Project Shared Services
Gefaseerde implementatie projectbeheersing methodiek Hogeschool van Utrecht Vervolg van Deelprojectplan Projectadministraties (januari 2004)
Het beheersen van projectadministraties door de invoering van een hogeschoolbrede methodiek.
Project Shared Services
INHOUDSOPGAVE
1
Inleiding ___________________________________________________________________ 3
2
Projectdoelen _______________________________________________________________ 3
3
Resultaten __________________________________________________________________ 4
4
Doelgroepen ________________________________________________________________ 4
5
Werkwijze __________________________________________________________________ 4 5.1
Stappenplan___________________________________________________________________ 4
5.2
Vorm geven aan de randvoorwaarden voor de implementatie _________________________ 4
5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4
5.3 5.3.1
Draagvlak van alle organisatieonderdelen___________________________________________________ 4 Plaats en vorm van de methodiek binnen de organisatie________________________________________ 5 Invulling rollen per organisatieonderdeel ___________________________________________________ 5 Ondersteuning door automatisering________________________________________________________ 5
Implementatie methodiek voor buitenlokale projecten _______________________________ 5 Fasering _____________________________________________________________________________ 5
5.4
Implementatie methodiek voor overige clusters _____________________________________ 7
5.5
Softwareondersteuning _________________________________________________________ 7
6
Enkele belangrijke afbreukrisico’s ______________________________________________ 7
7
Organisatie _________________________________________________________________ 8
8
7.1
Projectgroep __________________________________________________________________ 8
7.2
Werkgroep____________________________________________________________________ 8
Financiële paragraaf _________________________________________________________ 8
Project Shared Services
1
Inleiding
In de periode van februari 2004 tot en met april 2004 is een projectbeheersingmethodiek ontwikkeld voor de Hogeschool van Utrecht. Uitgangspunt was de projectbeheersingmethodiek zoals ontwikkeld binnen de faculteit Natuur & Techniek. Deze methodiek is schaalbaar gemaakt naar het projectportfolio van de Hogeschool van Utrecht. Bij dit traject zijn ervaren projectleiders uit alle faculteiten betrokken. Dit plan geeft aan hoe de ontwikkelde projectbeheersingmethodiek op gestructureerde wijze hogeschoolbreed wordt geïmplementeerd. Het bovengenoemde traject heeft de volgende resultaten opgeleverd: o Een methodiek voor projectbeheersing voor de gehele HvU. o Een handboek projectbeheersing (versie 1.0D). o Een projectenportfolio. Alle projecten binnen de HvU zijn binnen een van de volgende clusters te plaatsen: 1. Lokale projecten: Projecten die worden uitgevoerd door één bedrijfsonderdeel en intern worden gefinancierd1; 2. Bovenlokale projecten: Projecten die worden uitgevoerd door de Hogeschool van Utrecht waarbij minimaal twee bedrijfsonderdelen zijn betrokken en sprake is van externe financiering HvU2 eventueel in combinatie met interne financiering HvU; 3. Buitenlokale projecten: Projecten die worden uitgevoerd door de Hogeschool van Utrecht waarbij één of meerdere bedrijfsonderdelen en minimaal externe financiering3 van buiten de Hogeschool van Utrecht zijn betrokken. Dit plan bevat de beschrijving van de implementatie van de methodiek voor de buitenlokale projecten. Dit zijn de extern gefinancierde projecten, met daarmee de grootste urgentie. In de volgende fase komen de lokale en bovenlokale projecten aan bod. Waar in dit plan over faculteiten wordt gesproken, wordt ook de centrale organisatie bedoeld. Dit plan beschrijft de contouren van de implementatie. Per bedrijfsonderdeel worden vervolgens de details ervan bepaald (toetsingscriteria). Binnen dit project wordt een onderscheid gemaakt tussen een project en projectmatig werken. Een project is een bundel taken die ondermeer: o Nieuw zijn (niet routinematig). o Een bepaalde mate van complexiteit bevatten. o Een substantieel budget hebben. Andere taken kunnen wel projectmatig worden opgepakt maar zijn niet verplicht zich aan de methodiek te houden. In de facultaire werkgroepen worden de criteria verder uitgewerkt.
2
Projectdoelen
De doelstelling van dit project is het gefaseerd implementeren van de resultaten uit de voorgaande fase. Dit project is het vervolg van de eerste fase van het project.
¾
¾
1
Interne financiering HvU: financiering van een project door één bedrijfsonderdeel van de Hogeschool van Utrecht 2
Externe financiering HvU: financiering van een project door één (of meerdere) andere bedrijfsonderdelen binnen de HvU dan het bedrijfsonderdeel waar het initiatief vanuit gaat.
Bijvoorbeeld: twee faculteiten werken samen in een project. Er is altijd één faculteit initiatiefnemer. De financiering door de initiatiefnemer geldt als interne financiering, de financiering door de andere partij als externe financiering HvU. ¾
3
Externe financiering: financiering van een project door één (of meerdere) externe organisaties.
Deelproject Projectadministraties, gefaseerde implementatie projectbeheersingmethodiek, versie 0.2, mei 2004
3
Project Shared Services
Naast de fysieke implementatie van de methodiek wordt een pakketselectie uitgevoerd om te bepalen welke projectmanagement software aansluit bij de functionele specificaties van de organisatie om zodoende het totale projectportfolio op een meer effectieve en/of efficiënte manier uit te kunnen voeren.
3
Resultaten
De volgende resultaten worden bij uitvoering van het project opgeleverd: o Plaats en vorm van de projectbeheersing methodiek is bepaald. o Er is vorm gegeven aan de rollen vanuit de projectbeheersing methodiek. o Er is een duidelijk beeld van de ondersteuning/professionalisering van de methodiek door de automatisering binnen de Hogeschool van Utrecht en hoe hier vorm aan wordt gegeven. o Er is een overzicht van alle extern gefinancierde projecten. o De projectcontrollers zijn benoemd en opgeleid. o Alle betrokkenen zijn bekend met de methodiek. o Lopende projecten zijn geconverteerd op basis van (facultair) vastgestelde criteria. o Er zijn toetsingscriteria vastgesteld om aanvragen te toetsen op aansluiting op gewenst portfolio. o Er is/zijn een toetsingscommissie(s) benoemd. o De methodiek is beschikbaar via intranet. o Alle bedrijfsonderdelen zijn gereed om nieuwe projectronde voor 2005 conform de methodiek te starten. o Er is aansluiting tussen de methodiek en de financiële administratie. o Er is onderzoek verricht naar E-Project en er ligt een advies. o Er is onderzoek verricht naar een pakket voor projectmanagementsoftware en er ligt een advies.
4
Doelgroepen o o o o
5 5.1
Projectleiders Project-/financiële administraties Faculteitsdirecties CvB
Werkwijze Stappenplan
Onderstaand volgt een aanpak om op een gestructureerde en beheerste wijze de doelstellingen van dit project te behalen. De aanpak is opgedeeld in drie fasen: 1. Vorm geven aan de randvoorwaarden voor de implementatie. 2. Implementatie van de methodiek voor buitenlokale projecten. 3. Implementatie van de methodiek voor de overige clusters van projecten.
5.2
Vorm geven aan de randvoorwaarden voor de implementatie
Voordat gestart wordt met de implementatie van de projectbeheersing methodiek, moet eerst aan een aantal randvoorwaarden zijn voldaan. De invulling van deze randvoorwaarden zorgt ten eerste voor draagvlak binnen alle lagen van de organisatie. Ten tweede wordt de plaats en de vorm van de beheersmethodiek bepaald binnen de organisatie. Ten slotte wordt gekeken naar een uniforme ondersteuning voor de methodiek vanuit de automatisering. Onderstaand volgt een opsomming van activiteiten die ervoor zorgen dat een essentiële basis wordt gelegd voor de implementatie van de projectbeheersingmethodiek. 5.2.1 Draagvlak van alle organisatieonderdelen Essentieel is commitment binnen alle organisatieonderdelen waar de projectbeheersing methodiek zal worden geïmplementeerd. Dit draagvlak creëren is een eerste stap en wordt geïnitieerd door het College van Deelproject Projectadministraties, gefaseerde implementatie projectbeheersingmethodiek, versie 0.2, mei 2004
4
Project Shared Services
Bestuur van de Hogeschool van Utrecht. Zonder steun van de directies van de organisatieonderdelen zal de implementatie niet lukken. 5.2.2 Plaats en vorm van de methodiek binnen de organisatie De projectbeheersingmethodiek, zoals opgezet aan de hand van de analyses en het ambitieniveau van de Hogeschool van Utrecht, ligt vast in het handboek projecten. Dit handboek beschrijft de fasering, processen, procedures, functies, taken, rollen en verantwoordelijkheden van de uit te voeren projecten. De rollen zoals beschreven in het handboek projecten zijn bestaande rollen, op één na, namelijk de rol van projectcontroller. Ten tweede wordt de toetsingscommissie geïntroduceerd. Deze commissie bestaat uit een vaste kern, namelijk de afdelingscontroller en de nieuwe rol van projectcontroller. Afhankelijk van het soort project wordt deze vaste kern aangevuld met deskundigen (in- of extern). De toetsingscommissie heeft een adviserende rol. Door middel van een aantal workshops dient duidelijk te worden, hoe vorm wordt gegeven aan de rol van projectcontroller (en toetsingscommissie) in de organisatie. 5.2.3 Invulling rollen per organisatieonderdeel Nadat de plaats en vorm van de methodiek binnen de organisatie is bepaald, wordt per organisatieonderdeel invulling (toewijzen van rollen aan personen) gegeven aan de volgende rollen: o o
Projectcontroller Toetsingscommissie
Invulling geven aan bovengenoemde rollen, is een taak van de directie van het betreffende organisatieonderdeel. 5.2.4 Ondersteuning door automatisering De projectbeheersingmethodiek wordt ondersteund door middel van automatisering (zie paragraaf 5.5). Voordat de implementatie van start gaat moet goed worden nagedacht op welke wijze de Hogeschool van Utrecht de projectbeheersing methodiek wil ondersteunen. Hiervoor dient een inventarisatie te worden uitgevoerd naar het gebruik van software pakketten die ter ondersteuning van de methodiek kunnen dienen. Aspecten als uniform gebruik, toekomst, gebruikersgemak, professionalisering, functies, etc. dienen hierbij te worden meegenomen.
5.3
Implementatie methodiek voor buitenlokale projecten
Indien aan bovengenoemde voorwaarden is voldaan, wordt per organisatieonderdeel gestart met het uitvoeren van een aantal actiepunten om de implementatie van de projectbeheersing methodiek vorm te geven. Deze actiepunten worden veelal parallel aan elkaar uitgevoerd. Het uiteindelijke resultaat per organisatieonderdeel kan verschillen door: o Kennis binnen het organisatieonderdeel met betrekking tot projectmatig werken en projectmanagement. o Omvang van het aantal extern gefinancierde projecten. o Commitment binnen het organisatieonderdeel. 5.3.1 Fasering Hieronder staat de globale planning. De activiteiten zoals hieronder beschreven worden parallel aan elkaar opgestart. Actiepunt Besluiten over implementatie Instellen projectgroep (projectleiding ssc, vertegenwoordiging faculteiten, FaGro). Instellen werkgroep per faculteit.
Betrokkenen Programmadirectie 4 Projectleiding ssc
Deadline Juni 2004 Juli 2004
Projectgroep ssc i.s.m.
Juli 2004
Deelproject Projectadministraties, gefaseerde implementatie projectbeheersingmethodiek, versie 0.2, mei 2004
5
Project Shared Services
Informeren PCO In kaart brengen van alle belanghebbenden met betrekking tot de projectbeheersing methodiek, en workshops organiseren om iedereen bekend te maken met de methodiek. Trainen leden werkgroepen, helpdesk Opstellen van lijst met projecten in uitvoering. Vaststellen van conversie criteria (volledig, deels, of geen conversie). Na conversie zorgdragen dat projecten conform de methodiek worden bewaakt. Opzetten helpdesk en communicatie. De helpdesk heeft als functie: o Opmerkingen, c.q. verbetervoorstellen registreren. o Ondersteuning aan projectleiders. o Doorvoeren van wijzigingen handboek; o Versiebeheer handboek projecten; o Communiceren van wijzigingen; o etc. Beschikbaar stellen van het handboek middels het intranet. Vormgeven taken en activiteiten van de projectcontroller. Vormgeven toetsingscommissie. Beleggen van workshops voor projectleiders om methodiek toe te lichten hierbij zal een verdeling worden gemaakt in onder andere de status van het project, zodat de focus ligt op die onderdelen van de projectbeheersing methodiek waar men direct mee kan werken. De projectleiders zullen meerdere workshops volgen, waarbij de som van workshops gelijk is aan de totale projectbeheersing methodiek. Doel van deze workshops is veelzijdig: o Communiceren omtrent de methodiek. o Draagvlak creëren. o Toetsing en aanscherping van de methodiek. o Snelle conversie van meerdere projecten. o Kennis overdracht projectleiders. o Nieuwe projecten conform de nieuwe methodiek worden opgestart. Ontwikkelen van tutorials gezien vanuit de diverse rollen. Coachen van de projectcontroller. Vormgeven toetsingscriteria en organisatieonderdelen assisteren in het opzetten van toetsingscriteria aan de hand van het strategisch plan. Onderzoek E-project Onderzoek projectmanagementtool Zorgdragen dat taken, rollen, bevoegdheden, etc. worden opgepakt en uitgevoerd.
faculteitsdirecties CvB Werkgroepen
Juli 2004 Augustus 2004
Projectgroep Projectleiders per faculteit/organisatieonderdeel Werkgroep
September 2004 September 2004
Projectcontroller
-
Projectgroep
September 2004
Projectgroep
September 2004
Projectgroep/werkgroep i.s.m. faculteitsdirecties Projectgroep/werkgroep i.s.m. faculteitsdirecties Projectgroep/werkgroepen
September 2004
September 2004
September 2004 Oktoberdecember 2004
Projectgroep
Oktober 2004
? Projectgroep/werkgroep i.s.m. faculteitsdirecties en organisatieonderdelen
Oktober 2004 Oktober 2004
Informatiemanagement Informatiemanagement Werkgroep
November 2004 November 2004 -
Deelproject Projectadministraties, gefaseerde implementatie projectbeheersingmethodiek, versie 0.2, mei 2004
6
Project Shared Services
Implementatie software
Implementatiemanagement
Implementatie van de methodiek voor de overige clusters van projecten.
Projectgroep/werkgroep
v/a december 2004 v/a januari 2005
Deze lijst van activiteiten is zeker niet compleet. Al naar gelang het implementatieproces gaat lopen, worden nieuwe activiteiten aan deze lijst toegevoegd. Deze activiteiten en de impact hiervan zullen gerapporteerd worden in de voortgangsrapportage.
5.4
Implementatie methodiek voor overige clusters
Na de evaluatie van de implementatie van de methodiek voor buitenlokale projecten, wordt gestart met de implementatie van de methodiek voor de overige clusters van projecten. De implementatie voor de buitenlokale projecten heeft tot een leercurve geleid bij de betrokken projectleiders en controllers. Deze ervaring wordt ingezet bij de implementatie van de overige clusters. Dit vraagt een langere inzet van een aantal medewerkers bij de begeleiding van de andere medewerkers.
5.5
Softwareondersteuning
Buiten de activiteiten die de feitelijke methodiek in de organisatie verankeren kan het gebruik van software de methodiek ondersteunen en professionaliseren. We denken aan: o o
E-project (Exact). Projectmanagementsysteem (PSA pakket) of modules hiervan.
Beide pakketten zijn niet te vergelijken. Het gebruik van E-project betreft de financiële administratie van projecten, als een onderdeel van de reguliere administratie. De gebruiker hiervan is de financiële administratie en/of projectcontroller. Een projectmanagement systeem omvat veel meer aspecten. Zo is een PSA-systeem onder meer een informatiesysteem. In dit systeem worden de planning en de voortgang van alle projecten vastgelegd, waaronder: o De mogelijkheid om afzonderlijke projecten te plannen. o De mogelijkheid om medewerkers op projecten in te plannen. o De mogelijkheid om medewerkers uren te laten boeken. o De mogelijkheid om voortgangsrapportages van projecten te genereren. o Inzicht in de bezetting van medewerkers. o Voortgang van projecten te vergelijken met de initiële planning en het toegekende budget. o Mogelijkheid een link te leggen tussen het projectsysteem en de financiële administratie. Kortom een dergelijk systeem heeft veel mogelijkheden maar ook veel aandachtspunten gedurende de implementatie. Belangrijke aandachtspunten bij de implementatie van software zijn onder meer: o De fysieke implementatie van het systeem (database, systemen, netwerk performance, etc.). o Opleiden van beheerder. o Opleiden van gebruikers. o Aansluiting op het financieel systeem. o Afstemming van projectbeheersing methodiek op projectsysteem. Dit plan betreft alleen de feitelijke implementatie van de projectbeheersing methodiek. Parallel aan de implementatie wordt het gebruik van E-project en/of een PSA pakket onderzocht. De nadruk ligt in het traject echter op de invoering van de methodiek.
6
Enkele belangrijke afbreukrisico’s o
Het welslagen van dit project hangt nauw samen met het draagvlak binnen alle lagen van de organisatie.
Deelproject Projectadministraties, gefaseerde implementatie projectbeheersingmethodiek, versie 0.2, mei 2004
7
Project Shared Services
o o o o
Er moet invulling worden gegeven aan alle randvoorwaarden zoals beschreven in paragraaf 5.2. Deze zijn van essentieel belang voor het welslagen van de implementatie. Beschikbaarheid van medewerkers binnen faculteiten om een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling en implementatie van de projectbeheersing moet worden gegarandeerd. De faculteiten zorgen voor een representatieve bezetting van bijeenkomsten en workshops. Tijdig starten van de implementatie, in verband met commitment, bij betrokkenen en start van projectronde 2005 (conform projectbeheersingmethodiek).
Risico’s worden continue gemonitord, en gerapporteerd in de periodieke voortgangsrapportage.
7
Organisatie
De projectorganisatie van dit project is zo opgezet dat alle activiteiten ten behoeve van de implementatie parallel worden opgestart.
7.1
Projectgroep
De centrale coördinatie (beleid, hogeschoolbrede beslissingen) van het project is in handen van de projectgroep. Deze projectgroep bestaat uit: o Projectleiding ssc o (Project)controller FNT o Extern adviseur (op afroep) o Twee directieleden
7.2
Werkgroep
Per organisatieonderdeel wordt een werkgroep ingericht. Deze werkgroep fungeert als helpdesk en begeleidt de implementatie binnen het betreffende organisatieonderdeel. De werkgroep verzorgt tevens de training voor de projectleiders. De werkgroep wordt voor deze taak opgeleid. Verder draagt de werkgroep zorg voor de invulling van het implementatieplan (toetsingscriteria). Binnen elk organisatieonderdeel wordt invulling gegeven aan de volgende rollen: o Projectleider/coördinator; o Projectcontroller; o Toetsingscommissie; o Vertegenwoordiger(s) afdeling. Binnen elk bedrijfsonderdeel wordt een vertegenwoordiger (liefst de persoon die de input heeft geleverd voor de ontwikkeling van de projectbeheersing methodiek) gekozen en iemand die de functie van projectcontroller gaat bekleden. Dit betreft de invulling van de randvoorwaarden. Invulling geven aan bovengenoemde rollen, is een taak van de directie van het betreffende bedrijfsonderdeel. Deze projectorganisatie per bedrijfsonderdeel, vormt de basis voor de implementatie van de projectbeheersing methodiek.
8
Financiële paragraaf
De inbreng van de HvU-medewerkers is budgettair neutraal. Het is noodzakelijk om in piekperiodes extra menskracht in te huren voor respectievelijk: advisering of toetsing en het verder ontwikkeling van systemen. Hiervoor wordt het bedrijf FaGro ingehuurd. Inzet van FaGro betreft vooralsnog alleen de implementatie van de buitenlokale projecten. De kosten voor de implementatie bedragen € 105.000 (excl. software). Het project wordt bekostigd vanuit programmamanagement. Deelproject Projectadministraties, gefaseerde implementatie projectbeheersingmethodiek, versie 0.2, mei 2004
8
