Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad

© Noordhoff Uitgevers

Elobase Detailhandel

Ondernemer / Manager

Kerntaak 2 Theorieboek

Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad Theorieboek voor het

theorie-examen kerntaak 2 Derving Voorraadbeheer en bestellen Afhandeling goederenontvangst Voorraadinventarisatie Inkoop assortiment (Ondernemer)

Ondernemer en Manager 1





Theorieboek kerntaak 2 Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad Wat ga je doen? Zorg dragen voor het ontvangen, controleren en opslaan van goederen. Je beheert en inventariseert de voorraad, voorkomt derving en bestelt het noodzakelijke. Je draagt als je de opleiding ondernemer doet, ook zorg voor de inkoop. Je neemt voor de BPV over deze kerntaak eerst het infoboek door en daarna het theorieboek. Je kunt je via dit theorieboek voorbereiden voor het theorie-examen. Naast dit theorieboek is er ook nog een rekenwerkboek voor het berekenen van en met de voorraden, de servicegraad en rendementen en een infoboek dat je begeleidt bij de basisvaardigheden van deze kerntaak. Heb je de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper al afgerond, dan heb je, behoudens het onderwerp Inkoop, alles wat in dit boek staat al afgehandeld. Voor de opleiding Manager Handel hoef je in dat geval dit boek niet als extra door te nemen. Dit als voorbereiding op: Het theorie-examen kerntaak 2     

Derving Voorraadbeheer en bestellen Afhandeling goederenontvangst Voorraadinventarisatie Inkoop assortiment (alleen Ondernemer)

Aan bod komen achtereenvolgens: Pag.

      

Goederenontvangst en logistiek Coördineren ontvangst en opslag Coördineren verzorging verkoop- en opslagruimte Dervingbestrijding Voorraadbeheer en bestellen Inventariseren Inkoopbeleid (alleen Ondernemer) - Inkoopkanalen - Marktvormen - Samenwerkingsverbanden - Marktontwikkelingen - Inkoopproces - Inkoopplanning - Verkoopmarkt - Leverancierskeuze - Inkoopbudget - Leveranciers beoordelen - Offertes - Onderhandelen - Algemene voorwaarden van leveranciers

8 20 33 38 55 91 98

108 119

131 141

Er is een apart rekenwerkboek om te oefenen met de rekenvaardigheid van voorraadbeheer, bestellen, inkoop en derving

2





Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding 90290 Ondernemer detailhandel Werkproces 2.1 Beheert en verzorgt goederenontvangst 2.2 Beheert en verzorgt goederenopslag 2.4 Bewaakt de voorraad en bestelt 2.5 Maakt inkoopplannen voor het assortiment 2.6 Beheert en verzorgt winkel en/of opslagruimte

Opleiding 90490 Manager Handel 2.3 Beheert goederenontvangst en –opslag 2.5 Bewaakt de voorraad en bestelt 2.6 Beheert verzorging van verkoopruimte en opslagruimt

Beroepscompetenties B Aansturen C Begeleiden (OD) K Vakdeskundigheid toepassen M Analyseren Q Plannen en organiseren R Op de behoeften en verwachtingen richten (OD) S Kwaliteit leveren X Ondernemend en commercieel handelen Y Bedrijfsmatig handelen

3





Trefwoorden (aangegeven in afwijkend lettertype, ook opzoekbaar in de digitale Elobase) Goederenontvangst en logistiek blz. 8 - 19             

Administratie Bevoorrading Bezorgen Breuklijst Colli Controleprocedure Distributieketen Documentcontrole Factuur Fastmovers Geldstroom Goederenstroom Goederenontvangst

            

Informatiestroom Inkomende goederenstroom Kwalitatieve/ Kwantitatieve controle Logboek Logistiek/Logistiek plan/Logistiek proces Mancolijst NTL- lijst Ontvangstbon Order/ Orderbevestiging Pakbon Retouren van de winkel/van klanten Teveellijst Vrachtbrief

     

Ompakken Ordersysteem Plannen Rembours RFid Vervoerder

Coördineren ontvangst en opslag blz. 20 - 32

     

Arbo Coördineren Emballage ERP HACCP Inkoopplan

Coördineren verzorging verkoop- en opslagruimte blz. 33 - 37

   

Afvalscheiding Desinfecteren Hulpmiddelen Periodiek onderhoud

   

Preventief schoonmaken Reinigingsplan Reinigingsschema Schoonmaakplan

              

Operationeel plan Operationele derving Opprijzen Organisatorische maatregelen Professionele dieven RF-systeem Strategisch plan Tactisch plan Tag Werkelijke voorraad Dader Buit Gelegenheid Overval Vandalisme

Dervingbestrijding blz. 38 - 54                

Administratieve derving Administratieve organisatie Administratieve voorraad Beginvoorraad Criminele derving Dervingbestrijdingsplan Dervingpercentage Diefstal Elektrisch contactsysteem EM-systeem Fraude Gelegenheidsdieven Gewoontedieven Inbraakpreventieplan Niet-criminele derving Niet-geregistreerde derving

4





Trefwoorden Voorraadbeheer en bestellen blz. 55 - 90

                                    

Administratieve voorraad Afboeken Afschrijfadministratie/Afschrijvingsboek Barcode Bestelbescheiden Besteleenheid Bestelfrequentie Bestelgrootte Bestelkosten Bestellen Bestelmoment Bestelniveau Bestelproces Bestelpunt Bestelsysteem Bijboeken BQ-systeem BS-systeem Codeboek Convenant verpakkingen Creditnota EAN-code Economische voorraad Emballage/Emballage(retour)bon FIFO berekenen Geautomatiseerde voorraadadministratie Historische kostprijs Inkopen Instroomniveau Kostprijs Leveringsfrequentie Levertijd LIFO berekenen Maximumvoorraad Minimumvoorraad MIS Normale voorraad

                            

Omzetduur Omzetsnelheid Optimale bestelgrootte Prijsrisico Reclameren Retourartikelen Retourbon Retourneren R’s: de drie R’s Servicegraad SQ-systeem SS-systeem Technische voorraad Vaste verrekenprijs Veiligheidsfactor Veiligheidsvoorraad Vervangingswaarde Voorraad Voorraadadministratie Voorraadhoogte Voorraadkosten Voorraadregistratie Voorraadsysteem Voorraadwaarderingssysteem Verkoopprijs Verrekenprijs Vervangingskostprijs VVP Werkelijke voorraad

 

Inventariseren Maatregelen Steekproefsgewijze inventarisatie Technische voorraad Telformulier Volledige inventarisatie

Voorraadinventarisatie blz. 91 - 97      

Inventarisatie Administratieve voorraad Balans Derving Geldwaarde Inventarisatieplan

  

5





Alleen ondernemer: Inkoopbeleid Trefwoorden Inkoopkanalen blz. 98 - 107                 

Assortiment Commercieel samenwerkingsverband Convenience goods Dealerschap Doorzichtige markt Efficient Consumer Response ECR Exclusieve distributie Franchising Groothandel Heterogene oligopolie Heterogeen product Homogene oligopolie Homogeen product Inkoopcombinatie - Inkoopvereniging Inkoopkanaal Inkooporganisatie Intensieve distributie

               

Internationale inkoopcombinatie Licht gebonden kanaal Marktaandeel Monopolie - Monopolistische concurrentie Oligopolie Selectieve distributie Servicemerchandiser Shopping goods Specialty goods Uitgesloten kanaal Verkooporganisatie Volledig gebonden kanaal Volledige mededinging Vormen van commerciële samenwerkingsverbanden Vrije kanaal Vrijwillig filiaalbedrijf

Trefwoorden Inkoopproces blz. 108 - 118  Administratieve fase  Afroeporder  Afzet  Bedrijfsdoelstelling  Behoeftebepaling  Bestelbescheiden  Besteleenheden  Bestelfrequentie  Bestelgrootte  Bestelkosten  Bestellen  Bestelmethode  Bestelmoment  Bestelniveau  BQ-systeem  BS-systeem  Commerciële fase  Continu bestellen  Duurzame artikel  Fase in het inkoopproces  Inkoopbeleid - Inkoopdoelstelling  Inkoopfunctie  Inkoopproces  Levertijd

                       

Maximumvoorraad Mededingingswet Minimumvoorraad Modified rebuy New task buy Niet-duurzame artikelen Omzetsnelheid Optimale bestelgrootte Order-entry-apparaat Periodiek bestellen Prijzenwet Probleemherkenning Rentekosten Risicokosten Ruimtekosten Servicegraad SQ-systeem SS-systeem Straight rebuy Veiligheidsfactor Veiligheidsvoorraad Voorbereidingsfase Voorraadkosten Winkelformule

Trefwoorden Inkoopplanning blz. 119 - 129  Additionele vraag  Bedrijfsbeleid  Bedrijfsdoelstelling  Consument  Demografische ontwikkeling  Directe inkoopkosten  Externe bedrijfssituatie  Indirecte inkoopkosten  Initiële vraag  Inkoopactieplan  Inkoopactiviteit  Inkoopbudget - Inkoopkosten

           

Inkoopplan - Inkoopplanning Interne bedrijfssituatie Kwaliteit Leverancierskeuze Minimumspecificaties Multiple sourcing Optimale bestelhoeveelheid Prijsbeleid Productbeleid Single sourcing Uitbesteden Vendor rating

6





Inkoopinstrument





Vervangingsvraag

Trefwoorden Leveranciers beoordelen blz. 131 - 140  Af fabriek  Objectieve leveranciersbeoordeling  Bonuskorting  Offerte  Consignatie  Onderhandelen  Duurzaam  Partnershipping  Fair trade  Persoonlijke leveranciersbeoordeling  Franco  Proeflevering  Geografische korting  Promotionele korting  Hoeveelheidskorting  Rembours  Inkooporderspecificatie  Seizoenskorting  Ketenintegratie  Staffel  Koopcontract  Subjectieve leveranciersbeoordeling  Korting voor contante betaling  Tijdelijke korting  Kredietbeperking  Vaste offerte  Leveranciersbeoordeling  Vendor rating  Loco-levering  Vrijblijvende offerte Trefwoorden Onderhandelen blz. 141 - 153  Algemene voorwaarde  Bovengrens  Confronteren  Informatieplicht  Ondergrens  Onderhandelen

     

Onderhandelingsgrens Onderhandelingsruimte Onderhandelingsstrategie Structureren Suggereren Wisselgeld

7





Inleiding Theorie kerntaak 2 - Verzorgen en verwerking van goederen Steeds maar weer goederen Freek heeft vorige week een flinke bestelling opgegeven. Als verkoopspecialist bepaalt hij zelf ook een beetje wat hij verkoopt op zijn afdeling. Het zal niet lang meer duren of de spullen komen binnen. Daarom zet Freek samen met collega’s alles klaar in de ontvangstruimte. Hij heeft een telefoontje gehad dat straks zijn zending goederen binnen komt.

We zijn er klaar voor. Laat de zending maar komen!

Dat is een flinke zending. Nu aan de slag met uitsplitsen voor de winkel.

De zending is binnen. Freek controleert of alle artikelen die in de zending horen te zitten ook geleverd zijn. Van de dingen die niet kloppen maakt hij notitie. Ook controleert hij of de uitlevering overeenkomt met zijn bestelling. Zo snel mogelijk zorgt hij ervoor dat de artikelen naar de winkel gaan. Wat teveel is voor het winkelvak, slaat hij op in het magazijn. De nieuwe artikelen staan voor het schap in de winkel. De meeste van deze artikelen kent Freek wel. Hij heeft ze zelf besteld. Er zijn nu ook nieuwe artikelen bij, die de inkoper op de beurs heeft gezien. Hij zorgt ervoor dat ook deze nieuwe artikelen een prijs krijgen op het schap.

De display opbouwen en van informatie voorzien.

Vorige week moesten ze zelfs spandoeken ophangen.

De speciale aanbieding die bij de zending zat, krijgt van Freek een tijdelijk display in het looppad. Hij zorgt ervoor dat de actiekaarten boven het display gehangen worden. Van een artikel mist hij een prijskaart. Met een computerprogramma ontwerpt hij vlug een actiekaart. Ook werd bij de zending een poster meegeleverd, die Freek in het portiek hangt.

8





Freek vindt dat het actieartikel ook in de etalage gepresenteerd moet worden. Dat vindt Freek geen punt. Werken in de etalage, zo langs de straat, maakt hem niet uit. Alleen is de smalle ruimte onhandig. Hij weet dat hij op z’n werkhouding moet letten.

Met de hand, met een voorraadopnameboek of met de scanner. Ieder bedrijf heeft zo zijn eigen manier van voorraadopname.

Een weekje later loopt Freek al deze artikelen nog eens na. De voorraad ervan moet nodig worden opgenomen. Er is flink van verkocht. Helaas zijn ook enkele artikelen beschadigd. Uit de voorraadopname blijkt dat er ook een paar artikelen gestolen zijn. Hij praat erover met zijn collega’s. Samen overleggen ze hoe ze daarmee om moeten gaan. Nu hij zo met deze artikelen bezig is, ziet hij dat het display best even mag worden schoongemaakt. En ja, zo gezegd, zo gedaan.

Zeker deze productgroep moet er goed verzorgd bijstaan.

Eigenlijk zou het beter zijn om op vaste momenten de afdeling schoon te houden. Freek meent dat de tijd rijp is voor het opstellen van een reinigingsplan. Ja, Ja, die Freek. Hij is een echte verkoopspecialist die gaat voor zijn afdeling! Deze theorie bereid je voor op het theorie-examen, zowel als de BPV-examens die bij deze kerntaak horen.

9





Goederenontvangst en logistiek Logistiek Wanneer een ondernemer zijn ondernemingsplan maakt, bestaat dat voor een deel uit het logistiek plan. In zo'n logistiek plan werkt de ondernemer uit hoe hij zijn goederenstroom wil gaan inrichten. Deze theorie gaat hier over.

Stromen in logistiek Logistiek is heel belangrijk voor de detailhandel. Wat heb je aan een winkel als er (te) weinig in de schappen ligt? Of wat heb je aan een promotionele actie als het product pas veel te laat binnenkomt? We hebben het over logistiek als:  fabrikant Douwe Egberts koffie rechtstreeks bij distributiecentra aflevert;  Blokker ervoor zorgt dat bij alle 584 winkels de juiste artikelen beschikbaar zijn;  bloemenwinkel Madelief 's ochtends vroeg naar de veiling gaat om verse bloemen in te kopen. Logistiek gaat over het verplaatsen van goederen. Een product moet van de fabrikant via de detailhandel naar de consument. Deze hele lijn heet de distributieketen. Binnen die distributieketen vinden verschillende stromen plaats.

Binnen de distributieketen worden goederen verplaatst.

Goederenstroom De ondernemer detailhandel koopt in bij de groothandel of rechtstreeks bij de fabriek. Die goederen moeten naar de winkel. Vervolgens neemt de consument de goederen mee naar huis, of zorgt de winkelier voor de bezorging. Dit alles valt onder het logistieke proces van de onderneming. Als je naar het Nederlandse wegennet kijkt, zie je in één oogopslag dat er een flinke goederenstroom plaatsvindt. De goederen die zich tussen fabrikant en consument verplaatsen, doen dat via luchthaven Schiphol, de Rotterdamse haven en de snelwegen. Dat gaat in een constante stroom, vooral over de weg. In de winkel ziet de goederenstroom er zo uit:

De inkomende en uitgaande goederenstromen van een winkelbedrijf in beeld.

10





De winkel met de goederenontvangstruimte en het magazijn vormt het centrum van de goederenstromen. De pijlen links in het schema geven de inkomende goederenstroom weer. Het gaat om de goederen die zijn ingekocht, maar ook om goederen die klanten terugbrengen naar de winkel. De pijlen rechts in het schema verwijzen naar de uitgaande goederenstroom. Dit zijn de goederen die aan de klanten zijn verkocht. Bij de ene winkel nemen klanten zelf hun aanschaf mee, bij een andere winkel moeten de goederen bezorgd worden. Ook bij de uitgaande goederenstroom horen retouren. Dit zijn de retouren die van de winkel naar de leverancier terug worden gestuurd. Bij de uitgaande goederenstroom hoort ook derving. Met derving worden alle goederen bedoeld die je niet meer kunt verkopen. Dat kan komen doordat ze gestolen zijn, kapot zijn gegaan of bedorven zijn. Een ander woord voor derving is verlies. Geld- en informatiestroom Bij het verplaatsen van goederen gaat het ook over het plannen, voorbereiden en controleren van de goederenstroom. Vragen die hierbij spelen zijn bijvoorbeeld:   

Wanneer wordt artikelgroep X geleverd? Is er plek vrij in het magazijn? Hoe controleren we of er volgens bestelling is geleverd?

Om hier zicht op te krijgen is het nodig dat er informatie over de goederenstroom is. Ook zijn er gegevens nodig over het geld wat ermee gemoeid is. Er zijn dan ook tegelijk met de goederenstroom nog twee stromen: de geldstroom en de informatiestroom. De geldstroom is de financiële route van de goederenstroom. De informatiestroom is de route die informatie over de goederen- en geldstroom aflegt. Deze informatie is vastgelegd op formulieren, bonnen en in computerprogramma's. Logistiek is het geheel van deze stromen. Het omvat:    

het verloop van de goederenstroom; de organisatie van de planning, voorbereiding en controle van de goederenstroom; de route van de bijbehorende geldstroom; hoe de bijbehorende informatiestroom verloopt.

Een boekwinkel bestelt 150 exemplaren van een nieuwe uitgave. De boeken worden geleverd in het magazijn van de winkel. Vervolgens worden 100 stuks in de winkel gelegd en 50 in voorraad gehouden. De eerste dag worden meteen 48 boeken verkocht. Alle informatie over deze boeken - van bestelling tot verkoop - wordt bijgehouden. Hierdoor weet de boekwinkel, dat er nog genoeg boeken op voorraad liggen. Let op: het gaat alleen om geld en informatie die direct gekoppeld zijn aan de goederenstroom. Dus de factuur van de webhosting hoort er niet bij, het huurcontract van het winkelpand evenmin.

Belang van logistiek Een ondernemer moet goed nadenken over het logistieke proces. Hoe efficiënter de logistiek geregeld is, hoe groter de omzet van het bedrijf. Daarom is het belangrijk dat de ondernemer een goed logistiek plan heeft. Dit logistiek plan is een onderdeel van het ondernemingsplan. Elke ondernemer zal dit plan uiterst serieus ontwikkelen. Hij wordt erdoor gedwongen goed te onderzoeken wat de opties op het logistieke gebied zijn. Vervolgens kan hij weloverwogen besluiten nemen. Het doel is om tegen zo laag mogelijke kosten te voldoen aan de vraag van de klanten. De logistiek moet uiteindelijk zo effectief en efficiënt mogelijk verlopen. De betekent: de juiste goederen, op het juiste moment, op de juiste plaats, in de juiste hoeveelheden tegen optimale kosten.

11





Complex Hoe groter de winkel of winkelketen, hoe complexer het logistieke proces is. Denk aan een supermarkt die met misschien wel 50.000 soorten artikelen (al dan niet vers) met de juiste hoeveelheid, de juiste kwaliteit en het juiste tijdtip naar alle juiste adressen moet krijgen. Niet gering! Grotere winkelketens stellen dan ook logistiek managers aan, of zetten een logistieke afdeling op.

Bij aankoop van drie oerbroden 1 euro korting. Als een winkel zo'n actie heeft, moet de winkelketen veel meer vers brood inslaan dan in andere weken. Op logistiek niveau is dat helemaal uitgedacht, al ver voor de actie.

Modeketen Hennis & Mauritz laat haar kleding in lage loonlanden produceren. Vervolgens moeten meer dan 200.000 verschillende artikelen - in alle maten, modellen en kleuren - verspreid worden over alle winkels in heel Europa. En graag voordat de huidige modetrend alweer voorbij is. Een complexe aangelegenheid. Hennis & Mauritz heeft dan ook een grote afdeling logistiek om dit allemaal goed te laten verlopen. Met een uitgekiend logistiek proces bereikt de ondernemer, dat hij:   

een juiste inventaris in de winkel heeft staan; voldoende voorraad in het magazijn tot zijn beschikking heeft; zonodig een plan heeft voor bezorging bij de klanten.

Onderdelen logistiek plan Wat de juiste logistieke formule is, verschilt van onderneming tot onderneming. Het hangt af van het soort artikelen, de financiële mogelijkheden en het inzicht van de ondernemer. In het logistiek plan staan alle logistieke keuzes die de ondernemer heeft gemaakt. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen:  eisen aan het winkelpand  inkomende goederenstroom  inrichting magazijn  bevoorrading winkel  uitgaande goederenstroom  administratie. Per onderwerp moet de ondernemer de verschillende opties op een rijtje zetten. Hij moet nagaan wat de voor- en nadelen van de verschillende opties zijn. Uiteraard spelen ook de kosten en opbrengsten van die opties daarbij een belangrijke rol.

12





Hoe slimmer het logistiek plan in elkaar zit, hoe succesvoller de onderneming is. Elk onderdeel komt in de volgende paragrafen uitgebreider aan bod.

Het winkelpand Het winkelpand moet niet alleen voor de klant aantrekkelijk zijn. Ook in logistiek opzicht moet het pand aan eisen voldoen. Die logistieke eisen komen voort uit de winkelformule. Bijvoorbeeld:      

een juwelier stelt veel eisen aan de beveiliging van de aanvoer van zijn collectie; een supermarkt wil een grote goederenontvangstruimte, want er zullen vaak grote leveringen binnenkomen; een slagerij moet voldoende koelruimte hebben om het vlees in te bewaren; een elektronicazaak wil voldoende opslag, om vanuit het magazijn de artikelen bij de klant te bezorgen; een modezaak wil een plek om beveiliging op kleding aan te brengen; een vuurwerkwinkel moet voldoen aan strenge opslageisen.

Logistieke eisen aan je winkelpand gaan over hele praktische zaken, zoals:  de doorgang van het magazijn naar de winkel;  brede deuren in de goederenontvangst;  bereikbaarheid van vrachtauto's. Denk ook aan de aanwezigheid van trappetjes of drempels die in de weg kunnen zitten bij het laden en lossen. Bij de keuze van het winkelpand spelen veel logistieke factoren mee. Het is belangrijk dat de ondernemer eerst alle overwegingen die voor zijn winkel van belang zijn op een rij zet. Later kan hij altijd nog besluiten om concessies te doen of bepaalde voorkeuren te laten zitten.

Bram en Aagie in het Noord-Hollandse Graft zou het kleinste winkeltje van Nederland zijn met 5,5 vierkante meter winkelruimte. Dan moet je concessies doen aan opslag en assortiment, maar ook aan de bevoorrading.

Inkomende goederen Goederen kunnen op twee manieren de winkel in komen. Vaak ook letterlijk op twee plekken: aan de achterkant en aan de voorkant. Het gaat om:  

ingekochte goederen; retouren van klanten.

Ingekochte goederen Voor het logistiek plan is de belangrijkste inkomende goederenstroom natuurlijk die van de ingekochte goederen. Het gaat om de vraag: hoe komen die goederen in je winkel?

13





Grofweg kan dat op twee manieren:  

de leveranciers bezorgen alle bestellingen bij de winkel (of laten dit doen door een distributeur); de winkelier haalt de ingekochte goederen zelf bij de leveranciers op.

Bezorgen Het is belangrijk om goed uit te zoeken met welke leveranciers je gaat werken en welke gevolgen die keuze heeft. De volgende vragen kunnen een rol spelen:      

Welke leveringsvoorwaarden worden gehanteerd? Wat rekent de leverancier aan bezorgkosten? Wanneer wordt er geleverd? In welke hoeveelheden wordt er geleverd? Wat is de levertijd? Als je in het buitenland inkoopt, wat zijn dan de grensvoorwaarden?

Sommige goederen moet je lang van te voren bestellen. Veel groothandels kopen zelf al een half jaar van te voren in. Dus moet jij je bestelling voor die tijd al geplaatst hebben. Zo kan het voorkomen dat je in mei al tussen de kerstballen staat... Zelf ophalen  Leveranciers waar winkeliers zelf goederen ophalen, zijn bijvoorbeeld:  Bloemenveiling Aalsmeer;  de visafslag op Zandvoort;  cash & carry groothandels, zoals Macro of World Fashion Center. Als je zelf de goederen ophaalt bij de leveranciers, heeft dat gevolgen voor je bedrijfsauto. Ga na hoe groot die minimaal moet zijn en of er een koeling of iets dergelijks in moet zitten. Inkomende retouren Net als de ingekochte goederen kunnen ook de retouren van klanten op twee manieren in de winkel komen:  klanten komen retouren zelf terugbrengen in de winkel;  retouren van klanten haalt de winkelier bij de klanten thuis op. Bij retouren van klanten kun je denken aan gekochte artikelen die klanten terugbrengen, willen ruilen of die kapot of onvolledig zijn. Hoe je omgaat met deze artikelen hoort bij je servicebeleid. Maar wat je daarna met die artikelen doet, hoort wel bij de logistiek.

'Kan ik dit nog ruilen?'

14





Van belang zijn overwegingen als:     

Hoe ga je retouren boeken? Wanneer kunnen retouren terug de winkel in? Wat is de procedure bij een reparatie? Waar verzamel je de retouren? Welke afspraken heb je met de leverancier over klantretouren?

In je logistiek plan werk je uit hoe je omgaat met retouren. Dat kan bijvoorbeeld op de volgende manier: Retourstroom

Plan van aanpak

1. Retour artikelen

Hoe:

Wie:

medewerker servicebalie

Wat:

de winkel leggen of in magazijn plaatsen

2. Reparaties

Wanneer:

meteen terug de winkel in of 1 per maand mee met verzending retour naar leverancier

Waar:

in magazijn op plank 'retouren klanten'

Procedure:

retour mag als kaartje nog aan artikel hangt, artikel niet gebruikt is, bon erbij zit en als het binnen 10 dagen na aankoop is

Hoe:

Wie: Wat:

medewerker servicebalie reparatieformulier volledig invullen

Wanneer: praken zorgt de magazijnmedewerker ervoor dat het te repareren artikel op transport gaat Waar:

in magazijn op plank 'reparaties'

15


Retourstroom




Plan van aanpak Procedure: gaat uit, dan de klant bellen met de vraag of deze het minimale reparatiebedrag wil betalen

Inrichting magazijn Voor de inrichting van het magazijn maak je een vaste indeling. Daarop geef je aan wat waar komt te staan. Bij de indeling van het magazijn kies je een systeem dat het beste bij de winkelformule van jouw winkel past. Indelingen kunnen zijn:   

volgens de indeling van de winkel; naar soort artikel; uitgaand van de verkoopfrequentie.

In een winkel waar wijn wordt verkocht, ligt de wijn in het magazijn bijvoorbeeld opgeslagen naar het land van herkomst. Deze indeling wordt ook in de winkel gebruikt. In een witgoedwinkel is het magazijn vaak ingedeeld naar soort: koelkasten bij koelkasten en vaatwassers bij vaatwassers. Bij een indeling op basis van verkoopfrequentie staan de fastmovers het dichtst bij de doorgang naar de winkel. De goederen die het minst worden verkocht, liggen achteraan in het magazijn. Met Pasen zullen de paaseieren met de andere paasartikelen vooraan in het magazijn van de supermarkt liggen, zodat ze in de winkel meteen kunnen worden aangevuld als dat nodig is.

Zorg voor een logische indeling van je magazijn en een efficiënte aansluiting op je winkel.

16





Op de plattegrond van het magazijn geef je aan waar alles komt te staan. Denk niet alleen aan de inkomende goederen, maar ook aan:     

koeling of vrieskist; retouren klanten; lege kooikarren; retouren winkel; gebroken of bedorven artikelen.

Bevoorrading winkel In je logistiek plan werk je uit hoe je de bevoorrading van de winkel gaat aanpakken. Verschillende factoren spelen daarbij een rol. Denk aan:    

beschikbare magazijnruimte; beschikbare schapruimte; hoe vaak de leverancier langs kan komen; de omsloopsnelheid van producten.

Het meest handige is om uit te gaan van het moment waarop de inkomende goederen binnenkomen. Als dat op vaste tijden gebeurt, dan maakt dat de planning helemaal overzichtelijk. Stel dat je weet dat het Centraal Boekhuis altijd op dinsdag- en donderdagmiddag aanlevert, dan kun je daar in je planning rekening mee houden:   

je zorgt ervoor dat er iemand is om de goederen in ontvangst te nemen; je roostert de vakkenvullers in op woensdag- en vrijdagochtend; je zet de nodige karretjes op tijd klaar in het magazijn.

Staat er iemand klaar om de goederen in ontvangst te nemen?

Soms brengt de locatie van je winkel ook nog bijzondere bepalingen met zich mee. Bijvoorbeeld dat laden en lossen in woonwijken niet voor 7.00 uur 's ochtends mag gebeuren. Of een winkel in een oud stadscentrum waar overdag geen auto's mogen komen. Zoek altijd uit of er speciale omstandigheden zijn waar je rekening mee moet houden. Dit kun je ook vragen aan al gevestigde winkeliers in de buurt.

17





Uitgaande goederenstroom Goederen kunnen op drie manieren het winkelpand verlaten. Door:   

verkoop aan klanten; derving; retouren van de winkel.

Verkoop De belangrijkste uitgaande goederenstroom is natuurlijk je verkoop. In het logistiek plan hoef je alleen na te gaan hoe je klanten hun aankopen thuis krijgen. Er zijn twee opties:  ze nemen het zelf mee;  of het wordt thuisbezorgd. Voorbeelden van winkels waar klanten zelf hun aankopen meenemen

Voorbeelden van winkels die zorgen voor de bezorging

juwelier

wooninrichters

kledingzaak

webboekwinkel

telefoonwinkel

bloemist in hogere segment

drogist

beddenspeciaalzaak

Ook een pizzeria is een voorbeeld van een winkel met bezorgservice.

Als klanten zelf hun aankopen meenemen heb jij daar verder geen omkijken meer naar. Als jij de producten bezorgt, moet je daarvoor een plan van aanpak maken. Overwegingen hierbij:   

Ga je zelf spullen bezorgen of besteed je het uit aan een bezorgdienst of transportbedrijf(je)? Als je het zelf doet, welke eisen stelt die bezorging dan aan de bedrijfsauto die je daarvoor nodig hebt? Wat is een handig bezorgsysteem? Denk aan een vast moment van bezorging of het aantal bestellingen dat je tegelijk inpakt. Misschien heb je een chauffeur nodig of moet er iemand helpen in- en uitladen.

18





Derving Ook derving hoort bij de uitgaande goederenstroom. Derving kan op drie manieren gebeuren, door:  diefstal  schade  bederf. Werk in je logistiek plan uit wat je kunt doen om diefstal, schade en bederf zoveel mogelijk tegen te gaan. Het is belangrijk dat je goed nadenkt over hoe je goederen gaat beveiligen tegen diefstal. Zeker als je een diefstalgevoelig product verkoopt, moet je een beveiligingssysteem overwegen. Voordat je zo'n systeem aanschaft maak je een kosten/baten afweging. Het lastige van diefstal is dat je niet precies weet of en hoeveel artikelen er uit je winkel verdwijnen. Vooral bij een automatisch voorraadsysteem kan dat lastig zijn. Soms kiezen winkeliers er daarom voor om tussentijds tellingen in de winkel te doen. Bente Konings is eigenaresse van een kantoorvakwinkel waarin een kleine vestiging van het postkantoor zit. Veel klanten van het postkantoor weten niet dat ze de enveloppen apart moeten afrekenen in de winkel van Bente. Zo raken veel enveloppen 'zoek'. Het is al een paar keer voorgekomen dat alle enveloppen op waren. Het voorraadsysteem registreert pas een bestelling als er een bepaalde hoeveelheid enveloppen is verkocht. Maar als die niet langs de kassa komen, kunnen ze ook niet geregistreerd worden als verkocht. Uitgaande retouren De retouren van de winkel horen ook bij de uitgaande goederenstroom. Onder retouren horen de volgende artikelen: 1. Afval en papier 2. Emballage (de verpakkingen) 3. Lege karren en kratjes 4. Reparaties 5. Recalls (artikelen die de leverancier terugvraagt) 6. Bestellingen andere filialen. Ga na met welke retourstromen je te maken krijgt. Niet elke winkel heeft met alle retourstromen te maken. Per onderdeel geef je in het logistiek plan aan hoe je het gaat aanpakken.

Ga na wat de handigste manier is om de recalls terug te sturen.

19





Administratie Als laatste besteed je in je logistiek plan aandacht aan de administratie. Het gaat om de administratieve afhandeling van de goederenstroom en de bijbehorende gelden informatiestroom. Kortweg: hoe ga je bijhouden wat de winkel binnen komt en wat eruit gaat? Grofweg heb je twee opties. Je kunt een en ander handmatig registeren of geautomatiseerd bijhouden. Ze hebben de volgende voor- en nadelen: Voordeel

Nadeel

Handmatig

inzicht in voorraad Geautomatiseerd

Voor een starter is een geautomatiseerd logistiek systeem vaak een te grote stap. Dit kost al gauw tussen de 10.000 en 50.000 euro. Het bedrag is afhankelijk van hoe geavanceerd het systeem is dat je kiest. Een startende ondernemer zal in eerste instantie vaker kiezen voor een handmatige registratie. Na een succesvolle periode kan hij altijd nog overstappen op een geautomatiseerd systeem. Voor een franchiseondernemer is het een andere situatie. Hij sluit hierover een contract af met het moederbedrijf en kan vaak profiteren van de investeringen die het moederbedrijf al heeft gedaan. Claudia Fashion is een dameskledingwinkel met twee filialen. De eigenaresse, Claudia, koopt goede merkkleding in. Haar winkel kenmerkt zich door een breed aanbod; ze verkoopt zowel nette pakken, als (spijker)broeken, T-shirts en jassen. Claudia telt haar voorraad handmatig. Soms hangt het kleine magazijntje achter de winkel zo vol, dat ze er bijna niet bij kan. Ze heeft dan alleen nog maar houvast aan de aantallen die op de leveringsbonnen staan. Het gaat goed met Claudia Fashion. Daarom besluit ze over te stappen op een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem. Op een middag belt de verkoopmedewerkster uit het andere filiaal: 'Er is hier een klant die dat mooie, zeegroene colbertje van Turnover in maat 40 wil hebben. Ik heb hier alleen nog maat 36 en 38, heb jij maat 40 nog in de winkel of op voorraad?' In een handomdraai kan Claudia nu in de computer zien dat er inderdaad nog een maat 40 van dat jasje in het magazijn moet zijn. De klant kan meteen blij worden gemaakt. Voordeel van een geautomatiseerde voorraadregistratie is dat je het kunt koppelen aan:  

de verkoopregistratie; het bestellen.

Winkels die werken met een geautomatiseerd systeem hebben het voordeel dat de verkoop, inkoop en voorraadbeheer aan elkaar gekoppeld zijn. Met een scankassa wordt geregistreerd wat er verkocht is en het systeem maakt op basis van de verkopen de nieuwe bestellijsten.

20





Aan een scankassa kun je makkelijk een geautomatiseerd voorraadsysteem koppelen.

Bedrijfsautomatisering Om goed te functioneren als winkelorganisatie hebben wij gekozen voor een POSafrekensysteem. Dat is een volledig automatiseringspakket. Daarmee kunnen wij de voorraad bijhouden, omzet per uur uitrekenen, omzet over de gehele dag, de drukste periode bekijken, goed lopende artikelen, etcetera. Hier zijn natuurlijk kosten aan verbonden. Dit afrekensysteem zien wij niet direct als kostenpost, want het neemt ons veel werk uit handen.

ShopPlus-POS Het systeem heeft alles wat we nodig hebben en een ruim geheugen om de acties in op te slaan. Het systeem wordt geleverd met Windows XP en ShopPlus-POS volledig voorgenstalleerd en een handleiding van alle de randapparaten. Totaal 3.439 euro Bron : Voorbeeld uit een bestaand ondernemingsplan van modezaak Impression Fashion.

21





Coördineren ontvangst en opslag Voorraadbeheer Als ondernemer of afdelingsmanager moet je alle ontwikkelingen volgen, logisch nadenken en goed kunnen plannen. Dat zijn vaardigheden die je elke dag hard nodig hebt. Ook moet je het verloop van alles wat er in de winkel gebeurt op je duimpje kennen. Verkopen de luchtbedden op warme dagen sneller? Dan geef je opdracht om ze in het magazijn vooraan te leggen. Je weet precies hoe je de ontvangst van goederen coördineert en waar je ze opgeslagen wilt hebben. Op een handige plaats, zodat ze, als ze nodig zijn, direct de winkel in kunnen. Het beheren van de voorraad is een belangrijke steunpilaar van het succes van je bedrijf. Het is belangrijk dat je klanten geen 'nee' hoeft te verkopen, anders vertrekt deze naar de concurrent. Je voorraad moet dus groot genoeg zijn. Maar ook weer niet te groot: het aanhouden van voorraad kost geld. Op het moment dat het magazijn vol is, kan er niets nieuws bij. Vandaar dat kledingwinkels uitverkoop houden aan het einde van het seizoen. Ze maken plaats voor de nieuwe collectie. Jorge werkt in een kledingwinkel. Hij houdt goed bij hoe het met zijn voorraad staat en bestelt op tijd als hij merkt dat bepaalde artikelen op beginnen te raken. Helaas is het deze winter erg warm. De winterjassen lopen dan ook slecht. Hij besluit tot een extra actie. In week 3 mogen alle winterjassen weg voor de helft van de prijs. Voorraadbeheer lijkt een kwestie van goed nadenken en plannen. Maar in de praktijk is voorraadbeheer vooral balanceren tussen klantenwensen en kosten. Julia wil haar assortiment mobiele telefoons en aanverwante spulletjes continu uitbreiden. Het gevolg is dat ze steeds meer artikelen op voorraad houdt. En de opslagruimte is maar beperkt. Aan de andere kant realiseert ze zich ook, dat haar klanten hun producten willen hebben op het moment dat ze deze nodig hebben. Klanten verwachten daarbij een steeds betere service. Ze wachten tot het laatste moment met bestellen en gaan er vanuit dat alles wel op voorraad is. De klant die nu voor Julia's balie staat, wil een duur toestel dat ze net niet meer op voorraad heeft. Julia weet dat het volgende week weer binnenkomt. De klant wil het uiterlijk morgen hebben. Moet ze, om de klant te behouden een spoedbestelling doen voor veel extra geld? Voorraad op peil houden Je controleert regelmatig je voorraad, zowel in het magazijn als in de winkel. Is er nog voldoende? Is er iets kapot gegaan, gebroken, vernield? Gestolen zelfs? Door regelmatig te controleren, houd je goed overzicht op wat er moet gebeuren. Je instrueert het personeel dat het melding maakt als er iets aan de hand is met de voorraad. Je zorgt ervoor dat dervingsformulieren bij de hand liggen. Als ondernemer zul je zelf de inkoopplannen maken. Deze maak je op basis van de trends, van wat de klant wil, van welke producten goed lopen en welke juist niet. Planmatig nagaan welke producten je moet inkopen, geeft zicht op de winkelorganisatie, derving en werkverdeling. Over inkoop en bestellen gaat andere theorie. In dit deel kijken we naar het vervolg van de inkoop: de ontvangst en het verwerking van de bestelling. Het schema hieronder geeft de belangrijkste stappen duidelijk aan.

De ontvangst en verwerking van goederen in schema.

22





Plannen ontvangst Voordat nieuwe goederen aankomen in de winkel, gaat er heel wat voorraadplanning aan vooraf. Als ondernemer heb je:   

afgewogen wat je in moet kopen; de bestelling gedaan; afgesproken op welke dag (en tijd) de goederen gebracht worden.

Nu is het zaak in te plannen:    

hoe je de goederen gaat ontvangen; wie ze in ontvangst neemt en of deze vrij te maken is; waarmee de goederen overgeladen worden en in de winkel vervoerd; waar de goederen opgeslagen moeten worden.

De ondernemer of filiaalmanager doet dit als volgt. Hij:     

verdeelt het werk dat bij de ontvangst en opslag van goederen komt kijken tussen de medewerkers; kijkt of er voldoende capaciteit is en deelt in wie wat gaat doen; bespreekt dit en laat zien wat hij van de medewerkers verwacht; zorgt ervoor dat eventuele laadkarren en steekwagens klaar staan; controleert tijdens de werkzaamheden of alles gaat zoals is afgesproken, waar nodig stuurt hij bij.

Zo kan het werk volgens de richtlijnen en binnen de afgesproken tijd klaar zijn. Grote ketens, zoals V&D en Bijenkorf, hebben vaak een vaste medewerker voor de ontvangst van de goederen. Voor een supermarkt geldt meestal dat de betrokken afdeling regelt dat er iemand ter plekke is op de levertijd van hun producten. Die wordt dan opgeroepen zodra de vrachtwagen er is. Kleinere winkels moeten hun vaste levertijden inplannen en daarbij rekening houden met de beschikbaarheid van het personeel. Communicatie met leveranciers Als je weet wat je moet bestellen en hoeveel, dan spreek je met de leverancier af wanneer hij komt leveren. Bij sommige grote winkelketens heb je als filiaalmanager weinig in te brengen bij de bestelling. Het hoofdkantoor bepaalt dan wat je als voorraad ontvangt en wanneer. De ondernemer is altijd verantwoordelijk voor het contact met de leverancier.

Grotere ketens leveren op vaste tijdstippen uit hun eigen distributiecentrum met hun eigen vrachtwagens.

De meeste winkels krijgen ongeveer twee keer per week een bestelling binnen. Bij grote winkelketens of supermarkten kan dit oplopen tot drie keer per dag. Voor een vlotte afhandeling van de vele leveringen en een goede samenwerking, is een goede

23





communicatie noodzaak. Dat betekent dat je duidelijke afspraken moet maken en deze ook na moet komen. Zodat de leverancier ongestoord zijn werk kan doen en precies weet wat jij van hem verwacht. De meeste leveranciers vervoeren niet zelf hun producten, maar maken gebruik van een logistieke dienstverlener of verlader. Grote winkelketens hebben hun eigen distributiecentrum met eigen vrachtwagens. Hoe meer afleveradressen een leverancier heeft, hoe complexer het distributieproces wordt. Meerdere afleveradressen betekent dat de lading over verschillende vrachtwagens of andere transportmiddelen gesplitst wordt. Steeds meer transporten zijn daarom opgebouwd uit deelladingen. De kans op fouten neemt daardoor toe. Als er iets mis gaat, is het moeilijker om de kosten toe te rekenen aan de verantwoordelijke. Duidelijke afspraken worden dan des te belangrijker. Ontvangst- en opslagruimte klaar Om de goederen daadwerkelijk te ontvangen, moet er ruimte zijn. Een chauffeur van een vrachtwagen heeft er baat bij om snel en makkelijk te kunnen lossen en eventueel retourartikelen te kunnen laden. De leverancier moet de winkel tot aan de ontvangstruimte goed kunnen bereiken. Dat betekent dat er bijvoorbeeld geen vuilnis moet staan op de plaats waar de vrachtwagen moet parkeren. Als er bijzondere omstandigheden zijn, zoals gewijzigde openingstijden, een voetgangersgebied, of wegopbrekingen voor de deur, dan zorg je ervoor dat de vervoerder daarvan op tijd op de hoogte is. Omgekeerd zal de leverancier jou op de hoogte brengen van veranderingen in zijn leverschema. Bij grote winkelketens staat vast op welke dagen bepaalde artikelgroepen geleverd worden. Hier staat standaard op de planning welke medewerkers aanwezig zijn om de ontvangsten te verwerken. Zij controleren de opslagruimte.   

Kunnen eventuele steekwagens door de gangen? Zijn de schappen waar de goederen terechtkomen leeg, of ligt er nog oude voorraad? Zijn de schappen schoon, of moet er nog schoongemaakt worden?

Als goederen direct doorgeladen moeten worden naar de winkel, geldt dezelfde controle: het moet schoon zijn, opgeruimd en er moet voldoende plaats zijn. De ondernemer of filiaalmanager zorgt ervoor dat het team dit precies weet, zodat alles op rolletjes verloopt. Ook controleert hij het personeel hierop. Waar nodig springt hij bij. De filiaalmanager van de Bijenkorf heeft zijn handen vol aan de planning van de ontvangst en opslag voor de grote actie 'Drie Dolle Dwaze Dagen'. Dit brengt een enorme organisatie met zich mee. Hij moet ervoor zorgen dat de goederenruimte niet verstopt raakt. Ook moet hij mensen vrij plannen om de schappen in de winkel aan te vullen zodra ze leeg raken. Ga er maar aan staan, als er ook nog duizenden klanten per dag in je winkel aanwezig zijn! De filiaalmanager zorgt er dus voor dat hij die dagen steeds in de buurt is om knelpunten direct op te lossen en beslissingen te nemen in ingewikkelde situaties. Regelgeving Zorgen dat bij goederenontvangst de omgeving schoon is, is niet alleen van belang voor een snelle en geruisloze aanlevering van de goederen. De prijs van slordigheid en vuiligheid is hoog, als er door uitglijden bijv. schade optreedt. In veel gevallen zal de plaats waar de goederen binnenkomen ook meteen dienen als nooduitgang. Rond het thema nooduitgang zijn de ideeën nog al verschillend.    

Van de brandweer moeten nooduitgangen open blijven en altijd vrije doorgang bieden. Politie en verzekeraars geven de voorkeur aan gesloten deuren en continue beveiliging van nooduitgangen. De Arbowet verlangt dat er doeltreffende maatregelen zijn genomen op het gebied van veilige en snelle ontvluchting. De meeste ondernemers zullen er op wijzen dat open deuren diefstal en verlies betekenen, terwijl gesloten deuren tegen de regels zijn.

24





Over doeltreffende oplossingen waarmee aan alle (tegengestelde) belangen wordt voldaan, moet dus echt goed worden nagedacht. Het is dus soms even puzzelen om de ontvangsten opslagruimte goed in te delen.

Ontvangst en controle De vrachtwagen staat voor en het uitladen begint. De ondernemer of de filiaalmanager houdt zich met de goederenontvangst bezig, of delegeert deze aan een medewerker. Hij zal hiervoor een betrouwbare en speciaal bevoegde medewerker inzetten. Niet iedereen kan deze klus goed en nauwgezet kan volbrengen. Controle In aanwezigheid van de transporteur controleert de medewerker aan de hand van de vrachtbrief of het aantal colli klopt. De transporteur gaat niet wachten tot de hele zending is gecontroleerd. De wachttijd van vrachtwagens is duur. Bovendien is de transporteur geen partij als er iets mis is met de inhoud van de zending op artikelniveau. Dat is de leverancier of het distributiecentrum. De medewerker tekent de vrachtbrief af; de transporteur neemt het origineel mee voor zijn administratie en een kopie gaat in de administratie van de winkel. De medewerker controleert vervolgens op afwijkingen. Het komt regelmatig voor dat artikelen tijdens het transport of tijdens het lossen beschadigd raken. Als deze fouten niet op tijd worden ontdekt, moet de winkel voor deze goederen betalen. Er ontstaat dan derving. Schade wordt dan ook opgeschreven, om later te melden aan de leverancier. Bij vaste leveranciers gebeurt het checken van de lading steekproefsgewijs. Dat scheelt een hoop tijd. Je kan dan bijvoorbeeld één collo nakijken en de anderen meteen opslaan.

Na binnenkomst controleer je de pakbon. Klopt de bestelling?

Met behulp van een pakbon controleert de medewerker de omgepakte zending op kwaliteit en de kwantiteit (hoeveelheid). Hij kijkt of de juiste artikelen zijn bezorgd, er wil nog wel eens een verkeerde doos bij zitten. Op de pakbon staat wat er volgens het distributiecentrum, of de leverancier, op artikelniveau geleverd is. Omdat er fouten gemaakt kunnen zijn, is een regelmatige controle nodig of de artikelen op de pakbon ook daadwerkelijk geleverd zijn. Verschillen ondernemer en manager Klopt het allemaal? Gelukkig! Staan er wel fouten op de pakbon? Dan moeten er vervolgstappen worden genomen. Die zijn voor de ondernemer anders dan voor de manager.

25





Ondernemer in kleine detailhandel

Manager in een winkelketen

De leverancier levert rechtstreeks of via transportbedrijf aan de winkel.

De leverancier levert aan het distributiecentrum van de winkelketen. Van daaruit worden de bestellingen per filiaal samengevoegd tot een levering per filiaal.

De ondernemer bespreekt problemen met levering rechtstreeks met de leverancier.

De filiaalmanager bespreekt problemen met levering met het distributiecentrum of met het hoofdkantoor.

De ondernemer bespreekt fouten in facturen rechtstreeks met leverancier en handelt deze af.

De filiaalmanager houdt zich niet bezig met de geldstroom richting leverancier. Fouten in facturen worden door het hoofdkantoor afgehandeld.

De ondernemer moet de ontvangstgegevens zelf inboeken in zijn administratieve systeem.

De filiaalmanager krijgt automatisch de ontvangstgegevens in zijn goederenbesturingssysteem ge-upload. Hij hoeft deze alleen nog maar goed te keuren of te corrigeren bij afwijkingen met de werkelijke levering.

Ook het volgende schema maakt dit duidelijk.

Tessa is ondernemer in een bloemenwinkel. Ze heeft vorige week voor het eerst een lading snijbloemen besteld bij een nieuwe leverancier. De vrachtwagen rijdt voor en de chauffeur springt er uit. Ze begroeten elkaar en de chauffeur geeft haar de pakbon. 'Oh ja,' vult hij aan, 'het is een levering onder rembours.' Tessa knikt. Ze bekijkt de rekening en de bloemen en betaalt de chauffeur het bedrag. Op haar beurt krijgt ze een ontvangstbewijs. De bloemen zien er goed uit en de levering is mooi op tijd. Tessa neemt zich voor de volgende keer weer bij deze leverancier te bestellen. Maar dan wel op rekening. Als je voor het eerst bij een nieuwe leverancier bestelt, zal die waarschijnlijk alleen onder rembours willen leveren. Dat betekent dat je de eerste zending meteen bij binnenkomst moet betalen. Zodra een leverancier weet dat je keurig betaalt, zal dat niet meer nodig zijn. Als filiaalmanager heb je in principe niets te maken met geldstromen naar en van de leverancier. Dat wordt allemaal vanuit het bedrijf geregeld.

26





Goederen opslaan Afhankelijk van de winkel wordt een zending vanuit de ontvangsten goederenruimte rechtstreeks naar de winkel gereden voor het bijvullen van de schappen. Dit doen bijvoorbeeld supermarkten, boekhandels of winkels in kantoorartikelen. Bij elektronicazaken is dat heel anders. Deze slaan bijna alles in het magazijn op (met uitzondering van accessoires) en alleen de showmodellen staan in de winkel. Modeketens kiezen meestal een combinatie van beide. Modeketens zullen hun artikelen vaak eerst nog achter de schermen een beveiligingstag opspelden om diefstal te voorkomen. Houd hier rekening mee in je planning, want dat is een arbeidsintensieve klus! Opslagplanning In het magazijn is het belangrijk om een efficiënte indeling te maken. Dit doe je door opslagplanning. Je benut daarbij de beschikbare magazijnruimte zo optimaal mogelijk. Daarbij houd je rekening met:  de omloopsnelheid van artikelen;  de productfamilies of de aard van de artikelen;  het productvolume of de omvang van de artikelen en het gewicht;  het aantal artikelen. Al voor de aankomst heb je een plan gemaakt voor de opslag. Je hebt dit ook duidelijk overgebracht naar het personeel dat dit op zich neemt. Medewerkers moeten bijvoorbeeld eerst de ompakking verwijderen, zodat de goederen handzaam verdeeld kunnen worden. Het is belangrijk dat de Arboregels in acht genomen worden: mensen moeten zich niet overtillen of in een verkeerde houding tillen. De medewerkers kunnen voor het transport binnen de winkel hulpmiddelen gebruiken als een steekwagen, rolcontainer of laadkar. Dit heet de fysieke verwerking van de goederen.

De laadklep van een vrachtwagen is een hulpmiddel om artikelen veilig te lossen.

Het is logisch dat productfamilies in het magazijn vlak bij elkaar staan. Daardoor zijn de producten gemakkelijker te vinden.

Het bepalen van de beste locatie van elk product moet je telkens opnieuw herzien. Na verloop van tijd kunnen langzame lopers ( slowmovers) opeens snellopers ( fastmovers) worden en andersom. Ook worden er nieuwe artikelen geïntroduceerd en andere uit de handel genomen. Aan jou om regelmatig te checken of alle artikelen de juiste plaats en volume hebben. Hygiënecode Bij het plannen van de opslag van goederen, vragen bederfelijke goederen speciale aandacht. Deze levensmiddelen in de diepvries of uit het koelversschap zijn voorzien van strikte voorschriften. Niet alleen bij de productie worden strenge eisen gesteld aan de hygiëne, maar ook bij de bereiding, verwerking en behandeling. Dus is het logisch dat er ook eisen zijn aan het vervoer, de distributie en de verkoop van deze producten. Om dat allemaal goed uit te voeren, is er meer systematiek nodig dan af en toe een keer je handen wassen!

27





Hulpmiddel bij het invoeren van een voedselveiligheidssysteem is een hygiënecode. Hierin zijn maatregelen opgenomen om gevaren voor de voedselveiligheid te voorkomen of tot een minimum te beperken. Een hygiënecode is gebaseerd op ( HACCP). HACCP is de afkorting van Hazard Analysis Critical Control Points. Alle bedrijven die levensmiddelen produceren, bewerken, transporten en/of opslaan zijn verplicht een HACCP-systeem te hanteren. Hierbij analyseren ze de kritische punten waarop ze extra goed moeten letten. Dit gebeurt onder meer door alle handelingen te registreren. Voedsel en Waren Autoriteit De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) is verantwoordelijk voor de uitvoering van het voedselveiligheidsbeleid in Nederland. Zowel de Keuringsdienst van Waren (KvW) als de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees (RVV) zijn opgenomen in de VWA. De VWA controleert vooral op naleving van de Warenwet, maar heeft ook andere levensmiddelenwetgeving onder haar hoede. De VWA voert haar taken uit door middel van toezicht, opsporing, onderzoek en gerichte voorlichting. Als een bedrijf of een product niet aan de wet voldoet, treedt de VWA op met een mondelinge of schriftelijke waarschuwing, of door middel van een procesverbaal. Ze controleert bedrijven en winkels onaangekondigd en aangekondigd. Als er direct gevaar is voor de consument, kan een bedrijf verplicht worden verkochte producten terug te halen en de consument te waarschuwen. Een bedrijf kan zelfs (tijdelijk) worden gesloten. Reinigingsplan Een goed reinigingsplan is een vast onderdeel van iedere bedrijfsvoering en de basis voor een hygiënecode. Ook bij de opslag van levensmiddelen krijg je hiermee te maken. Vaak gebruiken bedrijven een formulier waarop medewerkers aftekenen welke onderdelen ze hebben gereinigd of gedesinfecteerd, bijvoorbeeld:

Onderwerp (1):

Warmkast

Onderdelen (2)

Dagen

Uitvoering

Ma Di Wo Do Vrij Za Zo

door

Binnenkant

Dagelijks

0000000

Buitenkant

Dagelijks

0000000

Na gebruik

0000000

Binnenkant

Dagelijks

0000000

Buitenkant

Dagelijks

0000000

Werkvlakken Afvalbakken

Frequentie

Gecontroleerd

Check

(1) Desinfecteer alleen oppervlakken die met rauw voedsel in aanraking zijn geweest; (2) Desinfecteer alleen onderdelen die met rauw voedsel in aanraking zijn geweest en niet in de vaatwasmachine kunnen.

Administratie Je hebt al gezien dat er bij de ontvangst en opslag van goederen verschillende administratieve handelingen gevolgd moeten worden. Na binnenkomst van de zending zal de verantwoordelijke de bestelling, de fysieke levering en de factuur vergelijken.

28





De bestelling en de fysieke levering met elkaar vergelijken. Als artikelen wel zijn besteld, maar niet geleverd, zijn er de volgende opties.  



Artikelen zijn helemaal niet meer leverbaar. Als ondernemer moet je hiervoor een alternatief verzinnen. Het artikel is bij de leverancier tijdelijk niet leverbaar. Zodra dit weer het geval is, komt de nalevering meestal automatisch. Als ondernemer moet je beslissen of je dat dan nog wilt - denk bijvoorbeeld aan een nageleverde winterjas eind februari. Artikelen worden niet nageleverd. Als ondernemer moet je gewoon altijd opnieuw bestellen of een alternatief verzinnen.

Foutje? De bestelling is anders dan de fysieke levering.

De fysieke levering en de factuur vergelijken De tweede vergelijking die je maakt, is die tussen de fysieke levering en de factuur. Klopt de factuur zowel qua aantallen als qua afgesproken prijzen? Al met al kunnen er in verschillende stappen van het leveringsproces fouten optreden die voor derving van je omzet kunnen zorgen. Blijf dus controleren! Toekomst De digitale systemen voor het verwerken van de goederen die momenteel in ontwikkeling zijn, hebben invloed op de manier waarop de administratie verloopt. Het digitaal scannen van artikelen is zo'n voorbeeld. Ontvangst, opslag, doorloop en bijbestelling verloopt steeds meer volautomatisch. Het hoeft niet lang te duren of klanten van supermarkten kunnen zelfs een volle boodschappenwagen in een keer door de scanner rijden. In Engeland gebeurt het al, in Nederland zijn er proeven voor genomen. Digitale systemen zijn niet meer weg te denken. Achmed zit achter de kassa bij een grote boekhandel. Een oudere dame komt naar hem toe met een stapel boeken onder haar arm. 'Ze zijn afgeprijsd, dus toen kon ik ze niet meer laten liggen.' Achmed haalt de boeken een voor een over de scanner. De klant kijkt bezorgd mee. 'Vergeet je niet de korting aan te slaan?' Achmed glimlacht. 'Dat staat allemaal in de computer mevrouw. Kijk maar, de computer leest de streepjescode en weet dan meteen wat de nieuwe prijs is.' Achmed weet ook, dat de computer meteen registreert hoeveel van deze boeken nog op voorraad zijn en of er een bijbestelling moet komen.

29





Met de streepjescode is zo langzamerhand iedereen wel vertrouwd.

ERP ERP (Enterprise Resource Planning) is standaard software voor het registreren van bedrijfsgegevens. Zeker in grotere bedrijven wordt dit systeem veel gebruikt. Elke afdeling binnen een bedrijf kan ermee werken. De verkoopafdeling legt er klantgegevens, offertes en verkooporders in vast, de logistieke afdelingen hun materiaalgegevens, voorraden en productieorders en de inkoopafdeling de gegevens van toeleveranciers en inkooporders. Alle gegevens zitten in één database, dus gegevens hoeven nooit dubbel te worden ingevoerd. Het voordeel hiervan is, dat bedrijven sneller en efficiënter kunnen werken. ERP is voor een manager belangrijk, omdat goederenbesturing veelal in een ERP-systeem is geautomatiseerd. Jij of je medewerkers zullen met dit systeem bestellingen plaatsen, ontvangsten boeken, voorraden administreren enzovoort. De voordelen van ERP op een rijtje:          

lagere verkoopkosten verkorting levertijd vergroting leverbetrouwbaarheid verkorting doorlooptijd orderverwerking vermindering in het aantal nee-verkopen verlaging voorraad verhoging flexibiliteit vermindering in het aantal medewerkers verlaging inkoopkosten verlaging besteltijd inkoop.

RFID en tracking en tracing Met Tracking en Tracing kan een bedrijf producten volgen in de aanleverroute via barcodes. RFID staat voor Radio frequency identification (RFID) (Identificatie met radiogolven). Het is een methode om van een afstand informatie op te slaan en te lezen van zogenaamde RFID-tags die op of in objecten zitten. Tracking en tracing en RFID zijn twee onderdelen van de logistiek die veel met elkaar te maken hebben en nog meer met elkaar van doen zullen krijgen de komende jaren. Tracking en tracing is inmiddels redelijk ingeburgerd geraakt bij vervoerders en dienstverleners.

30





Ook RFID zal stukje bij beetje bij steeds meer bedrijven worden doorgevoerd. Met RFID kan namelijk veel meer tegelijk dan met barcodes mogelijk is. Je kunt RFID-tags op twee niveaus aanbrengen: op colloniveau en op artikelniveau. Als een draadkar (als colli) door de poortjes de ontvangst goederenruimte binnenrijdt, wordt de tag door radiosignalen herkend. De collo worden zo automatisch binnengeboekt. Echt toekomstmuziek is, dat alle artikelen van tags zijn voorzien, want dan wordt de inhoud van de collo meteen op artikelniveau gecontroleerd. Lekker makkelijk, dan hoef je nooit meer te controleren of je pakbon wel klopt!

Michel werkt in de slagerij van een supermarkt, waar ze zelf nog ambachtelijk werken. Hij krijgt producten vers aangeleverd. De verpakkingen gaan gereinigd weer terug. Het blijkt lastig om met barcodes te werken. Verpakkingsgoederen die vaak gereinigd moeten worden, kunnen namelijk geen barcode aan de buitenkant dragen, omdat ze anders door de schoonmaakmiddelen vernietigd worden. In tegenstelling tot barcodes - die verplicht aan de buitenkant moeten zitten - kan een RFIDtag in een product, doos of pallet worden verpakt, zodat de kans op beschadiging veel kleiner is. Voordelen van de nieuwe technieken:       

elke tag heeft een unieke code, zodat je ieder individueel object altijd en overal kan volgen (ook terug); er is geen contact nodig (zoals bij bankpasjes); er is geen zichtlijn nodig (zoals bij de streepjescode); vele (honderden) codes kunnen in een of enkele seconden worden gelezen; veel grotere afstanden zijn mogelijk dan bij de streepjescode (alhoewel de techniek ook hier grote vooruitgang boekt); vervalsen van RFID-tags is complexer dan bij de streepjescode; productvervalsing wordt bemoeilijkt en/of snel opgespoord.

Retouren, logistiek gezien Als een product eenmaal geleverd is en de administratieve verwerking afgerond, lijkt het werk gedaan. Lijkt, want er komt nog een hele stroom werk aan. Dit is de retourlogistiek. Retourlogistiek of reverse logistics (Engels voor omgekeerde logistiek) wordt steeds belangrijker. Onder retourlogistiek verstaan we de goederenstromen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

afval en papier emballage reparaties recalls bestellingen van en naar andere filialen foute leveringen, derving.

Afval en papier Afval is een kostbare zaak geworden. Immers, door het afval te recyclen, kan het opnieuw gebruikt worden. Bij reverse logistics worden producten ingezameld die na gebruik nog steeds een waarde hebben. Met name voor producten met kostbare materialen en onderdelen of milieuschadelijke stoffen is een efficiënt systeem van inzamelen, demontage en recycling of afvalverwerking nodig. Veel winkeliers kennen dan ook de inzameling en verwijdering van:  oude verpakkingen (karton en papier, plastics)  blik  batterijen  inkttoner (kopieerapparaat). Onder deze noemer vallen ook de geretourneerde (defecte of ongewenste) bestellingen, kapotte, gebruikte of afgeschreven producten en bedorven voorraad.

31





Emballage Supermarkten nemen statiegeldflessen en lege kratjes in. Deze moeten tijdelijk worden opgeslagen en vervolgens afgevoerd worden. Maar ook de kranten van gisteren gaan terug naar de leverancier en het weekblad van vorige week. Reparaties Met name bij elektronicawinkels komen flinke hoeveelheden verzoeken om reparatie binnen. Al deze producten moeten hun weg zien te vinden naar de juiste leverancier of fabrikant. Dat vergt een hele organisatie. In een filiaal is dit meestal centraal geregeld. Dan komt er bijvoorbeeld om de twee dagen een auto om de reparaties op te halen en te verspreiden naar de juiste adressen. Recalls Het komt voor dat een fabrikant een recall plaatst: een oproep in de media aan klanten die een bepaald product hebben gekocht dat niet aan de (kwaliteits)norm voldoet. De klanten mogen dit artikel naar de winkel brengen en hun geld terug krijgen. Ook voor deze artikelen moet een logistieke oplossing komen. Bestellingen van en naar andere filialen Schoenen-, kleding-, elektronica- en boekenwinkels; als het onderdelen zijn van een grote winkelketen, zullen regelmatig goederen uitgewisseld worden. Het boek dat in het ene filiaal niet meer verkrijgbaar is, komt van het andere filiaal vandaan. Meestal gaat het om kleine zendingen, die ook nog binnen een bepaalde tijd moeten arriveren, bijvoorbeeld binnen een week. Ga er maar aan staan! Foute leveringen, derving Veel retouren ontstaan onnodig, doordat producten tijdens transport beschadigd zijn, of vanwege foute leveringen. Door in het voortraject beter op te letten, kan overbodig transport voorkomen worden. Als retourstromen toch nodig zijn, kan bespaard worden door retourlogistiek goed te managen. Uiteindelijk zullen voorraden hierdoor af kunnen nemen, waardoor nog meer bespaard wordt.

Als de bestelling niet klopt, gaat alles terug naar de leverancier.

Sara werkt in een sportartikelenwinkel. De wekelijkse zending sportschoenen is net binnen en Sara controleert de pakbon. Als ze die vergelijkt met haar eigen bestelling, ziet ze meteen dat ze veel te weinig hardloopschoenen en te veel tennisschoenen binnen heeft gekregen. Ze belt de leverancier om te vertellen dat de bestelling niet klopt. Hij belooft haar voor het einde van de week de tekorten toe te sturen. Sara zal aan de transportonderneming ook het overschot aan tennisschoenen mee teruggeven. Sara is blij dat het probleem zo gemakkelijk is opgelost.

Kosten van retourlogistiek worden nog te vaak onderschat. Een ruwe schatting van de werkbelasting fysiek, operationeel en administratief - komt uit op vijftien procent van de capaciteit van het totale operationele logistieke apparaat. Meer dan de helft van de weer ingenomen producten wordt uiteindelijk afgeschreven en vernietigd.

32





Door producten of materialen buiten het reguliere kanaal nog te verkopen, bijvoorbeeld via veilingen of alternatieve verkoopkanalen als e-commerce, levert het nog wat op.

Veiligheid en Arbo Bij het laden en lossen moeten medewerkers soms zware goederen verplaatsen. Als werkgever of manager ben je verplicht alles te doen om te zorgen dat de lichamelijke belasting tijdens het werk geen gevaar is voor de gezondheid en veiligheid van je medewerkers. Dit betekent dat de gevaren door lichamelijke belasting bekend moeten zijn en dat je beleidsmatig aan verbeteringen in de werksituatie moet werken. Voor medewerkers die tillen, duwen, trekken en dergelijke, ben je verplicht om voorlichting en instructie te laten geven om dit gezond en veilig te kunnen doen. Jeremiah heeft het prima voor elkaar in het magazijn van zijn elektronicawinkel. Alle bestellingen gaan op tijd de deur uit, komen met een enkele uitzondering op tijd binnen en gelukkig kloppen de pakbonnen vrijwel altijd met de factuur. Hij heeft een handige manier bedacht om alle artikelen zo op te slaan dat alle medewerkers ze makkelijk en snel kunnen vinden. Geen vuiltje aan de lucht dus, denkt Jeremiah. Maar vlak achter elkaar gaan er twee medewerkers door hun rug bij het uit het magazijn tillen van zwaardere apparatuur. Zou het wel slim zijn om bijvoorbeeld zo'n breedbeeld-tv zo hoog in de stelling te zetten? Jeremiah besluit een Arbodeskundige te raadplegen om verdere problemen te voorkomen.

Veiligheid boven alles.

Wat een veilige manier van werken is, staat in de Arbowet. Deze kan altijd geraadpleegd worden. Zo zijn de vijf geboden voor goed tillen:     

neem een houding aan waarbij je goed je evenwicht kunt bewaren; houd de last dicht bij het lichaam of je lichaam dicht bij de last; houd je rug recht en zet je wervelkolom als het ware op slot; tillen doe je altijd vanuit je benen; niet tillen en draaien tegelijk en til niet te snel.

33





Een ander belangrijk punt van aandacht is de veiligheid. Bij de opslag van gevaarlijke stoffen is het vaak verboden om bepaalde stoffen naast elkaar te leggen. Gebeurt dat wel, dan bestaat bij lekkages van de verpakkingen kans op chemische reacties. Bedrijven kunnen bij onzekerheid ook een Arbodeskundige inschakelen. Deze geeft advies over de beste manier van tillen, achter de computer zitten of het gebruik van bijvoorbeeld steekwagens om de rug te ontlasten. Volgens de Arboregels moet een werkgever regelmatig beoordelen (of laten beoordelen) hoe de situatie op de werkvloer is. Als er veranderingen zijn in de werkmethoden, of als er sprake is van meer klachten, dan moet de situatie opnieuw worden bekeken. De uitkomsten van de beoordelingen en eventuele metingen zijn openbaar voor de werknemers. Want veiligheid in magazijnen is niet alleen een kwestie van organisatie en middelen, maar vooral van mensen. Het is uiteraard niet alleen in het belang van de medewerkers dat zij gezond blijven. Ook voor het bedrijf zijn gezonde werknemers een stuk prettiger en veel goedkoper. Daar moet niet alleen iedere baas zich aan houden. Ook de medewerkers zijn verantwoordelijk! Op internet is de wetgeving te vinden en ook vele tips en trucs om de arboregels eenvoudig toe te passen.

Samen verantwoordelijk De Arbowet bepaalt dat werkgever en werknemer samen verantwoordelijk zijn voor veiligheid binnen het bedrijf. De werkgever heeft een zorgen instructieplicht; de werknemer moet instructies opvolgen en aanwezige veiligheidsvoorzieningen gebruiken. Verder zijn verplicht: het voeren van een actieve verzuimbegeleiding, het inventariseren van de risico’s en natuurlijk het zo veel mogelijk beperken van risico's. Als er toch ziekteverzuim optreedt, moet dat begeleid worden in samenwerking met een bedrijfsarts. Heeft jouw bedrijf zelf geen geregistreerde bedrijfsarts in dienst, dan moet je de hulp inroepen van een gecertificeerde Arbodienst.

34





Coördineren verzorging verkoop- en opslagruimte Wie ooit in een slecht opgeruimde of vieze winkel is geweest, weet het: deze stoot af en in die winkel zul je niet snel iets kopen. Daarom zul je in een winkel regelmatig schoon moeten maken. Hiervoor ruim je speciale tijd in. Je moet weten hoe je het doet, wie het doet en wanneer.

Slecht onderhoud is onaantrekkelijk voor klanten.

Reinigen Doel reinigen Je moet regelmatig schoonmaken, omdat een schone winkel belangrijk is voor:   

het personeel de klant de kwaliteit van de artikelen.

Personeel Werken in een vuile en stoffige omgeving is onaangenaam. Het demotiveert om de winkel aangenaam te houden en in je houding tot de klant werkt het ook niet positief. Bovendien kan een vuile winkel ongezond zijn. En zelfs gevaarlijk: je glijdt gemakkelijk uit op een gladde, vuile vloer. Een schone winkel leidt tot efficiënter werken. In een winkel waar hygiëne en netheid regel zijn, is de arbeidsproductiviteit hoger. De klant en het personeel kunnen zonder gevaar door de winkel en het magazijn lopen. Ze hoeven niet te zoeken naar materialen die ze nodig hebben. Klant Klanten doen hun aankopen liever in een schone, goed verzorgde winkel dan in een onverzorgde winkel. Een schone winkel is aantrekkelijk en klanten vinden er gemakkelijk hun weg in. Exterieur en interieur moeten er altijd schoon en goed verzorgd uitzien. Dit bepaalt voor een belangrijk deel het winkelbeeld van de consument. Kwaliteit van de artikelen In een schone, goed verzorgde winkel blijft de kwaliteit van de artikelen optimaal. Ze beschadigen minder snel en een product met een kapotte verpakking is meteen te ontdekken en verwijderen. Hygiëne is extra belangrijk bij winkels die voeding verkopen. Hier is het risico dat etenswaar bederft als er niet goed schoongemaakt wordt. Mensen kunnen ziek worden als zij bedorven etenswaar eten.

35





Vandaar dat de overheid regels en voorschriften heeft opgesteld. In de Warenwet staan voorschriften voor het produceren van voedsel. Als een winkelier zich niet aan de voorschriften houdt, kan hij een boete krijgen. Schoonmaken: door wie? Er zijn grootwinkelbedrijven die onderhoud en schoonmaken uitbesteden.  

Voordeel:Het personeel hoeft dit arbeidsintensieve en zware werk niet te doen en de schoonmakers zijn professioneel. Nadeel: Je hebt minder invloed en zicht op wat er gebeurt.

Er zijn ook veel winkelbedrijven die zelf zorgen voor de schoonmaak en het onderhoud.  

Voordeel: Je kunt direct inspelen op actuele situaties en je hebt zelf controle over het schoonmaken. Nadeel:Het is een extra belasting voor het personeel en deze moet goede instructies krijgen.

Reinigingsplan Sommige schoonmaakwerkzaamheden voer je elke dag uit en andere één keer in de week. Het schoonmaken gebeurt in veel winkels volgens een bepaald plan. Dit heet het schoonmaak- of reinigingsplan. Hierin staat:    

wat je moet schoonmaken; wanneer je moet schoonmaken; hoe je moet schoonmaken; wie er moet schoonmaken.

Het werken met een reinigingsplan heeft verschillende voordelen:  

Het schoonmaken kan zo efficiënt mogelijk verlopen. Een reinigingsplan is een belangrijk hulpmiddel bij de controle van de hygiëne en het onderhoud in de winkel. Het is voor iedereen duidelijk wanneer iets voor het laatst schoongemaakt of onderhouden is.

Inventarisatie van werkzaamheden.

36





Opstellen reinigingsplan Het reinigingsplan maak je aan de hand van de volgende stappen: 1. Inventarisatie van de werkzaamheden. 2. Vaststellen van de frequentie van de werkzaamheden. 3. Keuze van schoonmaakmethode en -materialen. 4. Maken van een tijdcalculatie. 5. Maken van een taakverdeling. 6. Vaststellen van het tijdstip waarop wordt schoongemaakt. 7. Maken van een reinigingsschema. Inventarisatie van de werkzaamheden Schrijf per ruimte, presentatiemiddel of voorwerp op wat schoongemaakt moet worden. Inventariseer welke soorten vuil op welke plaatsen voorkomen. Stel vast om welke hoeveelheden vuil het gaat. Doe dit voor alle schoon te maken ruimtes en objecten. Vaststellen van de frequentie van de werkzaamheden Bekijk van alle ruimtes of onderdelen hoe vaak deze schoongemaakt moeten worden. Maak een verdeling in dagelijks en periodiek onderhoud. Schoonmaakwerkzaamheden die met de hygiëne te maken hebben en/of storend vuil en stof betreffen, moeten je dagelijks uitvoeren. In het oog springend vuil zoals losse papiertjes op de grond moet je direct opruimen. Onderhoud dat eenmaal in een bepaalde periode noodzakelijk is, noemen we periodiek onderhoud. Geef aan hoe frequent de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, bijvoorbeeld één keer per week, maand of jaar.

Ramen lappen is periodiek: het hoeft niet dagelijks te gebeuren.

Keuze van schoonmaakmethode en -materialen In het reinigingsplan staat per onderdeel hoe er moet worden schoongemaakt. Dit hangt af van het soort vuil. Zichtbaar vuil verwijderen noem je reinigen; onzichtbaar vuil verwijderen desinfecteren. Voor beide soorten vuil zijn er verschillende schoonmaakmethoden en -materialen. Bepaal welke schoonmaakmiddelen geschikt zijn en welke hulpmiddelen of apparaten gebruikt kunnen worden. Houd bij de keuze voor het schoonmaakmiddel rekening met veiligheid en milieu.

37





Maken van een tijdcalculatie Bereken hoeveel tijd je moet plannen voor de werkzaamheden. Voor de periodieke werkzaamheden heb je per keer vaak meer tijd nodig dan voor de dagelijkse werkzaamheden.

Ieder heeft z’n eigen taak.

Maken van een taakverdeling Plan het aantal medewerkers dat nodig is. Het is handig de afzonderlijke schoonmaakwerkzaamheden samen te voegen tot taken. Bijvoorbeeld:   

Taak 1: het legen van de vuilnisbakken en het verzamelen van het grove vuil. Taak 2: het reinigen van de kantine en toiletten. Enzovoorts.

Taken van de leiding Om de uitvoering van het reinigingsplan goed te laten verlopen, is het nodig dat je als leidinggevende:    

zorgt dat elke medewerker weet wat hij wel of niet moet doen; een duidelijke instructie geeft over schoonmaakmethoden en de te gebruiken materialen; zorgt dat de goede materialen aanwezig zijn; de werkzaamheden controleert.

Vaststellen van het tijdstip waarop wordt schoongemaakt Houd rekening met het volgende:   

De klanten: zij mogen geen hinder van de schoonmaakwerkzaamheden ondervinden. Andere winkelwerkzaamheden: rooster het schoonmaken in in het werkrooster. Zo voorkom je dat de medewerker die moet schoonmaken, al andere werkzaamheden heeft. De volgorde van de werkzaamheden: voor je de vloer gaat schrobben, moet bijvoorbeeld eerst het losse vuil verwijderd worden.

38





Maken van een reinigingsschema In het reinigingsschema neem je op: plaats, middel, methoden, frequentie en uitvoerder. Plaats

Middel

Methoden

Frequentie

Uitvoerder

Winkelruimte

vloerrelnigingsmiddel

schirobzuigmachine

dagelijks

verkoper 1

Magazijn

vloerreinigingsmiddel

zwabber, vloertrekker

1 x per week

magazijnmedewerker

Kantoorruimte

inteneurreinigingsmidde

stofzuiger, stofdoek

1 x per week

medewerker a

Ramen

glasreinigingsmiddel

spons, zeem, wisser

1 x per maand

medewerker b en c

Toiletten

sanitairreinigingsmidde

spons, keukendoek, dweil, zeem

dagelijks

verkoper 2

... ...

Voorbeeld van een reinigingsplan

39





Dervingbestrijding Wanneer er een verschil is tussen de computervoorraad en de echte voorraad in het schap is er sprake van derving. Derving is een belangrijke kostenpost voor een winkel. Niemand wil zo’n verliespost in zijn bedrijf. Winkels doen daarom hun uiterste best om derving te voorkomen. Om te weten welke maatregelen je precies moet nemen om derving te bestrijden, moet je weten met welke vorm van derving je te maken hebt. Je hebt criminele derving en niet-criminele derving . Deze twee vormen van derving verdienen elk een eigen aanpak. Dat komt in het dervingsbestrijdingsplan te staan.

Niet-criminele derving voorkomen Derving kun je op vele manieren voorkomen. Goed opletten en zorgvuldig werken zijn daarbij erg belangrijk. In het algemeen kun je derving voorkomen door het magazijn en de winkel opgeruimd en schoon te houden. Zo krijgt ongedierte geen kans. In een opgeruimde omgeving struikel je ook niet over de rommel. Als je aan het schoonmaken bent, let je er natuurlijk wel op dat je schoonmaakmaterialen niet in de weg staan. En je maakt klanten en collega’s erop attent als de vloer nat is. Na het in ontvangst nemen van de goederen, moeten ze in het magazijn of in de winkel gezet worden. Daarbij let je goed op de volgende zaken.      

Gebruik het juiste hulpmiddel om de artikelen te vervoeren. Stapel de artikelen stevig op het vervoermiddel. Zet geen breekbare artikelen onder in de kooikar. Stapel de artikelen niet te hoog in magazijn of winkel. Let op de houdbaarheid van de artikelen. De artikelen die je het eerste opslaat, moet je als eerste uit het magazijn halen (FIFO).

Breuk Breuk is een vorm van derving waarbij breekbare artikelen kapot gaan; denk aan flessen, glazen of potten. Breuk kun je niet altijd voorkomen. Het kan gebeuren dat een klant een fles wijn uit zijn handen laat glippen. Daar doe je weinig aan. Maatregelen om breuk te voorkomen:  

Geen breekbare spullen onderop de kooikar zetten. Bij een winkelpresentatie goed opletten op het risico van breuk: zijn gangpaden breed genoeg voor winkelwagens, mensen met een kinderwagen, rolstoel? Breekbare producten hoger op het schap voor kinderhandjes.  Inpakken van breekbare artikelen in vloeipapier bij de kassa, zodat klanten niet terugkomen met gebroken artikelen. Ook kan een winkelier de leverancier bijvoorbeeld vragen om stevig verpakkingsmateriaal te gebruiken. Of bij dure breekbare artikelen gebruikmaken van vitrines. Bederf Bederf is de vorm van derving die ontstaat doordat verse artikelen niet meer vers zijn. Ze zijn over de uiterste houdbaarheidsdatum of ze zien er niet vers meer uit, waardoor de klant ze niet koopt. Als verkoopmedewerker kun je bederf voorkomen, door ervoor te zorgen dat klanten de artikelen met de kortste houdbaarheidsdatum als eerste kopen. Dat heet het First In, First Out-systeem (FIFO). Je legt nieuw aangevoerde producten achterin het schap en schuift de producten met de kortste houdbaarheid naar voren. Andere maatregelen om bederf te voorkomen:  niet teveel inkopen of produceren van dagverse artikelen (ook niet te weinig trouwens): geautomatiseerde voorraadsystemen spelen hierin een grote rol;  juiste wijze van koeling van producten (beter gekoeld, langer goed).

40





Veel retailers houden statistieken bij om hun productie/inkoop te plannen. “Wat verkocht ik vorig jaar in het vergelijkbare weekend aan broden, en hoeveel broden moet ik nu dus bakken”. Over vraagvoorspelling kun je hele boeken volschrijven. Automatiseringssystemen spelen een grote rol bij het opslaan van de verkoophistorie (hoeveel stokbroden verkocht ik vorig jaar op deze vergelijkbare dag) en het doen van een voorspelling (hoeveel stokbroden moet ik dus vandaag bakken). Ook dit is een manier om derving te voorkomen.

Criminele derving voorkomen Als de criminele derving veroorzaakt wordt door de eigen medewerkers heet dit interne derving. Als de criminele derving veroorzaakt wordt door klanten of andere personen van buiten het winkelbedrijf, dan heet het externe derving.  

50% interne derving door eigen medewerkers; 50% externe derving, onderverdeeld in:  40% criminele derving die wordt veroorzaakt door klanten;  10% criminele derving die wordt veroorzaakt door derden.

Deze dame veroorzaakt criminele derving. Is dat haar schuld of de schuld van de winkel?

Interne derving Maatregelen die een winkeleigenaar of winkelmanager kan nemen om diefstal door personeel te voorkomen:    

controle bij de personeelsuitgang; duidelijke afspraken wie goederen ontvangt, of wie de sleutel beheert van de vitrine; camera’s in het magazijn; duidelijke, harde maatregelen bij ontdekking van diefstal (aangifte, inhouding van salaris, ontslag op staande voet).

Externe derving Bij het voorkomen van diefstal door klanten kun je aan de volgende maatregelen denken: 

beveiliging op de artikelen (denk aan klemmen, magneetstrips, RFID-tags, stalen kettingen door lederen jassen)  camera’s in de winkel - oplettendheid van het personeel (sommige winkelketens geven hun medewerkers training in het herkennen en voorkomen van winkeldiefstal)  bewust handelen van personeel (laat geen waardevolle spullen op een voorraadkar staan, doe de beveiligingslabels er vlot op)  beveiligingspersoneel (zichtbaar bij de deur of juist undercover in de winkel)  afgesloten vitrines voor waardevolle artikelen Je zorgt er ook voor dat leveranciers niet alleen in het magazijn zijn, en dat de deur van het magazijn steeds gesloten is. Anders kunnen er zomaar mensen naar binnenkomen die bij alle spullen van de winkel kunnen komen.

41





Winkeldiefstal Diefstal is het wegnemen van een artikel zonder te betalen. Er is géén sprake van winkeldiefstal bij:  

het verwisselen van prijsetiketten; het opzettelijk beschadigen van een artikel en vervolgens een korting bedingen.

In deze gevallen wordt gesproken van fraude. Winkeldieven zijn erg creatief in het bedenken van slimme methodes om een artikel niet te hoeven betalen. Voorkom dat de klant gebruik kan maken van:  

rondslingerende prijsetiketten en/of prijstangen: dieven kunnen een lagere prijs op een duurder artikel te plakken. Berg de prijstang altijd direct op de juiste plaats op; rondslingerende kassabonnen. Een kwaadwillende klant kan het artikel erbij zoeken en vervolgens het geld terugvragen.

Klanten Winkeldiefstal komt in alle lagen van de bevolking voor. Winkeldieven zien eruit zoals iedereen. Toch kun je ze vaak herkennen.   

Gewoontedieven zijn vaak zeer vriendelijk, werken volgens een bepaalde methode, haken bij moeilijkheden snel af en komen vaak terug. Professionele winkeldieven zijn vriendelijk, bereiden de diefstal goed voor, komen voor waardevolle artikelen, gebruiken trucs en werken vaak in groepsverband. Het gedrag van gelegenheidsdieven wijkt af van het normale winkelgedrag. Ze draaien om de artikelen heen, zijn nerveus, kijken om zich heen, pakken de artikelen steeds weer op en bekijken ze op een overdreven manier.

Medewerkers In de meeste gevallen is het vertrouwen in de eigen medewerkers terecht. Criminele derving door de eigen medewerkers (interne criminaliteit) wordt veroorzaakt door gebrek aan procedures en controles. Stelende en frauderende medewerkers kunnen daardoor soms jarenlang ongestoord hun gang gaan. Een goed personeelsbeleid is van belang bij het voorkomen van interne criminaliteit. Problemen kun je voorkomen door:     

bij het aannemen van personeel te letten op betrouwbaarheid en mentaliteit van de nieuwe medewerker; sociale controle door goede onderlinge contacten; een prettige werksfeer waarin diefstal bespreekbaar is; richtlijnen op schrift te zetten; regelmatig controleren, niet alleen uit wantrouwen of bij kasverschillen;

Problemen kun je ook voorkomen door:  

goede procedures die nauwlettend worden nageleefd; gescheiden verantwoordelijkheden.

Zet alle regels, afspraken en richtlijnen op schrift. Dit noemen we de administratieve organisatie.

42





Derden In de winkel zijn ook regelmatig derden aanwezig:    

medewerkers van een schoonmaakbedrijf; de meteropnemer van het energiebedrijf; vertegenwoordigers die de presentatie van hun eigen artikelen verzorgen (rackjobbers); chauffeurs van leveranciers.

Derden mogen in veel winkelbedrijven zonder toezicht hun werk doen.

Ook derden kunnen misbruik maken van vertrouwen. Zij kunnen criminele derving plegen door te stelen of door niet of minder af te leveren. Je kunt diefstal door derden voorkomen door duidelijke regels. Buit Zonder buit is er geen sprake van diefstal. Er is altijd een potentiële buit aanwezig. Maar sommige artikelen zijn aantrekkelijker om te stelen dan andere. Producten worden vaker gestolen als:      

het statusartikelen zijn, zoals merkartikelen; ze duur zijn; ze per stuk worden verkocht; ze klein en handzaam zijn; er veel reclame voor wordt gemaakt (met name op televisie); ze bij het afrekenen een schaamtegevoel bij de klant kunnen opwekken.

Gelegenheid Klanten, medewerkers en derden komen hoe dan ook met geld en goederen in contact. Ze hebben dan gelegenheid te stelen. Het is voor een winkelier belangrijk om de gelegenheid tot stelen zoveel mogelijk te beperken. Ondanks alle maatregelen die een winkelier kan nemen om winkeldiefstal te voorkomen, zal winkeldiefstal toch blijven bestaan. Taak van de leiding De leiding moet het personeel betrekken bij de bestrijding van criminaliteit. De leiding heeft de volgende taken:     

het personeel opleiden en trainen in het nemen van preventieve maatregelen; het personeel trainen hoe ze daadwerkelijk moeten handelen bij dieftal; bespreken hoe je moet opletten en elkaar kunt waarschuwen; bijzondere gevallen nabespreken; zorgen dat iedereen op de hoogte is van wat wel en niet mag en welke afspraken er met de politie zijn.

43





Berekenen van derving Elke detaillist probeert zowel de criminele- als de niet-criminele derving zo laag mogelijk te houden. Helemaal voorkomen kan niet. Daar moet elke bedrijf mee leven. Het is wel belangrijk om te weten hoe groot de totale derving is. Dat kun je berekenen. Aan de hand van de dervingcijfers kun je zien:  

hoe de derving in het eigen bedrijf zich verhoudt tot derving in andere bedrijven in dezelfde branche; wat derving veroorzaakt.

Per branche zijn gemiddelde dervingpercentages bekend. Soms heeft een bedrijf een duidelijk hoger dervingpercentage dan het gemiddelde. Dat bedrijf zal proberen te achterhalen hoe dat komt, bijvoorbeeld door onnauwkeurig werken, of een diefstalgevoelige winkelpresentatie. Ook minder efficiënt werken kan een oorzaak van derving zijn. Hoe gedetailleerder je weet wat derving veroorzaakt, hoe beter je daarop kunt inspelen. Branche

Derving als percentage van de omzet

Verdeling naar oorzaak derving

Niet-crimineel

Diefstal goederen

Diefstal geld

Bloemen

1,9%

80%

16%

4%

Schoenen

1,0%

53%

42%

5%

Kleding

1,5%

35%

64%

1%

Levensmiddelen

1,0%

45%

52%

3%

Brood en banket

1,5%

74%

23%

3%

De oorzaak van derving bij een kledingwinkel is vooral diefstal van goederen. Een kledingwinkel doet er dus goed aan om bij dervingbestrijding veel aandacht aan diefstalpreventie te besteden. Berekeningsmethoden Er zijn verschillende manieren om derving te berekenen. Bij bedrijven die hoofdzakelijk versproducten verkopen gebeurt dit op een andere manier dan bij non-foodwinkels. Bij versproducten is een deel van de derving niet te voorkomen. Als deze producten te lang blijven liggen, gaat de kwaliteit achteruit. Afhankelijk van de winkelformule moet je de producten in prijs verlagen of vernietigen. Het brutowinstpercentage is dan een stuk lager.

De supermarkt probeert door af te prijzen derving voor een deel op te vangen.

44





Derving bij versproducten kun je uitdrukken in een percentage. Daarvoor gebruik je de volgende formule: Dervingpercentage = gepland brutowinstpercentage minus gerealiseerd brutowinstpercentage. Derving bij non-foodbranches kun je uitdrukken in geld. Daarvoor gebruik je de volgende berekening: Derving = administratieve voorraad minus werkelijke voorraad. Derving uitgedrukt in een percentage Derving kun je uitdrukken in geld, maar je kunt derving ook uitdrukken in een percentage. Bij het berekenen van het dervingpercentage ga je uit van de brutowinst. De brutowinst druk je uit in procenten van de omzet (verkoop). Het verschil tussen het percentage geplande brutowinst en het percentage gerealiseerde brutowinst is het dervingpercentage. Omzet

€ 500

100%

Inkopen

€ 350

70%

Geplande brutowinst

€ 150

30%

Gerealiseerde brutowinst

€ 135

27 %

Dervingspercentage

(350/500 x 100%)

3%

Derving uitgedrukt in geld Om te weten in hoeverre er sprake is van derving, moet je het verschil berekenen tussen de administratieve voorraad en de werkelijke voorraad. De werkelijke voorraad in de winkel bepaal je door middel van inventarisatie (systematisch tellen). De administratieve voorraad bereken je met behulp van de     

beginvoorraad inkoop verkoop afschrijvingen (geregistreerde derving) opprijzingen.

Beginvoorraad Alle goederen die in de winkel en het magazijn aanwezig zijn op een bepaald moment, vormen de beginvoorraad. Dit moment (beginvoorraad) is het begin van een bepaalde periode (bijvoorbeeld het begin van de maand of het jaar). Bij het bepalen van de waarde van de beginvoorraad ga je uit van de verkoopprijzen. Dit zijn de prijzen die de klant moet betalen. Inkoop Nieuwe goederen die ingekocht worden naast de beginvoorraad, vormen de ‘inkoop’. De waarde van deze goederen druk je uit in verkoopprijzen. De beginvoorraad en de inkoop vormen samen de totale voorraad. Verkoop De artikelen die je verkoopt, trek je van de totale voorraad af. Je hebt dan de waarde van de voorraad berekend.

45





Afschrijvingen Derving die ontstaat door breuk kun je registreren. Kapotte artikelen, als gevallen flessen wijn, schrijf je bij op de dervingslijst. De waarde van deze artikelen wordt op deze manier geregistreerde derving. Dit noem je afschrijving. De afschrijvingen trek je van de waarde van de voorraad af. Opprijzingen Opprijzen wil zeggen dat de verkoopprijs van een bepaald product hoger wordt. Stel dat de verkoopprijs van een pak koffie met 2 cent omhoog gaat, dan wordt ook de aanwezige voorraad koffie 2 cent per pak meer waard. Bij opprijzing wordt je voorraad meer waard. De opprijzingen tel je bij de waarde van de voorraad op. Meerwaarde door opprijzingen Waarde van de voorraad

€ 14.000

Opprjzingen (geregistreerde derving)

€ 80

Administratieve voorraad

€ 14.080

+

Met deze punten bereken je de administratieve voorraad. Leg deze naast de inventarisatiecijfers van de werkelijke voorraad. Het verschil hiertussen is de niet-geregistreerde derving. Van deze derving is de ontstaansoorzaak niet bekend. Berekenen derving in geld Administratieve voorraad

€ 14.080

Werkelijke voorraad

€ 13.020

Derving (niet geregistreerd)

€ 1.060

–

Organisatorische maatregelen De winkelier probeert winkeldiefstal zoveel mogelijk te voorkomen. Hij neemt daarom preventieve maatregelen. Iedereen moet weten wat te doen in geval van winkeldiefstal. Criminele derving is een probleem dat direct van invloed is op de nettowinst van het winkelbedrijf. Daarom mag preventie best wat geld kosten. Het levert immers ook weer geld op. Preventieve maatregelen tegen criminele derving verdeel je in:  

organisatorische maatregelen; technische maatregelen.

Maatregelen binnen een organisatie moet het hele personeel accepteren en naleven. Het inschakelen van medewerkers is dan ook erg belangrijk. Neem maatregelen zo mogelijk in overleg met de medewerkers en bespreek de problemen. Probeer problemen sámen op te lossen. Informeer ten minste alle betrokkenen van de preventiemaatregelen. Alleen al het zichtbaar aanwezig zijn, kan leiden tot een vermindering van winkeldiefstal. Sommige grote bedrijven nemen hiervoor speciaal mensen in dienst of maken gebruik van een particuliere beveiligingsorganisatie.

46





Beveiliging.

Tips om de winkelpresentatie minder gevoelig voor criminele derving te maken:     

   

Voorkom dode hoeken en onoverzichtelijke plaatsen zoveel mogelijk. Zorg dat er vanuit de bedieningspunten en afrekenplaatsen zicht is op dervinggevoelige plaatsen. Zorg voor een aparte in- en uitgang. Door het plaatsen van een tourniquet (draaihekje bij de ingang van de winkel) is de ingang niet als uitgang te gebruiken. Sluit niet-gebruikte gangen tussen de kassa’s af. Bedenk een systeem, zoals een paskamerprocedure, waarbij je weet hoeveel artikelen de klant mee in de paskamer neemt. Bijvoorbeeld: er mogen slechts twee kledingstukken per keer mee in de paskamer. Plaatsen waar de klant met artikelen alleen kan zijn, zoals paskamers en toiletten, worden namelijk vaak voor het plegen van winkeldiefstal misbruikt. Plaats diefstalgevoelige artikelen op plaatsen waar er toezicht op te houden is. Het plaatsen van artikelen in vitrines of boven in het schap is ook een mogelijkheid. Zorg voor volle schappen en/of een aaneengesloten presentatie. Je ziet dan direct een ‘gat’ als er een artikel weg is. Kapotte, open en lege verpakkingen in de winkel nodigen uit tot diefstal. Ruim ze dus op. Gebruik voor dure artikelen dummy’s (lege verpakkingen). Dit gebeurt veel in speelgoedwinkels en platenzaken.

Plaats bordjes of stickers met de tekst dat de politie wordt ingeschakeld in geval van winkeldiefstal. Onderzoek heeft uitgewezen dat dit werkt. Plaats ze bij voorkeur bij het begin van de routing, bij de ingang van de paskamers en bij de kassa’s. Organisatorische maatregelen Organisatorische maatregelen zijn alle niet-technische maatregelen die een organisatie kan nemen om derving te voorkomen. Dat wil zeggen procedures, afspraken en regels met betrekking tot:  medewerkers  artikelpresentatie  logistiek proces.

47





Organisatorische maatregelen ten aanzien van de medewerkers Het is belangrijk dat medewerkers eventuele verdachten aanspreken en weten wat ze moeten doen bij het constateren van winkeldiefstal. De volgende regels en afspraken zijn belangrijk: 



 

    



 



Zorg voor voldoende medewerkers bij drukte. Op deze manier is er voldoende gelegenheid voor de verkoopmedewerkers verdachten te observeren. Dit is vooral belangrijk op zaterdag, de koopavonden en tegen sluitingstijd. Verkoopmedewerkers behoren de klanten duidelijk te begroeten. Zo laten zij merken dat zij de klanten zien. Dat schrikt potentiële winkeldieven af; deze willen immers ‘onopgemerkt’ blijven. Het kunnen begroeten van klanten kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure bij het aannemen van nieuwe medewerkers. Maak een huishoudelijk reglement en geef iedere (nieuwe) medewerker een exemplaar. Bespreek dit reglement met alle medewerkers. Spreek af hoe te handelen in geval van winkeldiefstal. Het aanhouden van een winkeldief is niet eenvoudig. Spreek desnoods een handgebaar of ‘wachtwoord’ af. Mensen voelen zich prettiger in een moeilijke situatie als ze weten dat er anderen zijn die hen in de gaten houden en eventueel te hulp kunnen schieten. Houd regelmatig werkoverleg. Door het gezamenlijk bespreken van dervingcijfers en ontwikkelingen blijft iedereen betrokken en scherp. Zorg voor een goede kassa-instructie. Hierin moet ook rekening worden gehouden met dervingpreventie. Maak huisregels voor klanten. Bijvoorbeeld het verplicht gebruik van een mandje of winkelwagen, een paskamerprocedure of regels met betrekking tot geld teruggeven of ruilen. Doe geen privé-uitgaven uit de kassa. Een ondernemer die privé-aankopen aan de kassa afrekent, geeft het goede voorbeeld. Privé-aankopen van medewerkers worden bij voorkeur na sluitingstijd gedaan. Het afrekenen wordt altijd door de eigenaar, de bedrijfsleider of kassaverantwoordelijke gedaan. De gekochte artikelen gaan daarna direct mee naar huis of worden buiten de verkoopruimte bewaard. Ontwikkel controlemomenten voor het personeel. In verschillende grote winkelbedrijven bepaalt een druk op een knop bij de personeelsuitgang of er tassencontrole zal plaatsvinden (rood licht) of niet (groen licht). Zorg voor een formele sleutelprocedure en wijk daar niet van af. Bepaal van welke in- en uitgangen de medewerkers gebruik moeten maken. Klanten en derden komen uitsluitend via de winkelingang binnen. Expeditiedeuren zijn altijd afgesloten. Leveranciers kunnen een bel of intercom gebruiken om zich te melden. Derden moeten zich altijd melden. Laat hen een badge dragen waardoor ze van de klanten te onderscheiden zijn. Maak er een gewoonte van afscheid te nemen bij de (winkel)deur. Begeleid hen als ze het pand verlaten.

Een breeketiket maakt omprijzen moeilijk.

48





Organisatorische maatregelen ten aanzien van de presentatie Maatregelen ten aanzien van de lay-out van de winkel en de artikelpresentatie zijn:     

Zorg dat je de dervinggevoelige plaatsen van de winkel kent. Elke winkel heeft dode hoeken, pilaren en andere zwakke plekken. Houd hiermee rekening bij de inrichting. Beperk het aantal dervinggevoelige plaatsen tot een minimum. Zorg dat er een overzichtelijk geheel van paden en niet te hoge stellingen ontstaat waarbij je de klant eenvoudig kunt observeren. Maak de lay-out zodanig dat de klant via de kassa naar buiten moet. Plaats de kassa’s zo veilig mogelijk. Plaats ze niet direct bij de deur, maar iets verder naar binnen. De ruimte tussen de kassa’s die niet in gebruik zijn, kun je met bijvoorbeeld een winkelwagentje afsluiten.

Organisatorische maatregelen ten aanzien van het logistieke proces Het logistieke proces omvat de gehele goederenstroom: vanaf het moment van leveren in de winkel totdat de klant het artikel mee de winkel uitneemt. Tijdens het logistieke proces worden de goederen vervoerd en vaak bewerkt (bijvoorbeeld geprijsd). Ook in het logistieke proces kan criminele derving optreden. Maatregelen die criminele derving in het logistieke proces kunnen beperken of voorkomen zijn:     

Laat klanten niet in het magazijn en derden alleen onder begeleiding. Vul de winkel bij voorkeur buiten de openingsuren aan. Op de grond uitgestalde goederen zijn voor de winkeldief een buitenkansje. Prijs artikelen bij voorkeur in het magazijn. Laat een prijstang (of voorbedrukte rollen prijsetiketten) nooit onbeheerd in de winkel liggen. Gebruik breeketiketten. Dit voorkomt dat een klant een artikel kan overprijzen met etiketten met lagere prijs.

Technische maatregelen Technische maatregelen zijn bouwkundige of elektronische maatregelen om de winkel te beveiligen tegen criminele derving. Dit is vaak een kostbare zaak. Soms moet er zelfs een verbouwing voor plaatsvinden. Volgens een schatting zou slechts 10% van de Nederlandse winkels in het bezit zijn van een beveiligingssysteem. De modebranche is met een aandeel van 40% het best beveiligd. Bouwkundige maatregelen

Elektronische maatregelen

Beveiliging van toegangen door bijvoorbeeld hangen sluitwerk of rolluiken

Alarm

Terreinafscherming (hekwerk)

Camera's

Compartimenteren door de ruimte op te delen in kleinere ruimten

Beveiligingspoortjes

Voorbeelden van maatregelen om de winkel te beveiligen

Een winkelier kan kiezen uit veel verschillende beveiligingssystemen voor de winkel. De keuze is afhankelijk van de eigenschappen van de winkel en de wensen van de winkelier. Het Hoofdbedrijfschap Detailhandel maakt een indeling in vijf soorten systemen:     

observatiesystemen; signalerende systemen; bemoeilijkende systemen; verhinderende systemen; psychologische systemen of nepsystemen.

49





Observatiesystemen Door observatiesystemen te gebruiken ben je beter in staat toezicht te houden op de goederen en op het winkelend publiek. De meest gebruikte observatiesystemen zijn:  

spiegels gesloten televisiecircuit.

De meeste winkelbedrijven gebruiken spiegels.

Gesloten televisiecircuit.

Spiegels Er bestaan verschillende soorten spiegels. 

Panoramische spiegel: spiegels die door hun bolle vorm een overzicht van een groot gebied geven. Nadeel is dat ze het beeld vervormen.  De gewone platte spiegel: deze wordt veel gebruikt om dode hoeken in de gaten te houden.  Doorkijkspiegels: deze worden gebruikt om klanten onopvallend te observeren. Ze spiegelen aan de winkelkant, de andere zijde is doorzichtig. Een nadeel van spiegels is dat winkeldieven er ook gebruik van maken. Ze kunnen door een spiegel zien of ze door winkelmedewerkers in de gaten worden gehouden. Dit kun je niet voorkomen. Door de spiegels hoog te plaatsen, zie je in ieder geval dat de belangstelling niet alleen naar de artikelen uitgaat. Gesloten televisiecircuit Camera’s kunnen gekoppeld zijn aan monitoren en voorzien zijn van een videorecorder. Winkels met beveiligingscamera’s worden door winkeldieven gemeden. Ze worden liever niet op de vingers gekeken. Camera’s beschermen ook de dode hoeken in de winkel tegen diefstal. Het is ook mogelijk het camerasysteem met het alarm te verbinden. Loopt iemand naar buiten en het alarm gaat af, dan registreert de camera de persoon die wegloopt. Signalerende systemen Om winkeldiefstal te voorkomen of af te remmen, maken winkeliers gebruik van signalerende systemen. Dit zijn voorzieningen die een licht- en/of geluidssignaal afgeven als iemand met een onbetaald artikel passeert. Ze worden meestal bij de uitgang opgesteld. Er zijn verschillende systemen:   

het RF-systeem (radiofrequent); het EM-systeem (elektromagnetisch); het elektrisch contactsysteem.

50


RF-systeem.




Tags.

RF-systeem De werking van het RF-systeem is heel simpel. De basis is een antennesysteem bij de winkeldeur (de bekende poortjes). In het ene poortje zit een zender en in het andere een ontvanger. Als een winkeldief er tussendoor gaat, dan gaat er een alarm af. Een tag is een plastic label waarin een klein spoeltje van koperdraad zit. Het spoeltje verstoort het radiosignaal tussen de poortjes, waardoor het alarm wordt geactiveerd. Het komt nog wel eens voor dat een verkoopmedewerker vergeet de tag of een andersoortig label te verwijderen. Dit kun je voorkomen door onder de toonbank een apparaatje te monteren dat een signaal afgeeft als het artikel een tag of label heeft. Een nadeel van dit soort labels dat ze met een tang stuk te knippen zijn. Er is nu een beveiligingslabel op de markt dat met een inktpen aan het artikel is bevestigd. Wordt het label niet op de juiste wijze verwijderd, dan komt de inkt vrij en beschadigt het artikel. EM-systeem Het EM-systeem is een elektromagnetisch systeem. Het werkt met metaaldetectoren. De artikelen worden beveiligd door onzichtbare metalen strips van een bepaalde legering. Bij het afrekenen worden de beveiligingen gedeactiveerd, zodat de klant ongestoord via de poortjes de winkel kan verlaten. Elektrisch contactsysteem Het elektrisch contactsysteem geeft een signaal als een contact wordt verbroken. Je ziet dit systeem onder andere bij dure kleding en elektrische apparaten. De artikelen worden voorzien van een kabeltje (bijvoorbeeld door de mouw) dat alleen zonder alarm te openen is na uitschakeling van het systeem door een verkoopmedewerker. Bemoeilijkende systemen Veel winkels maken gebruik van bemoeilijkende systemen. Ze maken het voor een winkeldief moeilijk om zijn slag te slaan. De meest gebruikte zijn:       

Een tourniquet als de winkel een aparte ingang en uitgang heeft. U-haken die het moeilijker maken om kleding snel van de haak te nemen. Diefstalgevoelige artikelen beveiligd met een kabeltje of ketting. Speciale etiketten, zoals breeketiketten en kimballkaartjes. Het presenteren van halve paren in de schoenenwinkel. Het gebruik van afroomboxen. Het bevestigen van een plexiglasbeveiligingskap om een kassagreep te voorkomen.

51





Verhinderende systemen Verhinderende systemen maken het de winkeldief onmogelijk het artikel mee te nemen zonder het ernstig te beschadigen. Voorbeelden zijn kettingen met sloten en vitrines. Die vitrine moet dan wel op slot zijn. Als een klant belangstelling heeft, haalt een verkoopmedewerker het artikel uit de vitrine en geeft het aan de klant. Hij laat de klant niet alleen. Hij helpt de klant verder, net als in een bedieningswinkel.

Artikelen in een gesloten vitrine.

Blisterverpakkingen maken kleine artikelen groot en dus moeilijker mee te nemen.

Psychologische systemen of nepsystemen Nepsystemen hebben uitsluitend een preventieve werking. Je kunt tenslotte via een nepcamera (dummy) niets waarnemen. De preventiewaarde van een nepcamera is slechts gering. Geroutineerde winkeldieven hebben meestal snel in de gaten dat een camera nep is. Psychologische systemen zijn bijvoorbeeld bordjes met waarschuwingen voor de gevolgen van winkeldiefstal, zoals:  

Winkeldiefstal: het loont niet! Winkeldiefstal: het begin van jouw strafblad?

Vandalisme en inbraak Vandalisme Winkelgebieden zijn gevoelig voor vandalisme. Denk aan vernielingen, vechtpartijen en agressie tegenover winkelpersoneel. Oorzaken kunnen zijn:  mentaliteitsverschillen;  winkelstraten die ’s avonds bijna uitgestorven zijn, waardoor er weinig controle is. Voor het oplossen van deze problemen moeten ondernemers en hun vertegenwoordigende organisaties nauw samenwerken met politie en gemeentebestuur.

Het direct herstellen van de schade is belangrijk. Muren met graffiti zijn uitnodigend voor de volgende ‘kunstenaar’.

52





Inbraak Over het algemeen stellen de verzekeringsmaatschappijen elektronische en bouwkundige eisen aan de beveiliging van de goederen en het pand. Voorbeelden van eisen zijn:  

  

het plaatsen van een elektronisch beveiligingssysteem van een bepaalde kwaliteit; rolluiken aanbrengen voor etalages waarin dure artikelen worden uitgestald; eventueel bepaalde artikelen ’s nachts uit de etalage halen. Een nadeel van rolluiken is dat een inbreker die eenmaal binnen is, van buitenaf niet meer zichtbaar is; in een kluis bewaren van het aanwezige geld en de administratieve gegevens; ramen en deuren voorzien van goed hangen sluitwerk; ramen aan de achter- of bovenzijde van het pand met tralies beveiligen; ruimtes achter of tussen winkels ’s nachts verlichten en van een deugdelijk hekwerk voorzien.

Inbraak kan voorkomen worden door: 





procedures voor de opening en de afsluiting van het pand:  registreer alle sleutels;  registreer wie ze in bezit heeft;  spreek af wie er toezicht houdt op de opening en afsluiting van het pand. Een inbraakalarm. Mogelijkheden zijn:  een stil alarm dat een particuliere alarmcentrale waarschuwt, die vervolgens de politie waarschuwt;  een luid alarm dat de inbreker wegjaagt en omwonenden waarschuwt;  een optisch alarm met een fel zwaailicht of dat de binnen- en buitenverlichting laat branden. Alarmopvolging: de sleutelhouder moet achteraf de winkel controleren en het alarm opnieuw instellen.

De meeste kluizen zijn, ter preventie van overvallen, voorzien van een tijdslot.

Overvallen Manieren om een overval te voorkomen zijn:    

  

Plaats de kassa’s niet direct bij de uitgang. Scherm een open winkelfront of groot glasoppervlak af met paaltjes van een stevig materiaal. Op deze manier voorkom je dat een overvaller met een auto als stormram naar binnen komt. Open en sluit de winkel niet alleen. Na sluitingstijd controleer je samen met een collega of zich geen mensen laten insluiten. Voorkom dat klanten in de kassa kunnen kijken. Dikke stapels bankbiljetten in een kassa verhogen het risico. Laat een kunststof kassabeveiligingskap monteren en gebruik een afroombox. Loop niet duidelijk zichtbaar met geld door de winkel. Houd het (kassa)kantoor altijd op slot. Laat het geldtransport naar de bank op wisselende tijden, tijdens de openingsuren, plaatsvinden. Doe dit altijd met twee personen die achter elkaar lopen. De eerste loopt met het geld en de tweede geeft rugdekking.

53





Dervingbestrijdingsplan Om derving zo efficiënt mogelijk aan te pakken, maken veel bedrijven gebruik van een dervingbestrijdingsplan. Hierin wordt omschreven:  wat de oorzaken en gevolgen van derving zijn;  welke maatregelen de schade zoveel mogelijk beperken of voorkomen. Een planmatige aanpak van derving is net zo logisch als het planmatig werken aan verkoopbevordering. Dervingbestrijding ‘verdient’ een hoge prioriteit, want derving heeft een directe invloed op de nettowinst. Voordat je een plan kunt maken, moet je volledig op de hoogte zijn van de aard van de problematiek:  

de oorzaken; de hoogte van de schade die door criminele en niet-criminele derving ontstaat.

Door inventarisatie, observatie en bestudering van het balansresultaat kun je daar inzicht in krijgen. Een dervingbestrijdingsplan bestaat uit drie onderdelen:   

de voorbereiding ofwel het strategisch plan; het in beeld brengen van de hoogte van derving is nodig voor het opstellen van dit plan; de opzet ofwel het tactisch plan; de uitvoering ofwel het operationeel plan.

Onderdelen van dervingbestrijdingsplan Het strategisch plan

Het tactisch plan

Het operationeel plan

Het formuleren van de doelstellingen:

Het concretiseren van het strategisch plan:

De dagelijkse uitvoering van het tactisch plan:

• Bepalen waar in het bedrijf maatregelen moeten worden genomen;

• Het plannen van werkoverleg;

• Het werken volgens de gegeven procedures;

• Het kiezen voor een organisatorische en/of technische/elektronische oplossing;

• Het opstellen van procedures en regels;

• Bepaling van het budget;

• Het aanwijzen van verantwoordelijken;

• Te volgen beleid bij strafbare feiten. • Het ontwikkelen van een controlesysteem; • Het maken van formulieren en checklists; • Het kiezen voor een specifiek technisch en/of elektronisch hulpmiddel.

• Het gebruiken van de juiste formulieren; • Het uitvoeren van de voorgeschreven controles; • Het deelnemen aan werkoverleg; • De evaluatie; • Het zo nodig bijstellen van een plan.

54





De drie onderdelen van het dervingbestrijdingsplan hebben elk hun eigen activiteiten. Voorbeeld omzet van een bloemenwinkel. Prognose

Werkelijk

Omzet

€ 300.000

€ 285.000

Inkoopwaarde omzet

€ 165.000

€ 165.000

Winst

€ 135.000

€ 120.000

Winstpercentage

45%

42,1%

Verschil

45% – 42,1% = 2,9%

De werkelijke omzet en winst levert een winstpercentage op van 42,1%. De bloemist verwachtte een winstpercentage van 45%. Als je weet dat het gemiddelde dervingspercentage van een bloemist op 1,9% zit, dan weet je dus ook dat deze bloemist met een dervingspercentage van 2,9% een hogere derving heeft dan gebruikelijk. Namelijk 1% hoger dan gemiddeld. De bloemist moet op zoek naar een oorzaak hiervoor. Strategisch plan Bepaal eerst de hoofddoelstelling: wat wil je op de langere termijn bereiken? Bijvoorbeeld:  

De schade door niet-criminele derving ontstaan in vijf jaar met 30% terugbrengen. Het aantal winkeldiefstallen met 80% verlagen.

In het strategisch plan bepaal je:  waar je maatregelen neemt: in de winkel, op een bepaalde afdeling, in het magazijn of bij de goederenontvangst;  hoe je het probleem aanpakt: meer toezicht, regels en procedures (organisatorische maatregelen) of met behulp van technische of elektronische hulpmiddelen;  welk bedrag nodig is om de plannen uit te kunnen voeren;  of je bij constatering van winkeldiefstal de politie inschakelt. Tactisch plan In het .tactisch plan geef je aan op welke manier het strategisch plan moet worden uitgevoerd. Denk aan het maken van afspraken, het opstellen van procedures en regels over:  de goederenontvangst en de verzending van retouren;  de verwerking van de artikelen; wie doet wat, waar en wanneer;  het werken aan de kassa;  het doen van personeelsaankopen;  het winkelgedrag van klanten. In het tactisch plan neem je op:    

welke technische of elektronische hulpmiddelen je gaat gebruiken; welke formulieren je nodig hebt voor kasopmaak en goederenontvangst; hoe je de uitvoering van de plannen gaat controleren; welke checklists je voor de controles gaat gebruiken.

Operationeel plan Het operationeel plan is de planning voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Het gaat dan om het uitvoeren van de procedures en de regels uit het tactisch plan, zoals het observeren van de klanten en het invullen van de checklists.

55





Werkoverleg Een middel waarvan winkelbedrijven nog te weinig gebruikmaken, is het werkoverleg.

Tijdens het werkoverleg wisselen de leiding en de medewerkers van gedachten over vooraf bepaalde onderwerpen.

Dervingbestrijding kun je op de agenda van het werkoverleg zetten. Het is een dagelijks terugkerend probleem, dat alleen gezamenlijk opgelost kan worden. Bij het agendapunt dervingbestrijding komt dan aan de orde:      

Het informeren van de medewerkers over het verschijnsel criminele en niet-criminele derving. De gevolgen van derving. Het gezamenlijk bepalen van doelen. Het bespreken en gezamenlijk kiezen van de methode en de in te zetten middelen. Het begeleiden van de medewerkers. Het periodiek evalueren van het dervingbestrijdingsplan: zijn de doelen haalbaar, zijn de gekozen middelen effectief, zijn er gewijzigde omstandigheden? Het kan nodig zijn het plan tussentijds bij te stellen.

Deelplannen Een dervingbestrijdingsplan besteedt aandacht aan zowel niet-criminele als criminele derving. De bestrijding van beide vraagt om verschillende aanpakken. Daarnaast verschilt de aanpak van een overval weer van de aanpak van winkeldiefstal. Een dervingbestrijdingsplan bestaat daarom vaak uit verschillende deelplannen, zoals:  

Een diefstalbestrijdingsplan. Daarin staat het voorkomen van en omgaan met winkeldiefstal centraal. Omdat winkeldiefstal veel voorkomt, is het raadzaam dit deelplan te maken. Een inbraakpreventieplan. Het belang van dit deelplan is afhankelijk van het aantal inbraken in de branche.

Het maken van een inbraakpreventieplan verloopt volgens de volgende stappen: 1. Inventarisatie en analyse van de risico’s die de winkel loopt. De kans op inbraak is afhankelijk van de branche, de waarde en de aantrekkelijkheid van de artikelen en de ligging van de winkel. 2. Maatregelen zoeken en afwegen (de kosten afwegen tegen de risico’s) en invoeren. 3. Evaluatie. Kijk of het plan goed functioneert of dat je het moet herzien. Dit is afhankelijk van het succes van het plan en van mogelijke veranderingen in de winkelsituatie.

56





Voorraadbeheer en bestellen Een onderdeel van de administratie van de winkel is de voorraadadministratie.

In een voorraadadministratie wordt bijgehouden hoeveel artikelen er in voorraad zijn, hoeveel artikelen er uitgaan en hoeveel er zijn afgeschreven.

Doel administratie In een voorraadadministratie worden inkomende, uitgaande en afgeschreven artikelen geregistreerd, verwerkt en gecontroleerd. Het is voor een winkelier belangrijk om een administratie goed kloppend te houden. Dit kan door de administratieve handelingen nauwgezet uit te voeren en eens in de tijd een voorraadinventarisatie uit te voeren. Technische en administratieve voorraad De technische voorraad is de werkelijk aanwezige voorraad. Een ander woord voor technische voorraad is ook werkelijke voorraad. De administratieve voorraad is de voorraad die volgens de gegevens van de administratie aanwezig zou moeten zijn.

Bij het inventariseren stel je vast hoe groot de technische voorraad is. Aan de hand hiervan wordt de administratieve voorraad weer bijgewerkt.

Economische voorraad De economische voorraad is de voorraad waarover de detaillist prijsrisico loopt. Het kan gebeuren dat goederen al wel zijn ingekocht en dus als voorraad zijn geregistreerd, terwijl de goederen nog niet zijn geleverd. De artikelen kunnen na inkoop bedorven of kapot zijn, of ze kunnen nog voordat ze echt geleverd zijn, in prijs zijn gedaald waardoor de ondernemer een lagere prijs kan vragen dan verwacht. Dit zijn prijsrisico’s voor de ondernemer, oftewel het risico dat de voorraad minder waard is in prijs dan geregistreerd in de voorraadadministratie.

57





De formule:

Doel van voorraadadministratie Er zijn verschillende redenen waarom winkeliers een goede voorraadadministratie willen bijhouden. De belangrijkste redenen zijn het beheren van de winkel, management genoemd, en het afleggen van een financiële verantwoording. Management Allereerst geeft een voorraadadministratie de winkelier informatie over het assortiment en het verloop van de goederen hierin. In de voorraadadministratie worden alle inkomende, uitgaande en afgeschreven artikelen verwerkt. Op basis van deze gegevens kan de winkelier:     

de voorraad controleren; nieuwe bestellingen plaatsen als er niet meer voldoende voorraad in de winkel aanwezig is; beslissingen nemen over het aanpassen van het assortiment van de winkel, bijvoorbeeld omdat bepaalde producten slecht verkopen; gegevens over de voorraad berekenen, zoals de omzetsnelheid en de opslagduur; de brutowinstpercentages per artikel berekenen.

Wanneer artikelen met een houdbaarheidsdatum nauwelijks worden verkocht, moet de winkelier deze producten na die datum weggooien. Hij zal de voorraad van dit product verkleinen of het product uit het assortiment halen.

De voorraadadministratie geeft de leidinggevende inzicht in de verkoop van de artikelen in de winkel. Hij kan hiermee belangrijke beslissingen nemen en de winkelorganisatie beter beheren en besturen. Daarom wordt de voorraadadministratie ook wel gezien als onderdeel van het managementinformatiesysteem, ook wel MIS genoemd. Financiële verantwoording Met behulp van de voorraadadministratie kan de winkelier de Belastingdienst inzicht geven in de boekhouding.

De belastingdienst kan naast de jaarstukken ook graag de administratiegegevens van een winkel willen controleren. Hieronder vallen ook de gegevens van de voorraadadministratie.

58





Voorraadwaardering Het bepalen van de waarde van de administratieve voorraad is voor een onderneming heel belangrijk. De waardebepaling is nodig om een goede verkoopprijs te bepalen, maar ook om aan het einde van het boekjaar de winst van een bedrijf te kunnen vaststellen. Er zijn verschillende manieren om de administratieve voorraad te bepalen. Je zult zien dat elk voorraadwaarderingssysteem op een andere administratieve voorraad uitkomt. Inkoopprijzen van artikelen blijven bijna nooit gelijk, ze wijzigen in de loop van een jaar. Maar de winkelier moet wel één bepaalde prijs aanhouden voor zijn voorraadadministratie. Als de winkelier in de administratie iedere keer de prijzen zou moeten gaan wijzigen, zou de administratie veel te complex worden. Een vaste gekozen prijs bepaalt dus de administratieve waarde van de voorraad. Je kunt zo’n vaste prijs op verschillende manieren bepalen. De manier waarop je die prijs kiest, noem je een voorraadwaarderingssysteem.

De inkoopprijs van artikelen is niet altijd gelijk. Aardbeien in de lente zijn duurder dan aardbeien in de zomer. Dus zowel de winkelier als de klant betaalt meer in de lente dan in de zomer.

Er bestaan verschillende systemen voor het vaststellen van de prijs voor de administratie:    

vaste verrekenprijs; historische kostprijs; vervangingskostprijs; verkoopprijs.

Vaste verrekenprijs (VVP) De vaste verrekenprijs (VVP) is niet de werkelijke inkoopprijs. Het is de verwachtte gemiddelde inkoopprijs tijdens een bepaalde periode. Voor het bepalen van de VVP is veel kennis van het product en inzicht in de economische ontwikkelingen nodig. De verwachting voor 2009 is dat een grondstof gemiddeld € 45 per 100 kg gaat kosten. Deze waarde wordt als VVP gebruikt! Inkoop

Gewicht

Prijs per 100 kg

Verkoop

Gewicht

Prijs per 100 kg

A 12-01

15.000 kg

[€ 43

18-01

11.000 kg

€ 49

B 18-03

13.000 kg

€ 47

23-03

12.000 kg

€ 51

C 22-05

17.000 kg

€ 48

23-05

10.000 kg

€ 51

Voorbeeld: Bereken de voorraad op 01-06-09. Uitwerking: Stap 1: Bereken hoeveel kilo op 01-06-09 aanwezig is. 15.000 + 13.000 + 17.000 – 11.000 – 12.000 – 10.000 = 12.000 kg. Stap 2: Bereken de waarde. (Hiervoor gebruik je de VVP) 12.000 / 100 x € 45 = € 5.400

59





Het berekenen van de voorraad volgens een vaste verrekenprijs (VVP) betekent dat een winkelier aan het begin van een periode een vaste prijs bepaalt voor een artikel. Dit is vaak een geschatte gemiddelde inkoopprijs voor een bepaalde periode, meestal een jaar. Tegen deze prijs berekent hij de voorraadadministratie. Inkoop

Verkoop

Datum

Stuks

Prijs per stuk

Datum

Stuks

Prijs per stuk

2 april

10

€ 23

14 april

9

€ 30

16 april

10

€ 25

20 april

7

€ 30

23 april

10

€ 25

Voorbeeld: De vaste verrekenprijs is vastgesteld op € 24 per stuk. De waarde van de voorraad wordt bepaald volgens de volgende rekenmethode: 2 april

Inkoop

10 x € 24 = € 240

14 april

Verkoop

9 x € 24 = € 216

Voorraadwaarde

1 x € 24 = € 24

Inkoop

10 x € 24 = € 240

Voorraadwaarde

11 x € 24 = € 264

Verkoop

7 x € 24 € 168

Voorraadwaarde

4 x € 24 = € 240

Inkoop

10 x € 24 = € 240

Voorraadwaarde

14 x € 24 = € 336

16 april

20 april

23 april

De voorraadwaarde op 23 april is € 336. Door het berekenen van de voorraad waarde volgens een vaste verrekenprijs ontstaat er een verschil tussen de voorraadwaardering en de werkelijke inkoopwaarde van de voorraad. Dit noemen we prijsverschil bij inkoop. Een hogere inkoopprijs dan de VVP betekent een nadeel! Je betaalt meer dan je geschat had!

60





Historische kostprijs De historische kostprijs is de oorspronkelijke inkoopprijs. Bij de voorraadberekening volgens de historische waarde wordt de waarde bepaald door de oorspronkelijke inkoopwaarde. De historische waardebepaling kan in twee systemen worden opgedeeld:  het fifo-systeem;  het lifo-systeem. Fifo-systeem Fifo staat voor first-in first-out. Bij dit systeem worden de goederen die als eerste worden ingekocht, ook weer als eerste afgeboekt. De waarde wordt dus bepaald door de inkoopwaarde van de laatst ingekochte goederen. Inkoop

Verkoop

Datum

Stuks

Prijs per stuk

Datum

Stuks

Prijs per stuk

2 april

10

€ 23

14 april

9

€ 30

16 april

10

€ 25

20 april

7

€ 30

23 april

10

€ 25

De waarde van de voorraad wordt met behulp van het fifo-systeem bepaald volgens de volgende rekenmethode:

2 april

Inkoop

10 x € 23 = € 230

14 april

Verkoop

9 x € 23 = € 207

Voorraadwaarde

1 x € 23 = € 23

Inkoop

10 x € 25 = € 250

Voorraadwaarde

1 x € 23 = € 273

16 april

10 x € 25 = € 250 20 april

Verkoop

1 x € 23 = € 23 6 x € 25 = € 150

23 april

Voorraadwaarde

4 x € 25 = € 100

Inkoop

10 x € 25 = € 250

Voorraadwaarde

14 x € 25 = € 350

De voorraadwaarde op 23 april is € 350. 14 x € 25. Vier stuks uit partij 16 april en tien stuks uit partij 23 april. Lifo-systeem Lifo staat voor last-in first-out. Bij dit systeem worden de goederen die als laatst worden ingekocht als eerste afgeboekt. De waarde wordt dus bepaald door de inkoopwaarde van de eerst ingekochte goederen.

61





Voorbeeld: Inkoop

Verkoop

Datum

Stuks

Prijs per stuk

Datum

Stuks

Prijs per stuk

2 april

10

€ 23

14 april

9

€ 30

16 april

10

€ 25

20 april

7

€ 30

23 april

10

€ 25

De waarde van de voorraad wordt met behulp van het lifo-systeem bepaald volgens de volgende rekenmethode: 2 april

Inkoop

10 x € 23 = € 230

14 april

Verkoop

9 x € 23 = € 207

Voorraadwaarde

1 x € 23 = € 23

Inkoop

10 x 25 € = € 250

Voorraadwaarde

1 x € 23 = € 273

16 april

10 x € 25 20 april

Verkoop

7 x € 25 = € 175

Voorraadwaarde

1 x € 23 = € 98 3 x € 25

23 april

Inkoop

10 x € 25 = € 250

Voorraadwaarde

1 x € 23 = € 348 13 x € 25

De voorraadwaarde op 23 april is € 348. 1 stuk x € 23 uit partij 14 april en 3 stuks uit partij 16 april en 10 stuks uit partij 23 april à € 25: 1 x € 23 + 3 x € 25 + 10 x € 25 = € 348. Inkoop

Gewicht

Prijs per 100 kg

Verkoop

Gewicht

Prijs per 100 kg

A 12-01

15.000 kg

€ 43

18-01

11.000 kg

€ 49

B 18-03

13.000 kg

€ 47

23-03

12.000 kg

€ 51

C 22-05

17.000 kg

€ 48

23-05

10.000 kg

€ 51

Bepaal de voorraadwaarde op basis van het Fifo-systeem

62





Uitwerking:

Stap 1 Inkoop partij A

12-01

15.000 kg

Verkoop

18-01

11.000 kg partij A

Inkoop partij B

18-03

13.000 kg

Verkoop

23-03

4.000 kg partij A 8.000 kg partij B

Inkoop partij C

22-05

17.000 kg

Verkoop

23-05

5.000 kg partij B 5.000 kg partij C

rest partij A 4.000 kg

rest partij B 5.000 kg

rest partij C 12.000 kg

Stap 2 12.000 / 100 x € 48 = € 5.760  Bepaal de voorraadwaarde op basis van het Lifo-systeem Uitwerking: Stap 1 Inkoop partij A

12-01

15.000 kg

Verkoop

18-01

11.000 kg partij A

Inkoop partij B

18-03

13.000 kg

Verkoop

23-03

12.000 kg partij B

Inkoop partij C

22-05

17.000 kg

Verkoop

23-05

10.000 kg partij C

rest partij A 4.000 kg

rest partij B 1.000 kg

rest partij C 7.000 kg

Stap 2 4.000 / 100 x € 43 =

1.720

1.000 / 100 x € 47 =

470

7.000 / 100 x € 48 =

3.360 € 5.550

Vervangingskostprijs of vervangingswaarde Wanneer de vervangingswaarde als basis wordt genomen voor de voorraadberekening, wordt er gebruik gemaakt van de meest actuele waarde van een product. Winkeliers kiezen voor deze methode als artikelsoorten met grote prijsschommelingen in inkoopprijs te maken hebben. Elke keer als de actuele inkoopprijs van een artikel wijzigt, verander je de waardering van de artikelen in de administratie.

63





Voorbeeld: Inkoop

Gewicht

Prijs per 100 kg

Verkoop

Gewicht

Prijs per 100 kg

A 12-01

15.000 kg

€ 43

18-01

11.000 kg

€ 49

B 18-03

13.000 kg

€ 47

23-03

12.000 kg

€ 51

C 22-05

17.000 kg

€ 48

23-05

10.000 kg

€ 51

Wanneer op 01-06-09 nieuwe voorraad zou worden ingekocht zou de inkoopprijs per 100 kg € 49 bedragen. Bereken de voorraadwaarde op 01-06-09. Uitwerking: De voorraad op 01-06-09 is 12.000 kg. 12.000 / 100 x € 49 = € 5.880 Inkoop

Verkoop

Datum

Stuks

Prijs per stuk

Datum

Stuks

Prijs per stuk

2 april

10

€ 23

14 april

9

€ 30

16 april

10

€ 25

20 april

7

€ 30

23 april

10

€ 25

De waarde van de voorraad wordt met behulp van het vervangingswaardesysteem bepaald volgens de volgende rekenmethode: 2 april

Inkoop

14 april

Verkoop

10 x € 23 = € 230

(dit is actuele prijs op 14 april)

9 x € 23 = € 207

Voorraadwaarde

1 x € = € 23

16 april

Herwaardering

1 x (€ 25 - € 23) = € 2

16 april

Inkoop

10 x € 25 = € 250

Voorraadwaarde

10 x € 25 = € 275

20 april

23 april

Verkoop (dit is actuele prijs op 20 april)

7 x € 25 = € 175

Voorraadwaarde

4 x € 25 = € 100

Inkoop

10 x € 25 = € 250

Voorraadwaarde

11 x € 25 = € 350

De voorraadwaarde op 23 april is € 350: 11 x € 25 (actuele prijs).

64





Verkoopprijs Wanneer de verkoopprijs als basis wordt genomen voor de voorraadberekening, wordt er gebruikgemaakt van de meest actuele verkoopprijs van een product. Houd er rekening mee dat de verkoopprijs exclusief btw is. (De verkoopprijs inclusief btw heet de consumentenprijs). Als er goederen binnenkomen, dan wordt deze voorraad volgens de volgende formule berekend: Waarde nieuwe voorraad = aantal ontvangen artikelen x verkoopprijs (excl. btw) Inkoop

Gewicht

Prijs per 100 kg

Verkoop

Gewicht

Prijs per 100 kg

A 12-01

15.000 kg

€ 43

18-01

11.000 kg

€ 49

B 18-03

13.000 kg

€ 47

23-03

12.000 kg

€ 51

C 22-05

17.000 kg

€ 48

23-05

10.000 kg

€ 51

Bereken de voorraadwaarde op 01-06-09 op basis van de verkoopprijs. Uitwerking: De voorraad op 01-06-09 is 12.000 kg. 12.000 / 100 x € 51 = € 6.120 Belangrijk om te weten is dat bij deze berekeningsmethode een addertje onder het gras zit. In deze berekening zit namelijk een stuk brutowinst die nog niet is gerealiseerd. Met andere woorden: er zit een stuk nog niet gerealiseerde winst in de voorraadadministratie en die moet verantwoord worden. Als de betreffende voorraad is verkocht, verandert de post ‘nog niet gerealiseerde winst’ in ‘gerealiseerde winst’ in de boekhouding. Het verschil in beide posten zit in de nog niet verkochte voorraad.

Bijhouden administratie Het nauwkeurig administreren van de voorraad is een belangrijk onderdeel van het voorraadbeheer. Als hierin fouten optreden, kun je het overzicht en de controle verliezen over je voorraad- en omzetgegevens.

Wanneer er voor de ontvangst van artikelen is getekend, gaat de ontvangstbon naar de administratie.

65





Twee centrale begrippen uit de voorraadadministratie zijn:  

bijboeken; afboeken.

Bijboeken Op basis van de ontvangstbon boekt de administratie de ontvangen artikelen als nieuwe voorraad bij. Bijboeken is het registreren van ontvangen artikelen in de administratie. Afboeken Wanneer er uit het winkelmagazijn artikelen naar de winkelruimte worden verplaatst, boek jij of een medewerker deze artikelen af. Afboeken is het registreren van artikelen die van het magazijn naar de winkel worden verplaatst. Hiervoor vul je een bon in. Dat is de afboekbon.

Als er artikelen naar een ander filiaal gaan heeft dit gevolgen voor je voorraad. Ook deze artikelen moeten afgeboekt worden.

Voor zowel het inventariseren als het afboeken is het belangrijk dat de medewerkers de juiste artikeleenheden hanteren. Om de voorraad goed te beheren, moet absoluut duidelijk zijn hoe in het bedrijf wordt afgeboekt. Wanneer er vaak fouten worden gemaakt bij het afboeken, klopt de administratie van de voorraad niet meer. Dit kan het hele voorraadbeheer ontregelen. Voorraadkaarten Zodra je artikelen besteld hebt, vul je de gegevens in op een voorraadkaart. Je vermeldt de datum, het type artikel, de code van het artikel, het aantal stuks en de berekening. Zodra de artikelen worden geleverd werk je de voorraadkaart bij. De financiële administratie boekt de voorraadwaarde op basis van inkoopfacturen en verkopen. Hoe dat gebeurt, hangt af van het voorraadwaarderingssysteem.

Voorbeeld: Bedrijf: witgoedhandelaar 'De Molen'. Artikel in assortiment: wasmachine merk Wonderwell, type 23, artikelcode 425 Beginvoorraad 1 januari 2003: 3 stuks, inkoopprijs € 1.000,-. De inkopen in de periode januari-maart zijn:   

7 januari: 1 van € 1.010,15 februari: 2 van € 1.000,8 maart: 1 van € 1.000,-

66





De verkopen in de periode januari-maart zijn:  8 januari: 1  2 februari: 2  14 maart: 1 De voorraadkaart is als volgt ingevuld:

Voorbeeld van het invullen van een voorraadkaart op basis van in- en verkopen en berekening van de voorraadwaarde volgens de verschillende waarderingssystemen.

In de kolom 'Doc.' wordt het nummer of de code van de in- of verkoopfactuur ingevuld. De voorraadwaarde wordt nu bepaald aan de hand van de inkoopfacturen:    

Bij voorraadwaardering volgens de vaste verrekenprijs is de voorraadwaarde op 14-3: 3 x € 1.005 = € 3.015; Bij voorraadwaardering volgens het fifo-systeem is de voorraadwaarde op 14-3: 3 stuks uit de inkooop van 8-3 en 15-2: 1 x € 1.005 en 2 x € 1.000 = € 3.005; Bij voorraadwaardering volgens het lifo-systeem is de voorraadwaarde op 14-3: 3 stuks uit de inkooop van 1-1 en 15-2: 1 x € 1.000 en 2 x € 1.000 = € 3.000; Bij voorraadwaardering volgens de vervangingskostprijs of actuele prijs wordt de voorraadwaarde op 14-3: 3 x € 1.005 = € 3.015, mits de actuele prijs sinds 8-3 niet veranderd is.

Coderen Voor een goede voorraadadministratie is het eigenlijk nodig dat de artikelen gecodeerd zijn. Als een winkel een uitgebreid assortiment heeft, volstaat een omschrijving van het betreffende artikel niet meer. Denk maar eens aan de verschillende varianten van één product, bijvoorbeeld thee in talloze smaken. Daarom heeft elk artikel een eigen uniek nummer oftewel een code. Een codering moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Zo moet de code:  uniek zijn  beknopt zijn  systematisch zijn. Een code bevat allerlei informatie over het betreffende artikel, bijvoorbeeld:        

artikelgroep artikelsoort merk type model kleur grootte leverancier.

67





Veel bedrijven hebben cijfer- en/of lettercoderingen voor al hun artikelen. Dit is systematischer.

De soorten codes die je in praktijk ziet zijn:    

cijfercodes lettercodes combinatie van cijfer- en lettercodes streepjescodes.

Codeboek Een codeboek is een boek waarin alle gebruikte codes met hun betekenis staan beschreven. Het is belangrijk dat het codeboek niet veroudert en dat het regelmatig wordt bijgewerkt. Een goed bijgehouden codeboek zorgt voor een systematische en dus goedlopende administratie.

Geautomatiseerd Automatisering Er zijn talrijke soorten geautomatiseerde voorraadadministraties beschikbaar voor winkelbedrijven. Deze bieden verschillende mogelijkheden, te veel om hier allemaal op te noemen. Wel belangrijk is het om te weten dat de mate van automatisering kan verschillen. Bij minimale automatisering bestaat er geen koppeling tussen de computer en het afrekensysteem, bij gedeeltelijke automatisering bestaat deze koppeling wel. In het eerste geval is de computer eigenlijk een soort rekenmachine, terwijl in het tweede geval het administratiesysteem al wat meer biedt, namelijk systeem brengen in de voorraad en het plaatsen van bestellingen. Van volledige automatisering is sprake als er een koppeling bestaat tussen de computer van de winkel en de computer van de leverancier. Eigenlijk is dit systeem alleen te gebruiken voor grootwinkel- en grootfiliaalbedrijven, omdat de kosten voor dit systeem enorm hoog zijn. EAN-code Een code die veelvuldig wordt gebruikt in supermarkten en grootwinkelbedrijven is de EAN-code. Deze code wordt ook wel barcode of streepjescode genoemd. EAN staat voor Europees Artikel Nummer. De EAN-code is een aanvaarde standaard voor het uniform coderen van:  artikelen in consumenteneenheden en omverpakkingen;  besteleenheden;  aanvullende artikelinformatie;  locaties;  verzendeenheden;  statiegeldbonnen. Door het scannen van de code registreert het geautomatiseerde systeem alle binnenkomende en uitgaande artikelen. Bij het scannen vergelijkt het systeem de streepjescode met de code uit het codeboek, zoals dat in het geheugen is opgeslagen. Komt de code in het geheugen voor, dan herkent het computersysteem het artikel. Het ontvangen of verkochte artikel wordt op dat moment verwerkt in de voorraadadministratie.

68





Een EAN-code bestaat uit vier onderdelen: 1. 2. 3. 4.

de systeemcode; het aansluitnummer; het artikelnummer; een controlecijfer. Systeemcode

Aansluitnummer

Artikelnummer

Controlecijfer

Positienr.

13

12

11

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Code

8

7

1

2

5

5

6

4

1

3

0

9

9

Door het gebruik van een EAN-code kan een geautomatiseerd systeem alle binnenkomende en uitgaande artikelen automatisch herkennen.

Systeemcode De systeemcode verwijst naar de landelijke organisatie die zich bezighoudt met de codering. Voor Nederland is dat de Stichting Uniforme Artikel Codering (UAC). Aansluitnummer Het aansluitnummer verwijst naar de leverancier. Artikelnummer Het artikelnummer is door de leverancier zelf gespecificeerd. Controlecijfer Het controlecijfer is bedoeld om een automatische controle te kunnen uitvoeren bij het invoeren van de EAN-codes. Voor- en nadelen van geautomatiseerde administraties Aan een geautomatiseerd computersysteem zitten grote voordelen verbonden, maar ook nadelen. Met behulp van een geautomatiseerde voorraadadministratie heeft de winkeleigenaar of de leidinggevende snel een goed overzicht van soorten inkopen, aantallen inkopen, de leveranciers en vele andere informatie. Kijk voor een vergroting van de afbeelding bij het tabblad Verwijzingen. Voordelen Er zijn enkele belangrijke voordelen te noemen van een geautomatiseerde voorraadadministratie. De winkelier of leidinggevende heeft:     

snel en gemakkelijk de beschikking over administratiegegevens; de mogelijkheid om snel de administratie te verwerken; een goede controle op de voorraad en de goederenstroom; de benodigde informatie om goed en bewust in te kopen; minder kans op derving omdat prijswijzigingen snel in het systeem kunnen worden doorgevoerd en doordat het gebruikmaken van scanning de kans op kassafouten kleiner maakt.

69





Nadelen Natuurlijk zitten er ook nadelen aan een geautomatiseerde voorraadadministratie: 

 

Het kost de winkeleigenaar veel geld aan investeringskosten (denk hierbij aan de computers en de software, maar ook aan de opleidingskosten voor de mensen die met het systeem moeten leren werken). Het kost de eigenaar veel tijd en geld om het systeem te leren kennen, te bepalen van welke mogelijkheden hij gebruik wil maken en dit ook zorgvuldig uit te werken en in te voeren. Het vereist veel tijd om snel, secuur en gedisciplineerd alle gegevens in de computer in te voeren en back-ups te maken voor het geval het systeem een keer kapotgaat.

Begeleiding medewerkers Medewerkers van een winkelbedrijf moeten worden getraind en begeleid in het uitvoeren van hun taken rond de goederenstroom. Dit geldt ook voor de personeelsleden die betrokken zijn bij de administratie. De mate waarin iemand behoefte heeft aan training en begeleiding hangt nauw samen met het instroomniveau van de medewerker en met het soort winkel waar hij of zij werkt. Er bestaan verschillen tussen begeleiding bij het grootwinkelbedrijf en het midden- en kleinbedrijf (MKB). Instroomniveau Om de medewerkers goed te kunnen trainen en begeleiden in de administratieve processen, is het belangrijk te weten wat het instroomniveau is van deze mensen. Met instroomniveau wordt bedoeld de mate waarin iemand bij aanvang van een training al kennis heeft van een nieuw proces of een nieuwe handeling.

Hoe meer iemand al weet, hoe minder training en begeleiding deze persoon nodig heeft. Andersom geldt ook dat bij weinig kennis juist meer training en begeleiding nodig is.

Begeleiding in het grootwinkelbedrijf In een grootwinkelbedrijf is de administratie vrijwel altijd centraal georganiseerd. De vestigingen houden een beperkte administratie bij, die vooral bestaat uit het invullen van standaardformulieren volgens de richtlijnen die zijn aangegeven door het hoofdkantoor, en het controleren van geleidedocumenten van goederenontvangst en formulieren die te maken hebben met de geldstroom. Het hoofdkantoor gebruikt deze gegevens om de verdere administratie van de vestigingen bij te houden en voorziet de vestigingen regelmatig van gegevens die te maken hebben met de boekhouding, zoals omzetsnelheid, omzetduur, winst en omzetten per artikelgroep. Daarnaast krijgt een vestiging ook vaak dezelfde gegevens van andere vestigingen. Hiermee kan het bedrijf zich vergelijken met andere vestigingen en kijken waar het beter of minder scoort. Voor het uitvoeren van de administratie heeft een grootwinkelbedrijf vaak een administratieve medewerker in dienst. Soms valt deze taak onder de functie van een afdelingsmanager kassa of een vestigingsmanager. In een introductiefase maakt deze persoon kennis met de organisatie van

70





de administratieve processen en alles wat hierbij komt kijken (zoals regels en formulieren). Eenmaal aan de slag met de administratie zal nog een tijdje begeleiding en controle nodig zijn, totdat blijkt dat deze persoon alles onder de knie heeft. Begeleiden in het MKB In het MKB is de winkeleigenaar zelf verantwoordelijk voor de administratieve processen. Vaak besteedt hij dit echter uit aan een professioneel administratie- of accountantskantoor. Voor winkelpersoneel geldt in dit geval dat zij veel directer bij de administratie zijn betrokken dan bij een grootwinkelbedrijf. Zorgvuldig omgaan met administratieve gegevens is voor hen een van de belangrijkste dingen die ze meteen moeten leren. Slordigheidfouten kunnen van enorme invloed zijn op de administratie en de winst. Het gaat dan om fouten zoals het verkeerde bedrag terugboeken van geruilde artikelen of het invoeren van verkeerde codes in een bestelorder. In de inwerkfase kan een winkeleigenaar hen hierop wijzen en benadrukken waarom zorgvuldig werken met cijfers zo belangrijk is. In een scholingsfase kunnen de medewerkers worden getraind in het omgaan met formulieren, in het uitvoeren van administratieve handelingen en in het volgen van de juiste procedures hierbij. Na een scholingsfase kan de medewerker zelfstandig administratieve taken verrichten, maar blijft het belangrijk dat hij hierin begeleid en gecontroleerd wordt totdat blijkt dat hij alles onder de knie heeft en alles inderdaad foutloos en geheel zelfstandig kan uitvoeren.

Begrippen in voorraadbeheer Als winkelier wil je graag voldoende voorraad hebben om je klanten altijd van de juiste producten te voorzien. Toch zijn er aan het houden van een heel grote voorraad allerlei risico’s verbonden.

Een te grote voorraad is moeilijk op te slaan. Het kan snel een onoverzichtelijke en rommelige opslagruimte worden. Bovendien kost het de winkelier veel geld.

Voorraadgrootte Servicegraad Voorraad kost geld. Te weinig voorraad kost echter ook geld. Door een te kleine voorraad is de kans groot dat er, doordat een artikel niet meer aanwezig is, een ‘nee’-verkoop zal ontstaan. Een bedrijf wil het liefst zoveel mogelijk klanten van dienst zijn. Dat betekent dat het bedrijf zal streven naar een zo hoog mogelijke servicegraad. Dit is de mate waarin de juiste artikelen, in de juiste hoeveelheden, op het juiste moment en op de juiste plaats aanwezig zijn.

71





Mensen zullen zo’n TV niet meer willen hebben. Het is dus zorg dit artikel niet teveel op voorraad te hebben.

De servicegraad wordt uitgedrukt in procenten. Bij 100% zou dat betekenen dat er altijd voldoende voorraad aanwezig is! Minimum- en maximumvoorraad Een winkel stelt meestal een minimum- en maximumvoorraad vast. De minimumvoorraad is de voorraadgrootte waarbij de voorraad aangevuld moet worden. De maximumvoorraad is de grootste voorraad van een artikel die je als winkel wenst aan te houden. Bij het bepalen van de maximumvoorraad houd je rekening met de kosten van het aanhouden van deze voorraad. Deze worden bepaald door:  de benodigde ruimte;  de rente;  het risico. De hoogte van de minimumvoorraad bereken je op de volgende manier:

Wanneer bestellen? Je gaat dus bestellen als de voorraad onder een bepaald minimum valt. De maximumvoorraad bepaalt hoeveel je moet bestellen. Als je bijvoorbeeld 6 artikelen per dag verkoopt (afzet) en de levertijd is 4 dagen, dan is de minimumvoorraad 24 artikelen. Het is niet verstandig deze minimumvoorraad aan te houden als moment van bijbestellen. Stel dat de vrachtwagen een keer te laat is, dan leidt dit onmiddellijk tot neeverkoop voor de klant. Om dit te vermijden, gebruik je de normale voorraad. Dit is de voorraad die je nodig hebt om in normale situaties altijd artikelen op voorraad te hebben. Als je je ook nog wilt voorbereiden op onverwachte pieken in de vraag, kun je gebruikmaken van een veiligheidsvoorraad. Dit is een extra voorraad. Op het moment waarop de minimumvoorraad is bereikt, plaatst het winkelautomatiseringssysteem het artikel op een besteladvieslijst. Op deze lijst staat het artikel vermeld met daarachter de hoeveelheid te bestellen artikelen. De detaillist kan dan aan de hand van deze advieslijst de betreffende artikelen bijbestellen. Technische en administratieve voorraad Inventariseren is het tellen en registreren van artikelen in het winkelbedrijf om na te gaan of de technische voorraad overeenstemt met de administratieve voorraad. De technische voorraad is de werkelijk aanwezige voorraad. Een ander woord voor technische voorraad is ook wel werkelijke voorraad. De administratieve voorraad is de voorraad die volgens de gegevens van de administratie aanwezig zou moeten zijn. Door bijvoorbeeld breuk of diefstal kan de technische voorraad verschillen

72





van de administratieve voorraad. Bij het inventariseren stel je vast hoe groot de technische voorraad is. Aan de hand hiervan wordt de administratieve voorraad weer bijgewerkt. Economische waarde van de voorraad Je hebt als detaillist de wettelijke verplichting om een balans op te maken. Op deze balans wordt de economische voorraad opgenomen. Bij de economische voorraad moet je je bedenken dat een bedrijf risico loopt over deze voorraad. Over de verkochte maar nog niet opgehaalde artikelen loopt een bedrijf geen risico meer. Deze goederen horen nog wel bij de technische voorraad maar niet bij de economische voorraad. De goederen die besteld maar nog niet geleverd zijn, horen nog niet bij de technische voorraad. De goederen zijn immers nog niet ín het bedrijf aanwezig! Toch loopt het bedrijf risico over deze goederen en horen ze dus wel bij de economische voorraad.

De economische voorraad is de technische voorraad min de verkochte, maar nog niet opgehaalde goederen plus de ingekochte, maar nog niet geleverde artikelen. Bijvoorbeeld:  De technische voorraad = 50 stuks  Er zijn 5 stuks verkocht maar nog niet opgehaald  Er zijn 7 stuks besteld maar nog niet geleverd De economische voorraad is dan: 50 - 5 + 7 = 52 stuks Als de economische voorraad is gegeven, dan kan ook de technische voorraad worden herleid.  De economische voorraad = 30 stuks  Er zijn 8 stuks verkocht maar nog niet opgehaald  Er zijn 3 stuks besteld maar nog niet geleverd De technische voorraad is dan: 30 + 8 - 3 = 35 stuks Voorraden worden vaak met afkortingen aangeduid. EV = economische waarde van de voorraad TV = technische voorraad

Bestelgrootte bepalen De bestelgrootte is de hoeveelheid te bestellen artikelen.

73





De bestelgrootte is afhankelijk van de volgende factoren:  de levertijd;  het koopgedrag van de consument;  de vastgestelde maximumvoorraad;  de veiligheidsfactor.

Je moet met heel wat factoren rekening houden bij het bepalen van de bestelgrootte.

Levertijd De levertijd van een artikel is een belangrijke factor. Als je bijvoorbeeld weet dat dozen shampoo een levertijd hebben van één week, dan houd je daar rekening mee bij de grootte van je bestelling. Koopgedrag Wanneer de vraag naar een bepaald product om een of andere reden toeneemt (bijvoorbeeld door een positieve beoordeling in de consumentengids), dan pas je de bestelgrootte van dat product daarop aan. Er moeten dan meer artikelen van dit product worden besteld. Als je dit niet doet, moet je de consumenten erg lang laten wachten. De kans dat deze consumenten dan naar een andere winkel gaan waar het gewenste artikel wel in voorraad is, is dan erg groot. Zo verlies je klanten en omzet! Maximumvoorraad De maximumvoorraad die je hebt vastgesteld aan de hand van de afzet en de levertijd, bepaalt je bestelgrootte per artikel. Je zult je bestelgrootte immers laten afhangen van de hoeveelheid artikelen die nodig is om de voorraad aan te vullen tot de maximumhoeveelheid. Veiligheidsfactor De omzet van de meeste artikelen is niet constant, maar kan per week verschillen. De ene week worden van een artikel meer stuks verkocht dan de andere week. Het is dan moeilijk vast te stellen welke voorraad je moet hebben om nooit ‘nee’ te hoeven verkopen. Het aantal artikelen dat je bestelt om aan de schommelingen in de vraag te kunnen voldoen, wordt de veiligheidsfactor genoemd.

74





Begrippen bij bestellen Als klant vind je het prettig als een winkel de artikelen die je graag wilt kopen, op voorraad heeft. Dit is ook voor de winkelier een prettige situatie. Het betekent dat hij een goede service kan bieden en dat hij geld kan verdienen met zijn producten. Altijd de juiste voorraad beschikbaar hebben, is niet iets dat vanzelf gaat. De winkelier zal goed in de gaten moeten houden dat hij op tijd bestelt! Inkopen en bestellen Het is belangrijk dat een winkelbedrijf zijn voorraad op peil houdt. Hiervoor zullen er regelmatig artikelen moeten worden besteld en ingekocht. De begrippen ‘inkopen’ en ‘bestellen’ worden vaak door elkaar gebruikt, maar hebben een verschillende betekenis. Inkopen is het opnemen van een nieuw artikel in het assortiment. Hierbij wordt via onderhandelingen afgesproken wat de inkoopprijzen, de leverings-, de betalings- en de bestelvoorwaarden zijn. Bestellen is het opdracht geven aan een leverancier artikelen te leveren. De voorraad wordt zo aangevuld.

De bestelling is binnen en wordt gecontroleerd.

Bestelgrootte De bestelgrootte is de hoeveelheid te bestellen artikelen. Je kunt de bestelgrootte weergeven in stuks of in besteleenheden. Besteleenheden Besteleenheden zijn vaste aantallen waarin een artikel besteld kan worden. Als je bijvoorbeeld 24 flessen shampoo wilt bestellen waarvan de besteleenheid 12 is, dan bestel je dus twee besteleenheden. Dit staat dan gelijk aan 24 stuks. Bestelmoment De bestelgrootte geeft aan hoeveel er besteld moet worden. De vraag wannéér de bestelling geplaatst moet worden, is hiermee nog niet beantwoord. Bij de vraag ‘Wanneer moet ik bestellen?’ wil je weten wat het bestelmoment is. Bij de keuze van het bestelmoment heb je twee mogelijkheden:  

een vast bestelmoment (bijvoorbeeld elke maand); een variabel bestelmoment.

Als het bestelmoment variabel is, bestel je afhankelijk van het moment waarop de voorraad onder het bestelniveau valt. Bestelniveau of bestelpunt Het bestelniveau of bestelpunt is het moment waarop de grootte van de voorraad onder het vastgestelde minimum valt en het bedrijf een bestelling gaat plaatsen.

75





Wanneer de voorraad onder het bestelniveau komt, ga je bestellen om je voorraad aan te vullen tot de vastgestelde maximumvoorraad.

Het bestelmoment is het moment waarop de bestelling moet worden geplaatst.

Een voorbeeld:  Voorraad bestaat uit 6 stuks  Verkoop is gemiddeld 2 stuks per dag  Levertijd is 3 dagen  Veiligheidsvoorraad is 3 stuks

Het bestelpunt (bestelniveau of minimum voorraad) is het aantal dagen (of weken) dat je moet overbruggen x de afzet die je per dag nodig hebt én de extra veiligheidsvoorraad die je als reserve aan wilt houden (in dit geval 3 x 2 + 3 = 9 dagen). De afzet en de levertijd gaan beide óf in dagen of in weken. Een week is het aantal verkoopdagen dat de winkel in een week heeft Levertijd De levertijd is de tijd die ligt tussen de bestelling en de levering van een artikel. De levertijd van een artikel is een belangrijke factor. Als je bijvoorbeeld weet dat dozen shampoo een levertijd hebben van één maand, dan houd je daar rekening mee bij de grootte en het moment van je bestelling. Bestelfrequentie De bestelfrequentie geeft aan hoe veel keer er in een periode een bestelling wordt gedaan.

Stappen in het bestelproces Bestellen is vaak routinewerk, en wordt volgens een aantal vaste stappen gedaan:  voorbereiding  bestellen  (administratieve) afhandeling. Tijdens de voorbereiding bepaal je wanneer, hoeveel en hoe vaak je gaat bestellen. Na het bestellen zelf vindt de afhandeling plaats. Je voert dan bijvoorbeeld gegevens in over de daadwerkelijke levering.

76





Bestellen van versartikelen Versartikelen nemen in het bestelproces een speciale plaats in. Dit heeft een aantal redenen:   

De omzet van versartikelen is moeilijk van tevoren te bepalen. Je bent afhankelijk van het koopgedrag van de klant. Versartikelen zijn niet lang houdbaar. De detaillist is afhankelijk van de (kwaliteit van de) aanvoer.

Bij versartikelen hanteer je dus het BS-systeem: een variabele bestelgrootte op een variabel tijdstip. Meestal is er sprake van een hoge bestelfrequentie. Daarnaast hanteer je een veiligheidsfactor die zo klein mogelijk is. Versartikelen bederven snel en je loopt dan minder risico dat je blijft zitten met artikelen die je moet afschrijven en dus weggooien.

Bestelsystemen Er zijn 4 verschillende manieren van bestellen. Dat heeft te maken met de bestelgrootte en het bestelmoment. De bestelgrootte kan variabel zijn. Dan kun je er net zoveel bestellen als je zelf wilt. Het kan ook zijn dat de bestelgrootte vast is. In dat geval moet er bijvoorbeeld een heel pallet worden afgenomen. Ook het bestelmoment kan variabel zijn. Er kan iedere dag een bestelling worden geplaatst. Bij een vast bestelmoment moet op een vaste dag in de week of per maand een bestelling worden geplaatst. Ieder bestelsysteem heeft een eigen lettercode. Die code is als volgt opgebouwd:

Bestelmoment Vast

s

bestel op een vaste dag per periode

Variabel

B

bestel indien nodig

Bestelgrootte = hoeveelheid te bestellen artikelen Vast

Q

bestel vast quotum

Variabel

S

Bestel tot de maximumvoorraad Vaste bestelgrootte

Variabele bestelgrootte

Vast bestelmoment

sQ-systeem

sS-systeem

Variabel bestelmoment

BQ-systeem

BS-systeem

Bestelsystemen in schema

Bij de berekening van de bestelgrootte is het belangrijk dat er rekening wordt gehouden met het type bestelsysteem.

77





Voorbeeld:  Maximum voorraad is 100 stuks  Bestelniveau is 35 stuks  Werkelijke voorraad op maandag is 50 stuks  Verkoop op woensdag is 40 stuks Bereken de bestelgrootte bij gebruik van het BS systeem. Uitwerking: Voorraad op woensdagavond is 50 – 40 = 10 stuks Bij het BS-systeem wordt besteld tot de maximumvoorraad (100) 100 – 10 = 90 stuks Stel dat het BQ-systeem was gehanteerd en gegeven was een besteenheid van 40 stuks. Dan zou de bestelgrootte niet 90 zijn, maar 2 besteleenheden van 40 stuks (=80 stuks)! sQ-systeem: vaste bestelgrootte op een vast tijdstip Volgens het sQ-systeem wordt op een vast moment, bijvoorbeeld de eerste dag van de maand, gekeken of er een bestelling met een vaste grootte (Q) geplaatst moet worden. Wanneer het bestelniveau is bereikt of overschreden, moet er een bestelling plaatsvinden. Wordt het bestelniveau nog niet bereikt, dan wordt er geen bestelling gedaan. Dit bestelsysteem kan eigenlijk alleen worden toegepast op artikelen waarvan de afname en ook de levering zeer gelijkmatig zijn. BQ-systeem: vaste bestelgrootte op een variabel tijdstip Volgens het BQ-systeem wordt op het moment dat de voorraad van een artikel het bestelniveau bereikt of overschrijdt, een vaste hoeveelheid besteld. Omdat het bestelmoment afhankelijk is van het bereiken van het bestelniveau, is het bestelmoment variabel. Het bestelniveau en de bestelgrootte zijn van tevoren vastgesteld op basis van omzet, levertijd en optimale bestelgrootte van het artikel. sS-systeem: variabele bestelgrootte op een vast tijdstip Bij het sS-systeem wordt op een vast moment (periodiek) de omvang van de voorraad vastgesteld. Als de omvang van de voorraad onder het bestelniveau ligt, wordt een nieuwe bestelling geplaatst. Met deze bestelling wordt de voorraad aangevuld tot de maximumvoorraad. Deze bestelling is niet altijd even groot. Ze is zo groot als het verschil tussen de maximumvoorraad (streefvoorraad) en de werkelijke voorraad. bestelgrootte = maximumvoorraad - werkelijke voorraad BS-systeem: variabele bestelgrootte op een variabel tijdstip Bij het BS-systeem bestel je op het moment dat het afgesproken bestelniveau wordt bereikt of overschreden. De bestelgrootte is niet constant, maar is zo groot dat de voorraad weer tot de (streef)maximumvoorraad wordt aangevuld. Dit systeem van bestellen pas je toe in een winkel waarbij de omzetcijfers sterke schommelingen vertonen.

Bestelmethoden Er zijn verschillende manieren waarop je een bestelling kunt doen:   

bestellen met bestelformulieren; telefonisch bestellen; geautomatiseerd bestellen.

Bestellen met bestelformulieren Er zijn verschillende soorten bestelformulieren. Een winkelbedrijf kan gebruikmaken van een eigen bestelformulier of van een voorbedrukt formulier, waarbij de besteller het aantal benodigde artikelen in de juiste kolom invult. Soms zijn de bestelformulieren gebundeld in een boek. Dit noemt men dan een bestelboek. Dit zijn de ‘bestelbescheiden’ , de documenten of papieren die nodig zijn bij een bestelling.

78





Telefonisch bestellen Voor het doorbellen van bestellingen zijn vaak richtlijnen vastgesteld. Deze hebben niet alleen betrekking op het moment van doorbellen, maar ook op het verrichten van de activiteit zelf. Bijvoorbeeld:  De wijze waarop de besteller zich moet melden.  Het tempo waarin de bestelling wordt doorgegeven.  De specifieke code die wordt gebruikt.  De volgorde waarin deze codes moeten worden vermeld. Soms wordt de detaillist door het toeleveringsbedrijf gebeld en wordt de bestellijst telefonisch doorgenomen waarbij de aantallen worden ingevuld. Dit systeem komt veel voor in de groente- en fruitbranche. Geautomatiseerd bestellen Het bestellen met een bestelformulier en het telefonisch bestellen komen steeds minder voor. Veel leveranciers bestellen namelijk geautomatiseerd. Zo zijn er bedrijven die via de computer kunnen kijken of een bepaald artikel bij de winkelier op voorraad is. Een geautomatiseerde bestelmethode heeft allerlei varianten: van weinig tot sterk geautomatiseerd. Een winkelbedrijf met een lage automatiseringsgraad gebruikt bijvoorbeeld bij het bestellen een orderentry-apparaat. Een verkoopmedewerker loopt langs de schappen en toetst het aantal te bestellen artikelen in. Daarna wordt het apparaat gekoppeld aan een telefoonlijn en worden de bestelgegevens naar de leverancier verstuurd.

Een order-entry-apparaat.

Bij een sterk geautomatiseerde winkel registreert het geautomatiseerd systeem (via de kassa) het aantal verkochte of uitgaande artikelen. Automatisch houdt het systeem de voorraadhoogten van de artikelen bij. De artikelen waarvan de voorraad onder het bestelniveau zakt, worden op de besteladvieslijst opgenomen. Deze lijst met daarop de te bestellen aantallen per artikel wordt via een modem doorgeseind naar de computer van de groothandel. Sommige winkels gebruiken meerdere bestelmethoden naast elkaar. Er wordt bijvoorbeeld eerst op de bestellijst ingevuld wat er moet worden besteld en vervolgens wordt dit via de computer doorgeseind naar het magazijn of de groothandel.

De bestellijst in een geautomatiseerd systeem.

79





In een winkel kan een deel van de artikelen behoren tot het kernassortiment. Deze artikelen hebben een artikelcode met daaraan gekoppeld een code van de leverancier. Door een vaste artikelen leverancierscode kunnen deze artikelen automatisch worden besteld. De artikelen die niet tot het kernassortiment behoren, hebben niet een dergelijke gekoppelde code. Deze artikelen worden telefonisch of met behulp van bestelformulieren besteld.

Bestelfrequentie Hoe vaak je een bestelling moet plaatsen, is afhankelijk van veel dingen. Als een winkel bijvoorbeeld beschikt over een grote magazijnruimte, kan een grotere bestelling worden geplaatst. Hierdoor hoeft de winkeleigenaar minder vaak te bestellen dan wanneer hij gebrek zou hebben aan magazijnruimte. Ook seizoenen en het weer kunnen invloed hebben op het aantal bestellingen. De bestelfrequentie is het aantal malen dat in een periode een bestelling wordt gedaan. De bestelfrequentie geeft dus aan hoe vaak je bestelt. De bestelfrequentie hangt af van de volgende factoren:  omzetsnelheid;  bestelkosten en voorraadkosten;  de leveringsfrequentie;  magazijnruimte;  consumenten;  personeel. Omzetsnelheid De omzetsnelheid van de gemiddelde voorraad geeft een indicatie hoe vaak je per periode zou kunnen bestellen. Dit is een goede graadmeter voor het bepalen van het bestelmoment en het bepalen van de bestelfrequentie. Wanneer een voorraad langzaam wordt verkocht, zal de omzetsnelheid laag zijn. Je hoeft dan niet vaak te bestellen. Wanneer de voorraad snel wordt verkocht, is de omzetsnelheid groot. In dit geval worden de minimumvoorraad en het bestelniveau snel bereikt en dus ligt de bestelfrequentie hoog. Bestelkosten en voorraadkosten Ook de bestelen voorraadkosten moeten worden meegewogen bij het bepalen van de bestelfrequentie. Bestelkosten zijn kosten die verbonden zijn aan het plaatsen van een bestelling. Bestelkosten bestaan voornamelijk uit administratiekosten en loonkosten. Voorraadkosten zijn kosten die ontstaan door het aanhouden van voorraden. Je kunt drie soorten voorraadkosten onderscheiden. Deze voorraadkosten worden ook wel de R’s genoemd. De drie R’s zijn:  ruimtekosten (kosten van het magazijn);  rentekosten (rente over de waarde van de voorraad);  risicokosten (risico van kwaliteitsverlies, daling verkoopprijs, dalende vraag). Als bijvoorbeeld de voorraadkosten van grasmaaimachines erg hoog zijn, kan een detaillist besluiten om vaker kleinere aantallen te bestellen. Zo heeft hij een hogere bestelfrequentie voor grasmaaimachines. Als gevolg van een hoge bestelfrequentie nemen de bestelkosten echter wel toe. Omgekeerd kan een detaillist ook besluiten om een bepaald artikel minder vaak te bestellen, maar dan in grotere hoeveelheden. Hij zal dit doen als de bestelkosten hoog zijn en de voorraadkosten laag.

80





Er liggen nog veel barbecuebriketten in het magazijn en het mooie weer is bijna voorbij. De bestelling is te hoog geweest en de voorraad moet de winkel uit.

Leveringsfrequentie De leveringsfrequentie is het aantal keren dat een leverancier goederen kan leveren in een bepaalde periode. Zo kan een fabrikant van een bekend merk sportschoenen bijvoorbeeld één keer per kwartaal een nieuwe voorraad sportschoenen leveren. De winkeleigenaar van een sportzaak moet er dan voor zorgen dat er voldoende wordt besteld om een volledig kwartaal te kunnen leveren aan de klanten. Magazijnruimte Als een nieuwe bestelling wordt geleverd aan een winkel, wordt een gedeelte van deze bestelling meteen geplaatst in de schappen van de winkel. Het deel van de bestelling dat overblijft, wordt zolang opgeslagen in een magazijnruimte. De hoeveelheid magazijnruimte heeft invloed op de bestelfrequentie. Als een winkel genoeg magazijnruimte heeft, kan in één keer een grotere bestelling worden geplaatst. De bestelfrequentie is dan lager dan wanneer de winkel een tekort heeft aan opslagruimte. Consumenten Consumenten worden zich steeds meer bewust van hun eigen behoeften en wensen. Zij laten zich tegenwoordig niet meer meesleuren met de massa, maar drukken duidelijk een eigen stempel op hun koopgedrag. Voor veel soorten artikelen - denk aan kleding en schoenen - heeft de winkeleigenaar steeds grotere collecties nodig om de klanten de kans te geven hun eigen keuze te maken en om vaker iets nieuws te kopen.

81





Personeel Op het moment dat een bestelling geleverd wordt, moet de bestelling worden verwerkt door personeel.

De optimale bestelgrootte Het houden van voorraad kost geld. Rente

Rentekosten ontstaan doordat er geld moet worden geleend om de goederen te betalen. (Ook rentederving van een positieve rekening valt onder de rentekosten.)

Ruimte

Het huren of financieren van opslagruimte kost veel geld.

Risico

Goederen kunnen bederven, kapot gaan of uit de mode raken.

Daarnaast moet er ook rekening mee worden gehouden dat er aan een bestelling kosten zijn verbonden. Denk hierbij vooral aan arbeidsloon ten behoeve van administratie en transport. Het is dus belangrijk dat de bestelgrootte kan worden bepaald waarbij de totale kosten het laagst zijn. Dit is de optimale bestelgrootte. De optimale bestelgrootte wordt doorgaans door het geautomatiseerd voorraadsysteem berekend, maar kan op twee manieren handmatig worden vastgesteld:  via een grafiek;  via de formule van Camp. De formule van Camp De formule van camp is een wiskundig hulpmiddel om nauwkeurig de optimale bestelgrootte te bepalen. Hoe je daarmee omgaat, komt later in de opleiding terug. Bepalen van de optimale bestelgrootte met behulp van een grafiek De bestelgrootte kun je aan de hand van een grafiek vaststellen. Je leest daarvoor een grafiek van de voorraad- en bestelkosten. Op de verticale as van de grafiek zie je de kosten. Op de horizontale as van de grafiek staat de grootte van de bestelling. In de grafiek komen twee lijnen voor. De ene lijn geeft de voorraadkosten weer. Dit is de voorraadkostenlijn. De andere lijn geeft de bestelkosten weer. De bestelkostenlijn. Het is de bedoeling dat je die bestelgrootte vindt, waarbij de som van de voorraadkosten (zie de voorraadkostenlijn) en bestelkosten (de totale kosten) het laagst is.

Voorraadkosten, bestelkosten en totale kosten in een grafiek.

Het punt waarop de lijnen voorraadkosten en bestelkosten elkaar kruisen, is de optimale bestelgrootte. Op dit punt zijn de totale kosten (voorraadkosten + bestelkosten) het kleinst. In de

82





grafiek kun je ook een lijn zien die de totale kosten weergeeft. Deze is ontstaan door steeds de voorraad- en bestelkosten bij elkaar op te tellen. Op het laagste punt van deze lijn ligt de optimale bestelgrootte. Je zult zien dat dit punt dezelfde bestelgrootte aangeeft als het punt waarop de bestelen voorraadkosten elkaar kruisen.

Omzetsnelheid De omzetsnelheid van een product is van belang voor de winst die het product oplevert per jaar. Hoe hoger de omzetsnelheid, hoe meer stuks er verkocht worden. Dus: hoe meer een winkelier in een jaar aan een product verdient. Omgekeerd geldt dat producten met een lagere omzetsnelheid, juist een hogere marge moeten opleveren. Een supermarkt kan daarom op de liters verse melk slechts enkele centen verdienen, terwijl men op de verpakkingen shampoo een halve tot een hele euro marge maakt.

Gemiddelde voorraad Om de omzetsnelheid te kunnen uitrekenen, moet je eerst weten wat de gemiddelde voorraad is. Voor het berekenen van de gemiddelde voorraad zijn twee manieren:  De voorraadgegevens van het begin en van het eind van de periode zijn bekend.  Er zijn meerdere gegevens van een periode bekend. Wanneer de voorraadgegevens bekend zijn van het begin van een periode en van het eind van de periode, is het gemiddelde de helft van beide. Je telt deze twee gegevens bij elkaar op en je deelt dat door 2.  

De voorraad op 1-1-2008 bedroeg € 225.000 De voorraad op 31-12-2008 bedroeg € 275.000

Uitwerking:

Het wordt lastiger als er meerdere gegevens van een periode bekend zijn. 1-1-2008

€ 275.000

1-4-2008

€ 225.000

1-7-2008

€ 200.000

1-10-2008

€ 215.000

31-12-2008

€ 250.000

Je hebt dan te maken met vier deelperiodes met elk een eigen gemiddelde voorraad. Die gemiddelden samen vormen weer een nieuw gemiddelde voor de hele periode. Met de gemiddelde voorraad kun je de omzetsnelheid berekenen.

83





Omzetsnelheid De omzetsnelheid is het aantal keren dat de gemiddelde voorraad in een jaar wordt verkocht. De omzetsnelheid kan berekend worden op basis van inkoopwaarde (meest gebruikelijk) of verkoopwaarde maar kan ook worden berekend op basis van het aantal stuks. Omzetsnelheid op basis van inkoopwaarde

voorbeeld: De inkoopsprijs van de omzet in tuinmeubelen bij ‘Intratuin’ bedroeg dit jaar € 395.000 De gemiddelde voorraad bedroeg € 75.000. Bereken op 1 decimaal de omzetsnelheid.

Omzetsnelheid op basis van verkoopwaarde

Omzetsnelheid op basis van stuks

In deze formules staat de omzet voor de totale omzet van een jaar van een bepaald product. Wanneer bijvoorbeeld de gemiddelde omzetsnelheid per jaar 52 is (52 weken), dan wil dat zeggen dat de gemiddelde voorraad van een bepaald artikel 52 keer per jaar of één keer per week verkocht wordt. Stel dat de levertijd van dat artikel drie weken bedraagt; dan moet de minimumvoorraad minstens drie keer de gemiddelde (week)voorraad bedragen. Daarnaast kan het verstandig zijn om rekening te houden met onverwachte pieken in de verkoop.

Omzetduur Als je de omzetsnelheid van een artikel hebt berekend, kun je met behulp hiervan ook de omzetduur van een artikel berekenen. De omzetduur is de tijd die tussen het moment van inkoop en verkoop inzit. Om de omzetduur te berekenen, moet je weten wat de omzetsnelheid is en de periode waarvan je de omzetduur wilt berekenen.

De omzetduur hoeft niet altijd in dagen te worden uitgedrukt. Het kan ook in weken of maanden.

Een versgebakken brood gaat op dezelfde dag de winkel uit: er is sprake van een korte omzetduur. Een mountainbike staat misschien wel drie maanden in de winkel voordat ze wordt verkocht: de omzetduur is lang.

84





Bestelfrequentie en bestelniveau Bestelfrequentie Bij een korte omzetduur voor een product zoals cola hoort meestal een hoge bestelfrequentie. De bestelfrequentie is het aantal keren dat je een bestelling plaatst in een bepaalde periode. Anders gezegd: hoe sneller je voorraad op is, hoe vaker je een nieuwe bestelling moet plaatsen om de voorraad weer bij te vullen. Bestelniveau Het bestelniveau is het moment waarop de grootte van de voorraad onder het vastgestelde minimum zakt en het bedrijf een bestelling gaat plaatsen. Wanneer de voorraad onder het bestelniveau komt, ga je bestellen om je voorraad aan te vullen tot de vastgestelde maximumvoorraad. Het bestelniveau wordt ook wel bestelpunt genoemd. Voordat je een bestelling plaatst, moet je altijd controleren of er niet al een bestelling is geplaatst die nog niet is gearriveerd, maar wel onderweg is. Ook moet je weten of een aantal artikelen inmiddels al is verkocht maar nog niet afgeleverd. Deze gegevens hebben invloed op de bestelgrootte en het bestelniveau. Om er zeker van te zijn dat deze gegevens meegenomen zijn in het bepalen van het bestelniveau, gebruik je de economische voorraad. Dit is de technische voorraad min de voorverkopen plus de voorbestellingen. De economische voorraad kun je berekenen op basis van de gegevens opgeslagen in de voorraadadministratie. Bestelgrootte Met de bestelgrootte wordt aangegeven hoeveel er besteld moet worden. De vraag wanneer de bestelling geplaatst moet worden, is hiermee nog niet beantwoord. Bestelmoment Het bestelmoment is het moment waarop de bestelling moet worden geplaatst. Je kunt het bestelmoment laten afhangen van hoe vaak per jaar de gemiddelde voorraad van een bepaald artikel wordt verkocht. Bij de keuze van het bestelmoment heb je twee mogelijkheden:  

een vast bestelmoment (bijvoorbeeld elke maand); een variabel bestelmoment.

Bij een vast bestelmoment kun je alleen bestellen op een vooraf afgesproken moment. Bij een variabel bestelmoment bestel je op het moment dat het bestelniveau bereikt is.

Het bestelmoment had hier best wat eerder mogen liggen.

85





Geleverde goederen retourneren Het komt regelmatig voor dat bij levering blijkt dat de artikelen niet aan de kwaliteitseisen voldoen. Ook komt het voor dat de kwantiteit van de geleverde artikelen niet klopt. Bij onjuiste kwantiteit of kwaliteit van de geleverde artikelen kun je twee dingen doen. Je kunt de geleverde artikelen retourneren aan de leverancier en je geld terugvragen. Je kunt ook besluiten de artikelen af te schrijven. Sommige vormen van emballage, zoals statiegeldflessen en pallets, moeten ook worden geretourneerd.

Artikelen retourneren Bij de controle van een nieuwe partij geleverde artikelen kan het voorkomen dat je afwijkingen constateert. Deze artikelen kun je terugsturen naar de leverancier of je kunt ze afschrijven. Maar voordat je hiertoe overgaat, breng je altijd eerst de leverancier op de hoogte van de afwijkingen in de levering. Dit noemen we reclameren. Reclameren Reclameren is het op de hoogte brengen van de leverancier dat er afwijkingen van een levering zijn geconstateerd. Eerst breng je de leverancier telefonisch op de hoogte van de afwijkingen. Je moet er dan wel zeker van zijn dat de fout ook echt bij de leverancier ligt en dat er geen sprake is van een interne fout.

Zo gaat het retourneren van artikelen in ieder geval niet!

De leverancier heeft een ondeugdelijk product geleverd. Je zult reclameren.

Daarna bevestig je de afwijkingen per brief. Belangrijk hierbij is het volgende te vermelden:        

je eigen bedrijfsgegevens; het leveringsnummer; de datum van aflevering; het transportbedrijf; om welke artikelen het gaat; om welke afwijking(en) het gaat; de naam van degene aan wie je de afwijkingen telefonisch hebt gemeld; de datum van deze mondelinge reclamatie.

86





Retourneren Retourneren betekent het terugsturen van geleverde artikelen met een afwijking. Sommige beschadigde retourartikelen worden door de leverancier gerepareerd. Het is de taak van de detaillist om dan de periode van reparatie in de gaten te houden. Als het om een door de klant teruggebracht artikel gaat, wil deze zijn eigendom natuurlijk weer zo snel mogelijk in zijn bezit hebben. Bij het retourneren van artikelen die beschadigd, onvolledig of incompleet zijn, moet een retourbon worden ingevuld. Een retourbon is een bon waarop de informatie van de teruggestuurde artikelen wordt vermeld en die wordt gebruikt door de administratie om vast te leggen wat, wanneer, door wie en aan wie artikelen zijn teruggestuurd. In deze gevallen stuurt de leverancier meestal direct nieuwe artikelen naar de afnemer. Op een retourbon staan de volgende gegevens vermeld:    

het artikelnummer en de artikelomschrijving; het aantal artikelen; de datum van de retourzending; de reden van de retourzending.

Reclamatiebrief. Bij het retourneren van artikelen moet er een retourbon en een vrachtbrief met de goederen worden meegezonden. Op de vrachtbrief moet dan worden aangetekend dat het om retourartikelen gaat.

Het gaat bij retourartikelen niet alleen om beschadigde artikelen. Voorbeelden van retourartikelen zijn:     

verkeerd geleverde artikelen; te laat geleverde en daardoor niet meer te verkopen artikelen; artikelen die gerepareerd moeten worden; onverkoopbare artikelen, zoals beschadigde, verkleurde en incomplete artikelen; emballage, zoals pallets, kratten en flessen.

Creditnota Als de leverancier direct de vervangende artikelen terugstuurt naar de afnemer, dan heeft dit geen gevolgen voor de factuur. Als dat niet het geval is, stuur je een creditnota naar de leverancier.

87





Een creditnota is een nota waarmee geld voor de geretourneerde artikelen wordt teruggevraagd.

Afschrijven Er zijn ook artikelen die niet meer te retourneren zijn. Vaak zijn dit bedorven of kapotte artikelen met een lage geldwaarde. De transportkosten zijn vaak zo hoog, dat het niet de moeite waard is om de artikelen te retourneren. In de meeste gevallen zorgt de detaillist er dan zelf voor dat hij de artikelen kwijtraakt. Bij lichte beschadigingen kun je de artikelen met korting verkopen. Artikelen die echter door beschadiging onverkoopbaar zijn, worden afgeschreven op een dervinglijst. Deze artikelen worden vernietigd. Net als de retourartikelen moeten ook de afgeschreven artikelen worden bijgehouden in de administratie.

Alle afschrijvingen worden in een afschrijvingsboek genoteerd.

Een afschrijvingsboek is een boek, waarin wordt bijgehouden welke artikelen afgeschreven zijn. Het is belangrijk om artikelen af te schrijven, omdat zo voorkomen wordt dat er derving met onbekende oorzaak ontstaat. In het afschrijvingsboek beschrijf je de volgende punten:  het artikel;  het artikelnummer;  het aantal;  de verkoopprijs;  de datum van afschrijving.

88





Emballage retourneren Er bestaat een aparte vorm van retourneren die extra aandacht verdient: het retourneren van emballage. Bij emballage gaat het om verpakking die na verbruik niet wordt vernietigd, maar wordt hergebruikt. Veelvoorkomende soorten emballage zijn:       

statiegeldflessen; kratten; pallets; rolcontainers; kartonnen overdozen; vaten; rekken.

Als je statiegeldflessen inlevert, krijg je een emballagebon. Dit is een soort kassabon met de vermelding van de waarde van het statiegeld. Je kunt de bon bij de kassa inwisselen voor de waarde in contant geld. Emballageretourbon Het retourneren van emballage gaat voor een winkelier wel iets anders dan voor een klant van een supermarkt. Retouremballage geef je meestal mee terug aan de leverancier op het moment dat hij een nieuwe bestelling aflevert. Bij de emballage maak je, omdat de emballage een waarde vertegenwoordigd, als bewijs een emballageretourbon. Een emballageretourbon is een bon waarop de emballage staat beschreven; de bon dient als controlemiddel voor de chauffeur en als bewijsmiddel voor de leverancier. Op een emballageretourbon staan onder andere vermeld:     

de bedrijfsgegevens; de soorten emballage; de aantallen emballage; de waarde van de emballage; de bedragen.

Administratie Het is belangrijk een goede administratie van de emballage bij te houden. Er is hiermee best veel geld gemoeid, want emballage heeft een waarde die vooraf betaald is. Het bedrag van de emballage staat vaak apart vermeld op de inkoopfactuur. Bij het retourneren kan dit bedrag gecrediteerd worden. Dit kan bijvoorbeeld door een creditnota te versturen naar de leverancier. Ook kan het zijn dat de leverancier op basis van de emballageretourbon het bedrag zelfstandig crediteert of dat het bedrag wordt verrekend op de volgende inkoopfactuur. Personeel Emballage-inname en de administratie van emballage vergen nauwkeurig en gedisciplineerd werken van het winkelpersoneel. Het emballagemateriaal is bij elkaar opgeteld vaak veel geld waard. Verlies van deze materialen betekent derving voor de winkel. Onnauwkeurig werken kan dus veel gevolgen hebben. Een verkoopchef heeft vaak de rol van controleur en begeleider bij het innemen en het administreren van de emballage. Hij is er verantwoordelijk voor dat winkelmedewerkers goed worden ingewerkt in deze taken en dat zij na verloop van tijd deze taken ook zelfstandig kunnen uitvoeren. Het is heel belangrijk dat de medewerkers weten waarom het nauwkeurig omgaan met emballage zo belangrijk is en dat ze weten wat de gevolgen kunnen zijn als dit niet zorgvuldig genoeg gebeurt.

89





Convenant Verpakkingen Dagelijks produceren bedrijven, maar ook wij thuis, heel veel afval. De hoeveelheid afval kun je proberen te verminderen door bijvoorbeeld:  minder verpakkingsmateriaal te gebruiken;  verpakkingsmateriaal te recyclen (hergebruiken). De Nederlandse overheid heeft afspraken gemaakt met het bedrijfsleven over verpakkingen. De totale hoeveelheid afval moet worden verminderd. De afspraken hierover zijn vastgelegd in het Convenant Verpakkingen (1997). De twee belangrijkste punten uit het Convenant Verpakkingen zijn:  Er moet in vijf jaar tien procent minder verpakkingen op de markt worden gebracht.  Ten minste 65% van de verpakkingen moet worden hergebruikt. Bedrijven hebben onderling afspraken gemaakt over de vermindering van het afval. De overheid controleert of de bedrijven zich aan alle afspraken houden. Leveranciers doen veel om de afvalberg te verminderen:    

Ze maken de dozen dunner. Ze gebruiken minder plastic. Ze beperken de ompakkingen. Ze gebruiken statiegeldverpakkingen.

Een winkel kan meehelpen aan de verkleining van de afvalberg. Dit kan door in te kopen bij milieuvriendelijke leveranciers. Dit betekent vaak echter wel dat de hoeveelheid emballage voor een winkel groter wordt, aangezien vaker gekozen wordt voor verpakkingen die geschikt zijn voor hergebruik. Het omgaan met emballage en administratie rondom emballage verdienen hierdoor nog meer aandacht van winkeleigenaar en winkelpersoneel.

90





Inventariseren Bij het inventariseren bepaal je de daadwerkelijk aanwezige hoeveelheid artikelen in een winkel. Hiervoor moet alles geteld worden. Dit is een behoorlijke klus, waarvoor de winkel soms zelfs één of twee dagen de deuren sluit.

De inventarisatie is een hele klus.

Inventariseren is het tellen en registreren van artikelen in het winkelbedrijf om na te gaan of de technische voorraad overeenstemt met de administratieve voorraad. De technische voorraad is de werkelijk aanwezige voorraad. Een ander woord voor technische voorraad is ook werkelijke voorraad. De administratieve voorraad is de voorraad die volgens de gegevens van de administratie aanwezig zou moeten zijn. Bij het inventariseren stel je vast hoe groot de technische voorraad is. Aan de hand hiervan wordt de administratieve voorraad bijgewerkt. Waarom inventariseert een bedrijf? Een detaillist voert een inventarisatie uit om de volgende drie redenen:   

Een inventarisatie is wettelijk verplicht. Aan de hand van de gegevens van de inventarisatie kan hij de voorraadadministratie corrigeren. Met deze gegevens kan hij de mate van derving vaststellen.

Wettelijke verplichting Een belangrijke reden voor de uitvoering van een inventarisatie is de wettelijke verplichting om jaarlijks een balans op te maken. Een balans is een overzicht van bezittingen, schulden en eigen vermogen van de ondernemer. Aan de hand van een balans kan de overheid bepalen hoeveel belasting een bedrijf moet betalen. Om de bezittingen van een winkelbedrijf te achterhalen is het nodig om een inventarisatie te doen. Corrigeren voorraadadministratie In de voorraadadministratie wordt bijgehouden hoeveel artikelen er in voorraad zijn en hoeveel er zijn afgeschreven. De administratiegegevens kunnen echter onjuist zijn. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat gestolen of beschadigde artikelen niet zijn afgeschreven. Deze artikelen staan echter nog wel als ‘aanwezig’ geregistreerd in de administratie. Om zeker te weten hoe groot de werkelijke voorraad van een winkel is, is het nodig om een voorraadinventarisatie uit te voeren. Aan de hand van de gegevens die de inventarisatie oplevert, kan de voorraadadministratie worden bijgewerkt. Vaststellen derving Aan de hand van een voorraadinventarisatie kun je vaststellen hoeveel derving er in een bepaalde periode is opgetreden. Dit is belangrijk om te weten, omdat derving verlies betekent. Derving is het verschil tussen de administratieve voorraad en de werkelijke voorraad.

91





Als je weet dat er veel derving is opgetreden, kun je maatregelen nemen om die derving in de toekomst te voorkomen of in ieder geval te verminderen. Hoe inventariseert een bedrijf? Er zijn verschillende manieren waarop je een inventarisatie kunt uitvoeren. De werkwijze verschilt nogal per winkel. Er zijn twee vormen van voorraadinventarisatie:  

steekproefsgewijze inventarisatie; volledige inventarisatie.

Steekproefsgewijze inventarisatie Een steekproefsgewijze inventarisatie is een inventarisatie waarbij je slechts een beperkt aantal artikelsoorten telt. De uitkomst van de telling vergelijk je met de aantallen of geldbedragen die in de administratie genoteerd staan. Als er dan geen verschil is tussen deze aantallen of geldbedragen, kun je aannemen dat de rest van de voorraad ook klopt met de gegevens van de administratie. Een steekproefsgewijze inventarisatie kun je bijvoorbeeld elk kwartaal of elk halfjaar uitvoeren. De te tellen artikelsoorten kun je hierbij steeds wisselen, net als de omvang van de steekproef. Volledige inventarisatie Een volledige inventarisatie is een inventarisatie waarbij je alle in de winkel en het magazijn aanwezige artikelen telt. Ook bij deze inventarisatievorm worden de uitkomsten van de tellingen in aantallen of geldbedragen vergeleken met de getallen die genoteerd staan in de administratie.

Bij een volledige inventarisatie tel je alle aanwezige artikelen. Om dat ongestoord en goed te kunnen doen zijn veel winkels tijdens een volledige inventarisatie gesloten.

In veel bedrijven is er een relatie tussen de steekproefsgewijze en de volledige inventarisatie. Het kan voorkomen dat bij de steekproefsgewijze inventarisaties regelmatig een (groot) verschil tussen de technische en de administratieve voorraad blijkt te zijn. Dit kan aanleiding zijn voor een bedrijf om een volledige inventarisatie uit te voeren. De werkwijze bij een volledige en een steekproefsgewijze inventarisatie zal niet veel van elkaar verschillen. Hoe vaak inventariseert een bedrijf? Hoe vaak een bedrijf zijn voorraad inventariseert hangt onder meer af van de waarde van de artikelen en de omvang van de totale voorraad. Wanneer een bedrijf hoogwaardige elektronica verhandelt, zal derving een groter effect hebben op de verliescijfers dan wanneer een bedrijf bijvoorbeeld dozen eieren verhandelt. Elk bedrijf moet een afweging maken tussen de kosten van inventarisatie en de noodzaak de voorraadgegevens te corrigeren.

92





Fasen bij inventariseren Het inventarisatieproces kun je onderverdelen in drie fasen:   

voorbereiding; uitvoering; evaluatie.

Voorbereiding Voordat je een inventarisatie gaat uitvoeren, is het belangrijk dat de medewerkers goede instructies krijgen. Dit is een belangrijk onderdeel van de inventarisatie. De medewerkers moeten precies weten wat ze moeten doen. Bij het tellen moet bijvoorbeeld duidelijk zijn dat de inventarisatiemedewerkers de aantallen moeten noteren zoals ze op de verpakking staan vermeld. Ze moeten bijvoorbeeld weten of ze twaalf flessen afwasmiddel moeten noteren of één doos. In de instructie voor de medewerkers moet staan hoe en wat ze moeten tellen. Bij de voorbereiding van de inventarisatie moet je:   

een inventarisatieplan maken; een telformulier maken; zorgen dat de winkel op orde is.

Het moet duidelijk zijn of hier één collo geteld moet worden of het aantal flesjes.

Inventarisatieplan Een inventarisatieplan is een planning voor de inventarisatie waarin staat aangegeven wanneer, waar, wat en door wie er geïnventariseerd wordt. In het inventarisatieplan geef je aan op welke datum en welke tijd het assortiment geïnventariseerd wordt. Inventarisaties worden vaak na sluitingstijd uitgevoerd. Zo heeft de consument er geen last van en kan de verkoop gewoon doorgaan. Dit betekent echter wel dat er een beperkte hoeveelheid tijd beschikbaar is voor de inventarisatie. Daarom is het belangrijk dat de inventarisatie snel en efficiënt uitgevoerd kan worden. In een inventarisatieplan maak je een taakverdeling. Je bepaalt wie welke taken gaat uitvoeren. Het is ook handig om een overzicht te maken van de ruimtes die gecontroleerd moeten worden, zodat er niets per ongeluk wordt overgeslagen. Bij een steekproefsgewijze inventarisatie moet je duidelijk aangeven welke artikelen geïnventariseerd moeten worden. Telformulier Op een telformulier worden bij de inventarisatie algemene informatie en informatie over de artikelen ingevuld. Er zijn verschillende benamingen voor dit formulier, zoals telbon, telbriefje, inventarisatielijst of voorraadopnamelijst. Tijdens de voorbereiding zorg je ervoor dat de benodigde telformulieren gebruiksklaar zijn.

93





Op een telformulier vul je de volgende gegevens in: 



Algemene informatie:  naam van de teller  datum van de telling  tijdstip van de telling. Informatie over de artikelen:  artikellocatie  artikelcode  artikelnaam  aantal getelde artikelen  eenheid, maat of gewicht van de getelde artikelen  inkoopprijs van het artikel.

Ordenen van de winkel Het is belangrijk dat de winkel op orde is voordat je gaat inventariseren. Het is namelijk lastig om een inventarisatie goed uit te voeren als artikelen in de winkel rondslingeren. Je loopt dan het risico dat artikelen worden vergeten bij de inventarisatie of dat ze dubbel worden geteld. Sommige artikelen staan niet in de stellingen, maar worden op een aparte manier gepresenteerd (naast de stelling of in de hoek op de grond). Het is verstandig om te voorkomen dat de artikelen op het moment van inventarisatie op deze manier worden gepresenteerd. Wanneer de artikelen toch op bijzondere manieren gepresenteerd zijn, moet je een aparte telbon gebruiken.

Uitvoering en evaluatie Uitvoering van de inventarisatie De uitvoering van de inventarisatie komt neer op het tellen en registreren van de aantallen artikelen in de winkel. Hoe beter de voorbereiding van de inventarisatie is geweest, hoe soepeler de inventarisatie zal verlopen. Elke detaillist heeft zijn eigen werkwijze bij het inventariseren. Veel detaillisten wijzen voor de inventarisatie tweetallen aan, die bestaan uit een teller en een schrijver. De teller telt de artikelen en de schrijver noteert het aantal. Op deze manier hoeven de medewerkers zich maar op één taak tegelijk te richten en is de kans kleiner dat er fouten worden gemaakt. Sommige winkels maken bij het inventariseren gebruik van hulpmiddelen zoals een telapparaat of een scanner. Wanneer de inventarisatie eenmaal is begonnen, heb je als leidinggevende vooral een controlerende taak. Je kunt steekproefsgewijs medewerkers controleren en begeleiden. Dit doe je dan vooral bij onervaren medewerkers of medewerkers die aangeven je hulp nodig te hebben. Er zullen namelijk zeker vragen ontstaan tijdens het inventariseren. Evaluatie van het inventarisatieproces Hoe goed de voorbereiding ook is geweest, je zult altijd problemen tegenkomen die je niet hebt voorzien. Aan de hand van de problemen die je bent tegengekomen, kun je de inventarisatieprocedure aanpassen. Je kunt daarmee deze problemen in de toekomst voorkomen. Ook de medewerkers kunnen nuttige suggesties hebben voor de verbetering van de inventarisatieprocedure. Een evaluatiegesprek geeft de mogelijkheid om dergelijke suggesties naar voren te brengen. De gedachte hierachter is dat een ezel zich niet graag twee keer aan dezelfde steen stoot.

94





Inventarisatieresultaten Een winkelier voert een inventarisatie uit met een duidelijk doel. Hij wil bijvoorbeeld kijken bij welke artikelen het verschil tussen de technische en de administratieve voorraad het grootst is. Als hij dat weet, kan hij bijvoorbeeld extra maatregelen nemen tegen diefstal.

Bepalen van derving Als na de inventarisatie blijkt dat de technische voorraad kleiner is dan de administratieve voorraad, lijdt het bedrijf verlies. Dit verschil wordt veroorzaakt door derving. Derving is het gemis aan opbrengst van artikelen, omdat deze verdwijnen zonder dat ze worden afgerekend. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren doordat artikelen zoekraken, kapotgaan, bederven of door diefstal. Derving is het verschil tussen de administratieve voorraad en de technische voorraad. In een formule ziet dat er als volgt uit. Derving = AV (Administratieve voorraad) – TV (Technische voorraad) Derving kan op twee manieren uitgedrukt worden:  

derving uitgedrukt in stuks; derving uitgedrukt in euro's.

Derving uitgedrukt in stuks De derving uitgedrukt in stuks bereken je met de al eerder genoemde formule: AV - TV. Je neemt het aantal stuks dat in de administratie genoteerd staat en je trekt daar het werkelijk getelde aantal stuks af. Dan heb je de derving uitgedrukt in stuks. Voorbeeld: Administratieve voorraad

15 ordners

Technische voorraad

12 ordners

Uitwerking: 15 – 12 = 3 ordners Denk eraan dat je altijd de eenheid bij het antwoord moet vermelden. Artikel

Aantal AV

Aantal TV

Verschil

Goudse kaas

35

33

2

Smeerkaas

25

25

0

Kaasmes

75

70

5

Camembert

20

20

0

Feta

12

11

1

De voorraad is in deze tabel uitgedrukt in aantal stuks. Bij drie artikelen in het assortiment van kaasboer Salut is er sprake van een verschil tussen de technische en de administratieve voorraad, namelijk bij de Goudse kaas (2 stuks), het kaasmes (5 stuks) en de feta (1 stuk).

95





Derving uitgedrukt in euro's De derving uitgedrukt in euro's bereken je ook met de al eerder genoemde formule: AV - TV. Denk eraan dat je altijd het €-teken bij het antwoord moet vermelden. Administratieve voorraad

€ 1.263.000

Technische voorraad

€ 1.230.000

Uitwerking: 1.263.000 – 1.230.000 = € 33.000 De geldwaarde van de technische voorraad wordt berekend door het aantal stuks te vermenigvuldigen met de prijs per stuk. Artikel

Aantal stuks TV

Prijs per stuk

Geldwaarde TV

Gloellamp

20

€ 2,70

20 x € 2,70 = € 54,00

Schakelaar

10

€ 8,60

10 x € 8,60 = € 86,00

Schemerlamp

2

€ 243,20

2 x € 243,20 = € 486,40

Wandlamp

5

€ 54,45

5 x € 54,45 = € 272,25

Artikel

Technische waarde

Administratieve waarde

Verschil

Gloeilamp

€ 54,00

€ 59,40

€ 5,40

Schakelaar

€ 86,00

€ 94,59

€ 8,59

Schemerlamp

€ 486,40

€ 486,40

€ 0,00

Wandlamp

€ 272,25

€ 272,25

€ 0,00

Als je dan de geldwaarde van de administratieve voorraad naast de geldwaarde van de technische voorraad zet, zie je dat er sprake is van derving bij de artikelen gloeilamp (€ 5,40) en schakelaar (€ 8,59). In totaal bedraagt de derving bij dit bedrijf € 13,99.

Maatregelen Als blijkt dat er een verschil is tussen de administratieve en de technische voorraad, wordt meestal geprobeerd de oorzaak van dit verschil te achterhalen. Er wordt dan bijvoorbeeld gezocht in het magazijn om er zeker van te zijn dat de betreffende artikelen echt weg zijn. Als de winkelier weet dat de derving is ontstaan door diefstal, kan hij maatregelen nemen. Zoals bij de eigenares van een tabakswinkel in een drukke winkelstraat. Tijdens het inventariseren komt zij erachter dat de technische voorraad van de aanstekers veel kleiner is dan de administratieve voorraad. Ze vermoedt dat er diefstal in het spel is. De aanstekers staan in de etalage bij de deur. Als er veel mensen in de winkel zijn, kan ze die plek niet goed in de gaten houden. Naar aanleiding van de inventarisatie besluit ze dat ze de aanstekers voortaan op de toonbank plaatst. Wanneer de oorzaken van het verlies bekend zijn, kunnen er maatregelen worden getroffen om toekomstig verlies te voorkomen. Voorbeelden van maatregelen die je kunt nemen na een inventarisatie, zijn:     

Een betere aanpak zoeken ter voorkoming van derving door bijvoorbeeld breuk of diefstal. Het assortiment aanpassen. Het personeel andere instructies geven. De inventarisatie anders uitvoeren. De inventarisatie anders voorbereiden.

96





Maatregelen tegen derving.

Winkeliers kunnen afhankelijk van het doel van de gegevens derving uitdrukken in geldwaarde of in aantallen stuks. Stel dat de winkelier ideeën heeft om het assortiment te wijzigen. Dan kan hij de inventarisatiegegevens het beste uitdrukken in aantallen stuks. Als de winkelier een financieel overzicht wil van de aanwezige voorraad artikelen, dan kan hij de voorraden beter in geldwaarden uitdrukken. Je kunt hierbij denken aan het vaststellen van derving, het opmaken van de balans voor de Belastingdienst en het bepalen van winst of verlies.

Denk als leidinggevende ook aan de sfeer tijdens de inventarisatie. Zorg bijvoorbeeld tijdens de pauze voor gezellige muziek en iets lekkers bij de koffie.

97





Inkoopbeleid Inkoopkanalen De relatie tussen detaillist en leverancier is erg belangrijk. De een kan niet zonder de ander. Welke relatie de detaillist en de leverancier hebben, is afhankelijk van de marktvorm waarin ze opereren. Zijn er veel of weinig aanbieders? Is het artikel bijzonder, zoals antiek porselein, of gaat het om een ‘eenheidsworst’ als suiker? Verder hebben de ontwikkelingen in de markt natuurlijk invloed. De ondernemer zal op zoek gaan naar de meest geschikte relatie met de meest geschikte leverancier. Hij gaat dus op zoek naar het juiste inkoopkanaal. Daarbij vraagt hij zich onder andere af of het beter is om zelfstandig in te kopen of om dat in een samenwerkingsverband te doen. In het laatste geval moet hij ook uitvissen wat het meest geschikte samenwerkingsverband voor zijn onderneming is.

Marktvormen Welke relatie een inkoper en een leverancier hebben, hangt onder andere af van de concurrentie tussen leveranciers onderling. Of er sprake is van (hevige) concurrentie, hangt onder andere af van het aantal leveranciers en van het soort producten. Voor veel levensmiddelen bijvoorbeeld zijn er veel leveranciers. Voor een inkoper is dit prettig. Zijn onderhandelingspositie is dan sterker. Als de onderhandelingen niet het gewenste resultaat hebben, kan de inkoper naar een concurrent gaan. De leverancier weet dit natuurlijk ook. Als er maar weinig leveranciers zijn, zijn de rollen omgedraaid. Dan heeft de leverancier het gemakkelijker bij de onderhandelingen. De volgende factoren bepalen de aard en de omvang van de concurrentie:    

het aantal vragers en aanbieders op de markt; het artikel dat op de markt wordt aangeboden; de marktkennis van de partijen; de toetredingsmogelijkheden tot de markt.

Wat bepaalt de marktvorm? De marktvorm wordt bepaald door de aard van de producten (homogeen of heterogeen) en het aantal aanbieders. Aard van de producten Homogene producten zien er voor de consument allemaal gelijk uit. De meeste mensen maakt het bijvoorbeeld niets uit of kristalsuiker van de Suikerunie komt of van een andere suikerfabriek. Bij heterogene producten zien de afnemers wel verschil. Een aardappelsalade uit de fabriek smaakt heel anders dan een aardappelsalade uit een delicatessenzaak. Aantal aanbieders Voor bepaalde producten is er maar één leverancier. Als je als inkoper van een cd-winkel de nieuwste cd van Robbie Williams wilt inkopen, kun je maar bij één importeur terecht. Voor andere producten kun je als ondernemer terecht bij twee of meer leveranciers. Voor heel veel producten echter kun je terecht bij talloze leveranciers.

98





Vier marktvormen Aan de hand van de aard van het product en het aantal aanbieders zijn meerdere marktvormen te onderscheiden: Aard van de producten

Aantal aanbieders

Eén

Enkele

Veel

Homogeen

Monopolie

Homogene oligopolie

Volledige mededinging

Heterogene oligopolie

Monopolistische concurrentie

Heterogeen Verschillende marktvormen

Monopolie Bij een monopolie is er maar één aanbieder van een bepaald goed. Zo had KPN Telecom vroeger een monopolie op het gebied van het telefoonverkeer en hadden de gas- en elektriciteitsmaatschappijen nog steeds een monopolie op hun gebied. Oligopolie Bij een oligopolie zijn er enkele aanbieders. Als het gaat om een homogeen product, is er sprake van een homogene oligopolie. Een voorbeeld van een homogeen product is benzine. Er zijn maar een paar maatschappijen die benzine verkopen. De benzinemarkt is daarom een homogene oligopolie. Bij wasmiddelen, inlegkruisjes en margarine zijn er maar een paar aanbieders. Er bestaan wel veel varianten van de producten. Dit zijn voorbeelden van een heterogene oligopolie. Volledige mededinging Bij volledige mededinging heeft geen enkele individuele aanbieder en geen enkele individuele vrager invloed op de prijs van het product. Er zijn bij wijze van spreken evenveel aanbieders als vragers. Ook is het product voor iedereen gelijk en ligt de prijs min of meer vast. Voorbeelden van deze marktvorm zijn natuurproducten als ijzer, koper, granen en suiker. Monopolistische concurrentie Bij monopolistische concurrentie zijn er veel aanbieders. Elke aanbieder probeert zijn product te onderscheiden van concurrerende producten. Zo wil de aanbieder een soort van monopoliepositie creëren. Er zijn bijvoorbeeld veel soorten frisdranken, zelfs veel soorten cola; toch probeert de Coca-Cola Company de indruk te wekken dat alleen haar producten heel bijzonder zijn. Voor aanbieders van producten is het erg aantrekkelijk als de producten die ze op de markt aanbieden, erg heterogeen zijn.

99





Inkoop en marktvormen Een inkoper moet precies weten wat er op de markt wordt aangeboden en tegen welke prijzen. Dat is het gemakkelijkst als het gaat om een homogeen product. Homogene producten zijn immers onderling uitwisselbaar en vergelijkbaar. De inkoper is daardoor niet afhankelijk van één leverancier. Hij kan bij verschillende leveranciers tegelijk een offerte opvragen. De aanbieder van de meest gunstige offerte krijgt dan een contract. De inkoper kan ook met meer dan één leverancier voor dezelfde goederen een inkoopcontract afsluiten. Er zijn verschillende marktvormen: monopolie, oligopolie, volledige mededinging, monopolistische concurrentie. Bij een monopolie heeft de inkoper niet zoveel in te brengen. Er is immers maar één aanbieder. De inkoper kan dan wel een offerte aanvragen en veel wensen hebben, maar de monopolist bepaalt uiteindelijk de prijs (en de voorwaarden). Bij een oligopolie is er sprake van slechts enkele aanbieders. Deze kennen elkaar en elkaars producten natuurlijk erg goed. Ook weten ze dat een inkoper bij al deze aanbieders een offerte zal aanvragen. Als ze de order heel graag willen hebben, zullen ze óf iets aan de prijs doen of de voorwaarden aantrekkelijk maken. De marktvormen volledige mededinging en monopolistische concurrentie zijn voor een inkoper dus het meest ideaal. Dit komt doordat er in verhouding veel aanbieders zijn. De inkoper kan daardoor zelf invloed uitoefenen op een aantal zaken. Voor een inkoper is het prettig als er sprake is van:    

een groot aantal vragers en aanbieders homogene producten een doorzichtige markt een toegankelijke markt.

Groot aantal vragers en aanbieders Als een inkoper bij diverse leveranciers offertes opvraagt, zijn deze hierdoor gedwongen onderling te concurreren. Ze kunnen concurreren door een lage prijs aan te bieden. Een andere manier is om gunstige leveringsvoorwaarden aan te bieden. De inkoper moet er natuurlijk wel voor zorgen dat de baten opwegen tegen de kosten. Het aanvragen van een offerte kan heel tijdrovend zijn. Dit geldt ook voor het vergelijken van diverse offertes. Dan moet het dus om een groot bedrag gaan. In het algemeen is het zo dat de inspanningen, die nodig zijn om offertes aan te vragen en te beoordelen, moeten opwegen tegen de voordelen van een gunstiger inkoopprijs.

Homogene producten De inkoper kan de homogeniteit van de producten vergroten. Dit kan hij doen door de leveringsvoorwaarden en de eisen waaraan het product moet voldoen scherp te omschrijven. Door een precieze omschrijving van de eisen aan een product kunnen de leveranciers er veel minder een eigen gezicht aan geven. De inkoper kan in de offerteaanvraag al aangeven welke leveringsvoorwaarden hij wel of niet acceptabel vindt. Zo worden de offertes van de verschillende aanbieders veel beter vergelijkbaar.

Doorzichtige markt Er is pas sprake van een doorzichtige markt als alle vragers alle productspecificaties en alle prijzen van alle aanbieders kennen. Een inkoper kan de doorzichtigheid van de markt vergroten. Dit kan hij doen door veel offertes aan te vragen en daarbij een duidelijke omschrijving te geven van de minimumspecificaties en leveringsvoorwaarden.

100





Enige jaren geleden ontketende Albert Heijn een prijzenoorlog. Honderden artikelen werden in prijs verlaagd. Andere supermarkten reageerden hierop ook met prijsverlagingen. In de kranten en in hun eigen folders werden de nieuwe prijzen bekendgemaakt. Voor de oplettende consument was er hierdoor sprake van een doorzichtige markt.

Toegankelijke markt Inkopers hebben niet altijd zoveel keus. Dit is het geval als er maar enkele aanbieders zijn van de producten die zij moeten inkopen. Als de inkoper inkoopt voor een groot bedrijf en het orderbedrag hoog is, heeft hij weer meer keus. Dan kan hij andere leveranciers vragen of zij ook de betreffende producten in hun assortiment zouden willen aanbieden. Door proeforders te plaatsen bij andere dan de gewone leveranciers, kan de inkoper bevorderen dat nieuwe aanbieders tot de markt toetreden. De markt moet hiervoor wel toegankelijk zijn. Belemmerende factoren voor het toetreden tot een markt kunnen zijn:    

het ontbreken van (technische) kennis; het moeten aanvragen van vergunningen; het ontbreken van financiële middelen; de tijd die het kost om tot de markt toe te treden.

Soorten inkoopkanalen De detaillist moet de goederen die hij wil verkopen, zelf eerst inkopen. Hij probeert dan natuurlijk een inkoopkanaal te kiezen dat voor hem het gunstigst is. Een detaillist kan meestal zelf bepalen hoe hij zijn assortiment inkoopt:   

via de fabrikant via de groothandel via commerciële samenwerkingsverbanden.

De detaillist kan zijn inkoop dus regelen via de inkoopkanalen. Een inkoopkanaal is de weg waarlangs de inkoop van een detailhandelsbedrijf loopt. Voor de detaillist is het belangrijk dat de inkoop op de juiste wijze verloopt en dat deze zo goed mogelijk aansluit op zijn eigen ondernemingsbeleid. Er zijn vier soorten inkoopkanalen:

Uitgesloten kanaal Zoals de naam al zegt: bij het uitgesloten kanaal wordt de detaillist door de consument uitgesloten. De consument koopt rechtstreeks in bij de groothandel of bij de fabrikant.

Consumenten kunnen bijvoorbeeld naar een zogenoemde factory outlet. Sinds enige tijd bestaan deze ook in Nederland. Hier kunnen consumenten rechtstreeks van de fabrikant tweedekeus kleding of andere artikelen kopen. Ook verkoop via eenhousepartyis een voorbeeld van de rechtstreekse lijn tussen fabrikant en consument. Ook gaan veel consumenten naar de zelfbedieningsgroothandel MAKRO, als ze over een pasje beschikken van hun werkgever.

101





Vrije kanaal Er is sprake van het vrije kanaal als de detaillist rechtstreeks bij de fabrikant of groothandel inkoopt. Voorwaarde voor het rechtstreeks bij de fabrikant inkopen is vakkennis. Daarom gebeurt dit voornamelijk bij artikelen als juwelen, antiek en dergelijke. Onder het vrije kanaal valt ook het inkopen via veilingen en beurzen.

Licht gebonden kanaal Bij het licht gebonden kanaal is de detaillist afhankelijk van de vakkennis van anderen bij de inkoop. Hij kan dan proberen samen te werken met een servicemerchandiser. Hij kan zich ook aansluiten bij een inkooporganisatie. Servicemerchandiser Een servicemerchandiser is een samenwerkingsverband waarbij de detaillist een stukje van zijn winkel (bijvoorbeeld een deel van een schap) ter beschikking stelt aan de merchandiser. Deze laatste zorgt dan zelf voor de bevoorrading en de verzorging van het schap. Sorbo is een voorbeeld van een servicemerchandiser. Hier is dus sprake van het licht gebonden kanaal. Inkoopcombinatie Een inkoopcombinatie is een samenwerkingsverband van bijvoorbeeld detaillisten. Zij kopen (een deel van) hun assortiment gezamenlijk in. Hierdoor is de omvang van de orders groter. Daardoor zijn fabrikanten eerder bereid de prijs te verlagen.

Volledig gebonden kanaal Bij het volledig gebonden kanaal kan de detaillist niet zelf bepalen waar hij zijn assortiment inkoopt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een filiaal van een grootwinkelbedrijf.

Inkoop bij fabrikant In de detailhandel gebeurt het niet zo vaak dat men direct bij de fabrikant inkoopt. De inkoper moet dan namelijk alle fasen van de inkoop doorlopen. Ook moet hij heel specifieke vaken marktkennis hebben. In de detailhandel gebeurt dit vooral in de volgende situaties:   

Bij de inkoop van versartikelen, zoals groente, fruit, eieren en vlees. Bij de inkoop van artikelen die een grote vakkennis vereisen, zoals modeartikelen, juwelen, antiek of postzegels. Bij het grootschalig inkopen van goederen. Een detailhandelszaak die goederen in grote hoeveelheden inkoopt, kan met verschillende leveranciers onderhandelen over prijs, kwantumkortingen of aanvullende diensten. Door rechtstreeks bij de fabrikant in te kopen, ontbreken tussenschakels. Dit heeft als voordeel dat een kostenbesparing optreedt.

102





Warenhuizen en grote supermarktketens kopen bijvoorbeeld rechtstreeks in bij leveranciers. Hiervoor is er een centrale inkoopafdeling. In andere situaties is het vaak niet voordelig om rechtstreeks bij de fabriek in te kopen. Integendeel, het kan ook nadelen hebben, zoals:   

een ongunstige prijs; slechte of minder goede betalingsvoorwaarden; trage levering.

Bovendien zijn fabrikanten vaak niet gericht op rechtstreekse levering aan de detailhandel. Soms is rechtstreeks inkopen bij de fabrikant voor de detailhandelsondernemer de enige mogelijkheid om de producten te kunnen gaan verkopen. Dit geldt voor bepaalde shopping goods en specialty goods. De fabrikant heeft dan voor een distributiebeleid gekozen waarbij hij zelf de verkoop in de hand houdt. Hij bepaalt zelf wie zijn producten mogen verkopen. Er zijn verschillende vormen van distributie waarvoor de fabrikant kan kiezen:

Intensieve distributie De fabrikant die zijn producten over een zo groot mogelijke markt wil verspreiden, kiest voor intensieve distributie. Dit wordt het meest toegepast door fabrikanten van convenience goods, zoals levensmiddelen en wasmiddelen. Zij willen graag dat zo veel mogelijk detaillisten hun product voeren. Door de hoge marktspreiding probeert de fabrikant een bepaald marktaandeel te veroveren. De consument heeft voor het kopen van deze goederen maar een beperkte inspanningsbereidheid. Voor de detaillist heeft intensieve distributie een aantal voordelen:   

De fabrikant stelt geen speciale eisen aan de detaillist. Het assortiment is gemakkelijk uit te breiden. Er zijn over het algemeen veel aanbieders.

Bij de intensieve distributie kan er sprake zijn van tussenhandel. Omdat de fabrikant zijn goederen op zo veel mogelijk plaatsen wil verspreiden, verkoopt hij zijn goederen soms via de tussenhandel aan detaillisten.

Exclusieve distributie Soms kiest de fabrikant voor exclusieve distributie. Via exclusieve distributie worden vooral specialty goods verspreid. Voor deze goederen zijn consumenten bereid veel moeite te doen. Per gebied wijst de fabrikant een detaillist aan die de alleenverkooprechten krijgt. Deze detaillist heeft dan binnen zijn gebied een monopoliepositie voor dit merk. Dat levert hem een groot voordeel op. Hij weet zeker dat hij in zijn gebied geen concurrenten heeft. Een nadeel kan zijn dat de fabrikant wil bedingen dat de detaillist geen concurrerende merken voert.

Selectieve distributie Selectieve distributie is een vorm tussen intensieve en exclusieve distributie. De artikelen zijn niet exclusief en zijn over het algemeen shopping goods. De fabrikant selecteert bijvoorbeeld detaillisten aan de hand van criteria die hij belangrijk vindt. De fabrikant stelt eisen aan de detaillist en het verkooppunt, zoals:    

vakbekwaamheid een bepaalde winkelformule vestiging op een A-locatie een goede omzetcapaciteit.

103





De fabrikant kan op deze manier de marktspreiding beperken en toch een redelijk marktaandeel veroveren. Voor de fabrikant heeft deze vorm nog een ander voordeel. Hij heeft invloed op de detaillisten die zijn merk verkopen en op de kwaliteit die ze leveren.Ook hier bestaat een rechtstreeks contact tussen de detaillisten en het verkoopapparaat van de fabrikant. Warenhuizen en grootwinkelbedrijven kunnen door de fabrikant uitgesloten worden als distributiepunt. Fabrikanten kunnen ook juist kiezen voor deze bedrijven als distributiepunt.

Inkoop bij groothandel De groothandel koopt grote hoeveelheden in bij de producent of fabrikant en verkoopt dit in kleinere hoeveelheden aan de detailhandel. De groothandel is voor de detailhandel een tussenschakel.

Voordelen van de groothandel voor de detailhandel Voor de detailhandel heeft inkopen via een groothandel een groot aantal voordelen.  



De inkoper hoeft niet zelf allerlei fabrikanten te benaderen; de groothandel heeft dit al gedaan. De inkoper hoeft minder kennis te hebben van het specifieke vak en van de markt. De groothandel heeft deze kennis in huis en gebruikt deze bij de inkoop. De detaillist kan bij de inkoop van zijn artikelen gebruikmaken van de kennis die binnen de groothandel aanwezig is. De groothandel koopt grootschalig in. Hierdoor kan ze lagere prijzen bij de fabrikant bedingen. Vaak werkt dit ook weer door in de prijzen die de groothandel aan zijn afnemers berekent.

Een ander voordeel voor de detailhandel van inkopen bij de groothandel is dat de groothandel vaak sneller en goedkoper levert dan de fabrikant. De groothandel heeft zich immers toegelegd op het verzamelen en distribueren van goederen. Veel groothandelsbedrijven hebben toonzalen waar de detaillist zich goed op het aanbod kan oriënteren. Uit het assortiment kan hij dan zijn eigen assortiment samenstellen.

Assortiment en branche De verschillende groothandelsbedrijven hebben vaak een verschillend assortiment. Er zijn bijvoorbeeld groothandels voor kantoorartikelen en voor levensmiddelen. Het assortiment kan verschillen door:  veel verschillende soorten producten  verschillende prijsklassen  veel verschillende uitvoeringen van producten (klein, groot, verschillende kleuren enzovoort). Ook kunnen er meer groothandels zijn die zich in dezelfde branche bevinden. Voor groothandels geldt hetzelfde als voor detailhandelsbedrijven. Er kunnen veel of weinig concurrenten zijn.

Photodisc Er zijn groothandels die gespecialiseerd zijn in allerlei zaken. Groothandels voor de horeca, groothandels voor levensmiddelen en groothandels in kantoorartikelen.

104





Concurrentie Groothandelsbedrijven hebben niet alleen met onderlinge concurrentie te maken. Belangrijke concurrenten zijn de grote, soms internationaal opererende fabrikanten die rechtstreeks intensieve contacten onderhouden met de grootwinkelbedrijven. Hieraan verliezen de groothandelsbedrijven hun marktaandeel. Ze proberen daarom de binding met de afnemers te versterken en de commerciële kracht van de afnemers aan te scherpen.

Voordelen van de groothandel voor fabrikanten De groothandel kan de volgende taken overnemen van de fabrikanten:       

Ze maakt reclame en verzorgt andere vormen van promotie voor het product. Ze verkoopt in verhouding kleine hoeveelheden aan een groot aantal detaillisten. Ze verzorgt opslag en transport. Ze verleent krediet aan afnemers. Ze bouwt een assortiment op waaruit de afnemers kunnen kiezen. Ze verstrekt marktinformatie aan de fabrikant. Ze geeft advies en steun aan detaillisten.

Functie van de groothandel De functie van de groothandel is het verplaatsen van goederen. Ze kopen goederen in het groot in en verkopen ze in kleinere hoeveelheden. Er is dus sprake van onder andere:    

hoeveelheidsverschillen plaatsverschillen tijdsverschillen assortimentsverschillen.

Samenwerkingsverbanden Een detaillist kan ervoor kiezen de inkoop niet helemaal zelf te doen. Dan kan hij een deel van de inkoop overdragen aan een commercieel samenwerkingsverband. Hierin werken zelfstandige ondernemers op een aantal terreinen samen. Hierdoor versterken ze hun marktpositie. Er zijn diverse vormen van commerciële samenwerkingsverbanden die op inkoopgebied samenwerken.

Dealerschap Dealerschap is een vrijblijvende samenwerking tussen een producent en een detaillist. De detaillist krijgt van de producent een bepaalde regionale bescherming of een leveringsvoorkeur. De samenwerking kan variëren van een afspraak (vrijblijvende dealer) tot contractuele vastlegging (hechte dealer). Dealerschap komt onder andere voor bij de meubelen fietsenbranche; in de keukenbranche is dealerschap de meest voorkomende vorm van commerciële samenwerking.

Inkoopvereniging De inkoopvereniging is een samenwerkingsverband tussen verschillende detaillisten. Het hoofddoel is het versterken van de eigen positie door de gezamenlijke inkoop (= grotere orders). Een voorbeeld van bij inkoopverenigingen aangesloten detailhandelsbedrijven zijn de Combi-fotozaken. Voordelen van het lidmaatschap zijn onder andere:     

lagere inkoopprijzen door grotere orders meer leveringszekerheid grotere naamsbekendheid verbetering van de concurrentiepositie ondersteuning op diverse terreinen, zoals promotie en assortimentsopbouw.

105





In de verenigingsstatuten heeft de inkoopvereniging alle verplichtingen vastgelegd. Als de samenwerking strak geregeld is, werkt de inkoopvereniging met (meerjarige) contracten.

Inkoop-verkooporganisatie Inkoopverenigingen beginnen vaak ook op het gebied van de verkoop samen te werken. Ze ontwikkelen bijvoorbeeld een gezamenlijke verkoop- en winkelformule of een gezamenlijk assortimentsbeleid. Intersport-winkels zijn een voorbeeld van deze vorm van samenwerking.

Franchiseorganisatie Bij franchising verhuurt een onderneming haar exploitatiesysteem aan een aantal zelfstandige detaillisten. Dit exploitatiesysteem bestaat onder meer uit de handelsnaam of het handelsmerk, een marketingformule, kennis en ervaring op commercieel gebied en een winkelconcept. De detaillist (de franchisenemer) moet hiervan gebruikmaken. Het exploitatiesysteem is veel geld waard. De franchisegever (de onderneming die het recht verleent) heeft namelijk veel tijd en geld in de ontwikkeling ervan gestoken. Het franchise-exploitatiesysteem is een samenwerking op de volgende gebieden:       

de tenaamstelling van het bedrijf uniforme presentatie de artikelpresentatie de samenstelling van het assortiment inkoop bij de franchisegever of contractleverancier uniforme verkoopprijzen gemeenschappelijke promotie.

Een voordeel voor de franchisenemer is dat hij een kant-en-klaar exploitatiesysteem krijgt. Verder profiteert hij van de naamsbekendheid en van de kennis en ervaring van de franchisegever. Een nadeel is dat hij hiervoor veel geld moet betalen. Ook levert hij veel commerciële vrijheid in. Een voordeel voor de franchisegever is dat hij met relatief weinig geld zijn winkelketen kan uitbreiden. Een nadeel is dat een deel van de winst voor de franchisenemer is.

Vrijwillig-filiaalbedrijf Steeds vaker gaan groothandels en detaillisten vrijwillig samenwerken in een vrijwillig-filiaalbedrijf. Ze doen dit om de strijd te kunnen aangaan met onder andere de grootwinkelbedrijven (zoals Albert Heijn). Eigendom en exploitatie van de deelnemers blijven in handen van de deelnemers zelf. Voordelen van het vrijwillig filiaalbedrijf voor de ondernemer:     

de naamsbekendheid van de winkelformule het behoud van zelfstandigheid de voordelen van centrale inkoop het gebruik van ondersteunende diensten verbetering van de concurrentiepositie.

Nadelen voor de ondernemer:    

de kosten gebondenheid aan de organisatie inkoopbeperkingen overdracht van een deel van de zelfstandigheid.

106





Marktontwikkelingen Nog niet eens zo heel lang geleden, was de wereld voor de detaillist nog redelijk overzichtelijk. Kleding bijvoorbeeld was wel of niet in de mode. De mensen kleedden zich veel meer uniform dan tegenwoordig het geval is. Nu kun je precies dat wat jijzelf mooi vindt, dragen en kopen. De doelgroep van een supermarkt bestond vooral uit (Nederlandse) gezinnen. Klanten zijn tegenwoordig niet meer zo gemakkelijk in grote groepen in te delen. Er wonen tegenwoordig ontzettend veel mensen alleen, er zijn eenoudergezinnen en mensen uit andere culturen. Dan zijn er nog mensen die vooral biologische producten willen kopen, of vegetariërs die om vleesvervangers vragen. Er zijn vele redenen voor de afnemende winkeltrouw. Klanten gaan voor goedkope vleeswaren naar de Aldi en voor een bijzondere salade naar Albert Heijn. Misschien kopen ze hun groente nog wel bij de groenteboer, maar deze verkoopt vaak geen exotische groenten en fruit. Daarvoor moet de klant dus naar een etnische winkel of naar een grote super. Daarnaast is er ook nog het internet met alle webshops. Detailhandelsbedrijven doen hun uiterste best iets te doen aan de afnemende winkeltrouw. Veel detaillisten verlagen de prijzen om klanten te blijven trekken en een goede omzet te maken. Hiervoor is een scherpe inkoopprijs noodzakelijk. Een van de manieren om dat te bereiken, is door internationaal te gaan inkopen. Verder kan men proberen te besparen op logistieke kosten.

Internationale inkoop Een deel van het assortiment in de detailhandel wordt internationaal ingekocht. Wijn, vruchtenconserven en textiel zijn daar voorbeelden van. Een detaillist kan ervoor kiezen zelf de internationale markt op te gaan, maar hij kan zich ook aansluiten bij een internationale inkoopcombinatie. Nationale organisaties bundelen de krachten en kopen onder een gezamenlijke naam in. Een voorbeeld hiervan zijn de Euroshopper-producten van Albert Heijn. In diverse Europese landen zijn deze Euroshopper-producten in een vergelijkbare verpakking te koop. De voordelen van de gezamenlijke inkoop op de internationale markt zijn vrijwel dezelfde als die op de nationale markt. Een extra nadeel is wel dat de goederen over een grotere afstand vervoerd moeten worden. Wanneer er niet wordt samengewerkt, is elke organisatie zelf verantwoordelijk voor zaken als verpakkingen en vervoer. Hiervoor kan men bijvoorbeeld een gezamenlijk transportnetwerk gebruiken. Een ander nadeel is dat uniforme producten moeten worden ingekocht. Een product zal dus in min of meer dezelfde uitvoering in de verschillende landen worden verkocht. Bij gezamenlijke internationale inkoop zijn per land andere productspecificaties dus uitgesloten.

Ontwikkelingen op de inkoopmarkt en de relatie met leveranciers Een ontwikkeling op het terrein van de inkoop is een accentverschuiving van inkopen op basis van het aanbod op de inkoopmarkt naar inkopen op basis van de vraag op de verkoopmarkt. De consument is steeds vaker uitgangspunt bij de inkoop.

107





Inkoopproces In elk bedrijf moet de voorraad in de pas lopen met de verkopen. Dit geldt ook voor de detailhandel. Te veel voorraad kost veel geld en te weinig voorraad ook. Te veel voorraad neemt schapruimte of magazijnruimte in die dan dus niet meer kan worden benut voor andere artikelen. Te weinig voorraad kan nee-verkopen opleveren. Als een klant niet kan kopen wat hij wil hebben, zal hij misschien naar een andere detaillist gaan. De kans is dan aanwezig dat hij bij die detaillist blijft. Het is dus van wezenlijk belang dat de aanvoer van artikelen goed is geregeld. De detaillist kan dit doen door artikelen in te kopen of door ze te bestellen. Deze beide begrippen worden wel eens door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde.

Inkopen Inkopen is ervoor zorgen dat de juiste goederen, in de juiste kwaliteit, op het juiste moment, tegen de juiste prijs, in de juiste hoeveelheden op de juiste plaats zijn. Deze definitie begint met ‘de juiste goederen, in de juiste kwaliteit’. Daarmee begint ook het inkoopproces. Als je als inkoper niet weet welke goederen er nodig zijn en van welke kwaliteit deze moeten zijn, kun je geen leveranciers zoeken. Voor een plastic horloge voor een peuter moet je een andere leverancier zoeken dan voor een duikershorloge. Ook geldt dat, als de inkoper niet de juiste kwaliteit inkoopt, de ingekochte artikelen onverkoopbaar zullen zijn. De detailhandelszaak heeft een bepaalde winkelformule. De in te kopen artikelen moeten daarin passen. Zodra de inkoper enkele geschikte leveranciers heeft gevonden, kan hij een offerte aanvragen. Tijdens de onderhandelingen worden zaken besproken als de prijs, de kwaliteit en de leveringsvoorwaarden van de artikelen. Niet alleen de prijs is belangrijk, de kwaliteit is dat ook. Een detaillist heeft niets aan artikelen in een kwaliteit die niet bij zijn winkelformule passen. Zelfs niet als de prijs voor die artikelen op zich de juiste is. Een inkoper zal bij de onderhandelingen ook de leveringsvoorwaarden betrekken. Als alle afspraken zijn gemaakt, worden ze vastgelegd in een koopcontract. De leverancier verplicht zich in het koopcontract om volgens de afspraken te leveren; de inkoper verplicht zich om volgens de afspraken af te nemen en te betalen. De inkoop van artikelen kan een eenmalige levering betreffen. Er wordt dan in het contract vastgelegd dat op een bepaald moment een bepaalde hoeveelheid aan de detailhandelszaak wordt geleverd. Een andere mogelijkheid is dat de inkoper in het koopcontract alles vastlegt, behalve de leverdatum. Een dergelijk contract heet een afroeporder. Daarin staat dat op afroep steeds een bepaalde hoeveelheid wordt geleverd. Dit afroepen noemen we bestellen.

Bestellen Bestellen is het meestal routinematig geven van een opdracht aan een leverancier of distributiecentrum om bepaalde artikelen te leveren. Bestellen kan pas plaatsvinden nadat is ingekocht. Wanneer een artikel niet meer in voldoende mate aanwezig is, moet je bijbestellen. Dit doe je dus op basis van een analyse van de voorraad.

Inkopen en bestellen In een detailhandelszaak zal vaker een bestelling worden geplaatst dan ingekocht. Inkopen kost veel meer tijd dan bestellen.

108





Indien het inkopen is uitbesteed aan een commercieel samenwerkingsverband, geldt dit in nog sterkere mate. In een commercieel samenwerkingsverband werken verschillende detailhandelsbedrijven samen. De inkoop bij deze detailhandelszaken gebeurt op basis van de afspraken die de afdeling inkoop van het samenwerkingsverband met de leveranciers heeft gemaakt. Het kan zelfs zo ver gaan, dat de artikelen slechts bij het distributiecentrum van het samenwerkingsverband worden besteld. De ondernemer zal het overgrote deel van de artikelen afnemen van het samenwerkingsverband. Er resteert over het algemeen slechts een beperkt deel van het assortiment dat de ondernemer dan zelf nog mag of wil inkopen.

Functie van inkoop Inkoopbeleid Een inkoper kan zijn werk alleen maar goed doen, als hij weet welk beleid zijn bedrijf voert. Beleid is het aangeven van de manier waarop de doelstellingen van het bedrijf moeten worden bereikt. Een detaillist kan verschillende bedrijfsdoelstellingen hebben, bijvoorbeeld:  Mijn winkel moet binnen twee jaar een omzet hebben van ten minste € 3.000.000.  Binnen vijf jaar wil ik drie filialen in deze stad hebben geopend. Pas als je als detaillist je bedrijfsdoelstellingen hebt geformuleerd, kun je het bedrijfsbeleid bepalen dat hierbij hoort. Een doelstelling geeft dus aan wat je wilt bereiken en met beleid geef je aan hoe je dit wilt bereiken. In het bedrijfsbeleid zijn diverse uitgangspunten benoemd. Een uitgangspunt kan zijn de winkelformule. Een winkelformule zegt iets over het type winkel en bestaat meestal uit drie punten: 1. De doelgroep(en) waarop het bedrijf zich richt, bijvoorbeeld: jongeren, vijftigplussers, welgestelde tweeverdieners. 2. Het assortiment waarmee het bedrijf die doelgroepen wil bedienen. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over de prijsklasse, veel of weinig keus, middelmatig of vernieuwend. 3. De positionering waarmee het bedrijf zich van eventuele concurrenten wil onderscheiden. Een bedrijf kan zich als kwaliteitsbedrijf profileren; dit heeft met name zin als de concurrentie vooral de prijs gebruikt om klanten te trekken. Zodra het bedrijfsbeleid is bepaald, kun je hiervan het inkoopbeleid afleiden. Het inkoopbeleid is dan het aangeven van de manier waarop de inkoop kan bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van het bedrijf. Het inkoopbeleid heeft betrekking op zaken als:    

de logistiek de kwaliteit de inkoopprijs de leverancierskeuze.

Inkoopfunctie Inkopen is niet alleen een financiële aangelegenheid waarbij artikelen tegen de juiste prijs worden ingekocht. Naast directe besparingen op de inkoopprijzen kan de inkoopfunctie ook indirect meewerken aan een verbetering van het bedrijfsresultaat. Indirecte verbetering van het bedrijfsresultaat kan tot stand komen in:  voorraadvermindering  verlaging van kwaliteitskosten (kosten verbonden aan afkeur, reparatie, uitsorteren)  bekorting van doorlooptijden  hogere omzetsnelheid  brutowinstverhoging  grotere flexibiliteit van het bedrijf ten opzichte van veranderingen op de markt.

109





Bij het inkopen voor de detailhandel kun je een onderscheid maken tussen het midden- en kleinbedrijf (MKB) en het filiaal- en grootwinkelbedrijf (GWB). In het midden- en kleinbedrijf bepaalt de ondernemer vaak zelf het inkoopbeleid en voert dan ook zelf de inkoopfunctie uit. Ook komt het in het midden- en kleinbedrijf voor dat een verkoopmedewerker niet alleen verkooptaken, maar ook inkooptaken uitvoert. In het filiaal- en grootwinkelbedrijf is het inkopen een gecentraliseerde taak. Het hoofdkantoor heeft een inkoopafdeling. De inkoopafdeling houdt regelmatig contact met de filialen over het gevoerde assortiment. De inkoopafdeling roept bijvoorbeeld één keer per seizoen de filiaalhouders bijeen. Zij kunnen dan met de inkoopafdeling hun ervaringen over het assortiment uitwisselen. De inkoop is dus een belangrijke en veelomvattende taak en heeft drie doelstellingen: 1. De inkoop is uiteraard de basis voor de verkoop. De inkoop moet ervoor zorgen dat de verkoop van artikelen ongestoord kan verlopen. De inkoper moet ervoor zorgen dat nee-verkopen niet of nauwelijks plaatsvinden. Verder moeten de ingekochte artikelen passen binnen de winkelformule. 2. De inkoop moet proberen een hoog rendement te behalen. Dit kan door onder andere het verlagen van de kosten, het inkopen van grotere partijen en het maken van scherpe afspraken met leveranciers. Lage inkoopprijzen betekenen niet altijd een hoog rendement. Een slechte kwaliteit of te late levering kan meer geld kosten dan de lage inkoopprijs heeft opgeleverd. 3. De inkoop moet zorgen voor betrouwbare leveranciers. Een betrouwbare leverancier levert precies datgene wat is afgesproken op de juiste plaats en tijd. Het kost tijd en geld als de leveringen van een bepaalde leverancier altijd gecontroleerd moeten worden.

Factoren bij inkoop Niet alle artikelen worden op dezelfde manier ingekocht. De manier van inkopen hangt van allerlei factoren af, bijvoorbeeld:    

verschillen tussen leveranciers de bestelgrootte verschillen tussen duurzame en niet-duurzame artikelen de concurrentieverhoudingen.

Daarnaast is het ook van invloed of een bedrijf zich bij de inkoop voor langere tijd vastlegt. Dit kan worden meegenomen in de onderhandelingen. Bijvoorbeeld de afspraak dat de leverancier een lagere prijs rekent als de afnemer toezegt de komende drie jaar met hem zaken te doen. Dan neemt het belang van inkoopbeslissingen toe.

110





Verschillen tussen leveranciers Elke leverancier hanteert zijn eigen levertijd en kan een bepaalde kwaliteit leveren tegen een bepaalde prijs. De inkoper zal op zoek gaan naar een leverancier die een goede kwaliteit kan leveren op het moment waarop dat nodig is. Maar hij is ook op zoek naar een leverancier die dit alles k an bieden tegen een aantrekkelijke inkoopprijs. Hij zal dan een zorgvuldige afweging moeten maken tussen levertijd, kwaliteit en prijs. Daarvan hangt je keuze voor een leverancier af.

Bestelgrootte De hoeveelheid artikelen die moet worden besteld (de bestelgrootte) speelt een belangrijke rol bij de inkoop. Als de detaillist veel van een bepaald artikel verkoopt of een ruim magazijn heeft, kan de inkoper grote hoeveelheden inkopen. Dat kan prijsvoordelen opleveren of tijdsbesparing doordat er minder vaak ingekocht hoeft te worden. Ditzelfde geldt natuurlijk voor detaillisten die gezamenlijk inkopen of voor een detaillist met veel filialen.

Verschillen tussen duurzame en niet-duurzame artikelen Niet-duurzame artikelen zijn artikelen die een beperkte tijd meegaan; dus versartikelen, zoals levensmiddelen en bloemen. Duurzame artikelen zijn artikelen die langere tijd meegaan, bijvoorbeeld meubelen, wasmachines of auto's. Bij niet-duurzame artikelen (de gebruiks- en verbruiksartikelen) kan de houdbaarheidsdatum een rol spelen. Dit heeft direct invloed op de grootte van de bestellingen.

Concurrentieverhoudingen Het is niet altijd mogelijk een artikel van een bepaald merk in te kopen. Dat is het geval als de leverancier aan een concurrent het alleenverkooprecht heeft toegezegd. Een leverancier maakt een dergelijke afspraak wel eens met een detaillist die al jaren vaste klant is en elk seizoen een grote hoeveelheid artikelen inkoopt. Het kan ook zijn dat een leverancier alleen aan kleine detaillisten levert en niet aan filiaalbedrijven of grootwinkelbedrijven wil leveren. Grootwinkelbedrijven maken ook vaak onderling afspraken over de producten die ze gaan inkopen.

Wetgeving Detaillisten willen wel eens een onderlinge afspraak maken, bijvoorbeeld dat ze elkaar niet op merk zullen beconcurreren. Een overeenkomst waarin ondernemingen afspraken maken over welk bedrijf welke merken inkoopt, wordt een mededingingsafspraak genoemd. Zo’n afspraak kan andere winkeliers benadelen. Om te voorkomen dat er scheve concurrentieverhoudingen ontstaan, heeft de overheid een aantal regels opgesteld waarmee zij invloed op de concurrentiesituatie kan uitoefenen. Deze regels zijn vastgelegd in:  

de Mededingingswet de Prijzenwet.

Door de Mededingingswet is het verboden mededingingsafspraken te maken. Daarnaast is in de wet een verbod op misbruik van de economische machtspositie vastgelegd. In de Prijzenwet zijn drie zaken vastgelegd, die vooral betrekking hebben op eerste levensbehoeften: 1. Een ondernemer mag de maximumprijs van bepaalde artikelen in bepaalde gevallen alleen verhogen na toestemming van de overheid. Dit zijn de maximumprijsvoorschriften. 2. Een ondernemer is in bepaalde gevallen verplicht om prijsveranderingen te melden aan de overheid. 3. Elke ondernemer moet een administratie voeren waaruit duidelijk wordt welke kosten zijn gemaakt.

111





Fasen inkoopproces Inkoopvormen Er zijn drie vormen van inkoop, die we vaak aanduiden met hun Engelse term: 1. new task buy (nieuwe aankoop) 2. modified rebuy (gewijzigde herhalingsaankoop) 3. straight rebuy (ongewijzigde herhalingsaankoop). New task buy Bij een new task buy gaat het om een nieuw (nog niet eerder ingekocht) product. Hiervan is sprake als een detaillist een nieuw product of een nieuwe artikelgroep in het assortiment wil opnemen. New task buy kost relatief veel tijd, omdat de inkoper niet kan teruggrijpen op informatie van eerdere inkooptransacties. Hij moet veel zaken tegen elkaar afwegen. Hiervoor is veel nieuwe informatie nodig. Modified rebuy Bij modified rebuy is er sprake van een gewijzigde herhalingsaankoop. Modified betekent gewijzigd en rebuy is herhalingsaankoop. Het gaat hier dus om inkopen die al eerder zijn gedaan, maar deze keer enigszins gewijzigd. Deze wijzigingen kunnen betrekking hebben op de kwaliteit van het product of op de leverancierskeuze. Er is wel behoefte aan nieuwe informatie, maar niet zoveel als bij een new task buy, want er is al veel informatie bekend. De inkoper kan dus wel gebruikmaken van ervaringen uit het verleden. Ook bij modified rebuy heeft de inkoper een uitgebreide inkooptaak en moet hij bewust elke stap van het inkoopproces doorlopen. De snelheid waarmee de inkoopstappen worden genomen, is meestal groter dan bij de new task buy. Straight rebuy We spreken van straight rebuy als bij een bekende leverancier het gebruikelijke product en de vastgestelde hoeveelheid wordt ingekocht. Het is een variant op bestellen. Hier gaat het om een zuiver routinematige inkoop of herhalingsinkoop. In deze situatie is er weinig behoefte aan informatie. Men is tevreden over leverancier en product. Er hoeft niets veranderd te worden. Toch is het altijd verstandig de marktontwikkelingen in de gaten te houden. Er zijn misschien andere aanbieders gekomen, met gunstiger voorwaarden. Ook in dit geval kan bewust inkopen geld opleveren.

Fasen van het inkoopproces Het inkoopproces is te verdelen in drie fasen: 1. de voorbereidingsfase 2. de commerciële fase 3. de administratieve fase. Voorbereidingsfase In de voorbereidingsfase staan centraal de kwantiteit en kwaliteit van het in te kopen product en de markt waarop moet worden ingekocht. Samengevat vindt in deze fase het volgende plaats:  probleemherkenning  behoeftebepaling  leveranciersselectie  offertes aanvragen  beoordeling van de offertes.

112





Commerciële fase In de commerciële fase is het doel de artikelen zo gunstig mogelijk in te kopen. Nu vinden de volgende handelingen plaats:  onderhandelingen  definitieve leverancierskeuze  opstellen van het koopcontract. Administratieve fase In de administratieve fase wordt gecontroleerd of de levering volgens de afspraken verloopt:  orderbewaking  evaluatie (leveranciers, inkoopproces).

Twee subfasen uitgediept Probleemherkenning Het inkoopproces begint bij het ontstaan van een ‘probleem’: de behoefte aan een bepaald product of bepaalde dienst. Misschien is er wel opeens vraag naar een artikel dat tot dat moment niet in het assortiment is opgenomen. Het kan ook zijn dat de leverancier een nieuw artikel aanbiedt. Als inkoper moet je op de hoogte blijven van ontwikkelingen in de markt. Alleen dan kun je snel reageren op mogelijke noodzakelijke wijzigingen in het assortiment. Behoeftebepaling In deze fase wordt de behoefte nader aangeduid. Om te achterhalen of het artikel wel in het assortiment past, zal de inkoper zich op de kopersmarkt moeten oriënteren. Hij moet (misschien door marktonderzoek) antwoord krijgen op de volgende vragen:        

Wat is onze doelgroep? Aan wie wil ik het product verkopen? Hoeveel producten kan ik verkopen? Op welke wijze is dit product te verkopen? Moeten er extra inspanningen voor de verkoop van het product worden gepleegd? Wanneer kan het product verkocht worden? Tegen welke prijs is het te verkopen? Wie verkoopt het product nog meer?

De antwoorden op deze vragen kunnen aangeven of er voldoende vraag is naar het product en of het rendabel kan zijn om het te gaan inkopen.

Bestelmethoden Bestellen is niet hetzelfde als inkopen. Bij bestellen wordt niet onderhandeld, nergens over. De inkoper heeft al in een eerder stadium besloten met welke leverancier hij voor welke artikelen zaken wil doen. Naast de manieren waarop je kunt bestellen welke al besproken zijn in het hoofdstuk bestellen is er ook nog: bestellen via vertegenwoordiger of merchandiser

Bestellen via vertegenwoordiger of merchandiser Binnen het midden- en kleinbedrijf komt deze vorm van bestellen veel voor. Een vertegenwoordiger heeft vaak een modellenboek of monsters bij zich. De inkoper bespreekt de artikelen met de vertegenwoordiger door en bekijkt de artikelen. Vervolgens maakt hij direct of later zijn keuze. Deze manier van bestellen komt veel voor in de modebranche. De merchandiser heeft de producten meestal bij zich. Hij vult de schappen of displays weer met de producten. De merchandiser wordt ook wel een rack jobber genoemd. Als we deze term letterlijk vertalen, staat er: rek-klusjesman.

113





Soms maakt hij een bestellijst op. Op een later tijdstip levert hij dan de producten af en vult de schappen of displays aan. Deze bestel-/levermethode kent men in de wenskaartenbranche en bij diverse productgroepen in de levensmiddelenbranche zoals Conimex.

De merchandiser heeft de producten meestal bij zich. Hij vult de schappen of displays weer met de pr oducten.

Het is wel van belang dat de detailhandelszaak controle houdt op de aanvullingen van de merchandiser. Het aanvullen valt onder de verantwoordelijkheid van de inkoper. De inkoper of de verkoopmedewerker die verantwoordelijk is voor de controle, moet tekenen voor de aanvulling. Meestal hebben de vertegenwoordiger en de merchandiser een vaste tijdsplanning. De dag en het globale tijdstip waarop ze komen, staan vast of worden ruim van tevoren afgesproken.

Begrippen bij bestellen en inkopen In de detailhandelszaak is het erg belangrijk dat de klant niet misgrijpt. De kans is dan aanwezig dat hij naar een concurrent gaat. Misschien komt hij dan nooit meer terug. Alleen door tijdig de juiste artikelen te bestellen, kan de detaillist voorkomen dat hij nee moet verkopen. Bij het bestellen komen allerlei begrippen voor, welke je de meeste al eerder tegenkwam. Om het bestellen nu met het inkopen te completeren, nog even alles op een rijtje.

Afzet De afzet is het aantal stuks dat van een artikel in een bepaalde periode wordt verkocht.

Bestelbescheiden Bestelbescheiden zijn alle formulieren die nodig zijn bij een bestelling.

Besteleenheden Besteleenheden zijn de vaste aantallen waarin een artikel kan worden besteld. Dat kan één artikel zijn, maar bijvoorbeeld ook twaalf in een doos.

Bestelfrequentie De bestelfrequentie is het aantal keer in een bepaalde periode waarop er een bestelling wordt gedaan. Het zegt dus iets over hoe vaak een bestelling wordt geplaatst.

Bestelgrootte De bestelgrootte is de hoeveelheid te bestellen artikelen. De bestelgrootte wordt weergegeven in stuks of besteleenheden.

Bestelmoment Het bestelmoment is het moment waarop de bestelling moet worden geplaatst. Bestellen kun je periodiek of continu doen. Het is wel handig hierover intern afspraken te maken.

114





Periodiek bestellen Periodiek bestellen betekent op een vast tijdstip bij een leverancier bestellen. De besteller vult bijvoorbeeld iedere week een bestelformulier in. In dat geval kiest hij ook vaak een vaste besteldag in de week. Continu bestellen Bij continu bestellen wordt besteld als de voorraad van een artikel het bestelniveau heeft bereikt. Het bestelniveau is het moment dat de voorraadhoogte tot onder een bepaald minimum is gedaald. De minimumvoorraad is de voorraadgrootte waarbij de voorraad aangevuld moet worden en er bepaalde artikelen bijbesteld moeten worden. Het bestelniveau is de voorraadgrootte waarbij een nieuwe bestelling moet worden gedaan.

Bestelniveau Het bestelniveau of bestelpunt is het moment waarop de voorraadgrootte onder het vastgestelde minimum valt. Dan moet het bedrijf een bestelling plaatsen.

Levertijd De levertijd is de tijd die ligt tussen het moment van bestellen en het moment van levering van de artikelen. De besteller moet rekening houden met de levertijd bij het bepalen van het bestelmoment en de bestelgrootte. De levertijd van versproducten is bijvoorbeeld vaak één tot enkele dagen, voor meubelen kan die vele maanden zijn. Ook kun je te maken krijgen met vaste momenten van levering. Sommige leveranciers bezorgen bijvoorbeeld in een bepaald deel van het land altijd in de tweede week van de maand.

Maximumvoorraad De maximumvoorraad is de grootste voorraad van een artikel die je wenst aan te houden. De meeste detaillisten hebben geen onbeperkte voorraadruimte. Ze moeten goed nagaan wat de maximumvoorraad is die ze van een bepaald artikel kunnen houden. Hiermee moet de besteller rekening houden bij het plaatsen van een bestelling.

Minimumvoorraad De minimumvoorraad is de voorraadgrootte waarbij de voorraad aangevuld moet worden en er bepaalde artikelen bijbesteld moeten worden. Dit om nee-verkopen te voorkomen.

Omzetsnelheid De omzetsnelheid is het aantal malen per jaar dat de gemiddelde voorraad van een artikel wordt verkocht.

Servicegraad De servicegraad is de mate waarin een detaillist in staat is om tussen twee levertijden altijd artikelen uit het gevoerde assortiment te verkopen. Het gaat er dus om dat de juiste artikelen, in de juiste hoeveelheden, op het juiste moment op de juiste plaats aanwezig zijn.

Veiligheidsvoorraad De veiligheidsvoorraad is de extra voorraad die moet worden aangehouden als een soort reserve, om onverwachte extra vraag aan te kunnen.

115





Inkoop-, bestelen voorraadkosten Het aanhouden van een voorraad kost geld. Deze kosten bestaan uit bestelen voorraadkosten. Bestelkosten zijn kosten die verbonden zijn aan het plaatsen van een bestelling. Inkoop- en bestelkosten bestaan voornamelijk uit administratiekosten en loonkosten. Voorraadkosten zijn kosten die ontstaan door het aanhouden van voorraden.

Voorraadkosten Er zijn drie soorten voorraadkosten te onderscheiden. Deze voorraadkosten worden ook wel de drie R’s genoemd. De drie R’s zijn: 1. ruimtekosten 2. rentekosten 3. risicokosten. Ruimtekosten Ruimtekosten zijn de kosten die worden gemaakt omdat het bedrijf een magazijn nodig heeft. Hier wordt de voorraad artikelen tijdelijk opgeslagen. Voorbeelden van ruimtekosten zijn:  huur van het magazijn  onderhoudskosten (bijvoorbeeld schilderwerk)  afschrijvingskosten van stellingen en transportmiddelen  energiekosten, zoals verwarming en elektra  kosten van het magazijnpersoneel. Veel bedrijven, supermarkten bijvoorbeeld, hebben geen magazijn meer bij de winkel. De artikelen die worden afgeleverd, worden meteen in de schappen gelegd. Hierdoor heeft het bedrijf geen magazijnkosten meer. De voorraad ligt gewoon in de winkel. Dit betekent dus dat de voorraden dure verkoopruimte in beslag nemen. Het aanhouden van grote voorraden van bepaalde artikelen in de winkel heeft een groot nadeel. Dit gaat namelijk ten koste van de variëteit van artikelen in het assortiment. Immers, hoe groter de voorraad van elk artikel, hoe minder artikelen je kunt opnemen in het assortiment. Een ander nadeel is dat er frequenter moet worden geleverd, soms dagelijks of om de dag. Hierdoor kan de winstgevendheid van het assortiment teruglopen. De detaillist moet dus een nauwkeurige inschatting maken van de hoogte van de minimum- en maximumvoorraad. Rentekosten De artikelen die een detaillist inkoopt, kosten geld. De opgeslagen voorraad is dus in feite een investering. Het geld van de detaillist zit ‘in’ de artikelen die op voorraad liggen. Een detaillist moet soms eerst geld lenen voordat hij de artikelen kan bestellen. Over dat geleende geld moet hij dan rente betalen. Pas als de artikelen zijn verkocht die hij met dat geleende geld heeft betaald, kan hij de lening aflossen. Zolang de artikelen uit de voorraad niet zijn verkocht, is er dus sprake van renteverlies. Tegenover de kosten van de lening staan dan immers geen opbrengsten. Het kan ook zijn dat de detaillist niet hoeft te lenen omdat hij voldoende geld op de bank had staan. Dan is er sprake van renteverlies. Het geld dat in de voorraad is geïnvesteerd, had ook nog op de bank kunnen staan en rente kunnen opleveren. Deze rente loopt hij mis doordat hij het in de voorraad heeft geïnvesteerd.

116





Risicokosten Het aanhouden van een voorraad brengt risico’s met zich mee. Deze risico’s kunnen geld kosten. Vijf voorbeelden van risicokosten: 1. Waardeverlies. Als artikelen lang in voorraad worden gehouden, kan de kwaliteit van die artikelen achteruitgaan. Hierdoor worden ze minder waard. 2. Lagere winst. Als de verkoopprijs van artikelen daalt, wordt de winst kleiner op de artikelen die nog in voorraad zijn. 3. Onverkoopbaarheid. De vraag naar artikelen kan afnemen, bijvoorbeeld doordat ze uit de mode raken. 4. Beschadiging van opgeslagen goederen. 5. Diefstal van opgeslagen goederen.

Relatie tussen inkoop-, bestelen voorraadkosten Als een detaillist een bepaalde voorraad aanhoudt, is er een grote kans dat hij (bijna) altijd aan de vraag van de consumenten kan voldoen. Hij wil immers geen ‘nee’ verkopen. Maar omdat het aanhouden van een voorraad geld kost, is het verstandig de voorraad zo klein mogelijk te houden. Hoe kleiner de voorraad, hoe kleiner de kosten die aan het aanhouden van die voorraad verbonden zijn. Als je een kleine voorraad aanhoudt, dan betekent dit ook dat je regelmatig kleine bestellingen doet. De bestelkosten bij kleine bestellingen zijn in verhouding echter hoger dan bij grote bestellingen. In dit opzicht kun je dus beter een grote voorraad aanhouden, zodat je grote bestellingen kunt plaatsen. Bestel- en voorraadkosten hebben dus invloed op elkaar:  

Een grote bestelling brengt relatief lage bestelkosten en hoge voorraadkosten met zich mee. Een kleine bestelling brengt relatief hoge bestelkosten en lage voorraadkosten met zich mee.

Daarom is het van belang dat de detaillist een optimale afstemming vindt tussen voorraad- en bestelkosten. Bestelling

Bestelkosten

Voorraadkosten

Groot

laag

hoog

Klein

hoog

laag

Relatie tussen bestelgrootte enerzijds en bestelen voorraadkosten anderzijds

Bij het vaststellen van de voorraadgrootte per artikel zijn de volgende punten van belang:  

De voorraad moet voldoende groot zijn om nee-verkopen te voorkomen. De voorraadkosten moeten zo laag mogelijk worden gehouden. Zo laag mogelijke voorraadkosten betekent een zo klein mogelijke voorraad.

Aan de hand van een afweging tussen de voorraad- en bestelkosten stelt de detaillist de bestelgrootte vast.

117





Bepalen bestelgrootte bij de inkoop De inkoper moet de maximumvoorraad in de gaten houden als hij moet beslissen hoeveel hij moet bijbestellen. De hoogte van de minimum- en maximumvoorraad is afhankelijk van de levertijd van het artikel. De levertijd kan worden beïnvloed door onverwachte pieken in de vraag. Als er bijvoorbeeld door mooi weer veel vraag is naar strandartikelen, is het verstandig om een grotere minimum- en maximumvoorraad van deze artikelen aan te leggen. Doordat deze artikelen veelgevraagd zijn, zal de levertijd waarschijnlijk langer zijn dan normaal. De minimum- en maximumvoorraad zijn ook afhankelijk van de bestelkosten en de voorraadkosten.

Factoren bij bepalen bestelgrootte De bestelgrootte is de hoeveelheid te bestellen artikelen. De bestelgrootte is van de volgende factoren afhankelijk: Levertijd De levertijd van een artikel is een belangrijke factor. Als bijvoorbeeld bekend is dat dozen shampoo een levertijd hebben van één week, dan houd je als inkoper daarmee rekening bij het bepalen van de bestelgrootte. Koopgedrag Wanneer de vraag naar een bepaald product om de een of andere reden toeneemt (bijvoorbeeld door een positieve beoordeling in de Consumentengids), dan pas je de bestelgrootte van dat product daarop aan. Je moet dan meer artikelen van dit product bestellen. Als je dit niet doet, moeten de klanten erg lang wachten. De kans dat ze naar een andere winkel gaan waar het gewenste artikel wel in voorraad is, is dan erg groot. Zo verlies je als detaillist klanten en omzet! Maximumvoorraad De maximumvoorraad die is vastgesteld aan de hand van de afzet en de levertijd, bepaalt per artikel de bestelgrootte. De inkoper zal de bestelgrootte immers laten afhangen van de hoeveelheid artikelen die nodig is om de voorraad aan te vullen tot de maximumhoeveelheid. Veiligheidsfactor De omzet van de meeste artikelen is niet constant, maar kan per week verschillen. De ene week worden van een artikel meer stuks verkocht dan de andere week. Het is dan moeilijk vast te stellen welke voorraad nodig is om nooit ‘nee’ te hoeven verkopen. Het aantal artikelen dat je bestelt om aan de schommelingen in de vraag te kunnen voldoen, noemen we de veiligheidsfactor.

118





Inkoopplanning Inkoopbeleid Elk bedrijf in de detailhandel heeft een ondernemingsbeleid of bedrijfsbeleid. Bij een klein bedrijf staat dit misschien niet op papier. Toch is dit wel verstandig. Het dwingt de ondernemer na te denken over een aantal zaken. Om het bedrijfsbeleid te kunnen bepalen, moet je de bedrijfsdoelstellingen formuleren.

Dit is een duidelijk geformuleerde doelstelling. Na deze drie jaar kan de ondernemer toetsen of het doel gehaald is.

Inkoopplan Onderdeel van het bedrijfsbeleid is het inkoopbeleid. De ondernemer werkt het inkoopbeleid verder uit in het inkoopplan. Hierin horen zaken als: welke artikelen willen we inkopen, bij wie, wanneer enzovoort. Aan de hand van het bepaalde inkoopbeleid wordt de inkoopplanning gemaakt.

Als bijvoorbeeld een inkoper voor een kledingzaak voor het komende winterseizoen kleding moet inkopen waarop een hogere brutowinstmarge kan worden gehaald, kan hij dit bereiken door:  

artikelen in te kopen met een lagere inkoopprijs; artikelen in grotere hoeveelheden in te kopen.

Bij het formuleren van een inkoopplan moet de ondernemer rekening houden met zowel de interne als de externe bedrijfssituatie.

119





Interne bedrijfssituatie De interne bedrijfssituatie heeft te maken met de doelstellingen die het bedrijf heeft geformuleerd. Denk hierbij aan het merken- en prijsbeleid, de gewenste omzet en de winkelformule. Een detaillist die zijn winst wil verhogen, zal artikelen inkopen met een hoge winstmarge. Voorbeeld Een winkel als De Bijenkorf richt zich op een doelgroep die de kwaliteit belangrijker vindt dan de prijs. De inkoper zal dure fabrikantenmerken inkopen met een hoge kwaliteitsstatus, zoals Vandyck voor dekbedden en dekbedhoezen en McGregor voor herenkleding. Externe bedrijfssituatie De externe bedrijfssituatie heeft onder andere te maken met de marktpositie die het bedrijf inneemt. Ook gaat het erom of het bedrijf al dan niet bij een inkoopcombinatie is aangesloten. Een winkelier die is aangesloten bij een inkoopcombinatie, heeft een aantal vaste leveranciers bij wie hij tegen lagere prijzen artikelen kan inkopen. Een winkelier die niet is aangesloten bij een inkoopcombinatie, moet zelf op zoek gaan naar geschikte leveranciers.

Inkoopactieplan De inkoper zal het inkoopplan uitwerken in een inkoopactieplan. Zoals het woord al zegt, staan hierin alle acties die nodig zijn om het inkoopbeleid te verwezenlijken. Om dit inkoopplan op te stellen, heb je veel informatie nodig. Deze informatie haal je uit de volgende bronnen: 

  

 

 

De voorraadadministratie en omzetcijfers. Hierin vind je gegevens over de omzetsnelheden, de voorraadposities en dergelijke. Hierdoor krijg je inzicht in de groei of stagnatie van de verkoop van artikelen of productgroepen. De leveranciers. Zij kunnen marktinformatie geven naar welke artikelen er veel of weinig vraag is. Persoonlijke contacten. Contact met collega-detaillisten of concurrenten is erg belangrijk. Marktonderzoekbureaus. Bij deze bureaus kun je marktonderzoekgegevens kopen, zoals verkoopcijfers, prijsontwikkelingen en gegevens over bijvoorbeeld reclameacties van de concurrentie. Vakbladen en vakpublicaties. Hieruit kun je informatie halen over marktontwikkelingen. Algemene vaktijdschriften. In algemene, niet-branchegerichte tijdschriften kun je ook lezen over marktontwikkelingen en trends. Voorbeelden van dit soort tijdschriften zijn tijdschriften over inkoop, logistiek, detailhandel en marketing. Beurzen. Beursbezoek en het bezoeken van inkoopdagen zijn voor inkopers of ondernemers een goede manier om zich op ontwikkelingen op het vakgebied te oriënteren. Signalen van klanten. Klanten vragen naar artikelen, praten met het verkooppersoneel en spreken hun wensen over het assortiment uit.

Evaluatie Nadat een beleid enige tijd is uitgevoerd, is het zinvol te evalueren. Bij de evaluatie gaat de inkoper na of hij de gestelde doelen heeft behaald. Als dit niet zo is, moet hij uitzoeken hoe dat komt. De analyse kan aanleiding zijn om het geformuleerde beleid (of onderdelen ervan) bij te stellen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een bedrijf het gewenste marktaandeel niet heeft bereikt. De ondernemer moet zich dan afvragen wat daarvan de oorzaken zijn. Er kan een externe oorzaak zijn, maar ook een interne. Het kan zijn dat de inkoper een fout heeft gemaakt, zoals:    

een verkeerde samenstelling van het assortiment; te hoge verkoopprijzen; veel nee-verkopen in een bepaalde periode, waardoor klanten vaker bij de concurrent hebben gekocht; een verkeerd personeelsbeleid.

120





Voorbeeld: Een winkel als Bristol zal geen dure schoenen of kleding kunnen verkopen. De klanten die deze winkel binnenkomen, zijn op zoek naar laaggeprijsde artikelen.

Wanneer je als ondernemer weet wat de oorzaken zijn, kun je per oorzaak bekijken hoe dit is ontstaan. Het kan zijn dat er in het inkoopbeleid aanpassingen nodig zijn, of dat het beleid op meer terreinen moet worden aangepast. Misschien moet je zelfs het gestelde ondernemingsbeleid wijzigen.

Verkoopmarkt Je kunt niet goed inkopen zonder een grondige kennis van de verkoopmarkt. Op veel markten is het erg moeilijk om de toekomstige vraag te voorspellen. Goede kennis van de toekomstige vraag is natuurlijk vooral van belang bij artikelen die je lang van tevoren moet inkopen. Dit speelt veel minder bij versproducten. Factoren die invloed hebben op de vraag zijn bijvoorbeeld:   

technische ontwikkelingen demografische ontwikkelingen economische ontwikkelingen.

Technische ontwikkelingen De vraag is onder andere te verdelen in de volgende soorten vraag:   

de initiële vraag de vervangingsvraag de additionele vraag.

Initiële vraag Bij de initiële vraag koopt de consument een product voor de eerste keer. Een voorbeeld is een stel dat gaat samenwonen en een breedbeeldtelevisie gaat kopen. Ze zullen proberen zo veel mogelijk informatie over het product te verzamelen. Misschien halen ze bij verschillende winkels folders of kijken ze op internet, verdiepen zich in de technische specificaties en vergelijken de uitvoering van de verschillende merken. Verder is de prijs natuurlijk een belangrijke factor. Van initiële vraag is ook sprake als er een nieuw product op de markt komt. In dat geval is het voor de inkoper erg moeilijk om in te schatten of en zo ja, hoe goed het product zal aanslaan. Gaat de consument bij wijze van spreken in de rij staan om zo’n nieuw product te kunnen kopen? Of is het wachten op de eerste initiatiefnemers die zoiets nieuws wel eens willen uitproberen? Op een bepaald moment is van bepaalde artikelen vrijwel geen initiële vraag meer mogelijk. Dan is de markt verzadigd. Een voorbeeld van een product met een verzadigde markt is de mobiele telefoon. Vrijwel iedereen, jong en oud, heeft inmiddels een mobiele telefoon of is al een stapje verder met een i-phone. Dus worden er minder van verkocht. De fabrieken proberen deze teruglopende vraag op te vangen door allerlei extra technische snufjes aan te bieden. De detaillist kan proberen hieraan iets te doen door extra’s aan te bieden, zoals extra beltegoed.

121





Vervangingsvraag Vervangingsvraag is de vraag die ontstaat als de consument opnieuw een zelfde artikel koopt. Hiervoor kunnen verschillende redenen zijn:  Het ‘oude’ artikel is versleten of stuk.  Technische ontwikkelingen die het aantrekkelijk maken om het artikel te vervangen.  De consument kan uitgekeken zijn op het artikel. Het merk, de uitstraling, de kleur of de vorm passen niet meer bij hem. En dan gaat hij op zoek naar een vervangend product.

In je keuken staat een nog prima functionerende blauwe plastic afvalemmer, maar je hebt de keuken pas geverfd en gemoderniseerd. De blauwe kleur vloekt met de nieuwe kleuren. Misschien koop je dan een moderne afvalemmer.

Additionele vraag Van additionele vraag is sprake als de consument een tweede of derde exemplaar van een bepaald artikel aanschaft. Een tweede computer bijvoorbeeld, of een televisie voor in de slaapkamer.

Demografische ontwikkelingen Als inkoper moet je niet alleen op de hoogte blijven van de technische ontwikkelingen die de vraag kunnen beïnvloeden. Je moet ook rekening houden met demografische ontwikkelingen. Demografische ontwikkelingen zijn bijvoorbeeld het grotere aantal eenpersoonshuishoudens, de vergrijzing en de toename van het aantal tweeverdieners. Eenpersoonshuishoudens Het aantal mensen in Nederland dat alleen woont, neemt nog steeds toe. Inmiddels is de verdeling al:   

een derde van de bevolking woont samen zonder kinderen; een derde van de bevolking woont samen met kinderen; een derde van de bevolking woont alleen.

Mensen die alleen wonen, hebben een ander koopgedrag dan mensen die met een of meer anderen samenwonen. Een hele bloemkool bijvoorbeeld is al gauw te groot. Vooral op de markt van versartikelen hebben de detaillisten hierop ingespeeld. Er zijn nu bij de meeste winkels wel kleinere verpakkingen te koop. Veel winkels verkopen zelfs kant-en-klare maaltijden voor één persoon.

122





Wat moet je als je alleen woont met een koffiezetapparaat dat geschikt is voor 10-15 kopjes? Dat apparaat gebruik je alleen maar als je een aantal gasten hebt. Dan denk je eerder aan een Senseo die een kopje per keer zet...

Vergrijzing De Nederlandse bevolking wordt tegenwoordig gemiddeld ouder dan vijftig jaar geleden. Het gevolg hiervan is dat er in Nederland een grote groep vijftigplussers is. Deze mensen hebben op bepaalde gebieden andere wensen dan jongeren. Sommige detaillisten kunnen hierop inspelen. Dat kan niet altijd, omdat veel mensen uit die doelgroep niet op hun leeftijd willen worden aangesproken. Tweeverdieners Steeds meer mensen die gaan samenwonen, krijgen niet meteen kinderen. Vroeger was het vaak zo dat kinderen pas uit huis gingen om te trouwen. De vrouw stopte met werken en er kwamen al vrij snel kinderen. Tegenwoordig wonen stellen vaak lang samen voordat er kinderen komen – als er al kinderen komen. De groep tweeverdieners met en zonder kinderen wordt steeds groter. Vaak hebben ze weinig vrije tijd en veel geld te besteden. Een geweldige doelgroep dus voor veel detaillisten. Vooral voor detaillisten die diensten of artikelen kunnen bedenken waarmee deze drukke mensen tijd kunnen besparen. In de markt van versproducten is daarom nu volop voorgewassen en voorgesneden groente te koop. Eethuisjes die maaltijden aan huis bezorgen schieten als paddenstoelen uit de grond. Ook hondenuitlaatdiensten zijn al niet meer zo vreemd.

Economische ontwikkelingen Als inkoper moet je dus met allerlei factoren rekening houden bij het plannen van de inkopen. In welke markt je ook opereert, altijd moet je rekening houden met de verkoopmarkt. Ook de economische ontwikkelingen spelen daarbij een rol. Is er veel werkloosheid, dan geven mensen hun geld vooral uit aan de dagelijkse boodschappen. Als het juist goed gaat met de economie, dan wordt meer geld uitgegeven aan luxezaken zoals vakanties en meubels.

Product, prijs, hoeveelheid Om het inkoopbeleid te kunnen uitvoeren, beschikt de inkoper over een aantal instrumenten. In het algemeen kun je de volgende zes instrumenten onderscheiden: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

het productbeleid het prijsbeleid de optimale bestelhoeveelheid het kiezen van een leverancier het kiezen tussen zelf maken en uitbesteden (make or buy) vendor rating.

123





De inkoopinstrumenten zijn in feite eisen die op een aantal terreinen aan de inkoop worden gesteld. De eerste drie instrumenten bespreken we hier.

Productbeleid Bij het productbeleid is kwaliteit een belangrijk begrip. Kwaliteit is de geschiktheid van een product om aan een bepaald doel te voldoen. Met andere woorden: een bepaald product hoeft niet van de hoogste kwaliteit te zijn, maar moet wel voldoende geschikt zijn om het gewenste resultaat te bereiken. We spreken ook wel van de meest gewenste kwaliteit van een product. De meest gewenste kwaliteit kan worden beschreven door de minimumspecificaties vast te stellen. De minimumspecificaties zijn de eisen waaraan het product minimaal moet voldoen. Bij het vaststellen van die specificaties moet je als inkoper rekening houden met het effect van dat artikel op de omzet. Je moet dus rekening houden met de verkoopbaarheid van de artikelen. Je moet dan letten op artikelen waar weinig vraag naar is en artikelen waar juist veel vraag naar is. Je moet dan ook veranderingen in de omzetontwikkeling constateren en hierop inspelen bij vervolginkopen.

Prijsbeleid Als inkoper moet je ervoor zorgen dat de totale kosten van de in te kopen artikelen zo laag mogelijk zijn. Zo laag mogelijk betekent dus niet altijd ‘de laagste prijs’. Het kan zijn dat tegen de laagste prijs alleen artikelen van een te slechte kwaliteit te koop zijn. De totale kosten van de inkoop bestaan uit de inkoopprijs van de artikelen plus alle kosten tot en met het magazijn, zoals opslagkosten en bestelkosten. De inkoper kan proberen de inkoopprijs te beïnvloeden, bijvoorbeeld door:    

minimumspecificaties vast te stellen; proberen gebruik te maken van prijsverschillen tussen verschillende leveranciers; de juiste leverancier uit te zoeken; dit is de leverancier die tegen de laagste prijs de gewenste kwaliteit kan leveren; gebruik te maken van prijsverschillen in de loop van de tijd; zo kunnen grondstoffen vlak na de oogst goedkoper zijn dan na verloop van tijd, het is dan een kwestie van afwegen wat het duurste is: vroeg kopen en zelf opslaan of pas later kopen uit de opslag van een ander.

De tijd van een inkoper is beperkt en ook zijn tijd kost geld. Daarom mag hij niet te veel tijd besteden aan het voor een betrekkelijk klein bedrag inkopen van artikelen.

Optimale bestelhoeveelheid Als inkoper moet je ervoor zorgen dat de juiste artikelen in de juiste hoeveelheden op het juiste moment en de juiste plaats aanwezig zijn. Dit om nee-verkopen te voorkomen. De totale kosten van een product bestaan dus uit de totale inkoopprijs plus de voorraad- en bestelkosten. Deze laatste kosten moet je zo laag mogelijk houden. Je moet dus steeds een afweging maken tussen:  

meer inkopen met een hogere korting, maar met hogere voorraadkosten en minder inkopen met minder korting en lagere voorraadkosten.

Je moet dus keuzes maken over de omvang van de voorraden en over de samenstelling ervan. Ditzelfde geldt bij het plaatsen van bestellingen. In het algemeen geldt het volgende. De bestelkosten stijgen naarmate er kleinere hoeveelheden worden besteld, en dus het aantal bestellingen per jaar toeneemt. Omdat de voorraden dan kleiner zijn, zullen de opslagkosten dalen. De optimale bestelhoeveelheid is de hoeveelheid waarbij de bestelkosten gelijk zijn aan de voorraadkosten.

124





Bij deze keuzes moet je antwoord vinden op onder meer de volgende vragen:       

Wat kost het om voorraden aan te houden? Hoeveel geld gaat er in de voorraden zitten? Is dat geld er ook? Hoe moet het met seizoensgebonden producten die toch het hele jaar door leverbaar moeten zijn? Zijn de goederen wel geschikt om op te slaan? Hoe zit het met de houdbaarheid? Is er kans op prijsschommelingen? Hoe groot is de leverbetrouwbaarheid van de leverancier? Is er kans op politieke onrust in het land dat de artikelen levert?

Je begrijpt dus wel dat het aanhouden van voorraden heel wat zorgen en kosten met zich mee kan brengen.

Leverancierskeuze Om het inkoopbeleid te kunnen uitvoeren, beschikt de inkoper over een aantal instrumenten. De laatste drie inkoopactie-instrumenten van het inkoopbeleid bespreken we hier: 1. het kiezen van een leverancier 2. het kiezen tussen zelf maken en uitbesteden (make or buy) 3. vendor rating.

Leverancierskeuze Het instrument leverancierskeuze bevat twee elementen: 1. de keuze voor de leverancier die het artikel gaat leveren; 2. de keuze voor het aantal leveranciers voor een bepaald artikel. Bij bepaalde artikelen moet je besluiten of je de artikelen afneemt van één of van meer leveranciers: single sourcing of multiple sourcing. Single sourcing Bij single sourcing koop je alle artikelen bewust bij één leverancier, zelfs als meer leveranciers die artikelen kunnen leveren. Voordelen zijn onder andere:     

grotere wederzijdse betrokkenheid; kortingen door een groter inkoopvolume; financieel voordeel door verlaging van de indirecte inkoopkosten, zoals administratieve kosten en kosten voor leveranciersbezoek; het leveringsproces door die ene leverancier kan beter worden beheerst; betere service van de leverancier.

Een nadeel kan zijn de grotere afhankelijkheid van die ene leverancier. Multiple sourcing Als je grote hoeveelheden inkoopt, kun je kiezen voor multiple sourcing. Dit is levering van dezelfde goederen door twee of meer leveranciers. Zij zijn dus concurrenten van elkaar. Voordelen van multiple sourcing zijn:    

Door prijsvergelijking is onderhandeling mogelijk over lagere prijzen. De leveranciers moeten scherpe prijzen blijven hanteren. Het leveringsrisico wordt over meer leveranciers verdeeld. Een kleinere afhankelijkheid van leveranciers.

125





Nadelen van multiple sourcing zijn:    

hogere indirecte inkoopkosten een omvangrijker leveranciersbeheer meer logistieke handelingen minder service.

Een ondernemer zal voor verschillende artikelen een andere keuze maken.

Zelf maken of uitbesteden Zelf maken of uitbesteden is voor een aantal detailhandelszaken een wezenlijke beslissing. De Engelse term voor de keuze tussen zelf maken of uitbesteden is ‘make or buy’. Uitbesteed werk moet je dus inkopen. Van uitbesteden is sprake als een onderneming goederen door anderen laat maken die ze zelf ook zou kunnen maken; of als ze anderen voor advies inhuurt, terwijl ze zelf die kennis in huis heeft. Het uitbesteden kan om technische redenen gebeuren, bijvoorbeeld als in de winkel een bepaald apparaat ontbreekt. Uitbesteden kan ook om economische redenen gebeuren. Voordelen van het zelf maken kunnen zijn:     

een relatief lage eigen kostprijs; het voorkomen van een te hoge bezettingsgraad van de eigen machines; de toegevoegde waarde van het zelf produceren; onafhankelijkheid van leveranciers; betere controle op de kwaliteit.

Een nadeel van zelf maken kan zijn dat je minder invloed hebt op de kwaliteit of de levertijd. Ook uitbesteden kan een goede keuze zijn. Dat is het geval als de investeringen voor het zelf maken niet in verhouding staan tot de voordelen; dus als de toeleverancier eenvoudigweg goedkoper is.

Vendor rating Leveranciers vragen verschillende prijzen en bieden niet altijd dezelfde kwaliteit. Ze hanteren vaak verschillende leveringsvoorwaarden, zoals transporten verzekeringskosten, kortingsregelingen en service en garantie. Deze kunnen veel belangrijker zijn dan de prijs op zich. Een leverancier die een hoge prijs vraagt, maar direct kan leveren, is soms interessanter dan een goedkope leverancier met een lange levertijd. Leveranciers worden daarom op de volgende drie criteria geselecteerd: prijs, kwaliteit en levertijd. Het is erg moeilijk om deze drie criteria te vergelijken. Een leverancier kan zijn producten bijvoorbeeld voor een hoge prijs leveren, waarbij zijn producten van hoge kwaliteit zijn en hij ook nog een korte levertijd biedt. Een andere leverancier biedt juist lage prijzen, maar zijn levertijd is lang en de kwaliteit van zijn producten is niet zo goed. Om de drie punten met elkaar te kunnen vergelijken, kun je gebruikmaken van de methode vendor rating. Je stelt dan voor elk artikel drie wegingsfactoren vast. Je bepaalt hoeveel waarde je hecht aan de factoren prijs, kwaliteit en levertijd van een artikel. Je geeft deze factoren een score met een cijfer tussen de 0 en de 10. Ook de leveranciers krijgen hiervoor een score. Deze scores worden met elkaar vermenigvuldigd. Zo is vergelijking van leveranciers mogelijk.

126





Voorbeeld: Voor een artikel ziet de score er als volgt uit: prijs 3, kwaliteit 4, levertijd 3. Je geeft de leveranciers op deze factoren ook een score:  

leverancier A: prijs 8, kwaliteit 6, levertijd 5 leverancier B: prijs 7, kwaliteit 8, levertijd 9

Je vermenigvuldigt per factor de score van het artikel met de score van de leverancier: Prijs: leverancier A: 3 × 8 = 24; leverancier B: 3 × 7 = 21 Kwaliteit: leverancier A: 4 × 6 = 24; leverancier B: 4 × 8 = 32 Levertijd: leverancier A: 3 × 5 = 15; leverancier B: 3 × 9 = 27 De totaalscore De totaalscore van leverancier A: 24 + 24 + 15 = 63 De totaalscore van leverancier B: 21 + 32 + 27 = 80 De beoordeling van leverancier B komt hoger uit dan die van leverancier A. De keuze valt dus op leverancier B. De prijs van het artikel is waarschijnlijk hoger dan die van leverancier A, maar leverancier B biedt een hogere kwaliteit en kortere levertijd.

Inkoopactiviteiten Het inkoopplan wordt concreet uitgewerkt in een inkoopplanning. Een inkoopplanning is een opsomming van plannen en activiteiten voor de inkoopafdeling waarin informatie staat over:     

leveranciers kosten organisatie kwaliteit interne en externe relaties.

Een inkoopplanning zou de inkoper houvast moeten geven in de dagelijkse uitvoering van het inkoopproces. In de inkoopplanning staat onder andere welk budget er voor het inkopen beschikbaar is en op welke manier de inkoper gaat inkopen. De inkoopactiviteiten bespreken we hier. De inkoopactiviteiten zijn de activiteiten die je als inkoper moet verrichten om ervoor te zorgen dat de goederen op het juiste moment in de winkel zijn. Het inkoopproces kun je onderverdelen in fasen. In elke fase moet de inkoper allerlei werkzaamheden verrichten. Deze fasen kun je in een inkoopplan terug laten komen; zo leg je de werkzaamheden vast. Het is een soort checklist.

127





Het inkoopplan kan er bijvoorbeeld zo uitzien: 1. Vaststellen van de inkoopbehoefte  vaststellen van het bestelmoment;  vaststellen van de bestelhoeveelheid;  bepalen aan welke eisen de in te kopen goederen moeten voldoen. 2. Keuze van levering  bepalen of je bepaalde zaken geheel of gedeeltelijk gaat uitbesteden;  bepalen aan welke eisen een leverancier moet voldoen;  besluiten hoe je de leveranciers wilt gaan beoordelen. 3. Uitnodigen van leveranciers om een offerte uit te brengen  inhoud van de offerteaanvragen vaststellen;  uitnodigen tot het doen van offertes;  beoordelen van de uitgebrachte offertes;  beoordelen en vergelijken van de leveringsvoorwaarden. 4. Keuze van de leveranciers  leveranciers uitnodigen;  onderhandelen;  proefleveringen beoordelen. 5. Inkoopcontract  opstellen;  ondertekenen. 6. Bewaken van contacten en evalueren. Je kunt het inkoopproces en het inkoopplan ook anders weergeven:      

Specificeren: de behoefte specificeren, met inbreng van de mogelijke leveranciers. Selecteren: de leveranciers kiezen: voorselectie, aanvragen offertes, kiezen en voorstel voor keuze doen. Contracteren: contract opstellen; kennis contractvoorwaarden nodig, onderhandelingsvaardigheden hebben, eindredactie van het contract voeren. Bestellen: bestelling plaatsen met de benodigde papieren. Bewaken: uitstaande orders en orderafhandeling bewaken; problemen oplossen. Nazorg: geschillen regelen, leveranciersbeoordeling.

Als inkoper maak je voor elke fase een schatting van de benodigde tijd. Vanaf het moment dat je wilt dat een artikel in de winkel ligt, reken je terug. De centrale vraag daarbij is: ‘Welke activiteit moet op welk moment zijn afgerond om ervoor te zorgen dat de artikelen op moment x in de winkel liggen?’ Opgesplitst in verschillende vragen ziet dat er bijvoorbeeld als volgt uit:   

‘Binnen welke tijd na het afsluiten van het inkoopcontract kan ik de goederen in de winkel hebben?’ ‘Hoe lang duurt de fase van het onderhandelen over offertes?’ ‘Hoe lang duurt het om van verschillende leveranciers offertes te krijgen en deze te beoordelen?’

128





Inkoopbudget Het inkoopplan kun je concreet uitwerken in een inkoopplanning. Hierin staat onder andere welk budget er voor het inkopen beschikbaar is en op welke manier dat budget wordt ingezet.

Inkoopkosten Bij inkopen heb je vrijwel altijd te maken met kosten. Deze kun je onderverdelen in directe en indirecte inkoopkosten. Directe inkoopkosten De directe inkoopkosten bestaan uit de inkoopprijs van producten en de bijkomende kosten op de factuur. Voorbeelden van bijkomende kosten zijn transport- of afleverkosten. Over deze inkoopkosten kun je onderhandelen met de leverancier. Indirecte inkoopkosten De indirecte inkoopkosten zijn alle kosten die door de inkoopactiviteit worden veroorzaakt. Bijvoorbeeld de personeelskosten, de reis- en verblijfskosten en de telefoon- en administratiekosten. Deze kosten kun je begroten op basis van de cijfers van voorgaande jaren.

Inkoopbudget bepalen In het inkoopbudget maak je een overzicht van het bedrag dat je in een bepaalde periode (de budgetperiode) wilt of mag besteden aan de inkoop. Die periode kan een maand, een kwartaal of een jaar zijn. Voor kleding- en schoenenzaken geldt bijvoorbeeld het modeseizoen. In het budget houd je rekening met de seizoenpatronen in de vraag naar de diverse productgroepen. Een belangrijk uitgangspunt voor het bepalen van het inkoopbudget zijn de omzetgegevens van de vergelijkbare periode in het voorgaande jaar. Via het volgende zesstappenplan kun je een inkoopbudget bepalen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Verzamel gegevens van de voorgaande periode. Maak per artikelgroep een prognose van de omzet voor de komende periode. Voorspel het bedrag aan kortingen voor de komende periode. Geef (per artikelgroep) de toegepaste marges aan. Bepaal de voorraadhoogte en bepaal of de voorraad moet toenemen of moet worden verlaagd. Bepaal het percentage van het budget dat gedurende de budgetperiode wordt gebruikt om het assortiment aan te vullen.

Stap 1 Verzamel gegevens van de voorgaande periode Deze gegevens omvatten alle informatie die je voor de volgende stappen nodig hebt. Voorbeelden zijn de omzet per artikelgroep, de verleende kortingen, de marges die de ondernemer toepast, de voorraadgegevens, de gemiddelde inkoopprijzen en de eventuele extra inkoop gedurende het seizoen. Stap 2 Maak per artikelgroep een prognose van de omzet voor de komende periode Hiervoor gebruik je de informatie die je in stap 1 hebt verzameld. Verder moet je nog gegevens verzamelen over trends, bijvoorbeeld via beurzen en uit branche- en (digitale) vakbladen. Deze informatie heb je nodig om een schatting te kunnen maken van de omzet per artikelgroep. Daarvoor is het nodig dat je weet welke interne en externe factoren de omzet in het komende seizoen zullen beïnvloeden:  

Interne factoren zijn bijvoorbeeld een verbouwing van de winkel of een geplande verandering in het assortiment. Externe factoren zijn bijvoorbeeld nieuwe concurrenten, veranderingen in de winkelomgeving of een andere economische situatie.

129





Stap 3 Voorspel het bedrag aan kortingen voor de komende periode Veel winkeliers verlenen kortingen op artikelen of prijzen artikelen af. Hoeveel of wanneer verschilt per branche. Bij levensmiddelen prijs je af als goederen de uiterste houdbaarheidsdatum naderen. Op de markt gebeurt dit bij levensmiddelen en bloemen aan het einde van de dag. In de modebranche prijs je af aan het einde van een seizoen. Als het om relatief grote bedragen gaat, moet je hiermee bij het inkoopbudget rekening houden. Stap 4 Geef (per artikelgroep) de toegepaste marges aan De verkoopprijs van artikelen wordt over het algemeen bepaald op basis van de inkoopprijs. Je verhoogt de inkoopprijs met een opslagpercentage, een marge. Deze marge is nodig om alle kosten te kunnen betalen en om uiteindelijk winst te kunnen maken. Meestal zul je de marges van het voorgaande jaar of de adviesverkoopprijs van de fabrikant overnemen. Bij merkartikelen zal de verkoopprijs vaak de adviesprijs zijn. Bij boeken geldt een vaste verkoopprijs. Wanneer je voor een nieuwe collectie of voor een andere leverancier kiest dan in het voorgaande seizoen, zul je moeten kijken of je uitkomt met je marge bij deze nieuwe leverancier. Anders zul je de marge opnieuw moeten bepalen. Stap 5 Bepaal de voorraadhoogte en bepaal of de voorraad moet toenemen of moet worden verlaagd Het inkoopbeleid moet rekening houden met de aanwezige voorraad en met het gewenste beleid. Als je het voorraadniveau van een bepaalde artikelgroep te hoog vindt, moet je het inkoopbeleid hierop aanpassen door minder in te kopen. Stap 6 Bepaal het percentage van het budget dat gedurende de budgetperiode wordt gebruikt om het assortiment aan te vullen In de loop van de budgetperiode moet je soms nog extra inkopen. Bijvoorbeeld omdat door margeverschillen afwijkingen ontstaan. Wanneer je vorig jaar hebt gestunt met een bepaald artikel en je wilt dat dit jaar niet doen, beïnvloedt dat je inkoopbudget. Komend jaar heb je dan andere bedragen nodig voor dat artikel, omdat je tijdens een stuntactie genoegen nam met een lagere marge. Hiervoor moet je een deel van het budget reserveren. Hoe hoog dit bedrag moet zijn, verschilt per branche.

Factoren die de omzet beïnvloeden Bij de verdeling van een budget over de perioden houd je rekening met factoren die de omzet kunnen verhogen of verlagen. Je kunt hierbij denken aan:   

het aantal koopavonden of koopzondagen in de maand; bijzondere dagen als Koninginnedag, bevrijdingsdag, de dag na Hemelvaart en vakanties, zoals de herfstvakantie; een winkeliersactieweek.

Je kunt ook een periodeplanning maken. Deze gebruik je dan als een middel om te sturen. Per periode kun je beoordelen of je het budget overschrijdt of dat je juist binnen het budget blijft. Op basis van deze gegevens kun je, indien het nodig is, de inkoopactiviteiten bijsturen.

130





Leveranciers beoordelen Een van je taken als inkoper is het beoordelen van leveranciers. Deze beoordeling moet niet alleen gebeuren voordat je een koopcontract afsluit. Ook nadat er afspraken zijn gemaakt, is het nodig de leveranciers te blijven beoordelen. Soms gaan er dingen fout die vervelende consequenties hebben. Vaak kan het bij één keer blijven, als je goed de vinger aan de pols houdt.

Criteria bij selectie Inkopen is ervoor zorgen dat de juiste goederen, in de juiste kwaliteit, op het juiste moment, tegen de juiste prijs, in de juiste hoeveelheden op de juiste plaats zijn. Bij de selectie van leveranciers zijn dit belangrijke aandachtspunten. Het is van groot belang dat een bedrijf de juiste leveranciers kiest. Criteria die je kunt gebruiken bij de keuze van de meest geschikte leverancier, zijn:       

kwaliteit en kwaliteitsbetrouwbaarheid; leveringsbetrouwbaarheid; prijzen of marges die de leverancier biedt; leveringssnelheid; flexibiliteit; service; financiering.

Omdat de consument voortdurend kritischer wordt, moet je in steeds meer branches ook rekening houden met de wensen van de moderne consument:  

Consumenten willen geen producten kopen die met behulp van kinderarbeid zijn gemaakt. Consumenten willen dat er bij de productie van de producten rekening is gehouden met het milieu. Vaak is het niet nodig om voor elke order op zoek te gaan naar een nieuwe leverancier. Dan hoef je voor dat bepaalde product maar één keer een uitgebreide selectieronde te doen. Het heeft veel voordelen om een duurzame relatie met een leverancier aan te gaan. Het bespaart tijd, want je hoeft niet steeds opnieuw een uitgebreide leveranciersselectie te doen. Verder weet je wat een leverancier wel en niet kan waarmaken.

Duurzame relatie leverancier-afnemer Het inkoopbeleid moet zijn gericht op het instandhouden van een goede relatie met de leveranciers. Als de relatie tussen bijvoorbeeld een fabrikant en het detailhandelsbedrijf min of meer gelijkwaardig is, kun je spreken van partnershipping. Partnershipping komt ook voor als een groep zelfstandige detailhandelsbedrijven onderling samenwerkt. Beide bedrijven maken afspraken met elkaar over de taakverdeling en informatie-uitwisseling. Als leverancier en afnemer(s) de logistieke stromen gaan koppelen, is sprake van ketenintegratie. Ketenintegratie is het optimaliseren van het logistieke proces in de hele keten: fabrikant – groothandel – detailhandel. Het grote voordeel van ketenintegratie voor alle partijen is kostenvermindering. Een leverancier waarmee de detaillist een langdurige relatie heeft, is beter op de hoogte van het reilen en zeilen van het bedrijf en kent de knelpunten beter. Hij is daardoor meer een partner die kan meedenken over het inkoopbeleid. Bij de selectie van leveranciers kan dit daarom een aandachtspunt zijn. Als inkoper moet je beoordelen of de leveranciers niet alleen op het moment van het afsluiten van een inkoopcontract een voldoende hoog kwaliteitsniveau garanderen, maar deze garantie ook voor de toekomst afgeven.

131





Methoden bij selectie Bij de leveranciersselectie is het verstandig dat je zorgt voor een goede productspecificatie, een voorselectie van eventuele leveranciers en eventueel een proeflevering.

Voorbereiding: inkooporderspecificatie Voordat je kunt beginnen aan de selectie van leveranciers, is een goede voorbereiding noodzakelijk. Je moet daarvoor een inkooporderspecificatie maken. Een inkooporderspecificatie is een overzicht van alle kenmerken van de artikelen of diensten. Hierbij horen ook technische tekeningen, een beschrijving van de productsamenstelling, maten, verpakkingseisen, afleveringseisen enzovoort. In de fase van de behoeftebepaling heb je, als het goed is, deze eisen al geformuleerd en op papier gezet.

Voorselectie van leveranciers Het heeft bij veelvoorkomende artikelen geen zin dat je alle mogelijke leveranciers betrekt bij de selectie. Als je pech hebt, moet je dan tientallen leveranciers benaderen. Daarom is het zinvol alvast een voorselectie van mogelijke leveranciers te maken. Bij deze voorselectie maak je ten eerste onderscheid tussen potentiële en al gecontracteerde leveranciers. Potentiële leveranciers zijn leveranciers waarbij de onderneming nog niet eerder heeft ingekocht maar die misschien wel geschikt zijn. Gecontracteerde leveranciers zijn leveranciers waarmee eerder inkoopcontracten zijn afgesloten. Uit de groep potentiële leveranciers moet je een selectie maken. Je kunt ervoor kiezen om aan bijvoorbeeld maximaal tien leveranciers te vragen welke leveringsmogelijkheden er zijn. Afhankelijk van de uitkomst kun je besluiten een aantal leveranciers te bezoeken. Tijdens dit bezoek kun je letten op zaken als:     

de omgeving van het bedrijf: is deze netjes, is het een achterbuurt? de productiehal: is deze schoon, netjes of rommelig? de expeditie: is deze schoon, netjes of rommelig? de stemming in het bedrijf: zijn werknemers gemotiveerd? de telefonische bereikbaarheid.

Aan de hand hiervan besluit je of je al dan niet een offerte bij dit bedrijf wilt aanvragen. Behalve de hiervoor genoemde punten kan een financiële beoordeling een onderdeel van de leveranciersselectie zijn. Op grond van de jaarcijfers beoordeel je de financiële situatie van de leverancier. Zo kun je voorkomen dat je een contract afsluit met een leverancier die bijvoorbeeld door een faillissement niet aan zijn leveringsverplichting kan voldoen. Voor alle potentiële leveranciers geldt dat je ze moet beoordelen op hun leveringsprestaties en de manier waarop zij zich houden aan de in het inkoopcontract gemaakte afspraken.

Proeflevering Als inkoper kun je soms ook gebruikmaken van proefleveringen. Een proeflevering kan voorkomen als een inkoper een nieuw artikel wil uitproberen en nog twijfels heeft over de verkoopbaarheid van het artikel. De proeflevering wordt dan beoordeeld aan de hand van de gemaakte afspraken en aan de hand van de eisen waaraan de producten moeten voldoen. De inkoper kan de proeflevering ook gebruiken om te controleren of de leverancier inderdaad kan waarmaken wat hij heeft toegezegd. De leveranciers die inderdaad in staat lijken te zijn aan de leverings- en kwaliteitseisen te voldoen, kun je op een definitieve voorkeurslijst van leveranciers plaatsen.

132





Aanvragen offerte In het inkoopproces nemen de offerteaanvraag en de offertebeoordeling een belangrijke plaats in. Een offerte is een schriftelijk overzicht van de leverancier, waarin staat wat hij voor welke prijs te bieden heeft en welke condities van toepassing zijn. De offerte is een belangrijk hulpmiddel bij de verdere selectie van leveranciers. Als inkoper vraag je bij verschillende leveranciers tegelijk offerte aan. Alle offertes worden naast elkaar gelegd en beoordeeld. Eventueel ga je op basis van de offerte met een of meer leveranciers onderhandelen. De uiteindelijke leverancierskeuze volgt uit de onderhandelingen.

Offerteaanvraag Als inkoper moet je zorgen voor een gespecificeerde en volledige offerteaanvraag. Dit is om verschillende redenen noodzakelijk: 



Bij de leveranciers mogen geen misverstanden ontstaan over de eisen die aan de te leveren artikelen of diensten worden gesteld. Die eisen betreffen bijvoorbeeld de kwaliteit van het product, maar ook de wijze van verpakking, de afleveringseisen en de levertijden. Als de offerteaanvraag helder is, zul je vergelijkbare offertes binnenkrijgen. Zo nodig moet je ontbrekende informatie bij leveranciers opvragen of leveranciers om verduidelijking vragen.

Onderwerpen

Toelichting

Eisen aan het product Producteisen

Producteisen bestaan uit: • Functionele producteisen: een beschrijving van de functies die het product moet vervullen; • Technische producteisen: een beschrijving van de technische eisen waaraan het product moet voldoen.

Kwaliteitseisen

Kwaliteitseisen: een specificatie van bijvoorbeeld afmeting, maat, kleur, materiaal en duurzaamheid. Eventueel kun je vragen of de leverancier met de offerte een monster meestuurt.

Alternatieven

Je kunt de leverancier de mogelijkheid geven een alternatief product aan te bieden. De leverancier kan dit doen als hij het product bijvoorbeeld alleen maar in een ander materiaal kan leveren.

Verpakking

Verpakkingseisen: de eisen waaraan de verpakking moet voldoen. Voorbeelden van verpakkingseisen: op de verpakking moet het logo van de detaillist staan of de verpakking moet zeer milieuvriendelijk zijn.

Logistieke eisen Aantallen

Het aantal artikelen.

Leverschema

Wanneer de gewenste artikelen moeten worden geleverd. Hierbij is de leverbetrouwbaarheid van de leverancier van belang. Dit kun je bij een nog niet eerder gecontracteerde leverancier met vooraf beoordelen. Toch kun je hierover wel afspraken maken.

Afleveradres

Het adres (of de adressen) waarop de leverancier de artikelen moet afleveren.

Bestelmethode

De manier waarop de artikelen besteld zullen worden.

Prijs

133





Prijs

Je kunt in je offerteaanvraag aangeven dat je wilt dat de leverancier verschillende prijzen opgeeft. Bijvoorbeeld de prijs bij afname van 100 stuks, 1000 stuks of 5000 stuks ineens.

Korting

Je kunt expliciet vragen of de leverancier in bepaalde gevallen korting geeft.

Valuta

Ais producten worden geïmporteerd uit niet-EU-landen, kun je te maken krijgen met koerswisselingen. Je kunt in de offerteaanvraag aangeven in welke valuta je wilt betalen.

Procedure Gebondenheid

Je kunt eisen dat de leverancier in de offerte aangeeft hoe lang de uitgebrachte offerte geldig blijft.

Oriënterende offerteaanvraag

Als Inkoper kun je een offerte aanvragen voor budgettaire doeleinden. Als het doel van de offerteaanvraag is dat je je op de mogelijkheden van leveranciers wilt oriënteren, moet je dit in de offerteaanvraag vermelden.

Uiterste datum indiening offerte

Je zult bij verschillende leveranciers tegelijk offertes opvragen. Dan moet je een uiterste datum aangeven. Na die datum kun je de offertes naast elkaar leggen.

Algemene informatie Contactpersoon

Het is voor de leverancier handig om te weten wie de contactpersoon van het inkopende bedrijf is.

Inkoopvoorwaarden

wanneer de detailhandelszaak inkoopvoorwaarden hanteert, moet je deze meesturen met de offerteaanvraag.

Onderwerpen die je in een offerteaanvraag kunt of moet opnemen

Soorten offertes Er zijn drie soorten offertes te onderscheiden: 1. vaste offerte 2. vast, mits onverkocht 3. vrijblijvende offerte. Vaste offerte Een vaste offerte mag de leverancier niet meer wijzigen. De specificaties die hij afgeeft, de prijzen, de levertijd enzovoort, liggen hierbij vast tot de datum die in de offerte is genoemd. De inkoper kan daarop juridische aanspraken maken. Als de aanbieder een vergissing maakt in de prijs of in de aantallen, zit hij daaraan vast. Ook daarom zal de leverancier in een vaste offerte een geldigheidsduur opnemen. De leverancier voorkomt daarmee dat de koper een jaar na het uitbrengen van de offerte alsnog tegen die condities geleverd wil hebben. Zeker als het gaat om acties en actieprijzen, zal die geldigheidsduur staan aangegeven. De prijzen in een catalogus of op een internetsite van een bedrijf gelden ook als een vaste offerte. Vast, mits onverkocht De leverancier brengt een dergelijke offerte uit als het gaat om een bepaalde partij. Hij mag deze partij of delen ervan ook gewoon aan een ander verkopen. Hierbij geldt dus: wie het eerst komt, het eerst maalt. De kreet ‘Zo lang de voorraad strekt’ betekent hetzelfde. Vrijblijvende offerte Bij een vrijblijvende offerte heeft de leverancier geen enkele verplichting. Hij mag een andere prijs noemen, andere leveringsvoorwaarden gaan hanteren en hij mag zelfs de offerte helemaal intrekken.

134





Beoordelen offertes Een offerte vraag je aan met een zeer volledige, goed gespecificeerde offerteaanvraag. In de offerteaanvraag noem je ook een uiterste datum. De offertes die na deze datum binnenkomen, neem je niet meer mee in de beoordeling. Je wilt dus de offertes van de verschillende leveranciers met elkaar vergelijken. Hierbij let je zowel op de technische als op de commerciële aspecten:  

Bij de technische vergelijking gaat het om de kwaliteit van het te leveren product. Bij de commerciële vergelijking gaat het om de prijs en de overige voorwaarden.

Ook al heb je de offerteaanvraag nog zo helder gespecificeerd, toch blijft een vergelijking lastig. De ontvangen offertes zullen namelijk verschillen op het gebied van onder andere:    

de productkenmerken de prijs de leveringsvoorwaarden de service.

Vergelijking financiële en niet-financiële gegevens Je kunt de gegevens vrij systematisch vergelijken door de beschikbare gegevens in een tabel te zetten. Een offerte bestaat uit financiële gegevens en niet-financiële gegevens. Je moet deze gegevens los van elkaar beoordelen om uiteindelijk tot een totale evaluatie van de offerte te kunnen komen. Financiële vergelijking In een financiële tabel kun je van alle binnengekomen offertes de financiële onderdelen opnemen. In een tweede tabel plaats je dan alle overige onderdelen. Het rangschikken van de gegevens in tabellen heeft het voordeel dat de overeenkomsten en verschillen tussen de offertes van leveranciers direct overzichtelijk zijn. Zo zie je ook meteen of leveranciers bepaalde informatie niet hebben gegeven. Aan de hand van het financiële overzicht kun je dan zien welke leverancier de producten het goedkoopst kan leveren. Leverancier A

Leverancier B

Leverancier C

Prijs per kg/ per stuk Kosten verpakking Kosten aflevering Korting Totaal kosten Offertevergelijking op de financiële onderdelen

Niet-financiële vergelijking In de tweede tabel zet je de niet-financiële onderdelen van een offerte. Je kruist in de tabel aan op welke onderdelen de verschillende leveranciers in staat zijn om het artikel volgens de gegeven orderspecificatie te leveren. Je moet weten welke algemene voorwaarden de leverancier hanteert. De leverancier moet deze meesturen met de offerte, maar ze liggen ook ter inzage bij een Kamer van Koophandel of bij de griffie van een rechtbank.

135





In de offerteaanvraag heb je dus aangegeven dat de goederen aan bepaalde criteria moeten voldoen. In de tabel kruis je dan aan of de leverancier hieraan tegemoet kan komen. Leverancier A Leverancier B

Leverander C

Maten van levering: XS/S/M/L/XL

S, M,L

XS, S, M, L, XL

XS, S, M, L, XL

Kwaliteit van het product

v

v

v

Aantal verkrijgbare kleuren

5

4

5

Gewenste kleuren: marineblauw, oranje, mosterdgeel, groen en zwart

v

geen zwart

v

Wijze van verpakking

v

v

v

Aantal perverpakking

v

10

5

Voorgeprijsd

v

v

v

Leverdatum 15/11

15/11

1/11

onbekend

Voorbeeld van een offertevergelijking op de niet-financiële onderdelen

Offertes beoordelen bij veel verschillende artikelen In de vorige tabellen is een vergelijking gemaakt voor één artikel. Het zal veel vaker voorkomen dat de offerteaanvraag een groot aantal verschillende artikelen betreft. Dan moet je de offertes op een andere manier met elkaar vergelijken. De vergelijking zal zich dan in de eerste plaats richten op de financiële gegevens. Een winkel in kantoorbenodigdheden bijvoorbeeld heeft een assortiment van zo’n 3.000 tot 6.000 artikelen. In dit geval kun je beter steekproefsgewijs per leverancier een aantal productgroepen vergelijken. Als je de prijzen van een aantal artikelen naast elkaar in een tabel zet, kun je de totaalprijs voor de verschillende productgroepen vergelijken. Een dergelijke tabel wordt gebruikt als hulpmiddel om enig inzicht te krijgen in de prijsverschillen tussen leveranciers. Leverancier A

Leverancier A

Leverancier A

Bruto

Netto

Bruto

Netto

Bruto

Netto

Artikel 1

5,00

4,85

5,40

5,08

5,05

4,85

Artikel 2

6,45

6,16

6,25

6,00

6,80

6,37

Artikel 3

34,90

33,12

34,50

32,95

34,70

33,30

Artikel 4

enzovoort

Offertevergelijking bij een groter aantal artikelen

Nadat je de tabel hebt ingevuld, kun je verschillende keuzes maken. Je kiest bijvoorbeeld per productgroep voor een andere leverancier, of je kiest voor één hoofdleverancier voor alle productgroepen.

136





Keuze voor verdere onderhandelingen Uiteindelijk moet je natuurlijk die leverancier kiezen die voor jouw bedrijf het beste is. Wat levert het bedrijf meer op: een hogere prijs en een betere service, of een lagere prijs en minder service? Je kunt er dus voor kiezen om dezelfde artikelen bij verschillende leveranciers in te kopen. Zo spreid je de risico’s. Een te beperkte capaciteit van een leverancier kan een ander argument zijn. Ook de levertijden en leveringssnelheid kunnen een rol spelen bij de keuze. Op basis van de uitkomsten van deze vergelijkingen kies je een of meer leveranciers uit waarmee je wilt onderhandelen. Je probeert de beste leverancier te vinden, en dat is niet per se de goedkoopste. Andere criteria spelen ook een rol in de definitieve leverancierskeuze. Uiteindelijk zul je een of twee leveranciers overhouden. Hiermee kun je gaan onderhandelen over de prijs en de overige condities.

Onderhandelingen Onderhandelen is iets met elkaar (mondeling of schriftelijk) bespreken en het met elkaar eens worden met het doel een overeenkomst te sluiten. Onderhandelen is een vak apart en voor een inkoper is het een bijzonder belangrijke vaardigheid. Enkele onderwerpen die tijdens de onderhandelingen met leveranciers aan de orde kunnen komen, zijn: kortingen, leveringsvoorwaarden, consignatie en recht op retour.

Kortingen Een korting is een reductie op de prijs. Vrijwel elke leverancier zal kortingen aanbieden om zijn aanbod aantrekkelijker te maken. Voorkomende kortingen zijn:       

korting voor contante betaling hoeveelheidskorting bonuskorting geografische korting seizoenskorting promotionele korting tijdelijke korting.

Korting voor contante betaling Een korting voor contante betaling is een korting die de klant krijgt als hij binnen een gestelde termijn de rekening betaalt. De korting voor contante betaling is vaak per branche vastgelegd en kan bijvoorbeeld 1% bij contante betaling binnen acht dagen bedragen. Het tegenovergestelde principe heet kredietbeperking. Bij kredietbeperking heeft de leverancier de korting in de factuur opgenomen. Als de klant de factuur niet voor een bepaalde datum betaalt, wordt een bepaald percentage in rekening gebracht. Korting voor contante betaling wordt (evenals kredietbeperking) meestal onder aan de factuur aangegeven. Hoeveelheidskorting Een hoeveelheidskorting (of kwantumkorting) is een korting die afhankelijk is van de hoeveelheid die een koper afneemt. Een leverancier biedt deze korting soms aan omdat er bij de verkoop van grote hoeveelheden sprake is van kostenbesparing. Een gedeelte van de kosten die een leverancier maakt, is vast. Bij het plaatsen van een order heeft de leverancier bijvoorbeeld orderverwerkings-, factuur- en administratiekosten. De kosten voor een kleine order zijn hoger dan voor een grote order. Bij een hoeveelheidskorting geeft de leverancier een deel van deze besparing door aan de koper.

137





Bonuskorting Een bonuskorting is gerelateerd aan de hoeveelheid die je in een bepaalde periode inkoopt. De bonus wordt groter naarmate je in een bepaalde periode (meestal één jaar) meer afneemt. Bij de bepaling van de hoogte van deze bonus wordt een staffel gehanteerd. Een staffel is een oplopende kortingsschaal, waarbij het kortingspercentage toeneemt naarmate de hoeveelheidsafname in een bepaalde periode stijgt. Geografische korting De leverancier kan een korting verstrekken aan afnemers die dicht bij zijn fabriek of distributiecentrum gevestigd zijn, waardoor de transportkosten zeer laag zijn. Dit heet een geografische korting. Seizoenskorting De leverancier hanteert een seizoenskorting als hij in een bepaalde periode de afname wil bevorderen. Een leverancier kan bijvoorbeeld een seizoenskorting aanbieden op zwemkleding in het najaar. Promotionele korting Een leverancier zal een promotionele korting verlenen als een afnemer de verkoop ondersteunt. De detaillist neemt bijvoorbeeld het betreffende product op in een advertentie of presenteert een bepaald artikel op een display in de winkel. Tijdelijke korting Een tijdelijke korting is een korting op de normale inkoopprijs. De leverancier verstrekt deze prijskorting als de inkoper het betreffende product tegen aanbiedingsprijs verkoopt aan de consument.

Leveringsvoorwaarden De leveringsvoorwaarden zijn ook vaak onderwerp van onderhandeling. In leveringsvoorwaarden kun je de volgende begrippen tegenkomen:    

Loco-levering. Hierbij zijn alle kosten om de goederen van de leverancier bij de afnemer te krijgen, voor rekening van de afnemer. Af fabriek /af magazijn. Deze leveringsvoorwaarde is te vergelijken met de loco-levering. Alle kosten vanaf de fabriek/leverancier zijn voor de koper. Franco. Hierbij zijn alle kosten voor levering van goederen aan bijvoorbeeld distributiecentrum of winkel (rechtstreeks) voor rekening van de verkoper. Rembours. Hierbij moet de afnemer de goederen direct bij levering betalen.

Consignatie Leveranciers kunnen hun goederen vanuit consignatie verkopen. Bij consignatie betaalt de detaillist de leverancier pas als hij de goederen heeft verkocht. De goederen die in de winkel staan, zijn dus nog van de leverancier. In de meubelbranche komt consignatie ook voor. Soms staat in een meubelzaak een exemplaar van elk artikel uitgestald. Deze goederen zijn nog eigendom van de leverancier. De detaillist betaalt de leverancier pas, nadat de goederen zijn verkocht. Eerst koopt een consument bijvoorbeeld een bankstel, betaalt voor het bankstel en daarna moet het bankstel nog geleverd worden door de leverancier. Bij levering vanuit consignatie garanderen leveranciers een snelle levering. De winstmarge die de detaillist in de meubelbranche bij de verkoop over de goederen krijgt, is hierdoor kleiner en voorraadkosten zijn daardoor beperkt. Artikelen waarvan de verkoop terugloopt, worden uit de verkoop gehaald. Andere artikelen kunnen daar dan weer voor in de plaats komen.

138





Recht op retour Een onderhandelingspunt kan het recht op retour zijn. Recht op retour houdt in dat de leverancier goederen terugneemt die de detaillist niet kan verkopen. Dit komt hoofdzakelijk voor bij duurzame goederen, zoals radio’s, televisies, camera’s, cd’s en boeken. De winstmarge is bij artikelen die met het recht op retour worden ingekocht over het algemeen kleiner. Inkopers die bijvoorbeeld voor een grote boeken- of platenmarkt inkopen, kunnen restpartijen soms inkopen met recht op retour. Voor de leverancier is alles wat van een restpartij wordt verkocht, meegenomen.

Definitieve leverancierskeuze Tijdens of na de onderhandelingen zal de uiteindelijke keuze voor een bepaalde leverancier moeten worden gemaakt. Wie die beslissing neemt, kan per bedrijf verschillen. Dat kan de inkoper zijn, maar het kan ook de ondernemer of manager zijn.

Contract en evaluatie Opstellen koopcontract De afspraken tussen leverancier en afnemer worden in een koopcontract vastgelegd. In het koopcontract staan alle technische en commerciële afspraken, maar ook enkele juridische aspecten. Zodra het koopcontract is ondertekend, kan worden overgegaan tot het plaatsen van orders. Een inkoper kan in een koopcontract een boeteclausule opnemen. De boeteclausule treedt in werking wanneer de leverancier in gebreke blijft.

Orderbewaking Als het contract is opgesteld en de order is geplaatst, moet je er als inkoper op toezien dat de leverancier de gemaakte afspraken nakomt. De controle bestaat uit de bewaking van de levertijd, controle bij de goederenontvangst en de controle van de facturen. Degene die voor de inkoop verantwoordelijk is, bewaakt meestal de levertijd. Als inkoper moet je de leverancier bellen als de levertijd wordt overschreden. Het kan voorkomen dat een inkoper in geval van te late levering de partij goederen weigert en aan de afdeling goederenontvangst de opdracht geeft de partij te weigeren. De expediteur neemt de goederen dan weer mee terug.

Te late levering Voorbeeld: Een sportzaak heeft een grote partij schaatsen ingekocht. Met de leverancier is in het inkoopcontract vastgelegd dat deze schaatsen half november worden geleverd. De sportzaak wil proberen om met de sinterklaas- en kerstverkoop al een groot deel van de partij te verkopen. De leverancier heeft leverproblemen en levert uiteindelijk rond 20 december. De sportzaak weigert de levering. Om voor de sinterklaas- en kerstverkoop toch schaatsen in de verkoop te hebben, heeft de sportzaak inmiddels via een andere leverancier een kleinere partij ingekocht. Soms levert een leverancier vóór de afgesproken datum. Dit moet altijd in overleg gebeuren, omdat er wel voldoende ruimte moet zijn om de artikelen op te slaan. Je kunt eventueel akkoord gaan, maar wel afspreken dat je niet eerder betaalt dan in het koopcontract is overeengekomen. De overige controles gebeuren, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, door andere medewerkers. Als er fouten of afwijkingen worden geconstateerd, wordt dit aan de inkoper doorgegeven. De inkoper moet dan actie ondernemen.

139





Evaluatie Nadat de bestellingen zijn afgeleverd of de geleverde diensten hebben plaatsgevonden, moet je nagaan of er problemen waren. Als er problemen waren, moet je als inkoper onderzoeken wat daarvan precies de achtergronden zijn. Vervolgens moet je nieuwe afspraken maken, om te voorkomen dat deze problemen nog eens voorkomen. Leveranciersbeoordeling Bij de beoordeling van leveranciers moet je bepalen hoe belangrijk de goede en de slechte eigenschappen van leveranciers zijn. Er zijn verschillende methoden voor leveranciersbeoordeling:  de subjectieve methode  de persoonlijke beoordeling  de objectieve methode  vendor rating. Bij de subjectieve methode van leveranciersbeoordeling bundel je de ervaringen die je zelf en eventuele collega’s met een bepaalde leverancier hebt opgedaan. Je trekt dus een conclusie op basis van de positieve en negatieve ervaringen in een bepaalde periode. Het nadeel van deze methode is dat hij subjectief is, zoals de naam al aangeeft. Misschien laat je persoonlijke meningen en gevoelens, maar ook sympathieën en antipathieën zwaarder meetellen dan eigenlijk wenselijk en verantwoord is. De persoonlijke leveranciersbeoordeling is een methode waarbij medewerkers die ervaring hebben met een leverancier, op basis van een checklist de leverancier beoordelen met rapportcijfers. Deze methode is natuurlijk ook subjectief, maar meer onderbouwd door de in de checklist vastgelegde historische gebeurtenissen. De vragen in de checklist kunnen gaan over onder andere levertijd, leveringsbetrouwbaarheid, prijsniveau, manier van reageren op klachten en inhoud van de garantiebepalingen. Het is een eenvoudige manier om leveranciers te beoordelen. Bij de objectieve methode van leveranciersbeoordeling probeer je de prestaties van de leveranciers zo veel mogelijk in getallen uit te drukken. Hiervoor is het bijvoorbeeld nodig dat er criteria zijn vastgelegd die voor elke leverancier gelden. Een andere objectieve methode is vendor rating. Bij vendor rating bepaal je vier wegingsfactoren voor een artikel(groep). De inkoper bepaalt hoeveel waarde hij hecht aan de factoren prijs, kwaliteit, leveringsbetrouwbaarheid en levertijd van een artikel. Hij geeft deze factoren een score met een cijfer tussen de 0 en de 10. De beroepscode van de inkoper vermeldt dat de inkoper een positieve relatie met leveranciers moet onderhouden. Alleen al daarom is het belangrijk dat je een negatief oordeel bespreekt met de leverancier. Je kunt dan eventuele maatregelen bespreken die ertoe moeten leiden dat het gewenste resultaat wel wordt bereikt. Evaluatie van het inkoopproces De leveranciersbeoordeling is onderdeel van de totale evaluatie. In de evaluatie moet het hele inkoopproces worden betrokken. Het beginpunt van deze evaluatie is het inkoopbeleid, met daarin de inkoopdoelstellingen. Het beleidsplan is richtinggevend voor de inkoopactiviteiten. In het inkoopactiviteitenplan heb je een planning gemaakt van het inkoopbudget en de inkoopactiviteiten. In de evaluatie van het inkoopproces kun je dit inkoopactiviteitenplan samen met de fasen van het inkoopproces evalueren. Onderdeel van de evaluatie is het zoeken naar verbeteringen. Vragen die bij de evaluatie aan de orde kunnen komen, zijn:    

Wat liep goed en wat ging niet goed? Op welke manier kan het proces een volgende keer beter verlopen? Wat moet er veranderen en hoe moet dat gebeuren? Waar moet ik in het vervolg bij het inkopen op letten?

140





Onderhandelen Als ondernemer opereer je in een ingewikkeld krachtenveld. Je moet rekening houden met vraag en aanbod, en met prijs en kwaliteit. Daarbij moet je een haarscherp oog hebben voor artikelen die interessant zijn voor jouw doelgroep. Jij bent dus de spin in het web. Je kent je eigen klanten het best, maar je weet ook hoe je onderneming er financieel voorstaat, en wat je kunt investeren. Ook kun je op basis van je ervaring goed inschatten hoe groot de voorraden moeten zijn die je nodig hebt. Op basis van die kennis en dat inzicht onderhandel jij met je onderhandelingspartners.

Onderhandelingspartners Als retailer onderhandel je met verschillende partijen of onderhandelingspartners. In de volgende paragrafen gaan we uit van de meest voorkomende partij: de leverancier van handelsgoederen. Ook krijg je te maken met partijen als:   

de makelaar of eigenaar van het winkelpand; de leverancier van de winkelinventaris; de klanten zelf.

Makelaar of eigenaar van het winkelpand Inzet is uiteraard de huur van het winkelpand. Dit is een belangrijke kostenpost en zeker de moeite waard om stevig over te onderhandelen. De huur van het pand beslaat al gauw 5% tot 10% van de omzet. Op goede A1-locaties valt er weinig te onderhandelen, omdat de belangstelling meestal heel groot is. Over A2- en B-locaties kan wel onderhandeld worden, zeker als het pand al langere tijd leeg staat. Je kunt bijvoorbeeld onderhandelen over de huurprijs, de huurtermijn (standaard is dit meestal 5 of 10 jaar), de opstartfase en eventuele verbeteringen aan het pand. Leverancier van de winkelinventaris Denk bij de winkelinventaris aan alle presentatiemeubelen, al dan niet tijdelijk: wandstellingen, rekken, spiegels, vitrines, toonbanken. Je winkelinventaris is een investering voor jaren en de moeite waard om over te onderhandelen. Denk ook aan de leverancier van winkelautomatisering en winkelbeveiliging. Klanten In winkels wordt veel minder onderhandeld dan door straathandelaren en op bazaars. In Nederland denkt het overgrote deel van de klanten er zelfs niet aan. Een klein deel trekt toch de stoute schoenen aan en start een onderhandeling over een product. In meubelwinkels en tapijtwinkels komen onderhandelingsgesprekken vaak voor.

Vraag en aanbod Je kunt alleen goed onderhandelen met je onderhandelingspartners vanuit een breed inzicht in je branche. Gaat het om leveranciers en vertegenwoordigers, dan moet je weten wat je klanten willen (= de vraag) en wat er op de markt is en komt (= het aanbod). Inzicht in vraag en aanbod verwerf je door:  vakliteratuur bij te houden (over detailhandel en over jouw branche);  internet goed te gebruiken, vooral sites voor je eigen branche;  vakbeurzen te bezoeken;  je klanten te observeren en naar hen te luisteren;  goed contact te houden met je leveranciers;  goed contact te houden met vertegenwoordigers.

141





Inzet van de onderhandelingen Met leveranciers kun je over verschillende onderwerpen onderhandelen. Bekijk het volgende schema. Onderhandelingspunten

Toelichting

Prijs

Met afstand het belangrijkste onderhandelingspunt. Een product moet een goede prijs-kwaliteitverhouding hebben. Als je de prijs en de kwaliteit kunt afwegen, weet je nog niet genoeg. Op basis van die verhouding kijk je vervolgens kritisch of het product past in jouw assortiment en bij jouw klanten. Bij je afweging betrek je ook je kennis over hypes en trends. Want als iets ineens helemaal 'in' is, willen klanten er ook veel voor betalen.

Kwaliteit en kenmerken van de goederen

Een leverancier kan een lagere prijs bieden als jij akkoord wilt gaan met een iets mindere kwaliteit of met bepaalde kenmerken. Voorbeeld: je zit zwaar te onderhandelen over een prijs voor een bepaald model blouse. Vervolgens zegt de leverancier dat hij akkoord wil gaan op voorwaarde dat je minstens 50% van jouw bestelling in de kleur geel bestelt. De leverancier weet al dat hij zelf met die kleur het langst blijft zitten. Jij moet nu gaan afwegen of je gaat voor die lage prijs of toch maar een hogere prijs met betere kleuren.

Hoeveelheid

Over het algemeen geldt: hoe meer je bestelt, hoe hoger de korting (kwantumkorting). Maar staar je niet blind op die korting, je moet de ingekochte hoeveelheid wel kunnen verkopen. Voorbeeld: Een leverancier verkoopt 200 stuks voor 10 Euro, 300 stuks voor 9,5 euro, 400 stuks voor 9 euro. Ga je voor die hogere korting? Of neem je geen risico dat je met spullen blijft zitten en bestel je 200 stuks? Of probeer je nog meer korting eruit te halen? Je moet goed afwegen hoeveel stuks je kunt verkopen.

Betalingskorting

Veel leveranciers geven een kleine korting als je de rekening snel betaalt. Voorbeeld: Wij geven u 2% korting als u binnen 2 weken na levering van de goederen uw factuur betaalt.

Aanbetaling of contant betalen bij levering.

Enkele leveranciers eisen een aanbetaling. Of de leveranciers leveren alleen met de voorwaarde dat bij levering contant wordt betaald. Soms moet je dat gewoonweg accepteren, maar soms kun je ook akkoord gaan op voorwaarde dat de leverancier op een ander punt toegeeft. Voorbeeld: Als u wilt dat ik bij levering contant betaal, wil ik 2% korting op het factuurbedrag.

Transportkosten

Wie betaalt de transportkosten? De leverancier of de ondernemer? Veel leveranciers rekenen geen transportkosten boven een bepaald orderbedrag. Voorbeeld: Als u bij ons bestelt boven de 350 euro, rekenen wij geen transportkosten.

Wijze van aanlevering

Voorbeeld: Bij mode kan het prettig zijn als de goederen al op een hanger hangen. Ander voorbeeld: Het kan werk schelen als de leverancier de goederen met een prijskaartje aanlevert.

Bijkomende serviceelementen

Voorbeeld: Je kunt kiezen tussen twee leveranciers. De ene leverancier levert voor een iets lagere prijs. Maar de andere leverancier heeft aangeboden om jouw winkel als verkooppunt op zijn website te gaan vermelden. Wie kies je?

Voor alle bovenstaande onderhandelingspunten geldt dat je je goed bewust moet zijn van jouw onderhandelingspositie. Het maakt een groot verschil of je als plaatselijke winkelier in reisbagage onderhandelt met Samsonite over de levering van koffers, of met een kleine leverancier met een onbekend koffermerk. Bij de laatste kun je waarschijnlijk veel meer uit de onderhandeling halen.

142





Het beste aanbod kiezen Je kunt je bedrijfskapitaal maar één keer uitgeven, dus doe dat nooit overhaast. Het is vaak verstandig om offertes te vragen van meer aanbieders en op basis van een vergelijking te beslissen met wie je in zee gaat. Deze tactiek kun je ook gebruiken in de onderhandeling. Als je zegt dat je op basis van verschillende aanbiedingen je keuze maakt, dan weten leveranciers en vertegenwoordigers dat:  

ze met een ondernemer te maken hebben die serieus en weloverwogen zaken doet; ze met een scherp aanbod moeten komen om jou mee te krijgen.

Onderhandelingsruimte Op basis van de informatie uit al je bronnen bepaal jij je onderhandelingsruimte. Dat betekent dat je beslist hoeveel jij over hebt voor een bepaald product, ofwel tot hoever je wilt gaan in de onderhandeling. Met andere woorden: je bepaalt je onderhandelingsgrenzen. Het is belangrijk om deze grenzen vooraf te bepalen. Daarmee voorkom je dat je in het vuur van de onderhandelingen een hogere prijs biedt dan verantwoord is voor jouw onderneming.

Handjeklap is de manier waarop boeren een geslaagde onderhandeling bevestigen. Als het goed is, zijn koper en verkoper tevreden en hebben zij hun onderhandelingsgrenzen goed bewaakt.

Bovengrens en ondergrens Jouw onderhandelingsruimte als ondernemer wordt bepaald door twee grenzen:  

de bovengrens: wat is het best mogelijke onderhandelingsresultaat? de ondergrens: wat wil ik minimaal bereiken? Waarmee neem ik minimaal genoegen?

143





Ook de vertegenwoordiger met wie je onderhandelt, heeft natuurlijk zijn onderhandelingsruimte bepaald op basis van de belangen van zijn bedrijf. Hierna staat die situatie in een schema. Je ziet in de bovenste rechthoek de onderhandelingsgrenzen van de vertegenwoordiger en in de onderste rechthoek die van de ondernemer. Het is mogelijk dat je meemaakt dat de grenzen van beide partijen geen ruimte laten voor een overeenkomst over de prijs. Als die ruimte er wel is, zoals in de figuur hierna, zal de prijs die je overeenkomt, liggen in het gearceerde vlak. Hoe meer je binnen deze ruimte in de buurt van de ondergrens van de vertegenwoordiger komt, hoe beter dit voor jou als ondernemer is.

Verschillen in onderhandelingsruimte Een aantal zaken kunnen een rol spelen in het bepalen van de onderhandelingsruimte:    

de concurrentiepositie van de ondernemer; de concurrentiepositie van de vertegenwoordiger; de ervaring en inzicht in de onderhandelingsstrategie van beide partijen; de actuele noodzaak van een van beide partijen om tot een overeenkomst te komen.

Hierna komt een aantal voorbeelden aan bod over de inkoop van vazen door een bloemistondernemer, waarbij verschillende situaties leiden tot verschillen in onderhandelingsruimte van de partijen.

A. Een bloemistondernemer onderhandelt met een vertegenwoordiger over een inkoop van 600 vazen. De bloemist is een goedlopende onderneming en beide partijen zijn ervaren in de onderhandeling. B. De startende dorpsbloemist onderhandelt met de vertegenwoordiger over de aankoop van 50 vazen. De ondernemer kent de redelijke prijs voor de vazen, maar heeft een order gehad en laat blijken de vazen snel nodig te hebben. De ervaren vertegenwoordiger haakt daarop in door een hogere ondergrens te nemen. C. Fleurop, een grote internationale onderneming van bloemisten, onderhandelt met een vertegenwoordiger over de aankoop van 20.000 vazen, met een mogelijke optie op nog eens 10.000. De onderneming laat blijken ook met andere vertegenwoordigers zaken te hebben gedaan en zonder problemen naar een andere aanbieder te stappen als de onderhandelingen mislukken. D. De bloemistondernemer zet stevig in, maar de vertegenwoordiger heeft zijn voorraad aan vazen voor het grootste deel al verkocht. Nieuwe vazen komen over enkele maanden weer binnen en de vertegenwoordiger heeft nu dan ook geen groot belang bij de verkoop. Er is dus geen overlap tussen de onderhandelingsruimte van de ondernemer en de vertegenwoordiger. Daarom vinden ze elkaar niet en de onderhandeling leidt niet tot een overeenkomst.

144





Voorbereiding onderhandeling Voordat je de onderhandeling ingaat, is het verstandig om de onderhandeling goed voor te bereiden. Daarbij zoek je een antwoord op vragen zoals:   

Wat is het belang of juist het probleem van de onderhandelingspartijen? Hoe goed ken je de vertegenwoordiger of leverancier? Wat heb jij te bieden in het onderhandelingsgesprek? ('wisselgeld')

Een ondernemer met wisselgeld heeft de ander iets te bieden, bijvoorbeeld een leverovereenkomst voor langere tijd.

Belangen van partijen Elke goede onderhandelaar formuleert voorafgaand aan de onderhandeling zijn eigen belang en dat van zijn onderhandelingspartner. Hij maakt hierbij al een inschatting van het onderhandelingsproces. Beide onderhandelingspartijen willen nu en in de toekomst winst maken op hun activiteiten. Voor de ondernemer betekent dit, dat hij graag een goede inkoopprijs wil bedingen voor producten die hij kan verkopen aan zijn klanten. Voor de vertegenwoordiger betekent dit dat hij de marge tussen zijn inkoopkosten en de verkoop aan de ondernemer zo groot mogelijk wil maken. Het is in het belang van beide partijen om daarbij zo te opereren dat ze in de toekomst zaken met elkaar willen blijven doen. Er kunnen ook problemen zijn, zoals:  

problemen met de betaling bij de ondernemer. Hij kan pas betalen als hij zelf een deel van de producten heeft verkocht; problemen met de levering bij de vertegenwoordiger. Hij kan pas leveren als hij zijn eigen voorraden weer heeft aangevuld. Dit laatste probleem wordt vaak veroorzaakt door leveringstijden uit andere landen.

Wie is de vertegenwoordiger of leverancier? Zorg dat je zo veel mogelijk weet over degene met wie je gaat onderhandelen. Bij een leverancier is het goed om te weten of hij een groot of klein bedrijf vertegenwoordigt. Beide hebben zo hun voor- en nadelen; kijk maar in het volgende schema: Vertegenwoordiger van een groot bedrijf

-

veel klanten; kan groot inkopen en scherp doorverkopen; onderhandeling mogelijk over breder pakket aan producten; heeft sterke concurrentiepositie.

Vertegenwoordiger van een klein bedrijf

-

minder klanten; eerder geneigd om te onderhandelen, want wil jou als klant; misschien meer maatwerk mogelijk.

145





Wisselgeld Bij een onderhandeling gebruik je soms ook wisselgeld. Deze term is in dit verband figuurlijk bedoeld, en betekent: een kleine tegemoetkoming van jouw kant om de onderhandeling als geheel aanvaard te krijgen. Als je jezelf vooraf afvraagt wat jouw wisselgeld kan zijn, dan gaat het om het volgende: wat heb jij de leverancier voor interessants te bieden in het onderhandelingsproces in ruil voor het resultaat dat je wilt bereiken? Denk hierbij aan de volgende mogelijkheden.  Gecombineerde verkoop: je neemt dit product af, maar wel in combinatie met een ander (voor jou voordelig) product.  Toezegging van vervolgorder: je spreekt af 'als dit bevalt, dan doe ik volgende keer weer met jou zaken'.

Begin onderhandeling Bij onderhandelingen gaat het zowel om zakelijke belangen als om relaties. Je onderhandelt om voor jouw onderneming een artikel binnen te halen tegen een aantrekkelijke prijs. Maar het is ook in je belang om de relatie met je leveranciers en vertegenwoordigers goed te houden. De volgende keer hebben jullie elkaar namelijk weer nodig. Goed onderhandelen is dus echt geven en nemen. In een onderhandelingsgesprek kun je een aantal fasen onderscheiden.

Contact leggen

Wat gebeurt er?

Waarom is het belangrijk?

Zo nodig: kennismaken

Goede indruk maken

Begroeten

Ander serieus nemen

Even praten

Interesse tonen in ander Basis leggen voor onderhandeling

Situatie verkennen

Artikel bekijken

Tijd winnen

Aanbod verkennen

Laatste informatie verzamelen

(voorraden? prijs? levering?)

Definitief beslissen: is dit iets voor jou?

In het begin van de onderhandelingen leg je contact en verken je de situatie.

Contact leggen Je kunt niet zomaar beginnen met onderhandelen; eerst moet je contact leggen. Dat kan op allerlei manieren. Als je elkaar voor het eerst ziet, maak je natuurlijk eerst kennis, waarbij je naam en functie noemt. Ken je elkaar al, dan praat je samen even over de winkel, over de drukte, of over het weer.

Contact leggen is een belangrijke fase in het onderhandelingsgesprek: sla hem dus nooit over, maar maak hem ook niet te lang.

146





Als je je onderhandelingspartner al langer kent, dan kun je ook persoonlijke dingen uitwisselen, bijvoorbeeld:     

Hoe gaat het met je vrouw? Zit je dochter nog steeds in Afrika? Hoe doet de tweeling het op school? Het elftal van mijn zoon is eerste geworden. Ik ga lekker een weekje naar de zon.

Sla deze eerste fase nooit over, ook niet als je verwacht dat de onderhandeling zwaar of moeilijk wordt. Ook dan heb je het - juist! - nodig om contact te maken. Overdrijf ook niet; besteed aan deze fase niet meer dan een paar minuten. Jullie weten tenslotte allebei dat er zaken te doen zijn.

Situatie verkennen Je bent in de tweede fase van de onderhandeling aangeland. De koffers met monsters gaan open of de mappen komen op tafel. Tegelijk praat de vertegenwoordiger aan één stuk door over zijn geweldige ervaringen met dit artikel. Laat je niet afleiden of meeslepen, maar concentreer je optimaal. Dit zijn de laatste momenten waarop je aanvullende informatie kunt verzamelen voordat je gaat onderhandelen. Heb je het artikel nog nooit in handen gehad, profiteer dan nu van de gelegenheid. Zit je nog met vragen, stel ze nu. Zorg dat je zo veel mogelijk te weten komt over prijs, levering en levertijd. Bepaal op basis van de antwoorden definitief of dit artikel interessant is voor jouw klanten, en of de investering in je budget past. Dit is ook de fase waarin je zo nodig controleert of het artikel voldoet aan wettelijke regelgeving over bijvoorbeeld veiligheid, milieu en hygiëne. Want al haal je nog zo veel omzet met een artikel; je zit niet te wachten op negatieve publiciteit omdat je - bewust of onbewust - regels hebt overtreden.

147





Het artikel zelf moet goed en aantrekkelijk zijn. Dat is je uitgangspunt en daar valt niet over te onderhandelen. Bij twijfel hierover kun je nog wel meer informatie verzamelen (bijvoorbeeld onder je klanten of door trendonderzoek te raadplegen) en de onderhandeling daarom uitstellen. Hetzelfde geldt voor de veiligheid, het milieuaspect en de hygiëne. Als het artikel op deze punten niet in orde is, doe dan geen zaken. Als je twijfelt, stel de onderhandeling dan uit en doe eerst navraag, bijvoorbeeld bij je branchevereniging. De twee punten waarover je wel kunt onderhandelen, zijn de prijs en de voorwaarden waaronder het artikel geleverd wordt.

Vervolg onderhandeling Als je in het begin van de onderhandeling contact gelegd hebt en de situatie goed hebt verkend, dan ga je door met het vervolg: zaken doen en het gesprek afronden. Kijk hieronder in het schema wat daarbij gebeurt en waarom het belangrijk is. Wat gebeurt er? Zaken doen

Waarom is het belangrijk? aantrekkelijk artikel inkopen

(over prijs; hoeveelheid; verpakking; levertijd)

Gesprek afronden

Zaken doen Je weet genoeg: dit artikel wil je inkopen voor jouw assortiment. Het artikel is aantrekkelijk voor jouw klanten, de prijs-kwaliteitverhouding lijkt goed en het past in je budget. Over de leveringsvoorwaarden worden jullie het wel eens en er zijn geen problemen met de veiligheid, het milieu en de hygiëne. Dan begint de derde fase: zaken doen. Nu komt het erop aan een goed onderhandelingsresultaat te bereiken. In deze fase kun je verschillende onderhandelingsstrategieën toepassen.

Visualiseer zo nodig je doel, maar hou daarbij wel je ogen open!

148





Net als in de vorige fase is ook hier optimale concentratie belangrijk. Laat je niet afleiden of storen, ga rustig op je doel af en maak alleen afspraken waar je achter staat. Visualiseer zo nodig je doel: tevreden klanten in je winkel en een rinkelende kassa. Vergeet daarnaast niet dat je een persoon tegenover je hebt die ook een doel heeft: een goede deal sluiten voor zijn baas. Goede onderhandelingen kenmerken zich doordat beide partijen na afloop tevreden zijn en ook in de toekomst zaken met elkaar willen doen. Let op: in deze fase heb je de keuze tussen de deal sluiten en ervan afzien. Als je tot overeenstemming komt, maak dan duidelijke afspraken over prijs en levering, en leg deze afspraken vast op papier.

Gesprek afronden De deal is gesloten en het laatste restje spanning moet uit de lucht. Dan is het tijd om je waardering uit te spreken voor de onderhandelingen en voor je gesprekspartner, bijvoorbeeld als volgt:   

Ik ben blij dat we hier zo snel/goed/gemakkelijk uitgekomen zijn. Bedankt voor je constructieve opstelling. We hebben goede zaken gedaan.

Hierna neem je vriendelijk afscheid.

Onderhandelingsstrategieën Onderhandelen kun je op allerlei manieren doen. Je kunt er verschillende strategieën bij toepassen. Het is nuttig om hier wat over te weten. Daar kun je dan zelf actief gebruik van maken, maar je herkent ook eerder welke onderhandelingsstrategie je partner toepast. Als je weet wat er gebeurt, kun je meer ontspannen onderhandelen. En dat is gunstig voor het resultaat en voor de relatie.

Structureren Structureren betekent dat je een structuur of een lijn aanbrengt in een onderhandelingsgesprek. Dat is een belangrijke strategie om greep op het gesprek te houden. Om te structureren gebruik je de volgende technieken.

Structureringstechnieken

Voorbeelden

Het gesprek plannen

Zullen we eerst op een rijtje zetten welke punten we moeten bespreken?

Overgangen markeren

Oké, nu is wel duidelijk dat dit product de speelgoedmarkt voor peuters wil infiltreren, maar hoe zit het met de veiligheid?

Afdwalingen corrigeren

U hebt het nu weer over de markt voor dit dingetje, maar het punt van de veiligheid is voor mij nog niet overtuigend afgehandeld.

Samenvatten

We hebben het hier dus over een computergame voor peuters, die getest is op de doelgroep. Hij duurt hooguit tien minuten, is gebruiksvriendelijk, en er komt geen geweld in voor. Dit product boort een nieuwe markt aan.

Welke tegenzetten kun jij doen als je onderhandelingspartner structureringstechnieken gebruikt? 



Je kunt tegenvoorstellen doen op structureringspogingen van de ander:  We hebben nog niet genoeg doorgepraat.  Het is nog te vroeg om besluiten te nemen. Je kunt de structureringspogingen van de ander negeren (bijvoorbeeld als het jou beter uitkomt om nog even vrijuit te brainstormen).

149





Suggereren Suggereren is ervoor zorgen dat iemand een bepaald idee krijgt zonder dat idee rechtstreeks uit te spreken. Als je iemand iets wilt verkopen, of iets van iemand gedaan wilt krijgen, dan is dit een belangrijke strategie. Je zult als ondernemer merken dat leveranciers en vertegenwoordigers geregeld suggereren om jou tot kopen over te halen.

Suggestietechnieken Suggestieve formulering

Kenmerken zaken voorstellen als volkomen vanzelfsprekend

Voorbeelduitingen Het spreekt vanzelf dat ... Geen mens twijfelt eraan dat ...

geen ruimte bieden voor andere mening

Neem gerust van mij aan dat ...

geen ruimte laten voor discussie

Op de wellnessmarkt is je assortiment niet gauw groot genoeg. Je wilt toch zeker geen 'nee' verkopen?

Ja, maar ...

eerst instemmen en daarna beperkingen aanbrengen, bezwaren uiten

Dit lijkt me een interessant product, maar ik wil het voorzichtig uitproberen. Bijvoorbeeld eerst één doos met teruggeefgarantie.

Allemaal ja

je gesprekspartner een conclusie of beslissing opdringen door suggestieve argumenten te geven in een suggestieve volgorde

Jij wilt je klanten ter wille zijn, toch? Het ergste is toch als ze naar de concurrent gaan? Je zei toch net dat je op een hoger klantsegment ging mikken? Weet je dat hiermee al in een Glossy wordt geadverteerd? Zeg nou zelf, om dit product kun je toch niet heen?

Welke tegenzetten kun jij doen als je onderhandelingspartner suggestietechnieken gebruikt? 

Je kunt de suggestieve techniek van de ander blootleggen:  Ik merk dat je me probeert te strikken.  Je bent nu wel heel suggestief bezig.



Je kunt de suggesties bestrijden met goede argumenten:  Ik heb zelf al klantonderzoek gedaan en daaruit blijkt....  Product X en Y zijn om [redenen noemen] goede alternatieven.

150





Confronteren Confronteren is een strategie die veel gebruikt wordt in onderhandelingen. Confronteren wil zeggen dat je de tegenstellingen tussen jou en de ander niet verhult, maar juist duidelijk naar voren brengt. Je gaat het hard spelen. Confronteren kan een heel vruchtbare strategie zijn, maar je moet hem wel toepassen op het goede moment en op de goede manier.

Confrontatietechnieken

Kenmerken

Voorbeelduitingen

Majoreren (hoog inzetten)

Meer eisen dan je wilt bereiken en via proces van geven en nemen je zin krijgen

Ik neem een dozijn verpakkingen af tegen een korting van 15%. (Als je al weet dat 5% korting jouw grens is.)

Tegenstrijdigheden accentueren

Nadruk leggen op tegenstrijdigheden in het verhaal van de ander

De voorstellen die u nu doet, kloppen niet met wat we vorige maand hebben afgesproken.

Belang van ander blootleggen

Verborgen belangen en doelen van de ander in het gesprek aan de orde stellen

U kunt nu wel zeggen dat dit product uniek is, maar die uitspraak lijkt me toch vooral in uw eigen belang als vertegenwoordiger.

Welke tegenzetten kun jij doen als je onderhandelingspartner confrontatietechnieken gebruikt?  

Je kunt zelf ook confronteren. Je kunt samenwerking zoeken door persoonlijk te worden of te motiveren.

151





De algemene voorwaarden van je leveranciers Algemene voorwaarden zijn regels die je leverancier standaard wilt laten gelden bij zijn verkoopovereenkomsten, dus jouw inkoopovereenkomst. De leverancier gaat ervan uit dat dan niet bij elke overeenkomst onderhandelt hoeft te worden over bijvoorbeeld betalingstermijnen, garantiebepalingen en incassobedingen. In algemene voorwaarden worden de wederzijdse rechten en verplichtingen zo duidelijk mogelijk geregeld. Zo weten beide partijen waar ze zich aan hebben te houden, en voorkom je conflicten. Degene met wie de leverancier zaken doet, jij dus, moet deze voorwaarden natuurlijk wel accepteren. Algemene voorwaarden zijn (op punten) ook onderhandelbaar. Zo kun je een afwijkende betalingstermijn of een afwijkende leverwijze bedingen, als jou dat beter uitkomt. Het is natuurlijk aan de leverancier of hij zulke wijzigingen, al dan niet eenmalig wil toestaan.

Veelvoorkomende bepalingen In algemene voorwaarden worden allerlei zaken geregeld en afgesproken. De volgende bepalingen komen vaak voor. Onderwerpen in algemene voorwaarden

Voorbeelden

Offerte

Is de offerte vrijblijvend of niet? Wat is de termijn voor aanvaarding?

Transport

Wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten?

Levertijd

Wat gebeurt er als niet geleverd kan worden door overmacht?

Betaling

Welke betalingstermijn geldt? Worden bij overschrijding van die termijn incassokosten en rente berekend?

Eigendomsvoorbehoud

Het eigendom gaat pas over na betaling.

Garantie

Is er garantie en zo ja, onder welke voorwaarden?

Geschillen

Hoe worden geschillen afgewikkeld: rechterlijke procedure of arbitragecommissie?

Aansprakelijkheid

Hoe is de aansprakelijkheid geregeld of begrensd? Hoe hoog is de schadevergoeding bij aansprakelijkheid?

Wettelijke eisen De wet stelt twee belangrijke eisen aan algemene voorwaarden: 1. De voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij. 2. De wederpartij moet kennis kunnen nemen van de algemene voorwaarden. Dit heet de informatieplicht. Je moet algemene voorwaarden dus altijd kenbaar maken voordat de overeenkomst gesloten wordt, of je moet tegen je onderhandelingspartner zeggen waar ze te raadplegen zijn.

152





Niet onredelijk bezwarend De algemene voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij. Wat houdt dit in? De wet hanteert een zwarte lijst en een grijze lijst. Deze lijsten geven de eisen aan waaraan algemene voorwaarden moeten voldoen om zaken te doet met consumenten. De zwarte lijst bestaat uit bepalingen die per definitie verboden zijn. De grijze lijst bevat bepalingen die zich bewegen op de grens van het onredelijke. Bij deze bepalingen moet jij aan kunnen tonen dat het gebruik in jouw specifieke situatie niet onredelijk is. Informatieplicht De wet eist dat je vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst de inhoud van de algemene voorwaarden verstrekt aan de wederpartij en dat deze met de algemene voorwaarden instemt. de leverancier kan op verschillende manieren voldoen aan deze informatieplicht, bijvoorbeeld door:   

de algemene voorwaarden aan de wederpartij te geven; de algemene voorwaarden vooraf aan de wederpartij te sturen; de algemene voorwaarden af te drukken op de achterkant van het contract of de offerte. Dan moet je daar op de voorkant wel nadrukkelijk naar verwijzen.

Let op: 



Als bij een eerste contract de algemene voorwaarden alleen op de factuur vermeld worden, is dat dus te laat. Ze moeten immers vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst bij de wederpartij bekend zijn. Als alleen op het briefpapier staat vermeld dat de algemene voorwaarden zijn gedeponeerd, heeft dat geen effect. De algemene voorwaarden moeten immers actief aan de wederpartij verstrekt worden.

Zaken doen op afstand Je doet niet altijd zaken van mens tot mens, soms onderhandel je ook over de telefoon, of sluit je een overeenkomst per e-mail. Hoe zit het dan met de algemene voorwaarden? Telefonisch zaken doen Voor een telefonisch gesloten overeenkomst geldt een uitzondering. Voordat je de overeenkomst sluit, moet je van aan de andere partij horen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. En zij moeten erbij zeggen dat je die algemene voorwaarden op verzoek kosteloos opgestuurd krijgt. Elektronisch zaken doen Bij zaken via internet geldt de 'Richtlijn inzake elektronische handel'. Deze richtlijn bepaalt dat de regels over de algemene voorwaarden ook van toepassing zijn op overeenkomsten via internet. Het is verplicht om de algemene voorwaarden aan de wederpartij elektronisch ter beschikking te stellen. Dit moet voor of bij het sluiten van de overeenkomst gebeuren. De wederpartij moet de voorwaarden kunnen opslaan en later nog eens na kunnen lezen. Als dit in redelijkheid niet mogelijk is, bijvoorbeeld bij mobiel internet, kan de wederpartij ook aangeven waar de algemene voorwaarden online te bekijken zijn, of aanbieden ze per fax of post toe te sturen.

153

Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad

Recommend Documents