieonderdelen. b Opslag ontvangst goederen (op palet). b Print papier, enveloppe, etc. (op palet) b Opslag diesel t.b.v. noodstroomaggregaat b Ruimte/opslagbak om oliehoudend afval op te slaan. (tbv aggregaat) RDP Meubilair Stelling Electra: gemeente Eindhoven

December 2011


Voldoende elektra (220V) Overige voorzieningen: Afhankelijk van doel. Omschrijving ruimte

Afmeting Overige opmerkingen Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting Omschrijving ruimte

Afmeting Overige opmerkingen Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik

Omschrijving werkplek & inrichting Omschrijving ruimte

gemeente Eindhoven

Gesloten ruimte afsluitbaar. Geen daglicht nodig. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Toegang d.m.v. badgelezer. Dubbele deuren. Afhankelijk van doel. Plaats bepalen afhankelijk van gebruik. Expeditie Alle activiteiten en middelen die er op gericht zijn om goederen te kunnen ontvangen n.v.t. Toegang d.m.v. roldeur (graag overkapping van 1m2) Geen daglicht nodig. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Maatregelen op tocht in het gebouw te voorkomen. Mogelijkheid om dienstauto te stofzuigen. Parkeervoorziening dienstauto’s Overdekt L x B 12 x 6 meter. Moet bereikbaar zijn voor een vrachtauto met laadklep. Containerruimte Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het fysiek verwijderen van afval uit het gebouw. Soorten afvalstromen: b Restafval b Karton / papier b Vertrouwelijk papier b Chemisch afval b Koffie bekers b Glas b Vetten (keuken) b Plastic b GFT n.v.t. Gesloten ruimte afsluitbaar Gekoelde ruimte Geen daglicht nodig. Afgeschermd voor ongedierte Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Voorkeur vlak bij de expeditie en een mogelijkheid om een 57

December 2011


perscontainer te plaatsen (moet bereikbaar zijn voor een vrachtauto). Afmeting Overige opmerkingen

Afhankelijk grote van gebouw. Vlak bij expeditie. Afstemmen op nieuwe mogelijkheden leverancier


Schoonmaakruimtes (Werkkasten) Alle activiteiten, diensten en middelen die zijn gericht op het reinigen van het object aan de binnenen buitenzijde. Meubilair Stelling t.b.v. opslag sanitairartikelen (Poetsmiddelen, handdoeken, wc papier etc.). Voorzieningen: Uitstortgootsteen aanwezig In één schoonmaakruimte van het pand wasmachine aansluitingen plaatsen.

Omschrijving ruimte

Gesloten ruimte afsluitbaar Warm en koud water en een afvoer aanwezig. Geen daglicht nodig.

Afmeting

Afhankelijk grote van de etage (één of meerdere schoonmaakkarren) Afhankelijk van de hoeveelheid sanitair artikelen. Ruimte t.b.v. de schoonmaak op elke verdieping nodig.

Overige opmerkingen Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting Omschrijving ruimte Afmeting Overige opmerkingen

58

Liften (personen en goederen) Het vervoer van personen en goederen naar de etages. n.v.t. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Pallet met pallet wagen te plaatsen in lift. Minimaal één lift als goederen lift te gebruiken en deze moet op het niveau van de technische ruimten uitkomen.

gemeente Eindhoven

December 2011


6. Sanitair en natte ruimtes Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting

Omschrijving ruimte



gemeente Eindhoven

Douche- en kleedruimtes Sanitaire ruimten Doucheruimte Electra: Verlichting bewegingssensor. Overige voorzieningen: Douchegordijn/deur. Kleedruimtes Meubilair Zitbank. Garderobe rekken. Kledinglokkers afsluitbaar d.m.v. code of badge. Electra: Elektra vaste voeding(220V) achter handdoekautomaat. Verlichting bewegingssensor. Overige voorzieningen: Spiegel. Wastafel met warm en koud water. Afvalbak vrij van de vloer. Onderstaand sanitair artikelen worden geleverd door de vaste leverancier van de gemeente Eindhoven. Damesverband container vrij van de vloer. Handdoekautomaat. Luchtverfrisser. Zeepautomaat. Gesloten ruimte afsluitbaar. Open/bezet indicatie. Warm en koud water en een afvoer aanwezig. Geen daglicht nodig. Vloer en wand afwerking gemakkelijk te reinigen. Afhankelijk aantal werkplekken in gebouw. Per gebouw één mindervalide douche creëren volgens de normen inclusief een alarm melding naar de beveiligingsruimte. Toiletten Sanitaire ruimten Electra: Elektra vaste voeding(220V) achter handdoekautomaat. Verlichting bewegingssensor. Overige voorzieningen: Spiegel WC borstel 59

December 2011


Omschrijving ruimte


Afvalbak vrij van de vloer Wastafel met koud water, wens is ook warm water Onderstaand sanitair artikelen worden geleverd door de vaste leverancier van de gemeente Eindhoven. Damesverband container vrij van de vloer Handdoekautomaat WC papierautomaat Luchtverfrisser Zeepautomaat Gesloten ruimte afsluitbaar Voldoende privicy Open/bezet indicatie. Warm en koud water en een afvoer aanwezig. Geen daglicht nodig. Vloer en wand afwerking gemakkelijk te reinigen. Afhankelijk van aantal personen per etage. Per etage één MIVA toilet creëren volgens de normen inclusief een alarm melding naar de beveiligingsruimte.

7. Beveiliging Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik


60

Beveiligingsruimte Alle activiteiten, diensten en middelen die er op gericht zijn het gebouw of object en de aanwezige personen en inventaris te beschermen, te bewaken en de veiligheid te waarborgen. Meubilair 2x werkplek Opbergmogelijkheden ICT infrastructuur (per werkplek): • Minimaal 2 aansluitingen 220V • Minimaal 1 wall outlet CAT6 • WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl telefonie) (per werkplek) • 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie Electra: Voldoende elektra (220V) Overige voorzieningen: Alarmknoppen. 2x standaard beeldscherm + PC om camerabeelden uit te lezen. gemeente Eindhoven

December 2011


Omschrijving ruimte



Calamiteiten telefoon aanwezig. Kluisje aanwezig. Sleutelkluis aanwezig. 2x standaard beeldscherm + PC t.b.v. Gebouwbeheerssysteem. Ontruimingspaneel. Bedieningspaneel verlichting. Bedieningspaneel inbraakinstallatie. EHBO kist De beambte moet goed zicht hebben op de apparatuur, entree en hal van het gebouw. Toegang d.m.v. badgelezer. De elektrische installatie moet achter een UPS (Noodstroom) geïnstalleerd worden. Er is een beveiligingsruimte in elke dienstgebouw aanwezig. Calamiteitenruimte / actiecentra Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het ondersteunen bij een crisis. Meubilair: Verrijdbare tafels (rechthoekig) met wielen t.b.v. de calamiteitenruimte voor 10 personen. Stoelen stapelbaar. Trolley t.b.v. het opslaan van de stoelen. Afsluitbare kast t.b.v. laptop Afsluitbare kast t.b.v. het actiecentrum. Lage kast t.b.v. koffie, thee en kopjes neer te zetten. White board op wielen. Flip-over op wielen. Kaart van Eindhoven. Kunnen bevestigen van flip-overvellen aan wanden. ICT infrastructuur: - WiFi IEEE 802.11n - Minimaal 2 patchaansluitingen CAT6 - Voldoende datapunten bij de tafels en op diverse plaatsen aan de wand. - Voldoende datapunten NATIONAAL NOODNET bij de tafels. ICT werkplekvoorziening • 1 plat beeldscherm, 1 laptopvoorziening • 1 beeldschermarm • 1 vast toestel telefonie Electra: • Minimaal 2 aansluitingen 220V

gemeente Eindhoven

61

December 2011


Verlichting dimbaar. AV installatie: Projectie scherm elektrisch Beamer in plafond CAI-aansluiting TV scherm bij entree t.b.v. informatie vergadering / presentaties. Gesloten ruimte afsluitbaar. Mogelijkheid van verduisteren i.v.m. presentaties. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen.

Omschrijving ruimte



Omschrijving ruimte


62

De elektrische installatie moet achter een UPS (Noodstroom) geïnstalleerd worden. Rekening houden met mindervalide gebruikers. Gebruik kamer tijdens rampen langer dan 2 uur, dus rekening houden met nabijheid catering en toiletten Dichtbij MER/SER Nog beslissen of voorzieningen t.b.v. videoconferencing hier noodzakelijk/gewenst zijn. Voortschrijdende ontwikkeling ICT kunnen tot aanpassingen leiden. Kluisruimte Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het opslaan van waardevolle goederen. Meubilair 1 x werkplek 1x kast afsluitbaar ICT infrastructuur: Voldoende datapunten (CAT6) Electra: Voldoende elektra (220V) Overige voorzieningen: Kluis Gesloten ruimte afsluitbaar; Geen daglicht nodig. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen, geen naden. Bredere deur ivm pompwagen gebruik bij verhuizing van kluis Ruime draaicirkel. Toegang d.m.v. badgelezer. Inbraakinstallatie aanwezig. Maatwerk De elektrische installatie moet achter een UPS (Noodstroom) geïnstalleerd worden en ruimte moet voldoende vloerbelasting aankunnen t.b.v. de kluis. Toegang kluisruimte d.m.v. een badgelezer en een tabloid om de inbraakinstallatie van deze ruimte in en uit te schakelen gemeente Eindhoven

December 2011



Omschrijving ruimte


Paspomaat (= soort bijzondere kluisruimte) Alle activiteiten om paspoorten op te slaan, ICT infrastructuur: Voldoende datapunten Electra: Voldoende elektra (220V) Overige voorzieningen: Apparatuur via leverancier Gesloten ruimte afsluitbaar. Geen daglicht nodig. Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Toegang d.m.v. badgelezer. Inbraakinstallatie aanwezig. De elektrische installatie moet achter een UPS (Noodstroom) geïnstalleerd worden. Toegang kluisruimte d.m.v. een badgelezer en een tabloid om de inbraakinstallatie van deze ruimte in en uit te schakelen Is gebouwgebonden door de aanvoerkanalen naar de balies

8. Overige ruimten


gemeente Eindhoven

Bibliotheek Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het lezen, raadplegen en naslagwerken inzien. Meubilair: • Grote leestafel met krant en tijdschriftenhouder in het midden. • 8 x vergaderstoelen ICT infrastructuur: • WiFi IEEE 802.11n • Minimaal 2 wall outlet CAT6 per werkplek ICT werkplekvoorziening • 1 plat beeldscherm, 1 laptopvoorziening • 1 beeldschermarm • 1 vast toestel telefonie Electra: • Voldoende elektra (220V). • Verlichting boven leestafel Overige voorzieningen: • Folder rek. • Tijdschriftenkasten 63

December 2011


Omschrijving ruimte

Afmeting Overige opmerkingen Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik

Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 2 m2 Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk, verlichting minimaal 200 lux Akoestiek: maximaal 60 DB Situering:middenzone van vloerveld Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Afhankelijk van de maatvoering onderdelen.

Afmeting

Zorgkamer/EHBO kamer/Bidruimte Alle activiteiten, diensten en middelen welke geschikt zijn voor meerdere doeleinden. b Rustruimte b Verzorgingruimte b EHBO ruimte b Bidruimte Meubilair Stoel met tafeltje aanwezig. Behandelbank met verstelbaar ruggedeelte. Electra: Voldoende elektra (220V). Verlichting dimbaar. AV installatie: Geluidsinstallatie t.b.v. achtergrondmuziek. Overige voorzieningen: Koelkast Wasbak aanwezig Spiegel Aankleedkussen t.b.v. het aankleden van baby’s Handdoekautomaat (papieren vellen) Afvalbak vrij van de vloer Luierbak Warm en koud water en een afvoer aanwezig. Geen daglicht nodig. Gesloten ruimte afsluitbaar Open/bezet indicatie. Warm en koud water en een afvoer aanwezig Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen. Afhankelijk van het doel.

Overige opmerkingen

Rekening houden met mindervalide gebruikers.


Omschrijving ruimte

Werkplek Bouwsteen Activiteiten & functioneel gebruik Omschrijving werkplek & inrichting 64

Rookabri Beleid is geen interne rookruimte meer. Roken buiten, onder afdak of in een speciale rookabri gemeente Eindhoven

December 2011


Omschrijving ruimte

Vloer en wand afwerking gemakkelijk te reinigen.


Afhankelijk van het gebouw. Buiten zichtveld van publiek.


Persruimte /studio

Meubilair ICT infrastructuur (per werkplek): • Minimaal 2 aansluitingen 220V • Minimaal 1 wall outlets CAT6 • WiFi IEEE 802.11n ICT voorzieningen: Maatwerk Overige voorzieningen:


Nog uit te werken


Parkeren (auto’s, fietsen, motoren, etc.) Ruimtes bedoeld voor het stallen van voertuigen (auto’s, motoren, scooters, (elektrische) fietsen, etc.


Parkeerplekken zijn toegankelijk tijdens kantoortijden voor degenen die daar recht op hebben omdat ze in het pand werken en een abonnement hebben vanuit het project mobiliteit. Fietsenstallingen zijn altijd voor alle medewerkers toegankelijk. Er wordt daarbij rekening gehouden met een (beperkt) aantal elektrische fietsen. Er wordt geen rekening gehouden met het stallen van bakfietsen en andere ‘buitenmaat’ fietsen. Extern personeel kan geen gebruik maken van de interne parkeervoorzieningen voor auto’s, wel van de fietsenstallingen. Daarnaast zijn er een vast aantal plaatsen gereserveerd voor mensen met een medische indicatie, dienstauto’s en dienstfietsen.


gemeente Eindhoven

Maatwerk De spelregels van de intern vastgestelde mobiliteit woon-werk verkeer zijn van toepassing Nog uit te werken i.s.m. project mobiliteit en P&O 65

gemeente Eindhoven Handboek Huisvesting Gemeente Eindhoven

Recommend Documents