EVALUASI IMPLEMENTASI STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENERIMAAN KAS PADA DIVISI PENDIDIKAN YAYASAN SION
Oleh : SYLVIA HERLINA NIM : 232010187
KERTAS KERJA Diajukan Kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS PROGRAM STUDI
: EKONOMIKA DAN BISNIS : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2014
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA Jl. Diponegoro 52 – 60 Tlp: (0298) 321212, 311881 Salatiga , 50711 - Indonesia Fax. (0298) – 21433
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
: Sylvia Herlina
NIM
: 232010187
Program Studi : Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi: Judul
: Evaluasi Implementasi Standard Operating Procedures (SOP) Penerimaan Kas pada Divisi Pendidikan Yayasan Sion
Pembimbing : Gustin Tanggulungan, SE.,M.Ak.,Akt. Tanggal diuji : 24 Januari 2014 adalah benar-benar karya saya. Di dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang telah saya peroleh.
Salatiga, 8 Januari 2014 Yang memberi pernyataan,
Sylvia Herlina ii
iii
MOTTO Sebab itu haruslah kamu menunjukkan kasihmu kepada orang asing, sebab kamu pun dahulu adalah orang asing di tanah Mesir. (Ulangan 10:19) Dengan kasih dan kesetiaan, kesalahan diampuni, karena takut akan TUHAN orang menjauhi kejahatan. (Amsal 16:6) Janganlah merencanakan kejahatan terhadap sesamamu, sedangkan tanpa curiga ia tinggal bersama-sama dengan engkau. (Amsal 3:29) Rendahkanlah dirimu di hadapan Tuhan dan Ia akan meninggikanmu. (1 Petrus 1:10)
iv
ABSTRACT The evaluation of SOP implementation aims to evaluate the level of SOP implementation, so that it can be used as input to perfect the SOP to be in line with organizational changes. This research was conducted at the Sion Foundation Education Division, with the focus of this research on Cash Receipts SOP for Getasan Christian Middle School and Tarunatama Vocational High School educational units. The research data includes primary and secondary data that is retrieved through interviews, activity observations, and SOP documents. The data is analyzed using an compliance auditing technique by identifying the degree of deviance from each of the attributes. The conclusion of the degree of SOP implementation is conducted at the attribute level, sub-procedure level, and Cash Receipts SOP procedural level. Overall, the degree of compliance towards Cash Receipts SOP of the Sion Foundation Education Division can be categorized at an average degree of compliance with a 59.6 percent degree of compliance in the middle school work unit and 62.25 percent degree of compliance in the vocational high school work unit. The factors which are identified as causing a less than maximum degree of compliance are SOP viewed as difficult, so that the related parties do not fully understand their tasks. There are still double functions which limit the related parties from conducting their duties maximally. Several structural changes and terminology changes at Sion Foundation have resulted in the need for SOP to be readjusted. Keywords : SOP, evaluation, cash receipts, compliance audit
v
SARIPATI Evaluasi implementasi SOP bertujuan menilai tingkat pelaksanan SOP sehingga diperoleh masukan untuk penyempurnaan SOP seiring dengan perubahan lingkungan organisasi. Penelitian ini dilakukan pada Divisi Pendidikan Yayasan Sion, dengan fokus penelitian SOP Penerimaan Kas pada unit pendidikan SMP Kristen Getasan dan SMK Tarunatama. Data penelitian meliputi data primer dan sekunder yang diperoleh melalui wawancara, observasi aktivitas, dan studi dokumen SOP. Data dianalisis menggunakan teknik audit kepatuhan dengan mengidentifikasi tingkat penyimpangan dari masing-masing atribut. Kesimpulan tingkat implementasi SOP dilakukan pada tingkat atribut, tingkat sub prosedur, dan tingkat prosedur SOP Penerimaan Kas. Secara keseluruhan tingkat kepatuhan terhadap SOP Penerimaan Kas Divisi Pendidikan Yayasan Sion dikategorikan pada tingkat kepatuhan sedang dengan persentase kepatuhan 59,6 persen pada unit kerja SMP dan 62,25 persen pada unit kerja SMK. Faktor yang teridentifikasi sebagai penyebab tingkat kepatuhan belum maksimal adalah SOP dipandang rumit sehingga pihak terkait kurang memahami tugasnya, masih adanya rangkap fungsi yang membatasi pihak terkait untuk melaksanakan tugasnya dengan maksimal. Beberapa perubahan struktur dan perubahan istilah di Yayasan Sion menyebabkan SOP perlu untuk disesuaikan kembali. Kata kunci : SOP, evaluasi, penerimaan kas, audit kepatuhan
vi
KATA PENGANTAR
Pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi membutuhkan panduan kerja yang terstruktur untuk menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja. Panduan itulah yang disebut dengan SOP. Agar SOP berfungsi secara maksimal, maka SOP harus selalu dikembangkan seiring dengan perkembangan lingkungan organisasi. Dalam pengembangan SOP diperlukan evaluasi secara berkala untuk memberikan perbaikan dalam pelaksanaannya. Dalam penulisan skripsi ini dilakukan penelitian mengenai Evaluasi Implementasi Standard Operating Procedures (SOP) Penerimaan Kas Divisi Pendidikan Yayasan Sion menggunakan teknik Audit Kepatuhan. Skripsi ini merupakan karya penulis, sebagai syarat yang harus dipenuhi untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi pada Universitas Kristen Satya Wacana. Penulis mengharapkan saran, kritik, dan koreksi yang membangun terhadap kekurangan skripsi guna perbaikan penelitian serupa di kemudian hari. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca.
Salatiga, Januari 2014
Penulis
vii
UCAPAN TERIMAKASIH Puji syukur kepada Tuhan, atas anugerahNya penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Evaluasi Implementasi Standard Operating Procedures (SOP) Penerimaan Kas pada Divisi Pendidikan Yayasan Sion” ini. Dalam penyusunan skripsi ini penulis tidak lepas dari berbagai kesulitan, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun terkait penulisan dan penyajian skripsi ini untuk kemajuan bersama. Dalam mewujudkan skripsi ini, penulis mendapat banyak bantuan dan dorongan moril maupun bimbingan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Hari Sunarto, SE, MBA, PhD selaku Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana. 2. Bapak Usil Sis Sucahyo, SE, MBA selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana. 3. Ibu Gustin Tanggulungan, SE.,M.Ak.,Akt. selaku dosen pembimbing, terima kasih banyak atas segala bimbingan, kesabaran, serta petunjuk Beliau dari awal hingga akhir penulisan skripsi ini. 4. Seluruh dosen UKSW yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetahuan serta seluruh civitas akademika UKSW. 5. Seluruh keluarga besar penulis, papa, mama, dan kakak, yang telah senantiasa memberikan dukungan baik moril dan materiil. 6. Teman-teman yang telah memberikan motivasi dan dukungan. 7. Pengurus Yayasan Sion, Bendahara Unit, dan Kepala Unit Kerja di SMP Kristen Getasan dan SMK Tarunatama atas bantuan dan datadata yang diberikan. 8. Semua pihak yang telah membantu penulis, yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis berharap skripsi ini bermanfaat bagi para pembaca. Semoga segala budi baik dan bantuan yang diberikan kepada penulis selama menyelesaikan skripsi ini mendapatkan balasan dari Tuhan Yang Maha Kuasa. Salatiga, Januari 2014
Penulis
viii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL................................................................................................ i SURAT PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii HALAMAN MOTTO ............................................................................................ iv ABSTRACT .............................................................................................................v SARIPATI .............................................................................................................. vi KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii UCAPAN TERIMA KASIH ................................................................................ viii DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix DAFTAR TABEL ....................................................................................................x DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xi PENDAHULUAN...................................................................................... .............1 TELAAH LITERATUR ..........................................................................................3 Standard Operating Prosedur (SOP) ...............................................................3 Evaluasi Implementasi SOP ...........................................................................4 Pendekatan Audit Kepatuhan dalam Evaluasi Implementasi SOP .................5 Sistem Penerimaan Kas .................................................................................8 METODE PENELITIAN .........................................................................................9 Jenis dan Sumber Data....................................................................................9 Langkah Pengumpulan dan Teknik Analisis Data..........................................9 ANALISIS DAN PEMBAHASAN .......................................................................13 Gambaran Umum Objek Penelitian ..............................................................13 Hasil Analisis Data .......................................................................................14 PENUTUP ..............................................................................................................23 Kesimpulan ..................................................................................................23 Keterbatasan .................................................................................................24 Saran .............................................................................................................25 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................26 DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...............................................................................28 LAMPIRAN ...........................................................................................................29
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1
Analisis Kepatuhan Atribut SOP Anggaran ..........................................15
Tabel 2
Analisis Kepatuhan Atribut Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bendahara Unit Kerja di SMP Kristen Getasan .......................18
Tabel 3
Analisis Kepatuhan Atribut Sub Prosedur Penerimaan Kas melalui Bendahara Unit Kerja di SMK Tarunatama .............................19
Tabel 4
Analisis Kepatuhan Atribut Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Kas Besar di Yayasan Sion ......................................................21
Tabel 5
Analisis Kepatuhan Atribut Sub Prosedur Konfirmasi Atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Yayasan Sion ........................................................................................................22
Tabel 6
Analisis Tingkat Kepatuhan Atribut SOP Penerimaan Kas ..................23
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Panduan Wawancara.........................................................................30 Lampiran 2 Form Observasi dan Form Studi Dokumen. .....................................36 Lampiran 3 Dokumen yang Digunakan ...............................................................37 Lampiran 4 Tabel Statistik ...................................................................................39 Lampiran 5 Jadwal Pelaksanaan Penelitian .........................................................40 Lampiran 6 Identifikasi Atribut, Penyimpangan, Populasi, Metode Pemilihan Sampel, dan Jumlah Sampel .............................................................41 Lampiran 7 Rincian Objek yang Diteliti, Data Narasumber, dan Rincian Dokumen ...........................................................................................50 Lampiran 8 Struktur Organisasi Yayasan Sion Berdasarkan SOP dan Perubahannya ....................................................................................51 Lampiran 9 Struktur Organisasi SMP Kristen Getasan dan SMK Tarunatama ...52 Lampiran 10 Identifikasi Atribut SOP Anggaran ..................................................53
xi
PENDAHULUAN Suatu standar diperlukan sebagai pedoman dalam pekerjaan agar lebih mudah, efektif, dan efisien. Setiap jenis organisasi, termasuk yayasan sebagai organisasi nirlaba membutuhkan Standard Operating Procedures (SOP) untuk acuan kerja bagi anggota yang terlibat di dalamnya. International Thinking Training and Consultancy (2011)
berpendapat SOP menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan sesuai fungsi serta alat penilaian kinerja berdasarkan indikator teknis, administrasif, dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. SOP juga digunakan di pemerintahan untuk mewujudkan reformasi birokrasi yang mampu menjalankan tugas dan fungsi secara efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. Dengan adanya SOP, tugas dan fungsi dapat diselenggarakan dengan pasti, berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, dan jika terjadi penyimpangan dapat ditemukan penyebabnya (PER-03/MENKO/POLHUKAM/ 7/2012). SOP secara substansial membantu organisasi menjadi lebih produktif. Dalam SOP terkandung komitmen jangka panjang untuk pengembangan organisasi. Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yang ada. Oleh karena itu SOP perlu dievaluasi terus-menerus, agar prosedur-prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik (PER/21/M.PAN/11/2008). Evaluasi SOP merupakan kegiatan rutin berkesinambungan yang harus dilakukan. Pada dasarnya evaluasi SOP merupakan penilaian kesesuaian pelaksanaan kegiatan, bukan kegiatan mencari kesalahan. Jika terdapat penyimpangan segera dilakukan tindakan perbaikan, sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan rencana. Dengan demikian tumpang tindih dan kesalahan prosedur dalam pelaksanaan tugas dapat dihindari, serta ada kejelasan tanggung jawab, sehingga menghasilkan efisiensi dan efektivitas kinerja organisasi dalam mencapai tujuannya (PER-03/MENKO/POLHUKAM/7/2012). Yayasan Sion yang berlokasi di Salatiga merupakan salah satu organisasi nirlaba yang telah memiliki SOP dalam kegiatan operasinya. Pada Divisi
1
Pendidikan Yayasan Sion, SOP yang dirancang terdiri dari SOP Anggaran, SOP Penerimaan Kas, SOP Pengeluaran Kas, SOP Aset Tetap, dan SOP Pelaporan Keuangan. Proses evaluasi implementasi SOP Divisi Pendidikan Yayasan Sion hanya dilakukan pada awal penerapan SOP. Terdapat beberapa kendala implementasi yang teridentifikasi dalam kegiatan evaluasi tersebut, salah satunya tidak dilaksanakan pemisahan fungsi. Hal ini disebabkan kurangnya karyawan, sehingga yayasan merekrut karyawan untuk menangani pembukuan. Selanjutnya Yayasan Sion belum melakukan evaluasi secara berkala dan menyeluruh terhadap SOP yang diterapkan, sehingga pihak yayasan meragukan efektifitas implementasi SOP. Penelitian Lakiu (2011) atas SOP Sinode GKJTU mengidentifikasi penyebab tidak terimplementasinya SOP dengan baik disebabkan kurangnya pemahaman pelaku karena minimnya sosialisasi, SOP dianggap rumit, serta belum dilakukannya monitoring dan evaluasi terhadap SOP tersebut. Masalah yang disoroti dalam penelitian ini adalah belum dilakukannya evaluasi menyeluruh dan mendetail terhadap SOP Yayasan Sion sehingga tidak diketahui apakah SOP tersebut telah diterapkan pada fungsi-fungsi dalam organisasi. Dari masalah penelitian tersebut dirumuskan persoalan penelitian demikian: Bagaimana tingkat kepatuhan implementasi SOP Penerimaan Kas Divisi Pendidikan Yayasan Sion? Penelitian ini merupakan bagian dari penelitian bersama mengenai siklus kas, yang lebih berfokus pada SOP Penerimaan Kas karena aktivitas penerimaan kas menjadi salah satu aktivitas kunci bagi kelangsungan organisasi, namun rentan dimanipulasi oleh karyawan untuk kepentingan pribadi ataupun oleh manajemen agar organisasi terlihat baik dan menguntungkan (Munawir, 2005:2). Penelitian ini bertujuan menilai tingkat kepatuhan pelaksanaan SOP Penerimaan Kas Divisi Pendidikan Yayasan Sion. Diharapkan penelitian ini memberi manfaat bagi Divisi Pendidikan Yayasan Sion dalam rangka perbaikan SOP dan penerapannya sehingga aktivitas pelayanan dapat dijalankan secara efektif dan efisien. Bagi pembaca, penelitian ini bermanfaat sebagai referensi terkait implementasi SOP dan pelaksanaan audit kepatuhan sebagai instrumen dalam menilai implementasi SOP pada organisasi nirlaba.
2
TELAAH LITERATUR Standard Operating Procedures (SOP) Standard Operating Procedures (SOP) merupakan seperangkat petunjuk tertulis mengenai dokumen kegiatan rutin atau berulang yang dikerjakan oleh organisasi (The U.S. Environmental Protection Agency, 2007). Standard Operating Procedures (SOP) juga merupakan panduan kerja yang terstruktur, sebagai pengukur kinerja, serta menunjukkan apa yang harus dilakukan, kapan hal tersebut dilakukan, dan siapa yang harus melakukannya (Darmono, 2007). Manfaat SOP secara umum adalah mengoptimalkan kinerja organisasi, sarana mengkomunikasikan pelaksanaan pekerjaan, acuan dalam melakukan penilaian proses pekerjaan, sarana pelatihan bagi staf baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan, mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem dalam organisasi, serta digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi dan audit sistem informasi (Darmono, 2007). Ada tiga model SOP menurut Darmono (2007), yaitu SOP Teknis (Technical SOP), yang disusun untuk berbagai kegiatan teknis. Model teknis banyak digunakan di lingkungan industri dan laboratorium. Model selanjutnya adalah SOP Administratif (Administrative SOP), digunakan untuk menyusun berbagai macam kegiatan administratif, yang menggambarkan alur kerja dan prosedur kerja di kantor. Model SOP yang selanjutnya adalah SOP Gabungan, merupakan perpaduan dari SOP Teknis dan Administratif untuk menentukan prosedur kerja yang sifatnya teknis dan administratif. Siklus penyusunan SOP menurut Permenpan No. PER/21/M.PAN/11/2008 meliputi tahap persiapan penyusunan SOP, dimulai dengan membentuk tim, memberikan pelatihan bagi anggota tim, dan sosialisasi SOP ke seluruh unit. Tahap selanjutnya adalah penilaian kebutuhan SOP dan pengembangan SOP, terdiri dari tahap pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif, analisis dan pemilihan alternatif, penulisan SOP, pengujian dan review SOP, hingga pengesahan SOP. Tahap berikutnya adalah penerapan SOP serta monitoring dan evaluasi.
3
PER/21/M.PAN/11/2008 tersebut menyebutkan kegunaan SOP bagi organisasi adalah menciptakan proses kerja yang efektif dan efisien. SOP memberikan informasi mengenai tugas yang harus dilaksanakan oleh setiap karyawan secara lengkap, sehingga menghindari tumpang tindih pekerjaan serta mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan karyawan. SOP juga memberi kejelasan ukuran standar kinerja, cara konkret bagi karyawan untuk memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. Dengan demikian karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. Meskipun SOP merupakan bagian kecil dari kegiatan operasional organisasi, namun SOP memiliki peran yang besar dalam menciptakan proses kerja yang efisien dan efektif. Oleh karena itu, SOP menjadi instrumen yang penting untuk mendorong organisasi dalam memperbaiki proses internal sehingga terjadi peningkatkan kualitas kinerja.
Evaluasi Implementasi SOP Evaluasi SOP adalah penilaian terhadap SOP yang telah dibuat, baik dari segi penyusunan maupun penerapannya, guna memperoleh masukan untuk penyempurnaan sehingga SOP selalu mutakhir, sesuai dengan kebutuhan, dan proses penerapannya dapat berjalan dengan baik (PER-1236/K/SU/2011). Tahapan evaluasi dalam siklus penyusunan SOP merupakan tahap analisis sistematis terhadap serangkaian aktivitas yang dibakukan dalam bentuk SOP untuk menentukan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi secara keseluruhan. Evaluasi sebagai langkah tindak lanjut dari tahap monitoring, bertujuan mengetahui kelemahan pelaksanaan SOP sehingga dilakukan penyempurnaan SOP dan dimungkinkan terjadi perubahan SOP seiring dengan perubahan lingkungan organisasi (PER/21/M.PAN/11/2008). Metode yang pernah digunakan dalam proses evaluasi SOP, di antaranya benchmarking dan teknik audit kepatuhan. Metode benchmarking digunakan Asmara (2011) untuk evaluasi pelaksanaan Standard Operating Procedures
4
(SOP) pada usaha franchising (Alfamart Cilacap). Pada penelitian tersebut pengumpulan data dilakukan dengan mensurvei 50 konsumen Alfamart. Diperoleh kesimpulan Alfamart sudah menerapkan SOP dengan baik. Dengan menggunakan metode benchmarking diperoleh hasil pelayanan Alfamart lebih baik dari pembandingnya (Indomaret). Teknik audit kepatuhan digunakan untuk menilai evaluasi SOP oleh Kurniawan (2011) di unit pelayanan Puskesmas Mangunsari Salatiga dan Prasetya (2012) di Rumah Sakit Umum Daerah Salatiga. Dalam penelitian Kurniawan dan Prasetya data diperoleh melalui wawancara, observasi, dan studi dokumen. Hasil penelitian Kurniawan (2011) menunjukkan bahwa evaluasi level atribut beberapa prosedur yang tidak efektif banyak terjadi pada atribut yang bersifat pelayanan servis kepada pasien, karena tidak adanya briefing karyawan mengenai pentingnya SOP. Sementara dalam penelitian Prasetya (2012) diperoleh hasil bahwa penerapan SOP dinyatakan efektif hanya pada prosedur pendaftaran pasien rawat jalan lama, sedangkan efektivitas untuk prosedur lainnya hanya pada tingkat cukup efektif.
Pendekatan Audit Kepatuhan dalam Evaluasi Implementasi SOP Audit kepatuhan merupakan teknik audit untuk menilai kepatuhan suatu entitas ekonomi terhadap prosedur yang ditetapkan oleh pihak yang memiliki otoritas lebih tinggi (Noviyanti dan Utami, 2004:16). Mulyani dan Rufaedah (2008:1.15) berpendapat audit kepatuhan merupakan teknik audit yang dilakukan untuk menentukan apakah klien atau pihak yang diaudit telah mengikuti serangkaian prosedur, norma, dan peraturan yang ditetapkan oleh pihak yang berwenang. Prinsip ini menjabarkan bahwa audit kepatuhan memiliki tujuan menentukan tingkat kesesuaian antara kegiatan entitas dengan kondisi, peraturan, dan undang-undang tertentu. Keunggulan
penggunaan
teknik
audit
kepatuhan
dalam
menilai
implementasi SOP adalah metode yang sistematis mengikuti teknik audit, adanya langkah identifikasi penyimpangan SOP yang berguna untuk evaluasi SOP, pendokumentasian bukti pengujian yang mendukung kesimpulan dan dapat
5
diverifikasi oleh pihak lain. Sementara kelemahan terletak pada penggunaan judgement yang sangat subjektif. Kriteria-kriteria yang diterapkan dalam audit kepatuhan dapat berasal dari sumber-sumber yang berbeda (Mulyadi, 1990:4), misalnya berasal dari sumber pengendalian internal entitas dan SOP atas suatu aktivitas. Menurut Boynton et al (2002:448), terdapat tujuh langkah dalam teknik audit kepatuhan (compliance audit). Langkah pertama menentukan tujuan audit. Tujuan menyeluruh dari pengujian kepatuhan adalah mengevaluasi efektivitias prosedur SOP. Secara umum tujuan auditor melakukan pengujian kepatuhan SOP adalah menentukan keandalan rancangan prosedur yang ditetapkan dalam suatu organisasi, sehingga dapat digunakan sebagai acuan kerja secara maksimal. Langkah kedua adalah menentukan populasi dan unit sampling. Populasi meliputi kelompok aktivitas yang akan diuji. Penentuan populasi disesuaikan dengan tujuan auditor. Sementara unit sampling adalah elemen individual dalam populasi. Unit sampling dapat berupa dokumen maupun item-item dalam dokumen. Langkah ketiga menentukan atribut dan penyimpangan. Sebelum diuji setiap prosedur diidentifikasi atribut dan kondisi simpangannya. Atribut adalah suatu karakteristik dari prosedur, sedangkan penyimpangan merupakan kondisi tidak dijalankannya prosedur (atribut) sesuai SOP. Langkah keempat menetapkan metode pemilihan sampel. Ada dua metode pemilihan sampel, yaitu sampling nonstatistik dan sampling statistik. Dalam metode sampling nonstatistik digunakan professional judgement. Sampling nonstatistik dipilih jika auditor menilai biaya menggunakan metode statistik lebih besar dari manfaatnya dan diperlukan waktu lebih lama. Jika populasi besar lebih tepat digunakan metode sampling statistik. Munawir (1995:304) membagi teknik pengambilan sampel dengan metode statistik untuk attribute sampling menjadi tiga. Pertama adalah fixed-sample-size attribute sampling. Teknik ini digunakan pada penugasan audit pertama kali dan saat auditor memperkirakan akan menjumpai beberapa penyimpangan. Teknik yang kedua adalah sequential sampling. Dalam teknik ini auditor tidak perlu melakukan penaksiran tingkat penyimpangan populasi. Teknik ini digunakan dalam pengujian populasi besar,
6
serta sebagai alternatif terhadap fixed-sample-size attribute sampling jika auditor memperkirakan tidak ada atau sangat kecil penyimpangan populasi. Teknik ketiga adalah discovery sampling. Teknik ini tepat digunakan saat tingkat penyimpangan yang diharapkan mendekati nol dan ketika auditor sedang menguji suatu populasi yang besar dengan proporsi risiko pengendalian yang sangat tinggi. Langkah kelima menentukan ukuran sampel. Penentuan ukuran sampel nonstatistik ditetapkan berdasarkan judgement. Pertimbangan auditor didasarkan pada pengalaman, pengetahuan, dan informasi yang diketahui tentang klien. Sementara ukuran sampel statistik mempertimbangkan persentase risiko yang dapat diterima atas penilaian risiko pengendalian yang terlalu rendah (Acceptable Risk of Assessing Control Risk (ARACR) too low), tingkat penyimpangan populasi yang diharapkan (Expected Population Deviation Rate/EPR), dan tingkat penyimpangan
yang
dapat
ditoleransi
(Tolerable
Deviation
Rate/TER)
berdasarkan tabel Statistical Sample Sizes for Tests of Controls. Guy et al (2002:381) membagi kategori TER menjadi empat tingkat: rendah (2%-5%), moderate (6%-10%), sedikit di bawah maksimum (11%-20%), dan maksimum (tidak memerlukan pengujian). Langkah keenam melaksanakan rencana sampling dengan memeriksa atribut dari sampel yang dipilih dan menentukan tingkat penyimpangan prosedur. Selanjutnya mengobservasi dan mendokumentasikan pelaksanaan atribut. Langkah ketujuh mengevaluasi hasil sampel. Auditor merangkum dan mengevaluasi hasil dengan menentukan tingkat penyimpangan sampel dan maksimum tingkat penyimpangan populasi berdasarkan tabel Statistical Sampling Results Evaluation Table for Tests of Controls. Selanjutnya mempertimbangkan informasi
kualitatif.
Auditor
mempertimbangkan
karakteristik
kualitas
penyimpangan, antara lain sifat dan penyebab penyimpangan serta kemungkinan adanya hubungan antara penyimpangan tersebut. Tahap terakhir adalah menarik kesimpulan
secara
menyeluruh
mengenai
implementasi
SOP
setelah
mempertimbangkan semua informasi kuantitatif dan kualitatif. Jika maksimum tingkat penyimpangan populasi (Maximum Population Deviation Rate/MPR) ≤
7
tingkat penyimpangan yang dapat ditoleransi (TER), maka disimpulkan SOP terimplementasi dengan baik.
Sistem Penerimaan Kas Sistem penerimaan kas diartikan sebagai kesatuan yang melibatkan bagian-bagian, formulir, catatan, dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk menangani penerimaan kas (Sari, 2009). Penerimaan kas didefinisikan penerimaan uang yang berasal dari penerimaan tunai, pelunasan piutang, atau pinjaman (Baridwan, 2004:85). Prosedur penerimaan kas bertujuan memastikan semua kas telah diterima, didepositkan, dicatat dengan sesuai, dan direkonsiliasi (Bastian, 2007:112). Sistem penerimaan kas harus diatur sebaik mungkin dengan didukung pengendalian internal yang memadai sehingga meminimalkan kecurangan dan penggelapan kas, serta menjamin diterimanya kas dari pelunasan piutang oleh organisasi, bukan karyawan yang tidak berhak menerimanya (Sulistyowati, 2012). Bagian-bagian terkait aktivitas penerimaan kas meliputi Bagian Kasir, Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi, Bagian Penagihan, serta Bagian Pemeriksa Intern. Dokumen yang digunakan meliputi kuitansi, bukti penerimaan kas, salinan dari bukti pembayaran, slip setoran bank, laporan bulanan penerimaan kas, surat pemberitahuan, dan daftar surat pemberitahuan. Pelaksanaan sistem penerimaan kas memerlukan prosedur untuk menjelaskan urutan pekerjaan yang harus dilakukan. Penyusunan prosedur penerimaan kas perlu mempertimbangkan pentingnya dan frekuensi masingmasing transaksi. Baridwan (2004:85) mengungkapkan perlunya penerapan prosedur penerimaan kas untuk menghindari tindakan manipulasi kas, mengatur pemisahan fungsi penerimaan kas, setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank, serta harus selalu dibuat laporan kas. Rencana aktivitas termasuk penerimaan kas pada organisasi sektor publik terwujud dalam anggaran. Anggaran yayasan merupakan instrumen akuntabilitas pengelolaan dana publik dan pelaksanaan program yang dibiayai uang publik. Selain itu, anggaran pada yayasan juga berisi estimasi mengenai apa yang akan
8
dilakukan di masa mendatang (Bastian, 2007:5). Penerimaan kas sektor publik menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari anggaran. Anggaran diinterpretasikan sebagai paket perkiraan penerimaan dan pengeluaran yang diharapkan akan terjadi dalam satu atau beberapa periode mendatang (Bastian, 2009:79). Tahap penganggaran menjadi sangat penting karena anggaran yang tidak efektif dan tidak berorientasi pada kinerja akan menggagalkan perencanaan yang sudah disusun (Mardiasmo, 2002:61). Oleh karena itu anggaran umumnya menjadi bagian dari siklus akuntansi sektor publik.
METODE PENELITIAN Jenis dan Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian meliputi data primer dan sekunder. Data primer diperoleh melalui wawancara dengan Kepala Unit Kerja, Bendahara Unit, Akuntan Yayasan, Direktur Pendidikan, Direktur Keuangan, serta Staf Administrasi. Data primer juga diperoleh melalui observasi langsung ke Yayasan Sion untuk memastikan aktivitas penerimaan kas dilaksanakan sejalan dengan prosedur SOP Penerimaan Kas. Data primer tersebut berupa aktivitas penganggaran, penerimaan pembayaran, otorisasi, dan aktivitas pembuatan dokumen penerimaan kas. Panduan wawancara disajikan dalam lampiran 1, sementara form observasi dan form studi dokumen disajikan pada lampiran 2. Data sekunder berupa manual SOP Penerimaan Kas serta dokumen penerimaan kas yang diperoleh dari pihak Manajemen Yayasan Sion. Dokumen penerimaan kas meliputi Kuitansi, Nota Pembayaran (NP), dan Bukti Kas Masuk (BKM). Dokumen penerimaan kas dapat dilihat pada lampiran 3.
Langkah Pengumpulan dan Teknik Analisis Data Dalam penelitian ini langkah pengumpulan dan teknik analisis data yang dilakukan meliputi: •
Pemahaman SOP Penerimaan Kas Pemahaman prosedur SOP Penerimaan Kas dan pelaksanaannya pada masing-masing bagian diperoleh melalui wawancara kepada Kepala Unit
9
Kerja (Kepala Sekolah), Bendahara Unit (Bendahara di masing-masing unit), Akuntan Yayasan, Direktur Pendidikan (sekarang disebut Kepala Divisi Pendidikan), Direktur Keuangan (sekarang disebut Kepala Divisi Administrasi Keuangan dan Kemandirian), serta Staf Administrasi. •
Pengujian Implementasi SOP Penerimaan Kas dengan Audit Kepatuhan Langkah pengujian kepatuhan terhadap SOP Penerimaan Kas dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah dalam teknik audit kepatuhan sebagai berikut: •
Menentukan Tujuan Audit Tujuan pengujian adalah menentukan tingkat kepatuhan pada masingmasing atribut dalam SOP Penerimaan Kas.
•
Menentukan Populasi dan Unit Sampling Populasi yang diuji adalah aktivitas atau dokumen sebagaimana diatur dalam sub-sub prosedur SOP Penerimaan Kas. Unit sampling meliputi atribut aktivitas dan dokumen penerimaan kas yaitu Kuitansi, Nota Penerimaan (NP), dan Bukti Kas Masuk (BKM).
•
Menentukan Atribut dan Penyimpangannya Atribut diturunkan dari setiap prosedur yang terkandung dalam sub-sub prosedur SOP Penerimaan Kas. Sementara penyimpangan didefinisikan sebagai kondisi dimana prosedur tidak dilaksanakan sesuai dengan SOP.
•
Menentukan Metode Pemilihan Sampel Pemilihan sampel yang akan diuji dilakukan dengan metode statistik dan nonstatistik. Sampling statistik digunakan pada atribut yang terkait penggunaan dokumen penerimaan kas. Sementara sampling nonstatistik digunakan pada populasi yang berkaitan dengan aktivitasaktivitas, seperti aktivitas penerimaan pembayaran, pemeriksaan daftar kewajiban siswa, maupun aktivitas yang kejadiannya tidak dapat diamati secara langsung dan datanya diperoleh melalui wawancara.
•
Menentukan Ukuran Sampel
10
Untuk atribut yang diuji dengan metode nonstatistik, sampelnya dipilih dengan judgement, besarnya didasarkan pada pertimbangan waktu dan sifat kegiatan. Besarnya sampel untuk atribut yang diuji dengan metode statistik menggunakan metode fixed-sample-attribute sampling. Jumlah sampel untuk masing-masing atribut ditentukan berdasarkan Expected Population Deviation Rate (EPR) dan Tolerable Deviation Rate (TER) dalam tabel Statistical Sample Sizes for Tests of Controls dengan ARACR sebesar 5 persen (Lampiran 4). TER yang digunakan sebesar 6 persen dengan mempertimbangkan jumlah sampel yang diambil. TER tersebut berada pada tingkat moderate yang berkisar 6%-10%, dengan alasan jika memilih tingkat rendah (antara 2%-5%) jumlah sampel terlalu besar sehingga tidak efisien dari segi waktu dan cost yang dikeluarkan, sebaliknya jika memilih tingkat di bawah maksimum (11%-20%), maka sampel yang terpilih akan sangat sedikit sehingga dapat menimbulkan keraguan karena pengujian dilakukan oleh peneliti yang belum berpengalaman baik dalam melakukan audit maupun dalam berhubungan dengan entitas yang baru pertama kali diuji. Untuk menentukan nilai EPR diambil sampel percobaan sebanyak 50 sampel (62,5 persen) dari 80 sampel yang akan digunakan menurut tabel statistik pada pengujian aktivitas pembuatan nota penerimaan kas. Atas 50 sampel percobaan tidak ditemukan penyimpangan sehingga besarnya EPR seharusnya 0 persen, tetapi peneliti menduga ada penyimpangan dalam pelaksanaan SOP maka EPR dinaikkan satu tingkat lebih tinggi menjadi 0,25 persen. Nilai EPR selanjutnya ditentukan sama besar untuk semua atribut karena semua atribut dianggap memiliki tingkat kepentingan yang sama. Dengan EPR 0,25 persen dan TER 6 persen jumlah sampel yang seharusnya diambil berdasarkan tabel statistik sebesar 78 sampel, namun pada tabel evaluasi jumlah sampel yang tersedia 75 dan 80 sampel, sehingga sampel yang diuji dibulatkan menjadi 80 sampel untuk semua pengujian.
11
•
Melaksanakan Rencana Sampling Dari rencana sampling selanjutnya item-item sampel diuji untuk menentukan sifat dan tingkat penyimpangan yang terjadi. Waktu pelaksanaan penelitian dapat dilihat pada lampiran 5. Data identifikasi atribut, penyimpangan, populasi, metode pemilihan sampel, dan jumlah sampel untuk masing-masing atribut dapat dilihat pada lampiran 6. Sementara rincian objek yang diteliti dan data narasumber dapat dilihat pada lampiran 7.
•
Mengevaluasi Hasil Sampel Langkah evaluasi meliputi: •
Evaluasi atribut menggunakan statistical sampling dilakukan dengan membandingkan nilai MPR dengan TER. Nilai MPR diperoleh dari tabel Statistical Sampling Results Evaluation Table for Tests of Controls pada lampiran 4. Secara statistik SOP dikatakan terimplementasi dengan baik jika MPR ≤ TER. Sedangkan evaluasi atribut nonstatistical sampling dilakukan dengan menggunakan judgement peneliti.
•
Mempertimbangkan informasi kualitatif. Penentuan karakteristik kualitas
penyimpangan,
penyimpangan
dan
antara
kemungkinan
lain
sifat
adanya
dan
penyebab
hubungan
antara
penyimpangan tersebut. •
Penarikan kesimpulan mengenai implementasi SOP berdasarkan informasi kuantitatif dan kualitatif. Penarikan kesimpulan tersebut tidak berlaku untuk atribut yang tidak pernah terjadi, karena atribut tersebut tidak dapat disimpulkan. Sehingga dalam menghitung persentase tingkat kepatuhan, atribut yang tidak pernah terjadi dieliminasi.
Kesimpulan mengenai implementasi SOP dilakukan untuk tiga tingkat berikut ini: a. Kesimpulan Tingkat Atribut
12
Kesimpulan didasarkan pada masing-masing atribut yang dinyatakan dipatuhi atau tidak dipatuhi. Atribut yang dinilai secara statistik jika memiliki nilai MPR ≤ TER dinyatakan dipatuhi. Sementara atribut yang dinilai dengan judgement dinyatakan dipatuhi jika atribut dilakukan sesuai SOP ataupun persentase penyimpangan pada aktivitas yang diamati kurang dari 6% (TER yang digunakan pada penentuan sampel statistik). Jika yang terjadi adalah sebaliknya, maka atribut dinyatakan tidak dipatuhi. Untuk atribut yang tidak pernah terjadi tidak dapat ditarik kesimpulan karena pengujian tidak dapat dilakukan. b. Kesimpulan Tingkat Sub Prosedur Penerimaan Kas Kesimpulan pada tahap ini diperoleh dengan menghitung persentase atribut yang dipatuhi dari masing-masing sub prosedur. Selanjutnya dilihat persentase tersebut masuk dalam kategori tingkat kepatuhan rendah, sedang, atau tinggi. Untuk menentukan batasan pengkategorian dilakukan dengan rumus interval sebagai berikut: L = 100% / 3 L = Lebar interval kategori 0% − 33,33%
Kategori kepatuhan:
= Rendah
> 33,33% − 66,66% = Sedang > 66,66% − 100%
= Tinggi
c. Kesimpulan Tingkat Prosedur Penerimaan Kas Merupakan kesimpulan menyeluruh terhadap prosedur penerimaan kas. Dihitung persentase keseluruhan atribut yang dipatuhi, kemudian hasilnya disimpulkan dengan pengkategorian kelas interval seperti penarikan kesimpulan pada tingkat sub prosedur.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Objek Penelitian Yayasan Sion berdiri pada 10 November 1977 di Jalan Letjend Sukowati No. 74, Kelurahan Kalicacing, Kecamatan Sidomukti, Kota Salatiga. Yayasan ini memiliki beberapa divisi, yaitu Divisi Administrasi Keuangan dan Kemandirian,
13
Divisi Pendidikan, serta Divisi Pemberdayaan Masyarakat. Pada 1 November 2011 Yayasan Sion memiliki SOP, yang terdiri dari SOP Anggaran, SOP Penerimaan Kas, SOP Pengeluaran Kas, SOP Aset Tetap, dan SOP Pelaporan Keuangan. Namun, pada 1 Maret 2013 ada surat ketetapan yang mengharuskan bergantinya Team Management menjadi Direktur Tunggal, sehingga struktur organisasi Yayasan Sion menurut SOP yang dianalisis mengalami perubahan (dapat dilihat dalam lampiran 8). Dengan diterbitkannya surat ketetapan tersebut, maka masing-masing divisi diberi kewenangan untuk mengatur keuangan secara mandiri, tidak terpusat seperti yang diatur dalam SOP. Penelitian ini difokuskan pada SMP Kristen Getasan dan SMK Tarunatama yang berada dalam Divisi Pendidikan. Pemilihan itu dikarenakan transaksi pada dua objek tersebut lebih kompleks, serta alasan praktis karena lokasi kedua objek berdekatan. SMP Kristen Getasan didirikan tahun 1978, sedangkan SMK Tarunatama pada tahun 2004. Sub prosedur dari SOP Penerimaan Kas yang terjadi pada unit SMP dan SMK meliputi Sub Prosedur Penerimaan Kas melalui Bendahara Unit Kerja dan Sub Prosedur Konfirmasi atas Penerimaan Kas Unit Kerja melalui Rekening Bank Unit Kerja serta melibatkan bagian Bendahara Unit Kerja dan Kepala Unit Kerja (Kepala Sekolah). Sub prosedur dari SOP Penerimaan Kas yang terjadi di tingkat pengurus Yayasan Sion meliputi Sub Prosedur Penerimaan Kas melalui Kas Besar dan Sub Prosedur Konfirmasi atas Penerimaan Kas Unit Kerja melalui Rekening Bank Yayasan, serta melibatkan bagian Staf Administrasi (Kasir) dan Direktur Keuangan. Struktur organisasi SMP Kristen Getasan dan SMK Tarunatama dapat dilihat pada lampiran 9.
Hasil Analisis Data dan Pembahasan Evaluasi Implementasi SOP pada Tingkat Atribut dan Tingkat Sub Prosedur 1. SOP Anggaran Terkait Penerimaan Kas Data dari kegiatan wawancara secara langsung kepada Direktur Keuangan maupun via telepon kepada Kepala Unit Kerja dan Bendahara Unit, serta
14
analisis terhadap implementasi SOP Anggaran ditampilkan dalam tabel 1. Identifikasi atribut SOP Anggaran secara rinci dapat dilihat pada lampiran 10. Tabel 1 Analisis Kepatuhan Atribut SOP Anggaran Kesimpulan Atribut Jumlah Atribut Dipatuhi Tidak Tidak Yang Dipatuhi Dipatuhi Disimpulkan Diuji Sub Prosedur 1,3,5,7,9,11, 2,4,6,8, 15,57 56 32 Penyusunan 13,16,17, 10,12,14, (2 atribut dan Penetapan 19-21, 23, 18,22,24, tidak Anggaran 25,27,29, 26,28,30 disimpul31-33, 35, 34,36,38, kan) 37, 39-41, 42,44,46, 43,45,47, 48,49,52, 50,51, 53-55 56, 58 Sub Prosedur 1-12 12 12 Penyampaian Anggaran Ditetapkan Sub Prosedur 1-4, 5,9 17 15 Pengiriman 6-8, Proposal oleh 10-17 Yayasan dan Tindak Lanjut Jawaban Proposal Donasi Sub Prosedur 1-4, 7,9,10, 5,6,8,11 16 12 Pengiriman 12-16 Proposal oleh Unit Kerja dan Tindak Lanjut Jawaban Proposal Donasi Sub Prosedur 6, 10 1-5, 18 2 Perubahan 7-9, Anggaran 11-18 Sub Prosedur
SOP Anggaran
119
73
Kesimpulan 57,14% (tingkat kepatuhan sedang)
100% (tingkat kepatuhan tinggi) 88,23% (tingkat kepatuhan tinggi)
75% (tingkat kepatuhan tinggi)
11,11% (tingkat kepatuhan rendah) 61,34% (tingkat kepatuhan sedang)
Berdasarkan tabel 1 diketahui persentase kepatuhan SOP Anggaran sebesar 61,34 persen, artinya tingkat kepatuhan SOP Anggaran berada pada kategori sedang. SOP Anggaran memiliki lima sub prosedur. Pada Sub Prosedur Penyampaian Anggaran Ditetapkan setiap atribut telah dilaksanakan sesuai SOP sehingga persentase kepatuhan sub prosedur ini sebesar 100 15
persen. Sub Prosedur Pengiriman Proposal oleh Yayasan dan Tindak Lanjut Jawaban Proposal Donasi memiliki persentase kepatuhan 88,23 persen, dalam sub prosedur ini atribut yang tidak dilakukan terkait dengan penandatanganan dokumen jawaban donatur oleh Ketua Yayasan. Aktivitas penandatanganan tersebut dinilai penting sebagai mekanisme kontrol bahwa setiap rencana aliran dana dari donatur telah diketahui oleh Ketua Yayasan. Sementara Sub Prosedur Pengiriman Proposal oleh Unit Kerja dan Tindak Lanjut Jawaban Proposal Donasi memiliki persentase kepatuhan sebesar 75 persen. Atribut yang tidak dilakukan sesuai SOP terkait penandatanganan pada dokumen jawaban donatur. Penandatanganan tersebut berfungsi sebagai bukti bahwa Kepala Unit telah mengetahui jawaban donatur. Oleh sebab itu, setiap dokumen jawaban donatur sebaiknya diotorisasi oleh Ketua Yayasan maupun Kepala Unit. Sub prosedur selanjutnya mengenai Penyusunan dan Penetapan Anggaran dengan persentase kepatuhan 57,14 persen. Dalam sub prosedur ini atribut yang tidak dilakukan sesuai SOP terkait dengan pembuatan proposal donasi yang seharusnya dibuat bersamaan dengan penyusunan RKA-S (Rencana Kegiatan Anggaran Sekolah), diharapkan setelah RKA-S disahkan, proposal donasi siap untuk diajukan kepada donatur. Namun praktek yang terjadi, pada saat penyusunan RKA-S belum disiapkan untuk proposal donasi yang tercetak, karena bagi pihak unit maupun yayasan hal tersebut dianggap tidak efektif dan efisien. Pengajuan proposal kepada donatur tetap di luar negeri dilakukan pada pertengahan tahun, seandainya proposal sudah dibuat pada awal tahun bersamaan dengan penyusunan rencana anggaran, maka jika terjadi perubahan (revisi) anggaran, proposal tersebut perlu direvisi juga. Hal tersebut mengakibatkan aktivitas yang dilakukan menjadi tidak efektif dan efisien. Untuk itu SOP perlu memasukkan prosedur pembuatan proposal di luar RKA-S, sehingga proses pembuatan proposal menjadi lebih efisien. Dua atribut tidak dapat dilakukan karena tidak pernah terjadi, berkaitan dengan aktivitas mengarsipkan RKA-S yang ditolak. Dalam hal ini RKA-S tidak pernah ditolak hanya mengalami beberapa revisi saja. Selanjutnya Sub
16
Prosedur Perubahan Anggaran dengan persentase kepatuhan 11,11 persen. Atribut-atribut yang tidak dilakukan sesuai SOP berkaitan dengan pembuatan Formulir Persetujuan Perubahan Anggaran (FPPA). Menurut SOP jika terjadi perubahan anggaran di unit dalam periode anggaran, maka harus diajukan FPPA sebagai dasar realisasi anggaran yang diketahui oleh semua pengurus yayasan melalui rapat bersama. Jika unit SMP mengalami defisit anggaran karena penerimaan SPP yang dianggarkan tidak terealisasi, akibat pembayaran siswa yang menunggak hingga akhir semester (saat penerimaan rapor) maka pada bulan dimana tidak ada realisasi SPP, seharusnya unit kerja mengajukan FPPA. Namun dalam prakteknya FPPA tidak pernah dibuat, pengajuan dana yang dilakukan oleh unit SMP hanya diketahui Staf Administrasi dan Kepala Divisi Pendidikan. Dengan tidak dipatuhinya atribut ini, maka peningkatan transparansi dan akuntabilitas yang menjadi tujuan SOP ini menjadi terkendala. Oleh karena itu, hal ini harus menjadi perhatian bagi pihak terkait.
2. Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bendahara Unit Kerja Berdasarkan data dari kegiatan wawancara, observasi, studi dokumen, serta analisis terhadap implementasi atribut SOP pada Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bendahara Unit Kerja maka secara ringkas dapat disajikan seperti pada tabel 2 dan 3 di bawah ini. Identifikasi atribut SOP Penerimaan Kas secara rinci dapat dilihat pada lampiran 6. Berdasarkan tabel 2 diketahui bahwa prosedur penerimaan kas yang terjadi di SMP Kristen Getasan terdiri dari 19 atribut, namun hanya enam atribut saja yang dipatuhi, sementara 11 atribut tidak dipatuhi, dan dua atribut lainnya tidak pernah terjadi, sehingga total atribut yang diuji hanya 17 atribut. Oleh karena itu kesimpulan tingkat kepatuhan Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bendahara Unit Kerja di SMP Kristen Getasan dikategorikan sedang dengan persentase 35,29 persen. Atribut SOP yang perlu ditingkatkan kepatuhannya terkait dengan pembuatan BKM yang tidak dilakukan oleh Bendahara Unit SMP karena perangkapan fungsi sebagai Pengajar yang mengampu beberapa mata
17
pelajaran. Desain SOP menghendaki pemisahan fungsi Bendahara dan Pembukuan, namun karena dana yang ada tidak memungkinkan untuk menambah karyawan baru, maka fungsi Bendahara sekaligus melakukan Pembukuan. Perangkapan fungsi menyebabkan beban kerja dan waktu untuk melakukan kedua pekerjaan dianggap kurang oleh petugas terkait, untuk itu perlu dipertimbangkan solusi mengenai pengurangan beban mengajar bagi guru yang menjabat sebagai Bendahara Unit, dan juga teguran dari Staf Administrasi kepada Bendahara Unit apabila tidak menyerahkan dokumen BKM. Berbeda dengan SMP, Bendahara Unit SMK hanya menjalankan tugas sebagai Bendahara, sehingga tugas dapat dijalankan dengan lebih baik. Tabel 2 Analisis Kepatuhan Atribut Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bendahara Unit Kerja di SMP Kristen Getasan Atribut 1, 2, 3, 7, 8
4 5, 6
13, 16, 17
Teknik Pengujian Nonstatistik
Sample Used
Statistik
80
SDR
0%
MPR
3,7%
Atribut dilakukan sesuai SOP atau % penyimpangan ≤ TER Nilai MPR ≤ TER Tidak dapat dilakukan karena tidak pernah terjadi
Atribut SOP yang Perlu Ditingkatkan Kepatuhannya Nonstatistik Tidak dilakukan
9, 10, 14, 18, Statistik 19 11, 12, 15
Keterangan
Nonstatistik
Tidak dilakukan Atribut SOP yang Perlu Diubah Tidak dilakukan
Kesimpulan Dipatuhi
Dipatuhi Tidak dapat disimpulkan Tidak dipatuhi Tidak dipatuhi Tidak dipatuhi
*EPR yang digunakan sebesar 0,25% dan TER sebesar 6%
Pada tabel 3 terdapat 19 atribut, sepuluh atribut dipatuhi, tujuh atribut tidak dipatuhi, dan dua atribut tidak pernah terjadi, sehingga hanya 17 atribut yang diuji. Dengan demikian persentase kepatuhan sebesar 58,82 persen, disimpulkan bahwa tingkat kepatuhan Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bendahara Unit Kerja di SMK Tarunatama termasuk dalam kategori sedang. Dua atribut yang tidak pernah terjadi pada kedua unit (SMP dan SMK) terkait aktivitas konfirmasi dan pembuatan BKM untuk penerimaan kas melalui setoran bank. Hal ini disebabkan siswa tidak pernah melakukan pembayaran melalui bank, karena nominal pembayaran hanya Rp 40.000,00 persiswa
18
setiap bulan dengan jumlah seluruh siswa 134 pada unit SMP dan 283 siswa dengan tagihan sebesar Rp 130.000,00 persiswa tiap bulan pada unit SMK. Tindakan menunggak pembayaran terjadi pada siswa di kedua unit pendidikan tersebut. Sehingga dipandang tidak efisien untuk membuka pembayaran melalui bank. Memang untuk saat ini atribut tersebut belum terjadi, namun tidak menutup kemungkinan jika di kemudian hari unit kerja semakin berkembang sehingga atribut ini memberikan solusi dalam pengamanan kas jika penerimaan kas dalam jumlah besar. Tabel 3 Analisis Kepatuhan Atribut Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bendahara Unit Kerja di SMK Tarunatama Atribut 1, 2, 3, 7, 8, 13, 14, 19
Teknik Pengujian Nonstatistik
Sample Used
SDR
MPR
Keterangan
Atribut dilakukan sesuai SOP atau % penyimpangan ≤ TER 4, 9 Statistik 80 0% 3,7% Nilai MPR ≤ TER 5, 6 Tidak dapat dilakukan karena tidak pernah terjadi Atribut SOP yang Perlu Ditingkatkan Kepatuhannya 16, 17 Nonstatistik Tidak dilakukan 10, 18 Statistik 80 3% 9,5% Dilakukan sesuai SOP, tetapi terdapat penyimpangan sehingga nilai MPR ≥ TER Atribut SOP yang Perlu Diubah 11, 12, 15 Nonstatistik Tidak dilakukan *EPR yang digunakan sebesar 0,25% dan TER sebesar 6%
Kesimpulan Dipatuhi
Dipatuhi Tidak dapat disimpulkan Tidak dipatuhi Tidak dipatuhi
Tidak dipatuhi
Sementara atribut SOP yang perlu ditingkatkan kepatuhannya terkait dengan aktivitas otorisasi BKM, di mana ditemukan beberapa BKM yang tidak diotorisasi oleh Kepala Unit. Hal tersebut menunjukkan kurangnya kontrol dari Kepala Unit, sehingga Bendahara Unit tidak selalu meminta otorisasi BKM. Untuk itu perlu adanya teguran dari Staf Administrasi yayasan kepada Bendahara Unit jika menemukan BKM yang belum mendapat otorisasi dari Kepala Unit. Atribut SOP yang perlu diubah pada kedua unit (SMP Kristen Getasan dan SMK Tarunatama) terkait dengan aktivitas penyerahan penerimaan kas lewat setoran/transfer bank kepada Pembukuan Yayasan oleh Bendahara Unit. Berdasarkan SOP setiap penerimaan kas harus disetor ke rekening yayasan namun dalam prakteknya kas disimpan oleh Bendahara Unit untuk
19
pembayaran gaji guru pada akhir bulan. Selanjutnya saldo yang ada diserahkan kepada Staf Administrasi yayasan secara tunai. Oleh karena nominalnya kecil dan Bendahara harus datang ke yayasan untuk memberi laporan pertanggungjawaban kepada Staf Administrasi sehingga dipandang tidak efisien jika uang tersebut disetor ke bank dengan jarak 1 kilometer dari unit kerja. Disarankan untuk memasukkan batasan besarnya kas yang wajib disetor melalui bank jika dilakukan perubahan SOP.
3. Sub Prosedur Konfirmasi Atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Unit Kerja Sub prosedur ini didesain untuk penerimaan dana berupa cek atau transfer bank dari donatur yang menyalurkan dana ke unit tanpa melalui yayasan. Hanya satu donatur yang langsung menyalurkan dananya ke unit yakni ke unit SMP Kristen Getasan sebesar Rp 5.000.000,00 perbulan. Dana yang ditransfer sudah pasti jumlahnya, sehingga tidak pernah terjadi ketidaksesuaian dana yang ditransfer ke rekening unit kerja. Oleh karena itu, prosedur konfirmasi untuk penerimaan kas melalui rekening bank tidak pernah terjadi sehingga pengujian tidak dapat dilakukan dan tingkat kepatuhan tidak dapat disimpulkan pada sub prosedur ini.
4. Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Kas Besar Berdasarkan data dari kegiatan wawancara, observasi, studi dokumen, serta analisis yang dilakukan terhadap implementasi atribut SOP pada Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Kas Besar maka secara ringkas disajikan seperti pada tabel 4. Dari 24 atribut yang ada terdapat sembilan atribut yang dipatuhi, empat atribut tidak dipatuhi, dan 11 atribut tidak pernah terjadi, sehingga pengujian hanya didasarkan pada 13 atribut. Kesimpulan tingkat kepatuhan Sub Prosedur Penerimaan Kas melalui Kas Besar dikategorikan sedang dengan persentase 69,23 persen. Atribut yang tidak pernah terjadi terkait dengan aktivitas penerimaan cek dan setoran bank dari masing-masing unit kerja maupun donatur. Donatur menyalurkan dana dengan transfer bank, sedangkan masing-masing unit menyerahkan penerimaan kas secara langsung 20
ke yayasan tanpa setor ke bank, sehingga tidak ada penerimaan cek maupun setoran bank. Tabel 4 Analisis Kepatuhan Atribut Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Kas Besar di Yayasan Sion Atribut 1, 2, 3,16, 18, 19, 24
Teknik Pengujian Nonstatistik
Sample Used
SDR
MPR
Keterangan Prosedur dilakukan sesuai SOP
Nilai MPR ≤ TER Tidak dapat dilakukan karena tidak pernah terjadi Atribut SOP yang Perlu Diubah 15, 23 Statistik 80 16% 18,9% Dilakukan sesuai SOP tetapi ada beberapa penyimpangan sehingga nilai MPR ≥ TER 21, 22 Nonstatistik Tidak dilakukan *EPR yang digunakan sebesar 0,25% dan TER sebesar 6% 4, 17 5 – 14, 20
Statistik
80
0%
3,7%
Kesimpulan Dipatuhi Dipatuhi Tidak dapat disimpulkan
Tidak dipatuhi
Tidak dipatuhi
Dalam sub prosedur ini atribut SOP yang perlu diubah terkait otorisasi dokumen BKM oleh Direktur Keuangan. Dengan adanya perubahan lingkungan organisasi menyebabkan kontrol penerimaan kas yang semula dipegang oleh Direktur Keuangan, kini digantikan oleh Direktur Pendidikan (sekarang disebut Kepala Divisi Pendidikan). Pada dokumen BKM masih tercantum Direktur Keuangan sebagai pengontrol penerimaan kas. Sehingga perlu dipertimbangkan untuk mengubah formulir/dokumen yang tidak sesuai lagi dengan lingkungan organisasi dan perlu dipertimbangkan untuk mengubah SOP sesuai kondisi saat ini.
5. Sub Prosedur Konfirmasi Atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Yayasan Berdasarkan data dari kegiatan wawancara, observasi, studi dokumen, serta analisis yang dilakukan terhadap implementasi atribut SOP pada Sub Prosedur Konfirmasi Atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Yayasan maka secara ringkas dapat disajikan seperti pada tabel 5 berikut ini :
21
Tabel 5 Analisis Kepatuhan Atribut Sub Prosedur Konfirmasi Atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Yayasan Sion Atribut Teknik Pengujian Kesimpulan 2,7 Nonstatistik Dipatuhi 1,3-6,8,9 Tidak dilakukan karena tidak Tidak dapat disimpulkan pernah terjadi
Berdasarkan tabel 5, dari sembilan atribut hanya dua atribut yang dipatuhi sementara tujuh atribut yang lain tidak pernah terjadi karena penerimaan kas dari unit tidak dilakukan melalui bank, hanya penerimaan dengan donatur, namun donatur tidak pernah memberikan cek, melainkan langsung transfer bank dan jumlah dana yang ditransfer selama ini selalu benar, sehingga tidak pernah dilakukan pembuatan memo kredit. Dengan demikian tingkat kepatuhan Sub Prosedur Konfirmasi atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Yayasan dikategorikan tinggi dengan persentase 100 persen.
Evaluasi Implementasi SOP pada Tingkat Prosedur Penerimaan Kas Berikut ini adalah tabel yang menyajikan ringkasan analisis dari sub prosedur dalam SOP Penerimaan Kas yang dapat diidentifikasi. Berdasarkan tabel 6, terdapat 151 atribut yang dapat diidentifikasi dari masing-masing unit kerja. Diperoleh persentase kepatuhan sebesar 59,6 persen pada unit SMP dan sebesar 62,25 persen pada unit SMK. Dengan demikian disimpulkan tingkat kepatuhan Prosedur SOP Penerimaan Kas berada dalam kategori sedang. Penyebab tidak maksimalnya pelaksanaan SOP adalah pada prosedur anggaran dianggap rumit oleh sebagian pihak, terbukti dari kurang pahamnya pelaksana SOP mengenai penggunaan Formulir Persetujuan Perubahan Anggaran (FPPA) untuk perubahan anggaran di masing-masing unit. Selain itu beberapa prosedur SOP dianggap kurang efisien, sehingga pihak yayasan dan unit kerja melakukan praktek yang dianggap lebih efisien, yaitu penyetoran penerimaan kas tidak dilakukan melalui transfer bank oleh Bendahara Unit, melainkan langsung diserahkan kepada Staf Administrasi yayasan pada saat memberikan laporan
22
pertanggungjawaban, serta adanya rangkap fungsi yang terjadi sehingga pihak tersebut tidak dapat menjalankan tugasnya secara maksimal. Tabel 6 Analisis Tingkat Kepatuhan Atribut SOP Penerimaan Kas Sub Prosedur Sub Prosedur Penyusunan dan Penetapan Anggaran Sub Prosedur Penyampaian Anggaran Ditetapkan Sub Prosedur Pengiriman Proposal oleh Yayasan dan Tindak Lanjut Jawaban Proposal Donasi Sub Prosedur Pengiriman Proposal oleh Unit Kerja dan Tindak Lanjut Jawaban Proposal Donasi Sub Prosedur Perubahan Anggaran Sub Prosedur Penerimaan Kas SMP Melalui Be ndahara Unit Kerja Sub Prosedur Penerimaan Kas SMK Melalui Be ndahara Unit Kerja Sub Prosedur Konfirmasi Atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Unit Kerja Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Kas Besar Sub Prosedur Konfirmasi atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Yayasan SOP Unit SMP Penerimaan Kas Unit SMK
Total Total Atribut Dipatuhi yang Diuji
Kesimpulan
32
56
57,14% (kategori sedang)
12
12
100% (kategori tinggi)
15
17
88,23% (kategori tinggi)
12
16
75%
2 6
18 17
11,11% (kategori rendah) 35,29% (kategori sedang)
10
17
58,82% (kategori sedang)
(kategori tinggi)
Tidak pernah terjadi
Tidak dapat disimpulkan
9
13
69,23% (kategori tinggi)
2
2
100% (kategori tinggi)
90 94
151 151
59,6% (kategori sedang) 62,25% (kategori sedang)
PENUTUP Kesimpulan Kesimpulan tingkat implementasi SOP dilakukan pada tingkat atribut, tingkat sub prosedur, dan tingkat prosedur SOP Penerimaan Kas. Terdapat sembilan sub prosedur SOP Penerimaan Kas, lima di antaranya berada pada tingkat kepatuhan tinggi, yaitu Sub Prosedur Penyampaian Anggaran Ditetapkan, Sub Prosedur Pengiriman Proposal oleh Yayasan dan Tindak Lanjut Jawaban Proposal Donasi, Sub Prosedur Pengiriman Proposal oleh Unit Kerja dan Tindak Lanjut Jawaban Proposal Donasi, Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Kas
23
Besar, dan Sub Prosedur Konfirmasi Atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Yayasan. Dua sub prosedur memiliki tingkat kepatuhan sedang yaitu Sub Prosedur Penyusunan dan Penetapan Anggaran dan Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bendahara Unit Kerja. Satu sub prosedur pada kategori kepatuhan rendah, yaitu Sub Prosedur Perubahan Anggaran. Adapun Sub Prosedur Konfirmasi Atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Unit Kerja tidak pernah terjadi sehingga tidak dapat ditarik kesimpulan. Secara keseluruhan tingkat kepatuhan terhadap SOP Penerimaan Kas Divisi Pendidikan Yayasan Sion dikategorikan pada tingkat kepatuhan sedang dengan persentase kepatuhan 59,6 persen pada unit kerja SMP dan 62,25 persen pada unit kerja SMK. Faktor yang teridentifikasi sebagai penyebab tingkat kepatuhan belum maksimal adalah SOP dipandang rumit terutama dalam prosedur perubahan anggaran, serta masih adanya rangkap fungsi yang membatasi pihak terkait untuk melaksanakan tugasnya dengan maksimal, yaitu Bendahara Unit SMP merangkap sebagai Staf Pengajar, dan Kepala Divisi Pendidikan yang sekaligus
menjabat
sebagai
Kepala
Asrama.
Rangkap
fungsi
tersebut
menyebabkan tidak dibuatnya BKM oleh Bendahara Unit SMP karena merasa terlalu sibuk, serta tidak adanya teguran dari Staf Administrasi saat Bendahara tidak menyerahkan BKM ke yayasan. Sedangkan rangkap fungsi oleh Kepala Divisi Pendidikan menyebabkan beberapa dokumen BKM tidak diotorisasi.
Keterbatasan Penelitian Yayasan Sion memiliki lima unit pendidikan terdiri dari dua SD, satu SMP dan SMK, serta Asrama. Namun penelitian hanya dilakukan pada unit SMP dan SMK, sehingga hasil yang diperoleh tidak dapat digeneralisasi untuk semua unit yang masing-masing memiliki karakteristik yang unik. Dalam penelitian setiap atribut dipandang memiliki tingkat kepentingan sama sehingga nilai TER dan EPR dianggap sama untuk semua atribut. Penentuan EPR hanya dilakukan dengan satu kali pengambilan sampel percobaan.
24
Saran Yayasan Sion Perlu Meningkatkan Kepatuhan untuk Atribut berikut ini: 1. Aktivitas otorisasi pada dokumen jawaban donatur, untuk meningkatkan kontrol terkait aliran dana dari donatur. 2. Pengajuan perubahan anggaran dengan FPPA (Formulir Persetujuan Perubahan Anggaran) untuk menciptakan transparansi bagi pihak yayasan maupun unit kerja sehingga meningkatkan akuntabilitas. 3. Pembuatan dokumen BKM oleh Bendahara Unit SMP dan otorisasi dokumen BKM pada unit SMK. Yayasan Sion Perlu Mempertimbangkan untuk Memasukkan/Mengubah Atribut berikut: 1. Prosedur pembuatan proposal di luar RKA-S. 2. Batasan besarnya kas yang wajib disetor melalui transfer bank untuk keamanan kas. 3. Mengubah formulir/dokumen BKM yang tidak sesuai dengan lingkungan organisasi. Bagi Penelitian Selanjutnya Penelitian selanjutnya terkait SOP dapat diperluas ke unit SD maupun Asrama sehingga dapat disimpulkan tingkat kepatuhan SOP Penerimaan Kas untuk semua unit di bawah Divisi Pendidikan.
25
DAFTAR PUSTAKA Asmara, Patra Wisang. 2011. Evaluasi Pelaksanaan Standard Operating Procedure (SOP) pada Usaha Franchising dengan Menggunakan Metode Benchmarking. Skripsi Program S1 FTIUII (Tidak Dipublikasikan). http://repository.uii.ac.id, 18 Oktober 2013. Baridwan, Zaki. 2004. Intermediate Accounting. BPFE UGM, Yogyakarta. Bastian, Indra. 2007. Akuntansi Yayasan dan Lembaga Publik. Erlangga, Jakarta. Bastian, Indra. 2009. Akuntansi Sektor Publik di Indonesia. BPFE, Yogyakarta. Boynton, William C, Raymond N. Johnson, and Walter G. Kell. 2002. Modern Auditing. Edisi Ketujuh Jilid Satu, Erlangga, Jakarta. Darmono. 2007. Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi. http://mulok.library.um.ac.id, 18 Januari 2013. Guy, Dan M, C. Wayne Alderman, and Alan J. Winters. 2002. Auditing. Edisi Kelima Jilid Satu. Erlangga, Jakarta. International Thinking Training and Consultancy (ITTC). 2011. Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP). http://www.ittc.co.id, 10 Januari 2013. Kurniawan, Adi. 2011. Efektivitas Pelaksanaan SOP di Unit Pelayanan Puskesmas Mangunsari Kota Salatiga dengan Teknik Audit Kepatuhan. Skripsi Program S1 FEUKSW (Tidak Dipublikasikan). Lakiu, Agustin Delima. 2011. Evaluasi Implementasi SOP Sistem Akuntansi Aktiva Tetap Sinode GKJTU Salatiga. Laporan Pemagangan Program S1 FEUKSW (Tidak Dipublikasikan). Mardiasmo. 2002. Akuntansi Sektor Publik. Andi, Yogyakarta. Mulyadi. 1990. Pemeriksaan Akuntan. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta. Mulyani, Sri dan Rufaedah, Yanti. 2008. Auditing 1. Universitas Terbuka, Jakarta. Munawir H. S. 1995. Auditing Modern I. BPFE, Yogyakarta. Munawir H. S. 2005. Auditing Modern II. BPFE, Yogyakarta. Noviyanti, Suzy dan Utami, Intiyas. 2004. Dasar-Dasar Pengauditan. UKSW, Salatiga.
26
Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor: PER1236/K/SU/2011 tentang Pedoman Evaluasi Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan (Standard Operating Procedures) di Lingkungan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Republik Indonesia Nomor: PER-03/MENKO/POLHUKAM/7/2012 tentang Pedoman Evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keagamaan Republik Indonesia. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
Nomor: Standar
Prasetya, Irawan. 2012. Efektivitas Pelaksanaan SOP di Unit Pelayanan Rumah Sakit Umym Daerah Kota Salatiga dengan Teknik Audit Kepatuhan. Skripsi Program S1 FEUKSW (Tidak Dipublikasikan). Sari, Maria Ratna Puspita R. D. 2009. Analisis Sistem Pengendalian Intern Terhadap Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada GKE Sinar Kasih Palangka Raya. Skripsi Program S1 FEUKSW (Tidak Dipublikasikan). SOP Divisi Pendidikan Yayasan Sion Sinode GKJTU Salatiga. Sulistyowati, Dewi. 2012. Manajemen Kas pada Lembaga Pendidikan. http://ebookbrowse.com, 5 April 2013. The U.S. Environmental Protection Agency (EPA). 2007. Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs). http://www.epa.gov, 20 Januari 2013.
27
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Personal Name
:
Sylvia Herlina
Address
:
Jl. Diponegoro 42, Salatiga, Jawa Tengah
Place, Date of Birth
:
Bojonegoro, 16 April 1992
Sex
:
Female
Religion
:
Christian
Phone
:
085648773157
Email
:
[email protected]
Educational Background 2010
Satya Wacana Christian University, Salatiga Majoring: Accounting
2007
Senior High School One Cepu, Blora
Organization Experience: 2012
Coordinator of fundraiser team “Pekan Ilmiah Mahasiswa 2012”
2012
Coordinator of event “Roadshow SEA Change 2012”
2011
Member of fundraiser team “The Easter Committee 2011”
Other Experience: 2013
Yety English Course, Salatiga -Intermediate Speaking Class -TOEFL Preparation
2013 Participant of “ESAI Competition” 2012 Participant of “Leadership Outbound Trainning” 2011 Participant of “National Seminar on Accounting”
28
LAMPIRAN
29
LAMPIRAN 1 Panduan Wawancara Panduan Wawancara Prosedur Penerimaan Kas
30
31
Panduan Wawancara Prosedur Anggaran
32
33
34
35
LAMPIRAN 2 Form Observasi dan Form Studi Dokumen
Tabel 2.1 Form Observasi Atribut
Penyimpangan
Jumlah Sampel
Bendahara Unit 1. Menerima pemberitahuan pembayaran tunai/lewat bank dari donatur/siswa 2. Melakukan pemeriksaan dan mencocokan jumlah yang akan dibayarkan dengan daftar kewajiban jika ada pembayaran untuk dana pendidikan/ uang sekolah/ partisipasi orang tua 3. Menerima kas/cek/bukti setor bank 4. Menyerahkan NP (1) pada penyetor dana sebagai bukti penerimaan kas
Tabel 2.2 Form Studi Dokumen Atribut Bagian Bendahara Unit Kerja Membuat NP Membuat BKM berdasarkan NP Otorisasi BKM dilampiri NP (2) oleh Kepala Unit Kerja. Mengarsip BKM(2) jika penerimaan tunai Bagian Kasir/Staf Administrasi Membuat BKM Otorisasi BKM dilampiri NP (2) oleh Direktur Keuangan . Mencatat penerimaan kas ke Buku Kas Harian
Ya
36
Tidak
Keterangan
LAMPIRAN 3 Dokumen yang Digunakan
Gambar 3.1. Kuitansi
Gambar 3.2. Nota Pembayaran
37
Gambar 3.3. Bukti Kas Masuk Yayasan Sion
Gambar 3.4. Bukti Kas Masuk Unit Kerja No. BKM :
BUKTI KAS MASUK No. Rek
No. APB
Tgl :______ / ______ / 20_______ Divisi : Pendidikan Unit Kerja : SMK Tarunatama
KETERANGAN
Mengetahui :
Dibuat oleh :
RUPIAH
JUMLAH Dibukukan oleh :
SINODE GKJTU Jl. Letjend. Sukowati 74 PO BOX 105
Gambar 3.5. Buku Kas Harian
Salatiga
BUKTI KAS MASUK
BUKU KAS HARIAN No. BKM 02/I/07
TANGGALTerima dari Alamat Sebesar Terbilang Untuk
Kode Akun
KETERANGAN GZB
No. APB
Tanggal: 3 Januari 2007 Masuk Keluar
Amen Street No 23 Germany € 1.000
SeribuEuro Donatur Program Penanggulangan Bencana
Dibukukan Tgl: 5 Januari 2007
4.A.1.2 Bag. Pembukuan
Penerima (tidak perlu) Kasir
Mengetahui
Bendahara
38
Sekretaris
Saldo
LAMPIRAN 4 Tabel Statistik
39
LAMPIRAN 5 Jadwal Pelaksanaan Penelitian
40
LAMPIRAN 6 Identifikasi Atribut, Penyimpangan, Populasi, Metode Pemilihan Sampel, dan Jumlah Sampel Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bendahara Unit Kerja SMP Kristen Getasan
41
42
Sub Prosedur Konfirmasi atas Penerimaan Kas Unit Kerja Lewat Rekening Bank Unit Kerja SMP Kristen Getasan
43
Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bendahara Unit Kerja SMK Tarunatama
44
45
Sub Prosedur Konfirmasi atas Penerimaan Kas Unit Kerja Lewat Rekening Bank Unit Kerja SMK Tarunatama
46
Sub Prosedur Penerimaan Kas Melalui Kas Besar di Yayasan Sion
47
48
Sub Prosedur Konfirmasi atas Penerimaan Kas Unit Kerja Melalui Rekening Bank Yayasan
49
LAMPIRAN 7 Rincian Objek yang Diteliti, Data Narasumber, dan Rincian Dokumen
Tabel 7.1 Rincian Objek yang Diteliti dan Data Narasumber
Jumlah Siswa Siswa Kelas 1 Siswa Kelas 2 Siswa Kelas 3 Jumlah Seluruh Siswa Uang SPP Nama Narasumber Bendahara Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kasir/Staf Administrasi Kepala Divisi Administrasi Keuangan & Kemandirian Akuntan/Pembukuan Yayasan Kepala Divisi Pendidikan
SMP Kristen Getasan
Objek Penelitian SMK Tarunatama
40 38 56 134 Rp 40.000,00
95 94 94 283 Rp 130.000,00
Ibu Marilyne Wuryanti Ibu Dwi Retno Takariana
Yayasan Sion
Ibu Nuryaningsih Bapak Gunardi Ibu Sumini Bapak Tulus Ibu Daniati (mulai bekerja Oktober 2011) Ibu Hartiningsih
Tabel 7.2 Rincian Dokumen Dokumen yang Digunakan Nota Pembayaran
Pengguna Dokumen SMP Kristen Getasan & SMK Tarunatama
Warna Dokumen Putih Hijau Pink
Bukti Kas Masuk (BKM)
SMK Tarunatama
Putih Pink
Kuitansi
SMK Tarunatama
Putih
Digunakan sebagai/ Diserahkan Kepada Rangkap 1 Rangkap 2 Rangkap 3 Siswa yang Membayar Arsip Bendahara Unit Kasir/Staf Administrasi Arsip Bendahara Unit Kasir/Staf Administrasi Pemberi Dana Arsip Bendahara Unit
Hijau Kasir/Staf Administrasi
Pink Bukti Kas Masuk (BKM)
Yayasan Sion
Putih Hijau Pink
50
Akuntan Bendahara Unit Arsip Kasir/Staf Administrasi
LAMPIRAN 8 Struktur Organisasi Yayasan Sion Berdasarkan SOP dan Perubahannya Gambar 8.1 Struktur Organisasi Yayasan Sion Berdasarkan SOP Pembina Yayasan
Pengawas
Pengurus Yayasan
Team Manajemen KEUANGAN & ADMINISTRASI
SUPPORTING UNIT
UNIT PENDIDIKAN
COMMUNITY DEVELOPMENT
Unit Kerja – Divisi Pendidikan
SD KARMEL 1
SD KARMEL 2
SMP KRISTEN GETASAN
SMK TARUNATAMA
Asrama
Gambar 8.2 Perubahan Struktur Organisasi Yayasan Sion
**Berdasarkan SK per 1 Maret 2013 Team Management diganti Direktur Tunggal, dulu keuangan seluruh divisi termasuk keuangan divisi pendidikan dikelola secara terpusat oleh Bagian Keuangan dan Administrasi. Dengan adanya SK tersebut, masing-masing divisi berhak mengelola keuangan secara mandiri.
51
LAMPIRAN 9 Struktur Organisasi SMP Kristen Getasan dan SMK Tarunatama Gambar 9.1 Strusktur Organisasi SMK Tarunatama
Gambar 9.2 Strusktur Organisasi SMP Kristen Getasan
52
LAMPIRAN 10 Identifikasi Atribut SOP Anggaran
53
54
55
56
57
