Keszthely Város Polgármestere 8360, Keszthely, Fı tér 1. Tel.: 83/505-504, Fax.: 83/505-502 Napirend: …………. Törvényességi szempontból kifogást nem emelek.
Szám: 1/1/57/2009.
Dr. Markó Péter jegyzı ELİTERJESZTÉS Keszthely Város Önkormányzata Képviselı-testülete 2009. április 30-i soros ülésére Tárgy: Tájékoztató a 2008. évi belsı ellenırzési tevékenységrıl Elıterjesztı: Ruzsics Ferenc polgármester Elıterjesztésért felelıs: Dr. Markó Péter jegyzı Tisztelt Képviselı-testület! A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92.§.(4)-(6) bekezdései elıírják a pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszer kialakítását és mőködtetését. A helyi önkormányzat belsı ellenırzése keretében gondoskodni kell a felügyelt költségvetési szervek ellenırzésérıl is. Ezekrıl a tevékenységekrıl a 92.§.(10) bekezdése szerint a polgármester a tárgyévre vonatkozó - külön jogszabályban meghatározott - éves ellenırzési jelentést, valamint az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenırzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenırzési jelentést - a tárgyévet követıen, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejőleg - a képviselı-testület elé terjeszti. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 97.§.(2) bekezdése szerint a költségvetési szerv vezetıje az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzésének, valamint belsı ellenırzésének mőködtetésérıl. Az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998.(XII.30.) Kormányrendelet 149.§.(2) bekezdésének c.) pontja értelmében pedig, az elıbbi kötelezettségnek megfelelıen a Kormányrendelet 23. számú melléklete szerinti nyilatkozatban értékeli a belsı kontrollok mőködését. Keszthely Város Önkormányzatának határozata alapján a belsı ellenırzés minden negyedévet követıen már részletesen írásban beszámolt az elvégzett ellenırzések megállapításairól. Az éves ellenırzési jelentés a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003.(XI.26.) Kormányrendelet 31.§.(1)(4) bekezdéseiben meghatározott tartalmi követelmények alapján készült, figyelembe véve a Pénzügyminisztérium útmutatását, illetve a hatályos Belsı ellenırzési kézikönyvben rögzítetteket.
1 1.1
A belsı ellenırzés által 2008. évben végzett tevékenység bemutatása Az ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtıl való eltérések indoka, a terven felüli ellenırzések indokoltsága A Polgármesteri Hivatal 2008. évi Belsı ellenırzési munkatervét, valamint a 2008. évi Intézményi ellenırzési munkatervét Keszthely Város Önkormányzata Képviselı-testülete 272/2007.(X.26.) számú határozatával 2007. október 26-án jóváhagyta az 1. számú mellékletben foglalt tartalommal. Megfelelı kockázatelemzést követıen került tervezésre a Polgármesteri Hivatal 2 belsı ellenırzése, valamint az Önkormányzat 11 intézményi ellenırzése. A gazdálkodási tevékenységek a következık szerint kerültek elvégzésre. A Polgármesteri Hivatalban a Közgazdasági Osztály látta el a feladatot. Önálló pénzügyi csoporttal rendelkezett a Városi Kórház és a Tőzoltóság. A Gazdasági Ellátó Szervezet, pedig ellátta egyrészt saját önálló gazdálkodását, másrészt együttmőködés szerint a vizsgált, részben önállóan gazdálkodó intézmények (Goldmark KMK, Városi Könyvtár, VSZK, Egry Iskola, Csány-Szendrey ÁMK, ESZI) gazdálkodási tevékenységében vett részt.
1
A tárgyévre vonatkozó éves belsı és intézményi ellenırzési munkaterv teljesítésre került, alapvetıen az elıírt ütemezés szerint. A Városi Kórház ellenırzése az elsı negyedéves ütemezés helyett a harmadik negyedévben került végrehajtásra, mert a korábbi belsı ellenır nem tudta elvégezni a vizsgálatot a tájékoztató leadásáig. Ellenırzés nem maradt el. Viszont terven felüli ellenırzésre került sor, melynek tartalmát ugyancsak az 1. számú melléklet mutatja. A célvizsgálatot Keszthely Város Jegyzıje, a Keszthely Város Önkormányzata Képviselı-testülete 138/2008.(V.27.) számú határozat 4.) pontja alapján rendelte el (2. sz. melléklet). A belsı ellenırzési eljárás követte a Belsı ellenırzési kézikönyvben meghatározottakat. Hitelesített megbízólevél és ellenırzési program alapján került végrehajtásra. A tapasztalatok ellenırzési jelentésben lettek összegezve, mely megfelel az elıírásoknak. Megfogalmazta az ellenırzés célját, részletesen bemutatta a megállapításokat, és ezek összefoglalását is elvégezte. Érdemi következtetéseket, ajánlásokat és megvalósítható javaslatokat tartalmazott, melyeket az érintettek – egy vizsgálatot kivéve - észrevételt nem téve záradékban elfogadtak. A Városi Kórház a 2008.09.15-én lezárt vizsgálatot követıen 15 napon belül írásos észrevételt tett a belsı ellenır számára. 1.2
Az ellenırzések minısége, személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık Keszthely Város Önkormányzatánál a függetlenített belsı ellenırzési feladatokat a Keszthely és Környéke Kistérségi Többcélú Társulás látja el a kistérségi társulási megállapodás 10.3. pontjában rögzítettek alapján. Ez 2008. évben osztottan valósult meg, mivel 2008. április 28-ig megbízási szerzıdés keretében külsı vállalkozó, míg 2008. április 29-tıl a munkaszervezet állományába tartozó 1 fı belsı ellenır látta el a feladatot, aki a 2008. évi ellenırzési munkatervek második, harmadik és negyedik negyedéves feladatait hajtotta végre. A belsı ellenırök rendelkeztek a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003.(XI.26.) Kormányrendelet 11.§-sában meghatározott általános és szakmai követelményekkel, az elıírt iskolai és szakmai végzettséggel, ellenırzési területen szerzett szakmai gyakorlattal. A belsı és intézményi ellenırzési munkatervben szereplı ellenırzések végrehajtását az elıkészítés, a helyszíni adatgyőjtés, lebonyolítás, megállapítások adminisztrációs összegzése, egyeztetések jelentették. A belsı ellenırzések végrehajtásában nem merültek fel akadályozó tényezık, összeférhetetlenségi esetek. Az ellenırzések megállapításai a jegyzı, a közgazdasági osztályvezetı, az intézményvezetık és a gazdasági vezetık folyamatos tájékoztatása mellett realizáló megbeszéléseken is ismertetésre kerültek. Az ellenırzési jelentések a belsı ellenırzések esetében két, az intézményi ellenırzések esetében három vagy négy példányban készültek. Egyik példány átadásra került Keszthely Város Jegyzıje számára, másik példány a vizsgált intézmény számára, harmadik példány a Gazdasági Ellátó Szervezet számára, ha részben önálló intézmény került vizsgálatra, illetve a negyedik példány a Keszthely és Környéke Többcélú Kistérségi Társulási Irodában került iktatásra és irattározásra. Az ellenırzésekrıl a belsı ellenır vezeti a nyilvántartást és győjti a munkaanyagokat. A belsı ellenırnek a feladat ellátásához szükséges tárgyi feltételeket a Keszthely és Környéke Többcélú Kistérségi Társulási Iroda biztosította iroda, bútorzat, irodatechnika, számítástechnika használatával, továbbá rendelkezésére állt Internet elérhetıség, vezetékes telefon és fax kapcsolat is.
1.3
Az ellenırzések fontosabb megállapításai
Polgármesteri Hivatal 2008. évi Belsı ellenırzési munkaterve
1.3.1
Polgármesteri Hivatal Osztályainak 2007. évi belsı ellenırzésekre tett intézkedéseinek felülvizsgálata Négy korábbi vizsgálat utóellenırzését jelentette: a 2006. évi beszámoló könyvviteli mérlegének felülvizsgálata; Gondnokság gazdálkodásának szabályszerősége; Helyi adók megállapítása, beszedése, kintlévıségek kezelése; Városüzemeltetési Osztály feladatai és a gazdálkodás szabályszerőségének vizsgálata. Az ellenırzés a négy témakört részletesen feltárta, összességében megállapította, hogy a végrehajtott intézkedések következtében megtörténtek az elırelépések, ezt a vizsgált mőködési állapot mintavételes feltárása is alátámasztotta.
2
Fıbb következtetések, javaslatok voltak: − Megfelelıen kell elıkészíteni a 2008.12.31-i fordulónappal elvégzendı leltározást. − A Polgármesteri Hivatal gépjármő üzemeltetési szabályzatát ismét és megfelelı részletezettséggel felül kell vizsgálni. Rendelkezéseit betartva, a vizsgált gyakorlaton egyes esetekben változtatni szükséges. − A nagyobb összegő adóhátralékok beszedésében végrehajtó közremőködése. Továbbá belsı anyagi érdekeltségi rendszer alkalmazásának megfontolása az adóbevételek beszedésének növelésére.
1.3.2
Keszthely Város Önkormányzatánál az Állami Számvevıszék 2007. évi átfogó ellenırzése vizsgálatáról Az ÁSZ 2007. október 30-án összegezte észrevételeit számvevıi jelentésében. Az ÁSZ összesen 58 javaslatot fogalmazott meg. Az Intézkedési Tervben mindegyik javaslati pontra történt reagálás, konkrétan meghatározva a feladatokat, a végrehajtásért felelıs személyeket, valamint a végrehajtás határidejét. A meghatározott feladatok végrehajtásának tételes felülvizsgálata során 43 számvevıi javaslatban foglalt észrevételeknek az Önkormányzat teljes körően eleget tett. 10 feladat esetében a határidı még nem járt le, ezek közül kiemelve, el kell még végezni a szabályzásokat: az európai uniós források igénybevételére és felhasználására; az elıirányzat nyilvántartás vezetésére; informatikai stratégiára és katasztrófa-elhárítási tervre; az önkormányzat költségvetési szerveire vonatkozó egységes számviteli rendre; az informatikai szabályzat hozzáférési kiegészítésére; az üzemeltetésre átadott eszközök üzemeltetıivel kötött szerzıdések kiegészítésére. Fıbb következtetések, javaslatok voltak: − Teljes körővé kell tenni az eddig részben megvalósított közérdekő adatok elektronikus közzétételét az Önkormányzat honlapján. − Az államháztartáson kívülre történı mőködési célú végleges pénzeszköz átadásokkal kapcsolatosan célszerő lenne a támogatások minimálisan nyújtható összegének meghatározása. − Az Intézkedési Terv le nem járt határidejő feladataira tett végrehajtások ellenırzését utóvizsgálat keretében kell elvégezni a 2009. év második negyedévében.
Önkormányzat 2008. évi Intézményi ellenırzési munkaterve
1.3.3
Gazdasági Ellátó Szervezetének 2007. évi vizsgálata alapján tett intézkedések végrehajtásának vizsgálata A megállapodás-tervezetek nem minden esetben feleltek meg a jogszabályi elıírásoknak, továbbá hiányosságként került megállapításra, hogy a részben önállóan gazdálkodó intézmények nem rendelkeztek az önállóan gazdálkodó intézmény által rendelkezésre bocsátott szabályzattal. Így szabályozottság tekintetében nagy elırelépések nem történtek, készültek tervezetek, melyek nem lettek hatályba léptetve. A belsı ellenırzés ismételt utóvizsgálat keretében ellenırzi a szabályzatok elkészítését, annak szakmai elıírások szerint történı megfelelését.
1.3.4
Egry József Általános Iskola és Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény és Csány-Szendrey Általános Mővelıdési Központ normatív állami hozzájárulásának ellenırzése A két oktatási intézményben tételesen ellenırzésre kerültek a gyermeklétszámok, melyek a normatív állami hozzájárulás igénylésének az alapját képezik. A létszámadatok a 2007. október 1-i statisztikai létszámokkal, azok, pedig a törzskönyvi nyilvántartásban szereplı létszámokkal megegyeztek. A belsı ellenırzés az elızı évhez hasonlóan ismételten hiányosságként állapította meg, hogy a fenntartó részérıl a normatív igénylést szolgáló létszámokra vonatkozóan nem történt ellenırzés, csak az intézmény által rendelkezésre bocsátott információk alapján történt a létszámadatok összesítése.
1.3.5
Keszthely Város Önkormányzata Hivatásos Tőzoltóságánál 2007. évben végzett pénzügyigazdasági ellenırzés utóvizsgálata Az intézmény intézkedési tervet készített, mely teljes körően tartalmazta a hiányosságok felszámolását. Ez alapján elkészültek a szabályzatok, melyek a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen kerültek összeállításra. A vizsgálat ideje alatt viszont az intézmény nem rendelkezett számlakerettel. Javaslatként merült fel, hogy a jövıben a szabályzatok karbantartását a helyi szabályozás, illetve a központi szabályozás változásakor a szükséges módosításokat el kell végezni.
3
1.3.6
Városi Kórház Keszthely gazdálkodása Az intézmény nem a jogszabályi elıírások szerint tervezte költségvetését, hanem úgynevezett maradványelv alapján. A bérek és járulékai után megmaradó összeg képezte a dologi kiadásainak összegét. A költségvetési elıirányzaton belül 11 keretösszeget határoztak meg, azonban az így kialakított keretgazdálkodás szabályozása nem történt meg. A vizsgált idıszakban jelentıs összegő szállítói állományt halmoztak fel. 2008 év során a fenntartó 179 millió Ft mőködési elıirányzatot biztosított a Kórház részére. Az olcsóbb és gazdaságosabb mőködés érdekében teendı vezetıi intézkedések nem voltak hatékonyak az ellenırzés megállapításai szerint. Egy átgondoltabb, jobb keretleosztással, a feladatok átszervezésével jelentıs kiadási megtakarítás lenne elérhetı. A vizsgálat során részletesen értékelésre kerültek a Cyto-Med’97 Bt-vel és a MEDERG Kft-vel kötött megállapodások. Felhívás történt a jogviszonyok és mőködések hatályos jogszabályi elıírások alapján történı rendezésére. A 2007. évi vizsgálat során feltárt hiányosságok felszámolása érdekében intézkedési tervet készített az intézmény, a feladatokat a megjelölt felelısök végre is hajtották. Szabályozták a folyamatba épített elızetes és utólagos ellenırzési rendszerét, azonban az nem mőködött hatékonyan. 2008.09.15-én zárult le a vizsgálat, melyet követıen 15 napon belül az intézmény megtette írásos észrevételét. Ezt követıen került sor az egyeztetı megbeszélésre 2008.10.13-án, illetve a dokumentumok ismételt megtekintésére 2008.10.18-án. A tapasztalatokról a Képviselı-testület a 2008.10.30-i ülésen kapott tájékoztatást.
1.3.7
Egyesített Szociális Intézmény gazdálkodása jogszabályi megfelelısségének utóvizsgálata Az utóvizsgálat alkalmával megállapításra került, hogy az intézmény gazdálkodása a jogszabályi elıírásoknak megfelelt. Rendelkezett az irányításhoz és mőködéshez szükséges érvényes okiratokkal, mőködési engedélyekkel. Az eredeti és az utóvizsgálat idıszaka is a 2007.12.31 elıtti idıszakra vonatkozott, ekkor az ESZI önállóan gazdálkodó költségvetési szervként mőködött. Az elızı belsı ellenırzés által tett megállapításokra megtették a szükséges intézkedéseket. Fıbb következtetések, javaslatok voltak: − Az intézmény mőködési engedélye 2008.12.31-ig volt érvényes. A megújítás érdekében javaslat történt a tárgyi feltételek biztosításának elızetes felülvizsgálatára, a szükséges intézkedések megtételére.
1.3.8
Fejér György Városi Könyvtár intézményi gazdálkodásának jogszabályi megfelelıssége Az intézmény gazdálkodása a jogszabályi elıírásoknak megfelelt. Rendelkezett az irányításhoz és mőködéshez szükséges érvényes okiratokkal. A vizsgált idıszakban a részben önállóan gazdálkodó intézmény 2007.07.01-ig a Goldmark KMK-hoz, azt követıen a GESZ-hez integrálódott. A GESZ ekkor még nem készítette el az együttmőködési megállapodást és a közösen alkalmazandó számviteli szabályzatokat. Fıbb következtetések, javaslatok voltak: − A 2007.07.01-tıl megváltozott gazdálkodási kapcsolatok miatt a Szervezeti és Mőködési Szabályzaton át kell vezetni a szükséges változtatásokat. − Az Internetes honlapon a publikált szabályzatokat frissíteni kell az aktuális állapotra. − Felhívás történt a GESZ által elkészítendı együttmőködési megállapodás és a gazdálkodási szabályzatok megismerésére és elfogadására. − Figyelem felhívás történt az utalványrendeletek és bizonylatok hitelesítésének maradéktalan elvégzésére.
1.3.9
Gazdasági Ellátó Szervezet élelmezésgazdálkodásának ellenırzése A GESZ Konyhán folytatott élelmezésgazdálkodásra a helyszíni ellenırzés során még az Egry Iskola épületrészében került sor. A GESZ, szervezeti egységének speciális szakmai tevékenységénél követendı eljárásokat, feladatokat még nem foglalta szabályzatba. Az élelmezési tevékenység rendszerében a Konyhán megvalósultak a részfolyamatok, az adminisztráció, a raktározás, az elıkészítés, az ételkészítés, a tálalás, a mosogatás. Az étrend összeállításánál törekedtek a kiegyensúlyozott tápanyag-ellátásra, változatosságra. Mindegyik dolgozó orvosi alkalmassága igazolt volt. A szúrópróbaszerő raktárellenırzés során a vizsgált termékek szavatossági ideje még érvényes volt. Az elmúlt idıszakokat tekintve a Konyha fızési igénybevétele folyamatosan szőkült, közel 60%-kal csökkent az utóbbi két évben.
4
Fıbb következtetések, javaslatok voltak: − Az Ügyrend kiegészítésénél figyelembe kell venni a Konyha vonatkozásában is a felmerülı gazdálkodási jogköröket. − Élelmezési szabályzat kidolgozásával a speciális tevékenységnél követendı eljárásokat szabályozni kell. − Kalkulációs program jelentısen segítené az ételtervezési munkát is a rugalmas készletnyilvántartás mellett.
1.3.10 Gazdasági Ellátó Szervezeténél tartott fenntartói ellenırzések utóvizsgálata, gazdálkodás ellenırzése A vizsgált idıszakban a GESZ-hez integrált részben önálló költségvetési szervek száma tovább bıvült, már 10 intézmény gazdasági feladatait látja el. Ennek következtében az Önkormányzat által meghatározott feladatként ellátandó alaptevékenysége 42 lett. A szabályszerő alkalmazottságot összegezve, a GESZ jelentıs mértékben felkészült az intézménycsoport pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátására. Az elmúlt idıszakban, a GESZ vonatkozásában elvégzett három fenntartói ellenırzés megállapításaira, észrevételeire, javaslataira a GESZ elkészítette intézkedési terveit. Az abban foglalt feladat megoldások elıkészítései és végrehajtásai a helyszíni ellenırzés idıpontjában még folyamatban voltak. Fıbb következtetések, javaslatok voltak: − A 2005.05.01-tıl hatályos Szervezeti és Mőködési Szabályzatot a jelentıs szervezeti változások miatt tételesen felül kell vizsgálni. − A 2003.01.01-tıl hatályos Ügyrend minden tekintetben a korábbi gazdasági kapcsolatokra épül, ezért módosítását el kell végezni. − Mind a tíz részben önállóan gazdálkodó intézmény esetében ki kell dolgozni az alapító okirat szerint meghatározott együttmőködési megállapodásokat. − A gazdálkodásra irányuló közös szabályzatokat soron kívül el kell készíteni. − Figyelem felhívás történt az utalványrendeletek és bizonylatok hitelesítésének maradéktalan elvégzésére. − Az elsı szintő pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszer létrehozását és mőködtetését szolgáló FEUVE szabályzatot ki kell alakítani.
1.3.11 Goldmark Károly Mővelıdési Központ és Szabadtéri Színház gazdálkodásának jogszabályi megfelelıssége Az intézmény gazdálkodása a jogszabályi elıírásoknak megfelelt. Rendelkezett az irányításhoz és mőködéshez szükséges érvényes okiratokkal. A vizsgált idıszakban a korábban önállóan gazdálkodó intézmény 2008.01.01-tıl a GESZ-hez integrálódott. Az ellenırzés vizsgált idıszaka egyaránt érintette a korábbi és a megváltozott gazdálkodású mőködési rendet. Az önálló gazdálkodása során az intézmény rendelkezett Ügyrenddel, valamint az önálló számviteli politikában és a kapcsolódó szabályzatokban a helyi sajátosságoknak megfelelıen meghatározták a feladatokat. A GESZ ekkor még nem készítette el az együttmőködési megállapodást és a közösen alkalmazandó számviteli szabályzatokat. Fıbb következtetések, javaslatok voltak: − Az együttmőködési megállapodás ismeretében a megváltozott gazdálkodási kapcsolatok miatt a Szervezeti és Mőködési Szabályzaton át kell vezetni a szükséges változtatásokat. − Felhívás történt a GESZ által elkészítendı együttmőködési megállapodás és a gazdálkodási szabályzatok megismerésére és elfogadására. − Figyelem felhívás történt az utalványrendeletek és bizonylatok hitelesítésének maradéktalan elvégzésére.
1.3.12 Keszthely Város Vendéglátó, Idegenforgalmi, Kereskedelmi Szakképzı Iskolája és Kollégiuma gazdálkodásának pénzügyi ellenırzése A 2007. költségvetési évben az intézménynél a költségvetési gazdálkodás a jogszabályokkal és a rendelkezésre álló pénzügyi forrásokkal összhangban történt. A vizsgált idıszakban a korábban önállóan gazdálkodó intézmény 2008.01.01-tıl a GESZ-hez integrálódott. A szervezet irányítását tekintve is változás volt, új igazgatót neveztek ki. Az ellenırzés egyaránt érintette a korábbi és a megváltozott gazdálkodású mőködési rendet. Az önálló gazdálkodás során a számviteli politikában és a kapcsolódó szabályzatokban a helyi sajátosságoknak megfelelıen meghatározták a feladatokat.
5
A GESZ viszont ekkor még nem készítette el az együttmőködési megállapodást és a közösen alkalmazandó számviteli szabályzatokat. 2008.06.16-án közoktatási szakértı segítségével megtörtént a szakmai átvilágítás is, melyre intézkedési tervet állítottak össze. A fenntartó minimális mértékő hozzájárulása érdekében ugyancsak intézkedési tervet dolgoztak ki a gazdálkodás rendbetételére, mivel 2005. évtıl kezdve a VSZK összes bevétele folyamatosan csökkenı tendenciát mutat. Fıbb következtetések, javaslatok voltak: − Az ellenırzési és a szakértıi jelentés által feltárt kiegészítések miatt szükséges a Szervezeti és Mőködési Szabályzat módosítása. − Felhívás történt a GESZ által elkészítendı együttmőködési megállapodás és a gazdálkodási szabályzatok megismerésére és elfogadására. − Következetesen végre kell hajtani a szorító körülményeket teljes körően feltáró intézkedési terveket. − Egyeztetni kell az önállóan és részben önállóan gazdálkodó intézmények között mőködı pénzügyi információ áramlás hatékonyságának növelését.
1.3.13 Egry József Általános Iskola és Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény gazdálkodásának jogszabályi megfelelıssége Az intézmény gazdálkodása a jogszabályi elıírásoknak megfelelt. Rendelkezett az irányításhoz és mőködéshez szükséges érvényes okiratokkal. A gazdálkodási tevékenységét már régóta a GESZ látja el. 2005. június 24-én írtak alá csoportos Együttmőködési megállapodást a GESZ, mint önálló intézmény és 9 részben önállóan gazdálkodó intézmény. Azonban több szempont a finomítását, módosítását teszi indokolttá. A GESZ ekkor még nem készítette el a közösen alkalmazandó számviteli szabályzatokat. Fıbb következtetések, javaslatok voltak: − A tevékenység és mőködés részletei több tekintetben változtak, ezért szükséges a hatályos Szervezeti és Mőködési Szabályzat tételes felülvizsgálata, módosítása. − Felhívás történt a GESZ által módosítandó együttmőködési megállapodás és a gazdálkodási szabályzatok megismerésére és elfogadására. − Figyelem felhívás történt az utalványrendeletek és bizonylatok hitelesítésének maradéktalan elvégzésére. Terven felüli intézményi ellenırzés 2008. évben
1.3.14 Goldmark Károly Mővelıdési Központ és Szabadtéri Színház szakfeladatainál az ÁFA visszaigénylési gyakorlat célvizsgálata Az ellenırzés egyaránt érintette a korábbi és a megváltozott gazdálkodású mőködési rendet. A Goldmark KMK szakágazati besorolása ÁFA vonatkozásában adóköteles tevékenységnek minısül. Az önkormányzat által meghatározott feladatként ellátandó alaptevékenységek között, pedig részben, vagy egészben adómentes tevékenységek is szerepelnek. Az intézmény mőködéséhez szükséges teljes kiadások fedezéséhez jelentıs felügyeleti szervtıl kapott támogatásban részesül. Erre a helyzetre adhat lehetıséget az Áfa törvény 123.§-ban rögzített elızetesen felszámított adó arányosítással történı megosztása. A vizsgált, teljes 2007. éves mintavétel alapján a befizetendı adó összegét mérsékelni lehetett volna. A levezetés az ÁFA törvény alap értelmezésén nyugszik. Eddig minden évben a fizetendı ÁFA összege teljes mértékben befizetésre került az APEH részére, a levonás eddig nem volt gyakorlat. Fıbb következtetések, javaslatok voltak: − Az elkövetkezendı idıszakokra figyelembe kell venni az ÁFA bevallások elkészítésénél a befizetendı adó megállapításánál a beszerzést terhelı, elızetesen felszámított, levonható adó meghatározását. − A kellı körültekintéssel élve, a szükséges elıkészítéseket meg kell tenni. 1.4
Az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma
6
A belsı ellenırzések során nem merült fel olyan tény, vagy adat, amely alapján az önkormányzat és intézményei dolgozóival szemben fegyelmi felelısségre vonásra, anyagi kártérítésre, szabálysértési, vagy büntetıeljárásra kellett volna sort keríteni. 1.5
2
A folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési rendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok Mind a Polgármesteri Hivatal, mind az intézmények tekintetében a bizonylati rend és okmányfegyelem áttekintése során kiderült, hogy a munkafolyamatba épített ellenırzési kötelezettségének eleget tett a kötelezettségvállalás ellenjegyzıje, a szakmai teljesítés igazolója, az érvényesítı és az utalvány ellenjegyzıje, valamint a pénztárellenır. Továbbá a munkafolyamatokba épített ellenırzés részletei a pénzügyi dolgozók munkaköri leírásaiban is szabályozásra kerültek. A Polgármesteri Hivatalban 10.417/2008. számon 2008.07.01-i hatállyal lett a FEUVE szabályzat ismételten jóváhagyva, mellyel teljesült az Ámr.121.§-ában felvázolt kötelezettség a költségvetési szerv vezetıje számára, illetve az ÁSZ észrevételei is kiegészítésre kerültek. Az integrált, részben önálló intézményekkel kötendı együttmőködési megállapodás szerint az intézménycsoporton belül folytatott FEUVE, azaz az elsı szintő pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszer létrehozásáért és mőködtetéséért a GESZ a felelıs, aki 2008. évben még nem rendelkezett a közös, jóváhagyott FEUVE szabályzattal. A kidolgozáshoz figyelembe kell venni az Ámr.145/A.§(3) bekezdésében jelzett pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatókban foglaltakat.
A belsı ellenırzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása
2.1
Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámoló, az ellenırzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatai Az ellenırzési jelentés megismerését követıen a következtetésekben, javaslatokban foglaltakat figyelembe véve intézkedési tervet készítettek, melyben a feladatok, a határidık és a felelısök rögzítésre kerültek. Az intézkedési tervet a jegyzı jóváhagyta, a realizáló intézkedések végrehajtásáért, a hiányosságok határidıre történı felszámolásáért, az ellenırzés tapasztalatainak hasznosításáért egyrészt az intézményvezetık és a gazdasági vezetık lettek felelıssé téve. A korábbi évek intézkedési terveiben megfogalmazottak realizálása a tárgyévi ellenırzési munkatervekben szereplı utóvizsgálatok alkalmával kerültek felülvizsgálatra. A 2008. évben megfogalmazott intézkedési tervben foglaltak az elkövetkezendı évek utóvizsgálatai során kerülnek értékelésre.
2.2
Az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A FEUVE fejlesztésével kapcsolatos, megoldásra váró feladatok: − A FEUVE részeinek (ellenırzési nyomvonal, kockázatkezelés, szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje) folyamatos aktualizálása; a szabályzatokban foglaltak maradéktalan végrehajtása. − A FEUVE rendszerrel összhangban a kapcsolódó ellenırzési feladatok a megfelelı, gazdálkodásra vonatkozó szabályzatokba, munkaköri leírásokba, ügyrendbe, SzMSz-be épüljenek be. − A belsı szabályzatok folyamatos aktualitásának megteremtése a jogszabály változások következtében elvégzett rendszeres módosítások elvégzésével. A belsı ellenırzés fejlesztésével kapcsolatos, megoldásra váró feladatok: − Továbbra is alapvetıen támogató, a vezetést segítı ellenırzési rendszer mőködtetése, az esetleges szabálytalanságok feltárása mellett az ellenırzési tevékenység hatékonyan segítse az intézmény vezetıinek tevékenységét, a mőködés törvényességének biztosítását. − A belsı ellenırzés tervezésében a kockázatelemzési eljárás fokozottabb figyelembe vétele a mőködés szempontjából magasabb kockázatot mutató területek pontosabb feltárása és meghatározása érdekében. − Megfelelı szakmai segédanyagok beszerzésének és a szakmai képzéseken, továbbképzéseken való részvétel biztosítása a belsı ellenır számára a hatékony ellenıri munka érdekében.
7
Tisztelt Képviselı-testület! Kérem, hogy szíveskedjen megtárgyalni az elıterjesztést és elfogadni az alábbi határozati javaslatot.
Határozati javaslat …/2009. (IV. 30.) sz. Képviselı-testületi határozat Keszthely Város Önkormányzata Képviselı-testülete megtárgyalta a „Tájékoztató a 2008. évi belsı ellenırzési tevékenységrıl” címő elıterjesztést és az alábbi határozatot hozta. 1. Keszthely Város Önkormányzata Képviselı-testülete az elıterjesztést elfogadja, egyben utasítja az önkormányzat fenntartásában mőködı költségvetési szervek vezetıit a jogszabályszerő gazdálkodásra, és az elfogadott belsı ellenıri megállapításokra tett intézkedési tervekben foglaltak határidın belül történı realizálására. 2. A képviselı-testület felhívja továbbá az önkormányzat fenntartásában mőködı költségvetési szervek vezetıinek figyelmét arra, hogy fordítsanak fokozottabb figyelmet az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121.§-ában elıírt, folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési kötelezettségeikre. 3. A képviselı-testület felkéri Keszthely Város Jegyzıjét, hogy az ellenırzések tapasztalatiról, valamint jelen határozatról Keszthely Város Önkormányzata fenntartásában mőködı intézmények vezetıit tájékoztassa. Határidı: folyamatos, illetve tájékoztatásra: 2009. május 4. Felelıs: Dr. Markó Péter jegyzı Valamennyi költségvetési szerv vezetıje
Keszthely, 2009. március 25. Ruzsics Ferenc polgármester
A tájékoztatót készítette: Szabó Béla belsı ellenır Keszthely és Környéke Kistérségi Többcélú Társulás
8
1. számú melléklet 1.) Polgármesteri Hivatal 2008. évi Belsı ellenırzési munkaterve Vizsgált intézmény
Ellenőrzés tárgya
Ellenőrzés típusa
Vizsgált időszak
Helyszíni vizsgálat ideje
Ellenőrzési jelentés kelte
Polgármesteri Hivatal Osztályai
2007. évi belsı ellenırzésekre tett intézkedések felülvizsgálata
Pénzügyigazdasági, szabályszerőségi
2007.01.01 2008.03.31
2008. július
2008.06.26
Polgármesteri Hivatal Osztályai
Az ÁSZ 2007. évi átfogó ellenırzése vizsgálata
Pénzügyigazdasági
2007.01.01 2008.06.30
2008. szeptember
2008.09.29
Helyszíni vizsgálat ideje
Ellenőrzési jelentés kelte
2.) Önkormányzat 2008. évi Intézményi ellenırzési munkaterve Vizsgált intézmény
Ellenőrzés tárgya
Ellenőrzés típusa
Vizsgált időszak
Alsófokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete
Intézményi szabályzatok, együttmőködési megállapodások, leltározás, mérlegtételek alátámasztása
Szabályszerőségi
2007.06.01 2008.02.28
2008. március
2008.03.31
Egry József Általános Iskola; Csány-Szendrey Általános Mővelıdési Központ
2007. évi normatív támogatás igénylése és elszámolása
Pénzügyigazdasági
2006.10.01 2008.02.28
2008. március
2008.03.31
Keszthely Város Önkormányzata Hivatásos Tőzoltósága
A 2006. évi vizsgálat hiányosságainak felszámolása érdekében tett intézkedések felülvizsgálata
Szabályszerőségi
2006.01.01 2007.12.31
2008. március
2008.03.31
Városi Kórház Keszthely
Gazdálkodás ellenırzése
Pénzügyigazdasági, szabályszerőségi
2006.01.01 2008.06.30
2008. augusztusszeptember
2008.09.15
Keszthely Város Egyesített Szociális Intézménye
Intézmény gazdálkodásának jogszabályi megfelelıssége utóvizsgálata
Pénzügyigazdasági
2007.07.01 2007.12.31
2008. július
2008.07.16
Fejér György Városi Könyvtár
Intézmény gazdálkodásának jogszabályi megfelelıssége
Pénzügyigazdasági, szabályszerőségi
2006.01.01 2008.03.31
2008. július
2008.07.23
Alsófokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete
Élelmezésgazdálkodás ellenırzése
Pénzügyigazdasági
2006.01.01 2007.12.31
2008. július
2008.07.25
Alsófokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete
Fenntartói ellenırzések utóvizsgálata, gazdálkodás ellenırzése
Pénzügyigazdasági, szabályszerőségi
2007.01.01 2008.06.30
2008. szeptember
2008.10.07
Goldmark Károly Mővelıdési Központ és Szabadtéri Színház
Intézmény gazdálkodásának jogszabályi megfelelısége
Pénzügyigazdasági, szabályszerőségi
2007.01.01 2008.08.31
2008. szeptember
2008.12.10
Vendéglátó, Idegenforgalmi, Kereskedelmi Szakképzı Iskola és Kollégium
Az intézmény gazdálkodásának ellenırzése
Pénzügyigazdasági
2007.01.01 2008.08.31
2008. szeptember
2008.12.29
Egry József Általános Iskola és Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény
Intézmény gazdálkodásának jogszabályi megfelelısége
Pénzügyigazdasági, szabályszerőségi
2007.01.01 2008.08.31
2008. szeptember
2008.12.15
Ellenőrzés típusa
Vizsgált időszak
Helyszíni vizsgálat ideje
Ellenőrzési jelentés kelte
Pénzügyigazdasági
2007.07.01 2008.06.30
2008. július
2008.07.30
3.) Terven felüli intézményi ellenırzés 2008. évben Vizsgált intézmény
Ellenőrzés tárgya
Gazdasági Ellátó Szervezet; Goldmark Mővelıdési Központ
Goldmark Károly Mővelıdési Központ és Szabadtéri Színház szakfeladatainál az ÁFA visszaigénylési
9
gyakorlat célvizsgálata
10
