E2V2. Expertise en Experts VINDEN en VERBINDEN Eindrapportage. Penvoerende instelling: Fontys Hogescholen

E2V2 Expertise en Experts VINDEN en VERBINDEN Eindrapportage

Penvoerende instelling: Projectleider:

Fontys Hogescholen Desirée van den Bergh

Partner instellingen:

Avans Hogeschool Haagse Hogeschool Saxion 9 juni 2009

Datum:

Colofon Titel: Auteur:

Datum: Rapportnummer: Uitgave: Telefoon: E-mail: Website: Lay-out:

Expertise en Experts VINDEN en VERBINDEN Eindrapportage Desirée van den Bergh (Fontys Hogescholen), Gerard Bierens (Fontys Hogescholen), Kees Boon (Fontys Hogescholen), Hans de Brouwer (Saxion), Jan Companjen (Haagse Hogeschool) en Diny in ’t Groen (Avans Hogeschool) Mei 2009 09-054/DBg afdeling Onderwijs 0877-878 833 [email protected] www.fontys.nl/onderwijs Lucia Rozing

Drukwerk:

Fontys Facilitair Bedrijf, Grafische Producties

E2V2 Expertise en Experts VINDEN en VERBINDEN Eindrapportage

Hoewel dit materiaal met zorg is samengesteld, aanvaarden auteur(s) noch Fontys Hogescholen enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze publicatie

Expertise en Experts VINDEN en VERBINDEN

Voorwoord

http://www.wordle.net/

1


2


Inhoudsopgave Inhoudsopgave.................................................................................................3 Samenvatting...................................................................................................4 1. Karakteristieken Surfproject E2V2 ...................................................................6 Is het doel van E2V2 bereikt? ..........................................................................6 2. Resultaten....................................................................................................8 WP1. Projectmanagement ...............................................................................9 WP2 Koppelen experts, expertise en publicaties............................................... 12 WP3 Diensten.............................................................................................. 16 WP4: Vereenvoudigen invoeren publicaties ..................................................... 21 3. Disseminatie van de projectresultaten ........................................................... 26 4. Lessons learned .......................................................................................... 28 5. Kostenoverzicht inclusief analyse .................................................................. 30 6. Evaluatie en conclusies ................................................................................ 32 Bijlage 1. Samenvatting klankbordbijeenkomst................................................... 33 Bijlage 2. Uitbreiding metadatavelden ............................................................... 38 Bijlage 3 Ervaringen met DAI ........................................................................... 40 Bijlage 4 Vanuit bronsysteem lijst van publicaties per medewerker ....................... 41 Bijlage 5: Evaluatie WP2 Koppelen Experts en Expertise ...................................... 42 Bijlage 6 Technische acties aan harvester van HBO Kennisbank en repositories ...... 43 Bijlage 7 Webservices in de HBO Kennisbank; beperkte evaluatie ......................... 44 Bijlage 8 Document van eisen WP4 ................................................................... 46 Bijlage 9 Workflow .......................................................................................... 50 Bijlage 10 Pilot beschrijving testen uploadtool .................................................... 52 Bijlage 11 Greep uit Communicatie-uitingen....................................................... 53 Artikel Digitale Bibliotheek april 2009 ............................................................. 53 Flyer congres HBO-raad................................................................................ 61 Presentatie Onderwijsdag AVANS ................................................................... 62 Abstract EUNIS 2009.................................................................................... 67 Nieuwsbericht Informatie Professional, november 2008 .................................... 68 Fontysonline: Organiseren, verleiden en gebruiken van HBO Kennisbank ............ 79 Lustrum SHB, presentatie HBO Kennisbank ..................................................... 80

3


Samenvatting Het versterken van de zichtbaarheid van experts en expertise is voor hogescholen een belangrijk thema. De SURFSHARE-tender HBO-kennisdisseminatie van 2007 vormde dan ook een uitgelezen kans voor instellingen voor hoger onderwijs om deze zichtbaarheid naar bedrijfsleven en publieke sector te versterken. Voor u ligt de eindrapportage van het project ‘Experts en Expertise VINDEN en VERBINDEN’ hierna genoemd E2V2. Dit project werd gehonoreerd in bovengenoemde tender. Het project startte in februari 2008 en eindigde in april 2009. Deelnemende instellingen aan deze tender waren: Fontys Hogescholen (penvoerder), Avans Hogeschool, Haagse Hogeschool en Saxion. In deze eindrapportage leest u wat is bereikt in het project, welke lessons learned er zijn, welke conclusies kunnen worden getrokken en wat de aanbevelingen zijn. Tevens wordt een kostenoverzicht gegeven. Doel van het project is om experts en expertise op een gebruiksvriendelijke wijze toegankelijk te maken voor het hoger onderwijs en daarbuiten. Basis hiervoor is de repository-infrastructuur in combinatie met de dienst HBO Kennisbank (www.HBOKennisbank.nl), die tezamen in een eerder SURF-project 1zijn ontwikkeld. HBO Kennisbank ontsluit op dit moment meer dan 10.000 kennisproducten, bestaande uit scripties, publicaties en leermiddelen. Zeventien instellingen participeren in HBO Kennisbank en dit aantal groeit. De afgelopen maand (half maart tot half april 2009) bezochten ruim 30.000 verschillende bezoekers de HBO Kennisbank. Belangrijkste te behalen resultaten in het project E2V2 waren: - Mogelijk maken om scripties in HBO Kennisbank te koppelen aan de profielen van lectoren en medewerkers binnen de instellingen (en daarbuiten). Op deze manier kan gemakkelijk geswitcht worden van expertise naar experts en vice versa. - Ontwikkelen van diensten die bevorderen dat informatie en expertise ´naar de gebruiker toekomt´ en hergebruikt kan worden. - Eenvoudiger maken om publicaties in HBO Kennisbank te uploaden. Conform het Controlling Document is gewerkt aan bovenstaande beoogde resultaten: Er is een proefomgeving gemaakt waarin wordt gedemonstreerd dat de publicaties in HBO Kennisbank gekoppeld kunnen worden aan de profielen van lectoren en medewerkers binnen de instellingen (zie resultaten wp2). Daarnaast zijn diensten ontwikkeld die bevorderen dat de HBO Kennisbank actief kan worden gebruikt als een multimediaal platform waar kennisdeling centraal staat. Door de ontwikkelde webservices kunnen publicaties verrijkt worden met recensies, waarderingen, attenderingsmogelijkheden en opties ter stimulering van hergebruik (zie resultaten wp3). Ook is gewerkt aan het voor de auteur makkelijker maken om scripties in de HBO Kennisbank te plaatsen, door middel van het realiseren van een prototype van een uploadtool. Deze is ontwikkeld op basis van een programma van eisen en een workflow (zie resultaten wp4). Deze uploadtool wordt na de projectperiode daadwerkelijk gerealiseerd onder regie van SURF. Tevens werd uitgebreid aandacht besteed aan het uitdragen van de projectervaringen in het onderdeel over PR en kennisdisseminatie. Zo is in Digitale Bibliotheek een artikel verschenen over het project en zijn er vele presentaties verzorgd. Het project is mede dankzij hulp van SURF binnen het projectbudget gebleven. In totaal is ruim 77 k€ besteed waarvan bijna 55 k€ personele kosten. Hieruit blijkt dat het project binnen de totale begroting is gebleven van ruim 79 k€. Er is echter wel een aantal verschuivingen in de begrote budgetten. Zo zijn de personele kosten over het algemeen over de begroting gegaan en de materiële kosten binnen begroting gebleven. 1 Dit was het project HBO-Kennisbank (2006). De vier hogescholen die participeren in E2V2 hebben tijdens dit project samengewerkt met nog drie andere hogescholen (Hogeschool Utrecht, Windesheim en Hogeschool Zeeland).

4


In het project is intensief samengewerkt aan het realiseren van de resultaten. Doordat de partners elkaar kenden, verliep de samenwerking soepel. Vergeleken met de drie andere instellingen was de personele inzet van Fontys relatief groot. Dit had te maken met beperkte capaciteit van Saxion en Haagse Hogeschool, specifieke expertise aanwezig bij Fontys en het leveren van de projectleider. De steun van de stuurgroep en SURF gedurende de projectperiode was zeer waardevol. Komende periode is het van belang om ervoor te zorgen dat wat in het project is ontwikkeld, breed wordt geïmplementeerd. Belangrijkste acties daarin zijn: - Daadwerkelijk koppelen van scripties in HBO Kennisbank aan de profielen van auteurs binnen de hoger onderwijsinstellingen en gerelateerde organisaties als HBO-raad, beroepsverenigingen en lectorenplatform. - Voorlichting te geven aan docenten en beroepenveld over de meerwaarde van het gebruik HBO Kennisbank (inclusief de interactieve mogelijkheden) - Realiseren van de uploadtool en de implementatie hiervan bij de instellingen die meedoen aan HBO Kennisbank Hiervoor is het nodig dat binnen instellingen niet alleen medewerkers uit mediatheken worden betrokken, maar voor de architectuur aspecten ook informatiemanagement. Voor implementatie in onderwijs, onderzoek en beroepenveld is het belangrijk dat lectoren, docenten en studenten meer worden betrokken. Bij dit laatste, kunnen de eind 2008 gehonoreerde projecten een belangrijke rol spelen. Deze nieuwe projecten staan dichter bij de opleidingen en er is een belangrijker rol voor docenten, lectoren en studenten: een zeer positieve ontwikkeling! Vraag is echter of zij voldoende aansluiting hebben met de mediatheken en informatiemanagement, om dat wat ze willen bereiken structureel vorm te geven. Voor structurele inbedding van HBO Kennisbank is het om die reden juist nu van belang om de werkgroepen van SURF SHARE uit te breiden met vertegenwoordigers uit informatiemanagement en onderwijs/onderzoek, zodat HBO Kennisbank ook voor de lange termijn blijft aansluiten bij de wensen van onderwijs, onderzoek en beroepenveld!

5


1. Karakteristieken Surfproject E2V2 Het versterken van de zichtbaarheid van experts en expertise is voor hogescholen een belangrijk thema. De SURFSHARE-tender HBO-kennisdisseminatie van 2007 vormde dan ook een uitgelezen kans voor instellingen voor hoger onderwijs om deze zichtbaarheid naar bedrijfsleven en publieke sector te versterken. Voor u ligt de eindrapportage van het project ‘Experts en Expertise VINDEN en VERBINDEN’ dat als enige project werd gehonoreerd in deze tender. Het project startte in februari 2008 en eindigde in april 2009. Deelnemende instellingen aan deze tender waren: Fontys Hogescholen (penvoerder), Avans Hogeschool, Haagse Hogeschool en Saxion. Deze eindrapportage besteedt onder andere aandacht aan wat is bereikt in het project, lessons learned, conclusies en aanbevelingen en een kostenoverzicht. Naast het feit dat dit document dient als eindverantwoording, hoopt de projectgroep ook dat dit document kan dienen om de ervaringen die zijn opgedaan in het project breder te verspreiden. De expertise op het gebied van dit type repositories is immers nog pril in het hoger onderwijs! Doel van het project is om experts en expertise op een gebruiksvriendelijke wijze toegankelijk te maken voor het hoger onderwijs en daarbuiten. Basis hiervoor is de repository-infrastructuur in combinatie met de dienst HBO Kennisbank (www.HBOKennisbank.nl), die tezamen in een eerder SURF-project zijn ontwikkeld. Dit was het project HBO Kennisbank (2006). De vier hogescholen die participeren in E2V2 hebben tijdens dit project samengewerkt met nog drie andere hogescholen (Hogeschool Utrecht, Windesheim en Hogeschool Zeeland). HBO Kennisbank ontsluit op dit moment meer dan 10.000 kennisproducten, bestaande uit scripties, publicaties en leermiddelen. Zeventien instellingen participeren in HBO Kennisbank en dit aantal groeit. Belangrijkste te behalen resultaten in het project E2V2 waren: - Mogelijk maken om publicaties in HBO Kennisbank te koppelen aan de profielen van lectoren en medewerkers binnen de instellingen (en daarbuiten). Op deze manier kan gemakkelijk geswitcht worden van expertise naar experts en vice versa. - Ontwikkelen van diensten die bevorderen dat informatie en expertise ´naar de gebruiker toekomt´ en hergebruikt kan worden. - Eenvoudiger maken om scripties in HBO Kennisbank te uploaden. Het project bestond uit vier werkpakketten: - Projectmanagement - Koppelen experts, expertise, publicaties en multimediale metadata - Diensten (webservices) - Vereenvoudigen invoeren publicaties Ook werd in een apart projectonderdeel PR en kennisdisseminatie aandacht besteed aan het uitdragen van de projectervaringen.

Is het doel van E2V2 bereikt? De doelstelling van het project is gerealiseerd door de in het Controlling Document vastgelegde beoogde resultaten grotendeels te realiseren. Zo is er een proefomgeving gemaakt waarin wordt gedemonstreerd dat de publicaties in HBO Kennisbank gekoppeld kunnen worden aan de profielen van lectoren en medewerkers binnen de instellingen (zie resultaten wp2). Daarnaast zijn diensten ontwikkeld die bevorderen dat de HBO Kennisbank actief kan worden gebruikt als een multimediaal platform waar kennisdeling centraal staat. Door de ontwikkelde webservices kunnen publicaties verrijkt worden met recensies, waarderingen, attenderingsmogelijkheden en opties ter stimulering van hergebruik (zie resultaten wp3). 6


Ook is gewerkt aan het voor de auteur makkelijker maken om scripties in de HBO Kennisbank te plaatsen, door middel van het realiseren van een prototype van een uploadtool. Deze is ontwikkeld op basis van een programma van eisen en een workflow (zie resultaten wp4). Deze uploadtool wordt na de projectperiode daadwerkelijk gerealiseerd onder regie van SURF.

7


2. Resultaten In dit onderdeel wordt per werkpakket aangegeven welke resultaten en activiteiten gepland waren en of deze zijn uitgevoerd. Tevens wordt aangegeven welke ervaringen hierbij zijn opgedaan en waarom bepaalde resultaten (nog) niet zijn bereikt respectievelijk uitgevoerd. Ook is een kostenoverzicht per werkpakket toegevoegd.

8


WP1. Projectmanagement Doel Centrale regievoering, organisatie en administratie van het project; zorgdragen voor een soepel verlopen van ontwikkelingen implementatietrajecten in het project; afstemming tussen de werkpakketleiders en tussen de diverse verantwoordelijkheden/expertises; organisatie van kennisverwerving waar nodig; en toezien op een goede organisatie/afstemming tussen de werkpakketleiders; lokale projectteams en evt. werkgroepen.

Resultaten In het project is vrijwel de gehele periode als een team gewerkt aan de resultaten van het project. De samenwerking was op vele momenten zeer intensief. Daarbij bleek dat alle partners beschikbaar waren op de essentiële momenten waarop specifieke expertise van een partner nodig was. De werkpakketten werkten onder leiding van de werkpakketleiders over het algemeen zeer consciëntieus en zelfstandig aan de projectresultaten die op hun conto stonden. Hierdoor kon de projectleider zich beperken tot de hoofdlijnen van het project en aandacht geven aan een specifiek werkpakket als dat nodig was. Dit werd door de werkpakketleiders als steun ervaren. Terugkijkend, bleek de extra aandacht in elk kwartaal nodig: In het eerste kwartaal vroeg werkpakket 3: de diensten extra aandacht. Dit had met name te maken met het te beperkte budget voor het programmeren. Gelukkig sprong SURF bij. In het tweede kwartaal vroeg werkpakket 5 extra aandacht: de resultaten bleven achter bij de planning. Uiteindelijk is het werkpakketleiderschap overgedragen aan Fontys. In het derde kwartaal was werkpakket 2 een uitdaging. Hoe konden we experts en expertise verbinden? Nadat het concept helder was geworden, droeg de werkpakketleider het werkpakketleiderschap over aan Fontys. In het vierde kwartaal bleek dat het meest voorspoedige werkpakket (4, uploadtool) in de problemen kwam. De klankbordbijeenkomst leverde waardevolle feedback op per werkpakket. Een verslag van deze bijeenkomst is beschikbaar in bijlage 1. De projectpartners hebben niet in dezelfde mate geparticipeerd. Doordat dit werd erkend, konden hiervoor passende oplossingen worden gerealiseerd. Toch heeft dit niet kunnen voorkomen dat de personele inzet van Fontys relatief zeer groot is geweest. Dit had enerzijds te maken met de specifieke expertise waarover Fontys beschikt in de persoon van Gerard Bierens. Zijn specifieke expertise was in vrijwel elk werkpakket onmisbaar. Daarnaast kost projectmanagement veel tijd, zeker tijdens incidenten.

Deelresultaten, tijdsplanning In onderstaande tabel is te zien dat hoewel niet alles precies volgens schema, vrijwel alle projectmanagementactiviteiten zijn verricht. Uitzondering vormen de organisatie van een tweede klankbordbijeenkomst en het maandelijks weblog. Oorzaak ligt in het feit dat het weinig motiverend is om een weblog te maken terwijl er nauwelijks naar wordt gekeken. In plaats van de weblog is met name de werkgroep repositories actief betrokken bij de voortgang van het project. Ook is actief bijgedragen aan de Lenteschool Repositories. Het tweede klankbordseminar is niet georganiseerd doordat er te weinig nieuws was ontwikkeld ten opzichte van de bijeenkomst in september 2008.

9


jaar 8 maand 2

9 3

4

5

6

7

8

9

10 11 12 1 2 3 4

wp 1 projectmanagement bijeenkomsten projectgroep maandelijks weblog klankbordseminar stuurgroeprapportage kwartaalrapportage halfjaargesprek met SURF

☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺

eindevaluatie eindrapportage

☺

☺ ☺ ☺ ☺

☺ ☺

☺ ☺

x

Kosten Uit onderstaande tabel blijkt dat projectmanagement meer tijd heeft gekost dan oorspronkelijk was ingeschat (verschil is ruim 5.000 €). Dit wordt onder andere verklaard door het feit dat elk werkpakket extra aandacht nodig heeft gehad. Het verschil is relatief beperkt gebleven doordat er ondersteuning was voor de financiële administratie. Met name in de laatste drie kwartalen is het aantal uur relatief groot. Dit heeft te tevens te maken met PR-activiteiten die zijn uitgevoerd. Hoewel niet begroot waren er materiële kosten voor lief-en-leed: twee medewerkers namen afscheid tijdens het project en kosten gemaakt door de klankbordbijeenkomst (catering en presentjes). personeel gerealiseerd UREN totaal 296 2 qr 1 38 qr2 47 qr3 73 qr4 65 qr5 74

begroot gerealiseerd EUR EUR 13.500 18.733 2380 3082 4753 3868 4651

materieel totaal begroot gerealiseerd begroot gerealiseerd EUR EUR EUR EUR 319 13.500 18.733 0 7 174 99 38

Tabel. 1 Overzicht van de in werkpakket 1 begrote en gerealiseerde personele uren en kosten en materiële kosten.

Conclusie en aanbevelingen In de projectperiode zijn voorzieningen opgeleverd om HBO Kennisbank interactiever te maken, experts en expertise met elkaar te verbinden, om het uploaden te vereenvoudigen en er is vorm gegeven aan kennisdisseminatie. Het project E2V2 is over het algemeen een met-de-wind-mee-project geweest. Dat wil niet zeggen dat er geen tegenslagen zijn geweest. Die waren er, zoals bij elk project, zeker wel. Het niet kunnen opleveren van een operationele uploadtool is de grootste tegenslag geweest. Dit ondanks de enorme inspanningen en conscentieuze werkwijze van de werkpakketleider. Maar gelukkig is er in vrijwel alle gevallen een oplossing beschikbaar gekomen voor de problemen. Zo kon SURF soms financieel bijspringen en gaat SURF er ook voor zorgen dat de uploadtool wordt gerealiseerd. Ook zijn er twee werkpakketleiderswissels geweest, maar kon dit als gevolg van voldoende draagvlak bij de betrokken instellingen goed worden opgelost. Daarnaast hebben twee projectmedewerkers tussentijds afscheid genomen van het project vanwege een 2

qr: kwartaalrapportage

10


andere baan en vervroegd pensioen. De stuurgroep was actief betrokken en stuurde op de goede momenten over de juiste onderwerpen. Een belangrijk doel in het project was om pilots uit te voeren bij de doelgroep om zo een beeld te krijgen van de meerwaarde die door de doelgroep wordt ervaren. Helaas zijn de pilots beperkt gebleven tot evaluaties van beperkte omvang. Hiervoor zijn verschillende verklaringen te geven: ontwikkelen en pilotten in een praktijksituatie, blijken in de praktijk zo verschillend dat het vaak gescheiden trajecten worden. Ook bevindt de projectgroep zich niet in een opleiding, waardoor het moeilijker is om een pilot te organiseren. De nieuwe projecten uit de SURF Sharetender van 2008 staan dichter bij de opleidingen. De projectgroep is erg benieuwd naar de mogelijkheden die zij hebben om pilots uit te voeren in de praktijk. In het Controlling Document is afgesproken dat het project een advies zou schrijven over hoe om te gaan met het onderwerp kwaliteit. Dit advies zou tot stand komen op basis van informatie uit de pilots. Doordat deze niet zijn gehouden, is dit advies niet gerealiseerd. Voor de toekomst is het van belang dat hierover wel richtlijnen worden opgesteld. Want zoals tijdens de repository Lenteschool naar voren kwam: bezoekers van de site hebben behoefte aan een duidelijk beeld van de kwaliteit van het materiaal dat in HBO Kennisbank beschikbaar is. Wat achter is gebleven in het project zijn de weblogs. Het was niet motiverend om deze te schrijven terwijl ze nauwelijks werden gelezen. Een oplossing hiervoor is wellicht door elke bijeenkomst van de werkgroep repositories, te rapporteren over de voortgang van het project. Op die manier houd je de juiste club betrokken en is er een publiek voor je voortgangsbericht. Aanbevelingen op het gebied van projectmanagement zijn: - Formele documenten, zoals samenwerkingsovereenkomsten eerder regelen - Beter sturen op offertes om financiële verrassingen zoveel mogelijk te voorkomen - Betrokkenheid SURF op goede manier positioneren. Wanneer is wie aan zet? Met name als het gaat om het geven van opdrachten. Opdrachten als project geven en niet onderdeel uit laten maken van een grotere opdracht waar je als project geen regie over hebt. - Eerder ingrijpen als werkpakket achterblijft om te voorkomen dat er moeilijk inloopbare achterstanden komen. - Ervoor zorgdragen dat essentiële expertise die schaars beschikbaar is, breder beschikbaar wordt. De waardevolle ervaringen in de eindrapport draagt hier onder andere aan bij!

11


WP2 Koppelen experts, expertise en publicaties Doel Doel van werkpakket 2 was het mogelijk maken van uitwisseling van complementaire content tussen HBO Kennisbank, websites van HO-instellingen en kennispartners als Science Guide.

Resultaat In dit werkpakket is in een proefomgeving aangetoond dat het mogelijk is om via kennisdomeinen (expertise) experts en bijbehorende publicaties te vinden en andersom. Via www.HBO-Kennisbank.nl/e2v2 kun je eenvoudig een domein kiezen op basis van een trefwoordenwolk, waarna de bijbehorende experts3 verschijnen. Verdere verfijning op onderwerp is mogelijk op basis van trefwoorden (figuur 1). Bereikbaarheidsgegevens uit de instellingen (in dit geval Fontys), zijn vervolgens succesvol te koppelen aan publicaties in HBO Kennisbank (figuur 2).

Figuur 1. Screendump van een scherm in HBO Kennisbank dat verschijnt na selectie van een domein in de trefwoordenwolk. Dit scherm bevat informatie over de experts die hebben gepubliceerd in het betreffende domein en een trefwoordenwolk op basis waarvan verder kan worden verfijnd.

Figuur 2. Klikken op een auteursnaam levert een automatisch samengesteld profiel van die auteur op. Hieraan kunnen contactgegevens worden gekoppeld.

Daarnaast is het mogelijk om vanuit de bereikbaarheidsgegevens van een expert te koppelen naar zijn/haar publicaties uit HBO Kennisbank. Deze voorziening is al enkele jaren in productie bij Fontys en daarom niet verder uitgewerkt in dit werkpakket.

3

Experts: auteurs van de publicaties in HBO Kennisbank

12


Criteria voor toetsing In het Controlling Document is een aantal criteria opgesteld waaraan de resultaten in dit werkpakket moeten voldoen. Hieronder wordt toegelicht dat dit werkpakket aan vrijwel alle criteria voldoet:

Criteria voor Toetsing Criterium Het is mogelijk om vanuit bronsystemen informatie over experts en expertises beschikbaar te maken in doelsystemen als HBO Kennisbank, Science Guide en bereikbaarheidsapplicaties van HO-instellingen.

Status

Opmerkingen Dit is in een proefopstelling gerealiseerd met de in HBO Kennisbank ingevoerde records van Fontys en Haagse Hogeschool. Bij Avans zijn de voorbereidingen getroffen om hierop aan te sluiten. Daarnaast zijn er contacten geweest met Science Guide om vergelijkbare koppelingen te maken. Hoewel deze een vervolg hebben gekregen via de HBO-raad en het lectorenplatform is de koppeling nog niet gerealiseerd. Wel kan de redactie

geattendeerd worden dankzij RSS. Verder is er een widget beschikbaar, die relevant is voor onder andere de Lectorensite en voor Science Guide. In bronsystemen (repositories als ARNO/Fedora) is het mogelijk om een expertindicatie en relevante expertisegebieden toe te voegen aan de metadata.

De metadataset is uitgebreid met de velden ROLE, DOMAIN en ID. Zie bijlage 2 voor de verschillende opties per veld.

In bronsystemen (repositories als ARNO/Fedora) is het mogelijk om een DAI4, Digital Author Identification toe te voegen aan de metadata.

Dit is gerealiseerd. Er is echter nog wel een aantal belemmeringen omdat ook DAI niet garandeert dat alle problemen rondom uniciteit worden opgelost. Deze zijn uitgewerkt in bijlage 3. Er is geen speciale aandacht geweest voor het ontsluiten van multimediale publicaties (bijvoorbeeld dansvoorstellingen), door het stellen van prioriteiten. Derhalve is geen advies gevraagd aan de werkgroep auteursrecht over multimediale content. Binnen Fontys is een dergelijke koppeling operationeel, zie bijlage 4. Deze formule blijkt te werken. De Haagse Hogeschool en Avans Hogeschool gaan hun metadata aanpassen en daarna in de interne organisatie implementeren. Voor de contacten met Science Guide geldt hetzelfde als bij het eerste criterium. Uit de evaluatie blijkt dat de doelgroepen het uitermate belangrijk vinden om op expertise te kunnen zoeken en het profiel te kunnen openen. De waardering voor de wijze waarop dit nu is gerealiseerd is wisselend en varieert van ‘prima en intuïtief’ tot ‘onoverzichtelijk’, zie bijlage 5 voor meer informatie over de evaluatie.

Het advies van de werkgroep auteursrecht over multimediale content is opgevolgd.

Het is mogelijk om vanuit bronsystemen de lijst van publicaties per lector/medewerker beschikbaar te maken in doelsystemen als HBO Kennisbank, Science Guide en bereikbaarheidsapplicaties van HO-instellingen.

Pilotdoelgroepen zijn tevreden over de in kaart gebrachte expertisegebieden. de wijze waarop multimediale publicaties kunnen worden opgeslagen en gemetadateerd in bronsystemen. de wijze waarop experts en expertise met elkaar zijn verbonden. Pilotdoelgroepen geven aan hoe zij de kwaliteit ervaren en of dit voldoet aan de verwachtingen

Zie hierboven

Auteurs zijn tevreden over de informatie over veiligstelling van auteursrechten en manier waarop ze worden veiliggesteld.

Dit onderwerp is in werkpakket 4 meegenomen over de uploadtool.

Het doel van het project DAI Uitrol is de landelijke uitrol en implementatie van DAI, hierdoor zal de waarde van de Nederlandse Thesaurus van Auteurs (NTA) toenemen en wordt de integratie van systemen en repositories verbeterd. Hiermee wordt een basis geboden van waaruit de kwaliteit van het zoeken naar elektronische publicaties sterk kan worden verbeterd. Zie http://www.rug.nl/bibliotheek/informatie/digitalebibliotheek/projectstukken/Eindrapportage%20project%20DAI%20Uitrol.pdf 4

13


Deelresultaten en tijdsplanning In onderstaand schema is aangegeven wanneer welke deelresultaten zijn gerealiseerd. Hieruit blijkt dat hoewel niet alles volgens schema is gegaan, uiteindelijk alle deelresultaten zijn gerealiseerd. Het werkpakket kende aan het begin een moeilijke start vanwege externe factoren. Dit is in het tweede deel van het project ingelopen.

☺: gerealiseerd volgens (aangepast) schema : niet gerealiseerd/niet volgens schema

9 jaar 8 maand 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 wp 2 Koppelen experts, expertise en publicaties in kaart brengen expertise/expert gebieden, DAI en multimediale content aanpassen metadata (repositories als ARNO/Fedora)

3 4

☺☺ ☺

☺ ☺

tonen van brongegevens in doelsystemen als HBO Kennisbank, Science Guide en bereikbaarheidsapplicaties van HO-instellingen.

☺ ☺ ☺

pilot bij gebruikers

evaluatie

2

☺

☺☺

Kosten In onderstaande tabel een overzicht van de totale begrote kosten en gerealiseerde kosten. Hieruit blijkt dat de materiële kosten ongeveer even groot zijn als begroot. Voor de personele kosten geldt dat deze lager zijn uitgevallen (ongeveer 2.000 €) dan verwacht. Dit wordt onder andere verklaard doordat de werkzaamheden voor de proefopstelling en de evaluatie minder tijd kostte dan gedacht. personeel gerealiseerd UREN totaal 185 5 qr 1 25 qr2 32 qr3 17 qr4 36 qr5 75


materieel totaal begroot gerealiseerd begroot gerealiseerd EUR EUR EUR EUR 11.750 11.277 24.750 20.788 0 0 0 11277 0


Conclusie en aanbevelingen werkpakket 2 Het beoogde resultaat van werkpakket 2 was het mogelijk maken van een koppeling tussen complementaire content in HBO Kennisbank, websites van HO-instellingen en kennispartners als Science Guide. In een proefopstelling is aangetoond dat een dergelijke koppeling mogelijk is (zie www.hbokennisbank.nl/e2v2). Een belangrijke keuze in het project was de keuze voor een classificatie voor de inhoud (expertise gebieden) van HBO Kennisbank. Om pragmatische redenen is gekozen voor de Nederlandse Basis Classificatie (N.B.C). Doorslaggevend argumenten daarbij waren dat het binnen het project niet mogelijk is om een eigen classificatie te bedenken en andere classificaties te ver van het hoger onderwijs afstaan. Bovendien is de N.B.C binnen de HBO Kennisbank al in gebruik bij scripties en leermiddelen. Door de N.B.C te combineren met de trefwoordenwolk wordt 5


14


tegemoet gekomen aan de vraag naar verfijning zoals in de klankbordbijeenkomst is aangegeven. Daadwerkelijk realiseren van de in de proefopstelling gerealiseerde koppeling vraagt commitment van de betrokken instellingen (zoals Science Guide, HBO-raad, Lectorenplatform) en uitvoering van een aantal voorbereidende technische acties. In bijlage 6 staat een overzicht van technische acties die betrekking hebben op de infrastructuur van HBO Kennisbank en de repositories bij de instellingen. Hiervoor is inzet nodig vanuit SURF en de op HBO Kennisbank aangesloten instellingen. Daarnaast is in de technische uitvoering ook inzet nodig van CQ2 en de uitbaters van repositorydiensten als SURFsharekit en ARNO. Voordat dit technisch kan worden gerealiseerd bij instellingen is het van belang informatiemanagement te betrekken. Commitment van instellingen kan worden gerealiseerd door stevige inbedding in alle lagen van de organisatiestructuur. Zowel Raad van Bestuur, lectoren, docenten, informatiemanagers, mediatheken en repositorymanagers, allen hebben belang bij een zo breed mogelijke exposure van de in HBO Kennisbank opgeslagen kennis. Een aanbeveling van iets andere aard betreft de toepassing van het DAI-nummer. Hoewel de potentie ervan duidelijk is, kent DAI toch ook nog een aantal struikelblokken die de toepassingsmogelijkheden voor de HBO Kennisbank op dit moment ernstig beperken. Grootste struikelpunt is het ontbreken van een openbaar DAI-register. Hierdoor is het voor een auteur bijna onmogelijk om zijn/haar eigen DAI nummer op te zoeken. Zelfs voor een informatiespecialist met toegang tot NTA (Nederlandse thesaurus voor auteursnamen) is het matchen van een auteursnaam met een DAI-nummer uitermate lastig en tijdrovend proces. In een ideale situatie zouden auteursnaam en DAI-nummer elkaar volautomatisch moeten kunnen vinden. De aanbeveling hier is dan ook vrij simpel: maak een openbaar DAI-register, met krachtigere zoekmogelijkheden en programmeurs-toegang (bijv. via een API).

15


WP3 Diensten Doel Doel van het werkpakket diensten was het bevorderen van actief gebruik van HBO Kennisbank als instrument voor kennisdeling door het verrijken van publicaties met diverse vormen van ‘user generated content’.

Resultaat In dit werkpakket zijn de gewenste webservices gespecificeerd, inhoudelijk beschreven en gerealiseerd in samenwerking met SURF en CQ2. Het gaat daarbij om de volgende diensten: Waarderen: mogelijkheid bieden aan gebruikers om op een snelle laagdrempelige manier een indicatief waardeoordeel (rating) te koppelen aan een publicatie in de HBO Kennisbank. Recenseren: mogelijkheid bieden aan gebruikers om een inhoudelijke reactie in de vorm van een recensie te koppelen aan publicaties in de HBO Kennisbank. Stimuleren hergebruik: mogelijkheid bieden aan gebruikers om (multimediale) content zelfstandig elders –in ongewijzigde vorm- te kunnen hergebruiken door middel van het aanbieden van een ‘embed’-script (naar voorbeeld van YouTube, Scribd). Ranglijsten aanbieden: er is een recensie top 10 en een waardering top 10 gerealiseerd. Zie de volgende figuren op welke wijze dit is gerealiseerd in HBO Kennisbank:

Gemiddelde waardering van 9 sitebezoekers bedraagt 5 sterren.

16


Waarderen, recenseren, attenderen en bookmarken

Overzicht recensies

Recensie top 10

17


Ook is een evaluatie gehouden bij de doelgroep, zie bijlage 7 voor de resultaten.

Criteria voor toetsing Criterium Het is mogelijk voor de gebruiker om op een laagdrempelige wijze gebruik te maken van de nieuwe webservices (abonneren, waarderen, recenseren, stimuleren hergebruik, ranglijsten aanbieden)

Het advies van de werkgroep auteursrecht over hergebruik is opgevolgd. Het is mogelijk om het gebruik van de webservices te meten.

Pilotdoelgroepen begrijpen en benutten de mogelijkheid om zich te abonneren (via RSS/email) op nieuwe HBO Kennisbank publicaties, thema’s, auteurs, zoekvragen enzovoorts. Pilotdoelgroepen ervaren de mogelijkheden om HBO Kennisbank publicaties te kunnen verrijken met ratings en recensies als meerwaarde

Pilotdoelgroepen ervaren de mogelijkheid om content elders in ongewijzigde vorm te kunnen hergebruiken als meerwaarde Het aantal opgevraagde ‘top 10’ publicaties van de HBO Kennisbank neemt na introductie van de webservice significant toe

18

Status

Opmerkingen Dit is gerealiseerd, met uitzondering van de dienst abonneren omdat deze dienst al was gerealiseerd door SURF. Uit de evaluatie (zie bijlage 7) blijkt dat deze over het algemeen als nuttig worden ervaren, hoewel er nog vraagtekens zijn bij daadwerkelijke toepassing in het onderwijs. De werkgroep auteursrecht heeft hier geen uitspraak over gedaan. Dit is niet goed mogelijk vanwege beperkt budget. Buiten het project om is inmiddels wel een koppeling met Google Analytics gerealiseerd, waarmee diverse onderdelen van de website gemeten kunnen worden. Dit kan niet worden gemeten.

Deze webservices worden spontaan gebruikt door bezoekers van HBO Kennisbank. Er verschijnen maandelijks ongeveer 10 à 15 recensies (schatting). De feedback betreft over het algemeen enkele regels tekst met complimenten en opmerkingen. In statistieken is duidelijk te zien dat content uit de HBO Kennisbank vaak gereproduceerd wordt op andere locaties (websites, blogs, netvibes etc.). Veelal wordt hiervoor de HBO Kennisbank Widget gebruikt. Dit kan niet als zodanig worden gemeten. Wel kan met Google Analytics een analyse worden gemaakt van populaire pagina’s op HBO Kennisbank.nl


Deelresultaten en tijdsplanning In onderstaand schema is aangegeven wanneer welke deelresultaten zijn gerealiseerd. Hieruit blijkt dat hoewel niet alles volgens schema is gegaan, uiteindelijk alle deelresultaten zijn gerealiseerd. Het werkpakket kende een voorspoedige start en is ruim voor afronding van het project afgerond.


jaar 8 maand 2 3 wp 3

9 4 5 6 7

8 9 10 11 12 1 2 3 4

Diensten (webservices) detailontwerp diensten abonneren, waarderen, recenseren, stimuleren hergebruik, ranglijsten aanpassen HBO Kennisbank met webservices pilot met diensten in onderwijs en beroepenveld evaluatie

☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺

☺

☺ ☺

☺ ☺

Kosten In onderstaande tabel een overzicht van de totale begrote kosten en gerealiseerde kosten. Hieruit blijkt dat de personele kosten hoger waren dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door het ontwikkelwerk wat veel tijd kostte. De materiële kosten lijken ongeveer even groot te zijn als begroot, maar schijn bedriegt: SURF heeft een deel van de webservices gefinancierd omdat de kosten hoger waren dan verwacht. Per saldo is dit werkpakket ongeveer 2.000 € over budget gegaan. personeel gerealiseerd UREN totaal 150 qr61 71 qr2 38 qr3 24 qr4 10 qr5 8




Conclusie en aanbevelingen werkpakket 3 In dit werkpakket is grotendeels volgens schema opgeleverd wat was beoogd: webservices die bijdragen aan bevorderen van actief gebruik van HBO Kennisbank. Hoewel het gebruik van deze webservices niet specifiek wordt gemeten, blijkt dat een aantal webservices, zoals recenseren en waarderen spontaan worden gebruikt door bezoekers van HBO Kennisbank. Zo verschijnen er maandelijks ongeveer 10 à 15 recensies (schatting) op de site. De feedback betreft over het algemeen enkele regels tekst met complimenten en opmerkingen. Uit een zeer bescheiden evaluatie van de webservices bij een lector en medewerkers MKB (n is 3) blijkt het volgende: - Attenderen wordt de meest nuttige service bevonden - Recenseren zou nuttig kunnen zijn ook voor onderwijstoepassing 6

qr: kwartaalrapportage 19


- Ranglijsten zou nuttig kunnen zijn, is wel leuk - Waarderen kent uitersten van potentieel mooi tot negatieve toepassingen - Bookmarken wordt niet relevant gevonden of niet genoemd De deelnemers aan de bijeenkomst van de klankbordbijeenkomst gaven aan dat men (zeker die studenten niet) met het fenomeen webservices nog niet bekend is. Mede hierdoor was de meerwaarde voor onderwijs en onderzoek voor hen niet direct duidelijk. Gelet op deze reacties en die vanuit MKB verdient de HBO Kennisbank een daverende publiciteitsactie zeker voor die doelgroep, de webservices dienen daarin te worden mee genomen. Tevens dienen de webservices in de website zelf goed te worden toegelicht naar gebruik en gebruikswaarde. Dit werkpakket heeft ondanks extra middelen van SURF haar werkpakketbudget overschreden met 1.582 €. Deze overschrijding heeft voornamelijk betrekking op de ontwikkeluren. Die hebben meer tijd gekost dan oorspronkelijk begroot. Doordat er niet meer middelen beschikbaar waren, was het niet mogelijk om een meer uitgebreide pilot te verzorgen. Het blijft echter wel belangrijk om de meerwaarde van de webservices voor onderzoek en onderwijs te exploreren en vervolgens onder de aandacht te brengen. Dit kan bijvoorbeeld door via de leden van de werkgroep repositories pilots op beperkte schaal op te zetten bij verschillende instellingen. Als uit de pilots blijkt dat er behoefte is aan meer interactiviteit, dan zou HBO Kennisbank verder interactief gemaakt kunnen worden door mogelijkheid te bieden project en onderzoekideen en -plannen in te voeren en daarop de gebruikers te laten reageren. Dit zou dan een apart segment kunnen zijn van HBO Kennisbank.

20


WP4: Vereenvoudigen invoeren publicaties Doel Het doel is om het de expert makkelijker te maken om scripties en publicaties in de HBO Kennisbank te plaatsen, zodanig dat de invoerder niet meer gehinderd wordt door technische en administratieve obstakels. Het sterk vereenvoudigen van het aanleverproces kan bijdragen aan een kwantitatieve toename van het aantal publicaties en scripties in de HBO Kennisbank.

Resultaat Om een goede uploadtool te kunnen implementeren is in dit werkpakket een eisenpakket samengesteld (zie bijlage 8) en in de vorm van een workflow aandacht besteed aan organisatorische aspecten in de organisatie en aan functionele eisen aan de uploadtool (zie bijlage 9). Ook is een beschrijving beschikbaar in verband met het testen van de uploadtool (zie bijlage 10). Daarnaast is een prototype van een uploadtool ontwikkeld, zie onderstaande screendump hiervan:

21


Enkele functionaliteiten ontbreken echter aan dit prototype van de uploadtool. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om met het beheersysteem van de uploadtool door instellingen zelf goedkeurders aan te maken en te koppelen aan een scriptie. Ook is de uploadtool niet geschikt voor de invoer van scripties waarvoor geen volledige toestemming is voor plaatsing op HBO Kennisbank en voor de invoer van scripties met meer dan één auteur. Doordat de projectgroep weinig vertrouwen had in foutloze realisatie van de uploadtool in de inmiddels verlengde projectperiode en omdat er naast bovenstaande issues ook vragen waren rondom positionering van de uploadtool in de architectuur van de HBO Kennisbank, is besloten om de uploadtool te realiseren buiten de projectperiode onder regie van SURF. SURF zal daarbij wel gebruik maken van de in het werkpakket ontwikkelde tussenproducten en expertise. SURF zal hiermee starten nadat een 0-meting is uitgevoerd op HBO Kennisbank én de uploadtool.

22


Criteria voor toetsing In het Controlling Document is een aantal criteria opgesteld waaraan de uploadtool moet voldoen. Hoewel de uploadtool nog niet operationeel is, staat hieronder wel in welke mate deze voldoet aan de criteria voor zover hier zicht op is. Criterium De auteur is tevreden over het invoerproces.

Status

Opmerkingen Tijdens de klankbordbijeenkomst werd het volgende aangegeven over de uploadtool: de uploadtool heeft duidelijke velden en lijkt eenvoudig in gebruik verbeterpunten liggen op het niveau van naamgeving van bepaalde velden en een duidelijke toelichting op bepaalde termen het is belangrijk om bij studenten vooraf aan te geven dat ze een ‘abstract’ moeten invullen, bij het uploaden van een scriptie.

De expert moet via de standaardmiddelen die tot zijn werkplek behoren, de publicatie inclusief metadata HBO Kennisbank-compatible aan kunnen bieden aan de Kennisbank. Voor zover daar nu zicht op is, is dat mogelijk. Wel is het belangrijk dat studenten al over een abstract beschikken voordat ze gaan uploaden. Als dat niet het geval is, zal het aanleveren meer tijd kosten. Dit is onbekend omdat de uploadtool nog niet is geïmplementeerd.

Het totale proces van aanlevering door de auteur mag niet meer dan 15 minuten in beslag nemen.

In 2008 worden de publicaties binnen een week na aanlevering openbaar via HBO Kennisbank, mits voldaan aan de eisen van de instelling

Bij het ontwerp is vanaf het begin rekening gehouden met het feit dat de uploadtool repository-onafhankelijk te gebruiken moet zijn. Een 0-meting zal waarschijnlijk meer duidelijkheid geven over de beste plek in de architectuur van de HBO Kennisbank: losstaand van ShareKit of geïntegreerd in Sharekit.

Uploadtool is repository-onafhankelijk (en werkt in ieder geval op de repositories die bij de partners in gebruik zijn)

Deelresultaten en tijdsplanning In onderstaand schema is aangegeven wanneer welke deelresultaten zijn gerealiseerd. Hieruit blijkt dat het werkpakket aanvankelijk een voorspoedige start had. Echter het bleek moeilijk een bedrijf te vinden dat binnen de projectperiode in staat was een uploadtool te realiseren. Toen er een bedrijf was gevonden, bleek het foutloos opleveren van de uploadtool een probleem. Op basis van de ervaringen tijdens het testen van het prototype, is de workflow en het eisenpakket aangepast en opnieuw opgeleverd aan het einde van het project.


jaar 8

9

maand 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 wp 4 Vereenvoudigen invoeren publicaties Eisenpakket ☺ ☺ ☺ Workflow ☺ ☺ ☺ ☺ Uploadtool Pilot Evaluatie x x

23


Kosten In onderstaande tabel een overzicht van de totale begrote kosten en gerealiseerde kosten. Hieruit blijkt dat de personele kosten hoger waren dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door het testwerk dat enorm veel tijd heeft kost. De materiële kosten zijn veel lager dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat de uploadtool zou worden betaald door SURF, binnen het SURF Shareprogramma. De materiële kosten die in onderstaande tabel zijn opgevoerd, bestaan uit kosten die zijn gemaakt door TICER om de ARNO-repositories aan te passen aan de uploadtool. Hiervoor was opdracht gegeven en betaald. De opdracht is echter weer ingetrokken en de betaling teruggestort na aftrek van al gemaakte initiële kosten (875 €) door TICER. personeel gerealiseerd UREN totaal 7 qr 1 qr2 qr3 qr4 qr5

335

begroot EUR 7.000

88 73 52 71 52

materieel gerealiseerd begroot EUR EUR 12.820

12.000 3365 2595 2027 2737 2096

totaal gerealiseerd begroot EUR EUR 875

gerealiseerd EUR

19.000

0 0 0 4373 -3499


Conclusie en aanbevelingen werkpakket 4 In dit werkpakket is een prototype van een uploadtool ontwikkeld voor de invoer van scripties. De bedoeling was echter om een werkende/operationele uploadtool op te leveren die kon worden geïmplementeerd bij de instellingen. Helaas bleek de programmeur niet in staat om een werkbare uploadtool op te leveren in de projectperiode. Ook toen de projectperiode werd verlengd bleek het niet mogelijk gemaakte afspraken na te komen en een werkbare uploadtool op te leveren. Hierdoor werd het vertrouwen van de projectgroep in de programmeur zo gering, dat in overleg met de stuurgroep en SURF is afgezien het opleveren van een goed werkende uploadtool binnen de verlengde projectperiode. In deze beslissing heeft meegespeeld dat SURF besloot een technische 0-meting uit te gaan voeren naar Sharekit en aanbood hierin ook de uploadtool mee te nemen. Voor alle betrokkenen bij het project E2V2 was het afsluiten van het project zonder uploadtool een bittere pil. Er is vanuit het project immers met grote inzet en op zeer consciëntieuze wijze gewerkt aan alles wat van belang was voor de uploadtool. In dit werkpakket is echter veel waardevolle expertise opgedaan waarop zal worden voortgebouwd door SURF. SURF heeft immers toegezegd de uploadtool in 2009 te zullen realiseren, nadat de uitkomsten bekend zijn van de 0-meting. Zij maakt hierbij graag gebruik van de inhoudelijke kennis van de werkpakketleider Diny in ‘t Groen en ontwikkelaar Gerard Bierens. Binnen het werkpakket vond goede samenwerking plaats en ook is de bereidheid van SURF om –extra- geld te investeren voor ontwikkeling van de tool als zeer positief ervaren. Er is echter ook een aantal lessons learned: - Twee van de drie leveranciers die voor ontwikkeling van de tool benaderd zijn, gaven aan, dat de periode tot het einde van het project te kort was om het product te kunnen ontwikkelen. Het verdient daarom aanbeveling om voor aanvang van het project al vooronderzoek voor mogelijke leveranciers te doen en hier zo mogelijk al contact mee op te nemen.

7


24

13.695


- Tijdens het project gaf de leverancier aan, de tool al in opdracht van SURF ontwikkeld te hebben als nevenproduct van Sharekit. Aanvankelijk leek dit een voordeel, omdat de kosten voor de ontwikkeling van de tool niet bij het projectbudget in rekening gebracht werden. Later bleek dit een nadeel, omdat E2V2 nu geen opdrachtgever voor de leverancier was en daarom geen rechtstreekse zeggenschap had over offerte en afspraken over wat wel en niet gerealiseerd zou worden en tijdslimieten. - Tijdens de presentatie bij de geplande oplevering van de uploadtool in september 2008 bleek alleen een invoerscherm beschikbaar te zijn. Afspraken over oplevering van een werkende tool met workflow werden door de leverancier telkens niet gehaald. Testversies bleken bij het testen essentiële foutmeldingen te geven, die testen van de workflow onmogelijk maakten. Een goede offerte en duidelijke afspraken – ook over de tijdsplanning - zijn belangrijk. - Uitgebreide informatie-uitwisseling met leverancier en ontwikkelaar is voor een project onontbeerlijk. Het regelmatig opleveren van tussenresultaten geeft tijdig inzicht in mogelijke problemen. - In de loop van het project gingen de contacten met personen van verschillende organisaties verlopen. Eerst met een contactpersoon van de leverancier, vervolgens met een projectleider van de leverancier en tenslotte met de ontwikkelaar van Sharekit zelf. Hierdoor ging informatie verloren en was er miscommunicatie. - Een deelnemer van het werkpakket van Avans Hogeschool is halverwege het project gestopt en hier is geen vervanging voor gekomen. Een project kost toch vaak meer tijd dan verwacht werd. Het is daarom goed om het inplannen van projectleden met bijbehorende werkuren ruim in te plannen. Aanbevelingen voor de toekomst zijn: - Tool zo verder ontwikkelen, dat hij verder geïntegreerd kan worden in afstudeerworkflow van opleidingen (o.a. versiebeheer, plagiaatscanner, goeden afkeuren laatste versie, automatisch doorsturen naar afstudeerbureau en examinatoren) - Tool beschikbaarstellen voor alle deelnemers HBO Kennisbank met handleiding en implementatieplan - Bekijken mogelijkheden tool voor andere invoerdoeleinden

25


3. Disseminatie van de projectresultaten Doel Vastleggen, overdragen en uitwisselen van verworven kennis over de projectresultaten

Resultaten In dit werkpakket zijn zeer veel PR-activiteiten uitgevoerd. Met name toen in de tweede helft van de projectperiode de eerste projectresultaten beschikbaar kwamen, heeft een groot aantal activiteiten plaatsgevonden. Hoewel deze activiteiten werden uitgevoerd vanuit het project E2V2, bleek de beste insteek de HBO Kennisbank zelf. Aandacht op de projectproducten kwam daarbij op de tweede plaats doordat HBO Kennisbank zelf nog niet zo bekend is. Een greep uit de landelijke PR-activiteiten: Bijdrage aan diverse SURF-werkgroepen en bijeenkomsten, Lustrum SHB, Nieuwsbericht n.a.v. beschikbaar komen webservices, HBO Kennisbank geïntegreerd in sessie Gerard Bierens op OCN2008, Presentatie en stand SURF OWD2008, aandacht gevraagd bij HBO-raad en lectorenplatform, abstract ingediend voor EUNIS (eind mei wordt bekend of dit wordt gehonoreerd), artikel in informatieprofessional en Digitale Bibliotheek) en stand bij jaarcongres HBO-raad. Ook zijn in samenwerking met de werkgroep Communicatie sjablonen opgeleverd voor de PowerPoint en poster. Realisatie van een widget zodat HBO Kennisbank in minivorm in een willekeurige website kan worden geïntegreerd. Interne kennisdisseminatie heeft vorm gekregen door diverse presentaties via o.a. mediavoorzieningen, hogeschool-brede tactisch ICT-overleg, artikel op hogeschoolbrede website en integratie bij good practices en op informatiemonitoren. Ook zal in juni 2009 een studiebezoek plaatsvinden naar de bibliotheek van de universiteit Gent te België. Voor een greep uit de communicatie-uitingen, zie bijlage 11. Interessant is om te meten in welke mate deze uitingen hebben bijgedragen aan de doelstelling van het project. Dit is echter niet geëvalueerd.

Deelresultaten en tijdsplanning ☺: gerealiseerd volgens schema : niet gerealiseerd/niet volgens schema *: verwachte realisatie

jaar 8

9

maand 2 3

4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4

Kennisdisseminatie Communicatieplan Standaard teksten voor studentenbladen en folders Enthousiasmerende basis voor een PowerPoint presentatie te gebruiken voor deelnemende instellingen de bestuurderen, docenten, academies, studenten en alle andere instellingen betrokkenen en alle geïnteresseerden bij HBO Kennisbank Presentatie tijdens OCN 2008 en SURF Onderwijsdagen

26

☺

☺

☺

☺

Presentaties voor bijvoorbeeld Lectorenplatform, HBO-raad

☺

x

Publicaties in vakbladen (waaronder ScienceGuide, InformatieProfessional, portal SURF, SURF Magazine)

☺

x

☺ ☺

x

x

☺


Kosten Uit onderstaande tabel blijkt dat de personele kosten voor PR meer tijd hebben gekost dan oorspronkelijk was ingeschat en met name in het tweede deel van het project zijn verricht. Dit wordt onder andere verklaard doordat extra activiteiten zijn verricht. Zo is een artikel geschreven voor het tijdschrift Digitale Bibliotheek, abstract gemaakt voor EUNIS en een stand bemand op het jaarcongres van de HBO-raad. De materiële kosten worden onder andere verklaard door de sjablonen die zijn ontwikkeld voor PowerPoints en posters. personeel gerealiseerd UREN totaal 134 8 qr 1 13 qr2 7 qr3 0 qr4 71 qr5 44



Tabel. 5 Overzicht van de in het werkpakket Disseminatie begrote en gerealiseerde personele uren en kosten en materiële kosten.

Conclusie en aanbevelingen Er zijn veel PR-activiteiten uitgevoerd in de tweede helft van de projectperiode. Deze PR was met name gericht op HBO Kennisbank en niet op de specifieke projectontwikkelingen in HBO Kennisbank. De doelgroep bleek over het algemeen nog niet voldoende bekend te zijn met HBO Kennisbank, om in te gaan op de vernieuwingen aan HBO Kennisbank. De reacties op de PR-activiteiten over HBO Kennisbank waren over het algemeen zeer positief. Steeds vaker blijkt dat de doelgroep open staat voor HBO Kennisbank. Dit in tegenstelling tot vier jaar geleden, toen er minder vertrouwen was in het feit dat hogescholen bereid waren om content in HBO Kennisbank te plaatsen. Echter door de structurele impuls van een groeiend aantal mediatheken aan HBO Kennisbank en het belang van kenniscirculatie voor hogescholen, is dit beeld omgebogen. Het beeld van de projectgroep is dat HBO Kennisbank nu steeds meer wordt gezien als middel om ontwikkelingen op het vakgebied te volgen. Het effect van de PR-activiteiten is niet geëvalueerd. Het beeld van de projectgroep is dat het druppels waren op een gloeiende plaat. De belangrijkste aanbeveling van dit werkpakket is daarom om de PR rond HBO Kennisbank veel structureler en professioneler op te pakken. Hoewel de dit jaar opgericht werkgroep communicatie een stap is in de goede richting, is het geen platform waar professionals op het gebied van communicatie de PR-strategie uitwerken om de stap richting onderwijs en beroepspraktijk goed te kunnen zetten. Andere aanbevelingen vanuit dit werkpakket zijn: - PR via bestaande kanalen gaat ‘vanzelf’ - Minder bekende kanalen (bv beroepenveld) hebben onvoldoende aandacht gekregen meer en expliciet tijd voor inplannen! - Daadwerkelijke eindgebruiker niet alleen benaderen met PR (zoals een ppt), maar ook ondersteunen bij het integreren van HBO Kennisbank in het dagelijks gebruik - Successen over gebruik HBO Kennisbank moeilijk te meten, terwijl dat wel waardevol is bij kennisdisseminatie over HBO Kennisbank. Aanbeveling is om meer te meten aan HBO Kennisbank om successen veel beter uit te kunnen dragen. 8

qr: kwartaalrapportage 27


4. Lessons learned Hieronder een overzicht van de belangrijkste lessons learned in dit project:

Wp1. projectmanagement - Een belangrijk doel in het project was om pilots uit te voeren bij de doelgroepen om zo een beeld te krijgen van de meerwaarde die door de doelgroepen wordt ervaren. Helaas zijn de pilots beperkt gebleven tot evaluaties van beperkte omvang. Hiervoor zijn verschillende verklaringen te geven: ontwikkelen en pilotten in een praktijksituatie, blijken in de praktijk zeer verschillend. Hierdoor wordt vaak aangeraden om er gescheiden trajecten van te maken. - De leden van de projectgroep waren vrijwel allemaal werkzaam bij een centrale dienst (en niet werkzaam binnen een opleiding). Wellicht is het hierdoor moeilijker om een pilot te organiseren. De nieuwe projecten uit de SURF Sharetender van 2008 staan dichter bij de opleidingen. De projectgroep is erg benieuwd naar de mogelijkheden die de projecten van de SURF Sharetender van 2008 hebben om pilots uit te voeren in de praktijk. - Het in een zo vroeg mogelijk stadium (liefst voor het project start) sturen op offertes om financiële verrassingen zoveel mogelijk te voorkomen. - Probeer het opdrachtgeverschap zoveel mogelijk in eigen handen te houden bij het uitvoeren van werkzaamheden door externen en maak duidelijke afspraken over wat wanneer wordt opgeleverd.

Wp2. Koppelen experts, expertise en publicaties - Daadwerkelijk realiseren van de in de proefopstelling gerealiseerde koppeling vraagt commitment van de betrokken instellingen (zoals Lectorenbank en hogescholen) en uitvoering van een aantal voorbereidende technische acties. De vraag is of hiervoor een regiefunctie van SURF gewenst is en hoe deze zou kunnen worden vormgegeven (betrokkenheid van informatiemanagement en architectuur is een must) - Implementatie van de in de proefopstelling gerealiseerde koppeling vraagt commitment van de betrokken instellingen (zoals Lectorenbank en hogescholen) en uitvoering van een aantal voorbereidende (technische) acties. Het gaat hierbij onder andere om het aanbrengen van koppelingen tussen verschillende applicaties die zowel te maken hebben met bedrijfsvoering (gegevens medewerkers), onderwijsapplicaties (leeromgeving) als onderzoek (mediatheken). Betrokkenheid van informatiemanagement/architectuur is hierbij een must. - De vraag is of een regiefunctie van SURF gewenst is bij het initiëren van bovenstaande ontwikkelingen bij de instellingen. SURF heeft immers intensieve contacten op tactisch en strategisch niveau bij zowel onderwijs, bedrijfsvoering als onderzoek, waardoor zij kunnen bijdragen aan de afstemming tussen de diverse partijen. - De behoefte om via publicaties in contact te komen met experts is evident, zo blijkt uit evaluatie. Gezocht dient te worden naar een optimaal intuïtieve toegang. - Het DAI-concept blijkt nog instabiel en is vooralsnog niet toepasbaar in HBO Kennisbank. - Voor opslag en presentatie van bijzondere produkten (ontwerpen en andere objecten) is software in ontwikkeling bij de gangbare producenten (o.a. Adobe)

28


Wp3. Diensten -

De webdiensten worden intuïtief gebruikt door bezoekers van HBO Kennisbank. De mogelijkheden van de webservices voor het onderwijs worden evenwel beperkt benut. Stimuleringsacties zijn gewenst. Ontwikkelen van de geplande diensten bleek duurder dan begroot. Alsnog dient te worden bepaald welke diensten een onmisbare meerwaarde bieden.

Wp4. Vereenvoudigen invoeren publicaties -

-

-

Het bleek niet mogelijk om in de projectperiode een technisch foutloze uploadtool te realiseren door de programmeur. De uploadtool maakte deel uit van een grotere opdracht en is wellicht daardoor onderschat of heeft minder prioriteit gehad bij de opdrachtnemer. Het ontwikkelen van een geautomatiseerde workflow is een complexe opgave en valt strict genomen inhoudelijk buiten de scope van de HBO Kennisbank Het verdient aanbeveling om voor aanvang van een project vooronderzoek naar mogelijke leveranciers te doen en hier zo mogelijk al contact mee op te nemen. Een goede offerte en duidelijke afspraken – met name over de tijdsplanning zijn absoluut onmisbaar.

PR en kennisdisseminatie -

-

De belangrijkste aanbeveling van dit werkpakket is om de PR rond HBO Kennisbank veel structureler en professioneler aan te pakken. De oprichting van de Werkgroep Communicatie is een goede stap in de richting van professionalisering mits de bezetting ernaar is en een adequate werkwijze gevonden wordt. Presentatie van het produkt HBO-K bij congressen en op beurzen is een effectief medium om bredere algemene bekendheid te bereiken.

29


5. Kostenoverzicht inclusief analyse Personele en materiële kosten project

Projectbegroting totaal

Realisatie totaal € def.

SALDO Totaal € def.

De totale kosten voor het project bedragen ruim 77 k€. Dat betekent dat het project binnen de projectbegroting is gebleven. Wat opvalt is dat van de vijf werkpakketten, alleen werkpakket 2 binnen de personele en materiële begroting is gebleven. Alle andere werkpakketten hebben de personele begroting overschreden. Doordat de materiële kosten binnen de perken zijn gebleven, blijft het project per saldo binnen budget. N.b. de accountantscontrole moet nog!

Personele kosten wp1

Projectmanagement

€ 13.500,00

€ 18.733,31

€

wp2

Koppelen experts, expertise en publicaties

€ 11.750,00

€

9.511,28

€

2.238,72

wp3

Diensten (webservices)

€

5.500,00

€

8.106,99

€

2.606,99-

wp4

Vereenvoudigen invoeren publicaties

€

7.000,00

€ 12.820,03

€

5.820,03 -

PR

PR en kennisdisseminatie

€

3.750,00

€

€

2.313,62-

Totaal personele kosten

€ 41.500,00

6.063,62

5.233,31-

€ 55.235,23

€ 13.735.23 -

€

Materiële kosten wp1

Projectmanagement

€

318,55

€

318,55-

wp2

Koppelen experts, expertise en publicaties

€ 13.000,00

-

€ 11.276,74

€

1.723,26

wp3

Diensten (webservices)

€

9.000,00

€

8.689,02

€

310,98

wp4

Vereenvoudigen invoeren publicaties

€ 12.000,00

€

874,65

PR

PR en kennisdisseminatie

€

€

1.423,85

Totaal materiële kosten

€ 36.475,00

Accountantsverklaring

€

2.000,00

Totaal overige kosten

€

2.000,00

TOTAAL PROJECTKOSTEN

€ 79.975,00

2.475,00

€ 22.582,81

€ 11.125,35 €

1.051,15

€ 13.892,19

Overige €

2.000,00

-

€

2.000,00

€ 77.818,04

€

2.156.96

€

Tabel: Begrote en gerealiseerde personele en materiële kosten per werkpakket en totaal.

Personele uren en kosten per instelling Het project is gestart met vier partners: Avans, Haagse Hogeschool, Saxion en Fontys Hogescholen. In onderstaande tabel een overzicht van de totale personele uren en kosten per instelling. In totaal is voor ruim 1.000 uur gewerkt aan het project. Het grootste deel van de uren (70%) is gemaakt door Fontys. Dit wordt onder andere verklaard doordat binnen Fontys veel van de gespecialiseerde expertise aanwezig was en tevens de projectleider heeft geleverd. Daarnaast hebben Haagse Hogeschool en Saxion halverwege het project het werkpakketleiderschap overgedragen aan Fontys, wat ook extra heeft gedrukt op het project. Hoewel deze kosten deels buiten het project om zijn gecompenseerd, heeft dit toch veel extra tijd gekost die niet is gecompenseerd.

30


instelling

uren

kosten

Fontys

716,25

€

43.001,56

Saxion Haagse Hogeschool

20,00 102,00

€ €

1.059,40 3.446,35

231,50

€

7.727,92

1069,75

€

55.235,23

Avans Hogeschool totaal alle deelnemers

Tabel: Overzicht van de totale personele uren en personele kosten per instelling.

Subsidie De totale personele kosten bedragen bijna 55 k€ en de materiële kosten en overige kosten ruim 22 k€ (zie onderstaande tabel). Rekeninghoudend met het feit dat een deel van de projectkosten (max. 5% van de totale projectkosten) 100% mag worden gesubsidieerd, bedraagt de subsidie aanvraag ruim 40 k€. Zie onderstaande tabel voor de berekening. Toegekende subsidie (maximum) Berekende subsidie Personele kosten Materiële en overige kosten Totaal

Kosten € 55.235 € 22.583 € 77.818

€ € €

Subsidie 29.563 11.291 40.854

€ 40.854

Reeds ontvangen subsidie

€

-

Nog te ontvangen subsidie

€ 40.854

Overzicht eigen bijdrage en uit te keren subsidie per instelling Personele lasten Totale uren

Totale kosten

subsidie

EB

Fontys

716,25

€

43.001,56

€ 23.446,23

€

15.215,34


20,00 102,00

€ €

1.059,40 3.446,35

€ €

529,70 1.723,18

€ €

529,70 1.723,18

Avans Hogeschool Subtotaal alle deelnemers

231,50

€

7.727,92

€

3.863,96

€

3.863,96

1069,75

€

55.235,23

€ 29.563,06

€

25.672,16

Materiële lasten

Totaal € def.

subsidie

EB

Fontys

n.v.t.

€

5.645,70

€

2.822,85

€

2.822,85


n.v.t. n.v.t.

€ €

5.645,70 5.645,70

€ €

2.822,85 2.822,85

€ €

2.822,85 2.822,85

Avans Hogeschool Subtotaal alle deelnemers

n.v.t.

€

5.645,70

€

2.822,85

€

2.822,85

n.v.t.

€

22.582,81

€ 11.291,41

€

11.291,41

31


6. Evaluatie en conclusies De doelstelling van het project ‘experts en expertise op een gebruiksvriendelijke wijze toegankelijk en vooral inzichtelijk te maken voor het hoger onderwijs en daarbuiten’ is grotendeels gerealiseerd door de in het Controlling Document vastgelegde beoogde resultaten grotendeels te realiseren. Zo is er een proefomgeving gemaakt waarin wordt gedemonstreerd dat de publicaties in HBO Kennisbank gekoppeld kunnen worden aan de profielen van lectoren en medewerkers binnen de instellingen (zie resultaten wp2). Daarnaast zijn diensten ontwikkeld die bevorderen dat de HBO Kennisbank actief kan worden gebruikt als een multimediaal platform waar kennisdeling centraal staat. Door de ontwikkelde webservices kunnen publicaties verrijkt worden met recensies, waarderingen, attenderingsmogelijkheden en opties ter stimulering van hergebruik (zie resultaten wp3). Ook is gewerkt aan het voor de expert makkelijker maken om publicaties in de HBO Kennisbank te plaatsen, door middel van het realiseren van een protoype van een uploadtool. Deze is ontwikkeld op basis van een programma van eisen en een workflow (zie resultaten wp4). Deze uploadtool wordt na de projectperiode daadwerkelijk gerealiseerd onder regie van SURF. Uit het kostenoverzicht blijkt dat het project binnen de totale begroting is gebleven (n.b. accountantscontrole moet nog!). Er is echter wel een aantal verschuivingen in de budgetten. Zo zijn de personele kosten over het algemeen over de begroting gegaan en de materiële kosten binnen begroting gebleven. In het project is intensief samengewerkt aan het realiseren van de resultaten. Doordat de partners elkaar kenden, verliep de samenwerking soepel. Vergeleken met de andere instellingen was de personele inzet van Fontys relatief groot. Dit had te maken met beperkte capaciteit van Saxion en Haagse Hogeschool, specifieke expertise aanwezig bij Fontys en het leveren van de projectleider. Ook was het zeer waardevol om zowel de steun van SURF als de stuurgroep te ervaren. Komende periode is het van belang om ervoor te zorgen dat wat in het project is ontwikkeld, breed wordt geïmplementeerd. Belangrijkste acties daarin zijn: • Daadwerkelijk koppelen van publicaties in HBO Kennisbank aan de profielen van auteurs binnen de hoger onderwijsinstellingen en gerelateerde organisaties als HBO-raad, beroepsverenigingen en lectorenplatform. • Voorlichting te geven aan docenten en beroepenveld over de meerwaarde van het gebruik HBO Kennisbank (inclusief de interactieve mogelijkheden) • Realiseren van de uploadtool en de implementatie hiervan bij de instellingen die meedoen aan HBO Kennisbank Hiervoor is het nodig dat binnen instellingen niet alleen medewerkers uit mediatheken worden betrokken, maar voor de architectuur aspecten ook informatiemanagement. Voor implementatie in onderwijs, onderzoek en beroepenveld is het belangrijk dat lectoren, docenten en studenten meer worden betrokken. Bij dit laatste, kunnen de eind 2008 gehonoreerde projecten een belangrijke rol spelen. Deze nieuwe projecten staan dichter bij de opleidingen en er is een belangrijker rol voor docenten, lectoren en studenten: een zeer positieve ontwikkeling! Vraag is echter of zij voldoende aansluiting hebben met de mediatheken en informatiemanagement, om dat wat ze willen bereiken structureel vorm te geven. Voor structurele inbedding van HBO Kennisbank is het juist nu van belang om de werkgroepen van SURF SHARE uit te breiden met vertegenwoordigers uit informatiemanagement en onderwijs/onderzoek, zodat HBO Kennisbank ook voor de lange termijn blijft aansluiten bij de wensen van onderwijs, onderzoek en beroepenveld!

32


Bijlage 1. Samenvatting klankbordbijeenkomst

‘HBO Kennisbank zeer bruikbaar om

ontwikkelingen op het vakgebied te volgen!’

Verslag Klankbordbijeenkomst HBOKennisbank – E2V2

30 september 2008

33


‘HBO Kennisbank zeer bruikbaar om ontwikkelingen op het vakgebied te volgen!’ Verslag Klankbordbijeenkomst HBOKennisbank – E2V2 Het SURFproject HBOKennisbank – E2V2 organiseerde op dinsdag 30 september 2008 een klankbordbijeenkomst, waarbij feedback op de (tussen-)resultaten van E2V2 centraal stond. De bijeenkomst vond plaats in Xplora bij Avans Hogeschool te Tilburg. Aanwezig waren vier studenten, een docent, een lector, twee senior beleidsmedewerkers, programmamanager van SURF en een deel van de projectgroep E2V2 (zie bijlage 1 voor de deelnemerslijst en bijlage 2 voor het programma). Doel van de bijeenkomst was om van de klankbordgroep feedback te krijgen op de resultaten die in het project centraal staan en hoe het beter kan. Hieronder een samenvatting van de belangrijkste punten die zijn aangegeven door de klankbordgroep. De klankbordgroep gaf over HBO Kennisbank aan dat deze zeer bruikbaar is om ontwikkelingen op het vakgebied te volgen en om relevante scripties te zoeken voor het afstuderen. Experts en expertise op een gebruiksvriendelijke wijze toegankelijk inzichtelijk maken voor het hoger onderwijs en daarbuiten, is een belangrijk speerpunt van het project. De belangrijkste opmerkingen over de tussenresultaten bij dit onderdeel waren: • zoeken werkt simpel en snel • op expertise kunnen zoeken is een waardevolle toevoeging. • belangrijkste punt van aandacht is dat de voorgestelde indeling om op expertise te kunnen zoeken, te grof is. Die zou fijner moeten. • daarnaast is er een wens om specifieker te kunnen zoeken op de kennisbank, bijvoorbeeld vanuit een opleiding. Om het aanleveren van een scriptie makkelijker te maken is in het project een uploadtool ontwikkeld. De klankbordgroep gaf het volgende aan over de gedemonstreerde uploadtool: • de uploadtool heeft duidelijke velden en lijkt eenvoudig in gebruik • verbeterpunten liggen op het niveau van naamgeving van bepaalde velden en een duidelijke toelichting op bepaalde termen • het is belangrijk om bij studenten vooraf aan te geven dat ze een ‘abstract’ moeten invullen, bij het uploaden van een scriptie. Het project streeft met het realiseren van de webservices na dat HBO Kennisbank actief kan worden gebruikt als een multimediaal platform waarin kennisdeling centraal staat. Hoewel de klankbordgroep aangeeft dat het eenvoudig is om te waarderen en recenseren, heeft zij geen duidelijk beeld van de meerwaarde hiervan voor onderzoek en onderwijs. Hier ligt een belangrijke uitdaging voor de projectgroep! Bij de afsluiting gaf een aantal deelnemers aan graag betrokken te willen blijven bij HBO Kennisbank en mee te willen denken over de manier waarop HBO Kennisbank in het onderwijs en onderzoek kan worden gebruikt! Een mooi aanbod waar de projectgroep graag gebruik van maakt. Dankzij de klankbordbijeenkomst heeft de projectgroep een duidelijker beeld gekregen van de meerwaarde van HBO Kennisbank en de verbeterpunten die er zijn. Waar mogelijk zal zij hier rekening mee houden bij het vervolg van het project. De projectgroep dankt de deelnemers aan de klankbordbijeenkomst voor hun waardevolle bijdrage en Avans Hogeschool voor haar gastvrijheid! Namens de projectgroep, Desirée van den Bergh, Projectleider HBO Kennisbank – E2V2 In bijlage 3 staan de volledige opmerkingen die de deelnemers hebben genoteerd op het feedbackformulier en overige ontvangen schriftelijke reacties. 34


Bijlage 1. Deelnemerslijst Klankbordbijeenkomst

Deelnemerslijst Klankbordbijeenkomst HBO Kennisbank - E2V2 naam Joost Desirée

van den Berg van den Bergh

instelling email Avans Hogeschool [email protected] Fontys Hogescholen [email protected]

Gerard

Bierens

Fontys Hogescholen [email protected]

Han

Blankert

Avans Hogeschool

Kees

Boon

Fontys Hogescholen [email protected]

Borghouts Brouwer

Fontys Hogescholen [email protected] Saxion [email protected]

Lars Hans

de

Jan

Lianne

[email protected]

Companjen Haagse Hogeschool [email protected]

van

Huub Brian

Elk

SURF Foundation

[email protected]

Evers Godor

Fontys Hogescholen [email protected] Avans Hogeschool [email protected]

Diny

in 't

Groen

Avans Hogeschool

[email protected]

Peter Jos Noraly

van van

Helden Helvoort Janssens

Haagse Hogeschool [email protected] Haagse Hogeschool [email protected] Avans Hogeschool [email protected]

rol student E2V2, oa projectleider E2V2, oa ontwikkelaar senior beleidsadviseur E2V2, oa stimuleren van actief gebruik van HBO Kennisbank lector E2V2, oa PR en Kennisdisseminatie E2V2, oa gebruiksvriendelijk toegankelijk maken van Experts en Expertise projectmanager HBO Kennisdisseminatie en LOREnet lector senior beleidsadviseur E2V2, oa vereenvoudigen van het aanlever proces docent hogeschooldocent student

opm.

verhinderd

verhinderd, feedback op papier http://josvanhelvoort.blogspot.com/2008/09/HBO Kennisbank-20.html

35


Rob Kevin Ruud

Kempe Konings Ligtvoet

Avans Hogeschool [email protected] Avans Hogeschool [email protected] Haagse Hogeschool [email protected]

Sophie Marianne Ronald

Ragas Somers Spruit

Avans Hogeschool Avans Hogeschool Avans Hogeschool

Gertrud Saskia

Visser Vliet

MKB Ministerie V en W

36

van

student student E2V2, oa ontwikkelaar [email protected] student [email protected] student rjm.spruit senior beleidsadviseur [email protected] MKB-Onderwijs verhinderd [email protected] oud student verhinderd Haagse Hogeschool


37


Bijlage 2. Uitbreiding metadatavelden De metadatavelden Domain, Dai en Role zijn toegevoegd aan de metadataset. In de werkgroep metadata zijn deze velden goedgekeurd op 20 november 2008.

Veld: Domain / Domein

Een aanduiding van het domein waarin de publicatie thuis hoort. De aanduiding moet een van de hoofdcategorieen van de N.B.C catalogus zijn. Status: Optioneel Repeatable: Yes, 3x Value: String

Voorbeeld: Psychologie Uitvoer voorbeeld (XML): Psychologie

[bewerken] Veld: DAI

Nummeriek veld ter identificatie van de auteur op basis van DAI (Digital Author ID). Dit veld wordt als attribuut gekoppeld aan de betreffende auteur. Status: Optioneel Repeatable: No Value: String Voorbeeld: 304825271 Uitvoer voorbeeld (XML): Verhulst, Erik

[bewerken] Veld: Rol / Author Type

Keuzeveld voor het vastleggen van de rol van de auteur. Dit veld wordt als attribuut gekoppeld aan de betreffende auteur. Keuze-opties zijn: docent lector lid kenniskring overige Status: Optioneel Repeatable: No Value: String Voorbeeld: docent

38


Uitvoer voorbeeld (XML): Verhulst, Erik

Category: Metadata

39


Bijlage 3 Ervaringen met DAI Opmerkingen toekennen en invoeren DAI Opdracht Zoeken van DAI in NTA (Nederlandse thesaurus voor auteursnamen) en koppelen met auteur in repository (ARNO) en/of bereikbaarheidsgegevens. o

Inconsequente invoer van auteursnamen levert vragen op, zeker wanneer er personen zijn met dezelfde achternaam (en initialen en/of voornaam), laat staan wanneer je geen kennis hebt van voornamen/initialen/expertise/geboortejaar van de auteur Varianten: Achternaam, initialen Achternaam, voornaam Achternaam, initialen (voornaam) Achternaam, initialen en/of voornaam (expertise) Achternaam, initialen en/of voornaam (geboorte- of levensjaren) Achternaam, (onderwerp) Achternaam/meisjesnaam + toevoegsels Meisjesnaam + toevoegsels Pseudoniem of anders naamsvarianten + toevoegsels

o

Niet elke auteur heeft bijbehorende publicaties waardoor het lastig te bepalen is of je met de juiste auteur te maken hebt.

o

Een geïntegreerde zoekoptie voor publicaties zou handig zijn.

o

Exporteren van DAI werkt niet (geen METIS cookie)

o

Ingevoerde autersnamen in repositories (ARNO) en/of bereikbaarheidsgegevens komen veelal niet overeen met die in de NTA; matching wordt hierdoor bemoeilijkt. Voorbeelden: - NTA bevat initialen, repository volledig voornaam (of andersom) - NTA bevat achternaam+meisjesnaam, repository niet - Spellingsvarianten van auteursnamen die niet overeen komen (vb. de Bruijn, de Bruyn)

o

Inconsequente, variabele toelichting bij auteursnamen: wel/geen beroep, wel/geen volledige (voor)naam, wel/geen naamsvariant, wel/geen toelichting

o

Geavanceerd zoeken is niet mogelijk maar soms wel wenselijk, zeker als je op een veelvoorkomende auteursnaam zoekt (vb. Jansen).

o

Het komt voor dat Auteurs meerdere DAI’s hebben, met verschillende naamsvarianten

Erik Oomen Oktober 2008

40


Bijlage 4 Vanuit bronsysteem lijst van publicaties per medewerker

41


Bijlage 5: Evaluatie WP2 Koppelen Experts en Expertise In februari 2009 is een evaluatie gehouden onder de leden van de werkgroep Repositories en de klankbordgroep. Hoewel er niet meer dan zes van de twintig personen gereageerd hebben, zijn de resultaten nog steeds waardevol genoeg om mee te nemen naar mogelijke vervolgtrajecten. Hieronder een beknopte weergave van de vragen en antwoorden. 1. Vind je het belangrijk om in de HBO Kennisbank op expertise te kunnen zoeken? a. Op een schaal van 1 (niet belangrijk) tot 5 (heel belangrijk) was de gemiddelde score 4,16. 2. Vind je het belangrijk om het profiel van een expert in de HBO Kennisbank te kunnen zien? a. Op een schaal van 1 (niet belangrijk) tot 5 (heel belangrijk) was de gemiddelde score 4,33. 3. Hoe belangrijk vind je de mogelijkheid om vanuit de HBO Kennisbank toegang te krijgen tot de contactgegevens van een expert? a. Op een schaal van 1 (niet belangrijk) tot 5 (heel belangrijk) was de gemiddelde score 4,5. 4. Deze nieuwe 'expert en expertise' mogelijkheden van de HBO Kennisbank zijn relevant voor: a. 100%: Studenten, Docenten, Onderzoekers, Lectoren b. 66%: Bedrijfsleven c. 33%: Stafdiensten d. 33%: Uitgevers 5. Hoe beoordeel je het gebruiksgemak van de nieuwe 'experts en expertise' mogelijkheden? a. 33%: Duidelijk b. 16%: Wennen, maar redelijk duidelijk c. 16%: Matig, vanwege de vormgeving van de woordenwolk d. 33%: Onduidelijk 6. Wat vind je van de uitwerking in drie niveaus? De antwoorden bij deze vraag liepen inhoudelijk behoorlijk uiteen, van ‘prima en intuïtief’ tot ‘onoverzichtelijk’. Een opmerking die vaker terugkomt is die over de mogelijkheid om de niveauverschillen van experts visueel beter te kunnen onderscheiden. 7. Overige opmerkingen Er wordt aangegeven dat de tagcloud er visueel niet aantrekkelijk uitziet. Advies is om te testen met andere kleuren, lettergrootte en lettertypen.

42


Bijlage 6 Technische acties aan harvester van HBO Kennisbank en repositories Er zullen daarom door diverse partijen nog een aantal voorbereidende technische acties in gang gezet moeten worden: 1. Aanpassen mapping op HBO-K: om de nieuwe velden correct te kunnen weergeven in de HBO-K zal de huidige mapping “DC_publicatie” door CQ2 moeten worden aangepast, mogelijk is dat ook zo voor “DC_Scriptie”. Deze mapping kan worden afgestemd op de vastgestelde HBO-K Metadataset. Aanbeveling is om CQ2 opdracht te geven om de mapping aan te passen. 2. Repositories technisch aanpassen: de gebruikers van ARNO, Sharekit en andere op HBO-K aangesloten repositories dienen hun interfaces en OAI-PMH koppelingen aan te (laten) passen aan de nieuwe HBO-K metadataset (link). In de praktijk zal dat neerkomen op het toevoegen van de nieuwe velden ROLE, DOMAIN, ID en DAI zoals voorgeschreven in de vastgestelde HBO-K metadataset. Uiteraard dienen die velden ook opgenomen te worden in de OAI-PMH export. 3. Repositories inhoudelijk aanpassen: Na afronding van stap 1 zullen in de repositories bestaande (en nieuwe) records inhoudelijk moeten worden aangepast. Dit wil zeggen, de nieuwe velden ROLE, DOMAIN, ID en DAI zullen gevuld moeten worden. Het gaat in principe alleen om records van het documenttype publicatie. De meeste instellingen hebben nog geen grote aantallen publicaties op de HBO Kennisbank geplaatst. Op dit moment (januari 2009) gaat het om zo’n 1850 items, waarvan 1580 van Fontys. Aanbeveling in deze is om vanuit SURF te onderzoeken of- en welke (financiële) mogelijkheden er zijn om voor alle ‘publicatie’-records een retro-invoerproject te starten. 4. Harmonisering metadata: De trefwoordenlijst op basis van de inhoud van het veld DOMAIN laat zien hoe zeer harmonisering van de metadata nodig is. Vanuit Sharekit worden voor DOMAIN bijvoorbeeld alleen de voorloopnummers doorgegeven (bv. “44”), de Saxion-repository levert “voorloopnummer: domein” aan, alleen ARNO geeft de inhoud correct door (alleen “domein”). De aanbeveling hier is om alle repositorymanagers te vragen om de inhoud van het veld DOMAIN in hun eigen

repository zo snel mogelijk aan te (laten) passen aan de HBO-K metadataset.

43


Bijlage 7 Webservices in de HBO Kennisbank; beperkte evaluatie Het deelproject webservices is uitgevoerd door Fontys Hogescholen en bestaat concreet uit de diensten: waarderen, recenseren, attenderen, bookmarken en ranglijsten: - Waarderen: de gebruikers kunnen een oordeel uitspreken over een publicatie d.m.v. het toekennen van sterren. De waardering wordt direct zichtbaar in de volledige presentatie. Tussen haakjes wordt het aantal waarderingen weergegeven. - Recenseren: er kan een korte inhoudelijke reactie worden geplaatst, aan de reactie worden een aantal voorwaarden gesteld. - Attenderen: dit biedt de mogelijkheid om iemand per e-mail te attenderen op interessant materiaal. - Bookmarken: aan de volledige presentatie van documenten is de mogelijkheid gekoppeld om te bookmarken / te delen met anderen. - Ranglijsten: er zijn ranglijsten van de hoogst gewaardeerde en van de laatst gerecenseerde bijdragen. De ranglijsten zijn ook beschikbaar per materiaalsoort. Vanaf september zijn de webservices operationeel echter bij het waarderen zijn de eerste weken vanwege een mankement automatisch en willekeurig erg veel sterretjes zijn toegekend. Dit is medio oktober hersteld maar de eerder toegekende sterren zijn er helaas (nog) niet uitgefilterd. Voor een open evaluatie zijn 5 personen benaderd waarvan 2 uit het beroepenveld (MKB) en 3 lectoren verbonden aan Fontys Hogescholen. De vraag is gesteld om de relevantie voor onderwijs en onderzoek aan te geven.Op deze korte termijn zijn er 3 reacties ontvangen met de volgende bevindingen: 1. Waarderen Potentieel mooie functie, nodig is wel intensief gebruik door veel mensen. Overal 3 sterren, is dat voor de vorm zo gemaakt of echt? Goedkope populariteitstest, geen geloof in. Gevaren bijv. kwade studenten zetten actie op om auteur x, y of z omlaag te waarderen en andersom, een auteur die zichzelf eens de hemel in gaat waarderen. 2. Recenseren In theorie nuttig, nu nog weinig recensies die echt iets toevoegen. Zou nuttig kunnen zijn als bv. een docent studenten opdracht geeft allemaal eenzelfde publicatie te recenseren, anders blijft het m.i. een minder nuttige functie. 3. Attenderen Heel handige functionaliteit, zelf meteen gebruik van gemaakt. Het meest nuttig, je ziet iets waarvan je denkt dat het relevant is voor een collega of student, en je brengt het met deze functie onder zijn/haar aandacht. 4. Bookmarken Gebruik ik zelf niet, ook geen behoefte aan. 5. Ranglijsten Altijd leuk, maar meer leuk dan nuttig. Wellicht wél nuttig als je per vakgebied de hoogst gewaardeerde publicaties kan krijgen (of kan dat al en heb ik dat gemist?). Kan nuttig zijn voor mensen die meest recente wijzigingen in beeld willen brengen. Opmerkingen • Gemist wordt 'current awareness service', iets waar je kunt opgeven een bericht te willen ontvangen als van een bepaalde auteur of iets met een bepaald trefwoord nieuw ingevoerd wordt. • Als MKB ondernemers zelf toegang krijgen tot de kennisbank worden alle services relevant

44


•

De zoekfunctie dient gemakkelijk uitbreidbaar te zijn; meer op specifieke onderwerpen zoeken binnen een domein (bijvoorbeeld: welke marketing- c.q. marktonderzoeken zijn, wanneer en voor welke branche, uitgevoerd in de regio Arnhem/Nijmegen). Dan heeft MKB er daadwerkelijk iets aan en zal er ook gebruik van maken. Te veel en te lang zoeken zal interesse snel doen dalen.

Bevindingen Deze bescheiden evaluatie geeft de volgende resultaten per service: - Attenderen wordt de meest nuttige service bevonden - Recenseren zou nuttig kunnen zijn ook voor onderwijstoepassing - Ranglijsten zou nuttig kunnen zijn, is wel leuk - Waarderen kent uitersten van potentieel mooi tot negatieve toepassingen - Bookmarken wordt niet relevant gevonden of niet genoemd Gelet op de reacties m.n. van uit MKB verdient de HBO Kennisbank een daverende publiciteitsactie zeker voor die doelgroep, de webservices dienen daarin te worden mee genomen. Tevens dienen de webservices in de website zelf goed te worden toegelicht naar gebruik en gebruikswaarde. Ten aanzien van het waarderen is het aan te bevelen om alle “valse” sterretjes te verwijderen desnoods alle sterren en geheel opnieuw te beginnen. Dit om de vertekening die er nu is weg te werken. Het is uiteraard te vroeg om conclusies te kunnen verbinden aan de relevantie van de webservices voor onderwijs en onderzoek omdat het echt nieuwe diensten zijn waarvan hun toepassingsmogelijkheden en waarde nog ontdekt zal dienen te worden. De eerste signalen zijn voldoende hoopgevend en een tweede peiling in 2009 na een publiciteitsactie zal een beter beeld opleveren. Een aanbeveling tot slot is om bij de E2V2 participanten ook een eerste indruk op te doen middels een vergelijkbare open vraagstelling, daarbij is het goed om de voor te leggen aan enkele lectoren, docenten en studenten. Kees Boon

45


Bijlage 8 Document van eisen WP4 Document van eisen WP4 Naam project Werkpakket Status Versie Datum Auteurs

E2V2 Expertise en Experts VINDEN en VERBINDEN 4 Vereenvoudigen invoeren publicaties herziene versie 2.1 08-06-2009 WP4: Diny in ’t Groen, Gerard Bierens, Ruud Ligtvoet

Inleiding Hogescholen worden aangemoedigd om hun publicaties in de HBO Kennisbank in te voeren. Helaas groeit de aanwas van nieuwe documenten niet zo hard als gewenst. Dat heeft meerdere redenen, maar zeker is dat met de omslachtige workflow en de niet heel gebruiksvriendelijke invoersoftware, die slechts voor een beperkte groep toegankelijk is, een lastige drempel wordt opgeworpen. Om dit probleem te ondervangen wordt een uploadpagina geïmplementeerd. Het doel is om het voor studenten en medewerkers mogelijk te maken om eigen publicaties en scripties in de HBO Kennisbank te plaatsen, zodanig dat de invoerder niet meer gehinderd wordt door administratieve (en technische) obstakels. Het sterk vereenvoudigen van het aanleverproces zal naar verwachting bijdragen aan een kwantitatieve toename van het aantal publicaties en scripties in de HBO Kennisbank. Hiernaast betekent het een efficiencywinst voor de mediatheek en / of de opleidingen, die bij de hogescholen belast zijn met de invoer van de documenten. Zij hoeven voortaan immers slechts een coördinatieve regiefunctie uit te voeren. Functionele eisen 1. De metadatavelden op de uploadpagina zijn conform de metadatavelden in de repositories. Een aantal velden worden automatisch door het systeem ingevuld. Dit gebeurt op basis van herkenning van de contributor (=student en/of medewerker) en de datum. Van de overige velden moet een aantal velden verplicht door de contributor worden ingevuld (aangegeven door de Werkgroep Metadata) De emailadressen van de auteurs in de uploadtool zijn verplichte velden. 2. Helpteksten conform richtlijnen Werkgroep Metadata 3. De uploadtool is geschikt voor alle documenttypen die in de repositories opgenomen zijn. Momenteel zijn dat scripties en publicaties. 4. De invoerschermen zijn ook in Engelstalige versie beschikbaar. 5. De contributor kan vóór de invoer kiezen uit aparte invulformulieren per documenttype. 6. Een contributor moet alle bestandstypen kunnen uploaden die in de repositories geaccepteerd worden. 7. De contributor geeft toestemming voor publicatie door dit aan te geven op de uploadpagina. Controle en toestemming mede-auteurs gaat via een mailsysteem. Het syteem moet dit op een juridisch juiste manier verwerken. 8. Extra controle voor de contributor bij verzenden d.m.v. een pop-up met de vermelding “Controleer je invoergegevens, deze zijn na bevestiging niet meer te wijzigen. Invoer oké?”

46


9. De uploadtool genereert, nadat de contributor zijn invoer heeft opgeslagen, een jump-off page waarin de metadata en de bestanden zijn opgenomen. Deze jumpoff page beschikt over een eigen unieke URL. 10. De metadata en de gekoppelde bestanden worden na tussenkomst van een goedkeurder naar de juiste repository doorgeschreven. 11. De software is in staat om bij bepaalde stappen in het invoerproces automatisch een mail te genereren. 12. De uploadtool is modulair opgebouwd en kan ook modulair geïmplementeerd worden. 13. De uploadtool is schaalbaar. 14. Wensen voor uitbreiding

o 2 goedkeurders: 1 inhoudelijk en 1 qua lay-out/vorm o Ook toestemmingsmail van het afstudeerbedrijf koppelen. 15. Een exporteerbare managementrapportage geeft informatie over o het gebruik van de uploadtool per dag / week / maand / jaar o de doorlooptijd van invoer tot plaatsing in de hogeschoolrepository o het aantal items voor de HBO Kennisbank (met en zonder embargodatum), het aantal items voor alleen de hogeschoolrepository en het aantal verwijderde items Bovenstaande punten zijn uitgesplitst naar instelling en rol (student of medewerker) en naar het soort ingevoerde materiaal. 16. In het invulformulier is een spellingschecker beschikbaar (o.a. voor trefwoorden en samenvatting)

17. Samenvatting: tips en trucs voor een goede samenvatting in helptekst 18. De uploadtool kan op juiste wijze omgaan met de meest gebruikelijke diacritische tekens. Systeem- en architectuureisen 1. Uploadtool is een generieke, ongebonden tool 2. Samenwerkende software o

o

De uploadtool moet kunnen (blijven) samenwerken met Fedora, Arno en andere applicaties die bij de Nederlandse hogescholen voor repositories gebruikt worden. De uploadtool is gebruiksklaar (incl. koppeling) voor invoer in de huidige Sharekitrepositories en in de Arnorepositories.

3. Webbased De uploadtool is webbased volgens de geldende standaarden. 4. Structuur o De uploadtool heeft een repositorystructuur per hogeschool (zie bijlage 1). Het metadatascherm blijft uniform, de processtappen zijn per hogeschool in te stellen o Aparte uploadtool per hogeschool (eigen url) o Gegevens van andere hogescholen en/of academies zijn niet zichtbaar voor contributors en goedkeurders. Repositorymanagers kunnen alleen de gegevens van de eigen hogeschool bekijken. o Er is één superadministrator voor de complete uploadtool 5. Veiligheid o Verbinding Een beveiligde verbinding naar de server is noodzakelijk. Indien een gebruiker gedurende een half uur geen acties verricht, wordt hij door het systeem – na bericht - automatisch uitgelogd.

47


Het doorschrijven van full text bestanden van de uploadtool naar de hogeschoolrepository moet via een veilig protocol geschieden (omdat hier ook ‘geheime’ scripties mee overgeschreven worden) (bijv. Sword) Authenticatie en autorisatie Authenticatie dient te geschieden op basis van SURFfederatie Autorisatie is geregeld via de rollen contributor (alleen rechten m.b.t. eigen invoer), goedkeurder (toegang tot invoer waarvoor hij gerechtigd wordt) en administrator (rechten m.b.t. alle invoer van de eigen hogeschool). Binnen de rol van contributor is een splitsing gemaakt naar type uploader, namelijk student en medewerker. In de uploadtool geeft de contributor zelf aan, aan welke 'goedkeurder' gekoppeld wordt. Deze keuze wordt gemaakt aan de hand van rolmenu’s die bepaald worden door het veld department.

o

6. Opslagcapaciteit De uploadtool schrijft de bestanden weg in een tijdelijke – centrale - repository. Deze repository moet voldoende capaciteit hebben (ook in de maanden waarin veel scripties tegelijk aangeleverd worden) en schaalbaar zijn. 7. Aantal gelijktijdige gebruikers De uploadtool moet door een onbeperkt aantal gebruikers gelijktijdig te gebruiken zijn. 8. Bestandsbeveiliging Er wordt dagelijks een (automatische) back-up van de gegevens in de uploadtool en – indien van toepassing – van de gegevens in de tijdelijke repository gemaakt. 9. Systeembeheer o Het systeembeheer door de deelnemende hogescholen moet minimaal zijn. o Het accountbeheer is eenvoudig te regelen. o De bewaking van de invoer is eenvoudig te beheren. o De administrator moet een webbased beheeromgeving hebben. o De repositorymanagers kunnen zelf de inhoud van de eigen rolmenu's beheren (o.a. departments, goedkeurders) via een online toegang. 10. Gebruiksvriendelijkheid De uploadtool is eenvoudig te gebruiken. De invoervelden zijn dusdanig ingericht, dat de gegevens als vanzelf op de juiste manier ingevuld worden. De layout van het scherm is aangepast aan de meest voorkomende manier van invoeren voor scripties en publicaties. Ter ondersteuning is er per veld een korte uitleg aanwezig in de vorm van bijvoorbeeld een roll-over bij een vraagteken pictogram. Hiernaast is de volgende tekst op de uploadpagina aanwezig: “Voor vragen richt je tot de repositorymanager van de bibliotheek”. 11. Responstijd Voor de invoer van gegevens en het opslaan hiervan geldt een responstijd van maximaal 1 seconde. Het uploaden van bestanden mag meer tijd in beslag nemen. Indien dit langer duurt dan 10 seconden, wordt een scherm getoond waarop de verwachte uploadtijd aangegeven wordt. Supporteisen 1. Er is een compacte, duidelijke, eenvoudige handleiding beschikbaar voor alle rollen. 2. Het systeem is continue beschikbaar

48


3. De leverancier levert ten minste gedurende 5 jaar support. 4. Problemen en vragen kunnen worden gericht aan de helpdesk van de leverancier. Deze is tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar en kan ook gemaild worden. Bijlage 1. Voorbeeld structuur

49


Bijlage 9 Workflow

50


51


Bijlage 10 Pilot beschrijving testen uploadtool achtergrond omschrijving doel

controle werking invoerscherm gebruiksgemak invoerscherm controle workflow controle geheimhouding scripties per opleiding controle doorschrijven naar HBO Kennisbank of alleen naar eigen repository

uitvoering

invoer van minimaal 2 opleidingen minimaal 20 invoerders minimaal 2 goedkeurders (1 per opleiding) Invoer met en zonder toestemming voor opname in de HBO Kennisbank scripties van één auteur en meerdere auteurs scripties in de vorm van hoofdverslag met evt. 1 bijlage (evt. zipfile van alle bijlagen)

repository

…….-repository van ………..

plaats

Naam hogeschool Naam opleidingen

tijd

duur pilot ca. 1 week periode:

voorbereiding brief / tekst voor invoerders + werving afspraken met goedkeurders / afstudeerdocent / bureau afspraken met invoerders afspraken met goedkeurders koppeling uploadtool en ……...-repository van ………… toegang tot uploadtool via …………. metingen

52

hoeveel tijd nodig voor invoer zijn metadatavelden duidelijk is duidelijk wat er overal ingevoerd moet worden welke problemen ben je tegengekomen wensen / suggesties sluit het zelf of deze manier invoeren aan bij de behoefte van de invoerder? op welke manier wil je toegang krijgen tot deze tool (via ELO, portal etc.) werkt invoer via uploadtool sneller dan rechtstreekse invoer in repository? werkt invoer via uploadtool beter dan rechtstreekse invoer in repository?


Bijlage 11 Greep uit Communicatie-uitingen Artikel Digitale Bibliotheek april 2009 Schatkamer gevuld met waardevolle kennisproducten

Studenten, docenten en lectoren publiceren samen met collega’s uit de beroepspraktijk veel waardevolle content. Tot 2006 was er geen platform beschikbaar om deze stroom van kennisproducten landelijk te publiceren. Zowel binnen de hogescholen als voor het beroepenveld was het daardoor lastig om te profiteren van de met publiek geld gefinancierde kennisproducten, laat staan dat er op kon worden voortgebouwd. Als reactie hierop werd op initiatief van het Samenwerkingsverband Hogeschool Bibliotheken en SURFfoundation de HBO-Kennisbank gelanceerd. In dit artikel gaan we in op de meerwaarde van HBO Kennisbank voor bibliotheek, onderwijs en het beroepenveld, ook wordt aandacht besteed aan de architectuur en de laatste ontwikkelingen rondom HBO Kennisbank. In den beginne… De HBO-Kennisbank werd oorspronkelijk vanuit zeven HBO-instellingen opgezet als ‘de landelijke toegangspoort tot kennisproducten van het hoger beroepsonderwijs’, dit naar voorbeeld van de universitaire evenknie DAREnet (het huidige Narcis). Het zwaartepunt lag aanvankelijk op het aanbieden van scripties van afgestudeerde HBO-studenten. Intussen nemen maar liefst zeventien HBO-instellingen deel aan HBO Kennisbank. Het platform biedt nu ruimte aan bijna 10.000 kennisproducten in de breedste zin van het woord; naast bacheloren masterscripties zijn ook artikelen van medewerkers, onderzoeksresultaten van lectoraten, leermiddelen van docenten en andere documenttypes vrij toegankelijk via www.hbokennisbank.nl. 53


Of een publicatie terechtkomt in de HBO-Kennisbank is afhankelijk van meerdere factoren. Binnen de nu zeventien actieve hogescholen doen de bibliotheken aan actieve werving. Ze gaan in gesprek met opleidingscoördinatoren, lectoraten en andere potentieel interessante organisatieonderdelen. Gelukkig worden dergelijke verkennende gesprekken ook steeds vaker geïnitieerd vanuit het onderwijs zelf, een teken dat ook bij opleidingen steeds meer oog is voor het belang van collectieve kennisdeling. Overeenstemming tussen bibliotheek en opleiding wordt bereikt zodra afspraken over aanleverprocedures en repository-beheer zijn gemaakt. Nieuwe scripties en publicaties worden in de lokale repository opgeslagen en via een OAI-PMH koppeling doorgesluisd naar de HBO-Kennisbank. Geïnteresseerde onderwijsinstellingen die nog niet zijn aangesloten op de HBO-Kennisbank hebben in beginsel drie opties: Zelf een repository inrichten, uitbesteden aan een deskundige partner (een universiteit bijvoorbeeld) of gebruik maken van de door SURFfoundation ontwikkelde SURF Sharekit. Deskundigen bij SURFfoundation kunnen adviseren over deze keuzemogelijkheden en ook op de informatiepagina’s van hbo-kennisbank.nl is informatie beschikbaar voor potentieel geïnteresseerde partijen. Meerwaarde HBO Kennisbank: bibliotheken zaaien én oogsten Bibliotheekcollecties bestaan in de regel uit boeken, tijdschriften, audio- en video en databanken. Allemaal content geleverd door externe leveranciers. Dankzij de HBOKennisbank kan de bibliotheek nu ook zelf contentleverancier worden. Dit vraagt echter wel om een andere rol van de bibliotheek; niet alleen toegang verlenen, maar ook actief content werven. Bibliotheken die zichzelf de rol van contentleverancier aanmeten, dat is even wennen. Het actief onder de aandacht brengen van de HBO Kennisbank binnen de eigen onderwijsinstelling, het omgaan met juridische aspecten, discussies voeren over kwaliteit, vooroordelen over plagiaat en twijfels over auteursrechten bij geïnteresseerde opleidingen wegnemen, het zijn allemaal nieuwe activiteiten voor de HBO bibliotheek. Bovendien vergeten we dan bijna dat er ook nog even een repository ingericht moet worden, ook al een geheel nieuwe tak van sport voor bibliotheken in het hoger beroepsonderwijs. Uit de waardering die er is voor de content die beschikbaar komt, blijkt gelukkig dat de nieuwe activiteiten wel hun vruchten afwerpen, niet alleen voor de bibliotheek, maar zeker ook voor het onderwijs. Tijdens een klankbordbijeenkomst bleek bijvoorbeeld dat studenten, docenten en lectoren de HBO-Kennisbank ervaren als een nuttig instrument om ontwikkelingen op het vakgebied te kunnen volgen en om relevante scripties te zoeken voor het afstuderen of onderzoek. Ook de nog altijd groeiende bezoekerscijfers van hbokennisbank.nl stemmen tot tevredenheid. Met gemiddeld meer dan 20.000 unieke bezoekers per maand wordt duidelijk in een behoefte van een grote gebruikersgroep voorzien. Collectieve intelligentie benutten Ook nu, drie jaar na de initiële opstart, wordt binnen de hogescholen nog altijd veel energie gestoken in het verwerven van nieuwe content-partners; zowel master- als bacheloropleidingen, lectoren en kenniskringen worden vanuit de bibliotheek actief benaderd met de vraag om hun kennisproducten via HBO-Kennisbank te delen met de wereld. Tegelijkertijd is er steeds meer aandacht voor de inhoud zelf; het reeds aanwezige materiaal in de HBO-Kennisbank vormt tezamen immers een prachtige schatkamer. Waarom zou je die pracht en praal dan niet optimaal tentoonstellen? En nog een stapje verder, waarom niet de vaak passieve, anonieme bezoeker van de HBO-Kennisbank actief bij het kennisdelingsproces betrekken?

54


Project E2V2 Juist daarom is recentelijk vanuit het SURFshare project E2V2 (Expertise en Experts, Vinden en Verbinden) de interface sterk verbeterd. Nieuwe ‘web 2.0’ diensten werden ontwikkeld ter stimulering van de HBO-Kennisbank als een interactief platform waar kennisdeling centraal staat. Dankzij deze webservices kunnen publicaties door het publiek zelf verrijkt worden met recensies en waarderingen. Ook een social bookmarking optie is beschikbaar en zoekresultaten kunnen als RSS feed worden opgeslagen. Wie vanuit iGoogle, Netvibes, Blogger of ander online platform van HBO-Kennisbank gebruik wil maken, kan met een enkele muisklik de HBO-Kennisbank widget activeren. Kortom, de HBO-Kennisbank kent een groot aantal interactieve mogelijkheden, niet alleen ter verrijking van de content maar evenzogoed ter stimulering van hergebruik.

Een onlangs gehouden evaluatie onder studenten, docenten en lectoren bracht naar voren dat de nieuwe mogelijkheden om te kunnen waarderen, recenseren en attenderen als nuttig en eenvoudig bruikbaar worden ervaren. Voor het eveneens ingebouwde RSS ligt dat nog wat anders. Vanwege de onbekendheid met deze technologie weten nog maar weinigen dit krachtige instrument op waarde te schatten. Maar voor alle nieuw ingebouwde ‘web 2.0’ features geldt eigenlijk hetzelfde: ze gaan pas echt meerwaarde hebben als ze kunnen worden toegepast in praktische onderwijssituaties. En zie, hier ligt wederom een belangrijke nieuwe uitdaging voor bibliotheken. Ga de uitdaging aan! Maak klanten bewust van de mogelijkheden van de ‘web 2.0’ features. Zet in samenwerking met docenten kleine experimenten op. Bedenk samen met docenten opdrachten voor studenten, passend bij hun opleiding. Laat een projectgroepje bijvoorbeeld in de HBOKennisbank een relevante scriptie of publicatie zoeken, lezen en recenseren. Gebruik als informatiespecialist de attendeer-functie om lectoren en docenten te informeren over nieuwe publicaties van hun collega’s. En laat bij informatievaardigheden-trainingen zien hoe eenvoudig het is om jezelf via RSS te abonneren op relevante content die in de HBOKennisbank verschijnt. Zorg voor goede voorlichting over wat er mogelijk is, en ‘last but not least’: communiceer de successen! Experts en expertise vinden en verbinden Een andere verbeterslag, ook ingezet vanuit het SURFshare project E2V2, is gericht op het verbeteren van de zichtbaarheid van auteurs. Voor hogescholen een belangrijk thema omdat hiermee de kenniscirculatie tussen HBO en beroepenveld wordt gestimuleerd. Vanuit het 55


bedrijfsleven wordt regelmatig geïnformeerd naar de mogelijkheden om in contact te komen met de auteur(s) van een in de HBO-Kennisbank gevonden publicatie. Tegelijkertijd leeft er onder lectoren een duidelijke behoefte om zich binnen hun vakgebied beter te kunnen profileren. Om dit te bewerkstelligen zijn in een pilot-omgeving twee aanpassingen doorgevoerd. Naast een kleine uitbreiding op de metadataset is een nieuwe ‘view’ op de data ontwikkeld. Door publicaties in de HBO-Kennisbank te matchen met het kennisdomein van de auteur, lukt het nu ook daadwerkelijk om expertise en experts te ’vinden en verbinden’.

Deze nieuwe view maakt in één oogopslag inzichtelijk welke experts binnen een bepaald vakgebied actief zijn. Nog verder inzoomen levert een gedetailleerde profielschets op van de expert:

56


De pilot-omgeving is nog volop in ontwikkeling, maar het is mogelijk om alvast een kijkje te nemen via deze URL: http://www.hbo-kennisbank.nl/e2v2. Uploadtool Er wordt dus zichtbaar veel aandacht besteed aan het verbeteren van services voor gebruikers van de HBO-Kennisbank. Maar ook degene die helemaal vooraan in het proces staan, de content-leverancier, wordt zeker niet vergeten. In het E2V2-project is een start gemaakt met de realisatie van een uploadtool, waarmee het eenvoudiger wordt om content naar de HBO-Kennisbank te uploaden. Hoewel het vastleggen van een scriptie of publicatie op zichzelf een vrij eenvoudig proces is, komen in de onderliggende workflow verschillende processen samen. Denk aan juridische aspecten, het geven van toestemming voor publicatie, het accorderen van een scriptie door de begeleidend docent, het publiceren onder embargo en ga zo maar door. Binnen het project is een eerste prototype van de uploadtool opgeleverd. Onder de vlag van SURFfoundation wordt het instrument nog verder ontwikkeld, naar verwachting wordt de uploadtool rond de zomer van 2009 gelanceerd. Vanaf dat moment kan de afstuderende student zelf heel eenvoudig de eigen scriptie uploaden, simpelweg door het invullen van een digitaal formulier. De onderliggende technologie zorgt dan verder geheel automatisch voor beschikbaarstelling in de HBOKennisbank. Toekomstperspectief HBO-Kennisbank kan zich- mede dankzij genoemde ontwikkeltrajecten, steeds meer profileren als onmisbare schakel in de kenniscirculatie tussen onderwijs, onderzoek en beroepenveld. Da’s een mooi succes, maar toch is het altijd goed om vooruit te blijven kijken. Om een bredere bekendheid en intensiever gebruik van HBO-Kennisbank door onderwijs en beroepenveld te stimuleren, heeft SURFfoundation eind 2008 een nieuwe SURFshare tender uitgeschreven. Daarbij ging het met name om versterking van de kennisdeling naar de samenleving via repositories ('oogstbare' digitale bewaarplaatsen van kennisproducten) met expliciet aandacht voor de rol die lectoren en docenten hierin kunnen spelen. De belangstelling vanuit het HBO was direct al groot, begin 2009 zijn dan ook vier nieuwe projecten gestart:

57


Landelijk Kennisplein Verslavingszorg: Vrije Universiteit Amsterdam en Hogeschool InHolland HBO Automotive Kennisbank: Hogeschool Arnhem/Nijmegen, Fontys Hogescholen en Hogeschool Rotterdam Digipub, digitale publicatieomgevingen: Hogeschool Utrecht Toekomst - themagerichte ontsluitingen van Expertise, Kennis en onderzoek van studenten, lectoren, MKB-ers en ter zake deskundigen: Hogeschool InHolland In alle projecten speelt de HBO-Kennisbank een belangrijke rol, bij de een wordt gebruik gemaakt van de technische infrastructuur, bij de ander gaat het om hergebruik van de aanwezige content. Maar wat de nieuwe SURFshare-projecten ook duidelijk aantonen, is de groeiende behoefte aan meer themagerichte ontsluiting van content uit de HBO-Kennisbank. Liefst geïntegreerd in de leeromgeving, met ruimte voor onderscheidende rollen voor lectoren, docenten en studenten. Dankzij de flexibele infrastructuur van de HBO-Kennisbank zijn er oneindig veel manieren waarop dit kan worden vormgegeven. Zowaar een mooie uitdaging voor de betrokken partijen. Ook op bestuurlijk niveau wordt gestaag verder gebouwd aan de evolutie van de HBO-Kennisbank, het eigenaarschap zal naar verwachting op termijn door SURFfoundation worden overgedragen aan SHB. Die verdere professionalisering is niet onbelangrijk, want met de HBO-Kennisbank als toonbeeld van innovatiekracht worden deuren naar kennisrijke leeromgevingen geopend. HBO-Kennisbank tijdlijn Ten tijde van de oprichting van het SHB (Samenwerkingsverband Hogeschool Bibliotheken) in 2003 waren repositories vooral nog het domein van universiteitsbibliotheken. Kort na de lancering van DAREnet, de landelijke kennisinfrastructuur voor universiteiten, werd dankzij de samenwerking tussen de Universiteit van Tilburg en Fontys Hogescholen een eerste HBOrepository met Fontys-publicaties ingericht en ondergebracht bij DAREnet. Dat initiatief werd in SHB verband verder uitgewerkt, uiteindelijk leidde het tot een SURF-project ‘HBO Kennisbank’. De deelnemende hogescholen aan dit project waren Fontys Hogescholen als penvoerder, Haagse Hogeschool, Saxion, Hogeschool Utrecht, Hogeschool Zeeland, Windesheim en Avans. Doel van het project was de implementatie en inrichting van een netwerk van institutionele repositories ten behoeve van de deelnemende hogescholen. Daarbij zou de inhoud van de gezamenlijke repositories beschikbaar en raadpleegbaar moeten zijn voor een diversiteit aan doelgroepen. December 2006 werd het project opgeleverd. Achteraf bezien een huzarenstukje, want binnen één jaar werd niet alleen die technische repositoryinfrastructuur gebouwd, maar daarbij werd deze ook nog eens gevuld met meer dan 5000 scripties van zeven verschillende hogescholen. Ook niet onbelangrijk, in datzelfde project werd ook nog een nauwkeurig op de eigen ‘HBO-Kennisbank metadataset’ afgestemde eindgebruikersinterface ontworpen. In 2007 werd het aantal deelnemende hogescholen uitgebreid van zeven naar zeventien. Met name de lancering van Sharekit, een centraal door SURF gehoste repository-tool waarop iedere HBO bibliotheek kan aansluiten, leverde een behoorlijke hoeveelheid nieuwe content op. Het jaar 2008 werd afgetrapt met een visuele opknapbeurt van de HBO Kennisbank interface. Een maand later startte het SURF-project E2V2: Expertise en Experts, Vinden en Verbinden. Dit rondom de HBO-Kennisbank gedrapeerde project heeft specifieke aandacht voor de rol van de auteur (de expert), maar ook voor web 2.0 georienteerde webservices als RSS, reviews en ratings. Tenslotte is er vanuit het project ook gewerkt aan vereenvoudiging van de uploadprocedure.

58


Tekst bij datamodel: De infrastructuur van HBO-Kennisbank is gebaseerd op de kennisinfrastructuur die voor universiteiten werd ontwikkeld in het SURF-DARE project. Aan de basis staat de metadataset HBO-Kennisbank, een set van afspraken waaraan alle deelnemende hogescholen zich dienen te conformeren. Voor de feitelijke invoer van metadata en het bijhorend functioneel beheer wordt vooral gebruik gemaakt van de repositorytools ARNO en SURFSharekit. Ieder repository-archief wordt stelselmatig bezocht door de OAIPMH harvester van de HBO-Kennisbank. Nieuwe records worden dan op server-niveau 59


automatisch van de juiste mapping voorzien, zodat alle velden correct kunnen worden weergegeven. De user interface heeft een krachtige zoekmachine, deze wordt verrijkt met webservices als RSS, reviews en ratings.

Gerard Bierens werkt bij Fontys Hogescholen als ontwikkelaar digitale mediatheek voor de afdeling Mediavoorzieningen Desirée van den Bergh werkt bij Fontys Hogescholen als consultant bij de afdeling Onderwijs en is projectleider van het E2V2 project. Meer informatie: http://www.gerardbierens.nl/index.php/blog/reacties/artikel-hbokennisbank-onmisbare-schakel-20/

60


Flyer congres HBO-raad

‘Ideaal om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen op het vakgebied’ ‘Onmisbare schakel voor docenten, studenten en professionals uit het beroepenveld’

Kenmerken HBO Kennisbank: 7500 scripties, 1900 publicaties en 500 leermiddelen 17 deelnemende hogescholen (aantal groeit) Gemiddeld 39000 pageviews per maand

Meer weten? Surf naar:

www.hbo-kennisbank.nl De nieuwe, razendsnelle manier om vakkennis te delen

De diashow die werd getoond over HBO Kennisbank, is te vinden op: https://www.surfgroepen.nl/sites/surfshare/DOCUMENTEN%20WP5/HBO Kennisbank%20hbo-raad%20presentatie%20090421.ppt

61


Presentatie Onderwijsdag AVANS

62


63


64


65


Communicatiesjablonen voor presentatie en poster

66


Abstract EUNIS 2009 HBO KNOWLEDGE BASE / HBO KENNISBANK (dutch) Desirée van den Bergh1, Gerard Bierens2 , Kees Boon3, Hans de Brouwer4 Jan Companjen5, Diny in ’t Groen6 1 Education Development Department, Fontys University of Applied Sciences, P.O. Box 347, 5600 AH Eindhoven, The Netherlands - 2 Media Department, Fontys University of Applied Sciences, P.O. Box 347, 5600 AH Eindhoven, The Netherlands, [email protected] Every year, students, lecturers and (associate) professors of the Universities of Applied Sciences in the Netherlands produce thousands of theses, studies, qualifying reports, papers and articles. The capital base of knowledge stored in these documents is freely available to interested parties throughout the world at http://www.HBO-Kennisbank.nl. (HBO Knowledge Base). From mid-2007 a continuously growing number of Dutch universities of applied sciences have joined the national platform of the HBO Knowledge Base. Right now over 18 universities work together in a joint effort to provide open access to a wide range of knowledge products made by thousands of students, lecturers and (associate) professors. Recently, a whole new set of web 2.0 tools has been added to the HBO Knowledge Base. With these enhanced features the site got a whole new modern look and feel, but more important than that, the HBO Knowledge Base is now a strong platform capable of supporting various methods of teaching and learning processes.

During our session, we will not only demonstrate the HBO Knowledge Base, but we will also give inside information about the technical and organisational infrastructure. Important aspects are: - how did we build the national HBO Knowledge Base repository infrastructure? o Metadata, copyrights, document types, quality and ownership o Which tools and what technology do we use? - Value for users (students, teachers, external superviser); who are they, what do they say and how do they use it? - Plans for the future; where do we go from here? The HBO Knowledgebase is a joint effort of SURFfoundation and 18 universities of applied sciences.

67


Nieuwsbericht Informatie Professional, november 2008 HBO Kennisbank wordt interactiever

68


Presentatie SURF Onderwijsdagen 2008

69


70


71


72


73


74


75


76


77


78


Fontysonline: Organiseren, verleiden en gebruiken van HBO Kennisbank Fontysnieuws Organiseren, verleiden en gebruiken van HBO Kennisbank vrijdag 23 mei 2008, door Desiree van den Bergh/ redactie Mediatheekmedewerkers van diverse Nederlandse hogescholen waren van maandag tot en met woensdag te gast bij Fontys voor de Lenteschool van SURF Academy. Tijdens deze drie dagen spraken zij samen over het organiseren, verleiden en gebruiken van digitale bewaarplaatsen zoals de HBO Kennisbank. (Laatste reactie: 28-05-08) HBO Kennisbank.nl werd twee jaar geleden door Fontys en zes andere hogescholen opgezet. Intussen plaatsen meer dan vijftien hbo-instellingen hun scripties, publicaties en leermiddelen in deze digitale schatkamer, ook wel repository genoemd. Tijdens de Lenteschool wisselden de repositorymanagers van onder andere Fontys, Avans, Hogeschool Utrecht en de Hogeschool Arnhem en Nijmegen hun ervaringen uit met het opzetten en onderhouden van repositories. Ook bespraken zij hoe je docenten, lectoren, studenten en het beroepenveld kunt verleiden om de HBO Kennisbank te vullen en te gebruiken in onderwijs en onderzoek. Verder ontwikkelen Hoofdspreker Marc van den Berg, hoofd Elektronische Diensten van de UvA, stelde dat met de huidige stand van de techniek er niets ingewikkeld is aan repositories. Wat volgens hem wel veel aandacht vereist is het zorgen voor een goede organisatie eromheen. Marjan Vernooy, platformmanager ICT & Onderzoek van SURFfoundation, benadrukte dat de instellingen het samen moeten doen: ‘Het is heel belangrijk om onderling afspraken te maken en standaarden op te zetten, zodat uitwisseling mogelijk wordt en repositories zich verder kunnen ontwikkelen en uitbreiden.’ De deelnemers aan de Lenteschool willen de HBO Kennisbank in de toekomst meer onder de aandacht brengen bij onderwijs en onderzoek. Ook menen zij dat de HBO Kennisbank een rol kan spelen bij het versterken van de regiofunctie en de relatie met het beroepenveld. Op de afsluitende dag maakten alle deelnemers een draaiboek met vervolgstappen die de mediatheken samen met studenten, docenten en lectoren van hun eigen instelling kunnen zetten.

79


Lustrum SHB, presentatie HBO Kennisbank

HBO-Kennisbank Onmisbare schakel in het beroepsonderwijs

19 juni 2008 Desirée van den Bergh Fontys Hogescholen

Anno 2006 SHB constateerde: Scripties, afstudeerverslagen en onderzoek zo goed als onvindbaar Ontoegankelijk voor HBO en beroepenveld Nationale en internationale ontwikkelingen Repositories Open Access

80


HBO-Kennisbank Scripties, publicaties en leermiddelen digitaal toegankelijk voor iedereen Doelgroep: HBO en beroepenveld Draagt o.a. bij aan: Kenniscirculatie Versterken regiofunctie

Wat is HBO-Kennisbank

1/4

crossmediaal

81


82


83


84


85


86

E2V2. Expertise en Experts VINDEN en VERBINDEN Eindrapportage. Penvoerende instelling: Fontys Hogescholen

Recommend Documents