Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad

© Noordhoff Uitgevers

Elobase Detailhandel

Ondernemer Kerntaak 2

BPV-werkboek deel 2

Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad

BPV-werkboek deel 2 voor kerntaak 2 Ondernemer Dit werkboek is van: ____________________________ Telefoonnummer: ____________________________ Klas: __________

BPV-begeleider: _______________

BPV-bedrijf: ___________________________________ Bedrijfsleider/ BPV-opleider:_______________________ Telefoonnummer bedrijf: __________________________ 1




BPV-werkboek deel 2

BPV-werkboek deel 2 kerntaak 2 Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad Wat ga je doen? - Het vinden van het juiste evenwicht tussen het delegeren en het zelf uitvoeren van werkzaamheden - Je gaat het inkoopproces en inkoopbeleid van het BPV-bedrijf onderzoeken. - Je gaat gegevens verzamelen over het leveranciersbeleid in het BPV-bedrijf - Je laat zien dat je een artikelgroep kunt aanvullen (bestellen) of kunt vervangen door een nieuwe artikelgroep. Je gaat het inkoopplan puntsgewijs opstellen, presenteren en verdedigen. - Je laat via twee bedrijfsplannen (schoonmaakplan en dervingsbestrijdingsplan) zien, dat je de leiding kunt nemen over bedrijfsprocessen en deze kunt begeleiden. - Je laat zien dat je een planning kunt maken voor het winkelonderhoud. - Je laat zien dat je een expert bent in het bestrijden van derving.

Resultaat -

-

-

Als je dit werkboek hebt afgerond, heb je binnen jouw bedrijf het interne logistiek traject onder controle. Als je de stap Onze inkoop hebt afgerond, kun je de verschillende inkoopkanalen onderscheiden die het BPV-bedrijf gebruikt en heb je inzicht in het inkoopproces van een detailhandelsonderneming. Als je de stap Onze leveranciers hebt afgerond, weet je welke eisen je aan leveranciers kunt stellen, welke condities gebruikelijk zijn en dat het verstandig is leveranciers kritisch te blijven beoordelen. Ook heb je een beeld van het leveranciersbeleid van het BPV-bedrijf. Als je het inkoopplan hebt afgerond, kun je een inkoopplan maken waarmee je voldoet aan de criteria van de BPV-examenopdracht Kerntaak 2 Ondernemer detailhandel. Als je dit schoonmaakplan hebt afgerond, kun je een schoonmaakplan aanpassen. Als je dit dervingsbestrijdingsplan hebt afgerond, kun je een dervingsbestrijdingsplan aanpassen. Je kunt de plannen daarna presenteren, verdedigen en eventueel zelfs implementeren.

Samenvattend: Goed voorbereide, presentabele en implementeerbare plannen die voldoen aan de examenvoorwaarden en ook bruikbaar zijn als basis voor de afronding van kerntaak 1.. Examen 1: Goederenontvangst en –opslag Examen 2: Artikelpresentatie en beheren winkel/opslagruimte Examen 3: Voorraad en inkoopplannen Examen 4: Leidinggeven en begeleiden goederenstroom Examenopdrachten (deze maak je via dit werkboek): Bewaken en bestellen voorraad Inkoopplan assortiment Leidinggeven en begeleiden goederenstroom

2




BPV-werkboek deel 2

Aan bod komen in dit deel 2 achtereenvolgens: Examen 1: Goederenontvangst en –opslag (MAN / OD) -

Handtekeningdocument.

pag. 6

Indien je in deel 1 de onderdelen gemaakt hebt, welke gaan over de goederenontvangst en –opslag (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond), kun je opgaan voor dit examen zonder in dit deel 2 te werken. Examen 2: Artikelpresentatie en beheren winkel/opslagruimte (OD) Stap 1 Schoonmaakplan - BPV-eindopdracht

    

pag. 7

Inventarisatie en noodzaak onderhoud Planmatig schoonmaken Verbeterpunten Belemmeringen bij implementatie Presentatie en implementatie

Verder heb je op orde: Een presentatieplan De eisen aan de artikelpresentaties Een instructie voor bij de artikelpresentaties De controle van de artikelpresentaties De winkel en opslagruimte zijn schoon en verzorgd (uitvoering schoonmaakplan, welke je in de volgende stap maakt) De winkel en opslagruimte voldoen aan de wettelijke regels arbo, veiligheid, hygiëne en milieu (Hier is een relatie met de RIE welke je voor KT1 moet opleveren als eindopdracht.) -


pag. 24

Examen 3: Voorraad en inkoopplannen Examenopdrachten: Bewaken en bestellen voorraad Inkoopplan assortiment Stap 2 Onze inkoop -

   

Inkoopproces Inkoopbeleid Inkoopfactoren Inkoopvormen

Stap 3 Onze leveranciers –

   

pag. 40

Leveranciers belichten Leveranciers selecteren Levercondities Orderbewaking

Stap 4 Inkoopplan - BPV-examenopdracht

   

pag. 25

pag. 48

Kwaliteit Leveranciersbeleid Inkooplogistiek Opbrengst en kosten

3




BPV-werkboek deel 2

Verder heb je op orde voor BPV-Examen 3: Voorraad en inkoopplannen: Een bijgehouden voorraad en voorraadadministratie Bestellingen welke zijn bijgehouden op het gewenste voorraadniveau, rekeninghoudend met de gewenste servicegraad Een inkoopplan (de uitgewerkte stap 4) -


pag. 65

Examen 4: Leidinggeven en begeleiden goederenstroom Examenopdracht: Leidinggeven en begeleiden goederenstroom Stap 6 Ontvangst en opslag onder controle – voorbereiding van de eindopdracht

     

pag. 66

Ik wil het zo! Personeel aan de slag Alles intern onder controle Alles extern onder controle Wat ik wil, is dat haalbaar? Wat kost dat nou?

Stap 7 Dervingsbestrijdingsplan - BPV-eindopdracht

   

pag. 85

De beginsituatie Concrete doelstellingen Verbetervoorstellen in een hanteerbaar plan Presentatie en implementatie

Verder heb je op orde: Een personeelsplanning (uitwerking stap 6) Randvoorwaarden goederenontvangst en –opslag (uitwerking stap 6) Werkzaamheden goed georganiseerd en uitgevoerd (uitwerking stap 6 en stap 7) -


pag. 92

Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding 90290 Ondernemer Detailhandel Werkproces

Beroepscompetentie

2.1 Beheert en verzorgt goederenontvangst 2.2 Beheert en verzorgt goederenopslag 2.3 Bouwt artikelpresentaties op en verzorgt deze 2.4 Bewaakt de voorraad en bestelt 2.5 Maakt inkoopplannen voor het assortiment 2.6 Beheert en verzorgt winkel en/of opslagruimte

B Aansturen C Begeleiden K Vakdeskundigheid toepassen M Analyseren Q Plannen en organiseren S Kwaliteit leveren Y Bedrijfsmatig handelen X Ondernemend en commercieel handelen R Op de behoeften en verwachtingen van de ‘klant’ richten

4

©©Noordhoff Noordhoff Uitgevers Uitgevers


Ondernemer Kerntaak 2 Hoe BPV-werkboek 2 Elobase Detailhandel werken met je deel BPV-werkboek

Handleiding bij het BPV-werkboek Wat ga je doen? Je volgt de lessen over de diverse thema’s. Na een les, maak je in Elobase de bijbehorende digitale zelftest. Daarna werk je in je BPV-werkboek het onderwerp uit. Alle onderwerpen welke in de theorie worden behandeld, komen ook in je BPV-werkboeken voor. Zo kun je, door zelf te oefenen, je ook gemakkelijker theoretische onderwerpen eigen maken, welke in een theorie-examen worden geëxamineerd. Alles wat voorkomt in de opdrachten van je BPV-werkboek kun je per werkproces opzoeken in Elobase ( tip: de zoekmachine in Elobase) of naslaan in je theorieboek en – indien het onderwerp niet in de theorie wordt geëxamineerd – in het informatieboek (infoboek). Opdrachten van je BPV-werkboek gaan wel over je BPV-bedrijf, maar je maakt ze niet uitsluitend in je BPV-bedrijf, dan zou je niet meer aan je praktijk toekomen. Na je lessen, begin je, op school al, aan je BPV-werkboek. Zodra je een opdracht niet kunt voltooien, laat je dat invulveld leeg. Dat invulveld ga je dan pas later in je BPV-bedrijf invullen, nadat je naar de opdracht onderzoek hebt gedaan. Voorbeeld invulveld: Tip: Schrijf niet met te grote letters! De lengte van het invulveld is mede bepalend voor de omvang van het antwoord. Klein veld: kort antwoord. Groot invulveld, er wordt een uitvoeriger antwoord verwacht.

Resultaat Een uitgewerkt en door het bedrijf ondertekend BPV-werkboek en de daarbij behorende procedures binnen jouw BPV-bedrijf geven aan, dat je klaar bent voor een of meerdere BPV-examens. In geval een deel 1 en een deel 2: Wanneer er meerdere delen van het BPV-werkboek zijn, begin je pas aan deel 2, nadat deel 1, of de onderliggende opleiding is afgerond (bij de opleiding Verkoopspecialist is dat Verkoper en bij de opleiding Manager of Ondernemer is dat Verkoopspecialist) . Deze opdracht moet je met pen (of in Word) uitwerken. Je moet iets terugzoeken in de theorie, dat kan in een boek of in Elobase ( tip: zoekmachine) Je hebt een computer nodig voor deze opdracht. Je bespreekt het onderwerp met anderen. Terugkijken of opbergen in je portfolio (al dan niet digitaal). BEWAREN KAN BELANGRIJK ZIJN! Voor deze opdracht moet je buiten de school – en ook buiten de lesuren – onderzoek doen. Extra aanwijzing Indien van toepassing, afvinken of inkleuren (het vakje kan ook een ander formaat hebben). ja/nee Doorhalen wat NIET van toepassing is.

5




BPV-werkboek deel 2

Examen 1: Goederenontvangst en –opslag (OD) Indien je in deel 1 de onderdelen gemaakt hebt, welke gaan over de goederenontvangst en –opslag (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond), kun je opgaan voor dit examen zonder in dit deel 2 te werken.

Bespreek wat je tot nu toe gedaan hebt met je docent waarna je de praktijkopleider voor je ervaring en de resultaten laat aftekenen. Dit doe je zodra je daadwerkelijk weet hoe je de goederenstroom begeleidt en controleert, De goederenontvangst en –opslag beheerst. Over het leidinggeven en begeleiden van anderen bij de goederenontvangst en –opslag komt nog een vervolgexamen. Je hebt deel 1 (of de BPV-werkboeken van Verkoopspecialist of Eerste Verkoper) besproken en alles netjes uitgewerkt. Laat de handtekening aan je docent zien, dan weet hij dat je toe bent aan het BPV-examen Goederenontvangst en –opslag (OD) BPV-examen Goederenontvangst en –opslag. De voorbereiding van dit examen staat in deel 1. Deel 1 en de opgedane ervaring is dusdanig, dat de student dit BPV-examen kan worden afgenomen Naam deelnemer: Naam bedrijf:

Naam praktijkopleider:

Bij de student kan het examen worden afgenomen: Handtekening praktijkopleider: Datum:

Aantekeningen

6




BPV-werkboek deel 2

BPV-Examen 2: Artikelpresentatie en beheren winkel/opslagruimte (OD) Bij dit BPV-examen lever je een zelfgemaakt presentatieplan aan. Wanneer je deel 1 hebt afgehandeld (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond), gaat je dat zonder meer lukken. Dit geldt ook voor de volgende examenonderdelen: De eisen welke aan artikelpresentaties worden gesteld. Instructie geven aan anderen over artikelpresentaties De controle van de artikelpresentaties De winkel en opslagruimte schoon en verzorgd opleveren. Hiervoor maak je aanvullend in de volgende stap een schoonmaakplan, welke gelijk een bewijsstuk over dit onderwerp is. Verder laat je zien dat winkel en opslagruimte voldoen aan de wettelijke regels van arbo, veiligheid, hygiëne en milieu. Je hoeft bij dit examen nog geen bewijsstuk te leveren, dat doe je pas bij het BPV-examen van kerntaak 1. De relatie met de risico-inventarisatie en evaluatie (RIE) die je voor KT1 moet opleveren als eindopdracht, is dermate, dat het wellicht verstandig is daar nu al naar te kijken. Samenvattend: wanneer je deel 1 hebt afgehandeld, (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond) je hebt een zelfgemaakt presentatieplan voorhanden, je maakt een schoonmaakplan (zie de volgende stap) en je bekijkt arbo, veiligheid, hygiëne en milieu, bijvoorbeeld via de RIE van het BPV-bedrijf, kun je het BPV-examen 2 Artikelpresentatie en beheren winkel/opslagruimte laten afnemen.

Stap 1 Schoonmaakplan - BPV-eindopdracht Wat ga je doen: Je gaat een z.g. eindopdracht maken. Als leidinggevende wordt van je verwacht dat je het voortouw neemt, bijvoorbeeld in de verzorging van de winkel. De organisatie van het bedrijf vertrouwt erop dat jij er alles aan zult doen om de winkel de juiste uitstraling te geven en te laten behouden. Natuurlijk gebeurt dat, zolang je BPV doet, fictief, niet echt. De verzorging hoort bij een afdeling in je BPV-bedrijf en moet passen bij de producten en werkwijze binnen de winkelformule. In deze opdracht ga je een dingen die je eerder in de opleiding hebt geleerd, met elkaar combineren. Je ideeën binnen je schoonmaakplan zullen (indien die daadwerkelijk worden opgenomen als bedrijfsprocedure) een duidelijke bijdrage moeten leveren aan de toekomstige werkwijze van het BPV-bedrijf.

Voorbereiding: Stel dat jij de ondernemer bent van een bedrijf. Zou je dan de verzorging van de winkel op dezelfde manier plannen als je BPV-bedrijf dat doet? Of zou je het anders doen? Neem de uitdaging aan en laat zien dat jij een goed plan kunt presenteren dat de complete winkelverzorging omvat. Bespreek met de BPV-opleider dat je dit schoonmaakplan als eindopdracht moet maken. Het schoonmaakplan zal een bijdrage kunnen leveren aan de toekomstige efficiëntie van het BPV-bedrijf. Vertel de BPV-opleider over het gedeelte van de winkel waaraan jij denkt voor je schoonmaakplan. Bespreek of hij dat ook een goede keuze vindt.

7




BPV-werkboek deel 2

Vraag of er al een schoonmaakplan is en zo ja, of je daar inzage in mag krijgen. Indien er al een schoonmaakplan bestaat, werk je jouw eindopdracht uit op basis van dat bestaande model. Je dient dan wel te controleren of je alle opdrachten uit het stappenplan ook kwijt kunt in dat model schoonmaakplan. Is er nog geen schoonmaakplan (of krijg je het niet ter inzage), dan moet je vanaf de basis zelf aan de slag. Ook dat gebeurt via dit stappenplan. Alles wat je in je schoonmaakplan zet, moet je kunnen uitleggen en je moet je keuzes kunnen motiveren! Denk eraan, je gaat hier een eindopdracht maken, die zowel schriftelijk als mondeling te presenteren moet zijn. Alles wat je erin zet, kan je ook uitleggen. - Zorg ervoor dat het geheel er verzorgd uit komt te zien. - Lees eerst het stappenplan door. Dat voorkomt dat je zaken op de verkeerde plek of dubbel gaat beschrijven. Eisen bij het inleveren van de opdracht Omdat het om een BPV-eindopdracht gaat, zijn de eisen hoog. 1. Het is zelfstandig door jou gemaakt. 2. De teksten zijn in goed Nederlands en getypt. 3. Je moet de opdracht kunnen presenteren, in elk geval met een hand-out. 4. Het plan bevat inhoudelijk: o een objectenlijst; o hoe en hoe vaak wordt schoongemaakt; o verbeterpunten; o hoe deze te implementeren; o de gevolgen van het schoonmaakplan voor het bedrijf.

Inventarisatie en noodzaak onderhoud Dit schoonmaakplan kan als volgt opgebouwd zijn: Een rapportage met verbeterpunten op het al in het BPV-bedrijf aanwezige schoonmaakplan en de implementatie van deze verbeterpunten Een schoonmaakplan, dat geschikt is voor het BPV-bedrijf, inclusief de motivatie en een onderzoek naar de mogelijke belemmeringen voor implementatie ervan. Een schoonmaakplan van een gemiddeld formaat winkelbedrijf kun je compleet opzetten. Loop je BPV in een warenhuis, bouwmarkt of supermarkt, dan mag je je in overleg met je docent beperken. Maak bij een groot bedrijf dus eerst een keuze over welke afdeling je schoonmaakplan gaat.Maar betrek wel altijd de ontvangst- en opslagruimte die bij die afdeling behoren bij je plan!Wanneer je het stappenplan volgt, zal het werk dat je gaat presenteren voldoen aan de vereiste criteria.

Je werkte in deel 1 reeds eerder met een schoonmaakplan

8




BPV-werkboek deel 2

Neem de theorie Schoonmaken en Reinigingsplan door, zodat je weer even op de hoogte bent van reinigingsmaterialen en methoden en de doelstellingen van het schoonmaakplan. De Verwijzingen bij de theorie 2.6 deel 2 Reinigingsplan bevatten een concept reinigingsplan. Je mag dit gebruiken om een opzet te maken voor je eigen schoonmaakplan. Je kunt er ook gedeelten uithalen. Denk eraan dat je het aanpast aan je eigen assortiment en BPV-bedrijf. Je werkte via BPV-opdrachten reeds eerder aan of met een schoonmaakplan. Dat schoonmaakplan of het reinigingsplan uit de tip hierboven, wordt het uitgangspunt van je eindopdracht. Je hoeft dus niet helemaal opnieuw te beginnen. Gebruik wat je al hebt. Lees het eerder door jou gemaakte materiaal over schoonmaken heel gewoon door. Controleer of iets voldoet om te gebruiken als basis van deze eindopdracht. Let op, niet in elk BPV-bedrijf zijn dezelfde criteria te hanteren. N.B. Maakte je nog niets over schoonmaken? Dan moet je nu extra aan de slag! Allereerst leg je een lijst aan voor de organisatorische maatregelen die je als bedrijf gaat nemen in je schoonmaakplan. Dat doe je door aan de hand van de onderstaande opdrachten te inventariseren welke schoonmaak- en opruimmaatregelen horen bij elk object in de winkelen magazijnruimten. Onderzoek gelijktijdig hoe vaak deze objecten schoongemaakt moeten worden. Dat kan verschillend zijn. Je kunt bijvoorbeeld iets vier maal per dag met een doekje bijhouden, dagelijks nat moeten afnemen met een bepaald schoonmaakproduct en wekelijks moeten uitruimen en grondig schoonmaken. Er kunnen ook nog halfjaarlijkse controlebeurten bijhoren, waarbij bijvoorbeeld een vloeistofniveau dient te worden bijgevuld. Ook jaarlijkse servicebeurten vanuit bijvoorbeeld een leverancier of schoonmaakbedrijf kun je hierin opnemen. Voorbeelden: Het reinigen van de vleeswarenvitrine kan tussendoor wel met een nat doekje met water, maar het gebruik van schoonmaakmiddelen terwijl de vitrine gevuld is, kan natuurlijk niet. Zuigen tussen de benen van de klanten door is ook niet zo'n goed idee. Plan dat liever vroeg of na sluitingstijd. Onder Verwijzingen staat een checklist. Je kunt de onderstaande opdrachten a t/m f op deze checklist inventariseren. De checklist bevat dezelfde opdrachten (beperkt tot enkele kernwoorden) en aanwijzingen voor het uitwerken ervan. Zo kun je de opdrachten makkelijk en compact meenemen naar het bedrijf. Neem de checklist eerst door, vul alvast in wat je weet en maak witregels, zodat je op de zaak ruimte hebt om met een pen aantekeningen te maken. Hoe het schoonmaakplan eruit gaat zien, is natuurlijk in hoge mate afhankelijk van de branche en het assortiment dat wordt gevoerd. De eisen die eraan gesteld worden kunnen ook formuleafhankelijk zijn of afhangen van wettelijke regels. Of objecten, genoemd als voorbeeld, ook aanwezig zijn, is per bedrijf verschillend.

9




BPV-werkboek deel 2

A Wat, wanneer, hoe vaak en hoe? Geef van de presentaties, displays, promotiematerialen, koel- en vriesvitrines en de afgesloten vitrines aan wanneer, hoe vaak en op welke manier het schoonmaken gebeurt. Objecten

Wanneer

Hoe vaak

Werkwijze

Doe hetzelfde voor het winkelen afrekenmeubilair. Denk daarbij ook aan toonbanken, zitmeubels en afgesloten vitrines. Objecten

Wanneer

Hoe vaak

Werkwijze

10




BPV-werkboek deel 2

De winkelruimte, vloer en plafond hebben vaak een ander schema. Noteer die. Objecten

Wanneer

Hoe vaak

Werkwijze

Ook de entree en de buitenkant van de winkel verdienen de aandacht. Maak aantekeningen van het huidige onderhoud van het winkelfront, de entree, de pui, de ruiten, de straat, al met al van de winkelomgeving. Objecten

Wanneer

Hoe vaak

Werkwijze

11




BPV-werkboek deel 2

Niet alleen de ruimtes waar klanten komen dienen onderhouden te worden. Inventariseer het schoonmaakwerk van de ontvangst- en opslagruimte, het magazijn achter, het winkelmagazijn, de gereedschapruimte, de voorraadkasten (bijvoorbeeld onder de stelling en achter de toonbank), de emballageruimte, de koel- en vriesruimten en de achteringang/achterzijde. Objecten

Wanneer

Hoe vaak

Werkwijze

Ook machines en gereedschappen moeten worden bijgehouden. Niet alleen wanneer deze voor levensmiddelen worden gebruikt. Ook bijvoorbeeld de kassa's, de pinautomaat, de zaagmachine, de aanvulkratten en de rolcontainers moeten er fris uitzien. Geef aan welke in aanmerking komen. Objecten

Wanneer

Hoe vaak

Werkwijze

12




BPV-werkboek deel 2

Nog meer aparte ruimtes: de service- en personeelsruimte. Het kan zijn dat de klanten daar nooit komen. Of toch soms wel? Denk aan: toilet, kleedkamers, servicebalie, keuken, kantoor, kantine, zaagruimte en andere productieruimtes. Objecten

Wanneer

Hoe vaak

Werkwijze

Na deze inventarisatie maak je aantekeningen over de speciale behandelingen die bij de objecten horen. Je kunt je uitwerking zelf uitbouwen met verklaringen en bespreekpunten. Vermeld bijvoorbeeld gelijk wannéér het het handigste is om de objecten schoon te maken. Dat heb je voor de volgende stap nodig. Maak ook aantekeningen over hoe vaak dat zou moeten gebeuren en op welke manier.

b voorbeelden Werk daarna de inventarisatie van de presentaties van opdracht hierover uit. Doe dat van ten minste één voorbeeld. Ook hier geldt, wanneer er meerdere specifieke schoonmaakbehandelingen zijn, werk je ook meerdere voorbeelden uit. Uitwerking van een voorbeeld van Presentaties, displays, promotiematerialen, koel- en vriesvitrines, afgesloten vitrines

13




BPV-werkboek deel 2

Werk daarna de inventarisatie van het meubilair uit. Doe dat van ten minste één voorbeeld. Ook hier geldt, wanneer er meerdere specifieke schoonmaakbehandelingen zijn, werk je ook meerdere voorbeelden uit. Uitwerking van een voorbeeld van Winkel- en afrekenmeubilair. Toonbanken, zitmeubels, afgesloten vitrines

Geef hier de schoonmaakbehandelingen van de winkelruimte aan, minimaal van de vloer. Uitwerking van een voorbeeld van Winkelruimte, vloer, plafond,

14




BPV-werkboek deel 2

Ook de entree en het winkelfront hebben vast een verzorging nodig, die een beschrijving verdient. Uitwerking van een voorbeeld van Winkelfront, entree, pui, ruiten, straat

Werk de schoonmaakhandelingen van de opslagruimten uit met enkele voorbeelden. Minimaal één per ruimte. Uitwerking van een voorbeeld van Ontvangst- en opslagruimte. Magazijn, winkelmagazijn, gereedschapruimte, voorraadkasten (bijvoorbeeld onder de stelling en achter de toonbank), emballageruimte, koel- en vriesruimte, achterdeur/achterzijde

15




BPV-werkboek deel 2

Zijn er machines en materialen in het bedrijf die er fris uit moeten blijven zien? Uitwerking van een voorbeeld van Machines en gereedschappen.

Als laatste de bijkomende ruimtes. Alleen al uit hygiënisch oogpunt worden die vast regelmatig gereinigd. Beschrijf hoe. Uitwerking van een voorbeeld van Service- en personeelsruimte. Keuken, kantoor, kantine, toilet, zaagruimte, productieruimte, kleedkamers

16




BPV-werkboek deel 2

c Heb je aan schoonmaakmiddelen, hulpmiddelen en machines als aandachtspunten gedacht? Zo niet, vul deze dan alsnog aan bij de voorgaande opdrachten. Daarna kun je ze hier afvinken: Ik weet welke schoonmaakmiddelen het meest geschikt zijn om de objecten schoon te maken of te desinfecteren. Ik weet welke hulpmiddelen en machines het meest geschikt zijn om de objecten schoon te maken. Heb je alle huidige schoonmaakacties geïnventariseerd, dan kun je in de volgende opdracht beginnen met jouw eigen schoonmaakplan.

Planmatig schoonmaken Nu je alle huidige schoonmaakacties hebt geïnventariseerd, kun je beginnen met het strategisch deel van jouw eigen schoonmaakplan. Strategisch, omdat je bedenkt wie en wanneer het meest effectieve resultaat kunnen leveren binnen je plan. Je mag desgewenst uitgaan van een schoonmaakplan dat jouw BPV-bedrijf al hanteert of eerder gedurende de opleiding geproduceerde materialen. Controleer dan wel hoe je die materialen combineert met het BPV-bedrijf waarbij je examen doet. Ook dat doe je door deze opdrachten verder te volgen.

De momenten waarop met de reinigingsmiddelen uit het schoonmaakstation gewerkt wordt, werk je nu uit.

Geef aan wie het meest geschikt is om welke schoonmaakwerkzaamheden te doen. Hierbij gaat het niet om het aanwijzen van een persoon, maar koppel de taak aan een functie, afdeling of roulatiesysteem. Voorbeeld: De speelgoedwinkel Doubletoys heeft twee verdiepingen. Het toilet bevindt zich beneden en het keukentje boven. De winkelier heeft het zo geregeld, dat degene die boven staat de keuken schoonhoudt en degene die beneden staat het toilet. Om het magazijn schoon te maken en op te ruimen komt ‘s zaterdags een scholier. Die lapt dan - als allereerste taak - voordat de klanten komen ook de etalageramen.

17




BPV-werkboek deel 2

d Geef van de objecten die niet of moeilijk in aanwezigheid van klanten schoongemaakt kunnen worden aan, wanneer dat wel kan gebeuren.

e Geef aan welke specifieke schoonmaakmaatregelen voor het bedrijf gelden. Verwerk deze in je taakverdeling. specifieke schoonmaakmaatregelen

wanneer

taakverdeling hoe vaak

hoe

18




BPV-werkboek deel 2

f Loop alle uitwerkingen nog even na en kijk of de drie opdrachten c, d en e ook op alle objecten toepasbaar zijn, sommige dingen kun je bijvoorbeeld niet plannen. Zo ontstaan bovenop jouw inventarisatie, je planmatige aanvullingen. Planmatig werken Wie (functie)

Handigste tijdstip

Maatregelen

presentaties

meubilair

winkelruimte

winkelfront

opslagruimten

materialen

bijkomende ruimtes

Vink het af, wanneer je alles hebt afgehandeld. Ik heb per onderdeel aangegeven wie het meest geschikt is om in te zetten. Ik heb per onderdeel aangegeven welke tijdstip het meest geschikt is om de objecten schoon te maken. Ik heb per onderdeel aangegeven welke maatregelen noodzakelijk zijn. Heb je alle huidige schoonmaakacties hiermee uitgebreid, dan ga je in de volgende stap verder, door verbeterpunten aan te geven.

19




BPV-werkboek deel 2

Verbeterpunten Na de organisatorische en de strategische maatregelen, bekijk je nu welke tactische maatregelen nog te nemen zijn ter verbetering van het schoonhouden van de winkel. Tijdens je inventarisatie is het je vast wel opgevallen dat sommige dingen beter kunnen. Of dat ze anders kunnen. Of dat niet met alle wettelijke maatregelen rekening wordt gehouden. - in het gedeelte Opstellen reinigingsplan van de theorie Reinigingsplan. - de theorie Voorstel opstellen onderhoudsplan. Nu hoef je in dit schoonmaakplan niet zover te gaan als in een onderhoudsplan, maar in de theorie staan wel goede tips, bijvoorbeeld voor het exterieur van de winkel. En of het zinvol is een werkster of glazenwasser op te nemen in je schoonmaakplan.

Je kunt ook in je plan meenemen wanneer bepaalde taken beter door een extern bedrijf of persoon kunnen worden gedaan

g Neem de lijst van opdracht a opnieuw door en bedenk daarbij welke dingen beter, slimmer of anders kunnen worden uitgevoerd. Maak daar aantekeningen van per onderdeel. Een aantal zaken dat beter kan: presentaties

meubilair

winkelruimte

winkelfront

20




BPV-werkboek deel 2

opslagruimten

materialen

bijkomende ruimtes

h Bedenk welke wettelijke maatregelen en voorschriften er bestaan rond schoonmaakwerkzaamheden. De HACCP is daar een voorbeeld van. Worden alle maatregelen toegepast en zo ja, gebeurt dat op de meest efficiënte manier? Milieu en natuurbehoud

Scroll ook eens door de theorieonderdelen die bij Milieu en natuurbehoud staan. Dan weet je waar je op terug kunt vallen bij de volgende opdrachten. Inventariseer welke voorschriften en procedures het BPV-bedrijf al heeft. Doe dat weer aan de hand van je objectenlijst. Daarna bekijk je per procedure of daar nog verbeterpunten mogelijk zijn. Ze verlopen vast niet allemaal op de meest effectieve manier! Wettelijke maatregelen en voorschriften, HACCP presentaties meubilair

winkelruimte

winkelfront

opslagruimten

materialen

bijkomende ruimtes

21




BPV-werkboek deel 2

i Het bedrijf kan zich ook vrijwillig milieuregels opleggen. Dat maakt een goede indruk op de klanten en voorkomt dat milieubewegingen het bedrijf ooit op de korrel zullen nemen. Bedenk aan de hand van je objectenlijst hoe je het milieu dient tijdens het schoonmaakwerk. vrijwillige, opgelegde of maatschappelijk verantwoorde milieuregels

presentaties

meubilair

winkelruimte

winkelfront

opslagruimten

materialen

bijkomende ruimtes

Op dezelfde manier als in de vorige opdrachten loop je door jouw schoonmaakplan heen om het tot zover te controleren en op te tuigen tot examenniveau.

Vink het hier af wanneer je alle verbeterpunten hebt beschreven. Ik heb verbetermaatregelen geformuleerd.

22




BPV-werkboek deel 2

Belemmeringen bij implementatie Nu ga je na of de door jou geplande maatregelen ook draagkracht zullen krijgen in de winkel. Wat zullen de anderen ervan vinden?

De meeste mensen zijn niet dol op schoonmaken.

j Overleg met collega's, leidinggevenden en je BPV-opleider over de winkelverzorging. Verwerk de feedback die je zo krijgt voor je schoonmaakplan. Leg de tegenargumenten en belemmeringen die je ondervond vast in aantekeningen en bedenk er oplossingen bij. Aandacht krijgen bij het management voor het schoonmaakplan: Gaat lukken:

Ja/nee

Zien interne gebruikers positieve / negatieve consequenties. Opmerkingen ….

Verwachte reacties: ….

Is het nodig om te onderhandelen binnen de organisatie voor het toevoegen van de verbeterpunten: Ja/nee Onderhandelingsargumenten:….

Het beeld hoe en wanneer de implementatie kan plaatsvinden: ….

23




BPV-werkboek deel 2

Vink het hier af, wanneer deze opdrachten zijn uitgewerkt. Ik ben klaar om het schoonmaakplan te implementeren.

Presentatie en implementatie Je hebt nu voldaan aan het opstellen van een schoonmaakplan en een implementatieplan bedacht. Voordat je je plan gaat presenteren, neem je het nog eenmaal door op de exameneisen. Het schoonmaakplan is uiteindelijk een samenstelling van deze opdracht. Zorg ervoor dat het een overzichtelijk mapje wordt en dat het eruit ziet als een plan of rapportage. Het plan bevat inhoudelijk: de objectenlijst; hoe en hoe vaak wordt schoongemaakt; verbeterpunten; hoe deze te implementeren; de gevolgen van het schoonmaakplan voor het bedrijf. Ten slotte kun je de lijst afvinken met de processen die je binnen de competenties moet beheersen voor wat betreft het schoonmaakplan. Checklist: Schoonmaakmaatregelen inventariseren Onderzoeken welke objecten schoongemaakt moeten worden. Onderzoeken wanneer de objecten schoongemaakt moeten worden. Onderzoeken hoe vaak de objecten schoongemaakt moeten worden. Onderzoeken welke schoonmaakmiddelen het meest geschikt zijn om de objecten schoon te maken. Onderzoeken welke hulpmiddelen het meest geschikt zijn om de objecten schoon te maken. Verbetermaatregelen formuleren. Het schoonmaakplan implementeren. Ik ben klaar om het schoonmaakplan te presenteren. BPV-examen Artikelpresentatie en beheren winkel/opslagruimte De voorbereiding van dit examen staat in deel 1. Deel 1, het schoonmaakplan en de opgedane ervaring zijn dusdanig compleet, dat de student nu dit BPV-examen kan worden afgenomen Naam deelnemer: Naam bedrijf: Naam praktijkopleider:


24




BPV-werkboek deel 2

BPV-Examen 3: Voorraad en inkoopplannen (OD) Examenopdrachten: Bewaken en bestellen voorraad Inkoopplan assortiment Voor dit BPV-examen werk je eerst de stappen over voorraadbeheer in deel 1 door. Wanneer je deel 1 hebt afgehandeld (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond) en je hebt ervaring opgedaan, kun je het gedeelte ‘bewaken en bestellen voorraad’ examineren. Dit geldt voor de volgende examenonderdelen: - Voorraad bewaken door deze regelmatig te controleren - Voorraad registeren. Bewaken afwijkingen (breuk, beschadiging, criminele derving) - Voorraadniveau bewaken en corrigeren - Bestellen assortiment De eisen welke aan ‘bewaken en bestellen voorraad’ worden gesteld. Mede door jouw inzet zijn: - De voorraad en voorraadadministratie op peil conform de richtlijnen - Bestellingen afgestemd op het juiste voorraadniveau, rekening houdend met de gewenste servicegraad De tweede opdracht gaat over de inkoop. In de volgende stappen oefen je eerst met dit onderwerp. Het eindigt bij het inkoopplan, welke gelijk een bewijsstuk over dit onderwerp is.

Stap 2 Onze inkoop – kennismaking met de inkoop van het BPV- bedrijf Je onderzoekt het inkoopproces en het inkoopbeleid van je BPV-bedrijf. Afhankelijk van de afspraken die je hierover met jouw BPV-opleider kunt maken, ga je de theoretische begrippen in de praktijk nalopen.

Om deze opdrachten goed in te vullen zul je samen met de BPV-opleider zaken rondom de inkoop moeten bekijken en bespreken.

Inkoopbeleid

Je kunt deze stap niet maken zonder eerst de bijbehorende theorie grondig door te nemen. Na het doornemen van de theorie, doe je er goed aan deze stap eerst in zijn geheel door te nemen. Dan weet je wat er op je afkomt. Dingen die je al zeker weet, kun je meteen uitwerken.

25




BPV-werkboek deel 2

Bespreek in het BPV-bedrijf de opdrachten die je op school niet kon uitwerken. Zodra de BPV-opleider je werk heeft ondertekend, kun je het inleveren bij je docent. Bewaar je werk zelf ook voor je eigen portfolio

Inkoopproces Wanneer we in deel 1 spraken over nieuwe voorraden de winkel binnenhalen, ging het tot nu toe over bestellen. Het woord bestellen gebruik je voor bekende artikelen die al eerder in het assortiment zijn opgenomen. Nu ga je je bezighouden met inkopen. Het woord inkopen gebruik je wanneer je totaal nieuwe artikelen in de winkel op wilt nemen. Die artikelen moet je vaak nog opzoeken: waar ze op de ‘markt’ te verkrijgen zijn of waar je ze tegen de gunstigste condities kunt kopen.

In het World Fashion Centre bepalen veel modewinkels tijdens inkoopdagen hoe hun collectie eruit gaat zien.

In je BPV-bedrijf ga je inventariseren hoe de inkoop gebeurt. Dat kan per afdeling en per artikelgroep verschillen. Op school of thuis bereid je je voor door de theorie door te nemen en de opdrachten alvast te bekijken. Laat bij het invullen van de opdrachten steeds zien over welke artikelgroepen je het hebt. Wanneer je niet achter de gevraagde informatie kan komen, noteer je: ‘onbekend’. Dan kan dat (bijvoorbeeld op het moment dat iemand van school het bedrijf bezoekt) nog eens onder de aandacht komen.

a - Onze inkoop Noteer hoe bij jouw BPV-adres de inkoop is georganiseerd. Het kan zijn dat je in een groot BPV-bedrijf werkt, waar de inkoop heel complex is doordat er door verschillende mensen wordt ingekocht. Maar het kan ook zijn dat je in het MKB werkt, waar de eigenaar van de winkel zelf de inkoop verzorgt. Hoe de uitwerking van deze opdracht uitvalt, is dus helemaal afhankelijk van het type bedrijf. Kijk in de theorie bij Inkoopkanalen, bij ‘Soorten inkoopkanalen’, welke inkoopkanalen er allemaal bestaan. Dan kun je de begrippen waar men het op de zaak over heeft, teruglezen met hun betekenis.

26




BPV-werkboek deel 2

Zo is de inkoop in mijn BPV-bedrijf georganiseerd

Het type bedrijf is: filiaal/franchise/anders Aanlevering vindt plaats via een distributiecentrum: Ja/nee/soms De inkoop geschiedt vanuit het hoofdkantoor: Ja/Nee De inkoop geschiedt via de franchiseorganisatie: Ja/Nee De inkoper in het bedrijf is: Een aparte functie/ de ondernemer zelf/ de afdelingsmanager/ anders, namelijk:

De inkoop verschilt per afdeling: Ja/Nee De inkoop is verschillend voor bepaalde artikelgroepen: Ja/Nee De indeling van de artikelgroepen is:

In de branche is een verschil in inkoop tussen MKB en GWB:

Ja/Nee

b Schrijf een mooie definitie van inkopen. Je mag de definitie ook toespitsen op het bedrijf waarin je werkt.

Wat zijn de kwaliteitseisen die gekoppeld worden aan het inkopen?

Kijk in de theorie bij Inkoopkanalen, bij ‘Inkoop bij de groothandel en Inkoop bij de fabrikant’, welke eisen je kunt stellen per verschillend inkoopkanaal.

27




BPV-werkboek deel 2

Wat zijn de gevolgen als de bedoelde kwaliteitseis niet wordt uitgeleverd?

c Noteer wat het belang van de prijs is binnen het inkoopproces.

d - Contracten Wat is voor het bedrijf het belang van de leveringsvoorwaarden van de leverancier?

Hoe ziet een koopcontract eruit? Vink dat aan. Er kunnen meerdere mogelijkheden zijn! Of gaat het anders, is er geen contract en wordt er gewerkt op vertrouwensbasis? Het koopcontract ziet er zo uit: (Meerdere antwoorden kunnen goed zijn.) Als een ‘echt’ contract

eenmalig / elk inkoopmoment / elk bestelmoment

Als een bestelformulier Als een orderformulier Een e-mail

(of andere sociale media, namelijk; …………………)

Er is geen contract, er wordt gewerkt op vertrouwensbasis Anders, namelijk...

28




BPV-werkboek deel 2

Komen in het bedrijf eenmalige leverancierscontacten voor? Geschieden uitleveringen altijd in één keer? Hoe zit het met naleveringen? Komen afroeporders voor? En is het gebruikelijk dat eenmaal ingekochte artikelen worden nabesteld? Eenmalige leverancierscontacten komen voor: Ja/Nee Uitleveringen geschieden altijd in één keer: Ja/Nee Over naleveringen kan ik vertellen: …

Afroeporders komen voor: Ja/Nee Het is gebruikelijk dat eenmaal ingekochte artikelen worden nabesteld: Ja/Nee

Inkopen kost veel tijd, meer tijd dan bestellen. Voorbeeld: Jan is een zelfstandige ondernemer. Hij heeft een cadeauartikelenwinkel. Op maandag is de winkel gesloten, anders zou Jan nooit een vrije dag hebben. Maar, iedere eerste maandag in de maand reserveert Jan om naar de Jaarbeurs in Utrecht te gaan, waar hij nieuwe artikelen uitzoekt, zodat zijn assortiment doorlopend vernieuwend is. Bijvoorbeeld elke eerste maandag van de maand.

e Welk tijdsmoment wordt doorgaans aan de inkoop besteed?

f

- Inkoopbeleid

Je gaat de doelstelling van de inkoop verwoorden. Daarvoor moet je eerst de doelstelling van het bedrijf er nog eens op naslaan. Noteer de bedrijfsdoelstelling.

Kijk in de theorie bij Inkoopkanalen, bij ‘Samenwerkingsverbanden’ welke samenwerking in de inkoop voorkomt. Die samenwerking kan ook in de doelstelling zijn opgenomen.

29




BPV-werkboek deel 2

Dit logo staat voor een groep particuliere speelgoedwinkels, die gezamenlijk inkopen onder deze naam.

Om van het bedrijfsbeleid over te stappen op inkoopbeleid, moet je weten wat de doelgroep is. Omschrijf de doelgroep van het bedrijf, het type assortiment en de positionering. De doelgroep van het bedrijf is: Het type assortiment is: De positionering van het bedrijf is:

Het inkoopbeleid van het BPV-bedrijf bevat doorgaans deze onderdelen: de logistiek, het kwaliteitsniveau, de inkoopprijs en de leverancierskeuze. Is dat hier ook het geval?

Het inkoopbeleid van het bedrijf bevat: De logistiek: Ja/Nee Het kwaliteitsniveau: Ja/Nee De inkoopprijs: Ja/Nee De leverancierskeuze: Ja/Nee

Omschrijf het belang van inkopen voor de juiste prijs. Voorbeeld: Jan calculeert in zijn winkel alle artikelen met een marge van 35%. Dat betekent dat hij wanneer hij te duur inkoopt de marge doorrekent over het teveel betaalde bedrag. Zo krijgt Jan snel de naam ‘te duur’ te zijn. Voorbeeld: Jan betaalt een euro teveel voor een product. Niet alleen deze berekent hij door aan zijn klant, maar ook zijn winstopslag en de BTW. Zo zal hij dan € 1,00 + € 0,35 winst + € 0,28 aan BTW in totaal € 1,63 te duur zijn ten opzichte van de concurrenten, die wel voor de juiste prijs inkochten. Geef aan hoe in jouw BPV-bedrijf bewaakt wordt dat verhoogde inkoopprijzen ook tot verhoogde verkoopprijzen zullen leiden. Doe hetzelfde voor de bijkomende kosten. Voorbeeld: Jan werkt met prijskaarten in zijn winkel. Ongemerkt heeft leverancier A zijn inkoopprijs verhoogd. De transporteur van leverancier B heeft zijn vrachttarieven verhoogd. Omdat Jan niet oplet, blijft hij voor dezelfde prijs verkopen. Hij levert dus in op zijn winst.

30




BPV-werkboek deel 2

Bespreek steeds wat je nog niet weet Het belang van inkopen voor de juiste prijs is:

Zo wordt bewaakt dat verhoogde inkoopprijzen ook tot verhoogde verkoopprijzen zullen leiden:

Zo wordt bewaakt dat de bijkomende kosten tot verhoogde verkoopprijzen zullen leiden:

Tijdens het inkopen wordt op meer aspecten gelet dan alleen de prijs. Gelet wordt op de volgende aspecten: voorraadvermindering; verlaging van kwaliteits- en servicekosten (kosten verbonden aan nazorg, reparatie, uitsorteren); bekorting van doorlooptijden; hogere omzetsnelheid; brutowinstverhoging; grotere flexibiliteit van het bedrijf ten opzichte van veranderingen op de markt. Voorbeeld: Winkelier Jan heeft ook vitrinekasten voor verzamelaars in het assortiment. Koopt hij kant-en-klaar gemonteerde in? Dan moet hij straks in zijn winstopslag bezorgkosten doorrekenen. Koopt hij bouwpakketten in, dan kan de klant ze zelf meenemen en kan Jan met minder winstopslag ook uitkomen. Tijdens het inkopen wordt gelet op: Voorraadvermindering Ja/Nee Verlaging van kwaliteits- en servicekosten (kosten verbonden aan nazorg, reparatie, uitsorteren) Ja/Nee Bekorting van doorlooptijden Ja/Nee Hogere omzetsnelheid Ja/Nee Brutowinstverhoging Ja/Nee Grotere flexibiliteit van het bedrijf ten opzichte van veranderingen op de markt

Ja/Nee

31




BPV-werkboek deel 2

Leg op elk punt uit hoe hier beleid op uitgezet moet worden. Voorraadvermindering:

Verlaging van kwaliteits- en servicekosten (kosten verbonden aan nazorg, reparatie, uitsorteren):

Bekorting van doorlooptijden:

Hogere omzetsnelheid:

Brutowinstverhoging:

Grotere flexibiliteit van het bedrijf ten opzichte van veranderingen op de markt:

g - inkoopmoment Is of kan het inkoopmoment op een zelfstandig moment zijn, ertussendoor, op een vakbeurs, via internet of op een ander moment? Noteer hoe in het bedrijf wordt omgegaan met het inkoopmoment.

Het inkoopmoment is/kan zijn: (Meerdere antwoorden kunnen goed zijn.) Op een zelfstandig moment: Ja/nee Ertussendoor: Ja/Nee Op een vakbeurs: Ja/Nee Via internet: Ja/Nee Anders, namelijk:

32




BPV-werkboek deel 2

nabestellen Is de inkoop gericht op eenmalige collecties, langlopende collecties, artikelen die nabesteld kunnen worden en het voorkomen van nee-verkoop? De inkoop is gericht op: Eenmalige collecties: Langlopende collecties: Artikelen die nabesteld kunnen worden: Het voorkomen van nee-verkoop: Toelichting:

Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee

uitwisseling Komt in het inkoopbeleid voor, dat het mogelijk is dat klanten bijbestellen of dat er uitwisseling tussen filialen plaatsvindt en dat artikelen die niet binnen de winkelformule horen ook worden besteld? Verklaar je antwoord. In het inkoopbeleid komt voor dat het mogelijk is: Dat klanten bijbestellen: Ja/Nee Uitwisseling tussen filialen: Ja/Nee Dat artikelen die niet binnen de winkelformule horen ook worden besteld: Ja/Nee Toelichting:

h Is de inkoop in het BPV-bedrijf gericht op rendement, behoud van het assortimentsimago, de compleetheid van de collectie en/of continuïteit? Verklaar je antwoord. De inkoop in het BPV-bedrijf is gericht op: Rendement: Ja/Nee Behoud van het assortimentsimago: Ja/Nee De compleetheid van de collectie: Ja/Nee Continuïteit: Ja/Nee Toelichting:

33




BPV-werkboek deel 2

i - leveranciers Welk beleid voert het BPV-bedrijf naar de leveranciers? Benoem de selectiecriteria waaraan een leverancier moet (blijven) voldoen. Verklaar je antwoord. De selectiecriteria waaraan een leverancier moet (blijven) voldoen, zijn:

Maak een omschrijving van het belang van de betrouwbaarheid van de leverancier. Zet er jouw conclusie over het inkoopbeleid bij. Het belang van de betrouwbaarheid van de leverancier is:

Mijn conclusie over het inkoopbeleid:

Inkoopfactoren Niet alles wordt op dezelfde manier ingekocht. Hoe die factoren aangepakt worden ga je nu onderzoeken. Wat zijn verschillen in leveranciers op het gebied van levertijd, kwaliteit van het product en kwaliteit van de levering? Noteer van een aantal leveranciers de verschillen. Verschillen in leveranciers op het gebied van …[artikel] .: Levertijd: Kwaliteit product: Kwaliteit levering:

Verschillen in leveranciers op het gebied van …[artikel].: Levertijd: Kwaliteit product: Kwaliteit levering:

Verschillen in leveranciers op het gebied van …[artikel].:

34




BPV-werkboek deel 2

Levertijd: Kwaliteit product: Kwaliteit levering:

Noteer of voor hetzelfde product gebruik wordt gemaakt van meerdere leveranciers. Voorbeeld: Het komt weleens voor dat Jans' vaste leverancier A van papieren servetten niet kan leveren bij gebrek aan voorraad. Jan wijkt dan tijdelijk uit naar leverancier B.

Dergelijke artikelen kunnen soms per dozijn (12) of per overdoos van een gros (144) besteld worden.

Voor hetzelfde product wordt gebruik gemaakt van meerdere leveranciers: …[artikel].: Ja/ Nee, …[artikel].: Ja/ Nee, …[artikel].: Ja/ Nee, omdat…

j Zelfs bij dezelfde leverancier kan de bestelgrootte een verschil in afhandeling bepalen. Voorbeeld: Jan koopt een wagonlading kaarsen bij een leverancier die normaal wekelijks levert. De afhandeling van deze partij loopt anders dan zijn reguliere aakopen.

35




BPV-werkboek deel 2

Noteer verschillen die voorkomen op het gebied van bestelgrootte tijdens de inkoop. Voor hetzelfde product wordt gebruik gemaakt van meerdere leveranciers: …[artikel].: Ja/ Nee, …[artikel].: Ja/ Nee, …[artikel].: Ja/ Nee, omdat…

k - duurzaamheid Een reden om naar een andere leverancier over te stappen zou duurzaamheid kunnen zijn. Speelt duurzaamheid een rol in jouw BPV-bedrijf bij de inkoop? Duurzaamheid speelt een rol bij de inkoop: Indien ja, op de volgende punten:

Ja/Nee

Concurrentieoverwegingen kunnen ook een rol spelen bij de inkoop. Is het wel eens voorgekomen dat van leverancier werd gewisseld, omdat de leverancier ook aan de concurrent leverde? Vertel er iets over.

l - exclusiviteit Heeft het BPV-bedrijf van bepaalde artikelen het exclusieve verkooprecht verworven van de branche of vestigingsplaats?

36




BPV-werkboek deel 2

m - wetten Vul het volgende op het opdrachtformulier in: Speelt bij de inkoop de Mededingingswet een rol? Speelt bij de inkoop de Prijzenwet een rol? Heeft de winkel weleens te maken gehad met een conflict van leverplicht met een leverancier? Heeft de winkel weleens te maken gehad met prijsafspraken met een leverancier? Zijn exclusiviteitsrechten illegaal? En prijsafspraken? Bij de inkoop speelt de Mededingingswet een rol: Ja/ Nee Bij de inkoop speelt de Prijzenwet een rol: Ja/ Nee De winkel heeft weleens te maken gehad met een conflict van leverplicht met een leverancier: Ja/ Nee De winkel heeft weleens te maken gehad met prijsafspraken met een leverancier: Ja/ Nee Exclusiviteitsrechten zijn illegaal: Ja/ Nee Prijsafspraken zijn illegaal: : Ja/ Nee

Inkoopvormen Neem Fasen inkoopproces uit de theorie Inkoopproces nog eens door.

In de onderstaande opdrachten ga je van de drie inkoopvormen een voorbeeldartikel in jouw BPV-bedrijf beschrijven. Gebruik de begrippen en woordkeuze uit de theorie in je voorbeelden.

n Bedenk een nieuwe aankoop en beschrijf het inkoopproces. Beschrijving van een aankoop en het inkoopproces bij: new task buy (nieuwe aankoop) de voorbereidingsfase: de commerciële fase: de administratieve fase: ::

Bedenk een gewijzigde herhalingsaankoop en beschrijf het inkoopproces. Herhalingsaankoop en het inkoopproces: modified rebuy (gewijzigde herhalingsaankoop) de voorbereidingsfase: de commerciële fase: de administratieve fase: ::

37




BPV-werkboek deel 2

Bedenk een ongewijzigde herhalingsaankoop en beschrijf het inkoopproces. ongewijzigde herhalingsaankoop:straight rebuy (ongewijzigde herhalingsaankoop) Inkoopproces, de voorbereidingsfase: de commerciële fase: de administratieve fase: ::

Bij discountbedrijven, zoals Action, verwacht de klant steeds opnieuw andere actieartikelen in het vak, dus: new task buy

Noteer de bestelmethoden die bij herhalingsaankopen worden gebruikt. De bestelmethoden die bij herhalingsaankopen worden gebruikt zijn: Bestellen via vertegenwoordiger of merchandiser: Ja/ Nee Bestellen met bestelformulieren: Ja/ Nee Telefonisch bestellen: Ja/ Nee Geautomatiseerd bestellen: Ja/ Nee Anders, namelijk: ::

o – logistiek en reageren vanaf de winkelvloer De inkoop zal leiden tot een bepaalde manier van logistiek. Niet alleen rond de goederen die ingekocht zijn, maar ook de rond de inkoop. Beschrijf het logistiek proces van de goederenlogistiek en de administratieve logistiek.

::

38




BPV-werkboek deel 2

Is het in jouw BPV-bedrijf mogelijk dat vanaf de verkoopvloer signalen worden doorgegeven aan de inkoop? In het bedrijf kunnen vanaf de verkoopvloer signalen worden doorgegeven naar de inkoop: Bij een klantenbestelling: Ja/ Nee Bij een op de televisie gesignaleerd product: Ja/ Nee Bij gesignaleerde klantenbehoeften: Ja/ Nee Omdat een verkoper kansen ziet: Ja/ Nee Anders, namelijk:

::

p Bespreek in deze laatste stap dit thema inkoop na in je BPV-bedrijf. Je probeert vanuit het bedrijf voldoende feedback mee te krijgen, zodat jij het rendabel inkopen ooit zelf zult gaan beheersen.

Geef aan: of je denkt dat je genoeg overtuigingskracht hebt om te onderhandelen met leveranciers; of jij invloed zou kunnen uitoefenen op de samenstelling van het assortiment; of je een ondernemer bent binnen het winkelconcept; en of je commercieel genoeg bent om ideeën om te zetten in winst.

Ik denk dat ik genoeg overtuigingskracht heb om te onderhandelen met leveranciers: Ja/Nee Ik denk dat ik invloed zou kunnen uitoefenen op de samenstelling van het assortiment: Ja/Nee Ik ben een ondernemer binnen het winkelconcept: Ja/Nee Ik ben commercieel genoeg om ideeën om te zetten in winst Ja/Nee :: Laat het uiteindelijke resultaat van deze stap tezamen met de volgende stap zien aan je BPV-opleider. Hij zal de stappen ondertekenen, wanneer hij het eens is met de inhoud.

39




BPV-werkboek deel 2

Stap 3 Onze leveranciers – verdere kennismaking met de inkoop – Je onderzoekt nu welke leveranciers passen binnen het inkoopproces en het inkoopbeleid van je BPV-bedrijf. Eerst neem je de theorie door en leer je de theoretische begrippen als vaktaal te gebruiken. Daarna maak je een afspraak met jouw BPV-opleider om deze theoretische begrippen in de praktijk herkennen. Neem eerst de theorie Leveranciers beoordelen door Je kunt deze stap niet maken zonder eerst de bijbehorende theorie grondig door te nemen.

Na het doornemen van de theorie doe je er goed aan deze stap eerst in zijn geheel door te nemen. Dan weet je wat er op je afkomt. Kom je in de opdrachten een woord tegen waarvan je de betekenis niet kent, lees dan de theorie nog eens door.

Ook de KvK kan je begeleiden met je leverancierscontacten. Kijk maar eens op hun website.

Je weet hoe de voorraden via inkopen en bestellingen de winkel binnenkomen. In deze stap ga je kijken waar de goederen vandaan komen of kunnen komen. Ook de begrippen die je in het theorie-examen gevraagd kunnen worden, ga je terugzoeken in je BPV-bedrijf. In je BPV-bedrijf ga je inventariseren wie de leveranciers zijn en waar de spullen vandaan komen. Dat kan per afdeling en per artikelgroep verschillen.

a - leverancierskeuze Veel winkelbedrijven maken gebruik van partnershipping. Noteer op welke wijze jouw BPV-bedrijf samenwerkt met andere detailhandelsbedrijven.

::

Geef aan of er sprake is van ketenintegratie in jouw BPV-bedrijf. Er is sprake van ketenintegratie in het bedrijf:

Ja/Nee

Bespreek in je BPV-bedrijf de opdrachten die je op school niet kon uitwerken.

40




BPV-werkboek deel 2

Vertel de BPV-opleider ook dat je wilt leren juiste keuzes te maken bij de inkoop. Om gebruik te maken van de ervaring van het bedrijf vraag je op het bedrijf of men je wil helpen een lijstje samen te stellen van de leveranciers waar het bedrijf gebruik van maakt.

b Noteer ten minste vijf leveranciers. Daar mag ook bijzitten het eigen distributiecentrum of de franchiseorganisatie. Ten minste vijf leveranciers van het bedrijf zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

c Neem in de theorie Leveranciers beoordelen de selectiecriteria nog eens door. Je leest daarin dat je leveranciers kiest om bepaalde redenen.

Geef aan welke selectiecriteria jij denkt dat belangrijk zijn bij deze vijf leveranciers. (mate van belangrijkheid zo aangeven - - , - , n , + , ++ ) n staat voor neutraal Kwaliteit en kwaliteitsbetrouwbaarheid Leveringsbetrouwbaarheid Prijzen of marges die de leverancier biedt Leveringssnelheid Flexibiliteit Service Financiering Geen kinderarbeid Milieu Fair trade

41

+




BPV-werkboek deel 2

Andere criteria, namelijk:

d Laat nu je BPV-opleider in een andere kleur aangeven welke selectiecriteria hij/zij belangrijk vond toen een keuze werd gemaakt om zaken te gaan doen met deze vijf leveranciers.

e - Leveranciers selecteren Vaak is het leveranciersbestand gewoon zo gegroeid in de loop van de tijd. Nieuwe leveranciers melden zich soms per post, vertegenwoordiger of mail. Ook een beursbezoek of een adres waar je een artikel koopt dat niet gemist kan worden, kan nieuwe adressen in het bestand opleveren. Je hoeft in deze opdrachten niet zelf leveranciers te selecteren. Voldoende is dat je op het bedrijf bekijkt en bespreekt wat er aan voorafgaat, voordat de keuze op een bepaalde leverancier valt. Geef aan: maakt het BPV-bedrijf gebruik van de mogelijkheid om leveranciers te selecteren of zijn de leveranciers al bepaald? En zo nee, door wie wordt dat bepaald? Het BPV-bedrijf selecteert zijn leveranciers zelf: Ja/Nee Zo nee, dat wordt dat bepaald door:

f Welke voorbereiding gaat aan de daadwerkelijke inkoop vooraf? Geef de eisen aan die het BPV-bedrijf stelt aan de leveranciers uit opdracht b. De eisen die het BPV-bedrijf - voorafgaand aan de inkoop - zijn: (aanvinken) Een inkooporder uitwerking Een overzicht van alle artikelkenmerken Bijbehorende diensten of nazorg Technische tekeningen Beschrijving van de productsamenstelling Verpakkingseisen Afleveringseisen Bereikbaarheid Betrouwbaarheid Financiële situatie Een andere eis, namelijk

42




BPV-werkboek deel 2

Op inkoopbeurzen worden nieuwe collecties ontdekt en nieuwe leverancierscontacten opgedaan

c Voor continuïteit in het assortiment heb je betrouwbare leveranciers nodig. De betrouwbaarheid meet je doorgaans via de leverervaring die je met het bedrijf hebt. Geef aan hoe je de financiële betrouwbaarheid kunt controleren.

::

d Maakt het BPV-bedrijf wel eens gebruik van proefleveringen, leveranciersoffertes en/of andere mogelijkheden? Het BPV-bedrijf maakt weleens gebruik van deze mogelijkheden: Proeflevering: Ja/Nee Leveranciersoffertes: Ja/Nee Andere mogelijkheden, namelijk:

::

e Valt de keuze op een bepaalde leverancier ook wel eens, omdat de leverancier een interessant promotiebeleid heeft? Of omdat hij zichzelf actief promoot of producten aanbiedt die een apart promotieplan hebben? Noteer wat je hierover kun achterhalen. De keuze valt wel eens op een bepaalde leverancier, omdat hij: Een interessant promotiebeleid heeft: Ja/Nee Zichzelf actief promoot: Ja/Nee Producten aanbiedt die een apart promotieplan hebben: Ja/Nee

43




BPV-werkboek deel 2

f - Levercondities Je hoeft in deze opdrachten niet alles van je bedrijf te weten. Meestal krijg je ook niet alle informatie. Het gaat er maar om, dat je inzicht krijgt in wat er komt kijken bij leverancierscontacten. Neem uit de theorie Leveranciers beoordelen het gedeelte Onderhandelingen nog eens door.

Grote inkoopopdrachten kunnen extra kortingen opleveren

Wat zijn bij het BPV-bedrijf voorkomende leverancierskortingen? Vink deze aan. Bij het BPV-bedrijf voorkomende leverancierskortingen zijn: korting voor contante betaling hoeveelheidkorting bonuskorting geografische korting seizoenskorting promotionele korting tijdelijke korting Andere namelijk:

::

Wat is de huidige gebruikelijke contantkorting op facturen? 1%, 2%, 3% of is dat onbekend? Bij meerdere leveranciers zijn verschillende percentages mogelijk. Is het opnemen van kredietbeperking op de factuur gebruikelijk? contantkorting 1% 2% 3% Onbekend Is kredietbeperking op de factuur gebruikelijk?

Ja/ nee/ soms/ onbekend

44




BPV-werkboek deel 2

Wat zijn gebruikelijke leveringsvoorwaarden betreffende transportkosten en de betaling van de leveranciers? Gebruikelijke leveringsvoorwaarden betreffende transportkosten en de betaling van de leveranciers zijn: Loco-levering: Ja/ nee/ soms/ onbekend Af fabriek: Af magazijn: Af grens/ haven: Franco: Rembours:

Is consignatie van artikelgroepen gebruikelijk in het BPV-bedrijf? Consignatie van bepaalde artikelgroepen is gebruikelijk: In de branche: Ja/Nee In het BPV-bedrijf: Ja/Nee Uitsluitend voor proefleveringen: Ja/Nee Incidenteel: Ja/Nee

Geef aan of het recht op retour van artikelgroepen bij de leverancier gebruikelijk is in de branche, in het BPV-bedrijf, uitsluitend voor proefleveringen en/of incidenteel. Recht op retour van artikelgroepen is bij de leverancier gebruikelijk: In de branche: Ja/Nee In het BPV-bedrijf: Ja/Nee Uitsluitend voor proefleveringen: Ja/Nee Incidenteel: Ja/Nee Anders:

g leverancierscontract Noteer hoe in het bedrijf het opstellen van koopcontracten verloopt. Het opstellen van koopcontracten verloopt zo: Het opstellen van koopcontracten is gebruikelijk: Er is een officieel koopcontract: De orderbevestiging is het koopcontract: Het orderformulier is koopcontract: Opgenomen telefoongesprek: Mail: Een order is een zaak van vertrouwen, dus is geen koopcontract: Anders:

Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee

45




BPV-werkboek deel 2

h - Orderbewaking Belangrijk is dat je niet vergeet wat je hebt ingekocht. Vooral bij artikelen met een lange levertermijn speelt dat een rol.

In de mode worden de seizoencollecties vaak 6 tot 8 maanden vooruit ingekocht. En op is dan op!

Op welke manier zijn in je BPV-bedrijf de lopende orders vastgelegd?

Geef aan of elke levering uit een lopende order weggestreept wordt (al dan niet geautomatiseerd). Ja/ nee/ niet van toepassing, want:

Worden niet-geleverde artikelen in nota gehouden? Ja /nee /soms/ altijd

i - leveranciersbeoordeling Neem het laatste gedeelte van de theorie Leveranciers beoordelen nog eens door. Vindt leveranciersbeoordeling plaats in het BPV-bedrijf? Bijvoorbeeld via een evaluatie tussen de inkoop en de vestigingsleiding? regelmatig/nooit/soms Hoe vinden de leveranciersbeoordelingen plaats in het bedrijf? Leveranciersbeoordelingen verlopen op deze manier: subjectief/ persoonlijk/ objectief/ via de vendor rating

46




BPV-werkboek deel 2

Vindt evaluatie van het totale inkoopproces plaats in het BPV-bedrijf? Bijvoorbeeld via een evaluatie tussen de inkoop en de vestigingsleiding? Geef ook een voorbeeld van wat uit een evaluatie naar voren kan komen. Evaluatie van het totale inkoopproces, bijvoorbeeld via een evaluatie tussen de inkoop en de vestigingsleiding, vindt plaats in het BPV-bedrijf: regelmatig/nooit/soms Wat uit een evaluatie naar voren kan komen, is bijvoorbeeld:

i- Onze leveranciers Beschrijf hoe het adressenbestand in jouw BPV-bedrijf is opgebouwd.

Bespreek na deze stap het thema inkoop en leveranciers in je BPV-bedrijf nog eens na. Worden er ook wel eens leveranciers afgestoten? Om welke redenen? Zie je mogelijkheden voor verbeteringen? Zie jij jezelf al lopen en grote bedragen uitgeven binnen het inkoopbudget? Aantekeningen

BPV-examen Voorraad en inkoopplannen De voorbereiding van dit examen staat in deel 1. Deel 1 en de opgedane ervaring rond de inkoop is nu dusdanig, dat de student de BPV-examenopdracht (stap 4) kan gaan maken. Daarna kan het BPV-examen Voorraad en inkoopplannen worden afgenomen Naam deelnemer: Naam bedrijf:


Handtekening praktijkopleider: Datum:

47




BPV-werkboek deel 2

Stap 4 Inkoopplan - BPV-examenopdracht Je gaat een BPV-examenopdracht maken. In deze BPV-eindopdracht baseer je je op je BPV-bedrijf. Je gaat een artikelgroep aanvullen met een nieuwe artikelgroep of een bestaande artikelgroep vervangen door een andere. Natuurlijk gebeurt dat fictief, niet echt. De artikelgroep hoort bij een afdeling uit je BPV-bedrijf en moet passen binnen de winkelformule. In deze opdracht ga je dingen die je eerder in de opleiding hebt geleerd, met elkaar combineren. De artikelgroep zal – indien die daadwerkelijk zou worden opgenomen in het assortiment – een duidelijke bijdrage moeten leveren aan het toekomstig resultaat van het BPV-bedrijf. Je dient dus al op de hoogte te zijn van hoe je analyses opstelt, hoe je winstberekeningen maakt, wat de consumentenwensen zijn van de doelgroep, hoe je een promotieplan opstelt en hoe de logistiek binnen het bedrijf wordt aangestuurd. Het komt er dus op neer, dat je al vergevorderd bent in kerntaak 2 en kerntaak 3 en dat je verkoopcijfers (werkproces 1.4) kunt berekenen. Bespreek met de BPV-opleider dat je deze BPV-eindopdracht Inkoopplan moet maken. Het inkoopplan bevat één nieuwe artikelgroep die past binnen het BPV-bedrijf. De artikelgroep zal een duidelijke bijdrage moeten kunnen leveren aan het toekomstig resultaat van het BPV-bedrijf. Vertel de BPV-opleider over de artikelgroep waaraan jij denkt. Bespreek of hij dat ook een goede keuze vindt. Vraag of er een voorbeeld van een inkoopplan is en zo ja, of je daar inzage in mag krijgen. Indien er al een inkoopplan bestaat, maak je jouw BPV-eindopdracht Inkoopplan conform dat bestaande model. Je dient dan wel te controleren of je alle opdrachten ook kwijt kunt in dat model Inkoopplan. Is er nog geen inkoopplan (of krijg je het niet ter inzage), dan ga je vanaf de basis zelf aan de slag. -

Vraag je BPV-opleider of je ondersteuning kunt krijgen via begeleiding, met feedback en inzage in de inkoopadministratie. - Alles wat je in je inkoopplan zet, moet je kunnen uitleggen en je moet je keuzes kunnen motiveren! Denk eraan je gaat hier een BPV-examenopdracht maken, die zowel schriftelijk als mondeling te presenteren moet zijn. Alles wat je erin zet, kun je ook uitleggen. Zorg ervoor dat het geheel er verzorgd uit komt te zien. Lees eerst het stappenplan door. Dat voorkomt dat je zaken op de verkeerde plek of dubbel gaat beschrijven. In de opdrachten mag je je beperken tot een afdeling of artikelgroep. Je mag echter ook uitgaan van de gehele winkel.

De keuze van de artikelgroep die je gaat maken, wordt bepaald door de bijpassende winkelformule.

48




BPV-werkboek deel 2

Eisen bij het inleveren van de opdracht Omdat het om een BPV-eindopdracht gaat, zijn de eisen hoog. 1. Het is zelfstandig door jou gemaakt. 2. De teksten zijn in goed Nederlands en getypt. 3. De opdracht bevat qua vormgeving: o een voorblad; o een inhoudsopgave; o paginanummering in de voettekst; o een inleiding; o vijf hoofdstukken met dezelfde titels als de stappen; o een afsluiting; o een bronvermelding; o bijlagen. 4. Je moet de opdracht kunnen presenteren, in elk geval met een hand-out. 5. Het plan bevat inhoudelijk: o Voorraadsamenstelling o De gevolgen van het bestellen voor het bedrijf o Het inkoopplan o De derving (kansen, risico's) o Opslagkenmerken o Opslag- en presentatiemogelijkheden binnen het bedrijf o Omloopsnelheid o Collectie- of assortimentsbeheer o Het automatisch bestellen

Kwaliteit Begin je BPV-examenopdracht met de keuze voor het assortiment dat je gaat aanvullen met een nieuwe artikelgroep of waarvan je een bestaande artikelgroep gaat vervangen door een andere. De artikelgroep die je kiest moet natuurlijk passen binnen de winkelformule. Je kunt de onderstaande opdrachten a t/m k stapsgewijs per opdracht maken, maar uiteindelijk als één samenhangend verhaal opleveren.

a Beschrijf de kwaliteit van het huidige assortiment. Neem daarin mee: klantenbehoeften klantenevaluaties marktontwikkelingen assortimentsopbouw assortimentssamenstelling. Maak de artikelgroep niet te groot. Zorg ervoor dat je de afdeling en het assortiment van de afdeling waarmee je gaat werken volledig kunt omschrijven. Om een artikelgroepkeuze te maken kun je gebruik maken van werk dat je mogelijk al eerder hebt gemaakt, bijvoorbeeld bij “Consumentenwensen’ of ‘Het assortiment’ of ‘Branche en assortimentskennis’.

49




BPV-werkboek deel 2

Gebruik de invulvlakken van dit BPV-werkboek voor aantekeningen. Uiteindelijk maak je een op zichzelf staand verslag/werkstuk ‘Examenopdracht inkoopplan’ klantenbehoeften

klantenevaluaties

marktontwikkelingen

assortimentsopbouw

assortimentssamenstelling. ::

b Gebruik elementen uit de theorie Inkoopplanning in deze stap.

Beschrijf hoe je denkt de kwaliteit van het assortiment te verhogen door jouw actie met een extra of vervangende artikelgroep. Je opleiding eindigt met een ondernemingsplan. Ook binnen een ondernemingsplan maak je een inkoopplan. Weet je niet hoe je dit inkoopplan gaat aanpakken, dan biedt het schoolproject Marketingplan (werkproces 1.1) hulpmiddelen voor het maken van het inkoopplan. Kijk maar eens naar de tabellen en tips die daar staan voor een hele onderneming. Deze voorbeelden kun je aanpassen voor de inkoop van één artikelgroep. Aantekeningen

c Kijk nu ook in de theorie Inkoopproces, bij factoren inkoop.

Wordt de dienstverlening binnen het assortiment verbeterd of misschien wel die van het bedrijf door jouw geplande actie? Neem dat op in je inkoopplan.

50




BPV-werkboek deel 2

Aantekeningen dienstverlening binnen het assortiment

Geef aan of de kwaliteit van een service hiermee ook wordt verhoogd. Aantekeningen

d - voorraad Bepaal de voorraadsamenstelling of opbouw van de assortimentsgroep, waarin je gaat werken. Baseer je op de huidige voorraad. Je mag ook een foto van het huidige assortiment bijvoegen. Werk dat je al eerder maakte hierover zijn: Onze voorraad en Onze inkoop. Aantekeningen

Beschrijf hoe de in te kopen artikelgroep past binnen deze voorraadsamenstelling. Aantekeningen

51




BPV-werkboek deel 2

Bepaal de waarde van de voorraad. Aantekeningen

Neem de factoren bij het bepalen van de bestelgrootte in de theorie Inkoopproces nog eens door

. Bepaal de bestelhoeveelheden en verklaar waarom je aan deze hoeveelheden denkt. Aantekeningen

Welke flexibiliteit zit er in het inkoopplan om (wanneer actuele situaties dat eisen) de aantallen aan te passen? Aantekeningen

Bepaal het eerste bestelmoment en de vervolgbestelmomenten om de artikelgroep bij te kunnen houden. Aantekeningen

Hoe ga je de voorraad bewaken van het product, zodat hij steeds optimaal zal blijven? Nadat je de bovenstaande opdrachten stapsgewijs per opdracht gemaakt hebt, kun je deze ook als één samenhangend verhaal opleveren in je uiteindelijke BPV-examenopdracht. Aantekeningen

52




BPV-werkboek deel 2

e - Leveranciersbeleid In deze opdrachten ga je het keuzeproces van de selectie van leveranciers aangeven en verklaren. In de opdrachten ga je puntsgewijs een samenhangend leveranciersbeleid beschrijven, dat past binnen het totale beleid van het BPV-bedrijf. Al eerder kon met dit onderwerp kon oefenen in: Onze inkoop en Onze leveranciers (stap 2 en 3).

De relevante theorie voor deze stap is: Inkoopkanalen en Leveranciers beoordelen.

Maak een keuze van leverancier(s) voor de gekozen artikelgroep. Beschrijf het keuzeproces en motiveer je keuze. Aantekeningen

Beschrijf hoe het aantrekken van nieuwe leverancier(s) gaat verlopen. Waar en hoe leg je de contacten? Neem ook op of de nieuwe leverancier(s) in het bedrijf passen tussen de al bestaande leveranciers. Aantekeningen

Neem de voorwaarden op die een leverancier kan stellen, voordat hij gaat leveren. Vul dat aan met de leveringsvoorwaarden. Leveringsvoorwaarden achterhaal je vaak met succes via het internet.

Aantekeningen

53




BPV-werkboek deel 2

Leveringsvoorwaarden bestudeerde je al eerder in de opleiding. Vergelijk deze nieuwe leveranciersvoorwaarden en leveringsvoorwaarden met die van de leveranciers die het bedrijf al heeft. Licht je conclusie toe. Aantekeningen

Vergelijk de leveranciersvoorwaarden met de eigen leveringsvoorwaarden van de winkel. Weeg de verschillen af wanneer deze handelaartoeleverend zijn of consumentleverend. Aantekeningen

Noteer wat er komt kijken bij het beheren van leveranciers. Aantekeningen

Betekent het nieuw binnenhalen van leveranciers dat je anderen afstoot? Noteer hoe dat werkt, het afstoten van leveranciers. Aantekeningen

54




BPV-werkboek deel 2

Beschrijf hoe het opvragen van offertes functioneert. Welke gegevens vraag je in de offerte? Aantekeningen

Is het nodig om te onderhandelen met de leverancier(s) voor deze artikelgroep? Zijn er voor de artikelgroep verschillende leveranciers? Ga je onderhandelingen aan met allen? Let wel, alles is fictief. Je hoeft niets echt uit te voeren. Aantekeningen

Neem de theorie Onderhandelen (Kerntaak 3) door. Noteer welke voor- en nadelen je kunt afwegen die zich tijdens het onderhandelen over deze artikelinkoop zouden kunnen voordoen. Aantekeningen

Nadat je de bovenstaande opdrachten stapsgewijs per opdracht gemaakt hebt, kun je deze ook als één samenhangend verhaal opleveren in je uiteindelijke BPV-examenopdracht.

55




BPV-werkboek deel 2

f – logistieke kosten vanuit een stroomschema Nadat de inkoop is geregeld, komt er een logistiek proces op gang. De eerste levering volgt, mogelijk ook nog naleveringen. Daarna moet de artikelgroep worden bijgehouden en kunnen worden nabesteld. Noteer via de opdrachten uit deze stap hoe de logistiek wordt ingericht.

Nadat de inkoop is geregeld, kan het logistiek proces op gang komen.

Beschrijf hoe voor de artikelgroep een optimaal bestelproces kan worden opgezet. Vergeet niet, het dient aan te sluiten op de bedrijfsprocessen van je BPV-bedrijf! Gebruik hiervoor een stroomschema. Een studiewijzer hoe je een stroomschema maakt, vind je in Elobase onder verwijzingen. Aantekeningen om het stroomschema te kunnen maken. Maak je eerste stroomschema op een kladje, dus NIET rechtstreeks in je werkboek.

Neem de theorie Voorraadbeheer en bestellen door Breng in beeld met welke voorraadkosten rekening moet worden gehouden. Bekijk daarvoor elke trede uit je stroomschema en bedenk of daar kosten bijhoren. Aantekeningen over voorraadkosten

56




BPV-werkboek deel 2

Bepaal de plaats van de voorraad en de opstelling van de artikelgroep in de winkel. Neem die ruimtekosten mee in de kosten van de vorige opdracht. Aantekeningen

over ruimtekosten

Breng de goederenstroom nu definitief in beeld, die na het installeren van de artikelgroep binnen het bedrijf op gang zal komen. Doe dit met een keurig stroomschema. Pas een eerder gemaakt stroomschema aan, wanneer je, om bepaalde kosten te drukken, wijzigingen hebt aangebracht in je logistiek proces. handgemaakte tekening stroomschema goederenstroom.

Een nette uitvoering van ‘het stroomschema goederenstroom’ voeg je als bijlage toe.

57




BPV-werkboek deel 2

g – een assortimentswijziging, hoe wordt daarover gedacht? Om de assortimentswijziging, die met je artikelgroep ontstaat, onder de aandacht te brengen bij het management van een bedrijf, bij leveranciers en intern bij je collega's, zal je inkoopplan indruk moeten maken. Dat doe je bijvoorbeeld door de geplande promotie goed naar voren te brengen én met een kloppende kosten- en batenanalyse (opdracht ).

Om serieuze aandacht te krijgen moet je inkoopplan ook een beetje imponeren.

Bedenk hoe je de aandacht denkt te krijgen bij het management, voor de assortimentswijziging en het bijbehorende inkoopplan. Noteer wat je bedacht hebt. Plan assortimentswijziging

‘n idée kan zijn een Promotieplan en een begroting Aandacht krijgen bij het management voor het inkoopplan gaat lukken:

Ja/nee

Neem meteen bij de vorige opdracht mee welke consequenties de plannen hebben voor de andere interne gebruikers. Consequenties de plannen hebben voor collega’s en derden.

58




BPV-werkboek deel 2

Welke reacties verwacht je van de bestaande leveranciers op de assortimentjesaanpassing? Verwachte reacties:

Denk aan:

concurrentie of juist een aanzuigende werking

Is het nodig om binnen de organisatie te onderhandelen voor het toevoegen van deze artikelgroep aan het assortiment. Ja/nee

Nu je bedacht hebt hoe anderen zullen reageren, noteer je alle argumenten die te gebruiken zijn om je artikelgroep aan het assortiment toe te voegen. Opsomming argumenten

Denk aan:

omzet en winstpotentieel, klantenbehoefte, marktontwikkeling, nieuwe trend.

h - promotie zoek nog eens terug in eerder gemaakt werk

Je hield je al eerder bezig met promotie in het werkboek deel 1. Schets een beeld hoe de artikelgroep past binnen het lopende promotieplan van het bedrijf of welk promotieplan de artikelgroep snel tot een succes zal maken.

59




BPV-werkboek deel 2

Aantekeningen promotieplan over deze assortimentswijziging

i – rendement, de opbrengst en de kosten Inkopen kost geld. Daarom maak je een begroting van de geldmiddelen die geïnvesteerd moeten worden en de kosten die bij het binnenhalen van de artikelgroep komen kijken.

Ruimte, rente en risico: het aanhouden van voorraad kost geld.

60




BPV-werkboek deel 2

Maak een eerste schatting van de financiële gevolgen van het inkopen van de gekozen artikelgroep. Betrek daar de voorwaarden bij die je kan bedingen bij de leverancier. Eerste schatting

Denk aan:

omzet en winstverwachtingen

Is het mogelijk dat de voorwaarden nog gunstiger kunnen uitvallen? Noteer wanneer dat het geval kan zijn. Aantekeningen

Bijvoorbeeld: (later of elders) verbetering levervoorwaarden mogelijk Noteer welke inkoopkosten bij de artikelgroep horen. Neem de theorie Voorstel plaatsen bestelling door (zie Voorraadbeheer en bestellen)

Aantekeningen inkoopkosten

Denk aan: kosten die je maakt om de collectie te ontdekken en de zendingen in huis te krijgen.

61




BPV-werkboek deel 2

Welke kortingen en bonussen zijn er te bedingen of in een later stadium te verwerven? Maak een overzicht. Aantekeningen kortingen en bonussen

Bijvoorbeeld: Bij een bepaalde jaarafname of grote levering Bepaal de kosten die het op voorraad houden met zich meebrengen. Aantekeningen

(Ruimte, rente en risico) Neem in de theorie Omzetsnelheid nog eens door hoe je deze berekent.

Maak op basis van je schattingen een berekening van de omlooptijd of omzetsnelheid. Berekening op basis van een schatting

62




BPV-werkboek deel 2

j – risico’s Noteer welke dervingrisico's er zouden kunnen schuilen in de artikelgroep. dervingrisico's

Denk aan: Overschrijden houdbaarheidsdatum, diefstalrisico van kleine artikelen

Na het nalopen van al deze kosten en risico's bepaal je nog eens de voor- en nadelen alvorens de artikelgroep toe te voegen aan het assortiment. Voor- en nadelen

Sluit deze opdrachten af met een beschrijving over de potentiële winstgevendheid van de artikelgroep en de plek binnen het totale assortiment. Aantekeningen potentie artikelgroep

voor de winst

63




BPV-werkboek deel 2

k- Inleveren inkoopplan Alle gemaakte opdrachten dienen gezamenlijk te leiden tot een keurig overzichtelijk inkoopplan, die in het kader van je BPV-examen moet worden geprint en ondertekend door je BPV-opleider. Alleen de geschreven aantekeningen in dit werkboek volstaan NIET als inkoopplan! Overleg daarover met je docent. Bewaar de resultaten van dit inkoopplan ook nadat je het hebt ingeleverd. Je kunt er later nog profijt van hebben bij het maken van je ondernemingsplan

Je kunt je BPV-opleider en docent niet meenemen naar de plek waar je de nieuwe artikelgroep hebt gevonden. Je zult dus overtuigingskracht in de tekst van je inkoopplan moeten stoppen.

Controleer of het plan het volgende bevat: Voorraadsamenstelling Assortimentswijziging De gevolgen van inkopen en het nabestellen door het bedrijf Het inkoopplan De derving (kansen, risico's) Wijze van opslag en de opslagkenmerken Opslag- en presentatiemogelijkheden binnen het bedrijf De omloopsnelheid Collectie- of assortimentsbeheer Het automatisch bestellen Je kunt natuurlijk ook voorbeelden uit het BPV-bedrijf als bijlagen toevoegen. Is het inkoopplan zo flexibel dat het steeds kan worden aangepast? Alles wat je in je inkoopplan staat, moet je kunnen uitleggen en je moet je keuzes kunnen motiveren! Wanneer je BPV-opleider relevante opmerkingen maakt, voeg je deze aan je inkoopplan toe. Ook voer je de wijzigingen door die je eventueel krijgt geadviseerd. Aantekeningen na een gesprek met je BPV-opleider

64




BPV-werkboek deel 2

Aansluitend op de eerste nabespreking kun je de verbeteringen aangeven, die nog voor het inkoopplan gemaakt zouden moeten worden, voordat je definitief inlevert. Bespreek wat je tot nu toe gedaan hebt met je docent waarna je de praktijkopleider voor je ervaring en de resultaten laat aftekenen. Laat de handtekening aan je docent zien, dan weet hij dat je toe bent aan het BPV-examen Voorraad en inkoopplannen (OD) BPV-examenopdracht Inkoopplan. De BPV-examenopdracht Inkoopplan is een verplicht onderdeel uit het examen Voorraad en inkoopplannen. Dit inkoopplan is besproken met de student en theoretisch implementeerbaar. Herkenbaar binnen het inkoopplan is (s.v.p. afvinken):

er is behoefte bij de doelgroep voor dit artikel het inkoopplan past bij de doelgroep de concurrentiekracht de kans op de markt het specifieke elementen behorende bij de leverancier(s) de prijs/kwaliteitverhouding het overzicht van de kosten de reductie van kosten de reductie op de kans op derving de implementatie binnen de bedrijfsvoering Aantekeningen aangaande het inkoopplan.

De voorbereiding van het gedeelte van dit examen dat over voorraad gaat, staat in deel 1. Deel 1, dit deel 2 over de inkoop en de opgedane ervaring is dusdanig, dat de student het BPV-examen ‘Voorraad en inkoopplannen‘ kan worden afgenomen Naam deelnemer: Naam bedrijf:



65




BPV-werkboek deel 2

Stap 6 Ontvangst en opslag onder controle - BPV- examenvoorbereiding leidinggeven en begeleiden goederenstroom – Als ondernemer moet jij straks de voorraad bewaken door regelmatig te controleren op kwaliteit en hoeveelheid. Jij registreert de voorraad in de verkoopruimte of laat dit doen. Hierbij let jij op afwijkingen. Je bewaakt het voorraadniveau en corrigeert het als dat nodig is. Vervolgens bestel je het assortiment. Om alles goed te laten verlopen schakel je in veel gevallen ook je medewerkers in. Je plant en verdeelt het werk en legt uit wat er moet gebeuren. Onder jouw verantwoordelijkheid valt ook dat het werk veilig gebeurt.

Als je je ontvangst en opslag niet onder controle hebt, kost je dat een boel geld

Zorgen dat ontvangst en opslag goed verlopen, is niet iets dat je er even bijdoet. Als je het niet goed regelt, kost je dat uiteindelijk een boel geld. In deze opdrachten kun je oefenen met allerlei obstakels waar je in de praktijk een keer tegen aan kan lopen. Beperk je niet tot ontvangst en opslag, maar neem gelijk ook de uitgaande goederenstroom via de achterdeur mee. Ook jouw bedrijf kent vast wel retouren, bezorgingen of andere procedures waarbij goederen via de achterdeur het bedrijf verlaten. Bij elkaar rekenen we dit tot het logistiek traject van je bedrijf. Voor deze stap maak je vooraf een keuze. Of je volgt Arjan uit de casus en bedenkt daarbij zelf een ruimte. Of je reflecteert de opdrachten op de BPV-situatie. Wil je jezelf tijd en werk besparen, dan kies je voor het uitwerken van de opdrachten de situatie binnen je eigen marketing- of ondernemersplan. Wil je je BPV-examen leidinggeven en begeleiden ondersteunen met deze opdrachten, dan ga je voor de keuze van je huidige (of laatst bezochte) BPV-bedrijf.

Ik wil het zo! Voorbeeldcasus: Het nieuwe jaar is voor Arjan deze keer wel heel bijzonder begonnen. Per 1 januari heeft hij de speelgoedwinkel van zijn oom overgenomen. Hij heeft als ondernemer het vak geleerd in een sportzaak en binnen een grote speelgoedketen. Nu zijn oom van zijn pensioen wilde gaan genieten, was dat natuurlijk het moment voor Arjan om erin te stappen. Hij heeft zich een aantal maanden voorbereid op het grote moment.

66




BPV-werkboek deel 2

Gat in de markt? Wel een nadeel; alleen in het engels.

Inmiddels is hij de trotse eigenaar van zijn eigen speelgoedzaak. Naast het bekende assortiment van grote leveranciers als Playmobil, Lego, en Mattel, heeft Arjan besloten zich te specialiseren in educatief speelgoed. Daarvoor heeft hij contacten gelegd met leveranciers van puzzels, maar ook van toverdozen, "ik leer lezen"-sets en dozen waarmee kinderen thuis proefjes kunnen doen op het gebied van scheikunde. Die laatste dozen zijn eigenlijk niet te krijgen in Nederland. Arjan denkt toch dat er veel interesse voor zal zijn. Het enige probleem is dat de dozen van een engelse leverancier komen en daarom nog geen Nederlandse gebruiksaanwijzing hebben. Dat betekent dat hij die, na binnenkomst in het magazijn, nog in de dozen moet stoppen. Terwijl Arjan nadenkt over de handigste manier voor het ompakken van de goederen van zijn engelse leveranciers, loopt hij meteen het proces van ontvangst en opslag nog eens langs. Als hij goed kijkt, schrikt hij. Zijn oom heeft blijkbaar altijd gewerkt met weinig tot geen beheer in het magazijn van de winkel. De medewerkers hebben geen kennis van de hoogte van de voorraad. Bovendien houden ze de voorraad alleen bij door te kijken en niet door op vaste tijdstippen te tellen of de voorraad aangevuld moet worden. Ook heerst er veel onduidelijkheid en gebrek aan orde over de manier van werken van het magazijn. Kortom, het lijkt alsof er op dit terrein nog wel wat winst te halen is. Arjan besluit meteen de handen uit de mouwen te steken. Zijn inkoopplannen zijn klaar en de artikelen ingekocht. Over 4 werkdagen komt de eerste lading uit Engeland binnen, en de groothandel levert altijd zijn bestellingen aan op maandagmorgen. Al met al heeft Arjan nog een kleine week om de eerste problemen aan te pakken. Waar moet hij beginnen?

a - plattegrond Jij gaat Arjan een handje helpen. Hoewel je natuurlijk in principe uitgaat van je eigen situatie. Hoe ziet die er eigenlijk uit? Maak een plattegrondje van je BPV-bedrijf of van je pand uit je eigen marketing- of ondernemersplan. Teken ook de buitenruimte. Teken in elk geval de aankomstplek van de leverancier, de ontvangstruimte, je magazijn en (de weg naar) je winkelruimte.

Via Google Earth kun je zien hoe de contouren van het pand en de aanvoerroute lopen.

67




BPV-werkboek deel 2

Als je zorgt dat de verhoudingen kloppen, kun je in een oogopslag zien hoe de verschillende ruimtes zich tot elkaar verhouden. Wees verstandig en neem eerst deze hele stap door. Van de ene opdracht, komt de andere. Bijvoorbeeld, wanneer je goederen verplaatst, heb je misschien een steekkar nodig (opdracht b). Als je een type steekkar opzoekt (opdracht c), zie je gelijk de prijs (opdracht d). Door de opdrachten naast elkaar te leggen, kun je meerdere opdrachten tegelijk uitwerken. Wel zo efficiënt! Je kunt de tekening met de hand maken, maar mooier is met Paint. Je kunt de contouren van het pand, de aanvoerroute en de buitenomgeving bekijken via Google Earth

Zo maak je een professionele plattegrond met Paint: Buitenmuren maak je dik en met dubbele lijnen. Binnenmuren dik en enkele lijnen. Deuren geef je aan met een dunne schuine streep. Tekst niet te groot en gebruik een strak lettertype, als Arial of Verdana. Wanneer je de Paint-tekening later wilt toevoegen aan je document, sla je hem op als JPEG. Dan gebruikt de tekening minder geheugen. Bewaar altijd een basistekening. Dus wanneer je later in de plattegrond interieur gaat intekenen, sla je die ingetekende plattegrond onder een andere naam op, bijvoorbeeld als tekening 2. Kladtekening, of aantekeningen van maten De in te leveren tekening maak je als een bijlage

68




BPV-werkboek deel 2

b - werkzaamheden In deze opdracht zet je eerst op een rijtje wat er allemaal komt kijken bij het ontvangen en verwerken van goederen. Ga zoveel mogelijk uit van je eigen winkel. Bij elk punt geef je aan hoe jij vindt dat de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.

Dit schema vind je in Word onder KT2 BPV-werkboek 2 op het tabblad verwijzingen

Maak zelf een schema, waarin je de logistieke werkzaamheden inventariseert. Een schema dat je gelijk kunt gebruiken vind je in Elobase op het bij dit boek behorende tabblad verwijzingen. Maar let op, dat schema daar geeft je wel richtlijnen, maar in de vorm van ‘hints’. Taken

Werkprocedures

Uitwerking werkprocedures

Jouw instructies

Afwijkingen?

Uitwerkingen Milieu,

Gevaren?

Veiligheid,

Aanwezige hulpmiddelen?hulpmiddelen en materialen

69




BPV-werkboek deel 2

Aanwijzingen voor handelingen tijdens werkprocedures voor in je schema

Taken Wanneer komt de volgende lading?

Werkprocedures Aanlevertijdstippen voor komende week invullen. Waar komen leveringen binnen? Welke leveranciers? Welke bevoorrader? Is er personeel aanwezig voor de ontvangst?

Afwijkingen? Gevaren? Aanwezige hulpmiddelen? Is er sprake van afwijkende Aanlevertijden? Komt het levertijdstip overeen met de toegestane aanrijtijd (afsluiting voetgangersgebied)?

Ontvangstruimte

Hulpmiddelen aanwezig? Is de ontvangstruimte leeg en schoon? Aanlevering via winkel of achterdeur? Welke eisen stel jij of het bedrijf aan de Hoe te handelen bij calamiteiten? ontvangstruimte en opslagruimte? Welke opruimen schoonmaakwerkzaamheden moeten in elk geval uitgevoerd zijn voor een nieuwe lading binnenkomt?

Retouren

Eisen aan emballage in de winkel? Welke retouren komen er voor? Wanneer maak je die verzendklaar en hoe doe je dat? Welke begeleidende formulieren? Welke afspraken zijn er of hoe wil jij de emballage regelen?

Binnenkomende goederen

Welke goederen verwacht je? Hoeveel komen er binnen? Welke bijbehorende formulieren zijn er? Welke eisen stel je aan kwaliteit en kwantiteit? Komt de levering overeen met de order? Hoe handel je bij een (te) late uitlevering? Waar let je op bij binnenkomst?

Opslag

Welke goederen sla je waar op? Waarom daar? Welke eisen stel je aan de wijze van de opslag van goederen? Hoe voorkom je afwijkingen door breuk, beschadiging of criminele derving? Wat heb je geregeld zodat artikelen niet vergeten worden in de opslag?

Ompakken

Wat laat je ompakken? Waarom?

Vervoer

Welke interne transportmiddelen zijn er? Hoe regel je vervoer door de winkel?

Presenteren in winkel?

Welke goederen sla je meteen op in de winkel? Is er vrije ruimte? Hoe moet dat gebeuren? (geen dozen in de winkel, maar hoe dan wel presenteren?) Wie helpt de klanten tijdens het presenteren?

Hulpmiddelen aanwezig? Arbovoorwaarden? Hoe te handelen bij beschadigingen of afwijkingen?

Hulpmiddelen aanwezig? Arbovoorwaarden? Voldoen opslagmiddelen aan volume en gewicht artikelen? Denk aan goederen met hoge omloopsnelheid, temperatuurseisen, beperkte houdbaarheid, (milieu)voorschriften voor opslag.

Hoe te handelen bij calamiteiten of weigerend materiaal? Gelden er arbovoorschriften?

Deze aanwijzingen voor je schema helpen je, doordat deze opmerkingen helpen niks te vergeten.

In jouw BPV-bedrijf of in jouw ondernemersplan moet je vast aan nog meer zaken denken, dan die in het schema zijn aangegeven. Wanneer je tijdens het beschrijven van de werkzaamheden hulpmiddelen of materialen nodig hebt, noteer je deze gelijk in de tabel van opdracht c. Zo werk je efficiënt en vergeet je niets.

c – hulpmiddelen Om werkzaamheden te verrichten heb je hulpmiddelen en materialen nodig. Beperk je niet tot ontvangst en opslag, maar neem ook de uitgaande goederenstroom mee. Ook jouw bedrijf kent vast wel retouren, bezorgingen of andere procedures waarbij goederen via de achterdeur het bedrijf verlaten. Ook dat reken je tot het logistiek traject van je bedrijf.

70




BPV-werkboek deel 2

Hulpmiddelen gebruik je vaak om te voldoen aan de Wet Arbeidsomstandigheden (Arbo) en soms omdat je gewoon niet zonder kunt. Bepaalde hulpmiddelen vereisen weer materialen om te kunnen functioneren. Zo werkt een elektrische pallettruck niet zonder oplaadstation. En moet je een plakbandapparaat voorzien van kleefband (voorbeeld). Bedenk bij elke handeling wat je ervoor nodig hebt. Ook het comfort van je personeel speelt een rol. Wanneer je personeel en jijzelf prettig werken, heb je minder ziekteverzuim. Komt er bijvoorbeeld bij jou een bordje 'Roken verboden' te hangen? Hieronder volgt een schema voor hulpmiddelen en materialen voor ontvangst, transport en opslag. Wat je allemaal nodig hebt, hangt af van de branche, de bedrijfsprocedures en jou als ondernemer. Wanneer je de opleiding Ondernemer volgt, noteer dan gelijk de aanschafprijzen van de materialen. Dat spaart je straks in je ondernemersplan extra zoekwerk! Vul het volgende schema in. Geef van iedere categorie een voorbeeld van een hulpmiddel en schrijf erbij welke materialen erbij horen, voor welke werkzaamheden je het hulpmiddel kunt gebruiken en geef aan waarom je het hulpmiddel zou aanschaffen. Hulpmiddelen en materialen voor ontvangst, transport en opslag Hulpmiddel

Materialen

6d

Voor werkzaamheid

Motivatie aanschaf

Verzendklaar maken

Retouren, bezorgingen

Laden en lossen voertuigen Eisen aan de laad- en losdeur Ontvangen en uitpakken Vervoer binnen het bedrijf Opslagmaterialen Verpakkingsmaterialen voor verzendingen Voorbeeld: Plakbandapparaat

Kleefband

Verpakkingsmaterialen voor opslag Milieu in het magazijn Veiligheid en voorkomen derving Schoonmaken en onderhoud Verwarming, koeling en ander comfort Communicatie en voorraadbeheer Overig, behorend bij jouw bedrijf

71



Via de website van Overtoom kun je makkelijk hulpmiddelen zoeken voor ontvangst en opslag


BPV-werkboek deel 2

Onderhoud: Bij het verplaatsen van goederen hoort deugdelijk materiaal.

d - onderhoud Wanneer je apparaten bezit, moeten ze het ook doen, als je ze nodig hebt. Als iets kapot is, moet je het meteen (laten) repareren. Binnen je werkprocessen is het buitengewoon onhandig, wanneer je - net als je het druk hebt misgrijpt. Geef in het schema uit de vorige stap in de derde kolom aan welke apparaten onderhoud behoeven. Gebruik hiervoor kolom 6d, noem ‘m nu ‘Onderhoud’. Hulpmiddelen en materialen voor ontvangst, transport en opslag Hulpmiddel

Materialen

Verpakkingsmaterialen voor verzendingen Voorbeeld: Plakbandapparaat Kleefband

6d = Voor Onderhoud werkzaamheid ja/nee

nee

Verzendklaar maken

Motivatie aanschaf

Retouren, bezorgingen

Aantekeningen

72




BPV-werkboek deel 2

e – kosten Als ondernemer moet je ook weten wat het logistiek proces jou gaat kosten. In je ondernemingsplan moet je ook de aanschaf van hulpmiddelen en materialen opnemen in het financieel plan. Voeg daarvoor een kolom Kosten toe aan de tabel. Voer in de kolom de via internet gevonden kosten in. Je mag eerder gebruikte kosten nu terug laten komen. Aantekeningen logistieke kosten

f Om alle handelingen overzichtelijk te maken, zet je ze in een stroomdiagram. Je begint met het controleren van het tijdstip van binnenkomst van de lading en eindigt met de winkelpresentatie.

Sommige treden kunnen ook naast elkaar, hoeven dus niet perse opeenvolgend te zijn. Je beoefende al eerder hoe je een stroomdiagram maakt. Een studiewijzer staat in Elobase op het tabblad verwijzingen.

73




BPV-werkboek deel 2

g - personeel aan de slag Voorbeeldcasus: Arjan ziet al snel dat er veel tijd in gaat zitten om de ontvangst en opslag goed te regelen. In eerste instantie wil hij natuurlijk het liefst alles zelf doen, maar hij begrijpt ook wel dat dat niet kan. Hij heeft drie medewerkers, waarvan er twee parttimer zijn. Op zaterdag komen er altijd twee studenten helpen. Met alle werkzaamheden op een rijtje en de hoeveelheid vracht die binnen gaat komen, in gedachten maakt Arjan een werkschema. Daarin komen alle werkzaamheden, de tijdstippen dat ze uitgevoerd moeten worden en door wie. Natuurlijk deelt hij zichzelf ook in. Ook als heb jij (nog) geen personeel, toch moet je deze werkplanning maken. Stel je maar voor dat je bedrijf groeit of dat je ziek bent! Ga uit van de werkzaamheden van het schema uit opdracht b en maak voor alle tabelregels een werkplanning. Wie doet wat? Jij verdeelt hier het werk. Kun je inschatten hoe lang ze daarvoor nodig hebben? Let wel, het gaat om jouw winkel. Wanneer je uitgaat van je BPV-plek, noteer je jezelf alsof je de leidinggevende, bent. maandag

dinsdag

woensdag donderdag

vrijdag

zaterdag

Retouren klaar zetten Formulieren retour en klaarmaken Zorg voor transportmiddelen Leegmaken ontvangst Schoonmaken ontvangst Aanpakken goederen Snelle controle pakbon Inboeken en controleren pakbon en goederen Schade/Afwijkingen bespreken met eigen manager Contact leverancier Ompakken, vervoer en opslag goederen Informeren medewerkers over komst goederen Overige werkzaamheden

Neem alle werkzaamheden mee, die bij jouw bedrijf horen. Alle taken die behoren bij de artikelen, vanaf het moment van binnenkomst totdat zij in de winkel gepresenteerd staan. Denk dus ook aan: het uitpakken, prijzen, beveiligingslabels aanbrengen, ompakken, verkoop klaarmaken (zoals het snijden en verpakken van groente), opruimen van emballage en schoonmaken achteraf. Waarschijnlijk moet je dus nog op jouw winkel toegesneden rijen aan de tabel toevoegen!

74




BPV-werkboek deel 2

Door de werkplanning kan iedereen zien wat er van hem verwacht wordt.

h – niet in de opslag ‘achter’ Voorbeeldcasus: Als ondernemer detailhandel begeleidt Arjan zijn medewerkers bij de presentatiewerkzaamheden in de winkel van goederen die direct naar de winkelvloer gaan. Arjan wil zo min mogelijk in het magazijn hebben liggen. De winkel is dus zijn belangrijkste opslag. Maar wat niet fatsoenlijk in de stellingen past, moet toch terug naar het magazijn. Hij informeert hen over de presentaties en ondersteunt zijn medewerkers door hen de gewenste presentatietechnieken aan te geven. Zo wil hij bijvoorbeeld voorbeelden van modelbouwdozen uitgestald neerzetten, zodat klanten kunnen zien wat er allemaal in zit. Daarnaast heeft hij met de leverancier van Playmobil afgesproken dat hij een vitrine neer zal zetten met een diorama van de piratenserie. Dit laat mooi zien wat er allemaal mogelijk is en moet klanten verleiden om meerdere dozen tegelijk te kopen. Kleine artikelen en dure artikelen mogen wegens dervinggevaar niet zomaar in het vak. Arjan legt aan Peter uit wat hij in gedachten heeft en laat het werk verder aan hem over. Aan het eind van de dag loopt hij nog eens door de winkel en magazijn om te kijken of het gelukt is. Tot zijn opluchting ziet dat er prima uit.

Een mooie presentatie in de winkel vergroot de verkoopmogelijkheden.

Elektrotechnische winkels hebben voor dervinggevoelige artikelen in het magazijn ook vaak een 'kluis', een aparte, afgesloten ruimte, waarvan alleen de chef de sleutel bezit.

Maak een lijstje van de goederen in jouw winkel die direct naar de winkelvloer gaan zonder eerst in het magazijn terecht te komen. Aantekeningen goederen welke niet ‘achter’in opslag gaan

75




BPV-werkboek deel 2

Maak een tweede lijstje van de goederen in jouw winkel die direct achter slot gaan wegens dervinggevaar. Zijn er in het magazijn ook speciale voorzieningen voor dervinggevoelige artikelen? Aantekeningen goederen welke gelijk achter slot gaan

i - magazijn Hoe sla je de artikelen op in het magazijn? Maak een tekening van het magazijn van je keuze. Dus van een fictief magazijn voor Arjan, voor je BPV-bedrijf of voor je marketingplan of ondernemersplan. Aan de hand van je magazijnplattegrond maak je een indeling van waar je welke artikelen plaatst. De tekening moet dus corresponderen met het lijstje van opdracht h en de tekening van de ontvangstruimte van opdracht a. Kladtekening. Een keurige tekening voeg je als bijlage toe.

j – jouw bedrijfsprocedures Maak een bedrijfsprocedure hoe jij aan jouw medewerkers uitleg geeft als ze de artikelen in de winkel of in het magazijn moeten zetten. Het gaat niet om het mooi presenteren, maar om waar laat je de spullen en de verdeling van de zendingen enzovoort. Voorbeeldcasus: Nu blijkt dat hij in de winkel het nodige aan Peter kan overlaten, realiseert Arjan zich hoe belangrijk Peter voor de winkel is. 'Stel je voor dat hij uitvalt,' denkt Arjan, 'dan heb ik echt een groot probleem'. Als het goed is, zullen je werknemers allemaal onmisbaar zijn voor je bedrijf. Daarom is het van belang om goed te weten of alle wettelijke Arboregels wel bekend zijn en worden uitgevoerd.

76




BPV-werkboek deel 2

Ga ook op zoek naar de regels in jouw bedrijf ten aanzien van arbeidsomstandigheden, hygiëne en milieu. Misschien heb je ze al. Geef in elk geval antwoord op de volgende vragen: Aan welke regels moet je je houden? Waar vind je die? Kennen je medewerkers de regels? Weten jouw medewerkers hoe ze moeten tillen? Zijn goederen makkelijk uit je magazijn te pakken? Liggen de zware goederen niet te hoog? Is de werkverdeling eerlijk? Werken jullie met gevaarlijke of giftige stoffen? Hoe bescherm je jezelf en je medewerkers? Wat gebeurt er met lege verpakkingen?

Algemene informatie over de arbowetgeving voor werknemer en werkgever Denk ook aan jezelf! Kijk op www.arbo.nl en surf naar de pagina's voor werkgevers en werknemers. Ga naar 'risico-inventarisatie' en doe de test.

Bedrijfsprocedures logistiek

77




BPV-werkboek deel 2

k – personele inzet Neem je stroomdiagram er nog eens bij. Kun je het stroomdiagram ook omzetten in een naar je personeel toe te rekenen werkverdeling ten aanzien van ontvangst plus opslag? Wie gaat wat doen?

Neem de lijst van handelingen nog een keer door. Heb je in je werkplanning de werkzaamheden zoveel mogelijk gedelegeerd? Of heb je jezelf nog steeds veel taken toebedacht. Maak een lijstje wie welke handelingen overneemt, wanneer jij op vakantie of op inkoopreis bent. Aan wie laat je de verantwoordelijkheden over ten aanzien van het aftekenen, de retourzendingen, de apparaten en eventuele reparaties? Wie gaat wat doen, wanneer de vaste kracht er niet is?

l - Alles intern onder controle Voorbeeldcasus: Arjan heeft zijn werkzaamheden voor opslag en ontvangst op een rijtje. Dat is best schrikken, want wat blijkt? Zijn medewerkers weten niet hoeveel leveringen op een bepaalde dag verwacht worden, waardoor er geen planning gemaakt kan worden voor de dagelijkse werkzaamheden. Bovendien is er maar weinig opslagcapaciteit in het magazijn. De regels en bestelen leverprocedures die betrekking hebben op (het gebruik van) het magazijn en het bestellen in het algemeen zijn niet bij iedereen bekend, of niet helder genoeg. Er is geen vaste opslagplaats voor de meeste artikelen. De artikelen die wel een vaste plaats hebben, staan niet geregistreerd. De meeste locaties in het magazijn zijn niet benoemd, waardoor er niet geregistreerd kan worden waar (en hoeveel van) een bepaald artikel opgeslagen ligt en hoort te liggen. Doordat op dit moment niet alles soepel verloopt, komen de medewerkers er niet aan toe om alle door de leveranciers afgeleverde bestellingen te controleren. Daarom gebeurt dat op dit moment niet altijd volledig.

78




BPV-werkboek deel 2

Niet zomaar wegzetten. Liever een vaste plek voor de vaste collectie. Dan is wel zo makkelijk terugvinden!

Maak een planning voor jouw of Arjans bedrijf van het aankondigen en plannen van leveringen. Vul dat in als extra kolom of rij in je werkschema. Voeg ook een kolom toe met controlemomenten. Hoe registreer je dat je het werk ook echt gecontroleerd en goed bevonden hebt? Plan je ook momenten om zaken terug te koppelen? Om deze opdracht te maken, kun je ook eerst overleggen met je BPV-opleider, met de opdrachten uit de vorige stappen erbij. Zo kom je gezamenlijk tot verbeterpunten. Planning

m - locatiebeheer Breng in de overzichtstekening van het magazijn (opdracht a) locatie-aanduidingen in. Wat ligt waar, of wat moet waar komen te liggen? Geef de beschikbare paden een letter en de plaatsen een nummer, dus bijvoorbeeld A1, A2 en B1, B2 enzovoort. Of neem bestaande nummers in je BPV-bedrijf over. Waarom is dat daar de beste indeling?

Een vaste plek voor de verpakkingen van de geëtaleerde vaste goederen. De klant wil er straks weer de doos bij!

Vooral bij veel kleingoed is een goed sorteersysteem belangrijk.

79




BPV-werkboek deel 2

Welke locatieaanduidingen bestaan er zoal? Op de website van deze groothandel in logistieke materialen (www.overtoom.nl) zie je welke locatieaanduidingen er allemaal bestaan. Kies voor 'Transport & opslag' en dan voor 'logistieke bewegwijzering'.

n – Risico & Efficiency Omdat medewerkers vaak geen tijd hebben om alles te controleren, blijft sommige schade lang onopgemerkt. Schade kan bestaan uit de drie R's: ruimte, rente, risico. Je gaat nu een risico- en efficiency-onderzoek doen. Waar wringt de schoen het meest bij jouw bedrijf: bij ruimteverlies, te lang liggende voorraad (rente) of de risico's ten opzichte van veiligheid, fysieke schade, vervuiling of omzetverlies door vergeten voorraden? Breng de efficiëntie en risico's ten opzichte van je interne logistiek proces (ontvangst, intern transport en opslag) in kaart. Welke afspraken zijn er binnen jouw bedrijf? Wie controleert wat en wie controleert wie? Wat kun je zelf doen en wat kun je door je medewerkers laten doen? In deze opdracht verwerk je sowieso de drie R's, plus: de gevaren bij het ompakken; de bijbehorende administratie; risico's van afwijkingen bij ontvangst en opslag; arborisico's en de eventueel daaruit volgende financiële gevolgen; het naleven van veiligheidsvoorschriften; hygiëneregels; milieuregels en emballagekosten; gevaarlijke en onveilige situaties door het niet of verkeerd gebruik van hulpmiddelen of verkeerd stapelen; preventie criminele derving via de achterdeur. Risico & Efficiency

80




BPV-werkboek deel 2

o - alles extern onder controle Voorbeeldcasus: Mooi! Intern heeft Arjan nu de boel redelijk op orde. Nou nog de contacten met de leveranciers. Bijvoorbeeld die leverancier uit Engeland, daar heeft Arjan nog nooit eerder mee samengewerkt. Hij besluit dat hij eerst nog maar eens de leveringsvoorwaarden gaat bestuderen. Eerlijk gezegd heeft hij nooit zo goed naar die kleine lettertjes gekeken.

Algemene voorwaarden; hele belangrijke kleine lettertjes. Meer info bij de KvK.

Als hij dat wel doet, realiseert hij zich dat er nogal wat verschillen in zitten. Als hij ooit een probleem zou krijgen met een leverancier, zal hij wel moeten weten wat de officiële voorwaarden zijn. Door te bestellen is zijn bedrijf daar namelijk mee akkoord gegaan! Ook jij gaat nog een keer naar de voorwaarden kijken. Wellicht deed je dat al eens. Zoek in je bedrijf van minimaal twee verschillende leveranciers de algemene voorwaarden op en lees ze globaal door. Meestal vind je die algemene voorwaarden op de achterzijde van een factuur of op de website van de leverancier. Noteer de verschillen of overeenkomsten op het gebied van: leveringstermijn; betalingsvoorwaarden; retourmogelijkheden; betaaltermijn. Ook op de website van de eerder genoemde groothandel in logistieke materialen (www.overtoom.nl) kun je doorklikken naar Algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden bestudeert van: [invullen en afvinken] …[bedrijf] …[bedrijf]

Voorbeeldcasus: Arjan ontdekt bij de eerste levering die hij zelf controleert dat het aantal dozen Playmobil niet klopt. Hij heeft er bijvoorbeeld tien besteld met een piratenschip, maar hij krijgt er maar acht. Bovendien blijken drie kleine verpakkingen kapot te zijn als ze uit de doos komen. Zo kan hij ze onmogelijk verkopen. Arjan zoekt het nummer van de leverancier op en probeert het probleem in zijn voordeel te regelen.

81




BPV-werkboek deel 2

Reclameren op een zending, je bedrijf kosten besparen. Zo'n gesprek moet je oefenen.

Stel je voor dat jij een leverancier moet bellen met deze vraag (of met een vergelijkbare vraag uit je eigen praktijk). Naar welke afdeling ga je vragen? De eerste keer is dat best spannend. Het helpt als je van te voren bedenkt hoe je dat gaat aanpakken. En welke tegenwerpingen je zou kunnen krijgen. Natuurlijk heb jij je antwoord dan al klaar! Ik heb al ervaring in leverancierscontact opgedaan met: [invullen en afvinken] …[bedrijf] …[bedrijf]

p – contact leggen in de praktijk gebracht Schrijf een kort script wat er kan gebeuren als jij belt. Schrijf minimaal twee verschillende mogelijke reacties op van de leverancier en jouw antwoorden. Hoe regel je het zo dat jullie allebei tevreden zijn? Als je wil, kun je natuurlijk ook even vooroefenen met een klasgenoot. Bespreek met je BPV-opleider hoe hij zulke akkefietjes oplost. Vraag hem of je namens hem zo'n reclamering mag oplossen. Kort script (in steekwoorden)

Daadwerkelijk uitgevoerd in de praktijk [afvinken en aftekenen bij ‘naar tevredenheid NPV-bedrijf’ ] …[bedrijf]

Handtekening bedrijfsleider:

82




BPV-werkboek deel 2

q - wat ik wil, is dat haalbaar? Afhankelijk van hoe je met dit project gewerkt hebt, heb je nu een goed overzicht over het logistiek traject binnen jouw bedrijf. Maar zijn daar nog verbeterpunten aan of is het zo wel goed?

Nu moet je over de logistiek een gesprek aankaarten op je BPV-bedrijf

Vergeet niet, er gaat veel geld om met het verplaatsen van goederen in jouw winkel. Sta op je BPV-bedrijf eens stil bij alle opdrachten die je in dit stappenplan hebt uitgewerkt. Verzamel al je uitwerkingen van deze stap en regel een gesprek hierover met je BPV-opleider. Leg hem een aantal ideeën van jou voor die kunnen leiden tot een nog betere beheersing van de goederenstroom. Als ondernemer moet je de eisen zelf kunnen bedenken. Maak dus gebruik van de mogelijkheden om de door jou bedachte verbeterpunten aan de ervaring te toetsen. Voorbeelden van verbeterpunten kunnen zijn: de vaak beperkte ontvangstruimte en het vaak ontbreken van opslagruimte; de (ontbrekende) achterdeur: ontvangen via de winkel is rommelig; bij voetgangersgebied: hoeveel hinderen jouw leveranciers de klanten; ideetje: de ongebruikte bovenverdiepingen boven winkelpanden als magazijn; letten op ergonomie, calamiteiten, derving en preventie daarvan; retouren: elke leverancier zijn eigen procedure, of een standaardprocedure van jullie zelf; waar laat je de over-datum-restanten; het ompakken; procedures rond emballage. Vul je uitwerkingen aan met de resultaten van het gesprek met je BPV-opleider en zorg ervoor dat het geheel wordt ondertekend. Verbeterpunten (n.a.v. gesprek met BPV-opleider)

83




BPV-werkboek deel 2

r - wat kost dat nou? (alleen voor Ondernemer) Wat brengt dat interne logistieke traject nou allemaal voor kosten met zich mee? Maak van alle items uit de opdrachten van het stappenplan een overzichtelijke kostenbegroting. Om aan bedragen te komen, kun je gebruik maken van internet, je BPV-bedrijf, informatie van het HBD, leveranciers die je op de logistieke startpagina kunt vinden.

Via internet kun je aan kostenbedragen voor je ontvangst en opslag komen.

Pas als je je zaken voor elkaar hebt, kun je alles inleveren.

Indien je niet alles tot op de detail kunt uitwerken, mag je ook stelposten noteren. Let echter op, een stelpost opnemen in een begroting, moet je wel kunnen verantwoorden. Kostenposten bedenk je aan de hand van: plattegronden van je bedrijf; je lijst van de voorkomende werkzaamheden; het stroomdiagram van de werkzaamheden tijdens ontvangst en opslag; antwoorden op arbovragen; het risico- en efficiency-onderzoek; de BPV-uitwerking (verbeterpunten BPV-bedrijf).

s – opleveren en meenemen naar het BPV-examen Voorbeeldcasus: Arjan heeft alles met de leveranciers uitgesproken. Bovendien heeft hij zijn beleid van ontvangst en opslag nu weer op een rijtje. Als je alle voorgaande opdrachten hebt uitgevoerd, ben je ook een aardig eind op weg. Verzamel nu alle zaken die je al hebt gemaakt en ingevuld en maak daar 1 document van, bij voorkeur op de computer. Je levert bij deze stap het volgende in: plattegronden van je bedrijf, incl. de tekening met nummering van de opslagruimte; je lijst van de voorkomende werkzaamheden; een voorbeeld van de werkplanning: wat, hoe, wanneer, waar en door wie; een stroomdiagram van de werkzaamheden tijdens ontvangst en opslag; antwoorden op arbovragen; controle en feedbackschema; een stroomschema van het goederenproces; vergelijking van algemene voorwaarden; een telefoonscript over een reclamering; een risico- en efficiency-onderzoek; de BPV-uitwerking (verbeterpunten BPV-bedrijf); het kostenoverzicht.

84




BPV-werkboek deel 2

Stap 7 Dervingsbestrijdingsplan - BPV-eindopdracht, bewijsstuk kunnen begeleiden en leidinggeven -

a - de beginsituatie Je gaat om te laten zien dat je de goederenstroom beheerst en deze kunt begeleiden als BPV-eindopdracht een dervingsbestrijdingsplan opleveren dat voldoet aan een aantal criteria. Wanneer je de opdrachten volgt, zal het werk dat je gaat presenteren voldoen aan alle vereiste criteria. Dat dervingsbestrijdingsplan kan als volgt opgebouwd zijn: een rapportage van de huidige situatie met de omvang van de derving, waar en hoe deze ontstaat en wie verantwoordelijk is voor deze derving; verbeterpunten op het al in het BPV-bedrijf aanwezige dervingsbestrijdingsplan en de implementatie van deze verbeterpunten; een dervingsbestrijdingsplan, dat geschikt is voor het BPV-bedrijf, inclusief de motivatie en een onderzoek naar de mogelijke belemmeringen voor implementatie ervan.

Je maakte reeds eerder een dervingsbestrijdingsplan. Zoek dat op en werk ermee verder. Je maakte reeds eerder een dervingsonderzoek of dervingsbestrijdingsplan. Bijvoorbeeld via je BPV-werkboek deel 1 of in je vorige opleiding. Dat plan wordt het uitgangspunt van je BPV-eindopdracht. Je hoeft dus niet helemaal opnieuw te beginnen. Handig is, om je nog even bij te lezen in de theorie Dervingsbestrijding. Lees het eerder door jou gemaakte items over dervingsbestrijding door. Controleer of de volgende criteria aanwezig zijn. Dervingsbestrijdingsmiddelen inventariseren De omvang aan derving kunnen vaststellen bij een bedrijf De oorzaak van derving onderzoeken Vaststellen wie verantwoordelijk is voor ontstane derving Bekend zijn met aanwezige dervingpreventie

85




BPV-werkboek deel 2

Je mag ook uitgaan van een dervingsbestrijdingsplan dat jouw BPV-bedrijf hanteert. Je moet dat dan wel combineren met het door jou gemaakte plan.

Staat duidelijk in jouw dervingsbestrijdingsplan wat de beginsituatie was op het gebied van dervingpreventie? Staan de aanwezige dervingsbestrijdingsmiddelen vermeld? Zo niet, vul je dervingsbestrijdingsplan op die punten aan. N.B. Maakte je nog geen onderzoek, project of dervingsbestrijdingsplan? Dan moet je dat alsnog doen, voordat je met deze BPV-eindopdracht door kunt gaan! Dat kun je doen door bijvoorbeeld een los BPV-project uit Elobase hierover te halen.

Staat in je Dervingsbestrijdingsplan beschreven welke omvang aan derving je hebt vastgesteld bij het BPV-bedrijf? Zo niet, vul je dervingsbestrijdingsplan dan op dat punt aan.

Heb je toen je het dervingsbestrijdingsplan schreef, de oorzaak van derving of de kans op derving onderzocht? En de bevindingen vastgelegd? Controleer het. Zo niet, dan moet je alsnog aan de slag om je dervingsbestrijdingsplan op dat punt aan te vullen.

Heb je toen je bezig was met je onderzoek naar dervingsmogelijkheden kunnen vaststellen wie verantwoordelijk is voor ontstane derving? Heb je dat ook in je plan staan? Zo niet, dan doe je dat alsnog.

Heb je de al aanwezige dervingpreventie in je dervingsbestrijdingsplan in kaart gebracht? Deed je er een plattegrond bij? Ken je het effect van deze preventie? Is die ook zinvol en wordt deze preventie ook wel benut? Wanneer je hierover nog niets of weinig in je plan hebt staan, ga je alsnog aan de slag om het compleet te maken. Aantekeningen ter aanvulling van het al bestaande dervingsbestrijdingsplan of - onderzoek

…aangepast [afvinken]

86




BPV-werkboek deel 2

Op een of meerdere tekeningen kun je de risicovolle plekken aanduiden .

b Als het af is, moet je jouw dervingsbestrijdingsplan presenteren. Wat is daarbij praktischer dan een PPT-presentatie? Zelfs al wil je zonder een beamer presenteren, dan nog is een hand-out een mooi middel om je dervingsbestrijdingsplan visueel te maken. Met zo'n papieren samenvatting kun je ook gewoon op school, in de winkel of op kantoor, de hoofdlijnen uit je dervingsbestrijdingsplan overzichtelijk presenteren. Kies je hiervoor, ga dan vanaf nu in PPT werken in plaats van in Word. Lees de tip en maak voor elk van de criteria minstens één dia voor je overzichtspresentatie. De dia's zijn als het ware een uitreksel van je gecompleteerde eerder gemaakte dervingsbestrijdingsplan.

Je maakt dus dia's van: aanwezige dervingsbestrijdingsmiddelen; de omvang aan derving; de oorzaak van derving; verantwoordelijkheid voor ontstane derving; de aanwezige dervingpreventie. Uit deze dia's blijkt dat je goed op de hoogte bent van de beginsituatie. Deze beginsituatie is het uitgangspunt van je plan, waarin je maatregelen en verbeterpunten voorstelt. aantekeningen over de presentatiewijze

De keuze van werkwijze word: …PPT handout …PPT met beamer [afvinken] Anders: ……

87




BPV-werkboek deel 2

c - concrete doelstellingen Op dezelfde manier als in de vorige opdracht ga je door met je dervingsbestrijdingsplan t e controleren en op te tuigen tot examenniveau. Nu ga je de doelstellingen vaststellen die je wilt bereiken door de dervingsbestrijding intensief onder de loep te nemen.

Om dit vol te kunnen houden moet het bedrijf efficiënt functioneren, met nauwelijks derving

Kijk in de theorie Dervingsbestrijdingsplan het laatste onderdeel nog eens door. Daar worden de diverse typen planning uitgelegd. Bevat je dervingsbestrijdingsplan een strategisch plan waarin je aangeeft wat je op termijn wilt bereiken met je plan? Loop na wat je al eerder hebt gemaakt en vul het zo nodig aan.

Bevat je dervingsbestrijdingsplan een tactisch plan waarin je aangeeft hoe dat strategische plan wordt uitgezet binnen het bedrijf. Onder andere op het gebied van technische en organisatorische middelen, registratie, controle, bemensing. Loop na wat je al eerder hebt gemaakt en vul het zo nodig aan.

Bevat je dervingsbestrijdingsplan een operationeel plan waarin je de dagelijkse praktijk aangeeft? Hoe zal dat plan in de praktijk moeten gaan functioneren? Loop na wat je al eerder hebt gemaakt en vul het zo nodig aan.

In je dervingsbestrijdingsplan moet terug te vinden zijn welke doelstellingen je met je plan nastreeft. Staat het er nog niet in? Doe het in elk geval via de SMART-methode. SMART houdt doelstelling in: Specifiek – Meetbaar – Acceptabel – Realistisch – Tijdsgebonden Loop na wat je al eerder hebt gemaakt en vul het zo nodig aan. aantekeningen over de concrete doelstellingen


88




BPV-werkboek deel 2

d Verbetervoorstellen in een hanteerbaar plan In deze opdarcht ga je na wat de anderen die in het bedrijf werken, vinden van de door jou geplande maatregelen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er kosten mee gemoeid zijn. Heeft de ondernemer dat geld er wel voor over? Het kan zijn dat je collega's praktische bezwaren hebben tegen zaken die jou handig lijken. Deze actie die je nu gaat ondernemen heet: kijken of je plan draagkracht heeft.

Bij de andere medewerkers pols je de draagkracht van je maatregelen.

Overleg met collega's, leidinggevenden en je BPV-opleider over dervingsbestrijding. Verwerk de feedback die je krijgt in je plan. aantekeningen van de feedback


89




BPV-werkboek deel 2

In de projecten over het dervingsbestrijdingsplan die binnen Elobase staan, wordt steeds de indeling gebruikt die gebaseerd is op de afdelingen: ontvangst, opslag, winkelpresentatie en afrekenpunt. Natuurlijk mag je dat veranderen in een eigen indeling. Belangrijk is vooral dat de indeling en de formulering duidelijk en begrijpelijk zijn voor iedere lezer of toehoorder van je plan. Werk je plan nu uit tot het in te leveren eindresultaat. Zorg dat de verbetermaatregelen in de tekst steeds het gevolg zijn van de gevonden risicosituaties. Zo kun je straks bij het presenteren van je plan de argumenten voor je verbetervoorstellen koppelen aan de bestaande situatie.

Als je plan helemaal af is, sta je erbij stil hoe je anderen moet motiveren om ook achter dit plan te gaan staan. Je geeft in de afsluiting aan hoe je het plan zou willen implementeren binnen het bedrijf. Zorg ervoor dat die afsluiting antwoord geeft op een aantal te verwachten vragen. Zoals: Wat wil je precies dat binnen het bedrijf gebeurt? Hoe moet dat vorm krijgen? Hoe is iedereen straks op de hoogte van de bedoeling van het plan? Wanneer wil je dat het plan uitgevoerd gaat worden? Hoeveel tijd gaat dat in beslag nemen? Wie wil je daarbij betrekken? Wanneer is het plan geheel doorgevoerd? aantekeningen over de indeling overzicht van de indeling per PPT-dia


90




BPV-werkboek deel 2

e - presentatie en implementatie Als je het plan, de opdrachten, hebt doorgewerkt, heb je nu voldaan aan het opsporen van het dervingrisico, het opstellen van een plan ter bestrijding en het bedenken van een implementatieplan. Voordat je je plan gaat presenteren, neem je het nog eenmaal door op de exameneisen. Dat doe je door de lijst door te nemen met de processen die je binnen de competenties moet beheersen.

Voordat je denkt dat je klaar bent, doe je een zelfevaluatie waarin je jouw inzichten nog eens checkt.

Checklist ‘dervingsbestrijdingsplan maken’: Je kunt na het uitwerken van deze BPV-eindopdracht: (Vink af, waarvan je vindt, dat je het in je plan onder controle hebt) Dervingsbestrijdingsmiddelen inventariseren De omvang aan derving vaststellen bij een bedrijf De oorzaak van derving onderzoeken Vaststellen wie verantwoordelijk is voor ontstane derving Bekend zijn met aanwezige dervingpreventie Strategische, tactische en operationele dervingsbestrijding aangeven Doelstellingen dervingsbestrijding aangeven (SMART) Verbetermaatregelen formuleren Het dervingsbestrijdingsplan implementeren Het dervingsbestrijdingsplan presenteren

aantekeningen

91




BPV-werkboek deel 2

Checklist ‘dervingsbestrijdingsplan presenteren’: Tijdens de presentatie van je dervingsbestrijdingsplan heb je het volgende laten zien: (Vink af, of je dat ook tijdens je presentatie kunt verwoorden/laten zien) Dervingsbestrijdingsmiddelen inventariseren De huidige omvang aan derving vaststellen bij het BPV-bedrijf. Zowel crimineel, als niet-crimineel De oorzaak van derving is onderzocht Je hebt vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de ontstane derving Je hebt onderzocht welke maatregelen al uitgevoerd zijn en welke procedures gelden Je hebt onderzocht hoe op strategisch, tactisch en operationeel niveau derving kan worden bestreden Je hebt een concrete doelstelling voor maatregelen/de dervingsbestrijding geformuleerd (SMART) Je hebt verbetermaatregelen geformuleerd Je hebt vermeld hoe het Dervingsbestrijdingsplan geïmplementeerd kan worden en belemmeringen bij de implementatie onderzocht Je hebt het dervingsbestrijdingsplan besproken en gepresenteerd Bespreek wat je tot nu toe gedaan hebt met je docent waarna je de praktijkopleider voor je ervaring en de resultaten laat aftekenen. Laat de handtekening aan je docent zien, dan weet hij dat je toe bent aan het BPV-examen Leidinggeven en begeleiden (OD) BPV-examenopdracht Leidinggeven en begeleiden. De BPV-examenopdracht is een verplicht onderdeel uit het examen. Door een conclusie te trekken uit de twee voorgaande stappen ‘Ontvangst en opslag onder controle’ en ‘Dervingsbestrijdingsplan’ heeft de student laten zien processen rond de goederenstroom in een detailhandelsbedrijf te beheersen. Aantekeningen aangaande deze opdrachten.

De voorbereiding van dit examen over ontvangst en opslag, staat in deel 1. Dit deel 2 over leidinggeven en begeleiden, plus de opgedane ervaring is dusdanig, dat de student het BPV-examen ‘kerntaak 2 Leidinggeven en begeleiden goederenstroom‘ kan worden afgenomen Naam deelnemer: Naam bedrijf:



92

Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad

Recommend Documents