Fejlesztési programtervek Rövid távú akciótervek december

A CSURGÓI POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETFEJLESZTÉSE

ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése

A Csurgói Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése Megbízó: Csurgó Város Önkormányzata

Fejlesztési programtervek Rövid távú akciótervek 2009. december


1e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása

Programterv Fejlesztési javaslat

Egyértelmű feladat- és felelősségi körök kialakítása személyi szinten Kapcsolati térkép összeállítása Irodák közötti együttműködések leszabályozása A szervezeti egységek közötti együttműködés javítása csapatépítő tréningek, rendezvények révén

Akcióterv Fejlesztési javaslat

Konkrét tevékenységek

Felelős

Határidő

Egyértelmű feladat- és felelősségi körök kialakítása személyi szinten

• Munkaköri leírások átvizsgálása

2010. dec. 31.

Jegyző

Kapcsolati térkép összeállítása

• Minta kapcsolati térkép összeállítása • Minden irodára kapcsolati térkép összeállítása • SZMSZ módosítása

2010. okt. 31.

Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző

Irodák közötti együttműködések leszabályozása



1f) A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése

Programterv Fejlesztési javaslat Felsővezetői megbeszélések rendszeressé tétele Irodavezetői megbeszélések tartalmi fejlesztése Koordinációs funkcióval bíró szervezeti egység kialakítása Irodavezetői értekezleten rögzített feladatok kommunikációjának és követésének új alapokra helyezése

Akcióterv Fejlesztési javaslat Felsővezetői megbeszélések rendszeressé tétele

Irodavezetői megbeszélések tartalmi fejlesztése

Konkrét tevékenységek •

Évente legalább 3 alkalom kijelölése, amikor a felsővezetés „elvonul” és stratégiai kérdésekről cserél eszmét

•

1. Irodavezetői megbeszélések tematikájának átalakítása és rögzítése 2. Az új tematikának megfelelő előkészítő mechanizmusok bevezetése

•

•

Felelős

Határidő 2010. december 31.

Jegyző

2010. december 31.

Jegyző


Irodavezetői értekezleten rögzített feladatok kommunikációjának és követésének új alapokra helyezése

•

• •

1. Emlékeztetők elektronikus rögzítése és a releváns feladatok továbbítása 2. A kiosztott feladatok utánkövetése 3. Az irodavezetői értekezlethez visszacsatolás

2010. október 31.

Jegyző



1l) A projekt szemlélet megerősítése

Programterv Fejlesztési javaslat Pályázati szabályzat módosítás

Projekt menedzsment eljárásrend kialakítása Projektmenedzsment képzés


Pályázati szabályzat módosítás

Projektmenedzsment képzés

Konkrét tevékenységek • 1. Előzetes javaslat kidolgozása • 2. Egyeztetés a javaslat megvitatására • 3. Eljárásrend véglegesítése és jóváhagyása • 4. Eljárásrend bevezetése • 1. Képzési szükségletek felmérése • 2. Képzési program kialakítása • 3. Képzés lebonyolítása (4. Rendszeres továbbképzések)

Felelős


Jegyző

2010. jún. 31.

Jegyző


1a) Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében

Programterv Fejlesztési javaslat A hivatal egészére vonatkozóan a döntési kompetenciáinak átvilágítása, pontosítása, kiegészítése, rendszerezése és a változtatások, pontosítások egyértelmű végigvezetése a megfelelő dokumentumokon Polgármester, alpolg., jegyző és az irodavezetők döntési kompetenciáinak tisztázása A ma spontán érvényesülő stratégiai elvek megvizsgálása, meghatározása

A széleskörű bevonásra épülő stratégiaalkotási folyamat bevezetése

Akcióterv

Fejlesztési javaslat


Határidő

Felelős


Polgármester, alpolg., jegyző és az irodavezetők döntési kompetenciáinak tisztázása

• • • • • •

A széleskörű bevonásra épülő stratégiaalkotási folyamat bevezetése

1. Dokumentum-elemzés + kapcsolódó interjúk 2. Helyzetkép elkészítése 3. Belső vezetői workshop 4. A szükséges módosítások átvezetése a dokumentumokban 5. Belső utasítás 6. A módosítások egységes kommunikálása irodán belül és az egész hivatal szintjén

Eljárás készítése a vonatkozó fejlesztési javaslatról

2010. december 31.

Polgármester

2010. december 31.

Polgármester


1d) Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása

Programterv Fejlesztési javaslat Rendelet-előkészítés minőségének javítását célzó eljárások kidolgozása Az előzetes hatástanulmány alkalmazásának bevezetése jelentősebb horderejű rendeletek esetében Statisztikai mutatók és szakmai információk adatbázisának kiépítése a döntések jobb megalapozása érdekében

Akcióterv Fejlesztési javaslat Rendelet-előkészítés minőségének javítását célzó eljárások kidolgozása Statisztikai mutatók és szakmai információk adatbázisának kiépítése a döntések jobb megalapozása érdekében

Konkrét tevékenységek Eljárás az előterjesztési, rendeletalkotási és indítványozási szabályozás módosításáról (benne SZMSZmódosítások) 1. Információtípusok kiválasztása 2. Alkalmazás kiválasztása 3. Struktúra kialakítása 4. Alap adatbázis feltöltése

Felelős


Jegyző

2010. december 31.

Jegyző


1b) A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében

Programterv Fejlesztési javaslat Szervezet finomítása az ügyintézési folyamatok átfogó értékelése alapján Teljesítménymérés kiterjesztése minden ügyintézési folyamatra Átfogó ügyfél-elégedettség mérés lebonyolítása E-közigazgatási akcióterv készítése


Teljesítménymérés egy ügyintézési folyamatra E-közigazgatási akcióterv készítése

Konkrét tevékenységek 1. Koncepció és módszertan meghatározása 2. Pilot folyamat kiválasztása 3. A pilot folyamat teljesítménymérésének bevezetése 1. Jogszabályelemzés 2. Akciók gyűjtése 3. Akciók priorizálása

Felelős

Határidő 2010.december 31.

Jegyző

2010. december 31.

Jegyző


1.c Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása

Programterv Fejlesztési javaslat

•

Az ügyfélszolgálati tevékenység színvonalának javítása

•

Eljárás ügyfélelégedettség mérésről

•

Az jelenlegi ügyfélszolgálati (ügyintézési) folyamatok átfogó értékelése és folyamatjavítások bevezetése

•

Ügyfélszolgálati (Ügyintézési) folyamatokat támogató workflow rendszer bevezetése

Akcióterv



2010. febr. 29. Az ügyfélszolgálati tevékenység színvonalának javítása

Képzés az ügyfélszolgálaton dolgozó munkatársaknak kommunikáció témakörben

Felelős

Határidő Jegyző


Eljárás ügyfélelégedettség mérésről

Az jelenlegi ügyfélszolgálati (ügyintézési) folyamatok átfogó értékelése és folyamatjavítások bevezetése

Eljárásrend készítése, Próbamérés az elkészített kérdőívvel 1. Aktuális erőforrástérkép összeállítása 2. Jelenlegi működés folyamat/termék szemléletű értékelése 3. Folyamat változtatások koncepciójának kidolgozása és választás 4. A módosított folyamat(ok) dokumentálása 5. Betanítás 6. Folyamat-változtatások életbeléptetése

2010. dec. 31.

jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző


1k) Szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök Programterv Fejlesztési javaslat

•

A szervezeti szintű teljesítménymérés szabályozása és illesztése az egyéni teljesítményméréshez (hivatali és intézményi szint)

•

A rendszer informatikai alapokra való helyezése

Akcióterv



A szervezeti szintű teljesítménymérés szabályozása és illesztése az egyéni teljesítményméréshez I. (hivatali szint)

Eljárás a szervezeti és egyéni teljesítmény célkitűző, - nyomonkövető mérő és értékelő rendszerről

A szervezeti szintű teljesítménymérés szabályozása és illesztése az egyéni teljesítményméréshez II. (intézményi szint)

Eljárás a szervezeti és egyéni teljesítmény célkitűző, - nyomonkövető mérő és értékelő rendszerről

Felelős

Határidő 2010. nov. 31

Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző


3b) A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok Programterv Fejlesztési javaslat

•

Települési partneradatbázis továbbfejlesztése

•

Partnerségi együttműködés részletes szabályozása

•

Partnerségi képzés az érintettek bevonásával

Akcióterv



Felelős

Határidő

Települési partneradatbázis továbbfejlesztése

1. Adatbázis struktúrájának kialakítása 2. Szükséges adatok összegyűjtése és bevitele az adatbázisba (3. Adatbázis folyamatos frissítése)

2010. nov. 31

Jegyző

A partnerekkel való kapcsolattartás részletes mechanizmusának kialakítása

Eljárás a partnerségi együttműködésről

2010. nov. 31.

Jegyző


3 a) Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére Programterv Fejlesztési javaslat

•

Internetes tartalommenedzsment felülvizsgálata (közérdekű és nem közérdekű)

•

Városi kommunikációs stratégia és terv kidolgozása és elfogadása

•

A lakossági tájékoztatás fejlesztése az intézményekkel való együttműködéssel

Akcióterv


Internetes tartalommenedzsment felülvizsgálata I.

Internetes tartalommenedzsment felülvizsgálata II.


Felelős

Határidő 2010. okt. 31

Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző

Közzétételi szabályzat megalkotása a közérdekű adatok elektronikus közzétételének teljesítésére vonatkozó részletes szabályairól Közzétételi szabályzat megalkotása a nem közérdekű adatok elektronikus közzétételének teljesítésére vonatkozó részletes szabályairól


1.h. Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe Programterv Fejlesztési javaslat

•

Intézményi kontrolling megerősítése

•

A gazdálkodási információk intézmények felé történő biztosítása optimális rendszerének kialakítása A negyedéves/havi/heti/napi információáramlás erőforrás szükségletének csökkentése automatizálással

•

Akcióterv



Intézményi kontrolling megerősítése

Eljárás intézményi adatszolgáltatásról + sablon adattábla készítése

A gazdálkodási információk intézmények felé történő biztosítása optimális rendszerének kialakítása

Eljárás intézményi adatszolgáltatásról + sablon adattábla készítése

Felelős


Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző


2b) Stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása Programterv Fejlesztési javaslat

•

A stratégiai célok meghatározása és felülvizsgálatának szabályozása / fejlesztése

•

Teljes feladatreform (kötelező és nem kötelező feladatok)

Akcióterv


A stratégiai célok meghatározása és felülvizsgálatának szabályozása / fejlesztése

Nem kötelező jellegű önkormányzati feladatok felülvizsgálata


Felelős


Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző

Eljárás a stratégiai célok meghatározásáról és felülvizsgálatról

1. Egyes szolgáltatások iránti igények felmérése valamint a ráfordítások számbavétele 2. A kétféle információ alapján feladatok újraszervezése


2c) Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között Fejlesztési javaslat •

A szakpolitika prioritások meghatározásának és felülvizsgálatának szabályozása / fejlesztése

•

Teljes feladatreform (kötelező és nem kötelező feladatok)

Akcióterv


A szakpolitika prioritások meghatározásának és felülvizsgálatának szabályozása / fejlesztése

Nem kötelező jellegű önkormányzati feladatok felülvizsgálata


Felelős


Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző

Eljárás készítése a szakpolitika prioritások meghatározásáról és felülvizsgálatáról

1. Egyes szolgáltatások iránti igények felmérése valamint a ráfordítások számbavétele 2. A kétféle információ alapján feladatok újraszervezése


2d) Költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata Fejlesztési javaslat

•

Jelenlegi költségvetési készítési menet optimalizálása

•

A költségvetés készítés információs bázisának megerősítése I. (jogilag/ adatszerkezetileg) A költségvetés készítés információs bázisának megerősítése II. (beltöltött adat oldalról)

•

Akcióterv



Jelenlegi költségvetési készítési menet optimalizálása

Eljárás készítése a költségvetési tervezés informatikai támogatásáról

A költségvetés készítés információs bázisának megerősítése

A költségvetést alátámasztó adatok rendszeréről szóló eljárás elkészítése

Felelős


Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző


2e) Új költségvetési tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása Fejlesztési javaslat •

A saját tulajdonú gazdasági társaságokkal és intézményekkel kötendő ( költségvetési) megállapodások kötésének felülvizsgálata

•

Sarokszám alapú költségvetés teljes körű bevezetése a hivatalra és intézményeire

•

Feladatalapú költségvetés teljes körű bevezetése a hivatalra és intézményeire

Akcióterv



A saját tulajdonú gazdasági társaságokkal kötendő ( költségvetési) megállapodások kötésének felülvizsgálata

Eljárás készítése a saját tulajdonú gazdasági társaságokkal kötendő megállapodások kötéséről

Az intézményekkel kötendő ( költségvetési) megállapodások kötésének felülvizsgálata

Eljárás készítése a saját tulajdonú gazdasági társaságokkal kötendő megállapodások kötéséről

Felelős


Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző


2a) Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása

Fejlesztési javaslat •

Naprakész információk biztosítása a döntéshozóknak a felelősség-vállalásokhoz (havi vagy afölötti szint)

•

Naprakész információk biztosítása a döntéshozóknak a felelősség-vállalásokhoz (heti szint)

•

Naprakész információk automatizált biztosítása a döntéshozóknak a felelősségvállalásokhoz

Akcióterv



Naprakész információk biztosítása a döntéshozóknak a felelősség-vállalásokhoz (havi vagy afölötti szint)

Eljárás a hivatali pénzügyi kontrollingról + adattábla

Naprakész információk biztosítása a döntéshozóknak a felelősség-vállalásokhoz (heti szint)

Eljárás kiegészítés a hivatali pénzügyi kontrollingról + adattábla

Felelős


Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző


2f) Közbeszerzési eljárások lebonyolítása


•

Naprakészség kialakítása a közbeszerzések (tervek) nyilvántartásában

•

Közbeszerzéshez szükséges kompetenciák fejlesztése

•

Elektronikus közbeszerzési eljárás bevezetése

Akcióterv



Naprakészség kialakítása a közbeszerzések (tervek) nyilvántartásában

Közbeszerzési szabályzat módosítása

Közbeszerzéshez szükséges kompetenciák fejlesztése

Képzés közbeszerzés témakörében

Felelős


Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző


2g) Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése


•

Zöld közbeszerzésről ismeretek bővítése

•

Zöld közbeszerzési gyakorlat kialakítása I. szint

•

Zöld közbeszerzési gyakorlat kialakítása II. szint

Akcióterv



Zöld közbeszerzésről ismeretek bővítése

Zöld közbeszerzésről tréning(modul)

Zöld közbeszerzési gyakorlat kialakítása I. szint (az irodai számítástechnikai berendezések és fénymásolásra, illetve nyomtatásra használt papírok)

Eljárás a zöld közbeszerzésről

Felelős

Határidő 2010. feb. 29.

Jegyző

2010. dec. 31.

Jegyző

Fejlesztési programtervek Rövid távú akciótervek december

Recommend Documents