Keszthely Város Polgármestere 8360, Keszthely, Fı tér 1. Tel.: 83/505-504, Fax.: 83/505-502 Napirend: …………. Szám: 1/40.001-187/2010.
Törvényességi szempontból kifogást nem emelek. Dr. Markó Péter jegyzı
ELİTERJESZTÉS Keszthely Város Önkormányzata Képviselı-testülete 2010. szeptember 30-i soros ülésére Tárgy: Tájékoztató Keszthely Város Önkormányzata 2010. második negyedévi belsı ellenırzési tervének teljesítésérıl Elıterjesztı: Ruzsics Ferenc polgármester Elıterjesztésért felelıs: Dr. Markó Péter jegyzı Tisztelt Képviselı-testület! Keszthely Város Önkormányzata Képviselı-testülete 325/2009. (XI.26.) számú határozatával fogadta el a 2010. évi Polgármesteri Hivatal Belsı Ellenırzési Munkatervet és az Intézményi Ellenırzési Munkatervet. Az ellenırzési munkatervek 2010. év második negyedévében három vizsgálatot tartalmaztak, melyek végrehajtása megtörtént. (Határozat-kivonat: 1. sz. melléklet) További rendkívüli célvizsgálatra is sor került a Keszthely VSZK vonatkozásában. Az ellenırzések lebonyolítása a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003.(XI.26.) Kormányrendelet (Ber.) 23-27.§-aiban foglalt elıírások alapján történt, figyelembe véve a Pénzügyminisztérium útmutatását, illetve a hatályos Belsı ellenırzési kézikönyvben rögzítetteket. Az ellenırzésekre hitelesített megbízólevél és ellenırzési program adott felhatalmazást. A tapasztalatok ellenırzési jelentésben lettek összegezve, megfogalmazva az ellenırzés célját, részletesen bemutatva a megállapításokat, és ezek összefoglalását. Tartalmazta az érdemi következtetéseket, javaslatokat, melyeket mindkét vizsgálat esetében az érintettek észrevételt nem téve záradékban elfogadtak. I. 2010. év második negyedévi vizsgálatai Belsı ellenırzés: 1. Keszthely Város Önkormányzata közbeszerzéseinek szabályozottsága és lebonyolítása 2. Polgármesteri Hivatal humánerıforrás gazdálkodása Fenntartói ellenırzés: 3. Keszthely Város Önkormányzata Hivatásos Tőzoltósága gazdálkodásának ellenırzése Soron kívüli fenntartói ellenırzés: 4. Keszthelyi VSZK kollégiumi férıhelyeinek szorgalmi idıszakon kívüli hasznosítása 2006-2007. évben
1
II. Ellenırzések megállapításai 1. Keszthely Város Önkormányzata közbeszerzéseinek szabályozottsága és lebonyolítása Keszthely Város Önkormányzata a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény (továbbiakban: Kbt.) 6.§.(1) bekezdése szerint folyamatosan felkészült a közbeszerzési eljárások lebonyolításárára, és ennek fontos garanciáját jelentı un. Közbeszerzési szabályzatát elkészítette. A szabályzatot az idén felülvizsgálták, 155/2010.(V.27.) számú határozattal jóváhagyásra került. Alapvetıen összhangban van a törvényi rendelkezéssel, általános jelleggel készíti elı a közbeszerzések rendjét. A célok mellett rögzítve lettek az alapelvek, a szabályzat tárgyi és személyi hatályai. Új meghatározás az éves összesített közbeszerzési terv, az eljárások dokumentálása, az éves adatszolgáltatás, és az eljárás nyilvánosságának szabályozása. Szabályozták a közbeszerzési eljárás során az Önkormányzat, mint ajánlatkérı nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelısségi körét. Kijelölték az eljárás során hozott döntésekért felelıs személyt, személyeket, testületeket. Egyik melléklete az Értékelı Bizottság munkarendjét, másik melléklete pedig, az összeférhetetlenség és titoktartási nyilatkozat mintát tartalmazza. Az önkormányzat általános Közbeszerzési szabályzata nem tesz említést a közbeszerzések értékhatárára. A közösségi értékhatárokra a Kbt.30-34.§-ában, a nemzeti értékhatárokra pedig, a Kbt.244.§-ában foglalt kötelezı rendelkezéseket tartják be. A Kbt.402.§-a rögzített átmeneti rendelkezéseket az értékhatárokra, de azt követıen az éves költségvetési törvény állapítja meg ezeket. Viszont további rendelkezést adott ki a közbeszerzések ellenırzöttsége és monitoringjának érdekében. A 19/2007.(IV.27.) számú rendelet a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésekrıl szól. Vonatkozik a költségvetési rendeletben jóváhagyott beszerzésekre, beruházásokra, tervezésekre, felújításokra, rekonstrukciókra, készletbeszerzésekre, szolgáltatásokra. Egységes, követendı keretet ír elı a beszerzések megvalósításában. Ez jelenti az elıkészítést, a végrehajtást, a közremőködık kiválasztását, a szerzıdéskötés szempontjait, a beszerzés forrásait, és elszámolását, pénzügyi feltételeit, az üzembe helyezést, és végül a beszerzési folyamat lezárását. A költségvetési gazdálkodás során a közbeszerzések tervezése összhangban volt a törvényi és a helyi szabályozással. A vizsgált idıszakban a Kbt.5.§-a, és a helyi szabályozás II.1.2. pontjának elıírásait betartva, a polgármester jóváhagyásra elıterjesztette az éves összesített közbeszerzési terveket. A 2008. évi tervet a Képviselı-testület 64/2008.(III.27.) számú határozatával, a 2009. évit 56/2009.(III.26.) számú határozatával, a 2010. évit 69/2010.(III.25.) számú határozatával hagyta jóvá. A szabályozást betartva, gondoskodtak a nyilvánosságról, mert az Önkormányzat honlapján közzétették a 2009. és 2010. évi összesített közbeszerzési tervet. A jegyzı gondoskodott a Közbeszerzések Tanácsának történı megküldésrıl is. A vizsgált idıszak három évében (2008, 2009, 2010) jóváhagyott összesített közbeszerzési tervek közül mintavételesen három eljárás került tételesen felülvizsgálatra. A 2009. évi összesített közbeszerzési tervhez képest változás jelentkezett. Az Önkormányzat 2009. májusban pályázatot nyújtott be a „Települési önkormányzati szilárd burkolatú belterületi közutak burkolat-felújításának támogatására”, amely közbeszerzési eljárást vont maga után. A Kbt.5.§.(4) bekezdése szerint az ajánlatkérı a közbeszerzési tervben nem szereplı közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa elıre nem látható okból elıállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. A Képviselı-testület a lefolytatásra és a megvalósításra engedélyt adott 168/2009.(V.27) és 169/2009.(V.27) számú határozataival, illetve a 288/2009.(X.8.) számú határozattal történt módosítással. Ezekben az esetekben azonban a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. A módosítás átvezetése és elfogadása nem történt meg a 2009. évi összesített közbeszerzési tervében, ezért felhívom a figyelmet a módosítások elıírás szerinti elvégzésére. A Polgármesteri Hivatal osztályainak felügyeletével valósultak meg a mintavételesen kiválasztott 2009. évi 1. számú (Szervezetfejlesztési tanácsadás ÁROP pályázat keretében), az új 7. számú (Útburkolat felújítás Keszthely város közigazgatási területén), valamint a 2010. évi folyamatban lévı 1. számú (VSZK infrastrukturális fejlesztése) közbeszerzési eljárások. Mindegyik közbeszerzés egyszerő eljárásrend keretében valósult meg. A szakmai osztályok a közbeszerzési dokumentációkat rendezett és ellenırizhetı formában biztosították az ellenırzés számára. A szakértıi szolgáltatás beszerzését a Polgármesteri Kabinet, az építési beruházások
2
beszerzését a Városüzemeltetési Osztály vezényelte le. A VSZK fejlesztésnél elsı körben a külsı lebonyolító kiválasztására kellett lefolytatni az eljárást. Ez utóbbinál az értékhatár alatti rendelet, a többi esetben a Közbeszerzési szabályzat elıírásai szerint jártak el. Az ajánlattételi felhívások, ajánlati dokumentációk a Kbt-ben elıírt formában, tartalommal és határidık betartásával kerültek megjelenítésre a Közbeszerzési Értesítıben, illetve a vállalkozók részére feladásra. A felhívások a beszerzés tárgyára vonatkozó részletes leírásokat tartalmazták, az ajánlatok elbírálásának szempontjait a Kbt.57.§-ában foglaltaknak megfelelıen határozták meg. A kialakított szempontrendszerek az Önkormányzat elvárásainak érvényesülését biztosították. Az útburkolat felújítás esetében az eljárás fajtáját az egybeszámítással kialakított összesített értékre figyelemmel helyesen határozták meg. Ennél az eljárásnál közbeszerzési tanácsadót kértek fel. Az ajánlatok bontása a Kbt.79-80.§-a szerint történt. Az ajánlatok bontásáról mindegyik esetben jegyzıkönyvet vettek fel, és csatolták a jelenléti íveket. A Kbt.80.§.(3) bekezdésében elıírt ajánlati elemek ismertetésre és rögzítésre kerültek a jegyzıkönyvben. Az elsı két esetben a beérkezett ajánlatokat a Bíráló Bizottság tagjai az ajánlattételi felhívás, a dokumentációkban foglalt feltételek, és a Kbt. által elıírt formai és tartalmi követelmények alapján vizsgálta meg, tapasztalataikat a Közbeszerzési eljárás bírálatának jegyzıkönyvébe foglalták. A Közbeszerzési szabályzat III.1.5. pontja szerinti 4 fı állandó tag mindkét esetben szavazati joggal részt vett az értékelésben. Minden tag külön-külön töltötte ki és írta alá a bírálati lapokat, melyeket a jegyzıkönyvhöz csatoltak. Szintén elıírás szerint minden jelenlévı személy aláírta az adott közbeszerzésre vonatkozóan az összeférhetetlenségi, titoktartási nyilatkozatot. Azonban nincs összhangban a bizottság megnevezése a Közbeszerzési szabályzatban, illetve az eljárási dokumentációkban. A szabályozás Értékelı Bizottság létrehozását rögzíti, míg a bírálati jegyzıkönyvek Bíráló Bizottságot említenek. A gyakorlati tevékenység igazolja, hogy ugyanarról a bizottságról van szó, akinek kompetenciája van dönteni. A szakmai osztályok elkészítették, és minden ajánlattevınek megküldték az egyszerő közbeszerzési eljárásról az írásbeli összegzéseket, megjelölve az eljárások nyertesét. A VSZK felújítás esetében az értékhatár alatti rendelet szerint Szakértıi Munkacsoport döntött az elıírások alapján a külsı lebonyolító kiválasztásában. A továbbiakban pedig, külsı lebonyolító a közbeszerzési ütemterv szerint tette meg a szükséges és jogszerő intézkedéseket. A Bíráló Bizottság, illetve a Képviselı-testület döntéseit és felhatalmazásait követıen a megbízottakkal, vállalkozókkal kötött szerzıdésekben a polgármester vállalta a kötelezettségeket, melyeket a jegyzı ellenjegyzett. A teljesítéseket mennyiségi és minıségi tekintetben minden esetben igazolták. A benyújtott számlák értékei, és a kifizetések megfeleltek a szerzıdésben, valamint a közbeszerzési eljárásban tervezett és elbírált összegeknek. A teljesítésekkel kapcsolatosan érvényesült a bizonylati rend és okmányfegyelem, mert a megvizsgált utalványrendeleteken az érvényesítések, ellenjegyzések, kontírozások, könyvelések, teljesítésigazolások minden esetben hitelesítve voltak, és csatolták az alapbizonylatokat. Szabályszerően az arra jogosult személyek látták el ezeket a hitelesítéseket. Az ellenırzés javaslatai voltak: Gondoskodni kell az éves összesített közbeszerzési tervekben történt kiegészítések, módosítások átvezetésérıl, elfogadásáról a Kbt.5.§.(4) bekezdése szerinti elıírásokat betartva. Az önkormányzat Közbeszerzési szabályzatában Értékelı Bizottságként, a közbeszerzési eljárások dokumentációiban Bíráló Bizottságként szereplı, a gyakorlati tevékenységében döntés-elıkészítı bizottság megnevezését egységesíteni szükséges, összhangba kell hozni. 2. Polgármesteri Hivatal humánerıforrás gazdálkodása Az alapító okiratban foglaltakat a felügyeleti szerv által jóváhagyott Szervezeti és Mőködési Szabályzat kellıen részletezi. A hatályos szabályzat alapvetıen eleget tesz az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (továbbiakban Ámr.) 20.§.(2) bekezdése által elıírt tartalmi követelményeknek. Az SZMSZ mellékletét képezı Ügyrendben valósul meg a humánerıforrás gazdálkodás elsırendő szabályozása, mellyel a Titkárság van megbízva. Sokrétően lát el feladatokat, köztük a személyügyi tevékenységet is. A konkrét teendık teljes részletességgel, 41 pontban kerülnek felsorolásra. Az Önkormányzat, illetve a Polgármesteri Hivatal szükséges létszámáról is történik rendelkezés. A Hivatal belsı szervezeti felépítését az Ügyrend 1. és 2. számú melléklete tartalmazza. Osztályonként, munkakörönként került meghatározásra a szükséges létszám, ami összesen 97,5 fı. Az érvényben lévı szabályozások a jogszabályi elıírásoknak, és a helyi szervezeti sajátosságoknak megfelelıen teljes körően lefedik a létszám- és bérgazdálkodási folyamatokat, így biztosított a mőködés szabályszerőségi feltételrendszere.
3
A vizsgált idıszakban (2008–2009–2010. év) a költségvetési rendeletekben mindenkor megtervezték a létszámkeretet. Az illetmény és létszám elıirányzatok összhangban voltak a gyakorlati alkalmazással. Az SZMSZ-ben, a Polgármesteri Hivatalra leszabályozott létszám megegyezett a 2010. évben tervezett létszámkerettel. A tervezett 98 fıbıl 2 fı 2011. március 31-ig, 0,5 fı pedig 2010. augusztus 31-ig határozott idejő szerzıdéssel rendelkezik. Továbbá tartalmazza a 2 fı választott tisztségviselıt is. 2010. évben újszerő a létszámtervezésben, hogy szerepeltetik az önkormányzat által közfoglalkoztatottak éves létszám-elıirányzatát is, amely 42 fı. A költségvetési kiadásokban a Polgármesteri Hivatal esetében a kiemelt elıirányzatok közül a személyi juttatások és a munkaadókat terhelı járulékok módosított elıirányzatai minden évben növekedtek az eredeti elıirányzatokhoz képest. A személyi juttatások esetében 2008. évben 3,9%-kal, 2009. évben 8,7%-kal, míg a munkaadókat terhelı járulékok tekintetében 2008. évben 4,2%-kal, 2009. évben 5,4%-kal. Mindkét évben 95% körüli ezeknek a kiemelt elıirányzatoknak a teljesülési százaléka. A személyi juttatások belsı összetételét vizsgálva 2008. évben a rendszeres személyi juttatás teljesítése közel 10%-kal maradt el a módosított tervezettıl, míg a munkavégzéshez kapcsolódó juttatások több mint 40%-kal túlteljesültek. Ebben a normatív jutalomnak volt a legnagyobb hatása. 2009. évben a tendenciák maradtak, de a kiadások értékei szinte minden kategóriában alulmaradtak, az elızı évhez képest a személyi juttatások 93%-ot, a munkaadókat terhelı járulékok 88%-ot képviselnek. A feladatok végrehajtása a szabályzatokkal összhangban, és a folyamatok dokumentálásával valósult meg. A Titkárság naprakészen vezeti az úgynevezett állománytáblázatot, eszerint a hivatal aktuális létszáma 97,5 fı. A jelenlegi állomány jellemzıi. Hat fı határozott idejő szerzıdéssel, míg a többiek határozatlan idejő szerzıdéssel állnak alkalmazásban. Két dolgozó peres eljárás következtében került munkakörébe visszahelyezésre. Két alkalmazott fizetés nélküli szabadságon van, egy pedig prémium éveit tölti. Három dolgozó veszi igénybe jelenleg szülési szabadságát. A helyettesítéseket helyenként belsı átirányítással oldja meg a hivatal. Közcélú és közhasznú foglalkoztatás keretében 11 fı a hivatal osztályainak munkáját fıleg adminisztrátori munkakörben segítik. A vizsgált idıszakban a Képviselıtestület hat határozatot hozott a hivatal létszámváltozásait érintıen. A legjelentısebb döntés 2008. évben a gazdaságossági, költségtakarékossági szempontok miatt 11 álláshelyet szüntet meg. A dolgozók személyi aktáit rendezett körülmények között, páncélszekrényben elzártan tárolják a Titkárságon. Ezek alapján a humánpolitikai ügyintézı feldolgozza, és folyamatosan aktualizálja az állománytáblázat összesítı adatait. A személyi anyagok kiadását is szakszerően követik. Két dolgozó személyi anyaga lett mintavételesen kiválasztva, ezeken belül az iratok tételesen ellenırzésre kerültek. A személyi aktákat fényképpel látják el, és egy tartalomjegyzék foglalja össze meghatározott kategóriai sorrend szerint a dolgozó iratait. Ezek a fı témakörök: adatlap, önéletrajz, minısítés, jellemzés, javaslat, hivatali okmányok, egyebek. A munkavállalók személyi anyagai között minden esetben szerepeltek a munkaköri leírások, melyek különbözı tartalommal, személyre szabottan határozták meg a feladatokat, rögzítették a felelısségeket. A munkavállalók a leírásban foglaltakat minden esetben aláírásukkal tudomásul vették. A munkaügyi és bérszámfejtési feladatokat központi számítógépes rendszerekkel végzik. Éppen a helyszíni vizsgálat idejében lett új struktúra bevezetve. 2010. június 14-ig az un. IMI, ezt követıen azonban az internet alapon mőködı KIR3 rendszerrel kell a tevékenységeket elvégezni. Mintavételesen két-két dolgozó esetében lett felülvizsgálva a 2009. március, illetve szeptember havi illetmény bérszámfejtése. Valamennyi osztályon elıírás szerint vezetik a bérszámfejtés alapbizonylatát képezı jelenléti íveket. A kifizetett napok egyezısége fennállt a vizsgált személyek esetében. A munkahelyen töltött idıt, illetve a ki- és belépéseket elektronikus rendszer segítségével is figyelemmel kísérik. A rendkívüli munkavégzésekre, valamint a helyettesítésekre a hivatal Közszolgálati szabályzata és a Munkaügyi szabályzata adja meg a rendelkezéseket. Ezekben az elrendelést és a nyilvántartást részletesen meghatározták. 2010. évben két alkalommal jelezte az illetékes osztályvezetı a helyettesítések tényét a jegyzı számára, kérve a helyettesítési díjak megállapítását. Ezt követıen a jegyzı minden érintett dolgozó számára munkáltatói intézkedést adott ki, ugyanakkor a Kincstártól kérte ezek számfejtésének elvégzését. A Ktv. 49/E.§-a alapján a köztisztviselık jubileumi jutalomra jogosultak, 2009. évben a Polgármesteri Hivatalban nyolc dolgozó volt érintett. A Ktv. 33.§-a rendelkezik a köztisztviselı képzésérıl, továbbképzésérıl. 2009. évben kilenc dolgozó alap- és szakvizsgája szerepelt. A tanfolyamokkal, tanulmányi ügyekkel kapcsolatos bizonylatok kiegyenlítésre kerültek. A hozzátartozó
4
utalványrendeleteken elıírás szerint elvégezték az érvényesítést, ellenjegyezték és utalványozták. A számlákat csatolták, melyeken megtörtént a szakmai teljesítések igazolása is. A képviselı-testület 4/1992.(III.1.) számú rendelete szabályozta a városi elismerı címek és kitüntetések alapítását, adományozását. A Titkárság 2009. évben is az egyes kitüntetési formákra vonatkozó javaslattétel feltételeit a rendeletben foglaltakra figyelemmel közzétette. Ezt követıen döntésre összeállították az elıterjesztéseket. Az SZMSZ részletesen rögzíti, hogy a Vtv. alapján a hivatalban mely munkakörök járnak vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel. A jegyzı Szabályzatot adott ki 2008. június 1-i hatállyal a vagyonnyilatkozat átadására, nyilvántartására, a személyes adatok védelmére, a vagyongyarapodási vizsgálatot megelızı meghallgatásra vonatkozóan. A kötelezettek nyilatkozatai zárt borítékban, páncélszekrényben vannak elhelyezve, melyrıl vezetik az elıírt nyilvántartást. A Vtv. 5.§.(2) bekezdése alapján a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséget az esedékesség évében június 30-ig kell teljesíteni. Ennek érdekében 2010. május 5-én a humánpolitikai ügyintézı elıkészítette a felkérı leveleket, így a jegyzınek, 6 fı osztályvezetınek, és 25 fı ügyintézınek kellett határidıben elkészítenie a nyilatkozatokat. Az ellenırzés következtetései voltak:
A humánerıforrás gazdálkodás belsı szabályozása kialakításra került, mely összhangban van a jogszabályi feltételrendszerrel. A létszám- és bérgazdálkodási folyamatok zártak és ellenırizhetıen dokumentáltak. A Polgármesteri Hivatal a meglévı munkaerıvel és a jóváhagyott illetménykerettel hatékonyan gazdálkodik. A Titkárság a személyügyi tevékenységeit felelısen elvégzi.
3. Keszthely Város Önkormányzata Hivatásos Tőzoltósága gazdálkodásának ellenırzése A 2008-2009. költségvetési évben a Tőzoltóságnál a költségvetési gazdálkodás a jogszabályokkal és a rendelkezésre álló pénzügyi forrásokkal összhangban történt. A szervezeti és mőködési szabályzat kellıen részletezi az alapító okiratban foglaltakat, melyet jóváhagyott a felügyeleti szerv. A hatályos szabályzat alapvetıen eleget tesz az Ámr.20.§.(2) bekezdésében elıírt tartalmi követelményeknek. Az Ámr.161.§-nak megfelelıen a költségvetési szerv vezetıje rendelkezett a szabálytalanságok eljárásrendjérıl is, amely a szervezeti és mőködési szabályzat melléklete. A pénzügyi-számviteli tevékenységet végzık számára elkészítették a munkaköri leírásokat, melyek személyre szabottan rögzítik a követelményeket, feladatokat. A munkavállalók a leírásban foglaltakat aláírásukkal tudomásul vették. A 2009. évi költségvetés koncepcióját, majd a tervezést az elıírt tartalommal, és a megszabott határidık betartásával elkészítették és megküldték a fenntartó számára. Az elfogadott fıösszeg 335.660 eFt volt. A bevételek között 98%-ot képviselt a felügyelettıl kapott támogatások összege. A kiadások 91,5%-át a személyi jellegő és munkaadókat terhelı járulék kiadások, míg 8,5%-át a dologi kiadások tették ki. A személyi állomány juttatásait törvény, ill. miniszteri utasítás határozta meg. Az illetmény táblát pedig, kötelezıen alkalmazni kell. A dologi kiadásoknál a felmerülı költségek alapján történt a tervezés, mely a minimális mőködési feltételeket biztosította. A saját bevételek az érvényes szerzıdés állomány alapján lettek tervezve. 78 fı minimális létszám foglalkoztatását írta elı a jogszabály. Az egyeztetések eredményeképpen az önkormányzat költségvetésének céltartalékában tervezték meg a tőzoltó fecskendı gépjármő casco biztosításának költségét 2.500 eFt értékben, illetve a felújítását 5.912 eFt értékben, továbbá a vízszállító gépjármő és védıfelszerelés beszerzését 13.710 eFt értékben. Az intézmény 2009. évben négy alkalommal terjesztett elı elıirányzat módosítási javaslatot. A Tőzoltóság gazdálkodási tevékenységét önállóan szervezi és látja el. A gazdálkodásra irányuló szabályzatokat a vizsgált idıszak elıtt felülvizsgálták, egyes esetekben elvégezték aktualizálásukat. A számviteli politikában és a kapcsolódó szabályzatokban a feladatokat a helyi sajátosságoknak megfelelıen határozták meg, így a gyakorlatban is alkalmazható konkrét iránymutatásokat adnak. A számviteli feladatok elvégzéséhez a kincstár által biztosított, Dologi Kettıs Könyvvitel (DOKK) számítógépes program nyújtott segítséget. A könyvviteli nyilvántartásokban elszámolt gazdasági mőveletekrıl megfelelı számviteli bizonylatokat állítottak ki. A bankszámla kivonatokon megjelenı pénzmozgásokhoz külön írásbeli rendelkezést – utalványrendeletet – mellékeltek. A házipénztári bizonylatokkal megvalósuló pénzmozgások esetében érvényesített okmányra történı rávezetett rendelkezést alkalmaztak. A szúrópróbaszerően ellenırzött banki és pénztári bizonylatok esetében csatolták a be- és kifizetések bizonylatai mellé a megfelelı alapbizonylatokat. Az érvényesítések,
5
ellenjegyzések, utalványozások, kontírozások, könyvelések, teljesítésigazolások minden esetben hitelesítve voltak a mintavételezéssel és véletlenszerően kiválasztott bizonylatokon. A hitelesítéseknél figyeltek az összeférhetetlenségi szabályok érvényesülésére is. A vizsgált pénztárzárások szabályosak voltak, az engedélyezett záró pénzkészlet összege nem lépte túl a meghatározott keretet. A gyakorlati alkalmazás során az Ámr.72.-80.§-aiban meghatározott jogszabályi kötelezettségek a gazdálkodási jogkörök alkalmazási rendjében teljesültek. A vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatokat és a döntési hatásköröket a 31/2003.(XI.3.) számú önkormányzati rendeletben foglaltak szerint hajtották végre. Elvégezték a leltározási feladatokat, alkalmazva a leltározási szabályzatban elıírt bizonylatokat. A leltározást megfelelıen dokumentálták, írásban meghatározták a leltározási ütemtervet, a leltározási utasítást, mely pontosan megadta a leltározás elıkészítését, végrehajtását, ellenırzését. Záró jegyzıkönyv készült, amely bemutatta és értelmezte a végeredményt, és felelısen igazolta az adatok valódiságát. Az automatikus ellenırzési rendszer mőködése tapasztalható a végrehajtásban, a munkafolyamatokban kiépített ellenırzési pontok alkalmazásra kerültek. A korábbi belsı ellenırzés utóvizsgálata keretében megállapítható, hogy az utóvizsgált idıszakban a Tőzoltóság elvégezte a javasolt pénzkezelési szabályzat módosítását annak érdekében, hogy meghatározásra kerüljenek a pénzkezelés során alkalmazandó kerekítési szabályok. Javaslat volt még, hogy a költségvetési szervek jogállásának változása miatti alapító okirat módosítása szükségessé teszi a szervezeti és mőködési szabályzat felülvizsgálatát. Ezt az utóvizsgált idıszakban elvégezték, módosították. Megtették azokat az intézkedéseket is, mellyel a személyi változás következtében kinevezett új tőzoltóparancsnok érvényes munkaköri leírással rendelkezik 2009. szeptember 9-tıl. 2010. évben három alkalommal külsı szakmai ellenırzésre került sor a Zala Megyei Katasztrófavédelmi Igazgatóságtól. A mőszakitechnikai és a híradóügyelet ellenırzése során minden esetben megfelelı körülményeket találtak. Az ellenırzés következtetései voltak:
A költségvetési gazdálkodás a meghatározott idıszakban a jogszabályokkal és a rendelkezésre álló pénzügyi forrásokkal összhangban történt. A gazdálkodással kapcsolatos döntési és felelısségi feladatkörök kellıen szabályozottak, a gyakorlatban érvényesülnek a bizonylati rend és okmányfegyelem elıírásai. Az elızı belsı ellenırzés javaslataira maradéktalanul megtették az intézkedéseket az utóvizsgált idıszakban.
4. Keszthelyi VSZK kollégiumi férıhelyeinek szorgalmi idıszakon kívüli hasznosítása 20062007. évben A célvizsgálatot Keszthely Város Jegyzıje, a Képviselı-testülete 56/2010.(II.25.) számú határozat 3.) pontja alapján rendelte el. A VSZK kollégiumi férıhelyeit és egyéb létesítményeit szorgalmi idıszakon kívül 2006. és 2007. években is hasznosította. Az ingatlanokat bérleti szerzıdések keretében üzemeltetésre bérbe adta. Az alapító okirat szerint a használatában lévı önkormányzati ingatlan tartalmazta a kollégium épületét is, így ebben az esetben alapvetıen két önkormányzati rendelet szerint kellett eljárnia. Egyrészt a 31/2003.(XI.3.) számú rendelet 12.§. (1) bekezdése szerint az önkormányzati vagyon bérbeadása fı szabályként csak nyilvános versenyeztetési eljárás útján, a legjobb ajánlattevı részére történhet. A (2) bekezdésben felsorolásra kerülnek azok az esetek, amikor nem kell versenyeztetési eljárást tartani. A bekezdés d.) pontja szerint ilyen a költségvetési szerv ideiglenes vagyon hasznosítása. A helyszíni ellenırzés során az intézmény nem tudott ilyen versenyeztetési eljárási dokumentációkat bemutatni a vizsgált idıszakra vonatkozóan. Minden évben versenyeztetés nélkül állapodott meg vállalkozóval a július és augusztus hónapokra. Ez tekinthetı ideiglenes vagyonhasznosításnak, hiszen nem az egész évre vonatkozott, illetve nem több évre szerzıdték le a nyári idıszakokat. A fıszabály alkalmazása azonban növelhette volna a hasznosítás eredményességét. Másrészt a 2/2005.(I.31.) számú rendelet az önkormányzat tulajdonában álló nem lakás céljára szolgáló helyiségek bérletét szabályozta részletesen, bérleménycsoportokba sorolja az önkormányzati ingatlanokat, és díjövezeteket állapít meg. Így a VSZK használatában lévı önkormányzati vagyon a C. bérleménycsoportba és az I. számú díjövezetbe sorolható be. A Képviselı-testülete évente határozatban állapítja meg az egyes bérleménycsoportok, díjövezetek m2-re esı bérleti díját. A megállapítható nettó bérleti díj minimális összegét 2006. évre vonatkozóan a 303/2005.(XII.15.) számú, míg 2007. évre vonatkozóan a 303/2006.(XI.30) számú határozat tartalmazta. Ezek alapján a kollégium tekintetében a 2006. évben a bérlet díj egysége 1.375 Ft/m2/hó + ÁFA, míg 2007. évben 1.444 Ft/m2/hó + ÁFA volt.
6
Mindkét évében a VSZK a SMARTLINK-Juventus Kft-vel kötött bérleti szerzıdést. A szerzıdések szerkezetükben teljesen azonosak. A GH:175/2006. számú bérleti szerzıdést 2006.05.10-én, a GH:79/207. számút 2007.02.21-én kötötték meg. Az elsıben 2006.06.20-tól 2006.08.28-ig, a másodikban 2007.06.18-tól 2007.08.29-ig üzemeltetésre átadták a kollégiumot, az iskola öt tantermét, a tornatermet és a sportpályákat. 2006. évben a szerzıdés 1.700.000 Ft, 2007. évben 2.500.000 Ft bérleti díjat határozott meg. A szerzıdésekben nem lett rögzítve ÁFA fizetési kötelezettség, így ezek az összegek adómentes, teljes bevételek. Mindkét esetben a díjat a bérbevevı két részletben fizethette meg, az elsı felét július 15-ig, a másik felét szeptember 1-ig. A szerzıdések rögzítették, hogy az átadásról, illetve a visszavételrıl jegyzıkönyvet kell készíteni, hogy a VSZK folyamatosan biztosítja a vizet, melegvizet, elektromos áramot és a keletkezett hibák elhárítását. A bérbevevıt terheli azonban a szemétszállítás, a tisztítószerek, a takarítóeszközök, a mosatás és a vendégek által okozott károk helyreállítási költsége. A kollégium földszinti helyiségében saját portát állíthatott fel. A bérbevevı vállalta az üzemeltetés teljes körő felelısségét. A kollégium alapterülete 655 m2, a bérbe adott öt tantermé 150 m2, a tornateremé 200 m2, így a bérbe vevı számára összesen 1.005 m2 terület volt rendelkezésre bocsátva. A Képviselı-testület határozatai alapján így 2006. évben (2 hónap * 1.005 m2 * 1.375 Ft/m2/hó + ÁFA) = 2.763.750 Ft + ÁFA , míg 2007. évben (2 hónap * 1.005 m2 * 1.444 Ft/m2/hó + ÁFA) = 2.902.440 Ft + ÁFA összegő minimális bérleti díjat kellett volna megállapítani. A szerzıdésekben rögzített bérleti díjak mindkét évben elmaradtak a határozatokban szabályozott elvárható értékektıl. Az elmaradás 2006. évben volt a jelentısebb, melyet szóban azzal indokoltak, hogy ekkor zajlottak a harmadik emelet ráépítésének munkálatai, ami csökkentette a kiadási árfekvést. Mindkét évben elkészítették az átadás-átvételi jegyzıkönyveket, de ezek röviden és általánosságban fogalmaztak, igazolták a változatlan állapot visszaállítását, azonban nem derül ki belılük, hogy milyen és mennyi berendezési tárgy, ágynemő, stb. lett átadva használatra. A gazdálkodási jogköröket szabályozták, mert 2003.02.24-én a VSZK gazdasági szervezetének gazdálkodással összefüggı feladataira ügyrendet adtak ki. A szervezet irányítását tekintve a vizsgált idıszakban változás következett be, mivel Muszatics László korábbi igazgató nyugdíjba vonult 2007.07.31-én. 2007.08.01-tıl 2007.10.31-ig Fisli István megbízott, majd 2007.11.01-tıl kinevezett igazgatójává vált az intézménynek. A vezetı váltással ezért 2007.11.01-tıl külön kötelezettségvállalási szabályzat lépett hatályba aktuális tartalommal, továbbá már megjelenítették a nyilvántartott személyeket és aláírás mintájukat is. A bérleti szerzıdéseket, azaz a kötelezettségvállalást a helyi szabályozásnak megfelelıen a VSZK részérıl Muszatics László igazgató írta alá, melyet Henézi Józsefné gazdasági vezetı ellenjegyzett. A hasznosítás belsı szabályozására nem került sor, mert nem saját üzemeltetés keretében történt. A VSZK kötelezettségét és feladat vállalásait a bérleti szerzıdések tartalmazták. Nem mőködtek közre a kollégiumban elszállásolt vendégek nyilvántartásában sem. A bérleti szerzıdésben vállalt körülményeket biztosították, a hasznosítással járó adminisztratív kötelezettségek azonban teljes mértékben a bérbe vevıt terhelték. A VSZK a rögzített bérleti díjakat teljes mértékben kiszámlázta, a bevételeihez teljes körően hozzájutott. A bérleti szerzıdések a VSZK számára a közmővek biztosítását rögzítették. A bérbe adási idıszak általában június 20-tól augusztus 28-ig tartott, így az elıbbi szolgáltatások költség kalkulációjánál a júliusi és augusztusi fogyasztások, illetve közüzemi számlák vehetık alapul. További költség már nem merült fel. A nyári idıszakban azonban nemcsak a kollégium lett ezen a módon hasznosítva, hanem az oktatási intézmény rész is mőködött, kb. 33 fıs technikai állomány továbbra is igénybe vette a közmőveket. A kollégiumban felhasználásra kerülı közüzemi szolgáltatásokra külön nem lett mérıóra beállítva, így ez az összes közüzemi költséggel együtt jelentkezett. A két szempont indokolta azt a szóbeli megállapodást, hogy a bérlıt így csak a két hónapra esı közüzemi költség 75%-a terheli, a 25% fogyasztás pedig, az intézmény érdekében történik. Hiányossága a bérleti szerzıdéseknek, hogy nem rögzítették, a bérlı hogyan téríti meg a közüzemi költségeket, illetve nem tették egyértelmővé, hogy a bérleti díjak már számba veszik ezeket. Továbbá nem lett meghatározva bennük a mérıóra hiánya miatti közüzemi díjmegosztás sem. A hasznosítással járó adminisztratív kötelezettségek teljes mértékben a Smartlink-Juventus Hotel Kft-t terhelték. Az elıírt idegenforgalmi adót is a bérbe vevınek kellett rendeznie. A beszedést követı hónap 15-ig minden alkalommal teljesítették a beszedett idegenforgalmi adóról szóló bevallást a Polgármesteri Hivatal számára, illetve az adót meg is fizették. A bevallások azt mutatják, hogy 2006. és 2007. évben közel azonos vendég éjszakát töltöttek a kollégiumban a vendégek (4602 éj, 4584 éj), ezért a bérbe vevı minimum azonos bevételekhez juthatott. Ennek ellenére a VSZK 2006. évben 32%-
7
kal, 800.000 Ft-tal kevesebb bérleti díjat kért, mint 2007. évben. A piac, a biztos ügyfélkör lehetıséget biztosított volna a nagyobb haszon megkérésére is. A költségvetési beszámolók és a szolgáltatók számláinak feldolgozása alapján a közüzemi díjak összesítését, illetve a bérlıt terhelı 75%-os részt a 2. számú melléklet mutatja. Továbbá levezetésre kerül a 2006. és 2007. évek eredménye a bevételek és a kiadások összevetésével. A tevékenység kéthavi eredménye csak nagyon minimálisnak tekinthetı, figyelembe véve az intézmény Balaton parti fekvését. A tevékenységbıl származó elvárt haszon 3-4 szerese is lehetett volna. Az intézmény adottságait és lehetıségeit tekintve, a kollégium vállalkozóval való nyári üzemeltetése a vizsgált idıszakban (2006. és 2007. év) az alkalmazott kondíciókkal nem volt célszerő, illetve nem volt gazdaságos. Ugyanakkor a képviselı-testületi határozatokkal szabályozott minimális bevételi értékek sem lettek betartva. Az intézmény érdekeinek mindenkori gazdaságos érvényesülése a következı hasznosítási módokkal és feltételekkel biztosítható. Ha az intézmény bérleti szerzıdés keretében vállalkozó számára adja ki a kollégium nyári üzemeltetését, akkor az az elınye származhat belıle, hogy egy összegben jut az értékesítés bevételéhez, és az intézményt nem terheli az üzemeltetés piaci kockázata, a szervezés feladata, valamint bizonyos költségek. De a tárgyalások és az alku során hasznos és gazdaságos kondíciókat szükséges érvényesíteni, az önkormányzati iránymutatásokat betartva. Ha az intézmény saját maga szervezésében meg tudja oldani a kollégium nyári értékesítését, akkor bizonyosan az üzemeltetési költségek további szervezési költséggel nınek, de így kiesik egy profitot remélı piaci szereplı, és az elérhetı bevétel így tisztán az intézménynél jelentkezik. Az ellenırzés javaslatai voltak:
Az ingatlanhasznosításra vonatkozó, érvényben lévı önkormányzati rendeleteket és képviselıtestületi határozatokat maradéktalanul be kell tartani, a benne foglaltak szerint kell eljárni. Mindenkor gondoskodni kell az intézmény használatában lévı önkormányzati ingatlanok gazdaságos és eredményes üzemeltetésérıl.
Tisztelt Képviselı-testület! Kérem az elıterjesztés megtárgyalását, a tájékoztatóban foglalt megállapítások tudomásulvételét és a határozati javaslat elfogadását. Határozati javaslat ……/2010. (IX.30.) sz. Képviselı-testületi határozat Keszthely Város Önkormányzata Képviselı-testülete megtárgyalta a „Tájékoztató Keszthely Város Önkormányzatának 2010. második negyedévi belsı ellenırzési tervének teljesítésérıl” címő elıterjesztést és az alábbi határozatot hozta. Keszthely Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a 2010. második negyedévi belsı ellenırzésekrıl készült tájékoztatót tudomásul veszi. Határidı: Felelıs:
azonnal Ruzsics Ferenc polgármester Dr. Markó Péter jegyzı érintett intézmények vezetıi
Keszthely, 2010. szeptember 15. Ruzsics Ferenc polgármester A tájékoztatót készítette:
Szabó Béla belsı ellenır, Keszthely és Környéke Kistérségi Többcélú Társulás
8
2. számú melléklet
KÖZMŐ DÍJAK ÖSSZESÍTÉSE ÉS FELOSZTÁSA - 2006-2007. év 2006. év
2007.év
július, augusztus
július, augusztus
Víz- csatorna díjak
738 833
1 070 833
Áramdíjak
320 100
299 455
Közmő szolgáltatás (Ft)
Gázdíjak ÖSSZESEN: VSZK része (25%) Bérlı része (75%)
322 604
373 038
1 381 537
1 743 326
345 384
435 832
1 036 153
1 307 495
KOLLÉGIUM NYÁRI HASZNOSÍTÁSÁNAK EREDMÉNY BEMUTATÁSA - 2006. Megnevezés
év
Összeg (Ft)
1 700 000
BEVÉTEL Bérleti díj (július) Bérleti díj (augusztus)
850 000 850 000
1 036 153
KIADÁS Víz és csatornadíj (július, augusztus) 75%-a Áramdíj (július, augusztus) 75%-a Gázdíj (július, augusztus) 75%-a
554 125 240 075 241 953
663 847
EREDMÉNY - 2006.év
KOLLÉGIUM NYÁRI HASZNOSÍTÁSÁNAK EREDMÉNY BEMUTATÁSA - 2007. Megnevezés
év
Összeg (Ft)
2 500 000
BEVÉTEL Bérleti díj (július) Bérleti díj (augusztus)
1 250 000 1 250 000
1 307 495
KIADÁS Víz és csatornadíj (július, augusztus) 75%-a Áramdíj (július, augusztus) 75%-a Gázdíj (július, augusztus) 75%-a
803 125 224 591 279 779
1 192 505
EREDMÉNY - 2007.év
9
